Fusjonar i offentleg verksemd. Sak og Portaldagane 2016 Trondheim Jan Husebø, Vindafjord kommune

Transkript

1 Fusjonar i offentleg verksemd Sak og Portaldagane 2016 Trondheim Jan Husebø, Vindafjord kommune

2 Hvis man ikke kjenner fortiden, forstår man ikke nåtiden og egner seg ikke til å forme fremtiden Simone Weill

3 Organisasjonsendringar som får arkivkonsekvensar Skifte i forvaltningsnivå Sammenslåing av organ Overgang til foretak eller særlovselskap Heil eller delprivatisering av offentlige organ Flytting av arbeidsoppgaver mellom organ Nye måtar å strukturere arkivet på

4 Konsekvensar Avslutte aktivt arkiv. Pakking og listeføring av papirarkiv Avlevere og deponere elektroniske basar og registre Foreta bevarings og kassasjonsbehandling Bevare proveniens Evt. overføre arkivdeler frå historisk arkiv til ny arkivskapar

5 Lite omtalte konsekvensar. «Erfaring viser at omorganisering er ressurskrevende for arkivtjenesten. Arkivtjenesten er ett av leddene i organet som berøres sterkest av en omorganisering.» Kjelde: Omorganisering i offentlige organer Veiledning for arkivet 2007

6 To viktige styringsmål i forskrifta Arkivdepot og avleveringsplikt Arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er nedlagde eller har avslutta verksemda si (avslutta arkiv), skal avleverast til arkivdepot

7 Arkivforskrifta Avlevering av avslutta arkiv Dersom eit offentleg organ skal nedleggjast, skal arkivet klargjerast for avlevering til arkivdepot eller for overføring til eit organ som overtek saksområdet, jf og Klargjeringa av arkivet inngår som del av avviklingsarbeidet. Arkiv som ikkje blir overført til anna organ, skal avleverast straks

8 Tydeleg forskrift korleis er praksis løyst? Kva skjer i forkant av privatiseringsprosess.? Er privat sjukeheim omfatta av arkivlova? Kva anna lovverk slår inn? Korleis løyser kommunen si dokumentasjonsplikt?

9 Tydeleg forskrift Korleis er praksis løyst? «Med det nye direktoratet skilles de digitale helseoppgavene ut i en egen virksomhet, og hensikten er å samkjøre IT biten mellom aktører i helsesektoren.» Overføring av oppgåver: Konsekvensar for organ som avleverer oppgåver? Periodisering.?

10 To tilfelle der 5.1 og 5.3 i arkivforskrifta slår inn for fullt 1. Ved skifte av forvaltningsnivå Når ein flyttar mellom kommunalt, fylkeskommunalt eller statleg forvaltningsnivå så vert det rekna som nedlegging av organ 2. Ved kommunesamanslåing.her er både Arkivlovverk og Lov om fastsetjing og endring av kommune og fylkesgrense eintydige om nedlegging og verksemdsoverdraging.

11 Enorm skilnad i kompleksitet Kommunesamanslåing er blant dei mest komplekse arkivutfordringar vi står ovanfor i offentleg sektor dei komande åra

12 det er lite å si om planleggingen av arkivfaglige oppgaver i forbindelse med sammanslåingen av kommune A og kommune B, rett og slett fordi dette fagfeltet ikke ble ansett som en funksjon det var nødvendig å ta med i planleggingen.. «Kommunesammenslåinger og arkiv. Arkheion »

13 av ca ein hyllemeter med arkivverdig materiale etter samanslåingsprosessen var der ikkje eit einaste dokument som omhandla framtidig arkivordning.. «Rapport etter kommunesamanslåing XXXX»

14

15 Kommunestørrelse 4624 km3. Dvs dobbelt så stor som Vestfold fylke. Folketalet vil tilsvara Norges 5. største by.

16 All erfaring viser at arkiva er sårbare når organisasjonar blir slått saman. Dersom ein ikkje har kontroll over situasjonen kan arkiva få redusert kvalitet eller arkivmateriale gå tapt.. «Kommunesammenslåing og arkivspørsmål 2005»

17 Erfaringar Våg å ta styringen Det er i samanslåingstider at prosjektmidlane er tilgjengelege. Kunnskapen du sit inne med som arkivmedarbeidar er uvurderleg viktig for å få eit godt resultat.

