Informasjons- og kommunikasjonsstrategi for. Apotekene Vest HF

Transkript

1 Informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Apotekene Vest HF

2 Innhold 1. Innleiing 3 2. Overordna dokumenta 4 3. Prinsipp for informasjons- og kommunikasjonsarbeid Kommunikasjonsprinsippet 3.2 Prinsippet om aktiv informasjon 3.3 Heilskapsprinsippet 3.4 Linjeprinsippet 3.5 Prinsippet om informasjon som leiaransvar 4. Offentlegheitslova og meiroffentlegheit 7 5. Overordna mål for informasjon og kommunikasjon 8 6. Planar og tiltak Intern informasjons- og kommunikasjonsarbeid Resultatmål 6.2 Ekstern informasjons- og kommunikasjonsarbeid 7. Organisering og ansvar 12 Retningslinjer for mediekontakt 8. VEDLEGG 14 Vedlegg 8.0 Verkemiddel Kanalar Vedlegg 8. 1 Kommunikasjons og informasjonsflyt, Apotekene Vest HF Vedlegg 8.2 Informasjonsflyt i ApoV for arkivuverdig materiale Vedlegg 8.3 Arkivverdige dokument E-POST Vedlegg 8.4 2

3 1. Innleiing Informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Apotekene Vest HF (ApoV) skal innehalde dei overordna prinsipp, mål, planar og tiltak for informasjonsverksemda i føretaket. Informasjon er eit viktig og nødvendig ledd i ApoV si verksemd og skal integrerast som eit strategisk verktøy på same måte som andre viktige funksjonar, til dømes økonomistyring og personalforvaltning. Informasjonsstrategien skal vera eit aktivt verktøy i planlegging og gjennomføring av informasjons- og kommunikasjonstiltak, og skal gi føringar for informasjonsflyt mellom ApoV og omverda og internt i ApoV. Dette inneberer målretta satsing på ekstern og intern informasjon. 3 God informasjon bør vera eit av kvalitetskrava til dei enkelte tenestene som blir ytt.

4 2. Overordna dokumenta Dei førande dokumenta i ApoV sin informasjons- og kommunikasjonsstrategi er: Arkivlova Felles rammeverk for nettbasert kommunikasjon i spesialhelsetenesta Forvaltningslova Informasjon og kommunikasjon styringsverktøy i Helse Vest RHF Offentlegheitslova Statens informasjonspolitikk for statsforvaltning Overordna dokumenta 4

5 3. Prinsipp for informasjons- og kommunikasjonsarbeid I Informasjonspolitikk for statsforvaltning (2001), er det nedfelt 5 prinsipp. Prinsippa omfattar tidspunkt, metode og organisering for informasjonsverksemda og må sjåast i samanheng for at informasjonspolitikken skal fungere. Nedanfor er desse skrivne om for å passa til ApoV sine oppgåver og kontekst. 3.1 Kommunikasjonsprinsippet Kommunikasjonsprinsippet er rettesnora for all statleg informasjonsverksemd: Informasjonen skal gå begge vegar og tilfredsstille både avsendar sitt behov for å gi informasjon, og mottakar sitt behov for å ta i mot informasjon. Informasjonsverksemda skal skje på mottakarane/brukarane sine premissar. Dette inneberer at ApoV må forsøka å setje seg inn i mottakaren sin situasjon, synspunkt og behov. 3.2 Prinsippet om aktiv informasjon Prinsippet om aktiv informasjon er knytt til at innsyn i forvaltning ikkje er nok. Dette betyr blant anna at ApoV må vera bevisst at aktiv informasjon ikkje nødvendigvis inneberer meir informasjon, men at den må vera målretta og basert på brukarane sine behov. Prinsipp for informasjons- og kommunikasjonsarbeid 5

