Et SKUP for fremtiden

Transkript

1 SLUTTRAPPORT: Et SKUP for fremtiden - Konklusjoner om SKUPs organisering SKUP Stiftelsen for en Kritisk og Undersøkende Presse side 1

2 Innhold INNHOLD... 2 UTVALGETS ANBEFALINGER... 3 INNLEDNING... 4 MANDATET... 5 UTVALGETS ARBEIDSFORM, METODE OG SAMMENSETNING... 6 Sammensetning... 6 Arbeidsform og metode... 6 ANDRE KONFERANSER OG LIGNENDE KONSEPT... 6 Gräv og FUJ... 6 Hellkonferansen... 7 De regionale konferansene... 7 Nordiske mediedager... 7 RESULTATER FRA SPØRREUNDERSØKELSEN... 8 Styremedlemmene mener... 8 Styreleders tillegg... 9 Representantskapet mener... 9 Styremedlemmenes arbeidsgivere mener SKUP-STYRET REPRESENTANTSKAPET Repskapets rådgivende og ressursfunksjon Særlig om valgkomité og kontrollkomité: Opprettelse av årsmøtevalgt valgkomité Opprettelse av årsmøtevalgt kontrollkomité ADMINISTRATIVE RESSURSER Frikjøp Kjøp av tjenester Sekretariat Flertallet mener: Mindretallet mener: SKUPS ØKONOMI ØKONOMISKE KONSEKVENSER Tillitsvalgte organer OM FORSLAG TIL VEDTEKTSENDRINGER Formålet Finansiering Årsmøtet Stiftelsens organer Styrets, rådets og kontrollutvalgets oppgaver Vedtektsforandringer VEDLEGG SKUP Stiftelsen for en Kritisk og Undersøkende Presse side 2

3 Utvalgets anbefalinger Vedr. styret Styrets må ikke utvides, men utvalget foreslår at varamedlemmer velges som faste medlemmer. Det totale møteantallet bør reduseres til 14 møter pr. år, heldagsmøter og noen få helgemøter anbefales. Årsmøtet må velge leder, nestleder og økonomiansvarlig separat. Utvalget ser at det største arbeidspresset på styremedlemmene er mellom møtene, og anbefaler at dette reduseres ved i større grad å trekke til seg ressurser til enkeltseminar/spor, samt i større grad å benytte seg av sekretariatsleder i den første delen av prosessen med å forespørre deltagere. Utvalget foreslår likestillingsregler for stiftelsens organer. Vedr. representantskapet Utvalget anbefaler at representantskapet erstattes med SKUPs råd, en valgkomité og en kontrollkomité. Utvalget mener dette vil tydeliggjøre oppgaver og forventninger. Vedr. sekretariatet Et samlet utvalg mener samtidig at det forhold at ordningen med sekretariatsleder fortsatt framstår som en prøveordning, må opphøre. Enten med ordningen formaliseres, eller opphøre. Utvalget er delt i spørsmålet om hva som bør bli framtidig løsning for SKUPsekretariatet: Et flertall mener dagens ordning, som en prøveordning i to år, skal utvides til en heltidsstilling. Mindretallet vil opprettholde en deltidsordning, eventuelt i kombinasjon med innkjøpte tjenester og frikjøp av styremedlemmer eller andre SKUPmedarbeidere, ut fra hva styret finner økonomisk forsvarlig. SKUP Stiftelsen for en Kritisk og Undersøkende Presse side 3

4 Innledning SKUPs organisasjonsutvalg ble nedsatt av styret sommeren 2008, etter at årsmøtet ba om å få forelagt forslag til nye måter å organisere stiftelsen på. Bakgrunnen for dette er tilbakemelding om tidvis svært stor arbeidsbelastning for styrets medlemmer. Tross massiv utvikling i kompleksitet og ressurskrav siden 1990, har stiftelsens organisatoriske ressurser og organiseringen av disse vært uendret, bortsett fra prøveordningen med 60 prosent ansatt sekretariatsleder. Styret har bedt oss utføre jobben i tråd med det mandat årsmøtet har gitt. Utvalget ser at arbeidsbelastningen på hvert enkelt styremedlem og i sær styrets leder, er svært stor. Utvalgets målsetning er derfor at våre anbefalinger vil bidra til å lette dette arbeidspresset i den grad det er mulig. Organisasjonsutvalgets anbefalinger fremgår av forrige side, og redegjøres for i rapporten som helhet. De fire første kapitlene inneholder utvalgets diskusjonsgrunnlag etter å ha sondert med lignende konferanser og organisasjoner, innhentet tilbakemeldinger fra styret, styrets arbeidsgivere og representantskapet og sekretariatsleder. Videre følger utvalgets diskusjon knyttet til SKUP-styret, representantskapet og sekretariatet, samt økonomiske anslag. Det viktigste faktagrunnlaget for utvalget er vedlagt i sin helhet. Utvalget har funnet arbeidet interessant, men krevende. Våre anbefalinger bærer preg av å ta med seg det beste fra SKUPs første nitten år, samtidig som vi ser et sterkt behov for å gi et nytt grunnlag for en moderne organisasjon for å møte de omfattende kravene og økonomiske forpliktelsene SKUP har hatt i sær de fem siste årene. Til alle dere dette angår: Lykke til med viktig SKUP-arbeid i årene som kommer! Oslo, den 1. februar 2009 Nils E. Øy, Trond Idås, Renie Thorleifsson, Heidi Molstad Andresen og Lars Nehru Sand SKUP Stiftelsen for en Kritisk og Undersøkende Presse side 4

5 Mandatet Utvalgets mandat ble vedtatt av SKUPs årsmøte i Mandater er i sin helhet: Arbeidet med å utvikle organiseringen av Stiftelsen for en Kritisk og Undersøkende Presse skal starte før sommeren 2008 og sluttføres i god tid før stiftelsens årsmøte 20. mars Den moderniseringen SKUP-konferansen som produkt har gjennomgått, uten tilsvarende tilstrekkeige, fortløpende endring av de organisatoriske rammer, nødvendiggjør behovet for en organisatorisk gjennomgang. Arbeidet skal først og fremst gjennomgå dagens sammensetning og oppgaver til styret, representantskapet og SKUP-sekretariatet. Dette skal sees i en helhet og i en sammenheng med de øvrige innkjøpte tjenester SKUP i dag er avhengige av. Arbeidet skal dessuten se dagens organisering av SKUP i lys av SKUPs utvikling og sammenlignet med andre tilsvarende konsept som Nordiske Mediedager, Hellkonferansen, Gräv (se) og FUJ-konferansen (dk). Arbeidet skal gjennomgå SKUPs vedtekter. Gjennomgangen kan ved behov også omfatte forslag til vedtektsendringer i tråd med stiftelsesloven. I den grad forslag til endringer vil måtte medføre økte utgifter for SKUP, skal en inntjening av dette sannsynliggjøres. Arbeidets konklusjoner bør i den grad det er relevant gjenspeiles i styrets forslag til Handlingsplan for Representantskapet og stiftelsens viktigste bidragsytere skal orienteres om gjennomgangens konklusjoner. Den eller de som har ansvaret for arbeidet rapporterer til SKUP-styret. Arbeidet skal munne ut i en skriftlig gjennomgang med konklusjoner og forslag til endringer. SKUP skal også i fremtiden være en ikke-kommersiell stiftelse, i all hovedsak basert på frivillighet. Stiftelsen skal arbeide med de samme formål som i dag. SKUP Stiftelsen for en Kritisk og Undersøkende Presse side 5

