Kjelsås langrenn. Referat fra styremøte 1, sesongen med oppmenn

Transkript

1 Kjelsås langrenn Referat fra styremøte 1, sesongen med oppmenn Dato og kl.: Mandag 2. sept 2013, kl Sted: Varmestua Innkalling sendt til: Styret, oppmenn og rennkomiteen Til stede: Synne Syrist, Aasmund Bruland, Marianne Bøe, Frank Westad, Jarle Askvold, Kristian Bjune Sveen, Eivind Selvig, Svein Olav Bø, Alexander Trampe-Kindt, Jon Solsrud, Inger Johanne Eikeland, Inger-Hilde Hjelme, Trond Ahlquist, Rune Helland og Magnus Blegen (referent) 1. Nærsamling 12. oktober / Rulleskirenn a. Felles start kl , trening 10-12, felles samling kl. 12 med mat og uhøytidelige stafetter på tvers av alle aldre og grupper b. Møte i rennkomiteen besluttet å ikke arrangere klubbrenn på rulleski. i. Men Dag kan organisere tidtaking for de gruppene (>14) som ønsker dette på Nærmiljøsamlingen 12.oktober. Start Oset mål Grefsenkollen. Beskjed om dette går til trenere. Det kan være aktuelt med to starter. c. Inger Hilde distribuerer til 2004 og 2005 det 62 Grader Nord opplegget som ble brukt i fjor. d. Det er treneres ansvar å lage opplegg for samlingen for sin gruppe, men trenere/oppmenn utfordres til å samarbeide på tvers av aldersgruppene og å finne opplegg som kan favne mange. For å få til en felles oppstart på sesongen. a. Løype-løkke-dugnad Ikke påmelding i portalen. Det rekrutteres inn utenom portalen. Behov: Snekkere (kvalifisert arbeidskraft). Distribusjon av flishauger. Trillebår og raker. Svein Olav spesifiserer i eget skriv. 2. Årets snøsamling blir på Skeikampen grunnet konkrus på Sjusjøen, kort orientering: a. Helg desember. Alle er velkommen og alle grupper reiser sammen senger reservert. Samlingen er for gruppene 2005 og eldre. Tre yngste gruppene må ha med foreldre. b. Påmelding åpnes 1ste november. c. Prisnivå er ikke satt men det blir ikke dyrere enn i fjor. Rabatter blir som tidligere år. d. Orgkomité/Oppgaver: i. Oppmannsgruppa tar på seg arr.ansvaret. IngerJohanne innkaller. ii. Betaling som tidligere på deltaker.no (ansvar: Frank -> Frode hjelper til) 1. 3 priser: Voksen (>16), ungdom år, barn 9 år og yngre. 2. Egen pris for styre, oppmenn og trenere. iii. Romfordeling 1. Gjøres av oppmenn. iv. Sosiale hendelser 1. Ost og vin til foreldre bestilt til lørdag kveld 2. Info fra styret 3. Lek for barna (Quiz eller noe helt annet)

