Referat fra styremøte 5, 2010/2011 med oppmenn

Transkript

1 Kjelsås langrenn Referat fra styremøte 5, 2010/2011 med oppmenn Dato: 29. november/uke 48, 2010 Tidspunkt: kl Sted: Varmestua, Langsetløkka Til stede: Eivind Selvig, Frank Westad, Inger Johanne Eikeland, Svein Olav Bø, Ståle Bækkelien, Jostein Hallèn, Vanja Dokset, Gry Ahlsand, Runar Syvertsen, Øyvind Skarholt, Inger-Hilde Hjelme, Jon Solsrud, Trond Ahlquist (sak 2) og Anne Størseth (referent) Dagsorden 1. Utdeling av Kjelsåsgubben 2. Referat fra forrige møte 3. Web-sidene (Trond) 4. Rennkomiteen KM2011 og Telenorkarusellen (Eivind, Svein Olav og Jon) 5. Status i gruppene (oppmenn) 6. Medlemsregistret ajourføring; medlemskap, treningsavgifter og lisenser 7. Politiattester (Anne) 8. Klubbkolleksjonen (Gry) 9. Nærsamlingen (Alle) 10. Kjelsås terminliste 2010/2011 (Ståle) 11. Sportslig utvalg (Jostein) 12. Sjusjøsamlingen (Frode, Svein Olav, alle) 13. Økonomi (Astrid, Eivind) 14. Rutiner/ordning for dekning av kostnader ved etteranmelding 15. Eventuelt Ny oppmann for 1998 gruppa Runar Syvertsen ble ønsket velkommen. Utdeling av Kjelsåsgubben Gøran Åsum og Lasse Henriksen ble tildelt Kjelsåsgubben som takk for mange års viktig innsats med skiløypene våre. Sak 5/2 Referat fra styremøte 4 Punkt 4/2 i referatet rettes i tråd med merknader fra Jostein Hallèn. Korrigert referat legges ut på hjemmesiden.

2 Sak 5/3 - Web-sidene Det er god trafikk på sidene, og det er stadig flere som publiserer innhold. Kurs i web-publisering vil heretter arrangeres på Varmestua. Nye kurs annonseres på hjemmesiden. Gamlesiden til Kjelsås-langrenn legges nå ned og alt innhold som skal bevares må overføres før 14. desember Hvilke deler av innhold ønsker vi å ta vare på? Oppmenn sjekker gamlesiden for egne grupper, vurderer hva som skal bevares og overfører innholdet. - Det jobbes med tilrettelegging for resultatlister i html-format. - Bestilling av Varmestua skal overføres til vår nye plattform - Gruppesidene skal videreutvikles og tilrettelegges etter malen som 2000-gruppa har laget. Det betyr en felles Google-kalender, kutt i undermenyer og egen forside med informasjon for hver gruppe. - Web-komiteen tar gjerne imot innspill til utforming av hovedsiden. - KM vil bli synlig på forsiden. - En funksjon for kjøp og salg av utstyr via hjemmesiden er etablert og den er allerede i bruk. Sak 5/4 - Rennkomiteen KM2011 og Telenorkarusellen Telenorkarusellen - Jon Datoer for sesongens renn: 18. januar, 16. februar og 17. mars. Det er gjennomført et møte med Lyn og Koll, og resultatet ble at vi prøver felles gjennomføring i år også. Det er enighet om noen forbedringer i gjennomføringen knyttet til nummerutdeling og løyptraseen på Sognsvann. Det ventes ca 900 deltagere. Påmeldingslink klargjøres. Ansvarlig: Jon. KM i Holmenkollen Svein Olav og Eivind. Et forslag til rennorganisasjon ble delt ut i møtet. Sprintrenn og kombinert langrenn kommer i tillegg til de aktivitetene som er satt opp i forslaget til rennorganisasjon. Det blir behov for dugnadsinnsats under KM. Det etableres et opplegg for dugnadspåmelding på hjemmesiden hvor det blir mulig å melde seg til bestemte områder med behov for dugnadsfolk. NRK vil med stor sannsynlighet dekke sprinten, sportsnyhet (ikke direkte). Sak 5/5 - Status i gruppene Treningstider oppmenn vedlikeholder informasjon om treningstider på egne gruppesider. Jostein senior: det går bra. Det er 3 jenteløpere bosatt i Oslo som ønsker å satse. Sliter med å få tak i smørere til Norges-cupen. Flere gode resultater.