18 Kommunesamanslåing Faste premissar: Kommunane som vert slått saman opphøyrer som arkivskaparar.det inneber avslutting på alle arkivområde. Proveniens Den nye kommunen opprettar ny arkivordning Avslutta arkiv skal avleverast til depot

19 Vår prosess fram til ny kommune: Består av tidlegare Vindafjord og Ølen kommunar Vedtak om samanslåing 2003 Samanslått frå Ligg i Nord Rogaland på grensa mot Hordaland 8600 innb.

20 Vår planlegging Prosjektgruppe for arkivtenesta blei oppretta Mandat: Framlegg til framtidig struktur og organisering. Handtere avslutning for arkiva i dei gamle kommunane Legge prinsipp for framtidig arkivering (Elektronisk og papirarkivering) Prosjektgruppa var operativ frå okt 04 til mai.05. Relativt grundig innstilling vart lagt fram og vedtatt for den nye kommunen.

21 Omfang: Saksarkiv Dokumentasjon knytt til rettar. Helseopplysningar Personalopplysningar Eigenforvaltningsaker Arkiv på andre særområde.

22 Lærdom Men.: Etterpåklokskap er verda sin mest presise vitskap Erfaringane fortel oss at sjølv god planlegging er ikkje nok. Det sjølvsagte er ikkje sjølvsagt

23

24

25 Sentralarkiv Fysisk desentralisert Sentralarkiv der framtidig saksarkiv er fulldigitalisert og sentralarkivet er identisk med saksdatabasen. Tre postmottak og skanningstasjonar : Ølen, Sandeid og Vikedal ( I tillegg vil ytre einingar som barnehagar, skular etc ha eigne postmottak). Det som må samlast på av papir i det nye arkivet (møtebøker etc) vert samla i Ølen

26 Utfordringar vi ikkje såg Ulik bedriftskultur i dei to kommunane. Gjør du tingene slik du alltid har gjort dem, vil du ende opp slik du alltid har vært! For lite vektlegging av kommunikasjon i alle fasar av samanslåinga Valg av arkivmodell pulveriserte ansvar og svekka faget. For lite fokus på ordinær drift ETTER samanslåing. Praktiske kompromiss svekka arkivtenesta

27 Kva val ville vi gjort i dag. Gått bort frå desentraliseringstenking og bygd ei sterk fagleg sentralarkivteneste På tidleg tidspunkt prioritert arbeid med å få detaljert oversikt over alle delarkiv/arkivseriar i kommunane og over innhald i arkiva. (Oppdatert arkivplan) Fokusert meir på nødvendige ressursar til det daglege arkiveringsarbeidet. Val av fagsystem ut frå arkivfaglege krav

28 Kva nådde vi? Svært mykje arkivmateriell ordna og deponert hos IKAR Nye forskriftsmessige arkivlokale. Har i dag betre oversikt over samla arkivsituasjon i kommunen og veit om våre sterke og svake sider. Framleis er der arbeid relatert til samanslåinga 10 år etter at Vindafjord og Ølen slo seg saman. TTT.

29 Den største endringa og utfordringa i utviklinga frå

30 Til dette treng vi hjelp KS mener at arbeidet med å bevare arkiver i offentlig sektor er en så omfattende oppgave at det må defineres som et nasjonalt infrastrukturprosjekt. Det bør etableres et samarbeid mellom kommunesektor og stat med det formål å enes om innretning og ansvarsplassering når det gjelder digitalisering av arkiv. KS mener at arkivperspektivet skal inngå i statlige planer, kravspesifikasjoner og anskaffelsesprosesser som får konsekvenser for dokumentasjon av kommunenes og fylkeskommunenes aktiviteter. KS mener at det er behov for å finne gode, helhetlige standarder og fellesløsninger som inkluderer de kommunale digitale arkivene og fagsystemene som har gått ut av alminnelig bruk (digitalt arkivdepot).

31 Bønn til EVRY og alle andre datafirma som leverer system til det offentlege. Legg vekk bedriftskonseptet og gå inn i ein nasjonal dugnad for å finna felles avleveringsstandardar /integrasjonsstandardar. Viss ikkje vil vi om nokre år ha ein offentleg demenstilstand der vår nære fortid har gått tapt.