Arkivplan. Kirsti O. Sletten. IKA-Opplandene

Transkript

1 Arkivplan Kirsti O. Sletten IKA-Opplandene

2 Agenda Hva er en arkivplan Hvorfor har vi arkivplan Arkivplanprosjektet Prosjektgruppe Styringsgruppe gjennomføring

3 Arkivplan = administrativ håndbok (Arkivforskriften 2-2) En samleplan som gir oversikt over Gjeldende lov- og regelverk Interne instrukser Administrativ- og politisk organisering Arkivorganisasjonen/arkivansvaret Reglement og instrukser Hva arkivet omfatter hva slags materiale som inngår i arkivet Bevaring Kassasjon Daglige rutiner Periodiske rutiner

4 Hvilke nytte har arkivet? En av organets viktigste ressurser for å kunne drive en forsvarlig forvaltning Utføre saksbehandling Dokumentere saksbehandling og vedtak Yte service overfor kunden/innbyggerne Forskning Utfordringen er å få en enkel, effektiv og aktiv forvaltning av denne ressursen

5 Formål Formålet med arkivplanen er at kommunen skal få en god oversikt over alle sider av dokumenthåndteringen Ivaretar organisasjonens og samfunnets behov for dokumentasjon Arkivplanen skal danne grunnlaget for form og oppsett av sak-/arkivsystemet med tilhørende rutiner som effektivt ivaretar organisasjonen: lederne, saksbehandlerne og samfunnets behov.

6 Arkivplanen som styringsredskap Forutsetning for styring: Oversikt over arkivrelevante lover, forskrifter og annet regelverk Plan for arkivdanningen Oversikt som viser rutinene og oppbyggingen av arkivet

7 Arkivplanprosjektet Vi anbefaler at arbeidet med arkivplanen organiseres som prosjektarbeid. Lettere å holde orden på deloppgaver Lettere å være strukturert Lettere å måle resultater Arbeidsoppgavene blir legitimert Lettere å oppnå felles engasjement

8 Prosjektetablering Arbeidsgruppen i et arkivplanprosjekt bør minimum bestå av representanter fra arkiv, saksbehandere, IT og ledelse. Undergrupper for spesielle områder kan opprettes, for eksempel rutiner for: Byggesaksbehandling, ansettelsessak, delingssak, plansak, elektroniske skjema, e-post mm

9 Prosjektgruppas ansvar Godkjenne prosjektmål og ambisjonsnivå Ansvar for overordnet organisering av prosjektet Godkjenne prosjektplanen, inkl. ansvarsfordeling og ressursbruk Rapporteringsrutiner og oppfølging av framdrift Godkjenne sentrale prosjektmål og følge opp kvalitetssikringen Godkjenne resultatet

10 Prosjektleder Prosjektleder er daglig leder av prosjektet og skal: Gjennomføre prosjektet, d.v.s. ha ansvar for fremdrift, kvalitet og måloppnåelse Utarbeide og vedlikeholde prosjektplan og rapportere til styringsgruppa Planlegge, styre og følge opp tid, kostnader og ressurser Fordele arbeidsoppgaver til prosjektmedarbeiderne og følge opp gjennomføringen av arbeidet i prosjektet Kontakt med andre samarbeidsparter (IKA) Sørge for at alle beslutninger dokumenteres

11 Prosjektdeltakere Planlegge, gjennomføre og følge opp arbeidet innenfor sine respektive ansvarsområder Rapportere status til prosjektleder (gjennomførte oppgaver og ev. problemer)

12 Prosjektarbeid og kartlegging Når prosjekt gruppe er opprettet Skaff oversikt over lover og bestemmelser Kartlegg egen virksomhet Organinndeling Egen organisasjon Antall journalførende enheter Oppbevaring av fysiske arkiver Arkivansvar i de forskjellige avdelinger Arkivbestand Arkivnøkler arkivrutiner

13 Innhold Organisering Overordnede retningslinjer for arkiv og organiseringen av arkivtjenesten Innhold Oversikt over dokumentasjonen i aktive og bortsatte arkiver (arkivserieplan) Oppsett Bruken av arkivnøkler og andre systemer for ordning og oppstilling av dokumenter Reglement Samling av rutiner og instrukser for dokumentbehandling og arkivering Depot Oversikt over materiale i fjernmagasiner og depoter. Tiltaksplan for nødvendig utbedring