6 Utvalgets arbeidsform, metode og sammensetning Sammensetning Styret nedsatte utvalget i møte den 12. juni, styresak Utvalget har konstituert seg selv med Nils E. Øy (Medlem av SKUPs representantskap/generalsekretær for Norsk Redaktørforening) som leder. Utvalget har for øvrig bestått av Trond Idås (Medlem av SKUPs representantskap/rådgiver i Norsk Journalistlag), Renie Thorleifsson (Medlem av SKUPs representantskap, journalist i NRK Brennpunkt), Heidi Molstad Andresen (Nestleder i SKUPstyret/ utgavesjef i Dagbladet Magasinet) og Lars Nehru Sand (SKUPs sekretariatsleder/journalist i Aftenposten). Arbeidsform og metode Utvalget har jobbet selvstendig og intensivt. Det er avholdt syv møter, hvor fraværet har vært minimalt. Det er ført og utsendt referat fra samtlige møter. Mellom møtene har utvalgets medlemmer hatt ansvaret for innhenting av ulik informasjon om andre konferanser og økonomiske nøkkeltall. Styremedlemmene, deres nærmeste redaksjonelle foresatte og medlemmer av representantskapet er gitt muligheten til å komme med innspill gjennom en spørreundersøkelse gjennomført via epost. Undersøkelsen har dannet et viktig grunnlag for utvalgets omfattende diskusjoner. Sittende styreleder Håkon Haugsbø og sekretariatsleder Lars Nehru Sand har skriftlig gitt særskilte innspill til utvalget i kraft av sine posisjoner som styrer det overordnede arbeidet for stiftelsen mellom styrets møter og har hovedansvaret for de lange linjene for SKUP-arbeidet. Andre konferanser og lignende konsept Gräv og FUJ Sammenlignet med våre søsterorganisasjoner i Sverige (Gräv) og Danmark (Foreningen for Undersøgende Journalistik) er begge disse organisasjonene større, medlemsbaserte organisasjoner. De arrangerer til en viss grad mindre komplekse konferanser med utelukkende frivillig innsats og et mindre budsjett. Gräv har 975 medlemmer og tar 350 SEK i årskontingent. FUJ har 400 medlemmer og tar 250 DKK i kontingent. Gräv organiseres av lokale arrangørgrupper, avhengig av hvor i Sverige konferansen finner sted. I tillegg til konferansen som har rundt deltagere (toppåret 2008) og programposter, står organisasjonen på tre andre ben: redaksjonell nettside, Scoop-magasinet og kursvirksomhet i redaksjonene. Den danske FUJ-konferansen består av kun 20 seminarer, hotell må ordnes på egen hånd, men FUJ tilbyr i tillegg opptil åtte kveldsseminarer ellers i året. SKUP Stiftelsen for en Kritisk og Undersøkende Presse side 6

7 I begge land består hovedstyret av i underkant av ti frivillige, deltageravgiften er i underkant av 2000 SEK/DKK. FUJ står økonomisk kun på egne ben, mens Gräv støttes av flere medieforetak. Begge organisasjonene sliter i dag økonomisk, og vil i tiden som kommer søke nye måter å organisere og finansiere sine konferanser på. Det er lite å hente fra de skandinaviske organisasjonenes erfaringer. Utvalget merker seg at svenskene og danskene gjerne skulle hatt den friheten det gir å være organisert som en stiftelse, slik SKUP er. Samtidig ser vi deres møtevirksomhet, nettsider og magasiner som nyttige supplement til selve konferansen. Hellkonferansen Hellkonferansen er Norges nest største journalistkonferanse, og fyller 15 år i år. Konferansen er eiet av NJs lokallag og har de siste årene hatt 300 deltagere. I løpet av den helgen (fre-søn) konferansen varer, er det i underkant av 20 seminarer. Hellkonferansen er i hovedsak organisert likt SKUP, men uten sekretariatsleder. Før 07- konferansen ble imidlertid styreleder frikjøpt rundt 20 dager. Han kunne selv bestemme om dagene skulle fordeles på én dag i uken over flere uker, eller daglig de siste dagene før konferansen. Størstedelen av frikjøpet ble finansiert gjennom NJ, men også NRK Tyholt, Adressa, Trønderavisa, Namdalsavisa og Apressen Trøndelag støttet lønnsmidlene økonomisk. De regionale konferansene I tillegg til Hellkonferansen er det også regionale konferanser i nord, sør, øst og vest. Disse arrangeres kun hvert andre år, men er ellers lik Hellkonferansen i organisering, men i ulik grad mindre besøkt. Utvalget har i liten grad sammenlignet SKUP med disse konferansene, som er: Svarte Natta (Nord-Norge), Sommerkonferansen (Sørlandet/Rogaland), Hauststormen (Vestlandet) og Gull og Gråstein (Østlandet). Nordiske mediedager Nordiske Mediedager (NMD) er organisert som en stiftelse, med NRK, Tv2, BA, BT, UiB, og Bergen kommune som stiftere. Stifterne forplikter seg til å ha folk i programkomitéen, styret og repskapet. Disse får dermed lønnet fri fra jobben for å arbeide med konferansen. NMD har kun heldagsmøter. Konferansen arrangeres over fire dager (ons-lør) og hadde i sesjoner, 4 workshops og 3 filmvisninger. Det var 1438 påmeldte deltagere. Sekretariat består av til sammen tre ansatte, to faste og én prosjektansatt. Styret møtes hver måned til heldagsmøter, todagersmøter (ukedager) i september og før jul. Det er staben som gjør det meste av arbeidet mellom møtene. Styremedlemmene er mer å anse som et redaksjonsråd. NMDs budsjett er på 6 millioner kroner. Inntektene er deltageravgiften (3 450 kr.) I tillegg får NMD store sponsorinntekter fra næringslivet (Telenor kr, Norwegian kr., Sparebanken vest kr. Til sammen fra 1,7 millioner kroner.). NMD avvikles i Grieghallen og har kun mulighet til tre parallelle seminarrekker, totalt ca 42 seminarer. Tilbyr hotellpakker, men er ikke et kompakt overnattingstilbud og felles måltider som SKUP Stiftelsen for en Kritisk og Undersøkende Presse side 7

