Styremøte STYREDOKUMENT

Transkript

1 STYREDOKUMENT Til Styremedlemmene i Helgelandssykehuset HF Kopi Varastyremedlemmene i Helgelandssykehuset HF Kopi Ledergruppen i Helgelandssykehuset HF Kopi Revisoren i Helgelandssykehuset HF Kopi Adm.direktør og styresekretæren i Helse Nord RHF Kopi Helgelandsaviser, TV Nordland og NRK Nordland Fra Foretaksdirektøren i Helgelandssykehuset HF Dato Styremøte Det innkalles med dette - etter samråd med styreleder - til styremøte fredag 15. april 2005 kl via telefonkonferanse. Styresakene følger vedlagt i dette dokument. Med vennlig hilsen Jan Erik Furunes Foretaksdirektør Telefon E-post jan.erik.furunes@rasyk.nl.no STYREDOKUMENT Side 1 av 44

2 Styresak 17/2005: Godkjenning av saksliste Møtedato: Møtested: Telefonkonferanse Saksliste 17/2005: Godkjenning av saksliste. 18/2005: Godkjenning av protokoll. 19/2005: Organisering og lokalisering av IT-funksjonen. 20/2005: Omdanning av KLP. 21/2005: Foreløpig årsregnskap /2005: Regnskapsrapport per februar /2005: Møteplan. 24/2005: Eventuelt. VEDTAK: Godkjent Jan Erik Furunes Foretaksdirektør STYREDOKUMENT Side 2 av 44

3 Styresak 18/2005: Godkjenning av protokoll Møtedato: Møtested: Telefonkonferanse Styreprotokoll Møtedato: Møtested: Mosjøen Tilstede: Styremedlemmer: Frode Mellemvik, Kristian Iversen Fanghol, Anette Fosse, Terje Steigen, Anna Aakre, Erik Fossum, Gunnleiv Birkeland, George André Milne, Lisbeth Ann Johansen. Meldt forfall: Helseforetaksadministrasjonen: Jan Erik Furunes, Randi Erlandsen, Fred A. Mürer, Terje Hanssen, Arne Wilskow, Lars-Inge Ingebrigtsen. 07/2005: Godkjenning av saksliste Vedtak: Godkjent. 08/2005: Godkjenning av protokoll Vedtak: Protokoll fra telefonmøte godkjennes. Protokoll fra styremøte godkjennes. 09/2005: Foretaksreformen resultatutvikling og ressursfordeling i et regionalt perspektiv. Vedtak: Styret tar saken til orientering. 10/2005: Budsjettregulering 1/2005. Vedtak: 1. Styret godkjenner den framlagte budsjettreguleringen for 2005 og ber om å bli holdt løpende orientert om resultatutviklingen og investeringsutfordringer i Helgelandssykehuset HF. 2. Styret ser at omleggingen fra 40 til 60 % ISF-andel øker usikkerheten og sårbarheten i budsjettopplegget for 2005 ettersom Helgelandssykehuset HF har en relativt lav basisramme med store krav til aktivitetsbaserte inntekter. 3. Styret ber om å få seg forelagt en sak om hvordan senger, bemanning og areal kan utnyttes mer effektivt, spesielt i Sandnessjøen. 4. Styret vil på nytt peke på at innstrammingstiltakene på lang sikt kan få negative konsekvenser for blant annet kompetanse og vedlikehold av utstyr og bygninger. Dette kan få store konsekvenser for pasient tilbudet 5. Administrasjonen bes følge opp behovet for raske endringer av finansieringssystemet slik at dette fremmer god klinisk praksis 6. Styret godkjenner en økning av trekkrettighet på konsernkonto fra 50 mill. kr. til 100 mill. kr. 11/2005: Regnskapsrapport per 01/2005. Vedtak: Styret tar saken til orientering. 12/2005: Ambulanseplan Helgeland tiltak båtambulanser. STYREDOKUMENT Side 3 av 44

4 Vedtak: 1. Styret tar saken til foreløpig orientering, men vil påpeke at båtambulansene representerer et område med et stort merforbruk i forhold til budsjett og det derfor er behov for både kortsiktige og langsiktige tiltak for å løse disse utfordringene. 2. Ambulanseplanen som skal framlegges for styret må inneholde tiltak i forhold til vurderingene i revisjonsrapporten fra KPMG. 3. Det vises til foranliggende data om driftsøkonomi og rapport fra KPMG. Administrasjonen må umiddelbart iverksette tiltak for å reforhandle gjeldende driftsavtaler. Oppsigelse av avtalene behandles i forbindelse med behandling av ambulanseplanen. 13/2005: Styringsdokument 2005 føringer. Vedtak: Styret tar Bestillerdokumentet 2005 og dokument Felles organisatoriske og økonomiske krav og rammebetingelser for 2005 til etterretning. Styret ber om en sak til neste styremøte om de ulike forhold som gjelder innen den spesifikke delen av Bestilledokumentet følges opp. 14/2005: Tilsynssaker 2004 oversikt. Vedtak: Styret tar saken til orientering. 15/ 2005: Møteplan. Vedtak: Møteplan for 2005 godkjennes med følgende endring: Styremøte Tirsdag 7. juni 2005 flyttes til Mandag 6. juni Møtested Sandnessjøen. 16/2005: Eventuelt. Omstillingsprosjektet i Mosjøen Orientering personalsaker VEDTAK: Protokoll fra møte godkjennes. Jan Erik Furunes Foretaksdirektør Saksbehandler: Informasjonssjef Randi Erlandsen STYREDOKUMENT Side 4 av 44

5 Styresak 19/2005: Organisering og lokalisering av IT-funksjonen. Møtedato: Møtested: Telefonkonferanse Innledning Det vises til tidligere behandling i styret for Helgelandssykehuset HF av Fremtidig lokalisering av ny ITfunksjon i sak 49/2004. Styret i Helse Nord RHF fikk seg forelagt denne saken i sak 10/2005 Stab- og støttefunksjoner organisering av IT-funksjon i Helse Nord, men saken ble trukket av RHF-direktøren for å kunne iverksette en bedre høringsprosess (se Vedlegg 1). Det forutsettes fra Helse Nord RHF at saken skal styrebehandles i alle helseforetak. Det forutsettes også at saken skal drøftes med tillitsvalgte i alle helseforetak. Dette er gjennomført i Helgelandssykehuset HF og deres synspunkter ligger vedlagt denne saken (se Vedlegg 2 og 3). Vurdering Det er flere kritiske synspunkter fra ansatte i Helgelandssykehuset HF i saken om organisering og lokalisering av IT-funksjonen i Helse Nord. Saken griper inn i innarbeidede funksjoner, god kompetanse og nøktern ressursbruk. Helseforetaket har en relativ lav IT-bemanning, men med god kvalitet. Foretaksdirektørens bekymring er i hovedsak knyttet til om vi får et felles IT-driftssenter i Helse Nord som kan drive mer kostnadseffektivt enn dagens løsning. Bekymringen er knyttet til lokaliseringen i Tromsø som har et IT-miljø som i liten grad har dokumentert evne til samhandling med foretaksgruppen. Det må være et absolutt og ubetinget krav at et nytt felles IT-driftssenter vil gi like god kvalitet som i dag og et høgere beredskapsnivå, men til lavere kostnader. Kostnaden på tjenester fra det felles IT-driftssenteret vil bli målt mot dagens interne kostnader i Helgelandssykehuset HF. Foretaksdirektøren kan likevel tilslutte seg at hovedkontoret lokaliseres i Tromsø, men ønsker primært at Bodø velges, under forutsetning at enheten fristilles helt fra UNN med ny ledelse og organiseres som et heleid aksjeselskap under RHF. En annen forutsetning er at enkelte funksjoner legges til ansatte i selskapet i andre HF-regioner. En annen sentral forutsetning er at Helse Nord RHF også tar et strategisk grep på og innarbeider initiativ som er tatt av Helgelandssykehuset HF på elektronisk dokumenthåndtering og kontortjenesten på nett. Oppslutningen om felles løsninger i Tromsø og Bodø er helt avhengig av at andre også blir tilgodesett. Den siste forutsetningen er innarbeid i den foreliggende saken fra Helse Nord RHF, men er ikke tema i denne høringsrunden. Vi forventer imidlertid prioritert fokus og konkret oppfølging også på dette området fra Helse Nord RHF. VEDTAK: Styret slutter seg til foretaksdirektørens vurdering. Jan Erik Furunes Foretaksdirektør Saksbehandler: Foretaksdirektør Jan Erik Furunes STYREDOKUMENT Side 5 av 44

