VESAR AS. Innkalling generalforsamling

Transkript

1 VESAR AS Innkalling generalforsamling Møtested: Kjellengveien 2 Møtetid: Kl Ordinær generalforsamling i VESAR AS avholdes Torsdag 16. juni 2011 klokken 12.00, på Tjøme. Møtet finner sted i forlengelsen av 12Kmøtet. Vesar AS Terje Ottar Styreleder Side 1 av2

2 Saksliste Sak nr. Sakstittel 001/11 Valg av møteleder og representant til å undertegne protokoll sammen med møteleder 002/11 Godkjenning av innkalling og dagsorden 003/11 Godkjenning av årsberetning og årsregnskap /11 Fastsetting av godtgjørelse til styrets medlemmer 005/11 Godkjenning av revisors godtgjørelse 006/11 Forhøyelse av aksjekapital og endring av vedtekter ved Lardals inntreden som medeier 007/11 Forslag til vedtektsendringer som følge av Lardals inntreden som medeier 008/11 Budsjettrammer /11 Valg til styret i Vesar AS 010/11 Valg til valgkomitè Side 2 av2

3 VESAR AS Sakspapir SAKSGANG Styre, utvalg, komité m.m. Møtedato Saksnr Saksbeh. Generalforsamlingen /11 AG Saksansv.: Terje Ottar Arkiv: FE-033 Arkivsaknr: 11/289 Valg av møteleder og representant til å undertegne protokoll sammen med møteleder

4 Vesar AS Godkjenning av innkalling og dagsorden SAKSGANG Styre, utvalg, komité m.m. Møtedato Saksnr Saksbeh. Generalforsamlingen /11 IJB Avgjort av: Saksansv.: Terje Ottar Arkiv: Arkivsaknr 11/288 Godkjenning av innkalling og dagsorden

5 VESAR AS Sakspapir SAKSGANG Styre, utvalg, komité m.m. Møtedato Saksnr Saksbeh. Generalforsamlingen /11 BER Godkjenning av årsberetning og årsregnskap 2010 Saksutredning: 1 Regnskapet for 2010 godkjennes 2 Forslaget til styreberetning godkjennes 3 Avfallsfaglig redegjørelse tas til orientering Vedlagt følger: Styrets årsberetning Årsrapport, beretning og regnskap Revisors beretning STYRETS INNSTILLING TIL GENERALFORSAMLINGEN: 1 Regnskapet for 2010 godkjennes 2 Forslaget til styreberetning godkjennes 3 Avfallsfaglig redegjørelse tas til orientering

6

7

8

9

10 Vestfold Avfall og Ressurs AS Årsrapport for 2010 Årsberetning Årsregnskap - Resultatregnskap - Balanse - Noteopplysninger Revisjonsberetning

11 Vestfold Avfall og Ressurs AS Resultatregnskap Note Driftsinntekter Tjenester levert Tjenestegodtgjørelse Sum driftsinntekter Driftskostnader Varekostnad Lønnskostnad 5, Avskrivning Annen driftskostnad 5, Sum driftskostnader Driftsresultat Finansinntekter og finanskostnader Annen finansinntekt Annen finanskostnad Netto finansposter Ordinært resultat før skattekostnad Årsresultat Overføringer og disponeringer Overføringer annen egenkapital Udekket tap Sum disponert

12 Vestfold Avfall og Ressurs AS Balanse pr. 31. desember Note Anleggsmidler Varige driftsmidler Inventar og EDB-utstyr Finansielle anleggsmidler Egenkapitalinskudd KLP Omløpsmidler Innsamlingsutstyr Fordringer Kundefordringer Andre fordringer Sum fordringer Bankinnskudd, kontanter og lignende Sum omløpsmidler Sum eiendeler

13 Vestfold Avfall og Ressurs AS Balanse pr. 31. desember Note Egenkapital Innskutt egenkapital Aksjekapital 13, Opptjent egenkapital Annen egenkapital Sum egenkapital Gjeld Avsetninger for forpliktelser Pensjonsforpliktelser Kortsiktig gjeld Leverandørgjeld Skyldige offentlige avgifter Annen kortsiktig gjeld Sum kortsiktig gjeld Sum gjeld Sum egenkapital og gjeld desember 2010 Tønsberg, 21. mars 2011 Terje Ottar Mette Jensen Hans Hilding Hønsvall Styreleder Nestleder Styremedlem Anne Margrethe Lindseth Bjørn Kåre Sevik Elisabeth Larsen Styremedlem Styremedlem Styremedlem Morten Joel Istre Styremedlem Bjørn Erik Rui Daglig leder

14 Vestfold Avfall og Ressurs AS Noter til regnskapet for 2010 Note 1 - Regnskapsprinsipper Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. Driftsinntekter Selskapet avregner sine tjenester etter selvkostprinsippet jf. veileder om beregning av kommunale avfallsgebyr, TA 2001/2004. Eierkommunene faktureres for sin andel av VESARS budsjetterte kostnader ved leverte husholdningsavfall samt tjenestegodtgjørelse. De faktiske kostnadene avregnes på årsbasis. Klassifisering og vurdering av balanseposter Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år etter anskaffelsestidspunktet, samt poster som knytter seg til varekretsløpet. Årlig avregning av kommunene er ført brutto, dvs at kommuner som skylder penger inngår i posten kundefordringer og kommuner som har tilgode penger er ført på egen linje under kortsiktig gjeld. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmiddel/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til laveste av anskaffelseskost og virkelig verdi. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på opptakstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi ved verdifall som ikke forventes å være forbigående. Fordringer Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. Varebeholdninger Lager av innkjøpte varer er verdsatt til laveste av anskaffelseskost og virkelig verdi. Anskaffelseskost vurderes etter FIFO- prinsippet. Det foretas nedskriving for påregnelig ukurans. Varige driftsmidler Varige driftsmidler balanseføres og avskrives over driftsmidlets forventede økonomiske levetid. Direkte vedlikehold av driftsmidler kostnadsføres løpende under driftskostnader, mens påkostninger eller forbedringer tillegges driftsmiddelets kostpris og avskrives i takt med driftsmidlet. Dersom gjenvinnbart beløp av driftsmidlet er lavere enn balanseført verdi foretas nedskrivning til gjenvinnbart beløp. Gjenvinnbart beløp er det høyeste av netto salgsverdi og verdi i bruk. Verdi i bruk er nåverdien av de fremtidige kontantstrømmene som eiendelen vil generere.

