MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I TYNSET KOMMUNE

Transkript

1 MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I TYNSET KOMMUNE MØTEDATO: Torsdag 22. februar 2018 KL.: 13:00 STED: Formannskapssalen, Tynset rådhus Kontrollutvalget i Tynset avholder sine møter for åpne dører. SAKSLISTE SAK NR. INNHOLD 01/2018 Godkjenning av saksliste og innkalling 02/2018 Protokoll fra møte /2018 Årsmelding for kontrollutvalget /2018 Vurdering og valg av forvaltningsrevisjons prosjekt /2018 Vurdering av selskapskontroll /2018 Vurdering av revisors uavhengighet 07/2018 Orienteringssaker 08/2018 Åpen post Ordfører Merete Myhre Moen er invitert til å være med i møtet og har bekreftet sin deltakelse. Møte med ordfører, i tillegg til gjennomgang av årsmelding 2017, vil være dialogmøte mellom kontrollutvalget og politisk ledelse ved ordfører. Varamedlemmer mottar innkallingen kun til orientering, og møter ikke uten særskilt innkalling Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuell inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren. Dette uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). Oppdal. 13. februar 2018 Norvald Veland Norvald Veland Møtesekretær For Odd Eirik Resell, leder i kontrollutvalget Kopi sendt: Ordfører i Tynset kommune KPMG v/ingunn Strand Olsson Til offentlig gjennomsyn Eventuelle forfall meldes til Odd Eirik Resell, tlf eller Kontrollutvalg Fjell IKS, Norvald Veland, tlf

2 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /18 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 01/18 Kontrollutvalget Godkjenning av innkalling og saksliste Saksdokumenter: Sakliste til møte Saksframlegg: Saken er obligatorisk i alle møtene i utvalget. Sakslisten er fastsatt i samråd med utvalgsleder. Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tynset kommune Sak nr. 01/2018

3 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /18 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 02/18 Kontrollutvalget Møteprotokoll fra møte Saksdokumenter: - Møteprotokoll fra møte (vedlagt) Saksframlegg: Saken er obligatorisk på alle møter i kontrollutvalget. Protokollen ble sendt ut til medlemmene pr. e-post og er blitt bekreftet ok. Sekretariatets forslag til vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tynset kommune Sak nr. 02/2018

4 Tynset kommune MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Elgtråkket, Tynset Rådhus Møtedato: Onsdag 13. desember 2017 Tid: Kl. 13:00 Saknr Til stede på møtet: Medlemmer: Odd Erik Resell Atle Fiskvik Ketil Leteng Signe Marit Lium Forfall: Marit Motrøen Vara: Rune Storli Merknader: Andre: Fra Kontrollutvalg Fjell IKS: Norvald Veland Frå revisjon PwC: Frode Singstad (sak 32/17) Møtet ble avsluttet kl Tynset, 13. desember 2017 Norvald Veland Norvald Veland møtesekretær Neste møte: 22. februar 2018 Møteprotokoll, møte 13. desember 2017 Side 1 av 4

5 30/2017 Godkjenning av saksliste og innkalling Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. Behandling: Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. 31/2017 Protokoll fra møte Sekretariatets forslag til vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Behandling: Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. 32/2017 Forvaltningsrevisjon «Investeringsprosjekt brannstasjon i Jordkjenebygget» Sekretariatets forslag til innstilling: Rapporten " Forvaltningsrevisjon av investeringsprosjekt Brannstasjon «Jorkjendbygget» tas til etterretning. Rådmannen bes sørge for at det gjennomføres dokumenterte risikovurderinger i planleggingen av fremtidige prosjektet. Behandling: Kontrollutvalgsmedlem Storli ba om å få sin habilitet vurdert i henhold til forvaltningsloven 6 som følge av at han er ansatt med 1,44% stilling som brannmann. Utvalget diskuterte og vurderte saken. Utvalget erklærte Storli som inhabil, og han fratrådte møtet. Revisor fra PWC gjennomgikk rapporten og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalgets innstilling: Rapporten " Forvaltningsrevisjon av investeringsprosjekt Brannstasjon «Jorkjendbygget» tas til etterretning. Rådmannen bes sørge for at det gjennomføres dokumenterte risikovurderinger i planleggingen av framtidige prosjekter. Kontrollutvalget vil også understreke viktigheten av å involvere de ansatte/brukere på et tidlig stadium av planleggingsprosessen ved større investeringsprosjekter. Kommunestyrets vedtak: Møteprotokoll, møte 13. desember 2017 Side 2 av 4

