ÅRSRAPPORT FOR Kontrollutvalget i Hedmark fylkeskommune. Et handlekraftig kontrollutvalg er viktig for å sikre demokratisk innsyn og kontroll

Transkript

1 Et handlekraftig kontrollutvalg er viktig for å sikre demokratisk innsyn og kontroll ÅRSRAPPORT FOR 2017 Kontrollutvalget i Hedmark fylkeskommune KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATET INNLANDET - et interkommunalt samarbeid som ivaretar sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalgene i kommunene Lillehammer, Øyer og Gausdal og Oppland og Hedmark fylkeskommuner

2 Innhold 1 Innledning KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING MØTER KONTROLLUTVALGETS AKTIVITETER I Budsjett for kontrollutvalget Oppfølging av revisjonen Kontrollutvalgets årsrapport for Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2016 for Hedmark fylkeskommune og Hedmark Trafikk FKF Årsplan for kontrollutvalget for Valg av revisor felles nemnda- Regionreform Forvaltningsrevisjoner og andre undersøkelser i Oppfølging av tidligere forvaltningsrevisjonsrapporter Forvaltningsrevisjonsrapporter behandlet av kontrollutvalget i Behandlede foranalyser og prosjektplaner Henvendelser til kontrollutvalget Selskapskontroller i Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten "Forvalting av eierinteresser/-styring" Foranalyse m/prosjektplan "Selskapskontroll i attføringsbedriftene Tepas AS, inkl. heleide datterselskaper og Mjøsanker AS" Selskapskontroll av VIGO IKS - invitasjon til samarbeid av Trøndelag Forvaltningsrevisjonsrapporten "NDLA del 2" Orienteringer i

3 1 INNLEDNING Kontrollutvalget utfører sine tilsynsoppgaver på vegne av fylkestinget og mener utvalgets arbeid kan være et bidrag til at innbyggerne har tillitt til fylkeskommunens egenkontroll. Det er i den anledning viktig at fylkeskommunens øverste politiske organ får en tilbakemelding på utvalgets totale aktivitet i året som har gått i tillegg til løpende tilbakemelding gjennom året. Kontrollutvalget har derfor i tråd med tidligere praksis laget en årsrapport om sin virksomhet til fylkestinget for forrige år. Kontrollutvalgets oppgaver er nedfelt i 77 i kommuneloven og i "Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner". 2 KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING Kontrollutvalget ble valgt høsten 2015 består av 5 faste medlemmer og 10 varamedlemmer: 1. Geir Lorents Byberg (leder) 1. Kjell Bjørseth 2. Charlotte Veland Hoven 2. Hege Jensen (nestleder) 1. Rune Sørli 3. Jan Narvesen 2. Svetlana Johnsen 3. Sissel Frang Rustad 4. Åse Gyda Skålerud 1. Ivar Arnesen 2. Åse Bjerke Lilleåsen 5. Svein Borkhus 1. Frank Bjørneseth 2. Magnus Stenseth 3. Tonje Granmo Grunnet regionreformen og valg av fellesnemnd ble det i fylkestinget den valgt nytt kontrollutvalg. Den eneste endringen er at for leder er det for resten av valgperioden kun en vararepresentant og det er Magne Rydland. Sekretariatsfunksjonen ivaretas av Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet - et interkommunalt samarbeid med Lillehammer, Gausdal og Øyer kommuner og Oppland fylkeskommune. Kontrollutvalgets leder er leder i styret for Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet. 3 MØTER Kontrollutvalget har i løpet av året hatt 7 møter og behandlet i alt 32 saker og 37 referatsaker. Flere tema er også drøftet under eventuelt, referatsaker eller orienteringer. Orienteringer fra fylkesdirektøren eller fylkesrådet benyttes for å få et første og grunnleggende inntrykk av status for noen tema, og er en viktig kontrollform for at utvalget skal ha god forståelse for risikobildet i fylkeskommunen. Utvalgsmedlemmene Hege Jensen, Åse-Gyda Skålerud og Jan Narvesen deltok på Norges kommunerevisorforbunds kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen den februar Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører. Fylkesordfører og oppdragsansvarlig revisor har møte- og talerett i utvalgets møter. Kontrollutvalget kan også innkalle fylkesrådet, fylkesdirektør eller 2

