Byggeprosjekt delrapport 3 Ny videregående skole på Moflata

Transkript

1 Byggeprosjekt delrapport 3 Ny videregående skole på Moflata - Telemark fylkeskommune - Forvaltningsrevisjonsrapport nr:

2 Innholdsfortegnelse Sammendrag...iii 1 Innledning Bakgrunn Problemstillinger Avgrensing Metode og kvalitetssikring Metodevalg Kvalitetsikring og høring Revisjonskriterier Problemstilling Problemstilling Problemstilling Fakta og funn Lønns- og arbeidsvilkår Hovedframdriftsplanen og forholdet til kontraktsfestede sluttdatoer Den økonomiske situasjonen Revisors vurderinger Lønns-og arbeidsvilkår Hovedframdriftsplanen og forholdet til kontraktsfestede sluttdatoer Den økonomiske situasjonen Revisors konklusjoner...10 Litteratur og kildereferanser...10 Vedlegg:...11 Telemark kommunerevisjon IKS ii

3 Sammendrag Kontrollutvalget i Telemark fylkeskommune vedtok i møte den sak 10/05 å gjennomføre forvaltningsrevisjon på utbyggingen av ny videregående skole på Moflata 1. Det ble lagt frem en delrapport 1 til kontrollutvalget i møte Rapporten omhandlet planleggings-/prosjekteringsfasen. Delrapport 2 ble lagt fram for kontrollutvalget i møte sak 19/06. Denne rapporten omhandlet byggefasen, med hovedvekt på økonomi og framdrift i prosjektet. I tillegg ble formell undertegning av kontrakter fulgt opp og en del saker som det hadde vært fokusert på i media. Delrapport 3 vil fortsatt fokusere på framdrift og økonomi i prosjektet, i tillegg til lønns- og arbeidsforhold for de portugisiske arbeiderne. Rapporten har behandlet følgende problemstillinger: 1. Har byggheren satt inn tiltak for å påse at alle arbeidstakere har ordnede lønns- og arbeidsvilkår? Det er samlet inn dokumentasjon om lønnsvilkår og arbeidsavtaler fra byggherrer og arbeidstilsynet. I tillegg har skatteetaten foretatt kontroll av innberetning og skattetrekk. Ifølge den dokumentasjon som er innhentet, er lønns-og arbeidsvilkår, innberetning og skattetrekk i Norge i henhold til det norske regelverket. Vår konklusjon er at byggherrene har ivaretatt sine forpliktelser for å påse at alle arbeidstakerne har ordnede lønns- og arbeidsvilkår. 2. Foreligger det hovedframdriftsplan som framdriften i byggearbeidene kan måles mot og har byggherren forsikret seg om at utbyggingen ikke vil bli forsinket i forhold til de kontraktsfestede sluttdatoene? Det har ikke blitt lagt frem en omforent hovedframdriftsplan som byggearbeidene kan måles mot. Det foreligger heller ikke produksjonsplaner som er egnet til å være styringsverktøy. Byggherrene har satt inn tiltak for å avhjelpe situasjonen med styrking av byggeledelse, avtalt nye frister for ferdigstillelse og økonomisk kompensasjon til sideentreprenørene for å forsere arbeidet og overholde fristene. Det er imidlertid stor usikkerhet knyttet til tidspunktet for ferdigstillelse av skolen, og mye tyder på at innflytting ikke vil kunne skje til avtalt tidspunkt. 3. Har byggherren kontroll over den økonomiske situasjonen? Det er ikke gjort budsjettvedtak som fullfinansierer prosjektet i henhold til rammen som er gitt av fylkestinget i sak 42/05. Ifølge administrasjonen vil manglende bevilgning på 8,3 mill. kroner bli tatt inn i økonomiplanen for Mange uavklarte forhold medvirker til at den økonomiske situasjonen er uoversiktelig. Sterk prisvekst i byggebransjen, etterslep i registrering av utgifter på grunn av svikt i etterlevelse av forretningsrutinene, uavklarte krav og motkrav, stor reduksjon av avsatte midler til reserve i budsjettet, tyder på at den økonomiske situasjonen er foruroligende. Marit Aasen fagansvarlig forvaltningsrevisor Skien, 24. mai 2007 Telemark kommunerevisjon IKS 1 Hjalmar Johansen videregående skole. Telemark kommunerevisjon IKS iii

4 1 Innledning Prosjektet er gjennomført som forvaltningsrevisjon. Hjemmel for forvaltningsrevisjon er gitt i kommunelovens 77 nr. 4, jamfør forskrift om kontrollutvalg kapittel 5 og forskrift om revisjon kapittel 3. Ifølge forskrift om revisjon 7 skal forvaltningsrevisjon gjennomføres og rapporteres i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området. Denne rapporten er utarbeidet med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon, fastsatt av Norges Kommunerevisorforbunds styre 23. mai 2005 og gjort gjeldende som god kommunal revisjonsskikk. Standarden bygger på norsk regelverk og internasjonale prinsipper og standarder som er fastsatt av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og Institute of Internal Auditors (IIA). 1.1 Bakgrunn Kontrollutvalget i Telemark fylkeskommune vedtok i møte den sak 10/05 å gjennomføre forvaltningsrevisjon på utbyggingen av ny videregående skole på Moflata 2 : Telemark kommunerevisjon IKS skal undersøke om byggeprosjektet blir gjennomført i samsvar med fylkestingets forutsetninger og innenfor vedtatt økonomisk ramme. Informasjonen skal danne grunnlaget for delrapporter til kontrollutvalget som omhandler det som har skjedd fra fylkestingets vedtak om utredning til endelig prosjektregnskap (sluttregnskap) foreligger. De enkelte delevalueringene skal danne grunnlag for totalvurdering av gjennomføringen av prosjektet gjennom en sluttrapport til kontrollutvalget. I tillegg har fylkestinget i sak 22/06 bedt om at prosjektet følges videre gjennom ytterligere forvaltningsrevisjonsprosjekter. Delrapport 1 ble lagt fram for kontrollutvalget i møte og fylkestinget i møte Rapporten omhandlet planleggings-/prosjekteringsfasen. Delrapport 2 ble lagt fram for kontrollutvalget i møte og fylkestinget i møte Denne rapporten omhandlet byggefasen, med hovedvekt på økonomi og framdrift i prosjektet. I tillegg ble formell undertegning av kontrakter fulgt opp og en del saker som det hadde vært fokusert på i media. Vi undersøkte bl a om byggherrene har forsikret seg om at lønns- og arbeidsvilkårene for de portugisiske arbeiderne er i henhold til lov og tariffavtale. Vi konkluderte med følgende: Daglig leder i TFK-eiendom har opplyst at de ikke har funnet bevis som dokumenterer underbetaling eller andre kontraktsbrudd, men byggherrene vil likevel sjekke nærmere konkrete forhold som Arbeidstilsynet har tatt opp. Dette arbeidet pågår. I delrapport 2 konkluderte vi også med: Det foreligger ikke vedtatt hovedfremdriftsplan som gjennomføringen av utbyggingen kan måles mot. Det er uklart hvilke konsekvenser dette kan få, og om utbyggingen vil 2 Hjalmar Johansen videregående skole. Telemark kommunerevisjon IKS 1

