Østre Porsgrunn Kirke Samspillsentreprenører

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG DEL 1 Østre Porsgrunn Kirke Samspillsentreprenører Åpen anbudskonkurranse Anskaffelse over EØS-terskelverdi NOK 39,5 mill.kr. For bygge- og anleggskontrakter Forskriftenes del I og del III Kjøp av Bygg- og anleggstjenester Beskrivelse, kalkyle, bygging, prøvedrift og reklamasjonsperiode

2 1. TILBUDSINNBYDELSE Tilbudsdokumenter Innbydelse Tilbudskonferanse Spørsmål og avklaringer Vedståelsesfrist ORIENTERING OM PROSJEKTET Orientering om prosjektet Gjeldende milepælplan Forbehold om tillatelser, finansiering mv Gjennomføringsmodell og entreprise Oppdragsgivers organisasjon Oppdragsgivers organisering av SHA/HMS-arbeidet Spesielle forhold ved byggeplassen KONKURRANSEREGLER Lovgrunnlag Prosess Anskaffelsen Krav til tilbudet Behandling av tilbudet Alternative tilbud KONTRAKTSBESTEMMELSER Avtaledokument Generelle kontraktbestemmelser Oppgjørsform Prisregulering Spesielle kontraktbestemmelser Side 2

3 1. TILBUDSINNBYDELSE 1.1. TILBUDSDOKUMENTER Tilbudsgrunnlaget består av foreliggende dokumenter med vedlegg, samt eventuelle dokumenter i tilbudsperioden som vil bli lagt ut på Doffin. Tilbudsgrunnlaget er delt opp i tre deler. Del I Generell del Del II Beskrivelse (av kontraktsgjenstanden) Del III Tilbudsmappe Vedlegg 1.2. INNBYDELSE Porsgrunn Kirkelige Fellesråd innbyr herved til «åpen anbudskonkurranse». Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen kl Tilbudet skal sendes eller leveres i lukket konvolutt og merkes: «Østre Porsgrunn Kirke - Samspillsentreprenører» Tilbud skal sendes til: Postadresse: Porsgrunn Kirkelige Fellesråd v. kirkesjefen Winthers gate Porsgrunn Eller leveres til følgende leveringsadresse Gateadresse: Porsgrunn Kirkelige Fellesråd v. kirkesjefen Winthers gate Porsgrunn Åpning av tilbud vil finne sted uten at tilbyderne har anledning til å være tilstede. Tilbyder har ansvaret for at tilbudet er levert i henhold til innleveringsfristen. Tilbud som er innlevert/mottatt etter fristens utløp, vil bli avvist. Det gjøres spesielt oppmerksom på at e-post, faks eller lignende ikke vil bli godtatt som leveringsmåte. Tilbudsbrev og dokumenter med signaturkrav skal være undertegnet av en person som har signaturrett i hvert foretak i tilbydergruppen. Alle kostnader forbundet med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere. Tilbudet skal leveres på norsk. Alle eventuelle forbehold og avvik fra tilbudsgrunnlaget skal være gjort rede for i tilbudsbrev slik at oppdragsgiver kan vurdere konsekvensen av de forbehold som er tatt. Side 3

4 1.3. TILBUDSKONFERANSE Tilbydere vil bli invitert til en åpen tilbudskonferanse. Møtet er foreløpig planlagt til torsdag kl i Porsgrunn med oppmøtested Kirkestua, Sommervegen 8. Nærmere opplysninger om informasjonsmøtet vil bli lagt ut på Doffin en uke i forveien SPØRSMÅL OG AVKLARINGER Oppdragsgivers kontaktperson er Måns Davidson. Epost: mons.davidson@faveoprosjektledelse.no Mobil: Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon kan han skriftlig be om tilleggsinformasjon. Eventuelle spørsmål, svar, tilleggsopplysninger og avklaringer som foreligger vil bli lagt ut på DOFFIN-databasen i tilbudsperioden. Deltakerne er selv ansvarlig for å distribuere utsendte svar til sine samarbeidspartnere. Siste frist for å stille spørsmål til tilbudsgrunnlaget er senest mandag kl VEDSTÅELSESFRIST Vedståelsesperioden for tilbudene er 6 måneder regnet fra innleveringsfristen. 2. ORIENTERING OM PROSJEKTET 2.1. ORIENTERING OM PROSJEKTET Østre Porsgrunn kirke, også kalt Jesu kirke, var en korskirke fra 1760 i Porsgrunn kommune i Telemark fylke. Kirken ble natt til 11. april 2011 totalskadet i brann. Byggverket var i tre og hadde 400 sitteplasser. Det var en av landets største trekirker. Kirken var ikke fredet, men listeført som verneverdig. Porsgrunn kirkelige fellesråd har besluttet å reise en ny kirke på branntomten der Østre Porsgrunn kirke lå. For å legge til rette for et optimalisert prosjekt, med høy kvalitet, innenfor den gjeldende investeringsrammen skal prosjektet gjennomføres i en byggherrestyrt samspillsmodell, der forprosjektet ferdigstilles i en utviklingsfase i samarbeid mellom byggherre, arkitekt, rådgivere, entreprenør og leverandører. Totalt anslås et areal på ca m2 BTA som vil bli nærmere definert i skisseprosjektet. Ombygging av kirkestua er en del av kirkeprosjektet, og er en opsjon som kan tas inn i kontrakten. Dette vil bli besluttet i løpet av forprosjektet GJELDENDE MILEPÆLPLAN Oppdragsgiver har planlagt følgende tentative tidsrammer for Tilbudsprosessen: Utlysning av åpen anbudskonkurranse Utlevering av konkurransegrunnlaget Side 4