6 33/2017 Møteplan 2018 Sekretariatets forslag til vedtak: Følgende møteplan for 2018 fastsettes for Tynset kontrollutvalg: 1. Møtene starter til vanlig kl. 13:00 2. Møtestedet er til vanlig møterom Formannskapssalen i Tynset rådhus 3. Møtedatoene er: Torsdag 22. februar 2018 Torsdag 27. april 2018 Torsdag 7. juni 2018 Torsdag 27. september 2018 Torsdag 29. november 2018 Behandling: Kontrollutvalget gjennomgikk møteplan for 2018 foreslått av sekretariatet. Kontrollutvalgets vedtak: Følgende møteplan for 2018 fastsettes for Tynset kontrollutvalg: 1. Møtene starter til vanlig kl. 13:00 2. Møtestedet er til vanlig møterom Formannskapssalen i Tynset rådhus 3. Møtedatoene er: Torsdag 22. februar 2018 Torsdag 27. april 2018 Torsdag 7. juni 2018 Torsdag 27. september 2018 Torsdag 29. november /2017 Orienteringssaker Orienteringssaker Sekretariatet vil presentere følgende orienteringssaker i møtet:! Veileder i fra KS- varsling og ytringsfrihet! Jusprofessor Bernt svarer om taushetsplikt! Det er åpnet for påmelding til kontrollutvalgskonferansen 2018! Tynset kommunestyre vedtok den reglement for kontrollutvalget! Tynset kommunestyret foretok nyvalg av kontrollutvalg ! Bestilt forvaltningsrevisjon i MHBR - status Møteprotokoll, møte 13. desember 2017 Side 3 av 4

7 Vedtak: Påmelding til kontrollutvalgskonferansen 2018 ordnes felles med leder i utvalget. Forvaltningsrevisjon i MHBR har utsatt ferdigstillelse og behandling i kontrollutvalgene inntil det foreligger rettskraft dom i den berammede rettsaken. Orienteringssaker ble tatt til orientering. Abonnement på Kommunerevisoren opphører fra /2017 Åpen post Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Ingen saker ble behandlet. Møteprotokoll, møte 13. desember 2017 Side 4 av 4

8 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /18 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 03/18 Kontrollutvalget Kommunestyret Årsmelding for kontrollutvalgets virksomhet i 2017 Saksdokumenter: - Utkast til årsmelding for kontrollutvalgets virksomhet i 2017 (følger som eget vedlegg) Saksframlegg: Kontrollutvalget skal rapportere resultatet av sitt arbeid til kommunestyret. Rapporteringen skjer dels løpende ved at rapporter sendes til kommunestyret for sluttbehandling, samt at meldinger om oppfølging av rapporter oversendes kommunestyret til orientering. Som et ledd i rapporteringen vil årsmeldingen være et nyttig dokument. Sekretariatets forslag til vedtak: Årsmeldingen vedtas og legges fram for kommunestyret. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tynset kommune Sak nr. 03/2018

9 Årsmelding kontrollutvalget i Tynset kommune 2017 Sekretariatets forslag Sak 03/2018, den Norvald Veland

10 INNHOLD Innledning... 3 Kontrollutvalgets sammensetning ( 2)... 3 Antall saker til behandling... 4 Innkalling av administrative ledelse og andre til kontrollutvalgets møter... 4 Kontrollutvalgets ansvar og oppgaver ( 4)... 5 Uttalelse om årsregnskap ( 7)... 5 Forvaltningsrevisjon ( 9)... 5 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon ( 10)... 6 Kontrollutvalgets rapportering til kommunestyret... 7 Selskapskontroll ( 13)... 7 Særlige oppgaver for kontrollutvalget ( 18)... 8 Saksbehandling og sekretariat ( 20)... 8 Andre oppgaver... 9 Saker i Tynset kontrollutvalg Møtedeltakelser Årsmelding kontrollutvalget i Tynset 2017 Side 2

11 INNLEDNING Årsmeldingen omfatter tidsrommet til Meldingen gir oversikt over medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalget, møter, opplysning om antall saker, og utvalgets arbeid. Siden 2015 var et valgår, skjede det et skifte av kontrollutvalgets medlemmer ved konstitueringen av nytt kommunestyre den Nytt kontrollutvalg ble valgt i sak 72/15. Rammene for kontrollutvalgets arbeid er fastsatt i Forskrift om revisjon og kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner fastsatt av kommunal- og regionaldepartementet (KRD) 15.juni 2004 med virkning fra 1.juli samme år. Årsmeldingen følger i sin oppbygging kontrollutvalgsforskriftens inndeling så langt det er praktisk mulig. Der det gis referanse til saksnummer, gjelder det kontrollutvalgets saksnummer. Der det gis referanse til kapitler og paragrafer uten annen angivelse, viser disse til kontrollutvalgsforskriften. KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING ( 2) Kontrollutvalget ble for perioden valgt på nytt i kommunestyrets sak 72/15, den Utvalget hadde etter dette slik sammensetning: Leder: Christian Fr. Steenland Varamedlem: Terje Hylen Nestleder: Odd Eirik Resell Varamedlem: Kamilla Jakubecz Medlem: Ketil Leteng Varamedlem: Nils P. Hagen Medlem: Inger Lise Stubsjøen Martinsen Varamedlem: Rune Storli Medlem: Ingrid Lium Varamedlem: Signe Marit Lium Endringer i kontrollutvalget i 2016/2017: Fra endring har kontrollutvalget hatt følgende sammensetning i Leder: Odd Eirik Resell Varamedlem: Kamilla Jakubecz Nestleder: Ingrid Lium Varamedlem: Atle Fiskvik Medlem: Ketil Leteng Varamedlem: Nils P. Hagen Medlem: Marit Motrøen Varamedlem: Rune Storli Medlem: Signe Marit Lium Varamedlem: Terje Hylen Årsmelding kontrollutvalget i Tynset 2017 Side 3

