Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hitra kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hitra kommune Arkivsak: Møtedato/tid: Kl. 13:00 Møtested: Møterom A, rådhuset og Hitrahallen (se under) Møtedeltakere: Bjørg Reitan Bjørgvik Lindis Heggvik Aune Johannes Håvik Gunnar Andresen Olav Athammer Andre møtende: Ann Kristin Kjerringvåg Willmann, daglig leder i Hitrahallen SA Torbjørn Berglann, Konsek Kopi: Ordfører, rådmann, Hitra kommune, Revisjon Midt-Norge NB! Møtet begynner med en omvisning og orientering i Hitrahallen kl. 13:00, saksbehandlingen starter kl. 15:00 i rådhuset, møterom A. Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/torbjørn Berglann på telefon , eller e-post: torbjorn.berglann@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Bjørg Reitan Bjørgvik (sign.) Leder av kontrollutvalget Torbjørn Berglann Rådgiver, Konsek

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 01/17 Orientering om Hitrahallen SA 02/17 Referatsaker 03/17 Oppfølging av vedtak pr /17 Bestilling av forvaltningsrevisjon - valg av prosjekt 05/17 Kontrollutvalgets årsmelding for /17 Aktuelt fra utvalgene /17 Eventuelt

3 Orientering om Hitrahallen SA Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Hitra kommune /17 Saksbehandler Torbjørn Berglann Arkivkode FE Arkivsaknr 16/4-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar daglig leders redegjørelse til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget utøver kontroll og tilsyn med kommunene på vegne av kommunestyret. For å holde seg orientert om ulike sider av kommunens virksomhet, og dermed få et bedre grunnlag for å utøve kontrollfunksjonen, legger utvalget enkelte møter til kommunale enheter og kommunalt eide selskap. Hitra kommune eier 18,95 % i Hitrahallen SA og er ett av selskapene som er aktuelle for selskapskontroll. Daglig leder, Ann Kristin Kjerringvåg Willmann, vil orientere om driften. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering.

4 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Hitra kommune /17 Saksbehandler Torbjørn Berglann Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 17/25-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Melding om politisk vedtak: Plan for selskapskontroll Artikkel til hitra.no Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Melding om politisk vedtak: Plan for selskapskontroll vedtatt 2. Artikkel om kontrollutvalget i kommende utgave av kommunens informasjonsavis

5 HITRA KOMMUNE Fellestjenester Melding om vedtak KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT MIDT- NORGE IKS Kongens gate TRONDHEIM Dato Deres ref. Vår ref. / Arkivkode Saksbehandler / / 030 Ann-Vigdis Risnes Cowburn Plan for selskapskontroll for Hitra kommune Hitra kommunestyre fattet følgende vedtak i møtet den sak 139/16: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll og ber om at en eller flere av følgende selskapskontroller gjennomføres i planperioden: Eierskapskontroll Trøndersk kystkompetanse Dalpro AS Kristiansund og Nordmøre havn IKS Hitrahallen SA 2. Kontrollutvalget gis fullmakt til å prioritere ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Rett utskrift bekreftes. Ann-Vigdis Risnes Cowburn Politisk sekretær Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