2 4. Bestemme opplegg for bruk av svømmebasseng. e. Overnatting. Flere alternative leiligheter. Senger og sengetøy men sengetøyet må legges på selv. Velkomstsentret er vårt samlingssted. Her blir det bespisning. Alle måltider serveres. Det er plass til flere hundre i samlingssal. 2, 3, 4, 5 sengs rom. f. Basseng tilgjengelig. Regler vil gjelde: Betaling + følge av voksen. g. Samme helg er det Jr.VM mønstring, men resten av Jr. vil være med på samlingen. Uavklart med Sr.gruppa. b. Ungdomsbirken a. Forslag om å booke Skeikampen også som overnatting for denne. i. Sjekkes ut av oppmenn IngerJohanne koordinerer c. Birken felles reise og overnatting på Rena, smørestøtte etc. a. Jr. gruppen har interessenter. b. Frank sjekker ut om det er interesse også blant turgruppas medlemmer. Han avklarer med Dag W. hvordan dette ble org. for Birken 2013 d. Lotteri a. Lotteriet kjøres under tittelen Sjusjøen (=Skeikampen) lotteriet i. Premier til lotteriet og til beste loddselgere kreves. Det er behov for premier. Minimum 2 premier pr gruppe. ii. Deles ut i uke 41 med salgsstart søndag 13.oktober. iii. Samme datoer som i fjor iv. Minimum 300 lodd per løper for å få rabatt på Skeikampen v. Penger samles inn av oppmenn og over på prosjektkonto Svein Olav kommer med eget infoskriv og deler ut loddbøler til oppmenn. 3. Årshjulet, se vedlagte dok. «Lanngrennsåret», og link; urope/oslo a. Gjennomgang og vurdering av elektronisk løsning i. Alle aktiviteter og tidspunkter / hovedhendelser legges i årshjul (Google kalender) 1. Vedlikehold gjøres ved at du går inn på egen bruker. Deretter kan du legge inn nye aktiviteter. Disse koordineres og samhandles av brukerne. 2. Alle i Styret får brukerrettigheter. 3. KM og Lillomarka Rundt legges opp b. Web-sidene - Innspill til aktiviteter som skal med i. Gruppesider med kontaktinformasjon legges opp av Trond. ii. Magnus sender excelark med oppdatert kontaktinformasjon om styret, trenere, oppmenn iii. Magnus tar med kamera og tar bilder av nye styremedlemmer sender over til Trond. Merknad: Oppmenn bør sørge for at det tas bilde av trenerne i gruppa og at disse legges ut på respektive gruppesider (Kontakt Trond for hjelp til dette) iv. Saker som legges opp på gruppesidene og kan legges på forside send mail til Trond. Merk regler for bruk av bilder/video vær varsom. 4. Den digitale verktøykassa a. Gjennomgang fra Trond. b. Konto overføres fra år til år. Kalender, mailkonto, bildealbum, videokonto på youtube.

3 c. Hver aldersgruppe får område for kommunikasjon via web. d. Hjelp til bruk av verktøykassa Datoer for web-oppmannskurs/oppfrisking i bruk av verktøykassa, herunder: i. Oppsett av gruppesider ii. Kurs i publisering og bruk Mandag 23.9 kl. 20:00-21:30 Onsdag kl. 20:00-21:30 Tirsdag kl. 20:00-21:30 Påmelding en uke før kurskvelden til Trond Ahlquist <trond.ahlquist@gmail.com> a. Ny web-løsning iii. Det oppgraderes til ny versjon men ny løsning vurderes langt frem i tid. iv. Langrenn web-gruppe settes ned med Dag, Jon og to oppmenn for å sette opp behov. Trond innkaller/iverksetter gruppa. v. Hvis andre har innspill på behov sendes det til langrenn@kjelsas.no. 5. Innmeldingsportal; Palisoft, mobilise, googleform etc. a. Innspill og løsninger for organisering av grupper / registrering av løpere og foreldre samt frivillighetsportal i. Palisoft programvaren utvikles ikke lenger fra eierne, dvs. at vi ikke får inn våre ønsker om ny funksjonalitet mht. å skjule personopplysninger. I Palisoft vil vi av personverngrunner måtte begrense den informasjonen som skal legges inn da informasjon ligger åpent i systemet og dette ser vi på som uaktuelt. ii. Andre alternativ er 1) Mobilise Sport men dette er en kostbar løsning 2) Google Forms 3) annet. Jon, Eivind og Trond undersøker, konkluderer og velger løsning i løpet av ca en ukes tid. Info kommer. b. Gjennomgang av årets forventede dugnader i. Dugnadsaktivitet skal fortsatt ligge inne ifm påmelding. I all hovedsak rennarrangementer. c. Betaling: i. Hovedlagets klubbkontingen gjøres en gang i året på faste tider (vår). Faktura fra hovedlaget. ii. Treningsavgift faktureres etter at gruppenes løperoversikt er ferdigstilt og medlemsregistret oppdatert. Dette er i dag en manuell prosess som håndteres av oppmenn i samarbeid med Bodil på Kjelsås hovedkontoret. Se punkt 5a) om løsning for registrering av sesongens løpere i gruppene 6. SU a. Fordeling av Jr.-ass.trenere i. Ass.trenere/Hjelpetrenere Rune kom med forslag til fordeling. Innspill til endringer gjøres til Rune som koordinerer. ii. Endelig liste sendes fra Rune til Eivind som sørger for at trenerkontraktene kan ferdigstilles. b. Trenerkurs/trenerstige i. 11. september kl 1800 på varmestua trenerkurs for alle foreldretrenere Ekstern innstruktør: Marianne Myklebust(Norges beste på langrennstrening for barn). Dette kurset er en modul i Skiforbundets trener 1 kurs. De