8 SKUP. Deltagerne kommer hovedsakelig fra etermedier, og det er høyere andel leder/mellomledere som deltar enn hva tilfellet er på SKUP. Innlederne får ikke honorar, men NMD dekker reisekostnader og én overnatting. Ved invitasjon av utenlandske gjester tilbys heller ikke honorar, men det legges til rette for for eksempel turistaktiviteter i tilknytning til oppholdet. Resultater fra spørreundersøkelsen Utvalget har bedt styremedlemmene, representantskapets medlemmer og styremedlemmenes nærmeste redaksjonelle overordnede (sjefer) uttale seg gjennom et spørreskjema utvalget utarbeidet og distribuerte elektronisk. Samtlige 15 styremedlemmer svarte, 13 av sjefene svarte (92 prosent), og blant av 26 repskapsmedlemmer svarte 22 (85 prosent). Styreleder svarte i tillegg på seks spørsmål knyttet spesielt til lederrollen. Sjefene har svart anonymt. For de andre har svarene vært sporbare. Spørreskjemaet er vedlagt i sin helhet. Hovedkonklusjonene fra undersøkelsen er: Det bør legges opp til heldagsmøter, da på bekostning av helgemøter og kveldsmøter. Sekretariatslederfunksjonen er kjærkommen, men kan utvides såfremt dette ikke flytter politisk makt fra styret. Styremedlemmene er splittet i synet på om deltagerbooking (selve den journalistiske oppgaven rundt konferanseforberedelsene) skal utføres av en sekretariatsfunksjon. Mesteparten av SKUP-arbeidet gjøres i fritiden, mellom møtene. Både blant styrets og representantskapets medlemmer er det et utbredt inntrykk at SKUParbeidet gir mye til den enkelte. Det blir i mindre grad sannsynliggjort hvor mye av arbeidet/følelsen/misjonen som når videre til SKUPernes redaksjon som kollegium. Styremedlemmene mener Mesteparten av SKUP-arbeidet gjøres på fritiden. På grunn av stort produksjonspress brukes arbeidsdagen kun unntaksvis til SKUP-arbeid. Styremedlemmene deltar for det meste på møtene, men mener antallet møter er noe i overkant og bør reduseres, fortrinnsvis ved hjelp av heldagsmøter. Det vil trolig være aktuelt for et flertall av styrets medlemmer å be om fri i noe større grad enn i dag. Styret mener sekretariatet fungerer svært bra i dag, og noen spør seg om stillingsbrøken bør utvides og/eller flere bør frikjøpes. Blant de som svarer med konkrete oppaver som kan tillegges en sekretariatsfunksjon, er forslagene: Booke og holde kontakt med paneldeltagere og programledere på oppdrag fra styret, booke hotshots i god tid, ta seg av korrespondanse/visumbestilling med utlendinger, utvikle/oppgradere kontaktarkiv, holde styret oppdatert på forskning/kartlegginger, evalueringer av relevans, SKUP Stiftelsen for en Kritisk og Undersøkende Presse side 8

9 utarbeide en grundig innføring i hva SKUP-arbeidet krever til nytte for nye medlemmer, VButarbeidelse/koordinering, logistikk og økonomisk kompetanse, ekstern foredrag og kursing. På direkte spørsmål om sekretariatet skal overta bookingansvar, er halvparten positive, mens fem av 14 er litt negative og to personer er negative (1). I spørreskjemaet ble ikke bookingansvar nærmere definert, og det er grunn til å tro at de spurte har ulik oppfatning av hva bookingansvar innebærer. Enkelte vil muligens oppfatte det som at sekretariatleder overtar både booking og all videre korrespondanse med forelesere, mens andre trolig definerer bookingansvar som at sekretariatsleder sørger for å opprette kontakt og undersøke hvorvidt foreleserne som styremedlemmene har foreslått har lyst og anledning, før styremedlemmene overtar den videre korrespondansen. Styremedlemmene er bedt om å rangere ulike tiltak som er foreslått for å forenkle styrets arbeidshverdag. På en skala fra 1 til 6 (hvor 6 er best), skårer økte ressurser i SKUP-sekretariatet høyest (5,53) i snitt. De andre tiltakene er i mindre grad populære: Frikjøpt styreleder (5), flere heldagsmøter (4,93), økt innsats fra representantskapet (4,71), færre kveldsmøter (4,54), eksterne arbeidsgrupper med delegerte oppgaver (3,57), mens lavere ambisjoner for SKUP-konferansen (1,43) oppleves som uaktuelt. Styreleders tillegg Styreleder nevner en rekke ekstraoppgaver som faller på ham (evt. i samarbeid med sekretariatsleder): Kontraktsforhandlinger med hotellet, organisering av forespørsler om foredrag/kurs/debatt, planlegging av styrets arbeid, saksforberedelser og innstillinger, oppfølging av styremedlemmene, medieforespørsler, kontakt med IJ/NR/NJ/juryen, arbeidet med stipendene, kontakt med søsterorganisasjoner/konferanser, forefallende arbeid det tar like lang tid å løse selv som å delegere. Styreleder mener mange av oppgavene han i dag gjør, er viktig å ha innblikk i fordi styreleder er og skal være øverste ansvarlig. Sekretariatet må ikke overta den politiske makten. Styreleder mener arbeidspresset i perioder er i overkant av hva man kan forvente at arbeidsgiver aksepterer, men er samtidig glad for og klar over at hans arbeidsgiver er glad for å ha SKUP-lederen. Nåværende styreleder mener frikjøp vil være et gode for SKUP, men upraktisk for eget (og sikkert andres) vedkommende. Han tror samtidig frikjøp vil appellere til en del aktuelle kandidater, og understreker at frikjøp vil understreke for kandidatene at vervet er svært tidkrevende. Representantskapet mener Utvalget oppfatter det som om representantskapets medlemmer er noe delt i synet på hva repskapets funksjon er og bør være. Hovedoppsummeringen er likevel: Å rådgi styret i spørsmål om konferanseprogrammet og andre forhold knyttet til konferansen, bidra til praktisk gjennomføring av konferansen, være døråpner for SKUP i fora man har tilgang til, være ambassadør for SKUP og bidra til å bevare og utvikle SKUPs grunntanke og sjel. Samtidig peker én respondent på at repskapet av enkelte oppfattes som en gjeng æresmedlemmer. To av respondentene føler også det er vanskelig å svare på spørsmålet. SKUP Stiftelsen for en Kritisk og Undersøkende Presse side 9

