Saksliste Møteinnkalling 4/16 Godkjenning av innkalling til møte Møteprotokoll 4/16 Godkjenning av protokoll fra møte Saker

Transkript

1 Meeting Book: Notodden kontrollutvalg ( ) Notodden kontrollutvalg Date: T10:30:00 Location: Formannskapssalen Note:

2 Saksliste Møteinnkalling 4/16 Godkjenning av innkalling til møte Møteprotokoll 4/16 Godkjenning av protokoll fra møte Saker til behandling 19/16 Oppfølging av kontrollutvalgets sak om manglende svar fra Notodden kommune 13 20/16 Orientering om post/arkivtjenesten i Notodden kommune 34 21/16 Referatsaker Notodden kontrollutvalg 37 22/16 Årsmelding 2015 for kontrollutvalget - Notodden Kommune 38 23/16 Budsjett for kontroll og tilsyn Notodden kommune 47 24/16 Vurdering av oppdragsansvarlig revisor og oppdragsrevisors uavhengighet i forhold til Notodden kommune 58 25/16 Overordnet revisjonsstrategi regnskapsrevisjon Notodden kommune /16 Eventuelt Notodden kontrollutvalg 71

3 Arkivsak-dok. Saksbehandler 15/ Beate Marie Dahl Eide Saksgang Notodden kontrollutvalg Notodden kontrollutvalg Møtedato Godkjenning av innkalling til møte Forslag fra sekretariatet: Møteinnkallingen til møte godkjennes. Saksopplysninger: Vedlegg: Møteinnkalling

4 Arkivsak-dok. Saksbehandler 15/ Beate Marie Dahl Eide Saksgang Notodden kontrollutvalg Notodden kontrollutvalg Møtedato Godkjenning av protokoll fra møte Forslag fra sekretariatet: Møteprotokoll fra møte godkjennes. Saksopplysninger: Møteprotokoll fra møte legges frem for godkjenning. Vedlegg: Møteprotokoll fra møte

5 Møteprotokoll Notodden kontrollutvalg Dato: Sted: Arkivsak: kl. 9:00 Formannskapssalen 15/09398 Til stede: Leder Karin Follerås (H) Nestleder Odd-Arne Thorbjørnsen (H) Medlem Bjarne Bakken (Ap) Medlem Anne Solberg (Ap) Møtende varamedlemmer: Varamedlem Magne Gravningen (Ap) Forfall: Medlem Sveinung Hesjedal (H) Andre: Rådmann Svein Aannestad Virksomhetsleder barnevernstjenesten Toril Hovind Kommunalsjef Oppvekst Jan Erik Søhol Utvalgssekretær Beate Marie Dahl Eide, Temark Protokollfører: Beate Marie Dahl Eide Sakskart Side Møteinnkalling 3/16 15/ Godkjenning av innkalling til møte Møteprotokoll 3/16 15/ Godkjenning av protokoll fra møte Saker til behandling 16/16 16/ Forvaltningsrevisjonsprosjekt Barnevern - problemstillinger i 1 5

6 prosjektet - Notodden kommune 17/16 15/ Møteplan 2. halvår 2016 for Notodden kontrollutvalg 6 18/16 16/ Eventuelt Notodden kontrollutvalg 7 Ved starten av møtet orienterte rådmann Svein Aannestad, virksomhetsleder barnevernstjenesten Toril Hovind og kommunalsjef Oppvekst Jan Erik Søhol i sak 16/16 om status for barnevernet i Notodden. Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 16-18/16. Notodden/Bø, Karin Follerås Kontrollutvalgsleder Beate Marie Dahl Eide Utvalgssekretær 2

7 Møteinnkalling 3/16 Godkjenning av innkalling til møte Handsama av 1 Notodden kontrollutvalg Møtedato Forslag fra sekretariatet: Møteinnkallingen til møte godkjennes. Møtehandsaming Votering Enstemmig. Vedtak Møteinnkallingen til møte godkjennes. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 3 Saknr 3/16

8 Møteprotokoll 3/16 Godkjenning av protokoll fra møte Handsama av 1 Notodden kontrollutvalg Møtedato Forslag fra sekretariatet: Møteprotokoll fra møte godkjennes. Møtehandsaming Votering Enstemmig. Vedtak Møteprotokoll fra møte godkjennes. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 4 Saknr 3/16

9 Saker til behandling 16/16 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Barnevern - problemstillinger i prosjektet - Notodden kommune Handsama av 1 Notodden kontrollutvalg Møtedato Saknr 16/16 Forslag fra sekretariatet: Saken legges frem uten innstilling. Møtehandsaming Rådmann Svein Aannestad, virksomhetsleder barnevernstjenesten Toril Hovind og kommunalsjef Oppvekst Jan Erik Søhol orienterte om status for barnevernet i Notodden. Kontrollutvalget stilte spørsmål og fikk svar. Forslag til vedtak fra kontrollutvalget: Kontrollutvalget ønsker følgende punkter tatt med i forvaltningsrevisjonsprosjektet, i tillegg til vedtaket i møte : - Hvilke kvalitetssikringsverktøy har barnevernstjenesten når det gjelder det forebyggende arbeidet? Votering Enstemmig. Vedtak Kontrollutvalget ønsker følgende punkter tatt med i forvaltningsrevisjonsprosjektet, i tillegg til vedtaket i møte : - Hvilke kvalitetssikringsverktøy har barnevernstjenesten når det gjelder det forebyggende arbeidet? [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 5

10 17/16 Møteplan 2. halvår 2016 for Notodden kontrollutvalg Handsama av 1 Notodden kontrollutvalg Møtedato Forslag fra sekretariatet: Møteplan for 2. halvår endres til følgende datoer: Onsdag Onsdag Tysdag Møtehandsaming Votering Enstemmig. Vedtak Møteplan for 2. halvår endres til følgende datoer: Onsdag Onsdag Tysdag [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 6 Saknr 17/16

