Møteinnkalling Kontrollutvalget Sarpsborg

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Sarpsborg Møtested: Rådhuset, møterom Olav den hellige (tidl.sarpsborg 14) Tidspunkt: kl. 19:00 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin Femanger Pettersen på telefon/sms , eller e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale Martin Engeset (s) -1-

2 Kontrollutvalget Sarpsborgs møte Sakliste PS 14/45 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 14/46 "Ytringsfrihet for de ansatte" - bystyrets vedtak 7 PS 14/47 Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer 8 PS 14/48 Rapport - Eierskapskontroll av Alarmsentral Brann Øst AS 18 PS 14/49 Møteplan 1. halvår PS 14/50 Referater og meldinger 43 PS 14/51 Eventuelt 69-2-

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/75 Dokumentnr.: 46 Løpenr.: /2014 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /45 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet , godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Protokoll fra møtet Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Protokollen er offentlig Vurdering Protokoll fra møtet , godkjennes -3-

4 Møteprotokoll Kontrollutvalget Sarpsborg Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 16:30 til kl. 17:45 Møtested: Rådhuset, møterom Asbjørn Halvorsen Fra til saksnr.: 14/41 14/44 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Martin Engeset (leder) x Kjersti Tharaldsen (nestleder) x Inger Marit Sverresen x Thor Erik Forsberg x Kjell Skaug x Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin F Pettersen Møtende fra revisjonen: Ingen Møtende fra administrasjonen: Ingen Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalget i Sarpsborg har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt at sakene 14/41, 43 og 44 skulle behandles for lukkede dører. Hjemmel: KL. 31 pkt Martin Engeset (leder) Kjersti Tharaldsen (nestleder) Inger Marit Sverresen Kjell Skaug. Thor Erik Forsberg -4-

5 Kontrollutvalget Sarpsborgs møte Sakliste U.off. PS 14/41 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte U.off: Hjemmel: KL. 31 pkt. 3, Offl. 13, jf. Fvl. 13 første ledd. x PS 14/42 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 14/43 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte U.off: Hjemmel: KL. 31 pkt. 3, Offl. 13, jf. Fvl. 13 første ledd. x PS 14/44 Kontrollutvalgets begjæring om innsyn til behandling i bystyre x U.off: Hjemmel Off.loven 24, 1. ledd PS 14/41 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet , godkjennes Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : 1. Protokoll fra møtet , godkjennes PS 14/42 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet , godkjennes Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : 1. Protokoll fra møtet , godkjennes -5-

6 PS 14/43 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet , godkjennes Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : 1. Protokoll fra møtet , godkjennes PS 14/44 Kontrollutvalgets begjæring om innsyn til behandling i bystyret Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (Saken legges fram uten forslag til vedtak) Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Kontrollutvalgets leder sendte ut innkalling et ekstraordinært møte i kontrollutvalget Bakgrunnen for innkallingen er at kontrollutvalgets begjæring om innsyn kommer til realitetsbehandling i Bystyret torsdag Bystyret har i sakspapirene fått tilsendt kontrollutvalgets kommentarer til Plan- og økonomiutvalgets møte (ref. protokoll fra KU-møtet ). Kontrollutvalget fikk utdelt i møtet: Plan- og økonomiutvalgets vedtak : «Saken utsettes og behandles i ekstraordinært møte i plan- og økonomiutvalget I forkant av dette møtet foretas det en vurdering av hvorvidt saken skal sendes til bystyret» Kopi av brev ( ) fra advokat Anne Sofie Tømmerås til rådmannen. Kopi av mail fra kommuneadvokaten til Datatilsynet ( ) og svar fra Datatilsynet ( ). Det fremgår av mailen fra kommuneadvokaten at Datatilsynet ikke har fått tilsendt kontrollutvalgets innspill til Plan- og økonomiutvalget (KU-protokollen fra ) Kontrollutvalget drøftet hvordan utvalget skal forholde seg til ulike utfall av bystyrets behandling. Det var enighet om å avvente bystyrets behandling og diskutere konkret reaksjon/oppfølging når bystyret har fattet vedtak i saken. Utvalget var ellers enig om at leder forbereder et innlegg til bystyremøtet 6.11 der utvalgets begrunnelse for innsyn understrekes og utdypes. Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : (Det ble ikke fattet formelt vedtak) -6-

7 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/76 Dokumentnr.: 135 Løpenr.: /2014 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /46 "Ytringsfrihet for de ansatte" - bystyrets vedtak -7-

8 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/76 Dokumentnr.: 111 Løpenr.: /2014 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /47 Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer, tas til etterretning Fredrikstad, Vedlegg 1 Vedlegg - Uavhengighetserklæringer Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I følge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi til kontrollutvalget en skriftlig egenvurdering av uavhengighet. Ved brev til kontrollutvalget i Sarpsborg kommune har oppdragsansvarlige revisorer (Anders Svarholt, Jolanta Betker og Einar Gundersen), avgitt sin skriftlige egenvurdering om uavhengighet. Vurdering Sekretariatet kan ikke se at det er forhold som tilsier at revisors uavhengighet ikke er ivaretatt. Sekretariatet anbefaler derfor kontrollutvalget om at uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer tas til etterretning. -8-

9 -9-

10 -10-

11 -11-

12 -12-

13 -13-

14 -14-

15 -15-

16 -16-

17 -17-

18 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/74 Dokumentnr.: 35 Løpenr.: /2014 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /48 Rapport - Eierskapskontroll av Alarmsentral Brann Øst AS Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rapport Eierskapskontroll av Alarmsentral Brann Øst AS til orientering 2. Rapporten oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Rapport Eierskapskontroll av Alarmsentral Brann Øst AS, tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg 1 Rapport - Eierskapskontroll av Alarmsentral Brann Øst AS, datert Vedlegg 1-4 (ABØ AS) Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Plan for selskapskontroll for perioden Saksopplysninger Kontrollutvalget vedtok i sitt møte i sak 12/5 at i løpet av perioden skal det gjennomføres en selskapskontroll Alarmsentral Brann Øst AS. Bystyret vedtok planen den i sak 25/12. Av planen for selskapskontroll fremgår det blant annet at det skal arbeides med å legge til rette for en kontroll av Alarmsentral Brann Øst AS. Sarpsborg kommune har en eierandel på 13,85 % av Alarmsentral Brann Øst AS. Formålet med eierskapskontrollen er å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser utøver denne myndighet på den måten som er fastsatt i virksomhetens lovverk, og at kommunens valgte representant ivaretar kommunens interesser i samsvar med kommunes vedtak og forutsetninger. Med bakgrunn i formålet med eierskapskontrollen, er følgende problemstillinger vurdert: -18-

19 Sikrer eiermeldingen for god styring og forvaltning av kommunens eierskap? Har kommunen vedtatt eierstrategi for Alarmsentral Brann Øst AS? Gis det rapportering/informasjon til kommunens folkevalgte fra selskapene? Er selskapets formålsparagraf i tråd med driften? Utøver generalforsamlingen sin myndighet i henhold til lover og regler? Sørger styret for en forsvarlig forvaltning av selskapet? Er kommunens representasjon i selskapets organer ivaretatt? Kontrollen er gjennomført ved gjennomgang av aktuelle politiske saker i bystyret, i dialog med administrasjonen for Alarmsentral Brann Øst AS og gjennomgang av dokumenter mottatt fra selskapet, blant annet styre- og generalforsamlingsprotokoller, årsberetninger og årsregnskap. Den framlagte rapport om eierskapskontroll av Alarmsentral Brann Øst AS har vært til høring hos selskapets ledelse og hos kommunen ved rådmann. Uttalelsene er vedlagt rapporten. Vurdering Sekretariatet har vurdert og konkludert ihht. problemstillinger som fremgår i rapporten på side 3. Vurderingene er gjort i lys av gjeldende lover og aktuelle styringsdokumenter som foreligger for selskapet og for kommunen. Styret og generalforsamlingen har i kontrollperioden sørget for en forsvarlig forvaltning av selskapet etter bestemmelsene i AS loven og etter selskapets vedtekter. Videre har bystyret nylig revidert eiermelding som et ledd i sitt strategiarbeid som eier. Bystyret får seg forlagt årsrapporter for selskaper kommunen har eierposisjoner i som orienteringssaker. Selskapet har en sunn økonomi og vi viser til selskapets nøkkeltall i rapporten. Selskapet har ikke etablert etikkreglement. Daglig leder opplyser at dette arbeidet er påbegynt og skal legges frem for styret i nær fremtid. Vedrørende kommunens representasjon i selskapets organer er dette tilfredsstillende. På bakgrunn av rapportens vurderinger og konklusjoner anbefaler sekretariatet at kontrollutvalget fatter følgende vedtak i saken. Kontrollutvalget tar rapport Eierskapskontroll av Alarmsentral Brann Øst AS til orientering. Rapporten oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Rapport Eierskapskontroll av Alarmsentral Brann Øst AS, tas til orientering. -19-

20 Rapport - Eierskapskontroll av Alarmsentral Brann Øst AS Sarpsborg kommune 2014 Østfold kontrollutvalgssekretariat ØKUS -20-

21 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Bakgrunn for selskapskontroll Formål Problemstillinger Avgrensning og metode Aktuelle lover og styringsdokumenter Lover og andre retningslinjer Alarmsentral Brann Øst AS Historikk Selskapets organisasjon Styrende organ og daglig ledelse Selskapets økonomiske utvikling Forhold vedrørende eier Vurdering, konklusjon og anbefalinger Selskapets og eierkommunens kommentarer Alarmsentral Brann Øst AS - kommentarer Eierkommunens kommentarer Vedlegg Eierskapskontroll 2014 Alarmsentral Brann Øst AS 2-21-

22 1. Innledning 1.1 Bakgrunn for selskapskontroll I kommunelovens 77.5 og 80 pålegges kommunene og fylkeskommunene å gjennomføre selskapskontroll av selskaper som er heleid av kommuner. Dette vil gjelde interkommunale selskaper og aksjeselskaper. Lovens bestemmelser er nærmere utdypet i kontrollutvalgsforskriftens kapittel 6. Bestillerfunksjonen er i henhold til loven lagt til kontrollutvalget. Kontrollutvalget vedtok i sitt møte i sak 12/5 at i løpet av perioden skal det gjennomføres en selskapskontroll Alarmsentral Brann Øst AS. Bystyret vedtok planen den i sak 25/12. Av planen for selskapskontroll fremgår det blant annet at det skal arbeides med å legge til rette for en kontroll av Alarmsentral Brann Øst AS. Østfold kontrollutvalgssekretariat er tillagt oppgaven å utføre selskapskontroll på vegne av kontrollutvalget i Sarpsborg kommune i henhold til vedtak i kontrollutvalgssak nr. 12/ Formål Formålet med selskapskontroller fremkommer av 14 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner. Ifølge bestemmelsen skal kontrollutvalget påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/ fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Dersom kontrollutvalget bestemmer det, kan den også inkludere forvaltningsrevisjon i selskapskontrollen. 1.3 Problemstillinger Med bakgrunn i formålet med eierskapskontrollen, har vi satt opp følgende problemstillinger: Sikrer eiermeldingen for god styring og forvaltning av kommunens eierskap? Har kommunen vedtatt eierstrategi for Alarmsentral Brann Øst AS? Gis det rapportering/informasjon til kommunens folkevalgte fra selskapene? Er selskapets formålsparagraf i tråd med driften? Utøver generalforsamlingen sin myndighet i henhold til lover og regler? Sørger styret for en forsvarlig forvaltning av selskapet? Er kommunens representasjon i selskapets organer ivaretatt? 1.4 Avgrensning og metode Vedtaket om selskapskontroll i Alarmsentral Brann Øst AS gjelder eierskapskontroll og ikke forvaltningsrevisjon. Eierskapskontrollen har vært gjennomført for driftsåret Selskapskontrollen har blitt gjennomført av Østfold kontrollutvalgssekretariat ved Bjørn Gulbrandsen. Kontrollen er gjennomført ved gjennomgang av aktuelle politiske saker i bystyret, ved kontrollspørsmål til selskapets ledelse og ved gjennomgang av dokumenter mottatt fra selskapet (styre- og generalforsamlingsprotokoller, årsberetninger og årsregnskap). Eierskapskontroll 2014 Alarmsentral Brann Øst AS 3-22-

23 2. Aktuelle lover og styringsdokumenter 2.1 Lover og andre retningslinjer Kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften I kommunelovens 80 pålegges kommunene og fylkeskommunene å gjennomføre selskapskontroll av selskaper som er heleid av kommuner. Dette vil gjelde interkommunale selskaper og aksjeselskaper. Lovens bestemmelser er nærmere utdypet i kontrollutvalgs forskrift kapittel 6. Etter paragrafens siste avsnitt skal kontrollutvalget og kommunens revisor varsles, og ha rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling. Lov om aksjeselskaper Gjennom generalforsamlingen utøver aksjeeierne den øverste myndighet i selskapet, jf. lovens 5-1. Generalforsamlingen skal etter lovens 5-5 behandle og vedta årsregnskap, årsberetning og utbytte og ellers andre saker iht. loven eller vedtektene. Styrets oppgaver og ansvar er underlagt reglene i lovens 6-12 og Styret skal i nødvendig utstrekning fastsette planer og budsjetter for selskapets virksomhet. Det skal ellers påse at virksomheten drives i samsvar med selskapets formål, aksjonæravtale, vedtekter, selskapets årsbudsjett og andre vedtak og retningslinjer fastsatt av generalforsamlingen, og å sørge for at bokføringen og formuesforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll. Regnskaps-, skatte- og avgiftsregler (lover om årsregnskap, skatt og merverdiavgift) Vi går i denne undersøkelsen ikke inn på disse forholdene. Selskapets regnskaper er revidert av egen ekstern revisor og det er avlagt ren revisjonsberetning for kontrollårene ( ). Lov om offentlige anskaffelser I henhold til loven er rettssubjekter som er kontrollert av offentlige organer og som tjener allmennheten underlagt denne lov. Alarmsentral Brann Øst AS er slikt selskap og omfattes dermed av lover og regler om offentlig anskaffelser. Hovedformålet med lover og regler om offentlige anskaffelser, er å sikre mest mulige effektive anskaffelser for det offentlige. I denne eierskapskontrollen, er ikke formålet å etterprøve om selskapet har etterlevd dette lovverk. Dette må i så fall gjennomføres ved en forvaltningsrevisjonskontroll. Selskaps vedtekter Selskapets vedtekter ligger som vedlegg nr. 1 og 2 til rapporten. Etikkreglement Selskapet har ikke etablert et etikkreglement per dags dato. Eierskapskontroll 2014 Alarmsentral Brann Øst AS 4-23-