10 Det nevnes i liten grad forslag til nye oppgaver som er omfattende forskjellig fra hva respondentene føler er dagens oppgaver. Syv oppgir da også at svaret er det samme som i dag. Noen legger til men mer aktivt. Av konkrete forslag er likevel: Gjøre prosjektarbeid for styret gjennom året, være mer aktive i samfunnsdebatten; kursvirksomhet; foredragsvirksomhet og bokutgivelser. 21 har besvart spørsmålet rundt hvorvidt det er behov for egne repskapsmøter. Tolv svarer ja, mens ni mener nei. Styremedlemmenes arbeidsgivere mener Av de tolv som svarer på spørsmålet om redaksjonen har noe utbytte av at en av kollegene er med i SKUP-styret, føler de fleste at redaksjonen kan høste noe positivt å ha et medlem i styret. To respondenter svarer at redaksjonen ikke har noe utbytte av SKUP-tilknytningen. Av tolv sjefer, svarer ti på hvordan de opplever at styremedlemmet bruker sin arbeidstid til SKUP-arbeid. Fire mener det er i liten grad, tre mener det er en del, men ikke problematisk. Tre svarer på en måte som må oppfattes som mye, i betydningen for mye. Av de elleve som svarer på spørsmål om mer bruk av lønnet fri til SKUP-arbeid, stiller ni seg i mer eller mindre grad positive til bruk av dette for å redusere antallet styremøter. Holdningen til fri for å gjøre forefallende arbeid mellom møter, er sjefene i noe mindre grad positive til. På direktespørsmål om hvor mange fridager det vil være akseptabelt å be om pr år, varierer svarene fra tre til fjorten dager. Tre av elleve svarer 0. Snittet er 5,7 dager. Utelater man 0- svarene, er snittet 7,9 dager. Knappe ressurser, tap av nøkkelkompetanse, vikarbudsjettet og større arbeidspress på kollegaer oppgis som vanskeliggjørende grunner. Én respondent viser til klubbregulativ for faglig relatert fravær. Én respondent forteller at informasjonen om at kollegaen var innvalgt, kom i ettertid av valget. Sjefen etterlyser informasjon i forkant og at det blir tydelig hvilke forpliktelser og arbeidspress man som redaksjon da må forholde seg til. Det pekes også på at SKUP-arbeidet er for krevende, og tidvis fører til rovdrift på andre ansatte i redaksjonen. SKUP-styret Møtene: Utvalget har gjennomgått styrets årshjul og påpeker det stramme programmet for styremedlemmene. Holder man selve konferansehelgen utenom, er det 16 møter i året, mot de siste årene. Dette viser at helge- og heldagsordningen har fungert i forhold til å redusere det totale møtebehovet. Organisasjonsutvalget mener det er behov for ett helgemøte etter sommeren, to/ett heldagsmøte på høsten og to/tre heldagsmøter på våren, tillegg til ordinære kveldsmøter. Dette bør muliggjøre at det totale møteantallet reduseres til 14 møter i året (mot 22 før 2007-konferansen). Utvalget SKUP Stiftelsen for en Kritisk og Undersøkende Presse side 10

11 registrerer at en økende grad av vedtakene også fattes pr. mail. I tillegg kan telefonmøter vurderes ved behov. Styrets årshjul for arbeidet med 2009-konferansen er vedlagt i sin helhet. Utvalget vil berømme styret for den struktureringen av arbeidet dette har ført til. Arbeidsmengde: Utvalget forstår at mesteparten av belastningen på styrets medlemmer faller utenom møtene. Booking- og seminarrelatert arbeid er for mange en stor motivasjon for vervet, samtidig som det er en betydelig arbeidsbyrde. Å redusere byrden, vil kunne frata mange medlemmer det de faktisk er motivert til å gjøre. Utvalget vil ikke anbefale en utvikling i retning av NMD-modellen, hvor styret er å anse som et redaksjonsråd, mens sekretariatet gjør hovedjobben med å booke gjester og tilrettelegge seminar. Utvalget vil heller ikke anbefale et årsmøtevalgt ressursutvalg, som skal iverksette seminararbeid på oppdrag fra styret.. Utvalget mener det vil være uheldig om de som beslutter og de som gjennomfører, ikke er likeverdig med på idéarbeidet fra start til slutt. Utvalget vil derimot anbefale styret i større grad enn i dag å trekke til seg ressurspersoner/organisasjoner til de seminarer/hovedspor dette vil være naturlig. Utvalget merker seg at Internasjonal Reporter hadde ansvaret for ett seminar i 2008, og at ressurspersoner har ansvaret for lederspor og datakurs før 2009-konferansen. Utvalget mener også at sekretariatsleder i større grad kan brukes til å sjekke ut potensielle navn, dersom stillingsbrøken utvides. Dersom man har en liste på aktuelle gjester til ett tema, kan sekretariatsleder ringe alle, mens styret kobles inn når én har takket ja. Alt arbeid i fasen frem til foredragsholdere har takket ja, kan i større grad gjøres av andre enn styrets medlemmer. En kombinasjon av disse tiltakene vil minke arbeidsbyrden på styrets medlemmer mellom styremøtene tilfredsstillende. Antallet styremedlemmer: Utvalget ser ingen grunn til å endre antallet styremedlemmer, men stiller spørsmål ved antallet varamedlemmer. Vi mener styret bør bestå av kun faste medlemmer, ettersom det ikke er noen praktisk forskjell mellom styremedlemmer og varamedlemmer, og selv om dette vil kunne gjøre det mer krevende å få et vedtaksdyktig styre på møtene. Økonomiansvarlig: Utvalget mener årsmøtet bør velge en økonomiansvarlig blant styremedlemmene. Selv om det ligger et daglig økonomiansvar hos sekretariatslederen og regnskapsfører, mener utvalget at styret også må ha en dedikert økonomiansvarlig i stiftelsens styre. Representantskapet En stor andel av utvalgets diskusjoner har vært knyttet til hvordan oppgaven og forventningene til Representantskapet skal tydeliggjøres. Utvalget kan til en viss grad si seg enig i den kritikk som har vært reist mot dagens ordning, hvor representantskapet i liten grad benyttes. Utvalget registrerer at også representantskapets medlemmer kommenterer at deres faktiske ansvar og oppgaver mellom konferansene er noe diffuse. SKUP Stiftelsen for en Kritisk og Undersøkende Presse side 11

12 Jfr. stiftelsens vedtekter, er det kontrolloppgaven og valgkomitéfunksjonen som er de konstitusjonelt sett viktigste oppgavene for representantskapet. Disse oppgavene ønsker utvalget å skille ut i egne utvalg. Utvalget har videre vurdert ulike modeller for den rådgivende og ressurspersonfunksjonen repskapet er tiltenkt, men som i dag ikke er tydeliggjort nok. Repskapets rådgivende og ressursfunksjon. Diskusjonen rundt hvordan/i hvilken grad den rådgivende og nettverksbyggende funksjonen skal videreføres har vært vanskelig. Utvalget minner om at det er på dette punkt diskusjonen tidligere har stoppet opp. Utvalget har drøftet følgende løsninger: a) Droppe repskapet helt, og si at alle SKUP-venner møtes på konferansen. Ivrige hjelpere vil uansett stille seg til disposisjon når styret spør. Pro: De som hjelper til, gjør det likevel. De viktige funksjonene vil bli ivaretatt av kontroll og valgkomité. Con: Vil kunne føre til tap av ressurspersoner og minke SKUP-familiens omfang. b) Ha en årsmøtevalgt, forpliktet arbeidsgruppe på maks ti personer som bidrar med de oppgaver styret trenger avlastning til. Pro: økt forpliktelse til de som velges, men er utenfor styret. Mange vil være med å gjøre litt når det nærmer seg. Denne løsningen bidrar til fortsatt og økt formalisering av dette. Con: Rart å sitte i en arbeidsgruppe, uten å være med på å ta beslutningene. Styrets delegering kan føre til at gruppens oppgaver/ansvar forvitrer. Vanskelig å vite hva dette innebærer for dem som stiller opp. c) Opprette SKUPs råd som har en politisk og rådgivende funksjon. Pro: En måte å holde nøkkelpersoner inne i varmen på og sørge for at de fortsetter å arbeide for SKUPs gode. Con: Ingen reell endring fra dagens repskap, vil fortsatt være en vanskelig definert ordning. d) Styret inviteres SKUP-venner, sponsorer, tidligere ledere og andre SKUP-styret vil ha inne i varmen på en årlig fagdag eller middag el. tilsv. på høsten/ved årsskiftet. Pro: En måte å holde nøkkelpersoner inne i varmen på. Trenger ingen ytterligere formalisering. Con: Kan lett virke som en litt arrangert løsning. Utvalget har etter lengre tids diskusjon konkludert med å anbefale opprettelsen av SKUPs råd. Rådet skal bestå av 9 medlemmer som velges av årsmøtet og tildeles konkrete oppgaver. Rådet skal supplere styret, kontrollkomitéen og valgkomitéen mellom årsmøtene, ved frafall. Rådet skal, på styrets initiativ, bli rådført i spørsmål om konferanseprogrammets hovedlinjer, i særlig viktige enkeltsaker og i saker hvor det er stor og/eller prinsipiell uenighet i styret. Medlemmene av SKUPs råd skal for øvrig arbeide til det beste for SKUPs formål. SKUP Stiftelsen for en Kritisk og Undersøkende Presse side 12