6 Vedlegg 1 Saksbehandler: Bjørn Nilsen, tlf Vår dato: Vår referanse: Arkivnr: Vår referanse må oppgis ved alle henvendelser Deres dato: Deres referanse: STYRESAK : STAB- OG STØTTEFUNKSJONER ORGANISERING AV IT- FUNKSJON I HELSE NORD Møtedato: 7. februar 2005 Formål/sammendrag Helse Nord RHF gjennomførte våren 2004 et prosjekt knyttet til vurderinger av fremtidig organisering av stab- og støttefunksjoner i regionen. Resultatet av dette arbeidet ble presentert styret i styresak Her foreslås ytterligere beslutninger om modellvalg, lokalisering samt organisasjonsmodell. Det danner grunnlaget for et oppfølgende prosjekt med konkretisering av den nye organisasjonen. Endelige beslutninger om etableringen av den nye IT-organisasjonen skjer i en egen styresak som også vil inneholde beskrivelser av økonomien herunder økonomiske gevinster og investeringsbehov. Denne styresaken fremmes etter at et konkretiseringsprosjekt har avlevert sin utredning. Dette er i tråd med vedtak i saken Bakgrunn/fakta I vedtak i styresak ba styret i Helse Nord RHF administrasjonen fremlegge en egen sak for styret knyttet til lokalisering av den nye IT-organisasjonen. Høsten 2004 sendte Helse Nord ut en forespørsel til foretakene om lokalisering av nytt driftsenter i regionen. Helse Nord RHF mottok 3 svar fra henholdsvis UNN HF, Nordlandssykehuset HF samt Helgelandssykehuset HF. Besvarelsene fra to av helseforetakene innholdt konkrete forslag til videre utvikling av styrevedtaket om organiseringen av IT i regionen. Disse synspunktene gjorde det nødvendig å gjennomføre dialoger med helseforetakene for om mulig å ta et ytterligere samlende grep omkring IT i regionen. Styresaken er firedelt hvor temaene IT-modell, organisasjonsform, lokalisering samt personellmessige implikasjoner vil bli behandlet. Vurderinger Organisering av IT- funksjon i Helse Nord Ved forespørsel om lokalisering av den nye IT-enheten har det vært en grunnleggende premiss at Helse Nord vil etablere en organisasjon basert på Modell A med eventuelle tillegg hvis dette skulle fremkomme i det oppfølgende prosjektet. Enheten skulle etableres som en sentralisert organisasjon, jfr. sluttrapporten fra Stab/støtte prosjektet vedrørende IT. Her redegjøres kort for hovedinnholdet i uttalelsene fra Nordlandssykehuset og UNN. Kommentarer fra Nordlandssykehuset HF. Nordlandssykehuset HF ønsker at Helse Nord RHF i større grad baserer etableringen av den nye ITorganisasjonen på en større desentralisert organisasjon lokalisert ved det enkelte sykehuset som også hadde kunnskap om bruken av IT-verktøy i den enkelte klinikk. Kommentarer fra Universitetssykehuset Nord-Norge HF. UNN HF trakk i sin besvarelse frem muligheten for å outsource hele UNN IKT til Helse Nord RHF. I dialog med helseforetakene har vi vurdert muligheten for etablering av en større enhet enn skissert i opprinnelig styrebeslutning. Konklusjonen er at det er en betydelig villighet og ønsker om å se de samlede IT-ressurser i regionen under ett. STYREDOKUMENT Side 6 av 44

7 Anbefaling På denne bakgrunn anbefales styret å fatte beslutning som innebærer at Helse Nord etablerer en større desentralisert IT-organisasjon som tar opp i seg de eksisterende IT avdelingene ved alle helseforetakene. Det foreslås at modell B beskrevet i utredningen legges til grunn for konkretisering av den nye organisasjonen. Helse Nord RHF vil gå i dialog med helseforetakene om hvem som skal bekle gjenværende bestillerfunksjoner i foretakene. Organisasjonsform Tre organisasjonsformer ble i prosjektet vurdert som aktuelle. Dette var: Outsourcing Aksjeselskap Avdeling under RHF Om outsourcing er følgende er trukket frem i tidligere omtalt styresak: Gjennom prosjektperioden ble det klart at det knapt finnes standardiserte prosesser på tvers av foretakene i Helse Nord RHF. Vi anser det derfor uheldig direkte å outsource noen av de tjenestene vi har vurdert slik de i dag fungerer. Det vil være aktuelt å vurdere outsourcing på et senere tidspunkt. Av gjenstående modeller så har vi ingen erfaring med avdeling under RHF. Vi foreslår den nye organisasjonen basert på en AS organisering som vi har erfaring med. Om AS organisering kan kort oppsummeres: Forholdet mellom den nye organisasjonen og RHF/foretakene må lovmessig forankres i leveranseavtaler (jfr. Aksjeloven 3-9) Helse Nord kan vurdere å invitere inn partnere i det nye selskapet basert på følgende behov: Salg av aksjer for styrking av egenkapitalen i selskapet Salg av aksjer for styrking av likviditet for eiere Salg av aksjer til strategisk partner for styrking av kompetansen i selskapet Organisasjonsformen er lovregulert (jfr. Aksjeloven) Organisasjonsformen er kjent for Helse Nord basert på erfaringer fra Nordnorsk Helsenett AS Ved en eventuell senere outsourcing av hele eller deler av selskapet vil prissammenligninger mellom intern/ekstern drift kunne gjennomføres basert på etablerte tjenestenivå avtaler. Det oppnevnes et styre som får ansvar for å etablere en ledelse, arbeidsdeling i og dimensjonering av selskapet. Lokalisering Basert på de lokaliseringskriterier (se senere i utredningen) som ble benyttet i vurderingen av hovedkontor/driftssenter fremstår Tromsø som den plass i regionen hvor det er naturlig å etablere denne type virksomhet. Personellmessige implikasjoner Som skissert i saken anbefales at en ny desentralisert IT organisasjon tar opp i seg de eksisterende ITavdelingene i regionen. I prosessen med å bemanne det nye selskapet anbefales at en forholder seg til de rammebetingelser som fremgår av lover og regler ved virksomhetsoverdragelse. I etableringen av den nye organisasjonen er det en forutsetning at arbeidstaker organisasjonene informeres og gis mulighet for medbestemmelse i tråd med de etablerte avtalemessige krav knyttet til denne type prosesser. Konklusjon Her foreslås å etablere en ny felles regional IT-enhet som overtar samtlige ansatte i dagens IT-avdelinger i helseforetakene med unntak av en IT-leder ved hvert foretak. Organisasjonen etableres som et AS med hovedkontor/driftssenterfunksjon i Tromsø. Likeledes er det ønskverdig å etablere samarbeidsformer med private aktører slik som beskrevet og eksemplifisert med de aktiviteter som gjennomføres i regi av Helgelandssykehuset HF. STYREDOKUMENT Side 7 av 44

