INNKJØPSREGLEMENT FOR KVINESDAL KOMMUNE. omfatter: varer og tjenester bygg og anlegg

Transkript

1 INNKJØPSREGLEMENT FOR KVINESDAL KOMMUNE omfatter: varer og tjenester bygg og anlegg Utgave Beskrivelse Dato 1 For godkjenning Revidert Revidert av Rådmannen Revidert, for godkjenning Revidert, kap.2, 6 avs. er endret etter Kommunestyrevedtak

2 1. Forord Kvinesdal kommune foretar anskaffelser for store beløp årlig, og det er viktig å sikre at midlene blir effektivt forvaltet. Ressurseffektive anskaffelser sikrer at Kvinesdal kommune får mer igjen for pengene, har mer penger å bruke, eller slipper å bruke unødig mye penger. For fellesskapet gir dette mulighet til økt velferd. At anskaffelsesreglene blir fulgt, er altså noe alle drar nytte av. Leveranser til offentlig sektor utgjør en betydelig andel av næringslivets omsetning. Formålet med reglene er å sikre mest mulig effektiv ressursbruk, basert på forretningsmessighet og likebehandling, og at oppdragsgiver opptrer med integritet og på en samfunnstjenlig måte. Enhetsledere har ansvaret for at anskaffelsene skjer på bakgrunn av gjeldende lover og regler, kommunale retningslinjer, og er basert på etikk, samfunnsnytte og likebehandling av leverandører. Det innebærer å se til at virksomheten har organisert innkjøpsvirksomheten på en måte som sikrer dette. Både ledere og medarbeidere med ansvar for innkjøp må ha fokus både på det formelle og på den praktiske gjennomføringen. Det gjelder kunnskap om regelverket, behovene som skal dekkes av anskaffelsen, pris, kvalitet, leveringsdyktighet, kontraktsinngåelse, kontraktsoppfølging og leverandørutvikling. Camilla Dunsæd Rådmann Sign. 2.0 Innledning Dette reglementet gjelder for alle typer innkjøp til kommunen. Herunder anskaffelse av varer og tjenester, konsulenttjenester, samt kontrahering av bygg og anlegg. Alle ansatte som er involvert i kommunenes innkjøpsvirksomhet, plikter å sette seg grundig inn i anskaffelsesreglementet og utføre innkjøpsarbeidet i henhold til dette. Særlig viktig ved kjøp, salg og anbud er lovbestemmelsene om habilitet/inhabilitet. Det vises til gjeldende lov og forskrifter. Ved tvil om dette skal rådmannen konsulteres. I forbindelse med innkjøpsprosessen plikter den ansatte å sette seg grundig inn i kommunens etiske retningslinjer. Lov om offentlighet i forvaltningsloven og forvaltningsloven gjelder ved saksbehandling i forhold til innkjøpsprosessen. Dette gjelder også i forhold til kommunens etiske retningslinjer. Innkjøpsreglementet er baser på Lov om offentlige anskaffelser fra 2006, og gjeldende forskrift. Kvinesdal kommune er deltaker i OFA (Offentlig fellesinnkjøp på Agder). Ved anskaffelser, plikter den ansvarlige for anskaffelsen å undersøke om kommunen inngår i noen rammeavtaler i regi av OFA og om kommunen er bundet til å kjøpe i henhold til denne avtalen (det ligger link til OFA sin hjemmeside på kommunens Intranett side). 2