12 I kommunestyretmøte den fikk Ingrid Lium fritak fra politiske verv og Atle Fiskvik ble valgt som ny og som nestleder med Thoms Svee som varamedlem Fra siste endring har kontrollutvalget hatt følgende sammensetning i 2017: Leder: Odd Eirik Resell Varamedlem: Kamilla Jakubecz Nestleder: Atle Fiskvik Varamedlem: Thomas Svee Medlem: Ketil Leteng Varamedlem: Nils P. Hagen Medlem: Marit Motrøen Varamedlem: Rune Storli Medlem: Signe Marit Lium Varamedlem: Terje Hylen Varamedlemmene er personlige varamedlemmer. ANTALL SAKER TIL BEHANDLING Kontrollutvalget har i 2017 avholdt 5 ordinære møter og behandlet 35 saker. Tilsvarende tall i 2014 viser 6 møter og 48 saker. INNKALLING AV ADMINISTRATIVE LEDELSE OG ANDRE TIL KONTROLLUTVALGETS MØTER Kontrollutvalget har i 2017 innkalt følgende til sine møter: Fra KPMG AS: Ingunn Olsson i forbindelse med behandlingen av sak 11/17, "ʺÅrsoppgjøret 2015 for Tynset kommune"ʺ, den Rådmann Arild Einar Trøen og økonomisjef Per Østigård i forbindelse med behandlingen av sak 11/17, "ʺÅrsoppgjøret 2016 for Tynset kommune"ʺ, den Økonomisjef Arild Vik orienterte utvalget om 1. tertialregnskapet 2017 og avvik mot budsjett den (ak 19/17). Utdanningssjef Bent Andre Kvisle og rådgiver skoleutvikling Gøril Storeng orienterte utvalget om Tynset kommune sin håndtering og fastsatte rutiner som gjelder mobbing i skolene i møte (sak 25/17) Ass. rådmann Morten B Often orienterte utvalget om 2. tertialregnskapet 2017 i møte (sak 2617) Årsmelding kontrollutvalget i Tynset 2017 Side 4

13 Revisor Frode Singstad fra PwC gjennomgikk og orienterte utvalget om gjennomført forvaltningsrevisjons rapport «Forvalningsrevisjon av investeringsprosjekt Brannstasjon Jordkjendbygget»i møte (sak 32/17) KONTROLLUTVALGETS ANSVAR OG OPPGAVER ( 4) Kontrollutvalgets oppgaver fremgår av forskriftenes kapittel 3: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Tynset kommune vedtok i 2005 å konkurranseutsette revisjon av kommunens regnskap og i henhold til forskrift skal valg av revisor foretas etter innstilling fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget vedtok i møte i sak 06/16 å utlyse revisjon for perioden på anbud og at prosessen skal gjennomføres i samarbeid med Abakus AS. Konkurransegrunnlag utarbeidet av Abakus AS ble behandlet av kontrollutvalget i møte sak 25/16. Innstilling fra Abakus AS, der 3 anbud var mottatt, ble behandlet i møte 33/16 den med innstilling til kommunestyret som i møte sak 115/16 vedtok kontrollutvalgets innstilling. KPMG ble valgt som revisor for Tynset kommune for perioden KPMG har utført revisjon for Tynset kommune i UTTALELSE OM ÅRSREGNSKAP ( 7) Kontrollutvalget avga sin uttalelse til kommunestyret om Tynset kommunes årsregnskap for 2017 i møte 2, sak 11/17. FORVALTNINGSREVISJON ( 9) Kontrollutvalgsforskriftens kapittel 5 gir retningslinjene for kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel ( 9). Kontrollutvalget har behandlet følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter i 2017: Årsmelding kontrollutvalget i Tynset 2017 Side 5

