Klubbhåndbok. Reinen IL. Vedlegg 1 Samtykkeskjema. Vedlegg 2 Kontaktinformasjon og kontingent. Vedlegg 3 Økonomihåndbok. Vedlegg 4 Sportsplan

Transkript

1 Klubbhåndbok Reinen IL Styret Vedlegg 1 Samtykkeskjema Vedlegg 2 Kontaktinformasjon og kontingent Vedlegg 3 Økonomihåndbok Vedlegg 4 Sportsplan Retningslinjer for styret, områdeledere, trenere, lagledere, foreldre og medlemmer i Reinen Idrettslag.

2 Innholdsfortegnelse 1.0 Innledning Generell informasjon om Reinen IL Styret og deres roller Oversikt over styremedlemmene Styremedlemmenes roller Områdegruppens roller Valgkomiteen Sponsor/tilskudd: Medlemsansvarlig Materialforvalter: Drift bane og klubbhus: Prosjekt, anleggskomiteen Sportslig utvalg/dommeransvarlig Trening og banefordelingsleder Hjemmeside, facebook og KX; Årshjul Årsmøte og styremøter Årsmøte Styremøter KX, hjemmeside og facebook Omtale utenfor klubben Sponsorpolicy Generell policy Sponsorer Policy små sponsorer til hvert lag Søknader tilskudd, fond og div Økonomi Regnskap, revisjon, budsjett mv Kurs Politiattest Sexuell trakassering i idrett Rekruttering av nye medlemmer Lag, trener og lagledere Side 2 av 26

3 12.1 Organisering av et lag og lagledelse Ansvarsområder til trenere: Ansvarsområder til lagledere: Ansvarsområder til spillerne Ansvarsområder til foreldre Opptak av nye spillere på laget Påmelding og deltakelse turneringer eller treningshelger Påmelding og deltakelse til seriespill Dommere og dommeravgift Treningstider og treningssteder Reinen kunstgressbane Generelt bruk Baneregler og vedlikehold Klubbhusregler og vedlikehold Utstyr Generelle rutiner ved bestilling av utstyr Utstyrsleverandør Bestilling av utstyr Grunnpakke av utstyr Status for materiell i lagene Medlemskontingent, treningsavgift og prøvetid Forsikring Dugnad Holdninger/foreldrevettregler Nyttige linker Vedlegg Side 3 av 26

4 1.0 Innledning Reinen idrettslag (heretter kalt Reinen IL) startet 7. mars 2002, og er et idrettslag for barn og unge i alderen 5 til 16 år. Idrettslaget er tilsluttet Norges Idrettsforbund og olympiske og paralympiske komite ( gjennom Troms Idrettskrets. Som medlem av Idrettsforbundet er Reinen IL underlagt basis lov- normen for idrettslag ( Klubbhåndboken skal være et hjelpemiddel for alle tillitsvalgte i Reinen IL, som eksempelvis, styret, områdeledere, trenere, lagledere, foreldre og spillere. Reinen IL er et idrettslag som gir et lavterskeltilbud til barn og unge som primært tilhører Reinen skolekrets. Vi tilbyr aktiviteter innen fotball og allidrett, og all aktivitet i idrettslaget er basert på foreldredrift. Reinen IL skal være et viktig samlepunkt, preget av stabilitet og kontinuitet. En skal ha et miljø som bygger trygghet og trivsel der spillere, trenere, ledere, foreldre og andre kan utvikle vennskap, selvtillit, respekt og toleranse. Reinen IL ønsker å være inkluderende, og tar åpent imot alle som vil spille fotball, uansett nivå. Samtidig skal vi ta vare på og videreutvikle de talentene som vi har i klubben. Forholdene skal legges til rette for at alle skal kunne bruke klubbhus og baneanlegg. Vi ønsker aktivitet på området vårt, med spillere på Reinen kunstgressbane. Dersom det ikke er grunnlag for å stille eget lag, åpnes det for samarbeidslag med andre klubber, eksempelvis TUIL. Klubbhåndboken til Reinen IL er ment som et oppslagsverk for styret, trenere, områdeleder og lagledere i Reinen IL. Hensikten er å samle alle rutiner og retningslinjer på en plass, slik at det er enklere å finne svar på de tingene man lurer på. Styret Mars 2016 Side 4 av 26

5 2.0 Generell informasjon om Reinen IL Informasjon om klubben; Reinen Idrettslag Postboks Tromsø Organisasjonsnummer: Grasrotandelen: SMS til Skriv: grasrotandelen For vedtektene til Reinen IL, se: om Reinen, vedtekter. Klubbens målgruppe er; Barn 5-12 år (Allidrett i alderen 5-7 år) Ungdom år 3.0 Styret og deres roller 3.1 Oversikt over styremedlemmene Styret består av 5-6 medlemmer, og har følgende sammensetning; Leder Nestleder Kasserer 1-2 medlemmer Vara Nedenfor viser styrets ansvarsområder og overordnede arbeidsoppgaver. Styrets leder har det overordnede ansvaret. Felles mail til styret: styre@reinen.no 3.2 Styremedlemmenes roller Leder- og nestleder: Overordnet ansvar for klubbens drift og aktivitet, herunder å påse at klubben drives i henhold til forbundets retningslinjer samt klubbens egne lover. Side 5 av 26

6 Innkalle og fastsette agenda til styremøter. Lede møtene Utarbeid og videreutvikle strategi og planer i klubben Hovedansvarlig for kontakt med Troms Kretsen. Klubbens pressekontakt. Representere klubben utad Påse at Områdegruppene fungerer ihht sine oppgaver Ansvar for ungdoms- og barnefotballen Sende ut oppdateringsmailer til medlemmer og styret, samt lagledere og trener Påmelding til seriespill Innmeldinger + nye lag Kursvirksomhet for styret og trenere/lagledere Grasrotandel Politiattester Nestleder fungerer som leder i leders fravær Kasserer, økonomiansvarlig: Lede og koordinere økonomiarbeidet Budsjettering Regnskap: betale regninger og føre regnskap Utarbeide rutiner for kontoplan, utbetalinger, fakturering og håndtering av omsetning ved dugnader og kioskslag (se vedlegg 3 Økonomihåndbok). Ansvarlig for uttak og innskudd i bank, samt utarbeide oversikt/fullmakt til andre utvalgte som skal inneha slike. Momskompensasjon Oppfølging av postboksen, kasserer@reinen.no Rapportere økonomisk status på styremøtene, og foreslå tiltak om regnskapet viser vesentlige avvik fra budsjett. Styret: Oppfølging av de forskjellige områdene som: sponsorteamet, baneprosjektet o.l. Klubbhåndbok Årshjul Ny rekruttering av medlemmer Ansvar for allidrett (idrettsskole) Koordinering av banen og gymsalen Treningstider i andre haller Materialer, reklame o.l. Utarbeide klubbens strategi, målsetting og handlingsplaner Vara: Deltar på styremøtene for å ha en oversikt over hva som foregår i klubben, slik at man er oppdatert hvis man må ta over et verv. Side 6 av 26

