Egg?B:E; :JE% SSf; (f ts?ng «.,; KRAFT. - framdrift

Transkript

1 Egg?B:E; :JE% SSf; (f ts?ng TlL KONSERN- W/ma FRAMDRll-"i i_,.. l f_,~\) HELGELAND «.,; KRAFT.. :55mi gl ;io],m5..?, å % r ÅEåQäFS/lø '9_ lig-. Vffvw Eierkommuner vl ordfører iimasjøqn:sw Helgeland Kraft omdanning til konsern 25[q.1s,q.,g,,,_ad,,,, j 'sva. I' ef :25: [ [ - framdrift Vi viser til brev av til alle Helgeland Krafts eierkommuner der det framgår at styret anbefaler eierkommunene gi sin tilslutning til den foreslåtte konsernetableringen med virkning fra Bedriftsforsamlingen og generalforsamiingen ga i møter generalforsamling saksbehandlingen sin enstemmige Det fremkom tilslutning til den videre ingen signal om utsettelse prosess fram eller kritiske merknader mot å ekstraordinær til saken under ble vi informert om at rådmannen i Rana i sitt saksframlegg til formannskapet tilrår utsettelse av konsernetableringen l hovedsak begrunnet med et ønske om å få etablert en felles eierstrategi for Helgeland Kraft først. Rådmannen har også fått utarbeidet et notat av advokatfirmaet Lund & Co som skal være en uavhengig vurdering av det saksunderlag som Helgeland Kraft har fått utarbeidet i samarbeid med sin juridiske rådgiver advokatfirmaet Selmer. Selmer er anerkjent som et av Norges beste i denne type omorganiseringer innen kraftsektoren. Notatet fra Lund & Co inneholder en del feil og misforståelser som også inngår i rådmannens argumentasjon for utsettelse. Rådmannens saksunderlag er videresendt til flere rådmenn i våre eierkommuner. Vi vil på det sterkeste advare mot å utsette konsernetableringen. En utsettelse vil medføre forsinkelser av flere andre store utviklings- og forbedringsprosjekt som pågår for fullt i Helgeland Kraft som følge av både reguiatoriske endringer og selskapets eget utviklingsbehov. Vi vil tape moment og drivkraft i krevende prosjekter som oppgradering og effektivisering av virksomhetsstyringssystemer/erp-system. En eventuell overgang til internasjonale regnskapsstandardarder (IFRS) vil måtte avventes ytterligere, som igjen vil føre til at selskapet taper terreng l forhold til tilgang til investeringskilder i obligasjonsmarkedet l fremtiden. Dette henger blant annet sammen med nye regulatoriske krav til långiverne i obllgasjonsmarkedet der vi som låntaker må tilpasse oss for å få tilgang til gunstig finansiering. Konsernetablering er her viktig for å kunne gå videre med øvrige nødvendige tilpasninger. En utsettelse nå vil kunne svekke Helgeland Krafts tillit hos obligasjonslångiverne. Videre får selskapet mindre tid til nødvendig forberedelse og tilpasning av interne rutiner og systemer til et kommende funksjonelt skille, som anses som mer krevende enn det rent selskapsmessige selskapet skillet som innføres i første kraftig tilbake utviklingsmessig omgang. Totalt vil en utsettelse få kostnadsmesslge konsekvenser og sette i en tid der krav til omstilling og tilpasning til nye krav øker i stadig hurtigere tempo. Det har hele tiden vært en forutsetning at overgangen til konsern gjennomføres uten vesentlige endringer som berører styringsstruktur og eiermessige forhold utover nødvendig tilpasning av eksisterende styringsdokumenter til ny formell selskapsorganisering. Vi har underveis klart presisert at arbeidet med en felles eierstrategi ikke har direkte sammenheng med eller bør koples til selve konsernetableringsprosessen så lenge utgangspunktet har vært minst mulig endringer fra det bestående. Vi vil igjen understreke at arbeidet med en feiles eierstrategi ikke utfordres av at Helgeland Kraft etableres som konsern først. Vedlagt følger også et notat fra vår juridiske rådgiver advokatfirmaet Selmer, som oppkiarer de feilaktige imøtegår lite treffende kommentarer og problematiseringer som framkommer i notatet fra advokatfirmaet Avslutningsvis ber vi eierkommunene om å følge styrets anbefaling som det underveis har vært forståelser og Lund & Co. full tilslutning til fra selskapets overordnede organer og uten kritiske kommentarer til i de avviklede kontaktmøter med kommunestyrene. (Vedlagt følger også utkast til styreinstruks for HK Holding som ved en inkurie ikke var vedlagt brevet av ) Med hilsen Helgeland < Kraft 7 AS I > fr Zz* Tom \ Eilertsen Ove styreleder Vedlegg: Kopi: A. Brattbakk adm. dir Notat av fra Advokatfirmaet Utkast til styreinstruks HK Holding Selmer DA Styret....Rådmann.i..ei r.k9rnmu.ne.n.e... Helgeland Kraft AS. postboks 702, 8654 Mosjøen i Telefon: Org.nr MVA firmapost@helgelandkraft.no I no..

