ÅRSRAPPORT FOR Kontrollutvalget i Hedmark fylkeskommune. Et handlekraftig kontrollutvalg er viktig for å sikre demokratisk innsyn og kontroll

Transkript

1 Et handlekraftig kontrollutvalg er viktig for å sikre demokratisk innsyn og kontroll ÅRSRAPPORT FOR 2016 Kontrollutvalget i Hedmark fylkeskommune KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATET INNLANDET - et interkommunalt samarbeid som ivaretar sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalgene i kommunene Lillehammer, Øyer og Gausdal og Oppland og Hedmark fylkeskommuner

2 FORORD Kontrollutvalget utfører sine tilsynsoppgaver på vegne av fylkestinget og håper utvalgets arbeid kan være et bidrag til at innbyggerne har tillitt til fylkeskommunens egenkontroll. I den anledningen er det viktig at fylkeskommunens øverste politiske organ får en tilbakemelding på utvalgets totale aktivitet i året som har gått i tillegg til løpende tilbakemelding gjennom året. I tråd med tidligere praksis har derfor kontrollutvalget laget en årsrapport om sin virksomhet til fylkestinget for forrige år. I sitt arbeid er kontrollutvalget avhengig av god kommunikasjon og godt samarbeid med så vel fylkestinget som fylkesrådet. Dette mener utvalget har fungert på en god måte også i Kontrollutvalget vil også framheve det gode samarbeidet med fylkeskommunens revisor Hedmark Revisjon IKS og sitt eget sekretariat Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet. Kontrollutvalget mener det også i 2016 har hatt et målrettet og aktivt år innenfor de rammer som budsjettet gir. I og med at dette var første år i denne valgperioden, har mye av tiden gått med til å legge et godt grunnlag for planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, som ble vedtatt av fylkestinget høsten Hamar, den Geir L. Byberg (sign) Hege Jensen (sign) Jan Narvesen (sign) (leder) (nestleder) Åse Gyda Skålerud (sign) Svein Borkhus (sign) 1

3 Innhold 1 KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER MØTER KONTROLLUTVALGETS AKTIVITETER I Budsjett for kontrollutvalget Oppfølging av revisjonen Kontrollutvalgets årsrapport for Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2015 for Hedmark fylkeskommune og Hedmark Trafikk FKF Årsplan for kontrollutvalget for Forvaltningsrevisjoner og andre undersøkelser i Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Hedmark fylkeskommunes internasjonale engasjement med utgangspunkt i Interreg Sverige-Norge programmet » Forvaltningsrevisjonsrapporten «IKT-sikkerhet, drift og utvikling» Forvaltningsrevisjonsrapporten «Etterlevelse av gratisskoleprinsippet og likebehandlingsprinsippet ved Hedmark fylkeskommunes videregående skoler» Forvaltningsrevisjonsrapporten "Utleie/utlån av eiendom og utstyr i Hedmark fylkeskommune" Midtveisrapportering på forvaltningsrevisjonsrapporten "Næringslivsutvikling i Hedmark fylkeskommune" Selskapskontroller i Forvaltningsrevisjonsrapporten "Forvalting av eierinteresser/-styring" Orienteringer i

4 1 KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING Kontrollutvalget som ble valgt høsten 2015 består av 5 faste medlemmer og 10 varamedlemmer: 1. Geir Lorents Byberg (leder) 1. Kjell Bjørseth 2. Charlotte Veland Hoven 2. Hege Jensen (nestleder) 1. Rune Sørli 3. Jan Narvesen 2. Svetlana Johnsen 3. Sissel Frang Rustad 4. Åse Gyda Skålerud 1. Ivar Arnesen 2. Åse Bjerke Lilleåsen 5. Svein Borkhus 1. Frank Bjørneseth 2. Magnus Stenseth 3. Tonje Granmo Sekretariatsfunksjonen ivaretas av Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet - interkommunalt samarbeid med Lillehammer, Gausdal og Øyer kommuner og Oppland fylkeskommune. Kontrollutvalgets leder er leder i styret for Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet. 2 KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER Kontrollutvalgets oppgaver er nedfelt i 77 i kommuneloven og i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Av de vesentligste arbeidsoppgavene kan nevnes: På fylkestingets vegne forestå det løpende tilsyn og kontroll med den fylkeskommunale forvaltningen (forskrift 4). Påse at fylkeskommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte (K-loven 77, 4 og forskrift 6). Avgi uttalelse om fylkeskommunens årsregnskap før det vedtas av fylkestinget (forskrift 7). Minst en gang i valgperioden (første året i valgperioden) utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og legge den framfor vedtak i fylkestinget (forskrift 10). Påse at fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon (K-loven 77, 4 og forskrift 9). Avgi rapport til fylkestinget om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og resultatet av disse (forskrift 11). Rapportere til fylkestinget om hvordan fylkestingets merknader til årsregnskapet og forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp (forskrift 8 og 12). Det skal også rapporteres om tidligere saker, som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Påse at det føres kontroll med fylkeskommunens interesser i selskaper og minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for selskapskontroll som vedtas i fylkestinget (K-loven 77, 5 og forskrift 13). Forskrift 15 gir bestemmelser om rapportering. Påse at fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning (forskrift 4) og holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med lover og regelverk (forskrift 6). Utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet (forskrift 18). 3

