Referat fra styremøte nr. 2 - onsdag 7. november Sted: Knut Engebu, Edelgranveien 33, 1356 Bekkestua

Transkript

1 Referat fra styremøte nr. 2 - onsdag 7. november Sted: Knut Engebu, Edelgranveien 33, 1356 Bekkestua Referent: Harald Jahren Tilstede: Bjørn R. Berntsen, Helge Bondevik, Knut Engebu, Harald Jahren, Harry Mevåg, Alf Pettersen, Finn-Bjørn Paulsen og Tore Westerbø. Forfall: Ingen Agenda Styremøte nr. 2 - SRK Referat fra styremøte nr Regnskap 2011/ Lokalt prosjekt konklusjon frå peismøtene 4. Budsjett 2012/ Fremmøte 6. Status prosjekter 7. Tiltaksfondet 8. Søknad om permisjon 9. Orienteringssaker 10. Eventuelt 1. Referat fra styremøte nr. 1 Det var ingen kommentarer til referatet fra styremøte nr.1, og referatet ble godkjent 2. Regnskap 2011/2012 Alf fremla et revidert regnskap for året 2011/2012. Regnskapet for året 2011/2012 ble fremlagt og godkjent av styret. Kasserer fremlegger revidert regnskap for godkjenning på et klubbmøte. 3. Lokalt prosjekt konklusjon fra peismøtene Til peismøtene 17. okt. lå det en utfordring om å tenke ut et lokalt prosjekt - enten som en løpende aktivitet over en periode eller som et enkeltprosjekt

2 hvor flere av våre medlemmer kunne bidra til noe som virkelig kunne gjøre en forandring for noen som trenger vår omtanke noe som alle visste at «Det er det Sandvika Rotary som står bak». Finn-Bjørn presenterte konklusjonen fra peismøtet hos Kjell og dette ble samholdt med konklusjonen fra peismøtet hos Tore : Peismøtet hos Kjell konkluderte med at det foreløpig ikke er ønskelig med flere prosjekter, men at det som første prioritet bør gjøres noe med gjennomføringen av møtene for å få opp entusiasmen og vitaliteten i klubben. Peismøtet hos Tore konkluderte med at det ville være positivt om klubben kunne få til et årlig dagsprosjekt, som tilgodeser en gruppe med spesielle behov f.eks. handicappede. Det vil være aktuelt med en opplevelse f.eks. en båttur og kanskje servering av middag, kaker og kaffe. Bjørn informerte om at samfunnskomiteen har behandlet nevnte forslag til tur eller lignende og at Ragnar Hedenstad skal ta kontakt med Frelsesarmeen for et eventuelt samarbeid. Det ble også fremlagt et forslag fra Trygve om et lokalt prosjekt hvor klubben bidrar til at "steinhuset" i Løkkehagen kan bli en kulturell arena for unge utøvende kunstnere Styret avventer samfunnskomiteens konklusjon for eventuelt å komme med et konkret forslag til prosjekt - mht både økonomi og omfang. Også hensynet til pågående prosjekter og Trygves forslag må tas med i vurderingen. 4. Budsjettet 2012/2013 Alf la fram et oppdatert budsjettoppsett, hvor bl.a følgende innspill fra komitéene var tatt med. Fra Internasjonal komité: To fadderbarn i Gamalakhe Development center barnehage Kr 6 000,- Fra Medlemskapskomitéen: I forbindelse med jubileumsfesten foreslår komitéen at klubben bidrar med kr ,-, fremkommer av følgende: Subsidiering av kuvertpris kr 3 000,- Musikk kr 3 000,- Gjester ant. 6 stk. kr 4 500,- Kostnader piano kr 1 500,-

