Møteinnkalling Kontrollutvalget Moss

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Moss Møtested: Per Gynt sykehjem (helsehus), møterom 1. etg Tidspunkt: kl. 16:00 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin Femanger Pettersen, telefon: e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale Kirsten Aasen (s) -1-

2 Kontrollutvalget Moss møte Sakliste PS 14/41 Valg av to til å undertegne protokoll 3 PS 14/42 Virksomhetsbesøk - Peer Gynt Helsehus 4 PS 14/43 Prosjektplan: Kvalitet og effektivisering i pleie- og omsorg 5 PS 14/44 Prosjektplan: Sykehjemsdrift/Bo- og servicesenter 10 PS 14/45 Revisjonsrapport - Avslutning av anleggsregnskap VA 16 PS 14/46 Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer 30 PS 14/47 Rapport - Eierskapskontroll av Alarmsentral Brann Øst AS 40 PS 14/48 Møteplan 1. halvår PS 14/49 Referater og meldinger 65 PS 14/50 Eventuelt 91-2-

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/88 Dokumentnr.: 45 Løpenr.: /2014 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /41 Valg av to til å undertegne protokoll Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Til å undertegne og godkjenne protokollen sammen med utvalgets leder, velges.. og Fredrikstad, Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget har bestemt at utvalget skal velge to representanter til å undertegne og godkjenne protokollene sammen med utvalgets leder. Vurdering Ingen -3-

4 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/88 Dokumentnr.: 46 Løpenr.: /2014 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /42 Virksomhetsbesøk - Peer Gynt Helsehus Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Informasjon om Peer Gynt Helsehus tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalgets har uttrykt ønsket å legge til rette for et virksomhetsbesøk til Per Gynt Helsehus. Sekretariatet har fått positivt tilbakemelding på kontrollutvalgets ønske fra virksomhetsleder på helsehuset. Administrasjonen på Helsehuset vil gi utvalget en orientering om virksomhetenes drift og oppgaver. Ordinært kontrollutvalgsmøte finner sted etter orienteringssekvens. Sekretariatet anbefaler for kontrollutvalget at informasjon om Peer Gynt Helsehus, tas til orientering Vurdering Informasjonsmøte vil inneholde følgende: Orientering om virksomhetenes/områdenes organisering, drift og oppgave- /ansvarsfordeling. Tanker/synspunkter på virksomhetenes/områdenes fremtid/utfordringer Felles meningsutveksling -4-

5 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/82 Dokumentnr.: 55 Løpenr.: /2014 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /43 Prosjektplan: Kvalitet og effektivisering i pleie- og omsorg Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan «Kvalitet og effektivisering i pleie- og omsorg», godjennes Fredrikstad, Vedlegg Prosjektplan «Kvalitet og effektivisering i pleie og omsorg», Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Bystyresak 13/107, (Forvaltningsrevisjonsplan ) KU-sak 13/45, PS 13/45 (Forvaltningsrevisjonsplan ) Saksopplysninger Det framgår av forvaltningsrevisjonsplanen hva som er bakgrunnen for dette prosjektet. Revisjonen har gjengitt de viktigste poengene i sin prosjektplan (jf. pkt. 1«Bakgrunnen for prosjektet»). På grunnlag av dette, foreslår revisjonen tre hovedproblemstillinger: Demografisk kartlegging av pleie- og omsorgssektoren: Er utgifter til pleie- og omsorgssektoren høyere i Moss enn i sammenlignbare kommuner? Skiller Moss seg fra sammenlignbare kommuner på faktorer som er styrende for utgiftsnivået i sektoren? Hva er eventuelt årsaken til utgiftsnivået er høyere i Moss enn i sammenlignbare kommuner? Økonomistyring i pleie og omsorgssektoren: Er det etablert betryggende kontroll? -5-

6 Effektiviseringstiltak i pleie og omsorgssektoren: Hvilke effektiviseringstiltak er vedtatt innført i pleie- og omsorgssektoren? Hvilke effektiviseringstiltak er innført i pleie- og omsorgssektoren? Hva er eventuelt årsaken til at ikke alle tiltak er innført i henhold til vedtak? Har tiltakene hatt effekt som forventet? Hva er eventuelt årsaken til at tiltak ikke har hatt forventet effekt? Har rådmannen etablert tilfredsstillende rutiner og praksis for oppfølging og evaluering av tiltak? Revisjonen antar at det vil gå med 450 timer +/- 10 % til dette prosjektet. Rapporten vil være klar til behandling i mars Vurdering Sekretariatet finner problemstillingene relevante i forhold til omtalen i forvaltningsrevisjonsplanen. Planlagt ressursbruk er høyere enn et gjennomsnittlig forvaltningsrevisjonsprosjekt. Revisjonen vil gi utdypende opplysninger om dette i møtet. Ellers har vi ingen kommentarer til metode og gjennomføring. Vi anbefaler at prosjektplanen godkjennes. -6-

