Foreløpig kontrollrapport

Transkript

1 Saksnummer: 13/00939 Dato for kontroll: Foreløpig rapport: Endelig rapport: Foreløpig kontrollrapport Kontrollobjekt: Elverum kommune, Elverum ungdomsskole Sted: Elverum Utarbeidet av: Martha Eike Eirin Oda Lauvset 1 Innledning Datatilsynet gjennomførte en kontroll hos Elverum kommune ved Elverum ungdomsskole den 5. november Kontrollen ble utført med hjemmel i personopplysningsloven 44, jf. 42, tredje ledd. Temaet for kontrollen var kommunens behandling av personopplysninger ut fra de krav som personopplysningsloven med forskrifter oppstiller. Under kontrollen var det spesiell oppmerksomhet omkring skolens plikter til å ha oversikt over elevopplysninger som behandles i skoleadministrativt system, læringsplattform og andre digitale læringsressurser, samt informasjonssikkerheten rundt disse behandlingene. Kontrollen fant sted ved Elverum ungdomsskole. I det følgende vil Datatilsynet beskrive de faktiske forhold som ble avdekket under kontrollen. Kontrollrapporten danner grunnlag for Datatilsynets vurderinger og eventuelle pålegg. 2 Tilstede under kontrollen 2.1 Fra virksomheten: - Heidi Nordermoen, service- og IKT-sjef, Elverum kommune - Harald Torbjørnsen, IKT-koordinator skole, Elverum kommune - Atle Teksum, rektor, Elverum ungdomsskole - Bernt Østbye, enhetsleder service og arkiv, Elverum kommune - Tord Arnesen, skolesjef, Elverum kommune - Askild Bø, lærer, IKT-veileder, Elverum ungdomsskole - Ivar Richard Larsen, lærer, IKT-veileder, Elverum ungdomsskole 2.2 Fra Datatilsynet: - Martha Eike, overingeniør - Eirin Oda Lauvset, seniorrådgiver - Ted Tøraasen, overingeniør - Sigrid Jostad, arkivverket (observatør) - Thomas Øverby, arkivverket (observatør) 1 av 15

2 3 Kort om systemporteføljen i Elverum kommune Elverum kommune bruker WebSak arkivsystem, og oppgir at all journalføring foregår elektronisk. Et dokument skal kun journalføres et sted. Journalføring av klientopplysninger foregår i egne fagsystemer. Elverum kommune bruker Oppad som skoleadministrativt system (SAS). Dette er også kildesystem for personopplysninger om elever og foresatte. Fra SAS overføres det personopplysninger en gang i døgnet til det lokale brukeradministrasjonssystemet, BAS. Elverum kommune drifter selv et BAS bygd på Life Cykle Server, LCS (Microsoft). Elverum kommune bruker Moodle som læringsplattform (LMS). Plattformen består av Moodle som hovedmodul, og er koblet sammen med Oppad Lærerweb for elevvurderinger og Microsoft Office365 for lagring. Moodle er åpen kildekode og basert på php. Innlogging styres via Feide. Annet: Feideressurser (TV2 skole og Creaza) Ressurser integrert i Moodle (Office365 og Oppad lærerweb) Andre nettressurser (Cyberbook norsk +, matematikk.net, Moava, Glogster.com, viten.no, NRK skole, Youtube.com 4 Oversendelse av informasjon Datatilsynet ba i varselet om at Elverum kommune oversende følgende dokumentasjon: a) oversikt over virksomhetens organisering, eksempelvis i form av organisasjonskart, b) styrende dokumenter for internkontroll og informasjonssikkerhet, jf. personopplysningsloven 13 og 14, og personopplysningsforskriften kapittel 2 og 3, c) oversikt over personopplysninger som behandles, d) oversikt over informasjonssystemets utforming, eksempelvis i form av konfigurasjonseller systemkart, e) risikovurderinger av informasjonssystemet, jf. personopplysningsforskriften 2-4, f) avviksrutiner, jf. personopplysningsforskriften 2-6, g) navn og funksjon på de som deltar fra virksomheten under kontrollen, dersom dette er avklart. Dokumentasjon ble sendt Datatilsynet i brev datert 25. oktober Noe dokumentasjon ble ettersendt 3. desember En detaljert agenda ble oversendt Elverum kommune på e-post før kontrollen. 2 av 15