15 Vestfold Avfall og Ressurs AS Noter til regnskapet for 2010 Pensjoner Pensjonskostnader og pensjonsforpliktelser beregnes etter lineær opptjening basert på forventet sluttlønn. Beregningen er basert på en rekke forutsetninger herunder diskonteringsrente, fremtidig regulering av lønn, pensjoner og ytelser fra folketrygden, fremtidig avkastning på pensjonsmidler samt aktuarmessige forutsetninger om dødelighet og frivillig avgang. Pensjonsmidler er vurdert til virkelig verdi og fratrukket i netto pensjonsforpliktelser i balansen. Endringer i forpliktelsen som skyldes endringer i pensjonsplaner fordeles over antatt gjenværende opptjeningstid. Endringer i forpliktelsen og pensjonsmidlene som skyldes endringer i og avvik i beregningsforutsetningene (estimatendringer) fordeles over antatt gjennomsnittlig gjenværende opptjeningstid hvis avvikende ved årets begynnelse overstiger 10 % av det største av brutto pensjonsforpliktelser og pensjonsmidler. Skatter Selskapet forutsettes drevet uten å ha erverv til formål, samtidig som det tar sikte på å oppnå resultater som sikrer forsvarlig drift. Med dette som bakgrunn er selskapet etter søknad til Tønsberg ligningskontor, innvilget status som skattefri innretning jfr. Sktl. 26,k. Note 2 - Bundne bankmidler Bankinnskudd for skattetrekk Note 3 - Avregning mot eierkommunene for 2010 etter selvkostprinsippet. Tjenestegodt- Beskrivelse Tjenester levert gjørelse Sum Estimerte behandlingskostander Personalkostnader Ordinære avskrivninger Annen driftskostnad Netto finansposter (bokført) Kapitalkostander (beregnet*) Sum drifts og finanskostnader Fakturert Viderefakt. av kostnader/marginbehold Avregning Total omsetning * Kapitalkostnader knyttet til investeringer er fakturert kommunene ved avregning for Rentefaktor=3,46% (gj.sn 3års eff.statsobl. tillagt 1 prosentpoeng) Selskapet fakturerer sine tjenester a-konto hver måned. A-konto faktureringen justeres løpende i.h.t den enkelte kommunes forbruk, med faktisk avregning pr Avregnet beløp inngår i selskapets kundefordringer/annen kortsiktig gjeld.

16 Vestfold Avfall og Ressurs AS Noter til regnskapet for 2010 Note 4 - Leieavtaler gjenvinningsstasjoner VESAR AS har inngått leieavtaler vedrørende to gjenvinningsstasjoner, hhv gjenvinningsstasjonen på Rygg og gjenvinningsstasjonen på Skoppum Pukkverk. Eierne av disse anleggene er hhv Tønsberg kommune og Skoppum Pukkverk AS. Oppstart for leieforholdet av førstnevnte var med utløp Sistnevnte hadde oppstart med utløp Leiebeløpet for gjenvinningsstasjonen på Rygg fastsettes etter selvkostberegning, hvor leien fastsettes med en rente beregnet etter 3-årig statsobligasjonsrente + 1 prosentpoeng. I tillegg betales markedsleie for tomten. Kostnadsført i 2010 knyttet til leie av denne gjenvinningsstasjonen er NOK , mot NOK i Leiebeløpet for gjenvinningsstasjonen på Skoppum Pukkverk skal tilsvare 10 % av et nærmere angitt leiegrunnlag. Leiegrunnlaget er i all hovedsak oppføringskostnadene til gjenvinningsstasjonen, estimert til ca MNOK 25,2. Videre skal det betales 6 % av tomteverdien som er på NOK Kostnadsført i 2010 knyttet til leie av denne gjenvinningsstasjonen er NOK , mot NOK 0 i Note 5 - Lønnskostnader, antall ansatte, lån til ansatte og godtgjørelse til revisor Lønnskostnader Lønninger Arbeidsgiveravgift Pensjonskostnader Andre ytelser Sum Selskapet har i regnskapsåret sysselsatt totalt 11,5 årsverk. Ytelser til ledende personer Lønn Styregodtgjørelse Andre godtgjørelser Daglig leder Styrehonorar Daglig leder har ingen bonusordning, sluttlønn eller øvrige lignende avtaler. Godtgjørelse til revisor er fordelt på følgende: 2010 Lovpålagt revisjon Teknisk utarbeidelse av årsregnskap med noter Teknisk utarbeidelse av ligningspapirer Andre tjenester *1) Merverdiavgift er ikke inkludert i revisjonshonoraret. *1) - Bistand ifbm mulig etablering av Biogassanlegg i Vestfold, herunder EØS-regelverk, H2140 og OPS (Offentlig privat Samarbeid) - Regnskapsmessig bistand til selskapet - Bistand ifbm gjennomgang selvkostregnskapet 2010

17 Vestfold Avfall og Ressurs AS Noter til regnskapet for 2010 Note 6 - Pensjoner Selskapet er pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Selskapets pensjonsordninger tilfredsstiller kravene i denne lov. Selskapet har en kollektiv pensjonsordning i Kommunal Landspensjonskasse som omfatter de fastsatte ytelser som gjelder for blant annet kommunale og fylkeskommunale foretak. Ytelsene er alders-, uføre-. ektefelle- og barnepensjon. Ordningen gir rett til definerte fremtidige ytelser. Disse er i hovedsak avhengig av antall opptjeningsår, lønnsnivå ved oppnådd pensjonsalder og størrelsen på ytelsene fra folketrygden. Ordningen omfatter i alt 11 aktive personer Med hensyn på dødelighet og uførhet mv. har selskapet benyttet forutsetningene i KLP's forsikringstekniske beregningsgrunnlag Nåverdi av årets pensjonsopptjening Rentekostnad av pensjonsforpliktelsen Avkastning på pensjonsmidler Arbeidsgiveravgift Administrasjonskostnad Årets resultat av estimat avvik Netto pensjonskostnad Beregnede pensjonsforpliktelser Pensjonsmidler (til markedsverdi) Ikke resultatført virkning av estimatavvik Arbeidsgiveravgift Netto pensjonsforpliktelse Økonomiske forutsetninger: Diskonteringsrente 4,6 % 5,4 % Forventet lønnsregulering 4,0 % 4,5 % Forventet avkastning på fondsmidler 5,4 % 5,7 % Pensjonsregulering/G-regulering 3,0 % 4,2 % De aktuarmessige forutsetningene er basert på vanlige benyttede forutsetninger innen forsikring når det gjelder demografiske faktorer. Egenkapitalinnskudd i KLP er balanseført ihht gjeldende retningslinjer. Note 7 - Leasing Selskapet leaser tre biler per Totalt er det kostnadsført kr knyttet til leie av bilene i Bilene leases over en periode på 3 år. Hvor leasingavtalen på den ene bilen ble forlenget i 2009, og utløper Den andre bilens leieavtale utløper Den tredje bilen ble byttet ut i 2010, og den nye avtalen løper ut Gjenværende leasingforpliktelse per beløper seg til NOK

18 Vestfold Avfall og Ressurs AS Noter til regnskapet for 2010 Note 8 - Varige driftsmidler Inventar og EDB utstyr Anskaffelseskost Tilgang kjøpte driftsmidler Anskaffelseskost Akk.avskrivninger Balanseført pr Årets avskrivninger Økonomisk levetid Avskrivningsplan 3-5 år Lineær Note 9 - Innsamlingsutstyr Innkjøpt innsamlingsutstyr for videresalg til kommunene Ukurans Sum Note 10 - Fordringer og gjeld Fordring på eierkommuner, a-konto fakturering og avregning Andebu kommune Hof kommune Holmestrand kommune Horten kommune Larvik kommune Nøtterøy kommune Re kommune Sandefjord kommune Stokke kommune Tjøme kommune Tønsberg kommune Andre Sum

19 Vestfold Avfall og Ressurs AS Noter til regnskapet for 2010 Annen kortsiktig gjeld, herunder a-konto fakturering og avregning Horten kommune Sandefjord kommune Tjøme kommune Skyldige feriepenger Avsetning for påløpte kostnader Sum Bokførte fordringer/kortsiktig gjeld mot eierkommuner består av à-konto fakturering og avregning for Avsetning for påløpte kostnader vedrører erstatning. Se omtale i styrets årsberetning. Note 11 - Spesifisering andre fordringer Selskapets andre fordringer består av NOK som vedrører utlegg for bygging av to gjenvinningsstasjoner, NOK som vedrører utlegg for biogassanlegg og NOK som vedrører andre poster. De to førstnevte tilbakebetales VESAR fra ansvarlige for hhv gjenvinningsstasjonene og biogassanlegget. Tilsvarende beløp i 2009 var NOK , NOK og NOK Note 12 - Skatt Selskapet har status som skattefri innretning, se note 1. Note 13 - Egenkapital Aksjekapital Annen Sum egenkapital Egenkapital Årsresultat Egenkapital

20 Vestfold Avfall og Ressurs AS Noter til regnskapet for 2010 Note 14 - Aksjekapital og aksjonærinformasjon Aksjekapitalen består av: Antall Pålydende Balanseført kr Oversikt over aksjonærene i selskapet pr : Ordinære Eier- Stemmeaksjer andel andel Larvik kommune ,7 % 20,7 % Sandefjord kommune ,8 % 19,8 % Tønsberg kommune ,6 % 17,6 % Horten kommune ,2 % 12,2 % Nøtterøy kommune 99 9,9 % 9,9 % Stokke kommune 49 4,9 % 4,9 % Holmestrand kommune 49 4,9 % 4,9 % Re kommune 40 4,0 % 4,0 % Andebu kommune 24 2,4 % 2,4 % Tjøme kommune 22 2,2 % 2,2 % Hof kommune 14 1,4 % 1,4 % Sum ,0 % 100,0 %

21

22

23

24

25

26

27 10404_1_P Side 1 av 4 Avfallsfaglig redegjørelse Mål Mål for avfall og gjenvinning regjeringens miljøpolitikk: Strategisk mål: Det er et mål å sørge for at skadene fra avfall på mennesker og naturmiljø blir så små som mulig. Avfallsproblemene skal løses gjennom virkemidler som sikrer en samfunnsøkonomisk god balanse mellom omfanget av avfall som genereres, og som gjenvinnes, forbrennes eller deponeres. Nasjonale resultatmål: 1. Utviklingen i generert mengde avfall skal være vesentlig lavere enn den økonomiske veksten. 2. Det tas sikte på at mengden avfall til gjenvinning skal være om lag 75 prosent i 2010 med en videre opptrapping til 80 prosent, basert på at mengden avfall til gjenvinning skal økes i tråd med hva som er et samfunnsøkonomisk og miljømessig fornuftig nivå. 3. Farlig avfall skal tas forsvarlig hånd om, og enten gå til gjenvinning eller være sikret tilstrekkelig nasjonal behandlingskapasitet. Genereringen av ulike typer farlig avfall skal reduseres innen 2020 sammenlignet med 2005-nivå. Selskapets mål er Oppfylle nasjonale mål Bidra til redusert vekst i avfallsmengdene Øke materialgjenvinningen Utvikle effektive avfallsbehandlingssystemer Sørge for lavest mulig kostnader Generelt I 2010 ble ca 91 % av avfallet gjenvunnet, mot 89 % i Det vil si summen av materialog energigjenvinning. Man har for lengst nådd det opptrappede nasjonale mål nr 2 ovenfor, og ytterligere klart å øke gjenvinningen. Vesar har som mål å materialgjenvinne mest mulig, og energigjenvinne det restavfall man ikke sorterer ut. Materialgjenvinningen var på ca 57 % av avfallet. Tilsvarende tall for 2009 var 55 %.

28 10404_1_P Side 2 av 4 Avfallsstatistikk Bioavfall* Papir, papp, drikkekartong* Restavfall* Plastemballasje 80,9 80, Glassemballasje Metallemballasje Farlig avfall**** 757*** Trevirke (Gj.st.)**** Hageavfall (Gj.st)**** Restavfall (Gj.st)**** * Hører til grunntjenestene for alle eierkommunene og inkluderer derfor avfall fra Larvik og Sandefjord. Inkluderer næringsavfall. **Hentet ut fra gjennomsnittlig innsamlet per innbygger i Vestfold. Rapportert fra Elretur. Dette inkluderer det EE-avfallet som også er levert ved butikker. ***Inkluderer også impregnert trevirke. **** Mengdene har økt kraftig da Grinda gjenvinningsstasjon i Larvik er med i Tallene representerer det avfallet Vesar håndterer for sine kommuner. For Sandefjord og Larvik er derfor kun restavfall, bioavfall og papir/papp/drikkekartong, samt farlig avfall fra miljøstasjoner tatt med. For Larvik er avfallsmengder fra Grinda gjenvinningsstasjon er med. Bioavfall Innsamlet mengde bioavfall avfall økte for 2010 med ca 7,2 % i forhold til Dette tyder på at abonnentene er blitt flinkere til å sortere.

29 10404_1_P Side 3 av 4 Papir, papp og drikkekartong Innsamlet mengde papir, papp og drikkekartong fra husholdningene har økt med ca 1,1 %. Dette er å betrakte som en normal økning. Restavfall Mengden restavfall er redusert med 3,2 %. Det skyldes nok i stor grad at vi har begynt å samle inn husholdningsplast og glass og metall hos husholdningene. Plastemballasje Det ble levert 1749 tonn plastemballasje fra husholdningene og til gjenvinningsstasjonene. Vesar begynte med henting hos abonnentene fra 4. mai 2009, slik at 2010 er det første hele året. I tillegg begynte Larvik med innsamling av plast fra 1. nov Glass og metall Mengden er økt etter at Vesar begynte å samle inn hjemme hos abonnentene fra 4. mai Farlig avfall Mengden farlig avfall er økt med 18 %, det skyldes nok at mer bygningsavfall defineres som farlig avfall. Avfall ved gjenvinningsstasjoner Mengdene avfall levert til gjenvinningsstasjoner har de siste årene økt betraktelig. Denne trenden ser ut til å ha stoppet opp i 2009 og holder seg på samme nivå i Restavfallsmengden er gått noe ned, og mengden trevirke er omtrent uendret. Kommunikasjon Alle eierkommunene bestilte i 2010 informasjonstjenester fra Vesar. Under følger en summarisk oversikt over viktige informasjonsaktiviteter: Felles kildesorteringskalender for alle de elleve kommunene i Vesar AS. Kalenderen inneholder informasjon om de ulike hente- og bringeordningene i den enkelte kommune. Informasjon til abonnentene i Tønsberg kommune om hage- og grovavfallsordningen. Denne informasjonen inneholder bla. datoer for henting, og annen praktisk informasjon rundt ordningen. Informasjon om hage- og grovavfallsordningen til de øvrige 8 kommunene som Vesar administrerer innsamlingen av husholdningsavfallet for. Brukerundersøkelse på tilfredshet ved kontakt med kundeservice hos Vesar As. Gjennomføring av flere webpanelundersøkelser. Det ble bla. gjennomført undersøkelser om kildesorteringskalenderen, kildesortering/gjenvinning og holdninger. Vesarnytt. Informasjonsfolder utgitt 4 ganger i året, rettet mot våre eiere, ansatte i kommunene, politikere i kommunen, fylkeskommunen og media. Selskapet har hatt annonser i lokalavisene om generelle endringer, innkjøring av helligdager og liknende. Disse nyhetene blir også lagt ut på vår nettside.

30 10404_1_P Side 4 av 4 Informasjonskampanje i samarbeid med Larvik ifb med innføring av plastsortering i Larvik kommuner.. Teaterforestillingen Rundt og Rundt med tema avfall, gjenvinning og klima startet opp høsten 09, forestilling for 1-4. klasse i alle våre kommuner. PR: vi har jobbet bevisst med å få positiv redaksjonell omtale rundt det vi driver på med gjennom hele året Informasjonskampanje Embla Larsen, det er glass-, metall-, og plastemballasje som skal sorteres ut. Oppfølgingskampanje etter innføring av ny sorteringsordning med annonsering i lokalavisene og utsending av informasjonsbrosjyre til alle husstander. Forarbeid Facebook, frem mot åpningen av Vesars facebookside januar Utarbeiding av elektronisk hentekalender, hvor man kan laste ned hentekalenderen for sin aktuelle kommune på pc, mac eller smartphone. Utskriftsvennlig kortversjon av hentekalenderen på nett Infoplakater om sortering rettet mot fellesløsninger/borettslag Informasjon til alle husstander (i ni kommuner) om knyt pose/sekk på dunken. (Hvordan får man sekker til plastemballasjen eller poser til bioavfallet). Plan og utvikling Implementering Tønsberg og Stokke kommuner til felles ordning med 3 ukers tømmefrekvens Løsning for oppsamlingsutstyr til plastemballasje Vurdering av elektronisk henteregistrering Utvikling av system for løpende registrering av mengder Løpende arbeide med tomtealternativer for nye gjenvinningsstasjoner i Larvik og i nordfylket Ny forhandlet avtale med Retura drift av Nordre Foss gjenvinningsstasjon Ny omlastingsavtale (Lindum, gjeldende fra 2012) Forlenget omlastingsavtale med Veolia for 2011 Lardal prosessen fram til vedtak om medlemskap i Vesar Oppstart, utarbeidelse av anbud for innsamling i Lardal Oppstart utarbeidelse av anbud for kjøp av prosjektleder for bygging av nye stasjoner Oppstart anbud for kjøp av beholdere for Lardal Arbeid med å få på plass nye drivere på gjenbruksbutikkene Sak for styret om kostnadsutvikling i Vesar

31 VESAR AS Sakspapir SAKSGANG Styre, utvalg, komité m.m. Møtedato Saksnr Saksbeh. Generalforsamlingen /11 AG Saksansv.: Andreas Gillund Arkiv: FE-033 Arkivsaknr: 11/290 Fastsetting av godtgjørelse til styrets medlemmer For 2009 hadde styret følgende godtgjørelse: Styreleder: kr ,- Styremedlemmer: kr ,- For møter utover styremøter: kr ,- pr møte. Vararepresentanter: kr ,- pr møte. Vedtak i ordinær generalforsamlingen den var som følger: Godgjøring fryses på dagens nivå. Godtgjøring for møter utover styremøter og for vararepresentanter økes til kr ,- STYRETS INNSTILLING TIL GENERALFORSAMLINGEN: Det foreligger ingen innstilling.

32 VESAR AS Sakspapir SAKSGANG Styre, utvalg, komité m.m. Møtedato Saksnr Saksbeh. Generalforsamlingen /11 AG Saksansv.: Andreas Gillund Arkiv: FE-033 Arkivsaknr: 11/291 Godkjenning av revisors godtgjørelse For lovpålagt revisjon av årsregnskapet for driftsåret 2010 er utbetalt eks mva kr til Ernst&Young AS. I tillegg er utbetalt for følgende tjenester: Teknisk utarbeidelse av årsregnskap med noter Teknisk utarbeidelse av ligningspapirer Skatte- og avgiftsrådgivning Andre tjenester (*) (*) Bistand ifbm mulig etablering av Biogassanlegg i Vestfold, herunder EØS-regelverk, H2140 og OPS (Offentlig privat Samarbeid) - Regnskapsmessig bistand til selskapet - Bistand ifbm gjennomgang selvkostregnskapet 2010 STYRETS INNSTILLING TIL GENERALFORSAMLINGEN: Revisors godtgjørelse godkjennens

33 VESAR AS Sakspapir SAKSGANG Styre, utvalg, komité m.m. Møtedato Saksnr Saksbeh. Generalforsamlingen /11 AG Saksansv.: Andreas Gillund Arkiv: FE-030, TI-&21 Arkivsaknr: 11/292 Forhøyelse av aksjekapital og endring av vedtekter ved Lardals inntreden som medeier Bakgrunn for saken: Det er redegjort for bakgrunnen i styresak 005/11 den Kopi av saken ligger ved. Vedtaket i saken var følgende: 1. Styret anbefaler at ordinær generalforsamling vedtar at Lardal kommune blir medeier i Vesar ved nytegning av 11 aksjer. 2. Endelige vilkår for emisjon herunder samlet innbetaling mot Lardal fastsettes etter at styret har fastsatt Vesars årsregnskap for 2010 Saksutredning: Nå er regnskapet og selskapets bokførte egenkapital fastsatt, og det er grunnlag for å utarbeide styrets endelige anbefaling til generalforsamling i henhold til aksjelovens bestemmelser. Vedlegg: Sak 005/11 Daglig leder legger frem saken for styret med følgende INNSTILLING TIL VEDTAK: 1. Aksjekapitalen økes fra NOK med NOK til NOK Aksjenes pålydende er NOK 250 per aksje. 3. Det skal betales NOK 882 for hver aksje. 4. De nye aksjene skal kunne tegnes av Lardal kommune. 5. Tegning av de nye aksjene skal foregå i Vesars generalforsamling. 6. Aksjeinnskuddene skal gjøres opp umiddelbart etter generalforsamlingen til selskapets bankkontonummer Selskapet kan disponere innskuddene før kapitalforhøyelsen er registrert i Foretaksregisteret. 7. De nye aksjene gir rett til utbytte fra regnskapsåret Begrunnelsen for å forhøye aksjekapitalen og fravike eksisterende aksjeeieres fortrinnsrett til å tegne nye aksjer er at Vestfold Avfall og Ressurs AS skal overta

34 ansvaret for driften av renovasjon i Lardal kommune og Lardal kommune skal da inngå på eiersiden i selskapet. Styret vurderer det slik at den foreslåtte tegningskursen står i forhold til de foreliggende verdier i selskapet slik de fremgår av siste årsoppgjør. Styret vurderer det videre slik at selskapets resultatutvikling for perioden etter årsoppgjøret i hovedsak er i samsvar med foreliggende budsjett. Styrets vedtak i punktene 1-7 fremmes med dette for generalforsamling til endelig beslutning STYRET ST-029/11 VEDTAK: 1. Aksjekapitalen økes fra NOK med NOK til NOK Aksjenes pålydende er NOK 250 per aksje. 3. Det skal betales NOK 882 for hver aksje. 4. De nye aksjene skal kun tegnes av Lardal kommune. 5. Tegning av de nye aksjene skal skje på Vesars generalforsamling. 6. Aksjeinnskuddene skal gjøres opp umiddelbart etter generalforsamlingen til selskapets bankkontonummer Selskapet kan disponere innskuddene før kapitalforhøyelsen er registrert i Foretaksregisteret. 7. De nye aksjene gir rett til utbytte fra regnskapsåret Begrunnelsen for å forhøye aksjekapitalen og fravike eksisterende aksjeeieres fortrinnsrett til å tegne nye aksjer er at Vestfold Avfall og Ressurs AS skal overta ansvaret for driften av renovasjon i Lardal kommune og Lardal kommune skal da inngå på eiersiden i selskapet. Styret vurderer det slik at den foreslåtte tegningskursen står i forhold til de foreliggende verdier i selskapet slik de fremgår av siste årsoppgjør. Styret vurderer det videre slik at selskapets resultatutvikling for perioden etter årsoppgjøret i hovedsak er i samsvar med foreliggende budsjett. Styrets vedtak i punktene 1-7 fremmes med dette for generalforsamling til endelig beslutning. STYRETS INNSTILLING TIL GENERALFORSAMLINGEN: 1. Aksjekapitalen økes fra NOK med NOK til NOK Aksjenes pålydende er NOK 250 per aksje. 3. Det skal betales NOK 882 for hver aksje. 4. De nye aksjene skal kun tegnes av Lardal kommune. 5. Tegning av de nye aksjene skal skje på Vesars generalforsamling. 6. Aksjeinnskuddene skal gjøres opp umiddelbart etter generalforsamlingen til selskapets bankkontonummer Selskapet kan disponere innskuddene før kapitalforhøyelsen er registrert i Foretaksregisteret. 7. De nye aksjene gir rett til utbytte fra regnskapsåret Begrunnelsen for å forhøye aksjekapitalen og fravike eksisterende aksjeeieres fortrinnsrett til å tegne nye aksjer er at Vestfold Avfall og Ressurs AS skal overta

35 ansvaret for driften av renovasjon i Lardal kommune og Lardal kommune skal da inngå på eiersiden i selskapet. Styret vurderer det slik at den foreslåtte tegningskursen står i forhold til de foreliggende verdier i selskapet slik de fremgår av siste årsoppgjør. Styret vurderer det videre slik at selskapets resultatutvikling for perioden etter årsoppgjøret i hovedsak er i samsvar med foreliggende budsjett. Styrets vedtak i punktene 1-7 fremmes med dette for generalforsamling til endelig beslutning.

36 VESAR AS Sakspapir SAKSGANG Styre, utvalg, komité m.m. Møtedato Saksnr Saksbeh. Generalforsamlingen /11 AG Saksansv.: Andreas Gillund Arkiv: FE-033, TI-&21 Arkivsaknr: 11/293 Forslag til vedtektsendringer som følge av Lardals inntreden som medeier Bakgrunn: Som følge av vedtaket i sak 29/11, må vedtektenes 4 endres. Daglig leder legger derfor saken fram for styret med følgende INNSTILLING TIL VEDTAK: 1. Vesars vedtekter i 4 endres fra å lyde: Selskapets aksjekapital Selskapets aksjekapital er kr fordelt på aksjer pålydende kr 250. Aksjene fordeles ved stiftelsen av selskapet i forhold til folketall i kommunen pr 1. oktober Horten aksjer Hof - 14 aksjer Holmestrand - 49 aksjer Re - 40 aksjer Tønsberg aksjer Tjøme - 22 aksjer Larvik aksjer Sandefjord aksjer Andebu - 24 aksjer Stokke - 49 aksjer Nøtterøy - 99 aksjer Uten særskilt avtale om annet, påhviler det ikke aksjeeierne innskuddsplikt ut over aksjeinnskuddet. til å lyde: Selskapets aksjekapital

37 Selskapets aksjekapital er kr fordelt på aksjer pålydende kr 250. Aksjene fordeles ved stiftelsen av selskapet i forhold til folketall i kommunen pr 1. oktober Lardals antall aksjer er beregnet med grunnlag i folketallet pr 31.oktober Horten aksjer Hof - 14 aksjer Holmestrand - 49 aksjer Re - 40 aksjer Tønsberg aksjer Tjøme - 22 aksjer Larvik aksjer Sandefjord aksjer Andebu - 24 aksjer Stokke - 49 aksjer Nøtterøy - 99 aksjer Lardal - 11 aksjer Uten særskilt avtale om annet, påhviler det ikke aksjeeierne innskuddsplikt ut over aksjeinnskuddet. 2. Forslag til endring av vedtekter oversendes generalforsamlingen til endelig vedtak STYRET ST-030/11 VEDTAK: 1. Vesars vedtekter i 4 endres fra å lyde: Selskapets aksjekapital Selskapets aksjekapital er kr fordelt på aksjer pålydende kr 250. Aksjene fordeles ved stiftelsen av selskapet i forhold til folketall i kommunen pr 1. oktober Horten aksjer Hof - 14 aksjer Holmestrand - 49 aksjer Re - 40 aksjer Tønsberg aksjer Tjøme - 22 aksjer Larvik aksjer Sandefjord aksjer Andebu - 24 aksjer Stokke - 49 aksjer Nøtterøy - 99 aksjer

38 Uten særskilt avtale om annet, påhviler det ikke aksjeeierne innskuddsplikt ut over aksjeinnskuddet. til å lyde: Selskapets aksjekapital Selskapets aksjekapital er kr fordelt på aksjer pålydende kr 250. Aksjene fordeles ved stiftelsen av selskapet i forhold til folketall i kommunen pr 1. oktober Lardals antall aksjer er beregnet med grunnlag i folketallet pr 31.oktober Horten aksjer Hof - 14 aksjer Holmestrand - 49 aksjer Re - 40 aksjer Tønsberg aksjer Tjøme - 22 aksjer Larvik aksjer Sandefjord aksjer Andebu - 24 aksjer Stokke - 49 aksjer Nøtterøy - 99 aksjer Lardal - 11 aksjer Uten særskilt avtale om annet, påhviler det ikke aksjeeierne innskuddsplikt ut over aksjeinnskuddet. 2. Forslag til endring av vedtekter oversendes generalforsamlingen til endelig vedtak STYRETS INNSTILLING TIL GENERALFORSMLINGEN: 1. Vesars vedtekter i 4 endres fra å lyde: Selskapets aksjekapital Selskapets aksjekapital er kr fordelt på aksjer pålydende kr 250. Aksjene fordeles ved stiftelsen av selskapet i forhold til folketall i kommunen pr 1. oktober Horten aksjer Hof - 14 aksjer Holmestrand - 49 aksjer Re - 40 aksjer Tønsberg aksjer Tjøme - 22 aksjer Larvik aksjer Sandefjord aksjer Andebu - 24 aksjer Stokke - 49 aksjer Nøtterøy - 99 aksjer

39 Uten særskilt avtale om annet, påhviler det ikke aksjeeierne innskuddsplikt ut over aksjeinnskuddet. til å lyde: Selskapets aksjekapital Selskapets aksjekapital er kr fordelt på aksjer pålydende kr 250. Aksjene fordeles ved stiftelsen av selskapet i forhold til folketall i kommunen pr 1. oktober Lardals antall aksjer er beregnet med grunnlag i folketallet pr 31.oktober Horten aksjer Hof - 14 aksjer Holmestrand - 49 aksjer Re - 40 aksjer Tønsberg aksjer Tjøme - 22 aksjer Larvik aksjer Sandefjord aksjer Andebu - 24 aksjer Stokke - 49 aksjer Nøtterøy - 99 aksjer Lardal - 11 aksjer Uten særskilt avtale om annet, påhviler det ikke aksjeeierne innskuddsplikt ut over aksjeinnskuddet. 2. Forslag til endring av vedtekter oversendes generalforsamlinga til endelig vedtak.

40 VESAR AS Sakspapir SAKSGANG Styre, utvalg, komité m.m. Møtedato Saksnr Saksbeh. Generalforsamlingen /11 BER Saksansv.: Bjørn Erik Rui Arkiv: FE-150 Arkivsaknr: 11/229 Budsjettrammer 2012 Bakgrunn: Det er et stabilt tjenestekjøp fra eierkommunene. Vesar administrerer innsamling på husstandsnivå og kundekontakt i alle eierkommuner med unntak av Larvik og Sandefjord. Alt avfall hentet på husstandsnivå, også fra Larvik og Sandefjord, behandles gjennom Vesars avtaler. Larvik har også overført ansvar for utsetting av driften av gjenvinningsstasjonen til Vesar, mens Sandefjord driver sin stasjon i egen regi. En utvikling som har pågått i flere år er økningen i forventinger og krav til selskapet fra eiere, brukere og omgivelser generelt. Dette går over et bredt spekter og omfatter eksempelvis forventning om stadig bedret kvalitet tjenesteytingen fra selskapet, høyt servicenivå og økt tilgjengelighet til saksbehandlere og tjenester, økt fleksibilitet og valgfrihet for brukerne, informasjons- og foredragsvirksomhet og generelt deltakelse på den offentlige arena. I tillegg ser man en utvikling der det kreves mer forhold til internkontrollsystemer for å imøtekomme gjeldende regler. Dette gjelder blant annet innenfor farlig avfall, saksbehandling/arkivering, drift av IKT-system, offentlige anskaffelser og oppfølging av bygningsmasse på gjenvinningsstasjonene. Avfallssektoren er også en dynamisk bransje i stor utvikling. Dette krever ressurser i form av kapasitet og kompetanse. Produksjonskostnader Produksjonskostnadene består i grove trekk av kostnader til innsamling og behandling av avfall. Da Vesar bestiller disse tjenestene i markedet, vil prisene variere med dette ved inngåelser av nye avtaler. Innkommet avfallsmengde vil variere med kjøpekraften og den