14 Forvaltningsrevisjon 2017: Investeringsprosjekt brannstasjon i Jordkjendbygget» Tynset kommune i møte , sak 32/17. Rapporten var levert av PwC, og inneholdt konklusjoner. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret ble som følger: Rapporten «Forvaltningsrevisjon av investeringsprosjekt Brannstasjon «Jordkjendbygget «tas til orientering. Rådmannen bes sørge for at det gjennomføres dokumenterte risikovurderinger i planlegging av framtidige prosjekter. Kontrollutvalget vil også understreke viktigheten av å involvere de ansatte/brukere på et tidlig stadium i planleggingsprosessen ved større investeringsprosjekter. Rapporten skal behandles av kommunestyret i møte den sak 03/18. Kontrollutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt i kommunestyret PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJON ( 10) Kontrollutvalgforskriftens 10 sier flg. om plan for forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Kontrollutvalget vedtok i sak 25/16, den å anta BDO som leverandør av Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon BDO leverte planen som bestilt av kontrollutvalget, og den ble behandlet i utvalgets sak 43/16 den Utvalgets innstilling ble behandlet av kommunestyret den , sak 6/17. Kommunestyrets vedtak var som følger: Plan for forvaltningsrevisjon for vedtas, med følgende prioriterte prosjekter: 1. Ledelse, organisering og ressursbruk innenfor pleie og omsorg i alle sektorer og på alle nivå 2. Psykisk helse blant unge 3. Kontroll av investeringsprosjekter Årsmelding kontrollutvalget i Tynset 2017 Side 6

15 Forvaltningsrevisjon i perioden utlyses på anbud gjennom Abakus AS som Tynset kommune er medeier i og som forestår anbudsprosessene for kommunen. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta endringer i planperioden, samt å prioritere ressurser mellom gjennomføring av forvaltningsrevisjon i kommunen og i selskaper. I møte i kontrollutvalget den sak 04/17 gjorde utvalget følgende vedtak: Kontrollutvalget vedtok å gjennomføre forvaltningsrevisjon på investeringsprosjekter knyttet til etablering av ny brannstasjon. Abakus AS bes lyse ut prosjektet på anbud snarest samt ber om prosjektbeskrivelse. Kontrollutvalget vil i første møte i 2018 drøfte og velge nytt forvaltningsprosjekt for 2018 der prioriterte prosjekter i hht plan blir vurdert. KONTROLLUTVALGETS RAPPORTERING TIL KOMMUNESTYRET Kontrollutvalget har i 2017 oversendt følgende til kommunestyret/tynset kommune: Forvaltningsrevisjon «Investeringsprosjekt brannstasjon i Jordkjenebygget (sak 32/17 den ) Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for Tynset kommune i (Sak 11/17, den ) Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 (Sak 03/17, den ) Budsjett 2018 for kontroll og tilsyn. (Sak 27/17, den ) Innstilling valg av sekretariat (Sak 06/17, den ) Forvaltningsrapport utført i Tolga kommune «Politisk styring og oppfølging av vertskommunesamarbeid» (orinteringssak Alle møteprotokoller er oversendt ordfører, og saksdokumenter og protokoller lagt ut til offentlig ettersyn. Møtene i Tynset kontrollutvalg holdes for åpne dører, med unntak av saker som er unntatt offentlighet. Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 oversendes kommunestyret. Årsmeldingen er å betrakte som kontrollutvalgets generelle melding til kommunestyret om egen virksomhet for driftsåret. SELSKAPSKONTROLL ( 13) Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Årsmelding kontrollutvalget i Tynset 2017 Side 7

16 Kontrollutvalget vedtok i sak 26/16, den å anta BDO som leverandør av Overordnet analyse og plan for selskapskontroll BDO leverte planen som bestilt av kontrollutvalget, og den ble behandlet i utvalgets sak 44/16 den Kommunestyret behandlet planen i sitt møte sak 7/17. Kontrollutvalgets innstilling ble vedtatt. Kommunestyrets vedtak lyder: Kommunestyret ber om at det gjennomføres selskapskontroll med: 1. IKT Fjellregionen IKS (FARRT) 2. Midt- Hedmark brann- og redningsvesen IKS Det er ikke gjennomført selskapskontroll i noe selskap i Kontrollutvalget vedtok i møte den sak 05/17 å gjennomføre selskapskontroll i FARTT der øvrige 4 eierkommuner inviteres til å bli med i felles prosjekt. De øvrige 4 kommuner hadde valgt andre prosjekter selskapskontroller for 2017 og dermed ikke hadde budsjetterte midler for felles prosjekt. Prosjektet ble som følge herav utsatt. Kontrollutvalget behandlet i møte den sak 13/17 invitasjon fra flere eierkommuner i Midt- Hedmark brann- og redning IKS om deltakelse i en felles selskapskontroll med ferdigstillelse innen Rapporten er blitt utsatt, da det i løpet av januar skal gjennomføres rettssak (pågår pr ) der flere av de aktuelle problemstillinger om kritiske forhold og varslinger er til behandling. SÆRLIGE OPPGAVER FOR KONTROLLUTVALGET ( 18) Kontrollutvalget skal etter 18 utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Der kommunen har egen revisjon avgir revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjett for revisjonen. Kontrollutvalget behandlet i sak 27/2017, den budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen i Dette ble vedtatt i tråd med kontrollutvalgets innstilling av Tynset kommunestyre sak nr. 109/17 den SAKSBEHANDLING OG SEKRETARIAT ( 20) Kommunestyret skal sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredsstiller utvalgets behov. Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. Årsmelding kontrollutvalget i Tynset 2017 Side 8