5 bli forsinket i forhold til de kontraktsfestede sluttdatoene. Det foreligger mange usikre faktorer som medfører at den økonomiske situasjonen er uoversiktelig 1.2 Problemstillinger I delrapport 3 vil vi følge opp de undersøkelser som er gjort vedr. de portugisiske arbeidstakerne og fortsatt sette fokus på framdrift og økonomi i prosjektet. Følgende problemstillinger blir belyst: 1. Har byggheren satt inn tiltak for å påse at alle arbeidstakere har ordnede lønns- og arbeidsvilkår? 2. Foreligger det hovedframdriftsplan som framdriften i byggearbeidene kan måles mot og har byggherren forsikret seg om at utbyggingen ikke vil bli forsinket i forhold til de kontraktsfestede sluttdatoene? 3. Har byggherren kontroll over den økonomiske situasjonen? 1.3 Avgrensing Rapporten omfatter perioden fra igangsettingstillatelse ble gitt høsten 2005, fram til medio mai Metode og kvalitetssikring 2.1 Metodevalg Metodevalget følger hovedsakelig samme opplegg som de tidligere delrapportene med dokumentanalyser og intervju. Vi har hatt samtaler med byggeherrerepresentant for TFK Eiendom, prosjektlederne, Arbeidstilsynet og Telemark skattekontor. 2.2 Kvalitetsikring og høring Ifølge 8, siste ledd i Forskrift om revisjon, skal administrasjonssjefen gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som fremgår av rapporten, og administrasjonssjefens kommentarer skal fremgå av rapporten. I dette prosjektet er rapporten sendt til høring til TFK Eiendom og fylkesrådmannen. Uttalelse fra TFK Eiendom følger som vedlegg nr 3 i rapporten. Uttalelse fra fylkesrådmannen vil bli lagt frem i kontrollutvalgets møte. 3 Revisjonskriterier 3.1 Problemstilling 1 Har byggherren satt inn tiltak for å påse at alle arbeidstakerne har ordnede lønns-og arbeidsvilkår? Fylkestinget har i sak 22/06 gjort følgende vedtak: Fylkestinget ber spesielt om skjerpet oppmerksomhet i forhold til fylkestingets vedtak om at offentlige bygge- og anleggsoppdrag bare skal gis til bedrifter med ordnede arbeidsforhold. Dette kravet gjelder alle som skal utføre arbeid på byggeplassen. Implementering av ILO konvensjon 04 3 som fylkestinget har vedtatt må også inngå som en del av framtidig rapport. 3 Vedtaket i fylkestinget henviser feilaktig til ILO konvensjon 04, rett konvensjonsnummer er 94. Telemark kommunerevisjon IKS 2

6 . ILO er FNs Internasjonale særorganisasjon for arbeidslivet. ILO-konvensjon nr. 94 omhandler arbeiderklausuler i offentlige arbeidskontrakter. Konvensjonen skal i hovedsak trygge at lønns- og arbeidsvilkår i kontrakter det offentlige gjør i forbindelse med tjenesteyting ikke er dårligere enn det som følger av tariffavtaler, voldgiftsavgjørelser, lovgiving eller normalt nivå innenfor tilsvarende fag eller næringsgren i det distriktet der arbeidet blir utført. 4 Prinsippet er at lønns- og arbeidsvilkår skal være like for arbeidere uten hensyn til hvor de hører hjemme. Konvensjonen er fra 1949, er ratifisert 5 av Norge og trådte i kraft i Den gjelder uten videre for alle statlige virksomheter når de inngår kontrakter om tjenester og bygg- og anleggsarbeider etter reglene om offentlige innkjøp. Kommunene/fylkeskommunene må vedta at de skal legge konvensjonen til grunn. Kommunenes Sentralforbund har tilrådd, og Telemark fylkesting har gjort vedtak om dette. Regjeringen har i sin handlingsplan mot sosial dumping 6 vedtatt at ILO-konvensjon nr. 94 med krav om norske lønns- og arbeidsvilkår også bør gjennomføres for kommuner og fylkeskommuner i Byggherrene har i konkurransegrunnlaget vist til at: I vedlagte kontraktsbestemmelser stilles videre krav om at de ansatte ikke skal ha dårligere vilkår enn vilkårene som er fastsatt i tariffavtale for tilsvarende arbeider innen den aktuelle bransje. Dette gjelder også for underentreprenører. I kontraktsbestemmelsenes punkt er dette nærmere presisert. Jamfør vedlegg nr. 1 til rapporten. I tillegg har dette vært tema i flere avklaringsmøter med K201. Revisjonskriteriet blir: Byggherrene må påse at lønns- og arbeidsvilkårene til alle arbeiderne ved byggeprosjektet er i henhold til kravene i ILO konvensjon nr Problemstilling 2 Foreligger det hovedframdriftsplan som framdriften i byggearbeidene kan måles mot og har byggherren forsikret seg om at utbyggingen ikke vil bli forsinket i forhold til de kontraktsfestede sluttdatoene? Hovedentreprenøren (K201) er forpliktet i henhold til kontrakt å utarbeide en hovedframdriftsplan som arbeidet skal måles mot, og som skal vise kritiske aktiviteter og effektiv produksjonsplanlegging. Framdriftsplanen skal være omforent med de øvrige sideentreprenørene. I delrapport 2 konkluderte vi med at dette ikke var fulgt opp av K201. Dersom K201 ikke følger opp kontraktsfestede forpliktelser, må byggherren ta ansvar for å ordne opp i dette. Revisjonskriteriet blir: Ifølge kontraktsvilkårene skal K201 utarbeide en omforent hovedframdriftsplan. Hvis dette ikke er ivaretatt, er det et brudd på kontrakten som byggherren må gripe fatt i og sette i gang tiltak for å avklare om skolen blir ferdig til fastsatt frist. 3.3 Problemstilling 3 Har byggherren kontroll over den økonomiske situasjonen? 4 Doffin: OI-nyheter, publisert 20. februar Når en konvensjon er ratifisert, dvs. godkjent er den forpliktende for det landet som har ratifisert den. 6 Revidert nasjonalbudsjett 2006, kapittel 3.6 Telemark kommunerevisjon IKS 3

