Etikk og etiske retningslinjer

Transkript

1 Etikk og etiske retningslinjer Lierne kommune Forvaltningsrevisjon nr /2012 Etikk og etiske retningslinjer Lierne kommune 1

2 Forvaltningsrevisjonsrapporter KomRev Trøndelag IKS Kvalitet i pleie og omsorg Økonomistyring i helse og omsorg Stjørdal kommune som arbeidsgiver Følge byggeprosjekt Stokkan ungdomsskole Offentlige anskaffelser Saksbehandling og opplæring Omstillingsmidler forvaltning og bruk Steinkjerbygg AS. Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon Offentlige anskaffelser Byggesaksbehandling Brukermedvirkning innen pleie og omsorg Brukermedvirkning innen pleie og omsorg Offentlige anskaffelser Prioriterte grupper i den offentlige tannhelsetjenesten NTE Holding AS med datterselskaper. Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon Følge byggeprosjekt. Ungdomsskole og Storstuggu Økonomistyring Korrekt saksbehandling Følge byggeprosjekt. Restaurering av basseng og garderober Korrekt saksbehandling Vedlikehold av bygningsmassen Følge byggeprosjekt. Overhalla barne- og ungdomsskole byggetrinn 1 Fosnes kommune Namsos kommune Stjørdal kommune Stjørdal kommune Høylandet kommune Namsskogan kommune Meråker kommune Steinkjer kommune Inderøy kommune Namdalseid kommune Vega kommune Sømna kommune Flatanger kommune Nord-Trøndelag fylkeskommune Nord-Trøndelag fylkeskommune Frosta kommune Brønnøy kommune Vevelstad kommune Snåsa kommune Bindal kommune Nord-Trøndelag fylkeskommune Overhalla kommune Etikk og etiske retningslinjer Lierne kommune 2

3 Forord KomRev Trøndelag IKS har i perioden desember 2011 til februar 2012 gjennomført en forvaltningsrevisjon om etikk og etiske retningslinjer i Lierne kommune. Prosjektet ble bestilt av kontrollutvalget som del av Plan for forvaltningsrevisjon Vår kontaktperson i kommunen har vært rådmann Karl Audun Fagerli. Vi takker for et positivt samarbeid. Levanger Heidi Galguften /s/ Oppdragsansvarlig revisor Sigrid Hynne Prosjektleder Etikk og etiske retningslinjer Lierne kommune 3

4 Innholdsfortegnelse Sammendrag Innledning Kontrollutvalgets bestilling Bakgrunn Problemstilling Revisjonskriterier Generelle bestemmelser i kommuneloven - årsberetningen Etiske retningslinjer kjennskap og relevans Rutiner for varsling Styrevervsregisteret Utledning av konkrete revisjonskriterier Gjennomføring og metode Data Årsberetningen Etiske retningslinjer Revidering Kjennskap Innhold Rutiner for varsling Styrevervsregistret Andre resultater fra spørreundersøkelsen Revisors vurdering Konklusjon Anbefalinger Høring Litteraturliste Vedlegg 1. Resultater fra spørreundersøkelse Vedlegg 2. Etiske retningslinjer. Vedtatt Vedlegg 3. Rutiner for varsling. Vedtatt Vedlegg 4. Høringssvar Etikk og etiske retningslinjer Lierne kommune 4

5 Sammendrag KomRev Trøndelag IKS har i perioden desember 2011 til februar 2012 gjennomført en forvaltningsrevisjon om etikk og etiske retningslinjer i Lierne kommune. Prosjektet er bestilt av kontrollutvalget som del av Plan for forvaltningsrevisjon Prosjektet har tatt utgangspunkt i problemstillingen: Arbeider Lierne kommune systematisk for å bevisstgjøre ansatte og folkevalgte om etikk? Det er brukt ulike metoder for å hente inn informasjon: Dokumentgjennomgang, nettbasert spørreundersøkelse og intervjuer med rådmann og et utvalg som utarbeidet forslag til nye etiske retningslinjer i For å vurdere hvordan Lierne kommune arbeider med å skape bevissthet om etiske spørsmål, har dette prosjektet vært konsentrert om å sjekke om følgende forhold er ivaretatt: Siste årsberetning skal inneholde en omtale om hvordan kommunen arbeider med etikk. Kommunens etiske retningslinjer bør være kjent blant ansatte og folkevalgte. Det bør eksistere rutiner som angir hvor arbeidstakere skal varsle om kritikkverdige forhold. Videre bør rutinene være kjent for ansatte. I tråd med kommunens egne vedtak, bør folkevalgte og ledere registrere sine styreverv i Vår gjennomgang viser at Årsberetningen for 2010 oppfyller kommunelovens krav om at den skal inneholde en omtale om hvordan kommunen arbeider med etikk. Det er positivt at Lierne kommune har felles etiske retningslinjer. Dette kom på plass allerede i 1997, og de ble revidert i Både intervjuer og spørreundersøkelser viser at det er godt kjent blant ansatte og folkevalgte at Lierne kommune har etiske retningslinjer. 95 prosent av dem som har svart på vår spørreundersøkelse, svarte bekreftende på at de kjenner til at kommunen har etiske retningslinjer. Videre viser vår undersøkelse at det er relativt høy kunnskap om hva retningslinjene inneholder og at retningslinjene blir oppfattet som relevante. Lierne kommune har i tråd med arbeidsmiljølovens bestemmer etablert rutiner for varsling av kritikkverdige forhold. I KS veileder for varsling (2007), anbefales det at kommunene tilrettelegger for varsling via en annen kanal som et supplement til ordinære kanaler. Varslingsrutinene for Lierne kommune åpner også for ekstern varsling via et advokatfirma, noe som er i tråd med anbefalingene fra KS. I spørreundersøkelsen oppgir 65 prosent at de har kjennskap til at det eksisterer varslingsrutiner, noe som indikerer at kommunen har et forbedringspotensial for å gjøre disse rutinene enda bedre kjent. Både i de nye etiske retningslinjene, som formannskapet vedtok i juni 2011, og i varslingsrutinene, som ble vedtatt av formannskapet i 2009, blir det henvist til at ansatte i ledende stillinger og politikere bør registrere sine verv i Styrevervregisteret. En sjekk på nettsiden: den 1. februar 2012, viser at det foreløpig ikke er noen oppføringer av navn under Lierne kommune. Revisor mener kommunen aktivt bør informere om at formannskapets vedtak på dette området blir fulgt opp så snart som mulig. I dette prosjektet har vi ikke kommet fram til en standard/kriterier for hva som kreves av en kommune når det gjelder å tilrettelegge for diskusjoner om etiske spørsmål. Resultatene fra spørreundersøkelsen indikerer imidlertid at det i Lierne kommune er åpenhet omkring etiske spørsmål og at etiske problemstillinger jevnlig blir diskutert. ¾ av de ansatte oppgir at det har Etikk og etiske retningslinjer Lierne kommune 5