24 3. Alarmsentral Brann Øst AS 3.1 Historikk Alarmsentral Brann Øst AS Alarmsentral Brann Øst AS ble stiftet i 1997 og er eid av følgende kommuner: MOVAR IKS (representerer kommunene Moss, Rygge, Råde, Våler og Vestby), Fredrikstad, Sarpsborg (13,85 % eierandel), Halden, Marker, Aremark, Eidsberg, Rakkestad, Skiptvet, Spydeberg, Askim, Trøgstad, Ski, Enebakk, Oppegård, Ås og Frogn I henhold til selskapets vedtekter, formålsparagraf 3 skal selskapet drive med følgende: «Selskapets formål er å motta og formidle meldinger om brann og ulykker fra publikum over nødnummer 110. Dessuten salg og utvikling av vakttjenester og andre alarmoppgaver og for øvrig det som står i forbindelse med dette» Alarmsentral Brann Øst AS utfører alle administrative oppgaver i eget hus med egne ansatte, med unntak av føring av selskapets regnskap. Herav også vedlikehold og drift av alle operative og administrative data og kommunikasjons systemer. Med dette oppnås en oppetid og kvalitet som er nødvendig for våre viktige tjenester. I kontrollåret 2013 har Alarmsentral Brann Øst AS 21 stillingshjemler. Brannalarmovervåkning av næring- og offentlige objekter I samarbeid med de lokale brannvesen tilbyr selskapet overvåkning av brannalarmanlegg fra næring- og offentlige bygg. Med direktevarsling til selskapet på 110-sentralen og snarlig utrykning fra din nærmeste brannstasjon kan man unngå brann, din virksomhet og samfunnet blir spart for tap / skade på mennesker og materielle verdier. 110-Tjenesten Alarmsentral Brann Øst AS betjenes operativt av tjenestemenn og kvinner med lang erfaring og betydelig kompetanse innen brann og redning. Etter å ha mottatt melding om brann eller ulykke er selskapet ansvarlig for varsling av tilstrekkelig innsatsstyrke. Eierskapskontroll 2014 Alarmsentral Brann Øst AS 5-24-

25 3.2 Selskapets organisasjon Figuren viser Alarmsentral Brann Øst AS sin organisasjon, med generalforsamlingen øverst, deretter styret og selskapets daglig leder. Generalforsamling Styret Daglig leder Fagleder Alarm Operativ leder/nk Fagleder Administrasjon Teknisk Driftssjef Vaktleder VL 1 Vaktleder VL 2 Vaktleder VL 3 Vaktleder VL 4 Vaktleder VL 5 FL OP-Teknisk støtte Operatør Operatør Operatør Operatør Operatør Operatør Operatør Operatør Operatør Operatør 3.3 Styrende organ og daglig ledelse Alarmsentral Brann Øst AS, ledes av generalforsamlingen og et valgt styre. Generalforsamlingen er selskapets øverste organ. I henhold til aksjeloven 5.1 er det gjennom generalforsamlingen at aksjeeier(e) utøver den øverste myndighet. Styreleder og daglig leder skal være til stede på generalforsamlingen. Andre styremedlemmer kan være til stede på generalforsamlingen. Eierskapskontroll 2014 Alarmsentral Brann Øst AS 6-25-

26 Aksjelovens 5-5 påpeker at innen seks måneder etter utgangen av hvert regnskapsår skal selskapet holde ordinær generalforsamling. Generalforsamlingens oppgaver er nedfelt i aksjelovens 5-5, 2. ledd. Generalforsamlingen skal behandle følgende saker: Godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen, herunder utdeling av utbytte. Andre saker som etter loven eller vedtektene hører inn under generalforsamlingen. Etter aksjelovens 7-1 er det generalforsamlingen som skal velge revisor for selskapet. Revisor godtgjørelse skal godkjennes av generalforsamlingen. I henhold til vedtektene for Alarmsentral Brann Øst AS gis det ingen konkrete beskrivelser om saksbehandlingsoppgaver for generalforsamlingen, med det vises til enhver tid gjeldende aksjelovgivning. Tabellen under viser en oversikt over avholdte generalforsamlinger og behandlede saker som gjelder regnskapsåret 2012/13. Møtedager 27/ Generalforsamling - Saker til behandling Valg av møteleder og til undertegning av protokoll Styrets årsberetning for 2012 Regnskapet for 2012 Resultat og balanse Disponering av årets resultat Valg av styre Valgkomitéen (suppleringsvalg) Fastsettelse av styrets godtgjørelse 12/ Gjennomgang og godkjennelse av selskapets årsregnskap for 2013, samt styrets årsberetning og revisors beretning Vedtektsendringer Styrets godtgjørelse Valg av styret Møtende fra aksjonæren (Sarpsborg kommune) på ordinære generalforsamling for regnskapsåret 2012 var Tore Nilsen Møtende fra aksjonæren (Sarpsborg) på generalforsamling for regnskapsåret 2013 var Tore Nilsen. Styret: I henhold til aksjelovens 6-1 skal et selskap ha minst 3 medlemmer. I selskapet med aksjekapital på mindre en tre millioner kroner kan styret likevel ha færre enn tre medlemmer. I henhold til vedtektene 5 for Alarmsentral Brann Øst AS skal styre bestå av fem medlemmer med fem personlige varamedlemmer. Eierskapskontroll 2014 Alarmsentral Brann Øst AS 7-26-

27 Krav til kjønnsrepresentasjon for interkommunale selskaper (IKS) og kommunale aksjeselskap (AS) trådde i kraft fra Lovkrav er at forholdet skal være 3/2 eller minst 40 % av hvert kjønn. For året 2013 har styret i Alarmsentral Brann Øst AS bestått av følgende personer: Navn Roy Jakobsen (Fr. stad kommune) Kjell Eivind Solberg (Skiptvet kommune) Ellen Bråtekas (Sarpsborg kommune) Sverre Gulbrandsen/Per Engan (MOVAR) Kristin Raanaas Reklev (Frogn kommune) Funksjon Styreleder Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styrets oppgaver er nedfelt i Aksjelovens 6-12 og Forvaltningen av selskapet hører under styret. Styret skal i nødvendig utstrekning fastsette planer og budsjetter for selskapets virksomhet. Styret skal også fastsette retningslinjer for virksomheten. Styret skal holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling og plikter å påse at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstad for betryggende kontroll. Om styrets tilsynsansvar nevnes følgende, i selskaper som bare har en aksjeeier, skal styret sørge for at avtaler mellom selskapet og aksjeeieren nedtegnes skriftlig. Styremøter i 2013 Det har vært avholdt 8 ordinære styremøter. Totalt er det behandlet 41 saker. Følgende saker som er behandlet kan nevnes: Godkjenning og undertegning av protokoller (alle møter) Økonomirapporter (alle møter) Orientering om selskapets drift (alle møter) Forberedelser og framdriftsplan til Generalforsamlingen Lov om vaktvirksomhet (flere møter) Årsberetning 2012 Evaluering av styrets arbeid Årshjul og møteplaner Alarmhåndteringssystem/Safecon Målsetting/strategiplan for neste driftsår (2014) Risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) Budsjett 2014 (flere møter) Orientering om brev/rapport fra DSB Orientering om virksomhetens internkontrollsystemer og HMS Møteplan for 2014 Orientering om «Brannstudien» Eventuelt Daglig leder: I henhold til Aksjelovens 6-14 er det daglig leder som står for den daglige ledelse av virksomheten og skal følge de retningslinjer og pålegg styret har gitt. Den daglige ledelse omfatter ikke saker som etter selskapets forhold er av uvanlig art eller av prinsippell betydning. Aksjelovens 6-15 pålegger daglig leder at minst hver tredje måned, i møte eller skriftlig, gir styret underretning om selskapets virksomhet, stilling og resultatutvikling. Styret Eierskapskontroll 2014 Alarmsentral Brann Øst AS 8-27-

28 har utarbeidet arbeidsavtale/stillingsinstruks for daglig leder, sist oppdaterte avtale er datert Selskapets økonomiske utvikling Hovedtall: (tall i tusen) Resultat: Salgsinntekter Andre inntekter Sum inntekter Sum driftskostnader Driftsresultat Netto finansresultat Ordinært resultat Balanse: Anleggsmidler Omløpsmidler Sum eiendeler Egenkapital Gjeld (kortsiktig) Sum gjeld og egenkapital Nøkkeltall Resultatgrad i % 2,7-0,06 2,17 Likviditetsgrad 1,38 1,21 1,26 Egenkapitalandel i % 37,1 34,1 33,2 Eierskapskontroll 2014 Alarmsentral Brann Øst AS 9 Godtgjørelser: Følgende lønn/godtgjørelser var gjeldende for daglig leder og styret for Alarmsentral Brann Øst AS i 2013: Daglig leder: kr og naturalytelser på kr Styret kr

29 Tabellen viser regnskaps- og balanseutviklingen over en 3 års perioden for selskapet. Vedrørende salgsinntekter til selskapet består dette av en fast del og en variabel inntekt. Faste delen er i 2014 satt til kr. 43,26 per innbygger i kommunen. Variabel inntekt er basert på abonnement for brannalarmanlegg (private og offentlige). Inntektene for denne delen fordeler seg på følgende delingstall 28/72, selskapet beholder 28 % og kommunen 72 %. Resultatgrad Resultatgraden er et mål på hvor stort driftsresultatet er i forhold til omsetningen. Likviditetsgrad Likviditetsgrad forteller noe om forholdet mellom omløpsmidler og kortsiktig gjeld. Med andre ord måler det bedriftens evne til å dekke sine betalingsforpliktelser etter hvert som disse forfaller. Likviditetsgrad bør være større enn 1. Egenkapitalandel Egenkapitalandelen sier noe om hvor mye egenkapital det er i bedriften i forhold til totalkapitalen. Selskapets revisor (Revisjonsselskapet Jøntvedt AS) har for regnskapsåret 2013 avlagt en ren revisjonsberetning for selskapet. Revisor gir uttrykk for i sin beretning at: Årsregnskap er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av selskapets finansielle stilling 31. desember 2013 og av dets resultater for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge. Ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av selskapets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringssikk i Norge. Opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet, forutsetning om fortsatt drift er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. 4. Forhold vedrørende eier Bystyrets behandling av eierstrategi Følgende oversikt gis: Bystyret : «Sarpsborg kommunes utøvelse av eierskap eiermelding». Bystyret : «Revidert eiermelding for Sarpsborg kommune» Bystyret : «Sarpsborg kommunes eierskapspolitikk og eierskapsmelding» Eiermeldingen er overordnet politisk styringsinstruks for virksomheter dom er lagt til et annet rettssubjekt, eget styre eller en vertskommune eller til et annet interkommunalt organ. Hovedformålet med eiermeldingen er å få stadfestet regler og rutiner som skal gjelde ved forvaltningen a eierskap i Sarpsborg kommune. Tilbakerapportering til politiske organer Kommunen har en etablert en praksis for rapportering til formannskapet. Det rapporters fortløpende nøkkeltall om regnskapene til de selskapene som omtales i eiermeldingen til formannskapet. Eierskapskontroll 2014 Alarmsentral Brann Øst AS

