1 HAVN. Lurer du på kva dette julekortet frå 1905 har med arkiv å gjere? Les meir om det på side 2.

Transkript

1 1 MELDINGSBLAD FOR AUST-AGDER-ARKIVET (AAA) INTERKOMMUNALTARKIV I ROGALAND (IKA) INTERKOMMUNALT ARKIV I VEST-AGDER (IKAVA) INTERKOMMUNALT ARKIV I HORDALAND (IKAH) 1 HAVN Lurer du på kva dette julekortet frå 1905 har med arkiv å gjere? Les meir om det på side 2.

2 På den andre sida kan vi slå fast at det no går det mot jul, noko vi markerer med eit nytt nummer av ARKHEION. Biletet på framsida av bladet er eit julekort frå 1905, eit symbol på skuta Noreg som har kome vel i hamn med skipper Christian Michelsen ved roret. Trekker vi ein parallell opp til dagsaktuelle saker, og i tillegg ser litt stort på det, kan framsida symbolisere arkivfaglege hendingar som har kome hamn i løpet av året (om vi ser bort frå Christian Michelsen altså!): først og fremst forskrifta til lov om offentlege arkiv - om vi no får oppleve at den blir vedteke i tråd med høyringsutkastet. NOARK-4 rapporten har vi lese igjennom (delar av), og vi veit at fleire større saker er under vegs: nye kassasjonsreglar (les: bevaringsreglar), Stortingsmeldinga om arkiv-, bibliotek og museum og Lov om personvern. Sjølv om ikkje alt er kome hamn, kan vi i det minste konstatere at det rører på seg rundt omkring på område som vil ha konsekvensar for arkivarbeidet. St meld nr 32 ( ) "Om offentlighetsprinsippet i forvaltningen" stiller strengare krav til meiroffentligheit, og styrker pressa og andre sin rett til innsyn i offentlege saker. Av nyheitene skal vi i dette bladet gå nærare inn på arkivforskrifta og NOARK-4. Arkivforskrifta vil stille krav til oppgradering av arkivarbeidet i kommunar og fylkeskommunar, og i omtalen av forskrifta har vi konsentrert oss om krav som blir stilt til sikring av historisk materiale, depot og arkivdanning. Kommunearkivseminaret blei i år arrangert i Trondheim, september. Riksarkivaren heldt eit interessant foredrag med tittelen: "Ordningen med kommunale og interkommunale arkiv i fremtiden". Dette var samtidig tittelen på eit av dei tema som var oppe på seminaret. Vi er glade for å kunne presentere Riksarkivaren sitt innlegg i Arkheion, for her er det mykje å tenkje på for både administratorar, politikarar og arkivfolk. Innafor same temaområde er ei evaluering som Kommunenes Sentralforbund har gjort av IKAordninga. Dette er ei kartlegging av erfaringane, ønska og behova til medlemskommunane. Gjesteskribent i dette nummeret er Liv Mykland, statsarkivar i Tromsø. Ho hyllar i artikkelen sin godt arkivarbeid og ditto arkiv, og fortel oss om spanande omgang med ein avdød arkitekt. Dette handlar på så mange måtar om å glede seg over arkiva - om å gå ut og irm og ta dei i bruk. For å sette lesarane våre i julestemning har vi dessutan ein artikkel om julekort. Elles er her som vanleg stort og smått å lese om arkivaktivitetar langs kysten, frå Aust-Agder i søraust, til Hordaland i nordvest. I tillegg har vi med ein presentasjon av det siste IKA-skotet på stammen: IKAFinnmark. Nordbuarar får ha oss unnskyldt dersom artikkelen ber preg av å vere skrive av ein søring, for det er den! Kos dykk med bladet, og hugs å ta arkivforskrifta med i kveldsbøna: det hadde vore kjekt om den snart vart vedteken. GOD JILC!!! Arkheion Informasjonsblad for Aust-Agder-Arldvet (AAA), Interkommunalt arkiv i Vest-Agder (IKAVA), Rogaland (IKA) og Hordaland (IKAH). Ansyarlig redaktør: Karin Gjelsten, IKAH. Adresse Årstadveien 22, 5009 Bergen Telefon Faks Redaksjonskomite: AAA: Berit Stie, tlf , faks IKAVA: Magne Rege, tlf , faks IKA: Alf Thorsen, tlf , faks Layout: Jorunn Dobbe Annonsepriser: Trykk: Bergen trykk I side: kr. 2500,- side 1500,- i/4 side: 1000,- ISSN Innhold: Julekort på Aust-Agder-Arkivet, av A. T. Aanby Kommunale og interkommunale arkiv i fremtiden, av J. Herstad KS-kartlegging av erfaringer med IKA`er, av M. Rege Forskrift om offentlege arkiv: Varig vern av arkiva! av G. Valderhaug Daglege arkivrutinar, av K. Gjelsten NOARK-4, av H. Olsen Motivasjon og engasjement, av L. Mykland Kommunal arkivordning og rekneskapsordning gjennom tidene, av Å. E. Strømme Standard arkivplan fra IKA Rogaland, av V. Olsen Verdas nordlegaste IKA - IKA Finnmark er etablert, av K. Gjelsten Bokbinderne på Aust-Agder-Arkivet, av B. Stie Aust-Agder-Arkivet Interkommunalt arkiv i Vest-Agder Interkommunalt arkiv i Rogaland Interkommunalt arkiv i Hordaland Hva er et Interkommunalt arkiv? side

3 Julekort på Aust-Agder-Arkivet Anne Tone Aanby forteller i denne artikkelen om julekortsamlingene i Aust-Agder-Arkivet og setter julekorttradisjonen inn i en kultur- og sosialhistorisk sammenheng. Av Anne Tone Aanby Å sende julekort har ingen lang tradisjon. Det var engelskmennene som var først ute med den nye skikken. En kjent britisk designer, Sir Henry Cole, var ideskaperen og John Calcott Horsley tegnet det første julekortet som ble trykket i England i Dette kortet framstiller en lykkelig borgerlig familie som er samlet til selskap rundt et dekket julebord. De skåler i vin og ønsker: "A merry christmas and a happy new year". Å sende og samle på julekort ble ganske raskt en mote. Men skikken var ikke for alle. Korta var dyre å kjøpe, - og det var dyrt å sende et kort. Det var først da en tysk postmester med navnet Stephan tok initiativet til Verdens post-union i 1874, at det ble mulig å sende kort for en billig pris over hele kloden, uansett land og avstand. Nå ble det for alvor en motesak å sende julehilsen til fjern og nær. samlet på julekort på 1800-tallet. Her er ingen slike minner fra mindre velstående familier. En feilkilde når det gjelder representativitet er likevel at det var de velsituerte som også var de ivrigste giverne av arkivstoff til Aust-Agder-Arkivet i forrige århundre. For vi vet at skikken ble brukt av sjøfolk og slektninger i Amerika, så i kister og på loft finnes det derfor sikkert mange kort med sløyfer rundt som oldemor har hatt som et kjært minne. Hvordan så de første julekorta ut? I Damms jubileumsbok gjør maleren Håkon Stenstadvold et stort nummer av å dele dem inn i kort med to slags motiver; Det humoristiske bilde av julenissen - og det alvorlige bildet som prøver å behandle et norsk julemotiv kunstnerisk. Den humoristiske nissen, som allerede fra 1883 var tegnet av Lassen, har overlevd helt fram til våre dager. Nissen rir på gris, eter graut med stor tresleiv, og gjør alle slags muntre krumspring. Disse korta har maleren Skikken har holdt seg fram til i dag. Ved å gå julekorta nærmere etter i sømmene ser vi at de også uttrykker en del av vår kulturhistorie. I samlinga "Fag og Produkt" på Aust-Agder-Arkivet finner vi også julekort-samlinger, pertentlig registert på giver. Det mest spesielle kortet er et lite handlaget kort med en enkel hilsen: Glædelig Jul, som har tilhørt fru banksjef Anna Hammer i 1870-åra. Selv om kortet er enkelt, er det likevel interessant. Kortet forteller oss nemlig at et rikt borgerskap i sjøfartsbyen Arendal allerede tidlig fanget opp moteretningene ute i Europa. For det var først i 1883 at det første norske julekortet ble trykket. Dette kortet var en nissetegning av Wilhelm Lassen. Tegnere og kunstnere var nå engasjert, og å samle på julekort ble snart like populært som å samle på frimerker. Men billige var ikke slike kort. De kunne koste 30 eller 50 øre, og når de var riktig fine opp til ei krone for stykket. For en vanlig arbeidsmann kunne dette altså være ei halv daglønn. Utvalget i kortsamlinga ved Aust-Agder-Arkivet bekrefter at velsituerte borgere i Arendal sendte og 7// / - -/ Dette kortet er selvlaget og tilhørte Anna Hammer. Fra