6 blitt diskutert etiske problemstillinger på personalmøter/avdelingsmøter i løpet de siste 12 månedene, mens 11 av 12 politikerne oppgir at de har diskutert etiske spørsmål i politiske organ eller gruppemøter. Basert på våre undersøkelser konkluderer revisor med at Lierne kommune arbeider systematisk for å bevisstgjøre ansatte og folkevalgte om etiske spørsmål, selv om dette er et område hvor en kommune stadig må være i utvikling og ha fokus på forbedring. Etikk og etiske retningslinjer Lierne kommune 6

7 1 Innledning 1.1 Kontrollutvalgets bestilling Forvaltningsrevisjonsprosjektet Etiske retningslinjer var et av kontrollutvalgets prioriterte prosjekter i Plan for forvaltningsrevisjon for Lierne kommune. Kontrollutvalget tok stilling til revidering/rullering av planen i Kontrollutvalgets møte , hvor det ble vedtatt oppstart av prosjektet. 1.2 Bakgrunn Høy etisk standard er en grunnleggende forutsetning for god kvalitet i tjenesteproduksjonen og for tillitten og omdømmet til kommunen. KS veileder i etikk, samfunnsansvar og antikorrupsjonsarbeid gir råd om hvordan kommunene skal ta tak i arbeidet med ulike etiske problemstillinger som oppstår. I dette prosjektet legger vi denne veilederens definisjon av etikk til grunn, hvor etikk defineres som systematisk tenkning om hva som er rett og galt. Rett og galt handler da, ifølge denne veilederen, ikke nødvendigvis om hva som er rett og galt rent juridisk, men om hva som hva er rett og galt i gitte situasjoner utover det rent lovpålagte. Lierne kommune har vedtatt felles etiske retningslinjer, som gjelder alle kommunes ansatte og folkevalgte. Dette er en måte å komme fram til en felles forståelse for hva som er riktige handlinger i gitte situasjoner. 1.3 Problemstilling I dette prosjektet skal vi belyse følgende problemstilling: Arbeider Lierne kommune systematisk for å bevisstgjøre ansatte og folkevalgte om etikk? En sentral del av dette prosjektet er å vurdere hvor godt kjent kommunens etiske retningslinjer er blant ansatte og politikere. Det ligger også en avgrensing i kontrollutvalgets valg av problemstilling: Prosjektet skal ikke vurdere hva ansatte og folkevalgte oppfatter som etisk akseptabel atferd, eller hvorvidt de etiske retningslinjene blir overholdt. 1.4 Revisjonskriterier I henhold til Norges kommunerevisorforbunds standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001), skal det i et forvaltnings-revisjonsprosjekt etableres revisjonskriterier. Revisjonskriterier er den målestokken vi vurderer innsamlet datamateriale opp mot. Vi skal i dette kapittelet gjøre rede for hva vi legger vekt på i vurderingen av om Lierne kommune jobber systematisk for å legge til rette for etiske bevissthet og refleksjon Generelle bestemmelser i kommuneloven - årsberetningen Høy etisk standard er en grunnleggende forutsetning for god kvalitet i tjenesteproduksjonen og for tillitten og omdømmet til kommunen. Kommuneloven ble endret i 2010, hvor det i Etikk og etiske retningslinjer Lierne kommune 7