3 Ved innkjøp skal alltid lokale leverandører få delta i evt. anbudskonkurranser. Kostnader forbundet med kjøp utenfor kommunen (tidsbruk i forbindelse med anskaffelsen, samt evt. merkostnader forbundet med transport til service og reklamasjoner skal medregnes i vurderingen). Dette vil i praksis bety at mindre innkjøp av type butikkjøp gjøres lokalt. Er innkjøpskostnaden etter vurdering lik, skal en velge lokal leverandør. PS! Dette avsnittet skal ikke tolkes på en slik måte at en kan unnlate å følge Loven om offentlige anskaffelser om en handler lokalt. 2.1 Formål Hensikten med kommunens innkjøpsreglement er å sikre at kommunens ressurser blir effektivt utnyttet samt at anskaffelser blir foretatt i henhold til gjeldende lover og forskrifter. Reglementet skal være et hjelpemiddel for ledere, personell som utfører anskaffelser og andre som er involvert i anskaffelsesprosedyrer i kommunen. Den skal også gi nødvendig kunnskap for å forstå prinsippene for anskaffelsesvirksomheten. Innkjøpsreglementet erstatter ikke Lov og forskrift om offentlige anskaffelser, men er et supplement til dette. Videre skal de sikre at kommunen ivaretar kravene i Forvaltningsloven i forhold økonomiforvaltning. Retningslinjene skal sikre at kommunen har en felles opptreden overfor leverandører og at disse behandles på samme måte uavhengig av hvilken enhet som foretar anskaffelsen. Retningslinjene skal også sikre at kommunen gjennom rammeavtaler utnytter de gunstige betingelsene som store kjøp og avtaler gir. Videre skal retningslinjene sikre at det er reell konkurranse om å oppnå leveranser til kommunen og at prinsippet om konkurranse på like vilkår følges overfor alle interesserte leverandører. Innkjøpsretningslinjene skal gi en effektiv utnyttelse av kommunenes ressurser og sikre at: det er klare myndighets- og ansvarsforhold enhver anskaffelse kan dokumenteres (mindre innkjøp av type butikkjøp unntatt). internkontroll kan oppdage feil slik at disse kan rettes i tide ordningen skaper tillit hos ansatte, leverandører og innbyggere 2.2 Innkjøpsprinsipper Ethvert innkjøp skal, så langt det er mulig, baseres på konkurranse. Dersom Enheter har et stort og gjentatt forbruk av varer og det ikke foreligger noen rammeavtale for den/de aktuelle varene, skal enhetsleder vurderes om nye rammeavtaler bør fremforhandles. Enhetsleder for enheter med slikt forbruk skal kontakte økonomisjef for å initiere fremforhandling av en rammeavtale. Økonomisjef har ansvaret for fremforhandling av en slik avtale, enten ved å gjøre dette på egen hand eller i samarbeid med OFA. Alle interne rammeavtaler skal være lagret i ephorte i mappen Rammeavtaler og avtalene skal bekjentgjøres for alle aktuelle enheter. Innkjøp fra omreisende selgere, dørselgere, telefonselgere e.l. som kommunen ikke har avtale med, skal normalt ikke tillattes. Dersom selgeren har svært interessante produkter, skal det av ansvarlig enhetsleder foreligge en skriftlig vurdering av dette innkjøpet, hvor det fremgår hvordan enheten har i varetatt konkurranseprinsippet. 3

4 2.3 Ansvarsforhold Det er rådmannen som er ansvarlig for å trekke opp innkjøpsretningslinjer i kommunen. Dette gjøres gjennom utarbeidelse og kontinuerlig evaluering/revisjon av Innkjøpsreglementet. Gjennom delegasjonsreglementet er det klarlagt hvordan innkjøpsansvaret er delegert i organisasjonen. Svært mange av innkjøpene foretas i Enhetene og det er enhetsleder som har ansvaret for at anskaffelsene skjer i henhold til Innkjøpsreglementet. Gjennom reglementet er det imidlertid satt en grense (beløp) for når Anbudsnemnda skal involveres. I denne deltar både økonomisjef og rådmannsnivået (representert med kommunalsjef) og enhetsleder. Støtteenheten v/regnskap har ansvaret for at kommunen har godkjenningsrutiner for innkomne faktura som er i samsvar med gjeldende regelverk, og at disse rutinene blir fulgt. Et viktig prinsipp i forhold til godkjenning av faktura er at bestiller kontrollerer og attesterer fakturaen, mens en annen anviser. Normalt er det overordnet som anviser. Ved prosjekt er det prosjektleder som skal attestere faktura og det er i utgangspunktet enhetsleder for den enheten som prosjektleder tilhører som skal attestere alle prosjekt faktura. Dette gjelder også alle tillegg til fastpriskontakter. Det er rådmannen som avgjør om dette grunnprinsippet skal fravikes i spesielle tilfelle. 4

5 3. Skjematisk oversikt over anskaffelsesprosessen 1. BEHOV OPPSTÅR 2. Ja Har kommunen avtale for denne varen/tjenesten? Nei 3. Har anskaffelsen en verdi som er lavere enn Ja Anskaffelsen gjennomføres Husk protokoll og krav til dokumentasjon! (se punkt 3 under) Nei 4. Anskaffelsen koster mellom kr Ja Anskaffelsen gjennomføres Husk protokollplikt! Nei 5. Anskaffelsen har en verdi som er høyere enn ,- 6. Ja a ANSKAFFELSEN GJENNOMFØRES Anskaffelsesprotokoll Valg av administrativ prosedyre Lage forespørselsgrunnlag Utlysning Evaluering av tilbud Sak til anbudsnemda som foretar vedtak Brev til leverandørene Behandling av evt. klager Kontrakt inngåelse Kjøp med verdi over kroner skal kunngjørs i Doffin og lyses ut i EØS-området. 7. KJØP 8. KONTROLL 5

6 4. Merknader til prosessen 1. BEHOV OPPSTÅR Hva er behovet? Et viktig spørsmål å stille seg selv. Veldig ofte gjøres det dårlige innkjøp fordi behovet ikke er godt nok kjent. Et grovt anslag tilsier at 2/3 av mulighetene til å påvirke en anskaffelses totalkostnad skjer i forbindelse med angivelse og spesifisering av behovet. Foruten å angi behovets omfang m h t volum, må det utarbeides en kravspesifikasjon. Ofte foretas en altfor detaljert spesifikasjon, noe som vil virke fordyrende. Spesifikasjonen bør i mange tilfeller heller være funksjons- eller ytelsesspesifisert. Uansett valg av spesifikasjonsform bør en del praktiske ting vurderes: Sjekk at behovene dekkes Dyreste løsninger bør unngås Benytt standard løsninger og unngå skreddersydde løsninger der det er mulig Prioriter total kostnadseffektivitet Når kontraktens verdi skal defineres gjelder følgende prinsipper: En anskaffelse kan ikke deles opp i den hensikt å unngå bestemmelsene. En planlagt anskaffelse av en bestemt ytelse kan ikke deles opp. Ved ensartede varer, tjenester eller bygge- og anleggsarbeid som kan føre til flere enkeltkontrakter samtidig, skal den samlede anslåtte verdi av disse enkeltkontraktene legges til grunn. Ved tidsbegrensede kontrakter med en løpetid på 48 mnd eller mindre skal beregningsgrunnlaget være den totale anslåtte verdien i en 4-årsperioden (dvs. for 48 måneder). NB! Sjekk at det er økonomisk dekning i budsjettet for anskaffelsen. 2. HAR KOMMUNEN AVTALE FOR DENNE VAREN/TJENESTEN? Når et behov har oppstått må den enkelte stille seg spørsmålet: Har Kvinesdal kommune avtale for denne type vare/tjeneste (herunder skal utsjekkes om vi har noen avtaler i regi av OFA)? Ved JA Kjøp varen/tjenesten hos avtaleleverandøren! (jfr. punkt 7 i anskaffelsesprosessen - Kjøp) 6

7 Kjøper logger seg inn på OFA nett og sjekker hvilke avtaler kommunen har i forhold til OFA. Det ligger en link til denne på kommunens intranettside. Interne rammeavtaler er arkivert i ephorte i mappen Rammeavtaler. NB! Noen av OFA-avtalene er kommunen forpliktet til å benytte, mens andre er frivillige. Ved NEI Gå til punkt 3 i anskaffelsesprosessen. 3. ANSKAFFELSESVERDI UNDER KR Ved anskaffelser i denne prisklassen, kommer forskrift (FOA 3-1) om offentlig anskaffelser del I til anvendelse. Denne har ingen spesielle krav til anskaffelsesprosedyre, Forskriften setter imidlertid krav om god forretningsskikk, høy forretningsetisk standard i intern saksbehandling, og at ingen forskjellsbehandling finner sted mellom leverandørene. Anskaffelsen skal så langt det er mulig være basert på konkurranse, og det er krav til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Utvelgelse av leverandør skal skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. Det er ingen utlysningsplikt, men minst 3 leverandører skal forespørres dersom det finnes tilstrekkelige leverandører i markedet. Det er ingen plikt til å føre protokoll, men Kvinesdal kommune har satt nedre grense for utfylling av anskaffelsesprotokoll til kr For innkjøp under dette beløpet, må det også kunne dokumenteres at handel har foregått, og hvordan den har foregått, for eksempel ved e-post. Forespørsel og tilbud skal være skriftlig. PS! Mindre innkjøp av type butikkjøp omfattes ikke av denne dokumentasjonsplikten. Ut fra innkjøpets beskaffenhet, skal det vurderes om det skal henvises til kommunens generelle innkjøpsbetingelser for varer og eller tjenester. Ansvarlig: Enhetsleder eller den som har fullmakt i henhold til delegasjonsreglementet. 4. ANSKAFFELSESVERDI MELLOM Ved anskaffelser i denne prisklassen, kommer også forskrift (FOA 3-1) om offentlig anskaffelser del I til anvendelse. Denne har ingen spesielle krav til anskaffelsesprosedyre. Forskriften setter imidlertid krav om god forretningsskikk, høy forretningsetisk standard i intern saksbehandling, og at ingen forskjellsbehandling finner sted mellom leverandørene. Anskaffelsen skal så langt 7

8 det er mulig være basert på konkurranse, og det er krav til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Utvelgelse av leverandør skal skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. Følgende anskaffelses prosedyrer er tillatte i denne gruppen (FOA 5-1) : åpen anbudskonkurranse begrenset anbudskonkurranse konkurranse med forhandlinger For øvrig gjelder følgende: Skriftlig forespørsel Det skal utarbeides skriftlig forespørsel. Det er ikke krav til utlysning på Doffin, men det kan være hensiktsmessig for å få flest mulig tilbydere. Tid fra utlysningsdato til tilbudsfrist: Ingen krav. Rimelig tid Anbefaling: ca. 3 uker Anskaffelsesprotokoll Anskaffelsesprotokoll skal føres (Anskaffelsesprotokoll direkte kjøp under doc mal skal brukes) Skatte- og merverdiattest Skatte- og merverdiattest skal kreves, ikke eldre enn 6 mnd. HMS-egenerklæring HMS-egenerklæring skal kreves For mal klikk her Formell anbudsåpning. Kontrakt kan underskrives av enhetsleder eller den enhetsleder har bemyndiget. 5. ANSKAFFELSESVERDI OVER A ,65 mill kr - Nasjonal utlysning Forskrift (FOA) om offentlig anskaffelser del II gjelder. Følgende anskaffelses prosedyrer er tillatt i denne gruppen (FOA 5-1) : åpen anbudskonkurranse begrenset anbudskonkurranse konkurranse med forhandlinger All utlysning skal skje gjennom 8

9 Ved kjøp i denne størrelsesorden skal økonomisjef kontaktes så fort som mulig etter at behov har oppstått, og det skal etableres en anbudsnemd. Kan brukes på følgende avtaler og innkjøpsordninger; -engangskjøp -rammeavtale m/en eller flere leverandører -dynamiske innkjøpsordninger (krever spesielt elektronisk utstyr) Til høyere innkjøpsbeløpet blir, til viktigere er det at konkurransegrunnlaget blir bra utformet. Det er derfor utarbeidet mal for slike: Mal konkurransegrunnlag vedr. tjenestekjøp klikk her Mal konkurransegrunnlag vedr. varekjøp klikk her Tid fra utlysningsdato til tilbudsfrist: Ingen krav. Rimelig tid Anbefaling: ca. 3 uker Anskaffelsesprotokoll Anskaffelsesprotokoll skal føres (Anskaffelsesprotokoll - over NOK doc skal brukes) Skatte- og merverdiattest Skatte- og merverdiattest skal kreves, ikke eldre enn 6 mnd. HMS-egenerklæring HMS-egenerklæring skal kreves For mal klikk her Formell anbudsåpning. Det skal foretaes formell anbudsåpning Meddelelse. Tapende parter skal få en meddelelse om valg av leverandør. Meddelelsen skal innholde en begrunnelse for valget og angi frist for leverandører til å klage over beslutningen. ( Standard tekst i brev til leverandør som ikke blir tildelt kontrakt.doc). Den som blir tildelt kontrakten skal også meddeles dette. (Standard tekst i brev til leverandør som blir tildelt kontrakt.doc) Kontrakt kan først undertegnes etter at den fastsatte klagefristen er utløpt og evt. klager er behandlet (karenstid). B Over 1,55 mill kr over EØS-anbud Forskrift (FOA) om offentlig anskaffelser del III gjelder. Viktig Forskriftens del III gjelder kontrakter der den anslåtte verdi overstiger 1,55 millioner kroner ekskl. mva. for vare- og tjenestekontrakter og 39 millioner kroner ekskl. mva. for bygge- og anleggskontrakter. For statlige myndigheter gjelder imidlertid forskriftens del III for vare- og tjenestekontrakter der den anslåtte verdi overstiger 1 million kroner eksl. mva. 9

