INNKALLING TIL ÅRSMØTE I OUSTØEN COUNTRY CLUB Det innkalles herved til ordinært årsmøte i Oustøen Country Club

Transkript

1 INNKALLING TIL ÅRSMØTE I OUSTØEN COUNTRY CLUB Det innkalles herved til ordinært årsmøte i Oustøen Country Club Onsdag 25. februar 2009 kl Shippingklubben Haakon VII's gt. 1 Årsmøte i Oustøen Country Club Til behandling foreligger: 1. Godkjennelse av innkallingen, valg av møteleder og valg av 2 medlemmer til å tegne protokollen sammen med møteleder. 2. Styrets beretning for Revidert regnskap for 2008 med revisors beretning og Kontrollkomiteens rapport. 4. Styrets forslag til kontingenter og avgifter. Maksimalt antall medlemmer. 5. Styrets forslag til budsjett for Valg av styre. 7. Valg av revisor. 8. Valg av valgkomité. 9. Valg av kontrollkomité. 10. Styrets forslag A Vann og avløpstilknytning til Vestfjorden Vann og Avløp (VVA) 11. Styrets forslag B Hunder på banen 12. Informasjon oppfølging av investeringsbehov for OCC Vi minner om at kun aktive seniormedlemmer registrert per har stemmerett på årsmøtet. Medlemsrettigheter, herunder stemmerett, opphører hvis medlemmet skylder kontingent for mer enn 1 år. Ingen har mer enn en stemme og det kan ikke stemmes ved fullmakt. Det inviteres til middag etter møtet. Treretters meny tilbys for kr og styret håper at mange vil delta. Påmelding til middagen kan gjøres på E-post til tj@occ.no innen mandag 23. februar 2009 (evt på mobilnummer ) Oslo, 27. januar Oustøen Country Club Trond Haug Formann Hans Jacob Fredriksen, Barry Kirk (s), Anka Andresen, Anette Mellbye (s), Emil Steen

2 Årsmøte Oustøen Country Club 2009 side 2 STYRETS BERETNING 2008 Oustøen Country Club er en selveiende klubb/forening med utelukkende personlige medlemmer, der golfbanen og klubbhuset med restaurant og hotelldrift er kjernen i klubbens virksomhet. Styret i OCC har i perioden bestått av: Formann: Trond Haug Viseformann: Hans Jacob Fredriksen Styremedlem: Anka Andresen Styremedlem: Barry Kirk Styremedlem: Anette Mellbye Styremedlem: Emil Steen Styret har i perioden hatt 9 styremøter, 1 møte med grunneiere, 2 møter med Kontrollkomiteen og innkalt til og avholdt 1 ekstraordinært årsmøte. De enkelte styremedlemmene har dessuten vært engasjert i ulike komiteer. Medlemsstatistikk Livsvarige Aktive Eldre junior 4 2 Juniorer Sum aktive Passive Sum medlemmer Det er registrert 15 nye aktive. Med fradrag av antall utmeldinger gir dette til sammen 745 aktive medlemmer, som er en netto økning på 2 aktive i løpet av Følgende medlemmer i Oustøen Country Club har gått bort siden forrige årsmøte: Elisabeth Bugge Erik Nestegård Sesongen 2008 fikk en pangstart etter åpningen 26. april med overraskende tørre og fine baneforhold tatt i betraktning tykk is som dekket store deler av spillefeltene gjennom vinteren og våren. Vi unngikk isbrann etter resolutt og rettidig innsats fra vår administrasjon og våre banefolk. Tørt og godt spillevær i mai og meste av juni skapte stor spilleaktivitet og høy omsetning i restaurant og hotell. Kunstig vanning måtte til av greener og tees i denne perioden som resulterte i fine greener fra tidlig i mai. Fairways fikk mindre borevann og ble tette og grønne først i juli. Før St. Hans fikk vi væromslag i slutten av juli kom det kaskader. Mangelfull eller manglende drenering skapte vanskelige spilleforhold, selv etter dager med god tørke. Vanndammer på noen av de gamle spillefeltene var et gjengs syn ut sesongen. Om det var mye eller lite vann vår greenkeeperstab presenterte for oss en golfbane av gjennomgående jevn, god standard sesongen. Under vårt valgte motto medlemmene i fokus la også hotell- og restaurantbetjeningen seg ekstra i selen for å gi ordene mening. Velsmakende og gode opplevelser er blant de få virkemidler vi har til å påvirke medlemmenes bruk av klubben, invitere gjester og overnattende. Med en viss uro registrerer vi at selv i weekends har vi ofte ledig rom, for ikke å snakke om hverdager og i perioder med vekslende vær. Administrasjonen mangler derfor ikke utfordringer når ett av målene våre er å oppnå en forutsigbar og god hotell- og restaurantdrift i nær økonomisk balanse. Årets driftsunderskudd i denne avdelingen er halvert i forhold til fjoråret og er med hjelp av ubenyttet restaurantforskudd, bedre enn årets budsjett. 2