8 formålsparagrafen til loven nå står ( 1): Loven skal også legge til rette for tillitskapende forvaltning som bygger på en etisk høy standard. Hva som menes med høy etisk standard er imidlertid ikke presisert i loven. Det er med andre ord få konkrete lovbestemmelser for hvordan en kommune skal jobbe med etiske spørsmål. Dette fremgår også i KS prosessveileder i arbeidet med etikk, samfunnsansvar og antikorrupsjonsarbeid i kommunene, at det ikke er mulig å gi noe endelig fasitsvar på hvordan man skal jobbe med etiske problemstillinger. Likevel er det enkelte formelle krav som bør være på plass. Ett konkret krav følger av Kommunelovens 48, 5. ledd som omhandler hva kommunens årsberetning skal inneholde: Det skal også gjøres rede for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges for å sikre høy etisk standard i virksomheten Etiske retningslinjer kjennskap og relevans I Ot. Prp. Nr. 17 ( ), som er forarbeidene til endringer i kommuneloven, blir det gitt noen eksempler på ulike typer tiltak som kan bidra til høy etisk standard (side 53): At kommunen utarbeider eller oppdaterer etiske retningslinjer, gjennomfører dilemmatrening og andre tiltak for å bevisstgjøre ansatte og folkevalgte om mulige etiske utfordringer, holder kurs og seminarer om aktuelle problemstillinger, fokuserer på etikk i folkevalgtopplæringen og gjør etiske utfordringer til et fast punkt samtaler mellom ledere og ansatte. Dette er imidlertid bare gitt som eksempler, og det er opp til den enkelte kommune å bruke disse ulike virkemidlene i sitt arbeid med å øke den etiske bevisstheten hos kommunens ansatte og folkevalgte. Det blir her betraktet som positivt at den enkelte kommune har vedtatt etiske retningslinjer, noe Lierne kommune har hatt siden Når en kommune har vedtatt etiske retningslinjer, følger det naturlig at disse retningslinjene må være kjent for dem det gjelder Rutiner for varsling Fra 1. januar 2007 ble bestemmelser om varsling inntatt i arbeidsmiljøloven 2-4, 2-5 og 3-6. Hovedregelen er at arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. Det er et krav at arbeidstakers fremgangsmåte ved varslingen er forsvarlig. Bestemmelsene gir videre arbeidstakere som benytter seg av retten til å varsle et vern mot gjengjeldelse. Arbeidsgiver pålegges å legge forholdene til rette for varsling. I KS veileder for varsling (2007), anbefaler KS at de fleste kommuner bør tilrettelegge for intern varsling via en annen kanal som et supplement til ordinære kanaler. I denne undersøkelsen vil vi undersøke om det eksisterer rutiner for varsling i Lierne kommune og hvorvidt disse er kjent for ansatte og politikere Styrevervsregisteret Lierne kommune har vedtatt at politikere og ansatte i ledende stillinger skal registrere sine styreverv i styreversregisteret. Det blir henvist til styrevervsregisteret både i kommunens varslingsrutiner, som ble vedtatt av formannskapet i Lierne i 2009 (sak formannskapet 09/48), og i kommunens nye etiske retningslinjer (sak formannskapet 82/11) fra Etikk og etiske retningslinjer Lierne kommune 8

9 1.4.5 Utledning av konkrete revisjonskriterier Selv om det ikke finnes noen fasitsvar på hvordan en kommune skal jobbe med etiske spørsmål, vil vi på bakgrunn av det som skisseres overfor, vurdere Lierne kommune opp mot følgende revisjonskriterier som vi mener bør være oppfylt: Siste årsberetning skal inneholde en omtale om hvordan kommunen arbeider med etikk Kommunens etiske retningslinjer bør være kjent blant ansatte og folkevalgte Det bør eksistere rutiner som angir hvor arbeidstakere skal varsle om kritikkverdige forhold. Videre bør rutinene være kjent for ansatte. I tråd med kommunens egne vedtak, bør folkevalgte og ledere registrere sine styreverv i Gjennomføring og metode I dette prosjektet er brukt ulike metoder til informasjonsinnhenting: Dokumentgjennomgang, intervjuer og spørreundersøkelse. Det ble holdt et kombinert oppstartmøte og intervju med rådmannen i desember I etterkant av intervjuet med rådmannen, ble det holdt et gruppeintervju med gruppa som utarbeidet forslag til nye etiske retningslinjer i Til gruppeintervjuet var det to av fire deltakere som hadde anledning til å stille det aktuelle møtetidspunktet. Det ble sendt ut en nettbasert spørreundersøkelse til ansatte og folkevalgte i januar Vi tok utgangspunkt i kommunens offisielle telefon- og e-postadresseliste til kommunens ansatte. I tillegg ble undersøkelsen sendt til alle faste medlemmer av kommunestyret. Totalt ble spørreundersøkelse sendt til 63 adresser, hvor vi mottok svar fra 40. Dette gir en svarprosent på 63 prosent. Det må imidlertid tas forbehold om at den offisielle e-post-adresselisten til kommunen ikke dekker samtlige ansatte i kommunen og at utvalget i spørreundersøkelse dermed ikke er helt representativt for alle kommunens ansatte. Vi mener likevel resultatene fra undersøkelsen er såpass tydelige at vi kan konkludere om kjennskapet ansatte har til både de etiske retningslinjene og kommunes rutiner for varsling. Resultater fra hele spørreundersøkelsen er vist i vedlegg 1. En tredje kilde til informasjon har vært dokumentgjennomgang. Dette gjelder i første rekke dokumenter i Lierne kommune: Årsmelding for 2010, saksutredning og møteprotokoll for formannskapet i forbindelse med sak om revidering av etiske retningslinjer. Øvrige dokumenter som det refereres til fremgår av referanselisten bakerst i rapporten. Dataene fra forskjellige kilder peker i stor grad i samme retning. Samlet sett vurderer vi datakvaliteten som tilstrekkelig til å kunne svare på prosjektets problemstilling. 1 Tjeneste for online spørreundersøkelser til å samle inn, analysere og følge opp informasjon. Etikk og etiske retningslinjer Lierne kommune 9