7 3.3 Områdegruppens roller Klubben benytter seg av ulike områdegrupper som oppnevnes av årsmøtet/styret. Alle områdegruppene rapporterer til styret, og stiller/kalles inn til styremøter ved behov Valgkomiteen Valgkomiteen oppnevnes på årsmøtet, og rapporterer til årsmøtet. Valgkomiteen har ansvar for å innstille navn på kandidater til klubb verv, som skal velges på årsmøtet. Valgkomiteen består av 3 medlemmer, herav en leder. Valgkomiteene initierer samtaler med aktuelle personer for gjenvalg, eventuelt nyvalg, og leverer sin innstilling i god tid før årsmøtepapir skal legges fram, senest 2 uker før årsmøtet avholdes. Finne kandidater til de verv som til enhver tid skal velges, og bistå ved behov ved rekruttering av personer til andre verv Sponsor/tilskudd: Sponsoransvarlig rapporterer til styreleder og kasserer i styret. Sponsoransvarlig Søke om ulike tilskudd, i samarbeid med prosjekt og anleggskomiteen Drakt- og logo ansvarlig Reklame Medlemsansvarlig Medlemsansvarlig rapporterer til kasserer i styret Ansvar for utsendelse og oppfølging av kontingent og treningsavgift Motta endringer av trenere/ lagledere i lagene, samt informasjon om nye medlemmer og medlemmer som slutter i klubben Materialforvalter: Oversikt over materialbruk til hvert enkelt lag Ansvar for oversikt over felles utstyr som tilhører Klubben Ansvar for klubbens utstyrslager Koordinere anskaffelser av utstyr i samarbeid med laglederne. Sportsutstyr Samarbeid med leverandører Side 7 av 26

8 Utarbeide rutineplan for oppbevaring og bruk av klubbens fellesutstyr Innhente utstyrs- og behovsliste fra lagene gjennom laglederne. Sørge for fornuftig og rullerende bruk av draktsett, herunder innsamling av disse hvis nødvendig. Se mer informasjon om utstyr under kapitel Drift bane og klubbhus: Komiteen bør bestå av 3 medlemmer, inkludert leder. Utarbeide rutiner for drift og vedlikehold av klubbhus og bane. Utarbeide rutiner for bruk av klubbhus (ordensregler for klubbhus) Utarbeide kontrollskjema for ukentlig oppfølging og vedlikehold. Sender ut vaskeliste til lagene og henger den opp på klubbhuset. Innkalle og organisere dugnaden vår og høst. Motta bestillinger på forbruksvarer til klubbhuset som toalett- og tørkepapir, vaskemidler m.m. Kostnadskontroll og planlegging og gjennomføre godkjent vedlikehold og investeringer på hus og bane, mål og annet utstyr tilhørende bane. Utarbeide budsjettforslag for bane og hus. Vinter vedlikehold Administrere utleie av klubbhuset Ha det overordnede ansvar for at vårt anlegg til en hver tid holdes en forsvarlig og god standard. Planen skal legges frem for styret til godkjenning Prosjekt, anleggskomiteen Planlegg, prosjektering og gjennomføring av nye prosjekter Jobbe langsiktig for å skaffe tilstrekkelig anleggskapasitet. Komiteen skal utarbeid plan for klubben sin utvikling fremover på anleggssiden. Planen skal legges frem for styret til godkjenning. Ha løpende kontakt med kommunale avdelinger for å sikre at vi er tidlig inne i planprosessen. Pådrive lobbyvirksomhet ovenfor kommunale instanser og politikere for å sikre at våre synspunkter og behov blir tatt på alvor. Prosjektet komiteen kan ikke benytte noen kostnader for Klubben uten at dette er godkjent av styret Sportslig utvalg/dommeransvarlig Sportslig utvalg er sportslig ansvarlig for klubben, og har følgende oppgaver; Utarbeid retningslinjer for sportslig arbeid i klubben, samt utarbeide hjelpemidler for trenerne. Se Vedlegg 4 sportsplan. Trenerutvikling, koordinere kurs for trenere og ledere. Side 8 av 26

9 Oppfølging og støtte til trenerne Dommerrekruttering og utdanning av dommere Sportslig utvikling Fair play Håndtere fotballfaglige spørsmål Ansvar for koordinering og gjennomføring av hospitering. Sørge for at ledere og trenere får et utdanningstilbud som er i samsvar med klubbens behov/målsetting Trening og banefordelingsleder Hovedansvar for treningstider og banefordeling for de enkelte lag. Reinen IL skal fortrinnsvis skaffe minimum 1-2 treninger per uke for alle lag i Reinen IL. Treningstider utover dette får lagene tildelt ved ledig kapasitet. Behov for treningslokasjoner og -tider utover dette må lagene må dekke (ordne) selv. Rapportere til kasserer i styret, og holde seg innenfor budsjett Hjemmeside, facebook og KX; Oppdatering av informasjon til Reinen IL på hjemmeside, facebook og KX. 4.0 Årshjul Styret har laget et årshjul som skal være veiledende for når ulike aktiviteter/møter er tenk å finne sted i Reinen IL. Årshjulet er ment som et hjelpemiddel for styret slik at vi kan jobbe i forkant av de ulike tingene som må gjøres. 1.halvår Idrettsregistering Norges idrettsforbund (januar) Påmelding seriespill ungdomsfotball (januar) Betaling av medlem-kontingent og treningsavgift (januar) Trenermøte (januar) Lagledermøte (januar) Klargjøring av resultatregnskap og neste års budsjett (januar) Utarbeide årsberetning (februar) Påmelding seriespill barnefotball (februar/mars) Årsmøte (mars) Søknad om treningstider (april) Kick off, sesongåpning (mai) Vårdugnad (mai) 2.halvår Side 9 av 26

