MØTEPROTOKOLL HAREID KOMMUNE

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Utval: Kontrollutvalet i Hareid kommune Møtestad: Midlertidig rådhus i Myravegen 11 - Kommunestresalen Dato: Møte tok til Kl. 08:30 Møte slutta Kl. 12:10 Medlemane har vorte varsla skriftleg via e-post. Saksdokumenta har vore utlagde til ålment ettersyn på heimesida til Vest kontroll Sekretariat for kontrollutval. Faste medlemar som møtte: Namn Berte Holstad Engen Kjartan Grimstad Inga Ishild Hareide Greta Nelly Kirkebø Terje Dalsøren Funksjon Leiar Nestleiar Medlem Medlem Medlem Faste medlemar som ikkje møtte: Namn Funksjon Nestleiar Varamedlemar som møtte: Namn Møtte for Vest kontroll - sekretariat: Namn Jostein Støylen Funksjon Dagleg leiar Søre Sunnmøre Kommunerevisjon IKS: Namn Funksjon Bodill Skeide Revisjonssjef/dagleg leiar Alf Marius Grønnevik Forvaltningsrevisor Frå administrasjonen møtte: Namn Ragnhild Velsvik Berge Eivind Longva Kai Rune Bjørke Unni Bergdal Helga Bøe Stilling Rådmann. I sakene 47, 48, 49, 50 Kommunalsjef oppvekst og kultur. I sak 37. Kommunalsjef Sektor for samfunnsutvikling. I sak 47 og 50 Fagkonsulent Sektor for Velferd. I sak 49. Leiar for servicetorg og politisk sekretariat. I sakene 48 og 48 Side 1 av 17

2 SAKLISTE SAK 41/18 SAK 42/18 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE SAK 43/18 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2018 SAK 44/18 SAK 45/18 SAK 37/18 SAK 46/18 SAK 47/18 SAK 48/18 SAK 49/18 SAK 50/18 MELDINGAR FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET SJØLVKOST VATN OG AVLØP OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET TIDLEG INNSATS NESTE FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT ORIENTERING OM COMPILO ORIENTERING OM IMPLEMENTERING AV GDPR ORIENTERING OM RAPPORTERING AV PSYKISK UTVIKLINGSHEMMA ORIENTERING OM REHABILITERING AV RÅDHUSET SAK 51/18 ANDRE TERTIALRAPPORT 2018 SAK 52/18 SAK 53/18 SAK 54/18 DELEGERING FRÅ KONTROLLUTVALET MOTORISERT FERDSEL I SNIPSØYRVATNET HABILITETSAMBAND VED SØKNAD OM TILSKOT Side 2 av 17

3 41/ IBM GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL 1. Innkalling og sakliste vert godkjent. Sak 37 vert utsett til neste møte. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vert vald Terje Dalsøren. 42/ IBM GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Kontrollutvalet godkjenner møteprotokollen frå møtet Møteprotokollen frå møtet /18 033& IBM GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2018 Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknad til gjennomgådde møteprotokollar. Saksopplysning For best mulig kontroll må ein vere oppdatert om kommunen, gjennomgang av møteprotokollar og saker er ein viktig del av dette. Ved gjennomgang bør ein og særleg sjå etter formelle feil (habilitet, lukking av møte osv.) Dokumenta finn ein på Hareid kommune si heimeside - Møteprotokollar til gjennomgang (feit skrifttype): Kommunestyret Formannskapet Levekårsutvalet Nærings- og miljøutvalet Eldrerådet Råd for menneske med nedsett funksjonsevne Valstyret Administrasjonsutvalet SSR Representantskap Vert sendt til leiar i kontrollutvalet SSR Styret Vert sendt til leiar i kontrollutvalet Side 3 av 17

4 44/18 033& IBM MELDINGAR Kontrollutvalet tek meldingane til vitende. 1. Kommunestyresak 58/18 budsjettrevisjon oktober Presentasjon av interkommunalt PPT samarbeid i kontrollutvalsmøte Kommunerevisoren nr selskapskontroll 45/ AEH FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT SJØLVKOST VATN OG AVLØP Samrøystes innstilling 1. Kommunestyret tek til vitande Forvaltningsrevisjonsprosjekt Sjølvkost vatn og avløp Hareid kommune. (Utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS, datert ). 2. Kommunestyret vedtek at revisjonen sine anbefalingar skal følgjast/utførast: Kommunen må dokumentere vurderingane som ligg til grunn for fordelingsnøklane til tilsette med fordelt løn mot sjølvkostområda. Kommunen må gå gjennom anleggsregistreret i Momentum slik at dette samsvarar med kommunen sin rekneskap og anleggsregister. Kommunen må synleggjere/utarbeide fordelingsnøkkel til alle dei indirekte kostnadane og spesielt knytt til vedlikehald som blir belasta sjølvkost. Kommunen må vurdere om alle kostnader som kan definerast som indirekte kostnader er belasta sjølvkostområda. Kommunen må renteberekne sjølvkostfonda i samsvar med rettleiar. 3. Kommunestyret vedtek at rådmannen rapporterer om status for gjennomføringane av anbefalingane, og eventuelt vidare framdrift, til kontrollutvalet innan Søre Sunnmøre Kommunerevisjon IKS. ( ). Forvaltningsrevisjonsprosjekt Vatn og avløp Hareid kommune. (Motteke Vest Kontroll ) Vedtak for prosjektet Kontrollutvalet i Hareid kommune gjorde i sak 06/17 vedtak om å få gjennomført eit forvaltningsprosjekt knytt til sjølvkost innan vatn og avløp. Side 4 av 17