4 andre fra administrasjonen i forbindelse med behandling av sakene eller for orienteringer. Dette har utvalget benyttet noen ganger også i Saker legges ut på sekretariatets hjemmeside ca. 10 dager før møtene ( 4 KONTROLLUTVALGETS AKTIVITETER I 2017 Årsrapporten trekker ikke fram saker som betraktes som administrative. Under omtales de sakene kontrollutvalget ønsker å vise til i BUDSJETT FOR KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalget utarbeider årlig forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i fylkeskommunen, jf. 18 i kontrollutvalgsforskriften. Budsjett 2017: I sak 22/16 den vedtok kontrollutvalget en total ramme for sin aktivitet i 2017 på kr ,-. Rammen fordelte seg med kr ,- til kontrollutvalget selv, kr ,- til Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet og kr ,- til Hedmark revisjon IKS. Fylkestinget vedtok derimot en totalramme på kr ,-, altså kr ,- mindre enn forslaget fra kontrollutvalget. På bakgrunn av dette inngikk kontrollutvalget en ny oppdragsavtale med Hedmark revisjon IKS for at denne skulle stemme med budsjettet som ble vedtatt av fylkestinget. Timer til forvaltningsrevisjon har dermed gått en del ned. Forbruk 2017: Kontrollutvalget har isolert sett for 2017 benyttet revisjonstjenester for til sammen kr ,-, noe som er innenfor rammen som ble vedtatt i budsjettet. Revisjonstjenester i 2017 har fordelt seg på denne måten: Regnskapsrevisjon inkludert uttalelser/veiledning 1802,5 timer; kr ,- Bestilt forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 1259,25 timer; kr ,- Møter i kontrollutvalget og fylkesting 127,5 timer; kr ,- I henhold til selskapsavtalen og oppdragsavtalen har Hedmark Revisjon IKS sendt avregninger i løpet av 2017 som tilsvarer oppdragsavtalen. Fylkeskommunens andel av sekretariatsamarbeidet ble kr ,- (mot kr i budsjett). Videre er det bokført til sammen kr ,- på de kontiene som gjelder kontrollutvalgets drift (mot i budsjettet). Totalt er det et mindreforbruk på kr ,- i 2017 innen kontrollutvalgets ansvarsområde i forhold til det som er registrert som budsjett i fylkeskommunens regnskapssystem. Budsjett 2018: I sak 25/17 den vedtok kontrollutvalget forslag til budsjett for sin aktivitet i 2018 på til sammen kr ,-. Dette er fordelt med kr ,- til kontrollutvalget, kr ,- til Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet og kr ,- til Hedmark Revisjon IKS. 3

5 Fylkestinget vedtok årsbudsjett for 2018 i sak 74/17 den , hvorav kr ,- ble satt av til kontrollutvalget. Dette tilsvarer kr ,- mer enn utvalgets moderate budsjett. Denne differansen er såpass liten at utvalget ikke trenger å justere sitt budsjett eller avtale med revisjonen. 4.2 OPPFØLGING AV REVISJONEN På vegne av fylkestinget inngår kontrollutvalget årlig oppdragsavtale med fylkeskommunens revisjon Hedmark Revisjon IKS. For 2017 ble denne vedtatt først i sak 19/16 den Avtalen ble inngått med forbehold om at budsjettrammen vedtas av fylkestinget. Fylkestinget vedtok i desember 2016 et noe lavere budsjett enn kontrollutvalget, og ny oppdragsavtale ble inngått tidlig 2017 som var tilpasset den tildelte rammen. Dette førte til noen færre timer til forvaltningsrevisjon. I løpet av året har kontrollutvalget fulgt opp sine oppgaver med å påse at fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning og at fylkeskommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Dette gjøres via tertialvis rapportering, presentasjon av revisjonsstrategi og løpende dialog med revisjonen der det bl.a. settes fokus på om revisjonsarbeidet foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrifter, god kommunal revisjonsskikk og avtale med revisor. Kontrollutvalget har større påvirkning på forvaltningsrevisjon og selskapskontroll enn på regnskapsrevisjonen. Dette gjelder både innhold og gjennomføring av revisjonen ettersom utvalget er direkte bestillere av tema som ønskes gjennomført. Sammen med kontrollutvalgssekretariatet vurderer kontrollutvalget bl.a. kvaliteten på revisjonsrapporten og om rapporten tilsvarer de forventinger utvalget hadde til undersøkelsen. Kontrollutvalget påser videre årlig at oppdragsansvarlig revisor oppfyller lovbestemte krav til kvalifikasjoner (regnskapsrevisjon) og krav til uavhengighet og objektivitet. Hedmark Revisjon IKS er underlagt Norges kommunerevisorforbunds kvalitetskontroll. På tjenesten regnskapsrevisjon og pris for denne, blir det årlig gjennomført undersøkelser som sammenligner med andre kommunale/fylkeskommunale revisjonsordninger (benchmarking). Denne ble ikke presentert i 2017, da det var såpass få selskaper som deltok i denne frivillige undersøkelsen. Hedmark revisjon IKS vil på det første møtet i 2018 legge fram benchmarking sammen med en del annen innhentet informasjon som går på pris på revisjonstjenester. Kontrollutvalget evaluerer årlig sitt tilsynsansvar for regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon, og denne er basert på anbefalinger gitt av Norges kommunerevisorforbund. Det er delegert til sekretariatet å foreta denne evalueringen og resultatet ble lagt fram som referatsaker den KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2016 Kontrollutvalget behandlet sin årsrapport for 2016 i sak 4/17 den Fylkestinget tok rapporten til orientering i sak 1/17 den KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2016 FOR HEDMARK FYLKESKOMMUNE OG HEDMARK TRAFIKK FKF Kontrollutvalget behandlet sine uttalelser til regnskapene i sak 11/17 og 12/17 den Utvalgets uttalelser til årsregnskapene var vedlagt når årsregnskapene ble behandlet i fylkestinget 12. juni. 4