10 Søknad om moms kompensasjon (august) Reinen dagen (august/september) Høstdugnad (september) Felles sesongavslutning (oktober) Frist søknad utstyrsmidler (nov) 5.0 Årsmøte og styremøter 5.1 Årsmøte Årsmøte er idrettslagets øverste myndighet, og avholdes hvert år i mars-april måned. Årsmøtet innkalles av styret med minst en måneds varsel enten direkte pr mail til medlemmene, eventuelt på annen forsvarlig måte slik som kunngjøring på Reinen IL sin internettside. Saksdokumentene gjøres tilgjengelig på internett eller på annen forsvarlig måte. Forslag som skal behandles på årsmøtet må være sendt til styret senest 2 uker før årsmøtet. Fullstendig saksliste og andre nødvendige saksdokumenter med forslag vil være tilgjengelig senest en uke før årsmøtet. Alle idrettslagets medlemmer har adgang til årsmøtet, og årsmøtet er vedtaksført dersom det møter et antall stemmeberettigete medlemmer som minst tilsvarer antallet styremedlemmer iht. Idrettslagets lov. Protokoll og budsjett fra årsmøtet legges ut på For mere info; se vedtektene for Reinen IL: om Reinen, vedtekter. Årsmøtet skal behandle saker iht klubbens vedtekter. Årsmøte skal behandle; 1. Klubbens årsmelding 2. Revidert regnskap 3. Innkommende forslag 4. Fastsette medlemskontingent 5. Budsjett for neste perioden 6. Valg av styre, valgkomite og revisor Årsmøtet har følgende vedtekter; Forslag som skal behandles må være sendt til styret senest 2 uker før årsmøtet Saksliste skal være tilgjengelig for medlemmene senest 1 uke før årsmøtet Alle medlemmer har adgang til årsmøtet. Årsmøtet kan invitere andre personer og/eller media kan være til stede. Årsmøte er vedtaksført med det antall stemmeberettigede som er tilstede. Forslag om lovendring kan ikke behandles hvis det ikke er ført opp på sakslisten Side 10 av 26

11 Andre saker kan behandles når 2/3 av de frammøtte krever det. Årsmøtet ledes av valgt dirigent. To personer velges for å underskrive protokollen For å være stemmeberettiget må et medlem ha fylt 15 år, ha vært medlem minst 1 måned, og ikke skylde kontingent. Alle medlemmer som har stemmerett kan velges til verv. Med mindre annet er bestemt krever et vedtak alminnelig flertall. Ekstra ordinær årsmøte kan avholdes når styret, overordnet idrettsmyndighet eller minst 1/3 av stemmeberettigede medlemmer krever det. 5.2 Styremøter Styremøter avholdes med jevne mellomrom, og saker som ønskes styrebehandlet meldes fortløpende inn til styre@reinen.no. 6.0 KX, hjemmeside og facebook Alle medlemmer i Reinen IL skal være registrert i KX med navn, adresse, fødselsdato, mobil, mail og navn på en foresatt. Regninger på kontingent fordelt på medlemskontingent og treningsavgift blir sendt ut fra KX. Lagledere har ansvaret for å registrere medlemmene i KX, og en liste med navn på nye medlemmer må sendes til kasserer i styret etter at de er registrert i KX. Hvis medlemmer slutter i klubben, så må lagleder slette disse i KX og sende en liste med navn på de som er sluttet til medlemsansvarlig. Felles SMS til medlemmer kan sendes ut fra KX via styret, trenere eller lagledere. Styret i Reinen IL ønsker at foreldre har et bevisst forhold til sosiale medier. Våre erfaringer er at det er mange ulike syn på hva som er greit å publisere både i aviser og på nettsider som for eksempel Facebook. Vi oppfordrer alle til å ha et kritisk forhold til offentliggjøring av bilder på egen Facebook-side i forbindelse med aktivitet i regi av Reinen IL. Dersom du legger ut bilder fra kamper eller turneringer forsikre deg om at du har tillatelse fra foreldrene. Vær også kritisk til bilder som kan sette barn eller voksne i et negativt lys eller i en forlegen situasjon. Lagenes facebooksider skal være lukket, men også der må laget ha hatt spørsmålet om deling av bilder oppe på foreldremøtene. Har noen publisert bilder av deg som du ønsker å få fjernet? Ta kontakt med de som har lagt ut bildet og be de fjerne det. Husk at bildene ofte også er søkbare på Google, så det er viktig å få slettet dem derfra også. Fremgangsmåten for å få slettet bilder fra Google finner du på rådgivningstjenesten Slettmeg.no Slettmeg.no rives av Norsk senter for informasjonssikring (NorSiS). Side 11 av 26

12 Varsle om upassende/støtende innholdet på hjemmesiden eller facebook sendes på mail til lagledere eller direkte til leder. For å sikre at vi ikke tråkker over noen grenser så skal alle medlemmene i Reinen IL fylle ut skjemaet «Samtykkeerklæring». Skjemat levers inn til lagleder som skal oppbevare skjemaet så lenge medlemmene er med i Reinen IL. Hvert lag vil da ha en grei oversikt over hvilke barn som ikke skal eksponeres i media. 6.1 Omtale utenfor klubben Fair play må være en grunnverdi for fotballen, også utenfor banen. Alle som har tilgang til å legge ut redaksjonelt stoff bør utvise normal høflighet i sin omtale av dommere, motstanderlag eller andre aktører innen idretten. Klubben kan bli stilt til ansvar for innholdet, både i forhold til NFFs regelverk og sivilrettslig. Klubben tar ikke ansvar for innholdet i debattinnlegg på debattsider, men vi oppfordrer debattdeltakere å vise aktsomhet og vi kommer til å fjerne uønskede innlegg. 7.0 Sponsorpolicy 7.1 Generell policy Styret og sponsorgruppen jobber aktivt for å få inn flest mulig sponsorer til klubben slik at vi kan drifte klubben på en best mulig forsvarlig måte. Vi ønsker at alle sponsormidlene som kommer inn skal fordeles rettferdig på alle medlemmene i klubben. Vi er likevel helt avhengig av at foreldrene også jobber for å få inn små og store sponsorer til klubben. Styret har vedtatt at all form for sponsing skal gå via, eller være koordinert i samarbeid med sponsorgruppen, slik at vi er best mulig samordnet i et tøft sponsormarked. Trykking av sponsorlogo på fotballdraktene og zip genseren skal foretas av sponsorgruppen i samarbeid med styret. Alle sponsoravtaler forutsettes godkjent og signert av styreleder i styret. 7.2 Sponsorer Sponsor på sportsutstyr Sponsorgruppen jobber med å innhente sponsorer på fortrinnsvis 2 års avtaler, hvorav disse reklamene skal stå på ryggen. (gjerne i samarbeid med Torshov Sport). Sponsorbedriftene skal selv produsere og betale for sine egne merker, samt trykkingen av draktene. Prisene på avtalene bør ligge på kr ,- og oppover! Side 12 av 26

