Forfall skal meldast til utvalssekretær, som kallar inn varamedlem. Tlf , mob , epost

Transkript

1 Møteinnkalling Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Møterom 102, Fylkeshuset Dato: Tid: 10:30 Forfall skal meldast til utvalssekretær, som kallar inn varamedlem. Tlf , mob , epost Varamedlem møter berre ved spesiell innkalling. Møterommet er i bakkant av ekspedisjonen i Fylkeshuset. Det er sett opp slik tidsplan for møtet: 10.30: Behandling av saker etter sakslista. Til sak Ko-12/13 er det innkalla representantar frå administrasjonen, for å svare på spørsmål frå medlemene og ev. avklare andre sakstilhøve : Lunsj : Behandling av sak Ko-15/13 og Ko-16/13. Til sak Ko-15/13 møter økonomisjef Gro Kosberg og fylkeskasserar Rolf Arnesen. Fylkesrådmannen er varsla om at sak Ko-16/13 blir behandla i møtet, og er bedt om å kome med fråsegn i saka. Kontrollsjefen har bedt fylkesrådmannen om å møte for ev. å svare på spørsmål m.v. Ved behandlinga av sak Ko-16/13 har dei tilsette ved fylkesrevisjonen rett til å la seg representere ved tillitsvalde, som kan uttale seg i saka. Deretter behandling av resterande saker../. Vedlagt følgjer saksframlegga i sak Ko-12/13 23/13. Som særtrykk følgjer - Forvaltningsrevisjonsrapport nr. 1/2013../. Møteprotokollen frå møtet er og vedlagt, samt eit notat frå kontrollsjefen av til medlem Rolf Bergmann, vedr. ein merknad til protokollen../. Til medlemene følgjer og invitasjon til FKTs årsmøte/fagkonferanse den juni d.å. Til varamedlemene følgjer i tillegg som særtrykk (i separat konvolutt): - Sak U-44/13 Rekneskap med resultatevaluering 2012 for Møre og Romsdal fylkeskommune. - Finansrapport Årsrekneskap 2012 for Møre og Romsdal fylkeskommune.

2 - Årsrapport Dokumenta ovanfor vart utsendt til medlemene saman med dokumenta til fylkesutvalets møte den 4. april d.å., og blir bedt om å ta desse med. Det er sett opp slik sakliste:

3

4 Saksnr Innhald Uoff KO-12/13 Forvaltningsrevisjonsprosjekt nr 1/2013: Omdømmebygging og identitet KO-13/13 Melding om gjennomsyn av fylkesutvalet og klagenemnda sine møtebøker for 2. halvår 2012 KO-14/13 Årsmelding 2012 for Sentrale kontrollorgan KO-15/13 Årsrekneskap 2012 for Møre og Romsdal fylkeskommune. Kontrollutvalets fråsegn. Revisjonsmelding. Tilråding om årsrekneskapen for Sentrale kontrollorgan. Revisjonsmelding. KO-16/13 Revisjonsordninga i Møre og Romsdal fylkeskommune, invitasjon til samarbeid med Kommunerevisjonsdistrikt 2 om revisjon. KO-17/13 Etablering av fellessekretariat for folkevalte organ, ev. levering av tenester til kontrollutvalet KO-18/13 Prosjektskisse "Fråfall i vidaregåande opplæring" KO-19/13 Avslutning av rapport 01/2010: Språkopplæring for minoritetar KO-20/13 Avslutning av rapport 02/2011: Status og utfordringar i trafikktryggingsarbeidet i Møre og Romsdal KO-21/13 Tilbakemelding om oppfølging av rapporten "Mindreforbruket av budsjetterte midlar innan vegformål" KO-22/13 Tilbakemelding om oppfølging av rapporten "Spesialundervisning i vidaregåande opplæring" KO-23/13 Vurdering av uavhengigheit.

5 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2013 Hans Blø Saksnr Utval Møtedato KO-12/13 Kontrollutvalet Fylkestinget Forvaltningsrevisjonsprosjekt nr 1/2013: Arbeidsgivarpolitikken - innsatsområdet identitet og omdømmeidentitet og omdømme. Bakgrunn Fylkestinget slutta seg i sak T-72/11 til kontrollutvalets forslag om å foreta ei evaluering av arbeidsgivarpolitikken (AGP) i fylkeskommunen knytt til innsatsområdet identitet og omdømme. Kontrollutvalet har gjennom åra og på liknande måte fått undersøkt fylkeskommunens tidlegare satsingar på området, retta mot m.a. rekruttering av lærarar, seniorpolitikk, likestilling, kompetanse og omstillingsbehov hos lærarar og det psykososiale miljøet for personalet ved skolane. Ei undersøking retta mot eit sentralt område i AGP føyer seg naturleg inn i denne rekka. Identitets- og omdømmedelen i AGP har som hovudmål at Møre og Romsdal fylke blir oppfatta som aktørar på vegne av fellesskapet, profesjonelle i alt vi gjer, fagretta, utviklingsorientert og med respekt for oppdraget vi har tatt på oss. Det vart i premissane i AGP-dokumentet m.a. påpeika at Omdøme er styrt av dei som meiner noko om oss. Tilsette, elevar, foreldre, pasientar, brukarar, media, kommunar og innbyggarane meiner noko om oss. Omdømet vårt blir påverka av brukarane sine opplevingar av oss, vår kommunikasjon både internt og med omverda, og media sin omtale av oss. Som arbeidsgivar vil omdømet vårt seie noko om kor attraktive vi er både for nye og gamle medarbeidarar. Både politikarar og tilsette har stort ansvar for vårt felles omdøme. Strategi for overordna identitet har utgangspunkt i vurderingar om at Møre og Romsdal fylkeskommune blir sett som fragmentert. Når vi no forsterkar innsatsen på utvikling av omdømet vårt, blir det lagt vekt på å utvikle ein tydelegare overordna identitet med vårt regionalpolitiske samfunnsoppdrag som innhald. Møre og Romsdal fylkeskommune har mange kulturar og identitetar. Organisasjonen er stor, med mange sektorar, fagområde og einingar, og mange prosjekt med stor merksemd. Vi har mange sterke fagmiljø og tilsette med lang fartstid. Lange

6 Side 2 tilsettingstilhøve har gitt Møre og Romsdal fylkeskommune sterke tradisjonsberande fagmiljø. Ein ny informasjonsstrategi var og med som verkemiddel i dette innsatsområdet. Frå mars 2010 har fylkeskommunen hatt ein administrativt fastlagt kommunikasjonsstrategi, som nærare skildrar måten både den interne og eksterne kommunikasjonen skal leggast opp på. Fylkesrevisjonen fekk i oppdrag å utarbeide ei prosjektskisse for undersøkinga, som kontrollutvalet fastsette i sak Ko-43/12. Kontrollutvalet har undervegs blitt halden orientert om framdrifta i prosjektet. Fylkesrevisjonens rapport frå resultatet av undersøkinga følgjer vedlagt som særtrykk. Vurdering AGP er ei sentral satsing i fylkeskommunen der alle medarbeidarar skal bli trekt med. Ambisjonane er å skape i felles referanseramme knytt til visjonar, verdiar og mål, gjennom ulike tiltak retta mot leiar- og medarbeidarutvikling. Rapporten frå fylkesrevisjonen omtaler i så måte eit viktig satsingsområde i AGP. Det blir understreka at AGP er ein pågåande prosess, og rapporten blir følgjeleg meir ein statusgjennomgang om det som ev. er oppnådd så langt på det undersøkte området. Undersøkinga tyder på at det framleis er ein veg att før ein kan seie å ha oppnådd målsettingane med identitetsbygginga blant dei tilsette, medan tiltaka retta mot å styrke fylkeskommunens omdømme blant tilsette har gitt betre måloppnåing. Det blir anbefalt at ein i det vidare særleg arbeider sterkare med å omsette visjonar og verdiar i praksis, dvs. å innfri forventningane om det ein seier ein vil framstå som i det daglege. Det er overraskande at kjennskapen til kommunikasjonsstrategien er låg, t.d. under halvparten av leiarane og under ein femdel av dei tilsette elles. Strategien var rekna å vere eit sentralt element i fleire av innsatsområda i AGP. Det er elles å forvente at ei såvidt vesentleg satsing hadde hatt eit betre oppfølgings- og rapporteringsopplegg med basis i ein fastlagt tiltaksplan. Det er innhenta høyringsfråsegn til rapporten frå fylkesrådmannen v/personalsjefen, jf. vedlegg 5. Forslag til vedtak: Fylkestinget tar rapporten Arbeidsgivarpolitikken innsatsområdet identitet og omdømme til vitande og ber om at konklusjonar og anbefalingar i rapporten blir følgde opp. Hans Blø kontrollsjef Vedlegg

7 1 Forvaltningsrevisjonsrapport nr 1/2013: Arbeidsgivarpolitikken - innsatsområdet identitet og omdømme Side 3

8 Fylkesrevisjonen Ein tydeleg medspelar Arbeidsgivarpolitikken: Innsatsområdet identitet og omdømme - Ei undervegsevaluering. Forvaltningsrevisjonsrapport 1/2013

9 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/2013 Forord Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal har utført denne forvaltningsrevisjonen etter vedtak i Fylkestinget i T-72/11 og Kontrollutvalet i KO-43/12. Forvaltningsrevisjon er ein lovpålagt oppgåve som Kontrollutvalet har ansvar for å sjå til at blir gjennomført. Fylkestinget gjer etter forslag frå Kontrollutvalet vedtak om kva forvaltningsrevisjonsprosjekt som skal bli gjennomført. Forvaltningsrevisjon er heimla i Kommunelova 77 nr. 4 og 78 nr. 2, jf. forskrift om kontrollutval kapittel 5 og forskrift om revisjon i kommunar og fylkeskommunar kapittel 3. I kommunelova er forvaltningsrevisjon definert som systematiske vurderingar av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknadar ut frå kommunestyret sitt vedtak og føresetnadar. Rapporten summerer opp resultata av forvaltningsrevisjonsprosjektet Arbeidsgivarpolitikken: innsatsområdet identitet og omdømme. Ei undervegsevaluering. Undersøkinga er utført av Tonje Skarvøy Stene og Heidi Nerland frå november 2012 til mars Molde, 25.mars 2013 Finn Å. Ødegård Fylkesrevisjonssjef Tonje Skarvøy Stene Prosjektleiar

10 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/2013 Samandrag Forvaltningsrevisjon av arbeidsgivarpolitikken- omdømmebygging og identitet er vedteke av Fylkestinget i sak T-72/11. Konkret bestilling blei vedteke av Kontrollutvalet i sak KO-43/12. Formålet med prosjektet er ei undervegsevaluering av resultat og måloppnåing av fylkeskommunen sitt interne arbeid med identitet og omdømme. Fylkestinget vedtok i 2009 ein ny arbeidsgivarpolitikk (AGP) for å vere betre rusta for utfordringar som arbeidsgivar i framtida. Arbeidsgivarpolitikken er utforma for å kunne gi best mogleg kvalitet på tenestene. Dette skal gjerast gjennom tre strategiske grep og seks innsatsområde. Eit innsatsområde er identitet og omdømme, som denne forvaltningsrevisjonsrapporten tar for seg. Som del av arbeidet med identitet og omdømme deltok fylkeskommunen i 2010 i eit omdømmeprosjekt i regi av KS. I prosjektet blei det utvikla tiltak som skal byggje felles identitet og godt omdømme i fylkeskommunen. Forvaltningsrevisjonsrapporten tar utgangspunkt i desse tiltaka, samt kommunikasjonsstrategien til fylkeskommunen som i står omtala som eit viktig verktøy for å byggje felles identitet og godt omdømme i AGP. Rapporten er hovudsakleg basert på ei elektronisk spørjeundersøking blant alle tilsette i Møre og Romsdal fylkeskommune, komplementert med intervju og dokumentanalyse. Revisjonskriteria er utleda frå Kommunelova med forskrifter, fylkeskommunen sine egne dokument og anerkjent teori om identitet og omdømmebygging. Forvaltningsrevisjonsrapporten ser på måloppnåing og resultat av langsiktige og store mål for fylkeskommune som ikkje er forventa nådd etter tre-fire år (jf. undervegsevaluering). Alle tiltak kan seiast å påverke identitet og omdømme, men rapporten er avgrensa til tiltak som er nemnt i direkte samanheng med innsatsområdet. Overordna problemstilling for prosjektet: Kor langt har fylkeskommunen komme i arbeidet med felles identitet og godt omdømme internt i organisasjonen? Overordna problemstilling er konkretisert i fire underproblemstillingar: 1. Har tiltak vore gjennomført som planlagt? 2. Kva er opplevd effekt av tiltaka blant dei tilsette, og er det i samsvar med målsettingane for tiltaka? 3. Med bakgrunn i dei tilsette si oppleving, i kva grad har fylkeskommunen felles identitet og godt omdømme? 4. Har fylkeskommunen eit system for å evaluere tiltak og måloppnåing? Undersøkinga av fylkeskommunen sitt arbeid med identitet og omdømme internt viser at dei har komme langt når det gjeld kjennskap til oppgåver, visjon og verdiar. Fylkeskommunen ligg godt an i forhold til målet om eit godt omdømme som ein attraktiv arbeidsgivar blant tilsette. Vår undersøking tyder på at det står igjen ein del når det gjeld omsetting av kjennskap til visjon og verdiar i tilsette sin arbeidskvardag, og bygging av ein felles identitet. Revisjonen sitt samla inntrykk av fylkeskommunen sitt system for planlegging og oppfølging av AGP er at det verkar uoversiktleg og lite dokumentert.

11 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/2013 Vurderingar på underproblemstillingar underbygger konklusjonen på hovudproblemstillinga: 1. Har tiltak vore gjennomført som planlagt? Tiltak omtala i dette prosjektet er stort sett gjennomført som planlagt. Det er eit avvik frå revisjonskriteriet om at alle tilsette skal delta på ein verkstad: 45 % av dei tilsette seier dei har delteke. 2. Kva er opplevd effekt av tiltaka blant dei tilsette, og er det i samsvar med målsettingane for tiltaka? Effekt av tiltaka er delvis i samsvar med målsettingane for tiltaka. Tiltaka gir dei tilsette kunnskap om oppgåver, visjon og verdiar, men gjer dei i mindre grad bevisste på korleis dei skal bruke visjon og verdiar i dagleg arbeid. Relativt få meiner tiltaka har bidratt til å styrke deira identitet til fylkeskommunen. Leiarar er gjennomsnittleg meir positiv samanlikna med vanlege tilsette, noko som indikerer at fylkeskommunen har komme lenger i forhold til måloppnåing mot leiarar. Det er satsa på leiarar i AGP, og det har vore flest tiltak retta mot leiarar så langt i gjennomføringa av AGP. Dette er eit av dei tre strategiske grepa, og det er tenkt at leiarar skal ha ansvar for vidare implementering av AGP ut i organisasjonen. 3. Med bakgrunn i dei tilsette si oppleving, i kva grad har fylkeskommunen felles identitet og godt omdømme? Det er fleire resultat som indikerer at det er ein del igjen for å nå målet om sterk felles identitet: kjennskap til fylkeskommunen, visjon og verdiar er god, men det er mindre kjennskap til innhaldet. Det er lite bevissthet rundt visjon og verdiar i tilsette sitt dagleg arbeid, og visjon og verdiar er lite omsnakka i einingane. Tilsette identifiserer seg meir med si eining enn med fylkeskommunen som organisasjon, og ein stor del meiner fylkeskommunen ikkje framstår som ein organisasjon med felles identitet. Dei fleste meiner det er lite samsvar mellom visjon og praksis i fylkeskommunen, og trur heller ikkje at innbyggarane i fylket oppfattar fylkeskommunen som ein tydeleg medspelar i særleg grad. I forhold til målet om godt omdømme som ein attraktiv arbeidsgivar viser undersøkinga at tilsette i stor grad ser på fylkeskommunen som ein attraktiv arbeidsgivar og tilsette er stolte over å jobbe i fylkeskommunen. 4. Har fylkeskommunen eit system for å evaluere tiltak og måloppnåing? Fylkeskommunen manglar ein faktisk og konkret tiltaksplan med delmål og kvalitetsindikatorar slik det står i AGP. Ein slik plan ville gjort prosessen meir oversiktleg og open, og hadde gjort det enklare å følgje opp og evaluere måloppnåing for fylkeskommunen sjølv. Det er noko som liknar ein tiltaksplan i praksis. Det er rutinar for evalueringar av tiltak, og evaluering av måloppnåing på overordna plan. Revisjonen si vurdering er at rutinane med fordel kunne vore satt meir i system. Anbefalingar I. Fylkeskommunen bør vurdere om det kan vere hensiktsmessig å utarbeide ein faktisk og konkret tiltaksplan for gjennomføring av AGP. II. Fylkeskommunen bør vurdere å dokumentere meir av prosessen rundt AGP på ein systematisk måte.

12 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/2013 Innhald 1. Innleiing Problemstillingar og avgrensingar Metode Overordna revisjonskriterium Gjennomføring av tiltak Revisjonskriterium Data Vurdering Opplevd effekt og samsvar med målsettingar for tiltaka Revisjonskriterium Data Vurdering Felles identitet og godt omdømme internt? Revisjonskriterium Data Vurdering System for evaluering av tiltak og måloppnåing Revisjonskriterium Data Vurdering Høyring Konklusjon og anbefalingar Litteratur VEDLEGG 1. Utleding av revisjonskriteria... I 2. Utfyllande om metode og spørjeundersøkinga... IV 4. Talmateriale... I 5. Høyringssvar... I

13 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/2013 Tabell- og figurliste Figur 1. Opplevd effekt av verkstad blant dei som har delteke. Prosent Figur 2. Opplevd effekt av introduksjonsdag blant dei som har delteke. Prosent Figur 3. Opplevd effekt av profilering med bannera o.l. blant dei som sett det. Prosent Figur 4. Visjon & verdiar i dagleg arbeid. Prosent Figur 5. Spørsmål om visjon og identitet. Prosent Figur 6. Spørsmål om MRFK som attraktiv arbeidsgivar. Prosent Figur 7. Påverkingsfaktorar på omdømmet. Prosent Figur 8. Eg trur at MRFK har eit godt omdømme blant innbyggarane i MR. Prosent Tabell 1. Kjennskap til og bruk av strategi blant leiarar som visste om strategien. Prosent Tabell 2. Gjenkjenning av visjon etter deltaking på verkstad. Prosent Tabell 3. Kjennskap til innhald i visjon og verdiar etter deltaking på verkstad. Prosent Tabell 4. Eigen kjennskap til fylkeskommunen: oppgåver, visjon, verdiar og AGP. Prosent Tabell 5. Identifisering med eining og MRFK som organisasjon. Prosent

14 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/ Innleiing Fylkestinget slutta seg i sak T-72/11 til Kontrollutvalet sitt framlegg til forvaltningsrevisjonsprosjekt for Arbeidsgivarpolitikken, omdømmebygging og identitet blei vedteke som prosjekt nummer tre. Nærare bestilling av dette prosjektet blei vedteke i Kontrollutvalet i sak KO-43/12. Formålet med prosjektet er ei undervegsevaluering av resultat og måloppnåing av fylkeskommunen sitt interne arbeid med identitet og omdømme 1. Ny arbeidsgivarpolitikk Fylkestinget vedtok i april 2009 ein ny arbeidsgivarpolitikk (AGP). Bakgrunnen var eit behov for å gjere fylkeskommunen som arbeidsgivar betre rusta for utfordringar i framtida. Det er mellom anna stor konkurranse om arbeidskraft i marknaden, og fylkeskommunen står ovanfor ei reell generasjonsveksling dei neste fem til ti åra. Vedteke AGP er resultatet av ein prosess kor leiarar, medarbeidarar og arbeidstakarrepresentantar har arbeidd saman med administrasjonen i møte og arbeidsgrupper. AGP inneheld visjon, overordna mål, strategiar og innsatsområde fylkeskommunen ønskjer å ha særleg merksemd på som arbeidsgivar fram mot I forordet står det at AGP handlar om: fylkeskommunen si evne til nyskaping og utvikling av tenestene, og å trekke til oss, forvalte og utvikle eiga arbeidskraft (AGP 2009:1). Overordna mål for AGP er vi vil utvikle kulturar for læring og utvikling, der medarbeidarane opplever seg frie til samarbeid og utvikling for best mogleg kvalitet på tenestene 2. I møte med brukarar, innbyggjarar og samarbeidspartnarar skal Møre og Romsdal fylkeskommune framstå med vilje til utvikling (AGP 2009:7). Tre strategiske grep skal understøtte dei overordna målsettingane: I. Arbeidsgivarfunksjonen som integrert del av kjerneverksemda. Alle aktivitetar på arbeidsgivarområdet må inngå som ein naturleg og integrert del av tenester og oppgåver MRFK er sett til å ivareta. II. Plattform for leiing og medarbeidarutvikling. Fokus på leiarrolla. III. Kvalitet og profesjonalisering. Seks innsatsområde er utgangspunkt for planlegging og prioritering av tiltak: 1. Identitet og omdømme 2. Rekruttering 3. Kompetanseutvikling 4. Karrierevegar og lønn 5. Livsfase og senior 6. Arbeidsmiljø Som ein del av AGP satsinga har fylkeskommunen gjennomført ei rekke tiltak: etablert Fylkesakademiet som ein arena for opplæringstiltak på arbeidsgivar- og organisasjonsområdet som årleg AGP konferanse, introduksjonsdag for nytilsette, leiarutviklingsprogram, HMS opplæring etc. Det har blitt utvikla ny heimeside, ny grafisk profil, ny kommunikasjonsstrategi og felles IKT plattform. Det har vore fokus på profesjonalisering av rekrutteringsprosessen, og nå på utvikling av kvalitetssystem. 1 Det har vore gjennomført forvaltningsrevisjon på andre deler av AGP i rapport 1/2012 (T-29/12). 2 Vår framheving på bakgrunn av at dette har blitt tatt opp som fundamentet i AGP av personalseksjonen. 1