7 Telemark fylkesting har vedtatt en kostnadsramme for utbyggingen. Dersom denne rammen ikke kan overholdes, må fylkestinget ha melding om dette. Byggherrene må derfor sørge for at rutinene og systemene for oppfølging, kvalitetssikring og kontroll av kostnader fungerer. Dette omfatter bla a: Forretningsrutiner mht. endringsliser, rekvisisjoner og krav Avklaring av tilleggskrav Prisstigning Revisjonskriteriet blir: Byggherren må sørge for at systemene for oppfølging og kvalitetssikring av kostnader fungerer, og at budsjettet brukes som styringsverktøy. 4 Fakta og funn 4.1 Lønns- og arbeidsvilkår Arbeidstilsynet har innhentet opplysninger og gjennomgått avtaler om lønns- og arbeidsforhold og Telemark skattekontor har undersøkt de skattemessige forholdene. Byggherrene har etter møter med disse opplyst at ifølge all framlagt dokumentasjon er lønnsog arbeidsvilkår, innberetning og skattetrekk i Norge i henhold til det norske regelverket. Arbeids- og oppholdstillatelse I revisjonens samtale med Arbeidstilsynet har de bekreftet at de utenlandske arbeidstakerne har fått godkjenning for arbeids-og oppholdstillatelse i Norge. Ansvar for arbeidstakernes arbeids- og lønnsavtaler Wegger & Karlsvik/Züblin (K201) har ikke ansvar for arbeidstakernes arbeids- og lønnsavtaler, kun ansvar for arbeidsforholdene på arbeidsstedet. Et portugisisk firma ved navn Zucotec LDA leier ut de portugisiske arbeidstakerne til Wegger & Kvalsvik/Züblin. Zucotec LDA har et advokatfirma som representerer dem i Oslo; advokatfirmaet GRETTE DA, og er knyttet til et regnskapsfirma i Norge, Byrået i Son AS. Regnskaps- og lønnsføring Det finnes tre lønnslipper: norsk og portugisisk for hver arbeidstaker, samt en intern tysk versjon av norsk lønnsslipp. Arbeidstakerne får sin lønn overført til bank i Portugal. Byrået i Son AS utsteder de norske lønningene på vegne av Zucotec. Lønnsslippene sendes deretter videre til Tyskland for regnskapsføring av Euro Service Human Resources & Accounting GMBH, som er et datterselskap av Züblin, og deretter til Zucotek Lda i Portugal. Ifølge ligningslovens 6-10 Om bygg og anlegg m.v. og sjømenn bosatt i utlandet er næringsdrivende og offentlige organ pliktig til å gi opplysninger til Sentralskattekontoret for utenlandssaker 7 om firmaer og ansatte som de engasjerer til byggeoppdrag i Norge og innberette ethvert økonomisk mellomværende. 8 Telemark fylkeskommune og Skien kommune har mottatt brev fra Telemark fylkesskattekontor om at disse forholdene er i orden. Det innberettes og betales skatt til Norge, og det er ikke påvist feil på de norske lønnsslippene i henhold til regler for norske lønnsutbetalinger. 7 Sentralskattekontoret for utenlandssaker har adresse i Sandnes. 8 Jamfør ligningslovens 6-3. Telemark kommunerevisjon IKS 4

8 Avtaler mv Det foreligger standardavtaler for hver arbeidstaker. Standardavtalen består foruten basisavtale fra Portugal, av en avtale som regulerer betingelsene for utsending til Norge, en forlengelsesavtale og en kostavtale. Arbeidstilsynet har fått oversendt avtaler, timelister m.v fra Zucotec LDA v/advokatfirmaet Grette DA i Oslo. Tidligere varsler om pålegg i forbindelse med skriftlige avtaler om gjennomsnittsberegning og avtale for bruk av overtid er funnet i orden og lukket fra arbeidstilsynets side. Arbeidstilsynet har imidlertid bedt om nærmere redegjørelse for utregning av overtid på de portugisiske lønnsslippene, før de kan lukke dette pålegget. Denne saken er enda ikke avklart, bl a fordi de ikke har fått oversendt overtidslister som de har bedt om. Arbeidstilsynet har opplyst at de ikke har kontroll over hva de portugisiske arbeidstakerne reelt får utbetalt, siden lønnen utbetales i Portugal. Det arbeides videre på ulike felt for å få klarlagt disse forholdene. Det har vært god kontakt mellom Telemark skattekontor og Arbeidstilsynet, men skattekontoret har ikke anledning til å gi ut opplysninger om skatteforhold verken til arbeidstilsynet eller forvaltningsrevisor. Arbeistilsynet har imidlertid oversendt en del opplysninger til Telemark skattekontor for videre behandling. Det er inngått en samarbeidsavtale mellom skatteetaten og revisorer som reviderer kommuner om kontrollsamarbeid, men det presiseres klart at formålet med avtalen ikke gjelder forvaltningsrevisjon. 4.2 Hovedframdriftsplanen og forholdet til kontraktsfestede sluttdatoer Hovedframdriftsplanen Framdriften har ikke blitt styrt etter en på forhånd utarbeidet plan. Siste hovedframdriftsplan som ble lagt frem av K201 er datert , men den er ikke omforent. K201 har således ikke klart å få fram en omforent hovedframdriftsplan. Byggherren har i brev til K201 datert 19. mars 2007oppsummert sine vurderinger av bakgrunnen for den oppståtte situasjonen og den gjenstående produksjonen fram til ferdigstillelse. De hevder at det er K201 som er ansvarlig for de problemene som har oppstått. En sterkt medvirkende årsak har vært at K201 ikke har klart å få fram en hovedfremdriftsplan, og mangelfull planlegging av egne og sideentreprenørenes arbeid. Byggherren peker også på at det til tider ha vært lav produktivitet på grunn av utilstrekklig bemanning. Byggherren tilbakeviser påstander fra K201 om at forsinkelser i fremdriften skyldes feil og forsinkelser i prosjekteringen, og hevder at dersom K201 hadde vært ajour med fremdriften, ville det vært rom for justeringer i prosjekteringen idet total byggetid var lagt opp slik at det skulle være en betydelig slakk. K201 rapporterer nå om egen framdriftsstatus ved slutten av måneden, og viser til vesentlige forsinkelser på alle bygg. De hevder 9 at planen av innebar en forsering av 7 uker som byggherren hadde ansvaret for. De mener at forsinkelsene i stor del skyldes forhold som må knyttes opp mot byggherrenes ansvar, som forsinket igangsetting, feil og mangler ved prosjekteringen, en del uforutsette tilleggsarbeider som har ført til forsinkelser og manglende beslutninger fra byggherrene. I tillegg til de 7 ukene som de hevdet å være forsinket per desember, har det for Bygg A (skolen) påløpt i snitt ca 8 uker 10 forsinkelser i løpet av 9 Jf. brev av vedr. framdriften 10 SF-HJ K201 datert Framdriftsfront pr Telemark kommunerevisjon IKS 5

9 perioden til og med april For bygg B(vestibyle/bibliotek) anslår de ukers forsinkelser. For de øvrige byggene i forbindelse med Skien Fritidspark er det også meldt om flere ukers forsinkelser. K201 mener at en del av arbeidene kan forseres, men at det vil bli vanskelig å ta inn alle forsinkelsene. Ifølge rapport pr mars 2007 fra byggeleder (BL) er strømmen av varsel og avvik stor, i hovedsak pga feil og mangler fra prosjekteringsgruppen (PG) på tegninger og i beskrivelser, men også pga produksjonsforhold. Konsekvensene er ikke avklart. BL rapporterer også at produksjonsplanene ikke er brukbare som styringsverktøy. De mangler kritiske aktiviterer og kritisk linje og sideentreprenørene har ikke fått med sine innspill til planen. BL konkluderer med at K201 s manglende fremdrifts- og produksjonsplanlegging og adminstrering av sideentreprisene er produksjonshemmende og kostnadsdrivende. Det er en kjent sak at det til tider er et høyt konfliktsnivå mellom de ulike aktørene i prosjektet. Dette gjelder imidlertid ikke samarbeidet mellom byggherrene i Skien kommune og Telemark fylkeskommune, som beskrives som godt. Bygging av videregående skole skal ifølge den opprinnelige planen være avsluttet 1. august Det har derfor blitt viktig å få til en omforent detaljering av sluttfasen av prosjektet. Dette er en meget viktig fase som krever spesielt god og detaljert koordinering for å bestemme tidspunktet når sideentreprenørene 11 skal inn i prosessen. Byggherrene har fått tilbakemeldinger fra sideentreprenørene om at det vil kreve ekstra ressurser og kan være vanskelig å få til ferdigstillelse innen kontraktenes frister. Tiltak fra byggherrene For å bedre de problemfylte samarbeidsforholdene på prosjektet og løse problemer underveis, har man økt tilstedeværelsen av PG og arkitekt på byggeplassen. Disse vil være sammen med BL 3 dager i uken i tillegg til byggemøter. Det er inngått tilleggsavtaler for å styrke BL, både ved aksept av overtid og økt bemanning. Varsel og avvik som har med fremdrift er behandlet av byggherrene og prosjektleder gjennom diverse korrespondanse og møter med K201 og de øvrige entreprenørene. Formålet har vært å finne frem til løsninger man kan enes om og om mulig opprettholde fristene for ferdigstillelse. Når det gjelder sideentreprenørene K 301, K 302, K 401 har byggherrene inngått avtaler om nye frister for ferdigstillelse. Grunnen er at de har gitt aksept for at forsinkelsen til enkelte av sideentreprenørene ikke skyldes entreprenørenes forhold, men K201. Det arbeides med at sluttdatoene skal bli slik de opprinnelig var mht. skolen, men det er ikke krav om at den skal være ferdig møblert m.v. innen For bygg A,B,D,E,F er oppstart innregulering utsatt en måned. Følgende frister er gitt: Bygg A: Hjalmar Johansen v.g.skole Bygg B: Vestibyle, bibliotek Bygg F: Energisentral Bygg E: Eksisterende idrettshall (1 mnd. forskyvning) 11 K301-røranlegg, K302-luftbehandling, K401-elkraft- og teleanlegg Telemark kommunerevisjon IKS 6

10 Bygg D: Ny flerbrukshall, auditorium Bygg C: Folkebad/treningssenter (2 mnd. forskyvning) (1 mnd. forskyvning) Alle sideentreprenørene er inneforstått med at det ikke vil bli arbeidsstopp på prosjektet i sommerferien, og er innstilt på å forsøke å overholde fristene. Imidlertid er dette avhengig av om K201 kan forsere sitt arbeid, fordi sideentreprenørene må utføre mye av sitt arbeid etter at K201 er ferdige med sitt. Byggherren har pålagt K201 at produksjonen skal følge de nye oppsatte fristene for ferdigstillelse. De får en fristforlengelse til for å ferdigstille Bygg C (folkebad/treningssenter), men for de øvrige byggene gis det ikke fristforlengelse for K201. Det betyr at K201 må være ferdige til opprinnelige frister for å unngå dagmulkt, mens sideentreprenørene har fått noe forlenget tid. K201 kan bare unngå dagmulkter ved å betale sideentreprenørene for forsering av arbeidet. På grunn av prosjektet som helhet, arbeides det kontinuerlig med å komme fram til enighet med K201, men partene står langt fra hverandre. BL rapporterer også om at konfliktområdene har økt, siden fristene for K201 opprettholdes, mens de øvrige entreprisene får fristforlengelse. 4.3 Den økonomiske situasjonen Finansiering I Delrapport 1 undersøkte vi bevilgningene til bygging av ny videregående skole på Moflata. Forprosjektet ble ifølge økonomiplanen for godkjent i sak 39/04 med en ramme på 164,6 mill. kroner. I fylkestingets sak 42/05 ble ny kostandsramme for investeringen vedtatt til 172,9 mill. kroner eksklusive marginer. Til og med budsjettbevilgningen for 2006 var det bevilget 127 mill. kroner. Det gjensto derfor en bevilgning på 45,9 mill. kroner for å fullfinansiere prosjektet i I fylkestinget sak nr 31/06 Økonomiplan Årsbudsjett 2007 ble det vedtatt en lånefinansiering av Hjalmar Johansen videregående skole med 37,6 mill. kroner. Det er ikke ført opp videre bevilgninger i økonomiplanen for Det gjenstår således 8,3 mill. kroner for å fullfinansiere kostnadsrammen i henhold til fylkestingets vedtak. Tilleggskrav Partene har kommet til enighet om at K301, K302 og K402 vil få en kompensasjon som samlet utgjør kr ,- inkl. mv. Fylkeskommunens del av dette utgjør ca 3,8 mill. kroner. Kompensasjonen blir bl a gitt på bakgrunn av en vurdering basert på at opprinnelig plan ikke er fulgt, at entreprenørene til tider må leie inn ekstra arbeidskraft og at det blir fortettet produksjon på slutten. Denne kompensasjonen har byggherren varslet K201 om at de vil kreve erstattet av dem, på grunn av at det skyldes følgekonsekvenser av manglende/mangelfull framdrifts-produksjonsplanlegging og utilstrekkelig koordinering av sideentreprenørene. Forholdet til K201 er ikke avklart. De hadde opprinnelig et forseringskrav på ca.10 mill. kroner på grunn av forsinket igangsettingstillatelse. I tillegg har de varslet økonomiske krav på grunn av feil og mangler ved prosjekteringen og manglende beslutninger fra byggherren. Summen av alle kravene utgjør iflg fylkeskommunens prosjektleder (PL/TFK) om lag 25 mill. kroner eks. mva. Fylkeskommunens andel utgjør om lag 7,75 mill. kroner inkl. mv. Byggherrene anser kravene for å være oppsiktsvekkende høye og har avvist kravene. Dette er gjort etter at advokatfirmaet Schjødt har foretatt en vurdering av kravene og konkludert med Telemark kommunerevisjon IKS 7