5 Målsetting Målsettinga for prosjektet var å vurdere om Hareid kommune følgjer lov, forskrift og retningslinjer for sjølvkost innanfor vatn og avløp. Konkrete mål var å vurdere om kommunen sine utrekningar og føringar av kostnadar knytt til vatn og avløp er i samsvar med gjeldande regelverk for sjølvkost, og kontrollere om overskota/underskota innanfor tenesteområda er i tråd med gjeldande retningsliner, medrekna «balansering» av årsrekneskapen innan sjølvkostområda ved avsetning / bruk av sjølvkostfond. Problemstillingar 1. Vert vatn og avløp i Hareid kommune behandla i samsvar med sjølvkostprinsippet? a. Direkte kostnader b. Indirekte kostnader c. Kapitalkostnader d. Sjølvkostfond Det vert også utarbeida i rapporten ein deskriptiv analyse med samanlikning av gebyr mellom nabokommunar (basert på rekneskapsdokument og KOSTRA). Søre Sunnmøre Kommunerevisjon IKS kjem med følgjande vurderingar og konklusjonar: Problemstilling 1: Vert vatn og avløp i Hareid kommune behandla i samsvar med sjølvkostprinsippet? I del 6 av rapporten kjem det fram følgjande (for meir detaljert informasjon sjå side 14-29): Direkte kostnadar Kostnadane som kommunen har belasta sjølvkost for vatn og avløp var knytt til den respektive funksjonen/tenesteområdet heilt eller ved forholdsmesseg fordeling. I høve fordelte lønskostnadar har kommunen utarbeida fordelingsnøklar (prosentvis fordeling) for kvar enkelt tilsett, men det gjekk ikkje fram dokumentasjon/grunngjeving som underbygger fordelingsnøklane. Gjennomgang av rekneskapsførte lønsutgifter viste avvik mellom fordelingsnøkkel (timefordeling) angikk i Momentum (sjølvkostverktøy) og det som gjekk fram av rekneskapen for den enkelte tilsette. Dette fører til feil ved estimering av enkelte indirekte kostnader då dei vert utarbeida på bakgrunn av blant anna ovannemnde fordelingsnøkkel. Indirekte kostnadar Det er gått igjennom kommunen sine interne kostnadsfordelingar. Kommunen har utarbeida fordelingsnøklar for dei tilleggs- og støttefunksjonar som er vurdert som aktuelle. Desse var i stor grad basert på fordelingsnøklar som rettleiaren gir rom for å nytte, men kommunen manglar dokumentasjon som underbygger fordelingsnøklane spesielt knytt til vedlikehald. Vedlikehaldet utgjorde over halvparten av dei indirekte fordelte utgiftene. Det er difor uråd å vurdere om kostnadane er reelle og kan knytast opp mot vatn og avløp. Det kan sjå ut som utgifter knytt til IKT og servicetorg ikkje er vurdert mht. kostnadar som kan knytast opp mot sjølvkostområda. Ved samanlikning mellom kommunane er det vanskeleg å kunne vurdere kostnadane opp mot kvarandre på ein god måte, då kommunen kan ha ulik organisering av interntenestene og ulike fordelingsnøklar. Side 5 av 17