6 3.3 Heilskapsprinsippet Heilskapsprinsippet set mottakaren sine behov i sentrum slik at den står fram som heilskapleg for mottakaren. Praktisk inneberer dette at informasjon skal samordnast internt, slik at ApoV står fram heilskapleg på nettstader og gjennom trykksaker. 3.4 Linjeprinsippet Linjeprinsippet vil seie at informasjonsansvaret følgjer saksansvaret og inneberer at Informasjon og kommunikasjon er ein naturleg del av sakshandsaminga. 3.5 Prinsippet om informasjon som leiaransvar Prinsippet om informasjon som leiaransvar vil seia at leiinga er ansvarleg for at informasjon og kommunikasjon blir brukt på ein profesjonell og etisk forsvarleg måte i arbeidet, og har ansvar for at informasjonspolitikken blir implementert. Ein leiar kan ikkje delegera ansvaret for å informere generelt sett, berre gi ansvar til å løyse visse oppgåver. Det er leiaren som bestemmer kven som skal uttala seg om kva og når dei skal uttala seg. Prinsipp for informasjons- og kommunikasjonsarbeid 6

7 4. Offentlegheitslova og meiroffentlegheit ApoV har plikt til å fjølge vedtektene i Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentlegheitslova). I utgangspunktet er ApoV sine saksdokument offentlege så langt det ikkje er gjort unntak i lov eller ved heimel i lov. For detaljer sjå Offentlegheitslova og Rundskriv vedr. Innskjerping av praktiseringa av offentlegheitslova. Opplysningar som er undergitt teieplikt i lov eller i medhald av lov er unnateke frå offentlegheit. Dokumentet elles er offentleg, når ikkje desse delane alene gir eit openbart misvisande bilde av innhaldet, eller dei unnatekne opplysningar utgjer den vesentlegaste del av dokumentet sitt innhald. Dokument påført lovlig gradering kan ein frita fullstendig. Som hovudregel skal ein vurdera om dokumentet bør sjåast bort frå før det tas standpunkt til om dokumentet kan sjåast bort frå. ApoV skal praktisere meiroffentlegheit. Dette betyr at informasjon kan offentleggjerast heilt eller delvis sjølv om det med heimel i loven er mogeleg å frita det frå innsyn. Meiroffentlegheit skal utvisast dersom det ikkje føreligg eit reelt og sakleg behov for å frita dokument frå offentlegheit. Det er et leiaransvar å sørgje for at offentlegheitslova, inklusive vurdering av meiroffentlegheit, blir praktisert på ein rett måte. Offentlegheitslova og meiroffentlegheit 7

8 5. Overordna mål for informasjon og kommunikasjon Apotekene Vest HF skal ha ei effektiv, mål- og resultatretta informasjonsverksemd. Informasjon må inngå i all overordna planlegging, og skal vera eit styringsreiskap. ApoV må definera sine målgrupper og jamleg evaluere desse, slik at bodskapen sin form og innhald, samt kanalane er tilpassa utviklinga og endringane i målgruppene. Dette er viktig fordi målgrupper ikkje er statiske storleikar, og fordi det kontinuerleg skjer endringar når det gjeld kunnskap, teknisk dugleik, forventningar og krav til offentleg sektor. Informasjonsarbeidet er ein kontinuerleg prosess, kor tiltak som er satt i gong blir evaluert samtidig som nye tiltak blir planlagde. Informasjon og kommunikasjon skal: fremja ApoV sine interesser vera aktiv, lett tilgjengeleg og bli gitt utan etterlysing vera open, sakleg, korrekt og tilpassa mottakaren sitt behov forståast av alle Overordna mål for informasjon og kommunikasjon 8