13 Sponsor på Brakkevegg Sponsorgruppen jobber også med å selge inn to plasser på brakkeveggen. Ønskelig pris er ,- for hver sponsor, på fortrinnsvis en 2 års avtale. Sponsorbedriftene skal selv produsere og betale for sin egen reklame. Det er ikke lovlig å montere reklame på ballfangernettet som vender ned mot E Policy små sponsorer til hvert lag For at styret på best mulig vis skal kunne drifte klubben på en forsvarlig måte, så må all sponsing til klubben og laget innom sponsorgruppen og kassereren, samt styreleder i styret. For å få en mest mulig rettferdig fordeling av pengene så har styret besluttet at 25 % av det beløpet som små sponsorer vil sponse direkte til et lag, skal gå til Reinen IL. Kasserer vil trekke fra 25 %, og overføre resten av beløpet til lagskontoen. All sponsormidler skal faktureres av kasserer i styret. Det skal ligge en signert avtale til grunn. Lagene kan IKKE benytte sine private kontoer til å motta penger fra bedrifter. Det er pr tiden iverksatt en stor kontroll/revisjon av idrettslag i Norge blant annet på grunn av underslag. Det er derfor viktig for styret å ha kontroll på penger som er gitt til klubben og de enkelte lag. Vi gjør oppmerksom på at både styret og trenere/lagledere er ansvarlig for økonomien i klubben, og at dette må være korrekt ivaretatt. All sponsing som innbefatter reklame på klubbutstyr som gjenytelse, kan KUN inngås av styret, ref. reglene til Norges Idrettsforbund. 7.4 Søknader tilskudd, fond og div Styret har vedtatt at søknader til fond eller midler skal ivaretas av sponsorgruppen. Hvis enkelte lag tenker på å søke midler til en spesiell sak, så skal dette tas opp med sponsorgruppen. Enten søker sponsorgruppen for det enkelt laget og hele klubben, eller så ber de laget søke for hele klubben, og hvis midler blir tildelt så får det enkelte laget det beløpet de var tenkt å søke for. På den måten vil klubben være koordinert på søknadene. 8.0 Økonomi 8.1 Regnskap, revisjon, budsjett mv. Side 13 av 26

14 Se vedtekter, 12: om Reinen, vedtekter. For mer informasjon; se Vedlegg 3 Økonomihåndboken. 9.0 Kurs Det er ønskelig at alle medlemmene av styret skal ha gjennomgått kurset «Styrearbeid i praksis» i regi av Troms Idrettskrets. Kurset er gratis og foregår på kveldstid. Det er også anledning for trenere og lagledere å delta på ulike kurs, og kursavgifter kan helt eller delvis bli betalt av klubben. Forespørsel om deltakelse på kurs sendes pr mail til nestleder i styret, men kopi til kasserer Politiattest Politiattestordningen er gjort obligatorisk for å sikre at alle idrettslag har de samme rutinene for å forebygge overgrep. Ny politiattest skal innhentes minst hvert tredje år eller når noen får en ny rolle i idrettslaget. Ansvarlig for innhenting av politiattest er styreleder. Reinen IL følger regelverket og retningslinjene til Norges Idrettsforbund vedrørende politiattest: Styret skal avkreve politiattest av alle ansatte og frivillige som skal utføre oppgaver for idrettslag som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold ovenfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming. Styret har besluttet at dette gjelder styret, undergrupper av styret, lagledere og trenere. Laveste alder for å avkreve politiattest er 15 år. Styret har oppnevnt styreleder til å ta ansvaret for å håndtere ordningen med politiattest i Reinen IL. Nestleder er vararepresentant. Styret skal informere om ordningen på vår hjemmeside. Der vil navn og kontaktinfo på styreleder og nestleder som skal håndtere ordningen i Reinen IL, fremgå. Styreleder skal informere de aktuelle personene om at de må ha politiattest, og det er styreleder som skal sende inn søknad om politiattest til politiet. Søknaden må undertegnes av søkere og av styreleder eller nestleder. Attesten sendes fra politiet til den enkelte søker. Alle som skal ha politiattest må fremvise attesten for den styreoppnevnte. Den styreoppnevnte skal lagre opplysninger om hvilke personer som er avkrevd politiattest, at attesten er fremvist og dato for fremvisning. Selve attesten beholdes av søkeren. Side 14 av 26

15 Reinen IL skal ikke gi oppgaver som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming til personer som ikke fremviser politiattest eller som har anmerkninger på attesten. Styret har besluttet at politiattesten skal fornyes hvert 3. år Sexuell trakassering i idrett Med seksuell trakassering menes uønsket seksuell oppmerksomhet som er plagsom for den oppmerksomheten rammer. Med seksuelle overgrep menes å lure eller påtvinge et annet menneske seksualitet som det ikke ønsker, eller er utviklingsmessig i stand til å gi sitt samtykke til. Seksuelle overgrep og seksuell trakassering er totalt uforenlig med idrettens verdier og det er Nulltoleranse for diskriminering og trakassering, uansett kjønn, etnisk bakgrunn, livssyn, seksuell orientering og funksjonshemming i norsk idrett. Les retningslinjene som gjelder i hele norsk idrett: Seksuell trakassering og overgrep Rekruttering av nye medlemmer Reinen IL skal gi alle i Reinen skolekrets som ønsker å spille fotball for klubben et tilbud på et nivå tilpasset kjønn, alderstrinn og ferdighetsnivå. Rekruttering av nye medlemmer skjer fortrinnsvis om høsten, ved utsendelse og oppslag med informasjon til Reinen skole og Reinene barnehage. I all hovedsak skjer rekrutteringen til allidrett, da vi ser at medlemmer til de ulike fotballagene blir rekruttert via «jungeltelegrafen». Strategi for hvordan nye medlemmer og nye lag/års trinn skal rekrutteres bør vedtas på styremøte på våren. Høsten er hektisk og foreldremøter på skolen starter gjerne før vi er kommet ordentlig i gang med skolen, og rekrutteringen kommer litt bakpå. Det viktigste aspektet er å kunne rekruttere trenere til nye lag allerede på våren. Det sparer styret for mye arbeid på høsten. Klubben tar initiativ ovenfor Reinen skole og foreldre for oppstart av lag når barna starter i 1.-2.klasse Lag, trener og lagledere Styret har besluttet at lagene skal være mest mulig aldersbestemt så lenge vi kan tilby en aktivitet i den bestemte årsklassen. Det vil ikke være mulig å melde seg inn i Reinen IL hvis man tilhører en annen skolekrets uten godkjenning fra styret. Side 15 av 26

