Tilsyn med arkivene i Oslo kommune, Bydel Ullern

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Tilsyn med arkivene i Oslo kommune, Bydel Ullern"

Transkript

1 Tilsyn med arkivene i Oslo kommune, Bydel Ullern Endelig tilsynsrapport Sak 2015/9421 Dato for tilsyn: Sted: Bydelsadministrasjonen, Hoffsveien 48 Rapportdato: Utarbeidet av: Jon Sandven

2 Innhold 1. Innledning Bakgrunn for tilsynet Dokumentasjon Gjennomføring Bydel Ullern Oppbygging og organisering Arkivtjenesten Tilsynsområder Arkivdanning, journalføring og fagsystemer Depotordning for eldre og avsluttede arkiver Arkivlokaler for bortsettingsarkiver Ordning, pakking, etikettering, listeføring, bestandsregister Oppsummering

3 1. Innledning 1.1. Bakgrunn for tilsynet Statsarkivet i Oslo gjennomførte stedlig tilsyn i Bydel Ullern i Oslo kommune Fylkesmannen i Oslo og Akershus var på forhånd varslet om tilsynet. Hjemmel for Riksarkivets og statsarkivenes tilsynsvirksomhet er gitt i lov av 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv (arkivloven) 7: Riksarkivaren har rettleiings- og tilsynsansvar for arkivarbeidet i offentlege organ. 1 Hensikten med tilsynet er å kontrollere at gjeldende krav i lov og forskrifter om sikring og tilgjengeliggjøring av arkiver blir oppfylt. Kommunale og fylkeskommunale arkiver er sentrale for innbyggernes rettssikkerhet, som beslutningsgrunnlag for forvaltningen og som historisk kildegrunnlag. Arkivloven og arkivforskriften krever blant annet at kommunene skal ha en depotordning for eldre arkiver, oppbevare dem i sikre lokaler og gjøre arkivene tilgjengelige for publikum. 2 Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor understreket nødvendigheten av at statsarkivene har tilsyn med kommunene og fylkeskommunene. 3 Undersøkelsen viste manglende sikring av arkivmaterialet i kommunal sektor. Den manglende sikringen gir økt risiko for at bevaringsverdig dokumentasjon går tapt. Videre viste undersøkelsen at få elektroniske systemer i kommunal sektor er laget med tanke på at bevaringsverdig dokumentasjon skal sikres for fremtiden. Særlig er situasjonen kritisk for fagsystemene. Mye arkivmateriale er også utilgjengelig for publikum. Riksarkivaren har siden 2010 hatt et økt fokus på tilsyn med arkivene i kommunal sektor. I stortingsmeldingen om arkiv blir også effektivt tilsyn med kommunal sektor beskrevet som en av de viktigste utfordringene for Arkivverket. 4 Statsarkivene gjennomfører nå tilsyn med arkivdanning og arkivbevaring i kommuner over hele landet. I Oslo gjennomføres tilsyn med samtlige bydeler, etater og virksomheter som er egne organer i henhold til arkivforskriften 1-1. Bydel Ullern er den tredje bydelen i Oslo kommune som får tilsyn. 1 LOV nr 126: Lov om arkiv [arkivlova]: 2 FOR nr 1193: Forskrift om offentlege arkiv: 3 Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor, Dokument 3:13 ( ): 4 Meld. St. 7 ( ) Arkiv: https://www.regjeringen.no/contentassets/8c6e9a91aa6d488580c8f1f76563fb52/nnno/pdfs/stm dddpdfs.pdf 3

4 1.2. Dokumentasjon I forkant av tilsynet mottok vi en oversikt over fagsystemene som er i bruk i bydelen, arkivplan, statistikk over journalførte dokumenter samt en oversikt over arkivlokalene. I tillegg har vi benyttet bydelens svar på Riksarkivarens årlige undersøkelser (arkivstatistikken) 5, diverse informasjon på Oslo kommunes nettsider 6 samt bydelens internettsider Gjennomføring Tilsynet ble i hovedsak gjennomført i bydelsadministrasjonen i Hoffsveien 48. Tilsynet hadde form av intervjuer samt befaring av arkiver og lokaler. Fra Statsarkivet i Oslo møtte seniorrådgiverne Pétur Kristjánsson, Marcus Liebold og Jon Sandven. Fra Bydel Ullern møtte: Hassan Bouka, arkivleder Anne Bakkeli, enhetsleder, NAV Marit Danielsen, kontorfaglig ansatt, NAV Ragnhild Rygh, saksbehandler, barneverntjenesten Marit Simensen, merkantil konsulent, barneverntjenesten Christian Bøgh, assisterende bydelsdirektør. Statsarkivet hadde bedt om at bydelsdirektøren deltok på et innledende møte. Vi fikk på forhånd bekreftet at assisterende bydelsdirektør skulle delta. Ved ankomst viste det seg likevel at bydelens ledelse hadde lagt sitt møte samtidig med tilsynet. Assisterende bydelsdirektør Bøgh deltok derfor kun på et kort oppsummeringsmøte. At bydelens ledelse i så liten grad deltok, anses som lite tilfredsstillende. Arkivleder Hassan Bouka deltok på hele tilsynet. Bakkeli og Danielsen deltok på en del om arkivrutiner i NAV. Rygh og Simensen deltok på en del om arkivrutiner innen barnevernstjenesten. Danielsen og Simensen deltok også under befaring av arkivlokaler. Danielsen deltok også under oppsummeringsmøtet. 2. Bydel Ullern 2.1. Oppbygging og organisering I 1948 ble Aker kommune innlemmet i Oslo kommune, som i dag utgjør både en kommune og en fylkeskommune. Kommunen har innbyggere og over ansatte. Oslo kommune har definert alle kommunens 53 virksomheter, inkludert hver bydel, som egne organer henhold til arkivforskriften 1-1, jf. også Oslo kommunes arkivinstruks pkt Resultatene fra spørreundersøkelsene er tilgjengelig på: https://www.oslo.kommune.no/politikk-og-administrasjon/bydeler/bydel-ullern/ 4