7 Kvalitet og effektivisering i pleie og omsorg Moss kommune Prosjektplan Rolvsøy 4. november

8 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET I henhold til kommuneloven 78 nr. 2 og forskrift om revisjon kapittel 3, skal det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og å foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt i bystyret den 9. desember 2013, sak 107/13, og i henhold til denne er kvalitet og effektivisering i pleie og omsorg neste prosjekt på planen. I planen fremkommer det at «presset på pleie- og omsorgssektoren er betydelig økende både grunnet ansvaret for utskrivningsklare pasienter fra sykehuset og plikt til øyeblikkelig hjelp, men også i forhold til at andelen eldre er økende. Utfordringene er store, særlig innenfor demensomsorgen. Her opplever kommunen en stadig økning av utagerende og sammensatt problematikk. Dette vil kreve mer legeressurser i tjenesten, samt høyere kompetanse hos de ansatte. Som det fremgår innledningsvis i denne analysen er imidlertid kommunalområdet preget av gjentatt merforbruk i henhold til budsjett. Dette understøttes av KOSTRA tall som viser at Moss kommune bruker mer ressurser per innbygger på pleie og omsorgstjenester sett opp i mot sammenlignbare kommuner, Østfold og landet for øvrig. Kommunens utfordrende økonomiske situasjon medfører et behov for en grundig gjennomgang, særlig av alle tjenester under området Helse og sosial. Det vil være svært viktig for kommunens måloppnåelse å avklare om det er muligheter for effektivisering av driften innenfor de begrensninger som følger av gjeldende rettighetslovgivning.» 2. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Kontrollutvalgets vedtak legges til grunn for revisjonens videre arbeide med prosjektet. Revisjonen gis mulighet til å endre problemstillinger og avgrensninger hvis det oppstår uforutsette forhold som har betydning for prosjektet. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. 3. PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER Basert på overordnet analyse mener Østfold kommunerevisjon at følgende problemstillinger er relevante: Demografisk kartlegging av pleie- og omsorgssektoren Er utgifter til pleie- og omsorgssektoren høyere i Moss enn i sammenlignbare kommuner? Skiller Moss seg fra sammenlignbare kommuner på faktorer som er styrende for utgiftsnivået i sektoren? Hva er eventuelt årsaken til utgiftsnivået er høyere i Moss enn i sammenlignbare kommuner? Økonomistyring i pleie og omsorgssektoren Er det etablert betryggende kontroll? Effektiviseringstiltak i pleie og omsorgssektoren Hvilke effektiviseringstiltak er vedtatt innført i pleie- og omsorgssektoren? Hvilke effektiviseringstiltak er innført i pleie- og omsorgssektoren? Hva er eventuelt årsaken til at ikke alle tiltak er innført i henhold til vedtak? Har tiltakene hatt effekt som forventet? Hva er eventuelt årsaken til at tiltak ikke har hatt forventet effekt? Har rådmannen etablert tilfredsstillende rutiner og praksis for oppfølging og evaluering av tiltak? østfold kommunerevisjon iks 2-8-

9 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier, også kalt "foretrukket praksis", er en samlebetegnelse for de krav eller forventninger som brukes som grunnlag for å vurdere kommunens virksomhet. Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Også kommunens egne retningslinjer kan utgjøre revisjonskriterier. Revisjonskriteriene er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik/svakheter. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriterier: LOV nr 107: Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). Forskrift nr 1423 om årsbudsjettet (for kommuner og fylkeskommuner). Intern kontroll et integrert rammeverk COSO-rapporten. Kommunens økonomireglement. Kommunens delegeringsreglement. Kommunens budsjett, tertialrapporter og årsregnskap. Aktuelle rutiner og retningslinjer i Pleie og omsorg. 5. METODE Prosjektet er lagt opp etter Norges kommunerevisorforbund sin standard for forvaltningsrevisjon RSK 001 «Standard for forvaltningsrevisjon». Analyse Det vil for den første problemstillingen gjennomføres en kartlegging og analyse av KOSTRA-tall og relevant statistikk fra blant annet Folkehelseinstituttet. Intervjuer For problemstilling to og tre vil det være aktuelt å intervjue rådmann, kommunalsjef og ansatte i kommunalsjefens stab. Vi vil også intervjue personer i andre stillinger, dersom det er relevant. Dokumentanalyse Relevante dokumenter for dette prosjektet er blant annet kommunens økonomireglement, delegasjonsreglement, lederavtaler, handlingsplan, årsbudsjett, tertialrapporter, interne rutiner og veiledere samt aktuelle vedtak. 6. PROSJEKTORGANISERING, RESSURSBEHOV OG FREMDRIFTSPLAN Prosjektdeltakere Constance Hauser - Forvaltningsrevisor Anders Svarholt - Oppdragsansvarlig revisor Prosjektperiode November 2014 april 2015 Antall timer 450 timer +/- 10 % Vedtaksorgan: Kontrollutvalget i Moss kommune Fremdrift Ferdig Når prosjektplan er godkjent i KU Når rapport blir sendt til rådmannen Mars 2015 Når rapport blir sendt til ØKUS Mars 2015 østfold kommunerevisjon iks 3-9-

10 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/82 Dokumentnr.: 56 Løpenr.: /2014 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /44 Prosjektplan: Sykehjemsdrift/Bo- og servicesenter Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan «Sykehjemsdrift/Bo- og servicesenter», godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Prosjektplan «Sykehjemsdrift/Bo- og servicesenter», datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Bystyresak 13/107, (Forvaltningsrevisjonsplan ) KU-sak 13/45, PS 13/45 (Forvaltningsrevisjonsplan ) Saksopplysninger Det framgår av forvaltningsrevisjonsplanen hva som er bakgrunnen for dette prosjektet. Revisjonen har gjengitt de viktigste poengene i sin prosjektplan (jf. pkt. 1«Bakgrunnen for prosjektet»). På grunnlag av dette, foreslår revisjonen at tre virksomheter analyseres: Bo- og heldøgnstjenester Peer Gynt sykehjem Melløs sykehjem Revisjonen foreslår videre tre problemstillinger: I hvilken grad (og hvordan) bruker de reviderte virksomhetene årsbudsjettet som et styringsverktøy i den løpende driften? I hvilken grad er årsbudsjettet egnet (herunder tilstrekkelig detaljert) som styringsverktøy? Blir ansvaret for virksomhetsbudsjettene delegert tydelig til virksomhetsledelsen? Tilpasses tjenestetilbudet til budsjettrammene? -10-

11 I hvilken grad iverksettes tiltak når utgiftene overstiger vedtatt budsjett? Hvilke tiltak har blitt iverksatt og hvor effektive har de vært? Hvem tar initiativet til sparingstiltak og på hvilket tidspunkt? Hvilke rutiner fins for statusrapportering fra virksomhetsledelsen oppover i avdelingen? Hvilke rutiner fins for kvalitetssikring/oppfølging av tiltak? Er det motsetning mellom bruken av budsjett som styringsverktøy og måloppnåelse for virksomheten? Hvordan balanseres kravet om å levere forsvarlige lovpålagte tjenester mot kravet om å holde budsjettet? Hvor realistiske er budsjettene? I hvilken grad er det mulig å planlegge tjenestebehovet og utgiftene i pleie- og omsorgssektoren? Revisjonen antar at det vil gå med 550 timer +/- 10 % til dette prosjektet. Rapporten vil være klar til behandling i mars Vurdering Sekretariatet finner problemstillingene relevante i forhold til omtalen i forvaltningsrevisjonsplanen. Planlagt ressursbruk er høyere enn et gjennomsnittlig forvaltningsrevisjonsprosjekt. Revisjonen vil gi utdypende opplysninger om dette i møtet. Ellers har vi ingen kommentarer til metode og gjennomføring. Vi anbefaler at prosjektplanen godkjennes. -11-

