Tilsyn med arkivene i Oslo kommune, Bydel Ullern

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Tilsyn med arkivene i Oslo kommune, Bydel Ullern"

Transkript

1 Tilsyn med arkivene i Oslo kommune, Bydel Ullern Endelig tilsynsrapport Sak 2015/9421 Dato for tilsyn: Sted: Bydelsadministrasjonen, Hoffsveien 48 Rapportdato: Utarbeidet av: Jon Sandven

2 Innhold 1. Innledning Bakgrunn for tilsynet Dokumentasjon Gjennomføring Bydel Ullern Oppbygging og organisering Arkivtjenesten Tilsynsområder Arkivdanning, journalføring og fagsystemer Depotordning for eldre og avsluttede arkiver Arkivlokaler for bortsettingsarkiver Ordning, pakking, etikettering, listeføring, bestandsregister Oppsummering

3 1. Innledning 1.1. Bakgrunn for tilsynet Statsarkivet i Oslo gjennomførte stedlig tilsyn i Bydel Ullern i Oslo kommune Fylkesmannen i Oslo og Akershus var på forhånd varslet om tilsynet. Hjemmel for Riksarkivets og statsarkivenes tilsynsvirksomhet er gitt i lov av 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv (arkivloven) 7: Riksarkivaren har rettleiings- og tilsynsansvar for arkivarbeidet i offentlege organ. 1 Hensikten med tilsynet er å kontrollere at gjeldende krav i lov og forskrifter om sikring og tilgjengeliggjøring av arkiver blir oppfylt. Kommunale og fylkeskommunale arkiver er sentrale for innbyggernes rettssikkerhet, som beslutningsgrunnlag for forvaltningen og som historisk kildegrunnlag. Arkivloven og arkivforskriften krever blant annet at kommunene skal ha en depotordning for eldre arkiver, oppbevare dem i sikre lokaler og gjøre arkivene tilgjengelige for publikum. 2 Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor understreket nødvendigheten av at statsarkivene har tilsyn med kommunene og fylkeskommunene. 3 Undersøkelsen viste manglende sikring av arkivmaterialet i kommunal sektor. Den manglende sikringen gir økt risiko for at bevaringsverdig dokumentasjon går tapt. Videre viste undersøkelsen at få elektroniske systemer i kommunal sektor er laget med tanke på at bevaringsverdig dokumentasjon skal sikres for fremtiden. Særlig er situasjonen kritisk for fagsystemene. Mye arkivmateriale er også utilgjengelig for publikum. Riksarkivaren har siden 2010 hatt et økt fokus på tilsyn med arkivene i kommunal sektor. I stortingsmeldingen om arkiv blir også effektivt tilsyn med kommunal sektor beskrevet som en av de viktigste utfordringene for Arkivverket. 4 Statsarkivene gjennomfører nå tilsyn med arkivdanning og arkivbevaring i kommuner over hele landet. I Oslo gjennomføres tilsyn med samtlige bydeler, etater og virksomheter som er egne organer i henhold til arkivforskriften 1-1. Bydel Ullern er den tredje bydelen i Oslo kommune som får tilsyn. 1 LOV nr 126: Lov om arkiv [arkivlova]: 2 FOR nr 1193: Forskrift om offentlege arkiv: 3 Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor, Dokument 3:13 ( ): 4 Meld. St. 7 ( ) Arkiv: https://www.regjeringen.no/contentassets/8c6e9a91aa6d488580c8f1f76563fb52/nnno/pdfs/stm dddpdfs.pdf 3

4 1.2. Dokumentasjon I forkant av tilsynet mottok vi en oversikt over fagsystemene som er i bruk i bydelen, arkivplan, statistikk over journalførte dokumenter samt en oversikt over arkivlokalene. I tillegg har vi benyttet bydelens svar på Riksarkivarens årlige undersøkelser (arkivstatistikken) 5, diverse informasjon på Oslo kommunes nettsider 6 samt bydelens internettsider Gjennomføring Tilsynet ble i hovedsak gjennomført i bydelsadministrasjonen i Hoffsveien 48. Tilsynet hadde form av intervjuer samt befaring av arkiver og lokaler. Fra Statsarkivet i Oslo møtte seniorrådgiverne Pétur Kristjánsson, Marcus Liebold og Jon Sandven. Fra Bydel Ullern møtte: Hassan Bouka, arkivleder Anne Bakkeli, enhetsleder, NAV Marit Danielsen, kontorfaglig ansatt, NAV Ragnhild Rygh, saksbehandler, barneverntjenesten Marit Simensen, merkantil konsulent, barneverntjenesten Christian Bøgh, assisterende bydelsdirektør. Statsarkivet hadde bedt om at bydelsdirektøren deltok på et innledende møte. Vi fikk på forhånd bekreftet at assisterende bydelsdirektør skulle delta. Ved ankomst viste det seg likevel at bydelens ledelse hadde lagt sitt møte samtidig med tilsynet. Assisterende bydelsdirektør Bøgh deltok derfor kun på et kort oppsummeringsmøte. At bydelens ledelse i så liten grad deltok, anses som lite tilfredsstillende. Arkivleder Hassan Bouka deltok på hele tilsynet. Bakkeli og Danielsen deltok på en del om arkivrutiner i NAV. Rygh og Simensen deltok på en del om arkivrutiner innen barnevernstjenesten. Danielsen og Simensen deltok også under befaring av arkivlokaler. Danielsen deltok også under oppsummeringsmøtet. 2. Bydel Ullern 2.1. Oppbygging og organisering I 1948 ble Aker kommune innlemmet i Oslo kommune, som i dag utgjør både en kommune og en fylkeskommune. Kommunen har innbyggere og over ansatte. Oslo kommune har definert alle kommunens 53 virksomheter, inkludert hver bydel, som egne organer henhold til arkivforskriften 1-1, jf. også Oslo kommunes arkivinstruks pkt Resultatene fra spørreundersøkelsene er tilgjengelig på: https://www.oslo.kommune.no/politikk-og-administrasjon/bydeler/bydel-ullern/ 4