8 Styret for Helse Nord RHF inviteres til å fatte følgende vedtak: Som grunnlag for konkretisering av styrets bestilling i tråd med styresak inviteres styret til å fatte følgende vedtak. Vedtakene skal være retningsgivende for konkretiseringen av den nye IT-organisasjonen i regionen og endelig vedtak knyttet til implementering følger av styrets tidligere retningslinjer og forutsettes konkretisert i et oppfølgende prosjekt hvor resultatet presenteres styret. 1. Det etableres en felles desentralisert driftsorganisasjon i Helse Nord. Eksisterende IT-avdelinger i helseforetakene overføres det nye selskapet. 2. Selskapet etableres som AS etter modell av Nordnorsk Helsenett AS. 3. Selskapet etableres med hovedkontor/driftssenter i Tromsø med visse desentraliserte ikke definerte oppgaver lagt til Bodø. 4. I prosessen med etableringen av den nye organisasjonen er det en forutsetning at arbeidstaker organisasjonene informeres og gis mulighet for medbestemmelse i tråd med de etablerte avtalemessige krav knyttet til denne type prosesser. 5. Styret ber administrasjonen i Helse Nord RHF etablere dialog med Helgelandssykehuset HF med den målsetningen å videreutvikle de initiativer som er igangsatt i foretaket med tanke på regional utbredelse. Bodø, den 31. januar 2005 Lars Vorland Adm. direktør STYREDOKUMENT Side 8 av 44

9 UTREDNING Innledning I styresak vedtakspunkt 6 ba styret i Helse Nord RHF administrasjonen fremlegge en egen sak for styret knyttet til lokalisering av den nye IT-organisasjonen. Ved forespørsel til helseforetakene høsten 2004 ble det særlig lagt vekt på styrets ønsker og hensynet til stedlig kompetanse og fremtidige rekrutteringsmuligheter. Helse Nord RHF mottok 3 svar. I besvarelsene fra to av foretakene (UNN HF og Nordlandssykehuset HF) kom en også inn på valg av organisasjonsmodell. Det ble anbefalt å se bredere enn den modellen som forelå som besluttet i styresak I tråd med vedtak i styresaken har vi i dialog med foretakene valgt å bygge videre på de innspillene som kom. Hovedhensikten med saken er å få endelige beslutninger om modellvalg, lokalisering samt organisasjonsmodell. Det danner grunnlag for arbeidet med å konkretisere den nye organisasjonen. Endelige beslutninger om etableringen av den nye IT-organisasjonen vil skje i en egen styresak som også vil inneholde beskrivelser av økonomien med økonomiske gevinster og investeringsbehov. Den styresaken fremmes når konkretiseringsprosjekt har avlevert sin utredning. Styresaken er firedelt hvor temaene IT-modell, organisasjonsform, lokalisering samt personellmessige implikasjoner vil bli behandlet. IT-modell Styrets vedtak innebar en etablering av IT-organisasjon etter modell A med eventuelle tillegg. Det skulle etableres en sentralisert organisasjon som skissert i sluttrapporten fra Stab/støtte prosjektet vedrørende IT og forankret i styresak Fremtidig organisering av Stab- og Støttefunksjoner. I kommentarene fra de to helseforetakene heter det bl.a.: Nordlandssykehuset er skeptisk til opprettelsen av en organisasjon som kun skal levere IT-tekniske tjenester og helt mangle kunnskap om bruk av disse tjenestene i en sykehusorganisasjon. NLSH mener Helse Nord ville tjent med en større felles desentralisert organisasjon lokalisert på det enkelte sykehuset med kunnskap om bruken av IT-verktøy i sykehus. Universitetssykehuset Nord-Norge mener det er tre alternative organisasjonsformer, med alternative tilpassninger for en felles IKT enhet, ved etablering i Tromsø: 1. Etablering underlagt UNN HF som en del av UNN IKT. 2. Etablering som en frittstående organisasjon utenfor UNN og UNN IKT. 3. Flytting av hele UNN IKT til RHF og videreutvikling av denne til felles IKT enhet. UNN HF ønsker primært alternativ 1. Alternativet er enkelt å etablere og kan ta i bruk logistikk og infrastruktur som allerede finnes på UNN og hos UNN IKT. På samme måte som Nordlandssykehuset HF fokuserer UNN HF på de svakheter som etablering av en ny driftsorganisasjon etter modell A vil medføre og trekker fram andre alternativer som mer fordelaktige for Helse Nord som helhet. Med bakgrunn i at alternativ 1 fra Universitetssykehuset Nord-Norge HF på et tidlig tidspunkt ble forkastet i stab/støtte prosjektet, høringsuttalelser fra enkelte av foretakene samt dialoger med foretaksdirektørene gjenstår alternativ 3. Dette alternativet innebærer i realitetene etablering av en ITorganisasjon i regionen med et innhold som er større en beslutningen fra styret i Helse Nord RHF tilsier. Helse Nord RHF s vurderinger Utfordringer i den valgte modellen, som administrasjonen i Helse Nord RHF anbefalte, kan oppsummeres slik: Modell A legger opp til lokale anskaffelser og avtaleforvaltning dette kan være i konflikt med intensjonene i stab/støtteprosjektet om Innkjøpsfunksjonen samt den regionale IKT strategien. Foretnings-/tjenesteutvikling gjennomføres i regi av hvert enkelt foretak 1. 1 Det gjøres oppmerksom på at dette kan innebære en svekkelse i Helse Nords IT-strategi vedtatt 2002 (s.44). I strategien forutsettes det at Helse Nord går mot en større grad av fellesløsninger og at utviklede løsninger i størst mulig grad skal tas i bruk av alle. STYREDOKUMENT Side 9 av 44