12 Sykehjemsdrift/ Bo- og servicesenter Moss kommune Prosjektplan Rolvsøy 4. november

13 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET I henhold til kommuneloven 78 nr. 2 og forskrift om revisjon kapittel 3, skal det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og å foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Det vises til vedtak i bystyret den 9. desember 2013, sak 107/13, hvor forvaltningsrevisjonsplan for ble fastsatt. I vedtatt plan fremkommer det: «Etter revisjonens oppfatning, basert på tilsvarende situasjoner i andre kommuner, viser merforbruket innen pleie- og omsorg at det kan foreligge svikt i oppfølging og kontroll av økonomistyringen, bemanningskontroll, tydeliggjøring av ansvar i organisasjonen, samt svikt i kommunikasjon og rapportering oppover i systemet. Utfordringene underbygges av rådmannsnivå, her fremheves blant annet sykehjemmenes pleiefaktor, bemanningsfaktor, turnusstyring og ressursstyring i virksomhetene sett opp i mot kvaliteten på tjenestene som leveres, som en stor utfordring. Det kan være at merforbruket skyldes svakheter i budsjetteringsprosessen, men det kan også skyldes svak virksomhetsstyring, eller en kombinasjon av begge faktorer. Uavhengig av årsak vil utfordringene føre til vesentlige konsekvenser for brukere, ansatte, kommunens økonomi og omdømme. Dette er således et område som bør prioriteres.» 2. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Kontrollutvalgets vedtak legges til grunn for revisjonens videre arbeide med prosjektet. Revisjonen gis mulighet til å endre problemstillinger og avgrensninger hvis det oppstår uforutsette forhold som har betydning for prosjektet. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. 3. PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER Formålet med prosjektet er å undersøke hvilke muligheter Moss kommune har til å begrense merforbruk og effektivisere driften i helsesektoren. I dette prosjektet har vi valgt å fokusere på budsjettstyring. Budsjettstyring skal i følge Senter for statlig økonomistyring (SSØ) sikre at mål- og resultater oppnås innenfor de bevilgninger som er stilt til disposisjon. Prosjektet avgrenses videre til å revidere budsjettstyring i pleie- og omsorgstjenestene. Tre virksomheter skal analyseres: Bo- og heldøgnstjenester Peer Gynt sykehjem Melløs sykehjem Med bakgrunn i formålet har vi formulert tre problemstillinger: I hvilken grad (og hvordan) bruker de reviderte virksomhetene årsbudsjettet som et styringsverktøy i den løpende driften? I hvilken grad er årsbudsjettet egnet (herunder tilstrekkelig detaljert) som styringsverktøy? Blir ansvaret for virksomhetsbudsjettene delegert tydelig til virksomhetsledelsen? Tilpasses tjenestetilbudet til budsjettrammene? I hvilken grad iverksettes tiltak når utgiftene overstiger vedtatt budsjett? Hvilke tiltak har blitt iverksatt og hvor effektive har de vært? østfold kommunerevisjon iks 2-13-

14 Hvem tar initiativet til sparingstiltak og på hvilket tidspunkt? Hvilke rutiner fins for statusrapportering fra virksomhetsledelsen oppover i avdelingen? Hvilke rutiner fins for kvalitetssikring/oppfølging av tiltak? Er det motsetning mellom bruken av budsjett som styringsverktøy og måloppnåelse for virksomheten? Hvordan balanseres kravet om å levere forsvarlige lovpålagte tjenester mot kravet om å holde budsjettet? Hvor realistiske er budsjettene? I hvilken grad er det mulig å planlegge tjenestebehovet og utgiftene i pleie- og omsorgssektoren? 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier, også kalt "foretrukket praksis", er en samlebetegnelse for de krav eller forventninger som brukes som grunnlag for å vurdere kommunens virksomhet. Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Også kommunens egne retningslinjer kan utgjøre revisjonskriterier. Revisjonskriteriene er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik/svakheter. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriterier: Kommuneloven 46 nr 1 og 3, samt kommunelovens 47. Omhandler årsbudsjettet som bindende plan for bruk av kommunens midler, samt at budsjettet skal være realistisk. Forskrift om årsbudsjett 10. Omhandler administrasjonssjefens plikt til rapportering til bystyret samt plikten til å foreslå tiltak dersom det er grunn til å anta budsjettsprekk. Moss kommunes økonomireglement 5. METODE Prosjektet er lagt opp etter Norges kommunerevisorforbund sin standard for forvaltningsrevisjon RSK 001 «Standard for forvaltningsrevisjon». Intervjuer Vi ønsker å intervjue virksomhetsledelsen i alle tre reviderte virksomheter. I tillegg vil det være relevant å snakke med helsesjefen, samt relevante personer fra økonomiavdelingen. Dokumentanalyse Relevante dokumenter for dette prosjektet er kommunens økonomireglement, delegasjonsreglement, handlingsplan for Moss , årsbudsjett, virksomhetsbudsjettene, relevant statistikk. 6. PROSJEKTORGANISERING, RESSURSBEHOV OG FREMDRIFTSPLAN Prosjektdeltakere Martine Vold - Forvaltningsrevisor Anders Svarholt - Oppdragsansvarlig revisor Prosjektperiode November 2014 april 2015 Antall timer 550 timer +/- 10 % Vedtaksorgan: Kontrollutvalget i Moss kommune Fremdrift Ferdig Når prosjektplan er godkjent i KU Når rapport blir sendt til rådmannen Mars 2015 østfold kommunerevisjon iks 3-14-

15 Når rapport blir sendt til ØKUS Mars 2015 østfold kommunerevisjon iks 4-15-

16 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/80 Dokumentnr.: 20 Løpenr.: /2014 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /45 Revisjonsrapport - Avslutning av anleggsregnskap VA Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar vedlagte revisjonsrapport om avslutning av anleggsregnskap VA, til etterretning med følgende kommentar: Kontrollutvalget merker seg revisjonens påpekninger om de forhold som knyttes til Lov om offentlige anskaffelser og ber administrasjonen sørge for at reglene for offentlige anskaffelser etterleves. 2. Saken oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Avslutning av anleggsregnskap VA (for prosjektene , , og ), godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Revisjonsrapport: Avslutning av anleggsregnskap VA, Moss Kommune, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Reglement for kontrollutvalget i Moss Saksopplysninger I henhold til reglement for kontrollutvalget skal kontrollutvalget avgi innstilling til bystyret om godkjenning for hvert av kommunens avsluttede investeringsprosjekt som har en totalkostnad på over 4 millioner kroner. Østfold kommunerevisjon har revidert «Avslutning av anleggsregnskap VA» Anleggsregnskapet består av følgende 4 prosjekter: Prosjekt Diverse ledningsparseller Krappfoss Prosjekt Sølyalleen/Torderødalleen Prosjekt Ledningsanlegg Skarmyra syd Prosjekt Ledningsanlegg Helgerødgata/Tronvikveien -16-