9 6. Planar og tiltak Den grunnleggjande informasjonskulturen må vera den same for heile ApoV og det skal vera bevisst bruk av ein felles grafisk profil, jfr. Profilhandbok, Regionale helseføretak. ApoV ønskjer å gi einsretta og tydeleg informasjon både internt og eksternt. For å unngå å gå glipp av informasjon og informasjonskveling, må ApoV informera på den enkelte brukar sine premiss. Dette betyr at ApoV må kanalisera informasjon slik at den treff dei som har behov for det. For mykje ikkje målretta informasjon blir oppfatta som støy. 6.1 Intern informasjons- og kommunikasjonsarbeid Som arbeidsgjevar er ApoV pålagt ved lov å informera dei tilsette om arbeidsforhold, avgjerder på leiarnivå og eventuelle endringar i arbeidsoppgåver eller organisasjon. God informasjonsflyt innetter i organisasjonen er ein føresetnad for å oppfylla det overordna målet for ApoV sin informasjons- og kommunikasjonsstrategi. Planar og tiltak 9 For at informasjon skal vera truverdig, må bodskapen vera lik, same kva nivå i organisasjonen det kjem ifrå. For at informasjonen skal vera nyttig, må det vera korrekt og nå fram i tide til mottakaren.

10 Alle tilsette, og særleg leiarane må prøva å få til at den interne kommunikasjonen er så god at den gjer sitt til å skape felles identitet, gode sosiale forhold og sikrar at alle arbeider mot eit felles mål. Resultatmål God kunnskap i ApoV om visjonar, gjeldande mål og strategiar. Betre informasjonsflyt innanfor organisasjonen. Lik informasjon til alle tilsette om spesifikke hendingar, policy, prosedyre eller retningslinjer. Gjere kjent implementering og praktisering av overordna avgjerder. Relevant informasjon frå ApoV skal til einkvar tid vera elektronisk tilgjengeleg for alle tilsette, hovudsakeleg gjennom intranett og internett. Skape vi-kjensle i ApoV. Planar og tiltak 10

11 6.2 Ekstern informasjons- og kommunikasjonsarbeid Det er nødvendig å velja ut kva for interesse- og målgrupper som er viktigast å halde seg til med tanke på ApoV sine prioriterte satsingsområde. Ein stor del av informasjonen blir distribuert indirekte (Helse Vest RHF, driftsansvarlege, einingsleiarar, postmottak og liknande) utan at ApoV har kjennskap til kor effektiv vidareformidlingskanalane er. I tillegg kan informasjon som blir motteken vera vanskeleg å forstå for mange av sluttbrukarane. Det må derfor bli utforma og marknadsført sikre og effektive kommunikasjonskanalar for den enkelte målgruppa, slik at informasjonen når fram til den tiltenkte mottakaren Auka kunnskap om ApoV og føretaket sine tenester ved å sikra god, korrekt og til ein kvar tid oppdatert informasjon om ApoV. God, målretta informasjon om føretaket (brosjyrar og liknande) Nettbasert informasjon som kontinuerleg blir forbetra og vidareutvikla, slik at ApoV kan tilby korrekte opplysningar på ein brukarvennleg måte. Etablerte og velfungerande kanalar for informasjon. Planar og tiltak 11

12 7. Organisering og ansvar Prinsippa i statens informasjonspolitikk betyr i praksis at det overordna informasjonsansvaret i ApoV ligger hos administrerande direktør, mens det operasjonelt er delegert til informasjonsansvarleg. Vidare har leiarar informasjonsansvar for sine fagområde, mens alle medarbeidarar har eit sjølvstendig ansvar for å vurdere informasjon og kommunikasjon som eit verkemiddel i sakshandsaminga. Sakshandsamarane skal kunna uttala seg om saker innanfor sitt fagfelt, men skal orientere nærmaste leiar om alle førespurnader frå media og ikkje gi offisielle utsegner til media utan først å ha konferert med ein leiar. I alle høver der det er føremålstenleg skal også informasjonsansvarleg bli orientert om førespurnader frå media, slik at det er mogeleg å vera førebudd på eventuelle konsekvensar av saker som kjem i media. Eit godt og gjensidig tillitsforhold til pressa er ein føresetnad for å formidla informasjon om ApoV sine tenester og tilbod til publikum. Informasjonen skal vera korrekt, sakleg og aktuell. Det er viktig å finna fram til saker og vinklingar som kan tene ApoV sine eigne interesser og vera interessante for media. Stort sett er media meir opptekne av det uvanlege enn det vanlege. ApoV skal i størst mogeleg grad ha planlagt kommunikasjon med media. I samband med kriser, er handtering av media i utgangspunktet eit sentralt ansvar. Organisering og ansvar 12