5 Tilbudskonferanse kl Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget kl Frist for innlevering av tilbud kl Avsatte dager for intervju og presentasjon Tildeling i anbudskonkurranse Vedtatt forprosjekt Forventet overlevering Forventet innvielse Desember 2017 Påsken FORBEHOLD OM TILLATELSER, FINANSIERING MV. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse anbudskonkurransen på et hvilket som helst tidspunkt i anskaffelsesprosessen fram til kontraktsinngåelse, dersom det foreligger saklig grunn til dette. Som saklig grunn regnes endrede rammebetingelser for prosjektet. Oppdragsgiver tar forbehold om at prosjektet vedtas av Fellesrådet, at det kan gjennomføres innenfor en samlet prosjektkostnad i samsvar med gjeldende prosjektmandat, og godkjennes av offentlige myndigheter. Det tas forbehold om finansiering av prosjektet før inngåelse av kontrakt for utførelsesfasen GJENNOMFØRINGSMODELL OG ENTREPRISE Fellesrådet har vedtatt at prosjektet skal gjennomføres som en byggherrestyrt samspillsmodell. Det betyr at byggherren gjennom hele prosjektet har hovedansvaret for prosjekteringen, og at entreprenørene vil delta aktivt i siste del av utviklingen av prosjektet, detaljprosjektet. Entreprenørene skal i detaljprosjektet ha ansvar for byggebeskrivelsen, mengde og tegningskontroll. Entreprenørene skal også planlegge byggearbeidene ved at de skal utarbeide en detaljert produksjonsplan og produksjonskalkyle som skal legges til grunn for kontrakten. Ved å samarbeide om å ferdigstille detaljprosjektet skal byggherre, arkitekt, rådgivergruppe og entreprenørene ta et felles ansvar for tegningsmateriale, beskrivelse, framdrift og økonomi før det signeres en kontrakt for utførelsesfasen GENERELT OM SAMSPILLSMODELLEN Oppdragsgiver ønsker tidlig samhandling med de entreprenørene som mest kan og vil påvirke prosjektforløpet og prosjektresultatet, og har derfor valgt en gjennomføringsmodell basert på samspill. Modellen baserer seg på en partnerskapstanke hvor en fokuserer på den kompetansen de forskjellige aktører i et byggeprosjekt besitter, og hvordan den kan utnyttes til beste for prosjektet. Det har stor betydning for sluttresultatet at den enkeltes personlige kompetanse og erfaring kommer prosjektet til gode på et tidspunkt hvor det er mulig å påvirke viktige beslutninger. Samspillmodellen er basert på tillit og en løsningsorientert arbeidsmåte, der åpen bok er et sentralt verktøy for å ivareta dette. En generell beskrivelse av samspill som gjennomføringsmodell finnes tilgjengelig på Erfaring viser at samspillmodellen og arbeidsformen er motiverende og skaper eierskap, entusiasme og fellesskapsfølelse som bidrar til at alle strekker seg veldig langt for at resultatet skal bli optimalt. Ønsker for modellen og prosessen: Fokus på samhandling og felles interesser, og forståelse for roller i prosjektorganisasjonen. Utnyttelse av alle aktørers kompetanse på en optimal måte Felles ansvar og omforent forståelse av kontraktsgrunnlaget før oppstart av utførelsesfasen Felles økonomistyring, færre endringer og reduserte konsekvenser ved endringer Færre konflikter i gjennomføringen Side 5