5 Oslo kommune har 15 administrative bydeler. Bydel Ullern er ligger sørvest i Oslo og har innbyggere og 1150 ansatte (ca 700 årsverk). Det er bydelsdirektøren som administrativt leder bydelen. Vedkommende er underlagt byrådet med kommunaldirektøren i Byrådsavdelingen for eldre og sosiale tjenester som sin nærmeste overordnede. Bydelsutvalget, som består av 15 direkte valgte medlemmer, er bydelens øverste politiske organ. Bydelsutvalget har ansvar for de desentraliserte kommunale oppgavene, og skal føre tilsyn og kontroll med bydelsadministrasjonen og tjenestene som utføres der. Bydelene har ansvar for å organisere et tjenestetilbud opp mot sine arbeidsområder innenfor den budsjettrammen som fastsettes av bystyret. Arbeidsområdene er knyttet til: lov om barnehager, lov om barnevernstjenester, lov om helsetjeneste i kommunene, lov om sosiale tjenester, lov om vern mot smittsomme sykdommer, samt kommunale oppgaver etter andre lover og frivillige kommunale ordninger som bystyret delegerer Arkivtjenesten Det er kun to ansatte i arkivtjenesten; arkivleder og én midlertidig ansatt arkivar. Enhetene har egne arkiver. Arkivleder har vært i stillingen to år. Arkivtjenesten tilhører formelt Avdeling for HR og administrasjon, sammen med IKT og informasjon. I påvente av ansettelse av ny HR-sjef er arkivet midlertidig underlagt Avdeling for økonomi og analyse. Assisterende bydelsdirektør er også leder for økonomi og analyse. Bydel Ullern har elektronisk journalføring og papirarkiv. Bydelen har brukt ephorte siden Fra 1995 til 2002 brukte man JASS/Onfile. Dette systemet er tapt, men dokumentasjon skal være bevart på papir. Bydelen har flere arkivlokaler i bydelsadministrasjonen i Hoffsveien Tilsynsområder Blant tilsynsområdene var arkivorganisering og arkivdanning, herunder arkivplan, journalføring og fagsystemer. I tillegg ble det ført tilsyn med kommunens ordninger for å sikre og tilgjengeliggjøre eldre, avsluttede og bortsatte arkiver Arkivdanning, journalføring og fagsystemer Arkivforskriften 1-1 slår fast at Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ tilligg den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, jf. Kommunelova 23. Eit offentleg organ har ansvaret for at undeliggjande organ får nødvendige rettleiingar, råd og instruksar for arkivarbeidet i samsvar med føresegner gitt i eller i medhald av arkivlova. Dette innebærer at det er bydelsdirektøren som administrasjonssjef i bydelen som har det øverste arkivansvaret i en bydel. I Bydel Ullerns arkivplan går dette ikke klart fram. Her er det henvist til at de styrende organer har overordnet arkivansvar i kommunen. Arkivplanen sier videre at HR- og administrasjonssjefen har ansvaret for tilrettelegging, tilsyn og oppfølging av arkivplanen, sikring og avlevering av bevaringsverdig arkivmateriale til byarkivet og for arkivarbeidet i Oslo kommune. 5

6 Arkivplanen sier videre at HR-sjefen skal utpeke en arkivansvarlig og nødvendig kvalifisert bemanning. Arkivansvarlig skal påse at alt daglig arkivarbeid i bydelsadministrasjonen og under enhetene fungerer i samsvar med arkivplanen og retningslinjene for arkivarbeid i Oslo kommune. Dette kunne vært mer tydelig, men formelt er det mulig å hevde at Bydel Ullern har definert arkivansvaret. Likevel, ser man på praksis og rutiner for eksempel med hensyn til fagsystemer og arkivdanning i bydelens ulike deler er arkivansvaret svakt fundert. Det reflekteres også i arkivplanen. 8 Arkivforskriften 2-1 sier at Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal vere felles for organet. Dersom ikkje særlege omsyn tilseier noko anna, skal ho vere underlagd den administrasjonseininga som har ansvaret for organets fellessaker. I henhold til arkivforskriften 2-4 skal daglig arkivet være sentralisert så langt dette er praktisk tenleg. I dagligarkivet inngår sakarkivet med tilhørende databaser som journaler, journalregistre og kopibøker osv. I tillegg kommer møtebøker, fagsystemer, databaser og andre arkivserier og dokumenter som blir mottatt eller skapt i tilknytning til den virksomheten organet driver. Arkivleder har ikke reelt ansvar for arkivarbeidet i de ulike enhetene, som for eksempel barnevernet. Arkivtjenesten har jevnlige møter med de som har arkivoppgaver i ulike enhetene, og formelt en sentralisert arkivtjeneste. Arkivtjenesten har likevel ikke fullmakter og ressurser ut over daglig drift av sakarkiv og fagsystemene er ikke oppfattet som arkiv og arkivtjenestens ansvar. Dermed har Bydel Ullern i praksis desentraliserte arkiver og desentralisert arkivansvar. I praksis har arkivleder kun ansvar for sak- og arkivsystemet ephorte og (de fleste) papirarkivene i bydelsadministrasjonens lokaler. Fagsystemene er knapt nevnt i arkivplanen og fagsystemene er i praksis ikke oppfattet som arkivleders ansvarsområde. Fagsystemene oppfattes ikke en gang som bydelens ansvar, men dette gjelder ikke kun denne bydelen. I følge arkivforskriften 2-2 skal et offentlig organ til enhver tid ha en ajourført samleplan, en arkivplan, som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal også vise hvilke instrukser, regler, planer osv. som gjelder for arkivarbeidet. Arkivplanen skal bidra til at organet har god styring på hele arkivfeltet. I arkivforskriften 2-6 tredje ledd heter det at arkivplanen skal inneholde en fullstendig og ajourført oversikt over de systemene som blir brukt til journalføring og eventuelle andre former for registrering av saksdokumenter. Elektroniske systemer skal være fullgodt dokumenterte. Riksarkivaren har utarbeidet en mal for arkivplaner, som viser hva som må være med i en slik plan. 9 8 Mer om arkivplanen nedenfor. 9 6

7 Man trenger ikke å følge dette oppsettet, det viktige er at organet har en arkivplan som er oppdatert og som kan brukes. Bydel Ullerns arkivplan ble sist oppdatert i 2014, forrige arkivplan var fra Arkivplanen inneholder en del bra ansatser, men den er for generell. Det er positivt å knytte såpass opp mot saksbehandling, men dette fullføres ikke. Planen omtaler hva en arkivplan skal inneholde, men skriver nesten ikke om regler, rutiner og praksis i Bydel Ullern. Den er dermed ikke knyttet til organisasjonen Bydel Ullern. Planen mangler omtale av organisasjonshistorikk og arkivmessige konsekvenser av organisasjonsmessige endringer. Den mangler omtale av arkivtjenesten. Planen omtaler ephorte, men fagsystemene er knapt nevnt - selv om det meste av bydelens arkivdanning foregår her. Planen inneholder ingen beskrivelse av bydelens arkivbestand, og ingen planer for bevaring og kassasjon. Bydelsledelsen har ikke behandlet arkivplanen. Samlet sett er Bydel Ullerns arkivplan mangelfull. Bydel Ullern har elektronisk journalføring og har brukt ephorte siden Det er ikke foretatt noen periodisering eller uttrekk. Statsarkivet bemerker at det er risikofylt med en så lang periode uten periodisering. Fra brukte bydelen Jass/Onfile. Det er opplyst at systemet og elektronisk dokumentasjon er tapt, men papirversjonen er bevart. Dette er likevel ikke dokumentert. Bydelen har sentralisert postmottak/e-postmottak som betjenes av arkivtjenesten, jf. arkivforskriften 3-1. Postlister publiseres på bydelens nettside flere ganger i uka, normalt tre dager etter journaldato i følge arkivplanen. Tidligere i 2015 var det et forsøk der Utviklings- og kompetanseenheten (UKE) publiserte bydelenes postlister, men dette ansvaret er fra tilbake hos bydelene. Det skal være 80 registrerte brukere av ephorte i bydelen, men bare 30 av disse regnes som aktive. Dette er en svært lav andel, i en organisasjon med over 1000 ansatte. Antall journalposter var i I 2013 og 2014 har antall journalposter vært 8100 og Den betydelige nedgangen fra 2012 forklares delvis med overgang til nytt HR-system. Ut fra den statistikk som er lagt fram, kan dette bare delvis forklare nedgangen. Da det er pekt på HR-systemet som forklaring på nedgangen bemerker Statsarkivet at stillingssøknader skal journalføres, da søknader er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. 10 Uavhengig av hva grunnen til den nevnte nedgangen er, tyder dette på at Bydel Ullern har utfordringer med hensyn til journalføring når man har hatt en slik nedgang, og når en så liten andel av de ansatte bruker ephorte. Intervjuer under tilsynet viser også at det innen barnevern og NAV i all hovedsak er ledere pluss 1-2 ansatte som faktisk bruker ephorte av 20 ansatte i den kommunale delen av NAV og 3 av 18 i barnevernstjenesten bruker ephorte. 7

