Gaia HMS Brukerforening

Transkript

1 Styreperm for Gaia HMS Brukerforening Her finner du blant annet Målbeskrivelser for brukerforeningens styre Vedtekter Medlemslister Dokumentmaler Sist oppdatert av Jarand Hindenes

2 INNHOLD side 1. GAIA HMS BRUKERFORENING 1.1 Organisasjonskart Måldokument Vedtekter Medlemsliste 2. STYRET 2.1 Navn og adresse på styremedlemmer Beskrivelse av oppgaver til styremedlemmene Mal for innkalling til styremøte Mal for referat fra styremøte Brev nye kunder HMS systemer AS Mal for invitasjon til årsmøte 1. brev Mal for invitasjon til årsmøte 2. brev Disposisjon for årsmøtet Budsjett Årsberetning PRINSIPIELLE VEDTAK 3.1 Utlevering av medlemslister 3.2 Taushetserklæring ØKONOMISKE GODTGJØRELSER 4.1 Skjema for kilometergodgjørelse, diett/reise/overnatting Ting og tang som må oppdateres: Brev til nye kunder må oppdateres Invitasjoner til årsmøte og program/disposisjon må selvfølgelig endres før det sendes ut til neste år Side 2 av 21

3 1.1 Organisasjonskart Årsmøtet HMS Systemer Styret for Gaia HMS Brukerforening Faggrupper Medlemmene 1.2 Måldokument 2003/ Medlemsinformasjon. Styret skal ha som mål å sende ut infoskriv vår og høst Kvalitetsutvikling. Styret lager en perm til alle styremedlemmene. Styret setter i gang temagrupper. Styret gjennomfører årsmøte. Se for øvrig 2 i vedtektene. Side 3 av 21

4 1.3 Vedtekter 1. Medlemsvilkår Gaia HMS Brukerforening består av de lisensinnehavere som har installert og bruker GAIA HMS og som har betalt medlemsavgiften til brukerforeningen. Medlemsavgiften skal tas opp til vurdering hver 2. år. Innmelding og utmelding skal skje skriftlig, det skal føres løpende medlemsregister, som skal være oppdatert og tilgjengelig for medlemmer på en ukes varsel. Medlemsskapet regnes fra 1.1 til Første års medlemsavgift for nyinnmeldinger fastsettes etter antall måneder gjenstående for inneværende år avrundet oppover til nærmeste kvartal. Dersom et medlem ikke betaler medlemsavgiften vil kasserer sende betalingspåminnelse. Dersom medlemsbedriften ønsker å melde seg ut av brukerforening må det gjørs skriftlig og innen Eller så løper medlemsskapet et nytt kalenderår. Medlemsregisteret oppdateres og vedlikeholdes av kasserer. Medlemsavgiften beregnes ut fra full pris fra lisensinnehaver og 50% for øvrige kontorer. Lisenskontor og de øvrige kontor som har betalt medlemsavgift har stemmerett i årsmøtet. (gjelder frem til ) Brukerforeningen består av de lisensinnehavere (en kunde kan ha flere lisenser og derved flere medlemmer av brukerforening) som har installert og bruker GAIA HMS og som har betalt medlemsavgiften til brukerforeningen. Innmelding og utmelding skal skje skriftlig. det skal føres løpende medlemsregister, som skal være oppdatert og tilgjengelig for medlemmer på en ukes varsel. Medlemsregisteret oppdateres og vedlikeholdes av sekretær/kasserer. Medlemsskapet regnes fra 1.1 til Første års medlemsavgift for nyinnmeldinger fastsettes etter antall måneder gjenstående for inneværende år avrundet oppover til nærmeste kvartal. Dersom et medlem ikke betaler medlemsavgiften skal medlemmet ha tre varsler innenfor 3 måneder. Om medlemsavgiften deretter ikke blir betalt, skal medlemmet slettes som medlem. 2. Formål Brukerforeningens formål er å være: bindeledd mellom bruker og leverandør være pådriver og prioritere videreutvikling av eksisterende og nye systemer innen produktområdet. Pådriver for erfaringsutveksling mellom medlemmene, myndighetene og foreningen. Side 4 av 21

5 3. Brukerforeningens organer Brukerforeningens organer er: Årsmøtet Styret for Brukerforeningen 4. Årsmøtet Brukerforeningens høyeste myndighet er årsmøtet som består av: Styret for Brukerforeningen Representanter fra HMS Systemers kunder som har installert og bruker GAIA HMS, og som er medlemmer av Brukerforeningen. Ingen lisensinnehavere har mer enn en stemme. Årsmøtet er beslutningsdyktig ved de frammøtte representanter og alle vedtak gjøres med 2/3 flertall. Årsmøtet avholdes i forbindelse med GAIA brukermøte. Årsmøtet vedtar vedtekter for Gaia HMS Brukerforening. Årsmøtet behandler følgende saker: Årsberetning og regnskap Innkomne forslag Handlingsplan og budsjett Valg Forslag som ønskes vedtaksbehandlet på årsmøtet må være sendt Styret for Brukerforeningen senest 4 uker før årsmøtet. Stemmerett Lisensinnehavere har en stemme pr. betalt lisens. 5 Styret for Gaia HMS Brukerforeningen Styret består av 6 medlemmer (leder og 5 utvalgsmedlemmer, hvorav 1 skal fungere som kasserer og 1 som sekretær, de øvrige er styremedlemmer) samt 1 fra HMS Systemer AS. Medlemmene velges for 2 år. Gruppen konstituerer seg selv på første konstituerende møte. 2, evt. 3 nye medlemmer velges hvert år. Styret organiserer hvordan man skal gjennomføre årsmøter og valg. Alle styrets medlemmer skal skrive under på en taushetserklæring som skal ligge i leders kvalitetsperm. Side 5 av 21

6 HMS Systemer skriver referat fra styremøtene. Styret skal: være Brukerforeningens arbeidsutvalg i samarbeid med HMS Systemer planlegge og gjennomføre brukermøter, temadager og årsmøte. utarbeide handlingsplan for Brukerforeningen i samarbeid med HMS- Systemer bidra til utvikling av nye moduler/versjoner innen produktområdet. samordne brukerkrav, behandle og fatte vedtak på innkomne saker/forslag innen produktområde. tilrettelegge om nødvendig underutvalg/modulgrupper opprettholde om nødvendig faggrupper, med en faggruppe ansvarlig i Styret pr. faggruppe. arbeide for at faggrupper i drift har en aktiv referansegruppe, hvor alle medlemmer kan delta. Styrets drift finansieres ved medlemsavgiften. Regulering av medlemsavgiften foretas på årsmøtet. 6. Brukerforeningens utgifter Utgiftene til Styremøter dekkes av foreningen (fysiske møter, telefonmøter). Medlemmer av Styrets utgifter i forbindelse med Brukermøter dekkes av organisasjonen. Forelesere invitert av Styret skal få dekket enten reise eller opphold eller et fast beløp. (P.t. kr. 2000,-) i forbindelse med Brukermøtet, etter eget valg. Eksterne forelesere omfattes ikke av dette. Reiseutgifter dekkes etter statens regulativ. 7. Informasjon Informasjon om medlemsbedriftene som medlemsbedriftens navn, adresse og telefonnummer kan legges ut på Brukerforeningens hjemmeside Kundelister av HMS Systemer A/S er konfidensielt og legges ikke ut på hjemmesiden. 8. Oppløsning Forslag om oppløsning av Gaia HMS Brukerforening kan fremmes av HMS Systemer eller av et ordinært årsmøte. Oppløsning må vedtas med minst 2/3 flertall. Blir vedtak om oppløsning vedtatt sendes dette ut på uravstemning blant foreningens medlemmer. Fastholdes da vedtaket oppløses Brukerforeningen. Ved oppløsning fordeles foreningens eiendeler likt mellom Brukerforeningens medlemmer. Side 6 av 21

7 2.1 Styret NAVN ADRESSE PRIVAT ADR. Tlf. jobb Fax Mob.tlf Tlf. privat Morten Lunde Sandnes kommune Prestholsteigen (Leder) Postboks Sandnes 4305 Sandnes Marit B. Engebretsen Halden Felles BHT Stenrødveien (kasserer) Skippergata 6/ Halden 1767 Halden Karin Franke Hydro Porsgrunn Stubben 4 karin.franke@hydro.com (sekretær) avd. helse og arbeidsmiljø 3925 Porsgrunn Postboks Porsgrunn Jarand Hindenes Ryfylke HMS-Senter Maleniusåsveien 19 jarand@hindenes.org (styremedlem) Postboks Sand (webredaktør) 4239 Sand Kåre Vold Hydro Aluminium Karmøy Søralauveien 14 kare.vold@hydro.com (vara medlem) Bedriftshelsetjenesten 4265 Håvik 4265 Håvik Sigrid Engen Fredrikstad kommune Grønnliveien 7 sien@fredrikstad.kommune.no (vara medlem) HMS avdelingen 1605 Fredrikstad Postboks Fredrikstad HMS Systemer A/S Marit Fløttum Vestre Rosten 81 Lundhøgda 32 marit.flottum@hmssystemer.no (daglig leder) 7075 Tiller 7089 Heimdal Ann Ragnhild Gulla Vestre Rosten 81 Njardarvn. 27a ann.ragnhild.gulla@hmssystemer.no Tiller 7032 Trondheim Gry Kalstad Vesleveg 4 Vesleveg 4 gry.kalstad@hmssystemer.no Halden 1769 halden Tove Bjørnbakk Vestre Rosten 81 Njardarvn. 27a tove.bjornbakk@hmssystemer.no Tiller 7032 Trondheim Side 7 av 21

8 2.2 Arbeidsbeskrivelse Styret Arbeidsbeskrivelse leder. Er ansvarlig for at styret fungerer i forhold til medlemmene og HMS-Systemer. Har ansvaret for at HMS-systemer innkaller til styresmøter og sender ut sakspapirer. Tar imot post etter behov. Er ansvarlig for infobrev til medlemmer i forkant av årsmøtet samt utsendelse av årsmøtepapirer minst 3 uker før møtet. Sørge for at medlemslister er ajourført og ha dialog med HMS- systemer i forbindelse med inn og utmeldinger av kunder. Sørge for at HMS-systemer sender velkomstbrev til nye kunder Arbeidsbeskrivelse kasserer. Er ansvarlig for regnskap og budsjett. Har ansvaret for at styret får jevnlig oppdateringer i forhold til inntekter og utgifter. Legger frem årsregnskap og budsjett på årsmøtet. Har dialog med regnskapsfører. Er kontaktperson mot hotellet i forbindelse med årsmøtet. Sørge for at medlemskontigenten blir innbetalt fra medlemmene. Har ansvar for oppdatering av medlemslisten i brukerforeningen Arbeidsbeskrivelse sekretær. Organiserer brukermøte/årsmøte. Skrive årsberetning. Sende årsberetning, årsmøtereferat og valgresultat til medlemmene etter årsmøtet. Skrive brev på vegne av brukerutvalget etter behov. Delta i forefallende styrearbeid Arbeidsbeskrivelse styremedlemmer. Velges for 2 år av gangen Delta i forefallende styrearbeid Jarand Hindenes har ansvar for å oppdatere GAIA Brukerforening sine nettsider. Side 8 av 21

9 Mal for innkalling til brukerutvalgsmøte Arbeidsområde/Prosjekt : Møtedato/tid : Møtested/lokale : Deltagere : Møteansvarlig : Journr/Arkivkode Sted Dato dokument1 SAKSLISTE Sak (nr/år) Godkjenning av innkalling og saksliste. Sak (nr/år) Godkjenning av protokoll (referat) fra siste møte. Sak (nr/år) Andre saker. Sak (nr/år) eventuelt. Det er møteplikt Grunngitt forfall må avtales med leder. Vel møtt! Side 9 av 21

10 Mal for møtereferat Arbeidsområde/Prosjekt : Møtedato/tid : Møtested/lokale : Deltagere : Fraværende : Møteansvarlig : Referent : Kopi : Journr/Arkivkode Sted Dato dokument1 Sak (nr/år) Neste møte: Side 10 av 21

11 Gaia HMS Brukerforening Leder/adresse: Morten Lunde, Sandnes kommune, Postboks 583, 4305 Sandnes Tlf Sekretær/adresse: Karin Franke, Hydro Porsgrunn avd. arb.og helsemiljø, Postboks 2525, 3907 Porsgrunn Tlf Kjære GAIA-bruker! ** ** **** Her kommer noen hyggelige ord fra Gaia HMS Brukerutvalg! Som dere kanskje kjenner til har Gaia en brukerforening som skal bidra med innspill for å drive utviklingen av Gaia HMS programvare videre. Hvert år har Brukerforeningen et brukermøte og et årsmøte hvor det velges representanter til et Brukerutvalg. Brukerutvalget har telefonmøter ca. hver måned, og her får HMS Systemer A/S innspill fra brukerne om hvordan vi vil programmet skal utvikles videre for å møte nye krav. Det er nedsatt tre arbeidsgrupper, en for fysioterapeuter / ergoterapeuter, en for yrkeshygienikere / verneingeniører, og en for lege / sykepleier / sekretær for å arbeide med hvordan vi vil at Gaia HMS skal utvikles. Disse gruppene er i aktivitet, og de to første gruppene har levert utkast/forslag til forbedringer av Gaia HMS, som HMS Systemer A/S nå har lagt inn i Gaia HMS. Vi vil få en evaluering av disse forbedringene på neste års brukermøte. Brukermøtet 2002 var i Asker, hvor det møtte 32 Gaia-brukere. Brukermøtet i Asker varte i to dager. Temaet her var nettopp å presentere hva disse arbeidsgruppene har arbeidet med. HMS Systemer A/S viste den nye versjonen av programmet, og orienterte om arbeidet fremover. På Årsmøtet ble det valgt nye deltakere i brukerutvalget. En oppsummering av Brukermøtet 2002 finner du på våre internettsider: Brukerforeningen til Gaia HMS er svært nyttig for brukerne og for HMS Systemer A/S. Det er et forum hvor medlemmer av foreningen kan henvende seg til hverandre for å få hjelp og bistand, komme med forslag, og få diskutert problemer og ønsker og ideer en måtte ha. Brukerforeningen har en e-post liste, dette er et diskusjonsforum som skal fungere som en brevring hvor alle deltakerne kan sende innlegg eller svare på innlegg til hverandre. Får å delta i denne brevringen må dere være 1. Medlem i Brukerforeningen Gaia HMS 2. Ha en e-post adresse 3. Sende en påmeldingsnotis med litt opplysninger om hvem dere er til brukerutvalget v/aage Takvam, til e-postadressen aage@takvam.no Deltakelse på e-postlista er gratis. Les mer om denne e-postlista på våre internettsider! Side 11 av 21

12 Innmelding i Brukerforeningen gjøres skriftlig enten via e-post, eller vanlig post. Påmeldigen går til: firmapost@hfbht.no Marit B. Engebritsen Halden Felles BHT Skippergt. 6/ Halden Det koster å drive en organisasjon, men medlemskap i Gaia Brukerforening koster svært lite. kun kr. 2000,- pr. år pr. innmeldt Gaia-kunde. Som medlem av brukerforeningen får en anledning til å stille på brukermøte som arrangeres hvert år. Neste landsdekkende brukermøte arrangeres på Quality Airport Holtel i Stavanger mars Invitasjon til dette og innkalling til årsmøtet blir sendt ut ved årsskifte 2002/2003. Programmet til neste års brukermøte er ikke helt ferdig enda men vi kan love at det blir et variert og spennende program. Håper dere er blitt fristet til å melde dere som medlem i Brukerforeningen Gaia HMS. Det er svært viktig å ta vare på foreningen vår, den har stor nytte for alle brukerne av Gaia HMS. Vi oppfordrer dere å melde dere inn i Brukerforening for Gaia HMS for på den måte være med å påvirke arbeidet fremover og gjøre foreningen enda bedre. Meld dere også inn i brevringen og vær aktiv! Med hilsen Morten Lunde, leder for Gaia HMS Brukerforening Side 12 av 21

13 Gaia HMS Brukerforening Leder/adresse: Morten Lunde, Sandnes kommune, Postboks 583, 4305 Sandnes Tlf Sekretær/adresse: Karin Franke, Hydro Porsgrunn, avd. arb. og helsemiljø, Postboks 2525, 3907 Porsgrunn Tlf Til alle Gaia-brukere! **.**.**** BRUKERMØTE GAIA HMS Det er igjen tid for å utveksle erfaringer. Brukerutvalget har den glede å invitere til samling på Vettre Hotel i Asker onsdag 13. og torsdag 14 mars Brukerforeningen har vært svært aktiv i året som har gått. Vi har fått flere nye brukere. Dette er et forum hvor medlemmene av foreningen kan henvende seg for å få hjelp og bistand, komme med forslag og få diskutert problemer, ønsker og ideer. Særlig aktive har vi vært i arbeidsgruppene det siste året. Det er nedsatt tre arbeidsgrupper, en for fysioterapeuter/ergoterapeuter, en for yrkeshygienikere/verneingeniører, og en for lege/sykepleier/sekretær der målet er å bidra til å utvikle Gaia. De to første gruppene er nesten ferdig med sine oppgaver og har levert utkast/forslag til forbedringer av Gaia HMS. HMS Systemer AS har innarbeidet forslagene i den nye versjonen som ble frigitt og dette prøves nå ut en tid for senere evaluering. Det vil bli mer informasjon når vi treffes i mars. Vi gleder oss. Vi har også i år satt av litt tid til aktiviteter. I den anledning er det lagt inn sosiale aktiviteter og festmiddag under stevnet. Det blir nok en kreativ og festlig aften. Årsmøte. I henhold til vedtektenes 4, skal årsmøtet behandle følgende saker: Årsberetning. Innkomne forslag Regnskap og budsjett Valg Bortsett fra Aage, er alle styrerepresentantene på valg. Frist for innsending av saker til årsmøte er 15. februar. Saker sendes til Side 13 av 21

14 Kommunikasjon. Deltakerne må selv stå for transport. Velges Gardemoen, tar det ca 45 min. med flytoget til Asker stasjon. Derfra 5 min. med taxi til hotellet. Det tar ca 40 minutter fra Oslo til Asker med tog. Det går også buss. Se vedlegg. Påmeldingsfrist. Det er svært viktig med rask påmelding til Torhild. Påmelding må skje innen 20. februar. Deltakeravgiften betales til kontonummer Minner om at frist for innbetaling av medlemskontigenten er 1. mars. Vær grei å betal kontingenten separat. Ikke sammen med eventuelt deltakeravgiften til brukermøte. Kontonummeret er det samme. Se for øvrig vedlegg. Minner også om at de som ikke betaler medlemsavgiften, heller ikke har anledning til å delta på brukermøtet. Deltakeravgift. Alt. 1, med overnatting, kr pr. person. Deltakeravgiften inkluderer overnatting i enkeltrom, 1 frokost, 2 lunsjer og 1 middag. Alt. 2, uten overnatting, kr pr. person. Her er 2 lunsjer inkludert. I begge tilfeller er kaffepauser, kaker, frukt og andre felleskostnader inkludert. Kommer dere dagen før, må dere selv ordne dette. Ytterligere informasjon om brukermøtet samt årsmøtepapirer, vil bli sendt ut med brev senere. Viktig. Gaia HMS sin brukerforening ligger på internett. Her vil informasjon bli lagt ut fortløpende. Selvsagt vil også informasjon bli sendt ut med posten. Internettadressen vår er: Besøk denne siden av og til, og se etter nytt! Informasjon blir også sendt ut på brevringen: gaia@yahoogrupper.dk (Hvis noen av dere nylig har fått e- postadresse, eller ikke er påmeldt brevringen, meld fra om dette til aage@takvam.no ) Med vennlig hilsen Meld deg på brukermøtet og vær aktiv! Bruk påmeldingskjema som ligger ved. Morten Lunde, leder for Gaia HMS Brukerforening Side 14 av 21

15 Gaia HMS Brukerforening Leder/adresse: Morten Lunde, Sandnes kommune, Postboks 583, 4305 Sandnes Tlf Sekretær/adresse: Karin Franke, Hydro Prosgrunn, avd. arb. og helsemiljø, Postboks 2525, 3907 Prosgrunn Tlf Til alle Gaia-brukere! **.**.**** ÅRSMØTE/BRUKERMØTE GAIA HMS I ÅR 2004 Vel møtt til Brukermøte Gaia HMS i Asker 13. og 14. mars 2002, Vettre hotel. Årsmøte 2002 i Gaia HMS Vedlagt oversendes papirer til årsmøte i forbindelse med brukermøtet. Brukermøte Gaia HMS i Asker Vi har mye spennende på programmet også i år. Ser vi tilbake fra den tiden brukerutvalget ble etablert og hadde sine årlige brukermøter, har det vært en god utvikling. Det er nok grunn til å takke medlemmene i utvalget for en del av æren. Også i år vil vi presentere faggruppenes arbeid. Både yrkeshygieniker/verneingeniører og ergo/fysiogruppen er inne i sluttfasen. Vi håper at brukermøtet vil kunne gi inspirasjon slik at dere som brukere kan komme i gang med å bruke programmene. En av målsetningene har vært å finne effektive brukermåter for de ulike fagpersonellgruppene, og gjerne med endringer av programmet som konsekvens. Også i år har vi satt av tid i programmet til å bli kjent med hverandre. I den anledning er det lagt inn natursti med sosiale aktiviteter og en festmiddag under sammenkomsten. HMS- Systemer har som alltid vært velvillig og imøtekommende i prosessene som er startet. Det er fortsatt få som har betalt medlemskapet i Brukerforening som koster kr. 2000,- pr. innmeldte Gaia-kunde. Oppfordrer til innbetaling før årsmøte. Når det gjelder kommunikasjon og transport, se vedlagte sider. Velkommen til Asker!! Med vennlig hilsen Morten Lunde, leder for Gaia HMS Brukerforening Side 15 av 21

16 Program for brukermøte på Quality Airport Hotel 26. og 27. mars 2003 Onsdag Registrering m/noe å bite i Kake/kaffe Skademeldinger Årsmøte ) Åpning Nyheter og informasjon fra HMS- systemer Pause Diskusjon rundt nye deler i Gaia for yrkeshygieniske gruppe og ergo/fysioterapeut gruppe Kjemikalieforskriften Lunch Kontroll fra datatilsynet Sosial aktivitet (besøk på Flyhistorisk museum) Samling før middagen Festmiddag Brukertorget vil være tilgjengelig begge dagene. Det er lov å prøve seg. Råd og veiledning etter forespørsel. Torsdag Presentasjon av deler av Gaia Pause/kaffe/utsjekking Åpen spørretime, forslag til endring/forbedring av Gaia Avtaleboka Innlast. av data fra eksterne kilder (spirometri, støymåler) Lunch Hvilke rapporter brukes mest / finnes til bruk forskjeller i bruk av Gaia for egenordning og fellesordning Pause/kaffe/frukt Oppsummering, diskusjon og evaluering Side 16 av 21

17 Årsmøte 2003 Brukerforeningen til Gaia HMS Vi har følgende saker: 1. Årsmelding 2. Regnskap Innkommne saker 4. Orientering om faggruppene 5. Vedtektsendringer (forslag) 6. Budsjett forslag Valg Side 17 av 21

18 GAIA HMS Brukerforeningen Budsjett 2001 Budsjett 2002 Inntekter Inntekter Deltakeravgift Deltakeravgift Medlemskontigent Medlemskontigent Renteinntekter Renteinntekter SUM SUM Utgifter Utgifter Porto/rekvisita Porto/rekvisita Telefon Telefon *Reisekostnader faggr Reisekostnader faggr *Reisekostnader brukerut Reisekostnader brukerut Diverse tjenester Honnorar utgifter *Utgifter årsmøte Utgifter årsmøte SUM SUM Overskudd Regnskapet i balanse. Når det gjelder regnskapet for 2001 ble det et underskudd på til tross for at vi budsjetterte med i overskudd. *Post reisekostnader faggruppene økt med over 100% til ca Årsaken er at de to gruppene møttes ofte og flyreiser koster mer enn buss. Både ergo/fysio og yrkeshygienegruppen avsluttes ved årsmøte. Den nye gruppen som er etablert og eventuelt andre som blir etablert i fremtiden vil få tildelt et beløpe som de selv kan disponere. Dette er en del av brukerutvalgets kvalitetssikring. *Post reisekostnader brukerutvalget økte med ca 10000,. I forhold til budsjett. Årsaken ligger i økte kostander til transport. *Post utgifter årsmøte økte med mer enn budsjett. Det skyldes i hovedsak økte kostander i forbindelse med flytting av arrangementet til annet hotell. Arendal Side 18 av 21

19 Mal/disposisjon for årsberetning. Punktene nedenfor er ment som sjekkliste for at alt skal komme med, og behøver ikke følges slavisk. Det er likevel en fordel om rekkefølgen er lik fra år til år når det gjelder tema. Oversikt: Årsberetning Oppgi antall medlemmer pr. dato nær årsmøtet og oppgi forrige års tall. Styrets sammensetning. Leder: Sekretær: Kasserer: Styremedlemmer: Fra HMS systemer: Vararep. Styrets arbeid. Antall møter Generelt om aktiviteten evt. relatert til måldokument utviklingstrekk. Årsmøte Årsrapport for Regnskap Innkomne saker 4. Orientering om faggruppene 5. Vedtektsendringer (forslag) 6. Budsjett forslag 2003 Valg Side 19 av 21

20 Taushetserklæring Taushetserklæring for Styret for Gaia HMS brukerforening: Taushetsplikten deles inn i tre punkter. 1. Taushetsplikt overfor medlemmene i foreningen All kunnskap som styret blir kjent med om den enkelte medlemsbedrift skal i utgangspunktet være belagt med taushetsplikt. Dersom informasjon ønsket brakt videre må dette først avklares med den enkelte bedrift. 2. Taushetsplikt overfor HMS Systemer All kunnskap medlemmene får om bedriften HMS Systemrer AS er i utgangspunktet taushetsbelagt. Dette kan være informasjon om for eksempel økonomiske forhold driftsforhold bemanning strategiske valg All offentliggjøring av slik informasjon må avklares med HMS Systemer. 3. Taushetsplikt overfor produktet Gaia HMS All kunnskap medlemmene får om produktet Gaia HMS er taushetsbelagt. Dette gjelder selvfølgelig ikke den vanlige bruken av systemet som brukerene fritt seg i mellom kan diskutere. Informasjon som skal være taushetsbelagt er: Informasjon om innhold i nye versjoner, inntil HMS Systemer AS selv offentliggjør dette. Strategiske valg for videreutvikling av systemet. Erklærer herved at jeg som Styremedlem i Gaia HMS brukerforening vil respektere og opprettholde den taushetsplikt som er pålagt meg ved dette vervet. Dato: Signatur: Arbeidsplass: Side 20 av 21

21 REISEREGNING GAIA HMS BRUKERFORENING Navn: Adresse Personnr. Kontonr. Reisen gjelder: Avreise Ankomst Reiserute Bil/tog/fly Dato: Kl. Dato: Kl. Navn på passasjer ved bruk av egen bil: Beskrivelse Antall Sats/beløp Beløp Bil: KM-godtgjørelse Passasjertillegg Parkering (vedlegges) Kost u/overnatting 6-12 timer Over 12 timer Kost i følge bilag Kost m/overnatting Over 12 timer Kost/overn. i følge bilag Natt-tillegg Privat overnatting Annet spesifiseres: Fradrag for evt. måltider Frokost - Lunsj - Middag - Flyreise (kvittering vedl.) Togreise (kvittering vedl.) Båtreise (kvittering vedl.) Annet utlegg ifølge bilag Tidligere utbetalt/forskudd - Sum til utbetaling Attesteres av leder/kasserer: Regninger fra kasserer attesteres av leder. Side 21 av 21