3 Dag junior: alt vel. Fellessamlingen med Sr. ble avlyst på grunn av snømangel på samlingsstedet (Venabu). Gry - 15/16 år: alt vel. Starter med skirenn rundt Godt oppmøte på treningene. Deltok på Sjusjøsamlingen og har i tillegg gjennomført en privat samling helgen før Sjusjøen. Snorre - 14 år: alt vel. Stabil treningsgruppe. Ny trener fungerer godt. Bra samling på Sjusjøen. Runar - 13 år: alt vel. Stabil gruppe med gode trenere. Har hatt en egen samling på Nordseter. Deltagelse i renn først i januar. Mellom løpere. Inger Johanne - 12 år: alt vel. Stabil gruppe med 30 på treningene. Fin søndagstur fra Movann til Gørjahytta sist søndag. Inger-Hilde - 11 år: alt vel. Anders - 10 år: alt vel. 84 barn. Vanja - 9 år: alt vel. 95 barn. Gruppa har startet med søndagstrening. Øyvind - 8 år: alt vel. 97 barn. Fått inn to trenere til totalt 6 foreldretrenere. Eigil - 7 år: alt vel. 63 barn. Jon: Hvordan sikrer vi utvikling av skiferdigheter i de store gruppene? Ønskelig med hjelp fra sportslig utvalg til langsiktig tenkning rundt oppfølging av de store gruppene etter hvert som de blir eldre. Stor bredde > mange topper? Hvordan håndterer vi dette? Sak 5/6 Medlemsregistret ajourføring; medlemskap, treningsavgifter og lisenser En felles rutinebeskrivelse som omfatter medlemskap, treningsavgift, rennpåmelding gjennom Min Idrett, lisenser og FIS-listen er under utarbeidelse. Ansvarlig: Anne og Dag. Treningsavgift for nye medlemmer etter utsendelse av treningsavgift : Oppmenn registrerer nye medlemmer i medlemsregistret i klubbenonline, og oversender navneliste over alle nye medlemmer i egen aldersgruppe til Anne innen 9. januar Deretter bestilles det ny utsendelse av faktura for treningsavgift i henhold til disse navnelistene. Ansvarlig. Anne. Sak 5/7 - Politiattester Oppmenn har fulgt opp egne grupper og det er registrert fremvist politiattest for flere trenere og oppmenn den siste uken. Listen er fortsatt ikke komplett, så arbeidet må fortsette.

4 Klubbkontoret kan ikke bekrefte at det er fremvist politiattest for flere enn det som fremgår av sist oppdaterte liste. Det er grunn til å tro at registreringen på klubbkontoret har sviktet i noen tilfeller og det er lett å forstå frustrasjon hos de som har fremvist attest, men ikke har fått dette registrert. Vi må likevel be om ny fremvisning av attest for de som mangler på listen. Ny oppdatert liste sendes oppmenn for de grupper hvor alle ikke har fremvist attest. Ansvarlig: Anne. Sak 5/8 Klubbkolleksjon Alle bestillinger er utlevert. Det foreligger ingen planer om nye prosjekter før det er avgjort om vi skal fortsette med Trimtex. Sak 5/9 - Nærsamlingen Oppsummeringen fra gruppene viser bare positive tilbakemeldinger. Det ble opplevd som positivt at Erik Brandsdal deltok. Dato for samlingen neste sesong: 22. oktober Sak 5/10 Kjelsås Terminliste 2010/2011 Informasjon om skikortet og lenke til barnas skiklubb ligger nå på hjemmesiden. Utkast til terminliste for 2010/2011 ble fremlagt. Listen gjelder for løpere opp til 16 år. Ansvarlig for ferdigstillelse: Ståle Bækkelien Det lages en egen terminliste for de minste gruppene. Ansvarlig: Jon Klubbmesterskapet 2010/2011 arrangeres trolig søndag 27. mars 2011 for løpere opp til 16 år. Endelig bekreftelse av dato kommer senere. Klubbmesterskap for junior, senior og veteran arrangeres på kveldstid. Dato ikke fastsatt. Sak 5/11 Sportslig utvalg - En trenersamling er arrangert. Den ble godt mottatt og tilbakemeldinger på opplegget til Eivind Warlo er gode. Det vil bli en ny samling etter jul. - Smørekurs for alle foreldre på Rønningen er gjennomført ca 30 deltagere. Tilsvarende smørekurs ble gjennomført på Sjusjøen. - To kurs for elitesmørere til Norges-cup og hovedlandsrenn er gjennomført. Kursene følges opp gjennom en samling for erfaringsutveksling på nyåret med hjelp fra Stein Erik Olsen. Sak 5/12 Sjusjøsamlingen Det ble en god samling. Økonomisk resultat ikke endelig avsluttet. Meget godt loddsalg. Alle de tre stedene, Sjusjøen Høyfjellshotell, Sjusjøvangen og Fjellheimen, ønsker langrennsgruppa velkommen tilbake neste år. Dato for neste års samling: november 2011.