6 Totalt hadde Hareid fordelte utgifter på ca. 1,5 mill. der husleige/vedlikehald utgjorde ca. 0,8 mill. for vatn og avløp samla. Dette var høgast av Volda, Ulstein og Ørsta (sjå samanlikning side 25). Kapitalkostnadar Kommunen har berekna avskriving og kalkulatorisk rente på anlegg/driftsmiddel tilknytt vatn og avløp. Kommunen har berekna desse manuelt på bakgrunn av kommunen sitt anleggsregister i Avskrivingskostnaden og kalkulatorisk rente i rekneskapen(kommunen sine manuelle berekningar) viste avvik frå anleggsregisteret i Momentum, men i etterkalkyen til Momentum var det samsvar(vedl. 1). Dette kan tyde på at Momentum har lagt inn i si etterkalkyle kommunane sine berekningar mht. avskrivingskostnad og kalk.rente. Anleggsregisteret i Momentum må avstemmast mot kommunerekneskapen slik at avskrivingskostnaden og kalk.renter som Momentum bereknar vert i samsvar med kommunerekneskapen. Kommunen ser ut til å ha teke utgangspunkt i anskaffelseskost ved berekning av avskrivingsgrunnlaget og trekt frå eventuelle investeringstilskot/anleggsbidrag. Kommunen ser difor ut til å ha følgt retningslinene for sjølvkost når det gjeld berekning av avskrivingsgrunnlaget. Gjennomgangen av anleggsoversikta og avskrivingstida viste at kommunen på dei fleste anlegga har nytta 40 års avskrivingstid. Dette gjaldt alle leidningsnett (både vatn og avløp), reduksjonsventilar, pumpestasjonar og reinseanlegg. For tekniske anlegg (reinseanlegg og pumpestasjonar) går det fram av rettleiar at desse skal vurderast til 20 år. Administrasjonen har gitt tilbakemelding om at ein for 2018 vil vurdere denne type anlegg til å ha ei levetid på 20 år. Sjølvkostfond Det går fram av rettleiar at sjølvkostfondet skal gå i balanse i løpet av ei 3-5 års periode. I perioden hadde kommunen opparbeida seg eit stort vassfond (8,2 mill. kr). I perioden brukte kommunen av fondet og pr var fondet på 2,5 mill. kr. Kommunen har difor dei siste åra redusert fondet i vesentleg grad. For avløpsfondet såg ein bruk og avsetting på fondet gjennom heile perioden ( ). Ut i frå rekneskapen på dei ulike funksjonane kan ein ikkje sjå at kommunen har renteberekna VA-fonda i kontrollperioden 2009 til 2017 for vassfondet og for på avløpsfondet. Det er renteberekning av avløpsfondet i 2016 og 2017, men ein kan ikkje sjå at dette har hatt rekneskapsmessig påverknad på fonda. Kommunen bør difor ta ein gjennomgang av sjølvkostfonda med omsyn til renteberekning. Anbefalingar ifrå Søre Sunnmøre Kommunerevisjon IKS: Kommunen bør dokumentere vurderingane som ligg til grunn for fordelingsnøklane til tilsette med fordelt løn mot sjølvkostområda. Kommunen bør gå gjennom anleggsregistreret i Momentum slik at dette samsvarar med kommunen sin rekneskap og anleggsregister. Kommunen bør synleggjere/utarbeide fordelingsnøkkel til alle dei indirekte kostnadane og spesielt knytt til vedlikehald som blir belasta sjølvkost. Kommunen bør vurdere om alle kostnader som kan definerast som indirekte kostnader er belasta sjølvkostområda. Kommunen bør renteberekne sjølvkostfonda i samsvar med rettleiar. Viser også til side 31 i rapporten, der rådmannen har gitt kommentar til forvaltningsrevisjonen. Side 6 av 17

7 37/ IBM Saka vert utsett til neste møte OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET TIDLEG INNSATS Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet tek tilbakemeldinga vedkomande forvaltningsrevisjonsprosjektet Tidleg innsats til vitende. 2. Kontrollutvalet ber om ny tilbakemelding på status på gjennomføring av anbefalingane innan Utskrift frå møteprotokoll: Kontrollutvalssak 22/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Tidleg innsats 2. Tilbakemelding frå Hareid kommune status for gjennomføring av tilrådingar 1) Skulane i Hareid kommune Årsplan for kartleggingsprøver og tiltaksplan for elevar som skorar lavt innanfor den tilpassa opplæringa 2) Elev årshjul 3) Tiltaksplan for elevar/klasser innanfor tilpassa opplæring Vedtak for prosjektet Kontrollutvalet vedtok i sak 10/17 å få utført eit forvaltningsrevisjonsprosjekt kring tidleg innsats og PPT. Målsettinga med prosjektet var å undersøke om kommunen følgjer lov, forskrift og retningsliner med omsyn til å identifisere born med vanskar, yte spesialpedagogisk hjelp i barnehagar og at dei kjem tidleg i gong med spesialundervisning eller tilrettelagt undervisning i grunnskulen. Saksbehandling forvaltningsrevisjonsrapport Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS utarbeidde forvaltningsrevisjonsrapporten Tidleg innsats, Hareid kommune, datert Denne var handsama i kontrollutvalssak 22/18, og vidare i kommunestyret i PS 30/18 der det vart gjort følgjande samrøystes vedtak: 1. Kommunestyret tek til vitande Forvaltningsrevisjonsprosjektet Tidleg innsats, Hareid kommune. (Utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS, datert ). 2. Kommunestyret vedtek at revisjonen sine anbefalingar skal følgjast/utførast: Hareid kommune har lange ventelister i høve tilvising til PPT. Det er viktig at det nye PPT raskt kjem i gong med handsaming av enkeltsaker. PPT må i større grad gjennomføre systemretta og førebyggande arbeid ute i skulane, og i tillegg bidra med kompetanse og organisasjonsutvikling. Kommunen har ein eldre felles prosedyre/rutineperm for born med nedsett funksjonsevne. Denne må reviderast/oppdaterast både m.h.t. lovheimel, organisering/ansvar og innhald. Overgangsplanen må innehalde meir informasjon om korleis born som ikkje går i barnehage skal fangast opp og kven som er ansvarleg for dette arbeidet. Kommunen må i større grad enn tidlegare involvere komande kontaktlærar i overgangsarbeid/overgangsaktivitetar mellom barnehage og skule. Kommunen må sikre at rutinar knytt til hospitering mellom barnehage og skule vert gjennomført og prioritert. Side 7 av 17

