SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf Fax E-post:

Transkript

1 SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf Fax E-post: Innkalling Utvalg: Kommunestyret Møtedato: Møtested: Kommunestyresalen, Rådhuset Møtetid: 11:30 Ved eventuelt forfall, er representantene selv ansvarlig for å innkalle vara. Ved forfall til kommunestyremøter, skal forfall meldes til gruppeleder, som er ansvarlig for å innkalle vara. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Kirkenes, Hansen, Cecilie Ordfører

2 SAKSLISTE: Saksnr.: Sakstittel: Arkivsak: U.off: 025/2015 ÅRSMELDING 2014 FRA RÅDET FOR 14/895 LIKESTILLING AV FUNKSJONSHEMMEDE Saksordfører: Knut Mortensen, tlf /2015 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT /890 Saksordfører: Staal Nilsen, Tlf /2015 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN /890 Saksordfører: Staal Nilsen, Tlf /2015 KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALG OPPNEVNING AV STEMMESTYRER 14/968 Saksordfører: Tove Alstadsæter, tas@svk.no, tlf /2015 DEKNING AV UTGIFTER TIL SKYSS FOR VOKSNE INNVANDRERE SOM DELTAR I PLIKTIG NORSKOPPLÆRING 15/555 Saksordfører: Tove Alstadsæter, tas@svk.no, tlf /2015 DETALJREGULERING FOR GNR. 3, BNR. 22, VALEN I BUGØYFJORD 11/2420 Saksordfører: Karine Emanuelsen, kem@svk.no, tlf /2015 SLUTTBEHANDLING AV KOMMUNEDELPLAN FOR LANDBRUK /77 Saksordfører: Sigbjørn O. Kurthi, sigbjornkurthi@yahoo.no, tlf

3 SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf Fax E-post: SAKSFRAMLEGG Sak til politisk behandling Saksbehandler: Celius Bodil Enhetsleder: Celius Bodil, tlf Arkivsak: <arkivsaksnr> Saksordfører: Mortensen, Knut R. Dato: Utvalg Saksnummer Dato Rådet for likestilling av funksjonshemmede 009/ Kommunestyret 025/ ÅRSMELDING 2014 FRA RÅDET FOR LIKESTILLING AV FUNKSJONSHEMMEDE Vedlagte dokumenter: ÅRSMELDING FRA RÅDET 2014 Dokumenter i saken: MELDING OM VEDTAK FRA KOMMUNESTYRET : ÅRSMELDING 2013 FRA RÅDET FOR LIKESTILLING AV FUNKSJNSHEMMEDE Kort sammendrag: Rådmann fremmer vedlagte årsmelding 2014 fra rådet for likestilling av funksjonshemmede som orientering. Faktiske opplysninger: Kommuneplanens hovedmål: Sør-Varanger kommune skal utvikles til et lokalsamfunn som gir grunnlag for befolkningsvekst i alle deler av kommunen. Arealdisponering og offentlig service og tjenesteproduksjon skal dimensjoneres ut fra en samlet befolkning på innbyggere ved planperiodens utløp, og ha en kvalitet som gjør

4 kommunen attraktiv som bosted og for etableringer og knoppskyting i privat næringsliv. Hovedmålet vil være retningsgivende for de politiske og administrative prioriteringer i hele den kommunale organisasjon i planperioden. Ut fra dette, skal det gjøres vurderinger i forhold til følgende satsingsområder: Næringsutvikling: Infrastruktur: Barn og ungdom: Kompetansebygging: Økonomi: Universell utforming, jfr bestemmelser i plan og bygningslov: Alternative løsninger: Forslag til innstilling: Kommunestyret tar årsmelding 2014 fra rådet for likestilling av funksjonshemmede til orientering. Behandling Rådet for likestilling av funksjonshemmede Saksordfører: Fremlagte årsrapport med følgende tillegg: Til pkt 3 TERAPIBASSENG Det mangler fortsatt en del tilrettelegging i garderobene. Nytt pkt 5 RÅDETS ARBEID

5 Det har vært et stort savn at rådet ikke har eget budsjett og sekretær, slik det er påpekt av BUF-direktoratet. Rådet for likestilling av funksjonshemmede sitt vedtak i sak 009/2015: Kommunestyret tar årsmelding 2014 fra rådet for likestilling av funksjonshemmede til orientering. Fremlagte årsrapport med følgende tillegg: Til pkt 3 TERAPIBASSENG Det mangler fortsatt en del tilrettelegging i garderobene. Nytt pkt 5 RÅDETS ARBEID Det har vært et stort savn at rådet ikke har eget budsjett og sekretær, slik det er påpekt av BUF-direktoratet. Nina Bordi Øvergaard kst. rådmann - Dette dokumentet er godkjent elektronisk i Sør-Varanger kommune og har derfor ingen signatur. -

6 ÅRSMELDING 2014 FRA RÅDET FOR LIKESTILLING AV FUNKSJONSHEMMEDE 1. Medlemmer og varamedlemmer i rådet Rådet består av 3 politisk valgte medlemmer, derav minimum 2 kommunestyrerepresentanter med varamedlemmer, samt 3 brukerrepresentanter, med varamedlemmer. RÅDET FOR LIKESTILLING AV FUNKSJONSHEMMEDE Medlemmer 1. Knut Mortensen, leder (Politisk valgt) 2. Torhild Ackermann, nestleder (Politisk valgt) 3. Sissel Wollmann (Politisk valgt) 4. Sigrid Sandbu 5. Nina Danielsen 6. Agnar Jensen Med personlige varamedlemmer: 1. Anita Finboe Gabrielsen 2. Øyvind Johansen 3. Anne Flaatten 4. Terje Ryeng 5. Merete Holm 6. Trygve Røtvold Stian M. Celius var leder fram til , fra den dato innvilget kommunestyret han fritak som leder og medlem i rådet. Fra samme dato overtok Knut Mortensen som leder, samtidig er Sissel Wollmann valgt inn som fast medlem i rådet for Stian M. Celius, med Anne Flaatten som varamedlem. 2. OPPGAVER FOR RÅDET FOR LIKESTILLING AV FUNKSJONSHEMMEDE Lov om råd eller annen representasjonsordning i kommuner for mennesker med nedsatt funksjonsevne ble vedtatt med virkning fra Formålet med lov er at kommunene skal sørge for at mennesker med nedsatt funksjonsevne blir sikret en åpen, bred og tilgjengelig medvirkning i arbeidet med saker som er særlig viktig for mennesker med nedsatt funksjonsevne. Etter lovens 6 skal kommunestyret vedta mandat for rådet. Rådet skal likevel stå fritt til å kunne ta opp de saker de ønsker, men ikke saker som berører enkeltpersoner. Det tilrås at rådet bør konsentrere seg om større og overgripende saker, økonomiplan og årsbudsjett, kommunal planlegging etter plan og bygningsloven, samferdsel, barn og unges vilkår, kulturtilbud og helse og omsorgstjenester.