10 Prosjekter skal i større grad gjennomføres uten sentral/felles prosjektledelse fra Helse Nord RHF. Forskning knyttet til nye løsninger skal ivaretas av foretakene lokalt. Det vil ikke foreligge krav eller insentiver om sentralisert drift av alle de lokale småsystemer som finnes. Det etableres et delt leveranseansvar mellom den nye organisasjonen og IT-avdelingene i foretakene. Ved problemer må brukerne forholde seg til to ulike juridiske enheter som skal bedrive feilløsing. Foretakene vil beholde betydelige driftsressurser for lokaldrift av PC-er, servere og nettverk. Det vil være vanskelig å definere hvilke medarbeidere som skal følge med i det nyetablerte selskapet. Basert på ovennevnte har Helse Nord RHF gjennomført dialoger med foretakene for å vurdere muligheten for etablering av en større enhet enn skissert i opprinnelig styrebeslutning. Konklusjonen er at det er en betydelig villighet og ønske om å se de samlede IT-ressurser i regionen under ett. Anbefaling Administrasjonen i Helse Nord RHF anbefaler styret at Helse Nord etablerer en større desentralisert ITorganisasjon som tar opp i seg de eksisterende IT avdelingen i regionen. Det foreslås at modell B (beskrevet i utredningen) legges til grunn for konkretisering av den nye organisasjonen. Organisasjonsform Følgende organisasjonsformer ble presentert styringsgruppen for Stab/støtte prosjektet: Organisatoriske alternativer Helse Nord RHF Sourcing Avd. under RHF Heleid AS Helse Finnmark HF UNN HF Hålogalandssykehuset HF Nordlandssykehuset HF Helgelandssykehuset HF Sykehusapotek Nord HF HF Avd. under HF IT i foretak I dialogen med styringsgruppen ble modellene etablering av eget HF samt avdeling under HF skrinlagt på et tidlig tidspunkt. Imidlertid ønsket styringsgruppen å sette fokus på følgende tre alternativer. Outsourcing Aksjeselskap Avdeling under RHF Noen av usikkerhetsmomentene ved AS strukturen kan synes løst med bakgrunn i etableringen av Norsk Helsenett AS. Det forutsettes at dette er en valid organisasjonsform basert på erfaringer med Nordnorsk Helsenett AS og etablering av Norsk Helsenett AS. Velges AS formen er en juridisk vurdering nødvendig. Om outsourcing følgende er trukket frem i styresak : STYREDOKUMENT Side 10 av 44

11 Hovedprinsippet er gjennomgang og effektivisering av egne organisasjoner og prosess før outsourcing av utvalgte prosesser/hele avdelinger. Ved en direkte outsourcing er det en stor utfordring å følge opp og finne ønsket nivå for de tjenester som outsources, samtidig som en effektiviseringsgevinst fort kan gå i ekstern leverandørs favør. Det er få standardiserte prosesser på tvers av foretakene i Helse Nord. Derfor er det uheldig direkte å outsource noen av de tjenestene vi har vurdert slik de i dag fungerer. Modellen med avdeling under RHF framstår ikke som en ønsket organisasjonsløsning i foretaksstrukturen når andre og mer ryddige organisasjonsformer med kjente rammer kan brukes. Administrasjonen i Helse Nord RHF anbefaler at man etablerer den nye organisasjonen basert på en AS modell. Til grunn for en slik anbefaling ligger: Forholdet mellom den nye organisasjonen og RHF/foretakene må lovmessig forankres i leveranseavtaler (jfr. Aksjeloven 3-9) Helse Nord kan vurdere å invitere inn partnere i det nye selskapet basert på følgende behov:. Salg av aksjer for styrking av egenkapitalen i selskapet. Salg av aksjer for styrking av likviditet for eiere. Salg av aksjer til strategisk partner for styrking av kompetansen i selskapet Organisasjonsformen er lovregulert (jfr. Aksjeloven) Organisasjonsformen er kjent for Helse Nord basert på erfaringer fra Nordnorsk Helsenett AS Ved en eventuell senere outsourcing av hele eller deler av selskapet vil prissammenligninger mellom intern/ekstern drift kunne gjennomføres basert på etablerte tjenestenivå avtaler. Det oppnevnes et styre som får ansvar for å etablere en ledelse, arbeidsdeling i og dimensjonering av selskapet. Generalforsamlingen for det nye selskapet foreslås å bestå av administrerende direktør i Helse Nord RHF. I en nylig avsagt dom i EF-domstolen av 11. januar 2005 Stadt Halle vs. RPL Recyclingpark GmbH er det imidlertid fastlagt at følgende: Dersom noe private, selskaper eller personer har eierinteresser i datterselskapet av den offentlige etat kan man ikke tildele kontrakter til dette selskapet i egenregi uten å kunngjøre konkurranse om kontrakten i hh. t. lov om offentlige anskaffelser. Dette gjelder uansett hvor liten eierinteresse de private har i selskaper. Konkret innebærer dette at Helse Nord må konkurranseutsette leveransene hvis eksterne partnere inviteres inn med en eierandel. Lokalisering Helse Nord RHF har bedt helseforetakene om innspill knyttet til lokalisering av IT-organisasjonen. Argumentene skulle bygges på kriterier fastsatt av Helse Nord RHF. Vedlagt følger vurderinger av de svar som er innkommet fra UNN HF, Nordlandssykehuset HF samt Helgelandssykehuset HF. Stedlig kompetanse Universitetssykehuset Nord-Norge HF I besvarelsen fra UNN HF vektlegges at det i Tromsø finnes en rekke IT-driftsmiljø som drifter lokale og nasjonale løsninger. Samarbeidet med universitetets EDB senter vektlegges som fordelaktig. UNN IKT inneholder 45 % av IT ressursene i regionen. Nordlandssykehuset HF Av leverandører med tilknytning til Bodø vurderes DIPS, ITET, Telenor, EDB-konsernet og Catch som mulige samarbeidspartnere ved lokalisering av driftssenter til Bodø. Miljøene med erfaring av større driftsoppgaver for store komplekse løsninger utenom telecom er begrenset. Helgelandssykehuset HF Mo i Rana fremstår som et alternativ med driftsmiljøer som innehar kompetanse på drift av større løsninger. Basert på innspillene synes IT-driftsmiljøet i Tromsø å fremtre som det dominerende i regionen. Fremtidige rekrutteringsmuligheter Av de tre besvarelsene fremtrer IT miljøet i Tromsø som det sterkeste i regionen. Næringsstrukturen samt lokalisering av utdanningsinstitusjoner i Tromsø vurderes som større og tyngre enn Bodø og Mo. Vurdert ut fra fremtidige rekrutteringsmuligheter vektes Tromsø tyngst. STYREDOKUMENT Side 11 av 44

12 Lokalisering utenfor eksisterende eiendomsmasse Av de tre stedene har IKT ved UNN i dag tilhold utenfor eksisterende bygningsmasse, mens Bodø og Mo er avhengig av å gå ut og leie lokaliteter. Fra UNN HF skisseres kvadratmeterprisen på den nå leide eiendomsmassen til 1000 kroner pr. kvm. Fra Bodø og Mo signaliseres en årlig. kvm pris på henholdsvis 1260 og kroner. Det kan se ut som om leieprisen på lokaler ligger marginalt lavere i Mo enn Bodø, men det foreligger ingen estimater fra Mo knyttet til leiepriser på datarom. For leie av datarom forefinnes i tillegg til UNN HF ett estimat som er presentert av Bodø. Prisen skisseres til pr. mnd. Årskostnaden vil med dette være rundt ,- Leiepris for datarom utenfor UNN HF skisseres til å ligge i størrelsesorden 750 kroner pr. kvm. UPS (nødstrømsbatterier) kommer i tillegg. Basert på et estimert behov på 100 KVM utgjør dette 75000,- Basert på tilgang til datarom med fasiliteter som holder høy standard fremtrer Bodø som det beste alternativ. Imidlertid synes det kostnadsmessige elementet å trekke i retning av Tromsø. Ressurser disponible fra foretaket Universitetssykehuset Nord-Norge HF Vi antar at en felles IKT enhet trenger opptil 35 spesialister for å kunne drifte alle kliniske og administrative felles systemer i regionen. Ved UNN IKT er allerede de fleste av disse spesialistene på plass for å drifte våre egne systemer. Hvis felles IKT enhet legges hit vil UNN IKT trenge bare i underkant av 10 nye stillinger. Flere av disse stillingene kan etableres via fjernjobbing slik at noen av de som eventuelt blir frigjort fra de andre sykehusene kan bekle stillinger ved den sentrale driftsorganisasjonen uten nødvendigvis å måtte flytte. I dialoger med IKT-avdelingen ved UNN understrekes det at antallet er basert på at fellesapplikasjonene fysisk samles i Tromsø. Nordlandssykehuset HF Antall ressurser er ikke synliggjort fra foretaket da grensegangen mellom den nye organisasjonen og helseforetaket var for uklar i forhold til den modellen som var aktuell på høringstidspunktet. Helgelandssykehuset HF Antall ressurser ikke synliggjort, men neppe mer enn en-to. Når det gjelder ressurser disponible fra foretakene er Tromsø det desidert tyngst i regionen. I en desentralisert organisasjon er det muligheter for deling av arbeidsoppgaver. Det er en forutsetning at de tyngste oppgavene primært ivaretas ved driftssenteret. Andre funksjoner kan lokaliseres andre steder. Eksempel på dette kan være lokalisering av brukerstøtte til Bodø. Helse Nord RHF ser det ikke aktuelt å fragmentere oppgavene for mye i regionen. Konsekvensen av dette vil være en strategisk satsing på Tromsø som hovedkontor men hvor visse tjenester kan tillegges Bodø. Det blir i tillegg viktig å avklare oppgaver til de øvrige ansatte i helseforetakene som del av selskapets totale virksomhet, herunder lokale supportoppgaver. Det understrekes imidlertid at denne strategiske satsingen på Tromsø, og tildels Bodø, ikke innebærer fysisk flytting av personale fra helseforetakene inn til disse sentraene ved etableringen av selskapet, men det vil ligge handlingsrom for selskapet til å optimaliseres driften basert på løpende vurderinger. Etableringen skal redusere kostnadene over tid og ikke medføre økte kostnader for noen av helseforetakene. Dette innebærer bemanningsreduksjoner og industrialisering av driften. Dette kravet sees i forhold til nivået på dagens produksjon og kostnadsmasse. Lokaliseringsbeslutning. Basert på de vurderinger skissert ovenfor foreslås det at hovedkontor/driftssenter for det nye AS etableres i Tromsø. Det taes her ikke stilling til behovet for antall medarbeidere, jfr. innspillet fra UNN HF. STYREDOKUMENT Side 12 av 44

13 Personellmessige implikasjoner Som skissert anbefales det etablert en ny desentralisert IT organisasjon som tar opp i seg de eksisterende IT-avdelingene i regionen. Det anbefales at en i prosessen med å bemanne det nye selskapet forholder seg til de rammebetingelser som fremgår av lover og regler om virksomhetsoverdragelse. En virksomhetsoverdragelse betyr at ansatte som har sitt hovedarbeidsområde i den virksomhet som overdras har rett og plikt til overføring til den nye virksomheten. Etablert praksis er at personer med mer enn 50% av sin stilling i (i denne sammenheng) eksisterende IT-avdelinger vil omfattes av overdragelsen. Virksomhetsoverdragelsen i seg selv medfører ingen nedbemanning/overtallighet. Virksomheten som har fått overdratt ressurser står imidlertid fritt til i etterkant å omorganisere seg. Gevinstrealisering/overtallighet skal håndteres av det nye selskapet. Arbeidstakerorganisasjonene skal informeres og ha sin medbestemmelse i tråd med avtalemessige forutsetninger ved etableringen av ny organisasjon. Mulige prosjekter med felles stabs- og støttefunksjoner/samarbeide med private aktører Tromsø og til dels Bodø blir her tillagt driftsoppgaver av denne type tjenester i regionen. Tromsø vil med bakgrunn i sin størrelse ofte blir valgt som satsingsområde. Dette er utfordrende når felles løsninger skal etableres. Vår ambisjon må være at nye fellesløsninger må lokaliseres flere steder i regionen enn Tromsø og Bodø I IT-strategien for Helse Nord framheves som viktig å fokusere på konstellasjoner og styrker som samarbeide mellom offentlig og private aktører kan gi.(styresak Det forutsettes også at IT-arbeidet har et regionalt perspektiv i samarbeid og partnerskap med private aktører og offentlig sektor ). Her vil administrasjonen spesielt trekke frem de aktiviteter som gjennomføres i Helgelandssykehuset HF. Helgelandssykehuset HF har foreslått og begrunnet Mo i Rana som lokaliseringssted for et felles ITdriftssenter i Helse Nord RHF. Foretaksdirektøren understreker behovet for at å etablere fellesfunksjoner også andre plasser enn bare i Tromsø og Bodø. En fellesnevner for noen av de løsninger som er aktuelle i et Helse Nord-perspektiv, er effektiv dokumenthåndtering både administrativt og medisinsk. Dette er områder som også er nevnt i det opprinnelige stab/støtte-prosjektet, og som nå kan realiseres gjennom regional oppfølging av de initiativ som er tatt av ledelsen i Helgelandssykehuset HF. Elektronisk fakturahåndtering Helgelandssykehuset HF var det første helseforetaket i Norge som innførte en løsning med elektronisk fakturahåndtering. Løsningen har vært en suksess og har effektivisert administrasjon og fakturaflyt noe som innebar at helseforetaket tidlig etablerte en felles økonomiavdeling i foretaket. Tjenesten leveres av ekstern leverandør som har bygd opp virksomhet i Mo i Rana basert på eksisterende IT-miljø. Flere leverandører har dette som ett sine satsningsområder. Virksomheten har flere landsdekkende og regionale kunder. Senere har Helse Finnmark HF også tatt i bruk løsningen. Leverandøren leverer dette som tjeneste uten investeringer for kundene. Det betales for hver mottatte elektronisk faktura. For kunden betyr dette at postmottak, åpning, scanning, OCR-tolking, fysisk og elektronisk lagring samt distribusjon over nettet håndteres av tjenesteleverandøren. Kunden mottar informasjon elektronisk i et internt system for fakturaflyt som sikrer kontroll, attestasjon og anvisning. Tjenesten har også en løsning for e-faktura. I en intern evaluering i Helse Nord RHF, som en del av oppfølgingen av prosjektene for felles økonomi- og innkjøpssystem, scorer løsningen i Helgelandssykehuset HF best. Berørte fagfolk fra samtlige helseforetak var med i denne evalueringen. Løsningen i Rana er derfor et spennende alternativ og mulighet for Helse Nord RHF som kan bidra til å effektivisere administrative støttefunksjoner i foretaksgruppen og tilføre lokalsamfunn større aktivitet. En anvendelse av denne løsningen forutsetter en ordinær anbudsprosess hvor også andre tjenesteleverandører kan konkurrere om tjenesten. STYREDOKUMENT Side 13 av 44

