Innkalling til styremøte i Cultiva

Transkript

1 Til Styret i Cultiva Kristiansand, Innkalling til styremøte i Cultiva Dato: 23. september 2019 Tid: Kl 10:00 14:00 Sted: Vestre Strandgate 27, Kristiansand Det serveres lunch under møtet. Saksliste: 1. Godkjenning av saksliste og gjennomgang av habilitet 2. Orienteringssaker 31/19 Protokoll fra styremøter , , og /19 Status prosjektinvesteringer 33/19 Prosjektidèer 34/19 Diverse orienteringer fra administrasjonen 3. Oppfølgingssaker 35/19 Oppfølging prosjektidéer (Sak 18.4/19) 36/19 Kommunikasjon (Styremøte ) 4. Beslutningssaker: 37/19 Status kapitalforvaltning 38/19 Avtale med SKMU (u.off) 39/19 Intern organisering (u.off) 5. Diskusjonssaker: 40/19 Overordnet strategi prosessdiskusjon 41/19 Orientering om saker under forberedelse (u.off) 6. Oppsummering 42/19 Eventuelt Med vennlig hilsen Kjersti Løken Stavrum (sign.) Styreleder Kirsti Mathiesen Hjemdahl (sign.) Daglig leder Cultiva Kristiansand Kommunes Postboks 494 Tel: post@cultiva.no Org.nr. Energiverksstiftelse NO-4664 Kristiansand

2 Dato: 16. september 2019 Saksnummer: 31.1/19 Til: Styret Møtedato: 23. september 2019 Saksbehandler: Ingebjørg Borgemyr Protokoll fra styremøter 17. juni, 3. juli, 15. juli og 2. august 2019 Utkast til protokoll styremøter disse fire styremøtene ble oversendt styret for godkjenning i etterkant av hvert møte. Elektronisk signerte protokoller fra møtene er vedlagt. Forslag til vedtak: Styret tar informasjonen til orientering. Kirsti Mathiesen Hjemdahl Daglig leder Trykte vedlegg: 1) Protokoll styremøte 17. juni ) Protokoll styremøte 3. juli ) Protokoll styremøte 15. juli ) Protokoll styremøte 2. august 2019 Utrykte vedlegg: Ingen

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16 Dato: 16. september 2019 Saksnummer: 32/19 Til: Styret Møtedato: 23. september 2019 Saksbehandler: Ingebjørg Borgemyr Status prosjektinvesteringer Cultiva har igangsatt flere prosjekter som har økonomiske bindinger over flere år. I 2019 har det vært stopp i bevilgning til nye prosjekter og vi har avsluttet flere av de langsiktige prosjektene. De gjenstående, langsiktige prosjektene er: Prosjekt: Geitmyra Matkultursenter (år 2 til 5/5) 1,9 0,6 0,5 0,4 Cultiva Ekspress Kunst og Idrett 3,4 3,4 3,4 3,4 UiA/Talent Norge: Mentorordning elektronisk musikk (år 2+3/3) 0,2 0,2 Egenregi: kompetansemidler/møter/seminarer 0,5 0,5 0,5 0,5 Magasinet Barn i Byen i Kristiansand 0,3 0,3 0,3 0,3 Sum flerårige prosjekter 6,3 5,0 4,7 4,6 Det vil bli fremlagt saker om videreføring i styremøtet 2. desember Ikke utbetalte prosjektinvesteringer Hittil i 2019 er det utbetalt kr i henhold til vedtatte bevilgninger. Prosjektgjeld, dvs. vedtatte, ikke utbetalte prosjektmidler, utgjør kr Kunstsilo utgjør 100 millioner kroner av prosjektgjelden. År Antall Ikke kontrakt Aktive Frist utløpt Restbeløp (1) 0 (0) 0 (1) 1 (1) Kr ( ) (4) 1 (1) 3 (3) 0 (0) Kr ( ) (16) 2 (2) 7 (7) 3 (3) Kr ( ) (6) 1 (2) 7 (4) 0 (0) Kr ( ) Sum 25 (27) 4 (5) 17 (14) 4 (4) Kr ( ) Avsluttede prosjekter siden forrige styremøte er: Kilden Teater- og Konserthus, UngdomsKilden år 3 av 3, E Hovedmålet med prosjektet har vært utvikling og etablering av talentutviklingsprosjektet UngdomsKilden som egen virksomhet ved Kilden Teater- og Konserthus. Cultiva har finansiert forprosjekt med 1,1 MNOK (2015), og tre årlige tildelinger à 1,6 MNOK, totalt 5,9 MNOK. UngdomsKilden skal være et forpliktende møtested og profesjonelt undervisningstilbud i utøvende teater for ungdom fra 13 til 20 år. Det har foreløpig ikke lykkes Kilden å finne eksterne finanseringskilder for satsingen UngdomsKilden. Aktivitetsnivået er likevel opprettholdt i 2019, med ambisiøse målsettinger for faglig utvikling og planer for Høsten 2019 medvirker flere av elevene i storsatsingen til Kilden Teater, kilden Opera og Kristiansand Symfoniorkester «Kristiansand.Nå», samtidig som elevene har generell undervisning. Kilden er i dialog med Knuden (Kristiansand kulturskole som skal flyttes til Odderøya) og andre barne- og ungdomsteatre i Kristiansand om samarbeid om talentutvikling i teater, og inviterer Cultiva inn i denne dialogen.