5 Fylkestinget har delegert til kontrollutvalget ansvaret for bestilling av revisjonstjenester via årlig inngåelse av oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS. Den største andelen av rammen til tilsyn og kontroll benyttes til bestillinger som utføres av fylkeskommunens revisor Hedmark Revisjon IKS. 3 MØTER Utvalget har i løpet av året hatt 5 møter og behandlet i alt 24 saker. Dette er færre enn tidligere år, og dette kommer av at flere revisjonsrapporter har blitt forsinket og dermed har møter blitt avlyst. Utvalgsmedlemmene Hege Jensen, Åse-Gyda Skålerud, og Jan Narvesen deltok på Norges kommunerevisorforbunds kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen den februar Hedmark revisjon IKS hadde en samling på Elverum med opplæring av nye kontrollutvalg inkl. vararepresentanter den Fra kontrollutvalget i Hedmark deltok Åse-Gyda Skålerud, Rune Sørlie, Kjell Bjørseth og Tonje Garmo. Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører. Fylkesordfører og oppdragsansvarlig revisor har møte- og talerett i utvalgets møter. Kontrollutvalget kan også innkalle fylkesrådet, fylkesdirektør eller andre fra administrasjonen i forbindelse med behandling av sakene eller for orienteringer. Dette har utvalget benyttet noen ganger også i Saker legges ut på sekretariatets hjemmeside ca. 10 dager før møtene ( 4 KONTROLLUTVALGETS AKTIVITETER I 2016 Årsrapporten trekker ikke fram saker som betraktes som administrative. Dette gjelder saker som enten er interne for kontrollutvalget, som bl.a. årsplan for kontrollutvalget, og saker som vedrører løpende oppfølging av revisjonen, som bl.a. tertialrapporter fra revisjonen og revisjonsstrategi. Under omtales de sakene kontrollutvalget ønsker å vise til i BUDSJETT FOR KONTROLLUTVALGET I henhold til 18 i kontrollutvalgsforskriften utarbeider kontrollutvalget årlig forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i fylkeskommunen. Budsjett 2016: I sak 34/15 den vedtok kontrollutvalget en total ramme for sin aktivitet i 2016 på kr ,-. Rammen fordeler seg med kr ,- til kontrollutvalget selv, kr ,- til Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet og kr ,- til Hedmark revisjon IKS. Fylkestinget vedtok forslaget fra kontrollutvalget, men budsjettet har blitt justert noe opp i løpet av året. Forbruk 2016: Kontrollutvalget har isolert sett for 2016 benyttet revisjonstjenester for til sammen kr ,-, noe som er innenfor rammen som ble vedtatt i budsjettet på kr ,-. Til orientering gis her en nærmere presentasjon av hvordan revisjonstjenester har fordelt seg i i henhold til ny timesats: Regnskapsrevisjon inkludert uttalelser/veiledning 1727 timer; kr ,- 4