8 Det er sannsynlig at dokumentfangsten blir svært dårlig når en så liten andel av de ansatte bruker det felles sak-/arkivsystemet. Den reelle arkivdanningen i bydelen gjenspeiles ikke i bydelens journal. Bydel Ullern har ingen rutiner for journalføring av e-post. Bydelen har en egen Facebookside som betjenes av informasjonsansvarlig. Man har ikke vurdert sosiale medier med hensyn til arkivering og journalføring. Det kan stilles spørsmål ved om Bydel Ullern oppfyller journalføringsplikten i arkivforskriften 2-6. Bydelen mangler generelt en del rutiner med hensyn til journalføring, jf. arkivforskriften kapittel II B. Bydel Ullern har oppgitt å bruke 17 forskjellige fagsystemer. 12 Ikke alle systemene er fagsystemer der man oppretter dokumenter og driver saksbehandling, en del av disse har mer karakter av hjelpeverktøy eller databaser. Fagsystemene er knapt nevnt i bydelens arkivplan. Det er opplyst at Fasit skal erstatte Oskar og Sokrates, antagelig i begynnelsen av Ingen av fagsystemene er godkjent for elektronisk arkiv. Det er opplyst at alle fagsystemer har papirarkiv. Generelt har man basert seg på instrukser fra Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester når det gjelder fagsystemene. Ansvaret for fagsystemene framgår ikke av arkivplanen og det er heller ingen helhetlig framstilling av dette i den øvrige dokumentasjon bydelen har lagt fram. Med hensyn til ansvar og eierskap pekes det typisk på Helseetaten og/eller Utviklings- og kompetanseetaten. Intervjuer og tilsendt dokumentasjon viser at Bydel Ullern ikke har en overordnet arkivmessig oversikt over fagsystemene som brukes i bydelens virksomheter. Funn fra Statsarkivets tilsyn med andre bydeler 14 tyder på at det uklare ansvaret for fagsystemene er et generelt problem i Oslo kommune, som ikke kan løses av den enkelte bydel alene. Bydel Ullern er likevel, som de øvrige bydeler, etater og kommunale foretak, et selvstendig organ i henhold til arkivforskriften 1-1. Det er ikke lagt fram noen dokumentasjon for hvordan Oslo kommunes praksis med hensyn til fagsystemene er i tråd med nevnte bestemmelse. 15 Bydel Ullern mangler en tydelig plassering av arkivansvaret og en oppdatert arkivplan. Dette svekker muligheten for styring og kontroll med arkivfeltet i bydelen. Fagsystemene er helt utenfor bydelsadministrasjonens kontroll, selv om det meste av bydelens arkivdanning foregår her. Man må dermed stille spørsmål ved om kravet til arkivansvar i arkivforskriftens 1-1 er oppfylt, jf. kommuneloven 23. Bydelen har betydelige utfordringer med hensyn til dokumentfangst. Manglende ansvarsplassering, oversikter og rutiner innebærer risiko for at dokumentasjon går tapt og at retten til innsyn ikke sikres. 12 Bydelen oppgir følgende fagsystem: DNB nettbank (klientadministrasjon), Fasit, Sokrates, Husbankens ekstranett, SAPO, NIR- Nasjonalt introduksjonsregister, Socio, Oskar, Og Bo, Gerica, Familia, Sokrates barn, Agresso HR, Agresso økonomi, HyperNet, WinMed, Sats. 13 Innen barnevernet og den kommunale delen av NAV. 14 Per 7.8. er det gjennomført tilsyn med bydelene Sagene, Stovner, Gamle Oslo og Ullern. 15 Dette gjelder også de øvrige bydeler statsarkivet har gjennomført tilsyn ved. 8

9 3.2. Depotordning for eldre og avsluttede arkiver Arkivforskriftens 5-1 har krav om at kommuner og fylkeskommuner skal opprette egne ordninger for arkivdepot for eldre og avsluttede arkiver. Som et minimum skal slike ordninger innebære at det løpende ansvaret for eldre og avsluttede arkiver blir plassert et sted, og at en har nødvendige arkivlokaler for oppbevaring av arkivene. Arkivmaterialet skal ordnes og gjøres tilgjengelig i samsvar med kravene i arkivforskriften. Bydel Ullern skal avlevere sine bevaringsverdige arkiver til Oslo byarkiv. Oslo byarkiv ble opprettet i 1992, som en videreføring av kommunearkivet fra Ifølge Vedtekter for Oslo byarkiv (1992) og Arkivinstruks for Oslo kommune (1999) har Byarkivet det løpende ansvaret for kommunens eldre arkiver og alle kommunale virksomheter skal avlevere sine bevaringsverdige arkiver dit. Ansatte i barneverntjenesten har deltatt på samlinger i ordning og katalogisering i byarkivet. Det er overført noe arkivmateriale direkte fra barnevernet i Bydel Ullern til Oslo byarkiv, men bydelen har ingen lister over dette materialet Arkivlokaler for bortsettingsarkiver Arkivforskriften stiller detaljerte krav til arkivlokaler for bortsettingsarkiver og eldre og avsluttede arkiver. I arkivforskriften 4-1 heter det: Arkivlokala hos offentlege organ skal gi arkivmaterialet vern mot vatn og fukt, mot brann og skadeleg varme, mot skadeleg påverknad frå klima og miljø og mot skadeverk, innbrot og ulovleg tilgjenge. Kravene er nærmere spesifisert i de påfølgende paragrafer. Bydel Ullern har flere arkivlokaler i Hoffsveien 48. Lokalene har flere mangler med hensyn til kravene i arkivforskriften Vannførende rør gjennom lokaler og at lokalene ikke er egne brannceller er blant de viktigste manglene. Hovedlokalet har en dør direkte ut til garasjeanlegg. Dette medfører risiko med hensyn til brann, vanninntrengning og ulovlig tilgang. 16 I tilstøtende rom var det flere dusjer. Det var for øvrig en del unødvendig rekvisita i lokalene. Bydelen har etablerte rutiner for adgang til lokalene, men har ikke formalisert disse skriftlig Ordning, pakking, etikettering, listeføring, bestandsregister Arkivforskriften 5-4 har krav om at eldre og avsluttede arkiver skal være ordnet, pakket, etikettert og listeført etter bestemte normer, jf. kravene i Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner. 17 Kravet stilles også til bortsettingsarkiver, jf. arkivforskriften I Riksarkivarens årlige spørreundersøkelser har Bydel Ullern oppgitt å ha 900 hyllemeter bortsettingsarkiv, hvorav 100 hyllemeter er ordnet og listeført. 16 Bydel Ullern opplyste at Oslo byarkiv for 5-6 år siden hadde en befaring av lokalene, uten å finne mangler. Bydelen har ikke lagt fram dokumentasjon med hensyn til dette