5 Oslo kommune har 15 administrative bydeler. Bydel Ullern er ligger sørvest i Oslo og har innbyggere og 1150 ansatte (ca 700 årsverk). Det er bydelsdirektøren som administrativt leder bydelen. Vedkommende er underlagt byrådet med kommunaldirektøren i Byrådsavdelingen for eldre og sosiale tjenester som sin nærmeste overordnede. Bydelsutvalget, som består av 15 direkte valgte medlemmer, er bydelens øverste politiske organ. Bydelsutvalget har ansvar for de desentraliserte kommunale oppgavene, og skal føre tilsyn og kontroll med bydelsadministrasjonen og tjenestene som utføres der. Bydelene har ansvar for å organisere et tjenestetilbud opp mot sine arbeidsområder innenfor den budsjettrammen som fastsettes av bystyret. Arbeidsområdene er knyttet til: lov om barnehager, lov om barnevernstjenester, lov om helsetjeneste i kommunene, lov om sosiale tjenester, lov om vern mot smittsomme sykdommer, samt kommunale oppgaver etter andre lover og frivillige kommunale ordninger som bystyret delegerer Arkivtjenesten Det er kun to ansatte i arkivtjenesten; arkivleder og én midlertidig ansatt arkivar. Enhetene har egne arkiver. Arkivleder har vært i stillingen to år. Arkivtjenesten tilhører formelt Avdeling for HR og administrasjon, sammen med IKT og informasjon. I påvente av ansettelse av ny HR-sjef er arkivet midlertidig underlagt Avdeling for økonomi og analyse. Assisterende bydelsdirektør er også leder for økonomi og analyse. Bydel Ullern har elektronisk journalføring og papirarkiv. Bydelen har brukt ephorte siden Fra 1995 til 2002 brukte man JASS/Onfile. Dette systemet er tapt, men dokumentasjon skal være bevart på papir. Bydelen har flere arkivlokaler i bydelsadministrasjonen i Hoffsveien Tilsynsområder Blant tilsynsområdene var arkivorganisering og arkivdanning, herunder arkivplan, journalføring og fagsystemer. I tillegg ble det ført tilsyn med kommunens ordninger for å sikre og tilgjengeliggjøre eldre, avsluttede og bortsatte arkiver Arkivdanning, journalføring og fagsystemer Arkivforskriften 1-1 slår fast at Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ tilligg den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, jf. Kommunelova 23. Eit offentleg organ har ansvaret for at undeliggjande organ får nødvendige rettleiingar, råd og instruksar for arkivarbeidet i samsvar med føresegner gitt i eller i medhald av arkivlova. Dette innebærer at det er bydelsdirektøren som administrasjonssjef i bydelen som har det øverste arkivansvaret i en bydel. I Bydel Ullerns arkivplan går dette ikke klart fram. Her er det henvist til at de styrende organer har overordnet arkivansvar i kommunen. Arkivplanen sier videre at HR- og administrasjonssjefen har ansvaret for tilrettelegging, tilsyn og oppfølging av arkivplanen, sikring og avlevering av bevaringsverdig arkivmateriale til byarkivet og for arkivarbeidet i Oslo kommune. 5

6 Arkivplanen sier videre at HR-sjefen skal utpeke en arkivansvarlig og nødvendig kvalifisert bemanning. Arkivansvarlig skal påse at alt daglig arkivarbeid i bydelsadministrasjonen og under enhetene fungerer i samsvar med arkivplanen og retningslinjene for arkivarbeid i Oslo kommune. Dette kunne vært mer tydelig, men formelt er det mulig å hevde at Bydel Ullern har definert arkivansvaret. Likevel, ser man på praksis og rutiner for eksempel med hensyn til fagsystemer og arkivdanning i bydelens ulike deler er arkivansvaret svakt fundert. Det reflekteres også i arkivplanen. 8 Arkivforskriften 2-1 sier at Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal vere felles for organet. Dersom ikkje særlege omsyn tilseier noko anna, skal ho vere underlagd den administrasjonseininga som har ansvaret for organets fellessaker. I henhold til arkivforskriften 2-4 skal daglig arkivet være sentralisert så langt dette er praktisk tenleg. I dagligarkivet inngår sakarkivet med tilhørende databaser som journaler, journalregistre og kopibøker osv. I tillegg kommer møtebøker, fagsystemer, databaser og andre arkivserier og dokumenter som blir mottatt eller skapt i tilknytning til den virksomheten organet driver. Arkivleder har ikke reelt ansvar for arkivarbeidet i de ulike enhetene, som for eksempel barnevernet. Arkivtjenesten har jevnlige møter med de som har arkivoppgaver i ulike enhetene, og formelt en sentralisert arkivtjeneste. Arkivtjenesten har likevel ikke fullmakter og ressurser ut over daglig drift av sakarkiv og fagsystemene er ikke oppfattet som arkiv og arkivtjenestens ansvar. Dermed har Bydel Ullern i praksis desentraliserte arkiver og desentralisert arkivansvar. I praksis har arkivleder kun ansvar for sak- og arkivsystemet ephorte og (de fleste) papirarkivene i bydelsadministrasjonens lokaler. Fagsystemene er knapt nevnt i arkivplanen og fagsystemene er i praksis ikke oppfattet som arkivleders ansvarsområde. Fagsystemene oppfattes ikke en gang som bydelens ansvar, men dette gjelder ikke kun denne bydelen. I følge arkivforskriften 2-2 skal et offentlig organ til enhver tid ha en ajourført samleplan, en arkivplan, som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal også vise hvilke instrukser, regler, planer osv. som gjelder for arkivarbeidet. Arkivplanen skal bidra til at organet har god styring på hele arkivfeltet. I arkivforskriften 2-6 tredje ledd heter det at arkivplanen skal inneholde en fullstendig og ajourført oversikt over de systemene som blir brukt til journalføring og eventuelle andre former for registrering av saksdokumenter. Elektroniske systemer skal være fullgodt dokumenterte. Riksarkivaren har utarbeidet en mal for arkivplaner, som viser hva som må være med i en slik plan. 9 8 Mer om arkivplanen nedenfor. 9 6

7 Man trenger ikke å følge dette oppsettet, det viktige er at organet har en arkivplan som er oppdatert og som kan brukes. Bydel Ullerns arkivplan ble sist oppdatert i 2014, forrige arkivplan var fra Arkivplanen inneholder en del bra ansatser, men den er for generell. Det er positivt å knytte såpass opp mot saksbehandling, men dette fullføres ikke. Planen omtaler hva en arkivplan skal inneholde, men skriver nesten ikke om regler, rutiner og praksis i Bydel Ullern. Den er dermed ikke knyttet til organisasjonen Bydel Ullern. Planen mangler omtale av organisasjonshistorikk og arkivmessige konsekvenser av organisasjonsmessige endringer. Den mangler omtale av arkivtjenesten. Planen omtaler ephorte, men fagsystemene er knapt nevnt - selv om det meste av bydelens arkivdanning foregår her. Planen inneholder ingen beskrivelse av bydelens arkivbestand, og ingen planer for bevaring og kassasjon. Bydelsledelsen har ikke behandlet arkivplanen. Samlet sett er Bydel Ullerns arkivplan mangelfull. Bydel Ullern har elektronisk journalføring og har brukt ephorte siden Det er ikke foretatt noen periodisering eller uttrekk. Statsarkivet bemerker at det er risikofylt med en så lang periode uten periodisering. Fra brukte bydelen Jass/Onfile. Det er opplyst at systemet og elektronisk dokumentasjon er tapt, men papirversjonen er bevart. Dette er likevel ikke dokumentert. Bydelen har sentralisert postmottak/e-postmottak som betjenes av arkivtjenesten, jf. arkivforskriften 3-1. Postlister publiseres på bydelens nettside flere ganger i uka, normalt tre dager etter journaldato i følge arkivplanen. Tidligere i 2015 var det et forsøk der Utviklings- og kompetanseenheten (UKE) publiserte bydelenes postlister, men dette ansvaret er fra tilbake hos bydelene. Det skal være 80 registrerte brukere av ephorte i bydelen, men bare 30 av disse regnes som aktive. Dette er en svært lav andel, i en organisasjon med over 1000 ansatte. Antall journalposter var i I 2013 og 2014 har antall journalposter vært 8100 og Den betydelige nedgangen fra 2012 forklares delvis med overgang til nytt HR-system. Ut fra den statistikk som er lagt fram, kan dette bare delvis forklare nedgangen. Da det er pekt på HR-systemet som forklaring på nedgangen bemerker Statsarkivet at stillingssøknader skal journalføres, da søknader er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. 10 Uavhengig av hva grunnen til den nevnte nedgangen er, tyder dette på at Bydel Ullern har utfordringer med hensyn til journalføring når man har hatt en slik nedgang, og når en så liten andel av de ansatte bruker ephorte. Intervjuer under tilsynet viser også at det innen barnevern og NAV i all hovedsak er ledere pluss 1-2 ansatte som faktisk bruker ephorte av 20 ansatte i den kommunale delen av NAV og 3 av 18 i barnevernstjenesten bruker ephorte. 7

8 Det er sannsynlig at dokumentfangsten blir svært dårlig når en så liten andel av de ansatte bruker det felles sak-/arkivsystemet. Den reelle arkivdanningen i bydelen gjenspeiles ikke i bydelens journal. Bydel Ullern har ingen rutiner for journalføring av e-post. Bydelen har en egen Facebookside som betjenes av informasjonsansvarlig. Man har ikke vurdert sosiale medier med hensyn til arkivering og journalføring. Det kan stilles spørsmål ved om Bydel Ullern oppfyller journalføringsplikten i arkivforskriften 2-6. Bydelen mangler generelt en del rutiner med hensyn til journalføring, jf. arkivforskriften kapittel II B. Bydel Ullern har oppgitt å bruke 17 forskjellige fagsystemer. 12 Ikke alle systemene er fagsystemer der man oppretter dokumenter og driver saksbehandling, en del av disse har mer karakter av hjelpeverktøy eller databaser. Fagsystemene er knapt nevnt i bydelens arkivplan. Det er opplyst at Fasit skal erstatte Oskar og Sokrates, antagelig i begynnelsen av Ingen av fagsystemene er godkjent for elektronisk arkiv. Det er opplyst at alle fagsystemer har papirarkiv. Generelt har man basert seg på instrukser fra Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester når det gjelder fagsystemene. Ansvaret for fagsystemene framgår ikke av arkivplanen og det er heller ingen helhetlig framstilling av dette i den øvrige dokumentasjon bydelen har lagt fram. Med hensyn til ansvar og eierskap pekes det typisk på Helseetaten og/eller Utviklings- og kompetanseetaten. Intervjuer og tilsendt dokumentasjon viser at Bydel Ullern ikke har en overordnet arkivmessig oversikt over fagsystemene som brukes i bydelens virksomheter. Funn fra Statsarkivets tilsyn med andre bydeler 14 tyder på at det uklare ansvaret for fagsystemene er et generelt problem i Oslo kommune, som ikke kan løses av den enkelte bydel alene. Bydel Ullern er likevel, som de øvrige bydeler, etater og kommunale foretak, et selvstendig organ i henhold til arkivforskriften 1-1. Det er ikke lagt fram noen dokumentasjon for hvordan Oslo kommunes praksis med hensyn til fagsystemene er i tråd med nevnte bestemmelse. 15 Bydel Ullern mangler en tydelig plassering av arkivansvaret og en oppdatert arkivplan. Dette svekker muligheten for styring og kontroll med arkivfeltet i bydelen. Fagsystemene er helt utenfor bydelsadministrasjonens kontroll, selv om det meste av bydelens arkivdanning foregår her. Man må dermed stille spørsmål ved om kravet til arkivansvar i arkivforskriftens 1-1 er oppfylt, jf. kommuneloven 23. Bydelen har betydelige utfordringer med hensyn til dokumentfangst. Manglende ansvarsplassering, oversikter og rutiner innebærer risiko for at dokumentasjon går tapt og at retten til innsyn ikke sikres. 12 Bydelen oppgir følgende fagsystem: DNB nettbank (klientadministrasjon), Fasit, Sokrates, Husbankens ekstranett, SAPO, NIR- Nasjonalt introduksjonsregister, Socio, Oskar, Og Bo, Gerica, Familia, Sokrates barn, Agresso HR, Agresso økonomi, HyperNet, WinMed, Sats. 13 Innen barnevernet og den kommunale delen av NAV. 14 Per 7.8. er det gjennomført tilsyn med bydelene Sagene, Stovner, Gamle Oslo og Ullern. 15 Dette gjelder også de øvrige bydeler statsarkivet har gjennomført tilsyn ved. 8

9 3.2. Depotordning for eldre og avsluttede arkiver Arkivforskriftens 5-1 har krav om at kommuner og fylkeskommuner skal opprette egne ordninger for arkivdepot for eldre og avsluttede arkiver. Som et minimum skal slike ordninger innebære at det løpende ansvaret for eldre og avsluttede arkiver blir plassert et sted, og at en har nødvendige arkivlokaler for oppbevaring av arkivene. Arkivmaterialet skal ordnes og gjøres tilgjengelig i samsvar med kravene i arkivforskriften. Bydel Ullern skal avlevere sine bevaringsverdige arkiver til Oslo byarkiv. Oslo byarkiv ble opprettet i 1992, som en videreføring av kommunearkivet fra Ifølge Vedtekter for Oslo byarkiv (1992) og Arkivinstruks for Oslo kommune (1999) har Byarkivet det løpende ansvaret for kommunens eldre arkiver og alle kommunale virksomheter skal avlevere sine bevaringsverdige arkiver dit. Ansatte i barneverntjenesten har deltatt på samlinger i ordning og katalogisering i byarkivet. Det er overført noe arkivmateriale direkte fra barnevernet i Bydel Ullern til Oslo byarkiv, men bydelen har ingen lister over dette materialet Arkivlokaler for bortsettingsarkiver Arkivforskriften stiller detaljerte krav til arkivlokaler for bortsettingsarkiver og eldre og avsluttede arkiver. I arkivforskriften 4-1 heter det: Arkivlokala hos offentlege organ skal gi arkivmaterialet vern mot vatn og fukt, mot brann og skadeleg varme, mot skadeleg påverknad frå klima og miljø og mot skadeverk, innbrot og ulovleg tilgjenge. Kravene er nærmere spesifisert i de påfølgende paragrafer. Bydel Ullern har flere arkivlokaler i Hoffsveien 48. Lokalene har flere mangler med hensyn til kravene i arkivforskriften Vannførende rør gjennom lokaler og at lokalene ikke er egne brannceller er blant de viktigste manglene. Hovedlokalet har en dør direkte ut til garasjeanlegg. Dette medfører risiko med hensyn til brann, vanninntrengning og ulovlig tilgang. 16 I tilstøtende rom var det flere dusjer. Det var for øvrig en del unødvendig rekvisita i lokalene. Bydelen har etablerte rutiner for adgang til lokalene, men har ikke formalisert disse skriftlig Ordning, pakking, etikettering, listeføring, bestandsregister Arkivforskriften 5-4 har krav om at eldre og avsluttede arkiver skal være ordnet, pakket, etikettert og listeført etter bestemte normer, jf. kravene i Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner. 17 Kravet stilles også til bortsettingsarkiver, jf. arkivforskriften I Riksarkivarens årlige spørreundersøkelser har Bydel Ullern oppgitt å ha 900 hyllemeter bortsettingsarkiv, hvorav 100 hyllemeter er ordnet og listeført. 16 Bydel Ullern opplyste at Oslo byarkiv for 5-6 år siden hadde en befaring av lokalene, uten å finne mangler. Bydelen har ikke lagt fram dokumentasjon med hensyn til dette