11 18/16 Eventuelt Notodden kontrollutvalg Handsama av 1 Notodden kontrollutvalg Møtedato Saknr 18/16 Forslag fra sekretariatet: Møtehandsaming 1) Medlem Anne Solberg tok opp temaet post/arkiv; journalføring av inngående post/søknader og svar. Kontrollutvalget diskuterte saken. Kontrollutvalget foreslo følgende vedtak: «Kontrollutvalget ber om en orientering om post/arkivtjenesten i Notodden kommune i neste møte, herunder spørsmål om Notodden kommunes arkivplan, rutiner for journalføring av inngående post/søknader/mail/sms, postlister, rutiner for svar på henvendelser til kommunen og rutiner for bruk av unntatt offentlighet». 2) Leder Karin Follerås orienterte om forrige formannskapsmøte der saker fra kontrollutvalget ble behandlet. Kontrollutvalget foreslo følgende vedtak: «Kontrollutvalget ber leder ta kontakt med ordfører for å få utsatt behandlingen av KU-sak 14/16 / FS 31 og 32/16 fra kommunestyrets møte Kontrollutvalget reagerer på måten rådmannen har behandlet saken fra kontrollutvalget/ revisjonens rapport, og vil følge opp dette videre». Votering Enstemmig Vedtak 1) Kontrollutvalget ber om en orientering om post/arkivtjenesten i Notodden kommune i neste møte, herunder spørsmål om Notodden kommunes arkivplan, rutiner for journalføring av inngående post/søknader/mail/sms, postlister, rutiner for svar på henvendelser til kommunen og rutiner for bruk av unntatt offentlighet. 2) Kontrollutvalget ber leder ta kontakt med ordfører for å få utsatt behandlingen av KU-sak 14/16 / FS 31 og 32/16 fra kommunestyrets møte Kontrollutvalget reagerer på måten rådmannen har behandlet saken fra kontrollutvalget/ revisjonens rapport, og vil følge opp dette videre». [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 7

12 8

13 Arkivsak-dok. Saksbehandler 16/ Beate Marie Dahl Eide Saksgang Notodden kontrollutvalg Møtedato Oppfølging av kontrollutvalgets sak om manglende svar fra Notodden kommune Forslag fra sekretariatet: 1) Kontrollutvalget stadfester sitt vedtak i KU-sak 14/16. 2) Kontrollutvalget ber om at denne saken oversendes kommunestyret som et tillegg til KU-sak 14/16, og at sakene sees under ett i kommunestyrets behandling. Bakgrunn for saken: Notodden kontrollutvalg behandlet KU-sak 14/16 Rapport om manglende svar til revisjon Notodden kommune, og oversendte deretter saken til formannskap og kommunestyret. Manglende svar på henvendelser over tid Bakgrunnen for saken var at Telemark kommunerevisjon IKS v/oppdragsrevisor over lang tid har meldt til kontrollutvalget at revisjonen har problem med å få svar på sine henvendelser til administrasjonen i Notodden kommune. Flere av problemstillingene og spørsmålene har revisjonen etterlyst svar fra administrasjonen på over flere år. Dette har vært et tilbakevendende tema i revisors orienteringer til kontrollutvalget. Etter kontrollutvalgsmøtet i desember 2015 sendte revisor et brev til rådmannen, der det ble varslet av det skulle lages en egen sak til kontrollutvalget, og rådmannen ble bedt om å gi sin vurdering av de ulike forholdene. 22. februar 2016 fikk revisjonen skriftlig tilbakemelding fra rådmannen. Revisor orienterte muntlig i kontrollutvalgsmøtet 14.mars 2016 om svaret revisor hadde fått. Kontrollutvalget ba revisor legge frem saken i form av en skriftlig rapport til kontrollutvalget i neste møte. Denne ble lagt frem til møtet Revisors rapport Rapporten fra revisjonen inneholder en gjennomgang av de mest sentrale områdene revisjonen har bedt om tilbakemelding på, og rådmannens tilbakemelding på det enkelte område. Det er viktig å påpeke at selv om tilbakemeldingene i saken fremstilles i èn samlet rapport, så er det enkelte område i seg selv så viktig og omfattende at spørsmålene hver for seg kunne blitt tatt opp 1

14 som enkeltstående saker i kontrollutvalget. Det vises til rapporten fra revisor for en fullstendig gjennomgang av revisors spørsmål og rådmannens tilbakemelding på det enkelte punkt. Kontrollutvalgets saksfremlegg i KU-sak 14/16 gir et resyme av revisors rapport (se vedlegg). De viktigste punktene revisor har etterlyst svar på er: - Avtaler - Offentlig støtte - Bok- og blueshuset - Misligheter - Dokumentasjon for mva ved oppføring av bygg/anlegg mva-lovens Konkurransebestemmelsene i kompensasjonsloven - E-handel Rådmannen har tatt tak i flere av punktene revisjonen har bedt om tilbakemelding på, men det er behov for videre oppfølging og/eller mer konkret tilbakemelding på de fleste av punktene. Kontrollutvalgets vedtak Utvalget gjorde på bakgrunn av revisors rapport til kontrollutvalget følgende vedtak i KU-sak 14/16: «Kontrollutvalget minner om at det å ha en god kommunal egenkontroll, herunder at man har tydelige rutiner og retningslinjer som er godt kjent i hele organisasjonen er viktig. Kontrollutvalget mener det er uakseptabelt at kommunerevisjonen ikke får svar på sine henvendelser til administrasjonen i Notodden kommune, eller at de først får svar etter lang tid og gjentatte purringer. Kontrollutvalget og revisjonen utfører et oppdrag på vegne av kommunestyret, og administrasjonen hindrer på denne måten den demokratiske kontrollen av den kommunale virksomheten. Kontrollutvalget oversender rapporten om manglende svar på revisjonens henvendelser til Notodden kommune til kommunestyret, og ber om at rapporten gjennomgåes i formannskapet i forkant av endelig behandling i kommunestyret. Rapporten omhandler viktige områder relatert til regelverk og rutiner for Notodden kommunes drift og virksomhet, som de folkevalgte bør vere oppdatert på og orientert om. Kontrollutvalget ber om at revisor får gjennomgå rapporten i formannskapet og kommunestyret. Kontrollutvalget vil, sammen med revisjonen, følge opp de ulike temaene rapporten berører fremover». Sakens videre behandling I kontrollutvalgets møte orienterte kontrollutvalgsleder fra formannskapets behandling av saken. Det kom da frem at rådmannen hadde laget en «tilleggssak» («motsak») til kontrollutvalgets sak til formannskap og kommunestyre. Kontrollutvalget vedtok på bakgrunn av dette følgende: «Kontrollutvalget ber leder ta kontakt med ordfører for å få utsatt behandlingen av KU-sak 14/16 / FS 31 og 32/16 fra kommunestyrets møte Kontrollutvalget reagerer på måten rådmannen har behandlet saken fra kontrollutvalget/ revisjonens rapport, og vil følge opp dette videre». Kontrollutvalgsleder tok kontakt med ordfører, og saken ble trukket fra sakskartet i kommunestyremøtet i juni. Saken til dette møtet er en oppfølging av kontrollutvalgets vedtak i juni. Ordfører og rådmannen er innkalt til møtet , og har bekreftet at de møter. 2