2 NOTAT Ansvarlig advokat: Roy M. Slettvold Til: Helgeland Kraft AS v/ove Brattbakk Fra: Advokatfirmaet Selmer DA v/roy M. Slettvold Dato: 24. mai 2016 Emne: Helgeland Kraft AS omdanning til konsern - kommentarer til vurdering av saksunderlag fra Advokatfirmaet Lund & Co DA i brev av 18. mai 2016 til Rana kommune v/rådmannen Vår ref.: v2 1 INNLEDNING Advokatfirmaet Lund & Co DA ved advokat Ulf Larsen ("Lund & Co") har i brev av 18. mai 2016 til Rana kommune på vegne av kommunene Brønnøy, Vefsn, Alstahaug og Rana, som til sammen eier 64,8 % av aksjene i Helgeland Kraft AS ("HK"), vurdert saksunderlaget for omdanning til konsern som eierkommunene har mottatt fra HK. Vurderingen fra Lund & Co er lagt ved og understøtter et saksfremlegg til politisk behandling i Rana kommune fra rådmannen hvor det innstilles på at kommunestyret utsetter beslutning om omdanning av HK til konsern inntil eierkommunene har klargjort og konkretisert en felles eierstrategi. Vihar siden våren 2015 bistått HK i arbeidet med sikte på omdanning av HK til konsern, og er bedt om å kommentere vurderingen fra Lund & Co. Som rådgiver for HK er vi vel kjent med det saksunderlaget som er utarbeidet for konsernomdanningen og de vurderinger og aweininger som administrasjonen og styret har lagt til grunn for utarbeidelsen av saksgrunnlaget. 2 GENERELLE KOMMENTARER Vurderingen fra Lund & Co inneholder i betydelig utstrekning generelle kommentarer om forhold som kommunene løpende må ta stilling til i egenskap av å være eiere i HK, uavhengig av om HK omdannes til konsern. Det være seg betraktninger om konkretisering av eierkommunenes eierstrategi, avkastning, videreføring av bedriftsforsamling mv. som vi ikke finner grunnlag for å kommentere nærmere. l vurderingen punkt 4 fra Lund & Co er det gitt kommentarer til konkrete spørsmål som er reist med utgangspunkt i saksunderlaget som HK har sendt ut. Kommentarene inneholder slik vi leser de ingen vesentlige innvendinger mot det som er fremlagt, men etterlyser mer nærmere begrunnelser og forklaringer omkring S s E Adresse" Pnslhnks I324 Vika, 0112 Oslo, Norge - Tlf: ll 65 OD Faks: ll 65 Ol - - Fmelaksnr : l

3 enkelte forslag og den valgte gjennomføringsmodellen for konsernomdanningen. Vi kommenterer dette nærmere under punkt 4 nedenfor. Hovedinnvendingen lvurderingen fra Lund & Co mot å gjennomføre konsernomdanningen i henhold til det saksunderlaget som HK har utarbeidet fremgår å være at kommunenes eierstyring vil bli mer indirekte og avledet enn det har vært historisk sett som følge av de foreslåtte vedtekter og instrukser som skal gjelde etter omdanningen. Denne hovedinnvendingen i vurderingen fra Lund & Co bygger på en åpenbar feilaktig forståelse av den styringsdokumentasjonen som er utarbeidet og vedlagt saksunderlaget som HK har sendt kommunene. Vi skal i punkt 3 nedenfor redegjøre nærmere for dette. Forankret i den feilaktige forståelsen av styringsdokumentasjonen anføres det i vurderingen fra Lund & Co at kommunene bør fullføre arbeidet med eierstrategien og utsette beslutning om omdanning av HK til konsern til etter at eierstrategien er vedtatt. Det anføres i denne sammenheng at kommunene har god tid på seg til å vedta konsernomdanningen i det Stortinget ved Iovbehandlingen av endringene i energiloven om selskapsmessig og funksjonelt skille før påske vedtok å utsette fristen for å gjennomføre skillet til 1. januar Vi går i dette notatet ikke nærmere inn på å kommentere de ulemper det vil ha for HK dersom den fremdriften det er lagt opp til for omdanning til konsern utsettes så godt ute i prosessen, men gjør regning med at administrasjonen og styret i HK har klare synspunkter på dette. 