13 Særlig om valgkomité og kontrollkomité: Opprettelse av årsmøtevalgt valgkomité Utvalget foreslår at stiftelsens årsmøte velger en valgkomité for ett år av gangen. Valgkomitéen skal forberede årsmøtets valg av representanter til styret, kontrollkomité, valgkomité og SKUPs råd. Valgkomitéen skal bestå av tre personer og konstituerer seg selv. Komitéens hovedansvar er å i god tid ha forberedt både kandidatene på valg og deres arbeidsledere på hvilket ansvar hvert enkelt verv innebærer. Utvalget registrerer at denne informasjonen i dag er mangelfull, og mener det er uholdbart dersom arbeidsgivere først etter valget er informert om ansattes SKUP-arbeid. Komitéen rapporterer til årsmøtet ved at komitéens beretning inngår i stiftelsens årsberetning. Opprettelse av årsmøtevalgt kontrollkomité Utvalget foreslår at stiftelsens årsmøte velger en kontrollkomité for ett år av gangen. Komitéens oppgave skal være å kontrollere at styrets og stiftelsens virksomhet er i tråd med lovverk, vedtekter og årsmøtevedtak. Komiteens medlemmer skal ha tilgang til styremøter, innkallinger, referat, regnskap, budsjettforslag og andre relevante dokumenter. Kontrollkomitéen skal bestå av tre personer og konstituerer seg selv. Komitéen rapporterer til årsmøtet. Administrative ressurser Frikjøp Utvalget har diskutert muligheten for å erstatte/kombinere dagens sekretariat med frikjøp av styreleder/styremedlemmer. Dette vil både tidsmessig og økonomisk være mer fleksibelt enn en utvidelse av sekretariatet, og en god måte å lette styreleder/styremedlemmers arbeidshverdag i intensive perioder. I perioden fra desember og frem til konferansen kan man engasjere folk til konkrete oppgaver og tilpasse det SKUPs økonomi det aktuelle året. Utvalget ser at ordningen kan være spesielt relevant for å gi styreleder rom til å gjøre jobben. Kombinert med en videreføring av dagens deltidssekretariat vil dette kunne gi en god kontinuitet og sikre gode rammer for de to som til enhver tid vil/skal ha oversikten og ansvaret for fremdriften av SKUPs langsiktige arbeid. Styreleder kan for eksempel frikjøpes én dag i uken fra desember, samt siste uke/to uker før konferansen. Totalantallet dager pr. år kan i god tid klareres med styreleders overordnede hos arbeidsgiver. Styremedlemmer som har omfattende arbeidsoppgaver som hovedansvar for tunge spor, Late Night Show eller andre områder som krever stor grad av koordinering i en hektisk innspurt, kan også frikjøpes ved behov. SKUP Stiftelsen for en Kritisk og Undersøkende Presse side 13

14 Utvalget mener samtidig denne løsningen vil være svært sårbar fordi ikke alle arbeidsgivere vil kunne tilby den fleksibiliteten SKUP da er avhengig av. Det vil også kunne påvirke hvem som ønsker/har muligheten til å stille til valg som styreleder. Svarene fra sittende styreleder underbygger dette. Utvalget har nevnt, men ser bort fra, en løsning hvor man slår sammen dagens sekretariatslederfunksjon og styrelederfunksjon og utvider til en 100 prosent lønnet, arbeidende styreleder. Det ville kreve at styreleder fikk innvilget permisjon uten lønn fra sin ordinære jobb for det året han/hun er valgt, for så å få sin lønn fra SKUP og jobbe fulltid for stiftelsen. Utvalget mener dette vil være en for liten fleksibel løsning med tanke på hvem som vil være aktuelle til vervet. Kjøp av tjenester I fortsettelsen av diskusjonen over, peker utvalget på muligheten på å leie inn ekstern arbeidskraft i kortere engasjement for å løse konkrete oppgaver for styret. Da trenger man ikke henvende seg til dem som allerede ofrer mye for SKUP, men kan baserer seg på studenter, frilansere og andre som har muligheten for et kortere engasjement. Disse må selvsagt rapportere til styret, og kan møte i styremøter ved behov. Denne løsningen vil også legge opp til lønnsutgifter som blir avgrenset i tid, og kunne tilpasses SKUPs økonomi det aktuelle året. Ansvaret for hele spor, booke gjester, lage magasin, skrive artikler, underholdningsansvar, større prosjekt som hotellanbud, booking og regnskap osv. er eksempler på tjenester utvalget mener kan frikjøpes. Ulempen med en slik ordning er at ikke alle oppgaver egner seg for frikjøp. Mye av den arbeidsmengden styreleder, styremedlemmer og sekretariatsleder i dag opplever som krevende, er snakk om oppgaver som i seg selv er for små til å kunne settes ut til de som ikke er en del av den intense arbeidsprosessen, men som i sum virker mye. Samtidig vil rekruttering av eksterne, og informasjonsflyten til/fra dem ville medføre et ekstraarbeid. Å legge opp til en arbeidskrevende løsning med det målet å spare arbeidsmengde, er det grunn til å ha et bevisst forhold til. Det er selvsagt fortsatt mulig å fortsette innkjøp av regnskapstjenester og sekretariatstjenester som i dag. Sekretariat Sekretariatsleder har i en skriftlig tilbakemelding gitt sin redegjørelse. Av notatet fremgår det at han mener 60 prosent stillingsbrøk gir en grei fremstilling av arbeidspresset, men spør om SKUP er tjent med at sekretariatslederen også jobber med andre ting. Det foreslås en rekke tiltak som vil være til det bedre for SKUP, men som også vil legitimere en økning i stillingsbrøken. Blant tiltakene kan nevnes SKUP-håndbok, inntektsgivende arbeid, informasjonsarbeidet, koordinering/booking av innledere og vb-innslag, representasjon/foredrag, regnskapsføring. Jobben er i dag i store deler av året er mer enn en heltidsstilling, og sekretariatsleder mener derfor det ligger til rette for en heltidsansatt sekretariatslederstilling. SKUP Stiftelsen for en Kritisk og Undersøkende Presse side 14