14 Kontortjenesten på nett Helgelandssykehuset Mo i Rana har også vært pilotsykehus i et prosjekt rettet mot helseinstitusjoner i Norge.. Forretningsideen er å levere dokumentasjonstjenester til norske helseinstitusjoner. Leverandøren har nylig inngått samarbeid med Posten Norge for å utvikle flere dokumenthåndteringsløsninger for helseforetak. Selskapet har ansatt en stab med helsesekretærer som tilbyr en profesjonell skrivetjeneste til institusjoner og sykehus med for liten skrivekapasitet. Liten skrivekapasitet i perioder kombinert med skippertak og overtid preger mange av skrivestuene i sykehusene. Forsinkelser her har som kjent også stor betydning for epikrisetiden og forsinkelser i DRG-kodingen. Konseptet er basert på digital diktering. Dette er nå på full fart inn i sykehusene. Lydfilene fra dikteringen går via det pasientadministrative systemet og over sikrede og krypterte nett inn til leverandøren som omformer dette til ordinær journalinformasjon. Deretter returneres resultatet til det aktuelle sykehuset for godkjenning, evt. korrigering og lagring i eget system. Bl.a. bruker Lovisenberg Diakonale Sykehus i Oslo dette systemet. I stab/støtte-prosjektet ble det lagt til grunn at en mulig videreføring av prosjektet burde ha fokus på effektivisering av skrivetjenestene. Løsningen i Rana bør derfor vurderes av Helse Nord RHF som et mulig alternativ. Dette forutsetter som nevnt digital diktering i sykehusene. I det videre arbeidet og parallelt med etableringen av et felles IT-driftssenter vil Helse Nord RHF derfor kartlegge mulighetene videre i dialog med ledelsen i Helgelandssykehuset HF. Tjenestene som er utviklet i Mo i Rana vil måtte bli testet ut gjennom ordinære anbud og i konkurranse med andre. Dette forutsatt at styret gjennom denne saken gir sin tilslutning og integrerer også disse mulighetene i det videre arbeidet for å utvikle kostnadseffektive og regionale fellesløsninger. STYREDOKUMENT Side 14 av 44

15 Vedlegg 2 Uttalelse fra IT-ansatte Bakgrunn Helse Nord RHF gjennomførte våren 2004 et prosjekt knyttet til vurdering av fremtidig organisering avitfunksjonen i regionen. Resultatet av arbeidet ble presentert styret i styresak , hvor følgende beslutning ble vedtatt: IT-funksjonen organiseres som foreslått i modell A ny felles driftsenhet, der denne modellen forutsettes nærmere konkretisert på grunnlag av høringer og oppfølgende samhandling med foretakene og deres styrer. En oppfølgende sak med detaljert beskrivelse av modell A, samt implementeringskostnader, forelegges styret for behandling i desember Administrasjonen i Helse Nord får altså i dette styrevedtaket pålegg/ordre om å gjøre en detaljert beskrivelse av modell A, skaffe tallmateriale for bla. implementering og forelegge dette RHF-styret for behandling i desember Hva har så skjedd? Høsten 2004 sender Helse Nord RHF ut en forespørsel til helseforetakene hvor det bes om tilbakemelding på hvorfor nettopp deres foretak skulle velges som lokaliseringssted for et felles driftsenter, basert etter modell A. Det ble spurt etter forhold som; stedlig kompetanse, fremtidige rekrutteringsmuligheter, lokalisering utenfor eksisterende eiendomsmasse, ressurser disponible fra foretaket. Det ble gitt tre besvarelser på denne henvendelsen (fra Helgelandssykehuset, Nordlandssykehuset og UNN). Besvarelsene fra UNN og Nordlandssykehuset inneholdt, uten at det var spurt om dette i henvendelsen fra Helse Nord RHF, også konkrete forslag på annen organisering enn hva styrevedtak tilsier. Basert på besvarelsene fra UNN og Nordlandssykehuset med forslag om ny organisering, velger Helse Nord RHF å se bort fra sitt tidligere styrevedtak, og setter i gang en prosess som skulle tilsi at styrevedtaket hadde anbefalt utredning av modell B/C. Vi har som vi ser kommet i en situasjon hvor administrasjonen i Helse Nord ikke bare har unnlatt å følge opp en pålagt sak fra sitt styre, men også har startet prosessen med å legge fram en sak som RHF-styret ikke har bedt om. Konklusjon Helse Nord RHF må pga. grove saksbehandlingsfeil og uryddighet i denne prosessen trekke forslaget umiddelbart. Skulle saken mot formodning komme til en styrebehandling har vi i tillegg følgende kommentarer: Innholdet i høringen er alt for mangelfull utredet på områder som økonomi, teknologi og organisering. Ingen verken bør eller kan ta en beslutning basert på disse opplysningene. Det legges opp til en utarming av it-virksomheten i distriktene (les: Helgeland, Hålogaland og Finnmark) som ikke kan aksepteres jfr. s. 12 i høringsnotat. Alle helseforetak må behandles likt når såkalte desentraliserte ikke definerte oppgaver skal legges utenfor hovedkontor/driftssenter. IT-miljøene i sykehusene har ikke vært invitert med i de samtaler som nå har resultert i et annet forslag enn styrevedtak STYREDOKUMENT Side 15 av 44