3 KOMMENTARER TIL VURDERINGENE FRA LUND & C0 OM INNDIREKTE OG AVLEDET EIERSTYRING l vurderingen fra Lund & Co punkt 3.1, tredje avsnitt, siste linje og i det videre på side fire er det inntatt et eksempel som skal illustrere hvordan eierstyringen blir mer indirekte: "Dersom det etter omdanningen til konsern er aktuelt å fusjonere nettvirksomhet med et annet nettselskap er dette et spørsmål som i dog (vår understrekning) må forelegges generalforsamlingen i Selskapet til avgjørelse. En slik beslutning må av generalforsamlingen treffes med flertall som for vedtektsendring. Kommunene har således iq (vår understrekning) avgjørende innflytelse på et spørsmål om fusjon av et virksomhetsområde med et annet selskap. Etter omdanningen til konsern (vår understrekning) er utgangspunktet at det er konserndfrektgren som vil være generalforsomling (vår understrekning) i nettselskapet, jf. punkt 5.1 i utkast til instruks for daglig lederi HK Holding AS" Deretter gjengis punkt 5.1 i utkast til instruks for daglig leder (konserndirektøren) i HK Holding AS. I denne sammenheng skal forøvrig bemerkes at det er styret i morselskapet som representerer morselskapet i generalforsamlinger i datterselskapene. At utkastet til instruks for daglig leder i HK Holding AS bemyndiger daglig leder til å representere HK Holding AS i generalforsamlinger i datterselskapene fratar ikke styret den overordnede rollen i forhold til daglig Ieder, og styret står fritt til å instruere daglig leder i enkeltsaker, å fravike instruksen i enkelttilfeller ved selv å representere HK Holding AS i generalforsamlinger i datterselskapene eller å kalle tilbake fullmakten, jf. aksjeloven 5-2. Advokatfirmaet Selmer DA > 2/7

4 I vurderingen fra Lund & Co punkt 3.1 sjette avsnitt på side fire omtales hvordan daglig leders fullmakt i tillegg er innsnevret og tillagt styret ved salg av aksjer i datterselskap og fusjon gjennom bestemmelsene i utkast til instruks for daglig leder i HK Holding AS punkt 3.1. I tillegg til den siterte uttalelsen over vedrørende fusjon, gjengir Lund & Co avslutningsvis i punkt 3.1, sjette avsnitt på side fire et sitat i notatet fra HK til eierkommunene datert 18. mars 2016 om hvordan eierne blir berørt av konsernetableringen slik: "Styringsstrukturen vil blant annet sikre at det ikke kan gjennomføres salg av aksjer i datterselskapene uten at dette er behandlet og vedtatt av eierkommunene på generalforsamling i Helgeland Kraft Holding AS. " l 3.1, siste avsnitt på side fire etter at sitatet er gjengitt skriver Lund & Co: "Vi kan ikke se at ovenstående er korrekt, tvert imot er det som vist ovenfor i gjengivelsen fra utkast til instruks for daglig leder forutsatt at dette tilligger styret i morselskapet. " l3.1, første og andre avsnitt på side fem umiddelbart etter oppsummerer Lund & Co sin gjennomgang av forslaget til styringsdokumenter slik: "Poenget er imidlertid at etter en omdanning i tråd med det foreliggende forslag har Kommunene ingen formell innflytelse som eier på så vidt viktige spørsmål som for eksempel fusjon av virksomheten i et datterselskap med et annet selskap. Det er selvfølgelig grunn til å tro at administrasjonen og styret i morselskapet vil holde eierne i holdingselskapet informert om viktige beslutninger. Men ved at kommunen ikke er sikret noen direkte oa formell innflytelse (vår understrekning) ligger det en risiko for at Kommunene som eiere vil bli forelagt slike planer på et sent stadium i prosessen, hvor muligheten til å øve innflytelse regelmessig vil være mer begrenset. Etter vårt syn vil det derfor være dekkende å si at ved omdanningen til konsern vil Kommunens eierinnf/ytelse bli mer fjern og avledet, og eierskapets karakter av finansielt eierskap bli mer fremtredende enn det har vært historisk sett (vår understrekning) når man ser på mulighetene for direkte eierinnf/ytelse på strategiske selskapsbeslutninger. " Det foran siterte gjengir kjerneargumentasjonen i vurderingen fra Lund & Co om hvorfor eierkommunene bør fullføre arbeidet med eierstrategien og utsette beslutning om omdanning av HK til konsern til etter at eierstrategien er vedtatt. Vurderingen fra Lund & Co overser imidlertid eller unnlater å gå inn på at det i forslag til vedtekter for HK Holding AS 3 er inntatt bestemmelse om at HK Holding AS skal eie samtlige aksjer og forvalte eierskapet i HK Vannkraft AS, HK Strøm AS og HK Nett AS, det vil si de datterselskapene som skal drive henholdsvis kraftproduksjons-, omsetnings-, og nettvirksomhet. Forslag til vedtekter for HK Holding AS 3 lyder slik: "Selskapets virksomhet er å eie samtlige aksjer og forvalte eierskapet i [HK Vannkraft AS], [HK Nett AS], [HK Strøm AS], å eie aksjer og forvalte eierskapet i andre selskaper med naturlig tilknytning til slik virksomhet, samt yte lån og stille sikkerhet for selskaper som konsernet har eierposisjon i. Videre skal selskapet eie og forvalte fast eiendom. " Advokatfmnaet Selmer DA > 3/7

5 Etter sin ordlyd innebærer vedtektene 3 at salg av selv én aksje i disse datterselskapene vil være i strid med vedtektene og utenfor konsernsjefens og styrets kompetanse. Vedtektene knesetter således at eierkommunene må medvirke til slike salg gjennom vedtektsendring i HK Holding AS. Tilsvarende vil gjelde ved fusjon og rettede emisjoner, som vil innebære at HK Holding AS ikke lenger vil eie "samtlige" aksjer, i det angjeldende datterselskapet. Kommentarene i vurderingen fra Lund & Co som er gitt i punkt 3.3, tredje avsnitt er således heller ikke korrekt eller dekkende. Lund & Co skriver her: "En omdanning til konsern i tråd med Selskapets forslag vil som nevnt gjøre Kommunenes eierstyring i Selskapet mer avledet og indirekte. Vedtektene i det nye holdingselskapet vil heller ikke være til hinder for at eierskapet i de underliggende datterselskapene endres, f. eks ved fusjon av nettvirksomheten med et annet selskap, opptak av nye eiere ved rettet emisjon osv. " Forslag til vedtekter for HK Holding AS og instruks for daglig Ieder i HK Holding AS sett i sammenheng er således utformet slik at kommunenes eierstyring er videreført uendret sammenlignet det som i dag gjelder, men tilpasset den nye formelle selskapsorganiseringen. Eiernes direkte medvirkning i den forberedende saksbehandlingen omkring spørsmål om salg av aksjer og/eller fusjon i datterselskaper vil skje gjennom de eiervalgte styremedlemmene i HK Holding AS, tilsvarende som utsalg eller fusjon av et virksomhetsområde i dagens HK. Det harfra HKs side gjennom hele prosessen bevisst vært tatt hensyn til og fokusert på at kommunenes eierstyring videreføres uendret sammenlignet med det som i dag gjelder, men tilpasset den nye formelle selskapsstrukturen. Administrasjonen og styret har vært vel kjent med at eierkommunene har ønsket å diskutere og komme til enighet om felles eierstrategi. Lund & Co har sin vurdering under 3.2 vist til et møte som HK hadde med eierkommunene 13. april 2015 om dette. Etter at Olje- og energidepartementet 15. april 2015 la frem sitt høringsnotat om innføring av selskapsmessig og funksjonelt skille la HK til rette for et eiermøte 11. juni På dette møtet informerte HK om det kommende lovpålagte kravet om etablering av konsern og HKs oppstart av prosess for etablering av konsern for HK. Samtidig ble eierkommunenes ønske om å utarbeide en felles eierskapsmelding og prosessen for dette diskutert. HK ga da klart til kjenne at denne prosessen ikke måtte gripe inn i eller kobles opp i mot den kommende lovpålagte prosessen om konsernetablering. l referatet fra eiermøtet er dette nedfelt slik: "innledningsvis ble det fro Helgeland Kraft ; side sterkt og klart presisert at denne prosess ikke har sammenheng med, må koples til eller har betydning for den igangsatte pålagte prosess knyttet til konsernetablering ". Denne klare uttalelsen må sees i sammenheng med at HK i redegjørelsen for oppstart av arbeidet med konsernetablering like klart i møtet hadde gitt til kjenne at konsernetableringen ville bli gjennomført uten vesentlige endringer som berører styringsstruktur, eiermessige forhold utover nødvendig tilpasning av eksisterende styringsdokumenter til ny formell selskapsorganisering. l referatet fra eiermøtet er dette er dette nedfelt slik: Advokatfirmaet Selmer DA > 4/7

6 "Overgangen vil bli gjennomført uten vesentlige endringer som berører styringsstruktur, eiermessige forhold utover nødvendige tilpasing av eksisterende styringsdokumenter til ny formell selskapsorganisering. Blant de møtende eierrepresentantene og ledelsen fra HK som møtte var det etter enighet om at prosessen for konsernetablering og utarbeidelse av eierskapsmelding med felles eierstrategi kunne skje i to adskilte løp. styringsdokumentene som er vedlagt saksunderlaget som HK har sendt eierkommunene er lojalt meislet uti samsvar med den konsensus som ble etablert på eiermøtet 11. juni ved at kommunenes eierstyring er videreført uendret i styringsdokumentene sammenlignet det som i dag gjelder, men tilpasset ny formell selskapsorganisering, er det etablert trygghet for at eierkommunene kan sluttføre diskusjonene omkring en felles eierskapsmelding med den tiden det måtte ta. Avhengig av hva eierkommunene måtte bli enige om kan de senere beslutte å gjennomføre de endringer i styringsdokumentene som da vil være nødvendige, herunder spørsmål om hvem som kan være aksjonær, innføring av stemmerettsbegrensninger, omsetningsbegrensninger, mv. eller avvikling av bedriftsforsamlingen. Lund & Cos kommentarer og problematisering omkring dette i vurderingen punkt 3 er således lite treffende. 