10 Det eksisterer ikke rutiner for overføring av arkiver fra virksomhetene til bortsettingsarkiv i Hoffsveien 48. Bydel Ullern har ingen reelle arkivlister og heller ingen overordna bestandsoversikter. Det er derfor vanskelig å bekrefte eller avkrefte om de oppgitte tallene stemmer. Bydelen har heller ingen lister over barnevernsarkivene som er overført til Oslo byarkiv. Arkivplanen har en egen del om arkivseriene i bydelsadministrasjonen. Denne delen inneholder en helt generell beskrivelse av ordning, katalogisering og framfinning. Planen beskriver ikke hvordan forholdene er i Bydel Ullern og inneholder ingen oversikt over bydelens arkivbestand. Bydel Ullern oppfyller ikke kravene i arkivforskriftens 3-14 og 5-4 om at arkivene skal være ordnet, pakket, etikettert og listeført. 4. Oppsummering Bydel Ullern oppfyller ikke kravene i lov og forskrifter om arkivdanning, sikring og tilgjengeliggjøring av arkivene. Bydel Ullern mangler en tydelig plassering av arkivansvaret og en oppdatert arkivplan. Dette svekker muligheten for styring og kontroll med arkiv og dokumentasjon i bydelen. Fagsystemene er utenfor bydelsadministrasjonens kontroll, selv om det meste av bydelens arkivdanning foregår her. Man må dermed stille spørsmål ved om kravet til arkivansvar i arkivforskriftens 1-1 er oppfylt, jf. kommuneloven 23. Bydelen har betydelige utfordringer med hensyn til dokumentfangst, slik at man kan stille spørsmål ved om bydelen oppfyller journalføringsplikten i arkivforskriften 2-6. Manglende ansvarsplassering, oversikter og rutiner innebærer risiko for at dokumentasjon går tapt og at retten til innsyn ikke sikres. Fagsystemene oppfattes som andre etaters ansvarsområde, men dette samsvarer ikke med arkivansvaret jf. arkivforskriften 1-1 og 2-1. Det er verdt å understreke at i Oslo kommune gjelder dette ikke kun Bydel Ullern. Vanligvis ville et tilsyn hatt et mer detaljert fokus på arkivrutinene. Det ville også gått nærmere inn på periodisering, langtidslagring og bevaring og kassasjon. Dessverre mangler Bydel Ullern mye grunnleggende, slik at vi i denne omgang ikke har prioritert å gå nærmere inn på nevnte spørsmål. Databasen Jass/Onfile fra er tapt og det er ikke dokumentert at alt materialet er bevart på papir. Bydel Ullern har ikke rutiner for overføring av avsluttede arkiver til depot. Bydelen har et stort etterslep på ordning og katalogisering av eldre, avsluttet og bortsatt arkivmateriale. Det foreligger ingen arkivlister eller bestandsoversikter. Bydelens arkivlokaler tilfredsstiller ikke kravene i arkivforskriftens kapittel IV. 10

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Arkivplan og tilsyn - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Kontaktkonferansen 2016 - Sogn og Fjordane Fylkeskommune, 11.5.2016 Eirik Andersen, Statsarkivet i Trondheim 1 Statsarkivet i Trondheim Distrikt:

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Bydel Søndre Nordstrand, Oslo kommune

Tilsyn med arkivene i Bydel Søndre Nordstrand, Oslo kommune Tilsyn med arkivene i Bydel Søndre Nordstrand, Oslo kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2016/8770 Dato for tilsyn: 7.6.2016 Sted: Bydelsadministrasjonen, barnevernkontoret samt fjernarkivet, alle lokalisert

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune

Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune STATSARKIVET I KRISTIANSAND Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune Lillian Lunden 24.06.2015 Tilsynsrapport Sak: 2015/5336 Dato for tilsyn: 16.04. og 20.04. 2015 Rapportdato: 24.06.2015 Utarbeidet

Detaljer

Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen)

Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor, i dette tilfellet

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015 Side 1 av 10 R3ZL SLCY-L485 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015 /S- z LC, Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor. Undersøkelsen

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Mandal kommune

Tilsyn med arkivene i Mandal kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Mandal kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/2435 Dato for tilsyn: 08.06.2017 Rapportdato: 30.08.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1 Innledning...3 1.1 Bakgrunnen

Detaljer

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn 1 Kort om Arkivverket

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Iveland kommune

Tilsyn med arkivene i Iveland kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Iveland kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/263 Dato for tilsyn: 29.03.2017 Rapportdato: 05.04.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1. Innledning...3 1.1 Bakgrunnen

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2012. Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i norske

Detaljer

Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand

Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Arkivstatistikken for 2014 9 % av kommunene begynt planlegging av arkivhåndtering ved evt kommunesammenslåing

Detaljer

Statsarkivets tilsynsvirksomhet og Riksrevisjonens rapport

Statsarkivets tilsynsvirksomhet og Riksrevisjonens rapport Statsarkivets tilsynsvirksomhet og Riksrevisjonens rapport Oppsummere Riksrevisjonens funn Fokusere på Statsarkivet i Trondheims inspeksjoner av kommuner og våre funn De samsvarer i stor grad med Riksrevisjonens

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2012. Riksarkivarens årlige undersøkelse om forholdene i norske kommuner og fylkeskommune

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2013. Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i norske

Detaljer

Arkivhistorie i Norge

Arkivhistorie i Norge Lovverket Arkivhistorie i Norge 1270-årene:Lagabøtes «Hirdskrå». Fra 1300-tallet:Akershus slott og Kanselliarkivet, Danmark. 1572: Arkivet ble stattholderembete. 1840: fast embetsverk for nasjonalt arkiv.