15 Saksopplysninger: Sekretariatet vil i saksfremlegget forsøke å oppklare og besvare enkelte av påstandene rådmannen kommer med i sin «tilleggssak». Fremming av «tilleggssak» - kontrollutvalgets innstillingsrett Det å legge frem en slags «motsak» til den saken kontrollutvalget fremmer for kommunestyret er ikke i tråd med måten saker fra kontrollutvalget skal behandles på. Rådmannen skriver i sin egen sak at han «synes vedtaket fra Kontrollutvalget referert over er så vidt spesielt at jeg finner det nødvendig å fremme egen sak for å få frem korrekt informasjon og min oppfatning av saken». Sekretariatet vil minne om at kontrollutvalget senest i mars 2016 sendte en uttalelse til kommunestyret om kontrollutvalgets innstillingsrett. Dette var knyttet til behandlingen av en annen sak, der rådmannen «var enig i» kontrollutvalgets konklusjoner, men likevel fremmet egen sak/innstilling for kommunestyret. I KU-sak 8/16 ble innstillingsretten grundig gjennomgått: «I kontrollutvalgsboken, som er Kommunal- og moderniseringsdepartementets veileder for kontrollutvalgsarbeid, redegjør departementet for sin generelle forståelse av kommuneloven og de aktuelle forskriftene. I kontrollutvalgsboken står det følgende om kontrollutvalgets innstillingsrett: «I saker der kontrollutvalget har innstillingsrett, har hverken administrasjonssjef eller folkevalgte organer anledning til å avgi innstilling. Kontrollutvalgets innstillingsrett er knyttet til saker hvor kontrollutvalget rapporterer resultater av sitt arbeid. (sekretariatets utheving) Dette gjelder blant annet: plan for selskapskontroll rapporter fra gjennomførte selskapskontroller plan for forvaltningsrevisjon rapporter fra gjennomførte forvaltningsrevisjoner rapportering om saker som ikke er fulgt opp av administrasjonen (sekretariatets utheving)» Kontrollutvalget har innstillingsrett når utvalget rapporterer resultatene av sitt eget arbeid. Eventuelle tilleggskommentarer fra rådmannen må presenteres i form av et notat eller lignende. Det kan ikke komme til erstatning for kontrollutvalgets innstilling eller saksfremlegg. Som sekretariatet beskrev i KU-sak 8/16 er det uvesentlig om rådmannen er «enig» med kontrollutvalget eller ikke i saken som legges frem. Det rokker ikke ved kontrollutvalgets klare innstillingsrett i slike saker, og prinsippet om at kontrollutvalgets saksfremlegg og innstilling skal legges uendret frem for kommunestyret. Påstand: «Uvanlig saksbehandling» Rådmannen oppfatter det som spesielt at kontrollutvalget velger å legge saken frem for formannskapet fremfor kun direkte til kommunestyret. Hovedregelen er at saker fra kontrollutvalget blir fremmet direkte for kommunestyret. Fra tid til annen legges saker fra kontrollutvalget frem for andre utvalg før sluttbehandling i kommunestyret. Dette er innenfor ordinær saksbehandling, og er blant annet fast praksis for kontrollutvalgets uttalelse til regnskapssaken og kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll og tilsyn. De siste årene har stadig flere kommuner latt forvaltningsrapporter gå gjennom det respektive fagutvalg til informasjon og evt. uttale før endelig behandling i kommunestyret. Innstillingsretten til kontrollutvalget gjelder uansett hvilke utvalg om uttaler seg om saken på veien til kommunestyret. 3

16 Departementets veileder beskriver dette tydelig; «Kontrollutvalgets innstillingsrett til kommunestyret er ikke til hinder for at saker fra kontrollutvalget kan behandles i andre folkevalgte organer, før de behandles i kommunestyret. Kontrollutvalgets saksframlegg og innstilling skal likevel gå uendret til kommunestyret, og framgå tydelig av saksdokumentene». Påstand: «Rådmannen har svart raskt» Rådmannen skriver i sin sak at «Som det fremgår av sakens vedlegg, ba rådmannen om utsatt svarfrist med klare begrunnelser og leverte et grundig og omfattende svar 2 dager etter fristen. På denne bakgrunn fremstår det siterte vedtaket fra Kontrollutvalget høyst merkelig». KU-sal 14/16 og kontrollutvalgets vedtak i saken handler ikke om hvor lang tid rådmannen har brukt på å svare på den siste henvendelsen fra revisor. Saken handler om Notodden kommunes manglende svar på mange henvendelser over år. Dette beskrives bla. tydelig i brevet fra revisor; «Det er imidlertid et problem for utførelsen av vår revisjon at det tar lang tid før vi får svar, i andre tilfelle at vi ikke får svar i det hele tatt. Dette er tatt opp med deg (rådmannen) muntlig tidligere». Påstand: «Saken til kontrollutvalget er mangelfull» I saken sin kritiserer rådmannen saksbehandlingen i KU-sak 14/16, og er kritisk til at brevene han har sendt til revisor ikke er lagt ved til kontrollutvalget: «Dette gir, etter rådmannens oppfatning, et fragmentert og ikke fullstendig og riktig inntrykk av saken som grunnlag for Kontrollutvalget sin behandling». Sekretariatet ser at det er behov for å klargjøre revisor og sekretærs roller; Revisor og sekretær er ansatt i to ulike selskaper, og har ulike roller overfor kontrollutvalget. Revisor utfører løpende revisjon av kommunens regnskaper, i tråd med lovverket og sitt oppdrag. Oppdragsrevisor er ansatt i Telemark kommunerevisjon IKS, som Notodden kommune er medeier i. Revisor rapporterer resultatene av sitt arbeid til kontrollutvalget. Sekretariatet, Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark), er sekretær for kontrollutvalget, og den som er saksbehandler for utvalget. Notodden kommune er medeier i Temark. Sekretariatet saksbehandler alle saker til kontrollutvalget, og er faglig rådgiver, møtesekretær og tilrettelegger. Sekretariatet iverksette kontrollutvalgets ulike vedtak. Brevveksling mellom rådmann og revisor er noe sekretariatet (eller kontrollutvalget) sjelden har detaljert innsikt i. Å sende ulike henvendelser til administrasjonen er en del av revisors løpende arbeid, og det er kun ved behov at innholdet i slik kommunikasjon meddeles kontrollutvalget (sekretariatet). Dette gjøres i de fleste tilfeller i form av muntlig orienteringer og ulike skriftlige rapporteringsformer. En rapport er et skriftlig sluttprodukt revisor overleverer utvalget. I denne saken, som i andre, har sekretariatet basert sin saksbehandling på revisors muntlige orienteringer og revisors skriftlige rapport som grunnlag for sin saksbehandling. I revisors rapport har revisor tatt for seg det viktigste, sett fra revisors faglige ståsted. Det er derfor en urimelig kritikk fra rådmannen at saken skulle vært opplyst med andre dokumenter. Sekretariatet ba i denne saken om å få tilgang til brevvekslingen mellom rådmann og revisor, for å ha mulighet til å starte saksbehandlingen i påvente av ferdigstilling av rapporten. Revisor oversendte brevene, og disse ble journalført. Kontrollutvalget har forholdt seg til revisors rapport på vanlig måte, da denne er dekkende for kontrollutvalgets behov for informasjon. Påstand 4: «Rådmannen har ikke fått gitt sitt syn på saken» Rådmannen gir i sitt saksfremlegg inntrykk av at rådmannen ikke har hatt mulighet til å svare for seg (kontradiksjon), og at han ikke er kalt inn til kontrollutvalget for å uttale seg i saken. Rådmannen ble ved årsskiftet (i brevet fra revisor) gjort klart over at hans svar til revisor ville danne grunnlaget for en egen sak for kontrollutvalget, nettopp for at rådmannen skulle få anledning til å uttale 4