3 De innkommende forslag fra komiteene tas inn i budsjettet. Medlemskomiteens forslag på i alt kr økes tilkr og stilles til disposisjon for jubileumskomiteens samlede budsjett. Medlemskapskomiteen bør vurdere nærmere om pris pr kuvert kan reduseres noe gjerne ned til kr 700,-. Alf utarbeider nytt budsjett, som oversendes styrets medlemmer og tas opp som sak på et klubbmøte for godkjenning. 5. Fremmøte Vi har følgende fremmøte hittil: Fremmøte Sist møte 20 44,4 % Gj.snitt hittil 18,0 40,0 % Maks. fremmøte 30 66,7 % Ordinære møter - ekskl. sommermøter, konsert og peismøte Fremmøte Sist møte 20 44,4 % Gj.snitt hittil 23,0 51,1 % Maks. fremmøte 30 66,7 % Dette viser at det er dårlig fremmøte på klubbmøtene. Fremmøteproblematikken ble drøftet med hovedvekt på hva som kan/bør gjøres for dem som sjelden møter opp. 1. Tores statistikk over fremmøteprosenten bør stadig vises. 2. Forslag til brev til alle medlemmer utarbeides av president Tore - og tas opp som sak på neste styremøte 12/12 d.å. 3. Før hvert møte sendes en til alle medlemmer med orientering om møtets program og en hilsen fra presidenten. 6. Status prosjekter En ajourført liste over klubbens forskjellige prosjekter ble gjennomgått. Klubbens prosjekter skal nå rapporteres til distriktet på et gitt format. Styret gikk gjennom listen over prosjekter i klubben og besluttet hvilke som skal rapporteres til distriktet det vises i vedlegg som Tore oppdaterer og sender ut til styret og de aktuelle prosjektledere og komiteer for utfylling.

4 7. Tiltaksfondet Vi har mottatt informasjon fra tiltaksfondet i Distrikt 2310 vedr. søknad om delfinansiering av prosjekter. Søknadsfristen er 1. des Internasjonal komité og Samfunnskomitéen har fått tilsendt denne invitasjonen, og de ble bedt om å melde fra om dette kan være aktuelt for noen av deres prosjekter. Sandvika Rotary Klubb har ingen søknader i år. 8. Søknad om permisjon Vi har mottatt søknad om permisjon fra Aase Gregersen Søknaden om permisjon fra Åse Gregersen godkjennes. Harald sender svar til Åse. 9. Orienteringssaker Jubileumsfest Kolsås Rotary var 6. nov. President Tore deltok og overleverte gave fra Sandvika Rotary Klubb. 11. Eventuelt A.) Tidsrammene for møtestart 3-min. foredragsholder osv. Som en del av sak 3 oppstod det diskusjon om møte-rutinene: Denne problemstillingen ble drøftet og endte med følgende konklusjon: Presidenten starter møtet som vanlig kl Foredragsholder starter kl 18:15 og interne saker og 3-min. må være ferdig innen dette tidspunktet. Det skal opplyses til foredragsholder at de får tildelt 40 min. Det ble også markert at det må vises fleksibilitet ved avslutningen av møtet: La de som må kl 19.00, gå og la foredragsholder få fullføre sitt program. B.) Bjørn hadde forslag til nytt medlem. Bjørn oversender forslaget til medlemskomitéen. Kjell Johnsen utpekes som fadder, og forslaget behandles i henhold til våre nylig vedtatte retningslinjer. C.) Knut ønsker at Beverly Fischer fra Rotary Club of Dunedin i USA får besøke klubben på vårt møte onsdag 5.des.d.å. Beverly Fischer kommer til vår klubb fordi Rotary Club of Dunedin vil delta i SRK Global Grant program og søknad til TRF for prosjektet Munster Development

5 Center i Sør- Afrika.Globel Grant programmet retter seg mot å skaffe inventar og utstyr til huset Munster Development Center. D.) Nytt styremøte onsdag d.å. hos Helge- Hamangskogen tlf: mob: Sandvika, Harald Jahren - i samarbeid med - Tore Westerbø Sekretær President