41 økonomiske situasjonen i samfunnet. Enhetspriser i eksisterende avtaler reguleres enten av konsumprisindeks eller transportkostnadsindeks eller en kombinasjon av disse. For 2011 styres etter vedtatt driftsbudsjett på 151 mill. I forhold til dette budsjettet forventes driftskostnadene for 2012 å øke med 7 % til 161,5 mill. I vekstanslaget ligger det til grunn en mengdeøkning på 3,75 % (inkl. befolkningsvekst på ca 1 % og Lardal kommune som også kommer med) og en prisvekst på 3,25 % som er en blanding av KPI og transportkostnadsindeksen. Administrative kostnader De administrative kostnader (tjenestegodtgjørelsen) som belastes kommunene er i 2011 budsjettert med 10,67 mill. Personellkostnader er budsjettert med 7,31 mill, mens andre driftskostnader står for 3,36 mill. Administrasjonen består for tiden av i alt 13 ansatte, 10,9 hjemler og 10,9 årsverk daglig leder medregnet. Administrasjonsbudsjettet har i 2010 balansert de faktiske kostnader. Det var et underforbruk på vel 0,2 mill. I hovedsak skyldes differansen at noen av personalrammene ikke har vært utnyttet hele året. Vesar og avfallsbransjen er fortsatt i utvikling, noe som medfører løpende endringer. Dette krever gjennomføring av utviklings- og forbedringsprosjekter av ulik størrelse. Behovet for kapasitet og kompetanse flytter seg i retning fra enkel kundeservice og drift til mer komplisert kundeservice, profesjonell kommunikasjon/informasjon, analyse og prosjektgjennomføring. Eksempler på ressurskrevende prosjekter er Biogass Vestfold og bygging av to nye gjenvinningsstasjoner. Dette gir betydelige personellmessige utfordringer. Prognosen for 2011 gir en lønnsvekst på 3,6 % og en kostnadsvekst (KPI) på 1,8 %. Det er høyere enn det som tidligere ble antatt i forbindelse med budsjettarbeidet for I tillegg ble lønnsveksten i 2010 noe høyere enn beregnet. For 2012 forventer SSB en lønnsvekst på 4,1 %. Den administrativ kostnadsrammen for 2012 blir som en følge av dette på 11,5 mill. Det tilsvarer en økning fra 2011 på 7,7 %, fordelingen er 8 mill. (+ 9,4%) på personalkostnader og 3,5 mill. (+ 4%) på andre driftskostnader. Økningen i personalkostnader kommer av økte stillingsrammer og lønnsjusteringer i Administrasjonskostnadenes budsjetterte andel av samlet omsetning blir for 2012 på 6,6%. Dette er den samme andelen som for 2012, se tabell nedenfor

42 6,5%. 7,3% 7,1%, 6,0%. 6,5% 6,6% 6,6% Sammenfatning av budsjettramme for 2012: 1. Produksjonskostnader budsjetteres ut fra erfaringstall og kunnskap om svingninger. Det justeres for kontraktsfestede enhetsprisjusteringer. Driftsbudsjettet justert for antatt volum- og prisvekst settes til 161,5 mill. 2. Administrative kostnader budsjetteres med inntil 11,5 mill. 3. Selskapets budsjett oversendes eierkommunene i rimelig tid i forhold til den kommunale budsjettprosess. 4. Faktiske kostnader pr kommune beregnes kvartalsvis, og danner grunnlag for eventuelle justeringer av akontofaktureringen. Avregning foretas ved årsoppgjør. Kostnadselement Budsjett Administrasjon Produksjon Sum budsjett DAGLIG LEDERS INNSTILLING TIL VEDTAK: Styret godkjenner økonomisk ramme for 2012 og legger frem følgende innstilling for generalforsamlingen: 1. Forslag til økonomisk ramme for 2012 godkjennes. 2. Styret gis fullmakt til å endre rammene ved vesentlige endringer i forutsetningene STYRET

43 ST-031/11 VEDTAK: Styret godkjenner økonomisk ramme for 2012 og legger frem følgende innstilling for generalforsamlingen: 1 Forslag til økonomisk ramme for 2012 godkjennes. Kostnadselement (tall i 1000)Budsjett Administrasjon Biogass 5000 Produksjon Sum budsjett Styret gis fullmakt til å endre rammene ved vesentlige endringer i forutsetningene. 3 Styret vil følge kostnadsutviklingen nøye forbindelse med biogassprosjektet og etablering av nye gjenvinningsstasjoner. STYRETS INNSTILLING TIL GENERALFORSAMLINGEN: Styret godkjenner økonomisk ramme for 2012 og legger frem følgende innstilling for generalforsamlingen: 1. Forslag til økonomisk ramme for 2012 godkjennes. Kostnadselement (tall i 1000)Budsjett Administrasjon Biogasskostnader Biogassinntekter (viderefakturert) Produksjon Sum budsjett Styret gis fullmakt til å endre rammene ved vesentlige endringer i forutsetningene. 3. Styret vil følge kostnadsutviklingen nøye forbindelse med biogassprosjektet og etablering av nye gjenvinningsstasjoner.

44 VESAR AS Sakspapir SAKSGANG Styre, utvalg, komité m.m. Møtedato Saksnr Saksbeh. Generalforsamlingen /11 AG Saksansv.: Andreas Gillund Arkiv: FE-033 Arkivsaknr: 11/294 Valg til styret i Vesar AS STYRETS INNSTILLING TIL GENERALFORSMLINGEN: I henhold til valgkomiteens innstilling.

45 VESAR AS Sakspapir SAKSGANG Styre, utvalg, komité m.m. Møtedato Saksnr Saksbeh. Generalforsamlingen /11 AG Saksansv.: Andreas Gillund Arkiv: FE-033 Arkivsaknr: 11/295 Valg til valgkomitè STYRETS INNSTILLING TIL GENERALFORSAMLINGEN: I henhold til valgkomiteen innstilling.