1) Spesielle områder styret har fokusert på i 2017:

Transkript

1

2 Styrets sammensetning Leder: Anouska Godtfredsen Andenæs Nestleder: Ole Kirkestuen (anleggsansvarlig) Styremedlemmer: Marthe Mia Klavenes (økonomiansvarlig) Sebastian Lystad (Sportslig ansvarlig), Hans Øyvind Haukeli (sponsoransvarlig) Varamedlemmer: Bjørn Gisle Grønlie, Dea Frydenlund Valgkomité: Nicolai Horgen (leder), Per Granlund, Mias Askeland Revisorer: Revisorfirma Stiansen & Co. Kontrollkomité: John Olaisen Styrets arbeid Styremøter Det er avholdt 5 styremøter i 2017 hvor 54 saker er behandlet. Ansatte og arbeidstagere: I 2017 hadde BTK følgende ansatte og oppdragstagere: Daglig leder (heltidsansatt): Per Godtfredsen, Ansatt trener, Tiago Bartolo, tok ett års permisjon fra mars 2017 til mars 2018 for å utvikle en ny tennisklubb i Brasil. Oppdragstagere i 2017 var Luis Silva med ansvar for organisering og utvikling av Tennisskolen samt trenere Fernando Fraile, Teddy Kasa og Michael Geraghty. Michael kom inn som erstatning for Tiago i mars Etter sommeren gikk Michael over til å drifte Fornebu Padel klubb og ble således erstattet av Ken Rune Gibson fra 1.oktober Ken Rune erstattet Tiago de siste 5 månedene av hans permisjon og er stadig oppdragstager ved klubben, da han har vært et flott og positivt tilskudd til trenerteamet. BTK er veldig stolte av trener-teamet som nå er under ledelse av klubbens daglige leder. Innføring av ukentlige møter hver mandag og fokus på god kommunikasjon og organisering av tid har gitt klubben mulighet til å fokusere ytterligere på utvikling av tilbud og kvalitet. Styret fastslo i 2017 en avvikling av hovedtrener ordningen hvor èn trener er ansvarlig for å organisere alle trenerne, og valgte å følge en lineær modell hvor trenerne i større grad blir delegert ansvar for områder og/eller spillergrupper og dette har fungert veldig bra. 1) Spesielle områder styret har fokusert på i 2017: I. Daglig drift: Daglig leder, Per Godtfredsen, har gjort en flott innsats for BTK i 2017 og virkelig løftet kvaliteten på driften. Økonomisk kontroll, kvalitetssikring av treningstilbud, teamwork blant trenerne og support til medlemmer har stått høyt på hans agenda og dette har han gjennomført særs godt i en ellers hektisk arbeidshverdag. Han har i tillegg vært ansvarlig for å utarbeide BTK s Matchi plattform (se vedlegg 1) og klargjort denne for bruk i 2018, som er en nokså omfattende prosess.

3 II. Prisstrategi: Gjennomgang av ny prisstrategi var en viktig prosess i begynnelsen av året. Etter note fra årsmøte 2016 om behov for en gunstigere prisstrategi, utarbeidet styret frem en strategi som gir trenerne økt fleksibilitet til å endre grupper i forhold til hva de mener er til gruppens eller den individuelle spillers beste. Prisstrategien er også forenklet på den måten at man har èn pris gjennom hele året. Det er tatt høyde for både ute og inne sesong og lagt opp til at man kan fakturere for trening for ett år ad gangen. Gjennomgående blir prisene gunstigere for gruppetimer. For konkurransespillere som spiller mest gis det 20% rabatt (se vedlegg 2). III. Betalingsløsninger og bookingsystemer: Å optimalisere brukervennlighet og support er alltid på BTK`s agenda slik at fokuset kan være mest mulig rettet mot idretten og ikke administrasjonen. Styret har i 2017 jobbet for å redusere administrasjonsbyrden ytterligere for klubben samt forenkle betalingsløsningene for medlemmer. Det ble etablert online betaling og påmeldingsportal via deltaker.no med god effekt og positiv tilbakemelding. Etter at Senserio, høst 2017, erklærte at de skulle avvikle sitt bookingsystem fikk daglig leder i oppdrag å sondere terrenget for nye og optimaliserte løsninger for administrasjon og booking, og det ble besluttet å gå over til Matchi med oppstart Februar Matchi er et administrasjonsprogram spesialutviklet for tennis som tar for seg store deler av de utfordringer en klubb har i forhold til organisering av medlemmer, booking av baner, privattimer, påmeldinger, organisering og invitasjoner til arrangementer, opprettelse av treningsgrupper med mer. De har blant annet systemer for salg av gavekort, betaling for gjestespillere, fakturarutiner osv. Matchi har også opplegg for at medlemmene med kode, eller andre løsninger, selv låser seg inn på banen med automatisk lys ved inn/utlåsing. Dette er et avansert program som BTK forespeiler seg å dra nytte av i fremtiden. Utestående fordringer har forblidt et problem, men ble i 2017 betraktelig redusert ved blant annet utdeling av medlemskort til betalende medlemmer, oppfølging av bruk av medlemskort ved banebruk og at medlemmer som melder seg på kurs/timer og som har utestående forfalte fakturaer ikke får delta på trening før fordringer er gjort opp. VI. Samarbeide med NTF og klubbledere: Det har blitt lagt ned tid i et tettere og forbedret samarbeide og generell kommunikasjon med Norges tennisforbund og andre tennisklubber. Daglig leder deltar jevnlig på møter med andre klubbledere og BTK er således godt integrert og etablert i miljøet gjennom dette initiativet. Klubben har også fokusert på kommunikasjon med forbundet om system- og trenerutvikling i forhold til norske standarder og både daglig leder, trenere og styret har hatt møte med forbundets representant. V. Forbedring av innendørstilbudet: BTK har lenge jobbet mot å forbedre tilbudet i vinterhalvåret og fikk i 2017 rammetillatelse til å sette opp ytterligere en overtrykkshall i perioden 1.oktober 15.april. ). I et ønske om å imøtekomme nærmiljøets interesse ble planene for ny overtrykkshall utarbeidet slik at den andre boblen skulle være til så lite sjenanse som mulig. Løsningen var ikke optimal og løste eksempelvis ikke utfordringene man opplever i utendørssesongen da gjelder nedbør. BTK har gjort en statistikk på nedbør i utendørssesongen hvor man fant at i løpet av de 169 dagene som utgjorde utesesongen 2017, så var det registrert nedbør på 99 av dem. (se

4 vedlegg 3). I september 2017 ble styret kontaktet av et medlem med erfaring innen bygging av kompliserte og a-typiske bygg som ønsket å drøfte muligheten for en permanent hall under bakken som et alternativ til bobler. Det ble avgjort at man skulle gjøre en gransking av muligheten for dette før man gikk i gang med å sette opp den andre boblen, da en permanent hall blant annet ville løse mange av de overnevnte nedbør relaterte utfordringene. Klubben ble sponset med en arkitektonisk oversikt (se vedlegg 4) og styret ble presentert forslaget i oktober På grunn av stort sykefravær ved planlagte oppfølgingsmøter ble det avgjort at saken skulle behandles i det første styremøtet over nyttår og at man da skulle ta en avgjørelse på om man skulle gå videre med sondering av permanent hall under bakken og således legge boble-hall prosjektet på is frem til man visste om en permanent hall vil være gjennomførbar (se vedlegg 5). VI. Kommunikasjon & Informasjonsflyt: Hjemmeside Klubbens nye hjemmeside har fungert som en plattform for informasjon, påmeldinger og bookinger og man erfarer at dette har forbedret informasjonsflyten. Det sagt så er det et ytterligere forbedrings- potensial på kommunikasjonsfronten. Det er forventet at overgangen til Matchi vil løse mange av klubbens utfordringer på nettopp dette området. Håndbok I 2017 laget BTK en klubbhåndbok (vedlegg 6) med mye nyttig informasjon til medlemmene og håndboken er tilgjengelig på klubbens hjemmesider for lesing og nedlasting. Håndboken har blitt trukket frem av Norges Tennisforbund som et eksempel for andre klubber på en flott utarbeidet klubbhåndbok, som jo er hyggelig for BTK. Informasjonsmøter Klubben har et ønske om å samle til informasjonsmøter med foreldre og på den måten jobbe mot å forbedre kommunikasjonen ut til spillere og foresatte. Det har vært lav deltakelse på møtene hittil og klubben ser et ytterligere potensial for forbedring på dette området. VII. Innsamlingsaksjon for klubber tilsluttet Bygdøhus I april 2017 ble det dannet en innsamlingskomitè for Fornying og Videreutvikling av Bygdøhus, bestående av to representanter fra Stiftelsen Bygdøhus samt en representant fra hver av klubbene tilsluttet fleridrettshallen. Formålet var å lage en felles aksjon for innsamling av midler til de individuelle utviklings- og oppgraderingsbehovene hver klubb har samt oppgraderingsbehovene i flerbrukshallen. (se vedlegg 7). For BTK var det da snakk om innsamling av midler til den nye boblen. Aksjonen gikk av stabelen etter sommerferien og BTK bidro med design og bestilling av informasjons-brosjyrer og banner. Roder ble fordelt på klubbene basert på medlemstall og BTK sine herre- og damelag, samt et lite antall medlemmer, gjorde en flott innsats for å legge brosjyrer i postkassene på øya. Innsamlingsaksjonen er fremdeles aktiv, men grunnet endringer i BTK`s planer og uvisshet rundt disse frem til en sondering i begynnelsen av 2018 er gjennomført, har man kommet til en enighet i innsamlingskomitèen om at det er bedre hvis BTK går ut på egenhånd for å skaffe finansiering til sine planer.

5 2) Aktivitet ved BTK i 2017 I. Sportslig Barnehagetennis, FunFactory og (B)AKS: Fun Factory går av stabelen hver torsdag når 12 sprudlende barn mellom 2 og 5 år samles for tennis med Teddy. FunFactory fokuserer på idrettsglede og er utviklet for å fange den relativt korte oppmerksomheten til barna i denne aldersgruppen, samt øvelser i balanse kroppskontroll og hånd-øye koordinasjon. Timen har blitt veldig populær og BTK planlegger å utvikle tilbudet ytterligere i (B)AKS tennisen har fått et løft og tilbudet går til andre skoler så vel som bygdøy skoles aktivitetsskole. Flere dager i uken hentes barn til fots eller på klubb-bussen og fraktes til BTK for en morsom (og tidvis støyfull)tennistime. BTK har redusert frafallet betraktelig og ved å tilby grupper til barn fra 1.klasse og oppover erfarer man at nivå-variasjonen blir mindre blant aktivitetsskole deltakerne, noe som gjør timen lettere å både lede, og følge. Tennisskolen: Tennisskolen har virkelig fått et kjempe løft, takket være stor innsats fra Tennisskolens ansvarlige trener, Luis. Luis kombinerer en akademisk tilnærming med den fysiske treningen og følger opp grupper under ordnede forhold i samspill med daglig leder og trenere. Trenerne har alle utmerket seg i 2017 og komplimenterer hverandre i sin tilnærming til arbeidet. Fernando, som selv er en sterk spiller, har en usedvanlig imøtekommende og positiv holdning og evner å drive spillerne utenfor sin fysiske komfortsone uten at de selv merker det, som fører til en effektivisering av treningsøktene. Teddy innehar stor kunnskap innen opplæring av de aller yngste og oppfølging på ROG-nivå. Ken-Rune er en entusiastisk og motiverende gutt som er flink til å engasjere og få i gang motivasjonen hos gruppene. Takket være den kollektive innsatsen har vi i 2017 økt antallet barn i tennisskolen fra 62 barn i mars 2017 til 96 barn i mars 2018, dvs en økning på 35%. Vi har også utviklet en effektiv rekruttering av barn fra Team til Tourna (konkurranse) grupper og i løpet av 2017 overførte hele 15 barn i U10 klassen over i konkurransegrupper. I skrivende stund har BTK over 40 barn som spiller på rød ball nivå, som betyr at vi er i ferd med å skape et solid fundament for klubbens fremtid. Det er estimert at ca 80% av barna som startet i 2017 med rød ball har, i løpet av 3 måneder etter oppstart, enten avansert til mer erfarne grupper, spiller flere ganger i uken enn de gjorde i utgangspunktet eller spiller med neste ball-gruppe (oransje grønn) ball. Dette er en utrolig flott utvikling for klubben som tyder på at måten vi nå har organisert oss på fungerer.

6 Konkurransespillere: BTK`s spillere fortsetter å hevde seg og Johannes Foss Abrahamsen og Markus Andre Nordby, som nå spiller i herreklassen, var i utgangen av 2017 ranket henholdsvis nr 8 og 26 i landet. Imponerende er det også at juniorene Felix Nordby og Ole Tinius Lepsøe fra U16 klassen nådde henholdsvis plass 34 og 36 i herrerankingen. Flere yngre spillere hevdet seg i 2017 og Julia Mathisen Strøm er i skrivende stund Norges beste jentespiller U14. Karina Jensrud (U16), som store deler av året er bosatt i USA, spiller hovedsakelig internasjonale turneringer og har i en alder av 15 år samlet hele 38 ITF poeng i U18 klassen. Karina har deltatt i over 8 internasjonale turneringer i løpet av 2017 og har nådd kvartfinale 3 ganger, noe som er fremragende med tanke på det høye nivået ved de internasjonale turneringene. For de som enda ikke er gamle nok til å samle poeng er det fremdeles ingen sak å vinne i både egne og eldre klasser, noe den fremadstormende Nicolai Budlov Kjær (U12) har bevist ved å nå langt i både sin egen og U14 turneringer. Følgende er en oversikt over juniorene på NTF`s ranking: Spiller: Klasse: Ranking: Felix Benjamin Nordby U16/U19 5/15 Ole Tinius Stave Lepsøe U16/U19 6/14 Casper Christensen U16/U19 19/32 Kristoffer Mathisen Strøm U19 20 Julia Mathisen Strøm U14 /U16 1/10 Axel Fredrik Ringnes U14 7 Ralph Gabriel Matheson U14 19 (tallene er fra uke ). Lagtennis: Herrer 1 beholdt plassen i eliteserien og Herrer 2 beholdt plassen i 1.divisjon. Damene rykket dessverre ikke opp fra 2.divisjon. Daglig leder og trenere har involvert seg mye med NTF for å følge deres standardiserte treninger og målsettinger basert på internasjonale retningslinjer.

7 Turneringer & Leirer: I 2017 hadde vi følgende turneringer: Turnering: Klasse: NTF U10 NTF U16 Klubb Pizza-turnering ROG-turnering Yellow-tour Klubb Sosial herre double Klubb Sosial dame double Måned: April Mai November Desember Juni Juni Turneringene var godt gjennomførte og tilbakemeldingen positiv. BTK savner større deltakelse fra egne spillere og ville jobbe videre for å motivere til dette. Sommercamp ble holdt i juni og august Begge leirene var en suksess og førte til at inspirerte deltakere som i utgangspunktet ikke spilte tennis, startet i tennisskolen. Klubbmesterskap ble ikke gjennomført, da styret avgjorde å flytte det fra sensommer/høst til en helg før sommeren. Målet vil da være å skape et opplegg hvor man vektlegger en lavere terskel for deltakelse ved å for eksempel benytte et handicap-system, noe de har gjort med gode resultater i andre klubber. På den måten vil man skape et event som er både sosialt og utfordrende for spillere av alle nivåer. II. Anlegg: BTK jobbet mot en forbedring av hold og renhold på banene i 2017 med positiv effekt. Daglig leder fulgte opp trenerne slik at vi også for fremtiden vil kunne presentere anlegget på en ryddig og fin måte. Rutiner vedr. klipping av gress vil kunne variere noe i perioder grunnet nedbør, da det ikke er tilfredsstillende å klippe gresset mens det er vått. Store endringer i boblehall avventes med tanke på nye prosjektutviklinger. Dialog med leverandør vedrørende reparering av huller i hard-court dekket er pågående.

8 III. Sponsor: Rekruttering av sponsorer har ikke vært lett for BTK, mye grunnet de utviklingsplanene vi nå vurderer og uvisshet vedrørende hva man kan tilby sponsorer, rent konkret. Styret har drøftet etableringen av en sponsorkomitè i 2018 for å dekke dette området. Vurdering av aktivitet i forhold til mål : Målet for 2017 var å fokusere på organisering og kvalitetssikring av treningstilbud, forbedre oversikten over grupper og individuelle spillere og deres nivå, øke fleksibiliteten til trenerne slik at de kan utføre jobben sin så konstruktivt som mulig samt øke motivasjon og engasjement hos spillerne. Disse målene mener vi å ha nådd i Medlemstall for 2017 Kvinner Menn Totalt 0-5 år år år år > 26 år Totalt Medlemsutvikling: Kvinner Menn Totalt 2012 N/A N/A 287

9 IV.Økonomi Driftsinntektene for 2017 var på NOK som er NOK under budsjett. Inntektene anses som tilfredsstillende med tanke på at man har gjort tiltak for å senke treningsprisene. Medlemskontingenten var uendret i Sponsorinntekter var lave og dette bør man jobbe for å forbedre i Driftsutgiftene i 2017 var på NOK som er NOK under budsjett. I året som gikk var det viktig for klubben å vedlikeholde en sunn og fornuftig økonomi. Det ble lagt vekt på kostnadskontroll og innstramming av utgifter, noe som fremkommer av resultatregnskapet. Årsresultatet i 2017 var på NOK som er NOK under budsjett. Klubbens likviditet er sunn ved årsslutt. Man har fått tilført midler fra tilskudd for plexi-pave banedekket som ble lagt i 2015 på bane 1 og 2. Tilskuddet har ingen resultateffekt og er en ren balansepost ettersom tilskuddet er tidligere inntektsført NOK ble avsatt for tap. Selv om klubben velger, av forsiktighetshensyn, å gjøre en avsetning på forfalte fordringer fortsetter klubben å drive inn disse.