6 Kontrollutvalget i Hitra kommune Ingress: Hitra kommune har, som alle kommuner, et politisk utvalg som skal kontrollere at rådmannen gjør jobben sin. Utvalget er ikke opprettet for å finne syndebukker, men for å bidra til å forbedre kommunens tjenester. Hvis du leser videre får du vite hvordan vi arbeider, hva du kan bruke oss til og hvem vi er. Hva gjør vi? En viktig del av arbeidet i kontrollutvalget dreier seg om å skaffe seg informasjon. Hvis vi skal kontrollere at rådmannen gjør som han skal, må vi både vite hvordan jobben skal gjøres og hvordan den faktisk blir gjort. Det sier seg selv at vi ikke kan ha oversikt over alt dette selv. Derfor har vi en fast sekretær i Konsek som utreder saker for oss. I tillegg har vi Revisjon Midt-Norge, kommunens revisor, som holder løpende kontroll med kommunens regnskap og gjør spesielle undersøkelser på bestilling. Dette gir oss informasjon om tilstanden på ulike områder i kommunen. Ofte ber vi også rådmannen om å orientere om saker vi er spesielt interessert i og vi besøker kommunens virksomheter og får informasjon om driften. Det hender også at vi får henvendelser fra kommunens innbyggere som opplever at kommunen har gjort alvorlige feil. Kontrollutvalget setter stor pris på slike henvendelser og tar dem på største alvor, selv om det ikke alltid er utvalgets jobb å gjøre noe med dem. Kontrollutvalget bruker likevel enkeltsaker som innfallsport for å undersøke om kommunen gjør systematiske feil på et område. De siste årene har kontrollutvalget bedt revisjonen undersøke om byggingen av driftshallen i teknisk avdeling var i tråd med kommunestyrets vedtak, vi har sett på kommunens forebyggende arbeid for barn og unge, hvordan renovasjonsselskapet Hamos forvaltning drives og hvordan kommunens samarbeid med andre kommuner fungerer. Kontrollutvalget har også påpekt svakheter i håndteringen av habilitetsspørsmål i kommunens politiske utvalg, noe som førte til en positiv endring. Hva kan du bruke kontrollutvalget til? Ingen er feilfri, heller ikke en kommune. Derfor vil vi som brukere av kommunens tjenester oppleve at kommunen gjør feil. I slike tilfeller er ikke kontrollutvalget nødvendigvis den første instansen du bør gå til. Det finnes ulike kanaler å sende klager til, og i Norge er vi så heldige at kommunen har plikt til å fortelle deg hvordan du kan gå fram og hvem du skal klage til. Så kan det hende at du vil gjøre kommunen oppmerksom på feil der det kanskje ikke finnes noen klageinstans. For eksempel hvis kommunen selger eiendeler uten at de har vært annonsert, slik at noen får kjøpt dem svært billig, eller at kommunen har gjort store anskaffelser uten anbudskonkurranse. Da kan kontrollutvalget være riktig instans. Det er likevel ingenting i veien for at du først går til rådmannen og forteller det du vet. Rådmannen kan rydde opp i mange saker uten at de tar veien om kontrollutvalget først. Vi vil likevel understreke at hvis du er i tvil om hvor du skal henvende deg er det ingenting i veien for at du kontakter oss. Hvem er vi? Kontrollutvalget består av leder Bjørg Reitan Bjørgvik (FrP), nestleder Lindis Heggvik Aune (Ap) og øvrige medlemmer Johannes Håvik (Sp), Gunnar Andresen (PP) og Olav Athammer (SV). Kontrollutvalget er kommunestyrets kontrollorgan, derfor tilstreber vi å være partipolitisk nøytrale.

7 Du finner kontaktinformasjon og mer informasjon om oss på kommunens nettside og på

8 Oppfølging av vedtak pr Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Hitra kommune /17 Saksbehandler Torbjørn Berglann Arkivkode FE Arkivsaknr 17/28-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering. Vedlegg Saker for videre oppfølging pr. feb Kopi av Oppfølging politiske saker Saksutredning Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Det innebærer å påse at kommunestyrets vedtak om behandlingen av regnskapet, revisjonsberetningen eller rapporter fra forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Kontrollutvalget har også et generelt tilsynsansvar og skal blant annet påse at politisk fattede vedtak blir iverksatt av rådmannen. Kontrollutvalgets sekretariat holder oversikt over status for den administrative oppfølgingen av saker som har sin opprinnelse i kontrollutvalget, oversikten er vedlagt saken. I tillegg får utvalget innsyn i rådmannens oversikt over status for vedtaksoppfølgingen. Rådmannen vil være til stede i møtet for å orientere om vedtaksoppfølgingen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler utvalget å ta saken til orientering.

9 Saker for videre oppfølging av kontrollutvalget pr Sakstittel - Eventuelt - Oppfølging politiske vedtak pr. mai 2015 Saksnr. KS - Saksnr. KU - 18/14-20/15 Forklaring og kontrollutvalgets vedtak Protokoll sak 18/14: Spørsmål vedr. kunst som er i kommunens eie; har kommunen system for dette? Kontrollutvalget ber om rådmannens tilbakemelding. Vedtak: Kontrollutvalget ber om rådmannens tilbakemelding. Rådmannen svarte på spørsmålene , sak 29/14. Utdrag fra rådmannens svar: Spørsmål om kommunen har system for kunst som er i kommunens eie. Dette har man pr. i dag ikke noe system på. Administrasjonen har imidlertid tatt opp problemstillingen og vil etablere et system for registrering av eiendeler som karakteriseres som kunst. Det vil i første omgang bli laget et regelverk for hva som skal registreres, deretter en fysisk registrering. Oppfølging av politiske vedtak pr. mai 2015, sak 20/15: Rådmannen orienterte om: - Kommunens kunst saken er under arbeid. Utvalget tok saken til orientering Kommunestyrets vedtak - Oppfølging/status Fortsatt oppfølging 1

10 Saker for videre oppfølging av kontrollutvalget pr Sakstittel - Forvaltningsrevisjon av forebyggende arbeid for barn og unge Saksnr. KS 62/16 Saksnr. KU 14/16 Kontrollutvalgets innstilling: 1. Kommunestyret ber rådmannen om å følge revisjonens anbefalinger. 2. Rådmannen bes vurdere om det er mulig å bedre ressursutnyttelsen gjennom økt bruk av arbeidsløypa. 3. Kommunestyret ønsker at rådmannen legger fram en sak om den konkrete oppfølgingen av rapporten innen Kommunestyret tar rapporten for øvrig til orientering. Kommunestyrets vedtak -Som kontrollutvalgets innstilling Oppfølging/status Ikke gitt tilbakemelding? Fortsatt oppfølging Sakstittel - Oppføring av lagerhall i driftsavdelingen Saksnr. KS 32/16 Saksnr. KU 5/16 Kontrollutvalgets innstilling: 1. Kommunestyret er tilfreds med at driftsavdelingen har arbeidet godt med oppføringen av lagerhallen. 2. Revisjonen påpeker likevel svakheter i planleggingen og budsjetteringen av lagerhallen og kommunestyret ber derfor rådmannen påse: - at arkivering i kommunen skjer i henhold til lovverket - at de interne retningslinjene for bygge- og anleggsvirksomhet tas i bruk - at kommunen som byggherre møter de samme krav til oppmåling/kartforretning som private aktører - at avdelingene arkiverer tilstrekkelig dokumentasjon av anskaffelser utenom innkjøpsavtalene 3. Rådmannen bes rapportere til kommunestyret om status for oppfølging av arbeidet med revisjonens anmerkninger innen Kommunestyret tar revisjonsrapporten for øvrig til orientering. Kommunestyrets vedtak -Som kontrollutvalgets innstilling Oppfølging/status Ikke gitt tilbakemelding? Fortsatt oppfølging 2