10 2 Data 2.1 Årsberetningen Årsberetningen for Lierne kommune for 2010 er det et eget punkt som omhandler etisk standard (side 23). Her fremgår det kommunens etiske reglement ble vedtatt av kommunestyret i 1997, og at det skal revideres i Videre framgår det at rådmannen anser den etiske standarden i kommunen til å være meget god. 2.2 Etiske retningslinjer Revidering I 2010 startet en prosess med revidering av de etiske retningslinjene i Lierne kommune. Det ble satt ned et ad-hoc utvalg bestående tillitsvalgte og representanter fra kommunestyret, som utarbeidet forslag til endringer. Utvalget har lagt vekt på at de etiske retningslinjene skal være enkle, korte, lettfattelige og gjelde både for ansatte og politikere i kommunen. Utvalget kom fram til at det ikke var behov for omfattende revideringer av de etiske retningslinjene som ble innført i De største endringene er at retningslinjene nå inneholder er henvisning til gjeldene rutiner for varsling av kritikkverdige forhold (som ble innført i 2009), og at ansatte i ledende stillinger og politikere skal registrere sine verv i styrevervsregisteret. I tillegg ble ansattes ytringsfrihet mer tydeliggjort i den reviderte versjonen fra Utkast til nye etiske retningslinjer ble våren 2011 sendt på høring til etatene i kommunen, de politiske partiene og ansattes organisasjoner. Utvalgets innstilling ble først behandlet i Administrasjonsutvalget, før det gikk til formannskapet til endelig behandling (sak 82/11) Kjennskap Ifølge rådmannen har de nye etiske retningslinjene blitt tatt opp i folkevalgtopplæringen høsten 2011, i strategisk lederforum og i mellomlederforum. Ifølge rådmannen er etikk og kommunens etiske retningslinjer er fast punkt i folkevalgtopplæringen. Det er fire mellomledersamlinger (med alle enhetsledere) hvert år. Ifølge rådmannen blir som regel etikk satt på dagsorden på minst to av disse samlingene. 95 prosent av de som har svart på vår spørreundersøkelse, svarte bekreftende på at de kjenner til at kommunen har etiske retningslinjer. Denne andelen synes høy sammenliknet med flere tilsvarende forvaltningsrevisjoner som er gjennomført andre steder i landet, selv om spørsmålsstillingene i de ulike undersøkelsene er noe forskjellig. Revisjon i Rogaland konkluderte etter flere forvaltningsrevisjoner i seks kommuner på Vestlandet, (Sandnes, Stavanger, Rogaland fylkeskommune, Randaberg, Forsand og Strand) at kjennskapen til de etiske retningslinjene er jevnt over moderat til lav. 2 Revisjon Midt-Norge oppsummerte i medlemsbladet for kommunerevisorene (Kommunerevisoren nr. 3/2008), funn fra tre 2 Etikk og etiske retningslinjer Lierne kommune 10

11 forvaltningsrevisjoner, hvor ett av hovedpunktene var at ansatte jevnt over har lite kjennskap til at det finnes etiske retningslinjer i kommunen. 3 På spørsmål om hvilken måte de har blitt gjort kjent med at Lierne kommune har vedtatt nye etiske retningslinjer i 2011, viser undersøkelsen at flertallet har fått skriftlig informasjon om dette. For øvrig kan de ansatte finne kommunens etiske retningslinjer på kommunens dataserver, sortert under personalreglementer. Resultater fra spørreundersøkelsen viser at 85 prosent 4 av de spurte vet, eller tror de vet, hvor kommunes etiske retningslinjer er tilgjengelig Innhold Innholdet i de etiske retningslinjene er jevnt over godt. Kun tre av dem som har svart på undersøkelsen (7,5 prosent), vet ikke at det eksisterer etiske retningslinjer eller oppgir at de i svært liten grad er kjent med innholdet. Kommunens etiske retningslinjer berører ulike hovedtema: Inhabilitet, personlige fordeler, innkjøp, taushetsplikt, privat bruk av kommunens eiendeler. De alminnelige reglene om inhabilitet følger av forvaltningsloven, i tillegg til at det er enkelte særregler om inhabilitet i kommuneloven. Tjenestemenn og folkevalgte i kommunen vil ofte være inhabile hvis de har en tilknytning til en sak eller sakens parter som er egnet til å skape tvil om de vil behandle saken på en objektiv og upartisk måte. Noen regler om habilitet er klare og tydelig, mens det i mange situasjoner er en skjønnsmessig vurdering om man er habil eller ikke. For nærmere omtale om habilitet henvises det til Veileder om habilitet i kommuner og fylkeskommuner (KRD, 2011). I intervjuer med rådmannen og med utvalgsmedlemmene som har jobbet med oppdateringer av kommunenes etiske retningslinjer, blir etiske avklaringer rundt habilitet spesielt framhevet som viktig. Utvalgsmedlemmene bekrefter at habilitet ofte blir diskutert på politisk nivå, også innad i partiene. Ifølge rådmannen er 7 av 15 av kommunestyremedlemmene kommunalt ansatte, hvor det er viktig å skille mellom saksbehandlerrollen og rollen som beslutningstaker. Rådmannen understreker at det er viktig at man finner den riktige balansen for hvordan man skal håndtere spørsmål om habilitet. Habilitetsreglene bør heller ikke tolkes for strengt, men veies opp mot hva som er praktisk i en liten kommune. I samtale både med rådmannen og med utvalgsmedlemmene ble det understreket at de etiske retningslinjene ikke dekker alle typer etiske utfordringer i kommunen. Et utvalgsmedlem sier at de ulike tjenesteområdene antagelig må forholde seg til ulike typer etiske problemstillinger, og at det er viktig at etiske spørsmål blir diskutert ute på de ulike tjenesteområdene. Dette gjelder spesielt problemstillinger som dreier seg om hvordan man behandler brukerne av de kommunale tjenestene. I spørreundersøkelsen blir det også stilt spørsmål om hvilke typer etiske utfordringer respondentene kan møte på i jobbsituasjon eller som politiker. I vår spørreundersøkelse er disse delt inn i fem hovedkategorier, som er problemstillinger knyttet til brukerbehandling personer har svart at de helt sikkert vet det, 12 tror de vet det, 4 personer vet ikke, og 2 personer har oppgitt at de ikke er kjent med at de eksisterer. Totalt 40 personer har svart på undersøkelsen. Etikk og etiske retningslinjer Lierne kommune 11