10 Det eksisterer ikke rutiner for overføring av arkiver fra virksomhetene til bortsettingsarkiv i Hoffsveien 48. Bydel Ullern har ingen reelle arkivlister og heller ingen overordna bestandsoversikter. Det er derfor vanskelig å bekrefte eller avkrefte om de oppgitte tallene stemmer. Bydelen har heller ingen lister over barnevernsarkivene som er overført til Oslo byarkiv. Arkivplanen har en egen del om arkivseriene i bydelsadministrasjonen. Denne delen inneholder en helt generell beskrivelse av ordning, katalogisering og framfinning. Planen beskriver ikke hvordan forholdene er i Bydel Ullern og inneholder ingen oversikt over bydelens arkivbestand. Bydel Ullern oppfyller ikke kravene i arkivforskriftens 3-14 og 5-4 om at arkivene skal være ordnet, pakket, etikettert og listeført. 4. Oppsummering Bydel Ullern oppfyller ikke kravene i lov og forskrifter om arkivdanning, sikring og tilgjengeliggjøring av arkivene. Bydel Ullern mangler en tydelig plassering av arkivansvaret og en oppdatert arkivplan. Dette svekker muligheten for styring og kontroll med arkiv og dokumentasjon i bydelen. Fagsystemene er utenfor bydelsadministrasjonens kontroll, selv om det meste av bydelens arkivdanning foregår her. Man må dermed stille spørsmål ved om kravet til arkivansvar i arkivforskriftens 1-1 er oppfylt, jf. kommuneloven 23. Bydelen har betydelige utfordringer med hensyn til dokumentfangst, slik at man kan stille spørsmål ved om bydelen oppfyller journalføringsplikten i arkivforskriften 2-6. Manglende ansvarsplassering, oversikter og rutiner innebærer risiko for at dokumentasjon går tapt og at retten til innsyn ikke sikres. Fagsystemene oppfattes som andre etaters ansvarsområde, men dette samsvarer ikke med arkivansvaret jf. arkivforskriften 1-1 og 2-1. Det er verdt å understreke at i Oslo kommune gjelder dette ikke kun Bydel Ullern. Vanligvis ville et tilsyn hatt et mer detaljert fokus på arkivrutinene. Det ville også gått nærmere inn på periodisering, langtidslagring og bevaring og kassasjon. Dessverre mangler Bydel Ullern mye grunnleggende, slik at vi i denne omgang ikke har prioritert å gå nærmere inn på nevnte spørsmål. Databasen Jass/Onfile fra er tapt og det er ikke dokumentert at alt materialet er bevart på papir. Bydel Ullern har ikke rutiner for overføring av avsluttede arkiver til depot. Bydelen har et stort etterslep på ordning og katalogisering av eldre, avsluttet og bortsatt arkivmateriale. Det foreligger ingen arkivlister eller bestandsoversikter. Bydelens arkivlokaler tilfredsstiller ikke kravene i arkivforskriftens kapittel IV. 10

Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune

Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune STATSARKIVET I KRISTIANSAND Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune Lillian Lunden 24.06.2015 Tilsynsrapport Sak: 2015/5336 Dato for tilsyn: 16.04. og 20.04. 2015 Rapportdato: 24.06.2015 Utarbeidet

Detaljer

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn 1 Kort om Arkivverket

Detaljer

Arkivhistorie i Norge

Arkivhistorie i Norge Lovverket Arkivhistorie i Norge 1270-årene:Lagabøtes «Hirdskrå». Fra 1300-tallet:Akershus slott og Kanselliarkivet, Danmark. 1572: Arkivet ble stattholderembete. 1840: fast embetsverk for nasjonalt arkiv.

Detaljer

Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014

Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014 Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014 Om statistikken Riksarkivarens statistikk for kommunale arkivtjenester retter seg mot arkivholdet i kommunal sektor. Undersøkelsen startet opp i 2010, og er

Detaljer

Arkivforvaltningen i Målselv

Arkivforvaltningen i Målselv Arkivforvaltningen i Målselv kommune Daglig arkivdrift i Målselv kommune Organisering av arkivtjenesten Sentralarkiv Arkivskapere Ansvar og fullmakter Rådmann Arkivleder Virksomhetene Arbeidsoppgaver Arkivleder

Detaljer

Hva vil vi egentlig måles på? - et moderne arkivtilsyn

Hva vil vi egentlig måles på? - et moderne arkivtilsyn Hva vil vi egentlig måles på? - et moderne arkivtilsyn Geir Håvard Ellingseter, nestleder Norsk Arkivråd Jubileumsseminar 26. oktober 2011 1 Hvem er jeg? Bibliotekar med påbygning fra Høgskolen i Oslo

Detaljer

Tilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer. http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc

Tilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer. http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc Tilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc Synnøve Østebø og Ine Fintland, 21.05.2015 Tilsyn hvilken rolle har Arkivverket? Arkivverket Består av

Detaljer

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer ARKIVPLAN FOR HATTFJELLDAL tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty KOMMUNE: uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui Retningslinjer for behandling

Detaljer

Periodisering, bortsetting og avlevering

Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering Å sette et kontrollert tidsskille ved å dele arkivet inn i perioder. Hvorfor periodisere? Plasshensyn (papirarkiv) Informasjonseffektivitet - Gjenfinning

Detaljer

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Kontaktseminar 2005 Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Organisering av arkivdepot, bruk av offentlige arkiver 1. Hva er et arkivdepot? 2. Hvilke funksjoner skal et arkivdepot ha? 3. Hva

Detaljer

Informasjon om tilsynsarbeidet i Møre og Romsdal

Informasjon om tilsynsarbeidet i Møre og Romsdal Informasjon om tilsynsarbeidet i Møre og Romsdal Om tilsyn og rammene for disse Fokusområder i tilsynsarbeidet Hovedutfordringen! Hvordan unngå å få avvik praktiske tips Kontaktkonferanse IKA Møre og Romsdal,

Detaljer

Tenkte å si litt om...

Tenkte å si litt om... Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Saksframlegg. Trondheim kommune. Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583

Saksframlegg. Trondheim kommune. Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583 Saksframlegg Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583 Forslag til innstilling: 1. Bystyret vedtar at Trondheim kommune fremsetter søknad om medeierskap

Detaljer

Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring

Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Samdok-konferansen, Gardermoen 11.11.2015 Jon Atle Haugen Riksarkivet 1 Saksbehandling Verdi som

Detaljer

Ei g. Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer

Ei g. Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer H ARKIVVERKET STATSARKIVET I TROMSØ Ei g Gamvik kommune Postboks 174 9770 MEHAMN Deres ref Vår ref. Dato 2015/24156 SVNI 08.12.2015 Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer Statsarkivet i Tromsø

Detaljer

Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015

Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015 Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015 Erfaringer fra tilsynsbesøk Arkivsjef Grete Gavelstad Tilsynsbesøk fra Datatilsynet 24. januar 2014 kl 0900-1200 Internkontroll og informasjonssikkerhet Formål

Detaljer

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010)

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010) Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor Dokument 3:13 (2009 2010) Presentasjon for Norsk Arkivråd Region Øst, 4. november 2010 Bakgrunn ABM-meldingen

Detaljer

Tilsyn med arkiv i kommunal sektor

Tilsyn med arkiv i kommunal sektor Tilsyn med arkiv i kommunal sektor Synnøve Østebø og Ine Fintland, 27.05.2014 Tilsyn hvilken rolle har Arkivverket? Arkivverket Består av Riksarkivet, 8 statsarkiv; Tromsø, Trondheim, Hamar, Oslo, Kongsberg,

Detaljer

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010)

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010) Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor Dokument 3:13 (2009 2010) Presentasjon for IKA Rogaland 18. november 2010 Bakgrunn ABM-meldingen (1999):

Detaljer

Arkiv 2013 27. november 2013

Arkiv 2013 27. november 2013 Arkiv 2013 27. november 2013 Innledning... 2 Organisering... 2 Arkivansvar og fullmakter... 5 Regelverk... 6 Arkivordning... 6 Sikkerhet... 7 Deponering... 8 Tiltaksplan... 9 2 Innledning I henhold til

Detaljer

Arkivmeldinga hvor står vi? - Bakgrunn - Prosessen - Arkivmeldingen - Tilbakemeldingene - Politisk behandling - Videre oppfølging - Debatten

Arkivmeldinga hvor står vi? - Bakgrunn - Prosessen - Arkivmeldingen - Tilbakemeldingene - Politisk behandling - Videre oppfølging - Debatten Arkivmeldinga hvor står vi? - Bakgrunn - Prosessen - Arkivmeldingen - Tilbakemeldingene - Politisk behandling - Videre oppfølging - Debatten Drammen byarkiv - Kommunearkiv 1987-1992 - Byarkiv opprettet

Detaljer

Erfaringer med tilsyn fra Riksarkivet

Erfaringer med tilsyn fra Riksarkivet Klima- og miljødepartementet Erfaringer med tilsyn fra Riksarkivet Siw May Bohlin Oslo 21. oktober 2015 Norsk Arkivråds seminar Arkivtjenesten i KLD - organisering Vi er totalt 8 ansatte med arkivleder

Detaljer

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden?