13 Retningslinjer for mediekontakt Retningslinjene skal ikkje avgrense den enkelte medarbeidar sin ytringsfridom som privatperson eller som tillitsvalt ved ApoV, men det må gå klart fram om ein uttaler seg på vegner av ApoV, som tillitsvalt eller som privatperson. Medarbeidarar som uttaler seg /formidlar informasjon til media som tilsett i ApoV har plikt til å opptre lojalt i forhold til ApoV sin policy, prioriteringar og vedtak fatta i føretaket sine styrande organ. Administrerande direktør står ansvarleg for all ekstern informasjon, og er derfor ansvarleg redaktør for ApoV sine eksterne informasjonstenester. Informasjonsarbeidet i ApoV følgjer linja. Linjeleiar har ansvar for ekstern informasjon frå sine fag- og ansvarsområde. Fagpersonell/sakshandsamar kan uttale seg om sitt spesielle fag- eller arbeidsfelt. Informasjon er ein integrert del av det faglege arbeidet alle har ansvar for å informera på sitt område etter dei rutinar og instruksar som føreligg. Tilsette skal ha eit aktivt forhold til kva som bør informerast utetter innanfor eigne arbeidsfelt. Aktuelle tema blir tatt opp med linjeleiar/ informasjonsansvarleg i ApoV. Dette gjeld også saker som er eller kan bli vinkla negativt. Leiarane har eit særleg ansvar å følgje opp informasjonsansvaret innanfor sitt felt. Uttale frå tilsette i strid med gjeldande interne retningslinjer, blir følgt opp internt. Informasjonsrådgjevar tilrettelegg for informasjonsverksemda. Organisering og ansvar 13

14 8. VEDLEGG Vedlegg 8.0 Nedanfor blir det lista opp enkelte verkemiddel og kanalar som kan vurderast i forhold til ein eller fleire målgrupper. Verkemiddel Bruk av fleire kanalar ved svært viktig bodskap (td. både intranett og e-post) Kampanjar aktiv informasjonsarbeid i samband med planlagde kampanjar Pressemeldingar, intervju, kronikkar artiklar og liknande Driftsmeldingar desse skal i utgangspunktet vera på intranett, men e-post kan også nyttast i enkelte høver. Kanalar Internett Intranett E-post berre i spesielle tilfeller Skriftleg informasjon Møter også videomøter/telefonmøter Telefon Telefaks 14

15 Relevant informasjon blir lagt på internett/intranett Føretaksadministrasjonen (FAD) Fagansvarleg Vedlegg 8. 1 Kommunikasjons og informasjonsflyt, Apotekene Vest HF Apotekar Info frå apotekar Informasjonsnotat Internt: Informasjon frå adm. dir. Info frå adm. dir. Informasjonsnotat til: Adm. dir. Vedtak AVL og FAD AVL og fagansvarlig FAD Linje 2/3 leiarar og HTV LTV Internt til tilsette Tilsette Eksternt Evt. eksternt som: Relevant informasjon blir lagt på internett/intranett Informasjonsnotat Pressemelding ApoV leiargruppe (AVL) Innkalling Referat Relevant til informasjon AVL medlemmer/ blir lagt FAD på internett/intranett Referat Referat på fellesområdet/intranett Info frå AVL Evt. informasjonsnotat til: Beredskapskoordinator Info frå møter Referat/info notat til: Leiarar/HTV Adm. dir. Internt til tilsette Apotekarane Relevant informasjon blir lagt på internett/intranett Fag- og kvalitetssjef It-ansvarleg Føretaksadministrasjonen Info frå fagansvarleg Informasjonsnotat til: Relevant informasjon blir lagt på internett/intranett (FAD) Fagansvarleg Adm. dir. AVL og FAD Fag/Drift/Utvikling Info frå drift Relevant Referat frå informasjon relevante fagmøte blir lagt blir på internett/intranett lagt til fellesområdet Fag- og kvalitetssjef Info frå fagansvarleg Info frå fag.dir.-møter Info frå faggruppene Tverrfagege vedtak Endringar i Kvass Høyringar Informasjonsnotat til: Adm. dir. AVL og FAD Relevant informasjon blir lagt på internett/intranett Fag- og kvalitetssjef Info frå fag.dir.-møter Informasjonsnotat til: Info frå faggruppene Adm. dir. Kven Tverrfagege vedtak AVL Kva (OBS! off./u. off.) Endringar i Kvass FAD Kor (kanal) Høyringar Faggruppeleiarar Informasjon frå ApoV Innkalling, notat Internett Relevant informasjon blir lagt på internett/intranett Styret Protokoll Fellesområdet Informasjonsnotat til: Adm. dir. AVL FAD Skjema fortsetter neste side» Faggruppeleiarar Relevant informasjon blir lagt på internett/intranett 15

16 Relevant informasjon blir lagt på internett/intranett Apotekar Info frå apotekar Informasjonsnotat Internt: Adm. dir. AVL og fagansvarlig FAD LTV Føretaksadministrasjonen (FAD) Fagansvarleg Fag- Informasjon og kvalitetssjef frå ApoV Styret Info frå fagansvarleg Kven Kva (OBS! off./u. off.) Kor (kanal) Informasjon frå adm. dir. Info Innkalling, frå fag.dir.-møter notat Info Protokoll frå faggruppene Tverrfagege vedtak Endringar Info frå adm. i Kvass dir. Høyringar Vedtak Informasjonsnotat til: Adm. dir. AVL og FAD Relevant informasjon blir lagt på internett/intranett Informasjonsnotat Internett til: Adm. Fellesområdet dir. AVL FAD Informasjonsnotat til: Faggruppeleiarar AVL og FAD Relevant Linje 2/3 informasjon leiarar og HTV blir lagt på internett/intranett Internt til tilsette Eksternt Adm. Relevant dir. informasjon blir lagt på internett/intranett AVL og fagansvarlig FAD LTV Referat til AVL medlemmer/ FAD Tilsette Referat på fellesområdet/intranett Evt. eksternt informasjonsnotat som: til: Informasjonsnotat Leiarar/HTV Pressemelding Internt til tilsette Relevant informasjon blir lagt på internett/intranett Apotekar Info frå apotekar Informasjonsnotat Internt: ApoV leiargruppe (AVL) Innkalling Referat Info frå AVL 16 Beredskapskoordinator Føretaksadministrasjonen (FAD) Fagansvarleg Info frå møter fagansvarleg Referat/info Informasjonsnotat notat til: til: Adm. dir. Apotekarane AVL og FAD Fag- Relevant og kvalitetssjef informasjon blir lagt på internett/intranett Fag- og kvalitetssjef Info frå fag.dir.-møter It-ansvarleg Informasjonsnotat til: Info frå faggruppene Relevant Adm. dir. informasjon blir lagt på internett/intranett Tverrfagege vedtak AVL Fag/Drift/Utvikling Info Endringar frå drift i Kvass Referat FAD frå relevante fagmøte blir lagt til fellesområdet Høyringar Faggruppeleiarar Relevant informasjon blir lagt på internett/intranett

17 Vedlegg 8.2 Informasjonsflyt i ApoV for arkivuverdig materiale Arkivuverdig materiale er inngåande dokumenter (som regel materiale gjort mangfaldig frå andre verksemder) skal ikkje journalførast, men kan innehalde viktig informasjon, ofte av avgrensa tidslengd (verknad), som til dømes invitasjonar til kurs og konferansar. Ved mottak blir desse fordelt direkte til mottakarar. Post til fagforeiningar Invitasjonar og innbydingar Bøker, tidsskrifter, aviser, reklame (tilbod) og brosjyrar Materiell frå kurs og konferansar Hotellbestillingar, reisebestillingar, o.l. Reiserekningar Timelister Fakturaer Sjukemeldingar 17 Enkelte dokument skal ikkje journalførast, men blir gjenstand for, eller inngår i visse typar sakshandsaming. Slike dokumenter kan til dømes vera rekningar/fakturaer, sjukemeldingar, post til fagforeiningar og liknande. Denne type dokument blir fordelte direkte og blir teken vare på lokalt.