12 og/eller yrkesetiske normer, taushetsplikt, trakassering, habilitet, personlige fordeler og innkjøp. Sett under ett er det flest som opplever etiske problemstillinger knyttet til taushetsplikt. Over 20 prosent har krysset av for at de i stor eller svært stor grad kan oppleve etiske utfordringer knyttet til taushetsplikt. Til sammenlikning har 12,5 prosent krysset av for at de i stor grad eller i svært stor grad opplever etiske problemstillinger knyttet til brukerbehandling eller yrkesetiske normer. Svært få har krysset av for at de i stor eller svært stor grad opplever etiske problemstillinger knyttet til trakassering/mobbing, habilitet, personlige fordeler eller innkjøp. 2.3 Rutiner for varsling Rutiner for varsling ble vedtatt av formannskapet i Lierne I varslingsrutinene for Lierne blir det anbefalt at man benytter etablerte kanaler for varsling, og at man som hovedregel bør gå tjenestevei eller varsle via tillitsvalgt eller verneombud. I tillegg åpner varslingsrutinene for en ekstern varsling, det vil si varsling til tilsynsmyndighet eller varsling gjennom advokat. Rutinene inneholder også skjema for intern varsling og oppfølging. Spørreundersøkelsen viser at varslingsrutinene ikke er like godt kjent som kommunens etiske retningslinjer. 65 prosent av dem som har svart på spørreundersøkelsen er kjent med at det eksisterer rutiner for varsling i Lierne kommune. KomRev Trøndelag IKS gjennomførte i 2010 en undersøkelse blant alle ansatte i Nord-Trøndelag fylkeskommune, hvor resultatene viste at 59 prosent var kjent med at det eksisterte rutiner for varsling. Undersøkelsen for fylkeskommunen ble imidlertid sendt ut til alle ansatte, mens undersøkelsen for Lierne kommune er sendt ut med bakgrunn i den offisielle telefon- og e-postadresselisten, og som dermed ikke inkluderer alle ansatte. 2.4 Styrevervsregistret Det fremgår som en del av kommunens etiske retningslinjer at alle folkevalgte og ansatte i ledende stillinger skal registrere sine verv på: Foreløpig (1. februar 2012) ligger det ingen oppføringer for Lierne kommune på denne nettsiden. Ifølge rådmannen skulle sak om registrering i styrevervsregisteret stå på kommunestyrets saksliste til møtet den , men p.g.a. svært mange saker i dette møtet, ble saken om registrering av styreverv flyttet til kommunestyrets møte I varslingsrutinene, som ble vedtatt av formannskapet , blir det også henvist til at alle folkevalgte og ansatte i ledende stillinger skal registrere sine styreverv i styrvervsregisteret. 2.5 Andre resultater fra spørreundersøkelsen Uten at vi i dette prosjektet har kommet fram til en standard/ kriterier for hva som kreves av en kommune når det gjelder å tilrettelegge for diskusjoner om etiske spørsmål, er det flere spørsmål i spørreundersøkelsen som dreier seg om kultur for å diskutere etiske problemstillinger. Her er noen resultater (svarfordeling for alle spørsmål er vist i sin helhet i vedlegg 1): 77 prosent av de ansatte oppgir at det har blitt diskutert etiske problemstillinger på personalmøter/avdelingsmøter i løpet de siste 12 månedene. 11 av 12 politikere opp gir at de minst en gang har diskutert etiske spørsmål i politiske organ eller gruppemøter de siste 12 månedene. Etikk og etiske retningslinjer Lierne kommune 12

13 83 prosent av de ansatte i Lierne kommune oppgir at de har deltatt på uformelle samtaler om etiske spørsmål de siste 12 månedene. 72 prosent av dem som har svart er enig eller svært enig i påstand: På min arbeidsplass eller i det politiske miljøet er det lav terskel for å diskutere etiske spørsmål. 8 prosent er uenig. 45 prosent av dem som har svart er enig eller svært enig i påstand: I Lierne kommune er det høy etisk bevissthet. 50 prosent er verken enig eller uenig i påstanden. 3 Revisors vurdering Det er få fasitsvar for hvordan en kommune bør jobbe med etikk. For å vurdere hvordan Lierne kommune arbeider med å skape bevissthet om etiske spørsmål, har dette prosjektet vært konsentrert om å sjekke om følgende forhold er ivaretatt: Siste årsberetning skal inneholde en omtale om hvordan kommunen arbeider med etikk. Kommunens etiske retningslinjer bør være kjent blant ansatte og folkevalgte. Det bør eksistere rutiner som angir hvor arbeidstakere skal varsle om kritikkverdige forhold. Videre bør rutinene være kjent for ansatte. I tråd med kommunens egne vedtak, bør folkevalgte og ledere registrere sine styreverv i Vår gjennomgang viser at Årsberetningen for 2010 oppfyller kommunelovens krav om at den skal inneholde en omtale om hvordan kommunen arbeider med etikk. Det er positivt at Lierne kommune har vedtatt etiske retningslinjer. Dette kom på plass allerede i 1997 og ble revidert i I Ot. Prp. Nr. 17 ( ), som er forarbeidene til endringer i kommuneloven, blir det etablering og oppdatering av etiske retningslinjer gitt som ett eksempel på tiltak som vil kunne bidra til høy etisk standard i en kommune. Både intervjuer og spørreundersøkelser viser at det er godt kjent blant ansatte og folkevalgte at Lierne kommune har etiske retningslinjer. 95 prosent av dem som har svart på vår spørreundersøkelse, svarte bekreftende på at de kjenner til at kommunen har etiske retningslinjer. Selv om vi tar høyde for at utvalget er noe skjevt, med en overvekt av ansatte med personalansvar, er resultatene såpass tydelige at vi må kunne trekke den slutning at ansatte og politikere i Lierne kommune er godt kjent med kommunes etiske retningslinjer. På dette området ser Lierne kommune også ut til å ha en høy score sammenliknet med flere andre kommuner hvor det er gjennomført tilsvarende undersøkelser. 5 Videre viser vår undersøkelse at det er relativt høy kunnskap om hva retningslinjene inneholder og at retningslinjene blir oppfattet som relevante. Vår undersøkelse viser at det er flest som opplever etiske problemstillinger rundt taushetsplikt, etterfulgt av brukerbehandling. Svært få opplever etiske problemstillinger knyttet til trakassering/mobbing, habilitet, personlige fordeler eller innkjøp. Lierne kommune har i tråd med arbeidsmiljøloven etablert rutiner for varsling. I KS veileder for varsling (2007), anbefaler KS at de fleste kommuner bør tilrettelegge for intern varsling via en annen kanal som et supplement til ordinære kanaler. Varslingsrutinene for Lierne kommune åpner også for ekstern varsling via et advokatfirma, noe som er i tråd med 5 Se kapittel hvor det henvises til Rogaland revisjon og Revisjon Midt-Norge. Etikk og etiske retningslinjer Lierne kommune 13