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2013. Riksarkivarens årlige undersøkelse om forholdene i norske kommuner og fylkeskommune

Detaljer

Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune

Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune Endelig tilsynsrapport Sak 15/8762 Dato for tilsyn: 6.5.2015 Sted: Kommunehuset i Drangedal, Gudbrandsvei 7 Rapportdato:

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Rennesøy kommune

Tilsyn med arkivene i Rennesøy kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Rennesøy kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/847 Dato for tilsyn: 19.04.2017 Rapportdato: 16.05.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1 Innledning...3 1.1 Bakgrunnen

Detaljer

R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R

R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R 2 0 1 6 O M U N D E R S Ø K E L S E N Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester (også

Detaljer

Arkivforvaltningen i Målselv

Arkivforvaltningen i Målselv Arkivforvaltningen i Målselv kommune Daglig arkivdrift i Målselv kommune Organisering av arkivtjenesten Sentralarkiv Arkivskapere Ansvar og fullmakter Rådmann Arkivleder Virksomhetene Arbeidsoppgaver Arkivleder

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Grunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Grunnkurs arkiv Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Dagens meny 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv, slik at saks- og dokumentbehandlingen

Detaljer

Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet

Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet 1 Veiledningen Riksarkivarens Rapporter og retningslinjer nr. 23 Ligger tilgjengelig

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Lyngdal kommune

Tilsyn med arkivene i Lyngdal kommune ARKIVVERKET - DOKUMENTASJONSFORVALTNING Tilsyn med arkivene i Lyngdal kommune Lillian Lunden Thomas Olsen [02.01.2017] Tilsynsrapport Sak: 2016/2642 Dato for tilsyn: 10.11.2016 Rapportdato: 02.01.2017

Detaljer

Arkivplan. Kirsti O. Sletten. IKA-Opplandene

Arkivplan. Kirsti O. Sletten. IKA-Opplandene Arkivplan Kirsti O. Sletten IKA-Opplandene Agenda Hva er en arkivplan Hvorfor har vi arkivplan Arkivplanprosjektet Prosjektgruppe Styringsgruppe gjennomføring Arkivplan = administrativ håndbok (Arkivforskriften

Detaljer

Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014

Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014 Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014 Om statistikken Riksarkivarens statistikk for kommunale arkivtjenester retter seg mot arkivholdet i kommunal sektor. Undersøkelsen startet opp i 2010, og er

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune

Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune STATSARKIVET I TRONDHEIM Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune Sak: 2013/5603 Dato for tilsyn: 12.3.2013 Sted: Rådhuset Tilsynsrapport Kommunen ga tilbakemelding til foreløpig rapport: 27.8.2013 Rapportdato:

Detaljer

Tilsyn med arkivholdet i Oppdal kommune

Tilsyn med arkivholdet i Oppdal kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivholdet i Oppdal kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2017/4153 Dato for tilsyn: 28.4.2017 Sted: Oppdal rådhus Rapportdato: 30.10.2017 Utarbeidet av: Thomas Øverby Innhold 1 Innledning...3

Detaljer

Hva vil vi egentlig måles på? - et moderne arkivtilsyn

Hva vil vi egentlig måles på? - et moderne arkivtilsyn Hva vil vi egentlig måles på? - et moderne arkivtilsyn Geir Håvard Ellingseter, nestleder Norsk Arkivråd Jubileumsseminar 26. oktober 2011 1 Hvem er jeg? Bibliotekar med påbygning fra Høgskolen i Oslo

Detaljer

Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer. Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi

Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer. Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi 1 Kort om Arkivverket Består av Riksarkivet + 8 regionale statsarkiv (Tromsø, Trondheim, Hamar,

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester (Storbyundersøkelsen) for 2014 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2014.

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester (Storbyundersøkelsen) for 2014 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2014. Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester (Storbyundersøkelsen) for 2014 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2014. Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen)

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen) Svarfristen er onsdag 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets

Detaljer

Tilsyn med arkivforhold Tromsø kommune

Tilsyn med arkivforhold Tromsø kommune Tilsyn med arkivforhold Tromsø kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2016/24934 Dato for tilsyn: 12.12.2016 Sted: Tromsø Rapportdato: 30.1.2017 Utarbeidet av: Svein-Olaf Nilssen Innhold 1 INNLEDNING...3 1.1

Detaljer

Fremtidens politi hva med arkivene?

Fremtidens politi hva med arkivene? Fremtidens politi hva med arkivene? Liv Heidi Siljebråten 7. Norske arkivmøte Fornebu, 6. april 2016 Bakgrunnen for reformen RAPPORTER/ANALYSER FORVENTNINGER UTVIKLINGSTREKK politikere befolkningen Internasjonalisering

Detaljer

Arkivlovgivning i endring

Arkivlovgivning i endring Arkivlovgivning i endring Sveinung Meyer Svendsen 20. April 2017 Tranøy kai Foto: Bjørn-Are Melvik HVORFOR HAR VI ARKIVLOVGIVNING? Arkivenes formål Formålet med arkivdanningen til offentlige organ: tilfredsstille

Detaljer

Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring

Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Samdok-konferansen, Gardermoen 11.11.2015 Jon Atle Haugen Riksarkivet 1 Saksbehandling Verdi som

Detaljer

Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester. Dokumentsenter og arkiv

Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester. Dokumentsenter og arkiv Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester Dokumentsenter og arkiv Gruppeleder: Mette Holand 30.03.2017 Innhold Status på tjenesteområdet(ene) Dokument- og arkivtjenesten i dag... 2 Hvordan er

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015 Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor. Undersøkelsen inneholder bl.a. spørsmål om

Detaljer

Periodisering, bortsetting og avlevering

Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering Å sette et kontrollert tidsskille ved å dele arkivet inn i perioder. Hvorfor periodisere? Plasshensyn (papirarkiv) Informasjonseffektivitet - Gjenfinning

Detaljer

Grunnkurs arkiv og dokumentbehandling 26.11.14 28.11.14. Beate Aasen Bøe Lene Solhom Tamburstuen

Grunnkurs arkiv og dokumentbehandling 26.11.14 28.11.14. Beate Aasen Bøe Lene Solhom Tamburstuen Grunnkurs arkiv og dokumentbehandling 26.11.14 28.11.14 Beate Aasen Bøe Lene Solhom Tamburstuen IKA Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Rådgiving Depot Eies av 24 av 26 kommuner i Rogaland + noen interkommunale

Detaljer

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Kontaktseminar 2005 Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Organisering av arkivdepot, bruk av offentlige arkiver 1. Hva er et arkivdepot? 2. Hvilke funksjoner skal et arkivdepot ha? 3. Hva

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program for dagen 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Formål med grunnkurs i arkiv Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv,

Detaljer

Saksframlegg. Trondheim kommune. Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583

Saksframlegg. Trondheim kommune. Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583 Saksframlegg Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583 Forslag til innstilling: 1. Bystyret vedtar at Trondheim kommune fremsetter søknad om medeierskap

Detaljer

Kjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER

Kjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER Kjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER Kjetil Reithaug Statsarkivar Statsarkivet i Kristiansand NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER

Detaljer

Ei g. Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer

Ei g. Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer H ARKIVVERKET STATSARKIVET I TROMSØ Ei g Gamvik kommune Postboks 174 9770 MEHAMN Deres ref Vår ref. Dato 2015/24156 SVNI 08.12.2015 Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer Statsarkivet i Tromsø

Detaljer

Riksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger. oppsummering av resultatene etter spørreundersøkelsen 2010

Riksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger. oppsummering av resultatene etter spørreundersøkelsen 2010 Riksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger oppsummering av resultatene etter spørreundersøkelsen 1 Svarprosent og svartidspunkt Kommuner (KOM) Svarprosent KOM: 89 % Svarprosent IKA: 68 % Svarprosent

Detaljer

Tilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer. http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc

Tilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer. http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc Tilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc Synnøve Østebø og Ine Fintland, 21.05.2015 Tilsyn hvilken rolle har Arkivverket? Arkivverket Består av

Detaljer

BEBY-sak 57-04: Forvaltningsrevisjonsprosjektet "Barnevern i barnehager". Delrapport I

BEBY-sak 57-04: Forvaltningsrevisjonsprosjektet Barnevern i barnehager. Delrapport I BEBY-sak 57-04: Forvaltningsrevisjonsprosjektet "Barnevern i barnehager". Delrapport I BEBY-sak 262-04 Forvaltningsrevisjonsprosjektet "Barnevern i barnehager II: Barnehagenes formidling av bekymring til

Detaljer

Tilsyn med arkiva i Gloppen kommune

Tilsyn med arkiva i Gloppen kommune Tilsyn med arkiva i Gloppen kommune Endeleg tilsynsrapport Sak 2017/5884 Dato for tilsyn: 31.5.2017 Stad: Kommunehuset på Søreide samt lokala til NAV og barnevernet i Sandane sentrum Rapportdato: 7.9.2017

Detaljer

VEFSN KOMMUNE. Asle H Tveiti Kommunearkivar

VEFSN KOMMUNE. Asle H Tveiti Kommunearkivar Asle H Tveiti Kommunearkivar EDB-kandidat ved EDB-skolen Arkivakademiet Arbeidet ca 22 år i Forsvaret - hvorav 3 år som arkivar Regional arkivar AiN i Sandnessjøen i 1994-95 Kommunearkivar i Vefsn kommune

Detaljer

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer ARKIVPLAN FOR HATTFJELLDAL tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty KOMMUNE: uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui Retningslinjer for behandling

Detaljer

Informasjon om tilsynsarbeidet i Møre og Romsdal

Informasjon om tilsynsarbeidet i Møre og Romsdal Informasjon om tilsynsarbeidet i Møre og Romsdal Om tilsyn og rammene for disse Fokusområder i tilsynsarbeidet Hovedutfordringen! Hvordan unngå å få avvik praktiske tips Kontaktkonferanse IKA Møre og Romsdal,

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i kommunene. Sammenstilling av svarene for 2010 og 2011

Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i kommunene. Sammenstilling av svarene for 2010 og 2011 Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i kommunene Sammenstilling av svarene for 2010 og 2011 Rapporten er utgitt 15. november 2012 Innhold Innledning...3 Oppsummering av funnene...4 Metodikk

Detaljer

QuestBack kvittering - > lig rapportering om arkivmessige forhold

QuestBack kvittering - > lig rapportering om arkivmessige forhold QuestBack kvittering - > lig rapportering om arkivmessige forhold - 211 Side 1 av 5 Dette er en automatisk generert kvittering fra QuestBack. Nedenfor finner du en kopi av svar p lig rapportering om arkivmessige

Detaljer

Tenkte å si litt om...

Tenkte å si litt om... Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015

Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015 Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015 Erfaringer fra tilsynsbesøk Arkivsjef Grete Gavelstad Tilsynsbesøk fra Datatilsynet 24. januar 2014 kl 0900-1200 Internkontroll og informasjonssikkerhet Formål

Detaljer

Kommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå?

Kommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå? Kommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå? IKAVAs kontaktkonferanse 2015 Turid Holen Kommunereform Stortinget har gitt tilsutning om å gjennomføre en kommunereform. Målet er større, mer robuste

Detaljer

Vi viser til tilsendte høringsdokumenter av med forslag til endring av forskrift om offentlige arkiver (arkivforskriften).

Vi viser til tilsendte høringsdokumenter av med forslag til endring av forskrift om offentlige arkiver (arkivforskriften). Vår dato: 11.01.2017 Vår ref.: 17/013 Ark 800 Deres ref.: Kulturdepartementet Høringssvar ny forskrift om offentlige arkiv Vi viser til tilsendte høringsdokumenter av 17.10.2016 med forslag til endring

Detaljer

Kommunereform, arkiv og IKA. IKAs kontaktkonferanse 2015

Kommunereform, arkiv og IKA. IKAs kontaktkonferanse 2015 Kommunereform, arkiv og IKA IKAs kontaktkonferanse 2015 Kommunereform «Stortinget har gitt tilslutning til å gjennomføre en kommunereform. Målet er større, mer robuste kommuner med økt makt og myndighet.

Detaljer

Saksframlegg. Trondheim kommune

Saksframlegg. Trondheim kommune Saksframlegg FORVALTNINGSREVISJON TRONDHEIM BYARKIV. TILBAKEMELDING OM OPPFØLGING. Arkivsaksnr.: 10/20770 ::: Sett inn innstillingen under denne linja Forslag til vedtak: Formannskapet tar tilbakemelding

Detaljer

Tilsyn med arkivholdet i Søndre Land kommune

Tilsyn med arkivholdet i Søndre Land kommune STATSARKIVET I HAMAR Tilsyn med arkivholdet i Søndre Land kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2015/31109 Dato for tilsyn: 04.02.2016 Sted: Søndre Land rådhus Rapportdato: 07.03.2016 Utarbeidet av: Thomas

Detaljer

Tilsyn med arkivholdet i Nord-Odal kommune

Tilsyn med arkivholdet i Nord-Odal kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivholdet i Nord-Odal kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2017/1092 Dato for tilsyn: 27.2.2017 Sted: Nord-Odal rådhus Rapportdato: 12.5.2017 Utarbeidet av: Thomas Øverby Innhold

Detaljer

Kontaktinfo Her legger du inn informasjon om den som fyller ut skjemaet.

Kontaktinfo Her legger du inn informasjon om den som fyller ut skjemaet. 2A5W HFSD T79I Side 1 av 9 R-76 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 MOT-TATT Svarfristen er onsdan 5.anril 2017. BJLIGN KOMMUNF. Du starter undersøkelsen ved å trykke

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for

Riksarkivarens årlige undersøkelse for Page 1 of 9 _V ;.:* Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 Svarfristen er onsdaq 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets

Detaljer

Arkiv i kommunereformen

Arkiv i kommunereformen Arkiv i kommunereformen 1 Arkiv i kommunereformen dagens tema Erfaringer fra tilsyn Gjennomgang av veileder om kommunereformen og arkiv Gruppearbeid 2 Tilsynsområder Arkivplan, rutiner og instrukser Arkivansvar

Detaljer

Tilsyn med arkivholdet i Gran kommune

Tilsyn med arkivholdet i Gran kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivholdet i Gran kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2017/1213 Dato for tilsyn: 22.3.2017 Sted: Gran rådhus Rapportdato: 18.5.2017 Utarbeidet av: Thomas Øverby Innhold 1 Innledning...3

Detaljer

Ørland kommune. Tilsyn med arkivene i. Tilsynsrapport STATSARKIVETI TRONDHEIM. Sak: 2013/5637 Rapportdato:

Ørland kommune. Tilsyn med arkivene i. Tilsynsrapport STATSARKIVETI TRONDHEIM. Sak: 2013/5637 Rapportdato: STATSARKIVETI TRONDHEIM Tilsyn med arkivene i Ørland kommune Tilsynsrapport Sak: 2013/5637 Rapportdato: 14.5.2014 Dato for tilsyn: 15.4.2013 5ted,RådhusetØfland Utarbeidet av: GunnarKlippenvågSørumog Knut

Detaljer

Tilsyn med arkiva i Førde kommune

Tilsyn med arkiva i Førde kommune Tilsyn med arkiva i Førde kommune Endeleg tilsynsrapport Sak 2017/2841 Dato for tilsyn: 28.3.2017 Sted: Rådhuset i Hafstadvegen samt arkivlokale i Hafstadgården (Fjellvegen 11) Rapportdato: 22.6.2017 Utarbeidd

Detaljer

Tilsyn med arkivtilhøva i Åmli kommune

Tilsyn med arkivtilhøva i Åmli kommune Tilsyn med arkivtilhøva i Åmli kommune Førebels tilsynsrapport Sak 2012/16684 Dato for tilsyn: 28.11.2012 Stad: Åmli Rapportdato: 3.1.201311.12.2012 Utarbeida av: Lars Aase Kjetil Reithaug Kjell J. Bråstad

Detaljer

Forslag til ny forskrift om offentlige arkiv. 2. november 2016 Magnar Nordtug, Kulturdepartementet

Forslag til ny forskrift om offentlige arkiv. 2. november 2016 Magnar Nordtug, Kulturdepartementet om offentlige arkiv 2. november 2016 Magnar Nordtug, Kulturdepartementet 1. Arkivloven med forskrifter (arkivregelverket) 2. Mindre detaljregulering overordnede og funksjonelle krav 3. Tilpasning til digital

Detaljer

Arkivlova og arkivforskrifta sine earkiv/ikt-sider

Arkivlova og arkivforskrifta sine earkiv/ikt-sider Arkivlova og arkivforskrifta sine earkiv/ikt-sider Arkivlova - 1. Føremål. Arkivlova intensjon: «Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller

Detaljer

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010)

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010) Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor Dokument 3:13 (2009 2010) Presentasjon for Norsk Arkivråd Region Øst, 4. november 2010 Bakgrunn ABM-meldingen

Detaljer

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet Omorganisering i offentlige organer Veiledning for arkivet Riksarkivaren 2007 2 Riksarkivaren Rapporter og retningslinjer 20 Riksarkivaren, Oslo 2007 ISBN 978-82-548-0101-7 3 4 Innholdsfortegnelse 1 Innledning...

Detaljer

Arkiv 2013 27. november 2013

Arkiv 2013 27. november 2013 Arkiv 2013 27. november 2013 Innledning... 2 Organisering... 2 Arkivansvar og fullmakter... 5 Regelverk... 6 Arkivordning... 6 Sikkerhet... 7 Deponering... 8 Tiltaksplan... 9 2 Innledning I henhold til

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Ørland kommune

Tilsyn med arkivene i Ørland kommune STATSARKIVET I TRONDHEIM Tilsyn med arkivene i Ørland kommune T ilsynsrapport Sak: 2013/ 5637 Dato for tilsyn: 15. 4. 2012 Sted: Rådhuset Ørland Rapportdato : xx x x Utarbeidet av: Gunnar Klippenvåg Sørum

Detaljer

REGION VEST INTERKOMMUNAL PLAN FOR TILSYN AV BARNEHAGER I REGION VEST

REGION VEST INTERKOMMUNAL PLAN FOR TILSYN AV BARNEHAGER I REGION VEST REGION VEST INTERKOMMUNAL PLAN FOR TILSYN AV BARNEHAGER I REGION VEST Kommunen som tilsynsmyndighet Kommunestyret har det øverste tilsynsansvaret med den kommunale forvaltningen og bestemmer hvilket organ

Detaljer

Geir Magnus Walderhaug

Geir Magnus Walderhaug Geir Magnus Walderhaug g.m.walderhaug@admin.uio.no Leder Region øst, Norsk Arkivråd Rådgiver, Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon, UiO 15. februar 2011 Kilder De neste

Detaljer

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010)

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010) Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor Dokument 3:13 (2009 2010) Presentasjon for IKA Rogaland 18. november 2010 Bakgrunn ABM-meldingen (1999):

Detaljer

Informasjonsskriv fra Sosial- og familieavdelingen

Informasjonsskriv fra Sosial- og familieavdelingen Postboks 8111 Dep, 0032 OSLO Telefon 22 00 35 35 fmoapostmottak@fylkesmannen.no www.fmoa.no Organisasjonsnummer: NO 974 761 319 Informasjonsskriv fra Sosial- og familieavdelingen Samarbeid mellom barneverntjenesten

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Interkommunalt Arkiv i Vest - Agder

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Interkommunalt Arkiv i Vest - Agder Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program: 0900-1130 1130 lunsj 1215 1500 Arbeidsform: innledning om viktige emner - spørsmål og diskusjon i plenum oppgaveløsning

Detaljer

Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten. Kirsti O.Sletten

Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten. Kirsti O.Sletten Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten Kirsti O.Sletten Pasientbehandling eller saksbehandling Forholdet mellom lovbestemt taushetsplikt, helsepersonells dokumentasjonsplikt etter helselovgivningen

Detaljer

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden?

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Robert Kalleberg Oslo Byarkiv 6. april 2011 1 Agenda Litt om Oslo byarkiv Papirparadokset Innføring av elektronisk arkiv Krav til format og

Detaljer

Tilsyn med arkiv i kommunal sektor

Tilsyn med arkiv i kommunal sektor Tilsyn med arkiv i kommunal sektor Synnøve Østebø og Ine Fintland, 27.05.2014 Tilsyn hvilken rolle har Arkivverket? Arkivverket Består av Riksarkivet, 8 statsarkiv; Tromsø, Trondheim, Hamar, Oslo, Kongsberg,

Detaljer

ARKIVFAGLIG FAGDAG. Hotell Scandic Kristiansand Bystranda 9. september 2016

ARKIVFAGLIG FAGDAG. Hotell Scandic Kristiansand Bystranda 9. september 2016 ARKIVFAGLIG FAGDAG Hotell Scandic Kristiansand Bystranda 9. september 2016 Program for dagen 10.00 Registrering, kaffe og frukt 10.15 11.00 - Velkommen og generell informasjon v. Monika og Gaute - Kommunereform

Detaljer

F2: Å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen.