11 at byggherrene har en god sak. Det arbeides imidlertid for å komme fram til enighet med K201 for om mulig å unngå en rettsak. Det har gjentatte ganger vært rapportert fra BL at prosjekteringsfeil/mangler fra prosjekteringsgruppen har ført til betydelige økonomiske konsekvenser for byggeperioden. Tilleggene er i stor grad fortsatt uavklarte og det er kun lagt inn grove overslag i byggeregnskapet. Forretningsrutiner mht. endringslister og rekvisisjoner fungerer fremdeles ikke tilfredsstillende, men regninger blir ikke attestert og anvist før man er enige om prisen. Dette gjør at man ikke er ajour med regnskapet, og er en medvirkende årsak til at den økonomiske oversikten er beheftet med usikkerhet. Det er inngått tilleggsavtale om honorar til BL i forbindelse med ekstra oppfølging av byggeledelse på om lag 1,3 mill. kroner inkl. mva for perioden Fylkeskommunens del av dette utgjør i underkant av kr ,- inkl.mva. Det har også påløpt tilleggskrav fra prosjekteringsgruppen. Krav fra PG vil bli sammenholdt med varslet krav fra byggherrene om merkostnader pga av forsinkelser og feil ved tegninger m.v. Prisstigning/reserve/marginer I kostnadsoverslaget til fylkestingets sak 42/05 ble prisstigningen anslått til 4,0 % p.a. Dette har vist seg å være for lavt anslag. Årsaken skyldes at det er et generelt sterkt press på byggemarkedet for tiden, men også at prisstigning øker for administrerte sideentreprenører fordi deres produksjon er forskjøvet og har kommet sent i gang. Prosjektledelsen har til nå beregnet en økning på prisstigningen i forhold til opprinnelig overslag 12 på ca 1,9 mill. kroner. Ifølge PL/TFK er reserve i prosent av gjenstående et viktig styringsparameter. Normalt har man et forløp der parameteren avtar til å begynne med fordi det avdekkes flest tillegg i starten av byggearbeidene. Dersom denne utviklingen forsetter over tid, er imidlertid forbruket av reserven for stor. Reserver til forventede tilleggsarbeider var lagt inn med 11% ved byggestart , pr redusert til 8 % og redusert til 4,7%. Det indikerer et overforbruk av reserven og vesentlig risiko for at den økonomiske rammen ikke vil holde. I fylkestingets vedtak i sak 42/05 er kostandsramme for investeringen vedtatt til 172,9 mill. kroner eksklusive marginer. Telemark fylkeskommune har lagt seg på en praksis med ikke å budsjettere med marginer for usikkerhetsfaktorer. 13 De forhold som har oppstått i forbindelse med tilleggskrav fra K201 og sideentreprenørene, er definert som ekstraordinære forhold som det ikke er budsjettert med. 5 Revisors vurderinger 5.1 Lønns-og arbeidsvilkår Ifølge de opplysningene vi har fått fra byggherrene, arbeidstilsyn og skatteetaten er det iverksatt tiltak for å sjekke at arbeidstakerne har ordnede lønns- og arbeidsforhold. 12 Opprinnelig overslag var ca 6,7 mill. kroner 13 Marginer settes av til usikkerhetsfaktorer som knytter seg til eksterne forhold. Det blir ikke dermed ikke tatt høyde for uforutsatte endringer i prisnivå eller andre usikkerheter i kalkylden. Budsjettet tar imidlertid høyde for en realistisk reserve til forventede tilleggsarbeider som erfaringsmessig vil intreffe i prosjektet. Telemark kommunerevisjon IKS 8

12 Lønnsslippene og arbeidsavtalene som er innhentet fra arbeidstilsynet er unntatt offentlighet, og revisor får ikke innsyn i de enkelte kontrollene som skatteetaten foretar seg. Gjennom intervjuer med byggherrene, arbeidstilsynet og skatteetaten har vi imidlertid fått bekreftet at det er satt inn ressurser på ulike hold for å avklare både lønns- og arbeidsforhold. De opplysningene som har kommet frem gjennom tilsendt dokumentasjon, har ikke påvist underbetaling eller andre brudd norske arbeidsforhold. Det gjenstår et pålegg om å avklare en del uklarheter i forbindelse med utregning av overtid, som arbeidstilsynet per dato ikke har lukket. Etter vår vurdering er det arbeidstilsynets og skatteetatens oppgave å eventuelt forfølge saken videre, dersom de finner at det er forhold som må sjekkes ut over det som er gjort til nå. 5.2 Hovedframdriftsplanen og forholdet til kontraktsfestede sluttdatoer K201 har ikke klart å få fram en omforent hovedframdriftsplan. Dette er et brudd på kontrakten. Byggherren har økt ressursene til BL vesentlig fra januar 2007 for å koordinere aktivitetene. Spørsmålet som kan reises er om byggherrene burde ha satt inn flere tiltak tidligere, når K201 ikke har maktet dette arbeidet. Dette er nok et ganske sammensatt sak, og byggherrene har vært tilbakeholde med å påta seg ansvar for oppgaver som ifølge kontrakt ligger til K201. Partene er ikke enige om hvem som har ansvaret og hva som er grunnen til forsinkelsene i prosjektet. En gjennomgående mangel foruten framdriftsplanen, har vært problemer med leveranse av korrekte arbeidstegninger og manglende avklaringer fra prosjekteringsgruppen. De samtaler revisor har hatt og dokumenter som er gjennomgått, viser at det høye konfliktnivået hele tiden har hatt en negativ effekt på samarbeidet. Bygging av videregående skole skal ifølge den opprinnelige planen være avsluttet 1. august Det er derfor viktig å få til en omforent detaljering av sluttfasen av prosjektet for å bestemme tidspunktet når sideentreprenørene 14 skal inn i prosessen. Sideentreprenører har fått forlenget sin frist for oppstart innregulering med en måned, og har akseptert dette. K201 må imidlertid være ferdig med sitt arbeid før de sideentreprenørene kan komme til med sitt. Slik situasjonen er, avhenger mye av fremdriften til K201. Det er derfor fremdeles stor usikkerhet knyttet til tidspunktet for ferdigstillelse av skolen. 5.3 Den økonomiske situasjonen Det gjenstår 8,3 mill. kroner for å fullfinansiere kostnadsrammen i henhold til fylkestingets vedtak. Revisor har tatt dette skriftlig opp med økonomiseksjonen i fylkeskommunen, som i brev datert opplyser at manglende bevilgning på 8,3 mill. kroner for å fullfinaisere prosjektet vil bli tatt inn i økonomiplanen for Manglende oppfyllelse av kontraktsforpliktelser og arbeid for å ferdigstille prosjektet etter nye frister har utløst vesentlige forseringskostnader fra sideentreprenørene. Byggherrene har inngått avtaler om økonomisk kompensasjon, men de hevder at K201 er ansvarlig for de forsinkelser og økte kostnader som foreligger, og må bære disse kostnadene. Det er derfor varslet erstatningskrav mot K201 for disse utgiftene, samt utgifter til økte ressurser til BL. Det foreligger fremdeles store krav fra K201 mot byggherrene som er uavklarte. Om krav og motkrav vil havne i retten, eller om man kommer fram til enighet med K201 er usikkert. I 14 K301-røranlegg, K302-luftbehandling, K401-elkraft- og teleanlegg Telemark kommunerevisjon IKS 9