17 Tynset kontrollutvalg vedtok i sak 07/16 å lyse ut sekretariatstjenestene for kontrollutvalget på nytt og i samarbeid med Abakus AS. Kontrollutvalget gjorde i møte sak 06/17 følgende innstilling til kommunestyret som innstilling fra Abakus AS etter anbudsinnbydelse: Kontrollutvalget innstiller ovenfor kommunestyret at Kontrollutvalg Fjell IKS blir valgt som sekretariat for kontrollutvalget for perioden Kontrollutvalgets innstilling ble vedtatt i kommunestyrets møte den sak 33/17. ANDRE OPPGAVER Kontrollutvalget er ikke er forpliktet til å behandle andre enn de saker som det får seg forelagt fra kommunestyret, eller der det framgår av revisjonsforskriften. Når det gjelder henvendelser fra andre enn kommunestyret eller revisjonen, må kontrollutvalget selv vurdere om saken hører under utvalgets kompetanseområde og om det vil prioritere saken. Utvalget har behandlet følgende saker i 2017 utover det som er nevnt tidligere: Diverse orienteringssaker (sak på hvert møte) Kontrollrapport fra Skatteetaten for 2016 Revisors egenvurdering av uavhengighet Møteplan 2018 Egenevaluering av kontrollutvalgets arbeid Arbeidsform/interne retningslinjer kontrollutvalget Tynset, den Odd Eirik Resell Leder i kontrollutvalget Atle Fiskvik Ketil Leteng Signe Marit Lium Nestleder i kontrollutvalget Medlem i kontrollutvalget Medlem i kontrollutvalget Årsmelding kontrollutvalget i Tynset 2017 Side 9

18 Marit Motrøen Medlem i kontrollutvalget Norvald Veland Møtesekretær Årsmelding kontrollutvalget i Tynset 2017 Side 10

19 SAKER I TYNSET KONTROLLUTVALG 2016 Møtedato SAK NR. INNHOLD Møte nr. 1 01/2017 Godkjenning av saksliste og innkalling 02/2017 Protokoll fra møte /2017 Årsmelding for kontrollutvalgets virksomhet /2017 Vurdering av forvaltningsrevisjons prosjekt /2017 Vurdering av selskapskontroll /2017 Valg av leverandør Sekretariatet for perioden /2017 Orienteringssaker 08/2017 Åpen post Møte nr. 2 09/2017 Godkjenning av saksliste og innkalling 10/2017 Protokoll fra møte /2017 Årsoppgjøret 2016 Tynset kommune 12/2017 Konkurransegrunnlag forvaltningsrevisjon 13/2017 Innkommet sak deltakelse forvaltningsrevisjon Midt- Hedmark brann og redning IKS 14/2017 Orienteringssaker 15/2017 Åpen post Møte nr. 3 16/2017 Godkjenning av saksliste og innkalling 17/2017 Protokoll fra møte /2017 Valg av leverandør forvaltningsrevisjon 19/2017 Tertialregnskap Tynset kommune 1. tertial /2017 Reglement for kontrollutvalget 21/2017 Orienteringssaker 22/2017 Åpen post Årsmelding kontrollutvalget i Tynset 2017 Side 11

20 Møte nr. 4 23/2017 Godkjenning av saksliste og innkalling 24/2017 Protokoll fra møte /2017 Orientering fra utdanningssjef håndtering og rutiner mobbing i skolene 26/2017 Tertialregnskap Tynset kommune 2. tertial /2017 Budsjett for kontrollutvalget /2017 Orienteringssaker 29/2017 Åpen post Møte nr. 5 30/2017 Godkjenning av saksliste og innkalling 31/2017 Protokoll fra møte /2017 Forvaltningsrevisjon «Investeringsprosjekt brannstasjon i Jordkjenebygget - rapport 33/2017 Møteplan /2017 Orienteringssaker 35/2017 Åpen post MØTEDELTAKELSER 2016 Gjennom året 2016 Navn Møte nr Odd Eirk Resell, leder X X X X X Ingrid Lium, nestleder til X X Atle Fiskvik, nestleder fra X X Ketil Leteng, medlem X X X X X Marit Motrøen, medlem X X X X Signe Marit Lium, medlem X X X X Rune Storli, varamedlem X Terje Hylen, varamedlem X Atle Fiskvik, varamedlem Nils P Hagen, varamedlem Årsmelding kontrollutvalget i Tynset 2017 Side 12