5 Premiering av loddselgere: Svein Olav har laget ferdig poser med premier til premierte loddselgere i hver aldersgruppe. Oppmenn må sørge for utdeling, og kan hente ferdig pakket pose for egen aldergruppe på Varmestua. Gevinstlisten er klar Gevinstlisten legges ut på hjemmesiden. Utlevering av premier skjer ved at oppmenn distribuerer premiene gjennom egne loddselgere. Gevinstlisten inneholder navn på loddselger. Oppmenn får overlevert gevinstene for egen gruppe på julemøtet den Sak 5/13 - Økonomi Status ok. - Vi får en ekstrainntekt knyttet til automatisk genererte lotteriinntekter. Dette er inntekter som etter et fordelingssystem går til lag og foreninger, når var det Kjelsås sin tur. - Ny sponsor er innhentet. Sak 5/14 - Forslag til rutiner/ordning for dekning av kostnader ved etteranmelding ved renn Forslag til rutiner sendt ut sammen med innkallingen til styremøte. Vedtak: rutiner vedtatt i samsvar med fremlagte forslag med følgende endring: Punktet om begrensninger i klubbens dekning av startkontingent for renn utenfor kretsen og som ikke er på listen over anbefalte renn strykes. Rutinene legges på hjemmesiden. Ansvarlig: Anne Sak 5/15 - Eventuelt - Nytt fra hovedlaget: Arbeidet med å oppføre en hall ved Grefsen stadion er i gang. - Dugnad: varetelling på Spar 2. januar Behov for ca 30 personer. Det sendes ut en egen dugnadsforespørsel. Ansvarlig: Eivind og Svein Olav - Rulleski: det mangler 2-3 par. Disse etterlyses! - Minner om langrennsgruppas varesalg; luer, t-skjorter, arx-produkter. Se på websidene for bestillingsinfo. - Kjelsåskalenderen fordeles til oppmenn (totalt 210 kalendere) Pris: kr 100,-. Kalenderen selges mot kontant betaling. Oppmenn overfører totalbeløpet for egen gruppe til langrennsgruppas konto. Inntektene fra salget går tilbake til gruppene. - Nødvendig å kjøpe inn mer utstyr til treningene for de yngste gruppene. Jon bestiller. Snøproduksjon på Linderudkollen: Friluftsetatens medarbeidere kan ikke produsere snø utenfor ordinær arbeidstid. Det betyr at kunstsnøproduksjonen f.eks. til den lille rundløypa ved Linderudkollen er avhengig av dugnadsinnsats. Løypa brukes til treninger i langrennsgruppa. Friluftsetaten kan rigge anlegget klar for produksjon fra onsdag 1. desember hvis langrennsgruppa skaffer folk til å sitte vakt i to skift fra kl I helgen må langrennsgruppa dekke opp alle tre skiftene. Den som har første vakt lager en brukeranvisning m/kontaktpersoner.

6 Mannskap til å dekke opp de vaktene frem til mandag morgen skaffes fra gruppene via oppmenn. Svein Olav administrerer gjennomføringen ved å etablere vaktliste. Svein Olav sjekker om langrenngruppa kan bruke sletta nedenfor hoppbakken til treninger. Neste styremøte/julemøte: 13. desember