1.0 VELKOMMEN NYTTIGE TIPS TIL LEIETAKER... 10

Transkript

1 Leietakerhåndbok for Beddingen 16, Trondheim Oppdatert

2 1.0 VELKOMMEN NYTTIG INFORMASJON Eier Servicesenteret servicesenter@dnb.no Informasjon om nytt regelverk (2018) for behandling av personopplysninger FELLESTJENESTER Alarmer og vakthold Transport til eiendommen: Heiser: Renhold av fellesarealer Avfallshåndtering/kildesortering Uteområder og snøbrøyting Vaktmesters funksjoner Tekniske anlegg Skilting Parkering for bil og sykkel Kantine Resepsjon, varelevering og postkasser Felles møterom / booking Miljø- og energieffektiv bruk av lokaler BRANN/VARSLING Generelt om brannvern Byggets brannvernorganisasjon Brannverndokumenter: Arrangement: NYTTIGE TIPS TIL LEIETAKER

3 1.0 Velkommen Velkommen som leietaker i Beddingen 16 I denne leietakerhåndboken finner du informasjon om praktiske ting som kan være av betydning i deres leieforhold.har du spørsmål som vedrører Leietakerhåndboken eller ditt leieareal, er du velkommen til å kontakte vårt Servicesenter på servicesenter@dnb.no DNB Næringseiendom AS Eiendommene til DNB Livsforsikring og DNB Scandinavian Property Fund forvaltes av DNB Næringseiendom AS (DNB NE) er et heleid datterselskap av DNB Livsforsikring ASA og er en del av DNB-konsernet. For ytterligere informasjon se våre hjemmesider DNB Næringseiendom ISO DNB Næringseiendom ble i 2015 sertifisert i henhold til ISO 14001, som er et ledelsessystem for ytre miljø. Utvalgte og vesentlige miljøaspekter som får særskilt fokus er; energi, avfall og forurensning. Hvis du som leietaker oppdager noen avvik, vennligst meld dette tilbake til oss slik at vi får registrert og fulgt opp saken. Eiendomsteam; For å betjene deg som kunde på en best mulig måte har vi organisert oss i et tverrfaglig team. Hvert team har ansvar for flere eiendommer. Vi ser frem til et godt samarbeid i tiden som kommer. Vennlig hilsen DNB Næringseiendom AS Gro Boge adm.dir Adresse Oslo: Adresse Bergen: DNB Næringseiendom AS Dronning Eufemiasgate 30, Bjørvika DNB Næringseiendom AS Solheimsgaten 7 B, 5058 Bergen Postboks 1602, Sentrum Postboks Oslo 5020 Bergen Telefon: Telefon: E-post: servicesenter@dnb.no E-post: servicesenter@dnb.no 3

4 2.0 Nyttig informasjon 2.1 Eier Eier: Henvendelser: Beddingen 16 AS v/ DNB Næringseiendom AS Pb BERGEN DNB Næringseiendom AS E-post: Tlf Markedssjef Lars Petter Selheim Tlf.; Epost; Driftssjef Arnfinn Brevik Tlf.: Epost; Eiendomsforvalter Teknisk Merethe S. Arnevik Tlf.: Epost; 2.2 Servicesenteret All kontakt kan gå gjennom vårt servicesenter, tlf Utenom kontortid blir telefonen koblet videre til vaktsentral. Kontortid, hverdager (sommertid til 15:30 i perioden 15/5-31/8) Servicesenteret er leietakers kontaktpunkt for alle driftstekniske hendelser som er beskrevet i kapittel 3, Fellestjenester. Alle henvendelser fra våre leietakere formidles videre til vaktmester/vaktmester/leverandører for utbedring. Sakene logges i vårt CRM og følges frem mot løsning. Dette gir også viktig historikk i planlegging og prioritering av fremtidig oppgradering og vedlikehold av bygget, og sikrer alle våre leietakere god service. 2.3 Informasjon om nytt regelverk (2018) for behandling av personopplysninger EUs nye personvernforordning (GDPR) er iverksatt. Personvernforordningen har økt fokus på enkeltpersoners rettigheter og kontroll over egne opplysninger. DNB Næringseiendom AS behandler 4

