Lørenskog kontrollutvalg

Transkript

1 Lørenskog kontrollutvalg Dato: kl. 17:30 Sted: Møterom 457, Lørenskog rådhus Notat: Eventuelle forfall meldes sekretæren på mobil evt. på e-post Varamedlemmer skal ikke møte uten særskilt innkalling. Lørenskog For leder i Lørenskog kontrollutvalg, Erik Bratlie Rådgiver Kjell Nordengen og konsulent Samia Esam, Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS

2 Saksliste Ca. tid for behandling: Saker til behandling 36/18 Orientering om overordnet revisjonsstrategifor regnskapsrevisjonen :30 37/18 Revidert prosjektplan - hjemmetjenester 18:00 38/18 Orientering fra revisjonen 18:15 39/18 Referater 18:25 40/18 Eventuelt 18:30

3 36/18 Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen / Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen 2018 : Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen 2018 Arkivsak-dok. 15/ Saksbehandler Samia Esam Saksgang Møtedato Lørenskog kontrollutvalg Sak 36/18 ORIENTERING OM OVERORDNET REVISJONSSTRATEGI FOR REGNSKAPSREVISJONEN 2018 Forslag til vedtak/innstilling: Kontrollutvalget tar fremleggelsen om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2018 for Lørenskog kommune til orientering. Vedlegg: Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2018 for Lørenskog kommune Saksframstilling: Kontrollutvalget skal føre tilsyn med revisjonen og påse at kommunen blir revidert på en betryggende måte, jf. kontrollutvalgsforskriften. I tillegg til at kontrollutvalget holder seg løpende orientert om revisjonsarbeidet gjennom regnskapsåret, så ivaretar utvalget sitt påseansvar ved å følge opp revisjonen og revisjonsarbeidet ved å få forelagt seg en overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen, samt underliggende risikovurderinger. Revisor avdekker og forebygger feil og mangler i kommunens økonomiske rapportering gjennom sine kontroller. I tillegg veileder revisor kommunen for å bidra til å forebygge og avdekke feil og misligheter. Regnskapsrevisjonen skal gi grunnlag for å bekrefte at årsregnskapet er avlagt i henhold til lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk. Revisor går ikke gjennom alle tall i årsregnskapet, men kontrollerer deler av det, basert på en vurdering av risiko for vesentlige feil i regnskapet. Det er et krav (ISA 300 Planlegging av revisjon av et regnskap) at revisor skal utarbeide en plan for hvordan revisjonen skal gjennomføres. Revisjonsplanen bygger på en overordnet revisjonsstrategi som beskriver revisjonens formål og omfang, når revisjonen skal utføres og hvilken angrepsvinkel den skal ha. Revisjonsplan og strategi baseres på en vurdering av risiko og vesentlighet. Formålet med overordnet revisjonsstrategi er å dokumentere tilstrekkelige og effektive revisjonshandlinger i forbindelse med regnskapsrevisjon. 1

4 2 36/18 Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen / Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen 2018 : Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen 2018 Revisjonen legger frem den overordnede revisjonsstrategien for Lørenskog kommune i denne saken. Revisjonsstrategien beskriver revisjonens formål, kommunens nåværende økonomiske stilling og intern kontroll. Det legges opp til at revisjonen kort presenterer den overordnede revisjonsstrategi og besvarer kontrollutvalgets innspill og spørsmål i møtet.

5 36/18 Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen / Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen 2018 : Overordnet revisjonsstrategi Lørenskog kommune 2018 Overordnet revisjonsstrategi 2018 for Lørenskog kommune

6 36/18 Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen / Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen 2018 : Overordnet revisjonsstrategi Lørenskog kommune 2018 ROMERIKE REVISJON IKS INNHOLD 1 INNLEDNING REVISJONENS FORMÅL Risiko og vesentlighetsvurderinger 2 2 Lørenskog kommune Kommunens økonomi Økonomiske måltall Driftsbudsjettet Investeringer Gjeld egenkapital og likviditet 6 3 Intern kontroll 8 4 REVISJONSPLAN Gjennomføring og ressurser Risikoer Vesentlighet 12

7 36/18 Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen / Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen 2018 : Overordnet revisjonsstrategi Lørenskog kommune 2018 ROMERIKE REVISJON IKS 1 INNLEDNING Revisor plikter å utarbeide et overordnet planleggingsdokument for regnskapsrevisjon hvert år. Det er revisjonsstandarden ISA 300 som omhandler planlegging av revisjon av et regnskap som ligger til grunn for dette arbeidet. Formålet med den overordnede revisjonsstrategien er å gi kontrollutvalget nødvendig informasjon om revisors arbeid med planlegging og gjennomføring av revisjon av kommunen. 1.1 REVISJONENS FORMÅL Formålet med regnskapsrevisjonen er å bekrefte at årsregnskapet er utarbeidet i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. Revisor konkluderer på regnskapsrevisjon gjennom revisors beretning. I revisors beretning skal revisor uttale seg om: at årsregnskapet er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Lørenskog kommune per 31. desember, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge. at de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet i det alt vesentlige er i samsvar med budsjettvedtak, og at budsjettbeløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett. at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av kommunens regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. Revisor plikter å innrette revisjonen etter lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk. Videre må revisor vurdere om kommunen har sørget for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i henhold til bokføringsloven, samt har etablert betryggende økonomisk internkontroll. Revisor skal også vurdere risikoen for feilinformasjon i årsregnskapet som følge av misligheter og feil. Side 1

8 36/18 Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen / Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen 2018 : Overordnet revisjonsstrategi Lørenskog kommune 2018 ROMERIKE REVISJON IKS 1.2 Risiko og vesentlighetsvurderinger Revisor gjennomfører risikovurderingsanalyser av kommunen for å kartlegge om det er områder hvor det foreligger risiko som kan medføre vesentlige feil i regnskapet. Resultatet av analysene er utslagsgivende for omfang og valg av revisjonshandlinger som skal utføres. Revisor er ikke opptatt av bagatellmessige forhold, og vil planlegge å utføre revisjonen med sikte på å avdekke eventuelle vesentlige feil eller mangler. Vesentlighetsgrensen er sentral ved utarbeidelse av en konklusjon i revisjonsberetningen. I en normal revisjonsberetning sier revisor at «årsregnskapet er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og i det alt vesentlige gir en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til kommunen per 31. desember». Brukerne av regnskapet står i sentrum ved vurdering av vesentlighet, det vil si at feilinformasjonen er vesentlig dersom den antas å påvirke de økonomiske beslutningene til brukerne av regnskapet. Kommunens økonomiske evne til å tåle feil i regnskapet vil være sentral ved fastsettelse av vesentlighetsgrensen. Revisor har også økt aktsomhetsnivå på områder som har stor oppmerksomhet fra de folkevalgte. Som brukere av Lørenskog kommunes årsregnskap regnes først og fremst kommunens politikere og administrasjon, men også innbyggerne og andre eksterne med interesse for kommunens virksomhet og planene for denne. Dette gjelder leverandører, långivere, kunder, skatte- og avgiftsmyndigheter og andre offentlige myndigheter, lokalsamfunn/lokalpresse og samfunnet for øvrig. Revisor skal fastsette vesentlighetsgrense for regnskapet totalt sett, og vesentlighetsbegrepet anvendes av revisor både ved planlegging og utføring av revisjon. Begrepet er også sentralt når revisor skal ta stilling til hvilken virkning identifisert feilinformasjon skal ha for vurdering av eventuell ikke-korrigert feilinformasjon i regnskapet. Vesentlighetsgrensen er sentral når revisor skal utarbeide konklusjonen i revisjonsberetningen. I de tilfeller hvor revisor avdekker feil som vurderes som vesentlige får dette konsekvens for revisjonsberetningen i form av en merknad, enten som en presisering eller et forbehold. Side 2

9 36/18 Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen / Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen 2018 : Overordnet revisjonsstrategi Lørenskog kommune 2018 ROMERIKE REVISJON IKS 2 LØRENSKOG KOMMUNE 2.1 Kommunens økonomi Økonomiske måltall Lørenskog kommune har fastsatt handlingsregler for sunn økonomiutvikling over tid. Handlingsreglene er sterke føringer hvor kun tungtveiende forhold kan begrunne at reglene ikke følges fullt ut. Dette er viktige parametere for å vurdere om kommunes økonomi er bærekraftig over tid. 1. Kommunens netto driftsresultat skal gjennomsnittlig utgjøre minst 2 % av kommunens brutto driftsinntekter i planperioden. Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi anbefaler at netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter bør ligge på rundt 1,75 % over tid. Netto driftsresultat er den mest sentrale indikatoren for den økonomiske balansen i en kommune. Den gir uttrykk for hva kommunen har til disposisjon til avsetninger, inndekning av eventuelle tidligere underskudd og til investeringer etter at driftsutgifter, renter og avdrag er betalt. 2. Kommunens netto gjeld målt i % av kommunens samlede driftsinntekter skal reduseres. Langsiktig gjeld må holdes på et forsvarlig nivå. Lørenskog kommune har høyt gjeldsnivå. De siste årene er gjelden redusert, men fortsatt på et nivå som skaper en finansiell risiko dersom for eksempel renten økes eller behovet for investeringer blir stort % av de samlede investeringer søkes finansiert ved bruk av egne midler. 4. Kommunens disposisjonsfond bør utgjøre minimum 5 % av kommunens samlede driftsinntekter. Kommunens investeringsfond bør utgjøre minimum 2 % av kommunens samlede driftsinntekter. Side 3