15 Det påpekes at i sær innkjøpte sekretariatstjenester fra IJ og regnskapsføring kan inngå i en hundre prosents daglig leder-stilling. Som tidligere nevnt mener utvalget at sekretariatsleder i større grad enn i dag kan bidra i den innledende fasen med å researche mulige foredragsholdere og forespørre dem i første runde. I notatet blir det også påpekt at SKUP p.t. ikke har noen lokaler eller infrastruktur som en organisasjon trenger. Utvalget har diskutert innspillene i lys av en mulig negativ inntekstsutvikling også for SKUP. Utvalget har vurdert hvorvidt en fulltidsansatt sekretariatsleder vil være bærekraftig. Blant annet sett i lys av den alternative muligheten for økt frikjøp av styremedlemmer og styrets leder i sær, og om dette vil passe/kunne tilpasse seg styrets arbeidssituasjon og stiftelsens økonomi bedre. Per i dag kjøper SKUP-sekretariatet inn to viktige tjenester. Det første er regnskapsføringstjenester, p.t. fra Regnskapsteknisk Byrå. I tillegg kjøper SKUP sekretariatstjenester fra IJ for påmeldingstjenester og sekretariat for SKUP-juryen. Utvalget mener det bør vurderes i hvilken grad SKUP selv kan gjøre deler av denne jobben. Møtestrukturen virker til en viss grad overførbar, men utvalget antar SKUP-styrets motivasjon for innsatsen er å utvikle konferansen og seminarene, mer enn å være et redaksjonsråd som vender tommelen opp eller ned. Mye av SKUP-styrets arbeidspress vil dermed naturlig være mellom møtene, samtidig som møtestrukturen vil bli kritisk gjennomgått i en senere del av denne rapporten. Utvalget mener det ikke vil være etisk akseptabelt å gå inn for næringslivssponsorer, slik NMD har gjort. Et samlet utvalg mener samtidig at dagens ordning hvor sekretariatslederfunksjonen har fortsatt som en prøveordning, må opphøre og/eller formaliseres. NEVNTE PROBLEMSTILLINGER lagt til grunn: Utvalget har ikke klart å enes om en omforent anbefaling av hvordan SKUPs administrative ressurser bør organiseres i fremtiden. Utvalgets to forslag med begrunnelse følger her i sin helhet. Flertallet mener: Et flertall, bestående av Trond Idås, Heidi Molstad Andresen og Lars Nehru Sand, går inn for at dagens ordning med sekretariatsleder i 60 prosent stilling utvides til 100 prosent stilling, som et prosjekt med to års prøvetid. Disse medlemmene mener at dette er det mest hensiktsmessige grepet som kan tas for å håndtere flere av utfordringene SKUP står overfor som følge av konferansens store vekst og profesjonalisering gjennom det siste tiåret. Målet er å avlaste styret og styreleder med mange av de praktiske arbeidsoppgavene som følger med planleggingen og gjennomføringen av konferansen. Spørreundersøkelsen blant styremedlemmene viser at de legger ned en betydelig arbeidsinnsats på fritiden, og at en avlastning gjennom et heltids sekretariat har høyeste prioritet blant tiltakene som er foreslått for å lette styrevervet. En frigjøring av styret fra mer praktiske og driftsmessige gjøremål, vil gi styremedlemmene mer tid til å jobbe med konferansens faglige innhold. Det vil også føre til at arbeidsbelastningen som SKUP Stiftelsen for en Kritisk og Undersøkende Presse side 15

16 følger med styrevervet reduseres, noe som kan være viktig for rekrutteringen og kontinuiteten i styret i en tid med økende arbeidspress i mange redaksjoner. I flertallets modell ligger det også et forslag om at oppgavene med å føre regnskap og håndtere påmeldingene til konferansen overtas av sekretariatsleder. SKUP betalte drøyt kroner for å få utført disse oppgavene i Allerede i dag tilsvarer sekretariatslederens arbeidsmengde mer enn 60 prosent i store deler av året, spesielt fra desember til og med april. Siden utvalgets forslag skal bidra til en enklere arbeidshverdag for styrets medlemmer og styrets leder i sær, mener flertallet at en utvidelse av sekretariatslederfunksjonen er den mest konkrete og enkleste måten å oppnå dette på. Det veier tungt at styremedlemmene selv, gjennom utvalgets spørreundersøkelse, har gitt uttrykk for ønske om en utvidelse av sekretariatslederfunksjonen. Til sammenligning har Nordiske Mediedager et sekretariat bestående av to fast ansatte og en prosjektmedarbeider på full tid. Disse medlemmer mener det er nødvendig med én ansatt som kan holde i alle tråder, følge opp og ha et overordnet ansvar for stiftelsens arbeid. Dette følger av SKUPs utvikling til å bli en betydelig aktør i det journalistfaglige tilbudet. For alle i og rundt SKUP er det også et poeng å ha en kontaktperson som er lett å nå og som ikke har en annen fulltids/deltidsjobb å måtte ta hensyn til. Flertallet mener også det vil være enklere å knytte til seg dyktige kandidater dersom SKUP har en fulltidsstilling å by på, ikke en jobb hvor man forutsetter at kandidaten har en annen inntekt ved siden av. Spesielt sett i lys av at sekretariatslederen store deler av året ikke vil kunne bruke særlig mye tid på annet inntektsgivende arbeid. Flertallet mener at en full stilling ikke vil bryte med SKUPs sterke frivillighetstradisjon. Beslutningen om å ha administrativt ansatte for å støtte og muliggjøre frivillighet, har i flere tiår dominert de frivillige organisasjonene her til lands. SKUP har i snart fire år hatt en deltidsansatt. Å utvide dette til en heltidsansatt vil ikke representere noe ideologisk skifte, men reflektere profesjonaliseringen av SKUP. Å ha en øverste administrativ ansvarlig for økonomi og oppfølging av vedtak, vil dessuten være en viktig sikkerhet for stiftelsen. På den annen side er det grunn til å ha respekt for en økonomisk forsiktig holdning. Flertallet stiller seg likevel noe undrende til hvordan mindretallets forslag om innkjøp av tjenester og frikjøp av tillitsvalgte skal organiseres, uten at det medfører ekstraarbeid for for eksempel styrets leder. Flertallet mener også at de mange oppdaterings- og samordningsoppgavene som det vil være naturlig at en fulltids sekretariatsleder følger opp og løser både under og mellom styremøter, ikke kan erstattes av en tilfeldig frikjøp-løsning. Å engasjere folk vil dessuten ta tid og kreve ressurser i seg selv. En utvidelse av stillingsbrøken fra 60 til 100 prosent, øker lønnskostnadene fra (tall fra regnskapet) ca til ca kroner i året, altså ca kroner. I dag er utgiftsbildet dette: Sekretariatsleder 60 pst, totale lønnskostnader pr nov 08: (Fast månedslønn er nå ) IJ-sekretariat 2008: til lønn/registrering (hvorav reg.gebyr for 605 delt= ) SKUP Stiftelsen for en Kritisk og Undersøkende Presse side 16