6 4.5 ÅRSPLAN FOR KONTROLLUTVALGET FOR 2018 Kontrollutvalget lagde for første gang en årsplan for Årsplan for 2018 ble vedtatt i møte den Møteplanen for hele 2018 er lagt inn i årsplanen. 4.6 VALG AV REVISOR FELLES NEMNDA- REGIONREFORM Den 8. juni 2017 ble det vedtatt at Hedmark og Oppland fylkeskommuner skal slås sammen fra Etter et slikt vedtak om sammenslåing, skal det etter inndelingsloven opprettes en fellesnemnd som skal forberede og gjennomføre sammenslutningen. Etter Inndelingsloven 25 skal fellesmøtet blant annet drøfte valg av revisor for fellesnemda. Valg av revisor skjer deretter i de respektive fylkestingene. Inndelingsloven sier ikke noe om kontrollutvalgets rolle i behandlingen. Norges kommunerevisorforbund (NKRF) har utarbeidet en sjekkliste for de som er i en sammenslåingsprosess. Her anbefales det at man følger vanlig prosedyre for valg av revisor i fylkeskommunene. Dette vil si at valg bør foretas av fylkestingene etter innstilling fra kontrollutvalgene i de sammenslående fylkeskommunene. I sjekklista står følgende: I praksis vil valg av revisor ikke volde noe problem, så lenge de kommunene som skal slå seg sammen, har samme revisor. Når kommunene har forskjellig revisor, vil det kunne tenkes at kontrollutvalgene ikke innstiller på samme revisor. Her er det lovens forutsetning at spørsmålet skal drøftes og avklares på fellesmøtet, og at kommunestyrene deretter fatter likelydende vedtak. Normalt føres fellesnemndas regnskap av en av de berørte kommunene. Den praktiske løsningen vil da være at regnskapsførende kommunes revisor også velges som revisor for fellesnemnda. Hedmark og Oppland fylkeskommuner er medeiere i hvert sin revisjonsselskap. Kontrollutvalget i Hedmark innstilte i sak 22/17 på sin egen revisor for fellesnemnda, nemlig Hedmark Revisjon IKS. Etter hvert ble det avklart at det er Hedmark fylkeskommune som skal føre regnskapet for fellesnemnda og Hedmark revisjon IKS ble dermed valgt som revisor. 4.7 FORVALTNINGSREVISJONER OG ANDRE UNDERSØKELSER I 2017 Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av fylkestinget som innstilt fra kontrollutvalget i sak 69/16: 1. Fylkestinget vedtar plan for forvaltningsrevisjon for perioden , med følgende hovedområder og aktuelle undertema som er satt opp i prioritert rekkefølge: a. Kvalitet og gjennomføring i videregående opplæring 1. Mobbing og psykososialt miljø 2. Elevtjenesten inkl. skolehelsetjenesten og oppfølgingstjenesten og deres samarbeid med NAV og andre instanser 3. Språkopplæring til språklige minoriteter 4. Måloppnåelse i voksenopplæringen b. Fylkeskommunen som samarbeidspart 1. Samarbeid i regionale planprosesser 2. Samarbeid med kommunene om overgang til videregående opplæring 3. Samarbeid med næringslivet og lærebedrifter om læreplasser, lærlinger og lærekandidater 4. Samarbeid med kommunene om tannhelse og spesielt pasientgruppe C 5

7 c. Nærings- og stedsutvikling 1. Stedsutvikling av attraktive byer og tettsteder - inkl. tildeling og oppfølging av tilskudd 2. Den videregående skolen som bidragsyter til regional utvikling 3. Rollen som fylkesvegeier (samarbeid vedlikehold, prioriteringer, trafikksikkerhet og skoleveger) d. Internkontroll og kvalitetssikring 1. Innkjøp 2. Oppfølging av kontrakter 3. Åpenhet, etikk og menneskerettigheter 4. Beredskapsplaner Øvrige aktuelle tema: Folkehelse Oppfølging av det grønne skiftet Planen er et utgangspunkt for kontrollutvalgets undersøkelser som bestilles fra revisjonen, og gjelder for årene Kontrollutvalget har flere forvaltningsrevisjoner på gang når denne årsrapporten skrives Oppfølging av tidligere forvaltningsrevisjonsrapporter Forvaltningsrevisjoner gir vanligvis anbefalinger til fylkeskommunen med mål om å forbedre forvaltningen innen det aktuelle fagområdet. Kontrollutvalget følger opp hvordan administrasjonen har jobbet med anbefalingene i etterkant. Tilbakemeldingen fra administrasjonen gis som oftest i skriftlig form, og disse vurderes opp mot anbefalingene. Saker som omhandler oppfølging sendes videre til fylkestinget til behandling der. I 2017 har følgende forvaltningsrevisjoner blitt fulgt opp: Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Etterlevelse av gratisskoleprinsippet og likebehandlingsprinsippet i vgo» Kontrollutvalget bestilte i sak 13/15 foranalyse om forvaltning av gratisskoleprinsippet i Hedmark. Foranalyse og prosjektplan ble behandlet i sak 26/15 den Utvalget vedtok å bestille en forvaltningsrevisjon med formål om å finne ut om Hedmark fylkeskommune og de videregående skolene etterlever gratisskoleprinsippet og prinsippet om likebehandling. Rapporten ble lagt fram for kontrollutvalget den (sak 16/16), og kontrollutvalget vedtok å legge saken fram for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapporten "Etterlevelse av gratisskoleprinsippet og likebehandlingsprinsippet ved Hedmark fylkeskommunes videregående skoler" til orientering, og merker seg at gratisskoleprinsippet i stor grad etterleves, men at det lokalt er noen avvik hva gjelder likebehandlingsprinsippet. 2. Fylkestinget merker seg følgende anbefalinger fra revisor: a. Gratisskoleprinsippet og likebehandlingsprinsippet bør ha et kontinuerlig fokus ved for eksempel internkontroll og ved å løfte tema inn i plenumsmøter, kollegiemøter eller andre naturlige arenaer. b. Fylkeskommunen bør sikre at samtlige skoler praktiserer utlån på en slik måte at skolene oppfyller lovkravet i opplæringsloven. 6