14 Organisasjon Beskrivelse av virksomheten Oversikt over dagens og tidligere organiseringer av virksomheten både for å få forståelse av og kunnskap om virksomhetens administrative historie og det arkivmateriale som er skapt gjennom tidene og hvor dette materialet befinner seg Viktig å forstå den administrative sammenhengen som arkivmaterialet inngår i

15 Organisasjon Beskrivelsen bør bestå av en redegjørelse for dagens organisering og lokalisering av virksomheten, gjerne gjennom et organisasjonskart. Beskriv de ulike avdelingenes oppgaver og fagfelt og hvordan arkivet er organisert. Har virksomheten delarkiver/underliggende tjenestesteder Hvordan er arkivordningen der.

16 Organisasjon Det bør i tillegg gis en historisk oversikt som beskriver alle organiseringer og eventuelle omorganiseringer, samt de saksfelt virksomheten har befattet seg med gjennom tidene.

17 Proveniens Ved organisatoriske endringer eller når organer og virksomheter blir delt eller slått sammen skal arkivene etter nedlagte enheter avsluttes og holdes atskilt fra de øvrige. Nye organer som blir skapt, regnes som nye arkivskapere og må bygge opp nye separate arkiver. Disse endringene må framgå av arkivplanen.

18 Proveniens Ytre proveniens: Enkeltarkivene holdes atskilt Indre proveniens: Opprinnelig ordningsmåte beholdes

19 Agenda Rutiner: Daglige rutiner Periodiske rutiner Spesialrutiner Kvalitetssikring

20 Daglige rutiner Postbehandling 3.1 Mottak/åpning Stempling av saksdokument 3.4 Scanning av saksdokumenter Instruks for journalføring , 3.5 Organinterne dokumenter Regler for behandling av gradert materiale i sikkerhetsloven Reglement for bruk av telefaks Reglement for bruk av e-post - 3.2

21 Daglige rutiner Reglement for arkivering av saksdokumentasjon Reglement for konvertering til arkivformat Reglement for rapporter ev. postliste Offentlighetsloven 2 Kvalitetssikring elektronisk journal og arkivsystem 2.10 Oppfølging og restansekontroll 3.7 Rutiner for arkivbegrensning 3.19 Kontroll, avskriving av dokumenter og saker 3.8 Utlånsrutiner internt Utlånsrutiner eksternt

22 Rutineutvikling Saksbehandlingsrutiner Daglige arkivrutiner Skanning Enkeltskanning: journalfører først og skanner inn aktuelt dokument i journalposten Bunkeskanning: Skanner mange dokumenter samtidig og fordeler dem på saker etterpå Nettverkskanning: Skanner all post med en nettverkskanner som legger dokumentene samlet i en fil. Bearbeiding og journalføring skjer deretter på egen arbeidsplass

23 Integrering med e-post Integrerte funksjoner Mottatt e-post skal enkelt kunne overføres til Noark for registrering og eventuell arkivering Elektronisk ekspedering skal kunne skje fra arkivsystemet eller et integrert saksbehandlingssystem, og statusverdi oppdateres automatisk i arkivsystemet Automatisert journalføring av elektronisk korrespondanse mellom Noark-brukere Journalinformasjon kan følge som vedlegg til e post, og legger grunnlag for automatisert registrering hos mottaker Graden av automatisering kan differensieres etter korrespondansepartner

24 Rutiner e-post E-post til sentralt postmottak Personlig adressert e-post Journalføring meldingen, vedlegget eller begge deler??? Verifisering av mottatt e-post Kvittering for mottak Utgående e-post

25 Periodiske rutiner Periodedeling av arkivet Kassasjons-/bevaring Overføring til bortsettingsarkiv 3.14 Avlevering til depot for statlige organ Avlevering til kommunale og fylkeskommunale depot

26 Periodedeling Saksarkivet og den tilhørende journalen skal deles inn i perioder Periodiseringen overgang mellom to perioder kan organiseres på to måter: Skarpt periodeskille Ved journalføring på papir Overgang fra journalføring på papir til elektronisk journalføring Overgang til nytt edb-system og den gamle basen ikke kan konverteres til den nye Innføring av ny arkivnøkkel (unntatt ved bruk av Noark 4) Overlappingsperiode

27 Allment arkivskjema A møtebøker, protokoller B Kopibøker C Journaler, overgripende registre D Saksarkiv E Saks og korrespondansearkiv F O Seriekoder spesialserier P Personalforvaltning Q Eiendomsforvaltning R Regnskap S Statistikk T Kart og tekninger U Foto, film og lydopptak V Edb og mikrofilm W Gjenstander (stempler modeller, faner) X Egenproduserte trykksaker Y Andre utskilte arkivdeler diverse Z Referansemateriell arkivlister, instrukser m.m.