6 Sentrale arbeidsmål i samspill: Entreprenører/rådgiver/arkitekter inngår en forpliktende avtale seg imellom som på best mulig måte tilfredsstiller de grunnleggende prinsippene i samspillmodellen Det arbeides mot felles mål og med fokus på suksessfaktorer og virkemidler Produksjons- og kvalitetsdimensjonene fokuseres på tidlig i prosjektet Prosjektrammene for tid og økonomi holdes under kontroll Det legges til rette for gode og konfliktfrie samarbeidsformer Det innføres arbeidsmetoder for å sikre at potensialet i modellen utløses Partene sørger for tilgjengelig, stabil og riktig kompetanse gjennom hele prosjektet ARBEIDSMETODIKK Prosjekteringsgruppen er i avslutningsfasen av skisseprosjektet som er vedlegg til del 2 av tilbudsgrunnlaget. Skisseprosjektet vil bli presentert i tilbudskonferansen, og lagt ut på Doffin i etterkant av konferansen. Etter at det er inngått kontrakt med samspillsentreprenørene i utviklingsfasen (fase 1) vil det bli gjennomført en workshop med fokus på organisasjonsutvikling, innkjøpsplan, detaljert produksjonsplanlegging med tilhørende prosjekteringsplan. Arbeidsmålet i fase 1 er å utarbeide et omforent detaljprosjekt, som vil redusere usikkerheten i prosjektet. Arbeidet i fase 1 vil gjøres opp som regningsarbeider for å sikre en best mulig faglig prosess. Økonomistyring av prosjektet innenfor den avsatte investeringsrammen skal skje ved at et detaljert budsjett legges til grunn for de innkjøp og kalkyler som skal gjøres i detaljprosjektet. En avgjørende del av samspillsentreprenørens arbeid i denne fasen vil være å gjøre gode innkjøp hvor kjennskap til leverandørmarkedet vil være avgjørende for å kunne etablere en produksjonskalkyle innenfor det budsjett som er avsatt. Denne modellen forskuttere driftskostnader ved at det meste av produksjonsplanleggingen vil skje før inngåelse av kontrakt for utførelsesfasen fase 2. Fram til ferdig detaljprosjekt i juni vil entreprenørene ha ansvaret for å utarbeide bygge- og leveransebeskrivelse i tett samarbeid med arkitekt og rådgivergruppen. Mengdekontroll vil inngå som en del av arbeidet med beskrivelsen og skal gjennomføres i detaljprosjektet. Entreprenørene skal parallelt med beskrivelsesarbeidet utføre modell- og tegningskontroll, og bistå med at produksjonstegninger har den kvalitet som er nødvendig for en best mulig byggeprosessen. Det er avgjørende at både kompetanse og erfaring fra prosjektleder/anleggsleder og formann/bas blir ivaretatt og brukt aktivt i prosjekteringen. Prosjektet har også stor fokus på å begrense prosjekteringsgrunnlaget til det som er nødvendig for å gjennomføre prosjektet. Prosjektleder/anleggsleder og formann/bas skal delta aktivt i arbeidet med detaljprosjektet, både i utviklingsfasen og gjennomføringsfasen. Entreprenørene skal også ha ansvar for å gjennomføre innkjøpsprosesser av nødvendige underentreprenører og leverandører, basert på en omforent innkjøpsplan, og med bakgrunn i dette lage en produksjonskalkyle. Innkjøpsprosessene skal gjøres i samarbeid med byggherre, arkitekt, og rådgivergruppen. Den komplette produksjonskalkylen skal inngå som et kontraktdokument i byggekontrakten for gjennomføringsfasen (fase 2). Detaljprosjektet avsluttes med en workshop hvor det samlede underlaget kvalitetssikres, revideres og legges til grunn som et kontraktgrunnlag for utførelsesfasen (fase 2). Detaljprosjektet avsluttes ved at alle aktører godkjenner og signerer detaljprosjektdokumentene. Side 6

7 Byggherren vil etablere et felles prosjektkontor hvor partnerne møtes fast for å jobbe sammen om prosjektet utover tradisjonell møtevirksomhet. Arbeidsform og møtestruktur må avtales nærmere etter kontraktsinngåelsen. Arbeidet med prosjektet skal følge prinsippene om åpen bok. Det betyr i praksis at all kommunikasjon og alle typer dokumenter og informasjon skal være tilgjengelig for alle sentrale deltakere. Byggherren bruker et prosjekthotell, Interaxo, hvor all kommunikasjon, informasjon og krav til prosjektet skal samles være tilgjengelig. Oppfølging av kontraktene skal baseres på at det avholdes jevnlige leder-, prosjekterings- og byggemøter, minst annenhver uke. Prosjektet gjør aktiv bruk av videomøter for å redusere reisetider og for å kunne ta raske avklaringer. I byggefasen skal alle møter avholdes på byggeplassen kontor hvor det skal avsettes plass til byggherre. Kontrakten for utførelsesfasen (fase2) inngås med fastpris som oppgjørsform, hvis ikke annet avtales i forprosjektet. Kontraktssummen skal baseres på produksjonskalkylen i detaljprosjektet OPPDRAGSGIVERS ORGANISASJON Porsgrunn kirkelige fellesråd er oppdragsgiver for prosjektet. Kirkesjefen ivaretar byggherrerollen og leder prosjektet som prosjekteier. I tillegg til prosjekteier er det engasjert ekstern prosjektleder/byggeleder. Samspillsentreprenørenes samarbeid med byggherren skjer gjennom byggherres prosjektleder. Oppdragsgiver har engasjert arkitekt etter en begrenset plan- og designkonkurranse, og en rådgivergruppe etter en åpen anbudskonkurranse. BK PS PE PL BK BR EPO Prosjektstyret Prosjekteier Prosjektleder Byggekomité Brukerorganisasjon Ekstern prosjektorganisasjon 2.6. OPPDRAGSGIVERS ORGANISERING AV SHA/HMS-ARBEIDET Side 7