6 Bestilt forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 1839 timer; kr ,- Som fordeler seg på denne måten: o Revisjonsrapport utleie bygg/haller 385 timer kr ,- o Revisjonsrapport IKT-sikkerhet 292,75 timer kr ,- o Revisjonsrapport næringsutvikling 501 timer kr ,- o Revisjonsrapport gratisskoleprinsippet 406,75 timer kr ,- o Revisjonsrapport forvaltning av eierinteresser 197,75 timer kr ,- o Revisjonsrapport spesialundervisning 55,75 timer kr ,- Møter i kontrollutvalget og fylkesting 132,5 timer; kr ,- Det ble vedtatt ny timesats i representantskapet i revisjonsselskapet i løpet av 2016 på kr. 900,-. Kontrollutvalget hadde fått forelagt forslag til ny oppdragsavtale for 2016 før dette ble vedtatt og har derfor i sine statusrapporter gjennom året forholdt seg til foreløpig foreslått timesats på kr. 850,-, men har allikevel greit å holde seg innenfor budsjettrammen. I henhold til selskapsavtalen og oppdragsavtalen har Hedmark Revisjon IKS sendt avregninger i løpet av kalenderåret 2016 som tilsvarer oppdragsavtalen for Når det gjelder sekretærfunksjonen så viser avregningsbrevet fra Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet pr at fylkeskommunens andel av sekretærsamarbeidet ble kr ,-. Kontoutskriften fra fylkeskommunen viser videre at det er bokført til sammen kr ,- på de kontiene som gjelder kontrollutvalgets drift. Totalt er det et mindreforbruk på kr ,- i 2016 innen kontrollutvalgets ansvarsområde i forhold til det som er registrert som budsjett i fylkeskommunen regnskapssystem. Budsjett 2017: I sak 22/16 den vedtok kontrollutvalget forslag til budsjett for sin aktivitet i 2017 på til sammen kr ,-. Dette er fordelt med kr ,- til kontrollutvalget, kr ,- til Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet og kr ,- til Hedmark Revisjon IKS. Fylkestinget vedtok økonomiplan og årsbudsjett 2017 i sak 72/15 den , hvorav kr ,- ble satt av til kontrollutvalget. Dette tilsvarer kr ,- mindre enn utvalgets budsjett. I saksframlegget til årsbudsjettet står det at budsjettrammen til kontroll og tilsyn skal videreføres med en pris- og lønnsjustering. Årsaken til den såpass store differansen i kroner er at Hedmark revisjon IKS har økt sine timepriser ut over ordinær prisvekst, og timetall til revisjonstjenester er opprettholdt i oppdragsavtalen for Kontrollutvalget vedtok for øvrig samtidig at det i løpet av 2017 skal vurdere omfanget av forvaltningsrevisjon for kommende år. 4.2 OPPFØLGING AV REVISJONEN På vegne av fylkestinget inngår kontrollutvalget årlig oppdragsavtale med fylkeskommunens revisjon Hedmark Revisjon IKS. For 2016 ble denne vedtatt først i sak 19/16 den Avtalen ble inngått med forbehold om at budsjettrammen vedtas av fylkestinget. Timetallet til forvaltningsrevisjon ble nedjustert med 200 timer fra 2015 til Dette fordi utvalget hadde sett at rammen ikke ble brukt opp de siste årene og ønsket en mest mulig realistisk budsjettering. For 2017 har utvalget opprettholdt antall timer som i 2016, men vedtok at de skal foreta en vurdering av behovet for timer til forvaltningsrevisjon i løpet av

7 I løpet av året har kontrollutvalget fulgt opp sine oppgaver med å påse at fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning og at fylkeskommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Dette gjøres via tertialvis rapportering, presentasjon av revisjonsstrategi og løpende dialog med revisjonen der det bl.a. settes fokus på om revisjonsarbeidet foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrifter, god kommunal revisjonsskikk og avtale med revisor. Når det gjelder forvaltningsrevisjon og selskapskontroll så har kontrollutvalget i større grad påvirkning enn ved regnskapsrevisjonen. Dette gjelder både innhold og gjennomføring av revisjonen ettersom utvalget er direkte bestillere av tema som ønskes gjennomført. Sammen med kontrollutvalgssekretariatet vurderer kontrollutvalget bl.a. kvaliteten på revisjonsrapporten og om rapporten tilsvarer de forventinger utvalget hadde til undersøkelsen. Videre påser kontrollutvalget årlig at oppdragsansvarlig revisor oppfyller lovbestemte krav til kvalifikasjoner (regnskapsrevisjon) og krav til uavhengighet og objektivitet. Hedmark Revisjon IKS er underlagt Norges kommunerevisorforbunds kvalitetskontroll. På tjenesten regnskapsrevisjon og pris for denne, blir det årlig gjennomført undersøkelser som sammenligner med andre kommunale/fylkeskommunale revisjonsordninger (benchmarking). Denne ble presentert for utvalget i møte den i forbindelse med sak 21/16 - oppdragsavtalen for Kontrollutvalget evaluerer årlig sitt tilsynsansvar for regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon, og denne er basert på anbefalinger gitt av Norges kommunerevisorforbund. Det er delegert til sekretariatet å foreta denne evalueringen og resultatet ble lagt fram som referatsak den 1/ KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 Kontrollutvalget behandlet sin årsrapport for 2015 i sak 5/16 i møtet den Fylkestinget tok rapporten til orientering i sak 10/16 den KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2015 FOR HEDMARK FYLKESKOMMUNE OG HEDMARK TRAFIKK FKF Kontrollutvalget fikk presentert årsregnskapene og behandlet sine uttalelser til regnskapene i sak 7/16 og 8/16 den Utvalgets uttalelser til årsregnskapene var vedlagt når årsregnskapene ble behandlet i fylkestinget i juni. 4.5 ÅRSPLAN FOR KONTROLLUTVALGET FOR 2017 Kontrollutvalget lagde for første gang en årsplan for Årsplan for 2017 skulle vedtas i møte i desember, men dette ble utsatt til og planen skal vedtas da. Møteplanen for hele 2017 er lagt inn i årsplanen. 4.6 FORVALTNINGSREVISJONER OG ANDRE UNDERSØKELSER I 2016 Forskrift om kontrollutvalg pålegger kontrollutvalget å utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at fylkestinget er konstituert. Planen skal vedtas av fylkestinget. Kontrollutvalget behandlet planen i sak 23/16 den Fylkestinget vedtok planen som innstilt fra kontrollutvalget i sak 69/16: 6

8 1. Fylkestinget vedtar plan for forvaltningsrevisjon for perioden , med følgende hovedområder og aktuelle undertema som er satt opp i prioritert rekkefølge: a. Kvalitet og gjennomføring i videregående opplæring 1. Mobbing og psykososialt miljø 2. Elevtjenesten inkl. skolehelsetjenesten og oppfølgingstjenesten og deres samarbeid med NAV og andre instanser 3. Språkopplæring til språklige minoriteter 4. Måloppnåelse i voksenopplæringen b. Fylkeskommunen som samarbeidspart 1. Samarbeid i regionale planprosesser 2. Samarbeid med kommunene om overgang til videregående opplæring 3. Samarbeid med næringslivet og lærebedrifter om læreplasser, lærlinger og lærekandidater 4. Samarbeid med kommunene om tannhelse og spesielt pasientgruppe C c. Nærings- og stedsutvikling 1. Stedsutvikling av attraktive byer og tettsteder - inkl. tildeling og oppfølging av tilskudd 2. Den videregående skolen som bidragsyter til regional utvikling 3. Rollen som fylkesvegeier (samarbeid vedlikehold, prioriteringer, trafikksikkerhet og skoleveger) d. Internkontroll og kvalitetssikring 1. Innkjøp 2. Oppfølging av kontrakter 3. Åpenhet, etikk og menneskerettigheter 4. Beredskapsplaner Øvrige aktuelle tema: Folkehelse Oppfølging av det grønne skiftet 2. Planen revurderes halvveis i perioden og kontrollutvalget gis myndighet til å foreta eventuelle endringer i planen i løpet av planperioden. 3. Ferdigstilte forvaltningsrevisjonsrapporter oversendes fortløpende til fylkestinget for behandling der. Planen er et utgangspunkt for kontrollutvalgets undersøkelser som bestilles fra revisjonen, og gjelder for årene Kontrollutvalget er imidlertid gitt myndighet til å foreta endringer, noe som f.eks. er aktuelt hvis det kommer opp tema som utvalget oppfatter som aktuelle. Utvalget foretar derfor rullering av planer og/eller løpende vurdering av andre aktuelle tema. Kontrollutvalget har to forvaltningsrevisjoner på gang når denne årsrapporten skrives. Revisjonsrapportene «Næringsutvikling i Hedmark fylkeskommune» og «Spesialundervisning» vil bli behandlet av kontrollutvalget i løpet av I 2016 vises det til følgende saker som er behandlet i kontrollutvalget: 7

9 4.6.1 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Hedmark fylkeskommunes internasjonale engasjement med utgangspunkt i Interreg Sverige-Norge programmet » Kontrollutvalget bestilte i sak 13/14 en foranalyse/prosjektplan om internasjonalt samarbeid. Foranalyse ble presentert , og revidert prosjektplan den (sak 28/14). Rapporten ble presentert og behandlet i kontrollutvalget den sak 22/15. Konklusjonen viste at det jobbes godt med internasjonalt arbeid i Hedmark fylkeskommune. Søkere ble behandlet likt, kriterier for tildeling var klare og avslag ble begrunnet. Overordnet var det mye positivt i den politiske styringen av programmet. Fylkeskommunens mål så ut til å samsvare tilfredsstillende med målene i Sverige-Norge programmet og det ble vurdert at fylkeskommunen hadde god nytte av å være med i programmet. Rapporten ga midlertidig en del anbefalinger for det videre arbeidet. Kontrollutvalget la saken fram for fylkestinget i sak 46/15. Fylkestinget vedtok et tillegg i punkt 4 om at oppfølging skulle rapporteres til fylkestinget i tillegg til kontrollutvalget. Fylkestinget vedtok følgende: 1. Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Hedmark fylkeskommunes internasjonale engasjement med utgangspunkt i Interreg Sverige-Norge programmet » til orientering. 2. Fylkestinget merker seg anbefalingene om at fylkesrådet bør sikre: diskusjon av grunnlaget for fylkeskommunens medfinansiering (politisk drøfting av hvilket grunnlag som skal gjelde for tildeling av regionale midler) rutiner for vurdering av habilitet ved medfinansiering klare mål for den internasjonale innsatsen involvering, samt oversiktlig og relevant informasjon til fylkestinget og relevante komiteer om Sverige-Norge programmet at vesentlige områder blir målt med relevante resultatindikatorer at man beskriver hvordan programmet forsterker satsninger i fylket og bidrar til å nå fylkets målsettinger på ulike politikkområder samt overveie å gjennomføre flere større kunngjøringer av programmet vurdere så vidt det er mulig å utarbeide målsettinger og resultatindikatorer fra start 3. Fylkestinget ber fylkesrådet om å gi fylkestinget og kontrollutvalget en orientering om status i oppfølgingen av anbefalingene i revisjonsrapporten innen Fylkesrådet ga en tilbakemelding til fylkestinget i form av fylkestingsmelding nr. 2/2016. Denne ble lagt fram for fylkestinget i mars 2016, hvor fylkesrådet orienterte muntlig om hovedpunktene i svaret. Fylkestingsmeldingen svarer detaljert på anbefalingene som ble gitt i revisjonsrapporten. Kontrollutvalget ble i sak 10/16 i møte den orientert om oppfølgingen og behandlingen i fylkestinget og tok dette til orientering Forvaltningsrevisjonsrapporten «IKT-sikkerhet, drift og utvikling». Den (sak 27/14) vedtok utvalget å bestille foranalyse om temaet «IKT-sikkerhet». Foranalysen ble behandlet den (sak 7/15) og prosjektplan ble behandlet og godkjent den (sak 19/15). Formålet med prosjektet var å vurdere fylkeskommunens systematiske tilnærming til IKT-sikkerhet, drift og utvikling. Følgende problemstillinger lå til grunn: 8

10 1. I hvilken grad har fylkeskommunen tilfredsstillende retningslinjer og rutiner for å sikre personopplysningers konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet? Herunder: Personopplysninger for fylkeskommunens ansatte som helhet Elevenes personopplysninger på skolene 2. Har fylkeskommunen betryggende systemer for kontroll med drift, vedlikehold og utvikling av IKT-tjenester? 3. Hvordan følges retningslinjer, rutiner og systemer opp i praksis? Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget den (sak 13/16) og kontrollutvalget vedtok å legge saken fram for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapporten "IKT-sikkerhet, drift og utvikling" til orientering, og merker seg at det har blitt gjort et betydelig arbeid for å sørge for internkontroll på informasjonssikkerhetsområdet og krav i personopplysningsloven med forskrift. 2. Fylkestinget merker seg for øvrig at det er rom for forbedringer, og spesielt anbefalingene fra revisjonen om at fylkesrådet bør sørge for at Hedmark fylkeskommune: 1. Utarbeider og dokumenterer etablert sikkerhetsledelse for personopplysninger, hvor etablert sikkerhetsorganisasjon med roller og ansvar bør fremkomme. Videre bør Hedmark fylkeskommune sørge for å utarbeide sikkerhetsstrategi og etablere konkrete sikkerhetsmål. 2. Jevnlig gjennomfører sikkerhetsøvelser og etablerer egenkontroll knyttet til sikkerhetsarbeidet, og dokumenterer dette. 3. Jevnlig gjennomfører sikkerhetsrevisjon og dokumenterer dette skriftlig. 4. Jevnlig gjennomfører risikovurderinger og dokumenterer risikoen for sikkerhetsbrudd i sine informasjonssystemer. 5. Etablerer skriftlig rutine for behandling av avvik knyttet til informasjonssystemet. 6. Videre bør fylkesrådet vurdere: - Om det finnes tilstrekkelig og god oversikt over alle brukere av alle informasjonssystemer. - Om reglementer, retningslinjer og rutiner som vedrører bruk av informasjonssystemer, i tilstrekkelig grad er gjort kjent for ansatte. Det kan vurderes om det bør gjennomføres konkrete opplæringstiltak for alle eller utvalgte ansatte. - Om det er mulig å etablere samlede logger som viser både forsøk på uautorisert bruk og autorisert bruk av fylkeskommunens informasjonssystemer, herunder å etablere et register over forsøk på uautorisert bruk som oppbevares i minimum 3 måneder. - Å videreføre arbeidet med å utarbeide skriftlig og fullstendig dokumentasjon av rutiner og annen informasjon som har betydning for informasjonssikkerheten. - Om dokumentasjon for informasjonssystemer som blir erstattet i tilstrekkelig grad blir tatt vare på, herunder om kravet om oppbevaring i 5 år etterleves. 7. Etablerer en samlet oversikt over: - Systemer som behandler personopplysninger og hvem som er behandlingsansvarlig. - Hvem som er databehandler, dvs. behandler personopplysninger på vegne av behandlingsansvarlig, i de ulike informasjonssystemer og på de ulike enheter/virksomheter. - Hvilke typer personopplysninger som behandles, samt det rettslige grunnlaget for hver behandling. - Til hvilket formål de ulike opplysninger er samlet inn. - Hvilke krav i personopplysningsloven og - forskriften som gjelder for de ulike behandlingene. 8. Har rutiner for vedlikehold av og oppfølging av internkontrollen, herunder: - At det blir fastsatt tidsplaner for vedlikehold av internkontrollen på informasjonssikkerhetsområdet. - Sørger for at rutiner av betydning for internkontrollen er kjent for de som skal følge dem. - Gjennomføre jevnlig stikkprøvekontroll for å avdekke hvordan internkontrollen fungerer. 9

11 3. Fylkestinget ber fylkesrådet om å gi kontrollutvalget en orientering om status i oppfølging av anbefalingene i revisjonsrapporten innen Fylkestinget vedtok som innstilt fra kontrollutvalget i møte den (sak 50/16). Saken vil bli fulgt opp i Forvaltningsrevisjonsrapporten «Etterlevelse av gratisskoleprinsippet og likebehandlingsprinsippet ved Hedmark fylkeskommunes videregående skoler» I sak 13/15 ble det bestilt foranalyse om forvaltning av gratisskoleprinsippet i Hedmark. Foranalyse og prosjektplan ble behandlet i sak 26/15 den Utvalget vedtok å bestille en forvaltningsrevisjon på temaet med formål å finne ut om Hedmark fylkeskommune og de videregående skolene etterlever gratisskoleprinsippet og prinsippet om likebehandling. Følgende hovedproblemstillinger lå til grunn for prosjektet: 1. I hvilken grad etterlever Hedmark fylkeskommune og de videregående skolene gratisskoleprinsippet? 2. I hvilken grad behandler Hedmark fylkeskommune og de videregående skolene saker relatert til gratisskoleprinsippet likt? Rapporten ble lagt fram for kontrollutvalget i møte den (sak 16/16), og kontrollutvalget vedtok å legge saken fram for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapporten "Etterlevelse av gratisskoleprinsippet og likebehandlingsprinsippet ved Hedmark fylkeskommunes videregående skoler" til orientering, og merker seg at gratisskoleprinsippet i stor grad etterleves, men at det lokalt er noen avvik hva gjelder likebehandlingsprinsippet. 2. Fylkestinget merker seg følgende anbefalinger fra revisor: a. Gratisskoleprinsippet og likebehandlingsprinsippet bør ha et kontinuerlig fokus ved for eksempel internkontroll og ved å løfte tema inn i plenumsmøter, kollegiemøter eller andre naturlige arenaer. b. Fylkeskommunen bør sikre at samtlige skoler praktiserer utlån på en slik måte at skolene oppfyller lovkravet i opplæringsloven. c. Fylkeskommunen bør se nærmere på lovverket med hensyn til pengegaver og regi av turer. Det bør komme en presisering av hvordan lovverket skal forstås siden lovverket kan være komplisert å forstå og å se i sammenheng. d. Fylkeskommunen bør vurdere å legge noen flere føringer for hva slags informasjon som bør innarbeides i hver enkelt skoles rutiner for skoleturer. Det anbefales at grense for kostutgifter er tydelige i disse rutinene, og at man vurderer praksisen ved å stoppe på spisesteder. 3. Fylkestinget ber fylkesrådet om å gi kontrollutvalget en tilbakemelding på oppfølging av anbefalingene innen den Fylkestinget vedtok som innstilt fra kontrollutvalget i møtet den (sak 52/16). Saken vil bli fulgt opp i Forvaltningsrevisjonsrapporten "Utleie/utlån av eiendom og utstyr i Hedmark fylkeskommune" I møte (sak 27/14) vedtok kontrollutvalget å bestille foranalyse om temaet «Utleie av bygninger og idrettshaller i regi av fylkeskommunen». Foranalysen ble behandlet den (sak 10

12 8/15) og prosjektplan ble bestilt med noe endret fokusområde Utleie og bruk av eiendommer, inventer og utstyr mm. Prosjektplanen ble godkjent i møte den (sak 17/15) og utvalget ba om at kommersiell utleie skulle tas med i prosjektet. Formålet med forvaltningsrevisjonen var å vurdere fylkeskommunens rutiner og praksis knyttet til utleie/utlån av eiendom og utstyr, herunder registrering av utstyr/inventar. Følgende hovedproblemstillinger lå til grunn for prosjektet: I. Er fylkeskommunens rutiner og praksis for behandling av søknader/forespørsler om eiendomsutleie tilfredsstillende? a) Har fylkeskommunen etablert rutiner som kan bidra til å sikre en forsvarlig saksbehandling? b) Er saksbehandlingen i henhold til rutiner og anerkjent praksis for forsvarlig saksbehandling? II. Er fylkeskommunens rutiner og praksis for oppfølging av utleieforhold knyttet til eiendom tilfredsstillende? a) Har fylkeskommunen etablert tilstrekkelige rutiner for oppfølging av utleieforhold knyttet til eiendom? b) Er fylkeskommunens oppfølging av utleieforhold knyttet til eiendom tilfredsstillende? III. I hvilken grad følges fylkeskommunens retningslinjer for utleie av skoleanlegg til barn og unge? IV. Føres og ajourholdes det inventar-/utstyrsoversikter i samsvar med fylkeskommunens registreringsreglement? V. I hvilken grad er det etablert tilstrekkelige rutiner for utleie/lån av fylkeskommunalt utstyr, herunder om eventuelle rutiner følges? Rapporten ble lagt fram for kontrollutvalget i møte den (sak 15/16), og kontrollutvalget vedtok å legge saken fram for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapporten "Utleie/utlån av eiendom og utstyr i Hedmark fylkeskommune" til orientering, og merker seg at revisor vurderer at Hedmark fylkeskommunes rutiner og praksis innen det reviderte området jevnt over synes å fungere tilfredsstillende. 2. Fylkestinget forventer at fylkesrådet gir kontrollutvalget en tilbakemelding på oppfølging av anbefalingene sett opp mot det nye vedtatte inventar- og utstyrsreglementet innen den Fylkestinget vedtok som innstilt fra kontrollutvalget i møtet den (sak 51/16). Saken vil bli fulgt opp i Midtveisrapportering på forvaltningsrevisjonsrapporten "Næringslivsutvikling i Hedmark fylkeskommune" I møte den (sak 27/14) vedtok kontrollutvalget å bestille en orientering samt foranalyse om temaet "Hvordan jobber fylkeskommunen som næringsutviklingsaktør?". Den fikk kontrollutvalget en bred orientering fra administrasjonen om temaet. Foranalyse ble presentert den (sak 15/15) og prosjektplan den (sak 24/15). Formålet med prosjektet skal belyses gjennom følgende overordnede problemstillinger og avsnitt: 1. Bakgrunnsavsnitt: Beskrivelse av de tiltak som fylkeskommunen foretar i næringsutviklingen. 2. Kontroll med samarbeidspartene a. Hvordan sikrer HFK at deres samarbeidspartnere jobber i forhold til oppdraget fra fylkeskommunen og de fylkeskommunale målsetninger? 3. Ivareta rollen som pådriver og koordinator 11

13 a. Hvordan ivaretar HFK sin rolle som pådriver og koordinator for den regionale næringsutvikling? 4. Evaluering av effektmålinger a. Hvordan har HFK, ved avdeling Næring og nyskaping, etablert et system for å evaluerer resultat- og måloppnåelse og effekter/nytteverdi, av de ressurser som fylkeskommunen bruker på næringsutvikling? b. Hvilke effekter av næringsutviklingen kan HFK vise til? Forvaltningsrevisjonsrapporten har blitt forsinket og skal presenteres på utvalgets første møte i SELSKAPSKONTROLLER I 2016 Forskrift om kontrollutvalg pålegger kontrollutvalget å utarbeide en plan for selskapskontroll minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at fylkestinget er konstituert. Planen skal vedtas av fylkestinget. Kontrollutvalget behandlet planen for i sak 24/16 den Fylkestinget vedtok som innstilt fra utvalget i sak 70/16: 1. Fylkestinget vedtar den framlagte "Plan for selskapskontroll " 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å prioritere følgende i sitt arbeid med selskapskontroll i : 1. Attføringsbedriftene Tepas Personal AS og Mjøsanker AS 2. Vegfinans AS 3. Energiråd Innlandet AS 4. Kompetanse og forskningsfondet AS 5. Overordnet eierskapskontroll 3. Kontrollutvalget gis myndighet til selv å vurdere om det skal utføres eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon i de aktuelle selskapene. 4. Kontrollutvalget gis myndighet til å revurdere plan for selskapskontroll i løpet av planperioden og foreta eventuelle endringer. 5. Rapporter fra gjennomførte selskapskontroller legges løpende fram for fylkestinget. Planen gjelder som et utgangspunkt for kontrollutvalgets undersøkelser som bestilles fra revisjonen. Da denne ble vedtatt av fylkestinget i desember 2016, har ikke kontrollutvalget foretatt bestillinger basert på denne. Arbeidet i 2016 har vært konsentrert omkring overordnet analyse som lå til grunn for plan for selskapskontroll. I 2016 er det kun gjennomført en revisjon som omhandler eierskap. Den omtales under Forvaltningsrevisjonsrapporten "Forvalting av eierinteresser/-styring" I sak 13/15 som var en gjennomgang av tidligere forvaltningsrevisjonsrapporter, bestilte utvalget foranalyse og prosjektplan fra Hedmark revisjon IKS forvaltning av eierinteresser/-styring samt representasjon. Foranalyse og prosjektplan ble behandlet den i sak 23/15. Utvalget bestilte da en forvaltningsrevisjon omkring dette temaet, men presenteres i denne sammenheng under selskapskontroll da den omhandler eierskap og eierskapsforvaltning. Følgende problemstillinger lå til grunn for prosjektet: 1) I hvilken grad har fylkestingets vedtak knyttet til eierskap blitt fulgt opp, og har fylkestinget mottatt rapportering om oppfølging? 2) Hvilke rutiner er etablert for kommunikasjon mellom selskap, eiersekretariat, eierrepresentant, fylkesråd og fylkestinget? a) Etterleves rutinene i praksis? 12

14 b) Er det rom for forbedringer i rutiner og/eller praksis? 3) I hvilken grad opplever eierrepresentanten og valgte styremedlemmer i de ulike selskaper sone styrer at det har fått opplæring i eierstyring knyttet til ulike selskapsformer? 4) I hvilken grad kombineres rollen som folkevalgt og/eller ansatt med rollen som styreleder/styremedlem i selskaper hvor fylkeskommunen er eier (kartleggende og beskrivende problemstilling)? Rapporten ble behandlet i sak 11/16 den , og var en del av grunnarbeidet i forbindelse med overordnet analyse og plan for selskapskontroll Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling til fylkestinget: 1. Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapporten "Forvaltning av eierinteresser/-styring" til orientering, og merker seg at revisor vurderer at eierskapsforvaltningen i Hedmark fylkeskommune i hovedsak fungerer bra. 2. Med henvisning til anbefalingene i rapporten forventer fylkestinget at fylkesrådet vurderer: a. Hvordan man i større grad kan gi konkrete tilbakemeldinger til eierrepresentanter for hvordan de skal opptre i vervet sitt. b. Om det er hensiktsmessig å i større grad ta initiativ til gjennomføring av eiermøter i selskaper som vurderes som strategisk viktige for fylkeskommunen. c. Hvordan man kan sikre at de ansatte som har styreverv deltar på den delen av folkevalgtopplæringen som er relevant. d. Behovet for egne rutiner/retningslinjer for kompetansevurdering i forbindelse med utvelgelse av styrerepresentanter. e. Om begrunnelsene for utnevnelser av styremedlemmer/styreledere kan synliggjøres i større grad. For eksempel ved at de dokumenteres. f. Om utførte habilitetsvurderinger kan bli bedre kommunisert ut til aktuelle person 3. Fylkestinget ber fylkesrådet om å gi kontrollutvalget en tilbakemelding om oppfølgingen av anbefalingene innen den Fylkestinget vedtok som innstilt fra kontrollutvalget i sak 49/16 den Saken vil bli fulgt opp i ORIENTERINGER I 2016 Kontrollutvalget har i løpet av året kun bedt om en orientering. Tidligere år har dette vært benyttet i større grad, men da en del møter har blitt avlyst har ikke dette blitt prioritert. I 2017 forventes det at det vil bli bedt om flere orienteringer da plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll ble vedtatt av fylkestinget i desember. Det kan også være tema som kommer opp i løpet av året som kontrollutvalget ønsker nærmere informasjon om. Utvalget har også fått orienteringer fra Hedmark Revisjon IKS. Dette er tema som inngår i utvalgets påse-rolle overfor revisjonen, og omtales ikke her. Kontrollutvalget har fått følgende orientering i 2016: Møte : Orientering om eierskapssekretariatet i Hedmark fylkeskommune som en bakgrunn for arbeidet med overordnet analyse. 13