3 Årsmøte Oustøen Country Club 2009 side 3 Tim Johansen overtok etter Einar Tveit som klubbens daglig leder 1. mars 2008 og ble fast ansatt etter prøvetidens utløp. Hans offisersutdannelse og -karriere koplet med mangeårig erfaring fra golfklubb- og sportsadministrasjon gjorde at han på kort tid lærte seg OCC. Vi har med glede erfart Tim s gå-på humør og hans gode egenskaper til å få medarbeidere med seg og trekke i lag. Arbeidsoppgavene hans i OCC er av svært varierende karakter, ofte stressende i sesongen mens vinteren gir rom for avsluttende og forberedende arbeid. Tim har vist at han kombinerer dette på en naturlig, effektiv og fin måte og styret takker ham for hans store innsats, hans levende engasjement og godt samarbeid! Klubbens inntekter er i hovedsak gitt, men tallet på regnskapets bunnlinje påvirkes selvfølgelig av de variable inntektene (baneutleie, g/fees, sponsorinntekter m.m). Tim var ikke varm i stolen da et par store, årvise sponsorer dessverre valgte å hoppe av tross underliggende avtaler. Sesongåpning sto for døren og uten Tim s erfaring og nettverk innen denne form for næring, ville bunnlinjen i år sett mindre attraktiv ut. I en fei fant han nye sponsorer som delvis kompenserte for frafallet av de gamle. Samtidig har administrasjonen jaget kostnader et arbeid viss fulle effekt vises først i Klubben har motiverte og dyktige ansatte med liten utskifting i arbeidsstokken. Bygninger og brygger. Skadene på låvetaket var mer omfattende enn vi hadde regnet med, og reparasjonen kostet hele kr Feil på det elektriske anlegget i klubbhuset skapte branntilløp 17. mai. Mindre utbedringer må til før dagens strenge krav tilfredsstilles. Styret anser bygningsmassen nå som brukbart vedlikeholdt, bortsett fra sidebygningen som hittil ikke har nådd opp i kampen om vedlikeholdskronene. Styret ønsker å gi denne bygningen nødvendig prioritet i 2009 og at vedlikeholdet utføres når vi har håndverkere på tunet likevel i.f.m. arbeidene knyttet til flytting av verkstedet. Verkstedprosjektet og innvendig ombygning av låven ble vedtatt i ekstraordinær generalforsamling 18. juni Et for oss til da ukjent, men gammelt kommunalt bevaringsvedtak av bondegården med omkringliggende bebyggelse - om at ingen forandring av bestående bebyggelse eller nybygg tillates oppført innenfor vernet sone - satte en effektiv stopper for vedtaket om nytt verkstedbygg. I samarbeid med grunneier, nye arkitekter og kommunen har vi funnet frem til løsning om å beholde verkstedet i låven, men i ny lokalisering. Styret kan forsikre medlemmene om at løsningen er eneste og beste mulighet for å sikre banestab og ansatte gode, lovlige og fremtidsrettede arbeids- og boforhold. Vårt ønske om å verne gårdstunet for maskintrafikk er også ivaretatt ved at all forflytning foregår til og fra bak låven. To nye låvedører i sydveggen av låven vil åpne for grei inn- og utkjøring. Slike fasadeendringer krever imidlertid godkjenning fra kommunens kulturminneavdeling, noe arkitekten mener vil foreligge om ikke lenge. Arbeidene forventes å starte tidlig i februar og stå ferdige i mai. Arkitektens skisser over fasader og innvendig arealdisponering vedlegges. Forøvrig viser vi til formannens tidligere web- og e-postinformasjoner til medlemmene om saken. Styret mener verkstedprosjektet i beskrevet form kan realiseres innenfor de tidligere vedtatte, økonomiske rammer. Det har vært holdt 2 brannøvelser i løpet av sesongen. Bryggene ble gjenstand for vanlig vedlikehold før og under sesongen. Banen. Vi har vært spart for større arbeider på banen i år. Utbedring av tett drenering på hull 2 ble dessverre synlig lengre enn håpet. Under arbeidets gang ble det avdekket store skader på hoveddreneringen som er gammel og moden for utskifting. (Se 2009 budsjettet for styrets planer.) Området til venstre mellom utslag og green på hull 15 ble det ryddet for busker og trær. Fjærning av vegetasjon som skapte skygger på tee- og greenerområder er også utført i den utstrekning grunneier har tillatt det. Vann, for mye eller for lite, eller dens kvalitet skaper som nevnt problemer for oss. Løsninger vurderes forløpende. Et revitaliseringsanlegg for vann som bl.a. minsker kalkavsetninger i rør, kjøkkenmaskiner, varmtvannsberedere, etc. ble utprøvd gjennom sommeren med positivt resultat, men kort av forventningene (etter 2-3 måneders bruk). Anlegget er derfor demontert og levert tilbake uten kostnader for oss. 3