11 POLITISKE VEDTAK - OPPFØLGING Dato Saksnr./Journalnr. Saksinnhold - vedtak Ansvarlig saksbehandler Status Kst 11/14 Barman skole - oppgradering/utvidelse. AMG Solavskjerming, ny septiktank, nye VA-føringer, ny el-kjel samt noe utenomhusarbeider Valgt prosjekterende arkitekt. Kontrahering uke 49. Har mål om å være ferdig til skolestart Kst 64/14 Renovering og utbygging av Fillan barnehage AMG/KRS Nybygg overtatt og i drift Parkeringsplass er ferdig Kst. 34/16 Renovering, asfaltering P-plass m.m. AMG/LEH Har funnet taklekkasjer. Omfang sjekkes ut. For øvrig fremdrift som forutsatt Kst 97/14 Kjøp av tomteareal i Dolmøy Næringspark - DRB/AMG Arealet er overskjøtet kommunen. Forprosjektering infrastruktur er startet. Grensejustering mellom Knutshaug og kommunen/utbetaling (DRB). Noe midler i prosjektet som utnyttes, men usikker på totalt behov Kst 49/15 Finansiering maskintekniske installasjoner Fuglåsen DRB/MHL Hele konseptet ferdigstilles til uke 3 i Fsk 36/15 Intensjonsavtale om etablering av LNG-terminal ved Hitra Kysthavn DRB/LEH GASNOR og Bellona har vært på besøk. Tilbakemelding må gis innen intensjonsavtalen utgår KST Hovedvannplan AMG Fagleder vann og avløp arbeider med saken. Meldingssak før jul. Ser på traceer og kostnadsberegner framføring vannledninger Hestnes, Smågasjøen og Tranvikan Kst 35/16 Hitra storkjøkken - renovering/utvidelse av lokaliteter AMG Prosjektet er oppstartet. Beskrivelse for Doffin er i arbeid. Fremdriftsplan, ferdig før sommeren. Bygging under matproduksjon en utfordring for fremdrift Kst. 51/16 Ombygging, rehabilitering og oppgradering ved Øytun AMG Legging av gulv i fellesarealer hus C blir ferdig i år Kst. 58/16 Restarbeid Strandavatnet DRB Opprydding ferdig til jul Kst. 160/15 Utbygging Litjslokheia AMG Vegføringer og infrastruktur avklares. Internt møte avholdes før jul. F.sak 122/16 Forprosjektering Pøyri står for prosjekteringen. (Har grunnlagsdata fra før) Fsk Kalvøya, salg, reguleringsplan, etc. DRB Tomter kjøpt. Klart for salg, annonse utarbeides. Klarkjøring av området forberedes. Må ta hensyn til tomt for lagring av vindmøller Fsk 124/14 Minnelund med bauta for omkomne på havet - Dolm kirkegård Omar/Kystmuseet Inngått avtale med Kystmuseet om utførelse Fsk 117/15 Norske Parker - medlemsskap HNF Interimsstyret møtte 26/8. HNF sjekker ut med Norske Parker om vi skal gå videre Kst. 61/16 Overtakelse Vettastraumen bru - DRB Saken ligger i departementet for avklaring. Nedklassifisering - søknad om fritak for vegstandard Kst. 62/16 Forvaltningsrevisjon forebyggende arbeid barn og unge HMH/GR Saken vil bli startet opp når ny kommunalsjef oppvekst er på plass i januar Kst. 63/16 Deltakelse i Søndre Fosen Vannområde DRB Dag Willmann er oppnevnt som medlem Kst. 71/16 Oppfølging av KU sak 11/16 vedr. administrativ håndtering av boplikt DRB Orientering til Kommunestyret HOK Avklaring av eventuelt klientutvalg for barnevern i prosessen. HMH Ligger hos HOK, skal tilbake til kommunestyret Kst. 64/16 Salg av næringstomter Fillan K2, K3 og K4. AMG Avventes inntil sentrumsanalyse er ferdig Detaljregulering K5 og K6, klargjøres for salg. Asfaltering P Kst 37/14 Retningslinjer for tildeling av kommunale boliger. Leie-så eie. AMG SLG har drøftet saken og lagt et løp for videre fremdrift. 1. pkt. er å avdekke hvilke boliger som kan selges til leietaker eller til markedet. Sette inn bedre veiledning til leietakere. Lage saksbehandlerforum med flere nivå involvert. Saksbehandler sykmeldt/kapasitetsutfordr. på avd. - ser på løsning videre framdrift Orientering Formannskapet Forbrukerrådets Kommunetest 2016 SLG/Servicetorg Har en jobb å gjøre. Her må vi kartlegge situasjonen og legge en strategi for forbedring i hele organisasjonen. Sak 5/16 Personalutvalget Ansattes ytringsfrihet. KRS Tema i ledersamlinger og personalmøter. Ettergå reglementene og endre. Lettere tilgjengelig. Infrastruktur Jøsnøya DRB Utbygging av interne fordelingsnett Hitra Industripark igangsatt. Fellesmøte med bedriftene 6.12.

12 Fsk 147/16/K.st. Avhende andelser i Frøya Flyplass DA LEH SalMar ønsker å kjøpe. Har bedt om pristilbud.

13 Bestilling av forvaltningsrevisjon - valg av prosjekt Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Hitra kommune /17 Saksbehandler Torbjørn Berglann Arkivkode FE Arkivsaknr 17/26-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Vedlegg FR-plan Hitra vedtatt Saksutredning Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven påse at det årlig gjennomføres forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalgets ressurser samsvarer med lovkravet. Det innebærer at utvalget kan gjennomføre én forvaltningsrevisjon i året og som regel også ha noen ressurser til overs for å gjennomføre selskapskontroll eller andre undersøkelser. For å få en best mulig utnyttelse av revisjonsressursene er det hensiktsmessig å bestille forvaltningsrevisjon i utvalgets første møte. Plan for forvaltningsrevisjon omfatter seks forslag til forvaltningsrevisjoner i uprioritert rekkefølge: Internkontroll Kvalitet i skolen Saksbehandling og arkiv Samhandlingsreformen Eierstyring Innkjøp Kontrollutvalget må ta stilling til hvilken av disse forvaltningsrevisjonene det ønsker å gjennomføre i Sekretariatet vil deretter sende bestilling til revisjonen. I plan for forvaltningsrevisjon er det foreslått mulig innretning for hvert enkelt av de nevnte revisjonsområdene. Forslagene er ikke bindende og det vil være positivt dersom kontrollutvalget har konkrete innspill til revisjonsarbeidet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget diskuterer hvilket prosjekt det ønsker å bestille og gi innspill til revisjonsarbeidet.