8 Kommunen må vurdere om samtykkeskjema bør innehalde meir detaljar om kva informasjon som vert overført. Kommunen må setje i verk tiltak for å oppfylle krava i rettleiar m.h.t. leksehjelp (administrasjonen har opplyst om at ein no har endra praksis). 3. Kommunestyret vedtek at rådmannen rapporterer om status for gjennomføringane av anbefalingane, og eventuelt vidare framdrift, til kontrollutvalet innan Tilbakemelding frå rådmannen, datert Viser til tilbakemelding frå rådmannen som ligg ved. Tilbakemelding frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon v/alf Marius Grønnevik, datert Anbefaling 1 Det går fram av tilbakemeldinga at PPT ikkje har venteliste pr Anbefaling 2 Det går fram av tilbakemeldinga at PPT bidreg inn mot Hareid kommune med kompetanseutvikling, og at ein no etablerer jamne møter mellom sektorleiing og PPT. Vidare går det fram at pedagogisk personale i barnehagar og skular har behov for meir rettleiing og støtte der dei er. Det går derimot ikkje fram om PPT har sett i verk arbeid og eventuelle tiltak ut mot skulane og barnehagane. Anbefaling 3 Ut i frå tilbakemelding tolkar ein det slik at dette arbeidet skal settast i gong i haust og fullførast i løpet av våren Anbefaling 4 Det går fram at arbeidet ikkje er sett i verk i påvente av ny personvernlov. Anbefaling 5 Kommunen vurderer det slik at kontaktlærerane er med i den grad det er praktisk mogeleg i høve til det daglege arbeidet. Vi ser på overføringssamtalane der kontaktlærar er involvert som viktige. I dei tilfelle ein ikkje har fått på plass kontaktlærar, eller ikkje har anledning til å gjennomføre overføringssamtaler på våren, bør ein vurdere om det skal etablerast ei rutine der kontaktlærar så raskt som råd etter skulestart gjennomfører overføringssamtale med barnehagane. Anbefaling 6 Kommunen har utarbeid eigne rutinar i høve hospitering mellom barnehage og skule. Tilbakemeldinga viser at dette blir gjennomført i den grad det let seg gjere. Om kommunen vurderer rutinane som vanskelege å oppfylle, bør ein vurdere om det vil vere hensiktsmessig å endre dei slik at det er samsvar mellom rutinar og praksis. Anbefaling 7 Samtykkeskjemaet er til vurdering hjå personvernombodet, og vil bli tilpassa dei andre samarbeidskommunane på Søre (Herøy har dei utarbeida eit skjema som fangar opp dette). Anbefaling 8 Gjennomgangen ute på einingane viste at kommunen ikkje oppfylte krava i høve rettleiar (slik det går fram i rapporten). I E-post frå 7. mars fekk ein ei ny tilbakemelding frå kommunalsjef oppvekst på korleis leksehjelpa var organisert, der krava var oppfylt. Ein ba om tilbakemelding på når praksis hadde blitt endra, men dette har vi ikkje fått tilbakemelding på, og revisjonen har ikkje kontrollert om praksis har blitt endra. Side 8 av 17

9 46/ IBM NESTE FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT Kontrollutvalet ber revisjonen utføre ei forvaltningsrevisjonsprosjekt på innkjøp-/anbodsprosess, Teknisk spesielt, og ber revisjonen utarbeide prosjektplan til neste møte. Ingen. Kommunestyret vedtok plan for forvaltningsrevisjon i PS 110/16, med følgjande prosjektområde for forvaltningsrevisjon i planperioden: Tidleg innsats PPT barnehage og grunnskule Utført Sjølvkostområdet (VAR) Utført Innkjøp-/anbodsprosess, Teknisk spesielt Forvaltning, drift og vedlikehald av kommunale bygg Kvalitet og tenestilbod på helsestasjon og psykiatri KOSTRA analyse sentraladministrasjon Spesialundervisning - oppfølgingsprosjekt Kontrollutvalet har fått fullmakt frå kommunestyret til å prioritere og spesifisere prosjekt, samt eventuelt leggje til nye prosjekt innan ramma for utføring. Søre Sunnmøre kommunerevisjon ser på eit prosjekt innan innkjøp, i dette anbod og rammeavtalar, som mest aktuelt. 47/18 033& IBM ORIENTERING OM COMPILO Kontrollutvalet tek orienteringa frå rådmann, leiar for servicetorg og politisk sekretariat og Kommunalsjef Sektor for samfunnsutvikling til vitende. Ingen. Kontrollutvalet gjorde i sak 34 vedtak om å få ny orientering om bruken og erfaringa med kvalitetssystemet Compilo. Rådmannen er innkalla for å orientere. I møtet Rådmann Ragnhild Velsvik Berge, leiar for servicetorg og politisk sekretariat Helga Bøe og Kommunalsjef Sektor for samfunnsutvikling orienterte Systemet skal gi lik tenking og vere eit heilskapleg system for kommunen. Side 9 av 17