5 personopplysninger for å kunne følge opp deres leieforhold i selskaper som vi forvalter, som f.eks i systemer for adgangskontroll. Ytterligere informasjon om hvordan det arbeidet med personvern i DNB finnes her; personvernerklæringen for DNB. For spørsmål vedrørende DNB Næringseiendom AS`s behandling av personopplysninger, vennligst ta kontakt med oss på servicesenter@dnb.no. 3.0 Fellestjenester Det er viktig for oss i DNB Næringseiendom AS at du som leietaker i ett av våre bygg skal føle at alle forhold er lagt til rette for at du skal kunne drive din virksomhet på en enklest mulig måte. Det vi kan bidra med er at alle fellesfunksjoner i bygget blir ivaretatt best mulig. For alle våre bygg har vi derfor utarbeidet rutiner og retningslinjer som skal ivareta dette. Følgende kapittel beskriver dette, slik at du aldri skal være i tvil om hva du kan forvente. 3.1 Alarmer og vakthold Brannalarm: Bygningens brannvarslingsanlegg er tilknyttet brannvesenet. Adgangskontroll: Bygget har 2 kortlesersystem. Et system med kortlesere på fellesarealer og pt leietaker Teekay Petrojarl sine arealer og 1 system «svarte kortlesere» tilhørende leietaker DNB til sine lokaler. Begge adgangskontrollsystemene håndteres av Stanley Securities. Den enkelte leietakers bruk/utsteding av adgangskort skal administreres via den person som leietaker selv har utpekt internt i firmaet. Rutiner for bestilling/spørsmål knyttet til adgangskort Rekvisisjonsrett; Kontaktperson med rekvisisjonsrett bestiller nye adgangskort og tilganger skriftlig i portalen til Stanley Securities. Bestilling; Adgangskort postlegges normat 1-2 virkedager etter mottatt bestilling. Betaling; Faktureres bygget og eventuelt viderefaktureres leietakere som har bestilt. Bruk av adgangskort Alle adgangskontollerte dører er koblet mot alarmsentral. Alarm blir utløst hvis en dør blir holdt åpen mer enn 60 sekunder (pipetone i kortleseren varsler at alarmen snar blir utløst) Utløst alarm medfører utryning på tidspunkter utenom vanlig kontortid på alminnelige hverdager. Alarm (stille alarm) blir utløst hvis innkapslet nødvrider blir brukt. Hvis kort skal sperres eller deaktiveres må dette meldes inn til Stanley av person med rekisisjonsrett. Dette gjelder når ansatte slutter, ansatte som mister kort eller ved mistanke om mislighold. Kostnader på grunn av kort på avveie belastes leietaker. Av hensyn til alles sikkerhet er det viktig å være oppmerksom og kritisk til om ukjente følger etter inn i bygget. 3.2 Transport til eiendommen: Vareleveranser til eiendommen skal skje via varemottaket. 3.3 Heiser: Det er 4 personheiser og 1 vareheis i bygget. Alle heiser er tilknyttet alarm med varsling til vaktselskap 24 timer i døgnet, og det er 2-veis talekommunikasjon mellom heis og alarmsentral i forbindelse med alarmen. 5