14 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Hitra kommune Vedtatt i kommunestyret, , sak 114/16 1

15 1 Om forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven 77 ansvarlig for at det utføres regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i Hitra kommune. Forvaltningsrevisjonens innhold er utdypet i forskrift om revisjon: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd (forskrift om revisjon, 7). Forvaltningsrevisjonen er derfor et viktig verktøy for kommunestyret når det skal føre tilsyn og kontroll med kommunens forvaltning. 1.1 Utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon Kommunestyret er oppdragsgiver for forvaltningsrevisjonen og skal ifølge kontrollutvalgsforskriften vedta en egen plan for forvaltningsrevisjon. Dette for å sikre at den revisjonen som utføres er i tråd med kommunestyrets ønsker og behov: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter (forskrift om kontrollutvalg, 10) Denne planen er utarbeidet for perioden Planen er basert på dokumentet overordnet analyse, utarbeidet av Konsek Midt-Norge IKS. 1.2 Gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kommunens revisor, Revisjon Midt-Norge IKS, står for den praktiske utføringen av forvaltningsrevisjonene. Arbeidet skal utføres i tråd med krav i kommuneloven, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner og standard for forvaltningsrevisjon vedtatt av Norges Kommunerevisorforbund. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjoner med bakgrunn i planen. Kontrollutvalget gis anledning til å fravike planen dersom det er nødvendig. Ved omfattende endringer rapporteres det til kommunestyret. 2

16 2 Prioriterte områder i for forvaltningsrevisjon På bakgrunn av risiko- og vesentlighetsvurderingene i den overordnede analysen mener kontrollutvalget at det er aktuelt å gjennomføre forvaltningsrevisjon på følgende områder i planperioden (uprioritert rekkefølge): Aktuelle områder for forvaltningsrevisjon Internkontroll Hitra kommunes administrasjon er preget av utstrakt delegering. For at rådmannen skal ha tilstrekkelig kontroll med at enhetene iverksetter politiske vedtak, følger lover og forskrifter og har en effektiv drift er det viktig å ha en fungerende internkontroll. Flere forvaltningsrevisjoner og revisjonsrapporter de siste årene tyder på at kommunen i for liten grad har drevet etter prinsipper om risikostyring og at internkontrollen ikke har vært god nok. En forvaltningsrevisjon bør vurdere om rådmannens internkontroll gir betryggende kontroll med driften. Kvalitet i skolen Skolene i Hitra kommune deltar i en rekke satsinger, som skal bidra til at kvaliteten på undervisningen blir bedre. Samtidig har elever fra Hitra i gjennomsnitt færre grunnskolepoeng enn lands- og fylkesgjennomsnittet. I hvilken grad kommer deltakelsen elevene til gode i form av bedre kunnskap? Samhandlingsreformen Samhandlingsreformen har medført et større kommunalt ansvar for å håndtere pasienter som er ferdigbehandlet på St. Olavs hospital og dermed høy kompetanse. Har kommunen slik kompetanse? Kommunen opplever et økt press for å ta imot pasienter og i noen tilfeller liten forståelse for kommunehelsetjenesten i spesialisthelsetjenesten. Når pasientene som skrives ut til kommunen er dårligere enn tidligere, og må tas imot på kortere varsel, krever dette at kommunen har et fleksibelt system. I hvilken grad har kommunen tilpasset seg samhandlingsreformen på dette området? Hitra kommune deltar i Samhandlingsenheten i Orkdalsregionen, SiO. En aktuell problemstilling er om kommunen får de tjenestene den har behov for? Kommunene har også fått et større ansvar for folkehelsearbeidet og de skal tilfredsstille en rekke konkrete krav i folkehelseloven. Er Hitra kommunes folkehelsearbeid i tråd med loven? Eierstyring Hitra kommune har eierinteresser i mange og svært ulike selskaper. Kommunen har en eiermelding der formålet med eierskapet er beskrevet, eiermeldingen behandles årlig i kommunestyret. Forvaltes kommunens eierskap i tråd med eiermeldingen og kommunestyrets vilje? I hvilken grad involveres kommunestyret når selskapene står overfor viktige beslutninger? Innkjøp Offentlige innkjøp er regulert av et detaljert lovverk og er utfordrende for mange kommuner. Kommunenes anskaffelser spenner over mindre kjøp gjennom rammeavtaler, til omfattende og kostbare anskaffelser innenfor tekniske tjenester. Etter at kontraktene er inngått må kommunen forsikre seg om at den avtalte varen eller tjenesten blir levert. En forvaltningsrevisjon av anskaffelser kan eksempelvis belyse om regelverket for innkjøp følges og hvordan kommunen følger opp de inngåtte avtalene. Saksbehandling og arkiv Hitra kommune skal følge god forvaltningsskikk og regler for saksbehandling. Slike regler gjelder blant annet håndtering av habilitet i saksbehandlingen, etterlevelse av etiske retningslinjer, svar på henvendelser, arkivering og journalføring. En forvaltningsrevisjon kan belyse om rådmannen har lagt til rette for effektiv saksbehandling, om medarbeiderne i kommunen kjenner aktuelle regler for saksbehandlingen og om disse følges. 3