14 anbefalingene fra KS. Spørreundersøkelsen viser at varslingsrutinene ikke er like godt kjent som kommunens etiske retningslinjer. I spørreundersøkelsen oppgir 65 prosent at de har kjennskap til at det eksisterer varslingsrutiner, noe som indikerer at kommunen har et forbedringspotensial for å gjøre disse rutinene enda bedre kjent. Både i de nye vedtatte etiske retningslinjene, som ble vedtatt av formannskapet i juni 2011, og i varslingsrutinene, som ble vedtatt av formannskapet i 2009, blir det henvist til at ansatte i ledende stillinger og politikere bør registrere sine verv i Styrevervregisteret. En sjekk på nettsiden: den 1. februar 2012, viser at det foreløpig ikke er noen oppføringer av navn under Lierne kommune. Revisor mener kommunen aktivt bør informere om at formannskapets vedtak på dette området blir fulgt opp så snart som mulig. I dette prosjektet har vi ikke kommet fram til en standard/kriterier for hva som kreves av en kommune når det gjelder å tilrettelegge for diskusjoner om etiske spørsmål. Resultatene fra spørreundersøkelsen indikerer imidlertid at det i Lierne kommune er åpenhet omkring etiske spørsmål og at etiske problemstillinger jevnlig blir diskutert. ¾ av de ansatte oppgir at det har blitt diskutert etiske problemstillinger på personalmøter/avdelingsmøter i løpet de siste 12 månedene, mens 11 av 12 politikerne oppgir at de har diskutert etiske spørsmål i politiske organ eller gruppemøter. 4 Konklusjon Basert på vår undersøkelse konkluderer vi at Lierne kommune arbeider systematisk for å bevisstgjøre ansatte og folkevalgte om etiske spørsmål, selv om dette er et område hvor en kommune stadig må være i utvikling og forbedring. 4.1 Anbefalinger Kommunen bør følge opp sine egne politiske vedtak om at alle ledere og ansatte i ledende stillinger skal registrere sine styrverv i Styrevervsregisteret. Kommunen har et forbedringspotensial for å gjøre varslingrutinene enda bedre kjent. 5 Høring Rapporten ble sendt til rådmannen på høring Den fikk vi tilbakemelding fra rådmannen om at han har intet å bemerke til rapporten. Vedlegg 4 viser kopi av høringssvaret. Etikk og etiske retningslinjer Lierne kommune 14

15 Litteraturliste Dokumenter Lierne kommune: Etiske retningslinjer for Lierne kommune (sist endret av Lierne formannskap ) Rutiner for varsling i Lierne kommune (vedtatt av formannskapet ) Årsberetning for Lierne kommune 2010 Saksframlegg 11/631, Revisjon av kommunens etiske retningslinjer Delegasjonsreglement. Lierne kommune. Vedtatt av kommunestyret Dokumenter fra andre: Varsling, Hvordan utvikle gode rutiner for varsling i kommuner og fylkeskommuner. KS, juni 2007 KS prosessveileder i arbeidet med etikk, samfunnsansvar og antikorrupsjonsarbeid i kommunen. Hvordan forankre og sikre gode, etiske holdninger og handlinger. KS, november Ot.prp.nr. 17 ( ) om lov om endringer i kommuneloven og svalbardloven (om tillitsskapende forvaltningmv. I kommuner og fylkeskommuner. Veileder om habilitet i kommuner og fylkeskommuner, KRD, 2011 Lov: Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) av 17. juni 2005 nr. 62. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). Av 25. september Etikk og etiske retningslinjer Lierne kommune 15

16 Vedlegg 1. Resultater fra spørreundersøkelse. Etiske retningslinjer Lierne kommune Publisert fra til respondenter (40 unike) 1. Er du ansatt og/eller politiker i Lierne kommune? 1 Ansatt 87,5 % 35 2 Politiker 30,0 % 12 Total Har du personalansvar i Lierne kommune? 1 Ja 60,6 % 20 2 Nei 39,4 % 13 Total I hvilken grad opplever du etiske dilemmaer i ditt arbeid eller gjennom ditt politiske verv? 1 Ingen grad 13,5 % 5 2 Liten grad 43,2 % 16 3 Noen grad 35,1 % 13 4 Stor grad 2,7 % 1 5 Svært stor grad 2,7 % 1-1 Vet ikke 2,7 % 1 Total Hvilke hovedtyper etiske problemstillinger kan du møte på i ditt arbeid eller politiske verv i Lierne kommune? Alternativer N 1 Etiske problemstillinger knyttet til 40 brukerbehandling og/eller yrkesetiske normer 2 Taushetsplikt 39 3 Trakasering, mobbing eller diskriminering 39 4 Habilitet 39 5 Personlige fordeler 39 6 Innkjøp 38 Etikk og etiske retningslinjer Lierne kommune 16