8 Oppdragsgiver har inngått en overordnet SHA-avtale med prosjektleder som ivaretar det overordnete SHAansvaret i prosjektet på vegne av oppdragsgiver. Prosjektleder ivaretar også SHA-ansvaret for prosjekteringen (SHA-KP), og vil ivareta ansvaret for SHA i utførelsesfasen SPESIELLE FORHOLD VED BYGGEPLASSEN Byggeplassen ligger sentrumsnært med trafikkert veg som nærmeste nabo. Størrelse på byggetomt og anleggsområde er begrenset og vil kreve en detaljert riggplan og meget god logistikk på byggeplassen. Nærmeste nabo til byggetomta er Kirkestua som planlegges ombygget som egen entreprise før byggearbeider for kirken starter opp. Det skal vurderes om Kirkestua kan benyttes som en del av byggeplassriggen. Det må tas spesielt hensyn til kirkegården, og prosjektet kan på ingen måte komme i konflikt med berørte graver på kirkegården. Den nye kirken skal plasseres på samme sted som den gamle kirken stod. Den gamle kirkemuren er ikke verneverdig og skal fjernes av samspillsentreprenøren. Grunnrapport vedlegges anbudsgrunnlaget til orientering. 3. KONKURRANSEREGLER 3.1. LOVGRUNNLAG Tilbudskonkurransen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser (LOA), ajourført med sist vedtatte endringer og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) med sist vedtatte endringer, og er basert på det tilbudsgrunnlag som fremkommer av dette dokumentet. Konkurranse er kunngjort i DOFFIN-databasen og TED-databasen Konkurransen gjennomføres som en «åpen anbudskonkurranse» hvor både kvalifisering og tildeling skjer i en samlet anskaffelsesprosess. Tilbudsgrunnlag og tilbudet vil danne grunnlag for innstilling av vinner i anbudskonkurransen og inngåelse av kontrakt PROSESS I dette kapittelet er det beskrevet hvilke regler og hvilken prosedyre som gjelder for anbudskonkurransen. Merk at kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier og kontraktbetingelser med tilhørende dokumentasjonskrav er ytterligere beskrevet og detaljert i del 3 - Tilbudsmappen. Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfyllelse av krav kan medføre at tilbudet blir avvist. Det er i denne tilbudskonkurransen lagt til grunn en prosess med fire trinn fram til inngåelse av kontrakt: 1. Evaluering av kvalifikasjonskrav. 2. Vurdering av skriftlige tilbudsdokumenter. 3. Intervju av og presentasjon fra alle kvalifisert tilbydergrupper. 4. Evaluering av tilbudene i henhold til tildelingskriteriene. Tildeling vil skje til det mest økonomisk fordelaktige tilbudet. Side 8

9 3.3. ANSKAFFELSEN Porsgrunn kirkelige fellesråd skal anskaffe samspillsentreprenører. Det er i tilbudsgrunnlaget etterspurt dokumentasjon knyttet til fire sentrale fagområder: 1. Byggentreprenør, som også skal være generalentreprenør 2. Elektroentreprenør 3. Ventilasjonsentreprenør 4. VA-entreprenør Det skal inngis et samlet tilbud fra samspillsentreprenørene. Andre underentreprenører og leverandører skal tilknyttes prosjektet ved innkjøpsprosesser som gjøres etter inngåelse av kontrakt. Et foretak kan kun delta i en samspillentreprenørgruppe, og referansen er knyttet til foretakets organisasjonsnummer. Oppdragsgiver vurderer samspillsentreprenørenes erfaring kompetanse og samarbeidsevner som suksesskriterier for å nå prosjektets mål. Det vil derfor bli lagt stor vekt på kvalitet som tildelingskriterium. Oppdragsgiver har stor fokus på økonomi i prosjektet, men fordi anskaffelsen skjer før det foreligger tradisjonelle tilbudstegninger vil det bli etterspurt påslagsprosenter som tildelingskriterium. Påslagsprosentene skal benyttes i produksjonskalkylen og kontrakten. Det vil bli gjennomført åpne innkjøpsprosesser i utviklingsog gjennomføringsfasen hvor entreprenør, sammen med byggherren, skal kalkulere prosjektet innenfor de økonomiske rammene prosjektet har. Samspillsentreprenørene skal som kvalifikasjonskrav dokumentere at de har gjennomført ett (1) prosjekt sammen. Dette kvalifikasjonskravet benyttes for å sikre at samspillsentreprenørene har erfaring fra tidligere samarbeid, noe som oppdragsgiver vurderer som avgjørende i denne anskaffelsen. Som tildelingskriterier for personlig kompetanse og erfaring skal det leveres CV og referanseprosjekter for de åtte (8) nøkkelpersonene i entreprenørgrupperingen som er oppgitt i tilbudsmappen del 3. Disse tildelingskriteriene benyttes for å sikre at de personer som skal delta både i utviklingsfasen og i utførelsesfasen har best mulig kompetanse og erfaring for å gjennomføre dette oppdraget med høy kvalitet. Det vil bli vektlagt at de tilbudte ressursene har kompetanse og erfaring for å delta i begge fasene. Det understrekes at tilbudt nøkkelpersonell ikke kan byttes ut etter kontraktsinngåelse med mindre det foreligger saklig grunn som langvarig sykdomsfravær, svangerskapspermisjon eller at personen avslutter sitt arbeidsforhold. Det aksepteres ikke utskifting av nøkkelpersonell fordi de har andre prosjekter som foregår samtidig. Eventuell utskifting av nøkkelpersonell regnes som en endring av kontrakten. For å vurdere personlig egnethet, motivasjon og samarbeidskompetanse vil det bli gjennomført et intervju med hver tilbyder. Intervjuet vil ha en tidsramme på inntil 45 minutter. Deltakere i intervjuet er de åtte nøkkelpersonene. Alle tilbyderne skal svare på de samme spørsmålene, som vil bli sendt ut de som har levert tilbud og tilfredsstiller kvalifikasjonskravene. Oppdragsgiver vurderer entreprenørgrupperingens kompetanse til å samarbeide som verdifullt, og at et intervju er den beste formen å vise dette. For å vurdere oppdragsforståelsen skal entreprenørgrupperingen presentere hvordan de planlegger å løse oppdraget, og hvordan de kan benytte den vedtatte gjennomføringsmodellen til det beste for prosjektet. Byggherren vil etter presentasjonen stille avklarende spørsmål. Presentasjonen vil ha en tidsramme på inntil 45 minutter. Deltakere i presentasjonen skal være de åtte nøkkelpersonene. Alle tilbyderne skal svare på de samme avklarende spørsmålene, som vil bli sendt ut de som har levert tilbud og tilfredsstiller kvalifikasjonskravene. Oppdragsgiver vurderer entreprenørgrupperingens forståelse for oppdraget og Side 9