28 Utforming og oversikt Oversikt over alle arkivserier og registre i virksomheten og lister over materiale som er satt i bortsettingsarkiv skal inngå i arkivplanen Oversikt over hva som skal bevares og hva som kan eller skal slettes, hva som er kassert og hva som eventuelt måtte være overført til eller fra andre virksomheter.

29 Utforming og oversikt Dette gjelder også lister over det som er deponert til arkivdepot. Oversikten vil gi et bilde av hva man kan forvente å finne i arkivmaterialet, de gir oversikt over fysisk plassering.

30 Arkivserier og registre Ifølge 2-5 i arkivforskriften skal det utarbeides en systematisk ordnet oppstillingsplan, eller en oversikt over alle arkivserier hvor materiale ikke er ordnet etter arkivnøkkel. Her beskrives den enkelte arkivseries innhold, ordningsprinsipp, periodeinndeling, oppbevaringsmåte og kassasjonstidspunkt. Samtlige arkivserier og systemer skal beskrives.

31 Arkivserier og registre Oversikten bør ta utgangspunkt i rekkefølgen i det allmenne arkivskjemaet, som skal benyttes som standard for oppstilling av arkivmateriale.

32 Arkivserie Ansvar Innhold Ordning Periode Oppbevaring Omfang Tilvekst Overføring Kasasjon Merknad Kartlegging

33 Bortsetting Det skal føres oversikt over bortsettingsarkivet som beskriver både det som skal bevares og det som skal kasseres. Oversikten bør angi hvor de ulike delene av arkivet er plassert. Listen bør gi opplysninger om arkivserie, tidsperiode og boksnummer, samt en kort beskrivelse av innholdet i den enkelte boks Det bør også sies noe om omfanget av hver serie.

34 Bevaring/kassasjon Viktig å beskrive hvilke type materiale som skal bevares og hvilke som kan kasseres. Det finnes kassasjonsfelt i journalen Så langt er det få virksomheter som har tatt i bruk kassasjonsfeltet.

35 Kassert materiale Alt materiale som kasseres skal føres i kassasjonsprotokoll. Enkeltserier, enkeltsaker, registre og andre typer data som er kassert eller slettet. Skal føres referanse til de bestemmelser eller retningslinjer som ligger til grunn for kassasjonen, når og hvordan kassasjonen ble foretatt og hvem som gjennomførte den. I følge arkivloven vil overtredelser innebære straffeansvar.

36 Overført materiale Om en virksomhet bevarer arkivmateriale som er skapt av andre virksomheter eller om den selv har gitt fra seg arkivmateriale til andre virksomheter skal dette komme frem i arkivplanen.

37 Systemdokumentasjon I følge forskrift om offentlig arkiv 2-6 og 2-14 skal elektroniske systemer være fullgodt dokumenterte og godt nok dokumenterte til at materialet kan brukes etter overføring til arkivdepot 2-14 sier dessuten at slik dokumentasjon skal inngå i arkivplanen.

38 Fagsystemer Arkivforskriften 2-14 Det kreves ikke arkiveksemplar på papir, men systemene må være godt nok dokumentert til at materialet kan benyttes etter overføring til depot. Ifølge 2-5 skal det utarbeides dokumentasjon som gjør det mulig å benytte materialet etter ordinær bruk.

39 Fagsystemer Ifølge arkivforskriften kan Riksarkivaren fastsette at fagsystemene skal ha eksportfunksjoner som muliggjør avlevering på egnet lagringsformat og med tilstrekkelig dokumentasjon

40 Oppdatering av arkivplanen Her skal det beskrives en rutine for regelmessig oppdatering og ajourføring av arkivplanen. Slik ajourføring bør skje minst en gang i året. Ellers blir den fort utdatert De arkivplanene som er gått ut av bruk, skal arkiveres.

41 Til slutt Takk for meg og lykke til

42

43