17 Samlet bevilging til prosjektene er kr Anleggsregnskapet er avsluttet med et samlet mindreforbruk på kr Prosjekt ble vedtatt i 2008, prosjekt / i 2011 og prosjekt i Revisjonens kontroll av anleggsregnskapet innbefatter vedtak og bevilgning, anskaffelsesprosess, regnskapshåndteing, bilagshåndtering og regnskapsavslutning. Revisjonen finner at den samlede investeringen i all hovedsak er tilfredsstillende gjennomført, men de påpeker enkelte forhold. Følgende tas opp i rapporten: To fakturaer som er ført på feil objekt, men det medfører mindre avvik i forhold til avslutningsnotatet. For det eldste prosjektet (206533) er det foretatt en direkteanskaffelse på kr. 1.1 millioner uten konkurranse. Dette skyldes at tidligere rammeavtale var utgått på anskaffelsestidspunktet. Videre merker revisjonen seg at ikke forelå anskaffelsesprotokoll for entreprisen for samme prosjektet I tillegg mangler en skatteattest for valgt leverandør på prosjekt Revisjonen kan ikke konkludere med om prosjektet er avsluttet innen rimelig tid i henhold til kommunes rutine om avslutning av et prosjekt. Sekretariatet viser til vedlagte revisjonsrapport med vedlegg for ytterligere detaljer. Vurdering Med bakgrunn i revisjonsrapporten og revisjonens vurderinger anbefaler sekretariatet at kontrollutvalget tar revisjonsrapport: Avslutning av anleggsregnskap VA, til etterretning med følgende kommentarer: Kontrollutvalget merker seg revisjonens påpekninger om de forhold som knyttes til Lov om offentlige anskaffelser og ber administrasjonen sørge for at reglene for offentlige anskaffelser etterleves. Saken oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Revidert regnskap for Avslutning av anleggsregnskap VA, godkjennes. -17-

18 -18-

19 -19-

20 -20-

21 -21-

22 -22-

23 -23-

24 -24-

25 -25-

26 -26-

27 -27-

28 -28-

29 -29-

30 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/88 Dokumentnr.: 43 Løpenr.: /2014 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /46 Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Oppdragsansvarlig revisors uavhengighetserklæring, tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg 1 Vedlegg - Uavhengighetserklæringer Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I følge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi til kontrollutvalget en skriftlig egenvurdering av uavhengighet. Ved brev til kontrollutvalget i Moss kommune har oppdragsansvarlig revisorer (Einar Gundersen, Anders Svarholt og Jolanta Betker), avgitt sin skriftlige egenvurdering om uavhengighet. Vurdering Sekretariatet kan ikke se at det er forhold som tilsier at revisorenes uavhengighet ikke er ivaretatt. Sekretariatet anbefaler derfor kontrollutvalget om at oppdragsansvarlige revisorers uavhengighetserklæringer tas orientering. -30-

31 -31-

32 -32-

33 -33-

34 -34-

35 -35-

36 -36-

37 -37-

38 -38-

39 -39-

40 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/84 Dokumentnr.: 8 Løpenr.: /2014 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /47 Rapport - Eierskapskontroll av Alarmsentral Brann Øst AS Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rapport Eierskapskontroll av Alarmsentral Brann Øst AS til orientering 2. Rapporten oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Rapport Eierskapskontroll av Alarmsentral Brann Øst AS, tas til orientering. Fredrikstad, Vedlegg 1 Rapport - Eierskapskontroll av Alarmsentral Brann Øst AS, datert Vedlegg 1-4 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Plan for selskapskontroll for perioden Saksopplysninger Kontrollutvalget vedtok i sitt møte i sak 12/4 at i løpet av perioden skal det gjennomføres en selskapskontroll i Alarmsentral Brann Øst AS. Bystyret vedtok planen den i sak 006//12. Av planen for selskapskontroll fremgår det blant annet at det skal arbeides med å legge til rette for en kontroll av Alarmsentral Brann Øst AS. Alarmsentral Brann Øst AS er organisert som et datterselskap til MOVAR IKS. Moss kommune er en av flere kommunale eiere av MOVAR IKS. MOVAR eier 16,67 % av Alarmsentral Brann Øst AS. Formålet med eierskapskontrollen er å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser utøver denne myndighet på den måten som er fastsatt i virksomhetens lovverk, og at kommunens valgte representant ivaretar kommunens interesser i samsvar med kommunes vedtak og forutsetninger. -40-

41 Med bakgrunn i formålet med eierskapskontrollen, er følgende problemstillinger vurdert: Etterleves eiermelding om rapportering/informasjon til kommunens folkevalgte og om opplæring i styrearbeid? Er det gitt påpekninger i eiermelding om Alarmsentral Brann Øst AS? Er selskapets formålsparagraf i tråd med driften? Utøver generalforsamlingen sin myndighet i henhold til lover og regler? Sørger styret for en forsvarlig forvaltning av selskapet? Er kommunens representasjon i selskapets organer ivaretatt? Kontrollen er gjennomført ved gjennomgang av aktuelle politiske saker i bystyret, i dialog med administrasjonen for Alarmsentral Brann Øst AS og gjennomgang av dokumenter mottatt fra selskapet, blant annet styre- og generalforsamlingsprotokoller, årsberetninger og årsregnskap. Den framlagte rapport om eierskapskontroll av Alarmsentral Brann Øst AS har vært til høring hos selskapets ledelse og hos kommunen ved ordfører. Uttalelsene er vedlagt rapporten. Vurdering Sekretariatet har vurdert og konkludert ihht. problemstillinger som fremgår i rapporten på side 3. Vurderingene er gjort i lys av gjeldende lover og aktuelle styringsdokumenter som foreligger for selskapet og for kommunen. Styret og generalforsamlingen har i kontrollperioden sørget for en forsvarlig forvaltning av selskapet etter bestemmelsene i AS loven og etter selskapets vedtekter. Videre har kommunen etablert eiermelding som et ledd i sitt strategiarbeid som eier. Bystyret for seg forlagt årsrapporter for selskaper kommunen har eierposisjoner i som orienteringssaker. I tillegg avholder kommunes eierforum jevnlige møter med selskaper som kommunen har eierinteresser i. Selskapet har en sunn økonomi og vi viser til selskapets nøkkeltall i rapporten. Selskapet har ikke etablert etikkreglement. Daglig leder opplyser at dette arbeidet er påbegynt og skal legges frem for styret i nær fremtid. Kommunens representasjon i styret og generalforsamlingen i kontrollperioden er tilfredsstillende. På bakgrunn av rapportens vurderinger og konklusjoner anbefaler sekretariatet at kontrollutvalget fatter følgende vedtak i saken. Kontrollutvalget tar rapport Eierskapskontroll av Alarmsentral Brann Øst AS til orientering. Rapporten oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Rapport Eierskapskontroll av Alarmsentral Brann Øst AS, tas til orientering. -41-