10 Følgende anskaffelses prosedyrer er tillatte i denne gruppen (FOA 14-1): åpen anbudskonkurranse begrenset anbudskonkurranse Konkurranse med forhandlinger kan benyttes når vilkårene i 14.3 eller 14.4 er oppfylt. Konkurransepreget dialog kan benyttes når vilkårene i 14.2 er oppfylt. Kan brukes på følgende avtaler og innkjøpsordninger; -engangskjøp -rammeavtale m/en eller flere leverandører -dynamiske innkjøpsordninger (krever spesielt elektronisk utstyr) All utlysning skal skje gjennom inkl. TED (anbud over hele EUområdet) Oppdragsgiver skal angi den relative vektingen til hvert tildelingskriterium. Tid fra utlysningsdato til tilbudsfrist: Ved åpen anbudskonkurranse 45 dager. Øvrige frister og unntak: Se FOA kap.19 Anskaffelsesprotokoll Anskaffelsesprotokoll skal føres (egen mal skal brukes) Skatte- og merverdiattest Skatte- og merverdiattest skal kreves, ikke eldre enn 6 mnd. HMS-egenerklæring HMS-egenerklæring skal kreves For mal klikk her Formell anbudsåpning. 10

11 6 ANSKAFFELSEN GJENNOMFØRES Hovedfasene i en anskaffelse kan vises som følger: Nr. Fase Ansvar Kommentar 1 Anskaffelsesprotokoll Innkjøper Mal skal benyttes 2 Valg av administrativ prosedyre 3 Utarbeidelse av forespørselsgrunnlag Innkjøper Innkjøper 4 Utlysning (Doffin) Innkjøper 5 Evaluering av tilbud / valg av Innkjøper leverandør Avhengig av type anskaffelse og verdien på anskaffelsen Avdelingen har ansvaret for å utarbeide kravspesifikasjon på anskaffelsen. Evalueringen av tilbudene/anbudene og valg av leverandør gjøres i samarbeid. 6 Sak til anbudsnemnda Innkjøper Saken skrives som sak i Ephorte 7 Informasjon til tilbyderne Innkjøper Kontraktsinngåelse Ansvarlig innkjøper Kontrakten kan først skrives under etter at frist for tilbakemelding fra tilbydere er utløpt. PS! Innkjøper er å forstå den ansatte på Enheten som har fått ansvaret for å kjøpe inn. 1. Anskaffelsesprotokoll Det skal føres en anskaffelsesprotokoll for alle kjøp over kr (eks. mva). Protokollen er bygget opp slik at den følger anskaffelsesprosessen. Det er utarbeidet en mal for anskaffelser med beløp under kr og en for beløp over som skal benyttes. Dersom det er etablert et prosjekt, skal anbudsprotokollen arkiveres i ephorte på aktuelt prosjekt. Er det ikke opprettet prosjekt, skal anbudsprotokollen arkiveres i mappen Anbudsprotokoller i ephorte. 2. Valg av administrativ prosedyre Innkjøp skal foregå ved bruk av en av følgende metoder: Åpen anbudskonkurranse Begrenset anbudskonkurranse Konkurranse med forhandling Direkte kjøp Konkurransepreget dialog og elektronisk auksjon Innkjøper velger den mest hensiktsmessige metoden ut fra de terskelverdier en jobber innen (se forklaringen til de ulike fasene), 11