13 tillegg til dette er man ikke ajour med endringslister og rekvisisjoner, og det er mulighet for at det kan komme flere krav i forbindelse med ferdigstillelse. Det er urovekkende at budsjetterte reserver begynner å bli sterkt redusert, bla på grunn av meget sterk prisstigning, og siden det ikke er budsjettert med sikkerhetsmarginer, må den økonomiske situasjonen betegnes som usikker. 6 Revisors konklusjoner Problemstilling 1 undersøkte vi om byggherren har satt inn tiltak for å påse at alle arbeidstakerne har ordnede lønns-og arbeidsvilkår. Ifølge de opplysningene vi har fått fra byggherrene, arbeidstilsyn og skatteetaten er det iverksatt tiltak for å sjekke at arbeidstakerne har ordnede lønns- og arbeidsforhold. Vår konklusjon er at byggherrene har ivaretatt sine forpliktelser når det til nå ikke har vært mulig å påvise feil eller mangler i forhold til norske regler. I Problemstilling 2 har vi undersøkt om byggherren har forsikret seg om at det foreligger hovedframdriftsplan som framdriften i byggearbeidene kan måles mot, og at utbyggingen ikke vil bli forsinket i forhold til de kontraktsfestede sluttdatoene. Undersøkelsen har vist at man ikke har lykkes å få fram en omforent hovedfremdriftsplan. Det foreligger heller ikke produksjonsplaner som viser kritiske linjer og aktiviteter. Byggherrene har styrket byggeledelsen for å avhjelpe mangler ved prosjektering og koordinering av framdrift og produksjon. Det er gitt nye frister for dagbøter i forbindelse med ferdigstillelse, og det er inngått avtaler om økonomisk kompensasjon med sideetreprenørene for å forsere arbeidet. Det er likevel stor usikkerhet knyttet til tidspunktet for ferdigstillelse av skolen, og mye tyder på at innflytting ikke vil kunne skje til avtalt tidspunkt. I Problemstilling 3 har vi undersøkt om byggherren har kontroll over den økonomiske situasjonen. Det viser seg at det ikke er gjort budsjettvedtak som fullfinansierer prosjektet i henhold til gitt ramme av fylkesstinget i sak 42/05. Mange uavklarte forhold gjør at den økonomiske situasjonen fortsatt er uoversiktelig.den negative utviklingen i midler avsatt til reserver, herunder en sterk prisutvikling i byggebransjen, etterslep i registrering av utgifter på grunn av svikt i etterlevelse av forretningsrutinene 15, uavklarte krav og motkrav, tyder på at den økonomiske situasjonen er foruroligende i forhold til å overholde den økonomiske rammen for prosjektet. Litteratur og kildereferanser St prp nr Vedlegg: Konvensjon (nr. 94)om arbeiderklausuler i offentlige arbeidskontrakter. Revidert nasjonalbudsjett 2006, kapittel 3.6. Regjeringens handlinsplan mot sosial dumping. Lov nr 4: Lov om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. (Opphevet med virkning fra ). Lov nr 62: Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. (arbeidsmiljøloven). Ot.prp.nr.49 ( ) Arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v.(arbeidsmiljøloven). 15 Det tar bl a for lang tid å utarbeide grunnlaget for attestasjon og anvisning. Telemark kommunerevisjon IKS 10

14 Lov nr. 24: Lov om ligningsforvaltning Økonomisk oversikt for ny videregående skole på Moflata , HL Engineering. Skattedirektoratet, oktober Retningslinjer for samarbeid mellom Skatteetaten og revisorer som reviderer kommuner.. Vedlegg: Vedlegg nr. 1 Kontraktsbestemmelser Vedlegg nr. 2 Administrative bestemmelser for byggefasen Vedlegg nr. 3 Uttalelse fra administrasjonen TFK Eiendom Telemark kommunerevisjon IKS 11

15 Vedlegg nr 1: Kontraktsbestemmelser Skien Fritidspark / Ny videregående skole på Moflata Bok 0 Generell del 3.01 Alminnelige kontraktsbestemmelser NS 8405 Norsk bygge- og anleggskontrakt, 1. utgave januar 2005, gjelder som alminnelige kontraktsbestemmelser, med etterfølgende endringer/suppleringer. Henvisninger til kapitler i NS 8405 er angitt i parentes (15) Antikontraktørklausul Arbeidet skal utføres av entreprenøren og dennes ansatte i tjenesteforhold, eventuelt ved underentreprenør og deres ansatte. Entreprenøren skal til enhver tid kunne framlegge dokumentasjon på ansettelsesforholdet. Avtale om underentreprise med enmannsforetak eller anvendelse av innleid arbeidskraft krever skriftlig begrunnelse fra entreprenøren. Arbeidskraften skal være innleid i samsvar med arbeidsmiljølovens 55 K og L. 16 Entreprenøren plikter å sørge for at likelydende bestemmelser om bruk av egne ansatte, enmannsforetak og innleid arbeidskraft inntas i kontrakter med underentreprenører. Etter ligningsloven 6-1 med tilhørende forskrifter, plikter næringsdrivende som har gitt noen oppdrag på byggeplass å gi melding til Sentralskattekontoret for utenlandssaker om enhver utenlandsk oppdragstaker eller utenlandsk arbeidstaker som utfører oppdrag på byggeplassen. Entreprenøren er ansvarlig for å rapportere fortløpende om bruk av utenlandsk arbeidskraft i alle ledd i kontraktspyramiden, herunder framskaffe og framlegge for byggherren kopi av innsendt melding for den enkelte utenlandske oppdragstaker eller utenlandske arbeidstaker. Byggherren kan kreve dagmulkt dersom entreprenøren selv eller noen av hans underentreprenører anvender ulovlig eller ikke kontraktsmessig arbeidskraft og forholdet ikke er blitt rettet innen en frist gitt ved skriftlig varsel fra byggherren. Mulkten løper fra fristens utløp til forholdets opphør. Mulkten skal utgjøre en promille av kontraktssummen, men ikke mindre enn kr ,- pr. hverdag. Det stilles krav om at de ansatte ikke skal ha dårligere vilkår enn vilkårene som er fastsatt i tariffavtale for tilsvarende arbeider innenfor den aktuelle bransje. Ved konstatert brudd på ovennevnte bestemmelser, og entreprenøren ikke har rettet feilen innen fristens utløp, kan byggherren heve kontrakten Spesielle kontraktsbestemmelser Framdriftsplan Hovedplan Det vises til alminnelige kontraktsbestemmelser pkt om BE s 17 plikter og ansvar. BE skal innen 6 uker etter kontraktsinngåelsen etablere en samlet framdriftsplan (hovedplan) for egne og administrerte sideentreprenørers arbeider. Planen skal holde seg innenfor de rammer som er gitt i vedlagte rammetidsplan for sluttfasen. Planen skal dessuten bygge på rammetidsplanens tidspunkter for 16 Revisors kommentar: Det vises her til 55 K og L i Lov om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. som ble opphevet med virkning fra 1.januar Ny lov om Arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern ble vedtatt 17 juni 2005 og ble med visse unntak og presiseringer satt i kraft fra 1 januar Ordlyden i den gamle 55 K og L er videreført i den nye lovens og BE = byggentreprenør (K201) Arbeidsfellesskapet Wegger & Kalsvik Entr. AS/Ed. Sublin AG Telemark kommunerevisjon IKS 12