42 Rapport - Eierskapskontroll av Alarmsentral Brann Øst AS Moss kommune 2014 Østfold kontrollutvalgssekretariat ØKUS -42-

43 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Bakgrunn for selskapskontroll Formål Problemstillinger Avgrensning og metode Aktuelle lover og styringsdokumenter Lover og andre retningslinjer Alarmsentral Brann Øst AS Historikk Selskapets organisasjon Styrende organ og daglig ledelse Selskapets økonomiske utvikling Forhold vedrørende eier Vurdering, konklusjon og anbefalinger Selskapets og eierkommunens kommentarer Alarmsentral Brann Øst AS - kommentarer Eierkommunens kommentarer Vedlegg Eierskapskontroll 2014 Alarmsentral Brann Øst AS 2-43-

44 1. Innledning 1.1 Bakgrunn for selskapskontroll I kommunelovens 77.5 og 80 pålegges kommunene og fylkeskommunene å gjennomføre selskapskontroll av selskaper som er heleid av kommuner. Dette vil gjelde interkommunale selskaper og aksjeselskaper. Lovens bestemmelser er nærmere utdypet i kontrollutvalgsforskriftens kapittel 6. Bestillerfunksjonen er i henhold til loven lagt til kontrollutvalget. Kontrollutvalget vedtok i sitt møte i sak 12/4 at i løpet av perioden skal det gjennomføres en selskapskontroll i Alarmsentral Brann Øst AS. Bystyret vedtok planen den i sak 006//12. Av planen for selskapskontroll fremgår det blant annet at det skal arbeides med å legge til rette for en kontroll av Alarmsentral Brann Øst AS. Østfold kontrollutvalgssekretariat er tillagt oppgaven å utføre selskapskontroll på vegne av kontrollutvalget i Moss kommune i henhold til vedtak i kontrollutvalgssak nr. 12/ Formål Formålet med selskapskontroller fremkommer av 14 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner. Ifølge bestemmelsen skal kontrollutvalget påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/ fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Dersom kontrollutvalget bestemmer det, kan den også inkludere forvaltningsrevisjon i selskapskontrollen. 1.3 Problemstillinger Med bakgrunn i formålet med eierskapskontrollen, har vi satt opp følgende problemstillinger: Etterleves eiermelding om rapportering/informasjon til kommunens folkevalgte og om opplæring i styrearbeid? Er det gitt påpekninger/anbefalinger i kommunens eiermelding om Alarmsentral Brann Øst AS? Er selskapets formålsparagraf entydig og i tråd med driften? Utøver generalforsamlingen sin myndighet i henhold til lover og regler? Sørger styret for en forsvarlig forvaltning av selskapet? Er kommunens representasjon i selskapets organer ivaretatt? 1.4 Avgrensning og metode Vedtaket om selskapskontroll i Alarmsentral Brann Øst AS gjelder eierskapskontroll og ikke forvaltningsrevisjon. Eierskapskontrollen har vært gjennomført for driftsåret Selskapskontrollen har blitt gjennomført av Østfold kontrollutvalgssekretariat. Kontrollen er gjennomført ved gjennomgang av aktuelle politiske saker i bystyret, ved kontrollspørsmål til selskapets ledelse og ved gjennomgang av dokumenter mottatt fra selskapet (styre- og generalforsamlingsprotokoller, årsberetninger og årsregnskap). Eierskapskontroll 2014 Alarmsentral Brann Øst AS 3-44-

45 2. Aktuelle lover og styringsdokumenter 2.1 Lover og andre retningslinjer Kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften I kommunelovens 80 pålegges kommunene og fylkeskommunene å gjennomføre selskapskontroll av selskaper som er heleid av kommuner. Dette vil gjelde interkommunale selskaper og aksjeselskaper. Lovens bestemmelser er nærmere utdypet i kontrollutvalgs forskrift kapittel 6. Etter paragrafens siste avsnitt skal kontrollutvalget og kommunens revisor varsles, og ha rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling. Lov om aksjeselskaper Gjennom generalforsamlingen utøver aksjeeierne den øverste myndighet i selskapet, jf. lovens 5-1. Generalforsamlingen skal etter lovens 5-5 behandle og vedta årsregnskap, årsberetning og utbytte og ellers andre saker iht. loven eller vedtektene. Styrets oppgaver og ansvar er underlagt reglene i lovens 6-12 og Styret skal i nødvendig utstrekning fastsette planer og budsjetter for selskapets virksomhet. Det skal ellers påse at virksomheten drives i samsvar med selskapets formål, aksjonæravtale, vedtekter, selskapets årsbudsjett og andre vedtak og retningslinjer fastsatt av generalforsamlingen, og å sørge for at bokføringen og formuesforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll. Regnskaps-, skatte- og avgiftsregler (lover om årsregnskap, skatt og merverdiavgift) Vi går i denne undersøkelsen ikke inn på disse forholdene. Selskapets regnskaper er revidert av egen ekstern revisor og det er avlagt ren revisjonsberetning for kontrollårene ( ). Lov om offentlige anskaffelser I henhold til loven er rettssubjekter som er kontrollert av offentlige organer og som tjener allmennheten underlagt denne lov. Brannsentral Brann Øst AS er slikt selskap og omfattes dermed av lover og regler om offentlig anskaffelser. Hovedformålet med lover og regler om offentlige anskaffelser, er å sikre mest mulige effektive anskaffelser for det offentlige. I denne eierskapskontrollen, er ikke formålet å etterprøve om selskapet har etterlevd dette lovverk. Dette må i så fall gjennomføres ved en forvaltningsrevisjonskontroll. Selskaps vedtekter Selskapets vedtekter ligger som vedlegg nr. 1 og 2 til rapporten. Etikkreglement Selskapet har ikke etablert et etikkreglement. Eierskapskontroll 2014 Alarmsentral Brann Øst AS 4-45-

46 3. Alarmsentral Brann Øst AS 3.1 Historikk Alarmsentral Brann Øst AS Alarmsentral Brann Øst AS er eid av følgende kommuner: MOVAR IKS (representerer kommunene Moss, Rygge, Råde, Våler og Vestby), Fredrikstad, Sarpsborg, Halden, Marker, Aremark, Eidsberg, Rakkestad, Skiptvet, Spydeberg, Askim, Trøgstad, Ski, Enebakk, Oppegård, Ås og Frogn I henhold til selskapets vedtekter, formålsparagraf 3 skal selskapet drive med følgende: «Selskapets formål er å motta og formidle meldinger om brann og ulykker fra publikum over nødnummer 110. Dessuten salg og utvikling av vakttjenester og andre alarmoppgaver og for øvrig det som står i forbindelse med dette» Alarmsentral Brann Øst AS utfører alle administrative oppgaver i eget hus med egne ansatte, med unntak av føring av selskapets regnskap. Herav også vedlikehold og drift av alle operative og administrative data og kommunikasjons systemer. Med dette oppnås en oppetid og kvalitet som er nødvendig for våre viktige tjenester. I kontrollåret 2013 har Alarmsentral Brann Øst AS 21 stillingshjemler. Brannalarmovervåkning av næring- og offentlige objekter I samarbeid med de lokale brannvesen tilbyr selskapet overvåkning av brannalarmanlegg fra næring- og offentlige bygg. Med direktevarsling til selskapet på 110-sentralen og snarlig utrykning fra din nærmeste brannstasjon kan man unngå brann, din virksomhet og samfunnet blir spart for tap / skade på mennesker og materielle verdier. 110-Tjenesten Alarmsentral Brann Øst AS betjenes operativt av tjenestemenn og kvinner med lang erfaring og betydelig kompetanse innen brann og redning. Etter å ha mottatt melding om brann eller ulykke er selskapet ansvarlig for varsling av tilstrekkelig innsatsstyrke. Eierskapskontroll 2014 Alarmsentral Brann Øst AS 5-46-

47 3.2 Selskapets organisasjon Figuren viser Alarmsentral Brann Øst AS sin organisasjon, med generalforsamlingen øverst, deretter styret og selskapets daglig leder. Generalforsamling Styret Daglig leder Fagleder Alarm Operativ leder/nk Fagleder Administrasjon Teknisk Driftssjef Vaktleder VL 1 Vaktleder VL 2 Vaktleder VL 3 Vaktleder VL 4 Vaktleder VL 5 FL OP-Teknisk støtte Operatør Operatør Operatør Operatør Operatør Operatør Operatør Operatør Operatør Operatør 3.3 Styrende organ og daglig ledelse Alarmsentral Brann Øst AS, ledes av generalforsamlingen og et valgt styre. Generalforsamlingen er selskapets øverste organ. I henhold til aksjeloven 5.1 er det gjennom generalforsamlingen at aksjeeier(e) utøver den øverste myndighet. Styreleder og daglig leder skal være til stede på generalforsamlingen. Andre styremedlemmer kan være til stede på generalforsamlingen. Aksjelovens 5-5 påpeker at innen seks måneder etter utgangen av hvert regnskapsår skal selskapet holde ordinær generalforsamling. Eierskapskontroll 2014 Alarmsentral Brann Øst AS 6-47-

48 Generalforsamlingens oppgaver er nedfelt i aksjelovens 5-5, 2. ledd. Generalforsamlingen skal behandle følgende saker: Godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen, herunder utdeling av utbytte. Andre saker som etter loven eller vedtektene hører inn under generalforsamlingen. Etter aksjelovens 7-1 er det generalforsamlingen som skal velge revisor for selskapet. Revisor godtgjørelse skal godkjennes av generalforsamlingen. I henhold til vedtektene for Alarmsentral Brann Øst AS gis det ingen konkrete beskrivelser om saksbehandlingsoppgaver for generalforsamlingen, med det vises til enhver tid gjeldende aksjelovgivning. Tabellen under viser en oversikt over avholdte generalforsamlinger og behandlede saker som gjelder regnskapsåret 2012/13. Møtedager 27/ Generalforsamling - Saker til behandling Valg av møteleder og til undertegning av protokoll Styrets årsberetning for 2012 Regnskapet for 2012 Resultat og balanse Disponering av årets resultat Valg av styre Valgkomitéen (suppleringsvalg) Fastsettelse av styrets godtgjørelse 12/ Gjennomgang og godkjennelse av selskapets årsregnskap for 2013, samt styrets årsberetning og revisors beretning Disponering av årets resultat Vedtektsendringer Styrets godtgjørelse Valg av styret Møtende fra aksjonæren (MOVAR) på ordinære generalforsamling for regnskapsåret 2012 var Johnny Sundby. Møtende fra aksjonæren (MOVAR) på generalforsamling for regnskapsåret 2013 var Johnny Sundby. Styret: I henhold til aksjelovens 6-1 skal et selskap ha minst 3 medlemmer. I selskapet med aksjekapital på mindre en tre millioner kroner kan styret likevel ha færre enn tre medlemmer. I henhold til vedtektene 5 for Alarmsentral Brann Øst AS skal styre bestå av fem medlemmer med fem personlige varamedlemmer. Krav til kjønnsrepresentasjon for interkommunale selskaper (IKS) og aksjeselskap (AS) trådde i kraft fra Lovkrav er at forholdet skal være 3/2 eller minst 40 % av hvert kjønn for kommunale aksjeselskaper. Eierskapskontroll 2014 Alarmsentral Brann Øst AS 7-48-