10 36/18 Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen / Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen 2018 : Overordnet revisjonsstrategi Lørenskog kommune 2018 ROMERIKE REVISJON IKS Kommunenes sentralforbund (KS) har foretatt en analyse av kommunenes økonomiske handlingsrom og har lagt til grunn følgende tre indikatorer: gjeldsgrad, netto driftsresultat og disposisjonsfond med følgende «måltall»: Gjeldsgrad (investeringslån fratrukket ubrukte lånemidler) i prosent av driftsinntekter Lite/begrenset økonomisk handlingsrom Over 75 % av driftsinntekter Begrenset/moderat økonomisk handlingsrom % av driftsinntektene Større grad av økonomisk handlingsrom Under 65 % av driftsinntektene Netto driftsresultat etter avsetning til/bruk av bundne fond - i prosent av driftsinntekter Disposisjonsfond (korrigert for mer-/mindreforbruk) i prosent av driftsinntekter Under 1 % av driftsinntektene Under 5 % av driftsinntektene 1-2 % av driftsinntektene 5-8 % av driftsinntektene Over 2 % av driftsinntektene Over 8 % av driftsinntektene Analyse for Lørenskog kommune viser følgende tall: Gjeldsgrad (investeringslån fratrukket ubrukte lånemidler) i prosent av driftsinntekter 114,9 % 122,9 % 116,1 % 123,4 % 134,0 % Netto driftsresultat etter avsetning til/bruk av bundne fond - i prosent av driftsinntekter 3,3 % 2,3 % 2,4 % 1,8 % 1,6 % Disposisjonsfond (inkl. mindreforbruk/merforbruk) i prosent av driftsinntekter 9,1 % 7,3 % 7,4 % 6,2 % 5,5 % Lørenskog kommune har høy gjeldsgrad, men kommunen har også et netto driftsresultat som tilsier en større grad av økonomisk handlingsrom. Kommunens ubundne driftsfond tilsier begrenset økonomisk handlingsrom. Med meget høy gjeldsgrad i forhold til kommunens størrelse vil si at Lørenskog kommune er veldig sårbar overfor renteøkning, noe som igjen kan påvirke midler til tjenesteproduksjon/driften. Høy gjeld fører til at kommunen har høye finansutgifter, og dette vil påvirke kommunens handlingsrom i årene som kommer. Det betydelige investeringsnivået vil gjøre kommunens økonomiske utfordringer krevende også i årene fremover. Basert på finansieringsopplegg som skisseres i økonomiplanen , vil netto gjeld øke med ca. 1,4 mrd. kroner Driftsbudsjettet Rammene for kommunens drift er avhengig av nivået på overføringer fra statsbudsjettet og skatteinntektene. I 2017 dekket rammetilskuddet 26,8 % av driftsutgiftene, mens skatteinntektene dekket 46,5 % og eiendomsskatten 2,4 %. Samlet dekker skatt og rammetilskudd 75,7 % av kommunens utgifter. I budsjettet for 2018 dekker rammetilskuddet 28,4 % av driftsutgiftene, mens skatteinntektene dekker 46,3 % og eiendomsskatten 2,5 %. Samlet dekker skatt og rammetilskudd 77,2 % av kommunens utgifter i budsjettet for Side 4

11 36/18 Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen / Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen 2018 : Overordnet revisjonsstrategi Lørenskog kommune 2018 ROMERIKE REVISJON IKS Tabellen under viser netto driftsresultat for årene , og budsjettert netto driftsresultat for planperioden. År Netto driftsresultat i prosent av driftsinntekter Regnskap 2016 Regnskap 2017 Budsjett 2018 Budsjett 2019 Budsjett 2020 Budsjett ,29 % 3,28 % 1,01 % 1,30 % 0,57 % 0,51 % Netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter 3,50% 3,00% 2,50% 2,00% 1,50% 1,00% 0,50% 0,00% Regnskap 2016 Regnskap 2017 Budsjett 2018 Budsjett 2019 Budsjett 2020 Budsjett 2021 For 2018 er netto driftsresultat budsjettert langt lavere enn mål om minimum 2 % netto driftsresultat av driftsinntekten, men med en liten økning i Budsjettert netto driftsresultat i prosent av driftsinntekter er under 2 % i hele planperioden. Lørenskog kommune rapporterer økonomisk status tre ganger gjennom året til kommunestyret. Av rapportering pr 1. tertial fremgår følgende «Kommunen har pr april et regnskapsmessig mindreforbruk på 6,4 mill kr. Det legges til grunn balanse ved årets slutt, men med en risiko for merforbruk innenfor deler av tjenestene.» Investeringer Opprinnelig investeringsbudsjett for 2018 har en samlet ramme på 952,5 mill. kroner hvorav 507,4 mill. kroner skal finansieres med bruk av lån. Det tilsvarer en lånefinansieringsgrad på 53,2 %. Kr 155,6 mill. av investeringene gjelder selvkost og dekkes av kommunens innbyggere. Det er budsjettert med 3,3 mrd. kroner til investeringer i planperioden. Av dette er ca. 760,6 mill. kroner VAR prosjekter (selvfinansierende prosjekter). Side 5

12 36/18 Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen / Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen 2018 : Overordnet revisjonsstrategi Lørenskog kommune 2018 ROMERIKE REVISJON IKS Investeringsbudsjett (tall i kr) Budsjett 2018 Budsjett 2019 Budsjett 2020 Budsjett 2021 Handlingsplanen viser høyest aktivitetsnivå i perioden , deretter reduseres aktiviteten noe i I den økonomiske rapporteringen til kommunestyret blir det også rapportert på investeringsprosjekter. Kommunestyret vedtar budsjettjusteringer gjennom året i forbindelse med økonomirapporteringene, dette i tråd med kravet om realistisk ettårig investeringsregnskap. Pr 1. tertial 2018 er det investert for 82,1 mill. kroner. Dette utgjør 8,6 % av samlede investeringer i budsjett Prognosen for 2018 er det 176,6 mill. kroner lavere enn vedtatt budsjett Gjeld, egenkapital og likviditet Kommunens likviditet fremstår som god. Nøkkeltall for arbeidskapitalen sier noe om evnen til å dekke kortsiktige forpliktelser. Arbeidskapitalen (omløpsmidler kortsiktig gjeld) var pr på 628,5 mill. kroner. Dette er en endring (økning) fra 2016 på 149,2 mill. kroner. Ved måling av likviditet bør det tas hensyn til ubrukte lånemidler som inngår i kommunens kontantbeholdning og som skal benyttes til fremtidige investeringer. Pr var denne på 467,6 mill. kroner. Disposisjonsfond (inkl. mindreforbruk i 2017) pr utgjør 9,1% av driftsinntektene, noe som er over det KS har vurdert som et godt økonomisk handlingsrom (over 8 %). Side 6

13 36/18 Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen / Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen 2018 : Overordnet revisjonsstrategi Lørenskog kommune 2018 ROMERIKE REVISJON IKS Disposisjonsfondet er innenfor begrenset/moderat økonomisk handlingsrom. Kommunens eget mål om at disposisjonsfond bør utgjøre minimum 5 % av samlede driftsinntekter er oppfylt pr Disposisjonsfond var pr kr 245,5 mill. 1 mot kr 183 mill. året før. I tillegg til disposisjonsfondet har Lørenskog kommune pr også kr 123,6 mill. kr i ubundne investeringsfond (4,6 % av samlede driftsinntekter). Kommunens langsiktig gjeld til investeringer var pr på 3,5 mrd. kroner. Totalt er det vedtatt låneopptak på inntil 507 mill. kroner til finansiering av investeringer i Dette medfører økte kapitalutgifter som belastes kommunens drift. Den delen av lån som gjelder investeringer på selvkostområdet blir dekket av kommunens innbyggere gjennom betaling av kommunale gebyrer. Gjeldsgrad dvs. netto lånegjeld 2 i forhold til driftsinntekter var på 114,9 % pr Dette er langt over det KS har vurdert som et godt økonomisk handlingsrom (under 65 % av driftsinntekter). 1 Fondet er inkludert regnskapsmessig mindreforbruk for 2017 på kr og 2016 på kr Med netto lånegjeld menes langsiktig gjeld fratrukket startlån og ubrukte lånemidler. Side 7

14 36/18 Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen / Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen 2018 : Overordnet revisjonsstrategi Lørenskog kommune 2018 ROMERIKE REVISJON IKS 3 INTERN KONTROLL Det er mange lover og forskrifter som gjelder for økonomiforvaltningen i en kommune. God internkontroll på økonomiområdet innebærer at kommunen har systemer og rutiner som sikrer at lov, forskrift, reglement og vedtak følges. Internkontroll deles ofte i ulike komponenter som sammen skal virke slik at kommunen har betryggende kontroll. Det er rådmannens ansvar å ha et system som sikrer tilfredsstillende internkontroll i kommunen. Revisor skal opparbeide seg en forståelse av den økonomiske interne kontrollen som er relevant for å bekrefte kommunens regnskap. Lørenskog kommune har anskaffet overordnet internkontroll system "Compilo". Arbeid med internkontroll er et kontinuerlig arbeid der rutinene må oppdateres ved behov. Risikovurderinger er sentralt i et godt interkontroll system. For å redusere risiko som kan påvirke regnskapet har kommunen fokus på følgende områder og iverksatte tiltak: Jevnlig økonomirapportering Månedlig møter med rådmannen Internkontroll system Compilo Jevnlige kurs internt i kommunen Arbeidsdeling Interne rutiner og retningslinjer Etterkontroll av alle bilag over kr ,- i regnskapsseksjonen Ulike kontroller i enhetene Sentrale reglement Nytt Økonomireglement og nytt Finansreglement ble vedtatt i kommunestyret Delegeringsreglementet ble også revidert i kommunestyremøte Reglementer for kommunens politiske organer Etiske retningslinjer for ansatte i Lørenskog kommune Lørenskog kommune har etablert interne kontrollrutiner på en rekke områder innenfor økonomi. Revisjonen gjennomgår disse løpende gjennom året i revisjonsarbeidet. Vesentlig for vårt arbeid er kommunens interne rutiner for regnskaps- og budsjettoppfølging og rutiner rundt attestasjon og anvisning. Vårt inntrykk er at kommunen har en systematisk Side 8