4 resterende modulene legges opp og tilbys av Kristian Bjunes Sveen (hovedtrener Jr.) og Even Skårholen (Ass.trener- Jr). 1ste del med 4 moduler er aktivitetslederkurs. Det settes også opp elæringskurs for noen av modulene. ii. Prinsipper er klare: Aktivitet, variasjon, innsats. iii. Kurstilbud settes opp med dato. c. Akerstipend får klubben iom. at Eirik er på landslaget; kr ,-. Det er i år besluttet av SU og Eirik Brandsdal at disse skal gå til utendørs treningsapparater der man trener med kroppsvekt. Gruppe ledet av Kristian foreslår apparater og plassering i nærheten av Varmestua. Svein Olav og anleggskomiteen tar spørsmålet opp med Bymiljøetaten ved blant annet å vise til Rustad sitt anlegg i skogen ved Skullerud. d. Rulleski: Det ønskes at SU setter opp regler og anbefalinger på hvordan rulleskitreninger skal gjennomføres for de yngre gruppene. e. Treningstider, haller, nøkler, tilgang: Jon ber om at de som har nøkkel til Stadionhallen ved Grefsen stadion/kjelsås hovedklubbhus gir beskjed til ham. Dette gjelder de som hadde innetrening i fjor. Det kopieres ellers opp nøkler for distribusjon (NB! Det føres navneoversikt/kvittering for uttak av nøkkel). 7. Treningsklær, kolleksjon a. Gjennomgang av årets opplegg for handel/kolleksjon i. Vi har fått tilbud på hals/tube til kr 55,- (innkjøp av 1000 stk. til klubben). Hvis den legges på nettbutikken blir det kr 69,-. Dette synes styret er for dyrt og vi takker nei. Svein Olav innhenter alternativt tilbud. ii. Klær bestilles med navn og hentes med navn og ordrenummer. Seks ukers leveringstid. iii. Leverandør lager eget skriv om nettbutikk, kolleksjon, prøving og henting etc. 8. Økonomi a. Gruppenes «pott» til samlinger etc. i. 15/16 års gruppa har søkt om tilskudd til barmarksamling. Gruppa ønsker støtte for å dekke overnatting. Det er bedt om SEK kr ,-. Det tilsvarer om lag 30% dekning av utgifter per løper. Samlingen er barmark/ski i Torsby skitunnelen. Onsdag til lørdag i høstferien. Estimert deltagere. Styret innvilger det omsøkte beløpet. ii. Hver gruppe får denne sesongen 2013/2014 kr ,- til sosial aktiviteter/samlinger etc. Dette trengs det ikke søkes om. Det innsendes fakturaer eller utleggsrefusjon med kvitteringer. Oppmenn har ansvaret for å holde oversikten over hva og hvor mye penger som brukes/er brukt. iii. Inntil annen beskjed blir gitt skal skjema for utleggsrefusjoner med originalkvitteringer sendes til Bodil på Kjelsås hovedkontoret. 9. Annet a. Anleggsoppdatering Langsettløkka og Linderudkollen i. Treningsapparat på Langsettløkka (se punkt 6c Akerstipend) ii. Ikke hogd enda på Linderudkollen. Dette skal imidlertid gjøres av bymiljøetaten. Anleggsarbeid kommer i gang neste år, gitt budsjettmidler. Det jobbes mot politikere. iii. Snøproduksjonsanlegg med distribuert løsning vurderes på nytt som en mulighet. BYM utreder og det er en prosess som kan føre til en slik løsning. iv. Budsjett for hele prosjektet er på ca 20 millioner. Finansieres av Oslo kommune og spillemidler. b. Oppmann 2007, oppstart ny gruppe

5 i. Informasjonsmøte 4. september kl 1900 på varmestua. c. Oppmannsoppgaver/komiteoppgaver/»varaoppmann» i. Det bes om at det rekrutteres en vara i hver gruppe som kan stille når oppmann ikke har anledning. Det er for å sikre informasjonsflyt. Neste møte: september kl 19.00