4 Årsmøte Oustøen Country Club 2009 side 4 Dammene ble renset av egne ansatte i år for plante- og algevekster og vi håper etter hvert at bioorganismer skal gjøre jobben for oss. Klubben har en tilpasset og bra vedlikeholdt maskinpark for å løse de oppgaver baneavdelingen er satt til å gjøre. Morten Greenkeeper og hans stab fortjener ros for jobben utført! Klubbhuset Omsetningen i restaurant og hotell var noe høyere iår enn i de siste par sesongene. Belegget på hotellet har vært brukbart, både på ukedager og i helgene, men vi har fremdeles mye ledig kapasitet. Prispolitikken har vært å holde dem på et moderat nivå. En merkbar kostnadsøkning på råvarene ble registrert særlig i 3 kvartal. Dette presset nødvendigvis marginene og driften viser også i år et underskudd. Det positive er at kvaliteten er hevet og at underskuddet er halvert fra året før. Vi takker Patrik og hans stab for stor innsats, god mat og servering, vennlig og imøtekommende betjening gjennom hele sesongen. Klubbhuset er utsmykket med kunst fra Tore A. Holms samlinger. Tore arrangerte også en temporær utstilling i klubbens selskapslokaler i låven i år, hvor medlemmene ble presentert for malerier av bl.a. Olav Christoffer Jensen og franske Philippe Cognee, alle fra Tores samling. På medlemmenes vegne takker styret Tore for hans generøse tilbud og entusiasme utvist i utsmykkingen av klubben. Vi vil også få Takke Gunnar Støltun for lån av malerier for utsmykning av hotell-delen i klubbhuset. Ferge Takket være Jacob Bastesen og hans BORKA av Oslo, gikk tilbringertjenesten trygt og sikkert. Avtalen er fornyet også for Sekretariatet. Daglig leder har vært tilgjengelig så langt det har vært mulig igjennom sesongen. All informasjon er gitt på hjemmesidene og via e-post. De som hadde gitt beskjed om at de ønsket informasjon pr. post (snail mail) har selvsagt fått det. Firmaturneringer, sponsor- og reklameinntekter Firmaturneringer på mandager, 2 sponsoravtaler og hullreklame bidro med ialt kr ,- til driften. Dette er kr mer enn i 2007 og representerer 13 % av klubbens ordinære driftsinntekter, eksklusive restaurant. Styret tror ikke denne virksomheten har vært til nevneverdig sjenanse for medlemmene. Klubbturneringer og sosiale aktiviteter Nye medlemmer opptatt i klubben de siste to årene ble i år invitert i slutten av mai til et bli-kjentmed møte hvor de lærte et samlet styre, administrasjon og betjening å kjenne. Sommerfesten ble i år arrangert i forbindelse med den siste turneringen før ferien. Nok en stor aften i strålende sol med dans både ute og inne. Snarøen Dixi Band spilte glade toner og er bestilt til neste fest den 13. juni Hold av dagen! Hele 14 klubbturneringer ble arrangert gjennom sesongen Spesielt bør nevnes turneringen for juniormedlemmer, som også var åpen for barn og barnebarn av medlemmer. Shot-gun tuneringene er viktige bidrag til å skape godt sosialt miljø i klubben. Selv om de er populære har vi plass til mange flere deltagere. Å vinne banketten er nesten like viktig som å gå seirende ut av konkurransen! OCC Matchplay ble innført i 2008 med god deltakelse. Vinnerne ble Anka Andresen og Einar Broch Nielsen. Denne turneringen settes også opp i 2009, i tillegg til at det settes opp en Ektepar-match, med sosial samling etterpå. 4

5 Årsmøte Oustøen Country Club 2009 side 5 Tirsdagsklubbens medlemmer feiret sitt 40. års jubileum ved å invitere sine damer/ledsagere til jubileumskonkurranse og -middag 1. juli I strålende sol selvfølgelig - og full terrasse. Under Christian Langaards omsorgsfulle, men myndige ledelse møtes spillerne i nær sagt all slags vær, til ukentlige Stableford-konkurranser etterfulgt av premieutdeling under bespisninger iført proper attire. Knut Backhe overtok i høst presidentvervet i Tirsdagsklubben når Christian Langaard nå valgte å tre tilbake etter 14 års virke. Styret takker Tirsdagsklubben for dets virke og sterke bidrag til OCC s drift og miljø. Torsdagsklubben - er åpen for alle medlemmer av det svake kjønn. Damene er godt organisert, i år under Elisabeth Wiser s ledelse og er et meget populært innslag i klubbens sportslige og sosiale hverdag. Styret takker Torsdagsklubben for dets engasjement og miljøskapende bidrag. Klubbmestre i 2008: Vi gratulerer: Damer: Anka Andresen Over 55 år: Bodil Ullring Herrer: Jeppe Broch Nielsen Over 55 år: Trond Haug Norgesmester senior 2008 Trond Haug Økonomi Regnskapet er gjort opp med et overskudd på kr ,06 Klubben har hatt god likviditet gjennom sesongen. Forutsetning for fortsatt drift er til stede og regnskapet er satt opp på basis av dette. Klubben har hatt 7 fast ansatte, 4 på banen, 2 knyttet til restaurant/klubbhus og 1 i administrasjon. Det har gjennom sesongen vært 21 andre ansettelsesforhold av varierende lengde. Til sammen representerer dette ca 12 årsverk. Arbeidsmiljøet er godt og sykefraværet har vært under 2 %. Virksomheten forurenser i den grad det er nødvendig for driften av golfbane og klubbhus. OCC har et offentlig godkjent renseanlegg for kloakk, og vi benytter så lite sprøytemidler som mulig. OCC holder seg oppdatert på hva som er lov å bruke og forholder oss til det. Denne bevisstheten medvirker til å begrense forurensingen til et minimum. Oslo, 27. januar 2009 Oustøen Country Club Trond Haug Formann Hans Jacob Fredriksen, Barry Kirk (s), Anka Andresen, Anette Mellbye (s), Emil Steen 5

6 Årsmøte Oustøen Country Club 2009 side 6 SAK 3 REGNSKAP Budsjett 08 Note Driftsinnteker Salgsinntekt Restaurant/Hotell Inntekter bane Driftsinntekter Varekostnad Driftsresultat Kostnader Lønnskostnad Kostnader bane Avgifter, strøm Anskaffelser, vedlikehold Administrasjonskostnader Andre kostnader Driftskostnader Driftsresultat Finansinntekter Finanskostnader Finansresultat Resultat Note 1 - Salgsinntekter Salgsinntekter Restaurant/Hotell er kr ,- over budsjett. Budsjettet var satt konservativt lavt, kr ,- under resultatet for Det er en økning i omsetning fra året før på kr ,-. Det er hovedsak omsetning på mat og øl/mineralvann, samt kr ,- mer i ubrukt restaurantforskudd som drar omsetningen opp. Totalt var kr av restaurantforskuddet ikke benyttet ved stengning. Utleie av rom var identisk med Note 2 Inntekter Bane Kontingenter ble som budsjettert. Sponsorinntekter og baneleie var over budsjett, innmeldingsavgifter kr over budsjett, mens greenfee ca kr ,- under budsjett. Note 3 - Varekostnader Varekostnader var kr ,- høyere enn i 2007 og i forhold til budsjett speiler den økt omsetning i restaurant. Note 4 - Lønnskostnader Lønnskostnader er totalt kr ,- over budsjett. Økningen skyldes underbudsjettering av en kokk, avviklingen av en fast ansatt alt mulig mann og noe mer bruk av timeansatte i restaurant, som skyldes noe lav budsjettering i forhold til faktiske åpningstider. 6

7 Årsmøte Oustøen Country Club 2009 side 7 Note 5 Kostnader bane Enkeltposter varierer i forhold til budsjett, men totalt sett lå kostnadene ca kr ,- under. Dette vil variere fra år til år, avhengig av hva som går i stykker og må repareres/anskaffes. Lavere kostnader på vanningsanlegget og frø/gjødsel utgjør halvparten av beløpet. Note 6 Anskaffelser/vedlikehold Vi reparerte taket på låven, som var en uforutsett/ikke budsjettert kostnad på kr ,- I tillegg hadde vi mange dyre reparasjoner på det elektriske anlegget i klubbhuset grunnet jordfeil og branntilløp. Note 7 - Administrasjonskostnader Overskridelsene skyldes telefoni ca kr ,- og regnskapshonorarer ca kr ,- over budsjett. Telefoni er omtrent som i 2007, og økte regnskapshonorarer kommer i hovedsak av mye arbeid i januar for å finne differanse i kassesystem, samt overlapping med ny daglig leder. Note 8 Andre kostnader Enkeltposter varierer. Overskridelsen skyldes i hovedsak at vi har kostnadsført og strøket båter fra balansen. Samtidig var drift av båter høyer enn budsjettert Til årsmøtet i Oustøen Country Club BERETNING FRA KONTROLLKOMITEEN I OCC FOR 2008 Kontrollkomiteen har i regnskapsåret 2008 avholdt tre møter og i tillegg deltatt i to ordinære styremøter i OCC. Kontrollkomiteen har i regnskapsåret ført løpende tilsyn med klubbens økonomi og mener at: - disse midler er anvendt i henhold til lover, vedtak, bevilgninger og økonomiske rammer fattet av årsmøtet. - styret og administrasjonen har oppfylt sin plikt og sørget for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapet i samsvar med lov og god bokføringsskikk. - klubbens regnskapsførsel er pålitelig og at årsregnskap og -rapporter gir et korrekt uttrykk for klubbens drift, forvaltning og finansielle stilling. Bærum, 4. februar 2009 Stein Fivel (sign.) Sigurd-Armand Hauge (sign.) 7

8 Årsmøte Oustøen Country Club 2009 side 8 Periode Balanse Konto Navn Inng. saldo Saldo 2008 Saldo 2007 Eiendeler Anleggsmidler Tomter, bygninger o.a. fast eiendom 1120 Klubbhus , , ,74 Sum Tomter, bygninger o.a. fast eiendom , , ,74 Skip, rigger, fly og lignende 1223 GH 14 med 30HK Mercury ,00 0, ,00 Sum Skip, rigger, fly og lignende ,00 0, ,00 Sum Anleggsmidler , , ,74 Omløpsmidler Varer 1460 Varebeholdning , , ,00 Sum Varer , , ,00 Kundefordringer 1510 Fakturaer restaurant 0, ,00 0,00 Sum Kundefordringer 0, ,00 0,00 Andre fordringer 1500 Medlemmer , , , Påløpt inntekt 0, ,00 0, Lån ansatte 6 750,00 0, , Forskuddsbetalte utgifter , , , Forskuddsbetalt verksted 0, ,80 0,00 Sum Andre fordringer , , ,00 Bankinnskudd, kontanter og lignende 1920 Bank , , , Bank , , , Bank , , , Bank rest , ,04 330, Bank skatt , , ,32 Sum Bankinnskudd, kontanter og lignende , , ,58 Sum Omløpsmidler , , ,58 Sum Eiendeler , , ,32 8

9 Årsmøte Oustøen Country Club 2009 side 9 Balanse Konto Navn Inng. saldo Saldo 2008 Saldo 2007 Egenkapital og gjeld Egenkapital Selskapskapital 2010 Andelskapital , , ,00 Sum Selskapskapital , , ,00 Annen egenkapital 2052 Byggefond , , , Udekket tap , , ,41 Resultat 0, ,06 0,00 Sum Annen egenkapital , , ,41 Sum Egenkapital , , ,59 Gjeld Gjeld til kredittinstitusjoner langsiktig gjeld 2220 Gjeldsbrevlån , , ,00 Sum Lansiktig gjeld , , ,00 Leverandørgjeld 2400 Leverandører , , ,14 Sum Leverandørgjeld , , ,14 Skyldig offentlige avgifter 2600 Forskuddstrekk , , , Utg. m.v.a. 0, ,80 0, Inng. m.v.a. 0, ,97 0, Inng. mva mellomsats 0,00 599,76 0, Oppgjør m.v.a ,00-1, , Skyldig arbeidsgiveravgift , , , Avsatt arb.g.avg. av feriepenger , , ,00 Sum Skyldig offentlige avgifter , , ,81 Annen kortsiktig gjeld 2930 Skyldig lønn , , , Skyldig reiseoppgjør 0, ,00 0, Avsatt feriepenger , , , Påløpte kostnader , , , Påløpne honorarer , , ,00 Sum Annen kortsiktig gjeld , , ,78 Sum Gjeld , , ,73 Sum Egenkapital og gjeld , , ,32 9

10 Årsmøte Oustøen Country Club 2009 side 10 SAK 4 - AVGIFTER OG KONTINGENTER I Kontingenter. Styret foreslår å ikke endre kontingentene. Innmeldingsavgifter. Styret anbefaler å ikke endre denne avgiften, sett i lys av byggeavgift som også faktureres nye medlemmer på andeler som ikke har betalt denne avgiften. Forslag innmeldingsavgifter og kontingenter. Innmeldingsavgift hovedmedlem kr Innmeldingsavgift ektefelle/samboer kr Innmeldingsavgift junior kr Kontingent aktiv senior kr Kontingent passiv senior kr Kontingent junior kr Greenfee senior kr Greenfee junior kr Avgifter til skap, tralle og bilplasser foreslås uendret, men må tillegges mva. SAK 4B - ANTALL MEDLEMMER. Registrering av antall spilte runder med dato og tidsangivelse i løpet av fortsette i sesongen Dette vil gi verdifull informasjon m.h.t. å vurdere tak på antall aktive medlemmer i klubben. Ordningen blir elektronisk i 2009, da den manuelle registreringen ikke var nøyaktig og tydelig nok. Det ble spilt i underkant av 6000 runder totalt i Styret ber om årsmøtets fullmakt til å ta inn nye medlemmer innenfor en ramme på 750 aktive medlemmer i SAK 5 BUDSJETT Budsjett 2008 Budsjett 2009 Note Driftsinntekter Salgsinntekt Restaurant/Hotell Inntekter bane Driftsinntekter Varekostnad Driftsresultat Kostnader Lønnskostnad Kostnader bane Avgifter, strøm Anskaffelser, vedlikehold Administrasjonskostnader Andre kostnader Driftskostnader Driftsresultat Finansinntekter Finanskostnader Finansresultat Resultat

11 Årsmøte Oustøen Country Club 2009 side 11 NOTER BUDSJETT Inntekter Budsjettet forutsetter at Styrets forslag til kontingenter og avgifter vedtas, og at aktivitetsnivået blir som de to siste år. Forslag til innmeldingsavgifter forutsetter at ca 7 par melder seg inn i klubben, og Styret mener fortsatt at det er fornuftig å budsjettere konservativt. Øvrige inntekter forventes å bli på linje med inntekter i Bane Det budsjetteres med kjøp av sand og grus for kr ,-. Dette må kjøpes med jevne mellomrom, og det er tre år siden sist. Det er budsjettert med dreneringsarbeider for kr ,-. 11 Anskaffelser, vedlikehold Kjøkkenet må ha ny multi-funksjonsovn. Klubbhuset er 10 år gammelt og trenger sliping av gulv og oppgraderinger i elektrisk anlegg. 12 Administrasjonskostnader Klubben har inngått avtale med Lindorf om faktureringstjenester, for bedre kontroll og oppfølging med kontingenter og fakturaer. SAK 6 - VALG AV STYRE Trond Haug har sittet som formann i 1 år. Valgkomiteen har innstilt følgende som tillitsvalgte i Oustøen Country Club og Interessentskapet Oustøen: Formann Trond Haug 1 år Viseformann Hans Jacob Fredriksen 1 år Barry Kirk 1 år Anette Mellbye ikke på valg Emil Steen ikke på valg Brit Aukner 2 år SAK 7 - STYRETS FORSLAG TIL VALG AV REVISOR Statsautorisert revisor Herman Skibrek - PriceWaterhouseCoopers SAK 8 - STYRETS FORSLAG TIL VALGKOMITÉ Styret foreslår følgende: Formann John Schia 1 år Stein Aukner 1 år Arne H. Nielsen ikke på valg SAK 9 - STYRETS FORSLAG TIL KONTROLLKOMITÉ Styret foreslår følgende: Stein Fivel Sigurd-Armand Hauge 11