15 36/18 Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen / Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen 2018 : Overordnet revisjonsstrategi Lørenskog kommune 2018 ROMERIKE REVISJON IKS tilnærming til etablering av rutiner og kontroller. Kommunen foretar også gjennomgående en del kontroller som ikke nødvendigvis dokumenteres, men som likevel underbygger et godt kontrollmiljø. Side 9

16 36/18 Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen / Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen 2018 : Overordnet revisjonsstrategi Lørenskog kommune 2018 ROMERIKE REVISJON IKS 4 REVISJONSPLAN Revisjonsplanen angir revisjonens risiko- og vesentlighetsvurderinger og angrepsvinkel. Ved planlegging av revisjonsoppdraget skal revisor vurdere kontrollmiljøet i kommunen. Det sees da spesielt på den administrative oppbygningen, kompetansen, eventuelle skifte av nøkkelpersonell, omorganisering, sentral/desentralisert regnskapsføring og endringer av økonomisystem mv. Kommunens regelverk og rutiner er viktige for vår tilnærming og angrepsvinkel i revisjonen. Gjennom kartlegging av rutiner og gjennomgang av transaksjonsflyten i de ulike delene i kommuneregnskapet vil vi kunne fange opp kommunens egne kontroller som igjen vil være gjenstand for testing. Resultatet av disse testene vil danne grunnlaget for omfanget av den videre revisjonen. 4.1 Gjennomføring og ressurser Revisjonens arbeid deles i fire faser og utføres som vist under. Plan Interim Årsoppgjør Rapportering Det legges stor vekt på planlegging for å sikre at revisjonsarbeidet vedrørende årsregnskapet som helhet deles opp og blir konsentrert på de viktigste områder. Under denne prosessen starter all planlegging fra toppen og nedover, det vil si at vi ikke starter med utførelse av revisjonstester, men at vi tar utgangspunkt i årsregnskapet som helhet samt hvordan virksomheten er organisert og hvordan transaksjoner kontrolleres og bokføres. Regnskapsrevisjonen starter derfor med planlegging av revisjonen i august og det holdes et oppstartsmøte med ledelsen i løpet av høsten, hvor blant annet endringer siden forrige revisjonsår er et fast punkt på agendaen. I møtene diskuteres også generelle risikoer samt om det er områder som er beheftet med særskilt risiko (mislighetsrisiko). I planleggingen inngår også revisors risiko- og vesentlighetsvurderinger, herunder blir det også utført en planleggingsanalyse med utgangspunkt i perioderegnskapet for inneværende år sammenlignet med forrige års budsjett. Det vurderes hvilke tester som må utføres for å innhente tilstrekkelig og relevant revisjonsbevis for identifiserte risikoområder. Side 10

17 36/18 Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen / Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen 2018 : Overordnet revisjonsstrategi Lørenskog kommune 2018 ROMERIKE REVISJON IKS Når planleggingen og angrepsvinkel er fastsatt, gjennomføres det interimsrevisjon med fokus på kostnader og inntekter i driftsregnskapet og investeringsregnskapet. Interimsperioden kan vare helt frem til årsoppgjøret. Årsoppgjørsrevisjonen starter opp så tidlig som mulig etter årsskifte og har fokus rettet mot balansen, anordningsprinsippet samt formelle forhold vedrørende selve regnskapsavleggelsen. Revisjonsberetningen skrives så snart revisjonen er ferdig og senest 15. april. I tillegg til den ordinære regnskapsrevisjonen utfører revisor andre oppgaver løpende gjennom året som: attestasjon av lønnsrefusjonskrav attestasjon av tilskudd til ressurskrevende tjenester attestasjon av ulike tilskuddsmidler innen kommunalt psykiatri og rusarbeid div. revisorbekreftelser som for eks. tilskuddsmidler til kompetanseløftet, den kulturelle skolesekken og fattigdomsmidler revisjon av spilleregnskaper etterlevelsesrevisjon av kommunens finansforvaltning etter finansreglementet merverdikompensasjon seks terminer per år I tillegg yter vi løpende veiledning gjennom året etter forespørsel. For 2018 er det planlagt med totalt timer for oppdraget, fordelt med 830 timer til revisjon av kommuneregnskapet med veiledning og 280 timer til attestasjoner med bistand. Timene er estimert og budsjettert på erfaringstall tidligere år. 4.2 Risikoer En kommune er en kompleks organisasjon med omfattende regelverk. Risiko for brudd på sentrale lover og regler tas hensyn til i revisors risikovurdering. I tillegg er det viktig at kommunen har gode rutiner knyttet til etterlevelse av bokføringsloven. Revisjonen retter derfor ekstra oppmerksomhet mot dette området i sin revisjon av alle kommuner. Lørenskog kommune har en god økonomi i Investeringsbehovet fremover kan gi kommunen et mindre handlingsrom. Kommunens økte investeringsaktivitet og effekten av den gjeldsbelastningen dette medfører legger press på kommuneøkonomien. Revisor har fokus på korrekt skille mellom drift og investering i forhold til bokføring av utgifter i drifts- og investeringsregnskapet. Økt digitalisering innen regnskap- og økonomiområdet og integrasjon mellom ulike undersystemer mot lønn- og økonomisystemet setter krav til revisor i forhold til endringer i regnskapet og risiko for feil i systemene. Det utføres it-kontroller for å sikre tilfredsstillende integritet til regnskapsdata og transaksjoner. Merverdiavgift og momskompensasjon er et krevende område som er beheftet med risiko. Revisjonen bruker mye tid til å følge opp dette, blant annet ved at vi attesterer terminer til skatteetaten for momskompensasjon. Kommunen kan også tape store penger ved feil Side 11

18 36/18 Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen / Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen 2018 : Overordnet revisjonsstrategi Lørenskog kommune 2018 ROMERIKE REVISJON IKS håndtering av momskompensasjon. Moms spørsmål er spesielt krevende i saker der kommunen samarbeider med andre om oppgaver eller investeringer. Lovverket om offentlige anskaffelser er omfattende. Ett av de grunnleggende kravene i loven er at det skal være et element av konkurranse ved enhver anskaffelse. Dette faller også naturlig som et risikoområde for revisor. I offentlig sektor det størst mislighetsrisiko innenfor innkjøp. Behandling av kontanter og kortbruk er også et område med høyere risiko for misligheter. Kommunen har stort fokus på dette, og revisor følger opp dette i sitt arbeid. Den overordnede revisjonsstrategiens risiko- og vesentlighetsvurderinger bygger på en foreløpig vurdering av blant annet erfaring, historisk regnskapsmateriell og den interne kontroll som foreligger. Det videre arbeidet med regnskapsrevisjon kan avdekke forhold som kan medføre endringer i revisjonsstrategien. 4.3 Vesentlighet Vesentlighetsgrensen for regnskapet totalt sett fastsettes med bakgrunn i risikoanalysen, revisors profesjonelle skjønn og den generelle kunnskapen revisor har om Lørenskog kommune. Revisor fastsetter i den overordnede revisjonsstrategien en vesentlighetsgrense for regnskapet totalt sett. Videre fastsetter revisor en arbeidsvesentlighet som revisor bruker ved gjennomføring av revisjonen. Det blir også satt en grense for ubetydelige feil. Vesentlighetsgrensen fastsettes i tråd med normer i revisjonsbransjen. Utgangspunktet er 0,5 1,0 prosent av sum driftsutgifter for beregning av vesentlighetsgrensen for regnskapet totalt sett. Deretter foretas en justering basert på revisors tidligere erfaring med kommunen samt kommunens internkontroll. Lørenskog kommune har en god økonomi og fokus på internkontroll. Kommunen har hatt en jevn og god intern kontroll gjennom mange år og erfaringsmessig lite vesentlige feil i regnskapet. Kommunen har både i 2016 og 2017 fått ren revisjonsberetning. Hensyntatt dette, vurderes vesentlighetsgrensen for Lørenskog til å ligge 1,0 % av sum driftsutgifter. Arbeidsvesentlighetsgrensen vurderes etter revisors skjønn til å ligge mellom % av den totale vesentlighetsgrensen og grensen for ubetydelige feil vurderes å ligge i intervallet 1 5 % av total vesentlighet. I tillegg er det områder i regnskapet som er beheftet med høyere risiko. Som eksempel kan nevnes: Side 12

19 36/18 Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen / Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen 2018 : Overordnet revisjonsstrategi Lørenskog kommune 2018 ROMERIKE REVISJON IKS Selvkost og brukerbetaling Bevilgningskontroll Skatter og avgifter Misligheter Under disse områdene revideres regnskapet med høyere aktsomhet uavhengig av vesentlighetsgrenser. Områder som omhandler skatter og avgifter i regnskapet revideres uten bruk av vesentlighetsgrenser da dette er områder som alltid vurderes som vesentlige. Jessheim, Romerike revisjon IKS Børge Haukland (Sign.) Oppdragsansvarlig revisor Tine Kristin Granøien (Sign.) Regnskapsrevisor Side 13

20 37/18 Revidert prosjektplan - hjemmetjenester - 18/ Revidert prosjektplan - hjemmetjenester : Revidert prosjektplan for en Forvaltningsrevisjon av hjemmebaserte tjenester Arkivsak-dok. 18/ Saksbehandler Samia Esam Saksgang Møtedato Lørenskog kontrollutvalg Sak 37/18 REVIDERT PROSJEKTPLAN FOR EN FORVALTNINGSREVISJON AV HJEMMEBASERTE TJENESTER Forslag til vedtak/innstilling: 1. Kontrollutvalget vedtar den reviderte prosjektplanen og ber om at vedlagte prosjektplan legges til grunn for det videre prosjektarbeidet. Vedlegg: 1. Revidert prosjektplan hjemmebaserte tjenester Lørenskog kommune. Saksframstilling: Kontrollutvalget bestilte i møtet 15. mai 2018, sak 16/18 en prosjektplan for en forvaltningsrevisjon på område økning i antallet eldre. Revisjonen la frem en prosjektplan på hjemmebaserte tjenester i møte , sak 28/18. Prosjektet hadde følgende tre hovedproblemstillinger: 1. I hvilken grad etterlever kommunen kravene i forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgtjenesten? 2. Har kommunen utarbeidet prosedyrer som bidrar til å sikre kravene i kvalitetsforskriften? 3. I hvilken grad har kommunen satt inn tiltak for å sikre at brukere i størst mulig grad får faste personer som yter behandling? Kontrollutvalget vedtok prosjektplanen, men ba i tillegg om at det inntas en problemstilling som ser på i hvilken grad kommunen tar hensyn til brukererfaring og sørger for brukerinvolvering. Revisjonen har lagt frem en revidert prosjektplan i dette møtet. Den reviderte prosjektplanen inntar en underproblemstilling, under problemstilling 1. a. I hvilken grad tar kommunen hensyn til brukererfaring og sørger for brukerinvolvering. 1

21 2 37/18 Revidert prosjektplan - hjemmetjenester - 18/ Revidert prosjektplan - hjemmetjenester : Revidert prosjektplan for en Forvaltningsrevisjon av hjemmebaserte tjenester Problemstillingen vil dekke kontrollutvalgets ønske om å undersøke rutiner for brukerinvolvering og hvordan erfaringer fra brukere tas hensyn til i forbedringen av tjenestene. Oppstart av prosjektet er planlagt i uke 37/38. Det legges opp til en fremdriftsplan som tilsier at rapporten sendes på høring til rådmannen i januar 2019, og oversendes kontrollutvalget i slutten av januar Ut fra planen har revisjonen beregnet et tidsforbruk på inntil 400 timer til prosjektet.

22 37/18 Revidert prosjektplan - hjemmetjenester - 18/ Revidert prosjektplan - hjemmetjenester : Prosjektplan hjemmebaserte tjenester Lørenskog REVIDERT Enhet: Avdeling for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Sak: PROSJEKTPLAN Prosjekt: Hjemmebaserte tjenester Utarbeidet dato/sign,: Gjennomgått dato/sign: ØNG Sist endret: Regnskapsår: Side: 1 av 6 Versjon nr: 2 PROSJEKTPLAN HJEMMEBASERTE TJENESTER LØRENSKOG KOMMUNE Bakgrunn Kontrollutvalget i Lørenskog kommune bestilte i møte (sak 16/18) en forvaltningsrevisjon som retter seg mot kvalitet i hjemmetjenesten. Bakgrunnen for bestillingen er økningen i antall eldre i kommunen. Kontrollutvalget ba Romerike revisjon IKS om å utarbeide en prosjektplan med bakgrunn i de innspill som ble gitt i møtet. I møtet gikk det frem at kontrollutvalget var opptatt av kvalitet i tjenesten, herunder tildeling av legemidler og det at brukere og pasienter får tjenestene utført av faste personer. Det ble i møtet beskrevet som et problem at kommunens turnus fører til at brukerne i stor grad behandles av ulike ansatte fra gang til gang. Ifølge rådmannens orientering i kontrollutvalget 14. juni 2018 mottar en bruker i gjennomsnitt hjemmetjenester fra ulike personer per måned, noe kommunen ikke er fornøyd med. Det at hjemmetjenesten skal organiseres slik at brukerne i størst mulig grad får faste personer som yter behandling og omsorg er satt opp som et tiltak i kommunens helse- og omsorgsplan I rådmannens orientering pekes det også på at det er utfordringer med å få til god til samhandling på tvers av tjenestens team, noe som kan bidra at brukere med omfattende tjenestebehov opplever hjemmetjenesten som fragmentert og lite helhetlig. Rådmannen opplyser også at det er en stor utfordring å få tak i ansatte med nødvendig kompetanse. Planen ble vedtatt i kontrollutvalgsmøte , men med et ønske om å legge til en problemstilling som undersøker i hvilken grad kommunen tar hensyn til brukererfaringer og sørger for brukerinvolvering. Kravene til kvalitet i hjemmetjenesten I henhold til Helse- og omsorgstjenesteloven, skal kommunen sørge for at alle som oppholder seg i kommunen, tilbys nødvendige og forsvarlige 1 helse- og omsorgstjenester. I dette ligger blant annet at kommunen skal legge til rette for et tilbud som er helhetlig, koordinert og verdig. Kravene til kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene er nedfelt i en egen forskrift, Kvalitetsforskrift for pleie- og omsorgstjenestene. Forskriften stiller krav om at kommunen 1 I Helse- og omsorgstjenesteloven, 3-1, lovkommentar nr. 9 står det: «Nødvendighetsbegrepet og begrepet forsvarlighet forstås som rettslige standarder se Kjønstad 2007, s ; Prop. 91 L ( ) s Det henvises til en målestokk for kommunens plikter, nærmere fordelt på tre hoveddimensjoner; kvalitet, omfang og tidspunkt. I tolkningen må det trekkes inn flere momenter i en helhetsvurdering, også momenter som ligger utenfor en vanlig tolkning av lovtekst, herunder faglige, politiske og etiske betraktninger» 1

23 37/18 Revidert prosjektplan - hjemmetjenester - 18/ Revidert prosjektplan - hjemmetjenester : Prosjektplan hjemmebaserte tjenester Lørenskog REVIDERT ROMERIKE REVISJON IKS gjennom sine prosedyrer skal sikre at brukere/pasienter får tilfredsstilt grunnleggende behov som selvstendighet, medbestemmelse, respekt, trygghet, nødvendig medisinsk undersøkelse og behandling, fysiologiske og sosiale behov, tilpassede aktiviteter, egenomsorg/pleie m.m. Prosedyrene skal også sikre at den enkelte får de tjenestene de trenger til rett tid, at tjenestetilbudet er helhetlig og koordinert og at brukere og ev. pårørende medvirker til utforming og endring av tilbudet. For å sikre kravene som stilles til helse- og omsorgstjenester, herunder kravet til kvalitet, kontinuitet, helhetlige tjenester, samhandling osv., skal kommunen ha god internkontroll. I henhold til Helse- og omsorgstjenesteloven 4-2, skal kommunene jobbe systematisk med kvalitetsforbedring og pasient- og brukersikkerhet. Kravene er konkretisert i forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse og omsorgstjenesten (28. oktober 2016, nr. 1250). Forskriften trådte i kraft 1. januar 2017 og skal bidra til faglig forsvarlige helse- og omsorgstjenester, kvalitetsforbedring, pasient- og brukersikkerhet og til at øvrige krav i helseog omsorgstjenestelovgivningen etterleves. Formål og problemstillinger Formålet med denne revisjonen er å undersøke i hvilken grad kommunen sikrer god kvalitet i hjemmetjenesten. Undersøkelsen har tre hovedproblemstillinger. 1. I hvilken grad etterlever kommunen kravene i forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgtjenesten? a. I hvilken grad tar kommunen hensyn til brukererfaring og sørger for brukerinvolvering. 2. Har kommunen utarbeidet prosedyrer som bidrar til å sikre kravene i kvalitetsforskriften? 3. I hvilken grad har kommunen satt inn tiltak for å sikre at brukere i størst mulig grad får faste personer som yter behandling? Revisjonskriterier Revisjonskriterier er de normer og krav som kan stilles til kommunens virksomhet på det området som er gjenstand for forvaltningsrevisjon. Revisjonskriteriene er dermed den målestokken som kommunens praksis holdes opp mot, og grunnlaget for revisjonens vurderinger. Revisjonskriteriene kan utledes fra lover og forskrifter, rundskriv og veiledere fra nasjonale myndigheter, kommunens egne målsettinger, samt hva som anses som god forvaltningsskikk på området. Kilder til revisjonskriterier i denne undersøkelsen vil blant annet være: Helse og omsorgstjenesteloven Kvalitetsforskriften Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgtjenesten Veileder til forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten Lørenskogs kommunes omsorgsplan , ev. andre planer 2

24 37/18 Revidert prosjektplan - hjemmetjenester - 18/ Revidert prosjektplan - hjemmetjenester : Prosjektplan hjemmebaserte tjenester Lørenskog REVIDERT ROMERIKE REVISJON IKS Fremgangsmåte/metode Undersøkelsen vil basere seg på en gjennomgang og analyse av dokumentasjon som er relevant for problemstillingene, samt intervju av virksomhetsleder ev. andre sentrale nøkkelpersoner. Revisjonen vil i tillegg gjennomføre en spørreundersøkelse blant ansatte i hjemmetjenesten. Statistikk fra KOSTRA (KOmmune-STat-RApportering), ev. annen statistikk vil benyttes der det er relevant. Operasjonalisering/avgrensning Problemstilling 1 Kravene i forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring er omfattende både når det gjelder planlegging, gjennomføring, evaluering og korrigering av kommunes aktiviteter. Revisjonen mener det er hensiktsmessig å avgrense undersøkelsen til det vi anser som grunnleggende forutsetninger i ethvert internkontrollsystem, hhv. at: Ansvar, oppgaver og myndighet i virksomheten er beskrevet og tydelig avklart, jf. forskriftens 6 a Kommunen har oversikt over områder hvor det er risiko for svikt/mangler på etterlevelse av myndighetskrav og forbedringspotensial, jf. 6d Kommunen har oversikt over medarbeidernes kompetanse og behov for opplæring, jf. 6f. Kravet innebærer blant annet at de rekrutterer medarbeidere med riktig kompetanse og sørger for at de får tilstrekkelig opplæring, samt etter- og videreutdanning (jf. veileder til forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten) Kommunen har oversikt over avvik, uønskede hendelser, evalueringer, klager, brukererfaringer osv., jf. 6g Kommunen gjør bruk av erfaringer fra pasienter, brukere og pårørende, jf. 7e. Kommunen gjennomgår avvik slik at lignende forhold kan forebygges og årlig gjennomgå og vurdere hele styringssystemet, jf. 8 e og f. I veileder til forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring er det presisert at det er den som har det øverste ansvaret for virksomheten som har det overordnede ansvaret for styringssystemet. I kommunen er dette administrasjonssjefen, dvs. rådmannen. Problemstillingen vil besvares gjennom analyse og vurdering av kommunens dokumentasjon av internkontrollen, intervjuer med nøkkelpersoner i ledelsen og spørreundersøkelse blant de ansatte. Problemstillingen vil også dekke kontrollutvalgets ønske om å undersøke rutiner for brukerinvolvering og hvordan erfaringer fra brukere tas hensyn til i forbedringen av tjenestene. Spørreundersøkelsen vil blant annet inneholde spørsmål om i hvilken grad ansvar og oppgaver oppleves som avklart, om de ansatte vet når de skal melde fra om avvik eller mangler i tjenesten, og om informasjon til ledelsen om avvik og mangler brukes til å forbedre kvaliteten på tjenesten som leveres. Gjennom spørreundersøkelsen vil vi også undersøke om de ansatte i tjenesten opplever at de har den kompetansen som trengs for å utføre jobben og om det legges til rette for kompetanseutvikling. 3

25 37/18 Revidert prosjektplan - hjemmetjenester - 18/ Revidert prosjektplan - hjemmetjenester : Prosjektplan hjemmebaserte tjenester Lørenskog REVIDERT ROMERIKE REVISJON IKS Problemstilling 2 Problemstilling to omhandler etterlevelse av kravene til kvalitet slik de fremgår av kvalitetsforskriften. Undersøkelsen avgrenses til å undersøke om kommunen har skriftlige prosedyrer som skal bidra til å sikre pasientenes/brukernes grunnleggende behov så som tilstrekkelig og variert ernæring, trygghet i forhold til tjenestetilbudet, sosiale behov, egenomsorg osv. (jf. Kvalitetsforskriften). I tillegg vil det gjennom spørreundersøkelsen undersøkes om sykepleiere og andre som jobber i hjemmetjenesten opplever at det er lagt til rette for å kunne yte tjenester som innfrir kravene til kvalitet, herunder at tjenestetilbudet er helhetlig og koordinert. Gjennom åpne spørsmål vil vi også undersøke hva som etter medarbeidernes syn anses som eventuelle utfordringer. Problemstilling 3 Problemstilling tre avgrenses til å undersøke i hvilken grad kommunen har fulgt opp tiltaket i omsorgsplanen om at tjenesten skal organiseres slik at brukerne i størst mulig grad får faste personer som yter behandling og omsorg. Spørsmålet vil besvares blant annet ved å undersøke kommunens registreringer av hjemmebesøk i fagsystemet Profil, ev. annen dokumentasjon og gjennom intervjuer av nøkkelpersoner. Tidsplan og gjennomføringsrisiko Nedenfor følger en milepælsplan med en vurdering av forhold som kan påvirke gjennomføringen av forvaltningsrevisjonen. Milepæl Organ Frist Gjennomføringsrisiko Prosjektplan vedtas Kontrollutvalget Aug Eventuelt behov for endringer i prosjektplanen. Oppstartsmøte Rådmannen/revidert Uke 37- Oppstartsmøte med enhet 38 rådmann/revidert enhet er ofte en forutsetning for å komme i gang med datainnhenting og for å ivareta en god revisjonsdialog. Om møtet ikke lar seg gjennomføre innen midten av mai kan prosjektet forsinkes i oppstartsfasen. Datainnsamling (f.eks. dokumenter, spørreundersøkelser intervjuer m.m.) Analyse av data Rapportutforming Revidert enhet/ Revisjonen Uke Undersøkelsen baserer seg dels på dokumentanalyse, dels på intervjuer. Innhenting av dokumentasjon kan ta lengre tid enn forutsatt. Intervjuer skal passe for alle parter. For at data skal kunne benyttes i rapporten må de verifiseres av intervjuobjektene. Det er derfor en forutsetning for å opprettholde god 4

26 37/18 Revidert prosjektplan - hjemmetjenester - 18/ Revidert prosjektplan - hjemmetjenester : Prosjektplan hjemmebaserte tjenester Lørenskog REVIDERT ROMERIKE REVISJON IKS Milepæl Organ Frist Gjennomføringsrisiko fremdrift at dette skjer innen fastsatte frister. En vellykket gjennomføring av spørreundersøkelsen er avhengig av at det svares innenfor fristen, og at svarprosenten blir høyt. Svar på faktahøring Revidert enhet Verifisering av rapportens faktadel. Avhengig av svar fra revidert enhet innen avtalt frist. Svar på foreleggelse av fullstendig rapport Fullstendig rapport oversendes Rokus Rådmannen Avhengig av svar fra rådmannen innen avtalt frist. Revisjonen Prosjektplan legges frem for behandling på møte i kontrollutvalget Ved behov for vesentlige endringer i prosjektplanen underveis, tas dette opp med kontrollutvalget. Kontrollutvalget vil bli holdt orientert om fremdriften i prosjektet og vil få beskjed i møter eller skriftlig dersom det skulle oppstå forsinkelser som kan gå ut over fristen for levering av endelig rapport. Oppstart av prosjektet er planlagt i uke 37/38. Det legges opp til en fremdriftsplan som tilsier at rapporten sendes på høring til rådmannen i januar 2019, og oversendes kontrollutvalget i slutten av januar Ut fra planen har revisjonen beregnet et tidsforbruk på inntil 400 timer til prosjektet. Revisors uavhengighet Undersøkelsen vil bli gjennomført av forvaltningsrevisorene Ellen Bjørkum og Inger Berit Faller. Øyvind Nordbrønd Grøndahl er oppdragsansvarlig revisor. Revisjonen har i forbindelse med prosjektplanleggingen vurdert at alle involverte fyller kravet til en uavhengig og objektiv revisjon. Den enkeltes uavhengighet vil også bli vurdert løpende gjennom prosjektet. Jessheim, Øyvind N. Grøndahl Oppdragsansvarlig revisor Ellen Bjørkum Prosjektleder 5

27 37/18 Revidert prosjektplan - hjemmetjenester - 18/ Revidert prosjektplan - hjemmetjenester : Prosjektplan hjemmebaserte tjenester Lørenskog REVIDERT ROMERIKE REVISJON IKS 6

28 38/18 Orientering fra revisjonen - 16/ Orientering fra revisjonen : Orientering fra revisjonen Arkivsak-dok. 16/ Saksbehandler Samia Esam Saksgang Møtedato Lørenskog kontrollutvalg Sak 38/18 ORIENTERING FRA REVISJONEN Forslag til vedtak/innstilling: Kontrollutvalget tar saken til orientering. Vedlegg: Ingen vedlegg Saksframstilling: Under denne saken orienterer revisjonen om det løpende revisjonsarbeidet, og andre aktuelle saker som ellers ikke står på dagsorden. 1

29 39/18 Referater - 15/ Referater : Referater Arkivsak-dok. 15/ Saksbehandler Samia Esam Saksgang Møtedato Lørenskog kontrollutvalg Sak 39/18 REFERATER Forslag til vedtak/innstilling: Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg: 1. Oversikt over saker til behandling Oversikt over saker til oppfølging Plan for samordning av tilsyn for andre halvår 2018 Saksframstilling: Under denne saken legges referatsakene frem. 1

30 39/18 Referater - 15/ Referater : Saker til behandling Lørenskog 2018 Saker til behandling 2018 Kontrollutvalget i Lørenskog kommune Møte I hvert møte eller når kontrollutvalget bestemmer det 1. februar Kl. 17:30 Saker Rapportering fra revisjonen Oversikt over saker til behandling Oversikt over saker til oppfølging Referatsaker Eventuelt Orientering ved administrasjonen - beredskap Kontrollutvalgets årsrapport 2017 Prosjektplan selvkost byggesak Under revisjonen orienterer; orientering om interimsrevisjon 2017 og Selskapskontroll: Oversikt over gjennomføring 2018 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Strandveien 1 AS 12. april Kl. 17:30 Behandle selskapskontroll Romerike Krisesenter IKS Behandle forvaltningsrevisjonsrapport Internkontroll på byggesak Referatsak: forvaltningsrevisjonsrapport kjøp av legevakttjenester, Plan for samordning av tilsyn for første halvår 2018, skatt kontrollrapport mai Kl. 17: juni Kl. 17: august Kl. 17:30 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2017 Lørenskog kommune. Kontrollutvalget har invitert styreleder i Strandveien 1 AS for å utdype svarene som er gitt i brev av Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Strandveien 1 AS + tilleggsnotat Revidering av plan for forvaltningsrevisjon Referater: Bestillingen fra Rælingen til sekretariatet Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten - Informasjonssikkerhetpersonopplysninger i barnevern og skole Innkalle rådmannen for å orienter om planer, framtidsutsikter og gjennomføring kommunen har i forhold til økning i antall eldre. Revidering av plan for forvaltningsrevisjon Bestilling av selskapskontroll i Romerike revisjon IKS Oppfølging av FR barneverntjenester Budsjett for kontroll og tilsynsvirksomheten 2019 Rapport revisjonsåret 2017/2018 Uavhengighetserklæring Bestille nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt økning i antall eldre (hjemmebaserte tjenester) KAD - undersøkelsen

31 39/18 Referater - 15/ Referater : Saker til behandling Lørenskog 2018 Møte Saker Referat: FKT konferansen 16. oktober Kl. 17:30 6. desember Kl. 17:30 Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2018 Behandle forvaltningsrevisjonsprosjektet - selvkost byggesak Revidert prosjektplan - hjemmetjenester. Referat: plan for samordning av tilsyn for andre halvår 2018 Kontrollutvalgets årsplan for 2019 Bestilling av selskapskontroller 2019 NRV IKS Eierskapskontroll NRA IKS - Eierskapskontroll 2019 Sett opp behandling av årsregnskapet i april. Oppfølging av Skedsmo kontrollutvalgs oppfølging av KAD - undersøkelsen våren Oppfølging av FR barneverntjeneste våren 2019 Forvaltningsrevisjonsrapport hjemmetjenester januar 2019 Annet

32 39/18 Referater - 15/ Referater : Saker til oppfølging Lørenskog 2018 Kontrollutvalget i Lørenskog kommune Saker til oppfølging 2018 Møte Sak nr. Sak Vedtak Sendt Behandlet Oppfølging Ferdig /18 Referater Saken tas til orientering /18 Orientering fra Saken tas til orientering. administrasjonen /18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Strandveien 1 AS 1. Kontrollutvalget vil invitere styreleder i Strandveien 1 AS til neste møte 12. april for å utdype svarene som er gitt i brev av Kontrollutvalget vil behandle rapporten i neste møte. Styreleder /18 Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av selvkost byggesak 1. Prosjektplan selvkost byggesak vedtas. 2. Uavhengighetserklæring tas til orientering /18 Orientering ved revisjonen Kontrollutvalget tar rapporteringen fra Romerike Revisjon til orientering /18 Kontrollutvalgets årsrapport Forslag til kontrollutvalgets årsrapport vedtas og oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Romerike Revisjon Saksutskrift sendt: Kommunestyret behandlet saken , sak 026/18. Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport 2017 til orientering /18 Eventuelt (ingen vedtak)

33 39/18 Referater - 15/ Referater : Saker til oppfølging Lørenskog 2018 Møte Sak nr. Sak Vedtak Sendt Behandlet Oppfølging Ferdig /18 Forvaltningsrevisjonsrapport - Byggesaksbehandling /18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon - Romerike Krisesenter IKS Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og oversender den til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret ber rådmannen: 1. ivareta kravene til god internkontroll ved å sørge for at det blir gjennomført risikovurderinger, herunder å sikre likebehandling. 2. etablere egne rutiner for vurdering av habilitet på byggesaksområdet. 3. sørge for overholdelse av saksbehandlingsfrister i alle saker, og på en god måte utnytte de mulighetene for bedre oversikt over saksbehandlingstid- og frister som den nye eiendomsmodulen gir. 4. utbedre nettsidene knyttet til byggesak, slik at det blir enkelt for innbyggerne å nyttiggjøre seg relevant informasjon. 5. sørge for at klagesaker registreres. Kontrollutvalget tar saken til foreløpig orientering, og ber om at Romerike revisjon kommer tilbake med en oversikt over 1. hvilke kommuner som ikke har sendt utskrift av kommunestyrets behandling av revisjon av selskapsavtalen og 2. informasjon om kommunenes Saksutskrift sendt til kommunestyret Kommunestyret behandlet saken , sak 053/18.

34 39/18 Referater - 15/ Referater : Saker til oppfølging Lørenskog 2018 Møte Sak nr. Sak Vedtak Sendt Behandlet Oppfølging Ferdig deltagelse i representantskapsmøtene i valgperioden /18 Orientering ved revisjonen Kontrollutvalget tar saken til orientering /18 Referater Kontrollutvalget tar referatsaken til orientering /18 Eventuelt (ingen vedtak) /18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Strandveien 1 AS /18 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2017 Lørenskog kommune Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret ber kommunens representant i eierorganet medvirke til at: 1. Prinsippene for offentlige anskaffelser legges til grunn for fremtidige anskaffelser av varer og tjenester. 2. Det blir vurdert fast ansettelse av daglig leder i stedet for dagens ordning med innleid daglig leder. For øvrig tas saken til orientering. Forslag til kontrollutvalgets uttalelse til Lørenskog kommunes årsregnskap 2017 vedtas, og oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Saksutskrift sendt: Saksutskrift sendt: Kommunestyret behandlet saken , sak 92/18 Kommunestyret behandlet årsregnskapet 23.05, 058/ /18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon - Romerike Krisesenter IKS Kontrollutvalget har merket seg rapportens funn. Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Saksutskrift sendt: Kommunestyret behandlet saken , sak 84/18

35 39/18 Referater - 15/ Referater : Saker til oppfølging Lørenskog 2018 Møte Sak nr. Sak Vedtak Sendt Behandlet Oppfølging Ferdig Kommunens representant i representantskapet medvirker til at rapportens funn og anbefalinger følges opp, herunder: 1. Vurdere behovet for å utarbeide en felles eierstrategi. 2. Vurdere behovet for at selskapet bør ha et disposisjonsfond. 3. Følge opp avvik og forbedringspunkter knyttet til økonomistyring og etterlevelse /18 Revidering av plan for forvaltningsrevisjon Kommunens representant i representantskapet bes også sørge for at selskapsavtalen blir gyldig vedtatt og at den blir registrert i Foretaksregisteret. Kontrollutvalget ber Romerike revisjon IKS om å utarbeide en prosjektplan for en forvaltningsrevisjon på området økningen i antallet eldre ut i fra de anvisninger som ble gitt i møtet. Saksutskrift sendt RRI: Utvalget ber også om en orientering fra administrasjonen om planer, fremtidsutsikter og gjennomføring i forhold til økningen i antallet eldre /18 Orientering fra revisjon Kontrollutvalget tar saken til orientering /18 Referater Kontrollutvalget anser det som uaktuelt med medlemskap i Forum for kontroll og tilsyn (FKT).

36 39/18 Referater - 15/ Referater : Saker til oppfølging Lørenskog 2018 Møte Sak nr. Sak Vedtak Sendt Behandlet Oppfølging Ferdig For øvrig tas saken til orientering /18 Eventuelt Ingen vedtak /18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport - informasjonssikkerhet - personopplysning i barnevern og skole /18 Orientering fra rådmannen om kommunens planer vedrørende økning i antall eldre /18 Revidering av plan for forvaltningsrevisjon /18 Bestilling av selskapskontroll i Romerike revisjon IKS - Lørenskog kontrollutvalg Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Kontrollutvalget foretar ingen endring i plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget bestiller selskapskontroll av Romerike Revisjon IKS i henhold til saksfremlegget og innspill som fremkom i møtet. 2. Sekretariatet gis fullmakt til å foreta en tilbudsforespørsel til minimum tre aktører basert på de prinsipper for konkurransen som fremkommer i saksfremlegget /18 Orientering fra revisjon Kontrollutvalget tar saken til orientering /18 Referater Kontrollutvalgsmøtet den 6. september flyttes til 30 august. For øvrig tas referatsakene til orientering /18 Eventuelt (Ingen vedtak).

37 39/18 Referater - 15/ Referater : Saker til oppfølging Lørenskog 2018 Møte Sak nr. Sak Vedtak Sendt Behandlet Oppfølging Ferdig /18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport - barneverntjenesten 28/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt - hjemmetjenester 29/18 Undersøkelse KAD Nedre Romerike Kontrollutvalget ber om en orientering om utviklingen i barneverntjenesten våren For øvrig tas saken til orientering. 1. Kontrollutvalget vedtar prosjektplanen og ber om at vedlagte prosjektplan legges til grunn for det videre prosjektarbeidet. 2. Prosjektet levers i begynnelsen av januar 2019, og gjennomføres innenfor en ramme på inntil 350 timer. 3. Uavhengighetserklæring for oppdragsansvarlig revisor tas til orientering. 4. Kontrollutvalget vedtar prosjektplanen og ber i tillegg om at det inntas en problemstilling som ser på i hvilken grad kommunen tar hensyn til brukererfaring og sørger for brukerinvolvering. 1. Kontrollutvalget har merket seg rapportens funn og anbefalinger. 2. Kontrollutvalget i Lørenskog ber at utvalget blir holdt orientert om Skedsmo kontrollutvalgs videre oppfølging av saken. Saksutskrift sendt RRi Rådmannen la frem saken til kommunestyret, , sak 98/18

38 39/18 Referater - 15/ Referater : Saker til oppfølging Lørenskog 2018 Møte Sak nr. Sak Vedtak Sendt Behandlet Oppfølging Ferdig /18 30/18 Budsjett for kontroll og tilsynsvirksomheten /18 Rapportering revisjonsåret 2017/ Lørenskog 32/18 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet Det foreslåtte budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten vedtas med en ramme på kr og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag for Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og viser til de forhold som er kommentert i saksfremstillingen. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet tas til orientering. Saksutskrift sendt kommunen /18 Orientering fra revisjonen Kontrollutvalget tar saken til orientering. 34/18 Referater Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. 35/18 Eventuelt Kontrollutvalgsmøtet 18. oktober 2018 flyttes til 16. oktober 2018 kl. 17:30.

39 39/18 Referater - 15/ Referater : Plan-for-ekstern-samordning-av-tilsyn-18-hosthalvar-2-versjon Plan for samordning av tilsyn med andre tilsynsmyndigheter 2018 Utarbeidet av Fylkesmannen i Oslo og Akershus, Samordningsstaben Datert: 19. september 2018

40 39/18 Referater - 15/ Referater : Plan-for-ekstern-samordning-av-tilsyn-18-hosthalvar-2-versjon Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse 1. Om planen Bakgrunnen Planen som et styringsverktøy Avgrensning av planen Relevante tilsynsdokumenter-/rapporter: 3 2. Kort om våre tilsynstemaer for Barnehageområdet (BHG.) Beredskapsområdet (BERED.) Helseområdet (HEL.) Landbruksområdet (LAND.) Miljøvernområdet (MILJØ) Sosial- og familieområdet (SOF.) Utdanningsområdet (UTD.) 5 3. Samordning av kommunerettet tilsyn Akershus Fylkeskommune: 6 i

41 39/18 Referater - 15/ Referater : Plan-for-ekstern-samordning-av-tilsyn-18-hosthalvar-2-versjon Innholdsfortegnelse 3.2 Akershus kommuner: Oslo kommune Rutine for samordning av reaksjoner Konsekvenser av brudd på samordningsplikten Liste over kontaktpersoner 23 ii

42 39/18 Referater - 15/ Referater : Plan-for-ekstern-samordning-av-tilsyn-18-hosthalvar-2-versjon Om planen 1. Om planen «Samordningen skal bidra til at statens tilsyn med kommunene samlet sett er oversiktlige, enhetlige og forutsigbart.» 1.1 Bakgrunnen Fylkesmannen har etter kommuneloven 60e en lovfestet rett og plikt til å samordne statlige tilsyn med kommuner og fylkeskommuner. Lovbestemmelsen innebærer samtidig en plikt for øvrige tilsynsmyndigheter til å delta i samordningen. Samordningen skal bidra til at statens tilsyn med kommunene samlet sett er oversiktlige, enhetlige og forutsigbare. Vi skal unngå dobbelttilsyn og at tilsyn på én sektor gir utilsktede konsekvenser på andre sektorer. Vi har også et embetsoppdrag fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet som forventer styrking av samordning-og koordinering av kommunal tilsynsvirksomhet, herunder tilsyn fra andre tilsynsetater enn Fylkesmannen selv. Denne planen er en del av dette samordningsarbeidet. Den ansvarlige for dette arbeidet hos Fylkesmannen i Oslo og Akershus er rådgiver i samordningstaben, Fakra Butt. 1.2 Planen som et styringsverktøy For at Fylkesmanne skal lykkes med samordningsplikten er det helt nødvendig å samarbeide med relevante tilsynsmyndigheter. Planen skal gi en oversikt over hva og hvem de sentrale tilsynsmyndigheter, inkludert oss selv, skal føre tilsyn med i Planen må primært ses på som en oversikt over samlet omfang av tilsyn og er ikke en nøyaktig plan for når tilsyn finner sted. 1

43 39/18 Referater - 15/ Referater : Plan-for-ekstern-samordning-av-tilsyn-18-hosthalvar-2-versjon Om planen Tidspunkt for tilsyn varsles av de aktuelle tilsynsmyndigheter i form av varselbrev. Vi gjør oppmerksom på at planen kan endres under året. For at planen skal være relevant og gi pålitelig informasjon, kommer vi til å oppdatere den i løpet av august. Dette for å ta hensyn til eventuelle endringer i tilsynsplaner for høsten. 1.3 Avgrensning av planen Vi har inviterte bredt de sentrale tilsynsetatene som fører tilsyn med kommuner og fylkeskommuner til et samarbeid om denne planen. Men kun noen er med i samordningsplanen, avhengig av om det er planlagt tilsynsaktivitet i våre to fylker. Tabellene nednfor for Oslo og Akershus representerer derfor forskjellige etater. Vi tar også hensyn til egenkontrollen i kommunene ved å være i kontakt med kontrollutvalgenene-/sekretariatene og kommunerevisjon. Det er kun tilsyn med kommunale plikter vi skal samordne og har samordnet. Våre samarbeidspartenere på tilsynsfeltet er: Statlige tilsynsmyndigheter: Arbeidstilsynet, Mattilsynet, Arkivverket, Vegvesenet, Datatilsynet og Kartverket. Egenkontroll: Kontrollutvalgssekretariat i Follo, Romerike og Oslo. Revisjon: Kommunerevisjon i Oslo. Kontrollutvalgssekretariat i Follo representerer følgende kommuner: Frogn, Enebakk, Oppegård, Ås, Ski, Nesodden og Vestby. Kontrollutvalgssekretariat i Romerike representerer følgende kommuner: Nannestad, Hurdal, Eidsvoll, Ullensaker, Gjerdrum, Nes, Rælingen, Nittedal, Skedsmo, Lørenskog, Fet, Sørum, Aurskog-Høland, Asker og Bærum. 2

44 39/18 Referater - 15/ Referater : Plan-for-ekstern-samordning-av-tilsyn-18-hosthalvar-2-versjon Om planen 1.4 Relevante tilsynsdokumenter-/rapporter: Ot. Prp. Nr. 97 ( ) Om lov om endringar i lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner m.m. (statleg tilsyn med kommunesektoren): Retningslinjer for fylkesmannens samordning av statlig styring av kommunesektoren: NIBR-rapport 2011:28: Samordning av statlig tilsyn og systemrevisjon som tilsynsmetode: av tilsyn Det kommunale og fylkeskommunale risikobildet for perioden : DIFI- rapport 2016:05: Statens tilsyn med kommunen: 3

45 39/18 Referater - 15/ Referater : Plan-for-ekstern-samordning-av-tilsyn-18-hosthalvar-2-versjon Kort om våre tilsynstemaer for Kort om våre tilsynstemaer for 2018 Nedenfor finner dere informasjon om temaer vi har planlagt å føre tilsyn med i Kulepunktene er ikke uttømmende og kan fravikes for eksempel ved hendelsesbaserte tilsyn e.l. 2.1 Barnehageområdet (BHG.) Kommunens utøvelse av tilsynsplikt Godkjenning av barnehager Organisering av styrerressursen 2.2 Beredskapsområdet (BERED.) Tilsyn med kommunens beredskapsplikt 2.3 Helseområdet (HEL.) Landsomfattende tilsyn (LOT) sammen med vår sosial- og familieavdeling 2017/ 2018: kommunale helse- og omsorgstjenester, kommunale sosialtjenester og spesialisthelsetjenester til personer med samtidig psykisk lidelse og rusmiddelavhengighet 2.4 Landbruksområdet (LAND.) Kontroll med kommunenes forvaltning av økonomiske og juridiske virkemidler på landbruksområdet 4

46 39/18 Referater - 15/ Referater : Plan-for-ekstern-samordning-av-tilsyn-18-hosthalvar-2-versjon Kort om våre tilsynstemaer for Miljøvernområdet (MILJØ) Kommunens avløpshåndtering Kommunenes håndtering av forurenset grunn (forvaltningstilsyn) 2.6 Sosial- og familieområdet (SOF.) Landsomfattende tilsyn (LOT) sammen med vår helseavdeling 2017/2018: kommunale helse- og omsorgstjenester, kommunale sosialtjenester og spesialisthelsetjenester til personer med samtidig psykisk lidelse og rusmiddelavhengighet Landsomfattende tilsyn med introduksjonsloven individuell plan Kvalifiseringsprogrammet Behandling av stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller samt bruk av vilkår Økonomisk rådgivning Kommunen som krisesentermyndighet Tilsyn med familievernkontor På barnevernområdet er det ikke planlagt tilsyn med kommuner, da landsomfattende tilsyn retter seg mot Barne-, ungdoms- og familieetatens (BUFETAT) bistandsplikt når barn trenger akuttiltak og opphold i barneverninstitusjon. 2.7 Utdanningsområdet (UTD.) Felles nasjonalt tilsyn (FNT): her kan vi velge mellom forvaltningstilsyn, tilsyn med elevenes utbytte av opplæringen eller tilsyn med om skolene driver med skolebasert vurdering Tilsyn med fagopplæring i videregående skole 5

47 39/18 Referater - 15/ Referater : Plan-for-ekstern-samordning-av-tilsyn-18-hosthalvar-2-versjon Samordning av kommunerettet tilsyn 3. Samordning av kommunerettet tilsyn Forkortelser brukt i planen: FMOA: Fylkesmannen i Oslo og Akershus FNT: Felles nasjonalt tilsyn LOT: Landsomfattende tilsyn Datatilsynet: ingen planer om tilsyn med verken kommunale eller fylkeskommunale virksomheter i Mattilsynet: ingen planlagte tilsyn med kommunesektoren Arbeidstilsynet- Oslo: Ikke kommunerettet tilsyn i Vegvesenet: Risikobasert tilsyn. Kommuner/ bydeler velges ikke på forhånd, men basert på tips fra blant annet Parkeringsklagenemnda og publikum. 3.1 Akershus Fylkeskommune: Tidspunkt 2018 FMOA Andre statlige tilsynsmyndigheter 6

48 39/18 Referater - 15/ Referater : Plan-for-ekstern-samordning-av-tilsyn-18-hosthalvar-2-versjon Samordning av kommunerettet tilsyn 3.2 Akershus kommuner: Kommune Asker Tidspunkt 2018 SOS: FMOA Arkivverket Kartverket Egenkontrollen LOT m/ introduksjonslovenindividuell plan Kommunebesøk Forvaltningsrevisjon i Asker og Bærum Vannverk Forvaltningsrevisjon tilskudd til kommunen BERED.: Kommunal beredskapsplikt Psykisk helse og rus Aurskog- Høland Vedlikehold av bygningsmasse Arbeidslivskriminalitet Bærum BERED.: Kommunal beredskapsplikt Blir tilpasset undervisning gjennomført? Utsatt i påvente av rådmannens gjennomgang av samme tema Praktisering av foreløpige svar og offentlighet Behandles dispensasjonssøknadene objektivt og likeverdig? Hvordan håndterer grunnskolen mobbing? 7

49 39/18 Referater - 15/ Referater : Plan-for-ekstern-samordning-av-tilsyn-18-hosthalvar-2-versjon Samordning av kommunerettet tilsyn Kommune Tidspunkt 2018 FMOA Arkivverket Kartverket Egenkontrollen Matrikkellovtilsyn Investeringsprosjekter Eidsvoll Helse og Sosial: LOT 17/18 Økonomisk sosialhjelp Enebakk UTD: Elevenes psykososiale skolemiljø Samhandlingsreformen Helse og Sosial: LOT 17/18 Byggesaksbehandling Fet BERED.: Kommunal beredskapsplikt Kommunebesøk Frogn Helse og omsorg Investeringsbeslutninger/prosjektstyring Follo landbrukskontor 8

50 39/18 Referater - 15/ Referater : Plan-for-ekstern-samordning-av-tilsyn-18-hosthalvar-2-versjon Samordning av kommunerettet tilsyn Kommune Tidspunkt 2018 FMOA Arkivverket Kartverket Egenkontrollen UTD: FNT- Forvaltningskompetanse Digitalisering Gjerdrum Helse og Sosial: LOT 17/18 Etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser Hurdal Byggesaksbehandling Selvkost byggesak Lørenskog Hjemmebaserte tjenester Mobbing Nannestad 9

51 39/18 Referater - 15/ Referater : Plan-for-ekstern-samordning-av-tilsyn-18-hosthalvar-2-versjon Samordning av kommunerettet tilsyn Kommune Tidspunkt 2018 FMOA Arkivverket Kartverket Egenkontrollen UTD: FNT- spesialundervisning Psykisk helse og rus Nes Kommunebesøk Hjemmebaserte tjenester Nesodden SOF- Sosial: LOT m/ Introduksjonsloven individuell plan BHG: Kommunen som barnehagemyndighet UTD: FNT-Trygt og godt skolemiljø Integrering av flyktninger Rus og psykiatri Follo landbrukskontor Selvkostområdet byggesak Investeringsprosjekter i Nittedal - sosial dumping Nittedal 10

52 39/18 Referater - 15/ Referater : Plan-for-ekstern-samordning-av-tilsyn-18-hosthalvar-2-versjon Samordning av kommunerettet tilsyn Kommune Tidspunkt 2018 FMOA Arkivverket Kartverket Egenkontrollen UTD: FNT- Forvaltningskompetanse Psykososialt læringsmiljø Oppegård Ernæring til eldre i hjemmesykepleie og i sykehjem BERED.: Kommunal beredskapsplikt Legevakttjenesten Rælingen Eiendomsforvaltning BERED.: Kommunal beredskapsplikt Institusjonstjenester og hjemmebaserte tjenester Internkontroll, overordnet perspektiv Skedsmo Elektronisk arkivdanning Internkontroll tjenesteperspektiv Mobbing UTD: FNT- forvaltningskompetanse Elektronisk arkivdanning Ski 2. Halvår Ressurskrevende brukere Integrering av flyktninger Empo AS Follo landbrukskontor 11

53 39/18 Referater - 15/ Referater : Plan-for-ekstern-samordning-av-tilsyn-18-hosthalvar-2-versjon Samordning av kommunerettet tilsyn Kommune Tidspunkt 2018 FMOA Mattilsynet Kartverket Egenkontrollen BERED.: Kommunal beredskapsplikt Mobbing i skolen Sørum UTD: FNT- Trygt og godt skolemiljø Tolketjenesten UTD: FNT- spesialundervisning Integrering av flyktninger Digitale Gardermoen IS Ullensaker Follo landbrukskontor Vestby Barn og unges psykiske helse Ås Investeringer og gjeld Follo landbrukskontor 12

54 39/18 Referater - 15/ Referater : Plan-for-ekstern-samordning-av-tilsyn-18-hosthalvar-2-versjon Samordning av kommunerettet tilsyn 3.3 Oslo kommune Tidspunkt 2018 FMOA Arbeidstilsynet Egenkontroll Helse: Identifisering og behandling av underernæring i sykehjem: Ryen helsehus Byrådsavdeling for eldre, helse og sosiale tjenester: Med utvalgte bydeler: - Introduksjonsprogrammet for nyankomne innvandrere virkemidler og måloppnåelse - Oppfølgingstilsyn: Samhanldingsreformen utskrivningsklare pasienter Sykehjemsetaten: - Kvalitetsutvikling i kommunale og ikke-kommunale sykehjem og helsehus Barne- og familieetaten: - Kvalitet i barneverninstitusjoner - Bydelenes arbeid med å forebygge utenforskap blant unge (breddeundersøkelse med alle bydeler) Byrådsavdeling for oppvekst og kunnskap: - Utdanningsetaten: Svømmeopplæring i barneskolen - Eierskapskontroll i VIGO IKS Byrådsavdeling for miljø og samferdsel: - Renovasjonsetatens anskaffelse av avfallsinnhenting - Oppfølgingstilsyn- Informasjonssikkerhet i Sporveien Oslo AS Byrådsavdeling for byutvikling og Plan- og bygningsetaten: Saksbehandlingstiden i reguleringsplansaker 13

55 39/18 Referater - 15/ Referater : Plan-for-ekstern-samordning-av-tilsyn-18-hosthalvar-2-versjon Samordning av kommunerettet tilsyn Byrådsavdeling for finans, Byrådsavdeling for helse, eldre og sosiale tjenester, Helseetaten, Utviklings- og kompetanseetaten, Sykehjemsetaten og utvalgte bydeler: Infrastrukturkapasitet for Gerica Byrådsavdeling for finans og Byrådsavdeling for oppvekst og kunnskap: Oppfølgingstilsyn: KOSTRA-rapportering intern kontroll Byrådsavdeling for næring og eierskap: - Risiko og sårbarhetsanalyser i Brann- og redningsetaten og Oslo Havn KF - Eierskapskontroll i HAV Eiendom AS - Byrådens og styrets overordnede styring av og tilsyn med arbeidet med å sikre god interkontroll i Boligbygg Oslo KF UTD: Elever i vgs. med behov for særskilt tilrettelegginginntak og opplæring Byrådsavdeling for finans, Byrådsleders kontor, Byrådsavdeling for byutvikling, Byrådsavdeling for eldre, helse og arbeid, Byrådsavdeling for miljø og samferdsel og Byrådsavdeling for oppvekst og kunnskap: Overordnet styring av informasjonssikkerhet Byrådsavdeling for oppvekst og kunnskap, Utdanningsetaten og utvalgte skoler: - Kvalitet i skolen: Bruk av vikarer og assistenter - Kvalitet og innhold i spesialundervisning i videregående skole (utvalgte VGS og evt. PPT) Byrådsavdeling for eldre, helse og sosiale tjenester, Helseetaten og bydelene: - Ernæringsarbeidet i hjemmetjenesten - Er NAVs sosiale tjenester tilstrekkelig tilgjengelige? 14

56 39/18 Referater - 15/ Referater : Plan-for-ekstern-samordning-av-tilsyn-18-hosthalvar-2-versjon Samordning av kommunerettet tilsyn UTD: FNT- Skolens arbeid med elevenes utbytte av opplæringen- Abildsø skole - Sykehjemsetaten: Helsehus omstilling i pleie- og omsorgstjenestenes arbeid med rehabilitering Byrådsavdeling for miljø og samferdsel: - Bymiljøetaten: Forurenset grunn - Klimaetaten og andre virksomheter: Klimaetatens arbeid for å nå kommunens klimamål Byrådsavdeling for byutvikling, eventuelt andre berørte byrådsavdelinger og bydel Gamle Oslo: Måloppnåelse og resultater i Tøyenløftet Overordnet byrådsavdeling og et utvalg virksomheter: Sikkerhetskrav i IKT-anskaffelser Byrådet, Byrådsavdeling for eldre, helse og sosiale tjenester, Byrådsavdeling for oppvekst og kunnskap, Helseetaten, Utdanningsetaten og Velferdsetaten: Tilgangsstyring, endringshåndtering mv. i tre utvalgte IKT-systemer Byrådsavdeling for næring og eierskap og Omsorgsbygg Oslo KF: Omsorgsbygg Oslo KF - investeringsprosjekter og internkontroll 15

57 39/18 Referater - 15/ Referater : Plan-for-ekstern-samordning-av-tilsyn-18-hosthalvar-2-versjon Samordning av kommunerettet tilsyn Bydel: 2018 FMOA Egenkontroll Alna Sikkerhetskrav i IKT-anskaffelser Bjerke Introduksjonsprogrammet for nyankomne innvandrere virkemidler og måloppnåelse Frogner Introduksjonsprogrammet for nyankomne innvandrere virkemidler og måloppnåelse Gamle Oslo Helse og Sosial: Måloppnåelse og resultater i Tøyenløftet LOT 17/18 Samhandlingsreformen utskrivning av pasienter 16

58 39/18 Referater - 15/ Referater : Plan-for-ekstern-samordning-av-tilsyn-18-hosthalvar-2-versjon Samordning av kommunerettet tilsyn Bydel: 2018 FMOA Egenkontroll Oppfølgingstilsyn: Samhanldingsreformen utskrivningsklare pasienter Grorud Grünerløkka Nordre Aker SOF.- Sosial: LOT m/ Introduksjonsloven- Individuell plan Nordstrand Oppfølgingstilsyn: Kontroll og oppfølging av arbeidsforhold og ytelser private leverandører av hjemmetjenester 17

59 39/18 Referater - 15/ Referater : Plan-for-ekstern-samordning-av-tilsyn-18-hosthalvar-2-versjon Samordning av kommunerettet tilsyn Bydel: 2018 FMOA Egenkontroll Ernæringsarbeidet i hjemmetjenesten Sagene St. Hanshaugen Stovner SOF.- Sosial: LOT Oppfølgingstilsyn: Kontroll og oppfølging av arbeidsforhold og ytelser private leverandører av hjemmetjenester Dybdeundersøkelse: Bydelenes arbeid med å forebygge utenforskap blant unge Helse og Sosial: LOT 17/18 Søndre Nordstrand Dybdeundersøkelse: Bydelenes arbeid med å forebygge utenforskap blant unge Ernæringsarbeidet i hjemmetjenesten 18

60 39/18 Referater - 15/ Referater : Plan-for-ekstern-samordning-av-tilsyn-18-hosthalvar-2-versjon Samordning av kommunerettet tilsyn Bydel: 2018 FMOA Egenkontroll Oppfølgingstilsyn: Samhanldingsreformen utskrivningsklare pasienter Er NAVs sosiale tjenester tilstrekkelig tilgjengelige? Ullern Vestre Aker Helse og Sosial: LOT 17/18 Er NAVs sosiale tjenester tilstrekkelig tilgjengelige? Østensjø 19