30 I følge eiermeldingen skal det presenteres en rapport til bystyret på vedtatte regnskap og årsmelding for Sarpsborg kommunes selskaper, deltagelse i IKS og kommunalt samarbeid og i kommunens foretak. Denne orientering skjer fortrinnsvis innen utgangen av september hvert år. Eiers representasjon i selskapet Gereralforsamlingen Det er avholdt to generalforsamlinger i 2013/14. Tore Nilsen har møtt på vegne av Sarpsborg kommune på generalforsamlingene. Styret Det har vært avholdt 8 ordinære styremøter i løpet av Sarpsborg kommunes representanter i styret har vært Ellen Bråtekas. Følgende fremmøtefrekvens er protokollert: Roy Jakobsen (Fr. stad kommune) Kjell Eivind Solberg (Skiptvet kommune) Ellen Bråtekas (Sarpsborg kommune) Sverre Gulbrandsen/Per Engan (MOVAR) Kristin Raanaas Reklev (Frogn kommune) Deltatt på styremøter Forfall tilstyremøter Fremmøte prosent Vara møtt Vurdering, konklusjon og anbefalinger Sikrer eiermeldingen for god styring og forvaltning av kommunens eierskap? I Sarpsborg kommune er hovedmålet med vedtatte eiermeldingen den å få stadfestet regler og rutiner som skal gjelde ved forvaltningen av eierskap. Selskapene vil gjennom meldingen få klarere styringssignaler fra eier, og meldingen vil dermed bidra til nærmere avklaringer og større forutsigbarhet for selskapene. Meldingen tar sikte på å gi et mer konkret budskap fra eier om hva man forventer av det enkelte selskap. Dette kan dreie seg om fokus på avkastning i de selskaper der eierskapet karakteriseres som finansielt, eller fokus på ivaretakelse av viktige samfunnshensyn der selskaper er opprettet for å understøtte prioriterte politikkområder. Det er viktig at kommunen som eier definerer selskapenes hovedmålsettinger. Styrenes oppgave blir å videreutvikle strategien og arbeide for å realisere selskapenes formål. Klare eierforventinger, uttrykt for eksempel gjennom avkastningskrav, gir selskapene forutsigbarhet og bidrar til å konkretisere de krav styrene må stille til virksomhetene på vegne av eieren. Eierskapskontroll 2014 Alarmsentral Brann Øst AS

31 Bystyret har vedtatt at følgende overordnede prinsipper skal legges til grunn for kommunens eierstyring: Det skal være åpenhet knyttet til Sarpsborg kommunes eierskap og til selskapenes virksomhet. Sarpsborg kommunes valg om å etablere et selskap og valg av selskapsform skal baseres på en analyse av kommunens styringsbehov og mål for virksomheten Sarpsborg kommune forventer at selskapene er bevisst sitt samfunnsansvar Sarpsborg kommune skal som eier gi klare, langsiktige mål for selskapene og foretakene gjennom selskapsvise eierstrategier. Styret er ansvarlig for realisering av målene. Sarpsborg kommune skal fremme sine interesser overfor kommunale selskap gjennom eierorganene og eiermøter Aksjonærene/deltagerne i selskaper skal likebehandles Styret skal være kjennetegnet av kompetanse, kapasitet og mangfold ut fra selskapets/foretakets egenart og kommunens formål med eierskapet Styrets godtgjøring skal være på moderat nivå, men fremme verdiskapning i selskapene og fremstå som rimelig ut fra styrets ansvar, kompetanse, tidsbruk og arbeidets kompleksitet. Leders lønnsnivå i selskap der kommunen er en betydelig eier skal ligge på et konkurransedyktig nivå, men ikke være lønnsledende. Kapitalstrukturen i selskapet skal være tilpasset formålet med eierskapet og selskapets situasjon. Etter sekretariatets vurdering synliggjør eiermeldingen klare styringssignaler og prinsipper fra eiersiden. Likeledes fokuseres eiermeldingen på de oppgaver, roller og ansvar de forskjellige organene skal ivareta. Grunnlaget for god eierstyring er gitt igjennom eiermeldingen. Har kommunen vedtatt eierstrategi for Alarmsentral Brann Øst AS? I henhold til eiermeldingen er følgende eierstrategi nevnt for selskapet: «Selskapet ivaretar kommunes lovpålagte oppgave etter brann- og eksplosjonsvernloven 16 og dimensjoneringsforskriften 4-5 om plikt til å følge opp nødmeldinger og meldinger om brann- og andre ulykker. Kommunens formål med eierskapet er av samfunnsmessig karakter. Kommunens mål med eierskapet er å tilrettelegge for et effektivt system for nød alarmering for kommunens innbyggere. Gjennom samarbeid med andre kommuner er det et mål å oppnå stordriftsfordeler.«kommunens formål og eierstrategi er ivaretatt gjennom selskapets vedtekter. Selskapet er en lovpålagt oppgave som defineres som samfunnsnyttig, og selskapet eies og derav drives av 17 kommuner. Dette sørger også for at selskapet oppnår stordriftsfordeler. Hvordan rapporteres det fra valgte representanter til kommunens politiske organer? I kontrollperioden 2012/13, er årsregnskaper/årsmeldinger for selskapene 2012 som omhandles av Kommunelovens 80 fremlagt for bystyret under referater (se sak 86/13 den ). Tilsvarende for årsregnskapene/årsmeldinger for 2013 vil bli fremlagt for bystyret i november eller desember Eierskapskontroll 2014 Alarmsentral Brann Øst AS

32 På denne måten får bystyret kjennskap til de ulike selskapene samt innblikk i regnskapstall og andre vesentlige forhold gjennom styrets årsberetning. Sekretariatets konklusjon er at valgte tiltak er en god løsning for bystyret å gjøre seg kjent med de selskapene som kommunen har eierinteresser i etter KL 80. Er selskapets formålsparagraf klart definert, og er driften i tråd med formålsparagrafen? Eierskap kan oppfylle ulike typer mål (formål) for eier, det kan eksempelvis være politiske, sosialpolitiske, finansielle, industrielle eller regionaløkonomiske mål. Foretakets virksomhet skal fremgå av selskapets vedtekter. Styrets oppgave i små og mellomstore bedrifter vil være å utarbeide en strategi som ligger innenfor de formål eierne har definert for virksomheten i vedtektene og som gir uttrykk for eiernes ambisjoner for virksomheten. Selskapets vedtekter for kontrollperioden er datert men er nylige oppdatert av generalforsamlingen ( ). Endringene i vedtektene gjelder kun 8 om valgkomite. Vedtektens formålsparagraf ( 3) setter rammene for selskapets virksomhet. Selskapets formålsparagraf lyder slik: «Selskapets formål er å motta og formidle meldinger om brann og ulykker fra publikum over nødnummer 110. Dessuten salg og utvikling av vakttjenester og andre alarmoppgaver og for øvrig det som står i forbindelse med dette» Etter vår vurdering er formålsparagrafen i selskapets vedtekter tilstrekkelig dekkende med hensyn til hva selskapet primæroppgaver skal være. Utøver generalforsamlingen sin myndighet i henhold til lover og regler? Eierne av selskapet har avholdt generalforsamlinger i 2013 og i Til behandling har vært styrets årsberetning, fastsettelse av årsresultat og balansen, anvendelse av årsoverskudd, valg av styre og fastsettelse av styrets godtgjørelse. Selskapets regnskap (nøkkeltallene) for perioden viser at nøkkeltallene er gode. Selskapet har en god likviditetsgrad samt en sunn egenkapitalandel (37 %). Det er fra revisor avlagt ren revisjonsberetning for Etter vår vurdering har generalforsamlingen utøvd sine oppgaver og myndighet i tråd med aksjelovens bestemmelser 5-5. Sørger styret for en forsvarlig forvaltning av selskapet? Av saker har styret hatt følgende til behandling, årsregnskap 2012, strategiplaner, budsjett 2014, årshjul og møteplaner, detaljerte perioderegnskaper gjennom hele 2013 (hvert møte). I tillegg har administrasjonen holdt styret orientert om internkontrollsystemer og HMS, risiko og sårbarhets analyser m.m. (se for øvrig side 8 oversikt over møter/saker) Møtefrekvensen for styret i 2013 var åtte møter, noe som er helt i tråd med aksjelovens bestemmelser (minimum fire ganger per år). Eierskapskontroll 2014 Alarmsentral Brann Øst AS

33 Alle selskaper bør etablerer etisk reglement. Grunnlaget for et etisk reglement er å understøtte målsetningen om samfunnsansvarlig forretningsdrift og kan omhandle områder som: Økonomiske forhold Miljømessige områder Sosiale forhold Med bakgrunn i vår kontroll registreres det at Alarmsentral Brann Øst AS ikke har innarbeidet etisk reglement i sine dokumenter. Vedrørende kjønnsfordeling i styret er lovkrav at forholdet skal være 3/2 eller minst 40 % av hvert kjønn for kommunale aksjeselskaper. Styret i Alarmsentral Brann Øst AS har i kontrollperioden bestått av 3 menn og 2 kvinner. Kravet om kjønnsfordeling er ivaretatt. Ut fra gjennomgang av saksdokumentene synes styret å ha sørget for en god forvaltning av selskapet og av kommunens eierinteresser. Selskapet drives i tråd med selskapets formålsparagraf og øvrige aktuelle styringsdokumenter, dog bør etisk reglement etableres. Vi viser også til enkelte eiere (kommuner) har dette som et krav til sitt eierskap for selskaper i eiermeldingen. Det er fra selskapet gitt signaler at etikkregler skal utarbeides innen kort tid. Er kommunens representasjon i selskapets organer ivaretatt? Selskapet har avholdt generalforsamlinger for kontrollperioden 2012 og På vegne av Sarpsborg kommune (eier) har Tore Nilsen deltatt på generalforsamlingene. Vedrørende kommunens valgte styrerepresentant viser vi til oversiktstabell på side 11. Vår vurdering er at det har vært svært tilfredsstillende representasjon fra Sarpsborg kommune i selskapets styre i kontrollperioden. 6. Selskapets og eierkommunens kommentarer 6.1 Alarmsentral Brann Øst AS - kommentarer Daglig leder har gitt følgende kommentarer/innspill; Kapittel 3.1 Artikkelen det vises til nederst side 5 (kap. 3.1) kan være noe misvisende slik den nå fremstår. Innledningsvis skrives det at ".. det er potensiale til andre aktiviteter i tilknytning til anlegget". For ordens skyld nevnes at lokalene til Alarmsentral Brann Øst AS ikke har dette potensialet, men at det ved etablering av et eventuelt beredskapssenter på Rygge etter at store deler av infrastrukturen der ble frigitt gjennom at Forsvaret flyttet ut hadde dette potensialet. Kapittel 3.2 Organisasjonskartet ble endret noe i fjor høst og vedlagt er det som er riktig ved utgangen av Endringene er marginale og vedrører de tekniske funksjoner samt NK-funksjonen. Avslutningsvis kan nevnes at selskapet ved administrasjonen er godt i gang med å utarbeide utkast til etiske retningslinjer ("Etikkreglement") som vil bli forelagt styret for godkjenning Eierskapskontroll 2014 Alarmsentral Brann Øst AS

