Vedtekter Vedtatt på stiftelsesmøtet 11.mars 1982, med endring foretatt på årsmøtet 12.mars 1986 Revidert på årsmøtet 7.mars 2005 Revidert på årsmøtet 6. mars 2008 1. FYLKESRÅD 1.1. Vestfold teaterråd er samarbeidsorgan for det frivillige scenekunstfeltet i fylket. 2. FORMÅL 2.1. Vestfold teaterråd skal ta seg av saker av felles interesse for medlemsorganisasjonene, -lagene og institusjonene, og arbeide for å høyne nivået og utbredelsen av det frivillige scenekunstfeltet i fylket. 2.2. Fylkesrådet arbeider i samsvar med retningslinjer og vedtekter som gjelder for Norsk teaterråd og de prinsipielle vedtak som blir gjort på årsmøtet der. 2.3. Fylkesrådet skal: Stimulere og støtte alt frivillig scenekunstarbeid i fylket. Være bindeledd mellom alle organisasjoner, lag og institusjoner som har frivillig scenekunst som sitt virke. Være rådgivende, inspirerende og idègivende organ, og stimulere til fellestiltak som kan styrke aktiviteten. Ivareta medlemsorganisasjonenes, -lagas og institusjonenes interesser overfor bevilgende myndigheter, profesjonelt teater 3. MEDLEMSKAP og andre samarbeidende organer på fylkesplan. Drive informasjons- og opplysningsarbeid om frivillig scenekunstarbeid i fylket. Legge forholdene best mulig til rette for økt aktivitet og en høyning av det faglige og kunstneriske nivået. Skal ikke gripe inn i det arbeid som hører inn under den enkelte organisasjons arbeidsområde.
3.1. (utgår)organisasjoner som har frivillig scenekunstarbeid som sitt virke kan bli medlem av fylkesrådet. Lag og institusjoner som ikke har naturlig tilknytning til en organisasjon kan også bli medlem av fylkesrådet dersom det vedtas enstemm ig av fylkesrådets årsmøte. Ny 3.1. Organisasjoner som har frivillig scenekunstarbeid som sitt virke kan bli medlem av fylkesrådet. Lag og institusjoner som ikke har naturlig tilknytning til en organisasjon kan også bli medlem av fylkesrådet dersom det vedtas av fylkesrådets styre.. 3.2. (utgår)styret i fylkesrådet tar opp nye medlemsorganisasjoner, -lag og institusjoner i henhold til årsmøtevedtak. Søknad med grunngivelse for søknaden skal sendes fylkesrådet sammen med organisasjonens / lagets / institusjonens vedtekter og/eller arbeidsprogram. Ny 3.2 (tidligere 3.3). Medlemsorganisasjoner, -lag eller -institusjoner som arbeider i strid med vedtekter og retningslinjer for fylkesrådet og Norsk teaterråd kan fratas medlemskapet. Vedtak om dette skal gjøres av årsmøtet, etter tilråding fra styret. Eksklusjonsvedtak krever 2/3 flertall på årsmøtet blir punkt 3.2. 3.4. (utgår)medlemsorganisasjoner, -lag og -institusjoner sender årsmelding om arbeidet sitt til fylkesrådet senest 14 dager etter sitt eget årsmøte. Ny 3.3 (tidligere 3.5). Fylkesrådet sender årsmelding til Norsk teaterråd umiddelbart etter avholdt årsmøte. 4. KONTINGENT 4.1. (utgår)årsmøtet fastsetter kontingent for medlemmene i Vestfold teaterråd. Kontingenten skal være betalt innen 1. juni. Organisasjon, lag eller institusjon som står til rest med kontingent for ett - 1 - år eller mer, kan strykes som medlem etter vedtak på årsmøtet. Gjelder dette en organisasjon, skal hovedorganisasjonen varsles først. Gjelder det et lag eller en institusjon, skal mulig fylkesorganisasjon varsles først. Årsmøtevedtak krever 2/3 flertall. Ny 4.1. Årsmøtet fastsetter kontingent for medlemmene i Vestfold teaterråd. Kontingenten skal være betalt innen 1. juni. 5. ÅRSMØTET (utgår) 5.1. Fylkesrådets representantskap består av 2 representanter fra hver av medlemsorganisasjonene i fylket. I tillegg til de faste representantene, kan også hver organisasjon møte med 2 representanter med tale- og forslagsrett men ikke stemmerett. De enkelte lag/organisasjoner dekker utgifter til seine representanter til representantskapsmøtene. 5 Representasjon til årsmøtet. Ny 5.1. Alle som oppfyller krav til medlemskap etter paragraf 3 og kontingent etter paragraf 4 har rett til 2 utsendinger med tale, forslags og
stemmerett, samt to observatører med talerett. Norsk teaterråd kan møte som observatør med talerett. Andre kan møte som observatører. Resten av punkt 5 utgår slik det står, og inngår i senere punkter. 6 Årsmøtet. 6.1 (tidligere 5.2). Årsmøtet skal holdes innen utgangen av mars. Ekstraordinært årsmøte kan innkalles av styret når det finner det nødvendig, eller når minst halvparten av medlemsorganisasjonene/-laga/-institusjonene krever det. 5.3 (utgår). Medlemsorganisasjoner/ -lag/-institusjoner som har betalt kontingent og sendt inn årsmelding innen fristen, har utsendingsrett til årsmøtet. Ny 6.2 (tidligerer5.4)påmelding til årsmøtet med navn på utsendinger, varautsendinger og observatører skal sendes Vestfold Teaterråd senest 8 dager for årsmøtet. Ny 6.3 (tidligere 5.5)Hver medlemsorganisasjon / -lag / -institusjon dekker utgiftene for sine utsendinger til årsmøtet. 5.6. (utgår) Innkalling til årsmøte / ekstraordinært årsmøte skal sendes ut med minst 30 dagers varsel. Mulige innkomne forslag til endring i vedtektene eller om oppløsning av fylkesrådet skal sendes ut sammen med innkallingen. Innkomne forslag til andre saker som skal behandles på årsmøtet må være sendt fylkesrådet senest 20 dager for årsmøtet. (5.6 utgår) Ny 6.4 (tidligere 5.6)- Innkalling til årsmøte/ekstraordinært årsmøte med saksliste sendes ut med minst 30 dagers varsel. Innkomne forslag (inkludert vedtektsendringer)som skal behandles på årsmøtet må være fylkesrådet i hende senest 14 dager før årsmøtet. 5.7. Endelig saksliste og sakspapirer skal sendes ut senest 14 dager for årsmøtet. 5.7. Utgår Ny 6.5 (tidligere 5.8). Årsmøtet kan bare behandle de sakene som er fort opp på den utsendte og endelige sakslisten. Følgende saker skal behandles: Årsmelding Revidert regnskap Arbeidsplan for kommende år (Utgår) Kontingent Budsjett Innkomne saker Valg 5.9. (utgår)flertallet av styret må være medlemmer i en landsomfattende organisasjon i Norsk teaterråd. Årsmøtet velger leder, 4 styremedlemmer og 5 varamedlemmer, valgkomite med 3 medlemmer og 1 varamedlem, og 2 revisorer. Leder blir valgt særskilt for 1 år om gangen. Styremedlemmene blir valgt for 2 år om gangen, slik at halvparten står på valg hvert år. (Første
gang, eller når det er uklart hvem som er på valg, blir det avgjort ved loddtrekning hvem som skal velges for 2 og 1 år.) Varamedlemmene, valgkomiteen og revisorer blir valgt for 1 år om gangen Ny 6.6: (tidligere 5.9) Årsmøtet velger leder, 4 styremedlemmer og 3 varamedlemmer, valgkomite med 3 medlemmer og 1 revisor. Leder blir valgt særskilt for 1 år om gangen. Styremedlemmene blir valgt for 2 år om gangen, slik at halvparten står på valg hvert år. Varamedlemmene, valgkomiteen og revisor blir valgt for 1 år om gangen 6.7. Årsmøtet konstituerer seg med godkjenning av innkalling og saksliste, valg av ordstyrer, referent og 2 stk til å underskrive protokollen. 5.10. (utgår)årsmøtet kan sette ned spesielle utvalg etter behov. Styret bør være representert i slike utvalg. Ny 6.8: Det kan bare stemmes ved personlig oppmøte på årsmøtet. Vedtak gjøres med alminnelig flertall med mindre vedtektene sier noe annet. Styret har stemmerett med unntak av i regnskap og årsberetning. Ny 6.9: Det skal sendes ut årsprotokoll etter årsmøtet til alle medlemmer. 7 STYRET (tidligere punkt 6) Ny 7.1 (tidligere 6.1.) Styret i fylkesrådet velger selv nestleder, kasserer og sekretær blant de årsmøtevalgte styremedlemmene 7.2 (tidligere 6.2). Styret leder virksomheten i Vestfold Teaterråd mellom årsmøtene og uttaler seg på vegne av Vestfold Teaterråd. Styret er beslutningsdyktig når minst tre medlemmer er til stede. En av disse må være leder eller nestleder. 6.3. (utgår) Styret kan nedsette spesielle utvalg etter behov. Styret bør være representert 6.4. (utgår)styret skal sende årsmeldinger, styrereferat og andre viktige dokumenter til medlemsorganisasjonene/-laga/-institusjonen i Norsk teaterråd. Ny 7.3 (tidligere 6.4)Styret gjør viktige dokumenter tilgjengelig digitalt. 6.5. (utgår)styret velger utsendinger til fylkesrådssamlingen. 8. VEDTEKTSENDRINGER (tidligere punkt 7)
7.1. (utgår)forslag til endringer i disse vedtektene må sendes fylkesrådet senest 45 dager før årsmøtet. Vedtektsendring krever 2/3 flertall på årsmøtet. Ny 8.1 (tidligere 7.1). Forslag til endringer i disse vedtektene må sendes Vestfold Teaterråd senest 14 dager før årsmøtet. Vedtektsendring krever 2/3 flertall på årsmøtet. 8.2. (tidligere 7.2) Vedtektene til Vestfold Teaterråd og eventuelt endring/justering skal godkjennes av styret i Norsk teaterråd. 9 OPPLØSNING (tidligere punkt 8) 9.1 (tidligere 8.1). Forslag om oppløsning av Vestfold Teaterråd må sendes inn senest 60 dager før et ordinært årsmøte. Vedtak om oppløsning av Vestfold Teaterråd krever 3/4 flertall på årsmøtet. 9.2 (tidligere 8.2). Mulige midler etter oppløsning av Vestfold Teaterråd skal fordeles Vestfold Teaterråd medlemslag.