49 For året 2013 har styret i Alarmsentral Brann Øst AS bestått av følgende personer: Navn Roy Jakobsen (Fr. stad kommune) Kjell Eivind Solberg (Skiptvet kommune) Ellen Bråtekas (Sarpsborg kommune) Sverre Gulbrandsen/Per Engan (MOVAR) Kristin Raanaas Reklev (Frogn kommune) Funksjon Styreleder Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styrets oppgaver er nedfelt i Aksjelovens 6-12 og Forvaltningen av selskapet hører under styret. Styret skal i nødvendig utstrekning fastsette planer og budsjetter for selskapets virksomhet. Styret skal også fastsette retningslinjer for virksomheten. Styret skal holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling og plikter å påse at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstad for betryggende kontroll. Om styrets tilsynsansvar nevnes følgende, i selskaper som bare har en aksjeeier, skal styret sørge for at avtaler mellom selskapet og aksjeeieren nedtegnes skriftlig. Styremøter i 2013 Det har vært avholdt 8 ordinære styremøter. Totalt er det behandlet 41 saker. Følgende saker som er behandlet kan nevnes: Godkjenning og undertegning av protokoller (alle møter) Økonomirapporter (alle møter) Orientering om selskapets drift (alle møter) Forberedelser og framdriftsplan til Generalforsamlingen Lov om vaktvirksomhet (flere møter) Årsberetning 2012 Evaluering av styrets arbeid Årshjul og møteplaner Alarmhåndteringssystem/Safecon Målsetting/strategiplan for neste driftsår (2014) Risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) Budsjett 2014 (flere møter) Orientering om brev/rapport fra DSB Orientering om virksomhetens internkontrollsystemer og HMS Møteplan for 2014 Orientering om «Brannstudien» Eventuelt Daglig leder: I henhold til Aksjelovens 6-14 er det daglig leder som står for den daglige ledelse av virksomheten og skal følge de retningslinjer og pålegg styret har gitt. Den daglige ledelse omfatter ikke saker som etter selskapets forhold er av uvanlig art eller av prinsippell betydning. Aksjelovens 6-15 pålegger daglig leder at minst hver tredje måned, i møte eller skriftlig, gir styret underretning om selskapets virksomhet, stilling og resultatutvikling. Styret har utarbeidet arbeidsavtale/stillingsinstruks for daglig leder, sist oppdaterte avtale er datert Eierskapskontroll 2014 Alarmsentral Brann Øst AS 8-49-

50 3.4 Selskapets økonomiske utvikling Hovedtall: (tall i tusen) Resultat: Salgsinntekter Andre inntekter Sum inntekter Sum driftskostnader Driftsresultat Netto finansresultat Ordinært resultat Balanse: Anleggsmidler Omløpsmidler Sum eiendeler Egenkapital Gjeld (kortsiktig) Sum gjeld og egenkapital Nøkkeltall Resultatgrad i % 2,7-0,06 2,17 Likviditetsgrad 1,38 1,21 1,26 Egenkapitalandel i % 37,1 34,1 33,2 Tabellen viser regnskaps- og balanseutviklingen over en 3 års perioden for selskapet. Eierskapskontroll 2014 Alarmsentral Brann Øst AS 9 Godtgjørelser: Følgende lønn/godtgjørelser var gjeldende for daglig leder og styret for Alarmsentral Brann Øst AS i 2013: Daglig leder: kr og naturalytelser på kr Styret kr

51 Vedrørende salgsinntekter til selskapet består dette av en fast del og en variabel inntekt. Faste delen er i 2014 satt til kr. 43,26 per innbygger i kommunen. Variabel inntekt er basert på abonnement for brannalarmanlegg (private og offentlige). Inntektene for denne delen fordeler seg på følgende delingstall 28/72, selskapet beholder 28 % og kommunen 72 %. Resultatgrad Resultatgraden er et mål på hvor stort driftsresultatet er i forhold til omsetningen. Likviditetsgrad Likviditetsgrad forteller noe om forholdet mellom omløpsmidler og kortsiktig gjeld. Med andre ord måler det bedriftens evne til å dekke sine betalingsforpliktelser etter hvert som disse forfaller. Likviditetsgrad bør være større enn 1. Egenkapitalandel Egenkapitalandelen sier noe om hvor mye egenkapital det er i bedriften i forhold til totalkapitalen. Selskapets revisor (Revisjonsselskapet Jøntvedt AS) har for regnskapsåret 2013 avlagt en ren revisjonsberetning for selskapet. Revisor gir uttrykk for i sin beretning at: Årsregnskap er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av selskapets finansielle stilling 31. desember 2013 og av dets resultater for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge. Ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av selskapets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringssikk i Norge. Opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet, forutsetning om fortsatt drift er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. 4. Forhold vedrørende eier Behandling i bystyret i Moss kommune Ved gjennomgang av bystyreprotokoller for er det ikke registrert særskilte saker vedrørende Alarmsentral Brann Øst AS. Eiermelding/strategi for kommunen Bystyret vedtok den i sak 093/10 Eierskapsmelding Moss kommune. Følgende vedtak ble fattet: 1. Bystyret vedtar den vedlagte eiermeldingen, inkludert vedtatte endringer for Moss havn KF og Moss Drift og anlegg KF, med prinsipper for strategisk eierstyring. 2. Moss kommune vil initiere at det samfunns- og miljømessige ansvar blir innarbeidet i de ulike formålsparagrafene. 3. Bystyret vedtar at det etableres en ordning med årlig eierdag i Moss kommune og at denne avholdes første gang innen utløpet av februar Eiermeldingen evalueres ifm årlig eierdag Ved evalueringen skal alle uavklarte momenter i saksfremstillingen være utredet. 5. Bystyret vedtar at det etter valget 2011 gjennomføres opplæring i eierrollen for Moss bystyre. Opplæring i styrearbeid Eierskapskontroll 2014 Alarmsentral Brann Øst AS

