Retting av avvik etter tilsyn hos Gatedalen miljøanlegg fra Fylkesmannen

Transkript

1 Fylkesmannen i Østfold Postboks MOSS Deres ref.: Vår ref.: Dato: 13/ Retting av avvik etter tilsyn hos Gatedalen miljøanlegg fra Fylkesmannen Det vises til revisjonsrapport fra Fylkesmannens revisjon ved Gatedalen miljøanlegg april 2017, hvor ble det avdekket 6 avvik og ingen anmerkning. Avvik: Gatedalen miljøanlegg har mangelfull mottakskontroll av avfall som blir deponert. Gatedalen miljøanlegg mangler oppfyllingsplan og oversikt over deponiets utvikling. Gatedalen har deponert avfall i strid med avfallsforskriften og tillatelsen. Gatedalen miljøanlegg har mangelfull internkontroll innen ytre miljø. Virksomhetens miljørisikovurdering har mangler. Deponiet overholder ikke kravene som gjelder sigevannshåndtering og overvåking. I revisjonsrapporten, som ble presentert etter gjennomført revisjon, er avvikene nærmere beskrevet. Mangler oppfyllingsplan og oversikt over deponiets utvikling Det siste ½ året har Gatedalen miljøanlegg hatt en underbemanning pga. sykdom. Dette er nøkkelpersoner i anlegget med inngående kjennskap til historien og drift av anlegget. Sarpsborg kommune har besluttet å ansette en ny medarbeider med kompetanse innenfor internkontroll for å sørge for at internkontrollen er på plass, dvs. at driften foregår iht. tillatelsen og at det blir dokumentert.

2 I perioden etter revisjonen har vi funnet den opprinnelige oppfyllingsplan for anlegget, som dannet grunnlag for søknad om byggetillatelsen og utvidelse av anlegget i desember Dette er i samsvar med reguleringsplanen for Gatedalen nr Deponi er opprinnelig fra 1975 og i forbindelse med søknad ble det foretatt grunnundersøkelser av området, der det fremgår at en oppfylling i tråd med planen kunne godkjennes. Før 1990 ble noen av de eldste avsluttede arealer øverste på området avsluttet og tilbakeført landbruk. Oppfylling skulle gjennomføres som en tilpasning til terrenget i 3 faser: første i nordøstlig del, neste i fase 2 i sørlig retning og til slutt fase 3 inn mot midten av området regulert til deponering. Oppfylling av deponiområdet er stort sett gjennomført i henhold til planen. Oppfylling er gjort i fyllingsetapper med fall inn mot eksisterende fyllplass og man har vært driftet med oppfyllingsetapper på så lite areal som mulig om gangen før overdekking. Da kommunen trengte å utvide arealet for mottak av avfall (gjenvinningsstasjonen), ble en liten del av arealet i fase 1 for deponering benyttet til dette. Derfor fortsatte kommunen å deponere i fase 2 før fase 1 var ferdig oppfyllt. Store deler av fase 1 er ferdig oppfyllt og avsluttet med topplag av tett leire med et vekstlag av jord på toppen. Dette området er utformet som en åsrygg hvor nedbør renner ut fra fyllplass til grøft, som leder vannet til bekk og Glomma. Det samme gjelder fase 2. I områdene som er avsluttet i fase 1 og 2 er det lagt horisontale gassbrønner for oppsamling av deponigass, som suges til deponigassanlegget hvor gassen fakles. Det ble samtidig lagt infiltrasjonsgrøfter med mulighet for returpumping av sigevann i perioder med lav vannstand i deponiet. I dag er det mye mindre avfall som deponeres enn forutsetninger for beregninger i oppfyllingsplan (gjennomsnitt 7000 tonn avfall/år). I 2016 var det total mengde avfall deponert kun 518 tonn. I dag drives aktiv deponering på oppfyllingsområdet fase 3. Ut i fra våre beregninger vil vi bruker langt tid å fylle dette området. Oppfylling foregår ved at hjullaster transporterer avfallet ut til det aktive deponiområdet. Avfallet tildekkes fortløpende. Ca. en gang hver 3. uke kjører kompaktoren over avfallet og komprimerer det. Det skal lages ett nytt kartverk der arealdisponering over området vises og som viser deponiets aktive område. Det vil bli gjennomført nye oppmålinger. Innen 1. juni 2018 Det er startet opp arbeid med ny kommunedelplan for avfall, som forventes ferdig neste år. - Innen: 1. november 2018 Overdekkingsmasse Bruk av kvernet hageavfall som overdekkingsmasse på deponiområdet er nå stanset. For å sikre en ensartet praksis blant driftsoperatørene er det utarbeidet rutiner for overdekking av deponiceller og toppdekke. Masse som brukes til daglig overdekking, f.eks. for å hindre flyveavfall, og som arronderingslag når cellen avsluttes, er beskrevet i den nye driftsrutinen. For eksempel kan jordmasser i tilstandsklasse 3-5 brukes til den daglige tildekkingen, mens jordmasser i tilstandsklasse 1-2 kan brukes som avsluttende topplag. Bunnaske, som er egnet til bruk som terrengarrondering (fast og ikke kompressibel), vil vi også bruke til 2

3 overdekking, så lenge den ikke er klassifisert som farlig avfall og ellers overholder kravene i kriteriene for ordinært avfall. Mellomlagring av avfall Etter revisjonen er det ryddet på området med hensyn til rør, rene steinmasser og lignende som andre etater i Sarpsborg kommune har lagret på plassen over lengre tid. Gravemasser og blandet byggavfall som er lagret på området skal analyseres før den endelig sluttbehandlingen bestemmes. Bunnasken som er lagret på området kommer fra Østfold Energi sitt anlegg i Rakkestad og skal, testes mot kriteriene i avfallsforskriften. Asken skal brukes som overdekkingsmasse eller bygging av interne veier og plasser, avhengig av testresultatene. Det er besluttet at vi skal innskjerpe krav til mellomlagring for kunder og vil kun helt unntaksvis tillate dette. Testing av nåværende lagret avfall innen 1. mai 2018 Mangelfull mottakskontroll av avfall som blir deponert Rutiner ved anlegget gjennomgås og oppdateres slik at de er i henhold til praksis ved anlegget, tillatelsen og avfallsforskriften. Rutine FE-229 og FE-231 er oppdatert. Internkontrollsystemet til anlegget gås gjennom, det oppdateres og koordineres med kommunes overordnet internkontrollkrav. Noen av utfordringene til Gatedalen miljøanlegg er at det er for lite kunnskap blant brukerne av anlegget om sortering og gjenvinning av avfallet, samt hva som er lov å deponerer på anlegget. Det skal lages en informasjonsplan, som basert på en analyse av eksisterende informasjon, kunder, informasjonsbehov og kanaler, beskriver tiltak som skal gjennomføres for å nå målene. Vi har besluttet å gjøre om på rutiner for mottakskontroll av avfall som skal til deponi. Kunder som leverer direkte til deponi: Det innføres innskjerpet krav til direkte mottak av avfall som skal til deponi. Kunden må kunne gi korrekt opplysninger om avfall, og dersom kunden er i tvil, må de selv sørger for at avfall evt. testes i henhold til Avfallsforskriftens kap. 9, vedlegg II, pkt Nettsidene til Gatedalen miljøanlegget skal oppdateres og det skal komme tydelig frem at alle som ønsker å leverer direkte til deponi må fyller ut "Deklarasjonsskjema for avfall til Gatedalen deponi". Skjema er i dag tilgjengelig på nettsidene til Sarpsborg kommune, men instruksjoner for direkte levering oppdateres og skjema skal gjøres mer tilgjengelig. Dersom kunden ikke har fylt ut deklareringsskjema for avfall til deponi, eller ikke kan bekrefte innhold i avfall, blir avfall avvist. Rutiner for avvising av avfall oppdateres og avvist avfall journalføres og registreres som avvist last med beskrivelse av lasten og registrert registreringsnummer på bilen. Egen jevnlig produsert avfall fra miljøstasjonen til deponi: Dette avfall er i dag selvsortert avfall fra husholdninger og næringer. I dag overvåkes bingene av en ansatt i åpningstiden, det kan allikevel ikke sikre at alle sorterer korrekt. Blant 3

4 annet fordi avfall leveres i sorte sekker. Det vil derfor bli vurdert om det skal forbys levering av avfall i sorte sekker. Kundene må da enten levere i gjennomsiktige sekker eller sortere innholdet i sekken ned til null. Kontroll av egenprodusert avfall skal derfor endres og rutiner for mottak og kontroll av avfall til deponi oppdateres. Avfallet vil bli tømt på en asfaltplate, hvor avfall som tillates deponert sorteres ut med sorteringsklo på hjulgraver. Det avfallet som plukkes ut kjøres med hjullaster til egne celler i deponi. Farlig avfall, EE-avfall og gjenvinnbart avfall sorteres ut og leveres til gjenvinning. Det som blir liggende igjen blir brennbart avfall, som leveres til forbrenning. Det er ikke hensiktsmessig å teste/analysere Innholdet i denne tunge avfallsfraksjonen. Det legges opp til følgende basiskarakterisering av denne avfallsfraksjon: I første omgang vurderes sammensetning i hver containere grundig i en 4 ukers periode, første gang i perioden 30. oktober 26. november, deretter en ny 4 ukers periode i 9. januar 5. februar. Type avfall og mengder/vekt i containere noteres på egen skjema med flere kategorier, eksempel type inert avfall, trevirke og brennbart, osv. Resultatene vurderes og skjema arkiveres. Med bakgrunn i resultater settes det i gang evt. tiltak for å kunne få ut uønskede avfall i denne fraksjonen. Det settes i gang evt. nye undersøkelser/tester avhengig av resultater Deretter tas det stikkprøver for hver 100 last og disse stikkprøver dokumenteres på samme skjema, resultatene vurderes og arkiveres. Egen jevnlig produsert avfall fra mottak av usortert avfall: Det tas i mot usortert avfall, som tømmes på en asfaltert plate for sortering. Sorteringen legges om slik at avfall til deponi sorteres ut på lik linje med farlig avfall, EE-avfall og avfall til gjenvinning, og at resten leveres som brennbart avfall. For å stimulere kundene til å sortere mer avfall selv, vurderes det å øke mottaksgebyret for levering av usortert avfall. Det skal lages en kompetanseplan/opplæringsplan for driftsoperatører på Gatedalen miljøstasjon. Det planlegges en intern opplæring og felles gjennomgang av bl.a. endret mottaksrutiner. Innskjerpet mottakskontroll innen 30. oktober Ny basiskarakterisering av egen produsert avfall innen 29. september Omlegging av sortering av usortert avfall innen 1. november Vurdere forbud mot levering av avfall i sorte sekker innen 1. januar Vurdering av økt mottaksgebyr for usortert avfall innen 1. januar

5 Mangelfull internkontroll innen ytre miljø Sarpsborg kommune bruker et felles kvalitetssikringssystem, Risk Manager, som gjelder for alle kommuneområder, inklusiv Enhet kommunalteknikk, Team avfall og renovasjon. Formål er at dette fellessystemet skal bidra til å holde styr på internkontroll rutiner og aktiviteter bl.a. innenfor HMS. Se vedlagt rutine for bruk av kvalitetssystem i Sarpsborg kommune. All internkontrolldokumentasjon er samlet på ett sted og Risk Manager består av modul for dokumenthåndtering, avvik, skade (personskader) og risikovurderinger. I dokumentmodul skal internkontrolldokumenter oppbevares. I Sarpsborg kommune er det følgende nivåinndeling på internkontrolldokumentasjonen: Nivå 1 er dokumenter som gjelder for hele kommunen Nivå 2 er dokumenter som gjelder for ett kommuneområde. Nivå 3 er dokumenter som gjelder for den enkelte enhet. Vi er nå i ferd med å foretar en oppdatering av eksisterende rutiner, samt vurderer behov for nye rutiner. Dette også gjelder arkivering av gjennomførte undersøkelser og lignende. All dokumentasjon for Gatedalen miljøanlegg ligger i nivå 3. Gatedalen miljøanlegg planlegger en mer effektiv bruk av Risk Manager for å kunne bedre dokumentere at vi overholder krav til internkontroll, samt få til en bedre styring av aktivitene knyttet til anlegget. Deler at dette arbeid vil pågår etter nytt år, når alle nødvendige ressurser/personer er på plass ved anlegget. Oversikt over IK for Gatedalen miljøanlegg IK 5.1 Oversikt over de lover og forskrifter som er særlig viktige for anlegg IK 5.2 Sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter IK 5.3 Sørge for at arbeidstakerne medvirker IK 5.4 Målsetning IK 5.5 Oversikt over organisasjon, ansvar, oppgaver og Teamleder har ansvar for å ha oversikt over de krav i tillatelsen og i avfallsforskriften som særlig gjelder for anlegget og holder de ansatte informert. Som en oppfølging etter revisjonen skal det etableres opplæringsplaner for de som jobber på anlegget. De skal ha opplæring og kunnskap om krav og arbeidet ved anlegget. Mål: gjøre jobben på en sikker måte og for å sikre at kravene overholdes. Teamleder med rådgivere utarbeider/oppdaterer sammen med driftsoperatører rutiner og risikovurderinger. Dette er påbegynte og vil fortsetter for å få til en bra drift av anlegget. Sarpsborg kommune har en visjon om å være: Der barn og unge lykkes. Vi har også en kommunedelplan for avfall med et hovedmål og flere delmål. Gatedalen skal utarbeide mer konkrete mål for drift av anlegget. Når all nødvendig personal er på plass, utarbeides det en oversikt over hvordan oppgaver er fordelt i Gatedalen og hvordan dette henger sammen med Enhet 5

6 myndighet IK 5.6 Kartlegger fare/problemer og vurderer risiko Utarbeide tilhørende planer og tiltak IK 5.7 Iverksetter rutiner for å avdekke, retter opp og forebygger overtredelser av krav IK 5.8 Systematisk overvåking og gjennomgang av internkontroll kommunalteknikk og kommunen. Det vil komme klart frem hvem har ansvar for hva i anlegget. Risikovurderings modulen i Risk Manager er tatt i bruk for Gatedalen miljøanlegg og arbeidet med miljørisikovurdering er startet opp. Foreløpig er de områdene av driften, som fylkesmannen har hatt tilsyn på, blitt prioritert. Se vedlegg. Eksisterende rutiner oppdateres med bakgrunn i resultatene fra risikovurdering, nye rutiner utarbeides. Opplæringsplan utarbeides og implementeres. Diverse tiltak gjennomføres med miljøstasjonen. Bedre informasjon ut til kunder. Det settes i gang undersøkelser mht. avvik 6. Avviksmodulen i Risk Manager er tatt i bruk for Gatedalen miljøanlegget. Innskjerpet krav til kunder mht. basiskarateriseringen og stikkprøver av avfall til deponi. Det settes i gang en rekke tiltak, bl.a. bedre informasjon til kunder for å kunne forebygger at avfall havner på feil plass. Enhetsleder og teamleder i samarbeid med nye rådgivere sikrer at evaluering av internkontroll ved Gatedalen miljøanlegg kommer på plass. Dette er en del av dokumentmodellen i Risk Manager. Ferdigstille miljørisikovurdering innen 1. november Oppdatering av eksisterende rutiner og vurdering av behov for nye rutiner. Fortløpende, flere rutiner er alt oppdatert og tatt i bruk. Mer effektiv bruk av Risk Manager og aktiv bruk av alle moduler - innen Juli 2018 Konkrete målsetninger for Gatedalen med grunnlag i kommunes målsetninger. - innen Juli 2018 Overvåking og handtering av sigevann Det erkjennes at man ikke har på plass gode rutiner for oppfølging av oppsamlingssystemet for sigevann og vedlikehold av dette. Dette ønsker vi å få på plass så fort som mulig. Målet skal være å få kontroll med eventuelt overløp av sigevann til overvann og omvendt og en kontroll med hvor vannmengdene kommer fra. Det er gjennomført årlige vannballanseberegninger, men det er ikke tatt noen konsekvens av at den viser for store mengder sigevann i forhold til deponiareal. Det mistenkes at det enten er store deler av omkringliggende områder som også ledes til sigevann, eller at overvannsrørene under deponiet har brekkasje og lekker inn i sigevannssystemet. Det er ønskelig med en gjennomgang av alle arealer med kummer og ledninger for å få bedre kontroll med vannet. En slik gjennomgang kan vise at mer overflatevann, som i dag muligens havner i sigevann, kan ledes til rent vann. Det må lages en oversikt over sigevannssystemet med tydelig merking av kritiske punkter som følges opp i en intern rutine for vedlikehold. Det skal være 6

7 jevnlig rengjøring av rister/nedløp/sigevannsdam. Brønner skal sjekkes ved hver prøverunde i forhold til skader og tilstand på lokk. Eventuelle avvik skrives inn i feltlogg (Forslag vedlagt). Overvannsrør bør også videokjøres for se om det er brekkasje. Mengdemåler for sigevann skal kalibreres jevnlig. Det er rapportert inn kjemiske data fra brønner, overflatevann og sigevann hvert år, men tallene er ikke satt sammen for å vurdere endringer over tid. Vi ønsker å sette opp tidsserier for kjemiske data fra de forskjellige prøvepunktene og vurdere hvilke parametere som er fornuftig å bruke for å avdekke eventuelle lekkasjer. Parametervalg skal også settes opp i forhold til veileder og forskrift. Det er lagt ved et utkast til hvordan en slik rapportering kan gjøres og det foreslås å gjøre det etter at alle prøver og sigevannsmengder for 2017 er kommet inn. Det skal også innføres måling av enkle parametere som ledningsevne og ph for overvann og grunnvann i felt under prøvetaking. Vi vil også lage en rutine for prøvetaking tilpasset Gatedalen Miljøanlegg. Rutiner for vasking av utstyr og rekkefølge på prøvetaking (renest til mest forurenset) skal foreligge ved prøvetaking. Det foreslås å slå dette sammen med en feltlogg hvor det skrives inn feltmålinger (ph og Ledningsevne) og observasjoner nær prøvepunktet som kan ha betydning for det kjemiske innhold (det er vedlagt et forslag). Arealer, kummer, ledninger skal kartlegges for å få full oversikt over hvor rent og forurenset vann beveger seg. Mengdemåler for sigevann kalibreres for å sikre at dataene er riktig. Det lages rutine for jevnlig kalibrering. Det lages en ny beregning av vannbalanse med nye data. Overvannsrør under deponiet videokjøres for å finne eventuell brekkasje. Det lages rutiner for vedlikehold/rensing av overvannsgrøfter og kummer for å sikre at det ikke blir lekkasjer. Tiltak gjennomføres innen: 1. juni 2018 Det lages et nytt Miljøkontrollprogram for deponiet. Parametere vurderes i forhold til Avfallsforskriften Kap.9 Vedlegg III og SFT TA-2077/2005. Miljøkontrollprogrammet skal inneholde: o Rutiner for prøvetaking av grunnvann, overflatevann og sigevann tilpasset Gatedalen Miljøanlegg (Vedlagt eksempel: EKS1). o Rutine for vedlikehold av utstyr som brukes ved prøvetaking tilpasset Gatedalen Miljøanlegg (Vedlagt eksempel: EKS2). o Feltlogg med dokumentasjon av prøvetaking og hvordan den er gjennomført tilpasset Gatedalen Miljøanlegg (Vedlagt eksempel: EKS3). Det utarbeides en tilpasset mal for årsrapport med tidsserier som viser utvikling av vannkvalitet på sigevann, grunnvann og overflatevann for Gatedalen Miljøanlegg. Det gis vurderinger av resultater og mulige årsaker til endringer samt tiltak hvis det er nødvendig (Eksempel vedlagt: EKS4). Årsrapporten vedlegges årlig rapportering til ALTINN første gang 1.mars Tiltak gjennomføres innen: 31. desember

8 Med hilsen Svein-Erik Svendsen Dette brevet er signert elektronisk Vedlegg: 1. Retningslinje for bruk av kvalitetssystem i Sarpsborg kommune 2. Feltlogg - Gatedalen 3. Årsrapport - Gatedalen 4. Notat miljørisikovurdering Miljørisikovurdering Risikovurdering av Gatedalen miljøanlegg Saksbehandler: Svein-Erik Svendsen, Enhet kommunalteknikk 8