3 5 Kort om bruk av personopplysninger samt formålet med behandlingene Hovedtema for kontrollen var ivaretakelsen av plikter til å føre internkontroll samt å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet for virksomhetens behandling av personopplysninger. Internkontroll danner en viktig basis i behandlingsansvarliges arbeid med å sørge for etterlevelse av gjeldende lover og forskrifter. Internkontroll er et ledelsesansvar. Under kontrollen ble Elverum kommunes internkontrollsystem og sikkerhetsdokumentasjon gjennomgått på overordnet nivå. 6 Funn og avvik fra lovbestemte krav til behandling av personopplysninger 6.1 Internkontroll Ansvarsforhold etter loven - behandlingsansvarlig Behandlingsansvar defineres i personopplysningsloven 2 nr. 4 som : den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke virkemiddel som skal brukes. Det er den behandlingsansvarlige som er pliktsubjekt etter personopplysningsloven. Det er derfor av avgjørende betydning for enhver virksomhet hvor behandlingsansvaret er lagt. Personopplysningsforskriften 2-3 Sikkerhetsledelse understreker at det er den behandlingsansvarlige som skal sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet ved at det blant annet opprettes en sikkerhetsorganisering med klare roller, ansvar og myndighet. Av de overordnede prosedyrene som Datatilsynet fikk tilsendt går det tydelig frem at det er øverste ledelse i kommunen, rådmannen, som er å regne som behandlingsansvarlig. Det er imidlertid kun ansvar for informasjonssikkerhet som er omtalt spesielt. På den stedlige kontrollen fikk vi bekreftet at rådmannens ansvar også gjelder andre rutiner for oppfyllelse av personopplysningsloven. Behandlingsansvaret etter personopplysningsloven er dokumentert, blant annet gjennom beskrivelser av ansvar og oppgaver og organisering/delegering av ansvar, roller og oppgaver. Datatilsynet har ikke konstatert avvik Plikten til å ha et internkontrollsystem Elverum kommune har etter personopplysningsloven 14 plikt til å etablere og holde ved like systematiske tiltak som er nødvendige for å oppfylle kravene i personopplysningslovens regelverk gitt i medhold av denne. Bestemmelsen er utdypet i personopplysningsforskriften kapittel 3. Internkontrollen omfatter styrende, gjennomførende og kontrollerende dokumenter. 3 av 15

4 Som svar på spørsmål om styrende dokumenter for internkontroll oversendte Elverum kommune «Overordnet prosedyre for kommunens arbeid med egenkontroll og sikkerhetsrevisjon». Dette er et dokument som beskriver hvordan kommunen jobber for å sikre at besluttet sikkerhetsmål, -strategi og -organisering blir fulgt opp. Av den dokumentasjon som ble oversendt fra Elverum kommune er også «Rutinehåndbok for behandling av persondata i skoleverket» relevant for oppfyllelsen av plikten til å ha internkontroll. I kommunens tilsvar til vårt varsel om kontroll ble det opplyst at Elverum kommune har tatt i bruk Risk Manager som overordnet kvalitetssystem, og at alle overordnede rutiner og prosedyrer skal være tilgjengelig i dette systemet. Prosedyren som Elverum kommune oversendte omhandler kun informasjonssikkerhet, og gav ingen holdepunkter for å si noe om hvilke rutiner kommunen har for å sørge for f.eks informasjon til de registrerte, innsyn, retting eller sletting. På den stedlige kontrollen fikk vi demonstrert Risk Manager som overordnet kvalitetssystem. Det er Datatilsynets vurdering at Elverum kommune har etablert et internkontrollsystem, men dette er mangelfullt hva gjelder rutiner for å oppfylle de rettighetene som de registrerte har etter personopplysningsloven, og som ikke dreier seg om informasjonssikkerhet. Vi har konkludert med at det ikke konstateres avvik på dette punkt, men det forutsettes at internkontrollsystemet som er etablert suppleres med de rutiner for oppfyllelse av registrertes rettigheter. Datatilsynet har ikke konstatert avvik Implementering av internkontroll Elverum kommune har etter personopplysningsloven 14 plikt til å sørge for at internkontrollsystemet og de tilhørende rutinene er tilgjengelig for alle medarbeidere. Bestemmelsen er utdypet i personopplysningsforskriften kapittel 3. Elverum kommune er klar på at det er kommunens øverste ledelse som har det overordnede ansvaret for at rutiner for oppfyllelse av personopplysningsloven er kjent i hele organisasjonen. Kommunen tilbyr opplæring i internkontrollsystemet og det gis også retningslinjer for bruk av skoleadministrativt system, læringsplattform og arkiv. De overordnede rutinene er tilgjengelig for alle ansatte på kommunens Intranett. 4 av 15

5 Under kontrollen ble det opplyst at rektorene ved de enkelte skolene er delegert ansvaret for implementering av internkontrollsystemet på den enkelte skole. Kommuneledelsen gjør imidlertid ingen revisjon av om dette er gjort. Internkontroll for behandling av personopplysninger er ikke implementert ved Elverum ungdomsskole. Elverum har en langsiktig plan om at alle virksomheter innen kommunen skal legge sine underordnede rutiner og prosedyrer inn i Risk Manager. Dette er ikke gjennomført og det er heller ikke lagt en konkret plan for når dette skal skje. En sentral del av plikten som Elverum kommune har etter personopplysningsloven 14, jf personopplysningsforskriften 3-1 er å sørge for at alle medarbeidere er kjent med hvilke rutiner som gjelder for behandling av personopplysninger. For de delene av kommunen som er nært knyttet til sentraladministrasjonen i sitt daglige virke kan det være tilstrekkelig å gi opplæring i internkontroll og gjøre det kjent hvor rutinebeskrivelsene er å finne. Etter vår vurdering er imidlertid skolene i kommunen så autonome og selvdrevne at det vil kreves noe mer fra kommunens side for å sørge for at de overordnede rutinene blir implementert her. Kommunen kan for eksempel inkludere spørsmål om implementerte rutiner for behandling av personopplysninger i en årlig revisjon av skolene. I de tilfellene overordnede rutiner ikke dekker behovet, men at det er nødvendig å utarbeide spesifikke rutiner for skolen, tilligger det også kommuneledelsens ansvar å påse at dette blir gjort. Manglende implementering av internkontroll for behandling av personopplysninger ved Elverum ungdomsskole er et avvik fra personopplysningslovens 14, jf. personopplysningsforskriften Oversikt over behandlinger og behandlingsgrunnlag For at den behandlingsansvarlige skal ha oversikt over omfanget av sitt ansvar må virksomheten ha en oversikt over hvilke behandlinger av personopplysninger som foretas og hvilke opplysninger som inngår i disse. Oversikten er nødvendig for å sikre at grunnvilkårene i personopplysningsloven 11 er oppfylt. Videre danner oversikten grunnlag for utarbeidelse av virksomhetens sikkerhetsmål og sikkerhetsstrategi, og vil være underlag ved virksomhetens risikovurderinger. Kravet til oversikt over behandlinger følger derfor også av personopplysningsforskriften 2-4. Oversikten over behandlinger må blant annet omfatte den enkelte behandlingens behandlingsgrunnlag (personopplysningsloven 8 og 9) samt formålet med behandlingen ( 11). Alternativt må angivelse av behandlingsgrunnlag og formål fremkomme et annet sted i dokumentasjonen. Kravene til oversikt over behandlinger og behandlingsgrunnlag er utdypet i 5 av 15

6 kapittel 3.5 i veilederen Internkontroll og informasjonssikkerhet som Datatilsynet refererte til under kontrollen. Her fremkommer blant annet et eksempel på hvordan oversikten kan utformes. Elverum kommune har utarbeidet oversikt over behandlinger av personopplysninger som foretas innenfor kommunens virksomhet. En spesifisert oversikt over skolens behandlinger av elevopplysninger finnes imidlertid ikke. Datatilsynet har ikke konstatert avvik på dette punkt. Det anbefales imidlertid at kommunen eller skolen selv utarbeider en oversikt over behandlinger av personopplysninger som er spesifikk for skolen. Datatilsynet har ikke konstatert avvik Øvrige plikter etter personopplysningsloven 14, jf. personopplysningsforskriften 3-1 Behandlingsansvarlige må i henhold til personopplysningsloven 14 kartlegge relevante plikter i personopplysningsloven. Aktuelle plikter vil blant annet omfatte plikt til å gi innsyn etter 18, informasjonsplikt etter 19 og 20, samt sletteplikt etter 28. Oversikten over plikter vil være en del av den styrende internkontrollen. Etter at kartleggingen er gjennomført må det utarbeides rutiner for ivaretakelse av de kartlagte pliktene. Dette er en del av den gjennomførende internkontrollen. Slike rutiner kan for eksempel omfatte prosedyrer for innhenting av samtykke og retningslinjer for hvordan informasjon til elever og foresatte skal gis Rett til innsyn Det følger av personopplysningsloven 18, første ledd at enhver som ber om det skal få vite hva slags behandling av opplysninger behandlingsansvarlig foretar. Den registrertes rett til innsyn følger også av bestemmelsens andre ledd. Virksomheten skal etter personopplysningsforskriften 3-1, tredje ledd bokstav d) ha rutiner for å sikre at innsyn foretas i samsvar med bestemmelsene i loven. Unntak fra retten til innsyn følger av personopplysningsloven 18 siste ledd og 23. : Elverum kommune har en generell prosedyre for innsyn ved henvendelse, men Elverum ungdomsskole og skolene i Elverum har ikke egne tilpassede prosedyrer. 6 av 15

7 Delkonklusjon Mangel på skriftlige rutiner for innsynsbegjæringer ved Elverum ungdomsskole er et avvik fra personopplysningsloven 14, jf. personopplysningsforskriften 3-1 bokstav d Informasjonsplikt når det samles inn opplysninger fra den registrerte selv, eller fra andre enn den registrerte Det følger av personopplysningsloven 19 første ledd at når det samles inn opplysninger fra den registrerte selv skal den behandlingsansvarlige av eget tiltak først informere den registrerte om a) navn og adresse på den behandlingsansvarlige og dennes eventuelle representant, b) formålet med behandlingen, c) opplysningene vil bli utlevert, og eventuelt hvem som er mottaker, d) det er frivillig å gi fra seg opplysningene, og e) annet som gjør den registrerte i stand til å bruke sine rettigheter etter loven her på en best mulig måte, som for eksempel informasjon om retten til å kreve innsyn, jf 18, og retten til å kreve retting, jf. 27 og 28. Det følger av personopplysningsloven 20 at en behandlingsansvarlig som samler inn personopplysninger fra andre enn den registrerte selv, av eget tiltak skal gi informasjon som nevnt i 19. Virksomheten skal etter personopplysningsforskriften 3-1, tredje ledd bokstav d ha rutiner for å sikre at informasjonsplikten foretas i samsvar med bestemmelsene i loven. Unntak fra informasjonsplikten følger av personopplysningsloven 19 siste ledd og personopplysningsloven 23. Verken Elverum kommune eller Elverum ungdomsskole har dokumenterte rutiner for å gi informasjon til elever og foresatte om hvordan kommunen/skolen behandler personopplysningene om elevene. Elverum kommune har en egen hjemmeside for Elverumskolene, Dette er en kanal som brukes til nyheter, informasjon til alle foresatte og ukeplaner. I tillegg har hver klasse sin egen hjemmeside hvor lærere kan velge å gi foresatte tilgang. Her kan det legges opp til debatt, publisering av arbeider og innleveringer til lærer. Ellers kommuniserer skolen med foresatte på utviklingssamtaler (to ganger i året), SMS, e- post og Facebook. 1 Teksten er endret noe fra varselet, men endringen består i hovedsak av en presisering og endrer således ikke innholdet i pålegget. 7 av 15

8 For de ressursene som tas i bruk gjennom Feide-pålogging finnes en oversikt med noe informasjon om hvordan personopplysningene blir behandlet. Denne oversikten får kun elevene da foresatte ikke har tilgang til verken Moodle eller Feide-ressursene. Elverum kommune og Elverum ungdomsskole har flere kanaler for kommunikasjon med elever og foresatte, men ingen av disse kanalene er blitt benyttet for å gi elever og foresatte om hvordan kommunen/skolen behandler personopplysningene om elevene. Delkonklusjon Mangelfulle dokumenterte rutiner for informasjon til den registrerte er et avvik, jf. personopplysningsloven 14, jf. personopplysningsforskriften 3-1 bokstav d Sletting I henhold til personopplysningsloven 11 e, jf. 28, skal personopplysninger slettes når de ikke lenger er nødvendige for formålet med behandlingen. 2 Virksomheten skal etter personopplysningsforskriften 3-1, bokstav c ha rutiner for å sikre at sletting foretas i samsvar med bestemmelsene i loven. Elverum kommune har ingen overordnet rutine for sletting av personopplysninger. Elverum kommune har en rutine i sin «Rutinehåndbok for behandling av persondata i skoleverket» som angir noen regler for når og hvordan sletting skal skje. Tittelen på håndboken er misvisende da den kun gjelder behandling av personopplysninger i det skoleadministrative systemet (Oppad). Rutinen for Oppad angir at personopplysninger kan slettes fra Oppad 365 dager etter at eleven har sluttet på skolen. Slik rutinen er formulert er dette altså en kan-regel og ikke en skal-regel. Det står heller ingenting om begrunnelsen for at opplysningene skal oppbevares i ett år etter at eleven er sluttet. Elverum kommune har ingen rutine for sletting av personopplysninger som ligger i læringsplattformen (Moodle). Under kontrollen ble det opplyst at opplysningene som ligger i Moodle blir «deaktivert» en tid etter et skoleårs slutt. Dette betyr at opplysningene ikke slettes, men blir gjort utilgjengelig. Det er lagt opp til at elevene har et «tidsvindu» hvor de har anledning til å ta ut det de ønsker å ta vare på før det blir utilgjengelig. 2 Personopplysningsloven 11 bokstav e fastslår at den behandlingsansvarlige skal rette eller slette, ufullstendige eller overflødige opplysninger. Bestemmelsen presiserer at disse pliktene ikke bare er rettigheter som tilkommer den registrerte, men selvstendige plikter som påhviler den behandlingsansvarlige uavhengig av om den registrerte krever det. Det vises i den sammenheng også til Ot.prp. nr. 92 ( ) side av 15

9 Alle opplysninger knyttet til enkeltelevers konto i Moodle slettes 180 dager etter at eleven er sluttet på Elverum ungdomsskole. Kommunikasjon mellom elev/elev, elev/lærer og lærer/lærer i Moodle slettes etter 60 dager. Det faktum at Elverum kommune ikke har en skriftlig, overordnet rutine for sletting av personopplysninger, og heller ikke en spesifikk rutine for sletting av elevopplysninger er i utgangspunktet et avvik. Det er positivt at det for SAS og LMS er angitt noen rammer for henholdsvis sletting og deaktivering av opplysninger. Datatilsynet mener imidlertid at disse rammene må formaliseres i skriftlige rutiner, og at tidsrammene må begrunnes. Sletterutinene må også være en del av den informasjonen som gis til ansatte, elever og foresatte om hvordan skolen behandler personopplysninger. Delkonklusjon Mangelfullt dokumenterte rutiner for sletting av personopplysninger er avvik fra personopplysningsloven 28, jf. personopplysningsforskriften 3-1 bokstav c Mangelfulle eller mangelfullt dokumenterte rutiner for behandling av personopplysninger er avvik fra personopplysningsloven 14, jf. personopplysningsforskriften 3-1 bokstav d og c. 6.2 Krav om informasjonssikkerhet I henhold til personopplysningsloven 13 skal virksomheten gjennom planlagte og systematiske tiltak sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet med hensyn til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet ved behandling av personopplysninger. Tiltakene skal være dokumenterte. Kravene til informasjonssikkerhet er utdypet i personopplysningsforskriften kapittel 2. For øvrig vises det til Datatilsynets hjemmeside, Sikkerhetsledelse I henhold til personopplysningsforskriften 2-3 skal formålet med behandling av personopplysninger og overordnede føringer for bruk av informasjonsteknologi beskrives i sikkerhetsmål. Valg og prioriteringer skal beskrives i en sikkerhetsstrategi. Bruk av informasjonssystemet skal jevnlig, eksempelvis årlig, gjennomgås for å kartlegge om den er hensiktsmessig for virksomhetens behov og om sikkerhetsstrategien gir tilfredsstillende informasjonssikkerhet som resultat. Sikkerhetsstrategier vil omfatte grunnleggende beslutninger om organisering og gjennomføring av sikkerhetsarbeidet i virksomheten. 9 av 15

10 Bestemmelsene innebærer blant annet at behandlingsansvarlig skal etablere en sikkerhetsorganisasjon i virksomheten. Sikkerhetsmål og sikkerhetsstrategi Av dokumentene som ble oversendt fremgår det at kommunen etablerte et kvalitetssystem for informasjonssikkerhet i 2004 som kommunen selv mener ivaretar pliktene i personopplysningsloven med forskrift. Slik Datatilsynet forstår det har imidlertid verken mål eller strategi vært gjenstand for revisjon. I forbindelse med kontrollen sendte Elverum kommune over et dokument som heter «Sikkerhetsmål og sikkerhetsstrategi for Elverum kommune». Det fremgår ikke når dette dokumentet er godkjent. Kommunen sendte også et dokument som heter «sikkerhetsmål ved behandling av personopplysninger». Dette dokumentet er godkjent 15. oktober Det fremgår også at det er planlagt revidert innen 1. juni Datatilsynet har forståelse for at kommunen for tiden er inne i en prosess hvor helhetlige IKTløsninger for skolene er under oppbygging. Datatilsynet mener samtidig at det er avgjørende for ivaretagelsen av informasjonssikkerheten at kommunen har rutiner for å gjennomgå egne sikkerhetsmål og sikkerhetsstrategi. Vi konstaterer ikke avvik, men forutsetter at det for fremtiden vil gjennomføres rutinemessig revisjon av sikkerhetsmål og strategi. Datatilsynet har ikke konstatert avvik. Sikkerhetsorganisasjon Ansvaret for sikkerhetsarbeidet er tydelig plassert i organisasjonen. Dette fremkom av dokumentasjonen som ble oversendt, og fremgikk også under kontrollen. Elverum kommune har en egen informasjonssikkerhetsansvarlig og en som er ansvarlig for SAS og LMS. Vi fikk opplyst at vedkommende som har rollen som informasjonssikkerhetsansvarlig for fremtiden vil arbeidere tettere sammen med ansvarlig for SAS og LMS i skolesektoren. Særlig vil det settes fokus på retningslinjer for hvilke og hvordan digitale nettressurser som kan tas i bruk av skolene. Elverum kommune har etablert en sikkerhetsorganisasjon, og en egen enhet som skal ivareta sikkerhetsmål og sikkerhetsstrategi i skolesektoren. Elverum ungdomsskole er også kjent med denne sikkerhetsorganisasjonen. 10 av 15

11 Datatilsynet har ikke konstatert avvik Risikovurdering I henhold til personopplysningsforskriften 2-4 skal det føres en oversikt over hvilke personopplysninger som behandles. Det skal fastsettes kriterier for akseptabel risiko forbundet med behandlingen av personopplysninger. På bakgrunn av dette skal den behandlingsansvarlige foreta risikovurderinger for å kartlegge sannsynligheten for og konsekvenser av sikkerhetsbrudd. Ny risikovurdering skal gjennomføres ved endringer som har betydning for informasjonssikkerheten. Resultatet av risikovurderingen skal sammenlignes med de fastlagte kriterier for akseptabel risiko. Resultatet av risikovurderingen skal dokumenteres. Elverum kommune har ingen skriftlig rutine for å vurdere risikoen ved nye informasjonssystem som tas i bruk og som behandler personopplysninger. Risikovurdering er foretatt av SAS og LMS. Elverum kommune har kontroll på de nettressursene som skolene tar i bruk gjennom Feide og som er integrert i Moodle. For disse ressursene melder kommunen at de har oversikt over hvilke personopplysninger tjenestene benytter seg av, og hvilke personopplysninger som ligger igjen hos tjenesten mellom hver innlogging. I forbindelse med Datatilsynets kontroll ble det laget en oversikt over digitale læringsressurser som brukes av skolen. Av denne oversikten fremgår det at skolen også har tatt i bruk andre digitale læringsressurser på nett som ikke er integrert i Moodle eller har Feideinnlogging. Mye tyder dermed på at kommunen ikke har reell oversikt over hvilke informasjonssystemer de enkelte skolene tar i bruk. For eksempel har Elverum ungdomsskole tatt i bruk Viten.no, Cyberbook Norsk +, matematikk.net og Moava. Datatilsynet har ikke undersøkt om dette er nettjenester som lagrer opplysninger om elevene, men på viten.no står det blant annet: «Viten er et prosjekt som utvikler undervisningsprogrammer i realfag på Internett og forsker på bruken av dem i norsk skole.» Dette er ikke et utsagn som beviser at nettstedet lagrer opplysninger om elevene, men det utelukker det heller ikke. Verken skolen eller kommunen kunne svare på om dette er en programvare som lagrer opplysninger om elevene. Datatilsynet mener at kommunen har en forpliktelse til å undersøke dette og foreta risikovurdering av bruken. Elverum kommune har tatt i bruk Mobilskole, men det er ikke foretatt noen risikovurdering av dette. 11 av 15