7 Rådet skal hvert år utarbeide årsmelding om sin virksomhet. Årsmeldingen skal legges fram for kommunestyret. 3. MØTER Rådet har hatt 7 møter i 2014 og har behandlet 16 saker. Av saker rådet har engasjert seg i vil vi spesielt nevne: KOMMUNEPLANENS SAMFUNNSDEL FOR SØR-VARANGER Rådet var aktivt med i planprosessen, og ga mange innspill til formuleringer med tanke på målsetting om at det fysiske miljø skal ha en likeverdig form for tilgjengelighet, uten at det blir nødvendig med spesielle tiltak for personer med nedsatt funksjonsevne. Rådet er svært glad for at kommunestyret lyttet til oss, og vedtok innspillene tatt inn i planen. NYE KIRKENES SYKEHUS Rådet har vært opptatt av at det nye sykehuset skal være universelt utformet, og av brukermedvirkning i hele byggeprosessen. Prosjektleder Øyvin Grongstad, Finnmarkssykehuset deltok i et møte med rådet og orienterte om prosjektet Nye Kirkenes Sykehus med særlig vekt på universell utforming. Finnmarkssykehuset anser brukermedvirkning ivaretatt gjennom brukerutvalget. Brukerutvalget er sammensatt av representanter for brukerorganisasjoner i Finnmark. TERAPIBASSENG Rådet er opptatt av at tilbud om terapibasseng blir videreført i Sør-Varanger etter at sykehuset kuttet sitt tilbud. Leder i Barentshallene orienterte i et møte om Barentsbadet og terapibasseng, blant annet om tilgjengelighet og temperaturøkning i bassenget. Det er gjort tilpasninger og temperaturen i varmebasseng er økt slik det var ønskelig. Konklusjonen fra administrasjonen og Barentsbadet er at bassenget tilfredsstiller de krav til terapibasseng som var reist. Tilbud med bl.a. fysioterapeut skal vurderes i forhold til kommunens strategi for omsorgstjenesten. TILGJENGELIGHET I KOLLEKTIVTRAFIKKEN Sør-Varanger kommune ble bevilget kr. fra Samferdselsdepartementet til kartlegging. Kommunen skyter inn egenandel på kr ,-. Multiconsult ble engasjert til oppdraget. Dette er en sak rådet har vært opptatt av og er svært fornøyd med at kommunen endelig ble tilgodesett med en bevilgning. Rådet ble representert i arbeidsgruppen for prosjektet. BUDSJETT ØKONOMIPLAN Rådet var tilfreds med at det denne gang ikke var foreslått innsparingstiltak som direkte ville berøre de grupper vi representerer. Rådet ønsket derfor ikke å gi innspill i forhold til den politiske behandling av budsjettet Rådet ga innspill på at universell utforming av kirkebygg må settes på dagsorden i Rådet ønsket heller ikke reduksjon i budsjettet til kirka og pekte på at det blant annet kan bety at vi ikke får gjennomført planlagte universell utforming av Kirkenes kirke.

8 4. REPRESENTASJON Rådet for funksjonshemmede utpeker alltid et medlem i byggekomitéer i kommunal regi. Styret i Frivillighetssentralen: Sigrid Sandbu er rådets representant med Agnar Jensen som vara. Rådet for likestilling av funksjonshemmedes representant til styringsgruppa for prosjektet hverdagsrehabilitering er Sissel Wollmann med vara Knut Mortensen. I arbeidsgruppen for kartlegging av tilgjengelighet i kollektivtrafikken Rådet har Knut Mortensen deltatt, vara for han var Sissel Wollmann. Sissel Wollmann var vår representant på konferansen for kommunale råd for funksjonshemmede i Alta 26 mars Kirkenes, 16. april 2015 Knut Mortensen, leder

9 SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf Fax E-post: SAKSFRAMLEGG Sak til politisk behandling Saksbehandler: Haugseth, Marit Enhetsleder: Øvergaard, Nina Bordi, tlf Arkivsak: <arkivsaksnr> Saksordfører: Kolpus, Reidun Dato: Utvalg Saksnummer Dato Kommunestyret 026/ KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2014 Vedlagte dokumenter: KU årsrapport 2014.docx Vedtak Kontrollutvalgets årsrapport 2014.docx Dokumenter i saken: VEDTAK FRA KONTROLLUTVALGETS MØTE 6. MARS NY SAK 10/15 HENVENDELSE FRA ORDFØRER I VARDØ KOMMUNE VEDRØRENDE KONTROLLUTVALGSMØTE I SØR-VARANGER 6. MARS INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET SØR-VARANGER KOMMUNE INNKALLING OG SAKER TIL KONTROLLUTVALGETS MØTE DEN KOMMUNENS RUTINER VEDRØRENDE KONTROLLUTVALGET KOMMUNENS RUTINER VEDRØRENDE KONTROLLUTVALGET PROTOKOLL FRA KONTROLLUTVALGETS MØTE 10. JUNI INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET 10. JUNI VEDTAK FRA KONTROLLUTVALGET ÅRSRAPPORTEN VEDTAK OG PROTOKOLL FRA MØTE I KONTROLLUTVALGET 11. MARS MELDING OM VEDTAK FRA KOMMUNESTYRET : OFFENLIG ANSKAFFELSE AV SKILTING TANGENLIA OMSORGSBOLIGER - INNSTILLING FRA KONTROLLUTVALGET MELDING OM VEDTAK FRA KOMMUNESTYRET : ØKONOMISTYRING I SØR-VARANGER KOMMUNE - FORVALTNINGSKONTROLL