17 Regnskapsføring pr nov 08: kroner. SKUPs egenkapital ved inngangen til 2009 ser ut til å være i underkant av 1,2 millioner kroner (foreløpige tall). SKUPs budsjett for 2008 var 1,5 millioner i inntekter og 1,2 millioner kroner i utgifter. Som nevnt ovenfor innebærer flertallets forslag at regnskapsføringen og akkrediteringen til konferansen overtas av sekretariatsleder, noe som vil føre en besparelse på ca kroner. Netto merkostnad for SKUP blir etter dette ca kroner, dersom man legger kostnadsnivået i 2007 til grunn. For å ta høyde for lønnsutvikling og uforutsette kostnader, er det fornuftig å anslå merkostnaden for en fulltids sekretariatsleder til kroner i året. Flertallet mener at det er en riktig prioritering og investering å ta denne kostnaden for å avlaste styret og sikre den organisasjonsutviklingen som er skissert ovenfor. Flertallet mener at organisasjonen har økonomi til å gjennomføre et prøveprosjekt med sekretariatsleder på full tid i en toårsperiode fra 2009 til 2011, slik at ordningen kan evalueres på årsmøtet i Justerer man opp de årlige totale lønnsutgiftene til kroner, dropper IJ-avtalen og regnskapsføring, sparer man inn av i økte utgifter. En utgiftsøkning på kroner, vil tilsvare 20 prosent av 2008-budsjettets utgifter. I 2007 utgjorde lønnsutgiftene 23,7 prosent av stiftelsens totale kostnader. Utvalget har en forståelse for at signaleffekten av at lønnsutgiftene blir en for stor del av stiftelsens totale utgifter, kan være uheldig, samtidig er sekretariat og administrasjon en ikke uvesentlig del av en stiftelses drift. Skal SKUP stå for påmeldingen via NJs samarbeidspartner akkreditering.net, vil det påløpe mellom kroner (uten betalingsløsning/sms) og (inkl 1000 navn/transaksjoner og sms), betaling i utgifter til akkredideringstjenesten, avhengig av preferanser på systemet. Dette vil uansett halvere kostnadene fra registreringsgebyret i dagens IJ-avtale. Det må i tillegg påregnes noe utgifter til leie av lokaler, selv om dette skal kunne ordnes innenfor samarbeidsorganisasjoner og/eller mediebedrifter. Mindretallet mener: Et mindretall, Renie Thorleifsson og Nils E. Øy, legger avgjørende vekt på at SKUP har vært - og etter mandatet fortsatt skal være - en virksomhet som i hovedsak er basert på frivillighet. Opprettelse av et fast bemannet sekretariat vil binde store ressurser, samtidig som det kan gjøre ressurssituasjon mer sårbar ved sykdom o.l. Dertil kommer den aktuelle økonomiske situasjon i fag og bransje, som gjør SKUPs finansielle situasjon mer usikker de nærmeste årene. Endelig er det grunn til å peke på den rådende skepsis hos medieorganisasjonene til å bygge opp enda et fagbasert sekretariat, i tillegg til medieorganisasjonene selv, IJ og andre fellesinstitusjoner. Disse medlemmene går derfor inn for en mer fleksibel ordning, der SKUP-styret på basis av den til enhver tid gjeldende økonomi i stiftelsen, kan velge mellom - eller å kombinere mellom - en rekke ulike former: Å engasjere medarbeidere på deltid/åremål, frikjøpe styremedlemmer og andre SKUP-ere, engasjerere medlemmene i det foreslåtte nye råd, opprette arbeidsgrupper, samt kjøpe tjenester fra medieorganisasjoner og institusjoner, og fra andre leverandører slik det også delvis er gjort til nå. SKUP Stiftelsen for en Kritisk og Undersøkende Presse side 17

18 Disse medlemmer vil understreke at de behov SKUP måtte ha for å ha kontinuitet, kompetanseoppbygging og bevaring like godt og ofte bedre kan skje gjennom avtaler med f eks IJ eller andre medieorganisasjoner eller institusjoner. Disse medlemmer er skeptiske til at SKUP i dagens økonomiske situasjon skal basere drift og heltids bemannet sekretariat på forbruk av stiftelsens opparbeidede kapital. Det er åpenbart at de forventede inntekter de første årene neppe kan finansiere en heltids stilling, og det er nødvendig også i lys av den økonomiske situasjon å opprettholde en egenkapital som kan sikre stiftelsen mot konkurs. Mindretallet forutsetter at SKUP-styret, dersom man velger å gå for en heltids stilling, vil foreta en grundigere beregning av kostnader som kan påløpe. Mindretallet kan ikke anbefale noen bestemt prosentstørrelse for en deltids ansatt i SKUPsekretariatet. Vi ser det som vesentlig at styret må vurdere innkjøp av tjenester og frikjøp av styremedlemmer m.v., som del av en endelig løsning, også i forhold til den kompetanse aktuelle søkere innehar. Vi tar likevel for gitt at en fast åremålsordning har liten mening dersom den er mindre enn 50 prosent. SKUPs økonomi Utvalget har så langt det er mulig gjennomgått stiftelsens økonomi, basert på revidert regnskap fra de fem siste årene. Den utstrakte bruken av store samleposter har gjort dette arbeidet svært krevende. At utgiftssiden kun er delt opp i fem ulike fellesposter, gjør det vanskelig å se hva pengene faktisk har gått til, og hvordan dette har utviklet seg over tid. Utvalget ber derfor styret bedre kvaliteten på årsmøterapporteringen av stiftelsens økonomi, noe utvalget også er kjent med at årsmøtet sist etterlyste. Utvalget har sett på styrets nylig vedtatte kontoplan og vil berømme styret for å ha tatt helt nødvendige grep for å sikre en bedre oversikt over stiftelsens økonomi. Egenkapitalsituasjonen pr. inngangen til 2009 er svært god, likeledes driftsresultatet fra Det er likevel ingenting som tilsier at dette er en gitt situasjon. I dag foretas den daglige regnskapsføringen av et eksternt firma, og sekretariatsleder er SKUPs økonomiansvarlige. Utvalget mener styret må ha en valgt økonomiansvarlig, og går inn for en vedtektsendring som legger opp til dette. Utvalget ser det som viktig at økonomiansvaret også er klart definert og plassert i styret, som er stiftelsens utøvende myndighet mellom årsmøtene. Økonomiske konsekvenser Tillitsvalgte organer Utvalget ser ingen betydelige økonomiske konsekvenser av de anbefalte tiltakene, men ber styret ta med økte møteutgifter som følge av flere heldagsmøter/helgemøter, samt møteutgifter til kontroll- og valgkomité etter behov. Også opprettelsen av SKUPs råd vil kunne medføre noen kostnader forbundet med evt. møtevirksomhet, men rådet trenger i utgangspunktet ikke ha egne møter som krever reisevirksomhet. SKUP Stiftelsen for en Kritisk og Undersøkende Presse side 18