12 Årsmøte Oustøen Country Club 2009 side 12 SAK 10 - STYRETS FORSLAG A VANN OG AVLØPSTILKNYTNING TIL VESTFJORDEN VANN OG AVLØP (VVA) Det refereres til innkalling til og referat fra OCC og OI s ekstreaordinære Årsmøter 18. juni VVA er et mva-pliktig aksjeselskap med formål transport av kommunalt ferskvann og avløp fra bebodde øyer i Vestfjorden fra og til Asker kommunes fastlandsnett. VVA teller idag 311 medlemskap hvorav 40 tilhører Oustøen. Scheens vei VVA s nærmeste pumpestasjon og tilkoplingspunkt nord på Lille Oust (Klavenessodden). Hvorfor må OCC knytte seg til VVA vi har jo idag et godkjent anlegg? OCC får idag sitt ferkvann fra grunnvannet som pumpes opp gjennom 5 borehull hvorav ett forsyner klubbhus og øvrig bygningsmasse. Avløpet er to-delt. Kloakken samles i tett tank og tømmes/fraktes til fastlandet pr bil. Gråvannet filtereres gjennom spredningsnett i hagen anlagt i 1993/4 med kommunal godkjenning i 10 år. Det er nå 15 år gammelt og det er kun spørsmål om tid før det blir gjenstand for kommunal kontroll. Mettet jordsmonn er faren og vil kunne føre til påbud om stengning. Med VVA-anlegget i drift i Vestfjorden siden 2004 forligger det nå et altrenativ. Kommunen er derfor restriktive med hensyn til forlengelser og fremhever VVA-tilknytning som den eneste fremtidige løsningen. Grunnvannsforholdene i indre Oslofjord er ikke gode og blir ikke bedre med årene, iflg Bærum Kommune. Fagetaten der er engstlig for økt saltvannsinntregning i grunnvannslommene under Oustøen/Brønnøya og økt bakterieflora etter forskjelligartet forurensing. Særlig har dette aktualitet i tørkeperioder når grunnvannet pumpes opp i store mengder for golfbanevanning og trykket i grunnvannslommene minker. Høyt kalkinnholdet i grunnvannet skaper også problemer for restaurant- og kjøkkendriften vår. Kalkavleiringer innvendig i alle rør, kjøkkenmaskiner, vannkolber, dusjhoder og beredere, service og bestikk m.m. reduserer over tid vanntrykket, utstyrets levetid og nødvendiggjør manuell rensing, tørking av glass, service og bestikk m.m. OCC har i tillegg kostnader på UV- og saltrenseanlegg, godkjenning av vannprøver i laboratorier og tømming av kloakk på ca kr ,- pr år. VVA-ferskvannet fra Asker kommune (Holsfjorden) er et rent og godt vann uten slike lyter og begrensninger. Hva skal det koste? 1. OCC må kjøpe seg inn på det eksisterende VVA-anlegget for kr som dekker OCC`s andel av byggekostnaden for dette anlegget til ca. kr OCC må selv bekoste sjøledning fra eksisterende VVA-anlegg frem en pumpestasjon vis a vis "Smia". 3. OCC må selv bekoste en stikkledning fra pumpestasjonen og frem til Klubbhuset 4. OCC må selv bekoste kommunal tilknytningsavgift til Asker Kommune. Tilsammen beløper 1-4 seg til kr Hvorfor skal OCC bekoste hele infrastrukturen? I leieavtalen mellom grunneier og OCC av C heter det: Utleier er berettiget til vederlagsfritt å utta vann fra borebrønnene til eiendommens øvrige hus (ikl. Bnr. 629, 190, 674, og 632). Likeledes vederlagsfri tilkobling til eventuelt vann- og kloakkanlegg O.C.C. har anlagt/eventuelt kommer til å anlegge. I verst tenkelige scenario kunne dette omfattet betydelig større kostnader for OCC ifm tilkobling: 1. Oust Heibergs andel av byggekostnadene for det eksisterende VVA anlegget for hans 5 eiendommer, som beløper seg til kr Oust Heibergs stikkledninger til hans 5 eiendommer, som beløper seg til ca. kr Representanter for OCC styre og administrasjon har hatt flere møter med grunneier for å søke å komme til enighet. Vi har kommet frem til et kompromiss der OCC bekoster sjøledningen til Scheens vei, samt 3 andeler og kostnader ved egne stikkledninger, som ligger til grunn for kostnadsoverslaget over, mot at Grunneier bekoster selv punktene 1. og 2. over. 12

13 Årsmøte Oustøen Country Club 2009 side 13 Hvordan skal det finansieres? Forskjellige måter å gjøre det på er: a) alle OCC s aktive og passive, voksne medlemmene betaler en VVA-avgift à kr i ett eller flere avdrag i b) at klubben tar opp gjeldsbrevlån, (med sikkerhet i årsmøtevedtak) og justerer årskontingentene deretter. c) en kombinasjon av disse. Styrets syn og forslag Styret mener at det uansett vil være riktig og viktig for OCC å vedta en VVA-tilknytning nå. Kommunen kan når som helst pålegge OCC en slik tilkobling, om de finner bestående anlegg utilstrekkelig. Vi tror heller ikke det blir billige senere. (OCC takket nei til VVA-tilknytning for noen år siden, den gang prisen var under det halve!) Hele klubbhusdriften blir sikret et kommunalt ferskvann av beste kvalitet og kvantitet samt et moderne avløps- og kloakkanlegg uten årlig tømming og odørproblemer. Videre vil det øke kapasiteten for banevanning da også det 5. borehullet kan tilknyttes banen. Styret søker derfor årsmøtet s vedtak om: (1) å kjøpe seg inn i det bestående anlegget for kr og (2) inngå bindende avtale om VVA-tilknytning til Scheens vei i.h.t. kostnadsoverslaget. Til orientering: Årlig vann og avløpsavgifter til Akser kommune betales iht vannforbruk. Vannmåler. Ved 500m3 ca. Kr Årlige VVA-driftskostnader beregnes også etter vannforbruk. Ved 500m3 ca Denne avgiften til drift av det private anlegget regner vi med vil forsvinne innen få år da det jobbes mot at Asker og Bærum Kommune overtar driften av anlegget. Disse interne driftskostnadene vil da fordeles på alle innbyggere i Asker og Bærum og bli gjenspeilet i de kommunale vann og avløpsavgiftene på forbrukt vann. Oslo, 27. januar 2009/th OCC TILKNYTNING TIL VVA TOTALT ANLEGG INKLUSIV KOMMUNAL TILKNYTNINGAVGIFT AV OCC BYGNINGER, PUMPESTASJON, LAND-OG SJØLEDNINGER OG TILKNYTNING TIL EKSISTERENDE ANLEGG I F (0,45 MILL.NOK) = 3 MILL. NOK. OUST HEIBERG BEKOSTER OG TILKNYTNING TIL EKSISTERENDE ANLEGG I F FOR 5 EIENDOMMER (0,75 MILL.NOK) SAMT KOMMUNAL TILKNYTNINGAVGIFT FOR SINE BYGNINGER (FOR DETALJER SE EGET KOSTARK) TIL NESØYA 13

14 Årsmøte Oustøen Country Club 2009 side 14 Kostnadsoverslag for tilknytning av OCC til VVA ved Scheens vei. Post Beskrivelse Antall Meter Enhetspris Beløp 1 Grøft i løsmasse fra Scheens vei til vannkant Grøft i fjell ved herretee nr Arbeid med rør i sjø inkl. skjøting Grøft i fjell fra sjøkant til pumpestasjon Grøft fra pumpestasjon til Klubbhus i løsmasse Leveranse og montasje av lodd Rigg for sjøledning RS Leveranse av rør RS Leveranse av rørdeler og armatur RS Vannkum Avløpskummer Pumpestasjon inkl. montasje Utjevningstank Trykkøkningstasjon Utjevningstank vann inkl. armatur El. Tilknytning til hovedpumpestasjon RS Oppretting og grusing av veier RS Riggkostnader avrundet RS Planlegging,admin,oppfølging i byggeperioden RS Totalt eks. mva Prisstigning siden skisseplan. ( 10%) mva Totalt inkl. mva Uforutsett / uspesifisert RS Tilknytningsavgift til Asker Kommune. (1000 kvm.) Rørleggerarbeid internt OCC bygninger RS Aksjer i VVA TOTALT FERDIG ANLEGG TOTALT FERDIG ANLEGG AVRUNDET SAK 11 STYRETS FORSLAG B HUNDER PÅ BANEN Årsmøtet i januar 2008 vedtok som en prøveordning for 1 år at hunder kan bringes med på golfbanen under spill forutsatt de føres i bånd og at hundene forlater klubben umiddelbart etter spill. Styret har ikke mottatt klager under prøveperioden og foreslår gyldigheten av vedtaket forlenges inntil årsmøtet bestemmer annet. 14

15 Årsmøte Oustøen Country Club 2009 side 15 SAK 12 INFORMASJON; INVESTERINGSBEHOV FOR OCC. Oppgraderingen av hullene 2-12 på golfbanen som ble foretatt i 2007 var i manges øyne både påkrevet og vellykket utført. På årsmøtet i fjor forespeilet styret medlemmene om muligheten for å gå videre med alternative baneforbedringer på hullene Disse forslagene var omfattende og relativt kostbare. Årsmøtet samlet seg om å gi nytt verksted høyeste prioritet. Baneoppgraderingen ble derfor lagt på is, bortsett fra noen mindre utbedringer som egen banestab selv utførte i Der ligger de fortsatt kaldt fordi tilbakemeldinger vi fikk fra mange medlemmer gikk ut på at banen er god nok som den er og at de synes grensenytten av de foreslåtte investeringene synes å være er for liten. Sommerens drift har imidlertid avdekket akutte behov for a) større grunnvannskapasitet i tørkeperioder og b) bedre drenering i fuktige. Styrets samtaler med bl.a. kommunen om grunnvannsituasjonen i Oslofjorden med tanke på vårt eget vann og avløpsanlegg fikk oss rakt til å sette fokus på dette. Se styrets forslag B i innkallingen til årsmøtet. Gress er som kjent avhengig av vann til røttene for å vokse, men for gress som står i eller under vann, er vannet som gift for gresset. Gamle og delvis ødelagte/ tette drensrør eller mangel på sådanne skaper slike områder, særlig på den gamle delen. Dette ønsker vi å utbedre i tiden fremover. Jo før vi oppnår en god vannavrenning etter regnvær og et relativt tørt gress og gro-sjikt, jo før kan det være regningssvarende å dresse/sande fairways for å gi luft til røttene og derigjennom oppnå bedre vekstvilkår. Dette har ikke vært gjort på mange år. Drenering og sanning er derfor høyt prioriterte oppgaver se noter under budsjettet for Taket på sidebygningen forfaller mens vedlikeholdet har vært skjøvet de siste 5-6 årene. Vi ønsker å gjøre noe med det i år. OCC Turneringsprogram apr Lørdag Dugnad 02.mai Lørdag Åpningsturnering 16.mai Lørdag OCC Scramble 23.mai Lørdag Karna og Egil Poulsen pokal 01.jun Mandag Pinseturnering 06.jun Lørdag Stiftelsescup 10.jun Onsdag OCC Samarbeidspartnere 13.jun Lørdag GOD SOMMER - OCC Scramble Sommerfest 19.jun Fredag Ekteparmatch Rekeaften 15.aug Lørdag FAT TROUT 22.aug Lørdag Klubbmesterskap R1 23.jan Søndag Klubbmesterskap R2 29.aug Lørdag OCC Scramble 05.sep Lørdag Aase Hvindens og Ola Wattnes Pokal 06.sep Søndag Juniorturnering 12.sep Lørdag 2 køller og putter 10.sep Torsdag OCC Samarbeidspartnere 19.sep Lørdag Flaggkonkurranse 23.sep Onsdag Finale i Onsdagsmatchen 10.okt Lørdag Avslutningsturnering 15

16 Årsmøte Oustøen Country Club 2009 side 16 Uttalelse fra ledelsen PricewaterhouseCoopers Pb. 748 Sentrum N-0106 Oslo 9. februar 2009 I forbindelse med Deres revisjon av regnskapet for Oustøen Country Club pr , bekrefter vi at regnskapet blir avlagt i overensstemmelse med det gjeldende rammeverket for økonomisk rapportering. Vi bekrefter etter beste evne og overbevisning følgende uttalelser: Vi erkjenner vårt ansvar for implementering og drift av intern kontroll-systemer som er utformet for å forhindre og avdekke misligheter og feil. Vi mener at virkningen av den ikke-korrigerte feilinformasjonen i regnskapet som revisor har avdekket under revisjonen, er uvesentlig, både enkeltvis og samlet, for regnskapet sett som helhet. En oppsummering av slike poster følger som vedlegg. Vi har gitt revisor opplysning om resultatene av våre vurderinger av risikoen for at regnskapet kan inneholde vesentlig feilinformasjon som følge av misligheter. Det har ikke forekommet uregelmessigheter hvor ledelse eller ansatte med betydningsfull rolle i intern kontroll er involvert, eller andre uregelmessigheter som kunne ha hatt vesentlig betydning for regnskapet. Vi har gitt revisor opplysning om alle viktige fakta vedrørende eventuelle misligheter eller mistanker om misligheter som vi er kjent med og som kan ha påvirket foretaket. Regnskapssystemet, registrerte opplysninger og all underliggende dokumentasjon samt alle referater fra generalforsamlinger og styremøter har vært holdt tilgjengelig for Dem. Vi bekrefter fullstendigheten av opplysningene som er gitt om hvem som er foretakets nærstående parter og tilstrekkeligheten av opplysninger i regnskapet om nærstående parter og transaksjoner med disse. Regnskapet inneholder ikke vesentlige feil eller mangler. Selskapet har overholdt alle sider av kontraktsmessige betingelser som kan ha vesentlig betydning for regnskapet i tilfelle manglende overholdelse. Det har ikke forekommet brudd på krav fastsatt av regulerende myndigheter som kan ha vesentlig betydning for regnskapene i tilfelle manglende overholdelse. Følgende er blitt behørig registrert og, når det er aktuelt, tilfredsstillende redegjort for i regnskapet: 1. (a) Eventuelle saldoer og transaksjoner med nærstående parter. 2. (b) Tap oppstått fra salgs- og kjøpsforpliktelser. 3. (c) Avtaler og opsjoner vedrørende tilbakekjøp av tidligere solgte eiendeler. 4. (d) Eiendeler stilt som sikkerhet. Vi har ingen planer eller hensikter som kan medføre vesentlige endringer i balanseførte verdier eller klassifisering av eiendeler og gjeld. Selskapet har tilfredsstillende hjemmel til alle eiendeler, og det er ingen pantsettelser av eller heftelser på selskapets eiendeler. Vi har på tilbørlig måte regnskapsført eller opplyst om alle forpliktelser, både aktuelle og latente, og har gitt opplysninger om alle garantier avgitt til tredjeparter. Det har ikke forekommet hendelser etter periodens utløp som medfører justeringer av, eller tilleggsopplysninger i, regnskapet eller i noter til regnskapet. Det eksisterer ingen formelle eller uformelle bindinger eller sikkerhetsstillelser vedrørende noen av våre kontant-, bank- og verdipapirbeholdninger. Tim Johansen Daglig leder 16