10 PROTOKOLL STYREMØTE KONTROLLUTVALGAN IS VEDTAK FRA KONTROLLUTVALGET TIL KOMMUNESTYRET ORIENTERING PROTOKOLLEN FRA MØTE I KONTROLLUTVALGET 22. MAI PROTOKOLL FRA MØTE I KONTROLLUTVALGET VEDTAK FRA MØTE I KU 16. APRIL PROTOKOLL FRA MØTE I KU 16. APRIL MELDING OM VEDTAK FRA KOMMUNESTYRET : KONTROLLUTVALGET VEDTAK FRA KONTROLLUTVALGET VEDR. MØTER I KONTROLLUTVALGET INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET VEDTAK FRA KONTROLLUTVALGET VEDTAK FRA KONTROLLUTVALGETS MØTE DEN 22. OKTOBER PROTOKOLL FRA STYREMØTET I KONTROLLUTVALGET IS OVERORDNET ANALYSE. - PROTOKOLL VEDTEKTER KONTROLLUTVALGAN IS PROTOKOLL FRA STYREMØTE I KONTROLLUTVALGAN IS MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET VEDTAK FRA KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Kort sammendrag: Kontrollutvalget behandlet Kontrollutvalgets årsrapport 2014 i sitt møte den 6. mars.(se vedlegg). I sitt vedtak anmoder Kontrollutvalget at Kommunestyret fatter følgende vedtak: Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 tas til orientering. Faktiske opplysninger: I Kontrollutvalgets årsrapport 2014 fremkommer det at kontrollutvalget har avholdt 3 møter og behandlet 30 saker i I sin avsluttende kommentar skriver Kontrollutvalget: Kontrollutvalget har en viktig oppgave med å ivareta kontroll og tilsynsfunksjonen i kommunen, sammen med revisjonen og sekretariatet. Kontrollutvalget er avhengig av et samarbeid med sekretariatsleder og revisjonen og dette samspillet har fungert godt i Kontakten mot kommunen er bra. Kommuneplanens hovedmål: Sør-Varanger kommune skal utvikles til et lokalsamfunn som gir grunnlag for befolkningsvekst i alle deler av kommunen. Arealdisponering og offentlig service og tjenesteproduksjon skal dimensjoneres ut fra en samlet befolkning på innbyggere ved planperiodens utløp, og ha en kvalitet som gjør kommunen attraktiv som bosted og for etableringer og knoppskyting i privat næringsliv. Hovedmålet vil være retningsgivende for de politiske og administrative prioriteringer i hele den kommunale organisasjon i planperioden. Ut fra dette, skal det gjøres vurderinger i

11 forhold til følgende satsingsområder: Næringsutvikling: Infrastruktur: Barn og ungdom: Kompetansebygging: Økonomi: Universell utforming, jfr bestemmelser i plan og bygningslov: Alternative løsninger: Forslag til innstilling: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 til orientering. Nina Bordi Øvergaard kst. rådmann - Dette dokumentet er godkjent elektronisk i Sør-Varanger kommune og har derfor ingen signatur. -

12 ÅRSRAPPORT 2014 KONTROLLUTVALGET SØR-VARANGER KOMMUNE 1

13 Innholdsfortegnelse SAMMENDRAG INNLEDNING KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET SEKRETÆRFUNKSJONEN

14 SAMMENDRAG Kommunestyret har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget er et sentralt hjelpeorgan for kommunestyret og skal utøve sitt arbeid i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget rapporterer om sin virksomhet for kommunestyret. Kontrollutvalget har rapporteringsplikt til kommunestyret og vil med denne årsrapporten gi informasjon om kontrollutvalgets virksomhet i perioden. Kontrollutvalgets oppgaver er bl.a. knyttet til følgende punkter: Tilsyn og kontroll Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Budsjettbehandlingen (for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen) Tilsyn og kontroll HMS ansvarlig A. Figenschou møtte med kontrollutvalget og informerte om HMS arbeidet i kommunen. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets oppgaver knyttet til regnskapsrevisjon bygger i all hovedsak på revisjonens gjennomganger. Kontrollutvalget har gitt uttalelse til årsregnskapet for kommunen og Barentshallene KF. Økonomisjef Bordi møtte med kontrollutvalget under behandling av kommunens årsregnskap. Forvaltningsrevisjon Det er gjennomført forvaltningsrevisjon på Barentshallene KF i Selskapskontroll Det er gjennomført eierskapskontroll i Brenselsutsalget AS i 2014 og det er startet opp eierskapskontroll i Sør-Varanger Invest AS som sekretariatet anbefaler avsluttet. Budsjettbehandlingen(for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen) Kontrollutvalget behandlet budsjett for 2014 i møte 1. desember med en totalrammen ble på kr Kontrollutvalgets sekretariat Kontrollutvalget har et eget sekretariat (Kontrollutvalgan IS) for å bistå seg i sitt arbeid. Avsluttende kommentarer Kontrollutvalget har en viktig oppgave med å ivareta kontroll- og tilsynsfunksjonen i kommunen, sammen med revisjonen og sekretariatet. Kontrollutvalget er avhengig av et samarbeid med sekretariatsleder og revisjonen og dette samspillet har fungert godt i Kontakten mot kommunen er bra. 3

15 1. INNLEDNING Kommunestyret har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget er et sentralt hjelpeorgan for kommunestyret og skal utøve sitt arbeid i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget rapporterer om sin virksomhet til kommunestyret. Kontrollutvalgets årsmelding er innrettet i tråd med bestemmelsene og forskrift om kontrollutvalg og er også basert på årsplanen for kontrollutvalget. 2. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER 2.1 Tilsyn og kontroll I forskriften om kontrollutvalg 4 heter det: kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn med den kommunale og fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens forlkevalgte organer. Kontrollutvalget har tilsyn både med kommunens virksomhet og kommunale foretaks virksomhet Gjennomført tilsyn med forvaltningen Kontrollutvalget kan be om en oversikt over fattede vedtak og oppfølgingen av disse, i forhold til formannskaps- og kommunestyresaker. I 2014 har rådmannen vært innvitert til kontrollutvalgets møter for samtale/orientering om forskjellige saker på dagsorden. Forsvarlig revisjonsordning Kontrollutvalget skal se til at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Sør - Varanger kommune har benyttet samme revisjon i flere år og kontrollutvalget mener at det er en forsvarlig revisjonsordning. Øvrige vurderinger i forhold til revisjonens arbeid vil eventuelt gå frem av pkt Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at årsregnskapet for kommunen og for kommunale foretak blir revidert på en betryggende måte (kontrollutvalgsforskriften 6). Det vil si at regnskapene skal revideres etter de kravene som går frem av forskrift om revisjon og god kommunal revisjonsskikk Regnskapsrevisjon Årsregnskapet for kommunen og Barentshallene KF ble behandlet i kontrollutvalget 210. juni Revisjonsberetningene var uten forbehold. 2.3 Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Det er kontrollutvalget som etter kommunelovens bestemmelse har ansvaret for at det utføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Dette fremgår av 77 nr 4 som har følgende ordlyd: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og 4

16 virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestinget vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Kapittel 5 i forskrift om kontrollutvalg inneholder utfyllende bestemmelser om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon. I følge forskriftens 10 skal kontrollutvalget minst en gang i valgperioden utarbeide plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Resultatet av gjennomført forvaltningsrevisjon skal rapporteres til fylkestinget (forskriftens 12) Forvaltningsrevisjon/plan for forvaltningsrevisjon Plan for forvaltningsrevisjon er basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Planen ble vedtatt i kommunestyret den Bestilt og gjennomført forvaltningerevisjon Kommunestyret sluttet seg til kontrollutvalgets forslag til prosjekter i kommnende periode. Følgende området er satt opp til forvaltningsrevisjon i Det er bestilt forvaltningsrevisjon på området sykefravær for År Prosjekt 2013 Sykefravær 2014 Samhandlingsreformen 2015 Investeringsprosjekt 2016 Anskaffelser I 2014 er det gjennomført forvaltningsrevisjon i Barentshallene KF. Prosjekt på sykefravær ble strøket og det er utarbeidet et forprosjekt på mottak av flyktninger i Sør- Varanger kommune. 2.4 Kontrollutvalgets oppgaver ved selskapskontroll Selskapskontrollen består av en obligatorisk del som går ut på å føre tilsyn med forvaltningen av eierinteressene i selskapet( eierskapskontroll) og en frivillig del som medfører at det også kan gjennomføres forvaltningsrevisjon når kontrollutvalget eller fylkestinget finner det nødvendig eller ønskelig. Selskapskontroll skal gjennomføres på bakgrunn av plan for selskapskontroll som skal vedtas av fylkestinget Plan for selskapskontroll Kontrollutvalget behandlet plan for selskapskontroll i møte 22. oktober 2012, sak 30/ Bestilling og gjennomføring av selskapskontroll Det er gjennomført eierskapskontroll i Brenselsutsalget AS og bestilt selskapskontroll i Varanger kraft As. 2.5 Tilsyn med revisjonen Kontrollutvalget skal holde seg løpende underrettet om revisjonens virksomhet og føre tilsyn med at revisjonsarbeidet er a` jour og foregår i samsvar med gjeldene forskrift og andre bestemmelser. 5

17 2.5.1 Gjennomført tilsyn med revisjonen Tilsynet med revisjonen har blitt utøvd gjennom revisjonssjefens orientering fra sitt årlige planverk. I tillegg har kontrollutvalget behandlet revisjonsberetning til revidert regnskap og andre rapporter med utgangspunkt i revisjonsarbeidet. Revisjonen er underlagt et faglig tilsyn fra NKRF og er pålagt obligatorisk program for etterutdanning. Det har vært gjennomført tilsyn fra NKRF i Finnmark kommunerevisjon IKS i Budsjettbehandling Etter forskrift om kontrollutvalg 18 skal kontrollutvalget legge frem forslag til budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen. Dette forslaget bør foreligge tidsnok til at kommunen kan få innarbeidet dette i sitt budsjett Budsjett for 2015 Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjett for hele kontroll og tilsynsarbeidet for 2014 i møte 1. desember Det samlede forslaget er som følger: Kontrollutvalget Art Poster Budsjett 2014 Budsjett Fast godtgj. leder Møtegodt.gjørelse Reiseutgifter/kjøregodt Tapt arb. Fortj Abonn./medlemskap Møteutgifter Kurs/konferanseavgifter Sum KU`s drift Sekretariat Betaling til IS Selskapskontroll Revisjonen Betaling til IKS Totalt Det foreslåtte budsjett for kontroll og tilsyn for Sør-Varanger kommune vedtas og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag for Forslaget skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet for Sør-Varanger kommune Særutskrift av kommunestyrets behandling, med spesifisering av bevilgede beløp for kontroll og tilsynsarbeidet sendes kontrollutvalget, Finnmark kommunerevisjon IKS og Kontrollutvalgan IS. 1 Telefongodtgjørelse gruppeledergodtgjørelse kr 3 000,-. 2 Beregnet etter et medlemstall på 3 og 5 møter kr. 300,- pr. møte 3 Reiseutgifter møter, kurs og konferanser 4 120,- pr. t beregnet 3 t., 5 møter, 2 person, jf reglementet pkt. 4. Gjelder også husmødre, studenter, pensjonister og frilansere. 5 Medlemskontingent NKRF/FKT = 900 / Sekretariatets konferanse/nkrf og FKT`s årlige konferanser 6

18 3. KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET 3.1 Medlemmer Etter fylkes- og kommune valget i 2011 ble følgende kontrollutvalg valgt: Sør varanger kommune har et kontrollutvalg med 3 medlemmer Medlemmer Varamedlemmer Staal Nilsen, leder Jorunn Oddveig Haug, for 1 og 3 Jan Kurt Kristiansen Kyrre Gaare Jensen, for 1 og 3 Reidun Kolpus Rolf Georg Randa, for Møter og saker I løpet av 2014 har kontrollutvalget hatt 3 møter og behandlet 30 saker. Hvilke saker som er behandlet går frem av vedlegg til årsrapporten. 3.3 Øvrige aktiviteter Kontrollutvalgets oppgaver er mange og store og en ser behov for en jevnlig oppdatering av sine kunnskaper, samt å treffes og ha kontakt med andre kontrollutvalg. For å følge opp dette kan følgende nevnes: De årlige kontrollutvalgskonfeansene til NKRF i februar på Gardermoen og til Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Etter som alle kontrollutvalgslederne utgjør styret i Kontrollutvalgan IS har lederne også her en mulighet til å utveksle litt erfaringer og løse felles oppgaver 4. SEKRETÆRFUNKSJONEN Kontrollutvalget i kommunen har felles sekretariat med Vardø,Vadsø, Tana, Nesseby, Gamvik, Lebesby, Berlevåg, Båtsfjord og fylkeskommunen gjennom det interkommunale samarbeidet Kontrollutvalgan IS. Det er ansatt 2 årsverk i samarbeidet. Sekretariatet følgende oppgaver overfor de enkelte kontrollutvalg: Saksbehandling Kontrollutvalgsmøter Eierskapskontroll Informasjon/opplæring Møter med revisjonen Planlegging/faglig oppdatering Under den først oppgaven ligger all saksforberedelse og forskjellige undersøkelser til konntrollutvalget, herunder årsplaner, årsrapporter, møteinnkallinger med tilhørende bestillinger og avtaler, referater og oversendelse av vedtak til videre behandling og oppfølging av vedtak. Kirkenes 6. mars 2015 Staal Nilsen Leder Sign. Jan Kurt Kristiansen Medlem Sign. Reidun Kolpus medlem sign. 7

19 Møtedato Saks nummer Vedtak Sendt Behandlet Oppfølging Statu s Kontrollutvalgets saksoversikt mars 01/14 Orienteringer Vedtak fra kontrollutvalget til kommunestyret Budsjett 2014 for området kontroll og tilsyn Kontrollutvalgets årsplan for 2014 Forvaltningsrevisjon på området sykefravær Kontrollutvalgets saker til kommunestyret OK 02/14 Godkjenning av innkalling 03/14 Godkjenning av saksliste 04/14 Godkjenning av protokoll einfo fra NKRF 01/14 Forholdene mellom 12 og 14 i offentleglova 2013 Nr. Tittel 8 7 Regnskapsføring av merverdiavgiftskompensasjon og andre forskriftsendringer - Vedlegg Forholdet mellom kontrollutvalgsforskriften 19 og forvaltningsloven 13 - Vedlegg 1 - Vedlegg 2 Spørsmål om ugildhet for representanter for eierkommuner 6 Vedlegg Innkallingen til kontrollutvalgets møte den 11. mars 2013 godkjennes. Sakslisten til kontrollutvalgets møte den 11. mars 2013 godkjennes. Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 26. november 2013 godkjennes. OK OK OK 8