17 4.1 Hvilke hovedtyper etiske problemstillinger kan du møte på i ditt arbeid eller politiske verv i Lierne kommune? - Etiske problemstillinger knyttet til brukerbehandling og/eller yrkesetiske normer 1 Ingen grad 17,5 % 7 2 Liten grad 37,5 % 15 3 Noen grad 27,5 % 11 4 Stor grad 7,5 % 3 5 Svært stor grad 5,0 % 2 6 Vet ikke 5,0 % 2 Total Hvilke hovedtyper etiske problemstillinger kan du møte på i ditt arbeid eller politiske verv i Lierne kommune? - Taushetsplikt 1 Ingen grad 15,4 % 6 2 Liten grad 30,8 % 12 3 Noen grad 33,3 % 13 4 Stor grad 17,9 % 7 5 Svært stor grad 2,6 % 1 6 Vet ikke 0,0 % 0 Total Hvilke hovedtyper etiske problemstillinger kan du møte på i ditt arbeid eller politiske verv i Lierne kommune? - Trakasering, mobbing eller diskriminering 1 Ingen grad 35,9 % 14 2 Liten grad 48,7 % 19 3 Noen grad 10,3 % 4 4 Stor grad 0,0 % 0 5 Svært stor grad 2,6 % 1 6 Vet ikke 2,6 % 1 Total Hvilke hovedtyper etiske problemstillinger kan du møte på i ditt arbeid eller politiske verv i Lierne kommune? - Habilitet 1 Ingen grad 25,6 % 10 2 Liten grad 41,0 % 16 3 Noen grad 23,1 % 9 4 Stor grad 5,1 % 2 5 Svært stor grad 2,6 % 1 6 Vet ikke 2,6 % 1 Total 39 Etikk og etiske retningslinjer Lierne kommune 17

18 4.5 Hvilke hovedtyper etiske problemstillinger kan du møte på i ditt arbeid eller politiske verv i Lierne kommune? - Personlige fordeler 1 Ingen grad 38,5 % 15 2 Liten grad 48,7 % 19 3 Noen grad 7,7 % 3 4 Stor grad 2,6 % 1 5 Svært stor grad 2,6 % 1 6 Vet ikke 0,0 % 0 Total Hvilke hovedtyper etiske problemstillinger kan du møte på i ditt arbeid eller politiske verv i Lierne kommune? - Innkjøp 1 Ingen grad 39,5 % 15 2 Liten grad 44,7 % 17 3 Noen grad 10,5 % 4 4 Stor grad 2,6 % 1 5 Svært stor grad 0,0 % 0 6 Vet ikke 2,6 % 1 Total Har du kjennskap til at Lierne kommune har etiske retningslinjer som gjelder alle ansatte og folkevalgte? 1 Ja 95,0 % 38 2 Nei 5,0 % 2 Total I hvilken grad er du kjent med innholdet i de etiske retningslinjene? 1 Ingen grad 0,0 % 0 2 Svært liten grad 2,6 % 1 3 Noen grad 50,0 % 19 4 Stor grad 36,8 % 14 5 Svært stor grad 10,5 % 4 Total Vet du hvordan du skal finne de etiske retningslinjene (hvor er de tilgjengelig)? 1 Ja, helt sikkert 57,9 % 22 2 Ja, tror det 31,6 % 12 3 Nei 10,5 % 4 Total 38 Etikk og etiske retningslinjer Lierne kommune 18

19 9. På hvilken måte er de nye vedtatte etiske retningslinjene gjort kjent for deg? (mulighet for flere avkryssninger) 1 Gjennom politisk behandling av retningslinjene 32,4 % 12 2 Opplæring, kurs, møter 37,8 % 14 3 Skriftlig informasjon (eks. papir eller e-post) 64,9 % 24 4 Kommunens intranett 8,1 % 3 5 Har ikke fått informasjon 5,4 % 2 6 Annet 5,4 % 2 Total I hvilken grad mener du innholdet i de etiske retningslinjene er relevant for ditt arbeid eller politiske verv? 1 Svært liten grad 5,0 % 2 2 Liten grad 2,5 % 1 3 Noen grad 35,0 % 14 4 Stor grad 32,5 % 13 5 Svært stor grad 22,5 % 9-1 Vet ikke 2,5 % 1 Total Kjenner du til at Lierne kommune har innført rutiner for varsling av kritikkverdige forhold? 1 Ja 65,0 % 26 2 Nei 35,0 % 14 Total I hvilken grad er du kjent med innholdet i varslingsrutinene? 1 Ingen grad 3,8 % 1 2 Liten grad 15,4 % 4 3 Noen grad 57,7 % 15 4 Stor grad 11,5 % 3 5 Svært stor grad 11,5 % 3 Total I hvilken grad er du uenig eller enig i disse påstandene? Alternativer N 1 Jeg har selv ansvar for å gjøre meg kjent med 40 om Lierne har etiske retningslinjer 2 Jeg har selv ansvaret for å gjøre meg kjent 40 med innholdet i de etiske retningslinjene 3 På min arbeidsplass/det poltiske mijøet er det 39 Etikk og etiske retningslinjer Lierne kommune 19

20 lav terskel for å diskutere etiske problemstillinger/utfordringer 4 Kommunens etiske retningslinjer fanger opp 39 etiske problemstillinger som er relevante for mitt arbeid eller mitt politiske verv i Lierne kommune 5 Når jeg er i tvil om hvilken handling eller 39 beslutning som er mest riktig, diskuterer jeg dette med kollegaer(partikollegaer) eller nærmeste leder 6 I Lierne kommune er det høy etisk bevissthet 40 7 I Lierne kommune en det en kultur for å skjule 40 etisk kritikkverdige forhold 8 Jeg har selv tatt initiativ til å diskutere etiske 39 problemstillinger på min arbeidsplass eller i det poltiske miljøet 14.1 I hvilken grad er du uenig eller enig i disse påstandene? - Jeg har selv ansvar for å gjøre meg kjent med om Lierne har etiske retningslinjer 1 svært uenig 5,0 % 2 2 uenig 12,5 % 5 3 hverken enig eller uenig 20,0 % 8 4 enig 42,5 % 17 5 svært enig 22,5 % 9 Total I hvilken grad er du uenig eller enig i disse påstandene? - Jeg har selv ansvaret for å gjøre meg kjent med innholdet i de etiske retningslinjene 1 svært uenig 0,0 % 0 2 uenig 0,0 % 0 3 hverken enig eller uenig 17,5 % 7 4 enig 55,0 % 22 5 svært enig 27,5 % 11 Total I hvilken grad er du uenig eller enig i disse påstandene? - På min arbeidsplass/det poltiske mijøet er det lav terskel for å diskutere etiske problemstillinger/utfordringer 1 svært uenig 0,0 % 0 2 uenig 7,7 % 3 3 hverken enig eller uenig 20,5 % 8 4 enig 56,4 % 22 5 svært enig 15,4 % 6 Total 39 Etikk og etiske retningslinjer Lierne kommune 20

21 14.4 I hvilken grad er du uenig eller enig i disse påstandene? - Kommunens etiske retningslinjer fanger opp etiske problemstillinger som er relevante for mitt arbeid eller mitt politiske verv i Lierne kommune 1 svært uenig 0,0 % 0 2 uenig 5,1 % 2 3 hverken enig eller uenig 43,6 % 17 4 enig 46,2 % 18 5 svært enig 5,1 % 2 Total I hvilken grad er du uenig eller enig i disse påstandene? - Når jeg er i tvil om hvilken handling eller beslutning som er mest riktig, diskuterer jeg dette med kollegaer(partikollegaer) eller nærmeste leder 1 svært uenig 2,6 % 1 2 uenig 0,0 % 0 3 hverken enig eller uenig 15,4 % 6 4 enig 48,7 % 19 5 svært enig 33,3 % 13 Total I hvilken grad er du uenig eller enig i disse påstandene? - I Lierne kommune er det høy etisk bevissthet 1 svært uenig 0,0 % 0 2 uenig 5,0 % 2 3 hverken enig eller uenig 50,0 % 20 4 enig 40,0 % 16 5 svært enig 5,0 % 2 Total I hvilken grad er du uenig eller enig i disse påstandene? - I Lierne kommune en det en kultur for å skjule etisk kritikkverdige forhold 1 svært uenig 22,5 % 9 2 uenig 35,0 % 14 3 hverken enig eller uenig 35,0 % 14 4 enig 7,5 % 3 5 svært enig 0,0 % 0 Total I hvilken grad er du uenig eller enig i disse påstandene? - Jeg har selv tatt initiativ til å diskutere etiske problemstillinger på min arbeidsplass eller i det poltiske miljøet Etikk og etiske retningslinjer Lierne kommune 21

22 1 svært uenig 2,6 % 1 2 uenig 10,3 % 4 3 hverken enig eller uenig 23,1 % 9 4 enig 53,8 % 21 5 svært enig 10,3 % 4 Total Hvor ofte har etiske dilemmaer/problemstillinger blitt drøftet i politiske organ eller partigrupper i løpet av de siste 12 månedene? 1 Aldri 9,1 % gang 45,5 % ,5 % eller mer 0,0 % 0 Total Eksisterer det egne etiske retningslinjer for din etat eller enhet ut over de generelle retningslinjene for kommunen? 1 Ja 25,7 % 9 2 Nei 62,9 % 22-1 Vet ikke 11,4 % 4 Total Har etiske spørsmål vært tema på personalmøter/avdelingsmøter i løpet av de siste 12 månedene? 1 Ja 77,1 % 27 2 Nei 14,3 % 5-1 Vet ikke 8,6 % 3 Total Har du i løpet av de siste 12 måndedene deltatt i uformelle samtaler på din arbeidsplass som dreier seg om etiske spørsmål (du defineres selv hva du legger i etiske spørsmål)? 1 Ja 82,9 % 29 2 Nei 8,6 % 3-1 Vet ikke 8,6 % 3 Total Har du for tiden styreverv? 1 ja 51,7 % 15 2 nei 48,3 % 14 Etikk og etiske retningslinjer Lierne kommune 22

23 Total Har du registrert dine styreverv i Styrevervregisteret? 1 Ja 13,3 % 2 2 Nei 53,3 % 8-1 Vet ikke 33,3 % 5 Total 15 Etikk og etiske retningslinjer Lierne kommune 23

24 Vedlegg 2. Etiske retningslinjer. Vedtatt 2011 Etikk og etiske retningslinjer Lierne kommune 24

25 Etikk og etiske retningslinjer Lierne kommune 25

26 KomRev Trøndelag IKS Etikk og etiske retningslinjer Lierne kommune 26

27 Etikk og etiske retningslinjer Lierne kommune 27

28 Vedlegg 3. Rutiner for varsling. Vedtatt 2011 Etikk og etiske retningslinjer Lierne kommune 28

29 Etikk og etiske retningslinjer Lierne kommune 29

30 Etikk og etiske retningslinjer Lierne kommune 30

31 Etikk og etiske retningslinjer Lierne kommune 31

32 Etikk og etiske retningslinjer Lierne kommune 32

33 Etikk og etiske retningslinjer Lierne kommune 33

34 Vedlegg 4. Høringssvar Etikk og etiske retningslinjer Lierne kommune 34

35 Etikk og etiske retningslinjer Lierne kommune 35

36 Kontaktinformasjon Kontaktperson Sigrid Hynne E-postadresse Telefon Hjemmeside Etikk og etiske retningslinjer Lierne kommune 36