F2: Å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen. Innledning Det ble utarbeidet nye regler for bevaring/kassasjon i kommunal sektor som trådde i kraft 1.februar 2014. Ansvaret ble da lagt til kommunene for utarbeiding av kassasjonsfrister for arkivmateriale

Detaljer

Magasinkapasitet for papirarkiver i kommunal sektor

Magasinkapasitet for papirarkiver i kommunal sektor Notat til strategigruppen for Samdok-kommunale arkiv Fra: Ingrid Nøstberg og Torleif Lind Dato: 26.01.2016 Magasinkapasitet for papirarkiver i kommunal sektor Sammendrag Dette notatet er en del av SAMDOK-prosjektets

Detaljer

Endringer i introduksjonsloven

Endringer i introduksjonsloven Endringer i introduksjonsloven Loven ble endret ved Stortingets vedtak av 15. juni 2011 Endringene trer i kraft på forskjellige tidspunkter 1 1 Kort oversikt over endringene Personkretsen som har rett

Detaljer

Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016. Kari Remseth

Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016. Kari Remseth Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016 Kari Remseth Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Administrativt prosjekt - KS Prosjektgruppe

Detaljer

Instruks for administrerende direktør Helse Nord IKT HF. Vedtatt av styret xx.xx.2016

Instruks for administrerende direktør Helse Nord IKT HF. Vedtatt av styret xx.xx.2016 Instruks for administrerende direktør Helse Nord IKT HF Vedtatt av styret xx.xx.2016 Innhold 1. Formål med instruksen... 3 2. Overordnet rolleavklaring... 3 3. Administrerende direktørs myndighet... 3

Detaljer

Rapport etter tilsyn med arkivforholdene i Åmli kommune

Rapport etter tilsyn med arkivforholdene i Åmli kommune ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 13/44 25.04.2013 Kommunestyret Arkivref: 2012/709-11 Saksbeh.: Arnhild Smeland, Arkiv- og systemansvarleg Avdeling: Administrasjonsavdelinga Dir.tlf.:

Detaljer

Målekriterier og sjekklister for arkivdanning Medlemsmøte i Norsk Arkivråd

Målekriterier og sjekklister for arkivdanning Medlemsmøte i Norsk Arkivråd Målekriterier og sjekklister for arkivdanning Medlemsmøte i Norsk Arkivråd 7. februar 2014 Arbeidsgruppe i NA Trine Nesland, Anne-Lise Kirkerud, Anja Vestvold, Vilde Ronge og Jorunn Bødtker NAs handlingsplan

Detaljer

Periodisering. Kjetil Reithaug Arkivsjef IKAVA

Periodisering. Kjetil Reithaug Arkivsjef IKAVA Periodisering Kjetil Reithaug Arkivsjef IKAVA Hva og hvorfor periodisere? Hva: - Sette et kontrollert tidsskille i arkivet med jevne mellomrom - Oppdeling av databasen i en aktiv og bortsatt/historisk

Detaljer

Erfaringer med tilsyn fra Riksarkivet

Erfaringer med tilsyn fra Riksarkivet Klima- og miljødepartementet Erfaringer med tilsyn fra Riksarkivet Siw May Bohlin Oslo 21. oktober 2015 Norsk Arkivråds seminar Arkivtjenesten i KLD - organisering Vi er totalt 8 ansatte med arkivleder

Detaljer

Statistikk for kommunale arkivtjenester 2015

Statistikk for kommunale arkivtjenester 2015 Statistikk for kommunale arkivtjenester 2015 For andre året på rad er svarprosenten på Riksarkivarens statistikk for kommunale arkivtjenester (også kalt «Kommuneundersøkelsen») svært god, noe som tyder

Detaljer

Rapport Verran Kommune

Rapport Verran Kommune Dora 1 Maskinistgata 1 7042 Trondheim postmottak@ika-trondelag.no Tlf: 73 88 45 00 Org.nr: 971 375 965 Bank: 4435 06 06898 www.ika-trondelag.no Deres ref/dato: Vår ref: 14/270 Dato: 22.04.2014 Rapport

Detaljer

Saksbehandler: Hege Bull-Engelstad Nordstrand Arkiv: F13 &13 Arkivsaksnr.: 14/11782-2 Dato: 25.02.15

Saksbehandler: Hege Bull-Engelstad Nordstrand Arkiv: F13 &13 Arkivsaksnr.: 14/11782-2 Dato: 25.02.15 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Hege Bull-Engelstad Nordstrand Arkiv: F13 &13 Arkivsaksnr.: 14/11782-2 Dato: 25.02.15 HØRING - NOU 2014: 8 TOLKING I OFFENTLIG SEKTOR - ET SPØRSMÅL OM RETTSSIKKERHET OG LIKEVERD

Detaljer

I paragrafenes tegn. Arkivloven med et «kommunalt/fylkeskommunalt» perspektiv Norsk Arkivråd, seminar mars 2014

I paragrafenes tegn. Arkivloven med et «kommunalt/fylkeskommunalt» perspektiv Norsk Arkivråd, seminar mars 2014 I paragrafenes tegn Arkivloven med et «kommunalt/fylkeskommunalt» perspektiv Norsk Arkivråd, seminar 18. 19 mars 2014 Kort om meg Elisabeth Gade Arkivleder i landets 14. største kommune Skedsmo kommune

Detaljer

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms 23.05.2014 Kontaktseminar Grand Nordic, Tromsø Digital saksbehandling

Detaljer

Arkivmeldinga hvor står vi? - Bakgrunn - Prosessen - Arkivmeldingen - Tilbakemeldingene - Politisk behandling - Videre oppfølging - Debatten

Arkivmeldinga hvor står vi? - Bakgrunn - Prosessen - Arkivmeldingen - Tilbakemeldingene - Politisk behandling - Videre oppfølging - Debatten Arkivmeldinga hvor står vi? - Bakgrunn - Prosessen - Arkivmeldingen - Tilbakemeldingene - Politisk behandling - Videre oppfølging - Debatten Drammen byarkiv - Kommunearkiv 1987-1992 - Byarkiv opprettet

Detaljer

Erfaringer med tilsyn

Erfaringer med tilsyn Erfaringer med tilsyn Foto: Per Kvalvik Marianne Rotvær Arkivleder Kristiansund kommune 21. Oktober 2015 Kristiansund kommune Møre og Romsdal 24 500 innbyggere ( 2014) 1800 faste ansatte (2014) Enhet IKT-

Detaljer

Fylkesmannens tilsyn med kommunens fosterhjemsarbeid. Tilsynet med Øvre Eiker kommune ga ikke grunnlag for å konstatere avvik eller gi noen merknader.

Fylkesmannens tilsyn med kommunens fosterhjemsarbeid. Tilsynet med Øvre Eiker kommune ga ikke grunnlag for å konstatere avvik eller gi noen merknader. ØVRE EIKER KOMMUNE Barnevern Saksbeh.: Terje Bjerkehagen Tlf.: Deres ref: Vår ref: 2014/1730-16569/2014 Dato: 25.04.2014 Notat Til: Ann Sire Fjerdingstad Fylkesmannens tilsyn med kommunens fosterhjemsarbeid

Detaljer