20 Møtedato Saks nummer Vedtak Sendt Behandlet Oppfølging Statu s 05/14 Informasjon fra rådmannen Merforbr uk på politisk administr asjon Kommun ens erfaring med IA avtalen med NAV Fond selvkost midler Merforbruk på politisk administrasjon Vedtak, enstemmig Kontrollutvalget har i sitt møte den 11. mars 2014 behandlet sak om merforbruk på politisk administrasjon og rapporterer til kommunestyret om forholdene. Kontrollutvalget har fått orientering fra administrasjonen på overskridelser på politisk per november Administrasjonen har redegjort for overskridelsene med ca. kr ,- på tjenestefrikjøp, som er frikjøp av politikere til politiske verv i kommunen. Disse utgiftene ser ut til å ha oppstått i 2011 og 2012 og er belastet regnskapet i Overskridelsene på tjenestefrikjøp ser ut til å være uforutsett. Videre er det overskridelse på ca. kr ,- på reise- og oppholdsutgifter. Disse tallene er pr Kontrollutvalget har ikke oversikt over hvor mye overskridelsene er på ved utgangen av Her har kontrollutvalget mottatt en oversikt fra administrasjonen på hvem som har reist for hvilke beløp. Kontrollutvalget mener at det burde vært kjent at reisebudsjettet var lavt. OK Kommunens erfaring med IA avtalen med NAV Kommunen har en ansatt som jobber med HMS på overordnet- og enhetsnivå i kommunen. Det jobbes mye med sykefraværet i kommunen og arbeidet har så langt gitt resultater. Kommunen har et godt samarbeid med NAV og Arbeidslivsenteret. Alle enhetene har egne AMU (arbeidsmiljøutvalg) og en egen plan for arbeid med sykefravær. Alle som har personalansvar får opplæring i IA avtalen. Vedtak, enstemmig Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Fond selvkostmidler vann og avløp Det jobbes med saken fra administrasjonen og kommunestyret vil få seg forelagt en plan for 9

21 Møtedato Saks nummer Vedtak Sendt Behandlet Oppfølging Statu s bruk av fondet. Vedtak, enstemmig Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. 06/14 Bestilling av forvaltningsrevis jon Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon på mottak av flyktninger i Sør-Varanger kommune. Forvaltningsrevisjonen bes gjennomført i henhold til NKRF standard (RSK 001) for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget vil sette endelig problemstilling etter å ha behandlet forprosjekt. Fkrev IKS OK 07/14 Kontrollutvalget s innstilling til kommunestyret 08/14 Kontrollutvalget s årsrapport 2013 Kontrollutvalget ber om at deres innstilling, i saker hvor de har innstillingsrett til kommunestyret, står som fattet når saken legges fram for kommunestyret til behandling. Den fremlagte utkastet til årsrapport fastsettes som kontrollutvalgets årsrapport for Årsrapporten oversendes kommunestyret for endelig behandling. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 tas til orientering Rådmann Kommune styret OK OK 09/14 Eventuelt Til neste møte ønsker kontrollutvalget informasjon om kommunens reglement og pris for skjenkebevilling. OK 10. juni 10/14 Orienteringer Orienteringer Vedtak fra kontrollutvalget til kommunestyret Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret Merforbruk på politisk administrasjon OK Annet: 10

22 Møtedato Saks nummer Vedtak Sendt Behandlet Oppfølging Statu s 11/14 Godkjenning av innkalling 12/14 Godkjenning av saksliste 13/14 Godkjenning av protokoll 14/14 Informasjon fra rådmannen (ingen sakspapirer) Anskaffelsesregl ement 15/14 Forprosjekt Mottak av flyktninger Bestilling av forvaltningsrevisjon til Finnmark kommunerevisjon IKS einfo fra NKRF Ingen e info av interesse for kontrollutvalget Innkallingen til kontrollutvalgets møte den 10. juni 2014 godkjennes. Sakslisten til kontrollutvalgets møte den 10. juni 2014 godkjennes. Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 11. mars 2014 godkjennes. Anskaffelsesreglement Vedtak, enstemmig Kontrollutvalget takker økonomisjef Nina B. Øvergaard for en grundig gjennomgang av kommunens nye innkjøpsreglement. Kontrollutvalget slutter seg til Finnmark kommunerevisjon IKS forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet mottak av flyktninger. Kontrollutvalget ønsker at det settes fokus på introduksjonsprogram og norsk og samfunnsopplæring. Revisjonen kommer tilbake med en oversikt over tidsforbruk og kostnader til høsten. OK OK OK OK OK 16/14 Kontrollutvalget s uttalelse til Sør-Varanger kommunes Kontrollutvalget har i møte 10. juni 2014, sak 16/14,behandlet Sør-Varanger kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte regnskapet/årsberetningen for 2013 og årsmelding for 2013 samt revisjonsberetning av 16. mai Kommune styret OK 11

23 Møtedato Saks nummer Vedtak Sendt Behandlet Oppfølging Statu s årsregnskap for 2013 Kommunens driftsregnskap for 2013 er gjort opp med et positivt netto driftsresultat på 17,7 mill. kroner og kr i regnskapsmessig merforbruk. Kommunestyret må gjøre et særskilt vedtak om hvordan merforbruket skal dekkes inn. Kontrollutvalget mener at regnskapet med årsberetning, sammen med årsmeldingen gir god, ryddig og grundig oversikt over virksomheten i 2013 og den økonomiske stilling pr Kontrollutvalget har ikke merknader til Sør-Varanger kommunes årsregnskap for 2013 og anbefaler årsregnskapet godkjent slik det foreligger. 17/14 Kontrollutvalget s uttalelse til Barenshallene KFs særregnskap for 2013 Kontrollutvalget har i møte den 10. juni 2014 behandlet særregnskapet for Barentshallene KF på bakgrunn av særregnskapet 2013, foretakets årsrapport og revisjonsberetning av 15. mai Kontrollutvalget registrerer at foretaket har et merforbruk på kr ,61 i driftsregnskapet og netto driftsresultat på kr ,24. Styret foreslår at merforbruket dekkes inn over driften i løpet av tre år. Investeringsregnskapet har et udekket beløp på kr 4 774,-. Kontrollutvalget ber om at kommunestyret pålegger Barentshallene KF å dekke merforbruket senest i budsjett for Kontrollutvalget mener at særregnskapet og årsmeldingen gir god oversikt over virksomheten i 2013 og den økonomiske stilling pr Kommune styret OK Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke merknader til Barentshallene KFs særregnskap for 2013 og anbefaler særregnskapet godkjent slik det foreligger. 18/14 Eierskapskontrol l i Brenselsutsalget Kontrollutvalget har behandlet rapport om eierskapskontroll i Brenselsutsalget AS. Rapporten sendes kommunestyret for endelig behandling og kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å gjøre følgende vedtak: Kommune styret OK 12