19 En oversikt over den økonomiske utviklingen, og utviklingen i konferanseavgift og deltagere, følger vedlagt. Om forslag til vedtektsendringer Utvalget har gjennomgått SKUPs vedtekter med sikte på dels ajourføring til dagens praksis, dels endringer av organisasjonsmessig karakter og dels med sikte på å kontrollere at vedtektene er i samsvar med ny stiftelseslov som trådte i kraft i Utvalget kan ikke se at den nye stiftelsesloven krever endringer i seg selv. Riktig nok stiller denne loven et krav til grunnkapital i stiftelser på kroner, men dette er et krav som stilles ved opprettelse av nye stiftelser. Det er ingen ting som tyder på at man vil kreve at eldre stiftelser skal øke grunnkapitalen. Så lenge det nyopprettede Stiftelsestilsynet ikke kommer med noe påbud i den retning, mener utvalget at man kan regne med at vår grunnkapital på kroner er i orden. Stiftelsen SKUP er registrert i Stiftelsestilsynets register. Stiftelsesloven har imidlertid en annen bestemmelse som må følges opp, nemlig 48, som fastsetter at eventuelle endringer av vedtektene skal godkjennes av Stiftelsestilsynet. Dette innebærer at etter at vedtektsendringer er godkjent (ved annen gangs behandling på SKUPs årsmøte), skal de sendes tilsynet for godkjennelse. Utvalget har ikke sett det nødvendig å skrive dette inn i vedtektene, ettersom dette alt er fastlagt i loven. Formålet SKUPs formål har alltid hatt et punkt om at man skal arbeide for å få utgitt et fagtidsskrift, og fra tid til annen har man også utgitt skrifter. Tiden har etter utvalgets syn vist at trykte skrifter neppe kan svare seg, både på grunn av kostnadene og tilgjengeligheten. Flere SKUP-styrer har i stedet arbeidet med og utviklet et godt nettsted, og utvalget mener at dette er en form for faglig forum som er langt mer tidsriktig enn et trykt skrift. Vi foreslår derfor å stryke punktet om å jobbe for å få utgitt et fagtidsskrift. Utvalget foreslår også bestemmelsen endret slik at styret har som oppgave å arrangere en priskonkurranse hvert år, i samsvar med det som er praksis i dag. Finansiering Den gamle finansieringsparagrafen tok utgangspunkt i at arrangeringen av SKUP-konferansene skulle gå på rundgang hos ulike, lokale arrangører. Den modellen er forlatt, og vårt forslag til ny bestemmelse samsvarer med dagens praksis. Årsmøtet Utvalget foreslår at SKUPs vedtekter skal få en egen bestemmelse som fastslår at årsmøte skal holdes hvert år, og at bestemte oppgaver skal løses på årsmøtet. Tidligere ble årsmøtet nevnt nærmest i en bisetning. Bestemmelser som regulerer hvem som har stemmerett og hvem som kan velges til verv i SKUP er beholdt, selv om formuleringene er nye. Bestemmelsen fastsetter hvilke organer SKUP skal ha og årsmøtet skal velge disse. SKUP Stiftelsen for en Kritisk og Undersøkende Presse side 19

20 Stiftelsens organer Også dette er en ny bestemmelse, der det enkelte organ blir listet opp og der det reguleres hvordan de skal velges og sammensettes. Her foreslås innført at valgene skal skje etter forslag fra en årsmøtevalgt valgkomité, slik det er vanlig i organisasjonslivet. Arbeidet med å foreslå navn til SKUPs organer har hittil ligget hos representantskapet, eller i et utvalg oppnevnt derfra. Vi foreslår også at SKUP skal få en kontrollkomité. Noen kaller et slikt organ for desisjonskomité eller -utvalg, men vi mener det er mer beskrivende å kalle det med den funksjon komiteen skal ha. Meningen er at kontrollkomiteen skal følge løpende med i styrets arbeid og disposisjoner, slik at man får både en forvaltningskontroll og en økonomisk kontroll. Kontrollkomiteen skal avgi en rapport om dette til årsmøtet. Kontrollkomiteen overtar da delvis den oppgaven som representantskapet hadde tidligere, men det er altså årsmøtet som etter forslaget heretter skal sluttbehandle regnskap og rapporter. Utvalget foreslår å nedlegge nåværende representantskap, hovedsakelig fordi det er blitt stort og ganske uhåndterlig, og uten klare oppgaver. Det har etter hvert blitt en samling av personer som har gått ut av styre og jury, og uten at organets funksjon har vært særlig tydelig. Oppslutningen fra representantskapets medlemmer har da også vært svært varierende. Utvalget foreslår altså at de viktigste organisasjonsmessige oppgaver som nå ligger i representantskapet skal overtas av valgkomité og kontrollkomité. Utvalget mener likevel at SKUP kan ha behov for et organ sammensatt av personer som kan opptre som ambassadører for SKUPs formål i tillegg til at rådet i visse sammenhenger bør spørres om råd og dessuten kan erstatte årsmøtet når det er behov for å ha suppleringsvalg til styret eller komiteer. Utvalget vil begrense antallet medlemmer i rådet til ni. Utvalget mener valgkomiteen bør legge mye arbeid i å sette sammen et råd som blant annet kan ivareta god kommunikasjon overfor viktige bransje- og fagmiljøer. Styrets, rådets og kontrollutvalgets oppgaver Utvalget foreslår at denne bestemmelsen ajourføres til dagens praksis når det gjelder hovedoppgaven i første avsnitt. Dessuten foreslår vi at styret aktivt skal bruke rådet som rådgiver når styret har vanskelige saker til behandling, enten fordi et oppstår stor uenighet eller fordi det dreier seg om prinsipiell uenighet. Utvalget mener også det er riktig at oppgaven med å sette sammen en jury skal ligge hos styret, og at dette skrives inn i vedtektene. De øvrige oppgavebestemmelsene (for råd og kontrollutvalg) gir mer eller mindre seg selv, og trenger ikke ytterligere kommentarer. Vedtektsforandringer Utvalget har ikke sett noen grunn til å foreslå endringer i kontrollsystemet med vedtektsendringer. I og med at SKUP ikke er en medlemsorganisasjon, og at det etter forholdene kan være ganske lett å kuppe organisasjonene, mener vi at denne sikkerhetsventilen fortsatt bør stå i vedtektene. Det kan reises spørsmål om det med denne bestemmelsen vil ta flere år før man kan gjennomføre endringene i organisasjonen, men det er etter utvalgets oppfatning ikke nødvendig. Vi mener at årsmøtet 2009 kan bestemme seg for å nedsette en valgkomite som skal forberede valgene i 2010, som kan skje etter ny modell dersom årsmøtet 2010 bekrefter de endringene som årsmøtet vedtar i år. SKUP Stiftelsen for en Kritisk og Undersøkende Presse side 20