10 gjennomføringsmodellen som verdifullt, og at en muntlig og billedlig presentasjon er den beste formen å vise dette. Det understrekes at dette er en åpen anbudskonkurranse. Intervjuene og presentasjonen er derfor ikke å anse som en forhandling, og det vil ikke være anledning til å prøve å endre forhold i tilbudet, jf. forhandlingstilbudet i FOA KRAV TIL TILBUDET Tilbudet skal leveres inn i tre 3 eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skilleark, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på minnepenn i PDF-format, i en og samme datafil. Alle tilbydere skal i tillegg leverer en «sladdet» versjon av tilbudet med en begrunnelse i samsvar med forvaltningsloven. Dersom «sladdet» versjon ikke er lagt ved, vil tilbudet ved en ev. innsynsbegjæring kunne legges ut med en vurdering av hva oppdragsgiver vurderer er forretningshemmelighet. Se for øvrig pkt. 3.5 om forholdet til offentleglova og forvaltningsloven. Mer detaljert krav til tilbudet framkommer av del 3 tilbudsmappen Samspillsentreprenørene skal sette et navn på gruppen som skal framkomme av tilbudsbrevet BEHANDLING AV TILBUDET Tilbud vil bli behandlet konfidensielt frem til valg av leverandør er gjort, jfr. offentlighetsloven. Etter evalueringen er gjort gjelder bestemmelser om taushetsplikt iht. forvaltningslovens regler. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og framgangsmåter eller drift- og forretningsmessige forhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. For å håndtere ev. begjæring om innsyn i tilbudsprosessen er det i samsvar med offentlighetslova paragraf 13, jf. forvaltningsloven 13 første ledd bokstavene a og b, mulighet for å holde tilbake opplysninger av en slik karakter, fordi opplysningene anses som forretningshemmeligheter som unntas innsyn av hensyn til konkurransesituasjon ved fremtidige konkurranser ALTERNATIVE TILBUD Det er ikke anledning å levere alternative tilbud. 4. KONTRAKTSBESTEMMELSER 4.1. AVTALEDOKUMENT Samspillsentreprenørene skal inngå en Overordnet samspillsavtale for hele oppdraget. Denne avtalen regulerer det overordnete forholdet mellom oppdragsgiver og entreprenørene, arkitekten og rådgivergruppen. Avtalen er utarbeidet for dette oppdraget. Det skal i tillegg inngås leveranseavtaler i to faser. Disse avtalene vil være generalentrepriser basert på NS8406 med spesielle kontraktsvilkår. Side 10

11 Utviklingsavtaler 1 stk. med 3 underentreprenøravtaler (fase 1) Avtale iht. NS 8406 med generelle kontraktbestemmelser og spesielle kontraktbestemmelser - Inngås mellom Porsgrunn Kirkelige Fellesråd og general/byggentreprenøren. Utførelsesavtale 1 stk. med 3 underentreprenøravtaler (fase 2) Avtale iht. NS 8406 med generelle kontraktbestemmelser og spesielle kontraktbestemmelser inngås mellom Porsgrunn Kirkelige Fellesråd og general/byggentreprenøren etter at detaljprosjektet er vedtatt, og omforent detaljprosjektet med tegninger, produksjonskalkyle og byggebeskrivelse er signert og godkjent av byggherre, samspillentreprenørene, arkitekt og rådgivergruppen. Utførelsesavtalen for fase 2 er en betinget avtale. Betingelsene for utførelsesavtalen er: Produksjonskalkylen og kontraktssum er innenfor de vedtatte rammene i prosjektet. Foreløpig er den maksimale entreprisekostnaden estimert til å være ca mill. kr. eks. mva. Prosjektets overordnete målsetninger er nådd. Arkitektkonseptet «Reis Opp» er ivaretatt. Forprosjektet med tilhørende vedlegg er omforent og signert av byggherre, arkitekt, rådgivergruppen og samspillentreprenørene. Generalentreprenørens underentreprenøravtaler skal speile alle bestemmelser i de tre avtalene som er omtalt. Avtaledokumenter er vedlagt anbudsgrunnlaget GENERELLE KONTRAKTBESTEMMELSER Det er gjort presiseringer til NS 8406 for å tilpasse standardens bestemmelser til den gjennomføringsmodell som er valgt for dette prosjektet. Det finnes ikke en norsk standard for samspillsentrepriser. Særbestemmelsene er en del av de vedlagte avtaledokumentene. De viktigste presiseringene er: Utviklingsfasen (fase 1) f f f Gjennomføringsfasen (fase 2) f f f 4.3. OPPGJØRSFORM Utviklingsfasen (fase 1) vil bli gjennomført som regningsarbeider og styres mot avtalt budsjett. Samspillsentreprenørene fakturerer avtalt timeprisene uten påslag i denne fasen. Gjennomføringsfasen (fase 2) skal gjennomføres med fast pris som oppgjørsform. Avvik fra beskrivelse, mengder eller løsninger angitt på tegninger i det omforente forprosjektet regnes i denne gjennomføringsmodellen ikke som en endring. Den økonomisk risikoen for avvik i forhold til det omforente skisseprosjektet er i denne modellen delt (50/50) mellom oppdragsgiver og entreprenøren. Side 11

12 Som opsjon kan gjennomføringsfasen utføres med regningsarbeider som oppgjørsform, da som målsum med incitament. En eventuell utløsning av denne opsjonen besluttes av Fellesrådet etter anbefaling fra byggekomiteen og prosjektets ledergruppe PRISREGULERING I utviklingsfasen vil det bli benyttet aktuelle tilbudspriser som ikke skal prisjusteres. Kontraktssummen i utførelsesfasen skal reguleres som forutsatt i NS SPESIELLE KONTRAKTBESTEMMELSER BYTTE AV PERSONELL Tilbudt nøkkelpersonell ikke byttes ut etter kontraktsinngåelse med mindre det foreligger saklig grunn som langvarig sykdomsfravær, svangerskapspermisjon eller at personen avslutter sitt arbeidsforhold. Det aksepteres ikke utskifting av nøkkelpersonell fordi de har andre prosjekter som foregår samtidig ÅPEN BOK OG KALKULERING Det understrekes Produksjonskalkylen skal følge prinsippet om åpen bok og vise alle underentrepriser, underleveranser, enhetspriser, påslagsprosenter og timepriser, og vil bli vedlegg til kontrakten i gjennomføringsfasen. Generelt gjelder at alt som skal leveres av underentreprenører og underleverandører skal kalkuleres med netto tilbud/kontraktssum med på forhånd bestemt påslag. Med netto faktura menes de kostnader samspillsentreprenørene blir belastet direkte fra grossist eller leverandør uten noen form for doble fakturaer, bonusavtaler eller lignende TIMEPRISER Timepriser for de ressurser som deltar i oppdraget vil bli bestemt fra faktisk utbetalt lønn multiplisert med en faktor på 1,4. Som normalt arbeidsår regnes 1950 timer som brukes for å regne ut timepris fra årslønn. Timepriser skal omfatte alle kostnader herunder arbeidsgiveravgift, sosiale kostnader, arbeidstagerens verktøygodtgjørelse, reise og gangtid, reisepenger og diettutgifter, servicebil, riggandel, plassadministrasjon, utgifter til hovedadministrasjon, generalkostnader og fortjeneste. Timeprisen skal også inkludere all reisetid til prosjektkontor/byggeplass i Porsgrunn PRØVEDRIFT I REKLAMASJONSPERIODEN Det skal gjennomføres prøvedrift for alle tekniske anlegg. Hensikten med prøvetiden for teknisk anlegg er finregulering av anlegget og for å bevise funksjonsdyktighet under normale driftsforhold. Prøveperioden foregår når bygget er i normal bruk. Varighet av prøveperioden er i utgangspunktet 1 år, men avhengig av årstid, vil prøvedriften forlenges slik at alle funksjoner prøves under ett (1) normalt driftsår. Journaler skal føres og dokumenteres av entreprenør. Prøvedriftperioden skal følge fastsatte kriterier i samsvar med Breeam. Samspillsentreprenørene skal samarbeide om å drifte anlegget i prøveperioden. Før prøvedriftsperioden kan starte, skal alle anleggene være kjørt i gang og innregulert. Byggherren har ansvar for funksjonskontroll for anleggene. Rapporter fra igangkjøring skal foreligge før oppstart prøveperiode. Entreprenøren skal ved oppstart av prøveperiode fremlegge plan for tester og justeringer og kontroller som skal gjennomføres i perioden. Entreprenøren skal foreta nødvendige justering og tilpasninger, samt utføre feilrettinger for at anlegget skal fungere optimalt og ifølge forutsetninger gitt i beskrivelsen for leveransen. Prøvedriftsperioden skal gjennomføres i nært samarbeide med teknisk driftspersonale og bruker. Prøveperiode skal tjene som periode for opplæring av driftspersonalet. Side 12