16 Uttalelse fra tillitsvalgte Vedlegg 3 DRØFTINGSPROTOKOLL Torsdag 7. april kl ble det avholdt drøftinger mellom Helgelandssykehuset HF Og Foretakstillitsvalgte. Tema : Organisering av IKT-funksjonen i Helse Nord. Til stede : Frank Høyen Terje Hanssen Trond Hjortdahl Astrid Pia Fjærvoll Bjørg Riisem Edvardsen Elsa Lillegård Lisbeth Ann Johansen Birger Lynum Wenche Juul Pettersen Toril Merete Pettersen Skule Stormdalshei Rune Edvardsen George A. Milne Olaf H. Antonsen Magne Antonsen Unni Nygård Helgelandssykehuset HF Helgelandssykehuset HF Helgelandssykehuset HF Helgelandssykehuset HF Fagforbundet KFO NSF NRF NETF PARAT NITO NFF NSF (Styrerepr.) DNLF El og IT HVO Frank Høyen innledet møte med bakgrunn for saken. Arbeidsgivers standpunkt fremgår av innstilling til styret. Trond Hjortdahl gjennomgikk forslaget fra Helse Nord. Det ble åpnet for drøftinger. Partene kom i møtet ikke til enighet. Foretakstillitsvalgte ønsket å komme med følgende ensidige protokolltilførsel: Foretakstillitsvalgte ved Helgelandssykehuset HF stiller seg svært kritisk til RHFs behandling av IKT-saken. Foretakstillitsvalgte krever at saken trekkes på grunn av grove saksbehandlingsfeil. Vi har kommet i en situasjon der administrasjonen i RHF ikke bare har unnlatt å følge opp en pålagt sak fra sitt styre, men også startet en prosess med å legge frem en sak som RHF-styret ikke har bedt om. Foretakstillitsvalgte har tidligere støttet IT-miljøets holdning om arbeide for NIT-A (felles driftssentral). Holdningene har ikke endret seg. RHF må utrede økonomiske og driftsmessige konsekvenser av en økt sentralisering av IKT. Frank Høyen Skule Stormdalshei Rune Edvardsen Helgelandssykehuset HF NITO NFF Bjørg R. Edvardsen Elsa Lillegård Lisbeth Ann Johansen Fagforbundet KFO NSF Birger Lynum Wenche Juul Pettersen Toril Merete Pettersen NRF NETF PARAT Olaf H. Antonsen DNLF Magne Antonsen El og IT STYREDOKUMENT Side 16 av 44

17 Styresak 20/2005: Omdanning av KLP Møtedato: Møtested: Telefonkonferanse Innledning Styret i Helse Nord RHF fikk seg forelagt denne saken i sak 25/005 KLP forslag om omdanning til allmennaksjeselskap, men saken ble vedtatt utsatt for å kunne iverksette en bedre høringsprosess (se Vedlegg 1). Det forutsettes fra RHF at saken skal styrebehandles i alle helseforetak. Det forutsettes også at saken skal drøftes med tillitsvalgte i alle helseforetak. Dette er gjennomført i Helgelandssykehuset HF og deres synspunkter ligger vedlagt denne saken (se Vedlegg 2). Vurdering Foretaksdirektøren har ikke tilstrekkelig kunnskap til å kunne gi noen tilrådninger i denne saken. Saken legges derfor fram for styret til vurdering uten anbefaling. VEDTAK: Jan Erik Furunes Foretaksdirektør Saksbehandler: Foretaksdirektør Jan Erik Furunes STYREDOKUMENT Side 17 av 44

18 Vedlegg 1 Saksbehandler: Edvard Andreassen, tlf Vår dato: Vår referanse: Arkivnr: Vår referanse må oppgis ved alle henvendelser Deres dato: Deres referanse: Helse Finnmark HF UNN HF Hålogalandssykehuset HF Nordlandssykehuset HF Helgelandssykehuset HF NOTAT OMDANNING AV KLP Sammendrag Helse Nord RHF fremmet i styresak 96/2003 forslag om å slutte seg til anbefalingene fra KLP s styre om at KLP skulle omdannes til aksjeselskap. Denne saken ble trukket da det ble klart at de ansatte i helseforetakene ikke var omfattet av overføringsavtalen. Styret i Helse Nord RHF fikk i styresak 107/2003 en nærmere orientering som konkluderte med at det ble sett som vesentlig å ikke skape en situasjon preget av uklarhet og manglende tillit til realitetene knyttet til konsekvensene for de ansatte ved eventuell omdanning av KLP. Videre fremdrift etter høsten 2003 har vært håndtert av KLP. Forholdet til overføringsavtalen ble løst ved at det pr 1.november 2004 ble vedtatt en revidert overføringsavtale. Alle foretak i Helse Nord RHF, med unntak av Sykehusapoteket Nord HF, har sine pensjonsforpliktelser levert fra KLP. De fem regionale helseforetaksgruppene har i dag en eierandel på ca 23 % eksl. sykepleierordningen, og blir største aksjonæren. Helse Nord har bokført egenkapital innskudd på ca 110 mill.kr. Andel av opptjent egenkapital er på ca 80 mill. kr. Ytterligere ligger det en reell verdi på ca mill. kr. Samlet utgjør derfor egenkapitalen mellom 210 og 260 millioner for Helse Nord RHF. Det er de enkelte helseforetak som står som eiere av andelen. Med bakgrunn i behovet for å møte KLP sine utfordringer, bl.a. mht. å skaffe ny egenkapital, har det siden 2001 vært arbeidet med strategi for fremtidens KLP. Styret i KLP vil ovenfor generalforsamlingen 21. april 2005 på nytt fremme forslag om omdanning av KLP til allmennaksjeselskap. Saken ble fremmet for styret i RHF den 16. mars Saken ble i forkant drøftet med konserntillitsvalgte. Vedlagt følger drøftingsprotokoll. Styret i Helse Nord RHF fattet følgende vedtak i møte den 16. mars; 1. Styret i Helse Nord RHF ber administrasjonen om å sende saken til styrebehandling i helseforetakene. 2. Saken fremmes for ny styrebehandling i Helse Nord RHF i forkant av generalforsamlingen i KLP, den 21. april Dette notatet beskriver den foreslåtte omdanningen av KLP basert på flertallet i KLP sitt styre sin innstilling. Mindretallet i KLP sitt styre representert med arbeidstakerrepresentantene ønsket en omdanning av KLP etter grunnfondsbevismodellen. Brev fra Fagforbundet med underliggende notat følger som vedlegg til dette notat. I tillegg vises det til vedlagte notat fra KLP som viser sammendrag over prosessen ihht KLP-styrets vedtak. Helseforetakene bes framme sak om omdanning av KLP til sine styrer innen 15. april Vi minner om partssammensatt behandling av saken i forkant av styrebehandling jf hovedavtalens bestemmelser. STYREDOKUMENT Side 18 av 44

19 Bakgrunn/fakta KLP er Norges største livsforsikringsselskap. Det er et gjensidig eid selskap der kundene skyter inn egenkapital ved etablering av kundeforhold. I vedlagte bakgrunnsnotat fra KLP ligger en redegjørelse for den strategiske prosessen som har foregått i KLP. I denne fremgår og også en tidslinje som viser viktige milepæler fra oppstart av strategiprosessen høsten 2003 til de nærmeste fremover: Generalforsamling 21. april Forberedelse av faktisk omdanning og godkjenning av myndighetene i løpet av 2005 Omdanning av KLP i 2006 På generalforsamlingen 21. april er følgende utsendinger fra Helse Nord RHF: Lars Vorland, Helse Nord RHF Jorunn Lægland, UNN HF Kerstin Thoresen, Nordlandssykehuset HF Gunnar Sørensen, Hålogalandssykehuset HF Sara Aas, Helgelandssykehuset HF 1. vara Roar Jensen, Helse Finnmark HF 2. vara Edvard Andreassen, Helse Nord RHF 3. vara Ernst Solvoll, UNN HF 4. vara Jørn Stemland, Nordlandssykehuset HF Delegatene er valgt for perioden og representerer valgkretsen Helse Nord. Ved forfall innkalles vararepresentanter etter rekkefølge. Styret i KLP foreslår ovenfor generalforsamlingen at KLP omdannes til aksjeselskap. Det kreves 2/3 flertall i generalforsamlingen for at omdannelse skal bli vedtatt. I forhold til tidligere fremlagt styresak 96/2003 for Helse Nord RHF er argumentene de samme pr dato: Det er ønskelig å utvikle en modell som tydelig skiller rollene som eier og kunde. I dag er disse vevd sammen da kundene er pliktige til å skyte inn egenkapital (selskapskapital). Denne andelen kan kun frigjøres ved opphevelse av kundeforholdet. Disse andelene er altså ikke omsettbar i et regulert marked. Dette gjør at det er vanskelig å rekruttere nye kunder/eiere parallelt med at det kan stimulere kunder/eiere til å gå ut av KLP for å frigjøre slike bundne midler. KLP vil fremover møte sterkere konkurranse av flere årsaker. Etter endringer i forsikringsvirksomhetsloven 1. januar 2004 kan alle livsforsikringsselskaper levere et pensjonsprodukt i samsvar med Hovedtariffavtalen. KLP er i sterk vekst og dette krever økt finansiell styrke. Forvaltningskapitalene forventes å vokse fra 141 milliarder kr til anslagsvis 180 milliarder kr i Ved behov for å hente inn mer egenkapital er KLP med dagens modell avhengig av å hente midler hos dagens kunder. Dette innebærer at helseforetakene må skyte inn penger. Ved omdanning til aksjeselskap vil kapital kunne hentes inn hos eksterne kilder. Styret i KLP har avveid to mulige løsninger for fremtidig strategi for KLP: 1. Omdanne selskapet til aksjeselskap 2. Fortsette som gjensidig selskap og innføre grunnfondsbevis som egenkapitalinstrument I vedlagte bakgrunnsnotat er de to alternative nærmere beskrevet. På bakgrunn av styrets vurderinger foreslår styret at KLP omdannes til allmennaksjeselskap. Følgende innstilling til vedtak foreligger for generalforsamlingen i KLP: 1. Kommunal Landspensjonskasse Gjensidig Forsikringsselskap (KLP) omdannes til allmennaksjeselskap (KLP Pensjon- og livsforsikring ASA) etter finansieringsvirksomhetsloven 2-19 tredje ledd bokstav a, med vedtekter i samsvar med vedlagt utkast. STYREDOKUMENT Side 19 av 44

20 2. Et nystiftet holdingselskap, KLP Forsikring ASA, skal eie alle aksjene i det omdannede selskapet. KLP Forsikring ASA skal ha vedtekter i samsvar med vedlagte utkast. 3. Ved gjennomføring av omdanningen skal aksjene som utstedes i KLP Forsikring ASA deles ut til medlemmene i KLP. Prinsippene for tildeling er nærmere beskrevet i vedlegg 3 til prospektet om omdanning. Avtalen mellom KLP og Arbeids- og sosialdepartementet om pensjonering av sykepleiere eller deltakelse i den lovbestemte pensjonsordningen for sykepleiere vil ikke gi grunnlag for utdeling av aksjer. Av det samlede antall aksjer som utstedes, avsettes aksjer til en reserve som kan benyttes til å dekke eventuelle berettigede krav om tildeling som ikke har vært medtatt i den opprinnelige tildelingen. 4. Alle aksjer i KLP Forsikring ASA skal gi lik rett i selskapet. Aksjene vil gis rett til utbytte fra og med regnskapsåret Omdanningsvedtaket er betinget av at myndighetene gir de tillatelser, samtykker, dispensasjoner, godkjennelser m.v. som er nødvendige for å gjennomføre omdanningen på tilfredsstillende vilkår, blant annet når det gjelder: a. Omdanningsvedtaket b. Konsernstrukturen c. Vedtekter d. Kjernekapital e. Skattemessig behandling 6. Styret skal iverksette vedtaket, og gis i denne forbindelse nødvendige fullmakter til dette. Styret, eller den styret bemyndiger, skal bl.a.: a. avgjøre hvorvidt eventuelle vilkår knyttet til tillatelser, samtykker m.v. fra offentlige myndigheter skal anses tilfredsstillende; b. etablere KLP Forsikring ASA og KLP Pensjon- og livsforsikring ASA, samt sørge for sletting av KLP som opphørt etter gjennomføring av omdanningen; c. fastsette nærmere tidspunkt for gjennomføring av omdanningen; d. utarbeide dokumentasjon og foreta de disposisjoner som er nødvendige og hensiktsmessige for å gjennomføre vedtaket 7. Styret kan foreta endringer i vedtaket, herunder i vedtektene til de selskaper som skal etableres, som anses nødvendige, på bakgrunn av vilkår fra myndigheter eller andre forhold. Dersom det er nødvendig med vesentlige endringer i vedtaket, skal forholdet forelegges generalforsamlingen til behandling. NÆRMERE OM OMDANNING TIL AKSJESELSKAP Ved omdanning av det gjensidige selskapet til aksjeselskap vil dette skje etter reglene i finansieringsvirksomhetsloven. Ved en slik omdanning vil dagens kunder få ombyttet den innskutte egenkapital i selskapet med aksjer i et nystiftet aksjeselskap, og virksomheten i det gjensidige forsikringsselskapet overføres til aksjeselskapet. Generalforsamlingen i et aksjeselskap utgjøres av aksjonærene. Forsikringstakerne får ingen innflytelse på grunnlag av kundeforholdet. Eventuelle nye aksjonærer som kommer inn etter nytegning eller kjøp av aksjer får representasjon i forhold til sin andel av den totale aksjekapitalen. Foreslått omdanning til aksjeselskap må bygge på forutsetning om merverdi for kundene ved aksjeselskapsformen. Dvs. at et eierstyrt selskap forventes å være mer effektivt enn et kundestyrt selskap. NÆRMERE OM BRUK AV GRUNNFONDSBEVIS Grunnfondsbevis kan sees på som en mellomting mellom egen- og fremmedkapital. Grunnfondsbevis er det eneste instrumentet for å skaffe egenkapital fra andre enn forsikringstakerne i et gjensidig forsikringsselskap. Ved eventuell bruk av grunnfondsbevis kan dagens kunder i KLP bli eiere av grunnfondsbeviskapitalen. Ved å omgjøre det eksisterende egenkapitaltilskuddet og knytte det til grunnfondsbevis ville man også oppnå å skille kundeforhold og egenkapital fra hverandre. Egenkapital som i tilfelle ikke omdannes vil i prinsippet tilhøre de som til enhver tid er kunder i selskapet. Grunnfondsbevisene kan omsettes eller beholdes som en investering uavhengig av kundeforholdet. Ny egenkapital i en slik modell skaffes ved å invitere til nytegning av grunnfondsbevis. STYREDOKUMENT Side 20 av 44