12 3. Utarbeidelse av konkurransegrunnlag Etter at administrativ prosedyre er valgt, blir neste trinn å lage et konkurransegrunnlag. Denne vil variere avhengig av hvilke anskaffelser og størrelsen på anskaffelsen en skal foreta. Lovverket setter klare premisser til hva forespørselsgrunnlaget skal inneholde (gjelder anskaffelser større enn kr ). Et konkurransegrunnlag kan f eks ha følgende oppbygning: Innledning Generelt om anbudet 2.1 Avtalens varighet 2.2 Antall leverandører 2.3 Anbudsinnhold 2.4 Avklaringsmøter 2.5 Anbudsåpning 2.6 Konfidensielt 2.7 Supplerende opplysninger 2.8 Anbudet 2.9 Språk 2.10 Tidsfrister 2.11 Avvisningsgrunner og forkastning 2.12 Statistikk Kravspesifikasjon 3.1 Omfang 3.2 Kravspesifikasjon på produkter 3.3 Kravspesifikasjon på leverandør Kvalifikasjonskrav til leverandør Tildelingskriterier 5.1 Opplisting av valgte kriterier 5.2 Vekting av kriteriene Leverandøropplysninger 6.1 Firmaregistrering 6.2 Skatteattest/kemnerattest 6.3 Beskrivelse av bedriften 6.4 HMS-erklæring 6.5 Produktblader Svar på anbud og anbudsfrist o.a. Vedlegg - Innkjøpsvilkår - Prisskjemaer - HMS-skjema 4. Utlysning Lov og forskrift om offentlige anskaffelser gir regler for hvordan man skal kunngjøre anskaffelser. Følgende regler gjelder: EØS-kunngjøring Ved kjøp av varer og tjenester over kr (eks.mva) skal anbudet kunngjøres i hele EØS-området. Det er utarbeidet standardiserte kunngjøringsskjemaer, som skal sendes til Doffin. Se Anskaffelsen skal også kunngjøres på kommunens nettsider og kan også kunngjøres i lokalavisen (dersom dette vurderes som hensiktsmessig) Ved bygg- og anleggskontraheringer skal anskaffelser over kr (eks.mva) skal anbudet kunngjøres i hele EØS-området. Nasjonal kunngjøring 12

13 Ved kjøp av varer og tjenester over kr , men lavere enn EØS-tersklene (1,55 mill kr) skal anskaffelsen kunngjøres i Doffin-databasen. Dette gjøres direkte inn på doffin.no eller en kan benytte standardiserte kunngjøringsskjemaer, som skal sendes til Doffin. Anskaffelsen bør også kunngjøres på kommunens nettsider og samt kunngjøres i lokalavisen (dersom dette vurderes som hensiktsmessig) Ved anskaffelser under kr gjelder følgende: Det skal tas kontakt med minst 3 leverandører Muntlig eller skriftlig kontakt vurderes ift anskaffelsens innhold og kompleksitet, dog bær muntlig kun være et unntak. Annonsering vurderes ift anskaffelsens innhold og kompleksitet Lov om offentlige anskaffelser 19 angir hvilke minimumsfrister en må forholde seg til for de enkelte innkjøpsmetodene når en har EØS utlysninger (TED-databasen). For Nasjonale kunngjøringer er det ikke fastsatt frister for slike utlysninger, men det er krav om «rimelighet». 5. Evaluering av tilbud og valg av leverandør Innkjøper eventuelt i samarbeid med en brukergruppe vurderer innstillingen basert på oppgitte kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Det utarbeides en sak til anbudsnemnda (om slik er etablert) med forslag til vedtak. Dersom ikke er det Enhetsleder som skal godkjenne og (signere) innstillingen. Ved evaluering henvises til FOA 22-2.Valg av leverandør skal baseres enten på laveste pris eller på det økonomisk mest fordelaktige tilbud. Dersom sistnevnte benyttes, skal det benyttes kriterier som har tilknytting til kontraktsgjenstanden. Dette kan for eksempel være kvalitet, pris, tekniske verdi, estetiske og funksjonsmessige egenskaper, miljøegenskaper, driftskostnader, rentabilitet, kundeservice og teknisk bestand, og tid for levering aller ferdigstillelse. Alle kriterier som vil bli lagt til grunn skal oppgis i eller konkurransegrunnlaget. For anskaffelser mellom og EØS-terskelverdi 1,55 mill kr skal oppdragsgiver oppgi prioriteringen av tildelingskriteriene hvis de er fastsatt på forhånd. For anskaffelser over 1,55 mill skal oppdragsgiver angi den relative vektingen til hvert tildelingskriterium. 6. Kontraktsinngåelse Før kontrakt kan inngås med valgte leverandør skal det sendes ut brev til tilbyderne hvor kommunens begrunnelse for valg av leverandør fremgår samt hvorfor den enkelte tilbyder ikke ble valgt. Videre skal de leverandører som ikke ble valgt gis en 7 10 dagers frist for å klage/be om nærmere begrunnelse på kommunens leverandørvalg. Det er altså en karenstid fra vedtaket er fattet til kontrakt kan undertegnes Når leverandør er valgt, skal det lages en kontrakt på anskaffelsen som regulerer avtaleforholdet mellom partene. 13

14 Det må innhentes politiske vedtak før kontrakt skrives i de tilfeller hvor beløpet er av en slik størrelse at det må bevilges penger utenom driftsbudsjettet. 7. KJØP Kjøp eller bestilling skjer etter de rutinene som er avtalt med leverandøren og som er i tråd med innkjøpsrutinene i Kvinesdal kommune. Planlegg innkjøpene slik at antall bestillinger begrenses. Husk at det å bestille en vare koster penger. 8. KONTROLL Kontroll av vare/tjeneste Den som mottar varen, plikter å kontrollere at varen/tjenesten er mottatt/utført i overensstemmelse med bestillingen. Feil/mangler meldes til ansvarlige, slik at reklamasjonen kan rettes til leverandør skriftlig så snart dette er mulig og utbetalingen eventuelt stanses. Mottatt vare eller tjeneste bekreftes med signatur på følgeseddel (pakkseddel, kjøreseddel, timeseddel el.l). Dette er en bekreftelse på mengde og kvalitet. Kvittert følgeseddel arkiveres midlertidig i påvente av faktura. Kontroll av avtalebetingelser Mottaker er den som best kan kontrollere leverandørens prestasjoner. Kontroll skal foretas når det gjelder kvalitet, leveringsbetingelser, betalingsbetingelser, antall og pris. Ved mistanke om mislighold av avtale, feil betingelser osv. skal det omgående tas kontakt med leverandøren. Her må bestiller og leverandør bli enige om konklusjonen: Evt. mangel i leveransen settes som rest Ved evt. mangel skal det utstedes en kreditnota Bestillingen på det manglende/gale produktet strykes Kontroll av faktura Attestasjonsansvarlige skal påse at den mottatte faktura er i samsvar med avtalen/bestillingen. Faktura skal priskontrolleres, etterregnes og konteres. Deretter sendes fakturaen til den som har anvisningsmyndighet. Se kommunens bestemmelser og rutiner for attestering og anvisning. 14

15 Kontroll av betaling Normalt skal betaling til Kvinesdal kommune skje etter 30 dager + fri leveringsmåned. Jfr. «Innkjøpsbetingelser for Kvinesdal kommune. Kontroll av etterlevelse av Innkjøpsreglemetet Regnskapsavdelingen skal hvert tertial ta noen stikkprøver (min 3 stk) på faktura på over kroner. Bestiller skal da legge frem dokumentasjon på at innkjøpet har skjedd i henhold til dette reglementet. Dersom det avdekkes avvik ved en enhet, skal kontrollen utvides til to ekstra innkjøp. Avdekkes ytterligere avvik, vurderer rådmannen hvilke tiltak/reaksjoner som skal iverksettes i forhold til aktuell innkjøper. Er det ikke foretatt flere innkjøp i perioden, går en tilbake i tid. Faktura for uttak i forhold til rammeavtaler i regi av OFA trenger ikke dokumenters. 5. Kommunale retningslinjer Kvinesdal kommune har i forhold til innkjøpsprosessen valgt å fremheve følgende punkt: 5.1 HMS Byggherreforskriften: Ved en anskaffelse/investering er det viktig å fastslå så tidlig som mulig om Byggherreforskriften trer inn. Kommunen kan i henhold til denne ikke overlate/delegere ansvar for sikkerheten på byggeplassen til entreprenøren, og vil ha hele ansvaret for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø fra planlegging til overtakelse. Som et ledd i dette, bør følgende klarlegges så tidlig som mulig: Er anskaffelsen et prosjekt? a. Ja, dvs. at dette er en innsats som gjøres for å nå et konkret mål innen en tidseller ressursramme Dersom det er et prosjekt, involverer prosjektet bruk av intern eller ekstern arbeidskraft i en byggefase? b. Ja. Byggherreforskrift kommer til anvendelse Kommunen har egne rutiner for etablering av prosjekt, prosjektgjennomføring og ansvarsforhold. Her fokuseres imidlertid kun på det kravet som Byggherre forskriften pålegger kommunen som byggherre og som ikke kan delegeres bort. Kommunen skal lage en SHA-plan (Plan for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø) for både prosjektering og utførelsesfase og sørge for at det utpekes en SHA-koordinator. 5.2 Miljøkrav Lov om offentlige anskaffelser pålegger at offentlige oppdragsgivere tar hensyn til livssykluskostnader og miljømessige konsekvenser når de planlegger sine anskaffelser. Dette innebærer at under planlegging av den enkelte anskaffelse skal det tas hensyn til livssykluskostnader og miljømessige konsekvenser av anskaffelsen. Før innkjøper foretar en beslutning om hva som skal anskaffes, må denne ha vurdert om behovet dekkes på måter som gir lave livssykluskostnader og miljømessige konsekvenser. Eksempel på slike miljømessige krav som skal vurderes under planlegging av anskaffelsen kan være maks. CO2 utslipp fra kjøretøy som skal anskaffes i kommunen. Miljøkrav skal være leverandørutviklende og gi tydelige signaler til markedet om at miljøtilpassing er et kundekrav. 15