4 KOMMENTARER TIL KOMMENTARENE FRA LUND & CO TIL KONKRETE SPØRSMÅL SOM ER REIST Vi viser her innledningsvis til våre generelle kommentarer i punkt 2 foran. 4.1 Konkrete spørsmål Bortfall av aksjonæravtalens tvisteløsningsregel Som Lund & Co skriver, kan det "anføres mange gode argumenter for å endre bestemmelsen om at tvisteløsning skal skje ved voldgift". Blant annet ser vi at stadig flere offentlige aktører bevisst velger det offentliges tvisteløsningsorganer (domstolene) fremfor løsninger som voldgift. En tvist om forkjøpsrett er i utgangspunkt en sak mellom selgende aksjonær og de(n) som ønsker å utløse forkjøpsrett. En løsning med alminnelige domstoler er etter vårt skjønn likevel naturlig når det gjelder spørsmålet om forkjøpsrett, da slike tvister også vil kunne involvere kjøpende (nye) aksjonær og selskapet selv Instruks for valgkomiteene Vi oppfatter Lund & Co DAs kommentarer i hovedsak som generelle i forhold til KS' anbefalinger om god eierstyring, og kommenterer derfor kun at personlige varamedlemmer er valgt fremfor numeriske for å sikre at styret i HK Holding AS til en hver tid sammensettes i henhold til bestemmelser om at styret i dagens HK skal sammensettes slik at de syv eierdistriktene er representert i styret (dagens vedtekter å 9) Styresammensetting i datterselskapene Lund & Co har her reist spørsmål om ikke valgkomiteen også bør innstille til medlemmer av datterselskapene. l denne forbindelse viser vi til at det i punkt 2.3, første avsnitt siste setning i instruks for styret i HK Holding AS er bestemt at: Advokatfinnaet Selmer DA > 5/7

7 "Styret skal sørge for at daglig leder orienterer valgkomiteen for valg av styre i Helgeland Kraft Holding AS om styresammensetningen i datterselskapene. " Valgkomiteen vil dermed ha anledning til å diskutere styresammensettingen med daglig leder i HK Holding AS, og eventuelt orientere styret i HK Holding AS direkte dersom valgkomiteen ønsker en annen styresammensettingi et datterselskap Modellen med hjelpekonsern Lund & Co har stilt spørsmål om nødvendigheten av å opprette hjelpekonsern ved konsernomdanningen. Valg av fremgangsmåte for etablering av det nye konsernet er primært begrunnet i å unngå skatt for HK og HKs eiere, herunder som følge av eventuelle historiske disposisjoner. Dette har resultert i at transaksjonene foreslås gjennomført som fusjoner og fisjoner, en såkalt fusjonsmodell. Det vil da være nødvendig å stifte minst et morselskap og ett datterselskap på siden for å få dette til. Ved å opprette et hjelpekonsern med mor og datterselskaper slik strukturen vil bli etter konsernomdanningen vil det redusere kapitalbehovet ved gjennomføring av transaksjonene. Stiftelsen av stabsselskapet, og dermed fire datterseksaper, er nødvendig for å få til en skattefri overføring av stabsfunksjonene fra dagens og over til HK Holding AS. Videre vil det av hensyn til gjennomføring av transaksjonene, herunder ved konsesjonssøknader, flytting av obligasjonslån, henvendelser til kontraktsparter og andre tredjemenn i forbindelse med overføring av avtaleforhold til nye konsernselskaper være hensiktsmessig at HK tidlig har oversikt over de nye selskapenes organisasjonsnumre. Strukturen vil også legge til rette for etablering av regnskapsmessig separering av de nåværende virksomhetsområdene i HK i tiden frem mot gjennomføring av konsernomdanningen og lette denne regnskapsmessig Due diligence ved omdanning til konsern Due diligence vil bli gjennomført som grunnlag for verdsettelse av virksomhetsområdene i HK. Den vil være begrenset og tilpasset det som er nødvendig i henhold til nedenstående. Fusjoner og fisjoner er i utgangspunktet skattepliktige, men kan gjennomføres skattenøytralt. For å oppnå skattefri fisjon følger det av skatteloven 11-8 første Iedd at aksjekapitalen skal fordeles i samme forhold som nettoverdiene fordeles mellom overdragende og overtakende selskap. Skattedirektoratet har uttalt følgende om kravet til verdsettelse i brev datert 20. januar 2012: "Det følger av sktl første ledd at nominell og innbetalt aksjekapital skal fordeles i samme forhold som jforueling av nettoverdiene. I./.'ed nettoverdier menes virkelig i/erdi/rnarkedsv r iav de l/erdier som fordeles. Ved fisjon av selskap forutsettes det at det er reell markedsverdi som legges til grunn for fordelingen. Normalt vil det kunne være hensiktsmessig for partene å dokumentere markedsverdier gjennom fremleggelse av en uavhengig verdivurdering. " Advokatfirmaet Selmer DA > 6/7