6 3.4 Renhold av fellesarealer Renhold av fellesarealer omfatter: Inngangsparti rengjøres 5 ganger pr uke Hovedtrapp rengjøres 3 ganger pr uke Fortau spyles ved behov For øvrig holdes inngangsparti både utvendig og inne rent og ryddig Leietaker har selv ansvar for rengjøring i egne lokaler. 3.5 Avfallshåndtering/kildesortering DNB Næringseiendom AS er opptatt av at all avfallshåndtering utføres på en miljøriktig måte. Det er derfor viktig at oppsatte avfallscontainere benyttes iht. forutsetningene. Leietaker skal kun benytte oppsatte containere for vanlig kontoravfall. Bruksanvisning for hver container skal følges. Leietaker plikter å gjøre seg kjent med bruk av søppelanlegget, samt opplæring av eget rengjøringspersonell. Avfall som defineres som produksjonsavfall er leietaker sitt eget ansvar å bli kvitt på forsvarlig måte. Utrangert elektronisk utstyr som PC, printer, kopimaskin eller liknende skal ikke kastes i byggets felles søppelanlegg. Dette skal leveres av leietaker selv på forsvarlig måte til gjenvinningsanlegg, ihht myndighetskrav. Det kildesorteres på følgende fraksjoner: Papir/papp Restavfall Matavfall Blandet plast EE Avfall Glass og metall Keramikk og porselen Trevirke Hardplast Eventuelle driftsmessige uregelmessigheter meldes fra til Servicesenteret, servicesenter@dnb.no eller telefon Uteområder og snøbrøyting Utomhusanlegg: Eier har ansvar for gjennomføring av renhold (inngangspartier og fortau), gressklipping, strøing, kosting og feiing etter behov. Snøbrøyting: Det er eiers ansvar å besørge snøbrøyting. Dette gjelder både maskinell brøyting av veier og fortau, samt manuell snømåking av inngangspartier. Brøyting foretas ved snøfall på 5 cm eller mer. Alle ovennevnte areal skal normalt være ferdigbrøytet innen klokken på vanlige arbeidsdager. 3.7 Vaktmesters funksjoner Vaktmesters arbeidstid er mandag - fredag i tidsrommet: kl kl Hovedarbeidsoppgaver er; Drift av fellestekniske anlegg Ettersyn av fellesarealer 6

7 Oppfølging av myndighetspålagte krav på vegne av gårdeier Renhold av uteområder samt snøbrøyting Oppfølging av øvrige leverandører Miljø- og energioppfølging Vaktmester har egen arbeidsinstruks og rapporterer til driftssjef i DNB Næringseiendom. 3.8 Tekniske anlegg DNB Næringseiendom har etablert energioppfølgingssystem for eiendommen, hvor formålet er å redusere energiutgifter samt ha en historikk. Ventilasjon/kjøling: Bygget har balansert ventilasjonsanlegg og aggregatet er utstyrt med varmegjenvinner. Ventilasjonsanlegget går hverdager fra til i blokk A, fra til i blokk B, fra til i blokk C. Driftstider av ventilasjonsaggregatene styres av byggets SD-anlegg. Det er egen serviceavtale for ventilasjon/kjøleanlegg med kontroll vår og høst. (eks. tidskatalog SD-anlegg) Solavskjerming: Bygget har solavskjerming, som benyttes på følgende måte; I hovedsak styres persienner på sollys (lux), men overstyres av sterk vind. Persienner kan også styres lokalt med Tritonbryter som finnes i arealene. Nødstrømsaggregat: Bygget har nødstrømsaggregat som forsyner lede og markeringslys, samt UPS for IT-installasjoner. Lysstyring: Alle ansatte anmodes om å slukke lyset på egen arbeidsplass når arbeidsplassen forlates. Leietakers egne tekniske anlegg: Der det er montert egne anlegg for leietaker er leietaker ansvarlig for drift og vedlikehold av disse anleggene. Kjøling av datarom er et eksempel på denne type anlegg. Varmeanlegg: Bygget varmes opp av radiatorer i tillegg til forvarmet tilluft via ventilasjonsanlegget. Kjøle-/varmeregulator kontorer: Kontorene tilføres friskluft via ventilasjonsanleggene i bygget. Normalt med en innblåst temperatur på +21 C. Ved ute temperatur på over +20 C vil tilluftstemperaturen senkes ned mot ca. +17 C. 7

