Regler for god opptreden. Compass Group PLC. Februar 2011

Transkript

1 Regler for god opptreden Compass Group PLC Februar 2011

2

3 INNHOLD Introduksjon Melding fra Richard Cousins 3 Regler for god opptreden 4 Få hjelp og råd 5 Speak Up 6 Visjoner og verdier 7 Compass-metoden Matsikkerhet 8 Ansvarlig leveringskjede 9 Personlig integritet Interessekonflikter Innsidehandel 11 Gaver og gjestfrihet Kommersiell integritet Konkurranse og monopol Hvitvasking av penger 16 Bestikkelse og korrupsjon Nye territorier, nye sektorer, agenter og konsulenter 18 Rapportering og regnskap 19 Datavern 20 Ansettelse Helse og sikkerhet Rettferdig behandling og like muligheter 23 Jobbe uten trakassering/mobbing 24 Selskapets aktiva Merkevarebeskyttelse 25 Konfidensialitet 26 Realverdier 26 Informasjonssikkerhet 27 Ekstern aktivitet Kontakt med regjerings- og offentlig regulerende organer 28 Samfunns- og veldedighetsaktivitet 29 Politisk aktivitet 30 Ekstern kommunikasjon 31 Miljø 32 Referanse Policyer og mer informasjon 33 Kontakter 34

4 INTRODUKSJON Melding fra Richard Cousins Som verdensledende næringsmiddel og supporttjenestebedrift, har vi fremsett de aller høyeste standardene for kvaliteten på servicen vi gir og måten vi driver virksomheten vår på. Enten du jobber i Compass Group, for Eurest, ESS, Restaurant Associates, Medirest, Morrison, GRSA, Chartwells, Sofra Yemek eller noe annet medlem av Compass Group PLC, kan handlingene dine påvirke hvordan vi blir ansett. Vår suksess og fremtid er avhengig av at hver av oss handler profesjonelt, ansvarlig og i samsvar med standardene som fremgår av Reglene for god opptreden. Reglene for god opptreden viser vår forpliktelse til måten vi driver forretning på, og behandler alle kunder, kollegaer, investorer, leverandører og underleverandører, så vel som det bredere samfunnet med ærlighet, integritet og respekt. Hver enkeltperson i Compass Group deler ansvaret med å jobbe etter standardene som fremgår av Reglene for god opptreden og utføre virksomheten på en profesjonell, trygg, etisk og ansvarlig måte. Dette er uten unntak eller kompromiss. Reglene for god opptreden samler våre policyer om overholdelse og etiske spørsmål, og skal følges av alle ansatte i hele Gruppen. Vennligst vær sikker på at du gjør deg kjent med Reglene for god opptreden og policyene som omtales i den. Reglene for god opptreden er basert på våre overbevisninger og verdier og viser vår forpliktelse til å leve ut de verdiene på samme måte som vi driver forretning. Reglene for god opptreden henviser også til Compass Speak Up-programmet, som gir ansatte i bransjen mulighet til å snakke med noen uavhengig og i fortrolighet hvis de er usikre på hva de skal gjøre i bestemte omstendigheter eller er bekymret for at reglene for god opptreden ikke er overholdt. Vi har alle et ansvar for å si vår mening. Reglene for god opptreden støttes fullt ut av Compass Group PLCs styre og toppledelse. Richard Cousins Konsernets direktør Februar 2011 Spørsmål: Hvorfor trenger vi Regler for god opptreden? Svar: Reglene for god opptreden er en demonstrasjon av vår forpliktelse til å oppnå og opprettholde det høyeste nivået av etiske standarder der vi driver forretning. Reglene for god opptreden fremsetter det som Compass forventer av sine ansatte, forretningspartnere og leverandører og gir veiledning i hvordan ansatte i Compass skal praktisere Compass verdier i sitt hverdagsarbeid over alt i verden. Spørsmål: Hvordan gjelder Reglene for god opptreden i forskjellige land? Svar: Som global virksomhet som opererer i mange land over hele verden, innser Compass at lovene og forskriftene varierer fra land til land, til og med fylke til fylke. Hver av oss må ta ansvar for å sikre overholdelse med lovene i landet der vi jobber. Hvis det finnes konflikt mellom veiledningsprinsippene som fremgår av Reglene for god opptreden og lokale lover i landet der du jobber, skal du følge og anvende det som fremsetter høyest standard for atferd.

5 INTRODUKSJON Regler for god opptreden Reglene for god opptreden gjelder alle som jobber for Compass, uten unntak. Dette inkluderer midlertidige ansatte og kontraktpersonale og uavhengig av sted, rolle eller ansenitetsnivå. Hver av oss er ansvarlig for at vi kjenner til innholdet i Reglene for god opptreden. Hvis det er noe du er usikker på, bør du snakke med din linjesjef. Hver av oss skal forsikre oss om at vi forstår fullt ut hva som forventes av oss i våre roller, og hvordan policyene som står i Reglene for god opptreden gjelder oss. Vi bør ikke engasjere Compass-ansatte, entreprenør, agent, konsulent, leverandør, klient, forretningspartner eller noen annen tredjepart hvis forretningspraksis strider mot Reglene for god opptreden. Hvis du engasjerer en tredjepart til å handle på vegne av Compass, er det ditt ansvar å forsikre deg om at de gjøres oppmerksom på Reglene for god opptreden og at de samtykker i å handle i samsvar med dem. Når det er mulig, bør du inngå kontraktfestet avtale med dem om å overholde Reglene for god opptreden og du bør aktivt styre tredjeparten for å sikre at de fortsetter å handle i samsvar med dem. All mislighold hos tredjeparter av Reglene for god opptreden eller eksempler på atferd som er i strid med Compass' verdier (som fremgår senere) skal rapporteres til din linjesjef. Du bør fjerne all slik atferd og vurdere oppsigelse av forholdet når det er nødvendig. Vennligst husk også at utnevnelsen av profesjonelle rådgivere eller konsulenter må først godkjennes i samsvar med Konsernets godkjenningshåndbok. Ingen konsulenter eller profesjonelle rådgivere kan utnevnes uten denne forhåndsgodkjenning. I land der vi driver et prosjektsamarbeid, vil vi bestrebe oss på å anvende Reglene for god opptreden som om vi drev forretningen i sin helhet, og vil proaktivt jobbe for å få innflytelse over våre forretningspartnere for å innføre lignende prinsipper. Alle ansatte er pålagt å følge Reglene for god opptreden og policyene som står deri (inkludert nyansatte som blir med i Compass-konsernet gjennom oppkjøp eller kontraktfestede avtaler. Hvis ikke Reglene for god opptreden følges, kan det resultere i disiplinærtiltak opptil og inkludert oppsigelse. Hvis du er ansvarlig for å lede eller ha tilsyn med kollegaer i Compass, har du flere ansvarsområder for å sikre at: du er en god rollemodell for de som rapporterer direkte for deg og et godt eksempel, som utviser god etisk atferd; Alle de som rapporterer direkte til deg er klar over Reglene for god opptreden og har muligheten til å drøfte hvordan det virker i sin rolle og selvsagt alle bekymringer de kan ha du vil kanskje vurdere å gjøre dette til en del av den årlige evalueringen; og Reglene for god opptreden blir faktisk fulgt av de som rapporterer til deg tenk på dette når du legger frem målsettinger og arbeidsprosjekter og handle raskt hvis du blir oppmerksom på eventuelle brudd på Reglene for god opptreden, ved straks å eskalere saken til din egen linjesjef eller lokale juridiske avdeling.

6 INTRODUKSJON Få hjelp og råd Det kan kjennes enklere å være taus eller overse uetisk atferd, men vår forpliktelse til integritet betyr at ingen av oss bør overse et juridisk eller etisk problem som bør behandles. Hver av oss er ansvarlig for å rapportere potensielle eller reelle mislighold av Reglene for god opptreden eller all atferd som er i strid med Compass' verdier og forretningsprinsipper. Denne plikten gjelder uansett om det gjelder deg direkte eller om du gjøres oppmerksom på et problem med en kollega eller en tredjepart som er knyttet til Compass. Når det er mulig, bør du først vurdere å snakke med din linjesjef om et eventuelt juridisk eller forretningsrelatert problem. Hvis du synes det er ubekvemt å snakke med linjesjefen eller det ikke er passende under de aktuelle omstendighetene, kan du også få råd og veiledning fra: ditt lokale juridiske team; juridisk gruppe; personalavdelingen; Konsernets internrevisjon; eller din lokale toppledelse. Referanse-delen som står på side 33 i slutten av Reglene for god opptreden, inneholder nyttig kontaktinformasjon. Du kan også benytte deg av vår Speak Up-avdeling, som du finner mer informasjon om på side 6. Spørsmål: Inneholder Reglene for god opptreden alt jeg trenger å vite? Svar: Gjennom hele samlingen av Regler for god opptreden vil du finne eksempler på situasjoner som kan oppstå i løpet av ditt ansettelse, i tillegg til veiledning i hvordan Compass forventer at du skal handle i slike situasjoner. Det er imidlertid umulig å dekke ethvert mulig scenario som kan oppstå. Som ett av verdens ledende profesjonelle organisasjoner, forventer Compass at alle sine ansatte tar personlig ansvar for å handle i samsvar med prinsippene som står i Reglene for god opptreden. Avsnittet "Spørsmål og svar" skal både gi svar på spesifikke spørsmål som kan oppstå, og illustrere mer generelt hvordan vi forventer at du oppfører deg.

7 INTRODUKSJON Speak Up Speak Up er en konserndekkende funksjon i Compass som våre ansatte kan bruke til å fortrolig ta kontakt for å rapportere handlinger og atferd som de mener kan være uriktige, usikre, uetiske eller til og med ulovlige; saker som de ikke synes de kan ta opp med sin linjesjef eller via vanlige kanaler. Ansatte kan gjøre dette via en fortrolig telefon-supportlinje og nettside, som drives av en uavhengig spesialistleverandør og er tilgjengelig 7 dager i uken, 24 timer om dagen. Vårt omdømme er basert på standardene vi setter for kvaliteten på tjenestene vi tilbyr, våre driftskontroller og -praksis; og vår etikk og integritet. Hvis disse standardene blir kompromittert, underminerer vi vårt omdømme og utsetter forretningens sikkerhet og fremtidige suksess for risiko. Vi kan ikke tillate at dette skjer. Vi deler alle ansvaret for å gjennomføre virksomheten vår på en profesjonell, trygg, etisk og lovlig måte. For å oppnå dette, er det svært viktig med en kultur for åpen, ærlig kommunikasjon, der våre ansatte føler at de har muligheten til å ta opp med sine linjesjefer eller overordnede aktiviteter eller atferd som de føler bryter med disse standardene, og potensielt utsetter dem selv, deres kollegaer, våre klienter og kunder, vår forretning og vårt omdømme, for risiko. Selv om vi tror vi har en slik kultur, ønsker vi å forsikre oss om at hver og en av våre ansatte føler man kan "si fra" i forhold til disse sakene. Det er imidlertid ikke alltid like enkelt. Det er mange årsaker til at folk noen ganger synes at de ikke kan "si fra". Programmet Speak Up gir en fortrolig kanal for å ta opp problemer når man synes ens egen sikkerhet, sikkerheten til kollegaer eller våre klienter, kunder og forretningspartnere, våre standarder eller vårt omdømme utsettes for risiko. Alle saker behandles av uavhengige spesialister, som ikke er ansatt i Compass-konsernet. Kontakt med Speak Up er helt konfidensielt og det er ingen krav til at du skal gi opplysninger om deg selv, med mindre du synes det er greit å gjøre det. Det ville imidlertid være av større nytte i en fullstendig undersøkelse dersom du oppgir dine personlige opplysninger. en rapport videresendes til en spesielt opplært saksbehandler som gjennomfører en konfidensiell undersøkelse av den rapporterte saken. I mange land er supportlinjen Speak Up blitt satt opp på mer enn ett språk, f.eks. Kazakstan, der det finnes operatører som snakker kazak, russisk og engelsk. Hvis du ønsker tilbakemelding eller oppdatering, kan du kontakte Speak Up på nytt med et unikt ID-nummer ca. 14 dager etter at du registrerte saken. Compass vil ikke tolerere noen represalier for å rapportere et problem, ta opp en bekymring eller bistå i en undersøkelse. Alle som er involvert i represalier mot en person som har meldt en sak i god tro, vil være gjenstand for disiplinærtiltak. Sjefen min har bedt meg gjøre noe som jeg ikke synes er riktig. Jeg prøvde å ta det opp med ham, men han sa bare at jeg skulle sette i gang. Jeg er bekymret for at sjefen min vil gjøre det svært vanskelig for meg eller at jeg vil miste jobben hvis jeg tar kontakt med Speak Up om dette. En link til mer informasjon om programmet Speak Up står i Referanse-delen i Reglene for god opptreden på side 32. Svar: Vi ville alltid oppmuntre deg til å snakke med noen hvis du blir oppmerksom på et problem som uroer deg. Hvis du ikke kan snakke med linjesjefen din om dette eller med noen andre ledere, anbefaler vi deg å ta kontakt med Speak Up. Alle problemer du rapporterer eller reiser spørsmål om vil bli undersøkt, og vi vil ikke tolerere noen represalier mot deg for at du har rapportert saken.

8 VISJON OG VERDIER Våre visjoner og verdier setter ord på den ånd som preger Compass og det vi står for. De veileder våre folks beslutninger, handlinger og atferd; viser seg i våre kunders opplevelse av servicen vi yter hver dag over hele verden, og driver våre resultater og vekst. Vår visjon fremsetter det vi ønsker å være Vi vil være en leverandør i verdensklasse av kontraktmessig matservice, kjent for våre utmerkede representanter, vår enestående service og våre flotte resultater. Vår misjon fremsetter hvordan vi skal oppnå dette Alle i Compass er forpliktet til å levere konsekvent overlegen service på den mest effektive måten, til fordel for våre kunder, andelseiere og ansatte. Våre ledende prinsipper disse fremsetter hva det er som leder vår beslutningstaking Sikkerhet, helse og miljø først aldri å inngå kompromiss med våre kunders og ansattes helse og sikkerhet, og styre ansvarlig innvirkningen som vår forretning har på miljøet. Levere for klienter og kunder å gjøre oss fortjent våre kunders vedvarende lojalitet ved stadig å demonstrere hvorfor vi er førstevalget for kvalitet, service, verdi og innovasjon. Utvikle våre folk og verdsatte mangfold å verdsette våre ansattes mangfold og bidrag. Vi skaper et arbeidsmiljø som er utfordrende og gir muligheter og støtte for alle til å utvikle seg, lære og lykkes; Lønnsom vekst å gi andelseieren verdi gjennom disiplinert, bærekraftig vekst, støttet av sterk styring, som bidrar til og påvirker fordelene med vårt globale omfang; og Konstant fokus på resultat og effektivitet å levere den høyeste kvaliteten og ytelsen, mens vi aldri slutter å bestrebe oss på å være leverandøren som koster minst og som er mest effektiv. Våre verdier disse viser det vi samlet tror på og som styrer vår atferd. Åpenhet, tillit og integritet vi har alltid de høyeste etiske og profesjonelle standardene for det vi gjør. Vi ønsker at alle våre relasjoner skal være basert på ærlighet, respekt, rettferdighet og forpliktelse til åpen dialog og gjennomsiktighet; Lidenskap for kvalitet vi er lidenskapelige i forhold til å levere overlegen mat og service og er stolt av å oppnå dette. Vi bestreber oss på å kopiere suksess, lære fra våre feil og utvikle ideene, innovasjonen og praksisen som vil hjelpe oss å forbedre oss og lede an i markedet; Vinne gjennom lagånd vi oppmuntrer til individuelt eierskap, men jobber i team. Vi verdsetter ekspertisen, individualitet og deltakelsen hos alle kollegaer, og jobber for å støtte hverandre og villig dele god praksis i arbeidet for å nå felles mål; Ansvar vi tar ansvar for våre handlinger, individuelt og som konsern. Hver dag, og over alt, ønsker vi å gjøre et positivt bidrag til helse og velvære hos våre kunder, samfunnene vi jobber i og verden vi bor i; og Positiv innstilling Vi inntar en positiv og kommersielt bevisst tilnærming til mulighetene og utfordringene vi står overfor. Hvis du står overfor en situasjon der du er usikker på hva du skal gjøre, kan du synes det er nyttig å stille deg selv følgende spørsmål: 1. Er handlingen lovlig? 2. Er den i tråd med Compass' verdier? 3. Er den i strid med våre ledende prinsipper? 4. Hva ville andre synes om dette? og 5. Ville du synes det var greit om det ble rapportert i en avis? Hvis du fortsatt gjør deg tanker etter å ha vurdert disse spørsmålene, ta kontakt med din overordnede, din lokale personalavdeling eller din lokale juridiske avdeling.

9 VISJON OG VERDIER Compass er stolt av sin utsøkte mat og enestående service. Vi jobber med noen av verdens best kjente kokker og ansetter dem som vi mener er industriens beste. Menyene og rettene som våre kokker skaper, gir et utvalg av høy kvalitet, næringsrik og godt balansert mat. Det er vår innovasjon som gjør oss til en markedsleder. Vi jobber hardt for å levere den beste kvaliteten på den mest effektive måten. Matsikkerhet Først og fremst er vi opptatt av at maten vi serverer er tilberedt etter de aller høyeste standardene med kvalitetsprodukter og -ingredienser. Som et minimum vil vi overholde alle relevante matsikkerhetslover og godkjente regler for god praksis. For å sikre best praksis, har vi utviklet en felles minimumsstandard for drift og et sett med regler for atferd som må følges overalt der vi driver forretning. Disse er basert på sunn fornuft, lovbundne krav og best praksis i industrien. Vi måler regelmessig overholdelse av disse standardene og implementerer mål for ytelse for å gjøre våre klienter og kunder trygge på at vi leverer mat som er trygg å spise, samtidig som at vi oppfyller deres forventninger til kvalitet. Alle ansatte som jobber med mat, forventes å sørge for at: Maten alltid er tilberedt under hygieniske forhold så den ikke utsettes for risikoen for kontaminasjon De får den informasjonen, opplæringen og verktøy som er nødvendig for å gjøre jobben på en hygienisk måte og i tråd med standardene De overholder alle selskapets matsikkerhetspolicyer og prosedyrer. Ledelsen har tilsynsrollen for våre ansatte for å sikre overholdelse og samsvar med disse standardene. Spørsmål: Jeg har lagt merke til at det hender at en av kollegaene mine glemmer å vaske seg på hendene før vedkommende tilbereder mat. Svar: Hendene dine sprer lett bakterier rundt omkring i kjøkkenet og til mat. Derfor er det svært viktig at du alltid vasker deg godt på hendene før og etter tilberedning av mat, og når du har vært på toalettet eller berørt avfallsdunker/søppelbøtter. Vennligst minn din kollega om dette og, om nødvendig, ta opp saken med din overordnede. Du finner en link til vår Uttalelse om matsikkerhetspolicy i Referanse-delen i Reglene for god opptreden.

10 COMPASS-METODEN Ansvarlig leveringskjede Som konsern, kjøper Compass varer og tjenester fra mange forskjellige leverandører fra store internasjonale organisasjoner til lokale spesialistleverandører over hele verden. Når det er mulig, skaffer vi mat og ingredienser fra produsenter i nærheten av anleggene våre, kjøper fra organiske produsenter og deltar i fair trade-initiativer. Vi legger stor vekt på bærekraftig uthenting. Vi innser at det vil være leverandører i noen land som vil synes det er vanskeligere å oppfylle de strenge standardene som forventes av store, internasjonale konserner. I de tilfellene vil vi forvente at slike leverandører oppfyller Compass' krav til små og mellomstore bedrifter og utvise kontinuerlig forbedring. Vår anskaffelsesaktivitet vil i det minste overholde de relevante standardene for matsikkerhet og helse, regler for god opptreden, selskapets forskrifter, lover og standarder i land der vi driver virksomhet og vil avspeile vår vedvarende forpliktelse til bærekraftig anskaffelse av mat og konsernansvar ( CR ). Compass bestreber seg konstant på å finne den riktige balansen mellom å utvikle langsiktige relasjoner med leverandører, basert på kompatible verdier og atferd, så vel som kvalitet og pris. Leverandører velges og beholdes gjennom en ikke-diskriminerende anbuds- og budgivningsprosess. Vårt positive utvalg av leverandører inkluderer, der det er gjennomførbart, en gjennomgang av leverandørens policy og aktiviteter i forhold til god kredittpraksis. Vi forventer at våre større leverandører oppfyller et solid sett med kredittkriterier. Vi oppmuntrer til og bistår i innføringen av best praksis blant alle leverandører og forventer at alle våre leverandører følger loven og holder seg til våre etiske regler. Hvis din rolle medfører valg av eller arbeid med leverandører, bør du forsikre deg om at din relasjon gjennomføres i samsvar med ledende prinsipper med ansvar og etisk handel, helt fra søk- og utvelgelsesprosessen til levering og betaling. Vi vil som minimum handle innenfor grunnkoden for etisk handel, som er en internasjonalt anerkjent kode for arbeidspraksis. Hovedelementene er: Organisasjonsrett og retten til kollektive lønnsforhandlinger respekteres; Arbeidsforholdene er trygge og hygieniske; Barnearbeid skal ikke benyttes; Det blir betalt lønn til å leve av; Utilbørlig arbeidstid benyttes ikke; Ingen diskriminering blir praktisert; Fast ansettelse blir tilbudt; og Ingen hard eller umenneskelig behandling er tillatt. Du får mer informasjon om vårt arbeid med leverandører ved å lese vår Kjøps- og leveringspolicy. Du finner en link til dette i avsnittet Referanse i Regler for god opptreden. Spørsmål: En av leverandørene som tilbyr tjenestene sine til Compass har indikert at hvis vi forteller ham hvilken pris de andre potensielle leverandørene tilbyr, vil han garantere å tilby oss større besparelser. Dette kan være gode nyheter fra et økonomisk perspektiv for Compass, men jeg kjenner meg litt urolig for det. Hva bør jeg gjøre? Hvis du har gjort deg tanker om atferden blant våre leverandører eller noen relasjon mellom en Compass-ansatt og leverandører, ber vi deg snakke med din linjesjef eller din lokale innkjøpssjef. Svar: Du gjør rett i å være urolig for dette. Hvis det er noe som ikke kjennes riktig ut, er det sannsynligvis fordi det ikke er det. Samtidig som at det er viktig til enhver tid å ivareta Compass interesser, bør du aldri dele leverandørinformasjon med andre leverandører. Ikke bare vil det være brudd på konfidensialitet, men det vil kanskje også være ulovlig. Du bør forklare Leverandøren at det han har foreslått er uetisk og ikke tillatt av Compass. Du bør rapportere saken til din linjesjef, og du vil kanskje vurdere om det er denne leverandøren du ønsker å fortsette å gjøre forretninger med.

11 PERSONLIG INTEGRITET Interessekonflikter Ansatte må være nøye med å forsikre seg om at ingen interessekonflikt reell eller oppfattet oppstår mellom sin plikt som Compass-ansatt og interesser utenfor arbeidsplassen. Interessekonflikter kan oppstå på mange måter: Andre arbeidsinteresser og tilknytninger: arbeid for andre selskaper under ansettelsesforhold med Compass eller tilknytning til andre organisasjoner kan skape interessekonflikter. For eksempel: å ha en økonomisk interesse i et annet selskap eller en organisasjon; besitte posisjon som styremedlem eller konsulent; utføre tjenester utenfor din rolle i Compass; eller ha en jobb på si'. En interessekonflikt kan oppstå dersom noen av ovennevnte gjelder et selskap eller en organisasjon som kan anses for å være en konkurrent med Compass eller en klient, entreprenør eller leverandør til Compass. Noen ordninger av denne typen er aldri tillatt du kan ikke jobbe eller yte tjenester til noe selskap eller noen organisasjon som du forholder deg til gjennom din rolle ved Compass. Hvis du vurderer å påta deg tilleggsarbeid utenom Compass som kan resultere i en oppfattet eller reell interessekonflikt, bør du orientere din linjesjef om dette og be om skriftlig godkjenning for å fortsette med det du har planlagt. Arbeide med nære slektninger: Hvis du blir oppmerksom på at en nær slektning jobber for eller yter tjenester til en konkurrent, klient, entreprenør eller leverandør, skal du drøfte dette med din linjesjef. Som generell regel, skal ingen slektning ha noen forretningsavtaler med deg eller, der det er mulig, med noen i din avdeling eller noen som rapporterer til deg. Med henblikk på Reglene for god opptreden, regner vi at en "nær slektning" ville være en ektefelle, partner, forelder, steforelder, barn, stebarn, søsken, stesøsken, nevø, niese, tante, onkel, besteforelder, barnebarn eller svigerfamilie. Styre Vi innser at som profesjonell organisasjon, kan det hende våre ansatte vil bli bedt om eller invitert til å være styremedlem i en annen organisasjon. I noen situasjoner kan dette medføre interessekonflikt eller juridisk spørsmål. Før du aksepterer en posisjon som styremedlem for en organisasjon (inkludert nonprofit-selskap), bør du først få skriftlig godkjenning fra din nasjonale leder. Spørsmål: Vi ønsker å rekruttere ytterligere catering-personale i avdelingen der jeg jobber. Min datter er på jakt etter deltidsarbeid før hun begynner å studere ved universitetet igjen, og jeg lurer på om jeg kan legge inn navnet hennes for en rolle? Svar: Hvis du tror din datter er egnet for ledig stilling og har de riktige personlige egenskapene og erfaringen, vil vi oppmuntre deg til å snakke med din linjesjef og anbefale henne. Du må gjøre det klart at dere er i slekt, at du ikke bør være involvert i rekrutteringsprosessen, og at den ledige stillingen bør være for en du ikke har direkte tilsyn med eller jobber tett sammen med. Du kan få ytterligere rådgivning og støtte vedrørende interessekonflikter fra din linjesjef, ditt lokale juridiske team eller din lokale personaleavdeling.

12 PERSONLIG INTEGRITET Interessekonflikter (forts.) Investeringer Interessekonflikter kan oppstå hvis investeringer gjøres i konkurrenter, leverandører eller kunder. Alle "betydelige interesser" i en konkurrent, leverandør eller kunde forutsetter skriftlig forhåndsgodkjenning fra din nasjonale sjef. Med henblikk på Reglene for god opptreden, betyr en "betydelig interesse" enhver økonomisk interesse som kan være en reell eller oppfattet påvirkning av din bedømmelse. Investeringer i aksjeselskaper som er notert på en anerkjent aksjebørs (for eksempel CAC 40, NYSE eller London Stock Exchange), der du eier mindre enn 1 % av det selskapet, er akseptable. Mange reelle eller potensielle interessekonflikter kan løses på en måte som er akseptabel både for Compass og for individet. Det viktige er å fremheve den potensielle konflikten slik at man kan bli enige om et hensiktsmessig tiltak. Hvis du er bekymret for at du (eller en kollega) kan ha en interessekonflikt, må du underrette din linjesjef om dette. Hvis ikke du informerer om en interessekonflikt, kan det føre til et disiplinærtiltak. Innsidehandel Handel med "innsideinformasjon" er en forbrytelse i Storbritannia, USA og i mange andre land. Innsideinformasjon er vesentlige opplysninger om et selskap som er kjent for styremedlemmer og ansatte i selskapet, men som ikke er offentliggjort. Det kan også gjelde et annet børsnotert aksjeselskap. Det er forbudt å dele innsideinformasjon eller bruke den til å kjøpe eller selge aksjer. Du må ikke kjøpe eller selge Compass-andeler (eller andeler i et annet børsnotert selskap) hvis du har kjennskap til innsideinformasjon. Du må ikke be andre handle på dine vegne eller dele med andre innsideinformasjonen du har. Ingen innsideinformasjon skal gis videre til noen forretning uten skriftlig forhåndsgodkjenning enten fra konsernets administrerende direktør, konsernets avdeling for investorrelasjoner, konsernets mediarelasjoner eller selskapets foretningsfører som vil: sørge for at innsideinformasjonen er gjort tilgjengelig i samsvar med loven; frigi innsideinformasjonen via London Stock Exchange (eller annen lignende tillatt mekanisme); og Gjøre kunngjøringer tilgjengelige på Compass Group PLCs webside. Fullstendig kontaktinformasjon for disse avdelingene står i referansedelen av Reglene for god opptreden. Spørsmål: Vi har jobbet med å bli enige om en samarbeidsavtale med en ny forretningspartner som, hvis den lykkes, kan føre til at begge selskapenes virksomhet virkelig vokser. Jeg er klar over at min søster og svoger har noen andeler i det andre selskapet, som de vurderer å selge. Jeg vil gjerne forsikre meg om at de får best mulig pris for sin investering og be dem holde på andelene inntil forretningssamarbeidet er offisielt. Vil jeg få problemer med å gjøre dette? Svar: Ja. Informasjonen du har om det nye samarbeidsprosjektet er konfidensiell og må ikke gis videre. Det vil sannsynligvis regnes som materiell informasjon, da investorer (for eksempel din familie) sannsynligvis ville vurdere informasjonen når en beslutning skal tas i forhold til deres andeler. Du må ikke gi informasjonen videre. Materiell informasjon er informasjon som sannsynligvis vil påvirke selskapets andelspris når den gjøres kjent for allmennheten. Informasjon for eksempel om en omstrukturering av ledelsen, produktinformasjon, viktige nye kontakter, rettstvister eller fortjenesterapporter eller -prognoser. Du kan få ytterligere rådgivning og støtte vedrørende interessekonflikter og innsidehandel fra din linjesjef, ditt lokale juridiske team eller din lokale personaleavdeling.

13 PERSONLIG INTEGRITET Gaver og gjestfrihet Vi anerkjenner at gaver som gis og mottas eller gjestfrihet kan bidra til å utvikle velvilje i forretningsrelasjoner, men det er passende bare under enkelte omstendigheter. Under ingen omstendigheter skal noen ansatt tilby, gi eller ta imot noen gave eller gjestfrihet, ansett verdi, som kan oppfattes slik at den påvirker en forretningsbeslutning. Vurder følgende når du står overfor en mulighet til å gi eller ta imot gaver eller gjestfrihet. Hva er din hensikt med å tilby en gave eller gjestfrihet eller hva tror du er hensikten til forretningspartneren når det samme blir tilbudt deg? Er hensikten å utvikle en forretningsrelasjon eller å påvirke en beslutningsavgjørelse som for eksempel tildeling av en kontrakt som er lagt ut på anbud? Er gaven eller gjestfriheten av beskjeden verdi eller kan det føre til at du (som mottaker) kjenner deg forpliktet til å gi noe tilbake? Har du sjekket for å se om gaven / gjestfriheten er lovlig både i mottakerens og i tilbyderens land? Vær spesielt forsiktig når du vurderer å gi gaver eller gjestfrihet til statlige embetspersoner, da dette er forbudt i enkelte land. Har du sjekket om mottakeren av gaven eller gjestfriheten har lov til å ta imot? Kjennes det greit for deg å gi eller ta imot gaven? Hvis ikke det kjennes greit, er det sannsynligvis ikke det. Spiller det noen rolle hvilken type gave eller gjestfrihet jeg tilbyr? Det finnes noen typer gaver eller gjestfrihet som aldri bør anses som akseptable. Du bør ikke gi, tilby, ta imot eller godkjenne noen: Gaver eller gjestfrihet som involverer tredjeparter som har deltatt i en anbudskonkurranse eller anbudsprosess som du er eller kan anses for å være involvert i; Gaver eller gjestfrihet som ville være ulovlig under lokal lovgivning, for eksempel å gi en gave til en statlig embetsperson som kan forstås som bestikkelse etter lokal lovgivning sørg for at du gjør deg kjent med dine lokale juridiske forpliktelser; Betaling av kontanter (eller likvide midler) eller betaling av andres personlige regninger eller omkostninger; Enhver gjestfrihet som kan være brudd på disse Reglene for god opptreden eller som kan anses for å være uanstendige eller upassende som ledd i et forretningsforhold eller som kan ha en negativ innvirkning på Compass omdømme; og Gaver eller gjestfrihet som du ikke er innstilt på å rapportere eller søke intern godkjenning for, uansett om du benytter personlig eller selskapets gjestfrihet. Spørsmål: Jeg har snakket i mange måneder med et lokalt regjeringsorgan uten å hente inn supporttjenester. Nå er jeg invitert i bryllupet til datteren av en lokal embetsmann. I min kultur forventer man at gjester gir kontanter i gave i bryllupet. Er dette akseptabelt? Svar: Vi forstår at kulturforskjeller kan stille oss i vanskelige situasjoner. Selv om vi ønsker å alltid være forståelsesfulle for dette, er det strengt forbudt å gi kontanter i gave, uansett omstendigheter. Det kan være passende å tilby en gave som ikke består av kontanter, men først må du snakke med din overordnede om dette og få hans/hennes godkjenning før du gir noen gave.