34 når ferdig. Dette som oppfølging av anbefalingen gitt i rapportens kapittel 5 (og nevnt under kapittel 2). Sekretariatet har rettet opp de påpekninger som daglig leder har gitt i sitt tilsvar i rapporten. 6.2 Eierkommunens kommentarer Rådmannen har den avgitt høringsuttalelse. Rådmannen har ingen kommentarer til rapportutkastet. Se vedlegg Vedlegg: (vedlegges ved behandling i kontrollutvalget) 1. Alarmsentral Brann Øst AS vedtekter, vedtatt Alarmsentral Brann Øst AS vedtekter, vedtatt Selskapets uttalelse til rapporten, datert Uttalelse fra Sarpsborg kommune, datert Fredrikstad den Anne-Karin Femanger Pettersen Daglig leder Bjørn Gulbrandsen Rådgiver Eierskapskontroll 2014 Alarmsentral Brann Øst AS

35 -35-

36 -36-

37 -37-

38 -38-

39 -39-

40 -40-

41 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/76 Dokumentnr.: 110 Løpenr.: /2014 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /49 Møteplan 1. halvår 2015 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet 1. halvår 2015: 10. februar 21. april (regnskapsmøte) 9. juni Møtestart kl Fredrikstad, Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Kontrollutvalgets budsjettforslag for 2015 Saksopplysninger Kontrollutvalget fastsetter en møteplan for ett halvt år av gangen. I kontrollutvalgets budsjett for 2015 er det innarbeidet en møtefrekvens på fem til seks møter. I løpet av første halvår 2015 planlegges det med å avholde tre møter, henholdsvis i februar, april og juni. Vurdering Sekretariatet forslår tirsdag som fast møte dag for kontrollutvalget, og at møtene i utvalget starter kl

42 Sekretariatet forslag er at kontrollutvalgets møter avholdes på følgende datoer for 1. halvår 2015: 10. februar 21. april (regnskapsmøte) 9. juni -42-

43 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/75 Dokumentnr.: 42 Løpenr.: /2014 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /50 Referater og meldinger Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg 1. kopi av brev fra fylkesmannen: Kommunens oppfølging etter systemrevisjon med avløpsanlegg tas til orientering 2. Rapport internkontroll Sarpsborg torg Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Muntlig orientering: Revisjonen vil orientere om status/framdrift i pågående forvaltningsrevisjonsprosjekt «Investeringsprosjekt og kommunens system for mislighetskontroll» Vurdering Referater og meldinger tas til orientering -43-

44 Sarpsborg kommune Postboks SARPSBORG Miljøvernavdelingen Deres ref.: Vår ref.: 2007/ KAB Vår dato: Kommunens oppfølging etter systemrevisjon av avløpsanlegget tas til orientering Vi viser til revisjonsrapport av , inspeksjonsrapport av og øvrige dokumenter i saken, særlig vedtak om tvangsmulkt datert , kommunens brev datert og dokumenter mottatt etter møte Sarpsborg kommune har de siste årene vært fulgt opp fra vår side iht rutiner for særskilt oppfølging av alvorlige avvik. Disse avvikene er nå lukket og Fylkesmannen tar kommunens oppfølging etter systemrevisjonen til orientering. Vårt videre tilsyn med avløpsanlegget vil heretter igjen følge alminnelig rutine for anlegg i risikoklasse 2. Betingelsene for å unngå at tvangsmulkt inndrives er oppfylt. Vi benytter anledningen til å peke på at behovet for å kartlegge og utbedre feil i avløpsanlegget og å sanere og fornye dårlig avløpsnett, ikke kan gjennomføres i skippertak. Kommunen må legge opp et langvarig systematisk løp for å fornye og klimatilpasse denne samfunnskritiske infrastrukturen, herunder system for å dokumentere mål, tilstand, tiltaksbehov og handlingsplaner. Samt et system for egenvurdering av måloppnåelse og av at anleggene forvaltes i tråd med handlingsplaner. Med hilsen Dette dokumentet er elektronisk godkjent av Kjersti Gram Andersen e.f. miljøverndirektør Karsten Butenschøn senioringeniør Saksbehandler: Karsten Butenschøn Bjørn Ketil Gudevold Statens hus Postboks Moss Telefon: Telefaks: Besøksadresse: Vogtsgate 17 e-post: fmospostmottak@fylkesmannen.no

45 -45-

46 -46-

47 -47-

48 -48-

49 -49-

50 -50-

51 -51-

52 -52-

53 -53-

54 -54-

55 -55-

56 -56-

57 -57-

58 -58-

59 -59-

60 -60-

61 -61-

62 -62-

63 -63-

64 -64-

65 -65-

66 -66-

67 -67-

68 -68-

69 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/76 Dokumentnr.: 114 Løpenr.: /2014 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /51 Eventuelt Fredrikstad,