Generalforsamling 2017 i Mysusæter Vel

Transkript

1 Generalforsamling 2017 i Mysusæter Vel Lørdag 5. august kl 1700 på Rondane Spa Møtet er åpent for alle, men bare medlemmer har stemmerett Det vil bli anledning til å melde seg inn i vellet fra kl 1630 Saksliste 1. Konstituering, valg av møteleder, referent og to personer til å undertegne protokollen 2. Godkjenning av innkalling og saksliste 3. Årsberetning for Revidert regnskap for Fastsettelse av kontingent og budsjett for Innkomne saker til behandling (må være styret i hende innen 9. juli) 7. Saker fra styret 8. Valg 9. Møtet heves Enkel servering med kaffe Velkommen Styret Ved fristens utløp 1. mai var det ikke kommet inn noen saker til avstemning, jfr vedtektenes paragraf 3. Under sak 8 vil styret fremme forslag til endringer i vedtektene, se vedlagte forslag. Det arbeides også med å få til en egen orientering om det nye besøksforvaltningsregimet i nasjonalparken fra Sel kommune etter det ordinære årsmøtet. Eventuell bekreftelse på dette vil bli kunngjort på hjemmesidene. Vedlegg: - Årsrapport Regnskap Regnskap mot budsjett Forslag til budsjett Forslag til revisjon av vedtekter

2 1 Årsberetning, Mysusæter Vel, Generalforsamlingen 2016 ble holdt på Rondane Spa lørdag 6. august. Det møtte totalt 60 personer, av disse var 43 medlemmer og stemmeberettigede. Styret har bestått av: Leder: Nestleder: Styremedlem/kasserer: Styremedlem: Styremedlem: Styremedlem: Varamedlemmer har vært: Oddny Teighagen, Sel Jan Lien, Lillehammer Astrid Arnesen Hug, Oslo Ole Petter Hansen, Sel Arne Tenningen, Kristiansand Sverre Diesen, Oslo Tor Jostein Furu, Lillehammer Erik Pike, Bærum Geir Saastad, Oslo Trond Erik Eriksen, Lillehammer Lisbeth Hårklau, Oslo Regnskapet er ført av autorisert regnskapsfører Kari Handegard Pike, og revisor er Sverre Severinsen. Valgkomité: Leder: Medlem: Eli Bjørneby, Lillehammer Gregor Jøingsli, Lillehammer Organisering av styrets arbeid Styret har i løpet av året hatt fire styremøter, i oktober og desember 2016, samt april og august I tillegg har styret løpende kontakt ved hjelp av e-post og telefon. Også i år har vellet arbeidet tett sammen med Mysusæter og Raphamn løypelag, spesielt prosjektet med utvidelse og forsterkning av Kolbotnbrua over Ula for å tillate kryssing av elven med prepareringsmaskin. Stiutvalget har god kontakt med tilsvarende utvalg i de øvrige velforeninger i nærheten, spesielt Nordre Furusjøen. Vellet har også deltatt i de faste møtene mellom Sel kommune og alle hyttevelforeningene i Sel. Medlemsmassen Mysusæter Vel hadde pr 31/ medlemmer. Dette er ca samme antall som på samme tidspunkt i fjor (367). Styret har foretatt en gjennomgang og sanering av medlemsregisteret, og har slettet noen ikke-betalende medlemmer.

3 Oppgaver Stedsutvikling: Også i år har arbeidet med å utvikle løypenettet i samarbeid med Mysuseter og Raphamn løypelag vært viktig for styret. I den forbindelse har prosjektet med en utvidelse av Kolbotnbrua over Ula hatt prioritet. Løypelaget og vellet har nå inngått avtale med Den norske Turistforening Oslo og Omegn om et samarbeid der DNT O&O søker om tippemidler til broen, en mulighet vellet og løypelaget ikke har. Sammen med de bidragene på til sammen kroner fra kommunen, nasjonalparkmyndighetene og Sparebankstiftelsen som vi allerede har sikret oss, betyr det at broen er fullfinansiert, som vi har orientert om på hjemmesidene. Oppstart på byggearbeidet blir i Stiutvalget hadde en god sesong, og arbeidet med rydding og merking av Syversti-parsellen fra Pungen seter til Vålåsjøseter på Syverstien er på det nærmeste ferdig. Det arbeides med oppsetting av informasjonsskilt om elggravene like ved stien, og med et informasjonsskilt om nasjonalparken, dyreliv etc på utsiktspunktet ovenfor Veslulfossen. Stiutvalget arbeider også med rydding av den gamle stien mellom Mysusæter og Raphamn som gikk forbi den såkalte Ultungsteinen, for at den skal kunne tas i bruk igjen og legges inn på Kartverkets kart. Påskerennet var også i 2017 en stor suksess med vel 160 deltagere, hvorav vel 100 i langrenn og 60 i slalåm. Den ansiktsløftningen som rennet fikk i fjor med nye start- og målseil og nye startnumre har gitt det et meget profesjonelt preg, samtidig som det har bevart karakter av uhøytidelig familiearrangement. Innføringen av en mulighet for turorientering i Mysusæter-området i form av den populære stolpejakten, som har stor utbredelse flere steder i landet, er nå i gang. Styret valgte å vente med igangsettingen for å koordinere seg med Sel kommune, som har et eget prosjekt for innføring av stolpejakt flere steder i kommunen. Utsetting av stolper er nå i gang, og styret kommer tilbake med mer orientering om dette på hjemmesidene og i forbindelse med generalforsamlingen. Rekruttering og ajourføring av medlemsregister: Styret har intensivert arbeidet med rekruttering av medlemmer og ajourhold av medlemsregister. Det vises i den forbindelse til vedlagte forslag til vedtektsendring. Hjemmesider og Mysusæter-Nytt: Hjemmesidene er meget godt besøkt, men det er først og fremst medlemmene selv som gjennom sine bidrag til sidene gjør dem aktuelle og leseverdige. Styret vil derfor gjenta oppfordringen til alle som ferdes på og rundt Mysusæter og innover i fjellet om å sende inn et lite bidrag til redaktør Terje. Det skal ikke mer til enn et bilde og noen linjer om små og store ting som skjer eller kan observeres. Saker fra Sel kommune: Under Sel kommunes kontaktmøte med velforeningene 6. mai i år orienterte kommunen om kommuneplanens samfunnsdel, altså den delen av kommuneplanen som sier noe om hvordan Sel-samfunnet skal utvikle seg i årene fremover. Planen skal revideres i 2017 og omfatter alle sider av samfunnsutviklingen, også forhold som vil berøre hytteeierne. Avhengig av hva som vedtas vil arbeidet med planen kunne føre til justeringer også av arealdelen som ble ferdigstilt i fjor. Styret vil holde medlemmene orientert om sin dialog med kommunen, og oppfordrer ellers alle til å holde seg orientert via kommunens hjemmesider. 2

4 3 Sponsoravtaler: Vellet hadde i fjor sponsorinntekter på vel kr. Dette er en betydelig inntektspost, og medlemmene oppfordres på det sterkeste til å støtte våre sponsorer når det gjelder kjøp av varer og tjenester. Vaktmesterordning: Vaktmesterordningen fungerte etter styrets mening meget godt i 2016, og vil bli videreført også i Økonomi Inntekter: Vellets inntekter var i 2016 kr ,95. Av dette utgjorde medlemskontingenten kr , reklame/sponsorinntekter kr og provisjonsinntekter fra Gausdal landhandleri kr ,25. Det er et tilbakevendende problem hvert år at vellet har ganske store beløp utestående på grunn av manglende betalt medlemskontingent, og må bruke mye tid på oppfølgning av dette, purringer etc. Utgifter: Vellets utgifter var i alt kr ,92 som gir et negativt resultat på kr ,97, mot et budsjettert underskudd på kr Avviket skyldes først og fremst en kraftig opprustning av utstyr for gjennomføring av påskerennet, samt noe mindre inntekter enn budsjettert. Underskuddet vil bli dekket med reduksjon av egenkapitalen. Styret vil følge den linjen som er varslet på generalforsamlingen med å balansere mellom en rimelig reserve med tanke på uforutsette utgifter, men uten å bygge opp en større egenkapital. Det tas derfor sikte på å budsjettere med et mindre underskudd for Saldo på bankkonto: Vellet hadde pr 1/ en saldo på vår bankkonto på kr ,41. Vellets økonomi er som det fremgår av tallene fortsatt meget god. Det vises til nedenstående detaljerte årsregnskap for 2016 og budsjett for Oslo, 25. juni 2016 Sverre Diesen Tor Jostein Furu Erik Pike Geir Saastad Trond Erik Eriksen Lisbeth Hårklau

5 Mysusæter Vel Resultatregnskap Note DRIFTSINNTEKTER OG DRIFTSKOSTNADER Driftsinntekter Salgsinntekt Medlemskontingent , ,00 Startkontingent Skirenn o.l , ,00 Annonse inntekter , ,00 Bonus, Gausdal Landhandleri , ,29 Renteinntekt bankinnskudd 1 856, ,22 Inntekt , ,51 Kostnader Stiutvalget ,12 326,36 Sentrumsprosjektet 5 381,88 0,00 Medlemsavis og hjemmeside 0, ,50 Honorar ,00 0,00 Skirenn og fotokonkurranser , ,00 Mysusæter Skianlegg, tilskudd , ,00 Mysusæter og Raphamn Løypelag BA , ,00 Tilskudd etter styrets vurdering 0, ,00 Vaktmestertjenester 5 600, ,00 Regnskapshonorar 8 000, ,00 Årsmøtepapirer/porto , ,00 Hjemmeside/markedsføring/intern ,00 0,00 Gaver 0, ,00 Generalforsamling/styremøter 8 425, ,00 Bank og kortgebyrer 1 465, ,25 Annen kostnad m/fradrag 1 947, ,00 Annen rentekostnad 117,65 0,00 Sum kostnader , ,11 ÅRSRESULTAT (74 624,97) ,40 OVERF. OG DISPONERINGER Overføring til/fra egenkapital (74 624,97) ,40 Sum overføring/disponering (74 624,97) ,40 Offentlig Regnskap for Mysusæter Vel Organisasjonsnr Side 1 av 2

6 Mysusæter Vel Balanse Note EIENDELER Kundefordringer , ,00 Andre kortsiktige fordringer 1 184, ,35 Bankinnskudd , ,75 SUM EIENDELER , ,10 EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Egenkapital 1/ , ,20 Årets resultat (74 624,79) ,40 SUM EGENKAPITAL , ,60 GJELD Leverandørgjeld 0,00 225,50 Forskudd fra kunder 0,00 500,00 SUM GJELD 0,00 725,50 SUM EGENKAPITAL OG GJELD , ,10 Otta, / Sverre Diesen Tor Jostein Furu Geir Saastad Styreleder Nestleder Styremedlem Erik Pike Trond Erik Eriksen Lisbeth Hårklau Styremedlem/kasserer Styremedlem Styremedlem Offentlig Regnskap for Mysusæter Vel Organisasjonsnr Side 2 av 2

7 Mysusæter Vel Regnskap 2016 sammenlignet med budsjett Regnskap Budsjett Avvik Medlemskontingent , , ,00 Startkontingent,Skirenn o.l , , ,00 Annonse inntekter , , ,00 Bonus, Gausdal Landhandleri , , ,25 SUM INNTEKTER , , ,75 Stiutvalget , , ,12 Stiutvalget,ekstrabevilling utbetalt direkte til egen konto kr ,- Sentrumsprosjektet 5.381, ,88 Honorar , , ,00 Foredrag Per Jordhøy Skirenn og fotokonkurranser , , ,00 Mysusæter Skianlegg, tilskudd , ,00 - Mysusæter og Raphamn Løypelag BA , ,00 - Vaktmestertjenester 5.600, , ,00 Regnskapshonorar 8.000, , ,00 Årsmøtepapirer/porto , , ,48 Diverse adm.kostnader kr ,- er tatt med her. Hjemmeside/markedsføring/intern , , ,00 Generalforsamling/styremøter 8.425, ,00 425,00 Bank og kortgebyrer 1.465, ,00-534,25 Annen kostnad med fradrag 1.947, , ,00 Renteinntekt bankinnskudd , , ,30 Annen rentekostnad 117,65 117,65 Sum kostnader , , ,22 Underskudd , ,00 -

8 Mysusæter Vel Budsjettforslag 2018 Budsjett 2018 Medlemskontingent ,00 Startkontingent,Skirenn o.l ,00 Annonse inntekter ,00 Bonus, Gausdal Landhandleri ,00 SUM INNTEKTER ,00 Stiutvalget ,00 Sentrumsprosjektet Honorar ,00 Skirenn og fotokonkurranser ,00 Mysusæter Skianlegg, tilskudd ,00 Mysusæter og Raphamn Løypelag BA ,00 Vaktmestertjenester ,00 Regnskapshonorar 8.000,00 Årsmøtepapirer/porto ,00 Hjemmeside/markedsføring/intern ,00 Generalforsamling/styremøter 9.000,00 Bank og kortgebyrer 2.000,00 Annen kostnad med fradrag 5.000,00 Renteinntekt bankinnskudd ,00 Annen rentekostnad SUM KOSTNADER ,00 Underskudd ,00

9 GENERALFORSAMLINGEN 2017 Sak 8: Forslag til reviderte vedtekter for Mysusæter Vel Generalforsamlingen 2016 vedtok i sak 6.1 endring av vedtektenes 3 mht rutiner for innkalling til generalforsamling. I arbeidet med denne vedtektsendringen gjennomgikk styret også nøye de øvrige punkt i vedtektene rev. 31. juli Styret så er etter denne gjennomgang behovet for også en del andre justeringer, oppdateringer, retting av småfeil, samt tilpasninger til dagens faktiske praksis og situasjon. Styrets forslag om slike vedtektsendringer ble framlagt for generalforsamlingen 2016, men forslaget ble trukket da det ikke var framlagt på formelt riktig måte. Styret skulle dermed framlegge et forslag til supplerende vedtektsendringer til generalforsamlingen for Styret foreslår nedenstående revisjoner av dagens vedtekter. I dagens gjeldende vedtekter er også medtatt de endringer som ble vedtatt av generalforsamlingen Styrets begrunnelse er angitt i kursiv under hver paragraf som foreslås revidert. Tekst som foreslås fjernet er overstrøket. Forslag til ny tekst/tilføyelser er angitt med uthevet kursiv. Endringene som ble vedtatt i 2010 og inntatt i gjeldende vedtekter pr august 2016 er til orientering angitt med blå tekst. ******************************************************************************************************************** 1 FORMÅL Mysusæter Vel har til mål som formål å ivareta medlemmenes felles interesse interesser på Mysusæter. Ingen realitetsendring. Språklig oppdatering og forbedring. 2 MEDLEMSKAP Personer, bedrifter og foreninger som eier eller disponerer hytte, seterhus eller fast eiendom eller som driver næringsvirksomhet i Mysusæter-området, kan tegne seg som medlem i Mysusæter Vel. Medlem som etter gjentatte påminnelser ikke betaler kontingent, vil bli strøket. Det er et problem at enkelte medlemmer selv etter flere gangs påminnelser, ikke betaler kontingenten. Dette gir mye merarbeid for styret og regnskapsfører, og betyr også at medlemsregisteret ikke er korrekt. Nåværende vedtekter gir ikke anledning til å stryke medlemmer pga manglende innbetaling av kontingent. Styret anser dette som en nødvendig tilføyelse til vedtektene. 3 GENERALFORSAMLING ÅRSMØTE Generalforsamlingen Årsmøtet er Velforeningens høyeste organ. Ordinær Generalforsamling Ordinært Årsmøte avholdes hvert år innen 15. august. På ordinær Generalforsamling ordinært Årsmøte behandles følgende saker: 1. Konstituering. 2. Valg av møteleder, referent og to medlemmer til å underskrive protokollen. 3. Godkjenning av innkalling og saksliste. 4. Årsberetning. 5. Revidert regnskap og budsjett. 6. Fastsettelse av kontingent. 7. Saker som Styret eller andre medlemmer ønsker skal stemmes over på Årsmøtet.

10 GENERALFORSAMLINGEN Saker som Styret eller andre medlemmer ønsker skal behandles på Generalforsamlingen Årsmøtet. 9. Valg av styremedlemmer, valgkomité, revisor og eventuelt andre verv. Innkalling til Generalforsamling Årsmøte skal sendes til medlemmene eller legges ut på Velforeningens hjemmeside minst en måned før Generalforsamlingen Årsmøtet. Innkalling skal ledsages av årsberetning, regnskap og saksliste for møtet. Dersom innkallingen kun legges ut på hjemmesiden, skal komplette sakspapirer utleveres til de frammøtte medlemmene på Generalforsamlingen Årsmøtet. Medlemmene som ønsker at en sak skal kunne avgjøres ved avstemning på Generalforsamlingen Årsmøtet, må gi skriftlig melding til Styret om dette innen 1. mai. Andre saker som medlemmene ønsker å få belyst eller diskutert på den ordinære Generalforsamlingen det ordinære Årsmøtet, må være Styret i hende senest tre uker før Generalforsamlingen Årsmøtet. Beslutninger fattes med simpelt flertall. Alle medlemmer som har betalt medlemskontingent har stemmerett på Generalforsamlingen Årsmøtet. Medlemmer har anledning til å la seg representere på Generalforsamlingen Årsmøtet med stedfortreder dersom denne medbringer skriftlig fullmakt. Ekstraordinær Generalforsamling Ekstraordinært Årsmøte innkalles når Styret finner det nødvendig eller når minst 1/5 av medlemmene forlanger det. På ekstraordinær Generalforsamling ekstraordinært Årsmøte kan bare de saker behandles som er nevnt i innkallingen. For øvrig gjelder de samme regler som for den ordinære Generalforsamling det ordinære Årsmøtet. Ingen realitetsendringer. Ordet Generalforsamling benyttes i dag hovedsakelig for selskaper, og i liten grad for frivillige organisasjoner. I dagligtale benyttes også begrepet Årsmøte i Mysusæter Vel. I andre tilsvarende velforeninger benyttes også i all hovedsak begrepet Årsmøte. Ny sak 2 og 3: Dette har vært og er dagens praksis og slik årsmøtet gjennomføres. Ny sak 7: Dette henspeiler til den tekst som allerede er inntatt i dagens vedtekter, men som i dag ikke er vist som sak i sakslisten. Nest siste avsnitt: Det står i dag ingen steder hvordan beslutninger skal fattes. 4 STYRET Vellet ledes av et Styre på seks medlemmer: Styreleder, nestleder, sekretær, kasserer og fire to styremedlemmer. Tre av Styrets medlemmer bør være bosatt i Sel kommune. Styreleder velges særskilt for ett år om gangen. De øvrige medlemmer av Styret velges for to år, likevel slik at det hvert år er minst to styremedlemmer på valg. Styret konstituerer seg selv. Styret skal ha 5 to varamedlemmer som velges for ett år. Styret er beslutningsdyktige når Styreleder eller nestleder og minst tre andre styremedlemmer er tilstede. Styremøter innkalles av styreleder eller nestleder. Varamedlemmer har møterett og uttalerett, og innkalles til styremøtene. Styremøter kan avholdes som telefonmøter eller videokonferanser. Enkeltsaker kan avgjøres ved bruk av epost eller andre elektroniske medier, men bare hvis alle styremedlemmer er enige om at annen form for behandling ikke er nødvendig. Ved stemmelikhet avgjøres saken av Styreleder. Styret skal: Ivareta Vellets interesser og anvende Vellets disponible midler for medlemmenes beste. Behandle alle forslag som innsendes skriftlig og føre protokoll over alle beslutninger. På vegne av medlemmene være høringsinstans for offentlige myndigheter. Hvert år legge fram årsberetning, budsjett og revidert regnskap for Generalforsamlingen Årsmøtet. Regnskapsåret skal følge kalenderåret.

11 GENERALFORSAMLINGEN 2017 Styrets faktiske sammensetning framkommer nå i første avsnitt. Etter styrets mening er det for mange med fem varamedlemmer, det bør være færre, og varamedlemmene bør også innkalles til styremøtene for å være best mulig informert om styrets arbeid og beslutninger. Det bør gjenspeiles i vedtektene at styremøter kan avholdes som videokonferanser, som også er svært vanlig i dag. Ang styrets arbeidsoppgaver så gjenspeiler forslaget den faktiske situasjon og styrets oppgaver i dag. 5 VALGKOMITÉ En valgkomité forbereder de valgene som skal gjøres på Generalforsamlingen. Valgkomiteen skal ha tre medlemmer. Minst ett av medlemmene skal være bosatt i Sel kommune, og minst ett medlem skal være bosatt utenfor kommunen. Medlemmene velges for tre år, likevel slik at det hvert år er minst ett medlem på valg. En valgkomité forbereder de valgene som skal gjøres på Årsmøtet. Valgkomitéen skal ha to medlemmer. Medlemmene velges for to år. Vedtatt revidert tekst fra 2010 er gjeldende for nåværende vedtekter, men foreslås endret på nytt. Arbeidet i valgkomitéen blir etter styrets mening mer rasjonelt med færre medlemmer. Det har etter styrets mening ingen betydning hvor medlemmene i valgkomitéen er bosatt. 6 ENDRINGER I VEDTEKTENE Forslag om vedtektsendringer kan behandles på ordinær eller ekstraordinær generalforsamling ordinært eller ekstraordinært Årsmøte. Ordlyden i endringsforslaget skal alltid ledsage innkallingen. For at et vedtak om endring i vedtektene skal være gyldige kreves 3/4 av avgitte stemmer. Ingen realitetsendring, se begrunnelse 3. 7 OPPLØSNING Forslag om oppløsning av Vellet kan behandles på ordinær eller ekstraordinær Generalforsamling ordinært eller ekstraordinært Årsmøte. For at vedtak om oppløsning skal være gyldig ved første gangs behandling, kreves 3/4 flertall av Vellets samtlige medlemmer. Hvis forslaget ikke oppnår tilstrekkelig stemmetall, men likevel mer en 3/4 av de avgitte stemmer, kan forslaget tas opp til ny behandling av neste ordinære eller ekstraordinære generalforsamling Årsmøte. Vedtak om nedlegging er da gyldig hvis forslaget på ny oppnår 3/4 av avgitte stemmer. Den generalforsamling Det Årsmøte som fatter endelig vedtak om oppløsning, skal også gjøre vedtak om disponering av Vellets eiendeler. Ingen realitetsendring, se begrunnelse 3.