16 For oversikt over kontaktinformasjon på trener og lagledere, se eget vedlegg 2 Kontaktinformasjon og kontingent, samt på På Troms fotballkrets sine hjemmesider finner du alle fellesskjema og kretsspesifikke skjema og kontrakter Organisering av et lag og lagledelse Alle lag i Reinen IL må helst ha to trenere og en lagleder. Med denne organiseringen får laget den best mulige fordeling av arbeidsoppgaver innenfor laget, samtidig som laget ikke vil være så sårbart ved fravær, flytting o.l Ansvarsområder til trenere: Trener for laget, treningsopplegg (har ansvar for det sportslige tilbudet) «Spille inn» ønsket treningstid og sted pr mail til trening- og banefordelingsleder. Treningen skal være målbevisst og mest mulig variert. Treningsopplegget skal følge anbefaling fra sportslig utvalg (Vedlegg 4 sportsplan). Ansvarlig for uttak av spillere til alle lagets kamper iht NFFs reglement på de enkelte alderstrinn. Kampledelse Deltar på klubbens lagleder og trenermøter Spiller samtaler/-møter. Følge opp hver enkelt spiller mest mulig Trenere skal samarbeid positivt med øvrige lag/trenere for å sikre at spillere blir godt ivaretatt ved aldersopprykk, eller når de går til nye trenere. Dersom et lag (trener) ønsker å benytte en spiller fra et annet lag, skal trener eller lagleder for dette laget kontaktes før vedkommende spiller kontaktes og benyttes. Hospitering starter normalt fra spiller fyller 10 år (se mer informasjon Vedlegg 4 Sportsplanen). Du er forbilde for spillerne, vær varsom i din atferd Respekter klubben og dens tillitsvalgte Vær konstruktiv og positiv i omtale av spillere i trening og kamp. Vær lojal mot de sportslige retningslinjer klubben har satt, bla gjennom sportsplan Hvis god sportsånd ovenfor dommere og motstandere. Påse at spillere etterlever reglene rundt «fair-play» Ta ansvar for klubbens utstyr og eiendeler. Ta trener kurs ved behov Ansvarsområder til lagledere: Kontaktperson til styret Administrative leder og har ansvar for at alt praktisk fungerer rundt laget. Har ansvar for organisering av lagets aktiviteter Ansvarlig for utstyr for laget (behandle disse på en forsvarlig måte) o Totaloversikt over alt lagsutstyr Side 16 av 26

17 o Komplettering av utstyr o Medisinsk utstyr (og påfylling av disse) Oversikt over materiell behovet skal sendes materialforvalter ved sesongstart, og beholdning av materiell sendes materialforvalter ved sesongslutt. Inn- og utmeldinger av medlemmer i laget i KX. o Inn- og utmeldinger på laget må varsles til Medlemsansvarlig. Melde fra om spilleroverganger til styreleder. Innhente alle personalia opplysninger om spillere på laget, og oppdatere jevnlig med endringer i KX. Hvert lag legger inn sine spillertider i kalenderen på KX (synkroniseres med kretsen). Seriekamper blir da automatisk oppdatert i banekalenderen. Oppdatering av spillerliste (spillernavn, fødselsdato, adresse, foresatte e-post og telefon) på FIKS Registrering dommerkort til kamp.(utfylling, signering og kontroll av kort etter kamp) Bistå dommer slik at kampen kan avvikles presis. Levere dommerregning til kasserer Koordinere lagets dugnadsoppgaver fra klubben Turneringspåmelding og påmelding til treningsleir. Ordne reiseopplegg og opphold ved reising til turneringer/treningsleir. Informere om deltakere, foresatte etc på tur. Koordinere oppsett for seriekamper mot krets Utpeke kampvert. Informere om planer og målsettinger (sportslig og sosialt) for laget for sesongen, og gjennomgår disse med spillere og foresatte (kan også gjøres av trener). Sette opp aktivitetsplan før sesongstart, og gjennomgå denne med spillere og foresatte Håndtere eventuelle endringer og flytting av kamper i serien. Sørge for at spillere som slutter leverer tilbake klubbens utstyr og spillerdrakter. Arrangere foreldremøter Samarbeide med trenere på spillermøter Være kjent med sportslig plan Informasjonsansvarlig for sitt lag, inklusive oppdatering av lagets hjemmeside, facebook. Ansvarlig for intern registrering av gule/røde kort, og oversikt når spillere skal stå over pga karantene. Logistikkansvarlig ved bortekamper Delta på kretsen ABC-laglederkurs Ingen krav til deltakelse på alle treninger og kamper Ansvarsområder til spillerne Ha orden og ta ansvar for eget og klubbens utstyr Ha respekt og toleranse ovenfor både med- og motspillere Aksepter at andre gjør feil, unngå kjeftbruk Gi ros og oppmuntring Vær positiv, ha god disiplin og oppførsel Avstå fra bruk av rusmidler Vise ærlighet både mot seg selv og andre. Punktlig i enhver sammenheng Side 17 av 26

18 Ansvar for egen utvikling, møte på trening for å trene, ikke for å bli trent Vær forberedt til trening og kamp Stå samlet «en for alle, alle for en» Vis god sportsånd Godta dommerens avgjørelser Utføre «fair play» hilsen før og etter kamp, samt takke dommer for kampen. Vær samarbeidsvillig (vær gjerne uenig men vurder tidspunktet for å ta det opp) Ingen baksnakking ved uenighet, ta det med den det gjelder Gi beskjed i god tid ved forfall til kamp og trening Vær lojal ovenfor treners/laglederes beslutninger. Vær stolt av klubben din, Vis klubbfølelse og samhold Still opp når klubben trenger deg. Bidra til at bane og klubbhus er ryddige når du forlater den. Følges ikke etablerte spilleregler vil dette kunne få konsekvenser for den enkelte spiller og leder, og i enkelte tilfeller laget. Styret avgjør i hvert enkelt tilfelle eventuelle straffereaksjoner mot spiller eller leder Ansvarsområder til foreldre Delta etter evne for sitt lag og Reinen IL når det gjelder leder og treningsoppgaver, i prosjektgrupper, transport til og fra kamper, inntektsbringende aktiviteter og sosiale tiltak. Vise respekt for lagledere, trenere, spillere, motstandere, dommere. Ikke benytte seg av rusmidler når de deltar sammen med klubben. Respekter trener/lagleders beslutning Respekter og vær lojal mot klubben og dens tillitsvalgte Møt opp på kamp og still opp for klubben. Tenk på at det er ditt barn som spiller fotball, ikke du Ved uenighet velg tidspunkt og sted for å ta opp dette med omhu Opptak av nye spillere på laget Man skal aldri avvise spillere på lag i Reinen IL innenfor egen skolekrets, men blir det imidlertid for mange spillere på et lag så kan laget deles. Man bør hele tiden påse at en ikke har ventelister, og bør kunne ta opp nye spillere hele sesongen igjennom. Styret er åpent for å hjelpe ved organisering av store års trinn, eventuelt se på andre løsninger. Vi er også klar over den vanskelige situasjonen med treningstider inne om vinteren, og vi vil derfor løpende vurdere hvor mange nye medlemmer vi kan ta inn Påmelding og deltakelse turneringer eller treningshelger Side 18 av 26

19 Påmelding til turneringer og treningshelger, samt betaling av påmeldingsavgift skal skje på følgende måte: Lagleder melder selv sitt lag på turneringer direkte til arrangør. Hvert lag registrer betaling for turningen fra lagkonto i nettbanken, og sender faktura/dokumentasjon til kasserer@reinen.no. Kasserer slutt godkjenner utbetalingen. Hvert lag får en fast sum på 400 kroner per spiller, for å dekke kostnader ved turneringer per kalenderår. Dersom lagene ikke benytter hele beløpet innen årets slutt, så går ubenyttet beløp tilbake til felles klubbkonto Påmelding og deltakelse til seriespill Påmelding av lag til seriespill sendes av lagleder pr mail til styre@reinen.no som vil registrere påmeldingene i systemet FIKS. Frister for påmelding til seriespill: er i januar for ungdomsfotball, og februar/mars for barnefotball Dommere og dommeravgift Når laget er påmeldt til seriespill så vil Troms fotballkrets sette opp dommere i ungdomsfotballen. Lagleder må levere alle dommerregninger til kasserer i styret Treningstider og treningssteder Tildeling av treningstider i kommunale idrettshaller og Reinen skole sin gymsal, gjøres av Tromsø Idrettsråd. Tildelingen skjer i begynnelsen av september hvert år. Trening- og banefordelingsleder fordeler timene klubben er tildelt etter noen kriterier: De yngste barna trener tidligst på ettermiddagen i Reinen skoles gymsal. De lagene med flest medlemmer og som må deles i 2 treningsgrupper, vil bli tildelt 2 treningsdager i Reinen skoles gymsal hvis mulig. De eldste lagene blir tildelt treningstid i Reinen skoles gymsal, Tromsdalen ungdomsskole, bobla, samt ellers der Reinen IL får tilgang. Betaling av treningsavgift for disse timene betales av klubben. Ved ønske om å kjøpe flere timer i andre haller, så vil dette måtte dekkes av det aktuelle laget. Det er klubbens intensjon å kunne trene på Reinen kunstgressbane i perioden mai-oktober (når banen er snøfri). Treningstider på Reinen Kunstgressbane vil bli tildelt av Trening og Side 19 av 26

20 banefordelingsleder og endelig godkjent av styret. Trenere/Lagledere kan sende inn ønske om treningstider pr mail til Trening og banefordelingsleder (se kapitel 3.3.8). Lagene legger inn sine spilletider (kamper) på KXm slik at aller seriekamper blir automatisk oppdatert i banekalenderen. Lagene kan deretter legge inn treningstider i banekalenderen på Reinen Kunstgressbane på utenom tider som er booket der fra før. Trenere for de aktuelle lagene må hente et nøkkelkort hos skolens administrasjon, og betale et depositum på kr 200,-. Depositumet må betales privat, og nøkkelkortet er også personlig. Alle som deltar på aktiviteter i gymsalen MÅ benytte skotøy beregnet for innendørs bruk (såler som ikke setter merker). For aktivitet på kunstgresset brukes godkjente kunstgressko Reinen kunstgressbane Generelt bruk Det er kun medlemmer av Reinen IL som har rett til å trene og spille kamper på Reinen IL kunstgressbane. Reinen IL eier kunstgressbane, og vi har en 40 års leieavtale av tomten hos Tromsø Kommune. I tillegg har vi en lånegaranti hos kommunen, og vi har mottatt kr ,- til gjennomføringen av byggingen av kunstgressbanen. Anlegget skal derfor også kunne benyttes av skolen, barnehagen og ellers være til allment bruk for nærområdet, når det ikke drives organisert aktivitet i regi av Reinen IL. All organisert aktivitet på vårt kunstgress som ikke er i regi av Reinen IL, skal avtales med styret. Organisert aktivitet på kunstgress fra andre idrettslag kan i spesielle tilfeller la seg gjøre, men det skal avtales skriftlig med styret, og vil kreve et vederlag til Reinen IL fastsatt av styret. Selv om vi ikke kan nekte andre å bruke vårt kunstgress, så har alle voksne som befinner seg på banen eller i området, ansvaret for å påse at reglene for bruken av kunstgresset ivaretas, og at de mindre barna ikke blir presset av banen av større barn Baneregler og vedlikehold For Baneregler; Se gjeldende regler på porten ved banen. Banen er stengt så lenge det er snø på banen. Vedlikehold gjøres i hovedsak på tidspunkter hvor det ikke er organisert aktivitet på banen Klubbhusregler og vedlikehold Det anbefales at de forskjellige lagledere benytter Reinen klubbhus til alle arrangement rundt laget. Side 20 av 26

21 Klubbhuset skal vaskes etter en halvårlig rengjøringsplan som utarbeides av områdegruppe «Drift bane og klubbhus». Kode til klubbhuset skal kun deles ut til lagledere og trenere, samt styret og områdeledere. Klubbvimpel Reinen IL har et lite lager av klubbvimpler i klubbhuset som benyttes som gest til møtende lag i enkelte turneringer eller sluttspill. Har du behov for vimpler så ta kontakt med materialforvalter i god tid Utstyr 13.1 Generelle rutiner ved bestilling av utstyr Klubben, ved materialforvalter, kjøper inn det som trengs av utstyr og klubben får da avtalerabatten på klubbprodukter (Adidas) hos lokalforhandler, Torshov sport. Materialforvalter tar i mot 2 bestillinger fra lagene per år på vår og høst. Alt utstyr bestilles av lagleder via materialforvalter, og hvert lag vil få utdelt og supplering i henhold til en grunnpakke med utstyr (ref kapital 13.4).. Torshov sport vil ta i mot en samlet bestilling fra materialforvalter som har fullmakt til og handle i hovedsak 2 ganger per år. Klubbens lagledere kan i tillegg også handle inn «større» samlede innkjøp til egne lag på egen faktura for utstyr som dekkes av lagene selv. Lagene må da selv sørge for at betaling av faktura skjer fra laget til klubben før Torshov sport sin betalingsfrist utgår på faktura. En og samme faktura skal fortrinnsvis ikke inneholde både klubb- og lagkostnader. All bestilling som har skjedd via lagene, må lagene betale selv. Dersom fakturering fra lagene med innbetaling til klubben ikke fungerer tilfredsstillende vil styre endre ordningen, og lagene må legge ut «kontant» for eget utstyr Utstyrsleverandør Reinen IL benytter Torshov sport som utstyrleverandør. Alle medlemmer av Reinen IL får ved privat kjøp 25 % på klubbutstyr, og 15 % av annet utstyr Bestilling av utstyr Side 21 av 26

22 2 ganger i året vil styret innkalle til et lagledermøte, fortrinnsvis i oktober og januar/februar. Her vil behovet for nytt utstyr gjennomgås, og bestilling av utstyr og drakter vil bli utført. All bestilling av drakter og Zip gensere vil bli foretatt av materialforvalter, og delt ut til lagledere i hvert lag. Trykking av logoer vil bli gjort samlet og vil være organisert av materialforvalter i samarbeid med sponsorgruppen. Bestilling av spillerdrakter/zip-genser skjer samlet per lag fortrinnsvis 1 gang per år før sesong start. Hvert medlem får en spillerdrakt og en delvis sponset Zip-genser. Spillerbukser, shorts og sokker må hvert medlem betale selv. Både spillerdrakt og Zip genser er tenkt en varighet på minimum 2 år. Enkelt bestillinger av utstyr, spillerdrakt og Zip-genser utover de 2 faste bestillingene per år, må betales av lagene selv Grunnpakke av utstyr Følgende utstyr inngår i grunnpakken som alle lag skal ha: 1 lag bag 1-2 inne ball per lag, hvis behov 1 ute ball pr spiller 1 førstehjelpsskrin/pose med div utstyr 1 drakt pr spiller. Spiller draktene skal kun benyttes på kamper. Allidrett får en t-skjorte vester ulike farger kjegler/markører/tilsvarende 1-3 ballnett (evt. Ballpose av ny type som også kan brukes som lag bag) 1-2 dommerfløyter 1 ballpumpe med nipler 2 par keeperhansker 2 keeperdrakter 1 Zip genser pr spiller (dekkes delvis av klubben). MERK: de enkelte laglederne sørger for innsamling av egenandelen for Zip genserne og betaler det inn til kasserer i styret. Merkes med lagets navn og hva det gjelder. Zip genser til spillere, to trenere, lagleder og medlemmer i styret sponses av styret med 50 % (laget/spiller betaler selv 180 kr for barn og 200 kr for voksne størrelse i Zip-genser). Bestilling skjer via materialforvalter. Klubben betaler også trykkingen av logo og initiale på Zip genseren. Dersom materiell mistes/blir borte må det enkelte lag/spiller erstatte dette selv. Dersom medlemmer slutter skal lagleder sørge for at spillerdrakten og annet materiell blir levert inn til klubben. Dersom spillerdraker er blitt for små, må de også levers inn til klubben ved materialforvalter Status for materiell i lagene Side 22 av 26

23 I forkant av hvert trener/lagledermøte i oktober og januar/februar skal det sendes inn til materialforvalter en oversikt over materiellet dere har i lagene. Dette for at vi skal kunne planlegge innkjøp/pengebruk fremover Medlemskontingent, treningsavgift og prøvetid Reinen IL legger vekt på å opprettholde en lavterskel profil med lavest mulige utgifter og et økonomisk system der mest mulig av pengene brukes direkte på aktivitetstilbud til barna. Klubbens økonomi skal være gjennomsiktig og det må klart fremgå av regnskapet hva pengene går til. Likevel må vi sikre et minimum av inntekter slik at vi kan gi et tilfredsstillende aktivitetstilbud samtidig som man kan sikre nok midler til nedbetaling og vedlikehold av kunstgresset, leie av treningstid, deltakelse i turneringer og andre løpende driftsutgifter. Kontingenten består av medlems- og treningsavgift. Medlemsavgiften er den samme for alle aktive, mens treningsavgiften varierer om du deltar på barne- og ungdoms fotball. Medlemsavgift fastsettes av årsmøtet og betales forskuddsvis. Medlemsavgiften er iht Idrettens lover personlig og må betales av det enkelte medlem. Minst en forelder/foresatt skal også stå som registrert medlem. Betalt medlemskontingent ivaretar også forsikring for barna til de fyller 13 år i henhold til NIFs regler (for detaljer se Foreldre, besteforeldre etc. som ønsker å være medlem, eller bare å støtte idrettslaget, tegner eget medlemskap. Det er kun registrerte medlemmer som har stemmerett på årsmøtet. All idrett betaler kun medlemsavgift i og med at de ikke er med i turneringer eller seriespill. Treningsavgiften fastsettes av styret. Medlemmer av Reinen IL som deltar på noen av aktivitetene betaler en treningsavgift pr aktive medlem. Avgiften går til dekning av utgifter som: Kjøp/vedlikehold av drakter og utstyr Ulike arrangementer (påmeldingsavgifter, avgift for seriespill og lignende) Trenerutvikling/kurs Drift av kunstgressanlegget, leie av treningslokaler, innendørstrening vinterstid (1-2 treninger per lag per uke) Dommeravgift på kamper Deltakelse i turneringer (inntil 400 kr per spiller) se kapitel 12.3 Leie av bane til kamp Spillere som unnlater å betale kontingent nektes adgang til å trene eller spille kamper. Hver enkelte spiller (foresatte) er selv ansvarlig for at kontingent betales inne forfallsdato, og senest før første kamp skal spilles. Ubetalt kontingent medfører spillernekt. Oppdaterte satser for medlems- og treningsavgift kunngjøres på hjemmesiden. Det benyttes epost for faktura, så en gyldig e-postadresse kreves for kommunikasjon mellom idrettslaget/styret og foresatte. Ved endring i epostadresse må derfor dette meddeles snarest. Barn av trenere/ledere betaler 50 % kontingent/avgift. Det gis ikke søskenrabatt. Trenings- og medlemsavgift per medlem står i Vedlegg 2 Kontaktinformasjon og kontingent. Side 23 av 26