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Robert Kalleberg Oslo Byarkiv 6. april 2011 1 Agenda Litt om Oslo byarkiv Papirparadokset Innføring av elektronisk arkiv Krav til format og

Detaljer

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms 23.05.2014 Kontaktseminar Grand Nordic, Tromsø Digital saksbehandling

Detaljer

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet Omorganisering i offentlige organer Veiledning for arkivet Riksarkivaren 2007 2 Riksarkivaren Rapporter og retningslinjer 20 Riksarkivaren, Oslo 2007 ISBN 978-82-548-0101-7 3 4 Innholdsfortegnelse 1 Innledning...

Detaljer

Historikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009

Historikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009 Historikk og organisatoriske endringer Perioden 1991 2009 Ås kommune tok i bruk K-koder 01.01.91 og innførte gradvis Unique Sak Arkiv. Tidligere arkivsystem ble avsluttet fra denne dato. Alt gammelt materiale

Detaljer

Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten. Kirsti O.Sletten

Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten. Kirsti O.Sletten Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten Kirsti O.Sletten Pasientbehandling eller saksbehandling Forholdet mellom lovbestemt taushetsplikt, helsepersonells dokumentasjonsplikt etter helselovgivningen

Detaljer

^ 3 iuly 2010 MOTTATT. Rapport etter utført tilsyn ved UNN 9038 TROMSØ. Gjennomføring. Dokurrentsenteret UNN HF. Universitetssykehuset Nord-Norge

^ 3 iuly 2010 MOTTATT. Rapport etter utført tilsyn ved UNN 9038 TROMSØ. Gjennomføring. Dokurrentsenteret UNN HF. Universitetssykehuset Nord-Norge A R K I V V E R K E T STATSARKIVET I TROMSØ MOTTATT ^ 3 iuly 2010 Dokurrentsenteret UNN HF Universitetssykehuset Nord-Norge 9038 TROMSØ Deres ref. Vår ref. Dato 2010/2740 HILA 01.06.2010 Rapport etter

Detaljer

Innst. 78 S. (2010 2011) Innstilling til Stortinget fra kontroll- og konstitusjonskomiteen. 1. Sammendrag. Dokument 3:13 (2009 2010)

Innst. 78 S. (2010 2011) Innstilling til Stortinget fra kontroll- og konstitusjonskomiteen. 1. Sammendrag. Dokument 3:13 (2009 2010) Innst. 78 S (2010 2011) Innstilling til Stortinget fra kontroll- og konstitusjonskomiteen Dokument 3:13 (2009 2010) Innstilling fra kontroll- og konstitusjonskomiteen om Riksrevisjonens undersøkelse av

Detaljer

Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016. Kari Remseth

Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016. Kari Remseth Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016 Kari Remseth Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Administrativt prosjekt - KS Prosjektgruppe

Detaljer

ARKIVLEDER I KOMMUNEN - oppgaver, fullmakter, posisjon

ARKIVLEDER I KOMMUNEN - oppgaver, fullmakter, posisjon ARKIVLEDER I KOMMUNEN - oppgaver, fullmakter, posisjon 1. Aktuelle arkivbestemmelser 2. Hva er en arkivleder? 3. Arkivlederens ansvar og oppgaver 4. Hvordan få gjennomført arkivtiltak? 5. Egenutvikling

Detaljer

Kommunereformen og arkiv viktige forberedelser. Ole-Bjørn Fossbakk, IKAT. Scandic Grand Hotel, Tromsø, 21.5.2015

Kommunereformen og arkiv viktige forberedelser. Ole-Bjørn Fossbakk, IKAT. Scandic Grand Hotel, Tromsø, 21.5.2015 Kommunereformen og arkiv viktige forberedelser Ole-Bjørn Fossbakk, IKAT Scandic Grand Hotel, Tromsø, 21.5.2015 Struktur Innledning Kort historikk Arkivloven og arkivplan Oppgaver og planlegging før kommunesammenslåing

Detaljer

Arkivplan. Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? www.sfj.no

Arkivplan. Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? www.sfj.no Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? Kva har me? Svært mykje arbeid er gjort i svært mange kommunar. Me har eit verktøy som gjer arkivplanen tilgjengeleg og lett å bruke Me kan utveksle

Detaljer

Statistikk for arkivinstitusjoner og arkiv i bibliotek og museum

Statistikk for arkivinstitusjoner og arkiv i bibliotek og museum Statistikk for og arkiv i bibliotek og museum Statistikken i korte trekk Totalt er det pr 2014 bevart 504 925 hyllemeter arkiv i norske, bibliotek og museer. 468 059 hyllemeter av disse, eller 93 %, blir

Detaljer

Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010. Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift

Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010. Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010 pr. 1.2.2010 - JPe Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift 1 Arkivplan for HiT Arkivplan for HiT utarbeides i ephorte (2009/3-10) Tidligere arkivplan omfattet

Detaljer

Veiledning til bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950

Veiledning til bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950 Veiledning til bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950 Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver,

Detaljer

Gode arkivlokaler- viktig og relevant. http://www.hblad.no/bildeserier/article441722.ec e

Gode arkivlokaler- viktig og relevant. http://www.hblad.no/bildeserier/article441722.ec e Gode arkivlokaler- viktig og relevant http://www.hblad.no/bildeserier/article441722.ec e 1 Strakstiltak Enkeltark kan tørkes Protokoller bør frysetørres. Legges straks i fryser. Dette bare aktuelt om materialet

Detaljer

DEN DIGITALE TIDSALDER

DEN DIGITALE TIDSALDER DEN DIGITALE TIDSALDER Riksarkivar Inga Bolstad 2. juni 2015 Innhold Utfordringer i dag Status helhetlig samfunnsdokumentasjon Hvorfor helhetlig samfunnsdokumentasjon Status: analogt arkivmateriale Status:

Detaljer

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi NOARK Hva? "NOARK (Norsk Arkivstandard) ble opprinnelig utviklet som en kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i Statsforvaltningen. Den første versjonen NOARK 1 kom i 1984, med påfølgende

Detaljer

RIKSARKIVAREN Kommuner Fylkeskommuner Interkommunale arkivdepot Deres ref Vår ref Dato 2009/4512 ANNDOR 02.07.2010 Riksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger Arkivordningen i kommunal sektor er

Detaljer

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor Dokument 3-serien Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor Dokument 3:13 (29 21) Denne publikasjonen finnes på Internett: www.riksrevisjonen.no

Detaljer

Samdok. Samdok og. Arkiv i e-forvaltning. KDRS-samling 14. november 2013. Arkiv i e-forvaltning. Hans Fredrik Berg, Riksarkivet http://samdok.