8 3.9 Skilting Innvendig og utvendig skilting administreres av DNB Næringseiendom Parkering for bil og sykkel Bygget disponerer p-plassser i parkeringsanlegg i kjeller. Rett til bruk av parkeringsplasser fremgår av leiekontrakt med den enklete leietaker. Egen sykkelparkering i kjeller i «sykkelrom» som er adgangskontrollert Kantine Kantine driftes av ISS Facility Services AS. Det serveres brødmat, salat, suppe, varmrett mm. Åpningstid: Frokost kl 07:30-09:00 Lunch servering mellom kl. 10:30-13:00 Middag 15:00-17:00. Betaling med adgangskort eller bank kort på automater. Møtemat og mat til arrangement bestilles ihht nærmere avtale med kantinedriver Resepsjon, varelevering og postkasser Betjent resepsjon mellom kl. 08:00-16:00, sommertid til 15:30 i perioden ) 3.13 Felles møterom / booking Auditorium for booking, henvendelse i resepsjonen Miljø- og energieffektiv bruk av lokaler DNB Næringseiendom har etablert en miljøplan for energieffektiv og miljøriktig drift av eiendommen. Miljøplanen legger spesielt vekt på daglig drift mht energiforbruk, vannforbruk, avfallssortering. DNB Næringseiendom har derfor innført EOS (energioppfølgingssystemer) på alle bygg i drift og omfatter ukentlig registrering av hele byggets energiforbruk, vannforbruk og utsorteringsgrad av avfall. Innsamlede data legger grunnlag for registrering av avvik og iverksetting av tiltak. DNB Næringseiendom har styring og kontroll av byggets fellesanlegg, men leietakers forbruk i leiearealene påvirkes kun av brukerne selv. Bruker kan imidlertid utrette mye ved enkle grep og spare inntil 20 % på strømregningen. Bruker kan påvirke sitt eget energibruk ved å f.eks slå av PC er etter kontortid, styre varme og belysning for å sparer energi utenom kontortiden, og bytte til energieffektive kontormaskiner/hvitevarer/ sparepærer og vannsparende armatur. 4.0 Ombygging/ominnredning og vedlikehold Ombygging og/eller ominnredning eller andre endringer i de leide lokaler må ikke finne sted uten eiers skriftlige forhåndsgodkjenning. Dette gjelder både omfang og gjennomføring. Forhåndsgodkjenning kreves også om leietaker ønsker å bruke mer strøm, vann, luft, kjøling, avløp osv enn det lokalene var utstyrt og planlagt med ved kontraktsinngåelse. 8

9 5.0 Brann/varsling 5.1 Generelt om brannvern I henhold til forskrifter fra Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap, DSB (tidligere Direktoratet for brann- og eksplosjonsvern) har huseier plikt til å sørge for at bygningen er utstyrt og vedlikeholdt i samsvar med gjeldende lover og forskrifter om forebyggelse av brann. Eier må etablere de tilsyns- og samarbeidsordninger med brukere/leietakere som er nødvendig for å sikre etterlevelse av denne bestemmelsen. DNB Næringseiendom AS tar brannvern på alvor og ønsker derfor at våre leietakere følger gjeldende regelverk samt samarbeidsordning, instrukser og retningslinjer som DNB Næringseiendom AS har utarbeidet. Brannøvelser: Brannøvelser avholdes jevnlig på alle bygg. For at øvelsene skal oppnå tilsiktet effekt er det viktig at bedriftsledelsen hos våre leietakere har gjort seg kjent med sitt ansvar i forhold til lovverk og leiekontrakt, slik at bygget faktisk blir helt evakuert under øvelsene og alle får øvd. Når brannalarmen blir utløst skal bygget evakueres fullstendig, selv om en tror det er falsk alarm eller øvelse. Falske alarmer: Falske alarmer undergraver brannsikkerheten på bygget, fordi man mister respekten for et brannvarslingsanlegg som ringer i utide. For å unngå dette har DNB Næringseiendom prosedyrer som skal følges i forbindelse med varierende risiko. 5.2 Byggets brannvernorganisasjon Brannvernorganisasjonen: I henhold til lov om brannvern, har huseier utarbeidet et internkontroll system for dokumentasjon av brannsikring. Alle leietakere er pliktig til å rette seg etter de instrukser og samarbeidsordninger som foreligger, samt å innrette sin virksomhet slik at brann ikke kan oppstå. Systemet er bygget opp med ansvarlig brannvernleder(ab) og stedlig brannvernleder (SB) som er huseiers representanter. Leietaker plikter å utnevne en brannvernansvarlig (BVL) som skal være leietakers kontaktperson ovenfor gårdeier. Hver enkelt leietager skal peke ut en BVL. Der dette ikke meldes tilbake til eier, vil virksomhetens kontraktsansvarlige automatisk inneha rollen som BVL. Brannvernperm for brannvernansvarlig hos leietaker: Dette er tittelen på arbeidspermen som DNB Næringseiendom har utarbeidet for leietakerne til bruk for alle Brannvernansvarlige. Den inneholder egenkontrollskjema, branninstrukser, samarbeidsordning m/rutinebeskrivelser samt eget kapittel for leietakers egen HMS-dokumentasjon. 5.3 Brannverndokumenter: Instruks til leietakers brannansvarlig og samarbeidsordning skal signeres. Dersom du har spørsmål, vennligst ta kontakt med oss på servicesenter@dnb.no. Eier-ansvar: Sørge for at eiendommen oppfyller offentlige myndighetskrav til brannvern og dokumentasjon. Påse at leietaker innordner seg eiendommens brannorganisasjon Påse at ansvarlig (AB) og stedlig brannvernleder(sb) utpekes. Sørge for opplæring av egen brannvernorganisasjon (AB og SB) Være ansvarlig ovenfor offentlige myndigheter (brannvesen etc.). Leietakers ansvar: Ivareta leietakers ansvar ift. lover og forskrifter. 9

10 Påse at brannvernansvarlige (BVL) for leietaker utpekes og ved behov etablere egen brannvernorganisasjon Intern opplæring og gjennomføring av øvelser i egen organisasjon Utføre brannvernrunder i egne arealer som dokumenteres på egne skjema Alle leietakere skal innrette sin virksomhet for å hindre at brann oppstår og for øvrig slik at virksomheten ikke er til hinder for at de etablerte sikringstiltak og innretninger kan virke iht. forutsetningene. Alle leietakere skal føre tilsyn med tiltak og innretninger og melde fra til DNB Næringseiendoms servicesenter eller , om alle forhold av betydning for brannsikkerheten. 5.4 Arrangement: Den som er ansvarlig for arrangement har også ansvar for brannsikkerheten under arrangementet. Ved arrangement*, skal melding gis i god tid til DNB Næringseiendom v/driftssjef og det skal eventuelt innhentes godkjenning fra brannvesen der dette er påkrevet. 6. Nyttige tips til leietaker 1) Innganger til heiser, trapper, korridorer, kjellerganger, fellesarealer, rømningsveier o.l. skal ikke benyttes til oppbevaring av sykler, varer, gods eller andre gjenstander som leietaker har i sin besittelse. 2) Leietaker plikter å melde fra til Servicesenteret minimum 24 timer i forkant av arbeid som kan utløse brannalarm, og som dermed medfører at deler av brannvarslingsanlegget må kobles ut. 3) Leietaker er pliktig til å varsle gårdeier og andre leietakere som kan bli forstyrret i forbindelse med arrangementer eller støyende arbeid som er bestilt av den enkelte. 4) Leietaker plikter å bidra til at uvedkommende ikke kommer inn i bygningen (låsing av dører, adgangskontroll etc.). 5) Sykler eller kjøretøyer av enhver art må ikke parkeres i ganger, trappehus, gårdsplass eller annet sted på eiendommen, uten gårdeiers skriftlige tillatelse. 6) Enhver forurensning av gårdsplass, port rom eller fellesrom er forbudt. Avvik skal meldes til Servicesenteret. Søppel skal kildesorteres og bringes til avfalls rom. 7) Leietaker plikter å holde lokaler og rom hvor det er vann- og avløpsrør så oppvarmet atfrysning unngås. Knuste vindusruter i kjeller, lager, ganger o.l. som disponeres av leietaker, skal leietager omgående erstatte med nye. 8) Avfallshåndtering: Alle leietakere er ansvarlig for å frakte alt avfall, til angitt sted og til angitt container. Felles anlegg kan ta i mot normale mengder søppel fra leietaker. Ekstraordinært store mengder etter ombygging, flytting etc. må leietaker selv bringe bort fra eiendommen. Det er innført kildesortering, og fraksjonene det sorteres på er spesifisert under punktet Avfallshåndtering. 9) Det er forbudt å bruke jekketralle eller andre fraktredskap som kan skade flisegulv, heiser dørstokker, glass, etc. Hvis tralle eller andre redskaper som kan skade gulvet, må benyttes, skal gulvet dekkes til med plater. Det samme gjelder dørstokker, heisestoler m.m. 10) Røyking er ikke tillatt i byggene. Skal foregå på anviste plasser, og til minst mulig sjenanse for øvrige leietagere/forbipasserende. 10