Møteinnkalling. Halden kommune. Utvalg: Formannskapet Møtested: Store sal, Folkets Hus Dato: Tidspunkt: 16:30

Transkript

1 Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet Møtested: Store sal, Folkets Hus Dato: Tidspunkt: 16:30 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf eller til Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. 1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 2018/8 PS 2018/9 PS 2018/10 PS 2018/11 Innhold U.off Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Byjubileum 2018 Karl XII. Søknad fra Fredrikshald Borgervæpning Side nr. Thor Edquist ordfører 2

3 PS 2018/8 Godkjenning av innkalling PS 2018/9 Godkjenning av saksliste PS 2018/10 Godkjenning av protokoll fra forrige møte 3

4 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Stein Wilhelmsen Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 2018/ Utsendte vedlegg 1 Brev til Hovedutvalget for kultur. 2 Samtale med kommandantskapet Forankring med ordfører Planmøte med kommunen Organisasjonskart Støtte til 1700 talls marked i Halden. Medsaksbehandlere Byjubileum Karl XII. Søknad fra Fredrikshald borgervæpning. Sammendrag av saken: Saken er satt på sakskartet til ekstraordinært Formannskapsmøte av Ordfører. Saken fremlegges uten saksbehandling og rådmannens innstilling. Saken ble behandlet i Hovedutvalg samfunnsutvikling og kultur PS 29018/14. Rådmannens innstilling: Dokumentet er elektronisk godkjent av: <Sett inn navn på den eller de som har dokumentert godkjenning av saken i ephorte eller slett denne linja> 4

5 Fredrikshald Borgervæpning Fredrikshald Borgervæpning Halden, 18.oktober V/Finans-ans: Trond Østby E-post: Hovedutvalget for samfunnsutvikling og kultur (HSK) V/Leder Joakim Karlsen Søknad om økonomisk støtte til 1700 talls marked i Halden. Foreningene Fredrikshald Borgervæpning og Fredriksten Artillerie Compagnie søker hermed om støtte Kr ,- til å organisere et 1700 talls by marked samt en markering av kampene i Halden / Fredrikshald i 1716 og Planen har tidligere blitt lagt frem for administrasjonen i Halden kommune og til politisk nivå ved Ordfører Tor Edquist. Bakgrunn Det startet med at Kulturetaten V/Gina Finsrud tok kontakt med Fredrikshald Borgervæpning (FB) om vi hadde noen ide til byens 300 års markering for Carl XII død i FB hadde allerede begynt å legge planer for et 1700 talls marked samt en fortsettelse på slaget i byen i 1716 og gjenskapelse av slaget om Gyldenløve og Carl XII død i Aktiviteter Det legges opp til en markering som går over tre dager, august Fredag 23 er ankomst av tilreisende med bespisning og aktiviteter på torvet. Lørdag 24 vil det bli opprettet et 1700 talls marked med salgsboder og håndverkere. Vi tenker oss en oppmarsj med aktører fra Parken på Nordsiden til Torvet hvor det vil være bespisning og framvises historiske tablåer. På ettermiddagen vil det være en gjenskapning av kampene på torvet i Flere aktører har meldt sin interesse, herunder håndverkere som: smed, skomaker, treskjærere, sydamer m.m. serveringstelt. Andre aktører har allerede nå meldt sin interesse som: Ida amatørteater, Halden danseskole, Utstillere av malerier, Musikk fra 1700 tallet, Østfoldmuseene, et filmselskap, og militærhistoriske grupper fra Norden i sine uniformer og 1700 talls drakter osv. Søndag 26 august vil det bli gjenskapt et angrep på Gyldenløve Organisering, Arrangementet vil bli organisert med Fredrikshald Borgervæpning og Fredriksten Artilleri Compagnie som arrangører i samarbeid med Halden kommune. Det oppnevner en koordinerende styringsgruppe og arbeidsgrupper til gjennomfører oppgavene. Interesserte grupper sluses inn i arrangementet gjennom styringsgruppen. 5

6 Fredrikshald Borgervæpning Halden Kommune Fredrikshald Borgervæpning Fredriksten Artillerie Compagnie Styringsgruppe Budsjett, I samtale med kommunen den la vi fram et budsjett som vist nedenfor. Sentralt er at dette er et åpent arrangement hvor det er ønskelig å trekke inn andre krefter. Dette innebærer at det er en del usikre elementer ved budsjetteringen. Vi vet nå at omsøkte midler fra Sparebankstiftelsen på kr er innvilget med kr Kostnadsoverslag Overnatting, bespisning soldater 2 netter, 2⅟2 dag ,00 Leie telt Torget ,00 Organisasjon Torget + bespisning andre ,00 Høytalere, effekter Torget ,00 Manus, musikk m.m ,00 Instruktører Torget/ skolesekken ,00 Markedsføring ,00 Andre grupper ,00 Sekretariat/ administrasjon ,00 Uforutsett ,00 Sum ramme ,00 Tilskudd/ bidrag tjenester Halden kommune ,00 Bidrag andre ,00 Sponsor (Sparebankstiftelsen , ,00 En brukskonto for prosjektet er opprettet i Sparebank 1 Østfold Akershus. Merket med: FB 1700 talls marked. Konto nr: Tilsagnet fra Sparebankstiftelsen gir en trygghet for videre arbeid. Vi håper at kommunen kan imøtekomme omsøkte beløp. Da kan vi konsentrere oss mer om gjennomføring enn på å skaffe mulige andre midler. 6

7 Fredrikshald Borgervæpning Arrangementet er bygget på stor del av ideelt arbeid, men lyd, scene, rekvisita, effekter og sikkerhetsbetingede tiltak koster midler. Skal arrangementet være til glede for byen og ha i seg en reklamefunksjon, så må det legges en del profesjonelt arbeid i manus, regi og konferansier-ressurser. Kommunen er representert i styringsgruppen og kan dermed følge pengebruken, og gi tilbakemelding til bevilgende organ. Samarbeid og avgrensninger I samtale med kommunen ble det pekt på Østfoldmuseenes satsing på en 1718 utstilling, og at det var ønskelig om de arrangementer kommunen satset på virket i samme retning. Vi har hatt en samtale med Østfoldmuseet, og de planlegger å delta i 1700-tallsmarked med et eget utstillingstelt og henvisning til utstillingen på festningen. Ordfører var opptatt av at et slikt arrangement ikke måtte komme i konflikt med det arrangement som planlegges av kommandanten. Det er avholdt et møte for å avklare dette. (Se vedlegg) Det vil fortløpende bli tatt kontakt med de som har meldt sin interesse om å delta. Så langt ser det ut til at arrangementet blir mer spennende enn vi la til grunn ved oppstart. Vi legger til grunn at kommunale organer og administrasjon bidrar til at vi får markert byens historie på en god måte. Slutning Vi håper at hovedutvalg for samfunnsutvikling og kultur ser positivt på vår søknad og innvilger denne uten beskjæringer. Vi står til rådighet hvis utvalget ønsker nærmere redegjørelse om utviklingen. Dersom arrangementet utvikler seg til noe større enn det vi til nå har planlagt, ber vi utvalget vurdere å søke forsterkningsmidler fra staten og fylkeskommunen. Som underlag for søknaden vedlegger vi kopi av referatene fra møtevirksomheten til dette arrangementet. Referat av , referat av , referat med kommandanten og Organisasjonskart. Mvh For Fredrikshald Borgervæpning Trond Østby 7

8 Fredrikshald Borgervæpning NOTAT: MØTE KOMMANDANTEN DATO : 27. September 2017 STED: Kommandantens kontor Fredriksten Deltagere Navn Status Navn Status Dag Strømsæther Fredriksten festning Magne Rannestad Fredriksten festnings venner Torbjørn Østby Fredrikshald Borgervæpning/ styringsgruppe 1718 markering 1 Formål a) Formålet med møte var å avklare at 1718-markeringen august 2018 ikke ville komme i konflikt med festningens arrangementer b) Gi informasjon og mulig avklare mulige felles interesser. 2 Kolliderende interesser Markeringen vil ikke kollidere med noen arrangementer i regi av Fredriksten festning. De har sine markeringer henholdsvis 30. november og 11 desember. Mulig også en markering 30. oktober. Kommandantskapets markering 30. november kan komme i konkurranse med 1718-markeringen 26. august idet begge skal illudere angrepet på Gyldenløve. Sannsynligheten taler for at dette treffer forskjellige deltakergrupper og vil ha forskjellig publikum. 3 Orientering om prosjektet. Torbjørn ga en kort orientering om prosjektet og hvor langt dette var kommet. 4 Bruk av festningen til overnatting