Samdok. Samdok og. Arkiv i e-forvaltning. KDRS-samling 14. november 2013. Arkiv i e-forvaltning. Hans Fredrik Berg, Riksarkivet http://samdok. Samdok samla samfunnsdokumentasjon Samdok og Arkiv i e-forvaltning DELPROSJEKT Arkiv i e-forvaltning KDRS-samling 14. november 2013 Hans Fredrik Berg, Riksarkivet http://samdok.com Innhold Bakgrunn Riksrevisjonens

Detaljer

Dokumenter: a) Saksframlegg b) Vedlegg - Brev fra Riksarkivet Pålegg om utbedringer etter dokumentbasert tilsyn

Dokumenter: a) Saksframlegg b) Vedlegg - Brev fra Riksarkivet Pålegg om utbedringer etter dokumentbasert tilsyn US-SAK NR: 20/2011 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSDIREKTØREN 1302 1901 SAKSANSVARLIG: GEIR TUTTUREN SAKSBEHANDLER(E): LAILA EBBESEN SMED ARKIVSAK NR:2010/579 Lukking av pålegg fra

Detaljer

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Følgende retningslinjer skal følges ved deponering og/eller avlevering av elektroniske arkiver

Detaljer

Arkiv i interkommunale samarbeidsorgan

Arkiv i interkommunale samarbeidsorgan Arkiv i interkommunale samarbeidsorgan Riksarkivaren 2009 Riksarkivaren Rapporter og retningslinjer 23 Riksarkivaren, Oslo 2009 ISBN 978-82-548-0110-9 2 INNHOLDSFORTEGNELSE Riksarkivarens forord.... 5

Detaljer

Byarkivet: Virksomhetsrapport for 2013

Byarkivet: Virksomhetsrapport for 2013 Byarkivet: Virksomhetsrapport for 2013 Byarkivet er arkivdepot for Tromsø kommunes historiske arkiver. Vi tar imot arkivmateriale som er eldre enn 20 år, men også yngre materiale som har gått ut av aktivt

Detaljer

Dokumentasjon- og arkivseminar

Dokumentasjon- og arkivseminar Dokumentasjon- og arkivseminar for ledere, saksbehandlere og merkantilt ansatte i NAV og for arkivlederne i kommunene Fra IKAVA Arkivsjef Kjetil Reithaug Rådgiver Turid Holen Program 10.00 11.30 Litt om

Detaljer

Mot det heilelektroniske arkiv - begreper og juss - Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Mot det heilelektroniske arkiv - begreper og juss - Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Mot det heilelektroniske arkiv - begreper og juss - Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Definisjon Arkiv 1) Dokument som blir til som del av ei verksemd, dvs. dokument som blir motteke eller

Detaljer

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet Omorganisering i offentlige organer Veiledning for arkivet Riksarkivaren 2007 Riksarkivaren Rapporter og retningslinjer 20 Riksarkivaren, Oslo 2007 ISBN 978-82-548-0101-7 INNHOLDSFORTEGNELSE Riksarkivarens

Detaljer

Revidering av lover med betydning for arkiv

Revidering av lover med betydning for arkiv Revidering av lover med betydning for arkiv v/sveinung Meyer Svendsen rådgiver Arkiv i Nordland 24. April 2014 Foto: Peter Hamlin Tre tema 1. Offentleglova skal evalueres (og trolig revideres). 2. Arkivlova

Detaljer

FOR SJØSIKKERHET I ET RENT MILJØ. Noark 5 i praksis. Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no

FOR SJØSIKKERHET I ET RENT MILJØ. Noark 5 i praksis. Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no Noark 5 i praksis Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no Oversikt Innledning om arkivprosjektet Hva er forskjellen mellom sak/arkivsystemer og arkiv i fagsystem? Erfaringer med Noark 5 Hvordan Noark 5-standarden

Detaljer

Utvikling av BK-plan for Postog teletilsynet. Seksjonssjef Liv Reppen Seksjon for dokumentforvaltning

Utvikling av BK-plan for Postog teletilsynet. Seksjonssjef Liv Reppen Seksjon for dokumentforvaltning Utvikling av BK-plan for Postog teletilsynet Seksjonssjef Liv Reppen Seksjon for dokumentforvaltning 1 Disposisjon Litt om Post- og teletilsynet (PT) PTs saks/arkivsystemer og fagsystemer BK-plan fysisk

Detaljer

SAMDOK. Riksarkivarens program for helhetlig samfunnsdokumentasjon. KDRS samling Trondheim 4.-5. juni 2014 Kari Frodesen/Ingrid Nøstberg

SAMDOK. Riksarkivarens program for helhetlig samfunnsdokumentasjon. KDRS samling Trondheim 4.-5. juni 2014 Kari Frodesen/Ingrid Nøstberg SAMDOK helhetlig samfunnsdokumentasjon SAMDOK Riksarkivarens program for helhetlig samfunnsdokumentasjon KDRS samling Trondheim 4.-5. juni 2014 Kari Frodesen/Ingrid Nøstberg Tema Arkivmeldingens føringer

Detaljer

Avlevering i praksis

Avlevering i praksis Avlevering i praksis Hva er forskjellen på Noark 4 og Noark 5 avlevering, hvilken skal man velge. Avlevering av elektronisk vs. papirarkiv. Deponering vs. avlevering. Daglig tilgang til deponert og avlevert

Detaljer

Fagsystemer. Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund

Fagsystemer. Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund Fagsystemer Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund Funn sikring av elektronisk arkivmateriale Kommunene og fylkeskommunene mangler tilstrekkelig kompetanse, rutiner og systemer

Detaljer

LOV 1992-12-04 nr 126: Lov om arkiv.

LOV 1992-12-04 nr 126: Lov om arkiv. Side 1 av 5 LOV 1992-12-04 nr 126: Lov om arkiv. Bruk av basen forutsetter at du samtykker i betingelsene i brukeravtalen. DATO: LOV-1992-12-04-126 DEPARTEMENT: KKD (Kultur- og kirkedepartementet) PUBLISERT:

Detaljer

Arkivplan Sande kommune

Arkivplan Sande kommune Innhold Arkivplan Sande kommune 2 Organisering/Ansvar 3 Politisk organisering 4 Administrativ organisering 5 Arkivorganisering 6 Ansvar og fullmakter 7 Arkivleders ansvar og fullmakter 8 Overordnet arkivansvar

Detaljer

Overgang til elektronisk saksbehandling og arkivering - kortversjonen

Overgang til elektronisk saksbehandling og arkivering - kortversjonen Overgang til elektronisk saksbehandling og arkivering - kortversjonen Rune Lothe dagleg leiar Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS www.ikah.no post@ikah.no 1 IKA Hordaland IKS i eit nøtteskal: Interkommunalt

Detaljer

ARKIV I KOMMUNEREFORMEN UTFORDRINGER OG MULIGHETER

ARKIV I KOMMUNEREFORMEN UTFORDRINGER OG MULIGHETER ARKIV I KOMMUNEREFORMEN UTFORDRINGER OG MULIGHETER Anna Malmø-Lund 16. september 2015 Utfordringene noen dystre tall KS: 180-200 systemer i en gjennomsnittelig kommune SAMDOK-rapport 2014: min 12 675 bevaringsaktuelle

Detaljer

Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand

Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Powerpointbilde nummer en Tips: Begynn med en vits Debatt? Debattinnlegg Rådmennenes skjulte milliongjeld Debattinnlegg?

Detaljer

Studieplan for arkiv og dokumentbehandling (60 studiepoeng)

Studieplan for arkiv og dokumentbehandling (60 studiepoeng) (60 studiepoeng) Studieplan for arkiv og dokumentbehandling (60 studiepoeng)...1 Forord...1 Innledning...1 Opptakskrav...2 Formål...2...2 Presentasjon av hoved- og delemner...3 Hovedemne ADV Arkivdanning

Detaljer

Stortingsmelding om arkiv -kva no? Geir Håvard Ellingseter, nestleder Norsk Arkivråd

Stortingsmelding om arkiv -kva no? Geir Håvard Ellingseter, nestleder Norsk Arkivråd Stortingsmelding om arkiv -kva no? Geir Håvard Ellingseter, nestleder Norsk Arkivråd Hva er Norsk Arkivråd? Landets største arkivfaglige interesseorganisasjon For alle som arbeider med eller er interessert

Detaljer

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV Kontaktseminar 2007 av Frøydis Antonens, IKAT Arkivforskriften Periodeinndeling i elektronisk journal og arkiv Når en periode blir avsluttet i elektronisk

Detaljer

Kommunereformen arkivmessige utfordringer. Anne Mette Dørum, spesialrådgiver KS Norsk arkivråd 17. mars 2015

Kommunereformen arkivmessige utfordringer. Anne Mette Dørum, spesialrådgiver KS Norsk arkivråd 17. mars 2015 Kommunereformen arkivmessige utfordringer Anne Mette Dørum, spesialrådgiver KS Norsk arkivråd 17. mars 2015 Innbyggerforventninger til forvaltningen: Tilbyr de tjenestene jeg har behov for, krav på og

Detaljer

Hva har du gjort de siste 12 årene?

Hva har du gjort de siste 12 årene? Fjorden Baby! Foto: promo http://www.nrk.no/lydverket/medvidapne-oyne/ Hva har du gjort de siste 12 årene? Norsk Arkivråd Region Øst Frokostmøte 9. mars 2011 Anne Mette Dørum, Riksarkivet 1 Har du sjekka

Detaljer

Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet

Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Rådgiver Turid Holen Journalføring - lovgrunnlag Arkivlov 2 a Definisjon på dokument: Medium som lagrar informasjon for seinare lesing, lyding, framføring

Detaljer

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi NOARK Hva? "NOARK (Norsk Arkivstandard) ble opprinnelig utviklet som en kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i Statsforvaltningen. Den første versjonen NOARK 1 kom i 1984, med påfølgende

Detaljer

Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner

Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner KDRS samling 23-24.05.2011 Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner HELHETLIG LØSNING FOR NORSKE KOMMUNER Moderne og effektiv

Detaljer

Arkivplan for Volda kommune

Arkivplan for Volda kommune Arkivplan for Volda kommune Føremål for arkivplan i Volda kommune Denne arkivplanen skal til ei kvar tid vere retningsgjevande for korleis all dokumentasjon som kommunen treng i sine daglege gjeremål eller

Detaljer

Arbeidsgruppe Arkiv kartlegginger SAS Rapport status kartlegging

Arbeidsgruppe Arkiv kartlegginger SAS Rapport status kartlegging Arbeidsgruppe Arkiv kartlegginger SAS Rapport status kartlegging Innhold 1. Innledning... 2 2. Mål for den nye kommunen... 2 3. Mandat... 2 4. Forholdet til lov og forskrift... 3 5. Kartlegginger dagens

Detaljer

PROTOKOLL. Formannskapet. Møtested: Rådhuset, Breivikbotn Møtedato: 06.09.2006 Tid: Kl. 09.00

PROTOKOLL. Formannskapet. Møtested: Rådhuset, Breivikbotn Møtedato: 06.09.2006 Tid: Kl. 09.00 Møtested: Rådhuset, Breivikbotn Møtedato: 06.09.2006 Tid: Kl. 09.00 PROTOKOLL Formannskapet Tilstede var: Geir A. Iversen Harald Isaksen for Bjørnar Hågensen Elisabeth S. Mikalsen Målfrid Hansen for Eva

Detaljer

Balsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune

Balsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune Arkivforvaltningen i Balsfjord kommune 1 Rådmannen har delegert det operative lederansvaret for arkivtjenesten til enhetsleder for Interntjenesten, som igjen har delegert ansvar og myndighet til arkivleder.

Detaljer

GODKJENT NOARK UTTREKK OG FORMIDLINGSLØSNINGER FOR KOMMUNALE FAGSYSTEM 14/06/2013. Documaster skanning og arkiv IKA Rogaland -30.

GODKJENT NOARK UTTREKK OG FORMIDLINGSLØSNINGER FOR KOMMUNALE FAGSYSTEM 14/06/2013. Documaster skanning og arkiv IKA Rogaland -30. Documaster skanning og arkiv IKA Rogaland -30. mai 2013 GODKJENT NOARK UTTREKK OG FORMIDLINGSLØSNINGER FOR KOMMUNALE FAGSYSTEM NXC AS INDUSTRIGATA 36 0357 OSLO WWW.NXC.NO 2 1 BRUKEN AV NOARK5 3 DAGENS

Detaljer

STORTINGSMELDING OM ARKIV - ST.MELD. 7 (2012-2013) - FRÅSEGN

STORTINGSMELDING OM ARKIV - ST.MELD. 7 (2012-2013) - FRÅSEGN HORDALAND FYLKESKOMMUNE Kultur- og idrettsavdelinga Arkivsak 201301707-1 Arkivnr. 600 Saksh. Aune, Anne Saksgang Kultur- og ressursutvalet Fylkesutvalet Møtedato 12.02.2013 20.-21.02.2013 STORTINGSMELDING

Detaljer

Informasjonsmøte. Fylkesarkivet 26.05.2008 Svein Amblie

Informasjonsmøte. Fylkesarkivet 26.05.2008 Svein Amblie Informasjonsmøte Fylkesarkivet 26.05.2008 Svein Amblie Det statlige arkivverket Riksarkivet har ansvaret for arkivene etter den statlige sentraladministrasjonen, altså departementer og direktorater mv.,

Detaljer

Dokumentbehandling og arkiv

Dokumentbehandling og arkiv Follo distriktsrevisjon Forvaltningsrevisjonsrapport Dokumentbehandling og arkiv Enebakk kommune 30. desember 2011 RAPPORT 5/11 FOLLO DISTRIKTSREVISJON Side 2 ENEBAKK KOMMUNE Forord Forvaltningsrevisjon

Detaljer

Offentlig forvaltning og arkivansvar i Dnk FELLESRÅD OG MENIGHETSRÅD EVA SCHAFFERER KA

Offentlig forvaltning og arkivansvar i Dnk FELLESRÅD OG MENIGHETSRÅD EVA SCHAFFERER KA 2016 Offentlig forvaltning og arkivansvar i Dnk FELLESRÅD OG MENIGHETSRÅD EVA SCHAFFERER KA Innholdsfortegnelse Om dokumentet... 2 Offentlig forvaltning i DnK... 2 Del 1 - Generelt om arkiv og offentlig

Detaljer

ARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE

ARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE ARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE 2005 1 INNHOLD 1. INNLEDNING 1.1 Bakgrunn for arkivplanen side 1 1.2 Planens virkeområder og hensikt side 2 1.3 Rullering side 2 1.4 Godkjenning side 2 2. LOVER OG FORSKRIFTER

Detaljer

Fokus på kommunale arkiv - kan kontrollutvalget bistå?