8 Typiske tilfeller hvor fisjoner blir skattepliktige som følge av feil fordeling av nettoverdier, er tilfeller hvor eiendeler eller gjeld er uteglemt fra verdsettelsen, slik at verdsettelsen er objektivt feil, eller hvor latent skatt knyttet til virkelig verdi av eiendeler (for eksempel eiendom) ikke er hensyntatt korrekt. l henhold til den siterte uttalelsen fra Skattedirektoratet har HK besluttet at det skal foretas en ekstern og uavhengig verdivurdering. Advokatfinnact Selmer DA P 7/7

9 Styreinstruks for HK Holding AS Styreinstruksen er utferdiget iht i aksjeloven av 13. juni 1997 nr. 44 (forkortet til asl.) Dersom det er motstrid mellom bestemmelser i denne instruks og bestemmelser i asl. eller vedtekter for selskapet, står bestemmelser i denne instruks tilbake. 1 FORMÅL Denne instruks har til formål å regulere styrets arbeid, saksbehandling, inhabilitet samt daglig leders arbeidsoppgaver og plikter overfor styret. 2 STYRETS ANSVAR OG HOVEDOPPGAVER Styrets primære oppgave er å sørge for at selskapet og datterselskapenes virksomhet følger det som er omtalt som selskapenes vedtektsbestemte formål, retningslinjer og rammebetingelser gitt av eierne gjennom uttalelser på generalforsamlinger og uttalelser på bedriftsforsamlingsmøter, og overordnende prinsipper for eierstyring og selskapsledelse i Helgeland Kraft-konsernet. 2.1 Styrets ansvar Styret leder selskapets virksomhet og utøver enhver myndighet som ikke særskilt er lagt under generalforsamlingen eller bedriftsforsamlingen. Styret skal treffe tiltak som fremmer selskapets målsetting. Styret er ansvarlig for selskapets forvaltning og fører tilsyn med virksomheten i konsernet inkludert den daglige ledelse og skal behandle saker som er pålagt i lov, vedtekter og bedriftsforsamlings- og generalforsamlingsvedtak. Styret skal herunder: 1. Treffe vedtak i saker som er av uvanlig art eller stor betydning. 2. Tilsette og avsette daglig leder og fastsette lønn og instruks. 3. Vedta låneopptak og pantsettelse av fast eiendom. 4. Behandle strategiske planer og langtidsbudsjett. 5. Styret kan delegere myndighet til et utvalg og/eller daglig leder. Styret skal fastsette innsidereglement (forutsatt at konsernet har noterte lån). Styret skal sørge for at datterselskapene gir opplysninger som er nødvendige for å kunne vurdere konsernets stilling og resultatet av konsernets virksomhet. Styret skal sørge for at styrene i datterselskapene underrettes om forhold som kan ha betydning for konsernet som helhet. Styret skal også sørge for at styrene i datterselskapene underrettes om beslutninger som kan ha betydning for datterselskapene, før endelig beslutning treffes. Styret skal behandle saker som ligger utenfor daglig leders lovbestemte kompetanse fordi de etter selskapets forhold er av uvanlig art eller av stor betydning. Dette gjelder videre saker somligger utenfor de generelle fullmakter daglig leder har, slik som større investeringer, opptak av lån o.l. 2.2 Styrets hovedoppgaver Styrets arbeid rettes inn mot 6 hovedoppgaver innen konsernet med tilhørende innhold: (j) Strategiske planer - virksomhetsplaner: - Mål - Strategiske planer - Hovedrammer for operative planer - Virksomhetsplan - Budsjetter jm Organiseringsogggaver: - Organisasjonsmodell virksomhetsområder - Ansvars-/ myndighetsfordeling - instrukser, fullmakter - arbeidsbeskrivelser - Informasjon, kommunikasjons og rapporteringslinjer 1

10 - Ressursvurderinger. Bemanning og kompetanse iii Kontrollogggaver Risikoprofil. Risikostyring Kontrollmiljø. Intern kontroll Økonomirapporter. Regnskapsrapporter. Analyse. Budsjettstyring Rapporter fra revisor Kundetiifredshet Helse, miljø og sikkerhet Formelle krav. Lover, regler, retningslinjer og lignende (M E eno aver - Styrets egenvurdering (evaluering av seg selv) Evaluering av daglig Ieder M Re nske savle else - årsregnskap, konsernregnskap og styrets årsberetning Delårsrapport jv-i) Årlig vurdering av konsernet Verdivurdering Investeringsplaner Utbytteutbetalinger Styret plikter å iverksette nødvendige undersøkelser/handlinger for å kunne utføre sine hovedoppgaver. 2.3 Valg av styremedlemmer i datterselskaper Datterselskapene i konsernet skal ha egne styrer. Styrene skal som utgangspunkt bestå av medlemmer av konsernledelsen, andre administrativt ansatte i konsernet eller eksterne med særskilt kompetanse. Styret skal i samarbeid med daglig Ieder vurdere styresammensetningen i datterselskapene. Styret skal sørge for at daglig leder orienterer valgkomiteen for valg av styre i Helgeland Kraft Holding AS om styresammensetningen i datterselskapene. styresammensetningen i datterselskapene skal være forenlig med offentligrettslige krav, herunder krav om representasjon mellom kjønnene. 3 STYRETS MØTER Styret skal behandle saker og treffe beslutning i møte. Unntak fra denne hovedregel kan bare skje i mindre betydningsfulle saker og når styrets Ieder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte. Styrets leder skal sørge for at styremedlemmene så vidt mulig kan delta i en samlet behandling av saker som behandles uten møte. Styremedlem eller daglig leder kan kreve møtebehandling i alle saker som skal behandles av styret. Styrets skal normalt gjennomføre 6-10 styremøter p.r. år. Ut over dette møtes styret når styreleder kaller styret sammen til et ekstraordinært styremøte. Styrets medlemmer og daglig leder kan gjennom henvendelse til styrets leder kreve at styret behandler bestemte saker. Det enkelte medlem har rett til å kreve redegjørelse og undersøkelser. Slike krav skal rettes til styrets leder. Styret og revisor skal en gang i året ha møte uten at daglig ledelse er til stede for å gjennomgå selskapets drift og forvaltning og med særlig vekt på selskapets viktigste risikoområder og systemer for internkontroll. 3.1 Møteplan og innkalling til styremøte Styrets leder skal i samråd med daglig leder fremsette forslag til møteplan for kommende 2 år i styremøtet i august. Årsplanen skal bygge på styrets hovedoppgaver og dekning av disse. l tillegg til ordinære saker på møtene skal styret ta opp temaer som dekker hovedoppgavene. 2

11 Styrets leder er ansvarlig for at det innkalles til styremøte. Med mindre forholdene tilsier noe annet, skal innkallelse til styremøte skje skriftlig og saksdokumenter skal være styrets medlemmer i hende minst 5 dager før møtet. 3.2 Møteledelse og forfall Ved forfall skal eventuell varamedlem innkalles. Styrebehandlingen Iedes av styrelederen. Har styrets Ieder meddelt forfall til et styremøte, overtar nestleder ledelsen av styremøtet. 3.3 Beslutningsdyktighet Styret er beslutningsdyktig når minst 6 av medlemmene er tilstede, deriblant leder eller nestleder, og alle styremedlemmene så vidt mulig er gitt anledning til å delta i behandlingen. 3.4 Styremedlemmenes inhabilitet Et styremedlem eller daglig Ieder må ikke delta i behandling eller avgjørelse av spørsmål som er av særlig betydning for egen del eller noen nærstående, slik at vedkommende må anses a ha en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i saken (f.eks. kjøp, salg og lån eller annen kreditt og sikkerhetsstillelse for gjeld til vedkommende eller noen nærstående). Et styremedlem som er ledende ansatt hos andre aksjeeiere, er inhabilt i saker hvor aksjeeier (arbeidsgiveren) må antas a ha fremtredende særinteresser som ikke deles av de øvrige aksjeeiere. Med aksjeeier (arbeidsgiver) menes her også selskap eiet av aksjeeieren. 3.5 Alminnelige flertallskrav Et vedtak av styret krever at flertallet av styremedlemmene har stemt for saken ved behandling av den. De som har stemt for et forslag som medfører endring av et tidligere styrevedtak, må alltid utgjøre mer enn en tredel av samtlige styremedlemmer. Ved stemmelikhet gjelder det som møteleder har stemt for. Dette gjelder ikke i saker hvor hvert enkelt styremedlem har såkalt initiativkompetanse, som f.eks asl. 6-12(4), annet punktum. 3.6 Flertallskrav ved valg og ansettelse Når styret skal treffe vedtak om valg og ansettelse anses den valgt eller ansatt som får flest stemmer. Styret kan på forhånd bestemme at det skal holdes ny avstemning dersom ingen får flertall av de avgitte stemmene. 