9 Overberget er bortleid den helgen, så den er ikke aktuell. Stortårn er åpen, så her kan det overnattes. Ellers er det tidligere snakket om Ekserserhuset. Overnatting på Fredriksten Camping må tas opp med disse 5 Avslutning: Kommandantskapet er generelt positiv til aktiviteter i festningen. I dette tilfellet har Festningens nok med egne arrangementer, og kan i liten grad bistå med gjennomføring av arrangementet august utover å stille arealene til rådighet og ønske oss lykke til. 9

10 Fredrikshald Borgervæpning REFERAT: ORIENTERINGSMØTE AD 1718 DATO : KL STED: ordførers kontor Deltagere Navn Status Navn Status Thor Edquist Halden kommune Torbjørn Østby Fredrikshald Borgervæpning Vegard Johansen Fredriksten Artillerie Compagnie Arid Johansen Freedrikshald Borgervæpning 1 Formålet var: A å forankre Halden kommunens engasjement politisk. B orientere ordfører om aktivitetene i og organiseringen av arrangementet B ta med innspill fra ordfører om aktivitetene. 2 Gjennomgang av arrangementet. Arild Johansen gikk i gjennom hva som er hovedelementene i arrangementet fra august med særlig vekt på arrangementet i byen tall marked og deltagelse fra nøringslivet ble trukket fram. Vegard orienterte om kamphandlingene og opplegget på Gyldenløve. Sikkerhetsaspektet ved skyting ble nevnt. Særlig ved kampscenen i byen er det viktig å tenke sikkerhet og alternativ til kruttladninger. Opplegget ble framlagt skriftlig sammen med foreløpig budsjett for prosjektet. Torbjørn kommenterte enkelte poster i budsjettet, men presiserte at det i stor grad er snakk om dugnad. Åpenhet for flere aktører inn i prosjektet er et viktig element for å få dette til å bli byens arrangement 10

11 3 ORDFØRER; Ordføreren ville støtte prosjektet. Han mente at det her også var mulig å søke både statlig og fylkeskommunal støtte til prosjektet. Han ville bruke overgitt beskrivelse som grunnlag for en slik søknad. Tanken om å bruke den kulturelle skolesekk som historieopplæring fikk tilslutning. Det ble påpekt at det er viktig å trekke inn byens handelsstand i dette. Et bredt engasjement, gjerne over flere år kan gi et positivt tilskudd til handelsstanden. Ordfører pekte på at det er viktig at dette arrangementet samordnes med aktivitetene i festningen. Organisering med kommunen som delaktig i styringsgruppen og med åpning for andre aktører ble mottatt positivt. 4 ORGANISERING Halden kommune Fredrikshald Borgervæpning Fredriksten Artillerie Compagnie Styringsgruppe Organiseringen formelt ble trukket fram, men i liten grad kommentert. Det synes som om ordfører kjente til samtalene med administrasjonen. 5 KONKLUSJON Ordfører støttet opplegget til markering av Det ble ytret ønske om et årlig prosjekt, men det er det for tidlig å vurdere. Vi oppfattet det slik at søknaden om midler og praktisk støtte ville bli anbefalt. Uklart om hvordan eventuell støtte fra stat og fylkeskommune skal inn i prosjektet. Mulig det følger krav til oppgaver og aktiviteter med eventuelt tilskudd. 11

12 Fredrikshald Borgervæpning REFERAT: ORIENTERINGSMØTE AD 1718 DATO : KL STED: Deltagere Navn Status Navn Status Stein Wilhelmasen Halden kommune Torbjørn Østby Fredrikshald Borgervæpning Fine Finsrud Halden kommune Arid Johansen Freedrikshald Borgervæpning 1 Formålet var: A å informere Halden kommune om hvordan markering av hendelsene i 1718 har utviklet seg etter orientering på møte 5. september. B å legge rammer for gjennomføring av arrangementet i samarbeid med kommunen. 2 Gjennomgang ar arrangementet. Arild Johansen gikk i gjennom hva som er hovedelementene i arrangementet fra august. - Fredag 24. august Åpning, Etablering, Mulig bespisning av soldater på torget. Mulig et par tablåer. - Lørdag 25 august Åpning 1700-talls marked, Parade av soldater og andre 1700-talls deltagere gjennom byen fra Bustrudparken til torget. Mottagelse på torget. ET par tablåer. Slaget på torget Bespisning av soldatene - Søndag 26. august. Klargjøring for slaget. Angrep på Gyldenløve festning. Oppmasjering på festplassen. Korum En båre med soldatfrakk over bæres ut i stillhet. 12

13 3 BEHANDLING Opplegget er behandlet i styret i Fredrikshald Borgervæpning (FB) som har sluttet seg opplegget og forberedt en organisering av arbeidet som et samarbeidsprosjekt. Samarbeidet er også behandlet i styret i Fredriksten Artillerie Compagnie (FAC) som går inn for et samarbeidsprosjekt. 4 ORGANISERING Halden kommune Fredrikshald Borgervæpning Fredriksten Artillerie Compagnie Styringsgruppe Det er ønskelig med en organisering hvor prosjektet ledes av en styringsgruppe hvor kommunen, FB og FAC har sine representanter. På denne måten er aktørene representert og behovet for formell styrebehandling reduseres. Arrangementet skal være åpent, slik at alle som ønsker å bidra, skal få slippe til. På den måten blir det byens arrangement. 5 ØKONOMI Spørsmålet om økonomi ble reist. Så langt har kommunen kun fått inn en søknad om støtte til neste år. Østfoldmuseet har sendt en søknad om kr til en særskilt utstilling i festningen. Vi presenterte et behov for kr som basis for å ha en økonomisk ryggerad til prosjektet. Det vil også bli søkt til Sparebankstiftelsen om midler. Det vil også bli forespurt hos private om støtte til markedsføring. Kommunen vil sitte i styringsgruppen og kan være med å styre hvordan dette utvikler seg. Kommunen presiserte at det er ønskelig med en søknad om midler. Denne skal behandles av kulturstyret i november. Det er også ønskelig at museets søknad og 1718-arrangementet kan virke som et samordnet jubileum. 6 TABLÅER - Kulturelle skolesekk. Spørsmål om bruk av den kulturelle skolesekk til å utvikle dette ble reist. Her kan det være en mulighet innenfor kommunens ramme. Det bør sjekkes ut med kulturskolen (Anne Navestad og Kirsti Andersen). 13

14 14

15 DRAFT 14-17/9 - Forslag til prosjektorganisasjon 1718 (Ikke drøftet med leder FAC pr 17/9) STYRINGSGRUPPE: Pål Robin Gule Vegard Johansen eller... FAC Arild Johansen Stein / Gina v/ Kultureetaten Torbjørn Østby FAC Merknad til Styret, FAC : Det hele startet ved at Gina / Kulturetaten tok kontakt med FB ved Arild og ønsket en 1718 markering i byen. Arild snakket også med Vegard. Da foreningen er liten, så inviteres det til et samarbeide med FAC. Det er en del ting som skal på plass. Limit for noen aktivitetskalendere er november. Til Ivar: Kan FB midlertidig ta Vegard inn i en styringsgruppe, eller Per Lunde pga møter på dagtid? Så kan styrene godkjenne planer og framdrift på felles styremøte senere. FINANS: Trond Østby + FAC MANNSKAPS KONTAKT: Vegard Johansen + FAC SKUESPILL KULTUR: Torbjørn Østby + FAC Halden Kommune KONTAKT MYNDIGHETER: Trond Østby + FAC UTSTYR: Per Windahl Ray Tveter Britta Meyer + FAC FAC FAC PRESSEANSV: Sørli på torget Hans-C Meyer FAC LEIRANSVARLIG: Vegard Johansen + FAC? MARKEDSANSVARLIG: Arild Johansen + FAC TROPPEFØRER: COMMANDERS Per Windahl Vegard Johansen + FAC? Pål Robin Gule 15

16 Fra: Trond Dato: :49:44 Til: postmottak Kopi: Pål Robin Gule; Torbjørn Østby Tittel: Støtte til 1700 talls marked i Halden. Til Hovedutvalget for Samfunnsutvikling og kultur (HSK) V/Leder Joakim Karlsen Fredrikshald Borgervæpning (FB) i samarbeid med Fredriksten Artillerie Compagnie sender herved inn en formell søknad til utvalget om støtte til et 1700 talls marked med mer. Mvh For FB Trond Østby Finans ans. 16