17 Scenekunst Sør, Kompetansesenter for scenekunst år 2 av 3, E År 2 av et 3-årig prosjekt om etablering av et eget kompetansesenter for scenekunst i Kristiansand. Fylkeskommunene, Kristiansand og Arendal kommune har fulgt opp med økning av sine tilskudd iht. plan ved etablering av senteret. Cultiva har bevilget kr til år 1, kr til år 2 og kr til år 3. Prosjektet utvikler seg iht. planen. Senter for ung kunst og kultur, My Machine 2018/2019, E Hovedmålet med prosjektet er å bidra til å øke kreativiteten i barns hverdag. Barn i barneskolen utfordres til å komme med ideer til deres «Drømmemaskin», studenter ved UiA utvikler og konseptualiserer maskinen som produseres av elever ved videregående skole. Senter for ung kunst og kultur (FLUKS) gjennomførte i 2016 en pilot for etablering av My Machine i Kristiansand, og prosjektet ble videreført med en 3-årig samarbeidsavtale i Cultiva har bidratt med kr til piloten, kr til år 1, kr til år 2 og bevilget kr til avslutning år 3 (2019/2020) i styremøte Prosjektet er fra 2019 etablert som et poenggivende kurs ved UiA, og det er hentet inn ekstern finansering fra det private næringslivet til videreføring etter Cultivas etableringsfase er over. Senter for ung kunst og kultur, Skapende barn år 3 av 4, E årig prosjekt i samarbeid med UiA og Kristiansand kommune som har fokus på tidlig innsats via bruk av kunst, kultur og kreativitet hos risikoutsatte barn. Hovedmålet for prosjektet er at alle barn skal oppleve tilhørighet og sosialiseres inn i barnegruppa. Dette skal motvirke utenforskap, gi inspirasjon og kunstglede, samt fremme sosial deltakelse for alle barn generelt, og risikoutsatte barn spesielt. Prosjektet utvikler seg iht. planen. Cultiva har bidratt med kr til år 1, kr til år 2, til år 3 og bevilget kr ,- til siste år (inkl. 0,5 års forlengelse pga. Kulturbarnkommune) i styremøte Kirsti Mathiesen Hjemdahl Daglig leder Trykte vedlegg: 1) Totaloversikt og status pr. enkeltprosjekt Utrykte vedlegg: Ingen

18 TOTALOVERSIKT OVER INVESTERINGER OG UTBETALINGER År Investert Utbetalt 03 Utbetalt 04 Utbetalt 05 Utbetalt 06 Utbetalt 07 Utbetalt 08 Utbetalt 09 Utbetalt 10 Utbetalt 11 Utbetalt 12 Utbetalt 13 Utbetalt 14 Utbetalt 15 Utbetalt 16 Utbetalt 17 Utbetalt 18 Utbetalt 2019 Justeringer Rest Sum OVERORDNET STRATEGI Sum i % Barn og unge % Talentutvikling % Kompetanseutvikling % Nye muligheter % Annet % Årets prosjektinvesteringer % Tilbakeføringer Netto prosjektinvesteringer OVERORDNET STRATEGI Totalt i % Klima for kreativitet og stedsutvikling % Innsats for ikke-kommersielle virksomheter % Kommersiell konsentrasjon % Kristiansand som kompetansesentrum % Årets prosjektinvesteringer % Tilbakeføringer Netto prosjektinvesteringer A: Avvik År Antall Bevilgning Tilbakeføringer Netto bevilgning B: Ikke kontraktsfestet C: I rute D: Aksjer eller lån E: Rapporteringsfrist utløpt F: Ferdig Sum Stiftelsen for store kulturanlegg Disponert til formålsrealisering

19 PROSJEKTSTATUS 2019 Nr Samarbeidspartner Prosjektbeskrivelse Område Investert 2019 Rest Status Frist Kommentar Egenregi Barnas hus - fase C S Overført restbeløp fra fase 1 E i jan-19. Omdisponsert kr til Barnas Arkitekturdag E juli Egenregi Møter og seminarer ,2, C S Overført restbeløp kr fra 2017 E i feb-19. Overført kr til E mai Kristiansand kommune m.fl. Barnas Arkitekturdag B S Omdisponert kr fra avsetn. Barnas hus fase 2 E Kulturalliansen Maskefall Maskefall år 3 av C S Utkast til kontrakt sendt Signert kontrakt Senter for ung kunst og kultur v/uia Senter for ung kunst og kultur v/uia Cultiva Ekspress Junior - Skapende barn år 4 av 4 Cultiva Ekspress Junior - My Machine 2019/ C S Utkast til kontrakt sendt Signert kontrakt returnert C S Utkast til kontrakt sendt Signert kontrakt returnert SØRF 15 års jubileum C S Omdisponsert kr fra E mai -19. Utkast til kontrakt sendt Signert Vitensenter Sørlandet Etablering i Kristiansand, år 3 av C S Overført restbeløp inv.tilskudd kr til E jan-19. Kontrakt signert TILBAKEFØRINGER KIF Friidrett Barnestevne Quartlekene, år 2 av F S Utkast til kontrakt sendt Purret på kontrakt Ingen respons pr Ett års frist utløper 7. mai Ikke igangsatt innen 1 år. Tilbakeført mai Sum Investeringer fordelt pr satsningsområde: A: Avvik B: Ikke kontraktsfestet 1 Barn og unge 95 % C: I rute 2 Talentutvikling 3 % D: Aksjer eller lån 3 Kompetanseutvikling 3 % E: Rapporteringsfrist utløpt 4 Nye muligheter 0 % 0 F: Ferdig 5 Annet 0 % 0 Årets prosjektinvesteringer 100 % Tilbakeføringer Netto prosjektinvesteringer

20 PROSJEKTSTATUS 2018 Nr Samarbeidspartner Prosjektbeskrivelse Område Investert 2018 Rest Status Frist Kommentar Agder Idrettskrets Ung og lovende, år 2 av F S juni 2019 Signert Mottatt rapport Barn i Byen Kulturformidling AS Barn i Byen Kristiansand F S / Utsatt frist til Mottatt rapport Barn i Byen Kulturformidling AS Barn i Byen Kristiansand C S Kontrakt signert BlåKors Kristiansand Posebyen kulturskole, år 3 av F S Mottatt signert kontrakt Mottatt sluttrapport Ensemble Sonore Workshop og konsert i Domkirken 2 0 F ( ) Overført kr fra E mai -18. Signert Utsatt frist pga. sykdom. Mottatt regnskap KIF Friidrett Barnestevne Quartlekene, år 2 av F S Utkast til kontrakt sendt Purret på kontrakt Ingen respons pr Ett års frist utløper 7. mai Ikke igangsatt innen 1 år. Tilbakeført mai Kilden Teater- og Konserthus IKS UngdomsKilden, år 3 av F S Mottatt rapport Etterlyst mer info Utbet Kristiansand Internasjonale Dragefestival Etablering av dragefestival i Kristiansand, år 2 av F S April 2019 Kontrakt signert Mottatt rapport Mottatt revisorbekr. Regnskap Etterlyst info Purret Fått info Kristiansand Internasjonale Etablering av dragefestival i Kristiansand, C S Kontrakt signert Dragefestival år 3 av Kulturalliansen Maskefall Maskefall, år 2 av F S Kontrakt signert Mottatt rapport Scenekunst Sør Kompetansesenter for scenekunst, år 2 av F S Avtale signert Overført udisponerte midler fra E sept -18. Mottatt rapport Venter på rev.bekreftelse. Etterlyst rev.bekr C S Signert Scenekunst Sør Kompetansesenter for scenekunst, år 3 av Senter for ung kunst og kultur Cultiva Ekspress Kunst og Idrett C S April 2019 Avtale signert Mottatt v/uia statusrapport Senter for ung kunst og kultur Cultiva Ekspress Junior: My Machine F S Returnert signert kontrakt v/uia 2018/ Mottatt rapport Senter for ung kunst og kultur v/uia Senter for ung kunst og kultur v/uia Senter for ung kunst og kultur v/uia Cultiva Ekspress Junior: Skapende barn F S Mai 2019 Returnert signert kontrakt år 3 av Motatt rapport Cultiva Ekspress Kunst og Idrett C S Signert avtale Cultiva Ekspress Junior: RUTPLUKS fase 3 til C S Signert avtale

21 17035 SØRF m.fl. Entreprenørskap i kunst (EiK), år 1 av C S Utkast til kontrakt sendt Sendt oppdatert kontrakt Signert kontrakt Sørlandets Kunstmuseum Kunstsilo B S Betingelser. Overført 20 MNOK fra avsetninger til Barnas Kulturhus jan-18 (E og E-17002). Møte Sak til styremøte vedr. betingelser Sørlandets Kunstmuseum Kulturbuss i Kristiansand C S / Overført fra E EV signert Mottatt signert kontrakt Gitt utsettelse på rapporeringsfrist. Mottatt rapport Venter på revisorbekreftelse Sørnorsk Filmsenter Sørnorsk Filmmobil, år 2 av C S Mars 2019 Mottatt statusrapport Er i dialog om rapportering. Mottatt rapport Sørnorsk Filmsenter Sørnorsk Filmmobil, år 3 av C S Utkast til kontrakt sendt Avtale signert Mottatt rapport Universitetet i Agder og Talent Mentorordning for alumnistudenter med B S Talent Norge godkjent betingelser. Norge master i elektronisk musikk, år 1 av Vest-Agder Fylkeskommune UKM Storbyprosjekt, år 3 av F S Avtale signert Mottatt rapport Etterlyst prosjektregnskap Mottatt Utbet Vitensenter Sørlandet Vitensenter Avdeling Kristiansand, år 2 av F S Utkast til kontrakt sendt Purret Møte Signert Utbet TILBAKEFØRINGER Talent Norge/MFO Ubetalte krav MFO F S Overført kr til E i mai Restbeløp tilbakeført Egenregi/EFC Forprosjekt beste praksis for regionale stiftelser F S Overført kr fra E Utbetalt Bokført feil i regnskap. Korrigert og tilbakeført restbeløp juni Eliasland Mulighetsstudie F S Betingelser i vedtak. Møte avholdt Vi avventer reguleringsplan. Etterlyst status og varslet tilbakeføring Tilbakeført Partnership for Change Mot uten grenser i Kristiansand F S Møte Tilbakeført juni ABUP Psyken vår - Ung F S Ikke brukt hele tildeling. Tilbakeført des-18

22 17033 Barn i Byen Kulturformidling AS Våre bilder F S Ikke spesifisert 0 0 Sum Etterlyst rapport Purret Får rapport Purret igjen Mottatt rapport Brukte ikke hele beløpet. Tilbakeført restbeløp okt - 18 Investeringer fordelt pr satsningsområde: A: Avvik B: Ikke kontraktsfestet 1 Barn og unge 7 % C: I rute 2 Talentutvikling 9 % D: Aksjer eller lån 3 Kompetanseutvikling 1 % E: Rapporteringsfrist utløpt 4 Nye muligheter 83 % F: Ferdig 5 Annet 0 % 0 Årets prosjektinvesteringer 100 % Tilbakeføringer Netto prosjektinvesteringer

23 PROSJEKTSTATUS 2017 Nr Samarbeidspartner Prosjektbeskrivelse Område Investert 2017 Rest Status Frist Kommentar ABUP Psyken Vår - Barn B S Utkast kontrakt sendt Purret Telefon Gro Anita Manus nesten ferdig, planlegger start filming til høsten. Jeg får en tilbakemelding vedr. kontrakt i neste uke. Varslet tilbakeføring i epost Avtalt møte Sendt revidert utkast til kontrakter Akershus Fylkeskommune Filmlab år F S Tilbakeført. Samarbeid avsluttet Barn i Byen Kulturformidling AS Våre bilder F S Ikke spesifisert Etterlyst rapport Purret Får rapport Purret igjen Mottatt rapport Brukte ikke hele beløpet. Tilbakeført restbeløp okt Egenregi Møter og seminarer ,2, F S Utbet Lek-seminar 72k, overført 250k fra E-15066, overført 240k til E Utbet 100k til seminar Lekenhet i byrom Restbeløp kr overført E febr Egenregi Barnas Kulturhus F S Overført avsetning til Kunstsilo E jan Foreningen Musikk Gir Liv KSO Gratiskonsert med Thailandske barn F S Geitmyra Matkultursenter Etablering i Kristiansand C S Utbetalt kr for mye på forprosjekt. Trekkes fra på hovedprosjekt. Utkast til avtale sendt signert Indie Film AS Lansering "Natta Pappa Henta oss" F S Desember - 17 Etterlyst rapport Får rapport uke 25. Purret pr epost Mottatt rapport Etterlyst prosjektregnskap KIF Friidrett Quartlekene Barnestevne F S Kilden Teater og Konserthus Kildenkonferansen F Kilden Teater og Konserthus Kildenkonferansen C S Avtale signert Utsatt til Kristiansand internasjonale Dragefestival F S dragefestival Kulturalliansen Maskefall Forestillingen "Maskefall" F S Olav Wicken Historien om Cultiva F S

24 17003 Senter for ung kunst og kultur v/uia Senter for ung kunst og kultur v/uia Senter for ung kunst og kultur v/uia Senter for ung kunst og kultur v/uia Trafo C S Mottatt statusrapport 2017 og Forsinkelser i prosjektet. Avtalt ny frist for sluttføring til (des-18) Rutpluks År 2 (Fase 2) F S Ikke Åpning 9. mai Mottatt spesifisert rapport Skapende Barn år F S Utsatt rapporteringsfrist. (Sept -18) Mottatt rapport My Machine hovedprosjekt F S (Sept -18) Utstillingsåpning 15. juni Utsatt rapporteringsfrist. Mottatt rapport Stiftelsen Sportikus Norway Summer Games F S April -18 Kommer før ferien. Mottatt regnskap Sendt til godkjenning Utbet Talent Norge/MFO Ubetalte krav MFO F S Overført kr til E i mai Restbeløp tilbakeført Vest Agder Idrettskrets Ung og Lovende år 1 av F S TILBAKEFØRINGER Senter for ung kunst og kultur v/uia Cultiva Ekspress junior: Pilotprosjekt YouthBank i Kristiansand F S Signert Restbeløp tilbakeført januar Akershus Fylkeskommune Filmlab år Egenregi Møter og seminarer 2015 (jfr. 1,2, Handlingsprogram) Egenregi Møter og seminarer 2016 (ref. 1,2, Handlingsprogram) B1 Group AS No boundaries 2016 (år 2) B1 Group AS Talentutvikling unge strykere, år 1 av Sum Investeringer fordelt pr satsningsområde: A: Avvik B: Ikke kontraktsfestet 1 Barn og unge 92 % C: I rute 2 Talentutvikling 5 % D: Aksjer eller lån 3 Kompetanseutvikling 1 % E: Rapporteringsfrist utløpt 4 Nye muligheter 0 % 0 F: Ferdig 5 Annet 2 % Årets prosjektinvesteringer 100 % Tilbakeføringer Netto prosjektinvesteringer

25 PROSJEKTSTATUS 2016 Nr Samarbeidspartner Prosjektbeskrivelse Område Investert 2016 Rest Status Frist Kommentar B1 Group AS No boundaries 2016 (år 2) F S Underveisevaluering igangsatt desember Tilbakeført sep Agder Kunstsenter Qunst F S Utsatt rapporteringsfrist til Assitej Norge SAND Internasjonal scenekunstfestival F S for barn og unge 2017 (år 3 av 3) Barn i Byen Kulturformidling AS Våre bilder F S Signert Barn i Byen Kulturformidling AS Barn i Byen Kristiansand F S Utbet sluttbeløp Blå Kors Kristiansand Posebyen kulturskole 2017 (år 2 av 3) F S Den internasjonale kulturfestivalen Bruk av kultur for å fremme integrering og deltakelse fra barn og unge med ulik kulturell og sosial bakgrunn F S Takket nei til bevilgning i epost Tilbakeført august Egenregi Barnas kulturhus (arb.tittel) F S Beslutning i HP om årlig avsetning. Til bygg. Overført avsetning til Kunstsilo E jan Egenregi Barnas kulturhus (arb.tittel) fase F S Prosess og innholdsarbeid. Lønn prosjektleder 2017 kr 722' + konsulenter2017 kr 6' + lønn 2018 kr 180,5' + overført kr 100' til E juni-18. Overført kr til fase 2 jan Egenregi/Geitmyra Matkultursenter Forprosjekt matkultursenter i Kristiansand C S Signert Kilden Teater- og Konserthus IKS UngdomsKilden 2017 (år 2 av 3) F S Kilden Teater- og Konserthus IKS Kilden Dialog 2017 (år 4 av 4) 1, F S Juni Mediefabrikken FilmLab Norge (år 1 av 3) F S Sendt utkast til kontrakt Signert Etterlyst sluttrapport Mottatt sluttrapport Nordic Digital Alliance (tidl. Kristiansand D-Kino Allianse) Norsk Musikkorps Forbund Utredning av skolekorpsene i Midlertidig likviditetslån til NDA D S Tilbakeført ikke utbetalt lån kr etter salg aksjer. Tilbakebetalt lånet juli 2016 iht. avtale F S Kristiansand Partnership for Change Mot uten grenser i Kristiansand F S Møte Tilbakeført juni -18

26 15023 Scenekunst Sør Etablering av kompetansesenter for scenekunst i Kristiansand (år 1 av 3) F S Signert Forlenget tidsfrist Purret pr epost Mottatt sluttrapport. Overført udisponerte midler til E sept F S Inntil 1,5 MNOK år 1. Signert F S Senter for ung kunst og kultur v/uia Cultiva Ekspress Junior: Skapende barn (år 1 av 4) Senter for ung kunst og kultur Cultiva Ekspress Junior: Pilot My Machine v/uia i Kristiansand Senter for ung kunst og kultur Cultiva Ekspress F S April 2018 Utsatt rapporteringsfrist. v/uia Mottatt rapport Sørnorsk Filmsenter Filmbil (år 1 av 3) E S Mai 2017 Signert Er i dialog om rapportering. Mottatt rapport ikke ferdigbehandlet av adm Teater Pergola Teaterforestilling for barnehagebarn: F S Historier fra ei gruve Universitetet i Agder Kristiansand sommerteater F S Ev signert JOS signert Vest-Agder Fylkeskommune Storbyprosjektet UKM 2017 (år 2 av 3) F S Vitensenter Sørlandet Etablering av avdeling i Kristiansand (år 1 av 3) F S April 2018 Etterlyst rapport Svart om at hun håpet å få ferdig rapport før ferien. Skal ha møte Purret igjen Møte Mottatt rapportering Overført restbeløp inv.tilskudd kr til E jan-19. utbet TILBAKEFØRINGER Egenregi Cultiva Play & Learn Innovation Challenge Senter for ung kunst og kultur v/uia Cultiva Ekspress Junior: Barnas Oktober 2016, år 1 av Den internasjonale kulturfestivalen Bruk av kultur for å fremme integrering og deltakelse fra barn og unge med ulik kulturell og sosial bakgrunn F S Premie E og maksimalt DKR til CKO. Restbeløp kr tilbakeført mars F S Betingelser i vedtak ikke oppfylt. Tilbakeført juni F S Takket nei til bevilgning i epost Tilbakeført august Blå Kors Kristiansand, Vipers m.fl. Blue Vipers Cup F S Sendt utkast til avtale Cup 2015 avlyst pga få påmeldte. Tilbakeført sept Sum

27 Investeringer fordelt pr satsningsområde: A: Avvik B: Ikke kontraktsfestet 1 Barn og unge 74 % C: I rute 2 Talentutvikling 21 % D: Aksjer eller lån 3 Kompetanseutvikling 7 % E: Rapporteringsfrist utløpt 4 Nye muligheter 0 % 0 F: Ferdig 5 Annet -2 % Årets prosjektinvesteringer 100 % Tilbakeføringer Netto prosjektinvesteringer

28 8ato: 16. september 2019 Saksnummer: 33/19 Til: Styret Møtedato: 23. september 2019 Saksbehandler: Ingebjørg Borgemyr Prosjektidéer Styret får oversikt over alle mottatte henvendelser og gjennomførte møter fortløpende. Siden forrige styremøte 17. juni 2019 har vi mottatt henvendelser fra følgende prosjekter: E Ensemblet AS Spelet om en sinna Sørlending E USUS Strategisk partner for Arena Pro søknad E Stiftelsen Kristiansand Besøkssenter Møvik fort Kanonmuseum E Kr.sand filosofikafe m.fl. Kulturhuset «Gamle Katta» E Fotografene O. Paulsen Utstillingen «Kristiansand i transformasjon og Magne Geir Bøe - en by å bo i» E Stiftelsen Punkt Samarbeid Kristiansand og Reading, UK E Kilden, UiA, Talent Sør m.fl. Profesjonalisering av kormiljøet i Kr.sand E Talent Sør/Norsk Kultur- Backline Lørdagsskolen Skoleråd Agder E Barn i Byen Kulturform. Barn i Byen Kristiansand 2020 Prosjektene er foreløpig ikke realitetsvurdert av administrasjonen. Forslag til vedtak: Styret tar informasjonen til orientering. Kirsti Mathiesen Hjemdahl Daglig leder Trykte vedlegg: Ingen Utrykte vedlegg: Ingen

29 Dato: 16. september 2019 Saksnummer: 35/19 Til: Styret Møtedato: 23. september 2019 Saksbehandler: Ingebjørg Borgemyr Oppfølging «Prosjektidéer sak 18.4/19» Styret gjorde følgende vedtak i ovennevnte sak i møte 17. juni 2019: Vedtak: 1) Styret tar de fremlagte opplysningene til informasjon. 2) Styret gir sin tilslutning til at administrasjonen arbeider videre med følgende henvendelser (sak 18.4/19): E Microteater i Vågsbygd E Barnas arkitekturdag 2019 E Forprosjekt: Kreativ næring og kulturutvikling E Utvidelse Lørdagsskolen Det jobbes videre med en sak hvor det vurderes tiltak med områdesatsing i bydeler. Status på disse henvendelsene er: E Microteater Vågsbygd Møte Karin Moe Hennie har etablert seg i det kreative fellesskapet på «Kulturbryggeriet», og etablering i Vågsbygd er ikke lengre aktuelt. Hun er veldig interessert i å være med på drøftelser av bydelssatsing. E Barnas Arkitekturdag 2019 Styret bevilget midler til prosjekter i epostmøte 5. juli Arrangement gjennomført 14. september. E Forprosjekt Odderøya Møte med Berent Phillip Moe og Jørgen Skauge. God dialog. Tentativ plan er at Cultiva inviterer til dialogmøte med aktørene på Odderøya. E Utvidelse Lørdagsskolen Møte gjennomført. Utvidelsen er finansiert av andre. Fått ny søknad om backline Lørdagsskolen. Forslag til vedtak: Styret tar informasjonen til orientering. Kirsti Mathiesen Hjemdahl Daglig leder Trykte vedlegg: Ingen Utrykte vedlegg: Ingen

30 Dato: 16. september 2019 Saksnummer: 35.2/19 Til: Styret Møtedato: 23. september 2019 Saksbehandler: Kirsti Mathiesen Hjemdahl Kommunikasjon I styremøte ble behovet for en kommunikasjonsstrategi diskutert. Det fremkom et ønske om at Cultiva tar en langt mer aktiv del i det offentlige ordskiftet. Som følge av dette settes kommunikasjon på dagsorden, og det ønskes en gjennomgang med styret for å sette noen overordnete retninger for det videre arbeidet. Administrasjonen har ønske om å få diskutert og få innspill på områder som Hva skal kommunikasjonen til Cultiva kjennetegnes av? Hvilke ambisjoner har styret for kommunikasjonen fra og om Cultiva? Hvilke kriterier blir viktige å prioritere, i en videre konkretisering av kommunikasjonsstrategi for Cultiva? For å «kick-starte» diskusjonen, vil Sunniva Rognmo Thakre presentere et utdrag fra sin ferske masteroppgave «Kunstsiloen som ingen kunne målbære en kritisk diskursanalyse av kunstsilodebatten i Fædrelandsvennen» fra Universitetet i Agder Problemstilling for oppgaven er «Hvordan har polariseringen av Kunstsilodebatten kommet til uttrykk i Fædrelandsvennen?» i perioden Hvis noen av styremedlemmene har ønske om å lese oppgaven i forkant, så ligger den tilgjengelig i styreportalen. Forslag til vedtak: Utformes i styremøte Kirsti Mathiesen Hjemdahl Daglig leder

31 Dato: 16. september 2019 Saksnr: 37/19 Til: Styret Møtedato: 23. september 2019 Saksbehandler: Jan Erik Tønnessen Status kapitalforvaltning Status per 31. august 2019 gir en nominell porteføljeavkastning (ikke fratrukket utdelinger og administrasjonskostnader) hittil i år på ca MNOK 212 (11,3%). Justert for rullerende 12 måneders vekst i KPI (inflasjon på 2,5% p.a.) på grunnkapitalen, er realavkastningen på porteføljen ca MNOK 186 (9,7%). Netto realavkastning for Cultiva (etter at utdelinger og administrasjonskostnader er inkludert) er ca MNOK 168 (9,0%) Bufferkapitalen har siden juli 2019 steget fra MNOK 363 (17,6%) til MNOK 367 (17,8%). Aksjeandelen er redusert fra juli til august fra 54% til 53%. Årsaken til den reduserte aksjeandelen er at renteplasseringene steg markant i verdi i august (1,4%). Som et resultat av en betydelig usikkerhet og turbulens i aksjemarkedet, fikk vi et betydelig fall i rentenivåene verden rundt noe som gir kursstigning på obligasjoner. Det er nettopp denne motsykliske effekten Cultiva ønsker å oppnå ved hvordan porteføljen er sammensatt. Våre aksjeplasseringer var gjennom en berg-og-dal-bane i august hvor verdensindeksen var ned ca 4% midtveis, men hvor det hele ble hentet inn igjen på slutten av måneden. Porteføljen endte på -0,3% i august. Dette er med andre ord årsaken til den reduserte aksjeandelen. Bufferkapitalen er som kjent nå på 17,8%. Det er vedlagt et diagram som viser utviklingen i denne siden Det kan i denne sammenheng være nyttig å rekapitulere Cultivas vedtatte strategi knyttet til bufferkapital (og stresstest). I sak 03/18 Handlingsprogram , underpunkt 6 Konklusjon, ble følgende anbefaling fra administrasjonen gitt: «Basert på bortfallet av forutsetningen om stabile årlige utdelinger, anbefaler administrasjonen å opprettholde aksjeandelen på 52 % (alternativ A) også etter at tilskudd på MNOK 100 til Kunstsiloprosjektet er bevilget. Dette alternativet er mindre robust mot ekstraordinære fall i aksjemarkedet, men samtidig styrker dette alternativet Cultivas fremtidige inntekter og tilhørende utdelingskapasitet i henhold til vår formålsparagraf. Ved over gjennomsnittlig positiv utvikling i aksjemarkedet i 2018, vil alternativ A også føre til at Cultiva raskt vil være i posisjon til å foreta ordinære utdelinger». Sett i ettertid var dette en klok beslutning ble absolutt ikke et godt år, men i 2019 har bufferkapitalen blitt kraftig forbedret, og Cultiva nærmer seg nå et nivå på bufferkapitalen hvor stabile og årlige utdelinger bør kunne gjenopptas. Basert på historikk, bør Cultiva med dagens aksjeandel ha en bufferkapital som ligger i intervallet 20-22%. Når dette inntreffer vil Cultiva kunne foreta stabile utdelinger og samtidig ha nok bufferkapital til å stå igjennom fremtidige aksjekrakk uten angrep på grunnkapitalen. Får vi en ytterligere oppgang i aksjemarkedet på 6-8% frem mot årsskiftet, så vil faktisk bufferkapitalen overstige 20%. Til slutt må det også bemerkes at det i styremøte 17. juni ble besluttet å kansellere vårt abonnement på rapporteringsmodulen til Mercer (ca NOK /år). Det arbeides med å lage Cultiva Kristiansand Kommunes Postboks 494 Tel: post@cultiva.no Org.nr. Energiverksstiftelse NO-4664 Kristiansand Faks:

32 et egnet format for styrerapporteringen, og vedlagt er et foreløpig rapporteringsformat som vil bli videreutviklet de neste månedene. Nøkkeltall - Cultivas kapitalforvaltning i perioden desember 2011 til august MNOK Porteføljeverdi 1 429, , , , , ,5 1874, ,6 Stiftelseskapital KPIjust** , , , , ,1-1516,0 1560, ,0 Ikke utbetalte -9,5-8,6-12,0-20,8-34,7-41,6-120,3-115,1 prosjektinv. Tellende bufferkapital 65,2 175,1 273,0 290,1 263,7 378,9 194,4 367,5 Beregnet stresstesttap 67,1 144,5 165,1 174,9 196,9 234,8 377,7* 440,5* Aksjeandel 18 % 42 % 45 % 47 % 48% 52% 50% 53 % *Ny stresstest er innført i kapitalforvaltningsstrategien fra og med Tallene før 2018 er ikke sammenlignbare. Stresstesten benytter et 40% fall i aksjemarkedene mens øvrig portefølje holdes konstant. Basert på dette har porteføljens bufferkapital en underdekning på ca. NOK 73 mill (NOK 79 mill i juli 2019) Porteføljefordeling (Reviderte rammer* vedtatt i styremøte ): Aktivaklasse Ramme 2018 Status Ramme* 2019 Min Maks Referanse indeks Langsiktig mål Bank/Pengemarked 5 % 5 % 4 % 1 % 20 % ST1X 5 % Norske obligasjoner 14 % 17 % 17 % 0 % 25 % ST4X 13 % Globale obligasjoner 13 % 17 % 17 % 0 % 35 % BCGBAI(NOK) 13 % Sum renteplasseringer 32 % 39 % 38 % 30 % Nordiske aksjer 6 % 6 % 6 % 0 % 10 % VINX (NOK) 8 % Globale aksjer (val.sikr) 27% 26 % 28 % 15 % 40 % MSCI (NOK) 30 % Globale aksjer 18% 20 % 19 % 15 % 30 % MSCI 22 % Venture/Såkorn 1 % 1 % 1 % 0 % 2 % OSEBX 0 % Sum aksjeplasseringer 52 % 53 % 54 % 49 % 64 % 60 % Eiendom Norge og utland 8 % 8 % 8 % 0 % 10 % ST4X + 1 % 10 % Infl.sikrede obl. - anlegg 8 % 0 % 0 % 0 % 10 % ST4X + 1 % 0 % Sum andre aktivaklasser 16 % 8 % 8 % 10 % Sum 100 % 100 % 100 % 100 % Forslag til vedtak: Staturrapport kapitalforvaltning pr. 31. august 2019 tas til etterretning. Kirsti Mathiesen Hjemdahl (sign) Daglig leder Trykte vedlegg: 1) Porteføljeoversikt , 2) Historisk bufferkapital og avkastning Utrykte vedlegg: 1) Sak 03/18 Handlingsprogram Side 2 av 2

33

34

35

36

37

38 Dato: 16. september 2019 Saksnummer: 38/19 Til: Styret Møtedato: 23. september 2019 Saksbehandler: Ingebjørg Borgemyr Avtale med SKMU vedlegg unntatt offentlighet jfr. offl. 23 I møte 17. juni 2019 behandlet styret betingelsene for bevilgningen til Kunstsiloprosjektet til Sørlandets Kunstmuseum (SKMU). Det ble fattet følgende vedtak: Vedtak: 1) Cultiva bekrefter at betingelsene for en bevilgning på 100 millioner kroner til realisering av Kunstsilo-prosjektet stilt i vedtak fra 19. januar 2018 er oppfylt under følgende forutsetninger: 1. Besluttende organer i Kristiansand kommune og fylkeskommunene i Agder bekrefter sitt felles langsiktige ansvar for et regionalt driftstilskudd til SKMU slik som det er formulert i innstillingen fra fylkesrådmenn i Agder og rådmannen i Kristiansand. 2. AKO Kunststiftelse formaliserer juridisk bindende sin garanti for billettinntekter i 5 år. 3. Det fremlegges juridisk bindende dokumentasjon på alle tilskudd, gaver og lån. Alle forutsetningene må oppfylles før første utbetaling kan skje. 2) Cultivas bidrag skal utbetales i takt med øvrig finansiering. 3) Cultiva frafaller sitt tidligere vedtak om heftelser ved pengegaven og oppfordrer øvrige bidragsyterne til å gjøre det samme. 4) Administrasjonen får fullmakt til å fremforhandle en samarbeidsavtale med SKMU innenfor de rammer som fremgår av saksbehandling og vedtak. 5) Styret ber administrasjonen om å fullføre avtale med SKMU om kjøp av nåværende lokaler til SKMU. 6) Cultiva imøteser en søknad fra SKMU som har et levekårsfokus slik det er formulert i dette saksfremlegg. Administrasjonen har utarbeidet et forslag til samarbeidsavtale vedr. Kunstsilo byggeprosjektet som er i samsvar med betingelsene i vedtaket. I tillegg har SKMU utarbeidet et forslag til kjøpsavtale for det gamle museumsbygget i Skippergaten 24 B. Det er foreslått at bygget overføres til Cultiva 30. juni 2021, men at SKMU skal kunne leie bygget frem til Kunstsilo er ferdigstilt. Det vil bli utarbeidet en egen intensjonsavtale om leie av bygget. Intensjonsavtale vedrørende leie av Skippergaten 24 B vil ettersendt styret så fort den er ferdig utarbeidet. Forslag til samarbeidsavtale, kjøpsavtale og intensjonsavtale for leie av bygget vil bli kvalitetssikret av en advokat i forkant av styremøtet. Dersom kvalitetssikringen medfører endringer i de vedlagte forslagene, vil det bli ettersendt nye versjoner av avtalene.

39 Forslag til vedtak: 1) Styret godkjenner: a. fremlagte forslag til samarbeidsavtale med SKMU vedrørende Kunstsiloprosjektet b. fremlagte forslag til kjøpsavtale for bygg i Skippergaten 24 B c. fremlagte forslag til intensjonsavtale om leie av bygg i Skippergaten 24 B Kirsti Mathiesen Hjemdahl Daglig leder Trykte vedlegg: 1) Forslag til samarbeidsavtale med SKMU om Kunstsilo 2) Forsalg til kjøpskontrakt Skippergaten 24 B Utrykte vedlegg: Ingen

40 Dato: 18. september 2019 Saksnummer: 39/19 Til: Styret Møtedato: 23. september 2018 Saksbehandler: Kirsti Mathiesen Hjemdahl UNNTATT OFFENTLIGHET Jfr. Offentliglova 13 jfr. Forvaltningslovens 13, første avsnitt, nr. 2. Intern organisering Administrasjonen i Cultiva består p.t. av følgende stillinger: Daglig leder 100 % Erling Valvik t.o.m Kirsti Mathiesen Hjemdahl f.o.m Kontorleder 70 % Ingebjørg Borgemyr Økonomikonsulent 30 % Jan Erik Tønnessen (konsulentavtale med Dilemma AS) Reelt engasjement hittil i 2019 utgjør en 39 % stilling. I kjølvannet av fornyelse og utvikling av Cultiva, er det behov for endring i arbeidsoppgaver. Dette knytter seg særlig til ambisjon om å bygge opp Cultiva s eksterne kommunikasjon og styrets ønske om at stiftelsens tar mer aktiv del i det offentlige ordskiftet. Men det knytter seg også til kostnadseffektivisering. For Cultiva er det uforholdsmessig kostbart å basere ressursbehov på innleide konsulenttjenester, blant annet på grunn av at stiftelsen ikke har fratrekk for merverdiavgift. Derfor foreslås at det ressursbehovet som kommer av økt fokus på kommunikasjon, løses ved at Ingebjørg Borgemyr øker sin stillingsprosent med 30% slik at hun får en 100% stilling i Cultiva. En slik utvidelse av stillingsprosent vil utgjøre kr Det vil være behov for noe kursing i kommunikasjon, men for 2019 beregnes dette å kunne løses gjennom ordinært budsjett. Merkostnad ved eventuell innleie av kommunikasjonstjenester i 30% vil være ytterligere kr , altså kr Det foreslås dessuten at konsulentavtalen med Jan Erik Tønnessen omgjøres til en 70% ansettelse. Slik som avtalen praktiseres pr i dag, med et reelt engasjement på 39%, så blir det en uforholdsmessig kostbar løsning. En omgjøring av engasjementet til en 70% fast ansettelse, vil utgjøre en merkostnad på kr ,-. Gjennom en slik løsning vil Cultiva in-house kapitalforvaltningskompetanse, samt oppgaver som eksempelvis årsregnskap (som vil gi en ytterligere besparing på kr ,-). Dessuten vil det bli tilgjengelig ressurser til også å kommunisere kapitalforvaltning i Cultiva mer aktivt og eksternt. I forhold til dagens situasjon (stillingsressurser på 209 %) vil en økning til 270 % medføre en netto merkostnad på forutsatt økt stillingsbrøk for prosjektrådgiver til 100 % og ansettelse av økonomiressurs i 70 % stilling. Innleie av stillingsressurser tilsvarende 250 % vil øke kostnadene med ytterligere Endringene får ikke konsekvenser for leiekostnader lokaler. Det vil nok bli en liten økning driftskostnader som telefon o.l. som konsulenter normalt dekker selv. Cultiva Kristiansand Kommunes Postboks 494 Tel: post@cultiva.no Org.nr. Energiverksstiftelse NO-4664 Kristiansand Faks:

41 I dette forslaget til løsning forutsettes at Jan Erik Tønnessen overtar de 30% som Ingebjørg Borgemyr har hatt som kapitalforvalter for Sørlandets Kompetansefond. Budsjettmessige konsekvenser Ovenfor er det drøftet ulike alternativer for hvordan man kan leie inn ekstra ressurser og/eller omdisponere dagens stab. De økonomiske konsekvensene av de ulike alternative fremgår nedenfor: Dagens situasjon: Budsjett 2020* Budsjett 2019 Daglig leder 100 % Kontorleder/prosjektrådgiver 70 % Økonomikonsulent 39 % leie Sum 209 % * Lønn inkl. feriepenger og pensjonskostnader Årskostnaden blir noe redusert pga. lavere årslønn nåværende daglig leder og lavere pensjonskostnad. 30 % Innleie ekstern kommunikasjonsansvarlig 760 Ansette kommunikasjonsansvarlig 390 Merkostnad innleie 370 Forutsetninger: Timesats i «mellomsjiktet» i Kristiansand fratrukket 25 % rabatt pga. langsiktig avtale. Årslønn ansettelse satt lik dagens kontorleder ( ). Realisme med lave stillingsbrøker? 39 % 50 % 70 % Innleie ekstern økonomikonsulent Ansette økonomi- og forvaltningsrådgiver Merkostnad innleie Forutsetninger: Brukt timesats iht. avtale med Dilemma AS. Årslønn ansettelse satt lik dagens kontorleder ( ). Realisme med lave stillingsbrøker? Oppsummering: Stillings brøk Budsjett 2020 Stillings brøk Budsjett 2020 Side 2 av 3

42 Daglig leder 100 % % Prosjektrådgiver 70 % % 808 Innleie kommunikasjon 30 % 760 Innleie økonomi 39 % % 974 Kostnad ved innleie 209 % % Besparelser «insourcing»: Merkostnad innleie kommunikasjon -370 Merkostnad innleie økonomi -214 Kostnad ved ansettelser Andre besparelser: Mercer Årsregnskap -25 Netto kostnad 209 % % Forslag til vedtak: 1) Styret godkjenner fremlagte forsalg til intern organisering og stillingsressurser. 2) Daglig leder får i fullmakt å reforhandle dagens ansettelses- og konsulentavtaler. Kirsti Mathiesen Hjemdahl (sign) Daglig leder Vedlegg: Trykte vedlegg: Ingen Utrykte vedlegg: Ingen Side 3 av 3

43 Dato: 16. September 2019 Saksnr: 40/19 Til: Styret Møtedato: 23. September 2019 Saksbehandler: Kirsti Mathiesen Hjemdahl Overordnet strategi prosessdiskusjon Eksisterende strategi Barnas kulturby startet opp i 2011 med tiltenkt maksimal varighet frem til Cultiva s styre vurderer å starte arbeidet med ny strategi for stiftelsen. I forbindelse med ansettelsesprosessen av ny daglig leder i Cultiva var plan for dette arbeidet, inkludert de viktigste strategiske grep på kort og mellomlang sikt, noe av det som ble diskutert. Daglig leder legger frem noen av de refleksjonene som ble presentert for ansettelseskomiteen, som innledning til prosessdiskusjonen for rullering av overordnet diskusjon. Forslag til vedtak: Utformes i styremøte Kirsti Mathiesen Hjemdahl Daglig leder