21 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /18 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 04/18 Kontrollutvalget Vurdering og valg av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2018 Saksdokumenter: - Møtebok overordnet analyse og forslag til plan for forvaltningsrevisjon sak 43/16 (ikke vedlagt) - Overordnet analyse Tynset kommune, utarbeidet av BDO (ikke vedlagt) (ligger i sin helhet på - Møteprotokoll kommunestyrets behandling , sak 6/17 (ikke vedlagt) Saksframlegg: Den overordnede analysen med forslag til plan for forvaltningsrevisjon ble bestilt av kontrollutvalget den , sak 25/16, og er utarbeidet av BDO. Analysen og plan ble behandlet av kontrollutvalget i møte sak 43/16 og oversendt til kommunestyret som behandlet analysen i møte den , sak 6/17. Kontrollutvalgets innstilling til vedtak til kommunestyret var i sak 25/16 som følger: Kontrollutvalget legger fram plan for forvaltningsrevisjon for kommunestyret med følgende innstilling: Plan for forvaltningsrevisjon for vedtas, med følgende prioriterte prosjekter: 1 Psykisk helse blant unge 2" Analyser og ressursgjennomgang av tjenester for funksjonshemmede 3" Forvaltning og vedlikehold av den kommunale boligmassen Forvaltningsrevisjon i perioden utlyses på anbud gjennom Abakus AS som Tynset kommune er medeier i som forestår anbudsprosessene for kommunen Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta endringer i planperioden, samt å prioritere ressurser mellom gjennomføring av forvaltningsrevisjon i kommunen og i selskaper. Kommunestyret behandlet kontrollutvalgets innstilling i møte sak 6/17 med følgende vedtak: Plan for forvaltningsrevisjon vedtas, med følgende prioriterte prosjekter: 1. Ledelse, organisering og ressursbruk innenfor pleie og omsorg i alle sektorer og på alle nivå 2. Psykisk helse blant unge 3. Kontroll av investeringsprosjekter Forvaltningsrevisjon i perioden utlyses på anbud gjennom Abakus AS som Tynset kommune er medeier i som forestår anbudsprosessene for kommunen Kontrollutvalget i Tynset kommune Sak nr. 04/2018

22 MØTEBOK Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta endringer i planperioden, samt å prioritere ressurser mellom gjennomføring av forvaltningsrevisjon i kommunen og i selskaper. Kommunestyrets prioritering er noe annerledes enn kontrollutvalgets innstilling for 1. prioritet. Kontrollutvalget har allikevel fullmakt til å endre og prioritere. Kontrollutvalget vedtok i møte den sak 4/17: Kontrollutvalget vedtok å gjennomføre forvaltningsrevisjon på investeringsprosjekter knyttet til etablering av ny brannstasjon. Abakus AS bes lyse ut prosjektet på anbud snarest og samt ber om prosjektbeskrivelse. I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon, som skal vedtas endelig i kommunestyret. Planen er dermed endelig godkjent av kommunestyret i møte og kontrollutvalget skal følge opp med bestilling av forvaltningsrevisjon. Når valg av prosjekt er blitt foretatt, må prosjektet utlyses gjennom Abakus AS på anbud som vil utarbeide anbudsgrunnlag som kontrollutvalget skal godkjenne. Etter at valgt leverandør er gjort, vil det bli utarbeidet en prosjektbeskrivelse av valgt leverandør som kontrolltrollutvalget skal beslutte før selve prosjektarbeidet settes i gang. Kommunestyret har gjennom sitt vedtak endret på kontrollutvalgets innstilling med et nytt prosjekt som nr. 1. Vanlig praksis er at kontrollutvalget følger kommunestyrets vedtak når det gjelder prosjekter som skal gjennomføres, men som det fremkommer av vedtaket, har kontrollutvalget myndighet til å foreta endringer. Kontrollutvalget gjorde, som nevnt ovenfor, endring forvaltningsprosjekt i Kommunestyrets vedtak med prioritet 1 er følgende: Ledelse, organisering og ressursbruk innenfor pleie og omsorg i alle sektorer og på alle nivå. Sekretariatets forslag til vedtak: Saken legges frem uten forslag til vedtak. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tynset kommune Sak nr. 04/2018