24 Møtedato Saks nummer Vedtak Sendt Behandlet Oppfølging Statu s AS Kommunen utarbeider eierskapsstrategier som et overordnet politisk styringsinstrument for virksomheter som er lagt til et annet rettssubjekt enn kommunen. Dette for å sikre nødvendige styringssignaler til selskapene og tydeliggjøre lokalpolitikernes ansvar. Vi viser i denne forbindelse til KS Eierforums anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak. Kommunen, som en del av folkevalgtopplæringen, gjennomfører obligatoriske kurs og/eller eierskapsseminarer for samtlige folkevalgte i de ulike aspekter knyttet til eierstyring av utskilt virksomhet. Kommunestyret får seg forelagt årsberetning, årsregnskap og annen løpende informasjon om selskapet, etter gjennomføring av representantskapsmøte. 19/14 Bestilling av selskapskontroll Kontrollutvalget vedtar å delta i gjennomføringen av selskapskontroll i Varanger kraft AS, sammen med kommunene Nesseby, Berlevåg, Båtsfjord og Vardø. Kontrollen gjennomføres av Finnmark kommunerevisjon IKS. Fkrev IKS OK Problemstillingene er som følger: Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Kontrollutvalget bestiller også gjennomføring av eierskapskontroll i Sør Varanger Invest AS. Denne kontrollen gjennomføres av Kontrollutvalgan IS. 13

25 Møtedato Saks nummer Vedtak Sendt Behandlet Oppfølging Statu s 1. desembe r 20/13 Eventuelt 21/14 Orienteringer Det var ingen saker under eventuelt. Referat Styretmøteprotokoll fra Kontrollutvalgan IS, 4. september 2014 Orienteringer Vedtak fra kontrollutvalget til kommunestyret Kontrollutvalgets uttalelse til kommunens årsregnskapet 2013 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2013 Barentshallene KF Eierskapskontroll Brenselsutsalget AS OK OK Andre vedtak Bestilling av selskapskontroll Sør-Varanger Invest AS (intern bestilling) Bestilling selskapskontroll Varanger Kraft AS Bestilling av forvaltningsrevisjon Mottak av flyktninger Kommunens rutiner vedrørende kontrollutvalget. Fra Sør-Varanger kommune Kommunens rutiner vedrørende kontrollutvalget Vedtak, enstemmig Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. 22/14 Innkallingen til kontrollutvalgets møte den 1. desember 2014 godkjennes. OK Godkjenning av innkalling 23/14 Sakslisten til kontrollutvalgets møte den 1. desember 2014 godkjennes. OK Godkjenning av saksliste 24/14 Protokollen fra kontrollutvalgets møte 10. juni 2014 godkjennes. OK 14

26 Møtedato Saks nummer Vedtak Sendt Behandlet Oppfølging Statu s Godkjenning av protokoll 25/14 Forvaltningsrevi sjon Barentshallene KF Kontrollutvalget har i sitt møte dem 1. desember behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten Økonomi- og personalforvaltning ved Barenshallene Sør-Varanger KF. Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret, slutter seg til revisors anbefaling og innstiller til kommunestyret følgende: Selskapet må innrette sin personalforvaltning i henhold til de regler som gjelder for kommunale foretak. Selskapet budsjettrutiner må endres. Budsjettene må endres i samsvar med endrede forutsetninger og det må gjøres budsjettendringer for å dekke opp for et eventuelt merforbruk i løpet av året. Udekkede underskudd må dekkes inn innen fristen på 2 år. I den grad selskapet ikke klarer å holde seg til vedtatte budsjettrammer må selskapet ta initiativ til en gjennomgang av selskapet økonomi og se til at budsjettrammene er tilpasset de oppgaver men er pålagt å gjennomføre. Det er kommunestyret som da må prioritere hvilke oppgaver som skal gjennomføres innenfor de budsjettrammene som tildeles selskapet. Det er styrets ansvar å fremlegge grunnlaget for en slik prioritering. Kommune styret OK Kontrollutvalget ber Finnmark kommunerevisjon IKS om å utvide rapporten i forhold til Turnus Ferie avvikling Tillitsvalt ordning Vikar innleie o Permisjon med lønn 26/14 Oppdragsansvarl ig revisors vurdering av uavhengighet 27/14 Revisorbrev Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlige revisorers egenvurdering av uavhengighet i forhold til Sør-Varanger kommune til orientering. Kontrollutvalget har gjennomgått revisjonsbrevet og konkluderer med følgende forslag til vedtak: Revisjonsbrev nr. 1/2014 oversendes til kommunestyret med følgende anbefaling til vedtak: Kommune styret OK OK 15

27 Møtedato Saks nummer Vedtak Sendt Behandlet Oppfølging Statu s 28/14 Budsjett 2015 for kontroll og tilsyn 29/14 Tilsyn i Varanger Invest AS - UTSATT 30/13 Eventuelt Kommunestyret pålegger administrasjonen å rette opp de feil og mangler som fremkommer av revisorbrev nr. 1 /2014. Tilbakemelding på at feil og mangler er rettet opp oversendes kontrollutvalget. Se siste side. UTSATT Det var ingen saker under Eventuelt. Kommune styret OK OK OK 16

28 Møtedato Saks nummer Vedtak Sendt Behandlet Oppfølging Statu s SAK 28/14 BUDSJETT 2015 FOR KONTROLL OG TILSYN Det samlede forslaget er som følger: Kontrollutvalget Art Poster Budsjett 2014 Budsjett Fast godtgj. leder Møtegodt.gjørelse Reiseutgifter/kjøregodt Tapt arb. Fortj Abonn./medlemskap Møteutgifter Kurs/konferanseavgifter Sum KU`s drift Sekretariat Betaling til IS Selskapskontroll Revisjonen Betaling til IKS Totalt Det foreslåtte budsjett for kontroll og tilsyn for Sør-Varanger kommune vedtas og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag for Forslaget skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet for Sør-Varanger kommune Særutskrift av kommunestyrets behandling, med spesifisering av bevilgede beløp for kontroll og tilsynsarbeidet sendes kontrollutvalget, Finnmark kommunerevisjon IKS og Kontrollutvalgan IS. 7 Telefongodtgjørelse gruppeledergodtgjørelse kr 3 000,-. 8 Beregnet etter et medlemstall på 3 og 5 møter kr. 300,- pr. møte 9 Reiseutgifter møter, kurs og konferanser ,- pr. t beregnet 3 t., 5 møter, 2 person, jf reglementet pkt. 4. Gjelder også husmødre, studenter, pensjonister og frilansere. 11 Medlemskontingent NKRF/FKT = 900 / Sekretariatets konferanse/nkrf og FKT`s årlige konferanser 17