10 Må vere meir aktive for å følgje opp ute i sektorane. Alle må ha forståing for det er dette som skal brukast i organisasjonen Prosedyre Ryddigheit i systemet er viktig skal det ha full verknad Avvik må rapporterast. Og må lukkast. Dei er godt på veg med bruken men må bli betre Det er eit forbetringssystem sjølv om det skal vise avvik Har alle tilsette tilgang til systemet? Nei. Dei som ikkje har tilgang skal få tilvist korleis dei skal melde inn og ha oversikt 48/18 033& JS ORIENTERING OM IMPLEMENTERING AV GDPR Kontrollutvalet tek orienteringa frå rådmann og leiar for servicetorg og politisk sekretariat til vitende. 1. Personvernombodets oppgåver 2. Personvernerklæring Hareid kommune 3. Personvernhandbok for kommunane på Søre Sunnmøre Saksopplysning EU har sett i verk ei personopplysningsforordning GDPR (General Data Protection Regulation). Noreg er forplikta til GDPR gjennom EØS avtalen. Denne forordninga er implementert i ny personopplysningslov. Hensikta med reglane er å styrke personvernet, meir openheit rundt innsamling av personopplysningar og at bruk av opplysningane skal grunngivast og avgrensast. Alle offentlege verksemder må ha personvernombod for å sikre at reglane vert følgt. Personvernombodet må ha fagleg kunnskap til reglane og kunnskap om personvernrett. Oppgåver til eit personvernombod: Personvernombodet si hovudoppgåve er å informere og gi råd om de forpliktingar verksemda har etter personvernlovgivinga til den behandlingsansvarlige eller databehandlaren, samt til dei tilsette som utfører behandling av personopplysningar. Andre oppgåver til personvernombodet (sjå under og i vedlegget): Kontrollere overholdelsen av personvernregelverket Gi råd om vurdering av personvernkonsekvenser (DPIA) Samarbeid med Datatilsynet og funksjon som kontaktpunkt Prioritert innsats der personvernrisikoen er høyest Bidra til å få oversikt over behandlingene i virksomheten Helga Bøe er kommunen sitt personvernombod. Personvernerklæring Personvernerklæringa fortel korleis kommunen samlar inn, vernar og brukar opplysningar om personar (personopplysningar). Målet er å gi den enkelte overordna informasjon om kommunen si behandling av personopplysningar. Side 10 av 17

11 Kommunen si personvernerklæring ligg ved saka. I møtet Rådmann Ragnhild Velsvik Berge og leiar for servicetorg og politisk sekretariat Helga Bøe orientere i møtet. Viser til Personvernhandboka felles for Søre Sunnmøre og det felles samarbeide om GDPR med dei same kommunane Det som gjeld behandlingsprotokollar er ikkje ferdig Kommunen stiller spørsmål ved å signere avtalar med «leverandørar av ulike dataløysingar for kommunen» Avgrensing kva den enkelte saksbehandlar har tilgang til 49/18 033& JS ORIENTERING OM RAPPORTERING AV PSYKISK UTVIKLINGSHEMMA Orienteringa frå rådmannen og fagkonsulent Sektor for velferd vert teken til vitende. Ingen I kommunestyret den stilte leiar i kontrollutvalet/kommunepolitikar Berte Holstad Engen flg. spørsmål vedkomande rapportering av psykisk utviklingshemma: Spørsmål i møtet «Både som kommunepolitikar og som leiar i ktu ønskjer eg å stille ordførar og administrasjon eit spørsmål. Media har i det siste bl. anna vore prega av avsløringane i Tolga kommune. Avsløringar om at det har vore ein sterk auke i talet på registrerte med psykisk utviklingshemming, i tillegg til kritikkverdig handsaming av slike vurderingar. I den forbindelse ser vi at media har laga ei oversikt over kommune Norge og det viser seg at det har vore ei høg auke mange stader. Også Hareid har hatt ein sterk auke i slike registreringar. Mitt spørsmål er om ordførar kan gi ei forklaring på denne utviklinga hjå oss og at vi som kommunestyre og kontrollutval kan vere sikre på at den kraftige auken vi har hatt er basert på grundig saksutgreiing etter lovverket i kvar enkelt sak?» Rådmannen opplyser at sektor for velferd vil orientere i møtet. I møtet Rådmann Ragnhild Velsvik Berge og fagkonsulent Sektor for velferd Unni Bergdal orienterte: Ansvaret for Gerika systemet Alle pasientene er gått igjennom Har hatt gjennomgang med revisor Kontrollar vert endå meir skjerpa frå årsskiftet Side 11 av 17

12 50/18 033& JS ORIENTERING OM REHABILITERING AV RÅDHUSET Orienteringa frå rådmannen og prosjektleiar vert teken til vitende. Kommunestyresak 60/18 av Rehabilitering Hareid rådhus. Kontrollutvalet gjorde i sak 23/18 Midlertidig flytting frå Rådhuset tilbakemelding frå rådmannen slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet ek orienteringa frå rådmannen og kommunalsjef for sektor samfunnsutvikling til vitende. 2. Kontrollutvalet vil fylgje opp rehabiliteringsarbeidet på rådhuset vidare.» Saka om rehabilitering Hareid rådhus har vore opp i kommunestyret den i PS sak 60/18. Kommunestyret gjorde slik vedtak: «Kommunestyret vedtek ei stegvis total rehabilitering av rådhuset. Prosjektet skal delast i to steg. 1. steg omhandlar utsendt tilbod med korreksjonar i 9 punkt ovanfor. 2. steg er omtala i punkt 4 ovanfor. Steg 1 blir sett i gang so snart som råd. Steg 2 blir sett i gang når helsehuset er ferdig og det er klart kva lokala skal nyttast til i framtida. Kommunestyret vedtek ei tilleggsløyving på kr mill. for gjennomføring av steg 1. Kommunestyret ber rådmannen snarast gå i dialog/forhandlingar med entreprenøren for å redusere kostnadane i prosjektet i samsvar med løyvinga. Dersom desse forhandlingane fører fram, gjev kommunestyret rådmannen naudsynte fullmakter til å gjennomføre rehabiliteringa av Hareid rådhus i tråd med dette. Det er særs viktig at arbeidet kjem i gang so raskt som råd og seinast Dersom det hender noko som ikkje er føresett eller teke høgde for, skal byggenemnda haldast fortløpande orientert. Rådmannen skal rapportere til byggenemnda i byggenemndsmøte kvar tredje veke.» Vi har bede rådmannen orientere kontrollutvalet. Ho opplyser at Pergunn Rødseth skal orientere og svare på spørsmål. I møtet Rådmann Ranghild Velsvik Berge og prosjektleiar (kommunalsjef for samfunnsutvikling) Kai Rune Bjørke orientere: To byggetrinn. Dvs ei utbygging, men i to fasar. Ei kontrakt i to fasar. Det kan bli litt opphald mellom trinn utføring og trinn 2 utføringa. Ryddeprosess av tilsette Alt inventar flytta ut Informasjonsmøte med leigetakarar (tannlege og SSIKT) Rigg på plass og første arbeidsmøte halde. Er godt i gang Ferdig mars/april 2019 trinn 1 Når helsehuset er ferdig og dei på rådhuset flytta dit då skal trinn to utførast. Kvifor foreslo ikkje rådmannen i to byggetrinn: o To trinn er ikkje ei like god løysing som om alt vart teken under eitt Side 12 av 17

13 o To prosjekt gi høgare totalkostnad, er meir ressurskrevjande og vil føre til meir støy i byggeperioden 51/ IBM ANDRE TERTIALRAPPORT 2018 Kontrollutvalet tek tertialrapport for 2. kvartal 2018 til vitende. Tertialrapport 2. kvartal 2018 med finansrapport. Saksopplysning Tertialrapport for 2. kvartal ligg føre. Rådmannen si innleiing og oppsummering, (side 3 i rapporten). Hareid kommune rapporterer på økonomi kvar månad, med ein utvida økonomirapport ved kvar tertial. Tertialrapporteringa inneheld også ein rapport med desse elementa: 1. vedtaksrapport med oversikt over oppfølging av aktive politiske vedtak 2. Nærvær. Med utgangspunkt i data for sjukefråvær vurderer vi tiltak for å auke nærværet i organisasjonen. 3. tenesterapport a. Viktige hendingar b. Avvik meldt av medarbeidarar og klage frå innbyggarane c. Tilsyns- og revisjonsrapporter 4. prosjektrapportering og status på planlegging og gjennomføring av anlegg- og byggeprosjekt. Tertialrapporten gir ei samla oversikt over den kommunale aktiviteten, og eit innblikk i dei enkelte avdelingane. Rapporten skal utviklast til å vere ein integrert del av kommunen sitt styringssystem med gjennomgåande samanheng frå kommuneplan til årsrapport. Rådmannen vil gjere små korrigeringar undervegs etter som ein erfarer bruken av malen. Ein ser at manuell rapportering er svært tidskrevjande, spesielt for teknisk sektor som har så mange prosjekt. Eit dataverktøy som gir rask oversikt over bedrifta sin aktivitet er difor ein føresetnad for optimal prosessflyt og gode rapporter. Dette har vi ikkje pr. i dag, men vi samarbeider i rådmannsgruppa i 7- stjerna for å finne det beste egna verktøyet. Dette er andre rapporter etter ny sektorinndeling med sektorane læring og kultur, samfunnsutvikling, og velferd. Assisterande rådmann rapporterer på sentraladministrasjonen som no berre har ein rein stab/støtte funksjon. Rådmannen kommenterer her status ut frå eit overordna perspektiv. Viser til tertialrapporten som ligg ved for detaljert informasjon. Side 13 av 17

14 52/ JS DELEGERING FRÅ KONTROLLUTVALET 1. Kontrollutvalet gir fullmakt til leiaren, nestleiaren og utvalet sitt sekretariat å vere til stades i lukka møte i same utstrekning som utvalet sjølv. 2. Kontrollutvalet gir fullmakt til enkeltmedlemer i kontrollutvalet å vere til stades i lukka møte i same utstrekning som utvalet sjølv, avgrensa til utval dei etter vedtak har eit spesielt kontrollansvar for. 3. Ved spørsmål om tvil avgjer leiaren i kontrollutvalet. 4. Utvalet har slik fordeling: Levekårsutvalet: Næring og miljø: Formannskapet: Inga Ishild Hareide Terje Dalsøren og Kjartan Grimstad Greta Kirkebø Berte Holstad Engen Uttaler frå Kommunal- og moderniseringsdepartementet av 2015 vedkomande tilgang til lukka møte for sekretariatet, revisor og medlemane. Kontrollutvalet har stilt spørsmål om kontrollutvalet sin rett til å vere til å vere til stades i møter i andre folkevalde organ. Kommunal- og moderniseringsdepartementet har gitt tolkingsuttaler til kommunelova 77 nr 7 den Uttalane ligg ved saka i si heilheit. Flg. vert trek ut: Sak 13/2323 Kommunelova 77 nr 7: Om tilgang til lukka møter for kontrollutvalet sitt sekretariat og revisor: Kommunelova 77 nr 7: «Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av tausheitsplikt, krevje enhver opplysning, redgjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene» Kommunen sin revisor har rett til å vere til stades i lukka møte i kommunestyret og andre folkevalde organ. Sekretariatet har same rett som kontrollutvalet i lukka møte (kommunestyret og andre folkevalde organ, men det føreset at kontrollutvalet har instruert sekretariatet om å vere til stades. Kontrollutvalet har rett til å vere til stades i lukka møte i underordna folkevalde organ. Sak 14/832 Spørsmål om kontrollutvalet sin rett til vere til stades i møte i andre folkevalde organ: 1. «Kreves det vedtak i det enkelte kontrollutval før noen kan være til stede i det aktuelle møtet?» Det er tilstrekkeleg at kontrollutvalet har drøfta problemstillinga om nokon frå kontrollutvalet kan vere til stades i lukka møter i andre fokevalde organ. 2. «Må i så fall hele utvalget møte, eller kan utvalget velge noen til å representere seg?» Kontrollutvalet som organ som har innsynsrett og såleis har møterett i folkevalde organ. Der kontrollutvalet har bestemt tilsyn kan dei overlate til leiar eller sekretariat foreta innsyn på vegne av utvalet. Kontrollutvalet kan velge enkeltmedlemer eller sekretariatet til å møte på lukka møte i folkevalde organ. Side 14 av 17

15 3. «Kan enkeltmedlemmer møte uten forhåndsgodkjennelse fra kontrollutvalget?» Enkeltmedlemer kan ikkje møte uten at kontrollutvalet har godkjent det på førehand. 4. «Har varamedlemmene i kontrollutvalget rett til å være til stede i lukkede møter?» Kan vere til stades i lukka møte i folkevalde organ dersom ordinære medlemer er hindra frå å møte Oppsummering Det bør lagast ein generell delegasjon frå kontrollutvalet slik enkeltmedlemer og sekretariatet kan møte i lukka møte. 53/ JS/KK MOTORISERT FERDSEL I SNIPSØYRVATNET Kontrollutvalet tek informasjonen om tidlegare saksbehandling knytt til forskrift for Snipsøyrvatnet til vitende. 1. Notat av med vedlegg frå advokat Kjetil Kvammen 2. Formannskapssak, dokument nr 427/77 F 3. Kunngjering, brev til avisene Forskrift om motorferdsle i vassdrag, Hareid kommune 5. Saksutgreiing og vedtak i sak PS 55/18 6. Forskrift om motorferdsle i vassdrag, Hareid, kunngjort Formannskapssak 39/18 m/vedlegg Hareid kommunestyre vedtok den d.å., sak PS 55/18, forskrift om motorferdsle i vassdrag. Forskrifta vart kunngjort d.å., sjå vedlegg. Saka gjeld ikkje denne nemnde forskrifta som no er sett i verk, men den tidlegare saksgongen som over nokre år leia fram til dette vedtaket. I saksutgreiinga vert det opplyst at frå tidlegare gjaldt forskrift vedtatt Det er ikkje opplyst noko om at, og eventuelt når, denne forskrifta har vore kunngjort. Heller ikkje kan ein sjå at den er vedtatt oppheva. Kommunestyret vedtok den «forskrift om motorferdsel på Snipsøyrvatnet». Det heiter i rådmannen si saksutgreiing til kommunestyret at denne forskrifta skulle gjelde ut 2017 og innan den tid også vere politisk evaluert. Dette skjedde likevel ikkje. Forskrifta av ser heller ikkje ut til å ha vorte kunngjort. Etter forvaltningslova 38 er kunngjering normalt eit krav for at ei forskrift skal kunne gjerast gjeldande overfor borgarane. Om dette er det gitt nærare reglar i forvaltningslova 39 som slår fast at ei forskrift «kan ikke påberopes overfor den enkelte før den er kunngjort som fastsatt i 38, med mindre det påvises at forvaltningsorganet på annen forsvarlig måte har gjort forskriften kjent for offentligheten.» Det normale er difor naturleg nok at ei forskrift etter forvaltningslova kap. VII blir kunngjort straks den er vedteken og er meint å verte sett i kraft. Side 15 av 17