8 c. Fylkeskommunen bør se nærmere på lovverket med hensyn til pengegaver og regi av turer. Det bør komme en presisering av hvordan lovverket skal forstås siden lovverket kan være komplisert å forstå og å se i sammenheng. d. Fylkeskommunen bør vurdere å legge noen flere føringer for hva slags informasjon som bør innarbeides i hver enkelt skoles rutiner for skoleturer. Det anbefales at grense for kostutgifter er tydelige i disse rutinene, og at man vurderer praksisen ved å stoppe på spisesteder. 3. Fylkestinget ber fylkesrådet om å gi kontrollutvalget en tilbakemelding på oppfølging av anbefalingene innen den Fylkestinget vedtok som innstilt fra kontrollutvalget den (sak 52/16). Kontrollutvalget mottok tilbakemelding fra fylkesrådet etter den Denne ble behandlet av kontrollutvalget den og av fylkestinget den og ble tatt til orientering Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten "Utleie/utlån av eiendom og utstyr i Hedmark fylkeskommune" Kontrollutvalget vedtok den å bestille foranalyse om «Utleie av bygninger og idrettshaller i regi av fylkeskommunen». Foranalysen ble behandlet den og prosjektplan ble bestilt med noe endret fokusområde Utleie og bruk av eiendommer, inventar og utstyr mm. Prosjektplanen ble godkjent den og utvalget ba om at kommersiell utleie skulle tas med i prosjektet. Formålet med forvaltningsrevisjonen var å vurdere fylkeskommunens rutiner og praksis knyttet til utleie/utlån av eiendom og utstyr, herunder registrering av utstyr/inventar. Rapporten ble lagt fram for kontrollutvalget den , og kontrollutvalget vedtok å legge saken fram for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapporten "Utleie/utlån av eiendom og utstyr i Hedmark fylkeskommune" til orientering, og merker seg at revisor vurderer at Hedmark fylkeskommunes rutiner og praksis innen det reviderte området jevnt over synes å fungere tilfredsstillende. 2. Fylkestinget forventer at fylkesrådet gir kontrollutvalget en tilbakemelding på oppfølging av anbefalingene sett opp mot det nye vedtatte inventar- og utstyrsreglementet innen den Fylkestinget vedtok som innstilt fra kontrollutvalget den Kontrollutvalget behandlet tilbakemeldingen den og fylkestinget den Fylkestinget tok tilbakemeldingen til orientering og merket seg at anbefalingene var fulgt opp på en god måte Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten "IKT-sikkerhet, drift og utvikling" Kontrollutvalget vedtok den å bestille foranalyse om «IKT-sikkerhet». Foranalysen ble behandlet den og prosjektplan ble godkjent den Formålet med prosjektet var å vurdere fylkeskommunens systematiske tilnærming til IKT-sikkerhet, drift og utvikling. Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget den og kontrollutvalget vedtok å legge saken fram for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapporten "IKT-sikkerhet, drift og utvikling" til orientering, og merker seg at det har blitt gjort et betydelig arbeid for å sørge for 7

9 internkontroll på informasjonssikkerhetsområdet og krav i personopplysningsloven med forskrift. 2. Fylkestinget merker seg for øvrig at det er rom for forbedringer, og spesielt anbefalingene fra revisjonen om at fylkesrådet bør sørge for at Hedmark fylkeskommune: 1. Utarbeider og dokumenterer etablert sikkerhetsledelse for personopplysninger, hvor etablert sikkerhetsorganisasjon med roller og ansvar bør fremkomme. Videre bør Hedmark fylkeskommune sørge for å utarbeide sikkerhetsstrategi og etablere konkrete sikkerhetsmål. 2. Jevnlig gjennomfører sikkerhetsøvelser og etablerer egenkontroll knyttet til sikkerhetsarbeidet, og dokumenterer dette. 3. Jevnlig gjennomfører sikkerhetsrevisjon og dokumenterer dette skriftlig. 4. Jevnlig gjennomfører risikovurderinger og dokumenterer risikoen for sikkerhetsbrudd i sine informasjonssystemer. 5. Etablerer skriftlig rutine for behandling av avvik knyttet til informasjonssystemet. 6. Videre bør fylkesrådet vurdere: - Om det finnes tilstrekkelig og god oversikt over alle brukere av alle informasjonssystemer. - Om reglementer, retningslinjer og rutiner som vedrører bruk av informasjonssystemer, i tilstrekkelig grad er gjort kjent for ansatte. Det kan vurderes om det bør gjennomføres konkrete opplæringstiltak for alle eller utvalgte ansatte. - Om det er mulig å etablere samlede logger som viser både forsøk på uautorisert bruk og autorisert bruk av fylkeskommunens informasjonssystemer, herunder å etablere et register over forsøk på uautorisert bruk som oppbevares i minimum 3 måneder. - Å videreføre arbeidet med å utarbeide skriftlig og fullstendig dokumentasjon av rutiner og annen informasjon som har betydning for informasjonssikkerheten. - Om dokumentasjon for informasjonssystemer som blir erstattet i tilstrekkelig grad blir tatt vare på, herunder om kravet om oppbevaring i 5 år etterleves. 7. Etablerer en samlet oversikt over: - Systemer som behandler personopplysninger og hvem som er behandlingsansvarlig. - Hvem som er databehandler, dvs. behandler personopplysninger på vegne av behandlingsansvarlig, i de ulike informasjonssystemer og på de ulike enheter/virksomheter. - Hvilke typer personopplysninger som behandles, samt det rettslige grunnlaget for hver behandling. - Til hvilket formål de ulike opplysninger er samlet inn. - Hvilke krav i personopplysningsloven og - forskriften som gjelder for de ulike behandlingene. 8. Har rutiner for vedlikehold av og oppfølging av internkontrollen, herunder: - At det blir fastsatt tidsplaner for vedlikehold av internkontrollen på informasjonssikkerhetsområdet. - Sørger for at rutiner av betydning for internkontrollen er kjent for de som skal følge dem. - Gjennomføre jevnlig stikkprøvekontroll for å avdekke hvordan internkontrollen fungerer. 3. Fylkestinget ber fylkesrådet om å gi kontrollutvalget en orientering om status i oppfølging av anbefalingene i revisjonsrapporten innen Fylkestinget vedtok som innstilt fra kontrollutvalget den Kontrollutvalget mottok tilbakemelding fra fylkesrådet innen fristen og behandlet tilbakemeldingen den Fylkestinget behandlet saken den Fylkestinget tok tilbakemeldingen til orientering og merket seg at anbefalingene var fulgt opp på en god måte Forvaltningsrevisjonsrapporter behandlet av kontrollutvalget i 2017 Hver forvaltningsrevisjon er innom kontrollutvalget flere ganger, helt fra bestilling av foranalyse til oppfølging av funn som blir gjort i undersøkelsen. I dette avsnittet omtales de revisjonsrapporter og andre undersøkelser som har blitt ferdigstilt i løpet av 2017 og som kontrollutvalget har behandlet. I 2017 er det kun en forvaltningsrevisjon som er ferdigstilt. 8

10 Forvaltningsrevisjonsrapporten «Næringsutvikling i Hedmark fylkeskommune». Kontrollutvalget vedtok den å bestille foranalyse om «Hvordan jobber fylkeskommunen som næringsutviklingsaktør?». Foranalysen ble behandlet den og prosjektplan ble godkjent den Formålet med prosjektet ble å vurdere om fylkeskommunen lever opp til den rollen fylkeskommunen har som mål å ha i næringsutviklingsarbeidet. Følgende overordnede problemstillinger lå til grunn: 1. Kontroll med samarbeidspartene: a. Hvordan sikrer Hedmark fylkeskommune, ved næring og nyskaping, at deres samarbeidspartnere jobber i forhold til oppdraget fra fylkeskommunen og de fylkeskommunale målsettinger? b. I hvilken grad følger fylkeskommunen, ved næring og nyskaping, opp at fylkeskommunale strategier, mål og planer blir satt i verk? 2. Hvordan ivaretar Hedmark fylkeskommune, ved avdeling for næring og nyskaping, sin rolle som tilrettelegger og koordinator for den regionale næringsutvikling? 3. I hvor stor grad kan det sies at Hedmark fylkeskommune, ved avdeling næring og nyskaping, har etablert et system for å evaluere resultat- og måloppnåelse og effekter/nytteverdi, av de ressurser som fylkeskommunen bruker på næringsutvikling? a. Hva slags oppfølging har Næring og Nyskaping av tilskuddsmottakere? b. I hvor stor grad klarer man å luke ut de søknadene som ikke er gode nok? Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget den og fylkestinget vedtok den som innstilt fra kontrollutvalget følgende: 1. Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapporten "Næringsutvikling i Hedmark fylkeskommune" til orientering, og merker seg at fylkeskommunen i det alt vesentligste lever opp til rollen i henhold til fylkeskommunens målsetninger. 2. Fylkestinget merker seg spesielt følgende anbefalinger fra revisor: a. Fylkeskommunen kan bli bedre til å tydeliggjøre hva fylkeskommunen bidrar med og hva tiltakene fører til. Et årshjul for avdeling for Næring og nyskaping kunne vært en fordel i denne sammenheng. b. Fylkeskommunen kan vurdere om fylkeskommunens målsetninger bør tydeliggjøres i tildelingsbrevet til kommunene samt vurdere dette med hensyn til oppdraget til Innovasjon Norge, og evt. legge dette inn i tilsagnsbrev til tilskuddsmottakere. c. Fylkeskommunen kan drive noe tettere oppfølging med hensyn til sluttrapportering ved prosjektavslutninger. d. Fylkeskommunen bør vurdere å evaluere bredere hva tiltakene og virkemidlene fører fram til, da de sitter på store mengder data, men lite ressurser til å omgjøre dataene til analyser av virkemiddelbruken. 3. Fylkestinget ber fylkesrådet om å gi kontrollutvalget en tilbakemelding på oppfølging av anbefalingene i revisjonsrapporten innen den Saken ble så fulgt opp med en tilbakemelding fra fylkesrådet om hvordan rapporten hadde blitt fulgt opp. Kontrollutvalget behandlet tilbakemeldingen den og fylkestinget den Fylkestinget tok tilbakemeldingen til orientering og merket seg at anbefalingene var fulgt opp i form av dialog med fagavdelingen og igangsatte prosesser. 9

11 4.7.3 Behandlede foranalyser og prosjektplaner Kontrollutvalget begynner som regel sine bestillinger av forvaltningsrevisjon med å bestille en foranalyse fra revisjonen. Dette for at revisjonen skal gå mer inn i temaet og vurdere om det er aktuelt basert på risiko og vesentlighet. Kontrollutvalget har i 2017 fulgt opp plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. Det har derfor blitt bestilt en del foranalyser og prosjektplaner som omtales under Foranalyse m/prosjektplan "Samarbeid i regionale planprosesser" Kontrollutvalget bestilte den en foranalyse om samarbeid i regionale planprosesser. Foranalysen ble lagt fram den Revisor foreslo i foranalysen to ulike vinklinger med tilhørende problemstillinger. Kontrollutvalget vedtok at de ønsket følgende vinkling og problemstillinger: Regionalt planforum og planfaglig veilederrolle - med følgende hovedspørsmål: a. I hvilken grad vurderes fylkeskommunens planfaglige veilederrolle som nyttig av berørte kommuner? b. I hvilken grad vurderes regionalt planforum som et hensiktsmessig drøftings- og avklaringsorgan blant de involverte deltakere? Prosjektet er forventet klart i Foranalyse "Elevtjenesten i Hedmark" Kontrollutvalget bestilte den en foranalyse om elevtjenesten i Hedmark som ble lagt fram sammen med prosjektplan den Følgende problemstillinger ble vedtatt for prosjektet: 1. Blir elevenes rettighetsfestede rådgivning oppfylt av fylkeskommunen? 2. Er det gode informasjonskanaler mellom kommunene og fylkeskommunen som sørger for at elevene forberedes til videregående skolegang på en god måte? Gjennomføringen av prosjektet skal ses i sammenheng med bestilt forvaltningsrevisjon om spesialundervisning for å spare ressurser og skolene for antall intervju. Prosjektet er anslått til å kreve rundt 400 timer og er forventet klar i løpet av våren Foranalyse "Oppfølging av buss/drosjetransportkontrakter" Punkt D i plan for forvaltningsrevisjon omhandler internkontroll og kvalitetssikring og tema nr. 2 under denne hovedtemaet var oppfølging av kontrakter. Den bestilte kontrollutvalget en foranalyse om temaet som ble lagt fram den Foranalysen viste at Hedmark trafikk har innført en rekke rutiner og systemer knyttet til å følge opp transportkontrakter. Disse syntes å virke etter hensikten. Nytteverdien ble derfor vurdert som lav, og kontrollutvalget vedtok å ikke bestille en forvaltningsrevisjon på temaet Oppdatert prosjektplan "Spesialundervisning" Kontrollutvalget bestilte den en oppdatert foranalyse og prosjektplan om spesialundervisning som ble lagt fram for kontrollutvalget den Grunnet kapasitet hos revisjonsselskapet kom prosjektet veldig sent i gang og derfor ba sekretariatet om en oppdatert prosjektplan som kunne se på eventuelle endringer siden Da det også var bestilt andre undersøkelser innen videregående opplæring, var kontrollutvalget opptatt av at det ikke skulle bli for stor belastning på en fagenhet. Oppdatert prosjektplan ble lagt fram for kontrollutvalget den Prosjektet ble da noe endret og hovedformålet ble "å undersøke om det er etablert gode 10

12 rutiner for planlegging, oppfølging og evaluering av spesialundervisningen, eller med andre ord hvordan Hedmark fylkeskommune og de videregående skolene jobber med spesialundervisning". Prosjektet er anslått til å kreve rundt 500 timer og er forventet klar i løpet av våren Den fikk kontrollutvalget en oppdatering fra revisjonen på status i de to prosjektene om spesialundervisning og elevtjenesten Henvendelser til kontrollutvalget Kontrollutvalget i Hedmark mottok en skriftlig henvendelse fra Rådet for likestilling for funksjonshemmede (RLF) angående årets tilbudsstruktur (2017/2018) ved de videregående skolene i Hedmark sommeren Utvalget fikk framlagt henvendelsen på det første møtet på høsten som var først den Kontrollutvalget vedtok da følgende: Det bestilles en kartlegging/utredning fra Hedmark revisjon IKS. Revisjonen bes om å se på henvendelsen og vurdere saksgangen. Om det er svakheter, bes det om en vurdering for å redegjøre for framtidig saksgang i slike saker. Kontrollutvalget ber om at dette legges fram som en sak enten på møtet eller Revisjonen bes om å justere framdriften i andre prosjekt slik at man ikke går utover rammen avtalt i oppdragsavtalen for 2017 Revisjonen rakk ikke å ferdigstille rapporten i 2017 og den skal legges fram på det første møtet i SELSKAPSKONTROLLER I 2017 Fylkestinget vedtok følgende plan for selskapskontroll i sak 70/16: Kontrollutvalget gis myndighet til å prioritere følgende i sitt arbeid med selskapskontroll i : 1. Attføringsbedriftene Tepas Personal AS og Mjøsanker AS 2. Vegfinans AS 3. Energiråd Innlandet AS 4. Kompetanse og forskningsfondet AS 5. Overordnet eierskapskontroll I en sak om oppfølging av plan for selskapskontroll, kom det fram at Energiråd Innlandet AS avvikles fra januar Selskapet er dermed ikke lengre prioritert. Følgende saker om selskapskontroller er behandlet i 2017: Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten "Forvalting av eierinteresser/- styring" I sak 13/15 bestilte kontrollutvalget foranalyse og prosjektplan fra Hedmark Revisjon IKS forvaltning av eierinteresser/-styring samt representasjon. Foranalyse og prosjektplan ble behandlet den i sak 23/15. Utvalget bestilte da en forvaltningsrevisjon om temaet, men revisjonen presenteres i denne sammenheng under selskapskontroll da den omhandler eierskap og eierskapsforvaltning. Følgende problemstillinger lå til grunn for prosjektet: 1) I hvilken grad har fylkestingets vedtak knyttet til eierskap blitt fulgt opp, og har fylkestinget mottatt rapportering om oppfølging? 2) Hvilke rutiner er etablert for kommunikasjon mellom selskap, eiersekretariat, eierrepresentant, fylkesråd og fylkestinget? a) Etterleves rutinene i praksis? b) Er det rom for forbedringer i rutiner og/eller praksis? 11

13 3) I hvilken grad opplever eierrepresentanten og valgte styremedlemmer i de ulike selskaper sone styrer at det har fått opplæring i eierstyring knyttet til ulike selskapsformer? 4) I hvilken grad kombineres rollen som folkevalgt og/eller ansatt med rollen som styreleder/styremedlem i selskaper hvor fylkeskommunen er eier (kartleggende og beskrivende problemstilling)? Rapporten ble behandlet i sak 11/16 den , og var en del av grunnarbeidet i forbindelse med overordnet analyse og plan for selskapskontroll Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling til fylkestinget: 1. Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapporten "Forvaltning av eierinteresser/-styring" til orientering, og merker seg at revisor vurderer at eierskapsforvaltningen i Hedmark fylkeskommune i hovedsak fungerer bra. 2. Med henvisning til anbefalingene i rapporten forventer fylkestinget at fylkesrådet vurderer: a. Hvordan man i større grad kan gi konkrete tilbakemeldinger til eierrepresentanter for hvordan de skal opptre i vervet sitt. b. Om det er hensiktsmessig å i større grad ta initiativ til gjennomføring av eiermøter i selskaper som vurderes som strategisk viktige for fylkeskommunen. c. Hvordan man kan sikre at de ansatte som har styreverv deltar på den delen av folkevalgtopplæringen som er relevant. d. Behovet for egne rutiner/retningslinjer for kompetansevurdering i forbindelse med utvelgelse av styrerepresentanter. e. Om begrunnelsene for utnevnelser av styremedlemmer/styreledere kan synliggjøres i større grad. For eksempel ved at de dokumenteres. f. Om utførte habilitetsvurderinger kan bli bedre kommunisert ut til aktuelle person 3. Fylkestinget ber fylkesrådet om å gi kontrollutvalget en tilbakemelding om oppfølgingen av anbefalingene innen den Fylkestinget vedtok som innstilt fra kontrollutvalget i sak 49/16 den Kontrollutvalget mottok en tilbakemelding fra fylkesrådet om hvordan anbefalingene hadde blitt fulgt opp etter den Denne ble behandlet av kontrollutvalget den og av fylkestinget den og ble tatt til orientering Foranalyse m/prosjektplan "Selskapskontroll i attføringsbedriftene Tepas AS, inkl. heleide datterselskaper og Mjøsanker AS" Kontrollutvalget i Hedmark behandlet den oppfølging av plan for selskapskontroll og vedtok følgende: Kontrollutvalget bestiller en foranalyse fra Hedmark Revisjon IKS om en selskapskontroll rettet mot attføringsbedriftene Tepas AS og Mjøsanker AS. Revisjonen bes spesielt om å vurdere nytteverdien i en foranalyse da fylkeskommunen skal vurdere å avhende sine aksjer i disse selskapene. Bakgrunnen til at attføringsbedriftene ble prioritert av kontrollutvalget var todelt. Den første grunnen var at "Forskrift om arbeidsmarkedstiltak (tiltaksforskriften)" trådte i kraft Denne pålegger bl.a at arbeidsmarkedsbedrifter må «dokumentere at subsidiering ikke forekommer på tvers av de enkelte tiltakene eller fra tiltaket til annen virksomhet som for eksempel forretningsdrift". Den andre grunnen var at attføringsbedriftenes rammevilkår er endret mye i det siste. Attføringstiltak skal nå i større grad anskaffes gjennom ordinære anbudsrunder til erstatning for forhåndsgodkjente plasser som de tidligere har fått tildelt av NAV. Det antas derfor at det er viktig for fylkeskommunen som eier å følge med på disse endringene i rammebetingelser og hvordan selskapet greier å tilpasse seg. Hvis det går mot en situasjon hvor NAV kjøper de fleste tjenestene på anbud kan det være at fylkeskommunen muligens bør se nærmere på grunnlaget for eierengasjement. 12