29 Kontrollutvalgan IS Vår dato: 16. mars 2015 Vår saksbehandler: Mette Rushfeldt J.nr.: 05/2015 Arkiv: Sør-Varanger kommune Kommunestyret Postboks KIRKENES Kopi: Rådmann KONTROLLUTVALGETRS ÅRSRAPPORT 2014 Kontrollutvalget har i møte 6. mars 2015,sak 07/15 Kontrollutvalgets årsrapport 2014, behandlet og fattet følgende enstemmige vedtak: Den fremlagte utkastet til årsrapport fastsettes som kontrollutvalgets årsrapport for Årsrapporten oversendes kommunestyret for endelig behandling. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 tas til orientering. Mette Rushfeldt saksbehandler Vedlegg: Kontrollutvalgets årsrapport 2014 Adresse E-postadresse Telefon Organisasjonsnummer Kontrollutvalgan IS kontrollutvalgan@ffk.no Henry Karlsensplass 1 Bankkonto 9815 Vadsø

30 SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf Fax E-post: SAKSFRAMLEGG Sak til politisk behandling Saksbehandler: Haugseth, Marit Enhetsleder: Øvergaard, Nina Bordi, tlf Arkivsak: <arkivsaksnr> Saksordfører: Kolpus, Reidun Dato: Utvalg Saksnummer Dato Kommunestyret 027/ KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN 2015 Vedlagte dokumenter: Vedtak Kontrollutvalgets årsplan 2015.docx KU årssplan for 2015.docx Dokumenter i saken: VEDTAK FRA KONTROLLUTVALGETS MØTE 6. MARS NY SAK 10/15 HENVENDELSE FRA ORDFØRER I VARDØ KOMMUNE VEDRØRENDE KONTROLLUTVALGSMØTE I SØR-VARANGER 6. MARS INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET SØR-VARANGER KOMMUNE INNKALLING OG SAKER TIL KONTROLLUTVALGETS MØTE DEN KOMMUNENS RUTINER VEDRØRENDE KONTROLLUTVALGET KOMMUNENS RUTINER VEDRØRENDE KONTROLLUTVALGET PROTOKOLL FRA KONTROLLUTVALGETS MØTE 10. JUNI INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET 10. JUNI VEDTAK FRA KONTROLLUTVALGET ÅRSRAPPORTEN VEDTAK OG PROTOKOLL FRA MØTE I KONTROLLUTVALGET 11. MARS MELDING OM VEDTAK FRA KOMMUNESTYRET : OFFENLIG ANSKAFFELSE AV SKILTING TANGENLIA OMSORGSBOLIGER - INNSTILLING FRA KONTROLLUTVALGET MELDING OM VEDTAK FRA KOMMUNESTYRET : ØKONOMISTYRING I SØR-VARANGER KOMMUNE - FORVALTNINGSKONTROLL

31 PROTOKOLL STYREMØTE KONTROLLUTVALGAN IS VEDTAK FRA KONTROLLUTVALGET TIL KOMMUNESTYRET ORIENTERING PROTOKOLLEN FRA MØTE I KONTROLLUTVALGET 22. MAI PROTOKOLL FRA MØTE I KONTROLLUTVALGET VEDTAK FRA MØTE I KU 16. APRIL PROTOKOLL FRA MØTE I KU 16. APRIL MELDING OM VEDTAK FRA KOMMUNESTYRET : KONTROLLUTVALGET VEDTAK FRA KONTROLLUTVALGET VEDR. MØTER I KONTROLLUTVALGET INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET VEDTAK FRA KONTROLLUTVALGET VEDTAK FRA KONTROLLUTVALGETS MØTE DEN 22. OKTOBER PROTOKOLL FRA STYREMØTET I KONTROLLUTVALGET IS OVERORDNET ANALYSE. - PROTOKOLL VEDTEKTER KONTROLLUTVALGAN IS PROTOKOLL FRA STYREMØTE I KONTROLLUTVALGAN IS MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET VEDTAK FRA KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Kort sammendrag: I sitt møte den 6. mars behandlet Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan 2015 og vedtok følgende innstilling: Kontrollutvalgets årsplan for 2015 tas til orientering. Faktiske opplysninger: Hvert år utarbeider Kontrollutvalget en oversikt over hvilke aktiviteter de ønsker å gjennomføre i løpet av et kalenderår. I Kontrollutvalgets møteplan for 2015 fremkommer det at Kontrollutvalget skal behandle sine revisjonsoppgaver, selskapskontroll i tillegg til andre saker som ligger innenfor Kontrollutvalgets ansvars og kompetanseområde. Det er planlagt møter i mars, juni, september og november Kommuneplanens hovedmål: Sør-Varanger kommune skal utvikles til et lokalsamfunn som gir grunnlag for befolkningsvekst i alle deler av kommunen. Arealdisponering og offentlig service og tjenesteproduksjon skal dimensjoneres ut fra en samlet befolkning på innbyggere ved planperiodens utløp, og ha en kvalitet som gjør kommunen attraktiv som bosted og for etableringer og knoppskyting i privat næringsliv. Hovedmålet vil være retningsgivende for de politiske og administrative prioriteringer i hele den kommunale organisasjon i planperioden. Ut fra dette, skal det gjøres vurderinger i forhold til følgende satsingsområder:

32 Næringsutvikling: Infrastruktur: Barn og ungdom: Kompetansebygging: Økonomi: Universell utforming, jfr bestemmelser i plan og bygningslov: Alternative løsninger: Forslag til innstilling: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsplan for 2015 til orientering. Nina Bordi Øvergaard kst. rådmann - Dette dokumentet er godkjent elektronisk i Sør-Varanger kommune og har derfor ingen signatur. -

33 Kontrollutvalgan IS Vår dato: 16. mars 2015 Vår saksbehandler: Mette Rushfeldt J.nr.: 06/2015 Arkiv: Sør-Varanger kommune Kommunestyret Postboks KIRKENES Kopi: Rådmann KONTROLLUTVALGETRS ÅRSPLAN 2015 Kontrollutvalget har i møte 6. mars 2015,sak 08/15 Kontrollutvalgets årsplan 2015, behandlet og fattet følgende enstemmige vedtak: Det fremlagte forslag til årsplan for 2015 fastsettes som kontrollutvalgets årsplan for Årsplanen oversendes kommunestyret for endelig behandling. Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret å gjøre slikt vedtak: Kontrollutvalgets årsplan for 2015 vedtas med de rammer og muligheter til endring som er gitt kontrollutvalget i sitt planverk. Mette Rushfeldt saksbehandler Vedlegg: Kontrollutvalgets årsplan 2015 Adresse E-postadresse Telefon Organisasjonsnummer Kontrollutvalgan IS kontrollutvalgan@ffk.no Henry Karlsensplass 1 Bankkonto 9815 Vadsø