23 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /18 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 05/18 Kontrollutvalget Vurdering av selskapskontroll i Tynset kommune i 2018 Saksdokumenter: 1. Plan for selskapskontroll (ikke vedlagt) Saksframlegg: Kontrollutvalget behandlet i møte sak 44/16- Plan for selskapskontroll. Planen ble vedtatt i kommunestyret , k-sak 7/17. I planen heter det at kontrollutvalget minst én gang i året må vurdere aktuelle selskaper med hensyn til gjennomføring av selskapskontroll, og hvilket omfang selskapskontrollen skal ha. Kontrollutvalgets innstilling til vedtak til kommunestyret var: 1. Frivillighetssentralen 2. IKT Fjellregionen IKS (FARTT) 3. Midt-Hedmark brann- og redningsvesen IKS Kommunestyret gjorde i sitt vedtak følgende prioritering: 1. IKT Fjellregionen IKS (FARTT) 2. Midt-Hedmark brann- og redningsvesen IKS Det er ikke krav i loven til at selskapskontroll skal gjennomføres årlig, kun vurderes. Saksvurdering: Selskapskontrollen kan deles i to deler: 1. Eierskapskontroll Dette innebærer at kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. 2. Forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon er definert i kommunelovens 77 nr. 4, som systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Selskapskontroll i form av forvaltningsrevisjon er frivillig og således opp til kommunestyret å bestemme gjennom vedtakelsen av planen for selskapskontroll. Kontrollutvalget i Tynset kommune Sak nr. 05/2018

24 MØTEBOK Behovet for å gjennomføre selskapskontroll vil normalt være større i forhold til selskaper som er tillagt et samfunnsmessig ansvar istedenfor eller utover et rent forretningsmessig formål. I slike selskaper vil det - i tillegg til en eierskapskontroll - også kunne være riktig å vurdere hvorvidt det vil kunne være hensiktsmessig med en vurdering av det enkelte selskaps måloppnåelse (forvaltningsrevisjon). Selskapskontroll omfatter imidlertid ikke en regelmessig kontroll med forretningsmessige disposisjoner. Slik kontroll faller innenfor styrets ansvarsområde. Prioriteringskriterier for selskapskontrollen vil være: Selskap som peker seg ut pga. tidligere kontroller og annen risikokunnskap om selskapet Selskap som gir et direkte tjenestetilbud til kommunens innbyggere Selskap som har et samfunnsmessig ansvar Selskap som leverer virksomhetskritiske tjenester til kommunen Selskap som er heleid av kommunen Selskap der kommunen har betydelig eierinteresse i antall aksjer (flertall) eller stor økonomisk del av aksjekapitalen Kriteriene er fastsatt ut fra to hensyn: Fokus på brukerperspektivet og fokus på økonomiske interesser. Disse hensynene er i samsvar med kommunaldepartementets merknader. Selskaper som først og fremst vil kunne være aktuelle for selskapskontroll: Aksjeselskaper der kommunen selv eller sammen med andre kommuner/fylkeskommuner eier alle aksjene Interkommunale selskaper opprettet iht. lov om interkommunale selskap Selskaper der kommunen har gitt tilskudd, næringsstøtte eller lign. Til å utføre selskapskontrollen skal det innhentes anbud gjennom Abakus AS. Valg av leverandør til å gjennomføre selskapskontroll gjøres av kontrollutvalget etter innstilling fra Abakus AS blant aktuelle leverandører som har levert godkjent anbud. Samlet omfang av selskapskontrollen vil måtte prioriteres opp mot andre kontrolloppgaver innenfor de til enhver tid gjeldende rammer og tilgjengelige ressurser. Det må videre legges til grunn at kontrollen ikke må få slike former at kontrollobjektets Nedenfor følger en oversikt over selskaper som er mulige kontrollobjekt: Selskap Eierandel Mrk IKT Fjellregionen IKS (FARTT) Eies sammen med 4 øvrige Kontroll sammen med øvrige kommuner eierkommuner. Midt-Hedmark brann- og redningsvesen IKS 9,9% Tynset kommune Øvrig av 9 andre kommuner Selskapskontroll gjennomført november 2016 Meskano AS 94.5% Tynset kommune Selskapskontroll utført i 2013 FIAS AS Nord-Østerdal kraftlag Alvdal Skurlag AS 19% Tynset kommune 9 øvrige kommuner i fellesskap 3,53% Tynset kommune Større antall øvrige både offentlige og private 0,25% eierandel Tynset kommune Invitasjon fra øvrige kommuner om å delta og dele kostnaden må vurderes Må innhente aksept for gjennomføring av øvrige eiere Må innhente aksept for gjennomføring av øvrige eiere Kontrollutvalget i Tynset kommune Sak nr. 05/2018

