Erling Rød (Frp) Liv Berit Gikling (Sp) Edel Magnhild Hoem (SV)

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I SUNNDAL KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 4/18 Møtedato: Tid: kl Møtested: Kommunestyresalen, Sunndal rådhus Sak nr: 20/18 24/18 Møteleder: Møtende medlemmer: Trond M. Hansen Riise, leder (V) Odd-Helge Gravem, nestleder (Ap) Erling Rød (Frp) Liv Berit Gikling (Sp) Edel Magnhild Hoem (SV) Forfall: Ingen Ikke møtt: Ingen Møtende vara: Ingen Fra sekretariatet: Sveinung Talberg, rådgiver Fra revisjonen: Bjarne Dyrnes(oppdragsansvarlig revisor) Av øvrige møtte: Randi Borghild Dyrnes(rådmann), sak 22/18 og 23/18 Andrea Solbjørg Fivelstad(økonomisjef), sak 22/18 Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 20/18 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 14.MAI 2018 PS 21/18 PS 22/18 PS 23/18 PS 24/18 REFERAT OG ORIENTERINGER 1. TERTIALRAPPORT 2018 FOR SUNNDAL KOMMUNE OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT Side 1 av 7

2 PS 20/18 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 14.MAI 2018 Protokollen fra møte 14.mai 2018 godkjennes. Til å signere protokollen sammen med møteleder 14.mai 2018, velges: 1. Erling Rød 2. Liv Berit Gikling Leder orienterte. Leder foreslo Erling Rød og Liv Berit Gikling til å signere møteprotokollen fra møtet 14.mai 2018 sammen med møteleder. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med framlegg framsatt i møtet. PS 21/18 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Sekretariatet orienterte til den enkelte referat- og orienteringssak. Referatsaker: RS 44/18 PS 40/18 Årsmelding for Sunndal kommune 2017 RS 45/18 PS 41/18 Sunndal kommune - regnskap 2017 RS 46/18 PS 42/18 Finansrapport 2017 RS 47/18 PS 45/18 Sunndal Energi KF - Årsregnskap og årsberetning 2017 RS 48/18 PS 46/18 Sunndal Energi KF - disponering av overskudd 2017 RS 49/18 PS 48/18 Budsjettkorrigeringer juni 2018 RS 50/18 PS 57/18 Møtereglement for kommunestyret, økonomi- og planutvalget, oppvekst- og omsorgsutvalget, teknikk-, miljø- og kulturutvalget mv. samt reglement for folkevalgtes innsynsrett - Revisjon Side 2 av 7

3 RS 51/18 Egenkontroll i den nye kommuneloven - De vesentligste endringer fra Utdrag fra ny kommunelov angående egenkontroll, FKT og NKRF (vedlagt) RS 52/18 RS 53/18 Foreløpig årsplan og budsjett 2019 rådmannen i Sunndal Sak 33/18 til ØP (vedlagt) Ungdataundersøkelsen 2017 resultat for Sunndal kommune Sammendrag fra undersøkelsen (vedlagt) Orienteringssaker: OS 10/18 OS 11/18 RS 34/18 Protokoll fra møte Kontrollutvalget i Sunndal RS 35/18 Melding om vedtak i fylkestinget Selskapsgjennomgang i Varde AS OS 12/18 RS 36/18 Protokoll fra havnerådsmøte OS 13/18 RS 37/18 Protokoll fra ordinær generalforsamling i Bølgen Invest OS 14/18 RS 38/18 Innkalling til generalforsamling i Sunndalsøra Samfunnshus BA mandag Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. PS 22/18 1. TERTIALRAPPORT 2018 FOR SUNNDAL KOMMUNE 1.Tertialrapporten 2018 for Sunndal kommune tas til orientering Økonomisjefen orienterte. Innenfor barnehagesektoren er det noen utfordringer mht. demografi og ny barnehagenorm som medfører merutgifter. Pleie- og omsorgssektoren vil få et merforbruk i forhold til opprinnelig budsjett. Det er nok noen områder en har «sett for lett på» der en vil få noen «pukkelkostnader»(dobbeltkostnader) når en skal redusere f.eks. antall institusjonsplasser. Slik økonomisjefen ser det nå(pr ) vil totalregnskapet til kommunen gå i balanse ved årets slutt. Det vil heretter bli rapportert på finansforvaltning i tråd med det som er fastsatt i forskrifter. I budsjettendringssak PS 48/18 i kommunestyret om bokføring av for lite beregnet avdrag på lån i 2017, vil en ha en dialog med revisor på om dette kan føres i investeringsregnskapet. En vil også effektuere raskere ferdige investeringsprosjekt som skal videre til kontrollutvalget og sluttbehandling i kommunestyret. Til møtet i kontrollutvalget ønsker kontrollutvalget et nærmere innsyn i investeringsprosjektet kalt «Trekanten/trapp i sentrum». Side 3 av 7