14 Foranalysen ble lagt fram den og kontrollutvalget bestilte både selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i de to selskapene. Kontrollutvalget framhevet at de ønsket å prioritere denne undersøkelsen framfor andre, da de mente det var stor nytteverdi i prosjektet. Formålet med selskapskontrollen er å undersøke og vurdere Hedmark fylkeskommune i sin eierstyring av Tepas AS og Mjøsanker. Videre vil formålet være å undersøke om selskapene har etablert system og rutiner for å sikre at selskapene driver i samsvar med vedtekter, politiske vedtak og regelverk. Antall problemstillinger som ble lagt til grunn var mange, og det har dermed tatt mer tid. Prosjektet er forventet klart i løpet av våren Selskapskontroll av VIGO IKS - invitasjon til samarbeid av Trøndelag Kontrollutvalget mottok en invitasjon fra kontrollutvalget i Sør-Trøndelag om å delta i felles selskapskontroll av VIGO IKS, et selskap eid av alle fylkeskommunene i Norge samt Oslo. VIGO IKS er et selskap som skal utvikle/videreutvikle, eie og/eller drifte fylkeskommunenes felles inntaks- og forvaltningssystem for elever/lærlinger Vigo og skoleadministrative systemer. Invitasjonen ble behandlet av kontrollutvalget den og utvalget gikk for å være med på prosjektet under forutsetning av at prosjektplan ble oversendt slik at utvalget kunne få uttalt seg om denne. Prosjektplan ble godkjent av kontrollutvalget den Som en del av arbeidet vil Hedmark sin revisor også være med på prosjektet ved å gjennomføre en eierskapskontroll som vil se på hvordan Hedmark utøver sitt eierskap i dette selskapet. Det resterende arbeidet vil bli i all hovedsak utført av Revisjon Midt-Norge IKS Forvaltningsrevisjonsrapporten "NDLA del 2" Kontrollutvalget i Hedmark fikk en henvendelse fra kontrollutvalget i Hordaland med forespørsel om å delta på en felles forvaltningsrevisjon av Norsk digital læringsarena (NDLA). Prosjektet var tenkt som en videreføring av en tidligere gjennomført forvaltningsrevisjon av NDLA. Alle fylkeskommuner som er medeiere i NDLA fikk tilsvarende forespørsel. Kontrollutvalget behandlet henvendelsen den og takket ja til å være med. Formålet med prosjektet var å avdekke om NDLA sine innkjøp, samhandling med leverandører og arbeidsmiljø samsvarer med regelverk, interne rutiner og etiske retningslinjer. Forvaltningsrevisjonsrapporten ble behandlet av kontrollutvalget i Hedmark den Fylkestinget skulle behandle denne i desember 2017, men det ble utsatt til det første møtet i 2018 da Deloitte ikke kunne komme og legge fram rapporten i desember. Kontrollutvalget innstilte følgende for fylkestinget: 1. Fylkestinget i Hedmark tar Fylkestinget i Hordaland sin sak 73/2017 "Behandling av forvaltningsrevisjonsrapporten Nasjonal digital læringsarena II (NDLA)" til orientering. Fylkestinget i Hedmark merker seg at fylkesrådmannen i Hordaland og NDLA er bedt om å sørge for følgende: 1) Sikre at alle medarbeidarar i NDLA er tilstrekkeleg informert om relevante rutinar og internkontrolltiltak knytt til anskaffingar og innkjøp. 2) Etablere rutinar for fakturahandsaming som sikrar at det blir utført kontroll av at fakturaar frå leverandørar inneheld all naudsynt informasjon. 13

15 3) Fullføre arbeidet med å etablere rutinar for kommunikasjon og rapportering mellom dagleg leiing og styret. 4) Tydeleggjere overfor medarbeidarane i NDLA kven som har kva roller i samarbeidet når det gjeld innkjøp, samt korleis NDLA er organisert med omsyn til bestilling og avgjersler rundt utviklingsarbeid. 5) Gå gjennom og avklarar med dei ulike involverte partane korleis handsaming av personopplysningar om NDLA sine brukarar skal organiserast og dokumenterast, og inngår databehandlaravtalar som manglar for å sikre at handsaming av personopplysningar blir regulert i samsvar med gjeldande regelverk. 6) Sikre at alle medarbeidarar i NDLA er tilstrekkeleg informert om system og rutinar for: i. Avviksmelding og -handtering. ii. Varsling om kritikkverdige forhold. 7) Sikre at medarbeidarar som varslar om kritikkverdige forhold i samsvar med arbeidsmiljølova, blir følgt opp og teke hand om i samsvar med gjeldande føresegn om vern mot gjengjelding ved varsling. 8) Å laga ein prioritert handlingsplan til kontrollutvalet innan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga 2. Fylkestinget ber om at kontrollutvalget i Hordaland oversender handlingsplanen de har bedt om innen den til kontrollutvalget i Hedmark. Kontrollutvalget i Hedmark bes om å gjøre fylkestinget kjent med denne oppfølgingen i egen sak når den foreligger. 3. Fylkestinget forventer at egen representant i NDLA er med på å følge opp at anbefalinger gitt i rapporten følges opp. Saken vil bli fulgt opp av kontrollutvalget på fellesmøte med kontrollutvalget i Oppland i mai ORIENTERINGER I 2017 Kontrollutvalget har i løpet av året fått flere orienteringer. Dette kan være tema som står i planen for forvaltningsrevisjon, men som foreløpig kun ønskes som orientering. Det kan også være tema som kommer opp i løpet av året og som kontrollutvalget ønsker nærmere informasjon om. Utvalget har også fått orienteringer fra Hedmark Revisjon IKS. Dette er tema som inngår i utvalgets påse-rolle overfor revisjonen, og omtales ikke her. Kontrollutvalget har fått følgende orientering i 2017: Møte : Orientering om urevidert regnskap for 2016 Orientering om håndtering av innkjøp etter ny lov om offentlige anskaffelser med fokus på hva som er nytt. Hvordan følger organisasjonen opp inngåtte kontrakter? Orientering om oppfølgingstjenesten og voksenopplæringen; organisering, mål for tjenesten, samarbeid med NAV/andre, oppnådde mål og utfordringer. Møte : 14

16 Orientering om fylkeskommunens varslingsrutiner Møte : Orientering om oppdatert lovverk om psykososialt miljø Orientering fra kontrollutvalgssekretariatet om status på regionreformen Hamar, den Geir L. Byberg (sign) Hege Jensen (sign) Jan Narvesen (sign) (leder) (nestleder) Åse Gyda Skålerud (sign) Svein Borkhus (sign) 15