15 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/2013 Identitet og omdømme Identitet og omdømme er eit av seks innsatsområde i arbeidsgivarpolitikken. Fylkesutvalet vedtok i U-10/08 målsettingar for arbeidet med ny arbeidsgivarpolitikk. Ei målsetting var sterkare fokus på omdømmebygging. Vidare har fylkeskommunen henta mykje frå KS sitt forslag til arbeidsgivarstrategi for kommunane, kor eit sentralt punkt er identitet og omdømme. AGP er bygd på tilrådingar frå fire arbeidsgrupper, kor ei av arbeidsgruppene jobba med identitet og omdømme. I tilrådinga står det om bakgrunn, formål, omgrep og kva som bør gjerast: Bakgrunnen for å jobbe med dette er ei tru på at omdømme har betydning for rekruttering av nye medarbeidarar, for turnover og for fylkeskommunen sin legitimitet som tenesteytar. Målet med større fokus på omdømmebygging er tanken om at Møre og Romsdal fylke vil bli sett som ein viktig aktør for utviklinga av fylket, men og som ein attraktiv arbeidsplass. Omdøme er meir avhengig av kva vi er og seier at vi er; altså vår identitet, enn kva vi gjennom slagord og symbol ønskjer å vere. Omdømme kan definerast som summen av dei oppfatningar ulike interessegrupper har av ein organisasjon. Gode tenester gir betre omdømme som gir betre rekruttering og enda betre tenester. Identitet er eit kjernepunkt i arbeid med omdømme da omdømme er summen av: identitet (kven vi er), kommunikasjon (kva vi seier) og åtferd (kva vi gjer). Møre og Romsdal fylke 3 er fragmentert og vi har lite tradisjon og fokus på det som bind oss saman. [..]vi er dominert av fagtradisjonar og fagidentitet, organisasjonen har stort driftsfokus og vi profilerer oss lite heilskapleg. Arbeidsgruppa tilrår at Møre og Romsdal fylke skal utvikle ein felles tydeleg identitet som byggjer på visjonen [..] og felles verdigrunnlag. (Tilråding frå arbeidsgruppe identitet og omdømme 2009). Tilrådinga er teke opp i AGP som legg føringar på felles identitet for å bli tydelegare internt og for omverda. Vi vil bygge ein sterkare identitet til Møre og Romsdal fylkeskommune som organisasjon (AGP 2009: 8). Omdømmebygginga i fylkeskommunen byggjer på tanken om å starte internt: gjere tilsette stolte av arbeidsplassen sin og til utøvarar av verdiar og visjon. På den måten kan fylkeskommunen gjer det ein seier ein skal gjere, og levere kvalitet i tenestene. Hovudmål for innsatsområdet identitet og omdømme er: Møre og Romsdal fylkeskommune blir oppfatta som aktørar på vegne av fellesskapet, profesjonelle i alt vi gjer, fagretta, utviklingsorienterte og med respekt for oppdraget vi har tatt på oss. (AGP 2009:13). Teoretiske perspektiv på identitet og omdømme Koplinga mellom identitet og omdømmebygging finner ein i litteraturen om omdømmearbeid. To kjernespørsmål bør drive frem prosessen med omdømmebygging: - kven er vi og kven vil vi vere. Omdømme er ein refleksjon av organisasjonen sin identitet, og eit godt omdømme må derfor byggjast innanfrå på ein sterk identitet. 3 Det står fylke grunna at tilrådinga er skriven når fylkeskommunen var samanslått med Fylkesmannen og utgjorde Møre og Romsdal fylke. 2

16 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/2013 Ein sterk identitet er viktig av fleire grunnar: - det kan skape kjennskap til organisasjonen - styrke tilsette sin motivasjon fordi det sveiser dei saman i ein fellesskapskjensle som gjer at dei identifiserer seg med organisasjonen - meiningsfull identitet formidla i kombinasjon med konsekvent bruk av symbol kan skape tillit blant folk fordi det gir dei eit klarare bilete av organisasjonen Alle tilsette er med på å forme organisasjonen sitt omdømme, og derfor er det viktig at alle tilsette forstår organisasjonen sin identitet og verdiar. Vidare bør det vere samsvar mellom kommunisert identitet og tilsette sin identitet. Eit godt omdømme må vere fortent, og å kommunisere kva ein gjer er ikkje på langt nær så viktig som å vise i praksis at ein gjer som ein seier. Omdømme blir bygd over lang tid gjennom konsekvent åtferd, og åtferda må stemme overeins med interessentane sine forventingar. Den største trusselen mot omdømmet er om organisasjonen manglar evne til å forstå samfunnet sine forventningar. Handtering av omdømmerisiko er derfor det same som handtering av forventningar. Handtering av forventningar handlar om å kjenne og forstå interessentane, og etablere prosessar som gjer at organisasjonen kan følgje med på interessentane sine og dermed også samfunnet sine forventningar. (Apeland 2007, Brønn 2005, Brønn og Ihlen 2009, Simonsen 2009). KS omdømmeprosjekt Som ledd i innsatsområdet identitet og omdømme deltok MRFK i eit omdømmeprosjekt i regi av KS. Prosjektet arbeidde vidare med tilrådinga frå arbeidsgruppa identitet og omdømme. Målet for KS omdømmeprosjekt var: Omdømmeprosjektet skal bidra til at Møre og Romsdal fylkeskommune har eit godt omdømme som ein attraktiv arbeidsgivar og tilsette med sterk identitet til organisasjonen. I rapporten står det at andre grupper også har hatt ansvar for prosessar og tiltak som bidrar til at MRFK får eit godt omdømme som ein attraktiv arbeidsgivar. Medlemmar av omdømmeprosjektet var representert i dei andre gruppene (som kommunikasjonsstrategi, grafisk profil, introduksjonsdag, leiarutviklingsprogram og AGP konferanse.) Hovudfokus i KS omdømmeprosjekt var å byggje felles identitet til fylkeskommunen for alle tilsette. Prosjektet utvikla metoden arbeidsgivarpolitiske verkstader for å bevisstgjere tilsette, og implementere den nye arbeidsgivarpolitikken med hovudfokus på visjon og verdiar. Prosjektet utvikla og produserte profileringsartiklar som synleggjer fylkeskommunen, og som støttar opp kring arbeidet med å skape ein identitet for alle tilsette til fylkeskommunen. Det var satt opp tre objektmål/resultatmål for prosjektet: 1) Vi har sett i verk tiltak for å implementere visjon og verdiar i organisasjonen. 2) Vi har utvikla konsept for å styrkje identitet til Møre og Romsdal fylke som arbeidsgivar 3) Vi har utarbeidd strategi for kontinuerleg omdømmearbeid også etter prosjektperioden. I prosjektrapporten blir det konkludert med at omdømmeprosjektet har nådd alle sine mål saman med andre tiltak i regi av AGP. Tilbakemeldingar og evalueringar på tiltak som er satt i system har vore positive (KS omdømmeprosjekt- sluttrapport 2011). Det står skildra i rapporten korleis dei ulike måla er nådd: 3

17 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/2013 For å nå objektmål 1: -Arbeidsgivarpolitiske verkstad er det viktigaste tiltaket. Under ein verkstad skal alle deltakarane jobbe med korleis dei brukar visjonen og verdiane i sin daglege jobb. Kva betyr dei, og når eventuelt utfordrar dei den einskilde. -I introduksjonsdagar som blir haldne to gonger årleg for alle nytilsette, tar ein og ein runde kring visjon og verdiar og kva dei betyr i den jobben dei er tilsett i. -I leiarutviklingsprogrammet til fylkeskommunen er eit av hovudtema visjon, mål og verdiar. Dette sørgjer for at alle leiarane har medvit kring visjon og verdiar og kan ta det med seg i den daglege leiinga av avdeling/skole/tannklinikk. For å nå objektmål 2: -Arbeidsgivarpolitiske verkstad er eit viktig tiltak også her. Ein må ha god kunnskap om sin eigen organisasjon for å få ein sterk identitet. Når ein løfter fram dei gode historiene, og blir bevisst alt som skjer i regi av fylkeskommunen, aukar moglegheita for at identitet blir styrkt. -Under introduksjonsdagane får dei nytilsette ei innføring i alt fylkeskommunen femner om. Det er viktig kunnskap når ein skal byggje identitet til heile organisasjonen. -Den årlege arbeidsgivarpolitiske konferansen samlar alle leiarane og tillitsvalte frå heile organisasjonen. Alle tema på konferansen er knytt til arbeidsgivarpolitikken. At heile organisasjonen er samla på tvers med same tema, er viktig for å byggje identitet. For å nå objektmål 3: -Den nye arbeidsgivarpolitikken ligg som forankring for alt som er utvikla. Alle tiltaka på side 11 (introduksjonsdag, AGP konferanse og leiarutviklingsprogram) går som eit årshjul, og sørgjer for at tema blir haldne ved like og sikrar kontinuitet også etter prosjektperioden (KS omdømmeprosjekt-sluttrapport 2011). 1.1 Problemstillingar og avgrensingar Overordna problemstilling i prosjektet på bakgrunn av bestilling frå Kontrollutvalet er: Kor langt har fylkeskommunen komme i arbeidet med felles identitet og godt omdømme internt i organisasjonen? Revisjonen har utarbeidet fire underproblemstillingar for å konkretisere overordna problemstilling: 1. Har tiltak vore gjennomført som planlagt? 2. Kva er opplevd effekt av tiltaka blant dei tilsette, og er det i samsvar med målsettingane for tiltaka? 3. Med bakgrunn i dei tilsette si oppleving, i kva grad har fylkeskommunen felles identitet og godt omdømme? 4. Har fylkeskommunen eit system for å evaluere tiltak og måloppnåing? Prosjektet ser på ein del av arbeidsgivarpolitikken og det er innsatsområdet identitet og omdømme. Alle tiltak i AGP kan påverke identitet og omdømme. Rapporten kan ikkje ta for seg alle tiltak og nyansar av arbeidsgivarpolitikken samtidig som dette skal vere oversiktleg og kortfatta. Det er derfor område som revisjonen har utelatt i denne rapporten. Det betyr ikkje at det er område som vi reknar som lite viktige. 4

18 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/2013 Prosjektet er avgrensa til å sjå på tiltak som er nemnt i direkte samanheng med innsatsområdet identitet og omdømme, og tar utgangspunkt i sluttrapporten frå KS omdømmeprosjekt 4. Sjølv om prosjektet var tidsavgrensa er tiltaka vidareført, noko som gir grunnlag for å sjå på dei. Fokus i forvaltningsrevisjonsrapporten er på tiltaka arbeidsgivarpolitiske verkstader, introduksjonsdag for nytilsette, og profilering med bannera o.l. I tillegg vil prosjektet sjå på kommunikasjonsstrategien, som i AGP er satt opp som eit viktig verktøy for å etablere felles identitet og godt omdømme. I problemstilling tre koplar vi ikkje inn tiltaka. I problemstilling fire blir tiltaka brukt som eksempel. Revisjonen vil poengtere at felles identitet og godt omdømme som attraktiv arbeidsgivar er langsiktige mål, og det er ikkje forventa at måla er nådd etter tre-fire år. Prosjektet legg derimot til grunn at det er mogleg å sjå på kor langt fylkeskommunen har komme i forhold til måla, og kallar derfor prosjektet ei undervegevaluering. 1.2 Metode Prosjektet er gjennomført i tråd med RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon, som er ein nasjonal standard for gjennomføring av forvaltningsrevisjon utarbeidd av Norges Kommunerevisorforbund (NKRF). Standarden definerer kva som er god kommunal revisjonsskikk innan forvaltningsrevisjon. Rapporten er basert på: Spørjeundersøking via QuestBack til alle tilsette i fylkeskommunen. Dokumentgjennomgang av dokumentasjon frå omdømmeprosjektet, evalueringar av verkstader og introduksjonsdagar, møtereferat frå styringsgruppe for AGP samt arbeidsgruppe identitet og omdømme, årsrapport MRFK. Intervju av informasjonssjef og prosjektleiar for KS omdømmeprosjekt. Epostkorrespondanse, fleire samtalar og delvis strukturert intervju med personalseksjonen. All data frå intervju som er brukt i rapporten er verifisert. På bakgrunn av bestillinga frå Kontrollutvalet har revisjonen vektlagt ein metodisk framgangsmåte som fangar opp tilsette si meining om temaet. Ei stor spørjeundersøking krev mykje kapasitet, og rapporten er derfor i hovudsak basert på denne. Vi vurderer datagrunnlaget som dekkande for problemstillingane i rapporten. Undersøkinga blei sendt ut til alle tilsette med espostadresse registert i fylkeskommunen sitt lønnssystem, noko som utgjer 95 % av alle tilsette. Av totalt 2433 utsendte epostar med link til spørjeundersøkinga har 1221 svara. Med andre ord 50 % svar. Vi har sett på kor representative dei som har svara er for alle tilsette. Vi valde ein framgangsmåte i QuestBack som gjorde at respondentane blei heilt anonyme. Vi har derfor ikkje oversikt over kven på epostlista som har svara og ikkje. 4 Prosjektet vil ikkje gå inn på leiarutviklingsprogrammet sjølv om det er nemnt i sluttrapporten til KS omdømmeprosjekt. Dette fordi tiltaket er for ei lita gruppe av dei tilsette (i alle fall direkte). Med omsyn til omfanget av prosjektet har vi også valt å ikkje ta med AGP konferanse. Tiltaket retter seg mot leiarar, tillitsvalte og verneombod og ikkje alle tilsette. Dette har samanheng med at fylkeskommunen i første omgang har fokusert på leiarar. Tiltak for leiarar er ment å påverke alle tilsette indirekte. 5

19 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/2013 Kor representative dei som har svara er for heile fylkeskommunen er derfor vurdert ut frå tre bakgrunnsspørsmål vi stilte i undersøkinga: kva eining 5 dei jobbar i, kor lenge dei har vore tilsett og om dei har leiaransvar. Det er god fordeling mellom einingane, med ei lita overvekt av svar frå tilsette i sentraladministrasjonen. Vi valde å ha eit enkelt spørsmål for å fange opp om respondenten var leiar. Det er noko fleire som har svara ja på at dei har leiaransvar i undersøkinga enn kor mange som er registert som leiarar i lønnssystemet. Dei som har svara syner å vere typisk for fylkeskommunen med omsyn til lengde på tilsettingsforholdet i organisasjonen (dei fleste har jobba her i mange år). Vi vurderer derfor at undersøkinga kan seie noko om kva tilsette i Møre og Romsdal fylkeskommune meiner om identitet og omdømme. Sjå vedlegg for ei nærare utgreiing om undersøkinga. Ei effektmåling har som mål å seie noko om endring og årsakssamanhengar, og krev at ein kan kontrollere for alle andre potensielle påverkingsfaktorar. Dette blir ofte gjort ved å ha målingar før og etter tiltak, eller ved å samanlikne to grupper kor den eine gruppa mottar tiltaket og den andre ikkje i ein avsett tidsperiode. Ei effektmåling etter dei metodiske krava er ikkje mogleg i denne samanhengen. Måling av effekt i rapporten er basert på opplevd effekt frå tilsette. Vi har teke utgangspunkt i målsettingar tiltaka er meint å ha, og utforma spørsmål rundt dette. Tiltaka kan ha andre effektar enn det som er målsettingane og som ikkje er omtala her. Det blei gjennomført oppstartsmøte med personalseksjonen Problemstillingar og revisjonskriteria blei sendt til personalseksjonen 26.1 for tilbakemelding. I dialogen med personalseksjonen har vi fått tilbakemeldingar på prosjektet som revisjonen valde å ta opp med Kontrollutvalet i møtet 13.2 (sak KO-11/13). Kontrollutvalet vedtok at merknadane frå personalsjefen ikkje gav grunnlag for å endre prosjektet. Høyring av rapporten er omtalt i avsnitt seks. Leserettleiing for resultat av undersøkinga Grafiske framstillingar frå undersøkinga er fargekoda for at det skal vere enkelt å lese dei: Blå: i liten grad. Består av i liten grad= lys blå og i svært liten grad= mørk blå (ytterkategori). Brun: i noko grad. Dette er mellomkategorien som mange vel å svare. Grøn: i stor grad. Består av i stor grad=lys grøn og i svært stor grad =mørk grøn (ytterkategori). I framstillinga av resultat frå undersøkinga er det opplyst kor mange som er grunnlag for dei resultata som er presentert (vises ved N=). Vi kommer til å omtale skiljet mellom dei som har leiaransvar og ikkje som leiarar og vanlege tilsette. Det er underforstått at leiarar også er tilsette, og delinga berre er for å ha ein enkel måte å skilje dei to gruppene på. 5 Eining enten i skole, tannklinikk eller sentraladministrasjon. 6

20 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/ Overordna revisjonskriterium Revisjonskriterium er krav eller standardar som data i undersøkinga er vurdert opp mot. Overordna revisjonskriterium for prosjektet er Kommunelova 23,2 Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Dette inneber at AGP som er vedteke av Fylkestinget 21.april 2009 i sak T-7/09 skal settast i verk. Kjelder til revisjonskriterium i rapporten er: Kommunelova med forarbeid Fylkeskommunen sine eigne dokument: AGP, sluttrapport for KS omdømmeprosjekt, målsettingar for dei ulike tiltaka omtala i eigne dokument eller på fylkeskommunen sine nettsider for arbeidsgivarpolitikken, tilråding frå arbeidsgruppe identitet og omdømme. Anerkjent teori om identitet og omdømmebygging (i samsvar med tilråding frå arbeidsgruppe identitet og omdømme). Under kvar problemstilling vil det stå relevante kriterium. Utledinga av kriteria er lagt ved rapporten (vedlegg 1). 7

21 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/ Gjennomføring av tiltak Arbeidsgivarpolitikken blir satt i verk gjennom ei rekke tiltak i organisasjonen. Prosjektet fokuserer som tidligare nemnt på: arbeidsgivarpolitiske verkstader, introduksjonsdag for nytilsette, profilering gjennom bannarar etc. samt overordna fokus på kommunikasjonsstrategien. Kommunikasjonsstrategien har ei rekke tiltak. Vi har ikkje fokusert på desse, men på kjennskap til og bruk av strategien i organisasjonen. 2.1 Revisjonskriterium - Arbeidsgivarpolitiske verkstader: alle tilsette skal vere med på ein slik verkstad. - Introduksjonsdagar skal bli gjennomført to gonger årleg (starta 2010). - Profilering med bannera o.l.: tilsette bør ha lagt merke til dette. - Kommunikasjonsstrategien bør vere kjent særleg blant leiarar som har eit ansvar for å implementere den. 2.2 Data Verkstad Personalseksjonen har i intervju fortalt om verkstadkonseptet: implementeringa blei gjennomført på to nivå. Første nivå starta opp i 2010 med tre regionale verkstader for leiarar og tillitsvalte. Gjennom dette blei leiarar og tillitsvalte skolert i å halde verkstad i eiga eining. Fylkeskommunen ønskja med dette å oppnå forankring av prinsippa og innsatsområda i AGP hos einingsleiing/tillitsvalte. Det blei spesielt lagt vekt på visjon, verdiar, omdømme og identitet. Gjennomføring av verkstad i einingane er nivå 2, og det er leiar sitt ansvar å planlegge og gjennomføre ein verkstad. Det er skolert internkonsulentar som einingane kan nytte ved gjennomføring av ein verkstad. Fylkesrådmannen har kommunisert ei forventing om at det skal jobbast med temaet identitet og omdømme, og leiarar kan ta temaet inn i ei anna samling som eininga har, eksempelvis personalmøte. Personalseksjonen opplyser i intervju at dei ikkje har fullstendig oversikt over kven som har gjennomført verkstad fordi gjennomføringsansvaret er lagt til einingsleiarar. Dei meiner stort sett alle driftseiningane har gjennomført ein arbeidsgivarpolitisk verkstad, og om lag 2000 medarbeidarar har delteke. I spørjeundersøkinga som revisjonen har gjennomført svarer 45 % at dei har delteke på ein verkstad. 55 % har ikkje delteke 6. Ved samanlikning av leiarar og vanlege tilsette har 70 % av leiarane delteke på verkstad og 39 % av dei tilsette. Av dei som jobbar på ein skole har 43 % delteke, 60 % av dei på ein tannklinikk og 50 % av dei i sentraladministrasjonen. Tannklinikkar har i følgje undersøkinga vore flinke til å gjennomføre verkstad. Personalseksjonen og tannhelse sjølv har opplyst om at tannhelse har jobba mykje med tema i AGP. Personalseksjonen opplyser at verkstadkonseptet er vidareutvikla, og at fylkesrådmannen har kommunisert ei forventning om at alle driftseiningar skal gjennomføre nye verkstader basert på det vidareutvikla konseptet. 6 Nokre einingar har valt å inkorporere verkstadtema med andre samlingar, og har derfor ikkje omtala det som verkstad. Dette blei forsøkt å fange opp i spørjeundersøkinga ved å beskrive kva ein verkstad skal innehalde, sjå vedlegg 2 med spørsmål fem frå undersøkinga. 8

22 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/2013 Introduksjonsdag Det blir arrangert ein felles introduksjonsdag for alle nytilsette, og ein tilleggsdag for nytilsette leiarar. Første introduksjonsdag blei gjennomført i 2010, og har vore gjennomført to gonger årleg. Totalt har ca. 500 tilsette delteke i følgje personalseksjonen. I spørjeundersøkinga svarer ein femtedel at dei har delteke på introduksjonsdag. 60 % av dei som har jobba i inntil 2 år har delteke, 50 % av dei som har jobba frå to til fire år. Av dei som har delteke jobbar 60 % på ein skole, 9 % på ein tannklinikk og 31 % i sentraladministrasjonen. Av dei som jobbar på ein skole har 16 % delteke, 24 % av tilsette i tannklinikk og 41 % av tilsette i sentraladministrasjonen. Det kan ha samanheng med at delen tilsette som har jobba inntil 4 år er større i sentraladministrasjonen samanlikna med kva den er i skole og tannklinikk. Profilering med bannera, plakatar og liknande 73 % av dei tilsette som har svara på undersøkinga har lagt merke til bannera, plakatar og liknande om fylkeskommunen. 68 % av dei som jobbar på ein skole har lagt merke til det, 86 % av dei som jobbar i tannklinikk og 90 % av dei som jobbar i sentraladministrasjonen. Med andre ord er tiltaket godt synleg i heile organisasjonen, om enn noko meir synleg på sjølve fylkeshuset enn på skolane. Prosjektleiaren for omdømmeprosjektet fortalte i intervju at profileringsartiklar som bannera og liknande var etterspurt i organisasjonen. Kommunikasjonsstrategien Kommunikasjonsstrategien er utarbeidd av ei arbeidsgruppe sett ned av fylkesrådmannen, og er vedteke i leiargruppa mars Eit forslag til kommunikasjonsstrategi blei presentert til rektorar og einingsleiarar for å synleggjere at det var noko nytt på gang i 2009/2010. Den er også gjort kjent for mellom andre webredaktørar og andre som jobbar med kommunikasjon i organisasjonen. Det er utarbeidd tre retningslinjer for kommunikasjon basert på strategien (ei for organisasjonen generelt, ei for webredaktørar og ei for skole). Utover dette er det ikkje gjort meir for å gjere strategidokumentet kjent opplyser infoseksjonen i intervju. Vidare seier dei at det er krevjande å skulle gjere ein slik strategi kjent blant tilsette. Det er viktigare at dei kjenner til kva retning organisasjonen ønskjer å ta når det gjelder kommunikasjon enn at dei kjenner sjølve dokumentet. Tilsette som jobbar spesifikt med info som einingsleiarar, seksjonsleiarar og nokon andre avhengig av kva dei jobbar med, bør kjenne til strategidokumentet ifølgje infoseksjonen. 19 % av vanlege tilsette i spørjeundersøkinga visste at MRFK hadde ein eigen kommunikasjonsstrategi mot 46 % av leiarane. Kommunikasjonsstrategien skal reviderast i år, samt at det skal bli utarbeid ein brosjyre som ein kortversjon av strategien. Det skal bli innhenta erfaringar og forslag til forbetringar. Dette skal vere med på å halde kommunikasjonsstrategien ved like i organisasjonen seier infoseksjonen. 9

23 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/ Vurdering Alle einingar skal ha gjennomført verkstad. Undersøkinga viser eit avvik i forhold til revisjonskriteriet om at alle tilsette skal delta på ein verkstad. 45 % av tilsette i undersøkinga seier dei har delteke. Det er sett i gang ein verkstadrunde to i organisasjonen, og med den vil fleire tilsette få delta på ein verkstad. Introduksjonsdag har vore gjennomført to gonger årleg som planlagt. I følgje svara frå undersøkinga er det relativt god deltaking frå dei som har jobba under 4 år i fylkeskommunen. Bannera, plakatar og liknande har blitt teke i bruk som eit tiltak for profilering etter intensjonen, og er godt synleg i organisasjonen. At MRFK har ein egen kommunikasjonsstrategi er noko kjent blant dei tilsette, og i større grad hos leiarar som har ansvar for implementeringa. 10

24 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/ Opplevd effekt og samsvar med målsettingar for tiltaka 3.1 Revisjonskriterium Vi har utleda dette til å vere felles målsetting med tiltaka verkstad, introduksjonsdag og profilering med bannera o.l.: - Økt kunnskap om fylkeskommunen som organisasjon, visjon og verdiar - Gjennom økt kunnskap og refleksjon skal tilsette bli bevisste MRFK sin visjon og verdiar i sitt dagleg arbeid. Alle tilsette skal vere tydelege medspelarar med dei demokratiske verdiane som grunnlag for korleis dei tek hand om oppgåvene sine. Dette skal bidra til å byggje felles identitet 7. I årsrapport for MRFK 2011 står det at vår arbeidsgivarpolitikk får meining for alle 2400 tilsette først når alle tilsette får informasjon om innhaldet og får delta i å gi politikken konkret innhald knytt til kvar tilsett sine oppgåver og ansvar. - Felles identitet er viktig for eksternt omdømme. Det er også tenkt å vere ein viktig faktor for å kunne utvikle kvalitet i dei fylkeskommunale tenestene, som er ein grunnleggande del av å byggje eit godt omdømme. Omdømmebygginga i fylkeskommunen begynner internt (jf. innleiing). - Målsetting kommunikasjonsstrategi: det bør vere kjennskap til strategien kjent blant tilsette og særleg leiarar. Den bør vere tatt i bruk i einingane. 3.2 Data Verkstad 45 % av alle tilsette har delteke på verkstad. Dei tala som blir presentert her er basert på dei som har delteke på verkstad (549 av 1221 tilsette). Figur 1. Opplevd effekt av verkstad blant dei som har delteke. Prosent. Kunnskap om oppgåver Kunnskap om visjon Kunnskap om verdiar Bevisst visjon Bevisst verdiar Styrkt identitet I svært liten grad I liten grad I noko grad I stor grad I svært stor grad N=549 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Figuren viser at verkstaden gir dei aller fleste nyttig kunnskap, men gjer tilsette i mindre grad bevisste på korleis dei skal bruke visjon og verdiar i sin jobb. Omlag 44 % meiner det i noko grad bidrog til å styrke deira identitet til fylkeskommunen, 25 % i stor grad og 31 % i liten grad. 7 Eit anna tiltak for å byggje felles identitet er ein gjennomgåande profil for alle einingar i fylkeskommunen. Rapporten går ikkje inn på dette. 11

25 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/2013 Leiarar er gjennomsnitteleg meir positiv enn vanlege tilsette, og leiarane er meir samstemde i vurderingane enn kva tilsette er. Det er ikkje store forskjellar mellom korleis tilsette i ulike einingar vurderer verkstaden (sjå vedlegg 4 om sentraltendens). Introduksjonsdag for nytilsette 20 % av alle tilsette i undersøkinga har delteke på introduksjonsdag (23 % av tilsette i undersøkinga har jobba i fylkeskommunen opptil fire år). Tal som blir presentert her er basert på dei som har delteke på introduksjonsdag (245 av 1221). Figur 2. Opplevd effekt av introduksjonsdag blant dei som har delteke. Prosent. Kunnskap om oppgåver Kunnskap om visjon Kunnskap om verdiar Bevisst visjon Bevisst verdiar Styrkt identitet I svært liten grad I liten grad I noko grad I stor grad I svært stor grad N=245 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Ein stor del (42-46 %) meiner introduksjonsdagen i noko grad gav dei kunnskap og gjorde dei bevisste på korleis de kan bruke visjon og verdiar i sin jobb samt styrkt identiteten deira til fylkeskommunen som organisasjon. Fleire meiner introduksjonsdagen gav dei kunnskap enn at det gjorde dei bevisste på bruk av visjon og verdiar eller styrkt identiteten. Same resultat var det for verkstad. Revisjonen har også gått gjennom evalueringsskjema som er fylt ut av deltakarar på introduksjonsdagar, og det er jamt over gode tilbakemeldingar. Leiarar meiner i større grad enn vanlege tilsette at introduksjonsdagen gjorde dei bevisste på korleis dei skal bruke visjon og verdiar i deira jobb. Leiarar meiner også i større grad enn vanlege tilsette at tiltaket har styrkt deira identitet til fylkeskommunen. Det er ikkje noko forskjell mellom leiarar og tilsette i vurderinga om introduksjonsdagen ga dei kunnskap. Det er heller ikkje store forskjellar i vurderinga av introduksjonsdagen etter korleis eining tilsette jobbar i. Dei som jobbar i ein tannklinikk vurderer utbytte i form av kunnskap noko meir positivt enn tilsette i sentraladministrasjonen og skole, mens det er meir likt mellom einingane om introduksjonsdagen gjorde dei bevisste på visjon og verdiar samt styrkt identitet til fylkeskommunen. 12

26 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/2013 Profilering med bannera, plakatar og liknande 73 % av alle tilsette hadde lagt merke til bannera, plakatar o.l. om fylkeskommunen. Dei tala som er presentert her er basert på dei som har lagt merke til det (892 av 1221). 36 % meiner det i liten grad har gitt dei kunnskap om fylkeskommunen sine oppgåver, 48 % i noko grad og 16 % i stor grad. Det er omtrent same fordeling på om det har bidratt til å styrke identiteten deira til fylkeskommunen som organisasjon. Figur 3. Opplevd effekt av profilering med bannera o.l. blant dei som sett det. Prosent. Gitt kunnskap om fylkeskommunen sine oppgåver Bidratt til å styrke identiteten til fylkeskommunen I svært liten grad I liten grad I noko grad I stor grad I svært stor grad 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % N=892 Ved samanlikning av leiarar og vanlege tilsette, meiner ein stor del av både leiarar og vanlege tilsette at det i noko grad har bidratt til å styrke identitet deira til fylkeskommunen. Derimot er det eit skilje mellom kor dei resterande leiarar og tilsette vurderer effekten: igjen er leiarar meir positive enn vanlege tilsette. Tilsette i sentraladministrasjonen og tannklinikkane vurderer effekten av bannera og liknande meir positivt enn tilsette på ein skole, men forskjellen er ikkje stor. Kommunikasjonsstrategi Ein fjerdedel av dei tilsette kjente til at fylkeskommunen har ein eigen kommunikasjonsstrategi (302 av 1221). Av desse har 23 % svara at dei i liten grad har god kjennskap til strategien, 56 % i noko grad og 21 % i stor grad. Om lag ein fjerdedel meiner strategien i liten grad blir brukt i deira eining, ca. halvparten i noko grad og ein fjerdedel i stor grad. Leiarar er interessante å sjå på da dei har ansvar for å implementere strategien. Ved samanlikning av leiarar og vanlege tilsette, kjenner 46 % av leiarane til at fylkeskommunen har ein eigen kommunikasjonsstrategi mot 19 % av dei tilsette. Litt over halvparten av leiarane kjenner ikkje til strategien. Av dei leiarane som kjenner til at det er ein strategi, vurderer dei fleste at dei i noko grad har god kjennskap til strategien. Når det gjeld bruk av strategien i eininga svarar om lag halvparten at den i noko grad blir brukt, og litt over 30 % at den blir brukt i stor grad. Om lag 20 % av leiarane som kjenner til at det er ein strategi meiner den i liten grad blir brukt i deira eining. Tabell 1. Kjennskap til og bruk av strategi blant leiarar som visste om strategien. Prosent. God kjennskap til strategien Strategien blir brukt i mi eining I svært liten grad 2 % 4 % I liten grad 7 % 15 % I noko grad 62 % 47 % I stor grad 25 % 27 % I svært stor grad 4 % 7 % Totalt 100 % 100 % N=

27 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/2013 Effekt av deltaking på tiltak? Ved å ta utgangspunkt i nokre spørsmål som skal fange opp overordna mål 8 og samanlikne svara frå dei som har delteke på tiltak kontra dei som ikkje har delteke, kan vi få ein indikasjon på effekt av tiltak. Vi kan ikkje seie at det er tiltaka som heilt sikkert har ført til resultata vi ser, men det kan likevel gi interessant informasjon. Spørsmål vi så på var: bevissthet om visjon og verdiar i dagleg arbeid, identifisering med fylkeskommunen, attraktiv arbeidsgivar og eigen påverking på fylkeskommunen sitt omdømme. Ved å samanlikne svara på desse spørsmåla frå dei som har delteke på verkstad kontra dei som ikkje har delteke, fann vi ikkje grunnlag for å sei at dei som har delteke: - er meir bevisste visjon og verdiar i sin daglege jobb - identifiserer seg meir med fylkeskommunen som organisasjon - i større grad meiner at MRFK er ein attraktiv arbeidsgivar - er meir bevisste på at deira arbeid påverkar fylkeskommunen sitt omdømme Våre funn indikerer altså at deltaking på verkstad ikkje har effekt på dei overordna måla slik det er målt her. Vi gjorde same analyse av deltaking på introduksjonsdag, og fann ikkje noko grunnlag der heller. På spørsmål om kva som er MRFK sin visjon er det derimot ein forskjell mellom dei som har delteke på ein verkstad og dei som ikkje har delteke. 90 % av dei som hadde delteke på ein verkstad kjente igjen visjonen mot 66 % av dei som ikkje hadde delteke. Forskjellen er statistisk signifikant 9. Tabell 2. Gjenkjenning av visjon etter deltaking på verkstad. Prosent. Delteke Ikkje delteke Totalt verkstad verkstad Kjente visjonen 90 % 66 % 77 % Kjente ikkje visjonen 10 % 34 % 23 % Totalt 100 % 100 % 100 % N= På spørsmåla om kjennskap til innhald i visjon og verdiar var det også ein statistisk signifikant forskjell mellom dei som har delteke på verkstad kontra dei som ikkje har delteke. Dei som har delteke vurderer sin eigen kjennskap til innhald i visjon og verdiar meir positivt enn dei som ikkje har delteke. Tabell 3. Kjennskap til innhald i visjon og verdiar etter deltaking på verkstad. Prosent Delteke verkstad Ikkje delteke verkstad Totalt Lite kjennskap 13 % 38 % 27 % Noko kjennskap 56 % 53 % 54 % Stor kjennskap 31 % 9 % 19 % Totalt 100 % 100 % 100 % N= Jf. revisjonskriterium 9 Målt med m.a. Cramers V grunna variablar på nomialnivå. Signifikansnivå 99 %. 14

28 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/ Vurdering Undersøkinga viser at tilsette si oppleving av verkstad delvis er i samsvar med målsettingane for tiltaket. Det gir dei god kunnskap om fylkeskommunen sine oppgåver, visjon og verdiar, men gjer dei i mindre grad bevisste på korleis dei skal bruke visjon og verdiar i sitt dagleg arbeid. Dette gjelder tilsette si oppleving både for verkstad og introduksjonsdag. Introduksjonsdagen har ikkje som hovudmål å gjere tilsette bevisste korleis dei kan bruke visjon og verdiar i dagleg arbeid, men det er eit element på programmet. Verkstad er eit sentralt tiltak som skal bidra til at tilsette blir bevisste visjon og verdiar i dagleg arbeid både gjennom sjølve tiltaket, og gjennom å starte ein prosess i eininga i forhold til dette. Revisjonen si vurdering basert på undersøkinga er derfor at fylkeskommunen i større grad har nådd målsettingane med introduksjonsdag og profilering med bannera og liknande enn med verkstad. Så langt er det spreiing av informasjon fylkeskommunen har komme lengst i forhold til. I verkstadrunde to kan fylkeskommunen komme lenger i forhold til omsetting av denne informasjonen i tilsette sin kvardag. For om lag tre fjerdedelar av dei tilsette bidrar verkstaden og introduksjonsdagen i liten eller noko grad til å styrke deira identitet til fylkeskommunen. For ein fjerdedel bidrar det i stor grad. Med ein verkstadrunde to bør delen som meiner det bidrar til å styrke identiteten i stor grad bli større. Kommunikasjonsstrategien var noko kjent blant leiarar. Alle leiarar har ikkje nødvendigvis ansvar for å følgje opp sjølve strategien, og vi har ikkje målt kjennskap til tiltak i strategien. Fleire kan kjenne til innhaldet i strategien utan å kjenne sjølve dokumentet. Med atterhald om denne usikkerheten i resultata verkar fylkeskommunen å ha komme eit stykke på veg når det gjeld kjennskap til strategien. Strategien var i noko grad brukt i einingane. Reell praktisering er derimot ikkje sjekka i denne undersøkinga. 15

29 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/ Felles identitet og godt omdømme internt? 4.1 Revisjonskriterium Fylkeskommunen har gjennom AGP målsetting om: - Dei tilsette skal ha sterk felles identitet med grunnlag i visjon og verdiar. - Eit godt omdømme som ein attraktiv arbeidsgivar. I innleiinga er det vist til korleis fylkeskommunen har tenkt å nå målet om felles identitet og godt omdømme internt. 4.2 Data Kjennskap til fylkeskommunen Vi spurte kva som var MRFK sin visjon, og satt opp fem alternativ inkludert veit ikkje. Eit alternativ var visjon for fylkesplanen, to av alternativa var vidaregåande skolar sine visjonar og eit var MRFK sin visjon. 77 % av alle tilsette kjente igjen MRFK sin visjon. Nokre fleire leiarar enn vanlege tilsette visste visjonen, men det er ikkje ein vesentleg forskjell. Vidare spurte vi korleis tilsette vurderte sin eigen kjennskap til fylkeskommunen, og da om dei meiner dei har god kjennskap til fylkeskommunen sine oppgåver, innhaldet i visjon og verdiar samt AGP. Dei fleste meiner dei har god kjennskap til fylkeskommunen sine oppgåver. Her er det liten forskjell på leiarar og vanlege tilsette. Ein stor del meiner dei i noko grad har kjennskap til innhald i visjon og verdiar. Noko fleire meiner dei i liten grad har kjennskap til innhald i visjon og verdiar enn delen som meiner dei i stor grad har kjennskap. Innhald i visjon er noko mindre kjent enn innhald i verdiar. Om lag tre fjerdedelar har i liten eller noko grad kjennskap til AGP. Det er ein forskjell mellom leiarar og vanlege tilsette her. Leiarar har gjennomsnittleg høgare skår samanlikna med vanlege tilsette, og vurderer sin eigen kjennskap til innhald i visjon og verdiar samt kjennskap til AGP meir positivt enn kva vanlege tilsette gjer. Tabell 4. Eigen kjennskap til fylkeskommunen: oppgåver, visjon, verdiar og AGP. Prosent. Oppgåver Innhald verdiar Innhald visjon AGP I liten grad 9 % 29 % 36 % 35 % I noko grad 41 % 47 % 42 % 42 % I stor grad 50 % 24 % 22 % 23 % Totalt 100 % 100 % 100 % 100 % N=

30 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/2013 Visjon og verdiar Vi stilte spørsmål om det blei snakka om visjon og verdiar i eininga, og om ein er bevisst på fylkeskommunen sin visjon og verdiar i dagleg arbeid. Som figuren viser er visjon og verdiar lite omsnakka i einingane. Ca. 40 % er i liten grad bevisste fylkeskommunen sin visjon og verdiar i sitt daglege arbeid, 40 % i noko grad og 20 % i stor grad. Som den gjennomgåande tendensen er leiarar meir positive, og er i dette tilfellet meir bevisste på visjon og verdiar i sitt daglege arbeid. Det er noko høgare gjennomsnitt for tilsette i sentraladministrasjon og tannklinikk enn på skole, men det er ikkje store forskjellar (sjå vedlegg 4 om sentraltendens). Figur 4. Visjon & verdiar i dagleg arbeid. Prosent. Visjon &verdiar omsnakka i eininga Bevisst visjon Bevisst verdiar I svært liten grad I liten grad I noko grad I stor grad I svært stor grad N= % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Vidare stilte vi nokre spørsmål som går på visjonen og ulike sider ved denne i praksis. Ein stor del meiner at det i liten eller noko grad er samsvar mellom visjon og den jobben som blir gjort både i deira eining og i fylkeskommunen elles. Det er fleire som meiner at det er samsvar mellom visjonen og jobben som blir gjort i deira eining enn at fylkeskommunen er ein tydeleg medspelar. 90 % trur i liten eller noko grad at innbyggarar i Møre og Romsdal oppfattar MRFK som ein tydeleg medspelar. 90 % meiner også at MRFK i liten eller noko grad framstår som ein organisasjon med felles identitet. Figur 5. Spørsmål om visjon og identitet. Prosent. Det er samsvar mellom visjonen "ein tydeleg medspelar" og jobben som blir gjort i mi eining Eg meiner at MRFK er ein tydeleg medspelar Eg trur at innbyggarane i MR oppfattar MRFK som ein tydeleg medspelar Eg meiner at MRFK framstår som ein organisasjon med felles identitet I svært liten grad I liten grad I noko grad I stor grad I svært stor grad N= % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % 17

31 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/2013 Omdømme internt som attraktiv arbeidsgivar For å fange opp internt omdømme som attraktiv arbeidsgivar stilte vi spørsmål om ein meiner MRFK er ein attraktiv arbeidsgivar, om ein er stolt av å jobbe i MRFK og om ein vil tilrå andre å søke jobb i MRFK. Over halvparten gir positiv vurdering på desse tre spørsmåla. Rundt 30 % svarar i noko grad. Få svarar negativt her. Ei medarbeidarundersøking som blei gjennomført i fylkeskommunen i 2011 viste til liknande resultat (noko anna spørsmål). Figur 6. Spørsmål om MRFK som attraktiv arbeidsgivar. Prosent. 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % Eg meiner MRFK er ein attraktiv arbeidsgivar Eg er stolt av å jobbe i MRFK Eg vil tilrå andre å søke jobb i MRFK I svært stor grad I stor grad I noko grad I liten grad I svært liten grad N=1221 Påverkingsfaktorar på omdømme Vi stilte nokre spørsmål kring kva tilsette meiner påverkar fylkeskommunen sitt omdømme. 60 % meiner media i stor grad påverkar omdømmet og 46 % meiner at brukarar i stor grad påverkar det. 36 % meiner deira arbeid påverkar fylkeskommunen sitt omdømme i stor grad, 46 % meiner at det påverkar i noko grad og 20 % i liten grad. Ca. halvparten meiner at måten dei omtala MRFK påverkar omdømmet i stor grad. Summert opp indikerer undersøkinga at det er ein bevissthet blant tilsette om kva som påverkar omdømme inkludert at dei er med å påverke fylkeskommunen sitt omdømme. Figur 7. Påverkingsfaktorar på omdømmet. Prosent. Media påverkar MRFK sitt omdømme Brukarar påverkar MRFK sitt omdømme Mitt arbeid påverkar MRFK sitt omdømme Måten eg omtalar MRFK påverkar fylkeskommunen sitt omdømme I svært liten grad I liten grad I noko grad I stor grad I svært stor grad N= % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % 18

32 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/2013 Tru om eksternt omdømme Dei aller fleste trur fylkeskommunen i noko grad har eit godt omdømme blant innbyggarane i Møre og Romsdal. 15 % trur i liten grad på dette, 21 % i stor grad. Som nemnt i innleiinga kan omdømmet variere mellom ulike interessegrupper. Her er det spurt om samla oppfatning av alle innbyggarar. Figur 8. Eg trur at MRFK har eit godt omdømme blant innbyggarane i MR. Prosent. 1 % 3 % 21 % 60 % 15 % I svært liten grad I liten grad I noko grad I stor grad I svært stor grad N=1221 Identifisering Som forventa er det fleire tilsette som identifiserer seg med si eining i fylkeskommunen enn fylkeskommunen som organisasjon. Over halvparten identifiserer seg i stor grad med si eining, mens 30 % seier det same om fylkeskommunen som organisasjon. Det er noko høgare gjennomsnitt for tilsette i sentraladministrasjonen samanlikna med tilsette i tannklinikk eller skole, men det er ikkje vesentlege forskjellar. Som på dei fleste spørsmåla har leiarar eit noko høgare gjennomsnitt enn vanlege tilsette, men dette er heller ikkje ein vesentleg forskjell. Tabell 5. Identifisering med eining og MRFK som organisasjon. Prosent. Eining MRFK som organisasjon I svært liten grad 4 % 8 % I liten grad 10 % 20 % I noko grad 32 % 41 % I stor grad 41 % 24 % I svært stor grad 14 % 6 % N= (100 %)

33 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/ Vurdering Fylkeskommunen har tenkt at ein grunnleggande del av felles identitet er kjennskap til fylkeskommunen sine oppgåver, visjon og verdiar. Undersøkinga viser at tilsette meiner dei har god kunnskap til fylkeskommunen sine oppgåver og til sjølve visjonen. Innhaldet i visjon og verdiar er noko mindre kjent blant dei tilsette. Visjon og verdiar er lite omsnakka i eininga, og ca. 80 % er i liten eller noko grad bevisste på fylkeskommunen sin visjon og verdiar i sitt daglege arbeid. Etter revisjonen si vurdering meiner ein for stor del av dei tilsette at det ikkje er samsvar mellom visjon og praksis. Når i tillegg mange tilsette ikkje trur innbyggarane i fylket oppfattar fylkeskommunen som ein tydeleg medspelar, er det grunn til å si at det må jobbast vidare med omsetting av visjon i praksis. Undersøkinga viser at dei fleste tilsette er bevisste på at dei påverkar fylkeskommunen sitt omdømme. Fleire meiner at måten dei snakkar om fylkeskommunen har større innverknad på omdømmet enn deira arbeid. Det er viktig å få alle til å forstå at dei er med å forme fylkeskommunen sitt omdømme, ikkje minst gjennom korleis dei utfører arbeidet sitt. Som forventa viser undersøkinga at fleire identifiserer seg med si eining i fylkeskommunen enn med fylkeskommunen som organisasjon. Mange tilsette meiner fylkeskommunen i liten eller noko grad framstår som ein organisasjon med felles identitet. Dette indikerer at fylkeskommunen har ein veg å gå for å oppnå sterk, felles identitet. I forhold til målet om godt omdømme som ein attraktiv arbeidsgivar internt viser undersøkinga eit positivt bilete. Hovudvekta av dei tilsette meiner fylkeskommunen er ein attraktiv arbeidsgivar og er stolte over å jobbe i MRFK. Revisjonen har ikkje grunnlag for å sei at dette resultatet har samanheng med AGP satsinga da vi ikkje veit kva situasjonen var før AGP blei satt i verk. Ovannemnte punkt gir ein indikasjon på kor langt fylkeskommunen har komme i forhold til måla om felles, sterk identitet og godt omdømme som attraktiv arbeidsgivar internt. På nokre punkt ligg fylkeskommunen godt an, og på andre punkt er det fortsatt ein veg å gå. 20

34 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/ System for evaluering av tiltak og måloppnåing 5.1 Revisjonskriterium - For å nå måla i arbeidsgivarpolitikken bør administrasjonen ha system og rutinar for å vurdere kor dei er i forhold til målet, og om tiltaka dei sett i verk er hensiktsmessig for å nå målet. - Det skal vere etablert ein tiltaksplan, og planen skal evaluerast. - I eit arbeid med identitet og omdømme bør det gjennomførast målingar. Ei startmåling har mange fordelar for vidare arbeid. 5.2 Data Evaluering av tiltak og måloppnåing Personalseksjonen har i intervju gjort greie for prosessen rundt evaluering av tiltak og måloppnåing, og at dei evaluerer på to nivå. Alle tiltak i regi av Fylkesakademiet samt AGP verkstader som personalseksjonen har delteke på, er evaluert gjennom skjema som deltakarane fyller ut. Det er også evalueringsskjema frå verkstader kor det ikkje har delteke nokon frå personalseksjonen. Desse er oppbevart på dei ulike einingane, og blir ikkje samla inn sentralt. Evalueringane som personalseksjonen sjølv samlar inn blir gjennomgått av dei, samt at det blir gjennomført evalueringsmøte med dei ansvarlege for tiltaket. Evalueringane dannar grunnlag for vidare arbeid fram mot neste gjennomføring av tiltaket, og har ved fleire tilfelle ført til endring av tiltaket. Denne gjennomgangen er ikkje dokumentert i eigne notat. Resultata frå evalueringsskjema om introduksjonsdag som er fylt ut av deltakarar er ikkje talt opp og digitalisert. Dei fleste skjema frå verkstader var ikkje samla og digitalisert når revisjonen starta prosjektet. Revisjonen har ikkje funne eksakt tal på kor mange som har delteke på tiltaka. Det er derfor ikkje mogleg å berekne svarprosent for evalueringane. Personalseksjonen opplyser om at endringsforslag blir drøfta i styringsgruppa for AGP. Det er skriftlege referat frå stort sett alle desse møta som blir held tre til fire gonger i året. Endring kan sporast ved å samanhalde program og innhald for tiltaka over tid i følgje personalseksjonen. Eit tiltak som har vore endra på bakgrunn av evaluering er arbeidsgivarpolitiske verkstad. Konseptet er også vidareutvikla gjennom deltaking i eit KS initiert prosjekt. MRFK har gått frå ein faseimplementeringstenkning til å tenke kontinuerleg utviklingsarbeid på ordinære møteplassar i einingane. Verkstadene i første runde blei i noko grad opplevd som ein happening som ikkje blei tatt med vidare i organisasjonsutviklinga lokalt. Personalseksjonen seier at metoden nå er vidareutvikla, og mykje kan nyttast i seksjons- og personalmøte. På det andre nivået for evaluering ser dei på langsiktige effektar av å jobbe med tiltaka. Her er medarbeidarundersøking (MTM) sentral for fylkeskommunen. Den blei gjennomført første gong hausten 2011, og skal gjennomførast igjen hausten MTM måler arbeidsforhold, sosialt samhald, leiing og trivsel på arbeidsplassen. Personalseksjonen meiner eit godt psykososialt arbeidsmiljø er avgjerande for at fylkeskommunen skal kunne byggje godt omdømme og felles identitet. I forhold til evaluering seier personalseksjonen at det er viktig å evaluere kvaliteten på tenestene fylkeskommunen leverer. På nokre område er god kvalitet definert, medan det på andre område er behov for å definere kva god kvalitet er. Det blir derfor jobba med system og kultur for kvalitetsleiing- og vurdering. 21

35 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/2013 Tiltaksplan Revisjonen har etterspurt tiltaksplanen som er skildra i AGP, men har ikkje motteke noko dokument. Det er derfor ikkje relevant å finne data på korleis evaluering av tiltaksplan blir gjort eller kva delmål og kvalitetsindikatorar som er utarbeidd. I eit notat greier personalsjefen ut om planar og oppfølging. Dei ulike tiltaka som er utvikla på tvers av innsatsområda er innarbeidd i aktivitetsplanar for dei ulike einingane. Det er einingane sjølv som har oppfølgingsansvar for tiltaka. Det blir jobba med å kople AGP tettare saman med fylkesplan og verksemdsplanar for einingane. Den heilskapelege og overordna AGP satsinga blir summert opp og evaluert i samband med årsrapporteringa. Personalseksjonen framhevar MTM som evaluering av samla effekt av AGP. Tematikken i AGPen blir også følgt opp og etterspurt i leiings- og utviklingsdialogen mellom leiarnivåa i organisasjonen, som fylkesrådmannen sine kontaktmøte og tilsvarande møte som fylkesutdanningssjefen har innført frå I samband med budsjett- og økonomiplanprosessen blir det gjennomført ei aktivitets- og resultatvurdering. Identitet og omdømme blir sett i samanheng med alle tiltak fylkeskommunen sett i verk på tvers av alle innsatsområda i AGP og elles i organisasjonen. System for tiltaksplanlegging og evaluering av identitet og omdømme er derfor kopla med den samla oppfølginga av AGP. Målingar Arbeidsgruppa identitet og omdømme tilrådde at det blei gjennomført ein analyse av kva identitet fylkeskommunen hadde våren/hausten 2009, og ved bruk av verktøy for marknadsundersøking kunne ein analyse bli gjennomført før implementeringa av AGP, ei undervegs og ei etter to-tre år. Tilrådinga er ikkje følgt opp i AGP satsinga. Personalseksjonen har sagt i intervju at dette var ei tilråding, og at det blei vurdert kva ein skulle prioritere. På grunn av internt fokus gikk dei bort i frå å gjennomføre ei innbyggarundersøking, og MTM blei prioritert i staden. I samband med KS omdømmeprosjekt fekk fylkeskommunen moglegheit til å nytte eit måleverktøy kalla FactBack. Det skulle måle internt omdømme som også blir definert som organisasjonsidentitet. Det var meininga at alle einingar skulle gjennomføre ei FactBack-undersøking, og resultata skulle brukast som ein inngang til arbeidsgivarpolitiske verkstader. Det var uttykt skepsis til undersøkinga i organisasjonen, og personalseksjonen seier dei var i tvil om kvalitet og nytteverdi av den. FactBack blei gjennomført i tre einingar, og resultata blei i varierande grad følgt opp. I tilrådinga frå arbeidsgruppa står det også at einingar kan gjennomføre brukarundersøkingar. Personalseksjonen opplyser at brukarundersøkingar er mykje brukt innan skole og tidvis nokre andre område i organisasjonen som samferdsel. Revisjonen har ikkje funne noko data om brukarundersøkingar samla for heile fylkeskommunen. 22

36 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/ Vurdering Det er rutinar for evaluering av tiltak, men etter revisjonen si vurdering kan desse rutinane settast betre i system. Det viktigaste er gjort med at fylkeskommunen har tatt lærdom av evalueringane og utvikla tiltaka vidare. Det har likevel vore ein fordel om det har vore meir system rundt dette slik at arbeidet er dokumentert. Jf. også verdien openheit i fylkeskommunen. Revisjonen har etterspurt tiltaksplanen som er skildra i AGP utan å ha motteke noko dokument, og vurderer det som eit avvik frå revisjonskriteriet. Delmål og kvalitetsindikatorar slik det også står skildra i AGP er dermed ikkje relevant. Personalseksjonen har gjort greie for noko som i praksis kan likne på ein tiltaksplan. Ein faktisk og konkret tiltaksplan kunne gjort prosessen meir oversiktleg og open, noko revisjonen meiner det er eit behov for. Det kunne også gjort det enklare for fylkeskommunen å følgje opp og evaluere måloppnåing. Ei startmåling hadde gjort det enklare for fylkeskommunen å vurdere måloppnåing. Medarbeidarundersøkingar anna kvart år vil gi fylkeskommunen mykje god informasjon. Likevel er det slik at sidan MTM ikkje blei gjennomført før AGPen blei satt i verk, kan ikkje fylkeskommunen med sikkerheit sei at oppnådd resultat er effekt av AGP-satsinga. AGP er ei stor og mangearta satsing, og det er positivt at det blir jobba med å kople planverk i fylkeskommunen tettare saman med AGP. Dette kan bidra til det blir enklare å sjå den konkrete vegen fram mot måla i AGP. Basert på det som har komme fram i undersøkinga, er revisjonen sitt samla inntrykk at fylkeskommunen sitt system for planlegging og oppfølging av AGP verkar uoversiktleg og lite dokumentert. 23

37 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/ Høyring Rapporten blei sendt på høyring til fylkesrådmannen med høyringsfrist Høyringsmøte blei gjennomført med personalseksjonen og informasjonsseksjonen. Høyringsfråsegn frå rådmannen er lagt ved rapporten (vedlegg 5). Høyringsfråsegna si verknad for utforming av endeleg rapport: I samband med høyringsmøtet har revisjonen gjort nokre presiseringar i rapporten. Mellom anna har vi har teke bort noko i setninga revisjonen sitt samla inntrykk av fylkeskommunen sitt system for planlegging og oppfølging av AGP er at det verkar uoversiktleg og lite dokumentert. I fråsegna er det sitert til høyringsutkastet av rapporten kor det stod noko uoversiktleg. Det er ikkje kome merknader som har gjeve revisjonen grunnlag for å endre vurderingar og konklusjon. Det som står i fråsegna er kjent for revisjonen frå før, og våre vurderingar og konklusjon har teke omsyn til det. 24

38 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/ Konklusjon og anbefalingar Tiltak som er omtala i dette prosjektet er stort sett gjennomført som planlagt. Introduksjonsdag har vore gjennomført to gonger årleg med god deltaking totalt sett. Profileringsartiklar som bannera og liknande er godt synleg i heile organisasjonen, og det er relativt greit kjent blant særleg leiarar at MRFK har ein kommunikasjonsstrategi. Resultata frå undersøkinga viser derimot eit avvik frå revisjonskriteriet om at alle tilsette skal delta på ein verkstad. 45 % av dei tilsette seier at dei har delteke. I forhold til måloppnåing og effekt av tiltaka tyder resultata frå undersøkinga på at målsettingane delvis er nådd. Tiltaka har i stor grad gitt dei tilsette kunnskap om fylkeskommunen sine oppgåver, visjon, verdiar og AGP men har i mindre grad gjort dei bevisste på korleis dei skal bruke visjon og verdiar i sitt daglege arbeid. Relativt få av dei tilsette meiner at deltaking på verkstad eller introduksjonsdag i stor grad har bidratt til å styrke deira identitet til fylkeskommunen. Revisjonen si vurdering er at fylkeskommunen så langt i større grad har nådd målsettingane med introduksjonsdag og profilering med bannera og liknande enn med verkstad. I verkstadrunde to kan fylkeskommunen komme lenger i å nå målsettingane. Å omsette visjon og verdiar til bruk i arbeidskvardagen samt å byggje sterk, felles identitet krev at det blir arbeid med tema over tid. Som personalseksjonen seier er det viktig at det blir jobba vidare med desse tema i einingane. Tiltaka i seg sjølv er ikkje nok. Når det gjelder måla om sterk felles identitet og godt omdømme som attraktiv arbeidsgivar viser undersøkinga at det står igjen ein del arbeid på særleg felles identitet. Fylkeskommunen har tenkt at kjennskap til fylkeskommunen sine oppgåver, visjon og verdiar er ein grunnleggande del av å byggje felles identitet. Undersøkinga viser at tilsette (uavhengig av om dei har delteke på eit tiltak) meiner dei har god kjennskap til fylkeskommunen sine oppgåver og til sjølve visjonen. Innhald i visjon og verdiar har dei derimot mindre kjennskap til. Visjon og verdiar er lite omsnakka i einingane, og ca. 80 % er i liten eller noko grad bevisste på fylkeskommunen sin visjon og verdiar i sitt daglege arbeid. Mange tilsette meiner fylkeskommunen i liten eller noko grad framstår som ein organisasjon med felles identitet. Felles identitet skal byggjast gjennom at alle er utøvarar av visjon og verdiar i sitt arbeid. At tilsette i liten grad er bevisste på visjon og verdiar i sitt daglege arbeid indikerer at fylkeskommunen har ein veg å gå for å oppnå sterk, felles identitet. Etter revisjonen sitt syn meiner ein for stor del av dei tilsette at det ikkje er samsvar mellom visjon og praksis. Når i tillegg mange tilsette ikkje trur innbyggarane i fylket oppfattar fylkeskommunen som ein tydeleg medspelar, er det grunn til å sei at det må jobbast vidare med omsetting av visjon i praksis. Å jobbe for eit godt omdømme inneber å innfri det man seier man skal gjere. Det er derfor sentralt at eigne tilsette, som skal vere utøvarar av visjonen, sjølv meiner MRFK er ein tydeleg medspelar. Undersøkinga viser at leiarar er generelt meir positive i sine svar samanlikna med vanlege tilsette. Personalseksjonen seier at det har vore fokusert på tiltak for leiarar i første omgang. Resultata kan tyde på at dei har komme meir i mål med leiarar enn vanlege tilsette, som dei også forventa. Å få leiarsjiktet med på AGP satsinga er heilt nødvendig for at det skal følgjast opp i praksis da ansvaret for mykje av den vidare gjennomføringa er lagt til leiarar. Jamfør det strategiske grepet i AGP om plattform for leiing og medarbeidarutvikling og satsing på leiarrolla. 25

39 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/2013 Ei meir heilskapleg tilnærming til brukarundersøkingar for å betre kjenne interessegrupper sine forventingar til fylkeskommunen kan vere ei støtte i vidare arbeidet med omdømme. Jamfør at omdømmearbeid handlar om å innfri forventningar, både dei som interessegrupper kan ha og dei forventningar fylkeskommunen sjølv skapar med visjon og verdiar. I forhold til målet om eit godt omdømme som ein attraktiv arbeidsgivar internt viser undersøkinga eit positivt bilete. Hovudvekta av dei tilsette meiner fylkeskommunen er ein attraktiv arbeidsgivar og er stolte over å jobbe i MRFK. Revisjonen har ikkje grunnlag for å sei at dette resultatet har samanheng med AGP satsinga. Vi veit ikkje kva situasjonen var før AGP blei satt i verk. Når det gjeld system for evaluering av tiltak og måloppnåing meiner revisjonen det har vore ein fordel om det hadde vore utarbeidd ein faktisk og konkret tiltaksplan med delmål og kvalitetsindikatorar slik det står i AGP. Dette ville gjort prosessen meir oversiktleg og open. Både ein tiltaksplan og ei startmåling hadde gjort det enklare å følgje opp og evaluere måloppnåing for fylkeskommunen sjølv. Revisjonen si samla vurdering av fylkeskommunen sitt system for planlegging og oppfølging av AGP er at det verkar uoversiktleg og lite dokumentert. Denne undervegsevalueringa av fylkeskommunen sitt arbeid med identitet og omdømme internt i organisasjonen viser at dei har komme langt når det gjeld kjennskap til oppgåver, visjon og verdiar. Fylkeskommunen ligg også godt an i forhold til målet om eit godt omdømme som ein attraktiv arbeidsgivar. Vår undersøking tyder likevel på at det står att ein del når det gjeld omsetting av kjennskap til visjon og verdiar til bruk i det daglege arbeidet, og bygging av ein felles identitet. På bakgrunn av resultata i prosjektet har revisjonen desse anbefalingane: I. Fylkeskommunen bør vurdere om det kan vere hensiktsmessig å utarbeide ein faktisk og konkret tiltaksplan for gjennomføring av AGP. II. Fylkeskommunen bør vurdere å dokumentere meir av prosessen rundt AGP på ein systematisk måte. 26

40 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/2013 Litteratur Apeland, Nils M. (2007). Det gode selskap. Omdømmebygging i praksis. Høvik: Hippocampus. Arbeidsgivarpolitikk for framtida (2009). Møre og Romsdal fylkeskommune. Vedtak T-7/09. Brønn, Ihlen (2005). When it Comes to Image, It s Identity That Matters. Magma 1/2005. Henta frå Brønn, Peggy Simcic og Øyvind Ihlen (2009). Åpen eller innadvendt. Omdømmebygging for organisasjoner. Oslo: Gyldendal Akademisk KS omdømmeprosjekt- Sluttrapport (2011). Møre og Romsdal fylkeskommune. Henta frå Simonsen (2009). Omdømmebygging. Kommunikasjon.no. Henta frå Tilråding frå arbeidsgruppe identitet og omdømme (2009). Møre og Romsdal fylkeskommune. 27

41 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/2013 VEDLEGG 1. Utleding av revisjonskriteria... I 2. Utfyllande om metode og spørjeundersøkinga... IV 4. Talmateriale... I 5. Høyringssvar... I 1. Utleding av revisjonskriteria Konkretisering av kriterier er vist ved Problemstilling 1 Introduksjonsdag skal bli gjennomført to gonger årleg (starta 2010). AGP verkstader: alle tilsette skal vere med på ein verkstad (KS omdømmeprosjekt-sluttrapport: 8). Strategien bør vere kjent blant særleg leiarar som har eit ansvar for å implementere den. Tilsette bør ha lagt merke til bannera, plakatar og liknande om fylkeskommunen. *Operasjonalisert i spørsmål 5, 7, 9 og 11 i spørjeundersøkinga. Problemstilling 2 Målsetting arbeidsgivarpolitiske verkstader: Arbeidsgivarpolitiske verkstad skal, i tillegg til å informere om kva som er nytt i den nye arbeidsgivarpolitikken og kva som skjer no og framover, vere med å synleggjere visjon og verdiar og byggje ein felles identitet til heile organisasjonen på tvers av fagfelt og einingar. Verkstadane skal og vere med på å gi ei forståing av kva slags organisasjon vi ønskjer å utvikle, kva som kjenneteiknar vår overordna kultur og korleis alle kan få ei bevisst haldning til at vi er ein regional utviklingsaktør. Arbeidsgivarpolitisk verkstad er ein metode for å sikre at alle tilsette får denne kunnskapen. Den nye arbeidsgivarpolitikken er utvikla for å gi best mogleg kvalitet på tenestene vi leverer. Dette er viktig å få fram slik at verkstaden kjennest nyttig for deltakarane. Den må relaterast til den jobben kvar enkelt gjer til dagleg, og må opplevast som påfyll. Refleksjon rundt eigen praksis bør vere eit stikkord (KS omdømmerapport). Vi har også brukt det som står i omdømmerapporten om korleis dei skal nå overordna effektmål (sjå innleiinga i forvaltningsrevisjonsrapporten). *Operasjonaliser i spørsmål 6 i undersøkinga. Målsetting introduksjonsdag (frå introduksjonsprogrammet og internsida om introduksjon 10 ): Hovudtema er fylkeskommunen sine samfunnsoppdrag, fylkeskommunen som regional utviklingsaktør, regionalpolitisk forvaltningsnivå og fylkeskommunen som arbeidsgivar. Visjonen ein tydeleg medspelar og felles verdigrunnlag står sentralt på introduksjonsdagen. Refleksjon rundt visjon og verdiar med utgangspunkt i bransje/fagområde. Målet med dagen er auka kunnskap om fylkeskommunen som eit grunnlag for sterkare felles identitet og utvikling av medarbeidarskap. Dag to for leiarar: Hovudtema er fylkeskommunen sine styringssystem, og målet med dagen er auka kunnskap om leiarrolla og gje nye leiarar eit nettverk. *Operasjonalisert i spørsmål 10 i undersøkinga I

42 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/2013 Målsetting profilering med bannera o.l.: Profilering i form av roll-up med visjon og verdiar, banner med historier frå alle einingane i organisasjonen: profileringsartiklane skal synleggjere fylkeskommunen og støttar opp kring arbeidet med å skape ein identitet for alle tilsette til fylkeskommunen (KS omdømmeprosjekt- sluttrapport). Profilering med bannera o.l. skal bidra til å gjere fylkeskommunen synleg og spreie kunnskap, og gjennom det vere med å byggje identitet. *Operasjonalisert i spørsmål 8 i undersøkinga. Revisjonen legger til grunn ei forståing at tiltaka har som felles målsetting: Økt kunnskap om fylkeskommunen som organisasjon, visjon og verdiar Gjennom økt kunnskap og refleksjon skal tilsette bli bevisste MRFK sin visjon og verdiar i sitt dagleg arbeid. Alle tilsette skal vere tydelege medspelarar med dei demokratiske verdiane som grunnlag for korleis dei tek hand om oppgåvene sine. Dette er grunntanken i felles identitet 11. Felles identitet er viktig for eksternt omdømme. Det er også tenkt å være ein viktig faktor for å kunne utvikle kvalitet i dei fylkeskommunale tenestene, som er ein sentral del av å byggje eit godt omdømme. Omdømmebygginga i fylkeskommunen begynner med andre ord internt. Målsetting kommunikasjonsstrategi: kommunikasjonsstrategien er i AGP satt opp som eit viktig verktøy for å etablere felles identitet og eit betre omdømme Kommunikasjonsstrategien bør vere kjent blant dei tilsette, og tatt i bruk i einingane. *Operasjonalisert i spørsmål 12 i undersøkinga. Problemstilling 3 - Mål frå AGP som er sentral i forhold til identitet og omdømme: Møre og Romsdal fylkeskommune utviklar overordna identitet med grunnlag i vår felles visjon: ein tydeleg medspelar. Møre og Romsdal fylkeskommune som arbeidsgivar og tydeleg medspelar til samfunnsutviklinga, legg vekt på at dei demokratiske verdiane skal vere grunnlag for korleis alle tilsette tek hand om oppgåvene sine. - Vi vil bygge ein sterkare identitet til Møre og Romsdal fylkeskommune som organisasjon (s 8). - Hovudmål som står under innsatsområdet er: Møre og Romsdal fylkeskommune blir oppfatta som aktør på vegne av fellesskapet, profesjonelle i alt vi gjer, fagretta, utviklingsorientert og med respekt for oppdraget vi har tatt på oss. - Effektmål for KS omdømmeprosjekt: omdømmeprosjektet skal bidra til at Møre og Romsdal fylkeskommune har eit godt omdøme som ein attraktiv arbeidsgivar og tilsette med sterk identitet til organisasjonen. For å nå det langsiktige effektmålet er det satt tre objektmål kor tiltaka er dei som er omtala i dette prosjektet (med unntak av leiarutviklingsprogrammet og AGP konferanse). sterk felles identitet med grunnlag i verdiar og visjon godt omdømme som ein attraktiv arbeidsgivar *Operasjonalisert i spørsmål 13 til 16 i undersøkinga. 11 Ei vidareføring av felles identitet er at den skal synleggjerast med ein gjennomgåande profil for alle einingar. Rapporten går ikkje inn på dette området. II

43 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/2013 Problemstilling 4 Jf. overordna kriterium er AGP eit politisk vedtak og inneheld mål for fylkeskommunen som arbeidsgivar. Administrasjonssjefen har eit leiingsansvar for å syte for at verksemda etablerer rutinar og system som bidrar til at organisasjonen når de mål som er satt (Ot.prp.nr. 17 ( ): 4.2.4). For å nå arbeidsgivarpolitikken bør administrasjonen ha system og rutinar for å vurdere kor dei er i forhold til målet, og om tiltaka dei sett i verk er hensiktsmessig for å nå målet. I AGP står dette om korleis den skal følgjast opp: - AGP s 21: Arbeidsgivarpolitikken skal følgjast opp i tiltaksplan forankra i innsatsområda. Fylkesrådmannen har ansvar for at tiltaksplan blir etablert og revidert årleg opp mot fylkeskommunen sin økonomiplan. Rapportering av resultat på dei ulike innsatsområda vil skje gjennom arbeidsgivarpolitikkdelen av fylkeskommunen sin årsrapport. - Evaluering av tiltaksplan. Det vil bli utarbeidd delmål og kvalitetsindikatorar for å spisse innsatsen og oppfølginga på utvalte innsatsområde. Det skal vere etablert ein tiltaksplan. Tiltaksplanen skal evaluerast. I litteraturen om omdømmebygging blir det anbefalt å gjennomføre ei måling i startfasen av eit slikt arbeid (Apeland 2007, Brønn og Ihlen 2009). Ettersom identitet handlar om dei tilsette sine oppfatningar, bør ein starte med ei kartlegging av identiteten til organisasjonen. Vidare er det hensiktsmessig å måle omdømme. Som nemnt i innleiinga: omdømmearbeid handlar om å innfri forventningar. Ein organisasjon må vite om det den gjer og seier innfrir samfunnet og interessentane sine forventingar. Den einaste måten å finne ut av det er å spørje. Ein skal være merksam på kva ein undersøker og hos kven (omdømme er summen av ulike interessegrupper sine oppfatningar). Apeland (2007) hevder det er avgjerande å få sitt omdømme vurdert for å lykkast med systematisk omdømmebygging. Ei slik vurdering har mange fordelar: - Det er ei god nullpunktsmåling. Skal ein starte ein prosess med å byggje omdømme må ein kjenne organisasjonen sitt utgangspunkt. - Kan dokumentere effekt - Gir eit samanlikningsgrunnlag for å seie om resultata er gode eller dårlege - Gjer det enklare å sette mål i form av at det gir overblikk og dermed synleggjer kor innsatsen bør settast inn - Gir åtvaring om omdømmetruslar, og ein kan sette inn tiltak - Gjer det mogleg å følgje ei utvikling ved å analysere omdømmet fleire gonger Dette står også i tilrådinga frå arbeidsgruppe identitet og omdømme frå arbeidsgivarpolitikken: Arbeidsgruppa tilrår at det blir gjennomført ein analyse av kva for identitet vi har våren/hausten Ved bruk av verkty for marknadsundersøking kan vi gjennomføre analyse før vi startar implementeringa av arbeidsgivarpolitikken, undervegs i prosessen og etter 2-3 år. Vi har då moglegheit til å justere kursen i forhold til innspela vi får. Vidaregåande skoler, tannhelsesektoren og andre fageiningar kan gjennomføre brukarundersøking jamleg for å sikre informasjon ut til brukarar, men og få innspel om endring av åtferd. I eit arbeid med identitet og omdømme bør det gjennomførast målingar. Ei startmåling har mange fordelar for vidare arbeid. III

44 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/ Utfyllande om metode og spørjeundersøkinga Respondentliste Lønnssystemet blei brukt til å utarbeide lista over populasjonen, og undersøkinga blei sendt til den epostadressa som er registrert der, totalt % av alle tilsette hadde registrert espostadresse. Den enkeltgruppa som i størst grad ikkje hadde epostadresse registrert var tilsette i reinhald (29 % eller 28 av 97 hadde ikkje epostadresse). Populasjonen er sila for: tilsette under 5 % stilling, folkevalte, tilsette i permisjon, tilsette i personalseksjonen, revisjonen, kontrollutvalssekretariatet og internkonsulentar for arbeidsgivarpolitiske verkstader. Vi valde å ta med alle over 5 % stilling på bakgrunn av at alle tilsette skulle være med, og vi så at mange tilsette hadde fleire små stillingar som til saman utgjorde ei større stilling (desse ville forsvunne om vi hadde satt grensa høgare). I følgje årsrapporten til fylkeskommunen 2011 var talet på tilsette 2471, så talet 2433 tilsette i vår undersøking verkar rimeleg. Vurdering av fråfall For ei undersøking si representativitet er fråfall viktigare enn svarprosenten. Eit kritisk skilje går mellom tilfeldig fråfall og systematisk fråfall. Tilfeldig fråfall vil det alltid vere i ei undersøking og går ikkje utover representativiteten. Er fråfallet derimot systematisk kan det medføre skeivt utval. Vi fikk inn 1221 svar av 2433 utsendte epost med undersøkinga. Sidan vi valde ei løysing i QuestBack som gjer respondentane heilt anonyme har vi ikkje oversikt over kven som har svara kopla opp til epostadresse. Vi må derfor vurdere dei som har svara ut i frå tre bakgrunnsspørsmål vi stilte i undersøkinga. Talet på bakgrunnsspørsmål blei redusert til eit minimum for å sikre at respondentane skulle føle at dei ikkje kunne bli kjent igjen når vi sa at undersøkinga var anonym. Det var også viktig å gjere undersøkinga kort. Vi stilte spørsmål om kva eining dei jobba av skole, tannklinikk, eller i sentraladministrasjonen, kor lenge dei har jobba i fylkeskommunen og om dei har leiaransvar. Det er god fordeling mellom einingane, med en liten overvekt av svar frå tilsette i sentraladministrasjonen. Det er noko fleire som har kryssa av for leiaransvar enn kva som er registrert med leiaransvar i lønssystemet. Respondentar kan ha leiaransvar utan at det er registrert i lønnssystemet. Vi valde å ha eit enkelt spørsmål for å fange opp leiarar (det kunne vært gjort komplisert, og gått utover kjensla av anonymitet). Ut i frå dei indikatorar vi har tilgjengeleg vurderer vi at undersøkinga kan seie noko om kva tilsette i Møre og Romsdal fylkeskommune meiner om identitet og omdømme. Populasjon Respondentar Skole 81 % 77 % Tannklinikk 8 % 8 % Sentraladm. 11 % 15 % N= (100 %) Populasjon Respondenter Inntil 2 år 15 % 13 % Frå 2 til 4 år 9 % 10 % Frå 4 til 10 år 24 % 22 % Meir enn 10 år 52 % 54 % N= (100 %) IV

45 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/2013 Gjennomføring av undersøkinga Utsending av undersøking: epost med link til undersøkinga blei sendt ut fredag Ei nyheitssak på intranettet til fylkeskommunen blei lagt ut tysdag 5.2 kor vi oppmoda alle om å svare på undersøkinga. Torsdag 7.2 blei det sendt ut ei påminning om undersøkinga til dei som ikkje hadde svart. Undersøkinga blei avslutta Følgjebrev/tekst som stod i eposten som blei sendt ut: Spørjeundersøking om identitet og omdømme blant tilsette i Møre og Romsdal fylkeskommune Fylkesrevisjonen gjennomfører på vegne av Kontrollutvalet eit forvaltningsrevisjonsprosjekt som tek for seg satsinga på identitet og omdømme i arbeidsgivarpolitikken til fylkeskommunen. Den nye arbeidsgivarpolitikken vart vedteke av Fylkestinget april Forvaltningsrevisjonen skal sjå på om fylkeskommunen har lykkast med å oppnå ein felles identitet og eit godt omdømme internt. Dei tilsette er heilt sentrale for identitet og omdømme, og di meining om dette er derfor viktig. Spørjeundersøkinga er sendt til alle tilsette med epostadresse i fylkeskommunen, og ditt svar er anonymt. Resultata frå spørjeundersøkinga vil bli brukt i ein forvaltningsrevisjonsrapport som blir behandla i Kontrollutvalet, og deretter i Fylkestinget om Kontrollutvalet vedtek det. Vi set stor pris på at du tek deg tid til å svare på undersøkinga. Det vil ta om lag 5 minutt. Ved å delta bidrar du til å gi Kontrollutvalet verdifull informasjon som er nødvendig for god demokratisk kontroll i fylkeskommunen. Om du lurar på noko kan du ta kontakt med rådgivarar i Fylkesrevisjonen: Tonje Skarvøy Stene , tonje.stene@mrfylke.no Heidi Nerland , heidi.nerland@mrfylke.no Med vennleg helsing Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal V

46 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/2013 Operasjonaliseringer/spørsmål i undersøkinga: spørsmåla i undersøkinga er kopla opp til problemstillingane i revisjonsprosjektet, og revisjonskriteria. I utledinga av kriteria ovanfor står det kva spørsmål som er kopla til revisjonskriteria for kvar problemstilling 12. Spørjeundersøkinga hadde berre lukka spørsmål noko som bidrar til å standardisere undersøkinga da vi la vekt på at den skulle seie noko om tilsette i fylkeskommunen. Spørjeundersøkinga er bygd opp slik at den er tenkt å begynne enkelt med spørsmål om tiltak, for deretter å spørje meir krevjande spørsmål etter kvart. Vi har i så stor grad som mogleg brukt formuleringar som står i fylkeskommunen sine dokument. I dei spørsmåla kor det ikkje var relevant, har vi brukt formuleringar frå andre undersøkingar (eksempelvis ei undersøking Ordkraft gjennomførte for Hordaland fylkeskommune. Lasta ned frå: pdf). Ei ulempe med elektronisk spørjeundersøking er at vi har ingen kontroll med korleis spørsmåla blir oppfatta. Ved bruk av lukka spørsmål er det vi som definerer relevante svar, og vi risikerer følgjeleg at vi har pålagt respondenten ei forståing av fenomenet som ikkje er lik deira eiga forståing. Undersøkinga skulle kartlegge fylkeskommunen si måloppnåing basert på tilsette si vurdering. Vi har valt ein framgangsmåte som vi meiner passar best for å gjere det. Analyse av svara frå spørjeundersøkinga: Vi har brukt statistikkprogrammet SPSS i analysen av data frå spørjeundersøkinga. Ulike analyseteknikkar har vore brukt: frekvensar, krysstabellar, mål på statistisk samsvariasjon og reliabilitetsanalyse på samanslåtte variablar. Excel er brukt til å lage grafar og tabellar. 12 Problemstilling 1: spm. 5,7,9 og 11. Problemstilling 2: spm. 6,8,10 og 12. Problemstilling 3: spm. 4, VI

47 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/2013 Spørjeundersøking om identitet og omdømme Spørjeundersøkinga vil ta omlag 5 minutt. Det er ditt inntrykk og dine vurderingar vi er ute etter. Identiteten din vil vere skjult. Les om skjult identitet. (I eit sprettoppvindauge) Vi startar med nokre innleiande spørsmål. 1) I kva eining jobbar du? Skole Tannklinikk Sentraladministrasjon 2) Kor lenge har du jobba i fylkeskommunen? Inntil 2 år Frå 2 til 4 år Frå 4 til 10 år Meir enn 10 år 3) Har du leiaransvar? Ja Nei 4) Kva er Møre og Romsdal fylkeskommune sin visjon? Vi vågar litt meir Saman skaper vi framtida Ein tydeleg medspelar Mot høgare mål Veit ikkje VII

48 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/2013 Vi vil nå spørje deg om ulike tiltak i arbeidsgivarpolitikken, og di deltaking og oppfatning av desse. På eit arbeidsgivarpolitisk verkstad skal alle tilsette få informasjon om arbeidsgivarpolitikken, visjon og verdiar samt gjennomføre refleksjonsoppgåver tilpassa den enkelte eining/avdeling. Vi gjer oppmerksom på at prosessen kan ha blitt gjennomført under eit anna navn. Det er innhaldet som er vesentleg, ikkje at det nødvendigvis er kalla "verkstad". 5) Har du delteke på ein arbeidsgivarpolitisk verkstad? Ja Nei Viss respondenten svarar ja på spm. 5, kommer spm. 6 opp. 6) I kva grad stemmer desse påstandane om arbeidsgivarpolitisk verkstad for deg: Det gav meg nyttig kunnskap om fylkeskommunen sine oppgåver Det gav meg nyttig kunnskap om fylkeskommunen sin visjon Det gav meg nyttig kunnskap om fylkeskommunen sine verdiar Det gjorde meg bevisst på korleis eg kan bruke fylkeskommunen sin visjon i min jobb Det gjorde meg bevisst på korleis eg kan bruke fylkeskommunen sine verdiar i min jobb Det bidrog til å styrke min identitet til fylkeskommunen som organisasjon I svært liten grad I liten grad I noko grad I stor grad I svært stor grad 7) Har du lagt merke til banner, plakatar og liknande om fylkeskommunen? Ja Nei Viss respondenten svarar ja på spm. 7, kommer spm. 8 opp. 8) I kva grad har banner, plakatar og liknande: I svært liten grad I liten grad I noko grad I stor grad I svært stor grad Gitt deg nyttig kunnskap om fylkeskommunen sine oppgåver Bidratt til å styrke din identitet til fylkeskommunen som organisasjon? VIII

49 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/2013 9) Har du delteke på introduksjonsdag for nytilsette i fylkeskommunen? Ja Nei Viss respondenten svarar ja på spm. 9, kommer spm. 10 opp. 10) I kva grad stemmer desse påstandane om introduksjonsdagen for deg: Den gav meg nyttig kunnskap om fylkeskommunen sine oppgåver Den gav meg nyttig kunnskap om fylkeskommunen sin visjon Den gav meg nyttig kunnskap om fylkeskommunen sine verdiar Den gjorde meg bevisst på korleis eg kan bruke fylkeskommunen sin visjon i min jobb Den gjorde meg bevisst på korleis eg kan bruke fylkeskommunen sine verdiar i min jobb Den bidrog til å styrke min identitet til fylkeskommunen som organisasjon I svært liten grad I liten grad I noko grad I stor grad I svært stor grad 11) Kjenner du til at Møre og Romsdal fylkeskommune har ein eigen kommunikasjonsstrategi? Ja Nei Viss respondenten svarar ja på spm. 11, kommer spm. 12 opp. 12) I kva grad er desse påstandane om kommunikasjonsstrategien passande for deg og di eining: Eg har god kjennskap til fylkeskommunen sin kommunikasjonsstrategi Fylkeskommunen sin kommunikasjonsstrategi blir brukt i mi eining I svært liten grad I liten grad I noko grad I stor grad I svært stor grad IX

50 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/2013 Vi vil nå spørre deg om din kjennskap til og oppfatning av Møre og Romsdal fylkeskommune. Vi er ute etter kva du tror og meiner. Hensikten er ikkje å måle kunnskapsnivået ditt. 13) Etter di oppfatning, i kva grad stemmer desse påstandane for deg: I svært liten grad I liten grad I noko grad I stor grad I svært stor grad Eg har god kjennskap til fylkeskommunen sine oppgåver Eg har god kjennskap til innhaldet i fylkeskommunen sine verdiar Eg har god kjennskap til innhaldet i fylkeskommunen sin visjon Eg har god kjennskap til fylkeskommunen sin arbeidsgivarpolitikk 4) Vurder desse påstandane: I svært liten grad I liten grad I noko grad I stor grad I svært stor grad Vi snakkar om fylkeskommunen sin visjon og verdiar i mi einig Eg er bevisst på fylkeskommunen sin visjon i mitt daglege arbeid Eg er bevisst på fylkeskommmunen sine verdiar i mitt daglege arbeid Det er samsvar mellom visjonen "ein tydeleg medspelar" og jobben som blir gjort i mi eining Eg meiner at Møre og Romsdal fylkeskommune er ein tydeleg medspelar Eg trur at innbyggarane i Møre og Romsdal oppfattar fylkeskommunen som ein tydeleg medspelar Eg meiner at Møre og Romsdal fylkeskommune framstår som ein organisasjon med felles identitet X

51 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/2013 Vi har nå nokre påstandar om omdømmet til Møre og Romsdal fylkeskommune som vi ber deg vurdere. Det er ditt samla inntrykk vi er ute etter. 15) Etter di oppfatning, i kva grad stemmer desse påstandane: I svært liten grad I liten grad I noko grad I stor grad I svært stor grad Fylkeskommunen har eit godt omdømme blant innbyggarane i Møre og Romsdal Media påverkar fylkeskommunen sitt omdømme Brukarar påverkar fylkeskommunen sitt omdømme Mitt arbeid påverkar fylkeskommunen sitt omdømme Måten eg omtalar fylkeskommunen påverkar fylkeskommunen sitt omdømme Eg meiner Møre og Romsdal fylkeskommune er ein attraktiv arbeidsgivar Eg er stolt av å jobbe i fylkeskommunen Eg vil tilrå andre å søke jobb i Møre og Romsdal fylkeskommune Til slutt har vi eit spørsmål om din identitet til fylkeskommunen. 16) I kva grad føler du at desse påstandane passar for deg: I svært liten grad I liten grad I noko grad I stor grad I svært stor grad Eg identifiserer meg med mi eining i fylkeskommunen Eg identifiserer meg med fylkeskommunen som organisasjon Takk for ditt svar! Med vennleg helsing Fylkesrevisjonen. XI

52 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/ Talmateriale Tabell over sentraltendensar, alle spørsmål for leiarar kontra vanlege tilsette Gj.snitt Median/ modus Std.avvik 1* 2 4* 5 6a 6b 6c 6d 6e 6f 7* 8a 8b 9* 10a 10b 10c 10d 10e 10f 11* Leiarar 3,49 3,4 3,6 3,6 3,1 3,2 3,3 3,0 3,1 3,5 3,3 3,3 3,1 3,2 3,4 Tilsette 3,09 3,0 3,0 3,0 2,5 2,6 2,6 2,6 2,6 3,3 3,1 3,1 2,7 2,7 2,8 Leiarar Tilsette Leiarar 0,8,73,80,79,89,86,86,81,92,79,88,88,88,86,83 Tilsette 1,1,85,87,87,92,96,99,86,89,88,92,89,92,91,96 Cramers V 0,15** 0,14** 0,26** 0,26** 0,31** 0,33** 0,30** 0,30** 0,32** 0,17** 0,21** 0,25** ikke sig ikke sig ikke sig ikke sig 0,21* 0,24** 0,26** 0,26** Gj.snitt Median/ modus Std.avvik 12a 12b 13a 13b 13c 13d 14a 14b 14c 14d 14e 14f 14g 15a 15b 15c 15d 15e 15f 15g 15h 16a 16b Leiarar 3,2 3,2 3,8 3,5 3,5 3,5 2,7 3,1 3,3 3,3 3,1 2,8 2,9 3,2 3,8 3,6 3,5 3,7 3,7 3,8 3,9 3,9 3,5 Tilsette 2,8 2,9 3,4 2,8 2,6 2,7 2,2 2,4 2,5 2,8 2,7 2,5 2,6 3,0 3,6 3,4 3,1 3,4 3,4 3,4 3,5 3,4 2,9 Leiarar Tilsette Leiarar,71,92,71,84,90,98,91,96,91,92,90,75,76,64,78,75,80,79,78,79,76,90,95 Tilsette,85,86,80,82,88,91,91 1,00 1,02 1,00,93,83,90,73,79,81,92,90,92,96,89,97,99 Cramers V 0,29** ikke sig 0,22** 0,35** 0,39** 0,39** 0,23** 0,27** 0,30** 0,23** 0,21** 0,15** 0,18** 0,14** 0,13** 0,11** 0,17** 0,18** 0,15** 0,19** 0,18** 0,24** 0,25** For spm merket med * er modus oppgitt (spm med svarkategoriar som er gjensidig utelukkande, og modus er rett mål å bruke i desse tilfella.) Modus er den verdien/kategorien som førekjem oftast. Median er den midtarste verdien i utvalet når alle svar er rangert frå lav til høg. Cramers V er eit mål på statistisk samvariasjon for variablar på nomialnivå, og varierer mellom 0 ved ingen samanheng og 1 ved perfekt statistisk samanheng. Cramers V over 0,3 er å sjå på som relevant samanheng i samfunnsvitskapen. Tal merket med * er signifikant på 5 % nivå, ** 1 % nivå. I

53 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/2013 Tabell over sentraltendensar, alle spørsmål for ulike einingar Gj.snitt Median/ modus St.avvik 2 3 4* 5* 6a 6b 6c 6d 6e 6f 7* 8a 8b 9* 10a 10b 10c 10d 10e 10f 11* Skole 3,2 1,8 3,0 3,1 3,1 2,6 2,6 2,7 2,6 2,6 3,2 3,0 3,0 2,6 2,7 2,8 Tannklinikk 3,4 1,7 3,4 3,5 3,5 3,0 3,0 3,1 2,9 3,0 3,8 3,6 3,6 3,0 3,2 3,2 Sentraladm. 2,8 1,8 3,4 3,3 3,4 3,1 3,2 3,3 2,9 3,1 3,5 3,3 3,3 2,9 2,9 3,2 Skole Tannklinikk Sentraladm Skole 1,04 0,39 0,85 0,91 0,90 0,95 0,98 1,01 0,87 0,91 0,87 0,91 0,86 0,91 0,90 0,99 Tannklinikk 0,95 0,47 0,78 0,69 0,76 0,81 0,79 0,96 0,86 0,89 0,85 0,85 0,85 0,82 0,80 0,75 Sentraladm. 1,22 0,41 0,74 0,80 0,81 0,89 0,87 0,84 0,79 0,84 0,79 0,89 0,90 0,96 0,94 0,90 Cramers V 0,11** 0,09** 0,22** 0,10** 0,17** 0,14** 0,14** 0,17** 0,18** 0,18** 0,2** 0,11** 0,17** 0,23** 0,20* 0,20* 0,21** ikke sig 0,20* 0,18* 0,27** Gj.snitt Median/ modus St.avvik 12a 12b 13a 13b 13c 13d 14a 14b 14c 14d 14e 14f 14g 15a 15b 15c 15d 15e 15f 15g 15h 16a 16b Skole 2,9 2,9 3,4 2,8 2,7 2,7 2,1 2,4 2,5 2,8 2,6 2,5 2,6 3,0 3,6 3,3 3,1 3,4 3,4 3,4 3,5 3,4 2,9 Tannklinikk 3,1 3,2 3,2 3,1 3,0 3,0 2,5 2,8 3,0 3,1 2,9 2,8 2,9 3,2 3,5 3,5 3,5 3,7 3,5 3,6 3,6 3,6 3,2 Sentraladm. 3,0 3,2 3,9 3,5 3,3 3,2 2,8 3,3 3,3 3,5 3,4 2,7 2,8 3,1 4,0 3,7 3,6 3,8 3,8 3,8 3,9 3,9 3,5 Skole Tannklinikk Sentraladm Skole 0,77 0,84 0,80 0,86 0,94 0,98 0,90 0,99 1,02 1,00 0,92 0,83 0,88 0,71 0,79 0,80 0,90 0,90 0,90 0,94 0,88 0,98 0,98 Tannklinikk 0,51 0,80 0,74 0,76 0,79 0,94 0,85 0,90 0,90 0,87 0,87 0,80 0,80 0,72 0,76 0,79 0,83 0,77 0,92 0,75 0,83 0,93 0,92 Sentraladm. 0,98 0,98 0,66 0,75 0,84 0,92 0,95 0,93 0,89 0,86 0,82 0,78 0,89 0,74 0,75 0,79 0,80 0,77 0,84 0,95 0,84 0,88 0,99 Cramers V ikke sig ikke sig 0,18** 0,21** 0,19** 0,14** 0,19** 0,24** 0,22** 0,20** 0,23** 0,10** 0,10** 0,10** 0,14** 0,12** 0,17** 0,15** 0,15** 0,14** 0,14** 0,14** 0,18** For spm merket med * er modus oppgitt (spm med svarkategoriar som er gjensidig utelukkande, og modus er rett mål å bruke i desse tilfella.) Modus er den verdien/kategorien som førekjem oftast. Median er den midtarste verdien i utvalet når alle svar er rangert frå lav til høg. Cramers V er eit mål på statistisk samvariasjon for variablar på nomialnivå, og varierer mellom 0 ved ingen samanheng og 1 ved perfekt statistisk samanheng. Cramers V over 0,3 er å sjå på som relevant samanheng i samfunnsvitskapen. Tal merket med * er signifikant på 5 % nivå, ** 1 % nivå. II

54 Linjediagram over sentraltendensar for leiar og vanlege tilsette, og ulike einingar Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/2013 Gjennomsnitt Leiarar Gjennomsnitt Tilsette Std.avvik Leiarar Std.avvik Tilsette 5,00 1,200 4,00 1,000 3,00 2,00 1,00,800,600,400,200 0,00 6a 6c 6e 8a 10a 10c10e12a13a 13c 14a 14c14e14g15b15d 15f 15h16b,000 6a 6c 6e 8a 10a10c10e12a13a13c14a14c14e14g15b15d 15f 15h16b Gjennomsnitt Skole Tannklinikk Sentraladm. Standardavvik Skole Tannklinikk Sentraladm. 4,5 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 6a 6c 6e 8a 10a 10c 10e 12a 13a 13c 14a 14c 14e 14g 15b15d 15f 15h16b 1,20 1,00 0,80 0,60 0,40 0,20 0,00 6a 6c 6e 8a 10a 10c 10e12a13a 13c 14a 14c 14e14g15b15d 15f 15h16b III

55 Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Rapport 1/ Høyringsfråsegn Fylkesrådmannen sitt fråsegn er i sin heilskap lagt ved rapporten. I

56

57

58

59

60

61 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2013 Ronny Rishaug Saksnr Utval Møtedato KO-13/13 Kontrollutvalet Fylkestinget Melsing om gjennomsyn av fylkesutvalet og klagenemnda sine møtebøker for 2. halvår 2012 Bakgrunn Etter gjeldande rutine i Møre og Romsdal fylkeskommune skal kontrollutvalet sørge for gjennomsyn av fylkesutvalet og klagenemnda sine møtebøker og gi melding til fylkestinget om dette. Kontrollutvalet har bedt fylkesrevisjonen å stå for dette gjennomsynet og kome med forslag til moglege merknader. Merknader til vedtak kan ikkje gjelde tilhøve som kan knytast til spørsmålet om politiske vedtak er formålstenlege o.l. Derimot kan ein ta opp spørsmål om det einskilde vedtaket t.d. - er gjort på ufullstendig eller feilaktig grunnlag, - frå ein økonomisk synsstad framstår som vilkårleg eller openbert urimeleg, - er i strid med overordna vedtak eller lov/forskrifter, - er i strid med utvalet/nemnda sine fullmakter. Vurdering Fylkesutvalet Denne meldinga omfattar møteprotokollane for 2. halvår 2012, med tilhøyrande sakstilfang. Møtebøkene hadde i denne perioden 65 protokollførte saker fordelt på 7 protokollar. For heile året hadde utvalet 186 protokollførte saker fordelt på 16 protokollar. Vi har i tidligare meldingar kommentert manglande protokollføring av heimelsgrunnlag for habilitetsvurderingar. Vi har i denne gjennomgangen merka oss at i sakene U , U og U har medlemmer av fylkesutvalet tatt opp spørsmål om sin habilitet, og dette er blitt vurdert og medlemmene har blitt kjent habile. I protokollen manglar heimelsgrunnlaget og hovudpunkta i vurderinga som gjer at medlemmane har blitt kjent habile. Departementet har i rundskriv H-08/09 sagt følgjande. i tilfeller der det har vært foretatt en vurdering av habilitetsspørsmålet, og vurderingen ender med at vedkommende er habil, kan være hensiktsmessig at også hjemmelsgrunnlaget for dette samt hovedpunktene i begrunnelsen fremgår av møteboken..

62 Side 2 Ved ev. lovlegkontroll av avgjerd om ugildskap må det folkevalde organet overfor vedkomande departement måtte pårekne å grunngi nærare kvifor den aktuelle heimelen er brukt. Vi har elles ingen merknader til møtebøkene for 2. halvår Klagenemnda Fylkesutvalet er etter vedtak i sak T-65/92 oppnemnt som klagenemnd i fylkeskommunen. Klagenemnda skal behandle klager på enkeltvedtak, jf. forvaltningslova (fvl.) 28, 2. ledd. Enkeltvedtak er etter definisjonen i fvl. 2 avgjerd som blir teke under utøving av offentleg mynde og som generelt eller konkret er bestemmande for rettar eller plikter til ein eller fleire bestemde private personar. Klageadgangen gjeld vedtak gjort av forvaltningsorgan oppretta i medhald av kommunelova. Retten til å klage over vedtak gjeld rettar og plikter for privatpersonar og er ein garanti for rettstryggleik. Det skal vere høve til å få ei ny vurdering dersom ein meiner at den første behandlinga ikkje var god nok, anten fordi det er lagt feil eller ufullstendig faktum til grunn, eller det er teke usaklege omsyn. Når det ikkje kan påvisast konkrete feil eller manglar ved vedtaket eller sakbehandlinga, er det gjerne om skjønsvurderinga har vore rimelig ein ønskjer revurdert. Klagenemnda hadde 3 møte 2. halvår 2012, og det vart behandla 9 protokollerte saker. I 2012 hadde nemnda 8 møte og behandla 17 protokollerte saker Ingen av klagene vart tekne til følgje, eller vedtaka stadfesta eller klaga avvist. Det er ikkje merknader til møtebøkene til klagenemnda for 2. halvår Etter dette rår vi kontrollutvalet til å leggje saka fram for fylkestinget med slikt Forslag til vedtak: 1. Fylkestinget tek meldinga om gjennomsynet av fylkesutvalet si møtebok for 2. halvår 2012 til vitande. 2. Fylkestinget tek meldinga om gjennomsynet av klagenemnda si møtebok for 2. halvår 2012 til vitande. Hans Blø kontrollsjef Ronny Rishaug Spesialrevisor

63 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2013 Hans Blø Saksnr Utval Møtedato KO-14/13 Kontrollutvalet Fylkestinget Årsmelding 2012 for Sentrale kontrollorgan Bakgrunn Etter reglementet for kontrollutvalet skal utvalet legge fram for fylkestinget ei årsmelding om verksemda i utvalet som eiga sak. Årsmeldinga frå fylkesrevisjonen for 2012 skal behandlast endeleg av kontrollutvalet. Kontrollsjefen meiner det er viktig å gi eit heilskapleg bilde av tilsyns- og kontrollverksemda, og foreslår at fylkesrevisjonen si årsmelding følgjer saman med årsmeldinga til kontrollutvalet ved utsending av saka til fylkestinget. Årsmeldingane blir trykte opp i eit eige hefte med nemninga Årsmelding 2012 frå Sentrale kontrollorgan. Forslag til vedtak: Fylkestinget tar årsmeldinga 2012 for Sentrale kontrollorgan til vitande. Hans Blø kontrollsjef Vedlegg 1 Årsmelding 2012 for Sentrale kontrollorgan

64 MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE KONTROLLUTVALET ÅRSMELDING OM VERKSEMDA I INNLEIING/HEIMEL Fylkestinget har etter kommunelova 76 det øvste ansvaret for tilsyn og kontroll med verksemda i fylkeskommunen, og skal velje eit kontrollutval som på sine vegne skal ha det løpande tilsynet. Kontrollutvalet skal etter kommunelova 77 nr 1 sørge for at lovpålagte revisjons- og kontrolloppgåver blir utførte, og utvalet rapporterer og gjev innstilling direkte til fylkestinget i saker som vedkjem desse oppgåvene. Kontrollutvalet skal sjå til at fylkeskommunen har ein betryggande revisjon, og sørge for at det blir utført rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Fylkestinget gjorde i sak T-8/04 vedtak om å halde fast ved ordninga med ein eigen revisjonsetat, fylkesrevisjonen, som ivaretek alle revisjons- og kontrolloppgåvene i fylkeskommunen. Kontrollutvalet behandla i møte den ein førespurnad frå styreleiaren i Kommunerevisjonsdistrikt 2 i Møre og Romsdal, om samarbeid om revisjonsordninga i fylkeskommunen og kommunane i distriktet (6 Romsdalskommunar og 3 Nordmørskommunar). Kontrollutvalet såg positivt på invitasjonen til samarbeid, men ønskte først å legge spørsmålet fram for fylkestinget før det ev. vart gjort noko meir med førespurnaden. Ei sak om dette blir venteleg lagt fram for fylkestinget i april Etter koml. 77 nr 10 skal kontrollutvalet ha eit eige sekretariat. I nemnde sak vart det oppretta eit sekretariat for kontrollutvalet, og sekretariatsfunksjonen blir ivareteke av kontrollsjef Hans Blø. 2. SAMANSETTING Fylkestinget har oppnemnt følgjande medlemmer til kontrollutvalet for perioden nov okt. 2015: H: Knut Anders Oskarson (leiar)* Sp: Ann Kristin Sørvik, nestleiar V: Trond Hansen Riise Sml: Per-Helge Nordstrand FrP: Rolf Bergmann * medlem av fylkestinget. Det er oppnemnt 11 varamedlemmer.

65 3. FORSKRIFTER, REGLEMENT, PLANDOKUMENT I medhald av kommunelova 77 nr 11 har Kommunaldepartementet fastsett "Forskrifter om kontrollutval". I forskrifta er det gjeve nærare reglar for val og samansetjing av utvalet, om utvalet sitt ansvar og oppgåver, om saksbehandling og sekretariat. I sak T-4/11 har fylkestinget vedteke eit reglement for kontrollutvalet, sekretariatet og fylkesrevisjonen. Reglementet presiserer nærare kva fullmakter kontrollutvalet har fått delegert, om møteverksemda og om oppgåvene til kontrollutvalet. Det er gitt reglar for saksbehandlingsmåten for ulike sakstypar mellom kontrollutvalet, sekretariatet og fylkesrevisjonen og det formelle tilhøvet mellom desse. Reglementet fastset m.a. kven som har møte- og talerett utanom medlemene, og at møta skal vere opne for allmenta. Fylkesordføraren og fylkesrevisjonssjefen har møte- og talerett i kontrollutvalet. Utanom å føre tilsyn med at revisjon av årsrekneskapen skjer på ein forsvarleg måte, skal utvalet sjå til at det blir utført forvaltningsrevisjon og ført tilsyn med utøving av eigarskapen i selskap der fylket er eigar eller deleigar (selskapskontroll). Revisjon av årsrekneskapen skal skje etter god kommunal revisjonskikk, som medfører at utføringa av revisjonen føregår etter forskrift om revisjon i kommunar og fylkeskommunar og fastsette revisjonsstandarar. Den valde revisoren har eit sjølvstendig ansvar for at revisjonen blir utført etter desse krava. Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll blir utført etter nærare bestilling frå kontrollutvalet, der omfanget meir er bestemt ut frå ressurstilgangen til tilsyns- og kontrollverksemda. Sekretariatet skal m.a. sjå til at sakene som blir lagt fram for kontrollutvalet blir forsvarleg utgreidde og følgde opp, og på vegne av kontrollutvalet føre det nærare tilsynet med utføringa av revisjonstenestene. Etter framlegg frå kontrollutvalet vedtok fylkestinget i sak T-3/12 ein plan for verksemda i kontrollorgana for perioden Planen fastsett kontrollstrategiane i perioden, og føresetnader og målsettingar som blir retningsgivande for aktivitetar og arbeidsformer. Plandokumentet legg føringar for dei årlege bestillingssakene for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Planen legg elles opp til auka aktivitet i kontrollutvalet, m.a. med gradvis auke i talet på møte for å få meir tid til andre aktivitetar enn rein saksbehandling. Satsinga er ei oppfølging av regjeringas oppmoding om å styrke eigenkontrollen 1, dvs. den folkevalte delen av dette. 4. VERKSEMD 4.1 Møteverksemd Kontrollutvalet har hatt 7 ordinære møte i 2012, og behandla 49 nummererte saker. To av møta vart avvikla utanom Fylkeshusa, medan eitt vart avvikla i samband med ein konferanse for kontrollutval i Surnadal. Møtet den 15. februar 2012 vart lagt til Muritunet A/S i Valldal, der fylkeskommunen er medeigar. Medlemene fekk ei orientering om institusjonen frå leiinga, om utbyggingsplanane og føretok ei synfaring av anlegget. I møtet den 20. juni besøkte kontrollutvalet attføringsverksemda Astero A/S i Molde, og på same vis vart det frå 1 Brev frå Kommunalministeren av saman med rapporten 85 tilrådingar om styrkt eigenkontroll i kommunane (KRD).

66 leiinga orientert om utfordringane som denne type verksemd står overfor. Medlemene ser det som nyttig på denne måten å få nærare kjennskap til fylkeskommunens eigarengasjement, m.a. i samband med tilsynet av eigarskapsoppfølginga. Fleire av medlemene i kontrollutvalet har elles møtt i fylkestinget og på gruppemøte ved behandlinga av saker frå kontrollutvalet. Meininga med ordninga er å sikre god og gjensidig kontakt mellom fylkestinget og kontrollutvalet, med bakgrunn i det nære forholdet som er mellom dei to organa. Medlemene meiner kontakten med fylkestinget og gruppene er viktig for arbeidet i kontrollutvalet. Møta i kontrollutvalet er opne. På same måte som for øvrige politiske utval blir det gjennom annonsar opplyst om møtetidspunkt og -stad, og i pressemeldingar til media i fylket orientert om saklista og eventuelt om enkeltsaker som skal til behandling i kontrollutvalet, t.d. gjennomførte forvaltningsrevisjonar. Saksdokument og møteprotokollar blir publiserte på fylkeskommunens websider. Frå inneverande valperiode blir og møteprotokollane til kontrollutvalet sendt fylkestingets medlemmer og varamedlemmer. 4.2 Saker fremja til behandling i fylkestinget Det vart fremja 14 saker frå kontrollutvalet til fylkestinget i 2012, av desse 4 forvaltningsrevisjonsprosjekt: T-29/12: Strategiar for å rekruttere lærarar og behalde dei vi har. T-30/12: Samhandlinga med Statens Vegvesen, bestillarfunksjonen, kontraktsoppfølging. T-50/12: Mindreforbruket av budsjetterte midlar innan vegformål. T-69/12: Spesialundervisning innan vidaregåande opplæring. Det sistnemnde prosjektet vart utført av revisjonsselskapet KPMG, etter anbodsinnhenting, og ein representant frå selskapet deltok i møtet i kontrollutvalet ved behandlinga av rapporten. I sak T-28/12 behandla fylkestinget kontrollutvalet si melding om status i den administrative oppfølginga av tidlegare forvaltningsrevisjonar, og tok m.a. stilling til kva prosjekt frå tidlegare år som kunne avkvitterast, eventuelt som framleis skulle stå til observasjon. Etter statusgjennomgangen vart 5 tidlegare prosjekt ståande i kategorien til observasjon, dvs. 3 gjaldt prosjekt frå 2010 og 2 frå Frå 2012 vart det innført ei ny rutine for oppfølging av forvaltningsrevisjonar, ved at prosjektrapportane etter behandlinga i fylkestinget blir oversendt vedkomande politisk ansvarlege hovudutval. Meininga er at hovudutvalet skal gi tilbakemelding til kontrollutvalet om på kva måte anbefalingane i rapporten og fylkestingets vedtak vil bli følgde opp av hovudutvalet. Tilbakemeldinga frå det ansvarlege hovudutvalet og gjennomgangen av den administrative oppfølginga vil vere grunnlaget for kontrollutvalets årlege melding til fylkestinget om statusen for oppfølginga. I 2012 har utdanningsutvalet gitt tilbakemelding på rapporten Strategiar for å rekruttere lærarar og behalde dei vi har (sak Ko-45/12), og samferdselsutvalet på rapporten Samhandlinga med Statens Vegvesen, bestillarfunksjonen, kontraktsoppfølging (sak Ko-46/12). Fylkestinget vart elles i sak T-51/12 invitert til å ta stilling til eit forslag frå kontrollutvalet om kva forvaltningsrevisjonar som skulle utførast i Forslaget baserte seg m.a. på ei spørjeundersøking blant medlemene i fylkestinget om kva område som burde utsettast for forvaltningsrevisjon. Det vart fremja ei sak til fylkestinget knytt til selskapskontroll:

67 T-70/12: Rapport frå kontrollutvalet om utført selskapskontroll i Elles vart det i 2012 fremja 2 saker til fylkestinget om godkjenning av byggjerekneskapar. Øvrige saker gjaldt i hovudsak pålagt rapportering om gjennomføring og oppfølging av andre tilsyns- og kontrolloppgåver, m.a. fråsegn og revisjonsmelding til årsrekneskapen for 2011, og gjennomsyn av fylkesutvalet og klagenemnda sine møtebøker. I sak T- 03/12 slutta fylkestinget seg til eit framlegg til plan for verksemda i kontrollutvalet for perioden Behandling av statlege tilsynsrapportar Eit av dei tilrådde tiltaka for å styrke den folkevalte eigenkontrollen var å engasjere kontrollutvalet i oppfølginga av statlege tilsynsrapportar. I KRD-rapporten 85 tilrådingar om styrkt eigenkontroll i kommunane er dette formulert slike: Tilråding 84: Sekretariatet bør sørgje for å halde kontrollutvalet orientert om planar og rapportar frå statlege tilsynsmyndigheiter som har interesse for kommunen og kontrollarbeidet. Premissar: - kontrollutvalet kan ha nytte av å kjenne til fylkesmannen sine planar og rapportar når ein planlegg forvaltningsrevisjonen. - statlege tilsynsrapportar bør bli behandla på ein eigna måte i dei folkevalde organa i fylkeskommunen. Ulike statlege tilsyn, som Fylkesmannen, Arbeidstilsynet, Mattilsynet, Helsetilsynet m. fl., gjennomfører årleg fleire tilsyn mot fylkeskommunal verksemd innan særskilt utvalde område. Tilsyna skal m.a. avdekke om vedk. verksemd oppfyller lovfastsette krav til tenestetilbodet m.v. Det blir normalt utarbeidd ein rapport om resultatet av tilsynet, som blir oversendt fylkeskommunen til fråsegn, og ev. oppfølging ved påviste avvik. Kontrollutvalet fastsette i sak Ko-3/12 korleis tilsynsrapportane skal behandlast av kontrollutvalet. Følgjande prosedyre vart vedtatt: Ansvaret for oppfølginga ligg til fylkesrådmannen, men det bør etablerast ei rutine der kontrollutvalet får melding om status for oppfølging av eventuelle påpeika avvik. Kontrollsjefen vil foreslå at denne statusmeldinga blir lagt inn i den etablerte rutinen for oppfølging av forvaltningsrevisjonar, dvs. den årlege rapporten som blir fremja for fylkestinget. Rapportane frå tilsyna og saksbehandlinga av desse i fylkeskommunen blir lagde fram for kontrollutvalet som orienteringssaker. I tilfelle det blir påvist avvik og gitt pålegg om forbetring, er det meininga at kontrollutvalet skal følgje opp og orienterast om korleis avviket blir lukka. I 2012 behandla kontrollutvalet 4 tilsynsrapportar frå statlege tilsynsorgan, men alle vart avslutta av tilsynsorganet anten ved at det ikkje vart påvist avvik, eller avvika var blitt lukka. I samband med dette vart det elles etablert ei rutine der Fylkesmannen blir orientert om resultatet av gjennomførte forvaltningsrevisjonar i fylkeskommunen. 4.4 Saksbehandling elles m.m. Oppdrag innan forvaltningsrevisjonar og selskapskontroll, ev. andre oppdrag til fylkesrevisjonen, blir fremja og behandla som bestillingssaker, dvs. at det i saksframstillinga og vedtaket blir gitt føringar og mandat for det tilhøvet eller området som kontrollutvalet ønskjer undersøkt. Kontrollutvalet får seg førelagt prosjektskisser for

68 forvaltningsrevisjonar, og elles involvert undervegs i prosjektarbeidet dersom det er naudsynt med korrigeringar. Det har i møta vore gjeve orienteringar frå fylkesadministrasjonen om aktuelle utfordringar, gjerne knytt til forvaltningsrevisjonar o.a. saker som har vore til behandling. Såleis har juridisk sjef, økonomisjefen og fylkeskasseraren, personalsjefen, samferdselssjefen, kst. fylkesutdanningssjef og rådgivarar for desse vore til stades for å klargjere saksforhold og svare på spørsmål frå medlemene. Kontrollutvalet får seg førelagt periodiske rapportar om finansforvaltninga, og blir orientert om endringar og utvikling i bankinnskot og renter, verdet av aksje- og obligasjonsplasseringar med avkastning, samt detaljar om utviklinga i kapitalfondet og gjeldsporteføljen. Fylkesrevisjonssjefen o.a. tilsette ved fylkesrevisjonen har elles delteke i alle møta, og gitt orienteringar i saker som fylkesrevisjonen har oversendt eller sjølv førebudd, og om det løpande revisjonsarbeidet. 4.5 Opplærings- og utviklingstiltak Det avtroppande kontrollutvalet i 2011 meinte det burde lagast til eit systematisk opplegg for opplæring av medlemene i det nyvalde kontrollutvalet for perioden Ettersom ein tidlegare hadde samarbeidd med andre fylkeskommunale kontrollutval om dette, var det naturleg å ta kontakt med sekretariata for kontrollutvala i Sogn og Fjordane, Hordaland og Rogaland fylkeskommunar, for eit mest mogleg samordna opplegg. Ein vart samde om tre felles opplæringstiltak, ei felles opplæringssamling i januar 2012 basert på den då nyutkomne Kontrollutvalsboka (KRD), ein felles studietur til Brussel i september 2012, og ein felles studietur til Oslo i mars I tillegg skulle det supplerast med lokale tiltak i møta i resp. utval. Kontrollutvalet søkte fylkestinget om ei ekstraløyving til å gjennomføre tiltaka, som vart imøtekome i budsjettramma for 2012 med kr Både opplæringssamlinga i januar og studieturen til Brussel i september vart gjennomførte som planlagt, og studieturen til Oslo vart avvikla mars Frå studieturen til Brussel er laga ei eigen rapport, som er lagt ut på Utanom dette vart det i møta utover i 2012 gitt innføring i rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. I apriltinget vart det gitt orienteringar til fylkestinget om kontrollutvalets verksemd ved leiaren i kontrollutvalet, og om selskapskontroll ved kontrollsjefen. Medlemer har elles deltatt på Fylkesmannens omdømmekonferanse i april, og eit medlem på KS si folkevaltopplæring for kontrollutvalsmedlemer. Det faste mønsteret frå tidlegare periodar om deltaking frå kontrollutvalets side på konferansar og i lokale/regionale nettverk har halde fram i Formålet har vore å gi medlemene aktuell oppdatering og konkret innføring i utfordringane som kommunesektoren møter, og korleis dei bør møtast. Kontrollutvalet meiner denne deltakinga er nyttig, som saman med orienteringar under møta, besøk på skolar m.m., medverkar til at medlemene får eit mykje betre grunnlag i å ivareta ansvaret sitt. Medlemene deltok m.a. på Norges Kommunerevisorforbunds kontrollutvalskonferanse i februar 2012 på Gardermoen, og 2 medlemer på Forum for Kontroll og Tilsyn sin fagkonferanse i Trondheim i juni. Vidare deltok medlemene på den årlege regionale

69 samlinga for kontrollutval i fylkeskommunar i Midt-Noreg, i Surnadal i september, som denne gongen var Møre og Romsdal sin tur å arrangere. I nokre tilfelle ved forfall frå medlemer, har enkelte varamedlemer deltatt på arrangementa ovanfor. 4.6 Verksemda i kontrollutvalssekretariatet Kontrollsjefens oppgåver speglar naturleg nok verksemda til kontrollutvalet, og har såleis lagt til rette for og deltatt i alle møte og aktivitetar i kontrollutvalet som er nemnt ovanfor, og elles vore dagleg kontaktpunkt for kontrollutvalet mot fylkesrevisjonen, fylkesadministrasjonen og den utoverretta verksemda. Det har elles vore løpande kontakt og nødvendig samråd mellom kontrollsjefen og leiaren i kontrollutvalet, og til medlemene. Kontrollsjefen har hatt ansvar for det meste av saksførebuinga til kontrollutvalet, bortsett frå rapportar vedrørande arbeidet i fylkesrevisjonen der fylkesrevisjonssjefen har vore saksførebuar. Kontrollutvalet er ikkje lenger styreorgan for fylkesrevisjonen, dvs. behandlar ikkje personalsaker o.l., av omsyn til den uavhengige stillinga fylkesrevisjonen skal ha. Kontrollutvalssekretariatet er bedriftsmedlem i Norges Kommunerevisorforbund, og elles saman med kontrollutvalet medlem i Forum for Kontroll og Tilsyn, som er ei fagleg foreining for kommunale og fylkeskommunale kontrollutval og deira sekretariat. Kontrollsjefen har elles tatt del i ulike faglege samlingar og nettverk, t.d. møta i det regionale nettverket for kontrollutvalssekretariata i Midt-Noreg og på Vestlandet, og det tilsvarande nettverket for sekretariata i fylket vårt. Det har vore arbeidd for å ha ein beredskap ved eit ev. uventa fråvær i kontrollsjefstillinga, som følgje av den sårbare ordninga som eit einmanns-sekretariat utgjer. Avtalebaserte ordningar for vikariat ved korttids- og langtidsfråvær kom på plass i Kontrollutvalet har og vurdert arbeidssituasjonen i sekretariatet som følgje av at ein stadig større del av tidsressursen går med til å følgje opp teknisk retta aktivitetar framfor meir faglege. Vonleg vil etableringa av eit felles sekretariat for dei folkevalte organa i fylkeskommunen i 2013 avhjelpe noko av dette, noko kontrollutvalet vil vurdere løpande. 5. ØKONOMI Rekneskapen for 2012 viser eit mindreforbruk for kontrollutvalet og sekretariatet på kr etter at budsjettramma vart tilført kr frå mindreforbruket i Kontrollutvalet fekk som nemnt ei ekstraløyving på kr i 2012 til opplæringstiltak, der kr står ubrukt til studietur til Oslo i Rekneskapen for kontrollutvalet og sekretariatet blir revidert av distriktsrevisor Sigmund Harneshaug, Revisjonsdistrikt 3 i Møre og Romsdal. 6. AVSLUTNING Tilsyn og kontroll er ikkje noko mål i seg sjølv, men eit verkemiddel til å nå mål. Det er i verksemdplanen for kontrollutvalet for perioden målsettingar om at tilsynsog kontrollorgana skal vere nyttige medspelarar i fylkeskommunen, og at ordninga skal medverke til å skape tillit til at fylkeskommunen framstår som truverdig for brukarane i tenesteproduksjonen, myndeutøvinga og øvrige forvaltningsfunksjonar. Tilsyns- og

70 kontrollordninga skal medverke til å skape legitimitet til desse prosessane med ei kritisk, men samstundes konstruktiv og realistisk tilnærming. Tilsyn og kontroll er likevel noko alle i fylkeskommunen har ansvar for, og ein betryggande intern kontroll kombinert med ein etisk haldningsskapande leiarstil er grunnleggande føresetnadar for å sikre god styring og førebygge uheldige tilhøve. Knut Anders Oskarson, leiar (s) Ann Kristin Sørvik, nestleiar (s) Trond Hansen Riise (s) Per-Helge Nordstrand (s) Rolf Bergmann (s) Hans Blø (s)

71 MØRE OG ROMSDAL FYLKE FYLKESREVISJONEN ÅRSMELDING OM VERKSEMDA I 2012 Fylkestinget i Møre og Romsdal har valt Fylkesrevisjonen som revisor. Vår oppgåve er å utføre revisjon etter kommunelovens reglar. Oppgåvene er i forskrift om revisjon delt inn i rekneskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Begge revisjonsformene skal skje i samsvar med god kommunal revisjonsskikk og standardar på området. Rekneskapsrevisjon Oppgåvene innan rekneskapsrevisjon er å: Vurdere om årsrekneskapen er avlagt i samsvar med lov og god kommunal rekneskapsskikk Sjå til at rekneskapstala stemmer med gyldig budsjett og at det er gjort greie for vesentlege avvik Vurdere om opplysningar i årsmeldinga er konsistente med årsrekneskapen Vurdere om den økonomiske internkontrollen er god I tillegg skal vi gjennom vår revisjon medverke til å førebygge og avdekke mishøve. I revisjonsplanane for 2012 har vi prioritert å være synlege for etatane og skulane i fylket. Vi har dei seinare åra følgt opp intensjonane våre om å gjennomføre besøk på dei enkelte vidaregåande skulane i løpet av ein fireårs periode. På desse besøka legg vi og opp til ein god dialog med skulane slik at vi og kan få innspel til risikoområde. Revisjonsmeldinga for rekneskapsåret vil etter plana bli lagt fram 18. mars Vi har ikkje vesentlege forhold som er uavklara ved avslutning av revisjonsarbeidet. Forvaltningsrevisjon Oppgåvene innan forvaltningsrevisjon er å: Vurdere om forvaltninga brukar ressursane i samsvar med fylkestingets vedtak. Resultata i tenesteproduksjonen skal og vurderast mot fylkestingets føresetnadar. Vurdere om ressursbruk og verkemidlar er effektive i forhold til måla. Om forvaltninga sine styringsverktøy og verkemiddel er føremålsteneleg skal og vurderast. Vurdere om regelverket blir etterlevd og om vedtaksgrunnlaget for politiske organ samsvarar med offentlege utgreiingskrav Vi har i 2012 gjennomført 4 forvaltningsrevisjonsprosjekt som alle er lagt fram for kontrollutvalet og behandla i fylkestinget. Det siste prosjektet er gjennomført ved hjelp av innleid revisor. Rapport 1/12: Rekruttere og behalde lærarar Rapport 2/12: Samhandling med Statens Vegvesen bestillarfunksjon og kontraktsoppfølging Rapport 3/12: Mindreforbruket av budsjetterte midlar innan vegformål

72 Rapport 4/12: Spesialundervisning innan vidaregåande opplæring Alle rapportane er lagt ut på der finn ein og rapportar frå tidlegare år. Selskapskontroll Som tidlegare år er det føreteke ein gjennomgang av fylket sine rutinar på oppfølging av eigarinteressene. Organisasjon og kompetanse Vi har ved utgangen av 2012 seks tilsette, fire kvinner og to menn. Vi har ein flat organisasjon med revisjonssjefen som ansvarleg revisor for alt revisjonsarbeidet, og ein fagansvarleg for forvaltningsrevisjon. Ved utgangen av 2012 arbeider to av våre tilsette med forvaltningsrevisjon på fulltid. I tillegg har nokre av dei andre tilsette også delteke i denne revisjonsforma. Vi har dei seinare åra tilsett to nye medarbeidarar innan forvaltningsrevisjon, begge desse har utdanning på masternivå. Den eine har fullført mastergrad og den andre arbeider no med å gjennomføre masteroppgåva og ved dette få sin mastergrad. Vi vil då ha oppfylt vårt interne krav om kompetansenivå på desse stillingane. Innan rekneskapsrevisjon har vi 3 registrerte revisorar og ein som har bachelorgrad innan revisjon. Vi har spesialkompetanse innan meirverdiavgift og har i rimelig grad gitt råd til kommunar i fylket som har hatt behov for bistand på området. Også Stortinget sine rådgjevarar har tatt kontakt med oss på dette området for å få innspel. Vi opplever dette som god reklame for oss og for Møre og Romsdal Fylkeskommune. Oppgåvene vi skal utføre set store krav til kompetanse, samstundes som det er eit krav om etterutdanning. Dei tilsette har i 2012 delteke på ulike kurs og etterutdanningstiltak slik at dei oppfyller krava. Vi ser og at vår oppdragsgjevar forventar at vi har spesialkompetanse som er nyttig for organisasjonen. Vi har som mål at fylkesrevisjonen skal være ein moderne, omstillingsdyktig og attraktiv arbeidsplass. Vi ser kompetanseutvikling som ein viktig del av arbeidet for å nå dette målet. Økonomi Rekneskapen viser for 2012 eit forbruk på 4,414 mill. kroner, som er eit mindreforbruk på kroner i høve til budsjettet, etter overføring av mindreforbruket frå Det vart overført kr i mindreforbruk frå 2011, det er difor inntekter frå våre eksterne oppdrag som balanserer budsjettet vårt. Utfordringar i framtida Som revisor er vi avhengig av tillit og kompetanse for å yte gode tenester, det er difor bevaring og oppbygging av ny kompetanse i organisasjonen framleis er vår fremste utfordring. Våre eksterne inntekter og mindreforbruk frå tidlegare år gir oss høve til å gjennomføre nødvendige tiltak på dette området. I tillegg legg vi vekt på å delta i vårt fagmiljø med kurs, kvalitetskontroll og andre ting, då dette gjev oss faglege utfordringar og impulsar. Det er svært viktig for oss å behalde og rekruttere revisorar som kan dekke fylket sitt behov for kompetent revisjonsarbeid.

73 Fagleg er det nok utfordringar i fylkeskommunen til å behalde våre gode medarbeidarar. Eit større fagmiljø kan være ønskeleg, men det kan og løysast ved godt samarbeid med dei andre revisorane i fylket som arbeider med offentleg revisjon. Her er vi godt i gang på forvaltningsrevisjonssida, vi ønskjer også i få dette samarbeidet betre innan rekneskapsrevisjon. Molde, 8. mars 2013 Finn Å. Ødegård fylkesrevisjonssjef

74 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2013 Hans Blø Saksnr Utval Møtedato KO-15/13 Kontrollutvalet Fylkestinget Årsrekneskap 2012 for Møre og Romsdal fylkeskommune. Kontrollutvalets fråsegn. Revisjonsmelding. Tilråding om årsrekneskapen for Sentrale kontrollorgan. Revisjonsmelding. Bakgrunn Kontrollutvalet skal gi fråsegn til årsrekneskapen for fylkeskommunen, som følgjer rekneskapssaka vidare til fylkestinget. Medlemmene har tidlegare fått tilsendt fylkeskommunens Årsrapport 2012 og årsrekneskapen I tillegg skal kontrollutvalet gi tilråding til fylkestinget om årsrekneskapen for Sentrale kontrollorgan for Årsrekneskapen 2012 for Møre og Romsdal fylkeskommune Fråsegna frå kontrollutvalet til årsrekneskapen skal basere seg på revisjonsmeldinga frå fylkesrevisjonen. Som vedlegg til saksframlegget følgjer fylkesrevisjonens revisjonsmelding 2012, datert 18. mars Med bakgrunn i revisjonsmeldinga foreslår kontrollsjefen at kontrollutvalet gir følgjande fråsegn til årsrekneskapen 2012: Kontrollutvalet har behandla årsrekneskapen 2012 for Møre og Romsdal fylkeskommune. Saman med årsrekneskapen låg føre finansrapport 2012 og årsrapport for 2012 for Møre og Romsdal fylkeskommune frå fylkesrådmannen, samt revisjonsmelding 2012 frå fylkesrevisjonen, datert 18. mars Kontrollutvalet meiner at presentasjonen av den samla årsrekneskapen med tilhøyrande spesifikasjonar og notar tilfredsstiller brukarane sitt informasjonsbehov og gir eit rett inntrykk av dei forholda som fylkesrådmannens årsrapport og finansrapport omtaler. Ut over dette og det som går fram av revisjonsmeldinga, har kontrollutvalet ingen ytterlegare merknader til årsrekneskapen 2012 for Møre og Romsdal fylkeskommune.

75 Side 2 Årsrekneskapen 2012 for Sentrale kontrollorgan Etter reglementet for kontrollutvalet skal rekneskapen for kontrollutvalet, kontrollutvalets sekretariat og fylkesrevisjonen reviderast av ekstern revisor. Revisors revisjonsmelding skal fremjast saman med rekneskapssaka for fylkeskommunen, og kontrollutvalet skal gi tilråding til fylkestinget. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug, Kommunerevisjonsdistrikt 2 i Møre og Romsdal, er engasjert til å foreta revisjon av desse rekneskapane, og skal gi særskilt revisjonsmelding om revisjonen. Vedlagt følgjer til kontrollutvalet detaljerte rekneskapar for Sentrale kontrollorgan for 2012, som samla viser eit mindreforbruk på kr , fordelt på kr for kontrollutvalet, kr for kontrollutvalssekretariatet og kr for fylkesrevisjonen. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug si revisjonsmelding datert 8. mars 2013 til rekneskapen for Sentrale kontrollorgan følgjer vedlagt. Kontrollsjefen foreslår at kontrollutvalet fremmer saka til fylkestinget i samsvar med konklusjonen i revisjonsmeldinga. Dette saksframlegget blir sendt fylkestinget som vedlegg til saka om Rekneskap med resultatevaluering for Forslag til fråsegn til årsrekneskapen: Kontrollutvalet har behandla årsrekneskapen 2012 for Møre og Romsdal fylkeskommune. Saman med årsrekneskapen låg føre finansrapport 2012 og årsrapport for 2012 for Møre og Romsdal fylkeskommune frå fylkesrådmannen, samt revisjonsmelding 2012 frå fylkesrevisjonen, datert 18. mars Kontrollutvalet meiner at presentasjonen av den samla årsrekneskapen med tilhøyrande spesifikasjonar og notar tilfredsstiller brukarane sitt informasjonsbehov og gir eit rett inntrykk av dei forholda som fylkesrådmannens årsrapport og finansrapport omtaler. Ut over dette og det som går fram av revisjonsmeldinga, har kontrollutvalet ingen ytterlegare merknader til årsrekneskapen 2012 for Møre og Romsdal fylkeskommune. Forslag til vedtak (tilråding til fylkestinget): Rekneskapen for Sentrale kontrollorgan for 2012 blir godkjent, jf. revisjonsmelding datert 8. mars 2013 frå Kommunerevisjonsdistrikt 2 i Møre og Romsdal. Hans Blø kontrollsjef

76 Side 3 Vedlegg 1 Revisjonsmelding, årsrekneskapen 2012 for Møre og Romsdal fylkeskommune 2 Revisjonsmelding, rekneskap 2102 for Sentrale kontrollorgan 3 Detaljert årsrekneskap 2012, Sentrale kontrollorgan (berre til kontrollutvalet) Utsendt før: Årsrekneskap 2012 med resultatevaluering for Møre og Romsdal fylkeskommune Finansrapport 2012 Årsrapport 2012 for Møre og Romsdal fylkeskommune

77

78

79

80

81

82

83 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2013 Hans Blø Saksnr Utval Møtedato KO-16/13 Kontrollutvalet Fylkestinget Revisjonsordninga i Møre og Romsdal fylkeskommune, invitasjon til samarbeid med Kommunerevisjonsdistrikt 2 om revisjon Bakgrunn I møte i kontrollutvalet den orienterte leiaren om at han hadde mottatt ein e-post frå styreleiaren i Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal, Torbjørn Rødstøl, datert , med førespurnad om mogleg samarbeid om/samordning av revisjonstenester mellom fylkesrevisjonen og distriktsrevisjonen. E-posten frå styreleiaren ligg ved. Følgjande vart ført i protokollen frå møtet i kontrollutvalet: Medlemmene drøfta saka, m.a. med bakgrunn i synspunkt frå fylkesrevisjonssjefen, og var samde om å få utgreidd eit ev. samarbeid m.v. med revisjonsdistriktet. Kontrollsjefen viste til koml. 78 og rådde til at ein først fekk klarsignal frå fylkestinget om ev. ønske om endring i revisjonsordning, noko medlemene slutta seg til. Det var semje om å få lagt fram ei sak for fylkestinget i april 2013 med bakgrunn i utgreiinga, der fråsegner frå involverte partar vart innhenta. Medlemmene oppmoda om at resp. kontrollutval i kommunar i revisjonsdistriktet sytte for tilsvarande avklaring i sine kommunestyre. Medlemmene meinte det i tillegg var naturleg å sondere om revisjonseininga ev. kunne utvidast vidare ut over dei aktuelle kommunane i distrikt 2. Styreleiaren vart orientert om protokollføringa ved epost av , likeeins fylkesordføraren og fylkesrådmannen ved epost av Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal omfattar 6 Romsdalskommunar (Molde, Vestnes, Rauma, Nesset, Aukra og Fræna) og 3 Nordmørskommunar (Sunndal, Gjemnes og Eide). Hovudkontoret er plassert i Molde, har 5 tilsette og blir leia av distriktsrevisor Sigmund Harneshaug (statsaut. revisor). Dei har 3 rekneskapsrevisorar og 2 forvaltningsrevisorar. Distriktet er organisert som eit interkommunalt samarbeid etter kommunelova 27, er eige rettssubjekt og har eit styre. Oppdragsporteføljen utanom kommunane omfattar alle kommunale føretak og interkommunale selskap som dei deltakande kommunane har eller er medeigar i. Omsetninga er i 2012 på brutto kr (avsetningar haldne utanom).

84 Side 2 Fylkestinget fastsette i sakt-4/04 kva revisjonsordning fylkeskommunen skulle ha, og har som kjent valt å ha eigen revisjon, fylkesrevisjonen, til å utføre alle revisjonsoppgåver etter lova for fylkeskommunen. Fylkesrevisjonen blir leia av fylkesrevisjonssjef Finn Åge Ødegård (reg. revisor), har 6 tilsette med 4 rekneskapsrevisorar og 2 forvaltningsrevisorar. Utanom fylkeskommunen har fylkesrevisjonen revisjon av Midt-norsk kompetansesenter for tannhelsetenesta IKS og Åknes/Tafjord Beredskap IKS. Brutto driftsutgift i 2012 var på kr Båe revisjonseiningar har avtale med private revisjonsfirma om revisjon av oppdrag på vegne av desse, for at dei tilsette kan få oppfylt krava til fornying av revisorautorisasjonen etter revisorlova. Oppdraga har avgrensa omfang i høve til dette formålet. Om saksbehandlinga av saka om revisjonsordning Etter kommunelova 78 nr 3 og 4 er det fylkestinget sjølv som avgjer kva revisjonsordning fylkeskommunen skal ha og tilset revisor, etter innstilling frå kontrollutvalet. Revisjonsordninga kan anten vere eigen revisjon, deltaking i interkommunalt samarbeid eller å inngå avtale med privat revisor (ved konkurranseutsetting). Det er høve til å splitte revisjonsoppdraget i resp. rekneskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon på ulike aktørar. Interkommunale revisjonsordningar er dei mest vanlege revisjonsordningane i landet, som og mange fylkeskommunar er med i. I nokre fylke er dei fylkesomfattande (Nord-Trøndelag og Telemark), eller fylkesgrenseoverskridande (Troms og nordlege del av Nordland). Det normale er likevel distriktsrevisjonar med kommunar som tilhøyrer eit naturleg avgrensa område. Den vanlegaste organisasjonsforma er interkommunale selskap (IKS), men og interkommunalt samarbeid etter kommunelova 27 er og brukt. Berre eit fåtal kommunar og fylkeskommunar har eigen kommunerevisjon/fylkesrevisjon, men gjerne knytt til større kommuneorganisasjonar der revisjonseininga blir av ein viss storleik (Oslo, Trondheim, Bærum, Asker, Nordland, Møre og Romsdal, Akershus/Østfold, Aust- Agder, Vest-Agder m. fl.). Nokre kommunar/fylkeskommunar har valt private revisjonsfirma som leverandør av revisjonstenester, men desse utgjer framleis ein liten del av kommunemarknaden. Etter møteprotokollen gjeld denne saka å innhente fullmakt frå fylkestinget til å få utgreidd spørsmålet om ev. samarbeid om revisjonsordning. I fullmakta bør det gå fram kva mynde kontrollutvalet skal ha i så måte. Det bør dermed ikkje leggast opp til val av konkret revisjonsordning no, men at kontrollutvalet får mynde til å utgreie spørsmålet med ny sak for fylkestinget, med ev. tilråding om val av ny revisjonsordning ev. behalde noverande ordning. Prosessen fram må uansett leggast opp slik at alle aktuelle partar blir høyrt og deira rettar og plikter blir ivaretatt. Det er dermed i denne saka ikkje lagt opp til ei grundig utgreiing om fordelar, ulemper m.m. ved ulike revisjonsordningar, ettersom det er ei fullmakt til kontrollutvalet som først må på plass. Det er likevel slik at fylkesrevisjonssjefen og dei tilsette ved fylkesrevisjonen har rett til å uttale seg til sakstemaet, og delta ved behandlinga av saka i kontrollutvalet. Vedlagt følgjer eit notat frå fylkesrevisjonssjefen, datert 19. mars d.å., der han vurderer spørsmålet om ev. å gå inn i eit samarbeid om revisjonsordning med

85 Side 3 Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal. Det er innhenta fråsegn frå dei tilsette ved fylkesrevisjonen, som og ligg ved. Kontrollsjefen vurderer det som ønskeleg å høyre fylkesrådmannen sitt syn på spørsmålet om endra revisjonsordning, og har bedt om slik fråsegn. Ved avslutting av saka er den ikkje mottatt, men vil ev. bli lagt frå i møtet. Ev. utvida samarbeid om revisjon med andre revisjonsdistrikt I protokollen frå møtet i kontrollutvalet den var og følgjande passus teke inn: Medlemmene meinte det i tillegg var naturleg å sondere om revisjonseininga ev. kunne utvidast vidare ut over dei aktuelle kommunane i distrikt 2. Etter det kontrollsjefen kjenner til har det vore kontakt mellom revisjonssjefane i fylket om ev. samarbeid om revisjonstenester. Det har medført at styret i Distriktsrevisjon Nordmøre IKS (omfattar resterande 8 kommunar på Nordmøre) og Kommunerevisjonsdistrikt 3 Møre og Romsdal IKS (omfattar 12 kommunar på Nordre/Indre Sunnmøre inkl. Midsund og Sandøy) båe har gjort vedtak om å delta i drøftingar om samarbeid. Likeeins har styret i Kommunerevisjonsdistrikt 2 tatt initiativ til å utvide samarbeidet om revisjon også til øvrige distrikt. Intimasjonen i vedtaka i representantskapa/styra er førebels ikkje blitt ført vidare i konkrete forhandlingar. Kontrollsjefen er ikkje kjend med om det er gjort liknande vedtak i styrande organ i Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS (omfattar 7 kommunar på Søre Sunnmøre). I fall det er aktuelt å få utgreidd ei utviding av revisjonsdistriktet utover det det er tale om i denne saka, blir det eit arbeid av eit heilt anna og vesentleg større omfang. Kort om innhaldet i notatet frå fylkesrevisjonssjefen og fråsegnene Fylkesrevisjonssjefen har i sitt notat tatt for seg fordelar og ulemper ved ulike organisasjonsmodellar, men meiner at å fortsette med eige revisjon er det beste for fylkeskommunen, jamvel om han meiner eit interkommunalt samarbeid og vil kunne fungere godt. Det breiare fagmiljøet i ei større eining blir framheva som ein fordel samanlikna med å halde fram med ei eiga revisjonseining. Det blir spesielt vist til at lønsnivået blant revisorane i distrikt 2 er om lag 25% høgare enn tilsvarande hos fylkesrevisjonen, som i tilfelle kan medføre ein auka revisjonskostnad for fylkeskommunen. I fråsegna frå dei tilsette ved fylkesrevisjonen gir dei støtte til notatet frå fylkesrevisjonssjefen, men peiker på viktige omsyn som må ivaretakast i den vidare prosessen. Også dei tilsette viser til lønsskilnadene mellom revisjonseiningane, som i tilfelle må utjamnast for at dei tilsette skal gå inn for ei samanslåing. Dei meiner og at ein av faglege omsyn bør sjå om fleire revisjonseiningar kan bli med i ei større eining. Vurdering Revisjon er ikkje noko mål i seg sjølv, men eit verkemiddel for å nå mål. Revisjonen skal vere uavhengig og objektiv, men på sin måte medverke til at fylkeskommunen når sine mål. I tillegg er revisjonsordninga eit viktig instrument i den folkevalte kontrollen med forvaltninga og ivaretar dermed ein sentral funksjon i

86 Side 4 det som ligg i den demokratiske forfatningstradisjonen i landet vårt. Det folkevalte nivået må på sjølvstendig basis ta avgjerd om på kva måte revisjon, tilsyn og kontroll skal organiserast på. Det er mange ulike omsyn som må utgreiast og vurderast i val av revisjonsordning, som det ikkje blir gjort forsøk på her. Det er mange faglege argument for/imot ulike løysingar, men og i høve til fylkeskommunens rolle som regional utviklar. Dei berørte partane skal medverke og høyrast, og rettar og plikter ivaretakast i prosessen. Kontrollutvalet må i så måte få fullmakt til å fastsette eit mandat for ei utgreiing, velje utgreiingsmåte og fastsette framdrift. Det ligg i korta at kontrollutvalet skal foreslå for fylkestinget val av løysing, og i tilfelle framforhandle og legge fram til godkjenning ev. avtale/selskapsvedtekter m.m. om deltaking i eit interkommunalt samarbeid om revisjon. Jamvel om det i dette tilfelle er snakk om ev. samarbeid med kommunane i distrikt 2, har kontrollutvalet sagt seg positiv til å vurdere å delta i ei enno større eining. Dersom ein ser for seg ein nær fylkesomfattande revisjonsorganisasjon med deltaking frå eit fleirtal av kommunane og fylkeskommunen, blir det ein tung fagleg aktør som representerer eit unikt revisjonsfagleg miljø som ein berre finn i dei større revisjons- og konsulentselskapa. Ein slik kunnskapsorganisasjon kan vere til god hjelp for våre mange mindre kommunar, og utgjere kompetansearbeidsplassar av stor verdi for fylket. Faren er at organisasjonen blir (for) stor og mektig, nærast ein lokal riksrevisjon. Dersom ei meir fylkesomfattande løysing/revisjonsordning er aktuelt å utgreie, er det tale om ei mykje meir kompleks oppgåve og ein vesentleg større ressursinnsats. I tilfelle bør arbeidet organiserast som eit prosjekt og særskilte midlar løyvast, og ev. bli utført av utanforståande, m.a. for å sikre distanse til problemstillingane. Medverknad frå (eller i regi av) KS lokalt kan her vere aktuelt. Alternativet med konkurranseutsetting av revisjonen er ikkje sett fram som ønske av nokon, og ikkje blitt vurdert her. Avslutning/konklusjon Kontrollsjefen oppfattar protokollføringa i møte slik at kontrollutvalet ønskjer å få utgreidd spørsmålet om samarbeid med Kommunerevisjonsdistrikt 2 om revisjon, og ev. å få undersøkt om samarbeidet kan omfatte fleire kommunar/distrikt. Det er sjølvsagt eit alternativ allereie no å slå fast at ein ønskjer å halde fram med noverande ordning, dvs. eigen fylkesrevisjon. I så fall treng ikkje saka gå vidare til fylkestinget. Kontrollsjefen har i sitt forslag til tilråding tatt utgangspunkt i kontrollutvalet sitt uttalte ønskje. Forslag til vedtak: 1. Fylkestinget gir kontrollutvalet fullmakt til å greie ut alle sider ved å inngå i eit interkommunalt samarbeid med kommunane i Kommunerevisjonsdistrikt 2 om felles revisjonsordning. Kontrollutvalet kan framforhandle avtaleverk og andre tilhøve for å få etablert revisjonsordninga, og leggje resultatet fram for fylkestinget til godkjenning. 2. Dersom det er ønske frå andre kommunar/revisjonsdistrikt om å slutte seg til den interkommunale revisjonsordninga, gir fylkestinget kontrollutvalet fullmakt til å innlemme desse i forhandlingane. Kontrollutvalet vurderer i tilfelle på kva

87 Side 5 måte dette best kan skje, ev. ved ekstern hjelp, slik at prosessen kan ivaretakast på best mogleg måte. Hans Blø kontrollsjef Vedlegg 1 Epost frå styreleiar Torbjørn Rødstøl, Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal, datert Notat frå fylkesrevisjonssjefen, datert Fråsegn frå dei tilsette ved fylkesrevisjonen, datert

88

89 Fylkesrevisjonen Til kontrollutvalet Frå Fylkesrevisjonssjefen Dykkar ref: Dykkar dato: Vår ref: FÅØ Vår dato:. 19. mars 2013 Samarbeid mellom fylkesrevisjonen og Kommunerevisjonsdistrikt II Bakgrunn Kontrollutvalet fekk hausten 2012 spørsmål frå styreleiar i kommunerevisjonsdistrikt II Møre og Romsdal om ei samordning av desse to revisjonseiningane. Det var ønske om eit sterkare og meir attraktivt fagmiljø som ligg bak saka. Kontrollutvalet behandla saka og ba om å få ei utgreiing av dette som eventuelt skal leggast fram for fylkestinget til handsaming. Saksframstilling Møre og Romsdal fylkeskommune har i dag eigen tilsett revisor, men står fritt til også å delta i interkommunalt samarbeid om revisjon. Det er kommunelova 78 og forskrift om kontrollutval 16 som regulerer dette: Kommunestyret eller fylkestinget avgjør selv om kommunen eller fylkeskommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget.. Fylkeskommunen kan og velje å konkurranseutsette revisjonen, kontrollutvalet har ikkje bedt om ei utgreiing av dette alternativet. Dagens revisjonsordning Møre og Romsdal Fylkeskommunen er ei av fleire fylkeskommunar som har eigen tilsett revisor. Dette er ei ordning som har fungert godt i mange år, heilt sidan Det har dei siste åra vore ei stor utvikling innan offentleg revisjon der forvaltningsrevisjon har blitt ei stor og viktig oppgåve, saman med den tradisjonelle Postadresse: Fylkeshuset N-6404 Molde Besøksadresse: Julsundvegen 9 Tlf: Faks: E-post: post@mrfylke.no Nettadresse:

90 2/6 rekneskapsrevisjonen. Fylkesrevisjonen har i desse åra vore delaktig i den faglege utviklinga både lokalt og nasjonalt. Lokalt er fagsamarbeidet innan forvaltningsrevisjon best ivaretatt gjennom lokallaget tilknytta Norges Kommunerevisorforbund(NKRF). Vi har ved utgangen av 2012 fire kvinner og to menn tilsett, i alt utgjer dette 5,5 årsverk. Vi har ein flat organisasjon med revisjonssjefen som ansvarleg revisor for alt revisjonsarbeidet, og ein fagansvarleg for forvaltningsrevisjon. Ved utgangen av 2012 arbeider to av våre tilsette med forvaltningsrevisjon på fulltid. Vi har dei seinare åra tilsett to nye medarbeidarar innan forvaltningsrevisjon, begge desse har utdanning på masternivå. Den eine har fullført mastergrad og den andre arbeider no med å gjennomføre masteroppgåva og ved dette få sin mastergrad. Vi vil då ha oppfylt vårt interne krav om kompetansenivå på desse stillingane. Innan rekneskapsrevisjon har vi 3 registrerte revisorar og ein som har bachelorgrad innan revisjon. Vi har spesialkompetanse innan meirverdiavgift og kommunalt rekneskap/revisjon. Tilsette hos oss er aktive innan undervisning både på høgskulenivå og kurs for NKK og NKRF på desse fagfelta. Vi har også opparbeida spesialkompetanse på finansforvaltning for offentleg sektor. Våre tilsette har og lang og god erfaring bl.a frå granskingsarbeid i skatteetaten. Vår uavhengigheit er sikra ved at vi bare er underlagt kontrollutvalet og fylkestinget. Rådmannen har ingen myndigheit innan vårt ansvarsområde. Dei som har vore rådmenn i fylkeskommunen har opplevd både ris og ros frå oss. Etablering av interkommunalt selskap/samarbeid eigenregi Dei fleste kommunane i Noreg har valt å samarbeide med andre kommunar om ei revisjonsordning, og det er svært mange slike samarbeid rundt om i landet. Desse er enten organisert etter 27 i kommunelova eller som eit interkommunalt selskap etter lov om interkommunale selskap. 27-samarbeid Interkommunale samarbeid etter kommunelova 27 er ei laus form for organisering som er lite regulert i lova. Dette innbær at det er behov for ein grundig gjennomgang av korleis vedtektene i samarbeidet må være. Av den grunn blir det anbefalt at ein her byggjer på IKSlova sine reglar. Dersom ein skal inngå eit samarbeid vil det etter mitt syn ikkje være aktuelt å bruke denne forma, men heller opprette eit interkommunalt samarbeid(iks). Interkommunalt selskap (IKS) Eit interkommunalt selskap er regulert i eiga lov etter mønster av dei forvaltningsmessige prinsippa i aksjeloven, men selskapsforma er særleg tilpassa kommunale eigarar og Postadresse: Fylkeshuset N-6404 Molde Besøksadresse: Julsundvegen 9 Tlf: Faks: E-post: post@mrfylke.no Nettadresse:

91 3/6 harmonisert med kommunelova. Lova har krav til budsjett, rekneskap, økonomiforvaltning, eigarskifte, oppløysing og avvikling. Selskapet er eige rettssubjekt og har arbeidsgjevaransvar for sine tilsette. Selskapet blir oppretta ved ein selskapsavtale mellom deltakarane. Selskapsavtalen angir kven som er selskapets deltakarar og selskapets formål, eigardelar, representasjon i representantskapet, innskotsplikt og styremedlem. Det kan være hensiktsmessig at det i tillegg inngår eit punkt om levering av revisjonstenester til den enkelte kommune/fylkeskommune med opplysning om den perioden fylkeskommunen er forplikta til å delta i samarbeidet og fristar for eventuelt å gå ut av samarbeidet. Selskapsavtalen kan bare bli endra ved at kommunestyret i alle de deltakar kommunane gir samtykke. Når eit interkommunalt samarbeid er oppretta for å dekke eigarane sitt behov, er dette ansett som utført i eigenregi, og regelverket for offentlege anskaffingar kjem ikkje inn. Annan kommersiell aktivitet i selskapet kan kun ha marginal karakter. Denne grensa er normalt rundt 10 % av omsetninga. Vurdering Det er argument som taler både for og i mot desse to ulike revisjonsordningane. Desse er kort samanfatta i matrisa nedanfor: Nærleik Service Innsyn Eigne tilsette revisorar Høg grad av nærleik til fylkeskommunen. God kundeoppfølging og kommunikasjon mellom administrasjon og revisor. Stor fleksibilitet, kan møte kommunens behov på kort varsel og i tidlig fase. Kontinuitet i revisjonsarbeidet. Innsynsrett i revisor sine arbeidspapir. Direkte underlagt kontrollutvalet. Interkommunalt samarbeid Lokal forankring og sterk tilknyting til kontrollutvala og kommunestyret og fylkestinget i eigarkommunane. God kundeoppfølging og tilgjenge. Litt mindre kontinuitet i revisjonsarbeidet. Innsyn frivillig eller etter avtale. Postadresse: Fylkeshuset N-6404 Molde Besøksadresse: Julsundvegen 9 Tlf: Faks: E-post: post@mrfylke.no Nettadresse:

92 4/6 Uavhengigheit Kompetanse Levering etter avtale Økonomi Eigne tilsette revisorar Uavhengigheit sikra gjennom tilsetting av fylkestinget. Inngåande kjennskap til fylkeskommunen si verksemd og organisasjon. Få tilsette kan gi for lita bredde i kompetansen, dette kan ein leige inn. Få tilsette kan gi kapasitetsproblem ved sjukdom og avgang. Blir bestemt av dei tilsette sitt lønnsnivå, samt nivået elles i organisasjonen. Kommunal sektor er ikkje lønnsleiande. Ingen profittmotiv. Interkommunalt samarbeid Uavhengigheit sikra gjennom kontrollutvalet som bestiller og ytterlegare ved at tenesta er organisert utanfor fylkeskommunen. Større eining kan sikre meir bredde i kompetanse. Overføringsverdi mellom kommunane i samarbeidet, mindre overføringsverdi mellom kommune og fylkeskommune. Større eining gjer ein mindre sårbar ved sjukdom. Dersom kommunar vil å gå ut av samarbeidet vil usikkerheten blir stor. Blir bestemt av dei tilsette sitt lønnsnivå. Det er dei styrande organ i selskapet som set rammene for dette. Høve til å utnytte stordriftsfordeler. Ingen profittmotiv. Vi ser her mange argument både for og mot ei samanslåing av fylkesrevisjonen og andre revisjonseiningar i eit kommunalt samarbeid. Dei viktigaste argumenta for er etter mitt syn desse: - Fagmiljøet vil naturleg bli større og sterkare ved fleire tilsette. Dette kan påverke rekrutteringa i positiv retning. Det gir grunnlag for spisskompetanse på fleire område. - Ein vil bli mindre sårbar ved større eining. Det er likevel fleira måtar å dekke desse behova på enn samanslåing: Postadresse: Fylkeshuset N-6404 Molde Besøksadresse: Julsundvegen 9 Tlf: Faks: E-post: post@mrfylke.no Nettadresse:

93 5/6 - Fagkompetanse ein ikkje har sjølv kan kjøpast inn ved behov. - Ved sjukdom og avgang kan tenester og kjøpast inn i marknaden. Fylkesrevisjonen har fleire gonger dei siste åra dekka slike behov på denne måten. I tillegg kan ein utvikle samarbeidet om revisjonsfaga i kommunerevisorlaget sine faggrupper vidare, særleg innan rekneskapsrevisjon kan dette bli betre. Det som tel mest imot ei samanslåing er etter mi vurdering nytten fylkeskommunen har ved å ha eiga revisjonsordning. Det å involvere revisor sin kompetanse tidleg i prosjekt har vi i mange høve sett gitt positive økonomiske utslag for fylkeskommunen. Det er mange fordelar her som ein kan miste ved å inngå eit interkommunalt samarbeid, då revisor vil bli litt fjernare frå organisasjonen. Fylkeskommunen har ein organisasjon som er inndelt i sektorar, vi har av og til sett at ting kan dette mellom to stolar ved ei slik organisering. Å ha ein revisor som er tett på organisasjon og kan motverke dette er etter mitt syn verdifullt for fylkeskommunen. Spørsmålet om samanslåing har tidlegare vore tatt opp administrativt i revisjonseiningane. Vi har då fått klar tilbakemelding frå administrasjonen i fylkeskommunen at dei vil ha vår kompetanse på huset. Vi har difor ikkje gått vidare med spørsmålet. Innan forvaltningsrevisjon ser vi at prosjekta fylkestinget har valt som revisjonsprosjekt er svært ulike prosjekta som blir gjort i primærkommunane. Eg meiner difor at synergieffekta fylkeskommunen vil ha av eit slikt samarbeid på dette området vil være lågare enn forventa. På den andre sida er det forvaltningsrevisjon som vil ha mest nytte av breiare fagleg kompetanse. Vi ser og at lønsnivået i revisjonsdistriktet som har bedt om eit samarbeid ligg langt over vårt lønnsnivå. Det er her ein forskjell på opptil 25 % på samanliknbare stillingar, der våre folk og har lengre praksis innan offentleg revisjon men enkelte har lågare formell kompetanse. Ved ei eventuell samanslåing vil kostnaden kunne bli større for fylkeskommunen då ei utjamning av lønnsnivået vil tvinge seg fram. Dette vil for fylkeskommunen bety høgare pris for same nivå på tenesta, eller lågare nivå på tenesta til same pris. Vi har ikkje hatt problem med å rekruttere revisorar på det faglege nivået vi har behov for. Litt vanskeleg å få erfarne folk til å jobbe for oss, men det heng meir saman med det generelle lønnsnivået i fylkeskommunen. Her har vi eit vist handlingsrom innan lønspolitikken til fylkeskommunen å gjere tiltak for å behalde erfarne medarbeidarar. Eg kjenner til at det har vore sonderingar med dei andre revisjonseiningane i Møre og Romsdal om at eit eventuelt samarbeid også må omfatte desse. Etter mitt syn vil ei større utviding ha dei same argumenta for og imot, kanskje i sterkare grad. Anbefaling Det er etter mitt syn ingen tvil om at eit utvida fagmiljø vil være positivt og vil kunne fungere godt for fylkeskommunen. Det er likevel fordelar med eigen revisjon som ein vil miste i eit Postadresse: Fylkeshuset N-6404 Molde Besøksadresse: Julsundvegen 9 Tlf: Faks: E-post: post@mrfylke.no Nettadresse:

94 6/6 slikt samarbeid. I tillegg vil drifta i eit samarbeid på sikt kunne bli dyrare for fylkeskommunen, med bakgrunn i den vesentlege lønnsforskjellen som er mellom oss. Å auke kostnadene på dette området trur eg vil være feil veg å gå, så her vil ei eventuell effektivisering kunne bidra til mindre forskjellar på sikt. Ei slik effektivisering vil nok medføre mindre revisjonsarbeid for fylkeskommunen. Eg ser utfordringa vår er å oppretthalde kompetansen i ein så vidt liten organisasjon vi har. Eg trur likevel utfordringa kan bli møtt i den organisasjonsforma vi har også i framtida. Det er nettopp ei slik utfordring som gjer at vi har ein interessant arbeidsplass i dag. Nordland fylkeskommune har i vinter gjort same vurdering og valt å fortsette med eigne tilsette revisorar. Det som gjorde utslaget her var argumenta med nærleiken og grad av service den gir mellom revisjonen og fylkeskommunen sin administrasjon. Sjølv om eg trur å fortsette med eigen revisjon er det beste for fylkeskommunen vil og eit interkommunalt samarbeid kunne fungere godt. Det er for begge organisasjonsformene kompetansen til dei tilsette som er avgjerande for kvaliteten på arbeidet som blir utført. Ved eit interkommunalt samarbeid er det utfordringar som må utgreiast før ein inngår eit eventuelt samarbeid, dette gjeld bl.a dei tilsette sine rettar i tilsettingsforhold i fylkeskommunen kontra tilsettingsforhold i eit IKS. Eit samarbeid som omfattar fleire distrikt har og andre utfordringar i seg, dette gjeld bl.a organisasjonsform som er brukt for å kunne revidere aksjeselskap, deriblant selskap kommunane og fylkeskommunen er medeigar. Viss ein vel eit interkommunalt samarbeid fins det og ei mellomløysing. Ein kan velje å behalde noko av ressursane fylkesrevisjonen brukar i dag i internkontrollen hos fylkeskommunen som f.eks ein internrevisor funksjon, og bruke resterande midlar i ei revisjonsordning i interkommunal regi. Det er då viktig at det blir ei god kompetanse på den interne revisorfunksjonen som kan dekke fylkeskommunen sitt behov. Postadresse: Fylkeshuset N-6404 Molde Besøksadresse: Julsundvegen 9 Tlf: Faks: E-post: post@mrfylke.no Nettadresse:

95 Fylkesrevisjonen Fylkesrevisjonssjefen Dykkar ref: FÅØ Dykkar dato: 19.mars 2013 Vår ref: RR Vår dato: 21. mars 2013 Samarbeid mellom fylkesrevisjonen og Kommunerevisjonsdistrikt II. Ansatte ved fylkesrevisjonen har blitt bedt om å komme med en uttalelse til sak fremma for kontrollutvalget. Alle ansatte, fagorganiserte og uorganiserte er enige i å avgi en slik uttale. Vi støtter fylkesrevisjonssjefen sin fremstilling av saken. Men har noen kommentarer knyttet til oss ansatte. Det er viktig at det tidlig blir avklart at denne saken faller inn under arbeidsmiljølovens kapittel 16 som omhandler virksomhetsoverdragelse. Denne omhandler de ansattes lønns- og arbeidsvilkår, reservasjonsrett, oppsigelsesvern, samt informasjons- og representasjonsrett. Om en sammenslåing skulle finne sted, så vil dette nye selskapet være et eget rettssubjekt og ha arbeidsgiveransvaret. Dette vil bety at vi ansatte ikke lenger har organisatorisk tilknytning til fylkeskommunen og ikke lenger ha stillingsvernet som ligger i arbeidsmiljølovens 16 ved en eventuell konkurranseutsetting eller nedleggelse av IKS et. Dette bekymrer de ansatte, og det er ønskelig at en ved en eventuell sammenslåing har en bindingstid for fylkeskommunen som part i IKS et, samt at de ansatte i en periode beholder retten til å gå tilbake til fylkeskommunen. Lønnsmessige ulikheter mellom dagens ansatte i kommunerevisjonsdistriktet og fylkeskommunen er et annet problem. Det er i dag et lønnsmessig skille mellom enhetene på omtrent 25 % i fordel ansatte ved kommunerevisjonsdistriktet. Vi føler at dette lønnsgapet ikke skyldes kompetanse eller ansvarsforhold, men kun ansettelsessted. Et slikt skille i ansattgruppen vil ikke være god grobunn for samarbeid eller et godt arbeidsmiljø. Før en sammenslåing kan finne sted, så må det være en plan på hvordan et slikt unaturlig skille skal dekkes opp. Vi mener at en ved en eventuell sammenslåing er nødt til å løfte dagens ansatte ved fylkesrevisjonen opp på et naturlig sammenlignbart lønnsnivå med dagens ansatte ved kommunerevisjonsdistrikt II etter kompetanse og ansvarsnivå. Uten at en slik utjevning finner sted kan ikke vi ansatte ved fylkesrevisjonen gå inn for en sammenslåing, da det vil føre til at det blir et A-lag og B-lag innen den sammenslåtte enheten. Vi ser også med fordel at en ved en eventuell sammenslåingsprosess bør se på om flere distriktsrevisjoner kan delta i prosessen for å oppnå større fagmiljø. Postadresse: Fylkeshuset N-6404 Molde Besøksadresse: Julsundvegen 9 Tlf: Faks: E-post: post@mrfylke.no Nettadresse: