DET KONGELIGE JUSTIS- OG BEREDSKAPSDEPARTEMENT Hovedinstruks for økonomiforvaltningen og virksomhetsstyringen av Direktoratet for nødkommunikasjon Fastsatt av Justis- og beredskapsdepartementet med virkning fra 27.11.2014 1
Innhold 1. Departementets styring av virksomheten 3 1.1. Departementets overordnede ansvar 3 1.2. Direktoratet for nødkommunikasjons myndighet og ansvarsområde 3 1.3. Styringsdialogen 5 2, Krav til direktoratets interne styring 6 2.1 Direktørens myndighet og ansvar 6 2.2 Krav til direktoratets planlegging, gjennomføring og oppfølging 6 2.3. Krav til virksomhetens interne kontroll 7 3. Krav knyttet til økonomiforvaltningen i Direktoratet for nødkommunikasjon 8 3.1. Intern økonorniinstruks 8 3.2. Økonomiforvaltningsansvar, bestemmelsene kap. 4, reglementet 5, 12, 17 og 18 8 3.3 Løpende økonomiforvaltning og delegering av myndighet 8 3.3.1 Saksbehandhng i økonomiske/administrative saker 8 3.3.2 Internbudsjett, bestemmelsene pkt. 2.4 8 3.3.3 Kontroll av utgifts- og inntektstransaksjoner, jf. bestemmelsene pkt. 2.5. og 5 9 3.3.4 lønns - og personalutgifter, bestemmelsene pkt. 5.2 9 3.3.5 Kjøp av varer og tjenester, bestemmelsene pkt. 5.3 9 3.3.6 Budsjettdisponeringsmyndighet, bestemmelsene pkt. 2.5.2.1 10 3.3.7 Internt disponeringsskriv, bestemmelsene pkt. 2.3.2 og reglementet 7 og 9 10 3.3.8 Betalingsformidling og regnskapsføring, bestemmelsene pkt. 3.8 10 3.3.9 Inntekter, bestemmelsene pkt. 5.4 og 2.5 11 3.3.9.1 Ettergivelse av krav, bestemmelsene pkt. 5.4.4 11 3.4 Regnskapsføring og økonomisk rapportering 11 3.4.1 Virksomhetsregnskapet, bestemmelsene pkt. 3. 3, reglementet 12 11 3.4.2 Rapport til statsregnskapet, bestemmelsene pkt. 3.5, reglementet 12 11 3.4.3 Regnskapsføring og økonomisystemer, bestemmelsene pkt. 4.3, 4.4 og 4.5, reglementet 12, 17 og 18 12 3.4.5 Arkivering av regnskapsmateriell og regnskapsdokumentasjon, 12 3.5 Budsjettfullmakter 12 2
Formålet med instruksen er å gi nærmere retningslinjer for hvordan Direktoratet for nødkommunikasjon i praksis skal utøve sin rolle som eier og forvalter av Nødnett på vegne av Justis- og beredskapsdepartementet. Instruksen erstatter Hovedinstruks for økonomiforvaltningen i Direktoratet for nødkommunikasjon av 1. januar 2013. Denne instruksens virkeområde er økonomi- og virksomhetsstyringen av Direktoratet for nødkommunikasjon. Instruksen er et supplement til Økonomiregelverket i staten1. 1. Departementets styring av virksomheten 1.1. Departementets overordnede ansvar Justis- og beredskapsdepartementet har ansvar for overordnet styring og kontroll med Direktoratet for nødkommunikasjon. Justis- og beredskapsdepartementet fastsetter overordnede mål og hovedstrategier innenfor de rammer som Stortinget fastlegger gjennom lov- og budsjettvedtak. Departementet fastsetter overordnede mål og krav for direktoratet. Departementet har ansvar for å føre kontroll og tilsyn med direktoratet, primært gjennom krav til rapportering og oppfølging av rapporteringen, men også ved annen tilsynsvirksomhet. Justis- og beredskapsdepartementet tildeler årlig den økonomiske rammen og delegerer nødvendige fullmakter til Direktoratet for nødkommunikasjon. 1.2. Direktoratet for nødkommunikasjons myndighet og ansvarsområde Direktoratet for nødkommunikasjon eier og forvalter Nødnett på Justis- og beredskapsdepartementets vegne. Det pågår et arbeid knyttet til eierskap, forvaltning og drift av radionettet, kommunikasjonssentralene og radioterminalene som kan påvirke eierskap og ansvarsforhold knyttet til dette og dermed medføre behov for å oppdatere instruksen på et senere tidspunkt. Et felles, landsdekkende Nødnett sammen med brukernes nødnettutstyr skal gi et tryggere og mindre sårbart samfunn gjennom sikrere og bedre kommunikasjon for nød- og beredskapsorganisasjoner. Direktoratet for nødkommunikasjon har ansvar for at viktige samfunnsfunksjoner har tilgang til et trygt, robust og tidsmessig kommunikasjonssystem for ledelse og samhandling i daglig virke og ved større hendelser. Direktoratet eier Nødnett og har ansvar for etablering, forvaltning og videreutvikling i tråd med brukernes behov. Direktoratet for nødkommunikasjon skal gjennom sin rolle og kompetanse bidra til å styrke samfunnets sikkerhet og beredskap. Direktoratet for nødkommunikasjon har et selvstendig ansvar for å fremme begrunnede forslag til endringer i rammebetingelsene overfor Justis- og beredskapsdepartementet, hvis det anses nødvendig for å kunne realisere krav og føringer fra departementet. Direktoratet for nødkommunikasjon skal gjennom gode faglige analyser bidra til at Justis- og beredskapsdepartementet har et best mulig beslutningsgrunnlag for politikkutviklingen på 'Reglement for økonomistyring i staten (reglementet) og bestemmelser om økonomistyring i staten (bestemmelsene) fastsatt 12. desember 2003 med endringer, og rundskriv fra Finansdepartementet. 3
feltet. Direktoratet har også en viktig rolle når det gjelder å bistå med faglige innspill til departementet på kort varsel. Direktoratet for nødkommunikasjon skal uten unødig opphold varsle Justis- og beredskapsdepartementet om hendelser og saker som kan medføre politisk oppmerksomhet eller større medieomtale. Direktoratet for nødkommunikasjon skal også så raskt som mulig varsle Justis- og beredskapsdepartementet hvis direktoratet på noen områder vurderer risikoen for manglende mål- og resultatoppnåelse som stor. Direktoratet skal orientere om hvilke risikoreduserende tiltak som er iverksatt og hvilke ytterligere tiltak som vil bli iverksatt. Departementet skal informeres dersom direktoratet mener det er nødvendig å nedprioritere viktige områder for å kunne realisere mål og resultatkrav gitt av departementet. Som fagdirektorat og kompetansesenter har Direktoratet for nødkommunikasjon et selvstendig ansvar for å belyse problemstillinger og gi innspill innen området nødkommunikasjon til Justis- og beredskapsdepartementet. Direktoratet for nødkommunikasjon er Justis- og beredskapsdepartementets kompetansesenter for nødkommunikasjon og telekommunikasjon og skal bidra til enhetlige, sikre og robuste nasjonale løsninger for nødkommunikasjon. Direktoratet skal herunder: Ha ansvar for forvaltning og videreutvikling av kommunikasjonsinfrastrukturen i Nødnett I tråd med teknologiutviklingen ogta initiativ for å bidra til at samfunnets behov for sikker kommunikasjon ivaretas. Være pådriver for at det finnes flere leverandører av brukernes Nødnettutstyr. Arbeide for at datakapasiteten i Nødnett utvikles og utnyttes til det beste for brukerne og legge til rette for utvikling av tjenester til beredskapsmarkedet. Være høringsinstans på tema knyttet til beredskap og samhandling. Delta i arbeidet med å sikre fremtidige internasjonale teknologistandarder for sikker kommunikasjon. Gjennom norsk-svensk samarbeid utvikle og implementere teknologi og rutiner for at norske og svenske nød- og beredskapsorganisasjoner kan bruke sine terminaler begge land. På sikt skal det også jobbes for et tilsvarende norsk-finsk samarbeid. Direktoratet må i tillegg til å inneha tung faglig kompetanse av teknisk, økonomisk og juridisk karakter også besitte god forvaltningsmessig kompetanse for å bidra til samarbeid med andre statlige virksomheter og en god styringsdialog. Direktoratet skal herunder: Ha et sektorovergripende perspektiv med vekt på Nødnett som kritisk infrastruktur. l-la ansvar for å etablere møteplasser, tilrettelegge for gode beslutningsprosesser og sikre nødvendig samordning mellom og med brukerne av Nødnett. 4
Kommunisere godt og effektivt med offentlig sektor (departementene, direktoratene, fylkesmannsembetene og kommunene), brukerne, befolkningen og mediene. Sørge for at Nødnett har god tilgjengelighet og stabil, sikker og kostnadseffektiv drift. Følge opp at brukernes nødnettutstyr har stabile og sikre driftsstøttetjenester. Følge opp at opplæring av sluttbruker sikrer riktig bruk av Nødnett. Ha ansvar for at leverandøren/operatøren er godt integrert i beredskapssamarbeidet. Tilrettelegge for at alle som har et nød- og beredskapsansvar, frivillige hjelpeorganisasjoner og andre aktører kan bli brukere av Nødnett. Tilrettelegge for kompetanseoverføring mellom ulike brukere av Nødnett, for eksempel superbrukersamlinger, brukerforum og øvelser. Tilrettelegge for at Nødnett benyttes effektivt i det daglige og under kriser. Herunder at direktoratet: Øver regelmessig sammen med brukerne og deltar på øvelser. Er pådriver for at bruk av Nødnett og fravær av Nødnett er en del av Nødnettbrukeres beredskapsplaner. Er pådriver for at sentrale aktører i beredskaps-norge benytter Nødnett som samhandlingsverktøy ved kriser. Har lokal tilstedeværelse og håndterer beredskapssituasjoner i hele landet. Er pådriver for å bli varslet om og får observatørrett i øvelser der Nødnett er i bruk. Har beredskapsplaner som er harmonisert med brukerorganisasjoners beredskapsplaner. 1.3. Styringsdialogen Styringsdialogen mellom Justis- og beredskapsdepartementet og Direktoratet for nødkommunikasjon skal sikre god utforming, formidling og oppfølging av mål og resultatkrav som gis i tildelingsbrev, oppdragsbrev og styringsdialogmøter. Styringsdialogen skal videre sørge for at: Det er samsvar mellom de krav som stilles fra departementet og de rammebetingelser og fullmakter som gis direktoratet. Mål- og resultatoppnåelse, effekter, gevinster, risikostyring og status/framdrift på tiltak av betydning dokumenteres skriftlig. Direktoratet får informasjon om politiske mål på eget ansvarsområde, politikkutforming på andre relevante områder, prinsipielle saker som departementet arbeider med og øvrige forhold av betydning for direktoratets virksomhet. Styringssignaler fra Justis- og beredskapsdepartementet til Direktoratet for nødkommunikasjon gis skriftlig, i hovedsak gjennom det årlige tildelingsbrevet, men også gjennom supplerende tildelingsbrev. Hvis det ut fra sakens karakter er nødvendig å gi styringssignaler muntlig, skal dette alltid følges opp skriftlig i etterkant. Helse- og omsorgsdepartementet vil i forbindelse med styringsdialogen med Direktoratet for nødkommunikasjon, gis adgang til å gi innspill til Justis- og beredskapsdepartementets 5
tildelingsbrev til Direktoratet for nødkommunikasjon, og delta i etatsstyringsmøtene. Styringsdialogen skal ledes av Justis- og beredskapsdepartementet. Styringsdialogen består i tillegg av et antall styringsdialogmøter i året. Referat fra styringsdialogmøtene er å anse som et styringsdokument. Hvis Direktoratet for nødkommunikasjon oppfatter styringssignalene fra Justis- og beredskapsdepartementet som uklare, skal direktoratet umiddelbart ta dette opp med departementet for avklaring. Tilsvarende skal direktoratet kvittere for at mottatte oppdrag og bestiffinger er forstått og bekrefte at tidsfrist er realistisk. Hvis det senere viser seg umulig å overholde fristen, skal det meldes til departementet så snart som mulig, samtidig som det angis når leveransen vil skje. Direktoratet for nødkommunikasjon skal også gi rask tilbakemelding dersom det er mål- og resultatkrav som direktoratet vurderer som urealistisk å innfri innenfor de gjeldende økonomiske rammebetingelser. Det må i innspillet signaliseres konsekvenser og hvilke andre områder og tiltak som ev. må nedprioriteres for å innfri departementets kray. I tillegg til de ordinære styringsdialogmøtene gjennomføres etter behov fag- og budsjettmøter mellom Justis- og beredskapsdepartementet, Helse- og omsorgsdepartementet og Direktoratet for nødkommunikasjon for å konkretisere styringssignaler, sikre at oppdrag er riktig oppfattet og for at departementet kan gi tilbakemelding på rapportering og andre innspill fra direktoratet. I disse møtene kan det også være aktuelt å formidle nye oppdrag, som skal skriftliggjøres i etterkant. Det avholdes også egne informasjonsmøter mellom Justis- og beredskapsdepartementet og direktoratet på ulike nivå. Hensikten med disse møtene er å sikre gjensidig informasjonsutveksling og koordinering. I de tilfeller hvor direktoratet har behov for å få avklart saker i Justis- og beredskapsdepartementet, skal disse redegjøres for skriftlig og inneholde en tilrådning. 2. Krav til direktoratets interne styring 2.1 Direktørens myndighet og ansvar Direktøren for Direktoratet for nødkommunikasjon er virksomhetsleder med overordnet ansvar for all aktivitet og alle resultater i etaten og budsjettdisponeringsmyndighet i henhold til tildelingsbrevet. Med utgangspunkt i de rammer og krav som er gitt av departementet, har direktøren ansvar for valg av strategier, virkemidler og organisatorisk utvikling som anses nødvendig for å realisere dette. Direktøren har ansvar for å ha systemer og rutiner som sikrer god styring og kontroll av direktoratet. 2.2 Krav til direktoratets planlegging, gjennomføring og oppfølging Direktoratet skal ivareta og sørge for at virksomheten som helhet har en målrettet og effektiv drift. En forutsetning for ivaretakelse av ansvaret er systematikk i arbeidet, og det 6
innebærer at direktoratet har formulert målsetninger og utarbeidet planer for sitt eget virke. Direktoratet skal planlegge med både ettårig og flerårig perspektiv. Overordnet strate isk lan: Denne strategien skal ha et langsiktig tidsperspektiv og konkretisere overordnede mål og styringssignaler og direktoratets egne behov. Nødnett er ny kritisk infrastruktur og direktoratets strategi må gjenspeile at samfunnet får mest mulig nytte av investeringen i Nødnett og tilhørende kompetanse. Virksomhets lan: Direktoratet skal synliggjøre mål og prioriteringer i den årlige virksomhetsplanen. Virksomhetsplanen skal konkretisere direktoratets langsiktige strategi og årlige tildelingsbrev fra departementet. Justis- og beredskapsdepar-tementet forutsetter at direktoratet rapporterer i henhold til tildelingsbrevet. Direktoratet skal sende inn til Justis- og beredskapsdepartementet: Rapportering om resultater i henhold til krav fastsatt av tildelingsbrevet. Andre rapporter og informasjon som etterspørres av departementet. Direktoratet skal, innen den frist som departementet bestemmer, legge fram en årsrapport, jf. økonomireglementet 9c) og bestemmeisene pkt. som blant annet skal inneholde: I. Leders beretning Introduksjon til virksomheten og hovedtall Årets aktiviteter og resultater Styring og kontroll i virksomheten Vurdering av framtidsutsikter Årsregnskap Direktoratet skal jevnlig utarbeide analyser og evalueringer av måloppnåelse, oppgaveløsning og virkemiddelbruk. Direktoratet har ansvar for å følge opp merknader fra Riksrevisjonen, Sivilombudsmannen m.fl. Kopi av korrespondansen oversendes Justis- og beredskapsdepartementet. 2.3. Krav til virksomhetens interne kontroll Direktøren har ansvaret for å påse at den interne kontrollen er tilpasset risiko og vesentlighet, at den fungerer på en tilfredsstillende måte og at den kan dokumenteres. Intern kontroll betyr i denne sammenheng systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres, vedlikeholdes og forbedres i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lover, forskrifter og styringsdokumenter som er gjeldende for Direktoratet for nødkommunikasjons virkeområde. Intern kontroll forutsetter kvalitets- og risikostyring i virksomheten som helhet, samt løpende egenevaluering av Direktoratet for nødkommunikasjons virksomhet. Direktoratet for nødkommunikasjons ledelse har ansvar for å etablere systemer, rutiner og tiltak som skal sikre den løpende interne kontrollen av Direktoratet for nødkommunikasjons aktiviteter. 7
Direktoratet skal gjennomføre systematiske risikovurderinger i overensstemmelse med de prinsipper som følger av «Veileder i risikostyring», utgitt av Direktoratet for økonomistyring, og de rutiner og systemer som er utarbeidet for risikostyring i Nødnettprosjektet. Det skal avtales nærmere med departementet hvilket nivå rapporteringen til departementet skal være på. 3. Krav knyttet til økonomiforvaltningen i Direktoratet for nødkommunikasjon 3.1. Intern økonomiinstruks Direktøren må, innenfor de rammer som er trukket opp av overordnet departement, fastsette intern økonomiinstruks for den samlede virksomheten, med regler om delegering av myndighet. Det skal presiseres hvordan de enkelte funksjoner i økonomiforvaltningen skal utføres på ulike nivåer og om ansvarsforhold. 3.2. Økonomiforvaltningsansvar, bestemmelsene kap. 4, reglementet 5, 12, 17 og 18. Direktøren må påse at virksomheten har en særskilt enhet som tillegges samordningsansvaret for direktoratets økonomiforvaltning. Økonomienheten skal blant annet ivareta følgende oppgaver: Påse at kravene knyttet til økonomiforvaltningen oppfylles i alle enheter som har økonomiforvaltningsoppgaver i direktoratet. Ansvar for virksomhetens økonomisystem. Iverksette nødvendige kontrolloppgaver. Samordne kommunikasjon av økonomisk art mot Justis- og beredskapsdepartementet og Riksrevisjonen. Vurdere, i samråd med departementet, behov for endringer i denne instruksen og interne instrukser samt sørge for oppbevaring av oppdaterte instrukser. Samordne økonomirapporter og budsjettforslag til Justis- og beredskapsdepartementet. Økonomienheten skal også ivareta kravene til regnskapsføring, jf. reglementet 12. 3.3 Løpende økonomiforvaltning og delegering av myndighet 3.3.1 Saksbehandling i økonomiske/administrative saker Avgjørelse i økonomiske/administrative saker skal være dokumentert. Forslag til beslutninger skal inneholde en saksfremstilling med forutsetninger som er tilstrekkelig til at den som skal ta avgjørelsen, selv kan foreta etterkontroll. 3.3.2 Internbudsjett, bestemmelsene pkt. 2.4 Virksomheten skal etablere intern kontroll slik at det føres løpende kontroll med forbruket og med innbetalingene. Direktøren må fastsette retningslinjer og rutiner for internbudsjettarbeidet som bl. a. skal sikre at beløpsmessige rammer ikke overskrides, måloppnåelse og resultater står i forhold til fastsatte mål og resultatkrav og at ressursbruken er effektiv. 8
3.3.3 Kontroll av utgifts- og inntektstransaksjoner, jf. bestemmelsene pkt. 2.5. og 5 Som ledd i den interne kontrollen, skal det utføres kontroll av utgifter og inntekter. Kontrollen skal sikre at inntekter, anskaffelser, tilskudd og lønn og andre oppgavepliktige ytelser blir håndtert i samsvar med gjeldende lover, regler og avtaler, og at inntekter og utgifter følges opp i forhold til Direktoratet for nødkommunikasjons budsjetter og fastsatte planer. På inntektsområdet er formålet videre å sikre at direktoratets inntekter blir korrekt fastsatt og innbetalt, og at utestående krav blir fulgt opp. Direktoratet skal etablere systemer og rutiner som sikrer kontroll med transaksjonene (transaksjonskontroller). 3.3.4 Lønns - og personalutgifter, bestemmelsene pkt. 5.2 Direktøren skal etablere systemer og rutiner som sikrer at lønn og andre oppgavepliktige ytelser blir korrekt registrert, beregnet, bokført, utbetalt og rapportert, jf. bestemmelsene pkt. 5.2. Direktoratet for nødkommunikasjon skal bruke et elektronisk økonomisystem med funksjonalitet slik at direktoratet kan hente ut nødvendig informasjon fra systemet for budsjettkontroll, rapportering m.m., jf. pkt. 4.3 i bestemmelsene. Fullmakter og organisering av arbeidet skal være dokumentert, og det skal være etablert metoder og tiltak for å forebygge, avdekke og korrigere feil og mangler i systemene og rutinene, jf. pkt. 2.4 i bestemmelsene. 3.3.5 Kjøp av varer og tjenester, bestemmelsene pkt. 5.3 Innkjøp av enhver art skal foretas på de måter som er fordelaktige for staten og alle anskaffelser skal skje i henhold til gjeldende anskaffelsesregelverk. Se spesielt om store anskaffelser i bestemmelsene pkt. 5.3.8. Direktoratet skal etablere systemer og rutiner som sikrer at anskaffelser av varer og tjenester skjer på en effektiv og forsvarlig måte. Fullmakter og organisering av arbeidet skal være dokumentert, og det skal være etablert metoder og tiltak som har til hensikt å forebygge, avdekke og korrigere feil og mangler i systemene og rutinene, jf. pkt. 2.41 bestemmelsene. Direktøren må fastsette retningslinjer og rutiner som konkretiserer hvordan de forskjellige krav under bestemmelsene pkt. 5.3 skal gjennomføres, herunder: Budsjettdisponering Varemottak. Fakturabehandling Attestasjon. Bokføring og utbetaling. Registrering av eiendeler. og bestilling. og mottak. Når det gjelder registrering av driftsmidler skal direktoratet fastsette rutiner for registreringen i tråd med bestemmelsene pkt. 5.3.7 og Statlige regnskapsstandarder (SRS) 17. Utrangering og kassasjon av materiell skal gjøres i samsvar med «Normalinstruks for utrangering og kassasjon av materiell og bygninger samt avhending av materiell som tilhører staten» av 18.12.1987. Direktøren gis myndighet til å utrangere og kassere materiell. 9
3.3.6 Budsjettdisponeringsmyndighet, bestemmelsene pkt. 2.5.2.1 Hver enkelt utbetaling fra direktoratet skal bekreftes av en som har budsjettdisponeringsmyndighet i samsvar med bestemmelsene pkt. 2.5.2.1. Direktøren har budsjettdisponeringsrnyndighet og kan delegere denne helt eller delvis til tilsatte på lavere nivå. Delegert budsjettdisponeringsmyndighet kan delegeres videre. Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet skal være skriftlig. Det skal foreligge en oversikt som viser hvem i direktoratet som til enhver tid har budsjettdisponeringsmyndighet. Den som har budsjettdisponeringsmyndighet kan ikke godkjenne godtgjørelser eller andre utbetalinger til seg selv. 3.3.7 Internt disponeringsskriv, bestemmelsene pkt. 2.3.2 og 2.5.2.1, reglementet 7 og 9 På grunnlag av tildelingsbrev fra departementet, skal direktøren utstede disponeringsskriv til Direktoratet for nødkommunikasjons enheter, som direktøren har gitt eller gir delegert budsjettdisponeringsmyndighet. Disponeringsskrivet skal for hver enhet fastsette: Tildelt bevilgning fordelt på kapittel, post og eventuelle ytterligere spesifikasjoner etter behov. Hva budsjettdisponeringsmyndigheten innebærer av ansvar og myndighet, og hvilken grad og på hvilken måte den kan delegeres videre til andre enheter. Mål og resultatkrav på de forskjellige saksområder og plassere ansvaret for å oppnå angitte resultater. Hvilke rapporter som skal leveres til hvilke tidspunkter. Økonomiske og administrative fullmakter. Ekstra midler og tilleggsbevilgninger som tildeles av departementet og som direktøren bestemmer skal disponeres av direktoratets enheter, skal stilles til rådighet ved supplerende disponeringsskriv. 3.3.8 Betalingsformidling og regnskapsføring, bestemmelsene pkt. 3.8 Direktoratet for nødkommunikasjons betalingsformidling i form av inn- og utbetalinger skal skje gjennom statens konsernkontoordning. Betalingsoppdrag skal utarbeides av direktoratets økonomienhet og behandles videre i samsvar med bestemmelsene pkt. 3.8.2 og 3.8.3. Betalingsoppdraget skal saledes skje ved elektronisk overføring på en sikker måte. Før betalingen kan utføres av banken, skal den autoriseres av en person i direktoratet med slik fullmakt. For gjennomførte utbetalinger leverer banken elektronisk avregningsretur. Direktoratet skal benytte informasjonen i avregningsreturen til oppdatering av økonomisystemet og kontroll mot utbetaling av bank. 10
Direktoratet kan vurdere behovet for bruk av betalingskort. Betalingskort som står i direktoratets navn og som ikke er tilknyttet virksomhetens arbeidskonto (kredittkort m.m.) kan benyttes etter bestemmelser fastsatt av Finansdepartementet. 3.3.9 Inntekter, bestemmelsene pkt. 5.4 og 2.5 Direktoratet for nødkommunikasjon skal etablere systemer og rutiner som sikrer at inntektskrav blir juridisk bindende og at krav blir fastsatt, utstedt og innbetalt med riktige beløp. Videre skal systemene og rutinene sikre at innbetalingene kan skje innen betalingsfristen og at utestående krav følges opp på en forsvarlig måte. Fullmakter og organisering av arbeidet skal være dokumentert, og det skal være etablert metoder og tiltak for å forebygge, avdekke og korrigere feil og mangler i systemene og rutinene, jf. pkt. 2.4 i bestemmelsene. Direktoratet for nødkommunikasjon har avgiftspliktig omsetning, og skal innrette sin bokføring på en slik måte at kravene til innbetaling og rapportering av avgiften blir ivaretatt. Direktoratet må fastsette retningslinjer og rutiner som konkretiserer hvordan bestemmelser om pkt. 5.4, om inntekter skal følges opp I virksomheten. Dette innebærer blant annet å: Fastsette krav og utstede faktura. Bokføre krav. Bokføre innbetalinger. Følge opp krav som ikke betales som forutsatt. Behandle tapte krav. 3.3.9.1 Ettergivelse av krav, bestemmelsene pkt. 5.4.4 Ettergivelse av statlige krav krever som regel stortingsvedtak. I mindre saker kan også Kongen og Finansdepartementet samtykke i at krav ettergis. Alle saker om ettergivelse, der det ikke foreligger hjemmel til dette i lov eller plenarvedtak, skal forelegges Finansdepartementet via Justis- og beredskapsdepartementet. 3.4 Regnskapsføring og økonomisk rapportering 3.4.1 Virksomhetsregnskapet, bestemmelsene pkt. 3. 3, reglementet 12 Direktoratet for nødkommunikasjon skal følge de til enhver tid gjeldende bestemmelser og eventuelle standarder som Finansdepartementet har fastsatt for budsjettering og regnskapsføring. Standard kontoplan skal benyttes og virksomhetsregnskapet skal være innrettet slik at kravene til rapportering til bevilgningsregnskapet og kapitalregnskapet etter kontantprinsippet ivaretas, jf. pkt. 3.3 i bestemmelsene. Parallelt med ivaretakelse av kontantprinsippet skal direktoratet føre virksomhetsregnskap i henhold til anbefalte, men ikke obligatoriske SRS,jf. rundskriv R-114. 3.4.2 Rapport til statsregnskapet, bestemmelsene pkt. 3.51 reglementet 12 Direktøren er ansvarlig for rapportering til statsregnskapet i henhold til bestemmelsene pkt. 3.5. Blant annet skal virksomheten: Kunne dokumentere sin rapportering til statsregnskapet, sammenholdt med transaksjoner som er registrert i statsregnskapet og med avstemming av oppgjørskontoer i Norges Bank. Etter oversendelse av regnskapsrapport kunne hente aystemmingsliste fra statsregnskapet og kontrollere at posteringene i statsregnskapet er i samsvar med 11
innrapportert regnskap. Ved avvik skal feilen korrigeres etter anvisning fra Finansdepartementet. Avstemningen skal dokumenteres. 3.4.3 Regnskapsføring og Økonomisystemer, bestemmelsene pkt. 4.3, 4,4 og 4.5, reglenientet 12, 17 og 18 Virksomheten skal bruke et elektronisk økonomisystem for registrering og regnskapsføring (bokføring og pliktig regnskapsrapportering) og for betalingsformidling. Systemet skal ha funksjonalitet som ivaretar de oppgavene en virksomhet er pålagt i henhold til dette regelverket og andre gjeldende lover og regler, herunder funksjonalitet som muliggjør en forsvarlig økonomistyring. Alle opplysninger som er nødvendige for å kunne utarbeide pliktig regnskapsrapportering som nevnt i bestemmelsene pkt. 3.5 og pliktige spesifikasjoner som er nevnt i bestemmelsene pkt. 4.4.3, skal bokføres. Direktøren har et selvstendig ansvar for økonomioppgavene, uavhengig av om deler av oppgavene utføres av andre. Direktøren er ansvarlig for at Direktoratet for nødkommunikasjon har et økonomisystem som tilfredsstiller kravene i bestemmelsene og reglementet. Når det planlegges tatt i bruk nye systemer eller vesentlig endringer i eksisterende systemer, skal Riksrevisjonen orienteres, jf. 18 i reglementet. Departementet må orienteres på et tidlig stadium i planleggingen. 3.4.4 Rapportering vedrørende lønns- og personaldata, bestemmelsene pkt. 5.2.4.4 Direktoratet for nødkommunikasjon skal registrere og bokføre lønn og andre oppgavepliktige ytelser slik at gjeldende lov- og avtaleverk om rapportering blir ivaretatt, herunder rapportering til skatteoppkrever, Statens pensjonskasse og trygdeetaten, samt trukket medlemskontingent og andre trekk som virksomheten gjør. Rapporterte data skal kunne avstemmes mot tilsvarende registrerte og bokførte data i økonomisystemet. 3.4.5 Arkivering av regnskapsmateriell og regnskapsdokumentasjon, bestemmelsene pkt. 4.4 Regnskapsmateriell og -dokumentasjon skal oppbevares etter instruksen i bestemmelsene pkt. 4.4. 3.5 Budsjettfullmakter Justis- og beredskapsdepartementet vil delegere relevante fullmakter i det årlige tildelingsbrevet til Direktoratet for nødkommunikasjon. Delegert myndighet skal alltid utøves i samsvar med gjeldende lover og regler, gitte retningslinjer og intensjoner for hvorledes fullmaktene brukes. Plikten til å vise lojalitet til generelle regler som gjelder statsforvaltningen, binder underliggende etater på samme måte som reglene binder departementet. Departementet er ansvarlig for hvorledes fullmaktene forvaltes, selv om løpende avgjørelser fattes lokalt i underliggende etater. Brudd på lojalitetsplikten kan medføre at Justis- og beredskapsdepartementet må trekke inn fullmakter. Det vises til Veileder i statlig budsjettarbeid, jf. www.fin.dep.no, utgitt av Finansdepartementet i mars 2014 der bl.a. bruk av unntaksbestemmelser i bevilgningsreglementet (budsjettfullmakter) er omtalt. 12