17 seg og gi uttrykk for sitt syn før revisor skrev sin rapport. Det er rapporten fra revisor kontrollutvalget har basert sitt vedtak på. Det ble også avholdt et kontrollutvalgsmøte mellom rådmannens svar til revisor og at rapporten ble lagt frem for utvalget. I møtet ble revisor bedt om å legge frem rapport i neste møte. Rådmannen har også mottatt protokoll fra dette møtet. Sekretariatet tar selvkritikk på at rådmannen ikke mottok eksplisitt beskjed om å møte i KU-møtet i mai, men siden kommunens regnskap for 2015 var tema i samme møte antok man at rådmannen dermed ville være tilstede. Rådmannen mottar alle innkallinger og protokoller fra kontrollutvalgets møter samtidig med kontrollutvalget. Påstand 5: «Kontrollutvalgets kritikk er urimelig» Rådmannen skriver i saken sin at han finner kritikken fra kontrollutvalget urimelig, blant annet begrunnet i at kan har vært rådmann i kommunen i 2 år, og at noen av sakene har pågått lenger enn dette. Til dette er det å anføre at kontrollutvalgets kritikk omhandler rådmannen som institusjon og øverste ansvarlig for Notodden kommunes administrasjon, ikke rådmannen som person. Vurdering fra sekretariatet: Saken fra kontrollutvalget har fått en spesiell utvikling etter at rådmannen valgte å legge frem en «tilleggssak» («motsak») til kontrollutvalgets sak. Rådmannen står fritt til å legge frem informasjon til formannskap og kommunestyret for å supplere saker, også fra kontrollutvalget, om han finner det nødvendig. Men, når rådmannen legger frem en helt egen sak, brytes Kommunelovens prinsipper om at kontrollutvalget rapporterer direkte til kommunestyret, og har selvstendig innstillingsrett i saker fra kontrollutvalget til kommunestyret. Det er sekretariatet, som uavhengig instans, som er saksbehandler for kontrollutvalget. Utvalget skal kontrollere kommunens virksomhet, og rådmannen har derfor ingen rolle i saksgangen mellom kontrollutvalget og kommunestyret. Dette er tydelig beskrevet i Kommuneloven med tilhørende forskrifter. Det er en viktig premiss for kontrollutvalgets arbeid at at utvalget er uavhengig og at utvalget har et uavhengig sekretariat. Kontrollutvalgsforskriften beskriver dette grundig; Det er det uavhengige sekretariatet som skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. Sekretariatet skal være uavhengig av kommunens administrasjon og den som utfører revisjon for kommunen. Den som utfører sekretariatsfunksjon for kontrollutvalget er direkte underordnet kontrollutvalget og skal følge de retningslinjer og pålegg som utvalget gir. Administrasjonssjefen har innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde ikke instruksjons- eller avgjøringsmyndighet overfor sekretariatet. Sekretariatet viser ellers til gjennomgangen av rådmannens «tilleggssak» i saksfremlegget. Sekretariatet vil for fremtiden sørge for å gi rådmannen eksplisitt innkalling til alle de møter han forventes å møte på. Saken fra kontrollutvalget sendes nå på nytt over til kommunestyret til endelig behandling. Vedlegg: 1) KU-sak 14/16, med vedlegg. 2) Rådmannens sak til formannskapet, 32/16, med vedlegg. (noen vedlegg er felles for de to sakene, men legges bare ved en gang) 5

18 6

19 Saksutskrift Arkivsak-dok. Arkivkode Sakshandsamar 16/ Beate Marie Dahl Eide Saksgang 1 Notodden kontrollutvalg Møtedato Saknr 14/16 Rapport om manglende svar til revisjon - Notodden kommune Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalget minner om at det å ha en god kommunal egenkontroll, herunder at man har tydelige rutiner og retningslinjer som er godt kjent i hele organisasjonen er viktig. Kontrollutvalget mener det er uakseptabelt at kommunerevisjonen ikke får svar på sine henvendelser til administrasjonen i Notodden kommune, eller at de først får svar etter lang tid og gjentatte purringer. Kontrollutvalget og revisjonen utfører et oppdrag på vegne av kommunestyret, og administrasjonen hindrer på denne måten den demokratiske kontrollen av den kommunale virksomheten. Kontrollutvalget oversender rapporten om manglende svar på revisjonens henvendelser til Notodden kommune til kommunestyret, og ber om at rapporten gjennomgåes i formannskapet i forkant av endelig behandling i kommunestyret. Rapporten omhandler viktige områder relatert til regelverk og rutiner for Notodden kommunes drift og virksomhet, som de folkevalgte bør vere oppdatert på og orientert om. Kontrollutvalget ber om at revisor får gjennomgå rapporten i formannskapet og kommunestyret. Kontrollutvalget vil, sammen med revisjonen, følge opp de ulike temaene rapporten berører fremover. Bakgrunn for saken: Telemark kommunerevisjon IKS v/oppdragsrevisor har over tid meldt til kontrollutvalget at revisjonen har problem med å få svar på sine henvendelser til administrasjonen i Notodden 1

20 kommune. Mange av problemstillingene og spørsmålene har revisjonen etterlyst svar på over flere år. Etter kontrollutvalgsmøtet i desember 2015 ga revisor rådmannen enda en ny frist for å gi tilbakemelding til revisor, før saken ville bli lagt frem for kontrollutvalget som sak. Revisor har bedt om tilbakemelding på de viktigste punktene man har manglet tilbakemelding på. 22. februar 2016 fikk revisjonen skriftlig tilbakemelding fra rådmannen. Kontrollutvalget ba revisor legge frem dette i form av en rapport til kontrollutvalget. Saksopplysninger: Rapporten fra revisjonen inneholder en gjennomgang av de mest sentrale områdene revisjonen har bedt om tilbakemelding på, og rådmannens tilbakemelding på det enkelte område. Det er viktig å påpeke at selv om tilbakemeldingene her fremstilles i en samlet rapport, så er det enkelte område i seg selv så viktig og omfattende at spørsmålene hver for seg kunne blitt tatt opp som enkeltstående saker i kontrollutvalget. Det vises til rapporten fra revisor for en fullstendig gjennomgang av revisors spørsmål og rådmannens tilbakemelding på det enkelte punkt. Rådmannen har tatt tak i flere av punktene revisjonen har bedt om tilbakemelding på, men det er behov for videre oppfølging og/eller mer konkret tilbakemelding på de fleste av punktene. De viktigste områdene revisjonen har tatt opp er: Avtaler: Mangler ved kommunens avtaler har vært et tema i flere år. Kontrollutvalget sendte en sak til kommunestyret i 2013 om dette, og det ble da vedtatt at alle avtaler skulle kvalitetssikres (juridisk og økonomisk). Kontroll av inngåtte avtaler etter denne saken var oppe i kommunestyret viser at avtaler f.eks. ikke blir signert. Det har vært varslet at det skal innføres et nytt system for arkivering og oppfølging av avtaler. Avtaler må uavhengig av dette signeres, og kvalitetssikres juridisk og økonomisk. Offentlig støtte: EØS-avtalen setter begrensninger i mulighetene til å gi tilskudd/støtte til næringsvirksomhet. Revisjonen etterspurte kommunens rutiner for offentlig støtte i 2013, og har purret på svar flere ganger. Det er nå utarbeidet retningslinjer. Det må følges opp at disse tas i bruk og etterfølges. Bok- og blueshuset: Bok- og blueshuset ble tatt i bruk i desember I en veileder om «Budsjettering av investeringer og avslutning av investeringsregnskapet» fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet står det bl.a. at sluttregnskapene skal avsluttes ved overtakelse og bruk av investeringsobjektet. Eventuelle påløpte utgifter i garantiperioden føres opp i egne prosjekter. I årene etter at Bok- og Blueshuset ble tatt i bruk har revisjonen etterlyst sluttregnskap, og først ikke fått konkrete svar, for så å få varsel om at sluttregnskap skulle legges frem våren 2015, senere før jul Det er per fremdeles ikke lagt frem sluttregnskap til politisk behandling. I årene etter 2013 har det påløpt ganske store utgifter på bygget uten at dette har vært budsjettert. Revisor påpeker at prosjektet ikke har hatt tilstrekkelig styring og rapportering. 2

21 Misligheter: Revisjonen sendte forespørsel om kommunens rutiner og fullmakter vedrørende behandling av misligheter første gang i Det er nå utarbeidet retningslinjer for saksbehandlingen i slike saker. Disse retningslinjene må bekjentgjøres og brukes i hele organisasjonen, og revisjon og kontrollutvalg må få informasjon om eventuelle misligheter. Dokumentasjon for mva ved oppføring av bygg/anlegg mva-lovens Mva-loven krever at kommunene lager egne oppstillinger for fradragsført mva på bygg/anlegg. Dette vil spesielt være aktuelt hvor kommunen har sammensatte bygg med eget bruk og utleie til andre. Dette ble tatt opp med kommunen første gang i 2014, og er senere purret uten at revisjonen har fått oversendt en slik oppstilling. Konkurransebestemmelsene i kompensasjonsloven: Hvis kommunen kan anses å drive med økonomisk aktivitet og være i en konkurransesituasjon med andre, vil ikke kommunen få fradrag for momskomp. Revisjonen ba kommunen vurdere sine aktiviteter opp mot denne bestemmelsen i Slik vurdering er ikkje levert. Skatteetaten har gjort en begrenset kontroll rundt Tinfosbadet m.m. Dokumentasjon av vurdering mtp mva-kompensasjon er viktig for kommunen å ha. E-handel: Notodden kommune har delvis tatt i bruk e-handel. Revisjonen sendte en forespørsel i 2014 for å få kartlagt IT-system og rutiner rundt dette. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet mener det er positivt at rådmannen er i gang med å utarbeide retningslinjer og rutiner der dette har manglet. Det er viktig at rådmannen har fokus på god internkontroll. Sekretariatet mener administrasjonens manglende svar på gjentatte henvendelser fra revisor er alvorlig og uakseptabelt. Manglende svar fra administrasjonen hindrer revisor og kontrollutvalget i å utføre det arbeidet man er pålagt å utføre på vegne av kommunestyret på en god og effektiv måte. Manglende informasjon hindrer revisor i å føre tilstrekkelig tilsyn med kommunens praksis og rutiner på aktuelle områder. Revisor må, sammen med kontrollutvalget, følge opp de ulike områdene tett også fremover. For å få nok fokus på det enkelte området bør det vurderes å ta opp de ulike temaene enkeltvis. Vedlegg: 1) Rapport til Notodden kontrollutvalg fra Telemark kommunerevisjon IKS, datert Notodden kontrollutvalg har handsama saken i møte sak 14/16 Møtehandsaming Oppdragsrevisor Ottar Kleppe orienterte om rapporten fra revisjonen. Kontrollutvalget stilte spørsmål, fekk svar og diskuterte saka. 3

22 Votering Enstemmig. Vedtak Kontrollutvalget minner om at det å ha en god kommunal egenkontroll, herunder at man har tydelige rutiner og retningslinjer som er godt kjent i hele organisasjonen er viktig. Kontrollutvalget mener det er uakseptabelt at kommunerevisjonen ikke får svar på sine henvendelser til administrasjonen i Notodden kommune, eller at de først får svar etter lang tid og gjentatte purringer. Kontrollutvalget og revisjonen utfører et oppdrag på vegne av kommunestyret, og administrasjonen hindrer på denne måten den demokratiske kontrollen av den kommunale virksomheten. Kontrollutvalget oversender rapporten om manglende svar på revisjonens henvendelser til Notodden kommune til kommunestyret, og ber om at rapporten gjennomgåes i formannskapet i forkant av endelig behandling i kommunestyret. Rapporten omhandler viktige områder relatert til regelverk og rutiner for Notodden kommunes drift og virksomhet, som de folkevalgte bør vere oppdatert på og orientert om. Kontrollutvalget ber om at revisor får gjennomgå rapporten i formannskapet og kommunestyret. Kontrollutvalget vil, sammen med revisjonen, følge opp de ulike temaene rapporten berører fremover. RETT UTSKRIFT DATO 10.mai

23

24

25

26

27

28 SAKSFREMLEGG TIL POLITISK BEHANDLING Saksbehandler: Arkivsaksnr: Løpenummer: Svein Aannestad 16/ /16 Arkiv: 040 &02 Utvalg: Formannskapet Kommunestyret SAK FRA KONTROLLUTVALGET OM MANGLENDE SVAR PÅ HENVENDELSER TIL NOTODDEN KOMMUNE - INFORMASJON FRA RÅDMANNEN Rådmannens innstilling til formannskapet: Formannskapet tar orienteringen fra rådmannen vedr. Rapport til Kontrollutvalget om manglende svar fra Notodden kommune til etterretning. Notodden kommune, Svein Aannestad rådmann Side 1