Fokus på kommunale arkiv - kan kontrollutvalget bistå? ( Fokus på kommunale arkiv - kan kontrollutvalget bistå? Kommuneseminar 2011 Norsk arkivråd Innhold: Hvem er kontrollutvalgssekretariatet? Riksrevisjonens rapport Forvaltningsrevisjon i kommunene Forvaltningsrevisjon

Detaljer

09/1338-8 060 INFORMASJONSSTRATEGI. Hemne kommunestyre, 10.mai 2011. Revidert pr. 06.09.2012.

09/1338-8 060 INFORMASJONSSTRATEGI. Hemne kommunestyre, 10.mai 2011. Revidert pr. 06.09.2012. 09/1338-8 060 INFORMASJONSSTRATEGI Hemne kommunestyre, 10.mai 2011. Revidert pr. 06.09.2012. - 1 - Innledning. Hemne kommunes informasjonsstrategi er basert på åpenhet overfor publikum og media. Åpenhet

Detaljer

Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten

Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten Forord Arbeidet med denne retningslinjen tok utgangspunkt i tanken om en felles retningslinje for brukermappene i pleie og omsorgstjenesten. Underveis

Detaljer

Krav til arkivkunnskap i kommunene

Krav til arkivkunnskap i kommunene Krav til arkivkunnskap i kommunene Av Harald Lindbach Kommunenes arkivtjeneste har gjennomgått stor forandring i de senere årene. Mens det før var alminnelig med en desentralisert arkivtjeneste der nærhet

Detaljer

Veileder for håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten

Veileder for håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten www.pwc.no Veileder for håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten Veileder KS FOU 144017 Mars 2015 Om veilederen Formålet med denne veilederen er å hjelpe og rettlede kommuner til å kunne

Detaljer

Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF

Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF FORMÅL... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 PERSONREGISTRE... 3 OPPRETTING AV BARNEMAPPE... 3 ORDNINGSPRINSIPP... 3 INNHOLD I BARNEMAPPE... 3 JOURNALFØRING

Detaljer

DØNNA KOMMUNE SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Tore Westin Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 12/999

DØNNA KOMMUNE SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Tore Westin Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 12/999 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Tore Westin Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 12/999 KOMMUNEHUSET - FERDIGSTILLELSE AV ARKIVROM. INVESTERINGSSAK 2013. Rådmannens innstilling: Kommunestyret godkjenner at arkivlokalene

Detaljer

Retningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale til Interkommunalt arkiv Troms

Retningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale til Interkommunalt arkiv Troms Retningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale til Interkommunalt arkiv Troms 1. Generelt om retningslinjene I arkivforskriften 5-12 heter det at kommuner og fylkeskommuner skal spesifisere

Detaljer

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Dokumentasjon i interkommunale løsninger Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program for dagen Hva er problemet/utfordringen? Retningslinjer, lover og regler Hva gjør

Detaljer

Arkivverkets tilsynsstrategi 2014 2017

Arkivverkets tilsynsstrategi 2014 2017 Arkivverkets tilsynsstrategi 2014-2017 Oppdraget Arkivverket er en statlig etat under Kulturdepartementet, og samfunnsoppdraget er hjemlet i lov av 4. desember 1992 om arkiv (arkivloven). Etaten skal gjennom

Detaljer

Arkiv i interkommunale samarbeidsordninger

Arkiv i interkommunale samarbeidsordninger Arkiv i interkommunale samarbeidsordninger Interkommunale samarbeid En god og effektiv måte å løse oppgaver på - men til hvilken pris? Samarbeidsordninger a) interkommunalt selskap b) samarbeid etter kommunelovens

Detaljer

KDRS. Hvorfor bør kommunen ta vare på fagsystemene elektronisk, selv om de sier at de er på papir?

KDRS. Hvorfor bør kommunen ta vare på fagsystemene elektronisk, selv om de sier at de er på papir? KDRS Hvorfor bør kommunen ta vare på fagsystemene elektronisk, selv om de sier at de er på papir? Orie Kimura / Trondheim byarkiv 12.11.2014 Har hørt hvorfor uttrekk i tillegg? alt finnes jo på papir?

Detaljer

Innføring av earkiv i offentlig forvaltning

Innføring av earkiv i offentlig forvaltning Riksarkivet 20.1.2015 Innføring av earkiv i offentlig forvaltning Kortversjon av rapport datert 19. januar 2015 av Sopra-Steria på oppdrag fra og i samarbeid med Riksarkivet. Innspill fra Arkivverket til

Detaljer

Dokumenthåndtering Fredrikstad kommune

Dokumenthåndtering Fredrikstad kommune Dokumenthåndtering Fredrikstad kommune Forvaltningsrevisjonsrapport Rolvsøy 28. februar 2013 østfold kommunerevisjon iks 1 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG... 3 2 INNLEDNING... 4 2.1 Bakgrunn... 4 2.2

Detaljer

Referat fra SAMDOK-møte Strategigruppe Kommunale arkiv

Referat fra SAMDOK-møte Strategigruppe Kommunale arkiv Referat fra SAMDOK-møte Strategigruppe Kommunale arkiv Dato: 31. oktober 2014 Sted: IKA Kongsberg Til stede: Forfall: Gunn Sværen (Norsk Arkivråd/NA), Harriet Marie Terjesen (KS), Tom Oddby (LLP), Ingrid

Detaljer

Forvaltningsrevisjon Dokumentbehandling og arkiv i Vestby kommune

Forvaltningsrevisjon Dokumentbehandling og arkiv i Vestby kommune Rapport Forvaltningsrevisjon Dokumentbehandling og arkiv i Vestby kommune Oslo, 14. desember 2012 Rapporten er utarbeidet for oppdragsgiver, og dekker kun de formål som med denne er avtalt. All annen bruk

Detaljer

Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet

Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet -Så hva har skjedd? Har dere funnet eposten med invitasjonen? - Ja, vi fant

Detaljer

Eks. på uttrekk fra fagsystem inkl. dokumenter. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Eks. på uttrekk fra fagsystem inkl. dokumenter. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Eks. på uttrekk fra fagsystem inkl. dokumenter Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Riksrevisjonen om fagsystem i kommunal sektor "Elektroniske systemer Undersøkelsen viser at mange elektroniske

Detaljer

I paragrafenes tegn. Revisjon av arkivloven med forskrifter

I paragrafenes tegn. Revisjon av arkivloven med forskrifter I paragrafenes tegn Revisjon av arkivloven med forskrifter Bakgrunn Dagens arkivlov Jeg var villig til å svelge mye, bare jeg fikk en arkivlov. Riksarkivar John Herstad om sitt forhold til NOU 1987:35

Detaljer

TILPASSET NORMALINSTRUKS

TILPASSET NORMALINSTRUKS TILPASSET NORMALINSTRUKS for arkivdepot IKA Opplandene (IKAO) Oppfølging av Eiermøtet 2014 sak 5, om synliggjøring av basistjenester og tilleggstjenester. Gitt med hjemmel i arkivforskriften 5-12 1 Innhold

Detaljer

Forelesning og de faglige «greiene»

Forelesning og de faglige «greiene» MB1 MB2 Periodsering en arkivfaglig gjennomgang 20.4.2015, Martin Bould, med fagleder arkiv Nina Haugen Eidsvoll kommune Forelesning og de faglige «greiene» Slide 1 MB1 MB2 Bestilling - fikse på foilene

Detaljer