17 3 Rapportering I tråd med forskrift om revisjon skal revisor rapportere til kontrollutvalget om resultatene av gjennomført forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget har ansvar for å rapportere om sitt arbeid til kommunestyret og legger vanligvis rapportene fra forvaltningsrevisjon fram for kommunestyret. Den videre oppfølgingen av rapportene rapporteres løpende til kommunestyret ved behov, og i en samlet framstilling av kontrollutvalgets arbeid ved slutten av valgperioden. 4

18 Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Hitra kommune /17 Saksbehandler Torbjørn Berglann Arkivkode FE - 033, TI - &14 Arkivsaknr 16/32-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2016 til orientering. Vedlegg Årsmelding kontrollutvalget Saksutredning Kontrollutvalget skal rapportere om sin virksomhet til kommunestyret. Dette gjøres løpende ved at rapporter fra forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og andre undesøkelser oversendes kommunestyret for behandling, og ved at kontrollutvalget gir en uttalelse til kommunens årsregnskap. I tillegg sender kontrollutvalget en årlig rapport til kommunestyret, som beskriver fjorårets aktivitet. Sekretariatet har laget utkast til årsmelding for Kontrollutvalgets medlemmer kan foreslå endringer i møtet. Årsmeldingen sendes deretter til kommunestyret til orientering. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler at utvalget gir innspill til eventuelle endringer og tar årsmeldingen til orientering.

19 ÅRSMELDING 2016 KONTROLLUTVALGET Hitra kommune Behandles i kontrollutvalget

20 1 Kontrollutvalget 1.1 Innledning Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, jf. kommuneloven 77. Kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte og at det føres betryggende kontroll med den økonomiske forvaltning. Videre skal kontrollutvalget se til at det gjennomføres forvaltningsrevisjon og at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. 1.2 Kontrollutvalgets formål Ifølge kommunelovens formålsparagraf skal kommunens virksomhet legge forholdene til rette for kommunalt folkestyre og for en rasjonell og effektiv forvaltning av fellesskapets interesser med sikte på en bærekraftig utvikling. Kommunen skal også drive en tillitsskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Kommunelovens formålsparagraf er retningsgivende for kontrollutvalgets arbeid. Denne årsmeldingen gir informasjon om kontrollutvalgets arbeid i 2016, og dermed om hva utvalget har gjort for å bidra til å nå de overordnede målene i kommuneloven. 1.3 Kontrollutvalgets medlemmer Faste medlemmer Bjørg Reitan Bjørgvik, leder, FrP Lindis Heggvik Aune, nestleder, AP Olav Athammer, medlem, SV Johannes L. Håvik, medlem, SP Gunnar Andresen, medlem, PP Varamedlemmer Marianne Østensen, H, 1. vara Per Krangnes, AP, 2. vara Inger Sundgård, PP, 3. vara Malfrid Knutshaug, AP, 4. vara Roy Angelvik, FrP, 5. vara Heidi Eide, SV, 6. vara Ellen Aanes Draagen, SP, 7. vara Bjørg Reitan Bjørgvik er fast medlem i kommunestyret, dermed er lovkravet om at minst ett av medlemmene i kontrollutvalget være fast medlem i kommunestyret ivaretatt. Kontrollutvalget består av 2 kvinner og 3 menn og er dermed i tråd med kravet om minst 40 % representasjon av hvert kjønn.

21 2 Kontrollutvalgets virksomhet Kontrollutvalget er partipolitisk nøytralt. Kontrollutvalget rapporterer løpende om sin virksomhet ved: Å legge fram møteprotokoller som melding til kommunestyret. Å legge fram revisjonsrapporter til behandling i kommunestyret. Å avgi uttalelse om kommunens årsregnskap. 2.1 Saksbehandling Kontrollutvalgets møter er åpne. I 2016 holdt kontrollutvalget 5 møter og behandlet 34 saker, hvorav 5 ble oversendt kommunestyret. 2.2 Finansiell revisjon (regnskapsrevisjon) Kontrollutvalget hadde ingen spesielle merknader til årsregnskapet for Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget har vanligvis ressurser til å gjennomføre i gjennomsnitt én forvaltningsrevisjon per år. I 2016 behandlet utvalget en rapport fra forvaltningsrevisjon av kommunens forebyggende arbeid for barn og unge. Rapporten ble sendt til kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret ber rådmannen om å følge revisjonens anbefalinger. 2. Rådmannen bes vurdere om det er mulig å bedre ressursutnyttelsen gjennom økt bruk av arbeidsløypa. 3. Kommunestyret ønsker at rådmannen legger fram en sak om den konkrete oppfølgingen av rapporten innen Kommunestyret tar rapporten for øvrig til orientering. Rapporten ble behandlet i kommunestyret i sak 62/16. Kontrollutvalgets innstilling ble vedtatt. 2.4 Selskapskontroll Kontrollutvalget gikk sammen med flere andre eierkommuner om en selskapskontroll av HAMOS forvaltning IKS. Kontrollutvalget sendte rapporten til kommunestyret med denne innstillingen: 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering, og forventer at: a. Eierne gjør en vurdering av styresammensetning og praksis for valg av styre i tråd med revisjonens anbefalinger. b. Selskapet sikrer at selvkostfondet brukes i samsvar med krav til selvkost. c. Forskrift for husholdning i HAMOS vedrørende fritidsbebyggelse endres slik at den blir i tråd med krav fra Miljødirektoratet. d. Selskapet og eierne sikrer at delegering av myndighet for innfordring av renovasjonsgebyret blir lik i eierkommunene. 2. Kommunestyret ber formannskapet og kommunens eierrepresentant sørge for at dette etterkommes. 3. Kommunestyret ber om at det rapporteres om oppfølging av punktene I forbindelse med neste behandling av eierskapsmeldingen I kommunestyret. Kommunestyret behandlet rapporten i sak 113/16, kontrollutvalgets innstilling ble vedtatt.

22 2.5 Andre saker til behandling Kommunestyret fattet i sak 158/15 vedtak om å be kontrollutvalget om å behandle oppføringen av en lagerhall i driftsavdelingen i kommunen. Saken ble behandlet i kontrollutvalget, sak 1/16, som fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget ber revisjonen undersøke kommunens arbeid med lagerhallen og vurdere om det er i tråd med kommunestyrets vedtak samt gjeldende reguleringsplan. 2. Kontrollutvalget ber revisjonen legge fram en rapport med resultatene fra undersøkelsen innen 1. mars. 3. Timeramme fastsettes til maksimalt 75 timer. Kontrollutvalget behandlet revisjonsrapporten og sendte den til kommunestyret med denne innstillingen: 1. Kommunestyret er tilfreds med at driftsavdelingen har arbeidet godt med oppføringen av lagerhallen. 2. Revisjonen påpeker likevel svakheter i planleggingen og budsjetteringen av lagerhallen og kommunestyret ber derfor rådmannen påse: - at arkivering i kommunen skjer i henhold til lovverket - at de interne retningslinjene for bygge- og anleggsvirksomhet tas i bruk - at kommunen som byggherre møter de samme krav til oppmåling/kartforretning som private aktører - at avdelingene arkiverer tilstrekkelig dokumentasjon av anskaffelser utenom innkjøpsavtalene 3. Rådmannen bes rapportere til kommunestyret om status for oppfølging av arbeidet med revisjonens anmerkninger innen Kommunestyret tar revisjonsrapporten for øvrig til orientering. Kommunestyret behandlet rapporten i sak 32/16, kontrollutvalgets innstilling ble vedtatt. Kontrollutvalget kan etter anmodning fra kommunestyret, etter innspill fra innbyggere eller andre, eller på eget initiativ ta opp forhold ved kommunens virksomhet som kan knyttes til utvalgets tilsynsarbeid. Utvalget har fått henvendelse fra innbyggere i følgende saker: - Henvendelse fra mulig kjøper av Strand gård (avsluttet før behandling i utvalget) - Henvendelse fra innbygger i forbindelse med konsesjonssøknad på landbrukseiendom (sak 15/16 og 27/16) - Henvendelse fra innbygger vedr. navnekomiteens arbeid (sak 18/16) Kontrollutvalget har bedt rådmannen om å orientere om følgende saker: kommunens oppfølging av innvilgede søknader om dispensasjon fra bo- og driveplikt, brannberedskap og responstid, beredskap ved tunellstenging, status for registrering av kunst, tømmestasjon for bobiler, status for ombygging av Fillan barnehage, utleie av skolebygg og praktisering av utleiereglement. I tillegg får utvalget tilsendt oversikt over status for oppfølging av politiske vedtak. 2.6 Annet Kontrollutvalget deltar på kurs og samlinger for å sette seg inn i relevante tema og heve kompetansen. Kontrollutvalgets medlemmer deltok på følgende konferanser og møter i 2016: Norges kommunerevisorforbunds konferanse for kontrollutvalg på Gardermoen i februar, leder og nestleder deltok.

23 Forum for kontroll og tilsyns årsmøte og fagkonferanse i juni, leder og nestleder deltok Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norges samling for kontrollutvalg i november. Leder og nestleder deltok.

24 3 Økonomi og ressurser Kontrollutvalget skal utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Kontrollutvalgets budsjett i 2016 var på 1,123 mill. kroner. Regnskapet viser at utvalget har drevet virksomheten innenfor fastsatte rammer og med et mindreforbruk på om lag kroner. Mindreforbruket skyldes hovedsakelig lavere utgifter til kompensasjon for tapt arbeidsfortjeneste og lavere revisjonshonorar enn forutsatt på tidspunkt for budsjettering. 3.1 Sekretariats- og revisjonsressurser Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS, Konsek, leverer sekretariatstjenester til kontrollutvalgene i eierkommunene, deriblant Hitra kommune. Konsek bistår kontrollutvalget med saksutredning, planlegging og praktisk tilrettelegging i forbindelse med møtene. Sekretariatet leverte 302 timer til Hitra kommune i Det er 59 timer mer enn den planlagte timerammen, noe som kan knyttes til henvendelser fra innbyggere i komplekse saker. Dette får ingen økonomiske konsekvenser. Hitra kommune er deleier i Revisjon Midt-Norge IKS, som leverer revisjonstjenester til eierkommunene. Revisjonen hadde budsjettert med å levere 660 revisjonstimer i 2016, 310 av disse var øremerket til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, mens de resterende timene var satt av til finansiell revisjon. Hitra, Bjørg R. Reitan Kontrollutvalgets leder

25 Aktuelt fra utvalgene Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Hitra kommune /17 Saksbehandler Torbjørn Berglann Arkivkode FE Arkivsaknr 15/172-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Saksutredning Kontrollutvalgets medlemmer følger arbeidet i de øvrige politiske organene i kommunen for å holde seg orientert om den politiske dagsordenen. Saker av interesse for kontrollutvalget refereres i møtet. Kontrollutvalget tar stilling til eventuell videre oppfølging. Utvalgene er fordelt slik: Formannskapet: Lindis H. Aune Oppvekstkomiteen: Johs. Håvik Helse og omsorg: Gunnar Andresen Teknisk komite: Olav Athammer Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget tar stilling til den videre oppfølgingen dersom det fremmes saker i møtet.

26 Eventuelt Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Hitra kommune /17 Saksbehandler Torbjørn Berglann Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 17/25-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling.