INSTRUKS FOR BEDRIFTS-O-LØP

Transkript

1 INSTRUKS FOR BEDRIFTS-O-LØP MIDT-NORGE SØR BEDRIFTSIDRETTSKRETS ORIENTERINGSUTVALGET 2008 INNHOLDSFORTEGNELSE: 1. Innledning 2. Tidlige forberedelser 3. Løpsplanlegging 4. De siste forberedelser 5. Arrangementet 6. Funksjonærinstrukser 7. Etterarbeidet 8. O-utvalget / adresser 9. Etterord Mars 2008 Side: 1

2 1. INNLEDNING Et bedrifts-o-løp er et omfattende arrangement som skal avvikles i løpet av 3 4 ettermiddagstimer, og svikt i arrangementet er ikke populært blant løperne. Løpsansvarlig må derfor sette seg grundig inn i denne arrangementsinstruksen, samtidig som funksjonærene blir instruert og får oversikt over sine arbeidsoppgaver. Ta gjerne kopier av denne instruksen og del ut til medarrangører! Orienteringsutvalget kan alltid kontaktes dersom noe er uklart. Det er ellers meget viktig at arrangørene opptrer korrekt overfor grunneierne og andre interessenter i terrenget som brukes. Husk at vi må spille på samme lag for å få lov til å komme tilbake neste gang. Det er bedre å spørre om lov en gang for mye! 2. TIDLIGE FORBEREDELSER Når et bedriftsidrettslaget er tildelt et arrangement, bør løpsansvarlig og løypelegger utpekes. Det forutsettes at løypeleggeren kjenner til prinsippene for løypelegging slik dette er beskrevet i NOF s håndbok LØYPELEGGING, utgitt januar 2000 (ny utgave). Løpsansvarlig tar kontakt med kartklubb og forvisser seg om at det vil finnes tilstrekkelig tilgjengelige kart. Kart bør reserveres. Kartene kan ikke klippes/ deles eller kopieres (ref Åndsverksloven). Skulle det i noen tilfeller være aktuelt å dele eller kopiere kartet, må dette skje i samråd med kartutgiver. Ved tillatelse til kopiering av kart, skal det avtales pris per kopi av kartet før løpet. Det er utilgivelig å ta dårlige kopier. STOK s retningslinjer for kopiering av kart: Det betales pr. antall brukte kart, -dvs solgte kart pluss oppslag. Kartkopier som ikke blir brukt, skal returneres kartklubben. Løpsansvarlig ordner med minimum 5 (helst 7-8) funksjonærer (medarrangører). Minst 3 av disse bør være kjent med rutinene på bedrifts-o-løp fra før. Ved få funksjonærer bør alle ha kjennskap til gjennomføring av bedrifts-o-løp. Parkering og samlingsplass må avklares før en går videre i forberedelsene. Arrangementspermen gir nyttig informasjon. Parkeringsplassen må minimum ha plass til biler, ofte mer. Erfaringen tilsier at bedrifts-o-løpere ofte kjører alene. Offentlige plasser kan brukes uten videre. Parkering langs offentlig vei er kun aktuelt for lite trafikkerte veger, og etter avtale med politi/ lensmann. Grunneiere (og grunneierlag) kan kreve parkeringsavgift på private plasser. Parkeringsavgift skal oppgis i annonsering av løpet. Oppfordre løperne til å kjøre sammen og opplys om bussrute med nærmeste bussholdeplass der dette er et alternativ. Samlingsplassen bør ligge i nærheten av parkeringsplassen, og gangtid over 10 minutter skal angis i løps-annonsen. Starten kan gjerne trekkes noe vekk fra samlingsplassen. Vi kan da få utnyttet kartet og terrenget bedre. Oppgi gangtid fra samlingsplass til start hvis denne er over 10 minutter. Dersom samlingsplassen er på privat grunn, må det innhentes tillatelse fra grunneieren. Kommunen (Trondheim Bydrift / Idrett, park og skog) bør også kontaktes i de tilfeller samlingsplassen er offentlig. Hvis grunneieren forlanger avgift for samlingsplassen/bruk av terreng, må dette meldes til o-utvalget før avtale inngås. Vurder også muligheter for å endre samlingsplass. Når parkering og samlingsplass er avklart, kan kartene hentes, og løypetraseene fastlegges i grove trekk. Mars 2008 Side: 2

3 Disse løypene skal være med: Blå: LANG LØYPE (Herrer og Damer): 5,5-6,5 km, 8-14 poster Rød: MELLOMLØYPE (Herrer): 3,5-4,5 km, 6-8 poster Grønn: MELLOMLØYPE (Damer): 3,5-4,5 km, 6-8 poster Hvit: KORT LØYPE (Herrer og Damer): 2,5-3,5 km, 5-7 poster Gul: NYBEGYNNER LANG (Herrer og Damer): 1,5-2,5 km, 5-8 poster NYBEGYNNER (Herrer og Damer): 1,0-2,0 km, min. 5 poster Lang- og mellom-løype bør ha en lengdeforskjell på ca 2 km, og kort- og mellom-løype minst 1 km. Mellom-løypene (Grønn og Rød), bør være forskjellige for å få spredning i terrenget. Det kan være nok å gafle noen poster. Merk at Hvit løype er ikke noen nybegynnerløype. NYBEGYNNERLØYPA stiller spesielle krav: Postene skal være meget enkle, og det skal være mulig å følge ledelinjer fra post til post. I nødsfall må en merke strekk uten ledelinjer med bånd. NYBEGYNNER LANG er et alternativ til de som synes at nybegynnerløypa er for enkel, eller at kort/ mellom/ lang løypa er for lang eller krevende. Vanskelighetsgraden i nybegynner-lang løype skal være på C-nivå, dvs ikke nødvendigvis ledelinjer, men oppfangende detaljer i nærheten av postene og/eller underveis på strekket. Både nybegynner og nybegynner lang skal ha løype-oppslag på samlingsplass. For alle løypene minner vi om reglene for dyrket mark, plantefelt og viltlommer (ref Friluftsloven). Det vises også til Avtale om retningslinjer for o-idrettens forhold til naturmiljø og rettighetshavere, som du finner bakerst i permen. Det forventes at løypene er av høy o-teknisk standard. Arrangørpermen viser siste års løp, forutsatt at det er arrangert bedrifts-o-løp på kartet tidligere. Vær spesielt oppmerksom på at løypene ikke bør friste løpere til snarveier over dyrket mark, private eiendommer eller plantefelt. Vi minner igjen om at det er viktig å avklare bruken av samlingsplass med grunneier i god tid før løpet. SJEKKLISTE (Gjennomføres i god tid før løpet): 1. Velge løpsleder og løypelegger 2. Skaffe medarrangører 3. Kontakte kartklubb 4. Avklare samlingsplass 5. Avklare parkeringsplass 6. Hente kart 7. Fastlegge løypetraseer i grove trekk 3. LØPSPLANLEGGINGEN Unngå å legge løypene uten å ha besøkt terrenget. Ta med deg løypeutkastet ut i terrenget, bind deg ikke opp til bestemte detaljer før du ser terrenget. Unngå like poster nær hverandre. Hvis du ikke finner deltaljen du ahr valgt kan det skyldes at kartet er unøyaktig. Du må da endre til en annen sikker detalj i nærheten. Merk detaljen og få en erfaren løper til å kontrollere og eventuelt justere løypene. Ikke plassèr post v/ brønn, evt. annen privat innretning, uten nødvendige tillatelser fra grunneier. Ta kontakt med arrangøren før deg og avtal tid og sted for overlevering av utstyr. Forrige arrangør har ansvaret for å levere utstyret/tilhengeren til deg. NB: Tidtakerutstyr, utleiebrikker, deltakerlister/ arrangørskjema fås hos EDB i Tungavn. 30, Mars 2008 Side: 3

4 jfr.pkt. 8, adresser mm. SJEKKLISTE (nærmere arrangementsdato): 1. Kontroll av løyper 2. Avklare levering av utstyr/tilhenger (har du parkeringsplass for hengeren?) 3. Sjekke at funksjonærene kan stille som avtalt. 4. DE SISTE FORBEREDELSER Sjekk utstyret i tilhengeren. Alle mangler meldes til resultatservice@orientering.stbik.no, evt. en av utvalgets medlemmer omgående. I koffert som inneholder postenheter, har hver postenhet sin plass lik postkoden. Vennligst plassèr enhetene på riktig plass og meld fra hvis noen enheter mangler slik at de neste arrangørene blir oppdatert så tidlig som mulig i forhold til eget arrangement. Liste over utvalgets postenheter er også tilgjengelig på Resultater fra foregående løp, skjema som benyttes under arrangementet, liste over registreringsnummer, utstyr for tidtaking, brikker for utleie og salg, samt GPS hentes hos EDB dagen før arrangementet eller etter nærmere avtale med utvalgets resultatansvarlig. Postflagg med tallkodelapper og postenheter henges ut dagen før løpet. I by-nære terreng bør de henges ut samme dag som løpet. Det er betryggende at prøveløpere kontrollerer løypene rett før løpet. Ved bruk av EKT er det viktig at rekkefølgen på postene oppgis riktig. De skal skrives inn på arrangørkortet som leveres resultatservice, og legges inn i programmet for resultatkjøring. Feil i rekkefølgen fra arrangør vil gi disk på alle i denne løypa! Postkode = nr på stemplingsenhet sjekkes enkelt ved at posten ringes inn på et 'master-kart' umiddelbart etter at den er hengt opp. Fra ringen trekkes en strek ut til kanten av kartet der nummer/tallkoden noteres. Skjermen skal ikke gjemmes, men henge godt synlig når man er på riktig detalj. Postenheten bør henge 0,3-1 m fra skjermen for å unngå at de vikler seg inn i hverandre. Postene tegnes inn på kartoppslagene med 6 mm sirkler. Vær nøye med at riktig detalj ligger i sentrum av sirkelen. Blå: Lang løype: oppslag på blå plater Rød: Mellomløype herrer: oppslag på røde plater Grønn: Mellomløype damer: oppslag på grønne plater Hvit: Kort løype: oppslag på hvite plater Gul: Nybegynner lang oppslag for avtegning på samlingsplass Nybegynnerløypa oppslag for avtegning på samlingsplass. Det bør være samsvar mellom antall oppslag/plater i hver løype og antall løpere som starter per løype. Dette kan endre seg i løpet av sesongen. Postbeskrivelsene skrives med tydelige bokstaver på ferdigtrykte skjema med samme fargekode som kartoppslagene. Fargeark ligger blant rekvisita i tilhengeren. Skjema for løse postbeskrivelser finnes på utvalgets web-side: orientering.stbik.no. Alle kartoppslag, postbeskrivelser og koder må sjekkes mot 'master-kartet' og kontrolleres av en annen person. Her er det utilgivelig å gjøre feil! Kartbrett og korreksjoner oppgis om nødvendig på eget kartoppslag. Plass for hvor løperen kan lime inn den løse postbeskrivelsen bør også avmerkes her. Lag løse postbeskrivelser for hver løype. Løpsansvarlig gjennomgår oppgavene til de ulike medhjelperne. Kopier instrukser og gi disse ut til hver enkelt i god tid før arrangementet. Se pkt. 6. Løpet skal annonseres i Adresseavisen samme dag som det avvikles under spalten Fra kretser og lag. Annonseringen er gratis. Annonsen kan ringes inn, sendes pr telefaks, e-post, brev eller bestilles under annonser på (BEDRIFTS-O-LØP er lagt inn som valgmulighet). Frist senest kl. Mars 2008 Side: 4

5 14.00 dagen før innrykk, kl fredag for innrykk mandag. Lørdagsløp skal annonseres både fredag og lørdag. Eksempel: BEDRIFTS-O-LØP tirsdag Start mellom kl Samlingsplass: Hønstad, merket fra E6 på Være. 15 min å gå til samlingsplass. 10 min. å gå til start. Parkering kr Beskriv samlingsplassen slik at nybegynnere og ukjente kan finne fram, også hvis de går, sykler eller tar buss (oppgi bussrute/holdeplass). 2. Angi gangtid til samlingsplass og start om det er mer enn 10 min. 3. Angi eventuell parkeringsavgift. Løpet skal også annoneseres under Siste Nytt på internettsiden til o-utvalget. Informasjonen sendes SJEKKLISTE (de siste dagene før arrangementet): 1. Sjekk utstyret, spesielt postenheter, penner, plastlommer, kart, oppslag. 2. Instruer funksjonærene 3. Gjør klar kartoppslag, postbeskrivelses-oppslag og løse postbeskrivelser. 4. Gjør alltid en uavhengig sjekk av punkt Gjør klar andre oppslag nevnt i neste avsnitt. 6. Skaff vekslepenger til kartsalg og boks til å ha pengene i. 7. Ikke glem annonsering av løpet. 5. ARRANGEMENTET Det er alltid hektisk før start. Samlingsplass skal organiseres, telt settes opp, kartoppslag skal ut til startstedet, oppslag skal henges opp på samlingsplass osv. De første løperne kommer ofte tidlig og kan stresse arrangørene. Sørg derfor for at det er nok medarrangører/ funksjonærer til stede i god tid før første start. OPPSLAG PÅ SAMLINGSPLASSEN: 1. Kart med kartbrett og eventuelle korreksjoner 2. Kart med løype for nybegynner og kart med løype for nybegynner lang. 3. Postbeskrivelser med koder 4. Resultatliste fra forrige løp 5. Plakat om gangtid til start (settes synlig ved merking til start eller ved kartsalg) 6. Eventuelle informasjonsplakater / brosjyrer BEMANNING: 1. Salg av kart, nullstilling av brikke og registrering på MTR (1-2 arr) 2. Registrering av nye løpere og utleie/salg av EKT-brikker (1-2, bør være 2 arr tidlig i arrangementet/ sesongen) 3. Forstart/Start (1-2 arr) 4. Innkomst (2-3 arr). Her trengs personer med erfaring i bruk av MTR. 5. Parkering-anviser(e). Avhnegig av størrelsen på P-plass (0-2 arr). Opplegget krever minimum 4-5 arrangører, men det alltid godt å ha 2-3 ekstra. Utstyr sekretariat: 1. Telt (kan utelates ved godt vær) 2. Campingbord og stoler 3. Utstyrskoffert fra resultatservice: MTR-kartsalg Mars 2008 Side: 5

6 Skjemaer for registrering av nye løpere/ endringer/ brikkeutleie Oversikt over løpere og registreringsnummer Utleiebrikker og brikker for salg 4. Vekslepenger 5. Kart 6 Plastlommer for salg 7. Penner 8. Eventuelle infoskriv som skal deles ut Utstyr start: 1. Telt (bruk aldri røde telt her) Arrangør må være sikker på godvær hvis telt utelates stemplingsenheter på bukk merket forstart og 2 stemplingsenheter på bukk merket start 3. Tilstrekkelig med kartoppslag. 4. Noen løse postbeskrivelser til glemske løpere 5. Merkebånd/-tau? 6. Penner i reserve? Utstyr innkomst: 1. Telt (gjennomløpende, rødt telt her) Arrangør må være sikker på godvær hvis telt utelates. 2. Campingbord og stoler 3. Førstehjelpsskrin hvis langt fra samlingsplass 4. Koffert fra resultatservice: MTR er med skriver og reservebatterier PC Målskjema Oversikt over løpere sortert på brikkenummer 5. Husk ekstra papir til MTR-skriveren!! 5. Skrivesaker 6. 2 målenheter på bukk, merket MÅL (plasseres like foran målteltet) Flere detaljer om løpsopplegget finnes i funksjonærinstruksene; se pkt. 6. Arrangørene må være helt sikre på at alle registrerte løpere er kommet i mål før man avslutter arrangementet. PC-programmet Hvem er igjen i skogen er en hjelp til å sjekke om alle løpere er kommet i mål. Hvis det er mistanke om savnede, kan politiet være behjelpelig med telefonnummer. Sjekk først om det er klær/bager igjen på samlingsplass og biler igjen på parkeringsplassen. Se ellers slutten av pkt. 6. Løpere som ikke registrerer seg på kartsalg, deltar på eget ansvar. Skisse av samlingsplass og målområde ved bruk av EKT: Mars 2008 Side: 6

7 Utleie av EKT-brikke Registr. av nye løpere osv. Løper registrerer seg på MTR og kjøper kart MTR Salg av kart Postbeskrivelser Nybegynner kartoppslag Ulike løyper. Hvit Grønn Rød Blå Startområde Startsluse for å lede løpere frem til startenheter. Startsluse. (rødt tau ca 0.5 m over bakken) Enheter med lysdioder Merket: FORSTART Tid fra forstart til startenhet trekkes fra sluttid, max 5 min. Påtegning av løype, max 5 min. Enheter merket: START LØYPENE Målområde Enheter merket: MÅL Registrering Printing av strekktider. MTR(1) MTR(2) MÅLTELT Mini-time recorder, MTR Mars 2008 Side: 7

8 6. FUNKSJONÆRINSTRUKSER Kopier instrukser og gi til medarrangører/ funksjonærene på forhånd. Vi henviser til separate instrukser for Sekretariat Innkomst Resultatservice og oppgjør Oppdaterte instrukser ligger tilgjengelig på nettsidene til utvalget. Instruksene oppdateres/ endres flere ganger i løpet av sesongen. Husk oppdaterte innstrukser til medarrangørene. 7. ETTERARBEIDET PC, tidtakerutstyr, brikker for salg og utleie, utfylte arrangørskjema leveres så tidlig som mulig neste dag til resultatservice hos edb. Oppgjørskjema, se nedenfor. Hvis det er fare for skader på gjerder eller plantefelt må arrangøren sørge for at det sjekkes og at eventuelle skader rettes opp/ erstattes. Ta gjerne kontakt med grunneier for å høre om det er noe spesielt, evt. ta med grunneier på befaring hvis dette er ønskelig. Postflagg og postenheter hentes inn og tørkes. Rydd i utstyret og påse at det er komplett før det leveres neste arrangør. Mangler det postenheter, registreres dette i kofferten for postenheter og meldes resultatservice@orientering.stbik.no, evt. til en av utvalgets medlemmer umiddelbart. Løpsansvarlig skal overlevere utstyret til neste arrangør snarest, evt. etter nærmere avtale med neste arrangør. Ved tette arrangement avtaler arrangørene seg i mellom hvordan de best løser dette. Returner ubrukte kart til kartklubben, evt etter annen avtale og betal kart-faktura. Ingen andre utgifter enn kart godkjennes uten godkjenning fra utvalget. Overskuddet settes inn på konto: i SELBU SPAREBANK Det er viktig at oppgjørskjemaet for løpet (oppgjørsskjema og frankerte konvolutter ligger sammen med MTR / skriver) fylles ut riktig med en gang etter løpet. Original sendes umiddelbart til bedriftsidrettens kontor, STMBK orientering, Idrettens Hus, 7495 Trondheim vedlagt alle originale kvitteringer. Kopi sendes til o-utvalget v/ Siw Sellæg, Oskar Skaugsvei 4 b, 7088 Heimdal. Konvoluttene er ferdig adresserte. Arrangørpermen oppdateres. Løypene legges ved og forhold av interesse for neste arrangør noteres. Permen overleveres O-utvalget så snart som mulig etter arrangementet. SJEKKLISTE: 1. MTR ene leveres til registrering sammen med arrangør-kortet og lister over utleide og solgte brikker, samt liste over nye løpere. 2. Utstyret samles inn og ryddes på plass i tilhengeren. Vær så snill og tørk teltene/postene hvis dette er nødvendig. Det blir så mye greiere å ta over for neste arrangør! Takk. 3. Utstyrstilhengeren leveres neste arrangør innen 3 dager eller etter avtale. 4. Kart returneres / betales. 5. Overskudd settes inn på konto i Selbu Sparebank og utfylt oppgjørsskjema m/ alle originale kvitteringer sendes STMBK s kontor med kopi til utvalget. 6. Arrangørpermen oppdateres og overleveres o-utvalget. Mars 2008 Side: 8

9 8. O-UTVALGET 2008 / ADRESSER Leder: Dag Erik Helland, Vinjes Transport Tlf.: e-post: dag.erik.polygon@vinjes.no Nestleder: Harald Førdedal, Baker Oil Tools Tlf.: e-post: harald.fordedal@bakeroiltools.com Sekretær: Berit Grande, Sticos Tlf.: (p) / (a/p) e-post: berit.grande@auticon.no Kasserer: Siw Sellæg, Trondheim kommune Tlf.: (p)/ (a) e-post: siw.sellag@trondheim.kommune.no Resultater: Pål Skyberg, EDB Tlf.: (a/p) e-post: pal.skyberg@edb.com Premier: Are Bruaset, SEfAS Tlf.: (p) / (a) e-post: are.bruaset@sintef.no Materialforvalter: Øyvind Rånes, Solberg Maskin Tlf.: (p) (a/p) e-post: oraane@online.no Utvalgets adresse: STMBK O-utvalget v/ Dag Erik Helland Othilienborgveien 51c 7033 TRONDHEIM Adresse for kopi av rapportskjema: Siw Sellæg Oskar Skaugsvei 4 b 7088 Heimdal Mars 2008 Side: 9

10 Levering/henting av MTR/Arrangørskjema: EDB Business Partner, Tungavn. 30, 7047 Trondheim Kontaktpersoner: Pål Skyberg Georg Sørhøy Reidar Skogseth Resultatservice / klager: Utvalgets web-side: resultatservice@orientering.stbik.no STMBK (rapportskjema m/originale kvitteringer): Sør-Trøndelag mosjons- og bedriftsidrettskrets (STMBK) Idrettens Hus 7495 TRONDHEIM Tlf.: / telefaks: e-post: sor-trondelag@bedriftsidrett.no Merk konvolutten ORIENTERING kontaktperson: Roar Melum, tlf / mobil E-post: roar.melum@nif.idrett.no Besøksadresse STMBK: Trondheim spektrum (Nidarøhallen), inngang 4 FREMDELES NOE DU LURER PÅ? KONTAKT UTVALGET VI ER DER FOR Å HJELPE DERE Mars 2008 Side: 10

11 9. ETTERORD Bedriftsorienteringen i Trondheim kan med rette være stolt av sine arrangement. Det står stor respekt av å kunne gjennomføre arrangement med flere hundre løpere på noen få kveldstimer! O-utvalget vil benytte anledningen til å takke alle entusiastiske og samvittighetsfulle arrangører for den gode innsatsen. Vi håper på fortsatt velvilje ved forespørsel om nye arrangement til neste år. For sikkerhets skyld lister vi 9 dødssynder en gang til: Parkering på privat grunn uten tillatelse Samlingsplass uten avtale med grunneier Ingen annonsering av løpet Feil postplassering Feil kode/ postbeskrivelse Feil kartoppslag MTR er/ printere ikke ladet For få kart Folk igjen i skogen LYKKE TIL MED ARRANGEMENTET OG TAKK FOR INNSATSEN!! Mars 2008 Side: 11