4 det som et stort framskritt da de store forlagene som Damm, Mittet, Beyer og Moe ga ut julekort som var legnet av anerkjente norske kunstnere slike som Bergslien, Kittelsen, Munthe, Skredsvig, Werenskiold og Gude. Likevel, det var nissekorta som solgte best. Hva slags motiver finner vi på de eldste korta i Aust- Agder-Arkivets samlinger? Her er kunstkorta i overvekt, laget av de anerkjente kunstnerne. Om dette skyldes ettertidas utvelgelse, er ikke lett å si. Men kanskje hadde arendalsborgerne stor sans for kunst, og valgte ut fra det Stenstadvold ville kalle den "gode" smak? masse julekort og Breve var igaar de faste Postbud, ialt 150 Mand, og 17 Extramand med hver sin hjelpebærer i Virksomhed og gjorde tre Ture. Arbeidet har de sidste Dage gaaet Døgnet rundt, og det dobbelte Antal Kassetømmere har været i ustanselig Virksomhed. Idag gjøres kun en Tur. Ut på 1900-tallet begynte de kristne forlagene for alvor å fatte interesse for julekort. De engasjerte anerkjente kunstnere som formidlet gode bibelske motiver. Hyrdene på marka og Jesusbarnet i krybba er velkjent for oss alle. Men motivene i de såkalte kunstkorta kan fortelle oss mer om holdninger. Allerede på de første korta var det landlig idyll som ble presentert. Mot slutten av åra fikk vi de rene, nasjonale motivene. Det opprinnelige, det rotekte, var å finne på landsbygda. Korta fikk et politisk islett, som gjorde at de også var et ledd i kampen om løsrivelsen fra Sverige fram mot Disse nostalgiske julekorta finner vi fremdeles opptrykk av. De første julekortene ble delt inn i to grupper: De humoristiske, som har overlevd helt til våre dager, og de seriøse som ble laget av anerkjente kunstnere som ofte malte landlig idvll. Kortene hadde avrundet gullkant. De første julekorta var i oljetrykk laget på tykt papir med avrunda hjørner. Korta var avslutta med kant i gull. Men tidlig på 1900-tallet endra produksjonsteknikken seg, og vi fikk rimelige kort av nokså dårlig kvalitet. Selv om mange av de gamle motivene Icvde videre, fikk vi også mer ordinære motiver av kjente steder og personer. Også svart/kvitt kort kom i salg. Men nå var også julekorta i ferd mcd å bli allemannseie. Allerede i 1912 skrev Morgenposten dette: Til Udbringning af den 4

5 UNICEF-korta representerer en ny type julekort. De selges verden over til inntekt for barnearbeid i FNregi. Dette appellerer til oss i jula, ei tid som vi oppfatter som barnas høytid. Men forløperen for dette arbeidet var julemerkene. En dansk postmester, Einar Holbøll, kom på denne ideen i Tanken var at de to ørene som merket kostet, skulle gå til nødlidende barn. Det første merket, som hadde et motiv av den danske dronning Louise, ble solgt i 6 millioner eksemplarer. Også denne tradisjonen med julemerker til å klistre på julebrev og kort er fremdeles levende. med Og vi sender julekort som aldri før. Gamle julekortmotiv blir trykt opp igjen, og nostalgien henger vi ved. Hadde sluttspurten av EU-kampen gått inn i juletida, hadde vi sikkert fått politiske kort med EUstjerner eller norske flagg. Uttrykket "ikke et julekort engang" forteller oss at vi setter pris på denne skikken, selv om hilsenen fremdeles kan være i minste laget: God Jul og Godt Nytt År! Hilsen oss på Aust-Agder-Arkivet Aust-Agder-Arkivet melder: "BJØRKESKOG OG DYNAMITT" SEPTEMBER Etter tidligere vellykkede seminar ble vi i 1998 utfordret til å holde seminar om forfatteren Kristofer Uppdal. En viktig begrunnelse for at arkivet tok denne utfordringen i samarbeid med Aust-Agder fylkesbibliotek og Froland folkebibliotek, var det arkivstoffet vi har om Kristofer Uppdals arendalstid Samtidig flkk man gjennom Kristofer Uppdals litterære produksjon belyst en side av arendalsområdets omstillingsprosess rundt århundreskiftet: rallaren og arbeiderens hverdag i møte med den nye tida og det gamle Froland/arendalsområdet. Forfatteren Kjell Åsen hadde skrevet et spel som ble framført av Froland teaterlag for en lydhør forsamling på 220 mennesker. Neste dag var det litteraturseminar med 60 deltagere. Professorene Leif Mæhle og Vigdis Ystad tok for seg romansyklusen "Dansen gjenom Skuggeheimen" og Uppdals lyrikk, og I. amanuensis Anders M. Andersen så på Uppdal som modernist. Amanuensis Oddbjørn Johannessen og vår egen arkivar Anne Tone Aanby tok for seg Uppdal i Aust- Agder. Søndag tok Froland/Mykland Historielag oss med på en ekskursjon i Uppdals fotspor. 5

6 Kommunale og interkommunale arkiv i fremtiden Dette er en artikkel som riksarkivar John Herstad holdt som et foredrag på kommunearkivseminaret i Trondheim i høst. Vi har vært så heldig å få låne hans manuskript, og med få redigeringer glengir vi det her. Av riksarkivar John Herstad Dagens tema er ordningen med kommunale og interkommunale arkiver i fremtiden. Det er et velvalgt tema siden det nå arbeides med to ting som vil bli svært viktige for de kommunale arkivskaperne fremover, og jeg takker for denne anledningen til å bidra til debatten. I. Forskriftene til arkivloven av 1992 Det er bare et spørsmål om kort tid før disse forskriftene nå kommer, og der vil det være ganske klare forpliktelser for kommunene mht hva de skal oppfylle innen en nærmere bestemt periode. 2. Stortingsmelding om arkiv, bibliotek og museum regner vi med vil bli presentert for Stortinget i løpet av vårsesjonen 99, og jeg tror at det her vil det komme anbefalinger om veivalg og strategier på arkivsektoren både i statlig og kommunal sektor og om forholdet mellom arkiv, bibliotek og museer. ANSVAR FOR EGNE ARKIV Vi har mer enn 160 år med kommunalt selvstyre og kommunenes eget ansvar for de kommunale arkiver. Vi har mer enn 25 år med erfaringer med IKA-ordningen, og vi har vel 20 års erfaring med den nye fylkeskommunen. Jeg har lyst til å slå fast to ting som utgangspunkt for det vi skal snakke om i dag: A: Ved å opprette kommuner og fylkeskommuner som selvstendige forvaltningsmessige enheter, har staten delegert ansvaret for de kommunale arkivene til disse organene. Det kommunale selvstyret innebærer at det er kommunene som er ansvarlig for arkivene og det er følgelig kommunene som eier det problemet som arkivene representerer både på kort og lang sikt. Dette må den enkelte kommune og fylkeskommune nå på alvor ta inn over seg. B: Organisasjonen som er etablert for å hanskes med de kommunale arkivene, er oppstått mer eller mindre...ufattelig mye verdifullt kommunalt arkivmateriale [har] gått tapt fordi det ikke har vært bevissthet om at de kommunale arkivene har historisk verdi... tilfeldig. Med tilfeldig mener jeg at man har opprettet forvaltningsnivåer, men ikke har tenkt på konsekvensene av dette for arkivskapingens og arkivbevaringens del. VERDIEN AV KOMMUNEARKIVENE Administrasjonene rundt omkring har selvfølgelig vært opptatt av at arkivet skulle fungere godt i den administrative hverdagen, men man har sjelden tenkt langt ut over dette stadium. Det finnes heldigvis hederlige unntak både på det personlige plan og institusjonelt. Enkelte ildsjeler og enkelte kommuner har gjort en flott jobb over lang tid. I et historisk perspektiv har ufattelig mye verdifullt kommunalt arkivmateriale gått tapt fordi det ikke har vært bevissthet om at de kommunale arkivene har historisk verdi, og at de skal være tilgjengelig for innbyggerne i lokalsamfunnet. La meg si litt mer om verdien av kommunalarkivene, og la meg starte med å sitere fra et notat som Bjørn Bering nylig har forfattet: Kommunale arkiver inneholder viktig forvaltningsmessig og rettslig dokumentasjon. Arkivene er også en sentral del av kildegrunnlaget til kunnskap om sosiale, kulturelle, økonomiske og andre forhold i norske lokalsamfunn. Kommunalt arkivmateriale vil dessuten ofte være helt nødvendig for en fullverdig kunnskap om faste kulturminner og om utviklingen av kulturlandskapet. Kildematerialet i kommunale ogffikeskommunale arkiver har interesse i undervisningssammenheng, for slektsgranskere og lokalhistorikere og for et bredt utvalg av forskningsdisipliner. Som historiske kilder og forskningsmateriale har kommunale arkiver betydning også utover den regionale sammenhengen. Bevaring og tilgjengeliggjøring av kommunale arkiver er sentralt i arbeidet med å sikre og formidle lokal kulturarv. Et kulturvernarbeid som skal omfatte helheten i regional kulturtradisjon, forutsetter at kommunalt arkivmateriale er sikret og gjort tilgjengelig. Det forutsetter videre at materialet legges til rette slik at det kan sees i sammenheng med annet kulturhistorisk materiale (for eksempel gjenstander). 6

7 TILGJENGELIGHET OG FORMIDLING Tilgjengelighet og brukerperspektiv var lenge fraværende i bevisstheten til dem som stelte med arkiv. Disse perspektivene er imidlertid kommet stadig sterker med i etterkrigstiden, og særlig slo slike perspektiver inn i debatten på 1970-tallet. Deretter er dette perspektivet blitt kraftig forsterket, noe som henger sammen med og reflekterer generelle politiske trender og teknologisk utvikling. Det er i dag umulig å tenke seg at man ikke skal tenke på brukere, på tilgjengelighet og formidling når man diskuterer fremtidige organisasjonsmessige grep og ordninger på arkivsektoren både i statlig og kommunal sektor. Hvis arkivene bevares lokalt eller regionalt uten tilsyn eller under tilsyn av en inkompetent person som først og fremst ser på kommunens arkiver som sitt eget lille kongedømme, hva slags nytte eller verdi har arkivet da for stedets befolkning? UTFORDRINGER FOR KOMMUNER OG FYLKESKOMMUNER Det spørsmålet vi må diskutere er om den måten vi har organisert oss på i kommunal og fylkeskommunal arkivsektor, er god nok og hensiktsmessig med tanke på de arbeidsoppgaver og utfordringer som arkivsektoren allerede står overfor, og som den vil stå overfor i overskuelig fremtid. Og hvilke utfordringer er så det? La meg peke på fem. A. Vi skal ha en faglig god, administrativ kompetent og rasjonell arkivtjeneste for kommunens og fylkeskommunens administrative behov over lang tid. Kommentar: Dette er en svær oppgave om vi tar dagens raske teknologiendringer og kravet til hurtig og tilfredsstillende saksbehandling i betraktning. Oppgaven er så stor at vi ikke kan forvente at den enkelte kommune vil klare dette tilfredsstillende på egenhånd over lang tid. Med tilfredsstillende mener Riksarkivaren at de arkivfaglige systemer som er i bruk administrativt også skal dekke behovet for å bevare arkivene i et historisk perspektiv. Med historisk perspektiv mener jeg ikke bare plikten til å stelle seg slik at vi også dekker forskningens fremtidige behov. Vel så viktig er det å dekke forvaltningens eget behov for å kunne gå tilbake til de eldre arkivene. B. Vi skal fortsatt bevare og gjøre tilgjengelig kommunens/frlkeskommunens papirbaserte arkivmateriale. Kommentar: Bare et fåtall kommuner/fylkeskommuner har tilfredsstillende ordninger i dag. Med tilfredsstillende mener Riksarkivaren at lokalitetene fyller bestemte minimumskrav, at der er tilsyn og betjening osv. Her vil arkivlov og forskrifter stille ganske klare krav til kommuner og fylkeskommuner. C. Vi skal ta vare på det elektroniske materiale som allerede er skapt av kommuner /ftlkeskommuner, og vi skal gjøre det tilgjengelig for lokalbefolkningen for senere bruk Kommentar: Få - om noen - kommuner har løst eller mestrer dette problemet i dag. D. Vi skal forberede oss til den oppgaven det er å ta imot, bevare og gjøre tilgjengelig alt det elektroniske arkivmateriale som fremtidig kommunal forvahning kommer til å skape. Kommentar: Ingen kommune/fylkeskommune har tatt fatt på dette problemet for alvor. E. Vi skal ta vare på å gjøre tilgjengelig viktig privat arkivmateriale av lokal og regional opprinnelse enten det nå er papirbaser eller på andre medier. Kommentar: Bare et fåtall kommuner/fylkeskommuner har en plan for å bevare og gjøre tilgjengelig privat papirbasert arkivmateriale, eller har defmert det som del av sitt kulturhistoriske ansvar. Ingen har orket å tenke på den mer moderne arkivproduksjonen i privat sektor som foregår elektronisk. ARBEIDSDELING SAMARBEID Hver og en av disse utfordringene er svære oppgaver som vi ikke kan regne med at den enkelte kommune skal klare tilfredsstillende på egenhånd. De er også så svære i sum at vi ikke kan regne med alle kommuner skal gjøre alt dette. Vi står overfor så svære arbeidsoppgaver i Norge sett under ett, at vi må finne frem til arbeidsdeling og samarbeid for at den kommunale sektor i stort skal klare å løse de utfordringene og de problemene vi står overfor. Vi er ikke tjent med at den enkelte kommune eller den enkelte fylkeskommune er seg selv nok. Vi må regne med å måtte tilpasse de praktiske løsningene til viktige lokale forhold, og vi må ta tiden til hjelp. Men vi må holde fast på samarbeid og arbeidsdeling mellom ulike typer institusjoner og ulike nivåer dersom vi skal makte oppgavene godt. Vi kan ikke organisere oss ut av problemene, men vi kan organisere oss systematisk på en slik måte at vi klarer å mestre de viktigste utfordringene på en god måte. ARKIVORGANISASJONER I FREMTIDEN Det organisasjonsmønsteret jeg ser for meg ser slik ut: 1. Det må etableres en kommunal arkivordning i den enkelte kommune som både sikrer administrative behov, og som sikrer innbyggerne i kommunen adgang til kommunens offentlige og private historiske kildemateriale (bevarte privatarkiver). Slik adgang må 7

8 å skje betryggende under hensyn til offentlighetslov, forvaltningslov personregisterlov og arkivlov. Dette innebærer i prinsippet at den enkelte kommune må ha et historisk depotarkiv (et kommunearkiv) som er adekvat betjent og har faste åpningstider. 2. Det må etableres en ffikeskommunal arkivordning alle fidker som sikrer fylkeskommunens administrative behov for god arkivkompetanse, og som dessuten sikrer regionens innbyggere tilgang til fylkeskommunens historiske arkiver og regionens bevaringsverdige privatarkiver. Fylkeskommunen må i dette forholde seg til det samme lovverket som jeg nevnte under forrige punkt. Dette innebærer prinsippet at enhver fylkeskommune må etablere et betjent fylkesarkiv som både kan håndtere papirbaserte og elektroniske arkiver. Fylkesarkivet bør dessuten - slik jeg ser det - bygge opp kompetansen og være et kompetansesenter for kommunene i fylket når det gjelder kulturhistorisk formidling av arkivmateriale. På formidlingsområdet blir fylkesarkivet etter dette det sentrale samarbeidsorganet med regionens statsarkiv og over mot bibliotekssektoren og museene. 3. Det må etableres interkommunale arkivordninger (IKAer) som skal fungere som kompetansesenter for alle kommunene i et fylke, inkludert fylkeskommunen. IKAene skal utvikle tjenestetilbud som tjener medlemmene og bør rettet både mot eldre og moderne arkiver. De bør kunne tilby depottjenester i tillegg til ordningstjenester og tjenester rettet mot arkivdanningen. IKAene bør utvikle høy kompetanse på elektroniske arkivmedier, og de må være profesjonelle på det å utvikle og gjennomføre arkivprosjekter. Vi trenger altså både kommunearkiv, fylkesarkiv og IKAer i fremtidens ArkivNorge, og vi trenger alle disse institusjonstypene i samtlige fylker. Vi kan alle sammen like godt først som sist legge bort enhver tanke om at vi skal klare å bygge opp tilstrekkelig og god nok kompetanse til at vi er selvhjulpne på alle felt. I de fylkene hvor vi har statsarkiv i tillegg til disse andre ordningene som er nevnt, kan det utvikles spesielle arkivtjenester som kommer hele regionen til gode. Konserveringstjenester, mikrofilmtjenester o.a. er eksempler på slike regionale tjenester. I dag er statsarkivene ikke utrustet slik at de kan fungere som regionale kompetansesentre på tvers av Vi kan alle sammen like godt først som sist legge bort enhver tanke om at vi skal klare å bygge opp tilstrekkelig og god nok kompetanse til at vi er selvhjulpne på alle felt. Det er mitt håp at alle kommunene i et fylke er medlemmer av IKAen også om de selv bygger opp tilfredsstillende arkivtjenester på egenhånd. nivåer og sektorer på disse områdene. Skal de mestre slike oppgaver, må det finne sted både en utstyrsmessig og kompetansemessig oppbygging i tillegg til den holdningsmessige endring som må skje. Når det gjelder IKAene må de også i fortsettelsen fremstå som et tilbud til de enkelte kommuner, en frivillig ordning som kommunene kan ta i bruk. Kommuner som ikke selv ønsker å bygge opp tilfredsstillende arkivordninger både for administrative og historiske arkiv, må kunne løse sine forpliktelser gjennom å tegne medlemskap i en IKA. Det er mitt håp at alle kommunene i et fylke er medlemmer av IKAen også om de selv bygger opp tilfredsstillende arkivtjenester på egenhånd. Det mener jeg er ønskelig både for å bidra til å bygge opp og holde vedlike det arkivfaglige miljøet og utvikle arkivkompetanse både for den enkelte kommune og for hele regionen. Jeg mener også at fylkeskommunen bør være medlem av IKAen ut fra de samme hensyn. Et slikt medlemskap fritar ikke fylkeskommunen for å bygge opp sin egen gode arkivkompetanse og arkivtjenester. Etter mitt skjønn er fylkeskommunen stillet overfor så store utfordringer på arkivsektoren, ikke minst når vi tenker på de etater og store institusjonene som fylkeskommunen har ansvaret for, at den trenger å konsentrere seg om dette. Medlemskap i IKA vil gi adgang til annen og supplerende kompetanse, til vedlikehold og fornyelse av kompetanse, til avtaler om arbeidsdeling, osv. Som et eksempel på fornuftig arbeidsdeling har jeg nevnt at fylkeskommunen gjennom fylkesarkivet gjør kulturhistorisk formidling med basis i arkivene til et prioritert arbeidsfelt. Som dere ser av dette er det modellen fra Aust-Agder- Arkivet og Fylkesarkivet i Sogn & Fjordane som er min idealmodell. Jeg minner om hva jeg sa innledningsvis om samarbeid og arbeidsdeling: her er så mye å gjøre, oppgavene er så komplekse og kompliserte og de samlede ressursene er så små, at vi må satse på å dra sammen mot samme mål. Sett fra riksarkivarens side er spørsmålet om fremtidig organisering av arkivtjenestene i kommunal og fylkeskommunal sektor, først og fremst et spørsmål om hvordan vi skal få mest mulig ut av de ortsettelse side 10) 8

9 KS-kartlegging av erfaringer med I 'er Ett av temaene på årets kommunearkivseminar i Trondheim 7.-9.september var "Ordningen med kommunale/interkommunale arkiv i fremtiden". Emnet ble belyst av forskjellige foredragsholdere, fra IKA 'er, Riksarkivet, Kommunenes Sentralforbund (KS) og kommunerffikeskommuner. Riksarkivar John Herstads innlegg er gjengitt annetsteds i bladet. KS hadde i forkant av seminaret forsøkt å kartlegge hvilke erfaringer/tanker/ønsker forskjellige medlemskommuner sitter igjen med etter å ha vært med i et interkommunalt arldv (IKA) i noen år. Vi tror resultatet av denne undersøkelsen kan være crv interesse for Arkheions lesere. Av Magne Rege, IKAVA Kartleggingen ble presentert på seminaret av arkivkonsulent Liv Moskau i KS. Hun innledet med å si at 192 av landets 435 kommuner fordelt på 12 av landets 18 fylker (Oslo unntatt) var tilknyttet et IKA pr. dags dato. I tillegg kom 5 fylkeskommuner. Spørreskjemaet ble sendt til 62 tilfeldig valgte medlemskommuner i IKA-fylker. Svarprosenten var på 68. KS konstaterte at spørreskjemaene ble besvart av arkivpersonalet i kommunene, noe som viser at lederne i liten grad engasjerer seg i arkivspørsmål, selv på dette nivå. Det må nok sies å være en svakhet ved undersøkelsen at den bare reflekterer arkivpersonalets holdninger til IKAordningene. 92 % av svarene kom fra kommuner med mer enn 5 års medlemskap i et IKA, så svarene burde sånn sett være velfunderte. Spørsmålene til kommunene dreidde seg om hvilke tjenester kommunene mottar fra IKA, om en er fornøyd/misfornøyd, om tjenestene står i forhold til kontingenten, om en ønsker IKA som depotinstitusjon for eldre arkivmateriale og konsesjonspliktige personregistre, om IKA har ført til økt arkivkompetanse i kommunen og hvilke oppgaver en ønsker IKA skal prioritere i fremtiden. På spørsmålet om hvilke tjenester kommunen mottar fra IKA, oppgir alle innsendte skjemaer arkivopplæring, faglig veiledning og ordning av eldre arkivmateriale. Ellers varierer svarene noe, men rådgivning i forbindelse med arkivplaner, arkivnøkler, arkivlokaler, kassasjon og datasystemer går igjen hos svært mange. Skjemaene gir ikke noe svar på i hvilken grad kommunene selv påvirker hvilke tjenester de mottar fra IKA. DE FLESTE ER GODT FORNØYD KS spør også om medlemskommunene er fornøyd med de tjenestene de mottar fra IKA. Her oppgir 76 % at de er fornøyd, 16 % svarer både-og, mens 8 % er så ferske medlemmer at de ikke har kunnet besvare spørsmålet. Et gjennomgående trekk her er at små kommuner er mer tilfreds enn store. De kommunene som er mellomfornøyd med tjenestene, peker spesielt på to forhold: 1) IKA har for liten bemanning til å klare alle oppgavene hos så mange medlemskommuner og er også sårbar for bemanningsskifter. 2) Arkivopplæringen kunne vært grundigere på enkelte temaer. På spørsmålet om tjenestene står i forhold til kontingenten, svarer 57 % ubetinget ja. 14 % svarer nei, 12 % svarer både-og, mens 17 % ikke har noen formening om det. Igjen er de største kommunene mest kritiske. Noen oppgir at de ikke får like mye igjen hvert år, men opererer med en tidskonto over for eksempel en 3-års periode. KS stiller spørsmål om kontingentbasert medlemsskap er det eneste rette, eller om ikke-medlemmer bør få kjøpe konsulenttjenester etter behov. POSITIVT TIL IKA-DEPOT Et interessant spørsmål er om IKA'er skal ha funksjon som depotinstitusjon for eldre arkivmateriale, slik som andre arkivinstitusjoner har. Utkastet til arkivforskrift åpner for slike ordninger. Her svarer 50 % ja og 40 % nei. Nyinnmeldte (10 %) har foreløpig ikke tatt standpunkt til saken. Igjen er det en tendens til at mindre kommuner svarer ja og større svarer nei. Dette henger nok hele tiden sammen med større egenkompetanse på arkiv (i alle fall etter egen mening) i større kommuner. Det knappe flertallet for IKA-depot er egentlig egnet til å forbause. Spørsmålet har bare vært reist i noen få IKA-fylker, så her ligger helt klart et potensiale. Men om holdningen er like positiv når regningen kommer på bordet, gjenstår å se. Ennå mer positivt er synet på avlevering av konsesjonspliktige personregistre til IKA. Her svarer 85 % ja og kun 5 % nei. Like positiv er responsen på spørsmålet om IKA-medlemskap har ført til økt arkivkompetanse (88 % ja, 5 % nei). 9

10 KS stiller også et interessant spørsmål om hvilke tjenester kommunene ønsker at IKA skal prioritere i fremtiden. Her listes opp en rekke satsningsområder som klart viser at IKA'ene har nok å arbeide med fremover. De fleste av tjenestene dreier seg om arkivdanning, så som arkivplan, NOARK, arkivnøkkel og kassasjon. Men som regel er jo dagligarkiver og eldre arkiver to sider av samme sak. Kommunene ønsker også at IKA'ene skal vie lederskiktet større oppmerksomhet for å fa til en sterkere arkivprioritering. De ønsker også at elektroniske arkiver skal være et større satsningsområde for IKA'ene slik at en kan dra nytte av en felles kompetanse. KS vektlegger også sterkt disse to områdene, men Liv Moskau nevnte i tillegg arkivplanarbeid, arkivopplæring og nettverksbygging som prioriterte arbeidsoppgaver. Hun tok til orde for et tettere samarbeid mellom KS og IKA'ene i fremtiden. Hun poengterte at KS er positiv til og har stor tro på interkommunale samarbeidsløsninger, og det er jo svært gledelig fra et IKA-synspunkt. IKA'ene selv, medlemskommunene og også for de som har valgt å stå utenfor et slikt samarbeid eller er i fylker som ikke har noe slikt tilbud. Riktignok har IKA'ene løpende kontakt med sine medlemmer og arbeidet blir evaluert årlig på de såkalte representantskapsmøtene, men en evaluering som denne gir uansett nyttige impulser. Ålesund kommune sendte et liknende skjema til 22 kommuner for et par år siden. Kun 9 av disse var IKA-medlemmer, så denne undersøkelsen var ikke like representativ, selv om sporreskjemaet var fyldigere. Men de besvarende kommuner var utelukkende positive til IKA-ordningen. Egentlig burde en vel evaluere flere aktører i det norske arkivlandskapet. Vi vet at Riksarkivet har hatt en evaluering, men hva med statsarkivene, byarkivene, fylkesarkivene, for ikke å si KS selv? Da forutsetter vi at de som skal evalueres blir underrettet på forhånd. Det er ikke slikt man liker å fa vite ad tilfeldige omveier. Det skjedde nemlig i denne kartleggingen. INTERESSANT UNDERSØKELSE Det er meget interessant å fa belyst hvilke erfaringer som er gjort med de interkommunale arkivene, både for (fortsettelse fra side 8) Kommunale og interkommunale... ressursene som stilles til vår rådighet. Selv om det er vanskelig å spå om fremtiden er jeg ganske sikker på at jeg ikke tar feil når jeg sier at vi alltid vil ha for lite ressurser i forhold til oppgavene og utfordringene. STORDRIFTSFORDELER Som jeg hax sagt ved flere anledninger tidligere: det er ikke mange sektorer hvor det å arbeide med store enheter gir så åpenbare fordeler som i arkivsektoren (stordriftsfordeler). Det henger sammen med en rekke forhold, men i første rekke med det forhold at det er så store mengder arkiver som etterspørres bare en sjelden gang. Derfor må vi se på felles lokalisering av statlige, fylkeskommunale, interkommunale og kommunale arkivtjenester der det er hensiktsmessig, av kommunal og fylkeskommunal der det er hensiktsmessig eller kommunal/fylkeskommunal og interkommunal der det passer. per telefon, over internett, via mikrofllm eller CD vil være fremtiden heller enn besøk på lesesal. Men det betinger at arkivene er ordnet og betjenes profesjonelt. Brukerne blir ikke mindre krevende, tvert imot. Det samme gjelder politiker, administrasjoner o.a. Det er slik jeg ser det nå, og det er dette mønsteret jeg vil arbeide for skal etableres i årene fremover. Jeg håper jeg har dere med meg i dette arbeidet. Riksarkivaren vil prioritere arbeidet med å etablere nye IKA-er fordi dette vil hjelpe flere kommuner og fylkeskommuner til å komme i gang med det store arbeidet som ligger foran oss alle. På sikt håper jeg at staten vil bidra med stimuleringsmidler til dette arbeidet. Takk for oppmerksomheten. Vi må også ta inn over oss at for brukerne vil det være store fordeler med en viss samling av tjenestene. Vi må huske på at den teknologiske utviklingen etter hvert vil gjøre det ganske uinteressant for brukerne om arkivene befinner seg langt borte eller nært. De vil være opptatt av å fa opplysninger og dokumenter raskt og når de trenger det, ikke hvor de far det fra. Rask ekspedering 10