24 Prøvetid: De som ønsker å prøve om ulike aktiviteter kan være noe som passer, er hjertelig velkommen til prøvemedlemskap i Reinen IL. Dette er kostnadsfritt og uforpliktende de første 3 ukene. Etter dette skal medlems- og treningsavgift innbetales. Innbetalt kontingent refunderes ikke dersom man velger å slutte. Klubben dekker blant annet ikke (det må dekkes av hvert enkelt lag); Leie av bane til trening (eks 11 bane) Reise til og fram kamp (inkludert kost og losji). Kjøretøy som transporterer klubbens spillere skal holde et høyt sikkerhetsnivå. Avgift om laget trekker seg fra serie, evt avgift om laget ikke stiller på kamp Forsikring Fotballforsikring inkluderer fotballspillere i alle aldre. For spillere under 12 år er det et krav om at spillere er registrert som medlem av en fotballklubb tilknyttet Norges Fotballforbund. Spillere vil dermed også være dekket ved utøvelse av organisert aktivitet i øvrige idrettslag som er medlem av Norges Idrettsforbund. Det betyr at alle fotballspillere, uavhengig av alder og nivå, har samme dekning under grunnforsikringen. Spillere som har fylt 12 år må være registrert i FIKS som aktive med lagforsikring inneværende sesong for å være dekket av forsikringsordningen. Detaljer om fotballforsikring Dugnad Det vil måtte påberegnes noe dugnadsarbeid i klubben med tanke på kunstgressvedlikehold og annet forefallende arbeid som kreves for å holde en forsvarlig drift av klubben. Reinen IL vil ikke ta initiativet til dugnader i form av loddsalg, flaskeinnsamlinger osv. Hvis det enkelte lag ønsker å tjene ekstra penger til f.eks. en stor turnering så kan de på eget initiativ gjennomføre en dugnad. Vi oppfordrer likevel til å holde dette på et minimum, jf. vår policy om å være et lavterskeltilbud til barn og unge Holdninger/foreldrevettregler Reinen er; Reinen IL sine verdier; Fastlandets stolthet Respekt, Engasjement, Inkluderende, Nærhet. Side 24 av 26

25 Idrettslaget etterfølger NFFs (Norges fotballforbund) foreldrevettregler/fair play. Spillere, ledere og foresatte skal opptre med verdighet når de representerer klubben, så vel i nederlag som i seier. Dette er generelle regler som er like viktige i andre idretter og i klubbarbeid for øvrig: 1. Støtt opp om klubbens arbeid gjennom foreldremøter forankres fotballens og klubbens verdisyn. 2. Møt fram til kamper og treninger du er viktig både for spillerne og miljøet. 3. Gi oppmuntring til alle spillerne i med- og motgang dette gir trygghet, trivsel og motivasjon for å bli i fotballfamilien lenge. 4. Vi har alle ansvar for kampmiljøet gi ros til begge lag for gode prestasjoner og Fair Play. 5. Respekter trenerens kampledelse konstruktiv dialog om gjennomføring tas med trener og klubb i etterkant. Det er ønskelig at foreldre og heiagjenger står på motsatt side av trenere og innbytterbenk (hvis mulig). 6. Respekter dommerens avgjørelser selv om du av og til er uenig! 7. Det er ditt barn som spiller fotball. Opptre positivt og støttende da er du en god medspiller! 18.0 Nyttige linker Side 25 av 26

26 19.0 Vedlegg Vedlegg 1: Bruk av navn og bilde i aviser: SAMTYKKEERKLÆRING Jeg/vi samtykker til at det blir brukt fullt navn og bilde av mitt/vårt i forbindelse med reportasjer i aviser. Jeg/ vi samtykker til at det blir brukt fornavn og/eller bilde i forbindelse med reportasjer i aviser. Jeg/vi ønsker ikke at hverken navn eller bilde av mitt/vårt barn skal benyttes i reportasjer i aviser. Offentliggjøring av bilder på Reinen IL sin hjemmeside: Jeg/vi samtykker til at det blir lagt ut bilder av mitt/vårt barn på Reinen sin hjemmeside. Jeg/vi ønsker ikke at det blir lagt ut bilder av mitt/vårt barn på Reinen sin hjemmeside. Offentliggjøring av bilder på Reinen sin Facebook-side: Jeg/vi samtykker til at det blir lagt ut bilder av mitt/vårt barn på Reinen sin Facebookside. Jeg/vi ønsker ikke at det blir lagt ut bilder av mitt/vårt barn på Reinen sin Facebookside. Offentliggjøring av bilder på en privat Facebook-side: Jeg/vi samtykker til at det blir lagt ut bilder av mitt/vårt barn på en privat Facebookside. Jeg/vi ønsker ikke at det blir lagt ut bilder av mitt/vårt barn på en privat Facebookside. Barnets navn: Dato: Foresattes underskrift: Side 26 av 26