16 Kommunen skal tilstrebe kostnads- og miljøeffektive anskaffelser. Dette vil innebære anskaffelser som gir høy grad av behovstilfredsstillelse samtidig som det vil gi lav miljøbelastning gjennom hele livsløpet. Miljøkrav kan stilles enten som kravspesifikasjoner til kontraktsgjenstanden, kvalifikasjonskrav til leverandøren eller som tildelingskriterier. 5.3 Universell utforming Universell utforming er en strategi for planlegging og utforming av omgivelsene. Verdigrunnlaget for universell utforming vil være å legge til rette for at alle skal ha like muligheter for personlig utvikling, samfunnsdeltakelse og livsutfoldelse. Kvinesdal kommune skal i forbindelse med planlegging, oppfølging, gjennomføring og evaluering møte de krav som er nedfelt i lov og forskrift for offentlige anskaffelser med hensyn til universell utforming. 5.4 Sosial dumping I forbindelse med sosial dumping skal Kvinesdal se til at inngåtte kontrakter sikrer følgende: Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Lederen av virksomheten er ansvarlig for at denne regelen blir etterlevd. Leverandøren skal på anmodning legge fram dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. Dokumentasjonsplikten omfatter også underentreprenører (underleverandører). 5.5 Etisk handel Etisk handel er en betegnelse på sosialt ansvarlig næringsvirksomhet. Menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter skal ivaretas. Videre skal det legges vekt på at det skjer en stadig forbedring av sosiale forhold knyttet til produksjon. Etisk handel skal også ivareta menneskerettigheter, miljø og faglige og sosiale rettigheter på produksjonsstedet. Kvinesdal kommune har i innkjøpsreglementet bestemmelser som inneholder en plikt til å stille enkelte krav til arbeidstakeres lønns- og arbeidsvilkår, og har bestemmelser som gir rett til å stille etiske krav. Det vises forøvrig til veilederen Etisk krav i offentlige anskaffelser utgitt av Barne- og likestillingsdepartementet som skal legges til grunn for Kvinesdal kommune sin etterlevelse av krav relatert til etisk handel. Vedlegg: 1 Anskaffelsesprotokoll for anskaffelser under kr eks. mva. 2. Anskaffelsesprotokoll for anskaffelser over kr eks. mva. 3. Reglement for kommunens administrative Anbudsnemnd 4. Generelle avtalevilkår for kjøp av tjenester 16

17 5. Generelle avtalevilkår for kjøp av varer 6. Konkurransegrunnlag varer over NOK Konkurransegrunnlag tjenester NOK Standard tekst i brev til leverandører som blir tildelt kontrakt 9. Standard tekst i brev til leverandører som ikke blir tildelt kontrakt 10. Tilbyderopplysningsskjema 11. Mal for annonsetekster for utlysning i lokalavviser/tidsskrifter m.v. 12. Avviksskjema 13. Egenerklæring for helse, miljø og sikkerhet 14. Egenerklæring miljøkrav til leverandører 15. Egenerklæring etisk handel 16. Egenerklæring vedrørende sosial dumping. 17. Forslag til Avtaledokument 17