18 Type/innhald Blir mottekne i form av: Handsaming Invitasjonar til/info om kurs og konferansar (generelt) brev, brosjyrar, e-post Skal vidaresendast: Adm. dir. Apotekarane fag- og kvalitetssjef på intranett Rundskriv brev eller e-post Skal vidaresendast: apotekerne fag- og kvalitetssjef Pressemeldingar for eksempel frå departementet og Helse Vest RHF brev, faks eller e-post Vidaresendes: apotekarane papirutgåve i hylla til adm. direktør evt. på intranett 18 Reklame brev, brosjyrar, e-post, faks Kastes eller vidareformidlast HMS-info diverse Skal vidaresendast: personalsjef personalrådgjevar Info frå eksterne skriv, brev, rapportar Skal vidaresendast: evt. på intranett, oppslag lokalt

19 Vedlegg 8.3 Arkivverdige dokument Alle arkivverdige dokumenter skal lagrast i ephorte, viss det ikkje finnest gjeldande rutinar om lagring av informasjonen ein annan stad. Døme på sakstypar: Juridiske saker Organisasjons-/administrative saker Utvalshandsaming Styresaker Adm. møteinnkallingar/møtereferat Strategi Samarbeid med andre organisasjonar (samarbeidspartnarar) Rapportar og utreiingar Høyringar/Høyringsuttalar Forhandlingssaker, tillitsvalte, arbeidsgjevarorganisasjonar med meir Innkjøp (evt. i Contiki) Personalsaker Finansierings-/oppgjersordningar Eksternrapportering Spørsmål frå offentlegheita som regulerer drifta Publikasjonar Pasientinformasjon 19

20 E-POST Generelt gjeld at all arkivverdig e-post som ein mottar eller sender, skal registrerast i ephorte. Sensitive opplysningar skal som regel ikkje sendast via e-post. For detaljar sjå Forskrift om elektronsk kommunikasjon med og i forvaltninga (eforvaltningsforskrifta). Vedlegg 8.4 Definisjonar Informasjon og kommunikasjon I norsk språkbruk nyttar ein desse omgrepa ofte om kvarandre. Ein enkel måte å skilje mellom omgrepa på er å seia at kommunikasjon står for prosessen, mens informasjon er produktet eller bodskapen. Informasjon er dermed det som blir formidla når ein kommuniserer. 20 Brukarar I statens informasjonspolitikk er brukarar nytta om befolkninga, næringsliv og organisasjonar som har rettighetar og plikter i forhold til det offentlege, eller mottar tenester frå det offentlege. Brukargruppe Personar, organisasjonar eller einingar som har samanfallande behov for produkt og tenester frå ApoV, og som det derfor er naturleg å sjå på som ei gruppe.

21 Målgruppe Personar, organisasjonar eller einingar som har samanfallande behov for informasjon frå ApoV, eller som har eit fellestrekk i sin ståstad i forhold til ApoV, og som det derfor bør utarbeidast særskilte informasjonsplanar for. Målgruppene kan delast i to hovudkategoriar: Interne målgrupper (tilsette på alle nivå, fagforeiningar) Eksterne målgrupper: omverda (til dømes: helseføretak, pasientar, publikum, eigar, media, universitets- og høgskulesektoren, lokale og regionale styresmakter, politiske organ, interessegrupper). Avsendar og mottakar I kommunikasjonsprosessar er avsendar den som sender ut eit bodskap og mottakaren den som får og må forstå denne bodskapen. Det er viktig å hugse at rollane som avsendar og mottakar må veksla for at kommunikasjonen skal fungera. 21

22