3.7 Beslutningstyper Styret skal som hovedregel benytte følgende former for beslutninger: - Vedtak i saker som krever en avgjørelse (beslutningssaker). - Styret gir sin tilslutning i spørsmål om tiltak og planer som ikke krever styrets vedtak (diskusjonssaker). - Styret tar til orientering spørsmål som gjelder informasjon, drift, kontrolltiltak o.l. (orienteringssaker). 3.8 Protokoll Det skal føres protokoll over styrebehandlingen. Protokollen skal minst angi: a) Tid og sted for styremøtet eller annen behandlingsmåte (telefonmøte og lignende). b) Styremedlemmer som var til stede på styremøtet og eventuelle forfall. c) At alle styremedlemmene så vidt mulig er gitt anledning til å delta i behandlingen av saken. d) Hvilke saksdokumenter som er blitt forelagt styret, og hvem som redegjorde for saken. e) Styrets beslutning. f) Dersom en beslutning ikke er enstemmig, skal den angi hvem som har stemt for og i mot. g) Styremedlem og daglig leder som ikke er enig i en beslutning, kan kreve sin oppfatning innført i protokollen. Protokollen klargjøres og sendes til styremedlemmer snarest mulig etter møtets avslutning. Dersom styremedlemmer har innsigelser mot protokollen skal dette meldes skriftlig senest en uke etter at protokollen er mottatt. Protokollen underskrives av 2 av de deltakende medlemmer. Forutsatt at protokollen gjøres ferdig mens styret er samlet underskrives protokollen i møtet. Dersom det ansees hensiktsmessig kan underskrift foretas ved sirkulasjon, alternativt vil underskrift finne sted på neste styremøte. Protokollen skal sendes styrets medlemmer, revisor og bedriftsforsamlingsleder. 3.9 Taushetsplikt og sikkerhet Alle dokumenter som sendes eller utdeles til, og informasjon som meddeles styret, er fortrolig i den" utstrekning 3

12 det ikke er truffet vedtak i styret om annet. Styredokumenter av enhver art skal av styremedlemmene oppbevares utilgjengelig for andre. Styrets Ieder skal sørge for at selskapet forsvarlig arkiverer og oppbevarer alle innkallinger til og dokumenter som er sendt til styremedlemmer eller er utdelt i forbindelse med styrebehandling i ett komplett sett slik at det for ettertiden Iett kan kontrolleres at vedkommende sak er avgjort etter en betryggende saksbehandling og på tilfredsstillende beslutningsgrunnlag. Styremedlemmene har adgang til arkivet og har rett til kopi ved henvendelse til styrets leder Informasjon om styrets arbeid Åpenhet skal være fundamentet for all virksomhet i konsernet. Også når det gjelder den konkurranseutsatte virksomheten skal åpenhet praktiseres så langt det er mulig. Ekstern og intern informasjon om styrets arbeid, saker og saksbehandling skal kun gis av styrets leder med mindre styret vedtar at daglig leder eller annen person skal gis fullmakt. 4 INNKALLING TIL GENERALFORSAMLING Styret besørger innkalling til generalforsamling, og at nødvendig dokumentasjon sendes aksjeeierne. Saksdokumentene som sendes aksjeeierne skal være i en slik utførlig og presis form at representantene får et godt grunnlag for å ta stilling til de saker som skal behandles. 5 INFORMASJON TIL BEDRIFISFORSAMLINGEN Styret skal sørge for at relevante saksdokumenter sendes bedriftsforsamlingen slik at bedriftsforsamlingen kan ivareta sitt tilsynsansvar, avgi uttalelse om årsregnskapet mv., treffe avgjørelser i saker som gjelder investeringer av betydelig omfang i forhold til selskapets ressurser og rasjonalisering eller omlegging av driften som vil medføre større endring eller omdisponering av arbeidsstyrken, og for øvrig ivareta sine oppgaver. 6 FASTSETTELSE AV INSTRUKS FOR DAGLIG LEDER Styret skal fastsette instruks for daglig leder. 7 SEKRET/ERFUNKSJONEN I samarbeid med styrets Ieder skal daglig leder etablere en hensiktsmessig sekretærfunksjon som skal utføre de praktiske oppgaver rundt styrets arbeid. Disse er: utsending av innkallelse ' koordinering av utsendelse av Styrepapirer ' oppfølging av styrevedtak - føring av referat ajourhold av selskapets protokoller ' utsending av innkallelse til generalforsamlinger og bedriftsforsamlingsmøter, og referatskriving - å holde informasjon til registrene i Brønnøysund å jour 8 VEDTAK OG ENDRING Denne styreinstruks er fastsatt iht. vedtak i styremøte [dato]. Endringer i styreinstruksen kan vedtas i styremøte med flertall som nevnt i pkt