52 I vedtatte eiermeldingen i 2010 er opplæring av folkevalgte en prioritert oppgave. Følgende vedtak ble fattet: Bystyret vedtar at det etter valget i 2011 gjennomføres opplæring i eierrollen for Moss bystyre. I perioden før eiermeldingen ble vedtatt har kommunen ikke gitt tilbud om opplæring i styrearbeid for folkevalgte representanter for kommunens selskaper. Tilbakerapportering til politiske organer Det har ikke vært etablert rutine eller praksis for å legge fram årsberetninger og årsregnskap fra selskapene til politikerne utover til de politikerne som selv sitter i styrer og generalforsamlinger/representantskapet. I kommunens eiermelding er det gitt føringer på hvordan rapportering til folkevalgte (bystyret) skal foregå. Det siteres fra eiermeldingen. Bystyret vedtar at det etableres en ordning med årlig eier-dag i Moss kommune og at denne avholdes første gang innen utløpet av februar I tillegg legges årsrapporter for de ulike selskapene frem for bystyret i perioden mai juni som referatsaker. Eiers representasjon i selskapet Representantskapet Kun èn representant kan representere eieren på representantskapsmøte. Eiere kan ha med eksempelvis rådgiver i tillegg til den representanten som innehar fullmakt til å representere eierens interesser på ordinære representantskapsmøter. Moss kommune (MOVAR) har vært representert på representantskapsmøter i 2012 og Styret Det har vært avholdt 8 ordinære styremøter i løpet av Moss kommune har gjennom MOVAR IKS vært representert ved Sverre Gulbrandsen/Per Engan. Følgende fremmøtefrekvens er protokollert: Roy Jakobsen (Fr. stad kommune) Kjell Eivind Solberg (Skiptvet kommune) Ellen Bråtekas (Sarpsborg kommune) Sverre Gulbrandsen/Per Engan (MOVAR) Kristin Raanaas Reklev (Frogn kommune) Deltatt på styremøter Forfall tilstyremøter Fremmøte prosent Vara møtt Eierskapskontroll 2014 Alarmsentral Brann Øst AS

53 5. Vurdering, konklusjon og anbefalinger Etterleves eiermelding om rapportering/informasjon til kommunens folkevalgte og om opplæring i styrearbeid? Bystyret har den behandlet og vedtatt eiermeldingen for Moss kommune. I eiermeldingens del I redegjøres det for følgende rammer for eierstyring: I eiermeldingens del II redegjøres det for organiseringsformer, roller, oppgaver og ansvar. I tillegg har kommunen utarbeidet en oversikt/informasjon om det enkelte selskap. Det vises i sin helhet til eiermelding for Moss kommune Hvordan rapporteres det fra valgte representanter til kommunens politiske organer? I følge vedtatte eiermelding (2010) er det nå tatt tak i dette. Det fremgår av eiermeldingen at det skal avholdes årlige eier-dag sammen med bystyret. Bystyret Moss kommune inviterte i april 2012 følgende selskaper til eier-dag til generell orientering: o Østfoldmuseene v/direktør Gunn Mona Ekornes og styreleder May Hansen o Østfold Energi v/administrerende direktør Rolf M. Gjermundsen o Movar IKS v/direktør Erling Berg og styreleder Paul-Erik Krogsvold. Bystyret vedtok den at det opprettes et eierforum med det formål å utøve den fremtidige håndteringen av kommunens eierskap i selskapene. Eierforumet består av ordfører, varaordfører, en gruppeleder og økonomisjef som sekretær. I 2013 var følgende selskap invitert til eierforumet: 14/1 Østfoldmuseene 14/1 Mosseregionens Næringsutvikling 14/1 Moss Drift og anlegg KF 14/1 MKEiendom KF 7/10 Moss Havn KF 7/10 Visit Moss AS 11/11 Personalpartner AS 11/11 KIAS AS I 2014 var følgende selskap invitert til eierforumet: 10/3 Movar IKS 7/4 Orkerød sykehjem KF 19/5 Moss Drift og anlegg 19/5 Moss Havn 19/5 MKEiendom KF 15/9 American College 15/9 Krisesenteret i Moss Invitert til eierforum 17/ er følgende selskap: Østfold kontrollutvalgssekretariat Østfold kommunerevisjon IKS Eierskapskontroll 2014 Alarmsentral Brann Øst AS

54 I tillegg til årlige eier dag legges årsmeldingene for de ulike selskaper fram sine årsrapporter/årsregnskap for bystyret som referatsaker. Sekretariatets konklusjon er at valgte tiltak er en god løsning for at bystyret kan holde seg orientert med de selskapene som kommunen har eierinteresser i. Har kommunen etablert rutiner for opplæring i styrearbeid? Det har tidligere ikke vært gitt tilbud om folkevalgtopplæring i eierrollen. I henhold til bystyrets vedtak under behandlingen av eiermeldingen i desember 2010 fattet bystyret følgende vedtak: o Bystyret vedtar at det etter valget i 2011 gjennomføres opplæring i eierrollen for Moss bystyre. Kommunen har den gjennomført en 3 timers sesjon med bystyrets medlemmer for bystyrets medlemmer. Det var ekstern foreleser Britt Olsson som orienterte om kommuners eierskap og Moss kommunes eiermelding. Sekretariatet konkluderer med at kommunen i henhold til eiermeldingen har avholdt kurs/opplæring av folkevalgte i styreposisjoner. Er det gitt påpekninger i eiermelding vedrørende Alarmsentral Brann Øst AS? I kommunens eiermelding er det for Alarmsentral Brann Øst AS ikke gitt føringer eller påpekninger/anbefaling til endring. Er selskapets formålsparagraf klart definert, og er driften i tråd med formålsparagrafen? Eierskap kan oppfylle ulike typer mål (formål) for eier, det kan eksempelvis være politiske, sosialpolitiske, finansielle, industrielle eller regionaløkonomiske mål. Foretakets virksomhet skal fremgå av selskapets vedtekter. Styrets oppgave i små og mellomstore bedrifter vil være å utarbeide en strategi som ligger innenfor de formål eierne har definert for virksomheten i vedtektene og som gir uttrykk for eiernes ambisjoner for virksomheten. Selskapets vedtekter for kontrollperioden er datert men er nylige oppdatert av generalforsamlingen ( ). Endringene i vedtektene gjelder kun 8 om valgkomite. Vedtektens formålsparagraf ( 3) setter rammene for selskapets virksomhet. Selskapets formålsparagraf lyder slik: «Selskapets formål er å motta og formidle meldinger om brann og ulykker fra publikum over nødnummer 110. Dessuten salg og utvikling av vakttjenester og andre alarmoppgaver og for øvrig det som står i forbindelse med dette» Etter vår vurdering er formålsparagrafen i selskapets vedtekter tilstrekkelig dekkende med hensyn til hva selskapet primæroppgaver skal være. Eierskapskontroll 2014 Alarmsentral Brann Øst AS