13 Ved avsluttet prøvedriftsperiode, skal entreprenør utarbeide en kortfattet statusrapport som beskriver gjennomført prøveperiode. Dokumentasjon som verifiserer oppfyllelse av prøveperioden skal vedlegges rapporten. Supplert FDV for tekniske anlegg skal foreligge komplett som del av prøvedriftsperioden. Byggherren vil ved avsluttet prøveperiode avholde funksjonskontroll av anleggene. Manglende oppfyllelse av krav til prøveperiode, herunder krav til dokumentasjon, medfører automatisk forlengelse av prøveperioden inntil oppfyllelse er dokumentert. Byggherren vil holde tilbake et beløp tilsvarende 1,5 % av kontraktsummen til prøvedriftsperioden er avsluttet og anlegget godkjent uten mangler av byggherren. Byggherren plikter å utbetale dette beløpet uten ugrunnet opphold etter godkjent prøvedrifts periode ANTIKONTRAKTØRKLAUSUL Leverandøren kan ikke, uten byggherrens skriftlige samtykke, ha flere enn to ledd underentreprenører i kjede under seg. Vesentlig mislighold som ikke blir rettet innen en rimelig frist gitt ved skriftlig varsel fra byggherren, kan påberopes av byggherren som grunnlag for heving. Leverandørens bruk av enkeltpersonforetak skal begrunnes skriftlig. Bruk av bemanningsselskap skal varsles byggherren og er underlagt arbeidsmiljøloven, herunder kravet om likebehandling i 14-12a. Byggherren kan bare nekte bruk der han har saklig grunn. Ved inngåelse av kontrakter om underentreprise som overstiger en verdi på kr eks. mva. skal leverandøren innhente skatteattest, jf. forskrift om offentlige anskaffelser. Fra underentreprenører med forretningsadresse i andre EØS-land enn Norge, skal det innhentes tilsvarende attest. Leverandøren skal på forespørsel fra byggherren fremlegge skatteattesten. Dersom attesten ikke fremlegges eller viser restanser som ikke er ubetydelige, kan byggherren kreve at underentreprenøren skiftes ut uten omkostninger dersom forholdet ikke rettes innen en rimelig frist, gitt ved skriftlig varsel. Alle avtaler leverandøren inngår for utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser LØNN- OG ARBEIDSVILKÅR Leverandøren er ansvarlig for at egne ansatte, ansatte hos underleverandører (herunder innleide) har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til: Forskrift om allmenngjort tariffavtale Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 8. februar 2008 der denne kommer til anvendelse. På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal lønns- og arbeidsvilkårene være i henhold til landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. Leverandøren plikter på forespørsel å dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene for egne arbeidstakere, arbeidstakere hos eventuelle underleverandører (herunder innleide). Opplysningene skal dokumenteres ved blant annet kopi av arbeidsavtale, lønnsslipp, timelister og arbeidsgiverens bankutskrift. Dokumentasjonen skal være på personnivå og det skal fremgå hvem den gjelder. Side 13

14 Ved brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår skal leverandøren rette forholdet. Der bruddet har skjedd hos en underleverandør (herunder bemanningsselskaper) er rettingsplikten begrenset til krav som er fremmet skriftlig innen tre måneder etter lønnens forfallsdato, både for krav som følger av allmenngjort tariffavtale og landsomfattende tariffavtale. De vilkår og begrensninger som følger av lov om allmenngjøring av tariffavtaler m.v. av 4. juni skal gjelde i begge disse tilfellene. Byggherren har rett til å holde tilbake et beløp tilsvarende ca. to ganger innsparingen for arbeidsgiveren. Tilbakeholdsretten opphører så snart retting etter foregående ledd er dokumentert. Vesentlig mislighold av lønns- og arbeidsvilkår hos leverandøren kan påberopes av byggherren som grunnlag for heving, selv om leverandøren retter forholdene. Dersom bruddet har skjedd i underleverandørleddet (herunder bemanningsselskaper), kan byggherren på samme måte kreve at leverandøren skifter ut underleverandører. Dette skal skje uten omkostninger for byggherren. Alle avtaler leverandøren inngår for utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser HMS-KORT Alle arbeidstakere skal bære lett synlig et gyldig HMS-kort utstedt av Arbeidstilsynet. Ordrebekreftelse, søknadsskjema ol aksepteres ikke som HMS-kort. Arbeidstakere som ikke har slikt HMS-kort vil bli bortvist fra byggeplassen. Alle avtaler leverandøren inngår for utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser PLIKTIG MEDLEMSKAP I STARTBANK ELLER TILSVARENDE LEVERANDØRREGISTER Leverandøren skal ved kontraktsinngåelse oppgi StartBANK ID eller fremlegge kopi av registreringsbevis fra StartBANK eller tilsvarende leverandørregister som inneholder oppdatert og kontrollert leverandørinformasjon. Leverandøren skal gi leverandørregisteret fullmakt til å innhente SKAV-info (skatte- og avgifts informasjon) i hele kontraktsperioden RAPPORTERINGSPLIKT TIL SENTRALSKATTEKONTORET FOR UTENLANDSSAKER Kontrakt gitt til utenlandsk leverandør eller underleverandør, og alle arbeidstakere på slik kontrakt, skal rapporteres til Sentralskattekontoret for utenlandssaker i henhold til ligningsloven 5-6. Leverandøren er ansvarlig for at slik rapportering skjer i hele kontraktskjeden. Leverandøren skal på forespørsel dokumentere at rapporteringsplikten er oppfylt ved kopi av innmeldingsskjema eller kvittering fra Altinn. Eventuelt ansvar for skatter eller avgifter, gebyrer eller tvangsmulkt ilagt byggherren som følge av at leverandøren ikke har overholdt sine forpliktelser etter dette punktet er leverandørens ansvar og skal betales av ham. Alle avtaler leverandøren inngår for utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholdetilsvarende bestemmelser INTERNKONTROLL. SIKKERHET, HELSE OG ARBEIDSMILJØ (SHA) Leverandøren skal følge den til enhver tid gjeldende arbeidsmiljølov med tilhørende forskrifter, byggherrens SHA-plan og byggherrens eller koordinators anvisninger. Leverandøren plikter å ha et internkontrollsystem iht. forskrift om systematisk helse- miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter. Relevante deler av byggherrens SHAplan skal innarbeides i, og følges opp gjennom, leverandørens internkontroll. Innarbeidingen skal skje slik at SHA-planens bestemmelser kan identifiseres. Med mindre annet er avtalt, skal all kommunikasjon mellom nøkkelpersoner i prosjektet foregå på norsk. Leverandøren skal sørge for at arbeidstakerne han og eventuelle underleverandører benytter kan Side 14

15 kommunisere på en slik måte at manglende kommunikasjon ikke utgjør en sikkerhetsrisiko. For å unngå at det skjer ulykker fordi ikke alle forstår informasjonen som blir gitt, gjelder følgende: Minst én av det utførende personell på ethvert arbeidslag skal kunne forstå og gjøre seg forstått på norsk eller engelsk. Dersom flere utfører oppdrag sammen, skal vedkommende i tillegg forstå og gjøre seg forstått på et språk alle de andre på arbeidslaget forstår og kan gjøre seg forstått på. Alle på byggeplassen skal forstå SHA-plan, sikkerhetsopplæring, HMS-rutiner, verneprotokoller, sikkerhetsinstrukser, SJA, sikkerhetsdatablader, bruksanvisning for verktøy og arbeidsutstyr, varselskilter mv. Materialet skal foreligge på det språk vedkommende arbeidstaker bruker som morsmål, såfremt arbeidstakeren ikke forstår informasjonen fullt ut på norsk eller engelsk. Ved brudd på ovennevnte plikter har byggherren rett til å stanse arbeidene i den utstrekning byggherren anser det nødvendig KRAV OM BETALING TIL BANK Lønn og annen godtgjørelse til egne ansatte, ansatte hos underleverandører og innleide skal utbetales til konto i bank. Alle avtaler leverandøren inngår for utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser MISLIGHOLD AV KONTRAKTSFORPLIKTELSER KONSEKVENSER FOR SENERE KONKURRANSER Mislighold av kontraktsforpliktelser - konsekvenser for senere konkurranser Brudd på pliktene i denne kontrakten vil bli nedtegnet og kan få betydning i senere konkurranser, enten i kvalifikasjons- eller tildelingsomgangen i overensstemmelse med regelverket for offentlige anskaffelser. Alle avtaler leverandøren inngår for utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser REVISJON Byggherren, eller ekstern revisor engasjert av byggherren, kan gjennomføre revisjon hos leverandøren og eventuelle underleverandører i perioden fra kontraktsinngåelse til sluttfaktura er betalt for å undersøke om kontraktens krav blir oppfylt. Denne adgangen omfatter også kontrakter og dokumentasjon i underliggende ledd. Alle avtaler leverandøren inngår for utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser. Side 15