12 Manglende rutine for å vurdere risikoen ved nye informasjonssystem som tas i bruk og som behandler personopplysninger er et avvik. Det at det i forbindelse med Datatilsynets kontroll viser seg at Elverum ungdomsskole har tatt i bruk digitale nettressurser uten at dette er bragt under kontroll underbygger behovet for en slik rutine. Til tross for manglende rutinebeskrivelse har Elverum kommune likevel gjort risikovurdering av LMS og SAS. Scenariene er variert, men til dels for spesifikke til å bli vurdert som sannsynlige for at de skal skje. I tillegg blir risikofaktoren satt til gjennomsnittssummen av f.eks. tre individuelle vurderinger. Det er da fare for at det én person vurderer til å ha stor konsekvens med middel sannsynlighet, ikke vil få høy nok risiko når snittet regnes ut, og ingen sikkerhetstiltak blir innført. Som resultat er det få hendelser med høy risiko, og dermed få sikkerhetstiltak. Tilsynsteamet anbefalte under kontrollen at risikovurderinger gjøres som gruppearbeid med 5-7 deltakere for å sikre drøftelse av flest mulig scenarier. Kommunen bør også vurdere hvordan de regner seg frem til risiko for å unngå at det én av tre mener har høy risiko ikke blir vurdert når de belager seg på gjennomsnittet. Manglende dokumentert rutine for gjennomføring av risikovurdering, er et avvik, jf. personopplysningsloven 13, jf. personopplysningsforskriften 2-16 Manglende gjennomføring og dokumentasjon av risikovurdering av Mobilskole, og digitale læringsressurser hvor det behandles personopplysninger, er et avvik, jf. personopplysningsloven 13, jf. personopplysningsforskriften Sikkerhetsrevisjon Virksomheten plikter i henhold til personopplysningsforskriften 2-5 å gjennomføre sikkerhetsrevisjon jevnlig, eksempelvis årlig. Sikkerhetsrevisjon skal omfatte vurdering av organisering og at sikkerhetstiltak som er besluttet etablert faktisk er iverksatt og fungerer etter sin hensikt. Resultatet av sikkerhetsrevisjon skal dokumenteres. Sikkerhetsrevisjon er et viktig grunnlag for kontinuerlig forbedring av informasjonssikkerhet i virksomheten. Resultatet fra sikkerhetsrevisjonen vil være en del av grunnlaget for ledelsens gjennomgang, jf. personopplysningsforskriften 2-3. og vurdering Datatilsynet ble informert om at virksomheten ikke hadde gjennomført sikkerhetsrevisjon slik det fremgår av kravene i personopplysningsforskriften. Det er imidlertid planlagt en revisjon innen 1. juni av 15

13 Manglende gjennomføring og dokumentasjon av sikkerhetsrevisjon er et avvik, jf. personopplysningsloven 13, jf. personopplysningsforskriften Sikkerhetstiltak Personopplysningsloven 13, jf. personopplysningsforskriften 2-11, 2-12 og 2-13 stiller som krav til den behandlingsansvarlige at det gjennomføres tiltak som sørger for tilfredsstillende informasjonssikkerhet med hensyn til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Personopplysningsforskriften 2-14 pålegger at det skal innføres sikkerhetstiltak som skal hindre uautorisert bruk av informasjonssystemet og gjøre det mulig å oppdage forsøk på slik bruk. Videre pålegger personopplysningsforskriften 2-8 tredje ledd og 2-14 andre ledd at henholdsvis autorisert, og uautorisert bruk av informasjonssystemet skal registreres. Elverum kommune er Feide-sertifisert, og ansatte og elever logger seg på Moodle via Feide. Foreløpig består denne påloggingen av kun brukernavn og passord (svak autentisering). Det er ikke satt noen sperrer for pålogging utenfor skolens nettverk. I praksis er det derfor fullt mulig for ansatte å logge seg på læringsplattformen når og hvor som helst. Det er ikke utført klassifisering av systemene som skolen bruker, slik at kommunen ikke med sikkerhet kan vite hvilke behandlinger som bør være på sikret, intern og åpen sone. Dersom et informasjonssystem, som inneholder personopplysninger om mange elever, skal gjøres tilgjengelig for ansatte fra utsiden av den ansvarlige virksomheten, er Datatilsynets vurdering at det kreves en sterkere autentisering enn brukernavn og passord. Med sterk autentisering menes for eksempel bruk av kodebrikke eller sikkerhetskode tilsendt på SMS. Dette kan også realiseres i en fjernarbeidsløsning med sterk autentisering, og påfølgende tilgang til fagapplikasjonen. Dette hindrer at noen som får tak i brukernavn og passord klarer å skaffe seg tilgang til informasjonssystemet. I læringsplattformen, som er tilgjengelig for ansatte, er det personopplysninger om mange elever som må beskyttes. Den er tilgjengelig for pålogging over Internett med svak autentisering. Dette er ikke tilfredsstillende. Tilfredsstillende informasjonssikkerhet kan for eksempel oppnås ved å utføre klassifisering av systemene som skolen bruker, og dersom det er system som behandler sensitive opplysninger, bør en vurdere om disse skal inn i sikret sone. 13 av 15

14 Svak autentisering for ansattes pålogging til læringsplattform over eksterne nett og på elevnett, gir ikke tilfredsstillende informasjonssikkerhet. Dette er et avvik fra personopplysningsloven 13, jf. personopplysningsforskriften 2-1, 2-2, 2-11 og Rutiner for bruk av informasjonssystemer Personopplysningsloven 13, jf. personopplysningsforskriften 2-7 første og femte ledd og 2-8 stiller som krav til den behandlingsansvarlige at det skal etableres klare ansvars- og myndighetsforhold for bruk av informasjonssystemene. Personopplysningsforskriften 2-7 femte ledd pålegger at det skal utarbeides skriftlige rutiner for bruken av alle informasjonssystem som inneholder personopplysninger. Videre pålegger personopplysningsforskriften 2-8 andre ledd at alle medarbeidere som bruker informasjonssystemene skal ha nødvendig kunnskap til å bruke disse i samsvar med de rutinene som er bestemt. Elverum kommune har ingen skriftlige rutiner for hva og hvordan læringsplattformen skal, og ikke skal, brukes til. Manglende skriftlige rutiner for hvordan læringsplattformen skal brukes er et avvik, jf. personopplysningsloven 13, jf. personopplysningsforskriften 2-7 første og femte ledd og 2-8 andre ledd. 6.4 Databehandlere En databehandler er i personopplysningsloven 2 nr 5 definert som den som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige. Dersom andre virksomheter behandler personopplysninger på vegne av virksomheten må det inngås en skriftlig databehandleravtale med virksomheten, jf. personopplysningsloven 15. I avtalen skal det fremgå at databehandleren plikter å gjennomføre tiltak for å ivareta tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. personopplysningsloven 13. Databehandler har et selvstendig ansvar for å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, for å verne personopplysningene som behandles på vegne av virksomheten, jf. personopplysningsloven 13. Databehandler kan bare behandle opplysninger i henhold til en avtale med virksomheten. Elverum kommune har tatt i bruk Mobilskole og flere digitale, nettbaserte læringsressurser uten at det er inngått databehandleravtale med disse. 3 Teksten er endret noe fra varselet, men endringen består i hovedsak av en presisering og endrer således ikke innholdet i pålegget. 14 av 15

15 For de tjenesteleverandørene som tilbyr tjenester gjennom Feide er det Elverum kommune sin vurdering at kommunens plikt til å ha databehandleravtale er ivaretatt gjennom leverandørens kontrakt med Feide. Dette fordi kommunen mener kontrakten sikrer at personopplysningene lagres i Norge, at personopplysninger slettes når abonnementet opphører og at samtykke kan trekkes tilbake. Elverum kommune har etter egen gjennomgang kommet til at de bør utarbeide avtale med Creaza, og vil ha denne på plass før årsslutt Elverum kommune opplyser om at de for fremtiden vil inngå avtale med andre tjenester der tjenesteleverandøren lagrer personopplysninger (f.eks. elevproduksjoner og elevresultater). Datatilsynets besøk ved Elverum ungdomsskole har avdekket at det mest sannsynlig er et antall leverandører av digitale nettressurser som benyttes og som det skulle vært inngått avtale med. Etter Datatilsynets vurdering er det ikke tilstrekkelig for oppfyllelse av plikten til å ha databehandleravtale at leverandøren har inngått avtale med Feide. Leverandøren må ha en forpliktelse overfor den avtaleparten som er ansvarlig for personopplysningene. Den ansvarlige i dette tilfellet er Elverum kommune. Manglende databehandleravtaler med Mobilskole og leverandører av digitale læringsressurser, som behandler personopplysninger på vegne av kommunen, er et avvik, jf. personopplysningsloven 15, jf. personopplysningsforskriften av 15