29 Vedlegg: 1. Brev datert fra Telemark kommunerevisjon IKS vedr. Manglende svar på henvendelser 2. Brev datert fra rådmannen til Telemark kommunerevisjon IKS vedr. Manglende svar på henvendelser 3. Brev datert fra rådmannen til Telemark kommunerevisjon IKS vedr. Manglende svar på henvendelser 4. Melding om vedtak: Rapport til Kontrollutvalget om manglende svar fra Notodden kommune datert Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget behandlet i møte sak vedr. Rapport om manglende svar til revisjon Notodden kommune og fattet i den forbindelse følgende vedtak: Kontrollutvalget minner om at det å ha en god kommunal egenkontroll, herunder at man har tydelige rutiner og retningslinjer som er godt kjent i hele organisasjonen, er viktig. Kontrollutvalget mener det er uakseptabelt at kommunerevisjonen ikke får svar på sine henvendelser til administrasjonen i Notodden kommune, eller at de først får svar etter lang tid og gjentatte purringer. Kontrollutvalget og revisjonen utfører et oppdrag på vegne av kommunestyret, og administrasjonen hindrer på denne måten den demokratiske kontrollen av den kommunale virksomheten. Kontrollutvalget oversender rapporten om manglende svar på revisjonens henvendelser til Notodden kommune til kommunestyret, og ber om at rapporten gjennomgås i formannskapet i forkant av endelig behandling i kommunestyret. Rapporten omhandler viktige områder relatert til regelverk og rutiner for Notodden kommunes drift og virksomhet, som de folkevalgte bør være oppdatert på og orientert om. Kontrollutvalget ber om at revisor får gjennomgå rapporten i formannskapet og kommunestyret. Kontrollutvalget vil, sammen med revisjonen, følge opp de ulike temaene rapporten berører fremover. Saksopplysninger: Rådmannen synes vedtaket fra Kontrollutvalget referert over er så vidt spesielt at jeg finner det nødvendig å fremme egen sak for å få frem korrekt informasjon og min oppfatning av saken. Saksbehandling Saker fra Kontrollutvalget skal fremmes direkte for kommunestyret. I den aktuelle saken har Kontrollutvalget fattet vedtak der de ber om at rapporten gjennomgås i formannskapet i forkant av endelig behandling i kommunestyret. Dette i tillegg til normal saksgang som er at saken legges direkte frem for kommunestyret. Arkivsaksnr.: Løpenr.: 16/ /16 Side 2

30 Rådmannen oppfatter denne spesielle saksbehandlingen som et uttrykk for det alvoret Kontrollutvalget tydeligvis legger i saken. Manglende svar Rådmannen henviser til sakens vedlegg hvor det fremgår følgende: Kommunerevisjonen sender brev til rådmannen datert vedr. Manglende svar på henvendelser. I brevet listes det opp 8 saksområder som kommunerevisjonen ber om utfyllende tilbakemeldinger på. Flere av saksområdene det bes om tilbakemelding på, er flere år gamle, omfattende og til dels kompliserte. Rådmannens foreløpige svar fremgår av brev datert hvor jeg ber om utsatt svarfrist til Brevet siteres nedenfor i sin helhet: Viser til Deres brev datert Jeg har forståelse for at revisjonen etterlyser raskere svar og/eller svar i det hele tatt ved henvendelser til Notodden kommune. Som rådmann finner jeg grunn til å beklage dette. Sendrektigheten i forhold til å besvare forespørsler har flere årsaker. Den mest fremtredende årsaken vil jeg hevde er den lave bemanningen som Notodden kommune har både i sentraladministrasjonen og stabsfunksjonene. Dette som en konsekvens av stadig nedskjæringer og reduserte økonomiske rammer til disse funksjonene. Dette medfører en presset organisasjon som er for mye løpende driftsrettet og som har for lite fokus og kapasitet på andre forhold som ikke oppfattes som direkte og hastende driftsrettet. Dette er ikke ment som en bortforklaring, men den mest avgjørende faktor som resulterer i sene og mangelfulle tilbakemeldinger. Det siste året har administrasjonen og operative virksomheter hatt sterkt fokus på å tilrettelegge tjenesteproduksjonen innen betydelig reduserte driftsrammer. Dette er meget krevende og fordrer stor oppmerksomhet og engasjement. Når regnskapet for 2015 blir offentlig, vil det fremgå at dette fokuset og denne innsatsen har vært vellykket, og helt nødvendig! I tillegg har det siste halvåret vært preget av mye arbeid rundt flyktningesituasjonen. Notodden har hatt 2 akuttmottak og 1 desentralisert mottak, i tillegg til vårt ordinære mottak og bosetting av flyktinger, som har tatt mye tid og oppmerksomhet. Det siste halvåret har også vært preget av prosesser rundt store strukturelle endringer av tjenestetilbudet som har tatt mye tid og oppmerksomhet. Når jeg som rådmann over nevner store, ekstraordinære oppgaver som vi har måttet håndtere i tillegg til den løpende driften, er det ikke ment som en bortforklaring på vår sendrektighet mht. til å svare på henvendelser, men mer som en formidlende forklaring. Jeg svarer ved denne tilbakemeldingen ikke på de konkrete forespørslene med manglende svar som blir tatt opp i brevet fra kommunerevisjon av Dette vil bli gjort gjennom tilbakemelding innen 20. februar. Arkivsaksnr.: Løpenr.: 16/ /16 Side 3

31 Endelig svar fra rådmannen på henvendelsen fra kommunerevisjonen sendes , dvs. 2 dager etter den utsatte fristen, jfr. vedlegg. Som det fremgår av brevet datert , gis det en utførlig redegjørelse på alle de temaer/saksområder som kommunerevisjonen har bedt om. Det gis i tillegg orienteringer om tiltak utover de saker/temaer kommunerevisjonen har bedt om. Følgende temaer/saker gis utførlig omtale i brevet: Avtaler Offentlig støtte Bok- og blueshuset Misligheter Dokumentasjon av mva. ved oppføring av bygg/anlegg Konkurransebestemmelsene i kompensasjonsloven Oppstart og problemer i tilknytning til e-handel Implementering av e-handel i kommunens virksomheter Sikre at priser i produktkataloger er henhold til avtaler Utfordringer i forhold til attestasjon og anvisning i ferie og fravær Vedlegg: Retningslinjer for tildeling av offentlig støtte til næringsvirksomhet i Notodden kommune Vedlegg 2: Retningslinjer for saksbehandlingen i saker om økonomiske uregelmessigheter i Notodden kommune Brevet datert med vedlegg er på 15 sider og det ligger et stort og omfattende arbeid bak dette. Det er bl.a. utarbeidet nye retningslinjer når det gjelder: Retningslinjer for tildeling av offentlig støtte til næringsvirksomhet i Notodden kommune med merknader til retningslinjene Retningslinjer for saksbehandlingen i saker om økonomiske uregelmessigheter og misligheter i Notodden kommune På disse områdene har det tidligere ikke foreligget retningsliner, så bak bare disse 2 nye retningslinjene ligger det et betydelig arbeid. Dette innebærer at Notodden kommune får retningslinjer innen viktige områder hvor det tidligere ikke har eksistert slike. Manglende svar/purringer Kontrollutvalget har i sakens anledning bl.a. vedtatt følgende: Kontrollutvalget mener det er uakseptabelt at kommunerevisjonen ikke får svar på sine henvendelser til administrasjonen i Notodden kommune, eller at de først får svar etter lang til og gjentatte purringer. Som det fremgår av sakens vedlegg, ba rådmannen om utsatt svarfrist med klare begrunnelser og leverte et grundig og omfattende svar 2 dager etter fristen. På denne bakgrunn fremstår det siterte vedtaket fra Kontrollutvalget høyst merkelig. Arkivsaksnr.: Løpenr.: 16/ /16 Side 4

32 Hva er fremlagt for Kontrollutvalget av dokumenter i saken Ut fra de dokumenter rådmannen har mottatt i sakens anledning, fremgår det ikke at Kontrollutvalget har fått fremlagt i sin helhet de 2 helt sentrale dokumentene fra rådmannen i saken. Det gjelder: Brev fra rådmannen datert Brev fra rådmannen datert Som vedlegg i saksfremlegget til Kontrollutvalget, er det et brev fra Kommunerevisjonen hvor hele/deler av rådmannens svar er sitert med kommentarer. Det fremgår ikke av de saksutskrifter som er sendt til behandling i kommunestyret (og i denne saken også formannskapet) at vedleggene i brevet datert er fremlagt. Brevet fra rådmannen datert med anmodning om utsatt svarfrist og grundig begrunnelse for det, fremgår heller ikke av saksdokumentene til Kontrollutvalget. Dette gir, etter rådmannens oppfatning, et fragmentert og ikke fullstendig og riktig inntrykk av saken som grunnlag for Kontrollutvalget sin behandling. Rådmannens syn på saken kontradiksjon Rådmannen konstaterer, med forundring, at jeg ikke er innkalt til Kontrollutvalget i en sak med sterk kritikk. Det er vanlig, selv i offentlig forvaltning, at dersom det fremmes sterk kritikk av noen, skal disse gis anledning til å uttale seg, også om kritikken. Dette grunnleggende prinsippet er fraveket i denne saken fra Kontrollutvalget sin side. Konklusjon: Rådmannen har i møter med Kontrollutvalget poengtert at utvalgets rolle og oppgaver er svært viktig, og noe rådmannen støtter opp om. Notodden kommune forvalter brutto over kr Dette representerer en svært stor sum av det offentlige/fellesskapets økonomiske ressurser (nesten 1 promille av statsbudsjettet). Rådmannen har ansvaret for at disse midlene brukes riktig/korrekt, i samsvar med aktuelt regelverk samt ut fra politiske vedtak og prioriteringer. Rådmannen har igjen delegert mye av denne myndigheten ned i organisasjonen til ansatte i Notodden kommune, men sitter fortsatt selv med det hele og fulle ansvaret. Dette er et ansvar jeg som rådmann tar svært alvorlig. I en slik setting er det for meg som rådmann betryggende å ha en kommunerevisjon og et Kontrollutvalg som kontrollerer og påser at så vel bruk av økonomiske midler og nødvendige systemer og opplegg rundt dette er på plass og fungerer som de skal. I den aktuelle saken er jeg ikke enig i den alvorlige kritikken som Kontrollurvalget retter mot rådmannen. I følge min oppfatning av saken, og de dokumenter jeg som rådmann har fått tilgang på, synes saksbehandlingen i Kontrollutvalget å være noe mangelfull. Arkivsaksnr.: Løpenr.: 16/ /16 Side 5

33 Jeg er enig i Kontrollutvalgets bemerkninger om at det systemmessig mangler en god del i Notodden kommune. Jeg har nå vært rådmann i Notodden kommune i vel 2 år. Flere av de sakene som revisjon/kontrollutvalget har tatt opp og etterlyst er flere år gamle. Jeg har tatt tak i og ryddet opp i mange av disse temaene/sakene. Dette i tillegg til store budsjettmessige nedskjæringer og flere andre ekstra gjøremål med beskjeden administrativ kapasitet. På denne bakgrunn finner jeg den alvorlige kritikken fra Kontrollutvalget som urimelig og finner det nødvendig å gi informasjon og min vurdering av saken i egen sak til formannskapet og kommunestyret. Arkivsaksnr.: Løpenr.: 16/ /16 Side 6

34 Arkivsak-dok. Saksbehandler 16/ Beate Marie Dahl Eide Saksgang Notodden kontrollutvalg Møtedato Orientering om post/arkivtjenesten i Notodden kommune Forslag fra sekretariatet: Saken tas til orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget tok i møte opp temaet post/arkiv; herunder journalføring av inngående post/søknader og svar. Utvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ber om en orientering om post/arkivtjenesten i Notodden kommune i neste møte, herunder spørsmål om Notodden kommunes arkivplan, rutiner for journalføring av inngående post/søknader/mail/sms, postlister, rutiner for svar på henvendelser til kommunen og rutiner for bruk av unntatt offentlighet. Saksopplysninger: Det er viktig å ha rutiner som sikrer at alt arkivverdig materiale blir journalført. De som henvender seg til kommunen må få svar innen rimelig tid. At kommunens arkiver er komplette er viktig av flere grunner: 1) å sikre korrekt saksbehandling, 2) at all relevant informasjon er tilgjengelig ved for eksempel klager eller søksmål mot kommunen, 3) at allmennheten får nødvendig innsyn i offentlig virksomhet og 4) at man for ettertiden skal kunne danne seg et riktig bilde av virksomheten til Notodden kommune i ulike tidsperioder. Rådmannen sendte over en skriftlig redegjørelse om post/arkivtjenesten (vedlagt). Det vil i tillegg bli gitt en muntlig orientering i møtet. Rådmannen har etter avtale med kontrollutvalgsleder avgrenset orienteringen til å konsentrere seg om «journalføring av inngående post og svar på disse henvendelsene», begrunnet i at den vedtatte Plan for forvaltningsrevisjon er prioritert å gjennomføre forvaltningsrevisjon på temaet i løpet av kommunestyreperioden. Post/journal/arkiv er satt opp som 3. prosjekt på planen. Det betyr at man sannsynligvis er i 2018 før et prosjekt på dette temaet leveres til kontrollutvalget og kommunestyret, om ikke prioriteringsrekkefølgen endres. 1

35 Oppsummering av rådmannens redegjørelse: Rutinene for håndtering av inn- og utgående post framgår av «Rutinehåndbok for postbehandling, journalføring, arkiv, saksbehandling og utvalgsarbeid i Notodden kommune». Rutinehåndboka er utarbeidet i All arkivverdig inngående post til kommunen blir registrert av post-arkiv. Mottatt post blir registrert på de aktuelle saksbehandlere som har ansvaret for å følge opp sin inngående post. Henvendelser skal i tråd med Forvaltningsloven 11a besvares uten ugrunnet opphold. Om det forventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det snarest mulig gis et foreløpig svar. Rådmannen forutsetter at reglene for besvarelse av henvendelser overholdes, noe som blir poengtert under opplæringen av ansatte. Rådmannen konstaterer at «det likevel syndes for mye på dette ved saksbehandlingen i kommunen». Rådmannen trekker frem viktigheten av at det gis et midlertidig svar som bekrefter at søknader/brev er mottatt, gjerne med tilbakemelding om når svar kan forventes. I saksbehandlingssystemet ligger det inne standardbrev for slike midlertidige svar. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet kan ikke uttale seg om rutinehåndboken til Notodden kommune uten å ha gjennomgått denne. Men, på generelt grunnlag har utviklingen innen elektroniske saksbehandlingssystemer vært stor i årene etter Teknologiutviklingen har gjort det mulig og nødvendig - å journalføre henvendelser som kommer på sms og e-post. Det er viktig for de ansatte at det er enkelt å få oversikt over aktuelle rutiner, og at rutinebeskrivelser er oppdaterte mtp på tilgjengelig teknologi og det saks- og arkivsystemet som til enhver tid brukes i virksomheten. Kontrollutvalget har flere ulike kontrollformer som man kan benytte. Det å be om orienteringer fra administrasjonen er en. Slike orienteringer kan gi utvalget god oversikt på et område, gi utvalget bedre grunnlag til å vurdere behovet for å iverksette forvaltningsrevisjon eller bidra til å definere mest mulig presise problemstillinger når forvaltningsrevisjon gjennomføres. I noen tilfeller gir slike orienteringer utvalget informasjon som gjør det overflødig å sette i gang forvaltningsrevisjon på et område, fordi rådmannens orientering dekker det informasjonsbehovet utvalget har, og det da er viktigere å gå i dybden på andre områder. Etter sekretariatets oppfatning er det kun en systematisk gjennomgang, som en forvaltningsrevisjon, som kan gi et fullstendig bilde av status på post/journal/arkiv i Notodden kommune. Det eventuelle omfanget av manglende svar, hvor lang tid det tar før det svares eller om saker/dokumenter blir arkivert på riktig måte må kvantifiseres gjennom stikkontroller o.l. for å se om dette er et område med forbedringspotensiale i Notodden kommune. Vedlegg: 1) Orientering om post/arkivtenesten i Notodden kommune, datert

36 Bakgrunn: Kontrollutvalget har i møte den tatt opp temaet post/arkiv; journalføring av inngående post/søknader og svar. Det ble fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ber om en orientering om post/arkivtjenesten i Notodden kommune i neste møte, herunder spørsmål om Notodden kommunes arkivplan, rutiner for journalføring av inngående post/søknader/mail/sms, postlister, rutiner for svar på henvendelser til kommunen og rutiner for bruk av unntatt offentlighet. Med bakgrunn i at kommunestyret den etter innstilling fra kontrollutvalget vedtok at det i perioden som prioritert tiltak nr. 3 skal foretas en forvaltningsrevisjon av post/arkiv, er det avtalt med kontrollutvalgets leder at orienteringen om post/arkivtjenesten til møte den kun konsentrerer seg om journalføring av inngående post og svar på disse henvendelsene. Nærmere om rutinene Rutinene for håndtering av inngående og utgående post framgår av Rutinehåndbok for postbehandling, journalføring, arkiv, saksbehandling og utvalgsarbeid i Notodden kommune utarbeidet i Rutinebeskrivelsene i håndboka er utarbeidet i samsvar med de generelle kravene i kommuneloven, offentlighetsloven, forvaltningsloven, arkivloven og Norsk Arkivstandard. Det er ikke foretatt noen omfattende revisjon av de ovennevnte lover i forhold til behandlingen av inngående og utgående post. Rutinebeskrivelsene i håndboka er således fortsatt gjeldende. All inngående post til kommunen blir registrert av post-arkiv med mindre den er arkivuverdig, for eksempel reklame eller mangfoldiggjort materiale som ikke har betydning for saksbehandlingen. Mottatt post blir registrert på de aktuelle saksbehandlere som har ansvaret for å følge opp sin inngående post. Forvaltningsloven 11a forutsetter at saker skal avgjøres uten ugrunnet opphold. Dersom det må forventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det snarest mulig gis et foreløpig svar. I svaret skal det gjøres rede for grunnen til at henvendelsen ikke kan behandles tidligere, og så vidt mulig angis når svar kan ventes. Foreløpig svar kan unnlates dersom det må anses som åpenbart unødvendig. Det er forutsatt fra rådmannens side at disse reglene for besvarelse av henvendelser skal overholdes, og dette blir poengtert under opplæringen av ansatte. Rådmannen konstaterer imidlertid at det likevel syndes for mye på dette ved saksbehandlingen i kommunen. Det kan ikke påregnes at alle skal kunne få svar uten ugrunnet opphold, men det skal uansett gis et midlertidig svar som bekrefter at brev/søknader er mottatt, og helst med en tilbakemelding om når svar kan forventes. I saksbehandlingssystemet ligger det inne standardbrev for slike midlertidige svar.

37 Arkivsak-dok. Saksbehandler 16/ Beate Marie Dahl Eide Saksgang Notodden kontrollutvalg Møtedato Referatsaker Notodden kontrollutvalg Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalget tar sakene til orientering Saksopplysninger: Vurdering fra sekretariatet: Vedlegg: 1

38 Arkivsak-dok. Saksbehandler 16/ Beate Marie Dahl Eide Saksgang Notodden kontrollutvalg Møtedato Årsmelding 2015 for kontrollutvalget - Notodden Kommune Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalgets årsmelding 2015 Notodden kommune godkjennes og oversendes kommunestyret. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: «Kommunestyret tar Årsmelding 2015 for kontrollutvalget Notodden kommune» til orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven 77, punkt 6, informere kommunestyret om sitt arbeid. Saksopplysninger: Årsmeldingen oppsummerer utvalgets viktigste aktiviteter gjennom 2015, og gi et bilde av utvalgets formelle rolle, instruks, forholdet til revisjonen og sekretariatet. Kontrollutvalget avgir hvert år uttalelse til kommuneregnskapet, adressert til kommunestyret. Etter forskrift for kontrollutvalg, skal kontrollutvalget rapportere om resultatet av gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroll. Bestemmelsen må ses i sammenheng med vedtatte planer og presenteres på denne måten for året Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet legger frem årsmeldingen 2015 for godkjenning i utvalget. Den vil deretter oversendes kommunestyret til orientering. Vedlegg: 1) Kontrollutvalgets årsmelding 2015 Notodden kommune (utkast) 1