34 KONTROLLUTVALGET I SØR-VARANGER KOMMUNE ÅRSPLAN 2015 KONTROLLUTVALGET I SØR-VARANGER KOMMUNE Årsplan 2015

35 Innhold 1. KONTROLLUTVALGET I SØR-VARANGER KOMMUNE KONTROLLUTVALGETS HJEMMEL KONTROLLUTVALGETS ANSVAR KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSOMRÅDE KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET MØTER I KONTROLLUTVALGET REGNSKAPSREVISJON FORVALTNINGSREVISJON SELSKAPSKONTROLL ANDRE OPPGAVER GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER OPPFØLGING AV SAKER BEFARING/ BESØK ORIENTERING FRA POLITISK OG ADMINISTRATIV LEDELSE HENVENDELSER FRA PUBLIKUM TILSYN MED REVISJONEN RAPPORTERING ANNET KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT PLAN FOR MØTEVIRKSOMHETEN I VEDLEGG

36 1. KONTROLLUTVALGET I SØR-VARANGER KOMMUNE Kommunen har et kontrollutvalg med 3 medlemmer. Følgende medlemmer er valgt for perioden : Medlemmer Varamedlemmer Staal Nilsen, leder Jorunn Oddveig Haug, for 1 og 3 Jan Kurt Kristiansen, nestleder Kyrre Gaare Jensen, for 1 og 3 Reidun Kolpus Rolf Georg Randa, for KONTROLLUTVALGETS HJEMMEL Kontrollutvalgts arbeid er regulert av: Kommunelovens (KL) Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Kommunestyret kan i tillegg til de lovpålagte oppgaver og prosedyrer fastsette eget reglement for kontrollutvalget. Sør-Varanger kommune har vedtatt reglement for kontrollutvalge. Da det er vedtatt flere endinger i kommuenloven vedr. kontroll og tilsyn i 2013, bør dette reglement revideres av kommunestyret. 1.2 KONTROLLUTVALGETS ANSVAR Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, inkludert å se til at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, jf. forskrift om kontrollutvalg 4. Kontrollutvalget skal se til: At kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte(regnskapsrevisjon) At det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon) At det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper (selskapskontroll) Kontrollutvalget skal ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer. 1.3 KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSOMRÅDE Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med hele den kommunale forvaltningen. I tillegg skal det også føres kontroll med kommunens interesser i selskaper. 3

37 2. KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET 2.1 MØTER I KONTROLLUTVALGET Møtene i kontrollutvalgene er åpne, etter lovendring med virkning fra 1. juli Møtene vil bli lukket i saker/ orienteringer der lov- og regelverk tilsier taushetsplikt. Ordfører og kommunens revisor har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Rådmannen kan innkalles når utvalget ønsker det. Det legges opp til 4 møter i 2015, se vedlegg REGNSKAPSREVISJON Kontrollutvalget skal se til at årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, holde seg løpende orientert om regnskapsarbeidet og se til at det foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser eller avtaler med revisor. Kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskap og årsmelding til kommunestyret før det tas opp til behandling. Årsregnskap og årsmelding skal foreligge før formannskapet foretar innstilling i disse sakene. Kontrollutvalget skal følge opp revisors merknader til regnskapet. Årsregnskap skal avlegges senest 15. februar og årsberetning innen 31. mars. 2.3 FORVALTNINGSREVISJON Forvaltningsrevisjon er hjemlet i KL 77 nr. 4 og i forskrift om kontrollutvalg. Gjeldende plan er basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Planen er utarbeidet av Kontrollutvalgan IS etter overordnet analyse gjennomført av Finnmark kommunerevisjon IKS. Planen ble godkjent og av kommunestyret 5. mai Gjeldende plan har følgende prioritering av prosjekter : År Prosjekt 2013 Sykefravær 2014 Samhandlingsreformen 2015 Investeringsprosjekt 2016 Anskaffelser Kommunestyret har delegert til kontrollutvalget å gjøre endring i planen. Kontrollutvalget har i møte 11. mars 2014 sak 6/14 avgjort at prosjektet sykefravær utgår. Utvalget sier seg fornøyd med rådmannens informasjon om IA avtalen med NAV i møte Revisjonen har gjennomført 2 prosjekter som ikke sto på planen, men som kontrollutvalget har vurdert som viktige å gjennomføre; Bosetting av flyktninger og Barentshallene KF. Forvaltningsrevisjon i Barentshallene KF er gjennomført i I samsvar med forskrift om kontrollutvalg skal utvalget gi tilbakemelding til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader til forvaltningsrevisjonsprosjekter er blitt fulgt opp. 4

38 Kontrollutvalget vil i rimelig tid etter den kommunale behandlingen av hver forvaltningsrevisjon be administrasjonen gjøre rede for oppfølgingen. 2.4 SELSKAPSKONTROLL Selskapskontroll er hjemlet i KL 77 nr. 5 og i forskrift om kontrollutvalg. Gjeldende plan er utarbeidet av Kontrollutvalgan IS og ble vedtatt av kontrollutvalget i møte 13. september 2012 og av kommunestyret i møte 24. september 2014, sak 13/14 Følgende selskaper er prioritert for selskapskontroll i perioden : Selskap Prioritet i Kontroll år Type kontroll planen Brenselsutsalget AS Eierskapskontroll Sør-Varanger Invest AS Eierskapskontroll AL Samfunnshuset Kirkenes Eierskapskontroll Sør-Varanger boligbyggelag Eierskapskontroll Kommunestyret har delegert til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Prosjekt nr. 1 er gjennomført som eierskapskontroll av Kontrollutvalgan IS i Det er startet opp eierskapskontroll i Sør-Varanger Invest AS som sekretariatet anbefaler avsluttet. Kontrollutvalget bestilt eierskapskontroll i Varanger Kraft AS i 2014 og har fått kr ,- fra kommunestyret til dette i Det er satt opp som et samprosjekt med andre eierkommuner i Varanger kraft AS. 1.5 ANDRE OPPGAVER Kontrollutvalget kan til enhver tid ta opp saker som ligger innenfor dets ansvars og kompetanseområde. 1.6 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER På oppdrag fra kontrollutvalget gjennomgår sekretariatet jevnlig møteprotokoller fra kommunestyret og formannskapet, med fokus på saker av vesentlig økonomisk betydning. Hensikten er å kontrollere at vedtakene fattes i tråd med lov, forskrift og overordnede planer. Det er en forutsetning at kommunen legger ut protokoller på hjemmesiden. 1.7 OPPFØLGING AV SAKER Kontrollutvalget har ansvar for å følge opp tidligere saker og det vil minst en gang i året bli lagt frem en slik status. 1.8 BEFARING/ BESØK For å kunne føre tilsyn med den totale virksomheten er det viktig at kontrollutvalget har ressurser og anledning til å besøke ulike avdelinger innenfor kommunens virksomhet. Kontrollutvalget bør i 2015 prioritere dette. 1.9 ORIENTERING FRA POLITISK OG ADMINISTRATIV LEDELSE «Kontrollutvalget kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene» (KL 77 nr. 7) 5