16 kontrahering og oppstartsdatoer. Entreprenørene skal legge inn slakk for 14 dg seinere oppstart enn angitt i rammetidsplanen. Planen skal, om nødvendig, justeres pga. evt. forsinket oppstart uten rettelse av frister for ferdigstillelse og prøvedrift. Planen skal i tillegg inneholde nødvendig slakk for å unngå total forsinkelse som følge av tilleggsarbeider (fratrukket fradrag) med en samlet verdi på 15 % av kontraktssummen. Planen skal legges fram for byggherren for godkjenning. I hovedplanen skal følgende milepæler / frister vises: - milepæler for tetthus for ulike prosjektavsnitt A, B, C, D og for ferdige støpte bassenger. - det skal regnes med nødvendige tørketid / herdetid for betongen i bassenger, jfr. redegjørelse vedlagte rammetidsplan. - frister for ferdigstillelse og overtakelse av entrepriser uten prøvedrift - frister for start prøvedrift og overtakelse av entrepriser med prøvedrift. Entreprenøren har samordningsplikt etter NS og etter rammer som er gitt av byggherren i rammetidsplan og pkt Framdrift / byggetid. For dagmulktbelagte frister vises til pkt Entreprenøren plikter til enhver tid å følge den oppsatte tidsplanen nøye for å unngå forsinkelser av egne og andre entreprenørers arbeider. Dersom det oppstår forsinkelser i forhold til den godkjente planen, skal entreprenøren revurdere gjenstående arbeider og framlegge forslag til tiltak for å ta igjen tapt tid. Oppdatering av hovedplan En gang pr. måned skal BE oppdatere framdriftsplanen ved å bestemme den aktuelle framdrift på hver aktivitet. På grunnlag av denne oppdateringen, skal BE utarbeide en statusrapport over framdrift med entydige opplysninger om aktivitetens aktuelle framdrift i forhold til planlagt, som byggeleder igjen skal presentere overfor byggherre. Produksjonstidsplaner BE skal i samarbeid med byggeleder og øvrige entreprenører utarbeide produksjonstidsplaner. Disse skal være så detaljert at en kan registrere fremdriftsavvik ned til en uke. Planene skal ivareta tiltak for å opprettholde daglig drift på anlegget. Det skal tas hensyn til andre entrepriser og aktiviteters varighet innenfor den totale tidsramme. Produksjonstidsplanene skal være ferdig utarbeidet og godkjent av byggeleder og øvrige entreprenører i god tid før arbeidene starter opp. Leveranseplaner for tegninger I god tid før arbeidene igangsettes skal entreprenøren sette opp en tegningsleveranseplan med datoer for leveranse av de enkelte tegninger. Planen skal legge PG s 18 gjeldende tegningslister for arbeidstegninger til grunn. Planen skal signeres av begge parter og inngå som kontraktsdokument. Dersom framtidsplanen endres må evt. virkninger for tegningsleveranseplanen godkjennes av PG. (34.1) Dagmulktbelagte frister Følgende frister er dagmulktbelagt: Ferdigstillelse K200 Rivearbeider og provisoriske garderobeanlegg Ferdigstillelse x) Moflata vgs / idrettsanlegg eksklusive bad Ferdigstillelse x) bad Det vises også til rammetidsplan og pkt x) Gjelder som overtakelse av bygningsmessige arbeider K201 og frist for funksjonstester, innregulering samt levering av FDV-dokumentasjon. For vgs skal det ved frist være ferdig møblert. Øvrige entrepriser overtas etter prøvedriftsperiode som starter ved nevnte ferdigstillelsesdatoer. 18 PG = prosjekteringsgruppen Link Arkitekter AS Telemark kommunerevisjon IKS 13

17 Vedlegg nr. 2: Administrative bestemmelser for byggefasen Skien Fritidspark / Ny videregående skole på Moflata Bok 0 Generell del 4.01 Korrespondanse / beskjeder All korrespondanse påføres prosjektets navn. All korrespondanse til partene sendes til vedkommendes forretningsadresse, hvis ikke annet er avtalt. Av hensyn til saksbehandling og arkivering skal et brev kun omhandle en sak. Det skal angis hvor kopi er sendt..02 Tegningshåndtering.03 Fakturering Fakturaer som gjelder den videregående skolen i hht. oppdelingen av prisbærende poster merkes og stiles til Telemark fylkeskommune. Øvrige fakturaer merkes og stiles til Skien kommune. Byggeleder kontrollerer fakturaen og anbefaler evt. at den betales, på konteringsblanketten. Begge stiftes sammen og sendes byggherre innen 7 kalenderdager. Hvis byggeleder returnerer eller avviser en faktura, skal kopi av fakturaen og begrunnelse for returnering eller avvisning sendes til byggherre. Sluttfakturaer behandles også av Prosjekteringsgruppeleder. Fakturering fra entreprenør skal skje hver måned, med mindre annen avtale er inngått. Fakturering skal skje særskilt for avdragsfakturaer, avtalte tilleggs- og endringsarbeider, pris- og lønnsendringer Ingen faktura blir betalt før garanti og kopi av forsikringsbevis er deponert i henhold til avtalen..01 Avdragsfaktura Av avdragsfaktura merket A1, A2 osv. skal følgende fremgå: en oppstilling som refererer seg til beskrivelsens prisposter (evt. som vedlegg til faktura) opparbeidet beløp tidligere avdrag innestående beløp i hht. NS 8405 beløp som ønskes utbetalt merverdiavgift totalt beløp til utbetaling Som vedlegg legges en oppstilling som viser anbudsskjemaet med kontraktspriser for alle kapitler i tillegg lages det kolonner med relevante beløp merket Utbetalt til nå, Ønskes utbetalt, Utbetalt medregnet denne faktura, og Gjenstår etter denne faktura. Et eksempel vil bli gjennomgått. Faktura som oversendes uten vedlegg/spesifisering av utført arbeid m.m. vil bli sendt i retur. Ved returnering av faktura vil det bli regnet ny forfallsdato fra riktig faktura er byggeleder i hende..02 Tilleggs- og endringsarbeider Se også punkt 05. Kopi av rekvisisjon skal alltid følge fakturaer for tilleggs- og endringsarbeider. Underlag for rekvisisjoner er en eller flere endringslister. I enkelte tilfeller kan tilbud fra entreprenør også betraktes som underlag for rekvisisjonen. Det skal foreligge rekvisisjoner for alle tilleggs- og endringsarbeider før arbeidene settes i gang. Det er kun den aktuelle byggherres prosjektleder og byggeleder som har fullmakt til å rekvirere slike arbeider på vegne av sine byggherrer. Ikke rekvirerte tilleggs- og endringsarbeider blir ikke honorert. Normalt er underlag for rekvisisjoner endringslister, jfr. også pkt. 5. Rekvisisjonen skal gi en kort beskrivelse av arbeidet og en kostnad. Så langt mulig benyttes fastpris. Ved regningsarbeider skal entreprenøren være behjelpelig med å kalkulere også disse før arbeidene igangsettes prisen er imidlertid ikke bindende for regningsarbeider. Telemark kommunerevisjon IKS 14

18 Alle rekvisisjoner skal være undertegnet av aktuell byggherres prosjektleder, byggeleder og entreprenør. Rekvisisjonene skal nummereres fortløpende (for Skien kommune: SK-RB001, SK-RB-002,...osv. for TFK Eiendom: TFK-RB001, TFK-RB002...osv) jfr. pkt. 05. Rekvisisjonen legges ved fakturaen som angitt under pkt. 05. Hver rekvisisjon er et faktureringsobjekt fakturering av flere rekvisisjoner i en samlefaktura tillates ikke. Fakturaen merkes med rekvisisjonsnummer, og et delfakturanr. (delfaktura nr. 1, delfaktura nr. 2,...osv) siste faktura på hver rekvisisjon merkes i tillegg sluttfaktura..03 Pris- og lønnsendringer Det sendes månedlige fakturaer på prisstigning. Prisstigning beregnes ihht. NS 3405 (totalindeksmetoden). Det skal være adskilte fakturaer for lønns- og prisstigning på kontraktsarbeider og endringsarbeider. Fakturaen skal angi om det dreier seg om kontraktsarbeider eller endringsarbeider og referere til faktura for utførte arbeider..04 Tilbudsinnhenting ved tilleggs- og endringsarbeider Da det er to byggherrer, er det viktig å kvalitetssikre at endringer belastes riktig byggherre. Av hensyn til økonomistyring og framdrift, er det viktig at endringer avklares raskt. Alle må bidra til at vi er 100% ajour mht. dette. De prosjekterende innhenter pris på endrings- og tilleggsarbeider på vegne av byggherren, ved bruk av endringsliste. Endringslisten brukes ved enhver endring i tegninger eller beskrivelser. Beskrivelse av endrings- og tilleggsarbeider skal utarbeides i samsvar med kontrakten. Enhver endret tegning skal følges av endringsliste med beskrivelse av endringen. For arbeider som utgår og arbeider som regnes utført etter kontraktens priser, innføres prisene av den prosjekterende. Avregningsmåten må klart fremgå av endringslisten (se mer om dette i endringslisten). Nye poster (med nye enhetspriser) som ikke inngår i kontrakten, skal merkes Ny post. Så langt det er hensiktsmessig, unngås blanding av poster med ulik avregningsmåte mht. prisstigning i samme endringsliste. Avvik som oppdages av entreprenører meldes til ansvarlig fagrådgiver med kopi til byggeleder og prosjektledere (PL, PL/SK og PL/TFK) i form av endringsmelding. Her skal entreprenøren benytte prosjektets endringsliste for melding om endringer. (Entreprenørene skal ikke bruke sine egne endringsanmodningsskjemaer). E-listen prises og signeres av entreprenøren og sendes til ansvarlig fagrådgiver. Er endringen vanskelig å prise endelig, skal entreprenøren alltid angi et anslått beløp. Den prosjekterende for aktuelt fagområde, vurderer innholdet i meldingen og om nødvendig detaljer mottatt liste fra entreprenør. Endringslister skal utarbeides i samsvar med tilbudsmaterialet. Fagrådgiver skriver sin innstilling med kommentarer på endringslisten og sender denne til byggeleder med kopi til prosjektlederne. Kommentarene skal gi opplysninger om hvorfor endringene er besluttet, å gi bekreftelse på at prisberegningen er gjennomgått og riktig ihht. avtalen og kan anbefales, samt at endringslisten er knyttet til riktig byggherre. Inntil endringslisten er godkjent av både entreprenør og fagrådgiver, sendes denne som Excel-fil via E-post mellom disse med kopi til prosjektledere og byggeleder. Excel-filen gis nøyaktig samme navn som endringslisten. Når fagrådgiver og entreprenør er enige om endringslistens innhold, undertegnes en papirutgave av denne av begge parter og sendes til byggeleder. Byggeleder vurderer videre endringen, utarbeider rekvisisjon og legger denne fram for prosjektlederne for formell godkjenning/bestilling (se omtale av rutiner for dette i neste kapittel). De prosjekterende skal vedlikeholde oversikt for hvert fag over utstedte endringslister og status. Byggeleder skal vedlikeholde en samlet oversikt over endringslister og status. Telemark kommunerevisjon IKS 15

19 Rutine for nummerering av endringslister: Endringslistene nummereres fortløpende, men påføres initialer foran nummeret for å indikere byggherre, hvilket fag endringen omhandler og hvem den er sendt fra/til Endringsordre / bestilling Endringsarbeider pålegges/bestilles i form av rekvisisjon. Bare byggeleder og prosjektleder har fullmakt til å utstede rekvisisjon. Det er normalt byggeleder som utsteder rekvisisjonen. Generelt er underlaget for en typisk rekvisisjon en eller flere endringslister, som er godkjent og undertegnet av både entreprenør og fagrådgiver (maksimum 7 endringslister pr. rekvisisjon). I enkelte tilfeller kan et tilbud fra en entreprenør også betraktes som underlag for en rekvisisjon, selv om tilbudet ikke foreligger i form av en endringsliste. Som grunnlag for bestilling av endringsarbeider med påfølgende rekvisisjon godkjennes også: Godkjenningsskriv fra byggherren på pristilbudet. Referat fra byggemøter eller befaringer hvor prosjektleder har vært tilstede og hvor det framgår at endringsarbeidet er behandlet og godkjent med beløp eller avregningsmåte. Når det er nødvendig av hensyn til rasjonell framdrift av byggearbeidet, har byggeleder fullmakt fra byggherren til å bestille mindre endringsarbeider. Bestilling av enhver annen endring skal skje ved særskilt fullmakt. Det skal alltid angis på rekvisisjonen hvilket beslutningsgrunnlag som er benyttet, samt årsaken til endringsarbeidet. Ved regningsarbeider skal det angis ca. omkostninger. Rekvisisjonene tildeles løpenummer fortløpende. Generelt skal hver rekvisisjon undertegnes av entreprenør, prosjektleder (PL) aktuell byggherres prosjektleder (PL/SK eller PL/TFK) og byggeleder. Rekvisisjon utstedt og underskrevet av byggeleder sendes den entreprenør som skal utføre det rekvirerte arbeidet. Entreprenøren godkjenner rekvisisjonen ved å undertegne den, og returnerer den til byggeleder for undertegning av ham og prosjektlederne. Byggeleder fordeler deretter orginal og kopier slik: - original sendes vedkommende entreprenør (denne skal senere følge fakturaen for vedkommende endringsarbeid). - kopi sendes prosjektledere, byggeleder (og rådgivere ved behov). I tilfeller der underlaget for rekvisisjonen kun består av endringslister (eller et annet godkjent underlag) som er godkjent og undertegnet av entreprenør og fagrådgiveren og som inneholder alle opplysninger som fremgår av rekvisisjonen er det tilstrekkelig at prosjektleder (PL), aktuell byggherres prosjektleder (PL/SK eller PL/TFK) og byggeleder undertegner rekvisisjonen. Underlaget skal legges ved rekvisisjonen. Rekvisisjoner som gjelder vgs er merket med TFK Eiendoms logo. Rekvisisjoner for øvrige arbeider er merket med SKs logo. Det må fremgå av rekvisisjonen om arbeide skal honoreres som fastpris, iht. enhetspriser eller som regningsarbeid. Så langt mulig benyttes fastpris. Når byggherren forlanger tilleggs- eller endringsarbeider utført som regningsarbeide, skal dette avregnes ihht. anbudets enhetspriser og/eller iht. andre avtalte forutsetninger. Arbeidene skal drives rasjonelt og forsvarlig. Endringer som avregnes etter medgått tid, skal dokumenteres med timelister. Hver uke skal entreprenøren forelegge for byggherren oppgave over arbeidstimer og materialer som er medgått for atttestasjon. Rekvisisjonen skal inneholde et kostnadsoverslag som entreprenøren har tatt stilling til. Dersom det er grunn til å annta at kostnadsoverslaget vil bli overskredet, skal entreprenøren strakts varsle byggherren. Telemark kommunerevisjon IKS 16

20 Vedlegg nr. 3 Uttalelse fra administrasjonen Telemark kommunerevisjon IKS 17