25 MØTEBOK Kontrollutvalget vedtok i møte sak 5/17: Kontrollutvalget vedtok å gjennomføre selskapskontroll i FARTT. Øvrige 4 eierkommuner inviteres til å bli med i felles prosjekt. Sekretariatet sender forespørsel til de øvrige 4 kommuner De 4 øvrige eierkommuner i IKT Fjellregionen IKS (FARTT) ble invitert til å få gjort en felles selskapskontroll. Flere av kontrollutvalgene hadde foretatt annen prioritering der FIAS var valgt. Som følge herav ble kontrollutvalgets valg for selskapskontroll i 2017 utsatt. Os, Holtålen og Røros har gjort følgende vedtak selskapskontroll i 2018: «Kontrollutvalget ber Revisjon Fjell igangsette en forvaltningsrevisjon i FIAS AS. Dette under forutsetning av at øvrige deltakerkommuner, som er eiere i Revisjon Fjell, ønsker å gjennomføre kontrollen. Utvalget ønsker følgende fokusområder: Selvkostprinsippet Skille mellom lovpålagte og ikke lovpålagte oppgaver.» Det påregnes at Tolga, Alvdal og Folldal vil gjøre likelydende vedtak. Selskapskontroll i FIAS påregnes bli besluttet og gjennomført i Tynset vil ha mulighet til å bli med her, antydet kostnad fra Revisjon Fjell IKS som skal gjennomføre selskapskontrollen, for Tynset kommune vil være i størrelsen kr Saken legges fram for vurdering av kontrollutvalget. Sekretariatets forslag til vedtak: Saken legges fram uten forslag til vedtak. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tynset kommune Sak nr. 05/2018

26 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /18 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 06/18 Kontrollutvalget Egenvurdering av revisors uavhengighet i henhold til forskrift om revisjon Saksdokumenter: - Skriv fra KPMG med egenvurdering av uavhengighet av Saksframlegg: Både kommuneloven ( 79) og forskrift om revisjon (kap.6) setter krav til revisors uavhengighet. Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. En del av dette påseansvaret ligger i det å sikre at revisor er uavhengig. I følge forskrift om revisjon 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Oppdragsansvarlig revisor og revisors medarbeidere på oppdraget skal være uavhengige. De kan ikke ha en tilknytning til kommunen som svekker deres uavhengighet eller objektivitet i gjennomføringen av revisjonen. Dette innebærer blant annet at de ikke kan: inneha andre stillinger, eller være medlem av styrende organer, hos kommunen eller virksomhet som kommunen har økonomisk interesse i «delta i eller ha funksjoner i» annen virksomhet dersom dette er i konflikt med rollen som revisor for kommunen Det er også relevant for vurderingen av uavhengighet om revisors nærstående eller revisors medarbeidere har tilknytning til kommunen. Det er videre lagt begrensninger på hvilke andre tjenester revisor kan levere til kommunen. Dette gjelder: rådgivningstjenester, dersom disse er egnet til å reise tvil om revisors uavhengighet tjenester som hører inn under ledelses- og kontrolloppgavene i kommunen å opptre som fullmektig for kommunen De som utfører revisjon for kommunen skal selv vurdere sin uavhengighet fortløpende. Sakvurdering: Kontrollutvalget har mottatt egenvurdering av uavhengighet fra oppdragsansvarlig revisor for Tynset kommune, KPMG ved statsautorisert revisor Siv Karlsen Moa i brev datert Kontrollutvalget i Tynset kommune Sak nr. 06/2018

27 MØTEBOK I møte sak 21/17 ble brevet lagt frem som orienteringssak, men ikke formelt godkjent av kontrollutvalget. Revisors egenvurdering av uavhengighet fremmes derfor som egen sak med formell godkjenning fra kontrollutvalget. Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget godkjenner oppdragsansvarlig revisors uavhengighetserklæring av Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tynset kommune Sak nr. 06/2018

28

29

30 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /18 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 07/18 Kontrollutvalget Orienteringssaker Sekretariatet vil presentere følgende orienteringssaker i møtet:! Melding om politisk vedtak Tynset kommunestyre vedtok den sak 3/18 forvaltningsrevisjon Investeringsprosjekt brannstasjon i Jordkjendbygget! NKRF s Kontrollutvalgskonferansen orientering Kontrollutvalget i Tynset kommune Sak nr. 07/18

31

32

33

34

35

36 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /18 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 08/18 Kontrollutvalget Åpen post Saksdokumenter: Ingen Saksframlegg: Hensikten med åpen post er at utvalgets medlemmer kan drøfte og fremme innspill til saker og forhold som kontrollutvalget bør/kan/må ta tak i. Pga sakens karakter, kan det være mulig at møtet må lukkes pga behandling av taushetsbelagte opplysninger, jf Offentlighetslovens 13. Det ligger i sakens natur at det ikke kan fattes enkeltvedtak i saken, bare drøfte aktuelle oppfølgingssaker og temaer. Det er ikke meldt inn noen temaer ved utsendelse av møteinnkalling. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Kontrollutvalget i Tynset kommune Sak nr. 08/2018