11 Et ryddig arkiv er god økonomi HOVIK-arkivskap/kabinetter fra r CO1V-tRUCTOR GROUP GLOBAL STORAGE solurronts Av produkter kan nevnes: Høvik arkivskap - Fra 2 til 4 skuffer Høvik kontorskap Høvik mobile arkiviøsninger Høvik garderobeløsninger As Frankering Bergen vil ståtil tjeneste med et fornuftig valg av riktige arkivprodukter. Vi utarbeider gode arkiviøsninger sammen med deg som kunde, og lar dette stå i fokus. As Frankering Bergen har valgt HØVIK som vår hovedleverandør for gode arkivløsninger. Tenk sikkerhet! Tenk Hadak sikkerhetsprodukter Hadak sikkerhetskap Hadak verdiskap Hadak brann/innbruddsikrede verdiskap Hadak dokumentskap Hadak brannsikrede arkivskap i 2-3 eller 4 skuffer m/databoks tir) As ering Bergen Straumevegen 166, Postboks Bønes Tlf.55 II Fax E-post: ove.ellingsen@bergen.mail.telia.com

12 Dei følgjande to artiklane er kommentarar til nokre emne som forskrift til arkiviov tar opp: arkivvern, depotordning og arkivdanning. Varig vern av arkiva! Av Gudmund Valderhaug, IKA Hordaland KOMMUNALT ARKIVANSVAR Kommunane har heilt sidan 1837 vore ansvarlege for oppbevaring av arkiva sine. Formannskapslovene slo fast at det skulle førast forhandlingsprotokoll, kopibok og journal og at ordføraren skulle ta vare på arkiva. Kommunelovene av 1921 innskjerpa bevaringsplikta og ga departementet i fullmakt å gi forskrift om oppbevaring, ordning og tilsyn med arkiva, samt å påby avlevering til statsarkiva dersom kommunen ikkje tok forsvarleg vare på eldre arkiv. I kommunelovene av 1938 fekk departementet fullmakt til å påleggje kommunane å innreie arkivrom. I kg1. res. av 1948 fekk Riksarkivaren i fullmakt å føre tilsyn med dei kommunale arkiva, ei fullmakt som Riksarkivaren delegerte vidare til statsarkiva i Riksarkivaren har med heimel i kg1. res. frå 1948 utforma regelverk for bevaring og oppbevaring arkiva. I den nye kommunelova av 1992 er det direkte ansvaret for kommunen sine arkiv lagt til administrasjonssjefen, men kommunestyret har framleis det overordna politiske ansvaret for at det blir løyvd midlar til arkivbevaring. I utkastet til forskrift om offentlege arkiv er dei ulike bestemmelsane som gjeld bevaring av kommunale arkiv samla ein stad. I 5-1 er det foreslått ein bestemmelse om at kommunar ogftlkeskommunar skal opprette eigne ordningar for arkivdepot. Grunngivinga for dette kravet er at "dette er nødvendig for at dei i praksis skal kunne oppfylle dei pliktene dei lenge har hatt, og som no er presiserte gjennom føresegna i 6 i arkivlova om at offentlege arkiv skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid." (Høyringsbrevet frå kulturdepartementet). DEPOTORDNING Kommunane er stilt relativt fritt til å utforme depotordninga. Det er likevel fastsett visse krav: ansvaret for dei eldre og avslutta arkiva skal samlast ein stad, ansvaret skal omfatte alle arkiva i kommunen slik at alle arkivskaparar får avleveringsplikt til depotet ( 5-11), avlevert materiale skal vere kassasjonsbehandla, ordna og listefort ( 5-4), depotordninga skal føre register over arkivbestand og tilvekst ( 5-5) og tilhøva skal leggjast til rette slik at publikum kan bruke arkiva ( 5-6). I tillegg kjem krava til arkivlokale i kapittel TV i forskrifta, som stiller strenge bygningsmessige krav til sikring mot brann og vasskadar og til klimaet i arkivlokala. Forskrifta sine krav til depotordning i kommunane er på mange måtar eit resultat av at det store fleirtalet av kommunane har gjort svært lite for å ta vare på sine arkiv. Sjølv dei kommunane som har slutta seg til interkommunale arkivordningar - og som dermed er blant "dei flinkaste i klassen" - har jamt over ein lang veg å gå før dei kan etablere depotordningar som oppfyller forskrifta. Kor mange har forskriftsmessige arkivlokale? Kor mange har leseplassar for publikum? Kor mange har etablert ei ordning der arkiva blir kassasjonsbehandla, ordna og listeført før avlevering? Depotordninga blir eit løft for dei aller fleste kommunar. Ei depotordning skal nemleg vere eit permanent tiltak som skal sikre arkiva for ettertida, i hundrevis av år. Dersom ein kommune skal byggje nye arkivlokale for dei historiske arkiva, må ein har dette perspektivet klart for seg. Lokala skal vere så gode at arkivmaterialet ikkje tar skade av å vere der i nokre hundre år. Likeins må den organisatoriske løysinga vere stabil, slik at ein kan byggje opp og ta vare den kompetansen som er nødvendig for å ta vare på og gjere arkiva tilgjengelege for bruk. Depotordninga må ta tilstrekkeleg ressursar til å gjere jobben - og ikkje bli ei venstrehandsoppgåve for ein tilfeldig kontorfullmektig. Eg ser for meg tre måtar å organisere dei kommunale depotordningane på: Kommunen kan etablere ei reint kommunal depotordning, den kan opprette eit lokalhistorisk arkiv som også skal ha ansvar for ikkje-kommunale arkiv, eller fleire kommunar kan gå saman om interkommunale depotordningar - i regi av dei interkommunale arkiva vi har i dag eller som nye tiltak t.d. med andre geografiske nedslagsfelt. Det må ikkje bli slik at det valet kommunen gjer berre er økonomisk motivert. Valet av depotordning er i hogste grad også eit kulturpolitisk spørsmål som vil få konsekvensar for ettertida sin kunnskap om oss som lever i dag. Kommunane bør og kjenne seg forplikta til å bidra til at verdifulle private arkiv blir bevart for dei som kjem etter oss. Dei interkommunale arkiva kan alt no tilby kommunane sikker oppbevaring og profesjonell behandling av arkiva. Erfaringane frå den depotordninga for 12

13 personregister, som Interkommunalt arkiv i Hordaland no har administrert i ein fireårsperiode, viser at effektiviteten når det gjeld framfinning og formidling av opplysningar frå arkiva er betre enn i kommunane. For mange kommunar kan det difor vere ein god løysing å deponere dei historiske arkiva i dei interkommunale depota, i alle fall mellombels. Det avgjerande spørsmålet blir likevel om ei slik ordning kan yte tilstrekkeleg service til kommunen sine innbyggjarar, dei som har sine liv og sitt lokalsamfunn dokumentert i arkiva. Dag lege arkivrutinar Av Karin Gjelsten, IKA Hordaland I forskrift om offentlege arkiv er det to kapittel som handlar om daglege arkivrutinar og sjølve arkivdanningsprosessen. Dette er kapittel II: "Arkivorganisering og arkivsystem" og kapittel III: "Arkivrutinar". Det er første gang at norsk lov eller forskrift i detalj seier noko om korleis den daglege delen av arkivarbeidet skal utførast. Arkivrutinane som forskrifta legg opp til er på mange måtar identiske med dei rutinane som vi allereie no ønskjer at kommunane våre skal innarbeide. ORGANISERING OG ORDNING Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal i hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. ( 2-1) Dette er likt med organisering av arkivarbeidet i Hordalandskommunane, der vi i arkivplanane nyttar nemninga "arkivleiar" for den arkivansvarlege. Når det gjeld organisering av daglegarkivet (aktivt arkiv), skal dette i følgje forskrifta vere sentralisert så langt dette er praktisk tenleg...."men ein kan også opprette delarkiv." ( 2-4) Ordninga med sentralarkiv i kommunane blir meir og meir utbreidt, då det ofte er knytt mange fordelar til ei slik ordning. ARKIVRUTINAR Når det gjeld journalføring og registrering, seier forskrifta kva opplysningar som skal førast i journalen ( 2-7). Her står det og om registrering av dokument som inneheld opplysningar undergitt lovheimla teieplikt. I tillegg er behandling av post og saksdokument nøye handsama: mottak og opning, stempling, registrering, avskriving og arkivlegging. Rutinar for periodisering av arkiv og joumal blir også gjennomgått: "Arkivperioden bør vere på minst 4-5 år, og følgje kalenderåret." ( 3-12) Enkelte emne kan haldast utanfor periodiseringa, noko som skal gå fram av arkivplanen: t.d. personalmapper. For dei som har vore på grunnkurs i arkivkunnskap i regi av eit interkommunalt arkiv, er ikkje dette noko nytt. Dette er elles på line med arkivplanane i Hordaland, og kanskje andre plassar også. Ein kan i forskrifta sjå kva materiale som skal arkivavgrensast, om bevaringspåbod, kassasjon samt om overføring av arkiv til depot. ARKIVPLAN Dette er første gang offentlege organ, og dermed også kommunar og fylkeskommunar, blir pålagt å ha arkivplan. "Eit offentleg organ skal til kvar tid ha ein ajourført samleplan, ein arkivplan som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal vise kva slags instruksar, reglar, planar m.v. som gjeld for arkivarbeidet." ( 2-2) Arkivplanen skal altså vise tre sider ved arkivet: Kva arkivet omfattar Arkivplanen skal gjere greie for kva arkivseriar som finst og om handtering av desse. I dei arkivplanane som blir utarbeidd i Hordaland, har vi eit eige kapittel med arkivoversyn som seier kva som skal gjerast med dei ulike arkivseriane: t.d. om arkivserien skal takast vare på for all framtid, bindast inn (møtebøker, kopi-bøker og liknande), eller om arkivserien kan kasserast. Etter kva tid arkivserien skal overførast til fiernarkiv og rutinar rundt sjølve overføringa er også med i planen. Om organisering av arkivet Arkivplanen skal gjere greie for korleis arkivet er organisert: t.d. om kommunen har sentralarkiv eller om kvar avdeling er ansvarleg for vedlikehald av eigne arkiv. Organisering av arkivtenesta og delegering av arkivansvar skal også vere med. Instruksar, reglar, planar m.v. for arkivarbeidet Arkivplanen skal vise til interne instruksar, eventuelt reglar og planar som gjeld for arkivet. Er det utarbeidd eigne instruksar eller retningsliner for underliggjande arkivskaparar (t.d. skular og barnehagar) eller enkelte arkivseriar, skal dette nemnast i arkivplanen. I Hordaland har vi utarbeidd eigne instruksar eller rettleiingar for arkiva til barneverntenesta, PP-tenesta, skular og barnehagar. Er det vedteke at fagkontora, skulane eller barnehagane i kommunen skal følgje desse reglane bør arkivplanen vise til desse. For arkiva i kommunar og fylkeskommunar hadde det vore ei stor vinning om forskrifta snart blei vedteke. Om forskrifta blir fylgt, vil det høyne kvaliteten på arkivarbeidet samstundes som det styrker krava frå arkivmyndigheitene når dei seier ifrå om dårlige arkivrutiner eller at arkivarbeidet ikkje blir godt nok utført 13

14 Saksbehandlerens betydning som kommunal nøkkelmedarbeider øker med saksmengden. Og at saksmengden øker er nærmest naturgitt. Det er derfor all grunn til å utstyre saksbehandlere med effektivt dataverktøy. Telenor Allianse tilbyr disse nøkkelmedarbeiderne en nøkkel som erfaringsmessiz åpner for såvel tids- som ressursgevinster: Forum WinSak Saksbehandling Systemet håndterer bl.a. journalføring og arkivering, saksutredning. saklister, møtebok, protokoller o2 særutskrifter både i utvalgssaker 02 administrative saker. I postjournalen re2istreres o2 stmktureres sentrale opplysnin2er i et val2- fritt oppby2.2et arkiv. 1 saksarkivet dannes saksmapper der alle tilhørende dokumenter kobles til saken og utval2sbehandlinger og administrative vedtak registreres. Rutinene for systemadministrasjon er oversiktlige og tidsbesparende og kan tilpasses omaniseringen av den enkelte kommune. Alle vanlige rapporter leveres med systemet som bruker standard MS Word flettefunksjoner. Forum WinSak er by2d opp med en rekke søkemuli2- heter for gjenfinnin2 av lagret informasjon, o2 gir brukerne 2od oversikt over status på saker under behandling. Det har et 2rafisk bruker2rensesnitt (Windows) o2 er derfor både lett å lære o2 enkelt nærmest selvforklarende i bruk. Vil du støtte en god saksbehandler med et 2odt saksbehandlin2ssystem er det en god start å bestille ytterligere informasjon om Forum WinSak på et av numrene nedenfor. Her finner du oss: ARENDAL: TT: , faks: BERGEN, TIl.: faks: , FREDR;KSTAD: Tlf.: faks , KRISTIANSAND, TIf.: , faks: STAVANCiER: Tlf.: faks, , TROMSØ: TIf.: , faks: TRONDHEIM: Tlf.: , taks:

15 NOARK-4 Av Hallgeir Olsen, IKA Rogaland NOARK - STANDARDEN. NOARK-standarden er enpåbudt kravspesifikasjon for elektroniske arkivsystemer i offentlig forvaltning. Standarden er produktuavhengig, og utvikles i dag av Riksarkivaren. Den første utgaven for statsforvaltningen kom i 1984, og er revidert fiere gangerl. Kommunalforvaltningen har tilsvarende fått sin KOARK-standard2. Den nye NOARK-43 versjonen blir en fellesstandard for NOARK-3 og KOARK-standardene, og er utvidet fra å gjelde journalføringsdelen til et komplett elektronisk arkivsystem for saksdokumentasjon. Standarden stiller bl.a. krav til systemenes Informasjonsinnhold, som angår hvilke opplysninger som skal kunne legges inn og gjenfinnes i systemene. Funksjonalitet, som angir hvilke funksjoner systemene skal ivareta. Standarden beskriver systemer som består av fem moduler: Modul for journal og arkivstyring. Denne arkivstyringsmodulen er kjernen i NOARK systemene. Her registreres, lagres og gjenfinnes opplysninger om saksdokumentene. Det er her dokumenter knyttes sammen til saker, sakene til saksbehandlere og arkivenheter. Ett dokument skal nå kunne knyttes til flere journalposter. Modulen holder også oversikten over alle saksdokumentene, både de papirbaserte og de elektroniske. All søking og behandlingsoppfølging styres herfra, og det er krav til produksjon av rapporter. Modul for elektronisk arkiv. Modulen knytter arkivstyringsdelen til et elektronisk saksarkiv. Det stilles krav til produksjonsformat, arkivformat og offentlig versjon. Det skal være mulig å lagre et dokument i fiere versjoner, og det skal være mulig å lagre tilleggsinformasjon, som merknader, påskrifter og rettelser knyttet til dokumentene. Dokumentene skal sertifiseres ved bruk av digitale signaturer. Akseptable arkivformater er ISO-formatene ASCII og SGML for tekst, TIFF- format for grafikk, samt PDF for blandet tekst og grafikk. Modul for administrativ oppbygging og arkivstruktur.. Modulen skal knytte saker og journalposter til den administrative enheten og saksbehandleren som behandler saken og til den arkivdel hvor saken hører hjemme (arkivstruktur). Modulen tar hensyn til ulike periodiseringskrav i de ulike arkiver, som eksempelvis de emnebaserte saksarkivene og objektbaserte fagarkiver. Modul for tilgangsstyring og brukeradministrasjon styrer lese- og skrivetilgangen i databasen. Dette skjer ved å tildele ulik autorisasjon til de ulike roller som de enkelte har i saksbehandlingen og dokumentbehandlingen, enten det er grupper eller enkeltpersoner. Modulen tilfredsstiller lovverkets krav til skjerming av informasjon unntatt offentlighet. Modul for utvalgsbehandling. Modulen skal styre og holde oversikt over saksgangen og saker som er til behandling i politiske styrer, råd og utvalg. Samtidig vil den kunne produsere saksdokumenter, innstillinger og møteprotokoll. NOARK -4 NYHETER Den viktigste forskjellen fra ovennevnte standarder er at det nå åpnes for muligheten for å kun ha dokumenter oppbevart elektronisk. Dagens bestemmelser sier at den kommunale forvaltningen må ha dokumentene på papir i tillegg til elektronisk. De problemer knyttet til dette som har vært påpekt av fagmiljøene, er nå løst i modul for elektronisk arkiv. Dette har vært mulig fordi teknologien har kommet mye lengre på få år, og e-post bruken har økt meget kraftig. Forvaltningens erfaringer med tidligere NOARK og KOARK systemer har gjort at man har vært flinkere til å uttrykke de ønsker og krav angående funksjonalitet som nye systemer må ha. Den kraftige økningen i funksjonalitet gjør NOARK-4 til en stor og komplisert standard. Dette gjør at en ikke kan forvente en plutselig overgang fra gamle systemer, men heller en gradvis innføring av de ulike kravnivåene som er forklart i standarden. NOARK 3, Standardsystem for edb-basert journalføring i statsforvaltningen. Riksarkivet KOARK. Kommunal standard for edb-baserte sak/arkivsystemer. KS, 1995 ' Norsk arkivsystem, versjon 4, Høringsutkast , Riksarkivet 15

16 Motivasjon og engasjement En historie om tre tegninger Av statsarkivar Liv Mykland, Tromsø UTFORDRINGEN: KVALIFIKASJONER, SELVTILLIT OG STYRKE Vi lever i en spennende og hektisk tid, vi arkivfolk. 1nformasjonsalderen og informasjonsteknologien stiller Jss overfor store utfordringer som vi ikke kan gå itenom, men må møte med all den innsikt og styrke vi Den nye tid fordrer at arkivfolk er i permanent kvalifisering og profesjonalisering, og gis stor myndighet og tungt ansvar. Vi er kort sagt en profesjon som må ruste oss med kvalifikasjoner, selvtillit og styrke om vi skal kunne utføre det oppdraget vi har fått: Å ivareta samfunnets arkivforvaltning og arkivbevaring. Midt i teknologien og arkivproduksjonen er det av fundamental betydning at vi beholder en helhetlig forståelse av hva arbeidet vårt innebærer, dets innerste vesen. At alle de små trivielle oppgaver vi utfører - manuelt eller elektronisk i sum utgjør noe som er av vesentlig samfunnsmessig betydning. Hvis vi ikke selv kan se storheten i oppgaven, hvordan kan vi da vente at andre skal se den? Vi må selv formulere betydningen av vårt arbeid og stolt reise nakken og si: Det er vi som sikrer samfunnets dokumentasjon, i samtid og ettertid. Det er vi som sikrer en viktig del av dets kulturarv. OM Å LEVE I NUET Selv fra administrativt hold i forvaltningen er jeg mang en gang blitt møtt med argumenter som røper overraskende lav innsikt når det gjelder viktigheten av et godt arkivarbeid og et ditto arkiv. Mange forstår rett og slett ikke at en institusjon som ikke kan dokumentere hva den har gjort, er noe tvilsom. Heller ikke at den bryter med lovgivningen, som jo baserer borgeres rettigheter på at rikets dokumentasjon finnes bevart. De lever i nuet, på sett og vis uten bekymring for fremtid og uten byrder av fortid. Hver dag har nok med sin plage. Men hvordan skal slike personer kunne gripe langt vanskeligere begreper i arkivenes verdi-verden, som kulturarv, røtter og identitet? Vi står i en motvind av manglende forståelse, men vinden er blitt mildere etter at vi som yrkesgruppe er blitt sterkere, mer kvalifisert og mer høyttalende de siste årene. Det er ikke bare rent teknisk og teknologisk det er skjedd mye i arkivnorge. Det er også skjedd noe med oss! 16 Liv Mykland har vært ansatt i flere statsarkiv og i Aust- Agder-Arkivet, og er siden 1987 statsarkivar i Tromsø. Sammen med Kjell-Olav Masdalen har hun utgitt boken Administrasjonshistorie og arkivkunnskap. Kommunene (1987). Hun arbeider nå på oppdrag av Riksarkivaren med en håndbok om arkivmateriale i statsarkivene. MOTIVERING OG MOTIVASJON Fremover er det avgjørende at vi som forstår, fortsatt holder vårt eget engasjement og vår egen forståelse levende. Dere som har daglig fremfinning av arkivmateriale i deres arbeid, hva enten det nå gjelder yn&re eller eldre arkiv, har en løpende bekreftelse på nytten av arbeidet. Dere vet hvor avgjørende det er om et dokument er til stede eller ikke. Dere vet hvor svakt en sak står når den ikke er dokumentert. Hvor fantastisk det kan være å legge akkurat det rette dokumentet på bordet. Dette er erfaringer jeg sjelden har fatt gjøre i min daglige jobb som statsarkivar. I stor grad har jeg måttet rette hovedinnsatsen av mitt arbeid på det å gi rammer og fundamenter for andres arbeid med arkiver. Deri innbefattet å styrke andre i overbevisningen om at det er viktig at arkivarbeidet blir gitt den prioritet og de ressurser det skal ha. Jeg må gi av min forståelse av arkivenes viktighet, forklare dem hva det dreier seg om. Gi motivering og motivasjon. Selv har jeg vedlikeholdt min motivasjon og mitt engasjement i ly av et hemmelig liv: Jeg pleier omgang med kulturarven. Og dette gir meg inspirasjon og stadig dypere forståelse for mitt eget fagområde. Det dreier seg om en person som er kommet til å stå meg meget nær. PETER ARNET AMUNDSEN Han heter Peter Arnet Amundsen og jeg har aldri truffet ham. Han ble født i Hyllestad i Sogn i 1872, familien flyttet til Bergen da han var i femårsalderen, han gikk folkeskole og begynte i snekkerfaget der, og dro siden til Amerika. Han var baptist, gikk på baptistenes presteskole ved Chicago, kom hjem igjen, ble arkitekt og arbeidet i Trondheim og Ålesund, dro til Amerika på ny i 1906, kom til Tromsø i 1914 og ble siden her til

17 han døde i Her var han så i en trettiårsperiode byens stadskonduktør, en kombinasjon av stillingene som bygningssjef, reguleringssjef og kommunearkitekt. I tillegg hadde han privatoppdrag som arkitekt - kommunen forutsatte det, så kunne lønnsutgiftene holdes nede. Utgangspunktet for mitt bekjentskap med Amundsen var interessen for hvem han var, den mannen som hadde tegnet en de1 vakre bygninger i Tromsø. Og snart var jeg så fanget inn av arbeidet at jeg satte meg fore å dokumentere hans livsløp. Jeg har lett etter hans spor over alt i intervjuer med mennesker som har kjent ham, i bøker og på fotografier. Jeg har fulgt ham i kommunale arkiver, statlige arkiver og privatarkiver, i Norge og i Amerika. Jeg har dratt dit han har hatt sitt 1:11:11 flåtà-\/ racak. MOT 5F12A1 D dt p. )krnei Arntincisen Ark.1-r0mbt

18 hjem og der han har arbeidet, sett hans bolig og arbeidssted. Sett hus han har tegnet, de eldste er snart 100 år. Jeg har funnet tegningene av dem. Denne reisen har brakt meg til steder, tider og miljøer som har gitt meg en rikere virkelighet, en større forståelse av mitt eget ståsted som menneske - og som arkivar. BILDER SOM ENDRER SEG Gradvis har et sammensatt bilde dannet seg hos meg, og stadig er bildet blitt revidert etter som nye opplysninger kommer til og skaper ny innsikt. Gjennom dette arbeidet har jeg fått fornyet og fordypet forståelse av hva arkivene representerer, og hvordan de gir oss mulighet til å se vår egen tid i lys av de hendelsene som har ført oss hit, det samfunnet har utviklet seg fra. Jeg har også sett hvordan arkivet ikke bare er avhengig av alle sine enkelte deler, men at arkiver også er avhengig av hverandre kommunale og private og statlige arkiv - det er sammen de gir det hele bildet. Arkiver som er skapt og pleiet og bevart av uendelig mange hender på mange steder i verden. Et kildemateriale som kan suppleres og berikes med annet materiale - muntlige beretninger, fotografier... La meg gi dere et lite glimt fra min lange reise. Vi tar hurtigbåten sørover fra Tromsø. REISEN TIL HARSTAD Amundsen hadde bl.a. etterlatt seg tre tegninger av flotte bygninger i Harstad. De var fra og viste stilfulle hus i jugendstil, en stil Amundsen jo også hadde tegnet i under gjenreisingen av Ålesund. Jeg gledet meg meget til å komme til Harstad. Til å finne husene, se dem stå der. En valfart slik jeg hadde gjort så mange andre steder, ikke minst i Tromsø. Jeg kom frem til Harstad en lys augustkveld, og streifet om i byen med fotografiapparatet. Her var det jugendbebyggelse, og jeg var betatt. Jeg var i den første verdenskrigens tid. Jeg fant raskt det som måtte være de tre husene på tegningene, og merket meg enda noen flere hus som nok måtte være Amundsens. Jeg skrev ned adresser og tok bilder. Jeg kjente meg beruset av resultatene - 11 nye Amundsen-hus på min liste - litt av en fangst! Den kvelden unte jeg meg en ekstra god middag på hotellet for å feire - hevet glasset for arkitekt Amundsen, Harstad by og meg selv. BYGGESAKSARKIVET Neste morgen skred jeg forventningsfullt inn i Harstad rådhus og fant byggesaksarkivet, her skulle bevisene hentes. Og her skulle jeg finne flere Amundsentegninger. Hele dagen satt jeg der og gikk gjennom mappe etter mappe. Resultatet var uventet. Ingen av de tre Amundsen-husene jeg hadde tegning av, var blitt bygget. De andre husene jeg hadde festet meg ved, var tegnet av en annen - men årstallet, perioden stemte med det jeg hadde anslått. Var dette så en trist dag, en nedtur uten like etter gårsdagens seierssikre byrunde og festmiddag? Visst ikke. Det var tvert i mot en dag som lærte meg mye og beriket min verden. Riktignok fikk jeg ikke flere Amundsen-hus på min liste, men jeg fikk slått fast at de tre husene jeg hadde tegning av, aldri var reist. Jeg lærte at jeg aldri kan slå fast at et hus "må" være tegiet av den og den, før jeg har fått det bekreftet - og den erfaringen kan overføres til ethvert dokumentasjonsområde! Jeg lærte at arkitekter i denne perioden tegner svært likt hverandre - her er stilretninger som har klare krav til hvordan det skal være og ikke være. Og jeg lærte at jeg gjennom dette arbeidet hadde opparbeidet et riktig godt skjønn mht. å anslå perioder - jeg hadde datert husene aldeles riktig. Jeg lærte om Harstad-arkitekt Bjørhovde, som hadde tegnet flere av de husene jeg hadde tildelt Amundsen. Og da jeg kom hjem til statsarkivet og kikket i de statlige arkivene, lærte jeg enda mer - om økonomiske vanskeligheter og konkurser som forklarte hvorfor de tre harstadhusene ikke var blitt satt opp. Jeg fikk et utdypet forhold til perioden, de tre potensielle byggherrene og til Harstad by. KULTURARVEN Jeg hadde gjort et spadestikk i kulturarven. For meg fikk de tre tegningene en sammenheng og en historie, og jeg selv fikk større innsikt i hva arkivene betyr som dokumentasjon. Jeg hadde erfart spenningen du går til arkivene med når du vil ha bekreftet din hypotese. Forbauselsen og frustrasjonen over at du har tatt feil. Ny interesse fordi helhetsbildet blir forandret og nyansert når den virkelige historien får komme frem. De tre husene ble aldri bygget. Men tegningene viste eiernes ambisjoner og drømmer under første verdenskrig, en tid da det var kort vei mellom økonomisk storgevinst og konkurs. De illustrerer en hel periode. Dette er en enkeltopplevelse. Et tilsynelatende fullstendig mislykket arkivreise til Harstad, som står for meg som en av mine virkelig spennende arkivferder. Den gav meg forståelse av hva bevart arkiv representerer. Den lot meg for en dag tre inn i en annen tid enn min egen, og den lot meg komme forstandigere tilbake til nåtiden. En erfaring som beriket. For arkitekt Amundsen ble Harstad-tegningene trolig mindre berikende. I hans private kopibok har jeg funnet oppgitte brev til hver og en av de tre oppdragsgiverne, der han minner om sitt arkitekthonorar. Antagelig var det uerholdelig - men se det vet man ikke før man finner det dokumentert! 18

19 SEM & STENERSEX P ItOis,J1 Akersbakken 10 P 3 S bcks 2 7 HanshaLa,n C S L 0 -e'e'on. 22 9S CC 0-cnn orde=ax C ET RIMELIG ALTERNATIV SERIE-/OBJEKTARKIV Passer i de fleste veggskap og reoler Lett å betjene Sparer plass 5 5, Merking med fargede etiketter «sier ifra» dersom en mappe plasseres feil Leveres med 5, 10 og 20 mmryggbredder Vi ønsker informasjon om arkiviøsninger med Prokom hyllemappe ED I Avsender Adresse Kontaktperson I Telefon Telefax

20 Kommunal arkivordning og rekneskapsordning gjennom tidene Dette er eit foredrag som Åse Eikemo Strømme heldt på arkivleiarseminaret til Interkommunalt arkiv i Hordaland hausten Foredraget byggjer for ein stor del på eigne erfaringar gjennom ordning av arkiv, og er her gjengitt så nært det originale manuskriptet som mogleg. Av Åse Eikemo Strømme, IKA Hordaland BAKGRUNN ARKIVANSVAR Formannskapslovene av 1837 hadde bestemmelser om arkiv. Desse slo fast at ordføraren hadde ansvaret for "bevaring af de Formandskabet vedkommende Protocoller og Brevskaber", og ved ordførarskifte skulle han overlata arkivet til etterfylgjaren sin. Kommunelovene av 1921 heldt fast ved at ordføraren hadde ansvaret for at kommunen sitt arkiv var forsvarleg ordna og oppbevart. Lova sa også frå om at departementet kunne gje forskrifter om oppbevaring, ordning av og tilsyn med kommunestyret sitt arkiv. Departementet kunne bestemma at eldre arkivsaker, som ikkje var i bruk, skulle sendast inn til eit statsarkiv dersom dei ikkje vart oppbevarte på ein trygg måte. I dei nye kommunelovene av 1938 kunne departementet pålegga kommunen å innreia rom der arkivsakene vart trygt oppbevarte. Lova av 1954 sa det same. Ved kongeleg resolusjon påla departementet Riksarkivaren å føra tilsyn med kommunearkiva: arkiva til alle kommunale etatar og institusjonar blei dette ansvaret delegert til statsarkiva, slik at dei kan føra tilsyn med at lovbestemmelsen vert fylgt. Interkommunalt arkiv har no denne funksjonen i medlemskommunane kom lova om arkivvern (arkivlova) både for offentlege og private arkiv. I 6 seiast det om følgjande om arkivansvaret: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid" Ved kommunelova av 1992 gjekk ansvaret for dei kommunale arkiva over frå ordføraren til rådmann eller administrasjonensj efen. ORDEN OG SYSTEM ELLER... Til tross for lover og reglar for dei kommunale arkiva, er nok ein del gått tapt fram gjennom tidene. Det ser me som driv med ordning av dei gamle historiske arkiva, på tomroma eller lakunene i arkivseriane. Fleire møtebøker og mange tiår av sakskorrespondanse manglar etter dei enkelte arkivskaparane. Noko kan vera gått tapt p.g.a. dårleg og fuktige lagring, eller det kan vera rydda bort og brent i "rein uvitenhet." Like eins kan det framleis også vera i privat eige, etter ein tidlegare nemndformann og politikar, og der ingen lenger kjenner ansvaret for å få dette innlevert til komrnunearkivet. Ein del av det gamle saksarkivet finn me i kaos, og veit ikkje kva ende me skal byrja i for å få det i tilfredsstillande orden. Men stort sett er det orden og system i det meste, om enn på mange ulike måtar. ORDNINGSMÅTAR No skal eg koma inn på alle desse ulike måtane og systema som saksarkiva fram igjennom tidene er vortne ordna etter. Alle me som arbeider med arkiv til dagleg kjenner til brevjournalen og journalføring av inn- og utgåande korrespondanse. No skal de få høyra om bakgrunnen for brevjournalen: Det var i Rentekammeret (finansdepartementet) i Danmark at ein i 1740 kom fram til at dagleg registrering av dokumenta var eit tenleg hjelpemiddel for mellom anna å sikra rettstryggleiken. Det hadde oppstått ei svindelsak, og det var vanskeleg å føra bevis for kva dokument som hadde kome inn og gått ut av Rentekammeret. Slik oppstod det me i dag kjenner som registrering i brevjournalen, journalføring. I Noreg vart det aktuelt med journalfering for statsforvaltninga etter I kommunane kom dette ved formannskapslovene I 24 står det: "Ethvert Formandskab skal have følgende af 20