16 Etter ny politisk handsaming i juni 2016 vart forskrifta med endringar lagt ut til høyring i tre månader. Deretter stansa saka opp slik at nytt politisk vedtak om godkjenning av forskrifta i kommunestyret ikkje vart fremja. Det er ikkje gitt noka forklaring på dette som heller ikkje ser ut til å vere tilsikta. I saksutgreiinga den til sak PS 55/18 (sjå vedlegg) skriv rådmannen (på side 3 av 5) vidare at «det ikkje lenger ligg føre ei gjeldande forskrift». Dette må oppfattast slik at rådmannen då ser bort frå forskrifta vedtatt i Det ligg ikkje føre nærare grunngiving for dette. Uttalen 6 avsnitt lenger nede står likevel i motstrid til dette. Her hevdar rådmannen når det gjeld forskrifta at «dette forbodet gjeld nok enno». I saksutgreiinga er det elles peikt på at vedtaket frå 1984 bør «opphevast når ny forskrift. vert vedteken». Slik oppheving ikkje er komen med i den nye forskrifta. Dette vil likevel ha mindre verknad dersom 1984-forskrifta ikkje har vore kunngjort. Vurdering Sekretariatet må konkludere med at arbeidet med tidlegare forskrifter om motorferdsel på Snipsøyrvatnet ikkje har gått føre seg i samsvar med forvaltningslova sine reglar. Dette kan ha ført til at lova sitt eige unntak formelt har vore gjeldande for dette vatnet, slik at ferdsle har vore tillate. Ny forskrift no er på plass og kunngjort. Det kan likevel røysast spørsmål omkring tidlegare saksbehandling som ikkje ser ut til å ha vore problemfri. Sjølv om endringar ved politisk behandling av ført til fleire kunngjeringsrundar, burde det ikkje på noko tidspunkt vore gjort uklårt for innbyggjarane kva for reglar som gjeld. Rutinar for god saksbehandling burde også forhindre at saka vart liggjande urøyvd i så lang tid som i dette tilfelle. Kontrollutvalet sin uttale er oftast etterfølgjande. Utvalet kan difor anten stanse saka her eller bede rådmannen om ytterlegare opplysningar. 54 / JS HABILITET VED SØKNAD OM TILSKOT Kontrollutvalet føreset at Næring og miljøutvalet vurderer verknadene av inhabilitet hjå saksbehandlar i samband med rådmannen si tilråding til utvalet i sak nr. 52/18. Ingen I det tingsrettslege sameiget Brandal Utmarkslag, org. nr , er Håkon Johan Eliassen styret sin leiar. Det vert lagt til grunn at Eliassen sjølv ein av sameigarane med sameigepart. På vegne av laget søkjer han kommunen om refusjon av laget sine utlegg, inkludert sin eigen del av desse. Tingsrettslege sameige har ikkje eiga partsevne, dvs. er ikkje eit sjølvstendig rettssubjekt, slik at det er den enkelte sameigar som har rettar og plikter i sameiget. Av dei kr som det no vert søkt om har Håkon Johan Eliassen gjennom laget betalt sin part i høve til fordelinga av skylda på eigedomane i sameiget. Side 16 av 17

17 De som er nemnt ovanfor gjer at han må likestillast med ein personleg søkjar og har dermed partsstatus i søknadssaka. Sakshandsamar Anne Kathrine Løberg, som har vedtatt tilrådinga i saka på vegne av rådmannen, er opplyst å vere Eliassen sin ektefelle/sambuar. Etter forvaltningslova 6 er ein offentleg tenestemann ugild til å tilrettelegge grunnlaget for ei avgjerd eller til å treffe avgjerd i ei forvaltningssak «c) når han er eller har vært gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part;» Sambuarforhold er ikkje nemnt, men vil regelmessig vere «særegne forhold» som medfører inhabilitet etter andre ledd i 6. Vurdering Det kan merkast at inhabilitet hjå ein tenestemann fører til at vedkomande korkje kan tilrettelegge eller avgjere saka. Saka om tilskott gjeld eit enkeltvedtak som synest i dette tilfelle å vere tilrettelagd av ein inhabil saksbehandlar. I utgangspunktet vert vedtaket då ugyldig. I medhald av forvaltningslova 41 er imidlertid «vedtaket likevel gyldig når det er grunn til å regne med at feilen ikke kan ha virket bestemmende på vedtakets innhold». Spørsmålet om gyldigheit må difor vurderast nærare, f.eks. av det organet som skal iverksetje/gjennomføre vedtaket. Det er tenestemannen sjølv som avgjer om vedkomande er inhabil, jfr. forvaltningslova 8. I dette tilfelle må det leggjast til grunn at dette ikkje har vore vurdert av vedkomande. Det kjem heller ikkje fram om spørsmålet har fore drøfta med saksbehandlaren sin næraste overordna. Møtet slutt. Berte Holstad Engen Leiar Terje Dalsøren Medlem Møteprotokoll går til: Kommunestyret som melding Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte Ordførar og rådmann til orientering Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS til orientering Side 17 av 17