4 Leder spurte om kommunen har en plan for bygg som ikke lenger er i bruk. Rådmannen svarte at en ikke har en plan, men at hvert objekt blir vurdert for seg i hvert enkelt tilfelle når det blir ledig. Erling Rød spurte om det er mulig å effektivisere saksbehandlingen når en tar i bruk mer digitale løsninger for innbyggerne. Rådmannen svarte at det er mulig der saksbehandlingen og vedtakene ikke trenger en avveiing eller vurdering, men der det er klart svar, JA eller NEI. Odd Helge Gravem påpekte at sykefraværet er relativt høyt og spurte hva rådmannen vil gjøre for å redusere dette. Rådmannen svarte at sykefraværet i Sunndal ikke er spesielt høyt i kommunesammenheng. Det drives individuell oppfølging. Videre har en et program for lederutvikling. Men rådmannen er usikker på hvilken virkning de enkelte tiltak har og at innsats og virkning kan variere fra enhet til enhet. Edel Hoem spurte om hvor mange deltidsstillinger kommunen har. Rådmannen svarte at det vil bli gitt en orientering om dette i førstkommende kommunestyremøte( ). Det arbeides og kartlegges om hvor mange deltidsstillinger, hvem vil ha deltidsstillinger og hvem vil ha større/fulle stillinger. Leder spurte om det er vurdert og utredet mulige samarbeid med andre kommuner på ulike tjenesteområder. Rådmannen svarte at det blir sett på den enkelte tjeneste hver for seg og totaliteten i hva en skal velge av samarbeidsløsninger og i hvilken geografisk retning. Rådmannen mente at Nordmøre og Romsdal burde hatt langt flere samarbeidsløsninger der Nordmøre burde orientert seg mer mot eksisterende tjenesteløsninger i Romsdal. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. PS 23/18 OPPFØLGINGSLISTE Kontrollutvalget tar rådmannen sitt svar i brev datert samt redegjørelse i møte til orientering og beholder alle sakene på oppfølgingslisten Kontrollutvalget hadde sendt rådmannen et brev med spørsmål til de ulike sakene på oppfølgingslisten som utvalget ønsket svar på til møtet Svaret forelå , men det var for sent til at det låg ved sakene som ble sendt ut til møtet. Svaret ble ettersendt til utvalget pr. epost. Rådmannen var tilstede i møtet for å redegjøre ytterligere og svare på spørsmål. Prosjektregnskap til kontrollutvalget Kommunen har oversendt to prosjektregnskap til revisjonen i november Revisjonen sier de ikke har kapasitet til å revidere prosjektregnskap i tiden årsoppgjørsrevisjonen pågår. Prosjektene vil bli overlevert fra revisjonen høsten Kontrollutvalget ønsker også å bli presentert en status i prosjektregnskapet for «Trekanten/trapp i sentrum» til møtet Trygghetsalarmer og rutiner Kommunen er deltaker i et nytt regionalt responssenter lokalisert til Kristiansund. Den største endringen fra før er at senteret nå er bemannet av helsefaglig personell og at det er en tydeligere presisering av rutiner. Rådmannen er trygg på at ordningen og rutinene er bedre og forsterket. Kontrollutvalgsleder ønsker at leder for pleie- og omsorgssektoren er tilstede i kontrollutvalget sitt møte for å orientere om ordningen. Side 4 av 7

5 Sunndalsøra Samfunnshus Status rundt organisering og oppklaring rundt eierforholdene går frem av protokoll fra generalforsamling i selskapet Det tas sikte på en endelig avklaring tidlig i Økonomisjefen trådte ut av styret da det ble habilitetsproblemer i forhold til rollen som økonomisjef i kommunen. Dette forholdet påpekte kontrollutvalget tidligere når de ble klar over valget til styret. Leder i kontrollutvalget var tydelig på at omdømmet til selskapet og kommunen er skadelidende all den tid avklaringene om status og fremtid drar ut i tid. Leder har fortsatt ikke fått svar på hvorfor ingen tidligere reagerte på at investeringsutgiftene til selskapet ble ført direkte i kommunen sitt regnskap og at fakturaene ble belastet kommunekassa til Sunndal kommune. Orientering fra eierskapssekretariatet Eierskapssekretariatet var representert v/rådmannen. Rådmannen har prøvd å lage en bedre struktur på arbeidet. Sekretariatet har jevnlige møter. Dvs. 3-4 ganger årlig, og ellers etter behov. Oppfølging av selskapenes årsregnskap starter ca For øvrig er en inne ved vurdering av strategiske endringer i selskapene og der det er behov. Interkommunale samarbeid er også under vurdering som en konsekvens av kommunereformen og andre endrede krav. Protokoller i Sunndal kommune Nytt møtereglement ble vedtatt av kommunestyret , sak PS 57/18. Men det er ikke endret på rutinene der protokoller går ut offentlig uten at de er godkjent. Det presiseres at protokollene er foreløpige og at de må tas med forbehold om feil. Status elevundersøkelsen 2017 Tilstandsrapport for grunnskolen 2017 ble lagt fram for oppvekst- og omsorgsutvalget , sak PS 25/18. Rapporten blir behandlet i kommunestyret Rådmannen kunne ikke redegjøre for innholdet til kontrollutvalget. Tilsynsrapport fra Arkivverket om arkivene i Sunndal kommune Status for oppfølgingen av de ulike avvikene fulgte som svar i brev frå rådmannen og ble nærmere redegjort for i møtet. Relasjoner og samhandling mellom Sunndal kommune og Sunndal Frivilligsentral Sunndal Frivilligsentral består av eget styre og ligger utenfor rådmannen sitt ansvar og myndighet. Det er diskutert om frivilligsentralen skal bli en egen enhet i kommunen. Sunndal kommune har en representant i styret for frivilligsentralen. Frivilligsentralen finansieres ved 60 % statstilskudd og 40 % tilskudd fra kommunen. Tilskuddet fra kommunen utbetales uten vilkår. Det skjer en samhandling mellom frivilligsentralen og kulturenheten i Sunndal kommune der målet er å dra i gang frivilligheten og organisere sosiale møteplasser og arrangement. Den årlige frivilligdagen, Barnas Verdensdag, julegrantenning og musikkrådet er arenaer og prosjekt en samarbeider om. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med framlegg framsatt i møtet av leder. Side 5 av 7

6 PS 24/18 EVENTUELT Habilitet og fastsetting og utbetaling av godtgjøreslse i selskap kommunen er medeiere i Kontrollutvalget ber kontrollutvalgssekretariatet gjøre en vurdering av de 6 forhold som det reises spørsmål om i epost fra Erling Rød av Kontrollutvalgssekretariatet bes legge fram en sak om dette i møtet Erling Rød ba kontrollutvalget ta opp til behandling 6 forhold som er gjengitt i epost fra han til kontrollutvalget i Sunndal : 1. Offentlighetsloven: Sunndal kommune bryter offentlighetsloven. Møteinnkallinger og protokoller for 5 år i Su-Su styret mangler. Erling Rød ba Sunndal kommune om innsyn i mai Svar er ikke gitt. 2. Arkivloven: Møteinnkallinger og protokoller for 5 år i Su-Su styret ligger ikke i Sunndal kommunes arkiv. Ordfører og rådmann har mottatt dokumentene, men de gis ikke videre til arkivet. 3. Kommuneloven: Et uautorisert utvalg, ikke kollegialt underliggende organ, kan ikke disponere kommunens penger. 4. Forvaltningsloven: Inhabile representanter i SuSu-styret har deltatt i pengeutdeling til seg selv. Det gjelder bevilgning til Handelsforum Sunndal der SuSu-styret har bevilget, og eiendomsbesitter Løseth deltok. Det meste av butikkarealer på Sunndalsøra eies eller disponeres av Løseth. 5. Kommuneloven: SuSu-styret har gitt seg selv møtegodtgjøringer. I følge kommuneloven og kommunale vedtekter er det kun kommunestyret som kan gjøre det. 6. Kommunale vedtekter. I følge kommunale vedtekter skal ordføreren ikke ha møtegodtgjøringer for å være med i utvalg. SuSu styret er et ad-hochutvalg. Ordføreren har tatt ut flere titallstusen kroner som bør betales tilbake. Politianmeldelse bør vurderes. Kontrollutvalget ønsker å undersøke om det er slik praksisen er og om praksisen er i strid med lovverket? Kontrollutvalget bestiller en utredning fra kontrollutvalgssekretariatet, der sekretariatet får fullmakt til å engasjere kompetent rådgivning på kontrollutvalgets vegne. Kontrollutvalget ønsker at utredningen legges frem som sak i kontrollutvalget sitt møte Revisor kom med et innspill i møtet til kontrollutvalget om at det i årsregnskapet som opplysning i note bør fremkomme hvilke verv og godtgjørelse for slike verv ordføreren innehar. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med framlegg framsatt i møtet av leder. Side 6 av 7

7 Virksomhetsbesøk Kontrollutvalget i Sunndal ønsker å foreta et virksomhetsbesøk hos Sunndal ungdomsskole den fra kl Alternativt ønsker kontrollutvalget å gjennomføre et virksomhetsbesøk hos Sunndal helsetun. Kontrollutvalget i Sunndal har som mål å gjennomføre 1-2 virksomhetsbesøk pr. år. En har med positiv erfaring tidligere gjennomført besøk hos virksomheter. Kontrollutvalget har lagt de siste besøkene til Holtan barnehage (2016), Øran Aktivitetshus (2017), Sunndal Energi (2017) og Kommunaltekniske tjenester (2018). Kontrollutvalget ønsker å gjennomføre et nytt virksomhetsbesøk i 2018 og vil denne gang prioritere skolesektoren og vil besøke Sunndal ungdomsskole i forkant av møtet Hvis det ikke passer for skolen å ta imot kontrollutvalget denne dagen, ønsker kontrollutvalget alternativt å gjennomføre et virksomhetsbesøk hos Sunndal helsetun. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med fremlegg framsatt i møtet av leder. Trond M. Hansen Riise Odd Helge Gravem Erling Rød leder nestleder Edel Magnhild Hoem Liv Berit Gikling Sveinung Talberg rådgiver Side 7 av 7