VEDTEKTER FOR NORSK GEOLOGISK FORENING Etablert xx.xx.xx, sist revidert 9.1.2013 1. Navn og formål 1. Foreningens navn er Norsk Geologisk Forening (NGF). Offisielt engelsk navn er Geological Society of Norway (GSN) 2. Norsk Geologisk Forening er en upolitisk, tverrfaglig medlemsorganisasjon for det norske geofagmiljøet. Foreningen skal formidle kunnskap og bygge nettverk gjennom faglige og sosiale aktiviteter. Dette inkluderer å arrangere en tverrfaglig konferanse (Vinterkonferansen) annethvert år hvor hele det norske geofagmiljøet inviteres til å bidra og delta. NGF skal også utgi et vitenskapelig tidsskrift gitt navnet Norwegian Journal of Geology (NJG)/Norsk Geologisk Tidsskrift (NGT). Foreningen skal bidra til å skape oppmerksomhet omkring geofagene i samfunnet 2. Medlemskap 1. Foreningen kan ha følgende medlemsgrupper: a) Personlige, årsbetalende medlemmer b) Personlige, livsvarige medlemmer tegnet før 12.2.1976 c) Årsbetalende bedriftsmedlemmer 2. Personlig medlemskap er åpent for personer som har profesjonell og/eller personlig interesse for geofagene. 3. Bedriftsmedlemskapet er åpent for bedrifter som ønsker å støtte Foreningen økonomisk gjennom sitt medlemskap. 4. Medlemskontingenten for personlige medlemmer fastsettes av Generalforsamlingen på begrunnet forslag fra styret. Øvrige medlemskontingenter fastsettes av Hovedstyret. 3. Organisasjon 1. Generalforsamlingen er Foreningens øverste myndighet og består av Foreningens personlige medlemmer. 2. Foreningen er landsdekkende og ledes av Hovedstyret. 3. Foreningen skal ha en generalsekretær som daglig leder av driften av Foreningen. 4. Foreningen skal ha en redaktør som er ansvarlig for utgivelsen av NJG. Redaktøren kan be om at det nedsettes et redaksjonsråd (se for øvrig 6.4). 5. Foreningen er organisert i lokalavdelinger ledet av egne lokalstyrer. Inndelingen i lokalavdelinger er forankret i den geografiske plassering av sterke geologiske fagmiljøer i henhold til Vedlegg 1. 6. Foreningens innenlandsboende medlemmer organiseres til lokalavdelingene etter bostedsregion. Foreningens utenlandsboende medlemmer og bedriftsmedlemmer er tilsluttet Foreningen direkte. 4. Generalforsamlingen 1. Foreningens ordinære generalforsamling avholdes annethvert år i tilknytning til Foreningens Vinterkonferanse (ref. 1).
2. Innkalling til Generalforsamlingen skal sendes til alle stemmeberettigede medlemmer med minst 14 dagers varsel. Innkallingen skal omfatte: a) Dagsorden til godkjenning. b) Hovedstyrets årsberetninger til godkjenning for de foregående år som ikke tidligere er godkjent. I de tilfeller Vinterkonferansen legges til januar legges det frem en foreløpig årsberetning for det siste året. c) Revidert regnskap til godkjenning og meddelelse av ansvarsfrihet for de foregående år som ikke tidligere er godkjent. I de tilfeller Vinterkonferansen legges til januar kan godkjenning av revidert regnskap for det siste året utsettes til neste Generalforsamling. d) Forslag til fastsettelse av kontingent for personlige medlemmer. e) Saker som hovedstyret ønsker behandlet av Generalforsamlingen. f) Andre saker som ett eller flere av foreningens personlige medlemmer ønsker behandlet og som er innkommet til hovedstyret innen fristen i henhold til 4.8. g) Kandidater til vervene som President, Visepresident og øvrige medlemmer av Hovedstyret. h) Kandidater til øvrige tillitsverv jfr. 7.1 og 7.4. 3. Ekstraordinær generalforsamling avholdes med minimum tre ukers varsel, enten skriftlig eller elektronisk, når hovedstyret eller minst 1/6 av de stemmeberettigede medlemmene forlanger det. Den ekstraordinære generalforsamling kan kun behandle den eller de saker som kravet om ekstraordinær generalforsamling omfatter, og som er kunngjort i innkallingen. 4. Alle personlige medlemmer som har betalt kontingent inneværende periode, har stemmerett. 5. Generalforsamlingen er beslutningsdyktig når den lovlig er innkalt i henhold til 4.2 eller 4.3. 6. Generalforsamlingen velger en møteleder og en referent. Møteleder og to medlemmer undertegner referatet. 7. Alle saker avgjøres ved simpelt flertall blant de fremmøtte som avgir stemme, unntatt vedtak om vedtektsendring og oppløsning i henhold til 10.1 og 10.2. Avstemning i saker som vedrører Foreningen skal være skriftlig dersom noen av de fremmøtte forlanger det. 8. Personlige medlemmer har rett til å fremme saker til behandling av Generalforsamlingen. Slike saker må være hovedstyret i hende senest fem uker før Generalforsamlingen avholdes. 5. Hovedstyre 1. Hovedstyret er sammensatt av presidenten, visepresidenten, opp til syv styremedlemmer og to varamedlemmer. Generalsekretæren og redaktøren for NJG har møterett uten stemmerett i hovedstyret. 2. Hovedstyret velges av generalforsamlingen med en funksjonstid på fire år. 3. Det skal tilstrebes at alle lokalavdelingene er representert med minst ett medlem i hovedstyret. 4. Et styremedlem har rett til å tre tilbake før funksjonstiden er ute dersom særlige grunner foreligger. Styret skal gis rimelig forhåndsvarsel. 5. Opphører vervet for et styremedlem før funksjonstiden er ute, trer første vara inn som fast medlem. 6. Hovedstyret ledes av presidenten eller i vedkommendes fravær av visepresidenten. 7. Hovedstyret er beslutningsdyktig når styremøtet er korrekt innkalt i henhold til 6.11 og minst halvparten av styremedlemmene er tilstede eller på annen måte deltar i styrebehandlingen. Vedtak fattes ved simpelt flertall enten i beslutningsdyktige styremøter eller blant alle styrets medlemmer via brev eller elektronisk post. Ved stemmelikhet har styreleder dobbel stemme. 8. Eventuell godtgjørelse til styremedlemmer og varamedlemmer fastsettes av generalforsamlingen.
6. Hovedstyrets oppgaver og fullmakter 1. Hovedstyret forvalter foreningen og skal sørge for forsvarlig organisering av virksomheten. 2. Hovedstyret disponerer over foreningens verdier og økonomiske midler, unntatt ved oppløsning i henhold til 10.2. 3. Hovedstyret skal i nødvendig utstrekning fastsette planer og budsjetter for foreningens virksomhet. Styret kan også fastsette instruks for eget arbeid og for foreningens virksomhet forøvrig. 4. Hovedstyret ansetter generalsekretæren, redaktøren i NJG og evt. øvrig administrasjonspersonale og utarbeider instruks for disse. I samråd med redaktøren nedsetter hovedstyret et redaksjonsråd for NJG. (Se for øvrig 3.4) 5. Hovedstyret fastsetter etter avtale kontorgodtgjørelse og lønn til generalsekretæren, redaksjonen i NJG og øvrig administrasjonspersonale. 6. Hovedstyret skal føre tilsyn med den daglige ledelse og foreningens virksomhet. 7. Lokalavdelinger og faggrupper kan opprettes og nedlegges etter vedtak i hovedstyret. 8. Hovedstyret har fullmakt til å oppta lån og kassakreditt på inntil kr 300 000,-. Hovedstyret godkjenner eventuelle låneopptak og kan delegere til presidenten og generalsekretæren signering for slike låneopptak. 9. Hovedstyret skal behandle saker i møte, med mindre presidenten finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte. Årsregnskap skal behandles i møte. Styremedlemmene og generalsekretæren kan kreve at hovedstyret behandler bestemte saker. 10. Saker som skal behandles i hovedstyret forberedes av hovedstyrets arbeidsgruppe som består av generalsekretæren, presidenten, visepresidenten og inntil 3 øvrige styremedlemmer. Arbeidsgruppen nedsettes av presidenten i første møte etter tiltredelse og godkjennes av styret. Redaktøren i NJG kan innkalles til arbeidsgruppens møter etter behov. 11. Generalsekretæren innkaller til styremøte når hovedstyret finner det nødvendig. Innkalling til hovedstyremøte skal gjøres på hensiktsmessig måte til alle styrets medlemmer og med rimelig frist. 12. Det skal føres referat fra styrebehandlingen. Dette skal minst angi tid og sted, deltagerne, behandlingsmåten og styrets beslutninger. Referatet legges frem til godkjenning pr elektronisk post innen rimelig tid etter styrebehandlingen. 7. Valgstyret 1. Foreningen skal ha et valgstyre bestående av en leder og to valgstyremedlemmer som alle velges av Generalforsamlingen for to år. 2. Valgstyret har ansvar for og myndighet til overfor Generalforsamlingen å utarbeide innstilling på hovedstyret i henhold til 5.1 og 9 med en sammensetning som gir en rimelig fordeling mellom akademia, industribransjer og offentlig forvaltning. 3. Medlemmene inviteres til å foreslå kandidater til hovedstyret gjennom annonsering på foreningens nettsted. Valgstyret står imidlertid fritt i valg av endelige kandidater til Hovedstyret. 4. Valgstyret har ansvar for å innstille for valg på Generalforsamlingen to revisorer med mindre foreningens hovedstyre bestemmer at kommende års regnskaper skal revideres av innleid profesjonelt revisorfirma. Hovedstyret gir valgstyret beskjed senest seks måneder før hver Generalforsamling om ønsket revisorordning.
8 Lokalavdelingen 1. Lokalavdelingen skal, gjennom sin virksomhet på det lokale plan, fremme Norsk Geologisk Forenings formål i henhold til 1.2. 2. Lokalavdelingens øverste myndighet er årsmøtet som rapporterer videre til hovedstyret. 3. Lokalavdelingen ledes av et styre. 4. Lokalavdelingen drives etter de retningslinjer som er gitt i Vedlegg 1 til disse vedtekter. 5. Ved nedleggelse av lokalavdelingen tilfaller lokalavdelingens aktiva foreningen ved hovedstyret. 9 Kjønnsfordeling Hovedstyrets sammensetning skal være slik at begge kjønn er representert med minst 40 %. En tilsvarende sammensetning skal tilstrebes i øvrige styrer og komiteer. 10. Vedtektsendringer og oppløsning 1. Endringer i disse vedtekter kan bare gjøres av Generalforsamlingen eller ekstraordinær Generalforsamling og krever to tredjedels flertall blant de frammøtte som er stemmeberettigede i henhold til 4.4. og som avgir stemme. 2. Oppløsning av foreningen kan bare gjøres av Generalforsamlingen og krever to tredjedels flertall blant de frammøtte som er stemmeberettigede i henhold til 4.4. og som avgir stemme, ved to ordinære Generalforsamlinger som følger på hverandre. 3. Den siste Generalforsamling som vedtar oppløsning skal også fatte vedtak om disponering av foreningens midler.
VEDLEGG 1. Norsk Geologisk Forenings lokalavdelinger I. Retningslinjer for lokalavdelingen Lokalstyret 1. Lokalavdelingen ledes av et styre som skal bestå av leder, nestleder, regnskapsansvarlig og minst 2 medlemmer, hvorav en bør være student der det finnes lokalt lærested. Lokallagene avgjør selv om de ønsker andre funksjoner så som f.eks. rekrutteringsansvarlig og informasjonsansvarlig. Medlemmene velges for to år. 2. Lokalstyret disponerer de årlige bidrag til drift og fremlegger revidert regnskap til godkjenning på Årsmøtet. 3. Lokalstyret utarbeider årsmelding som forelegges Årsmøtet til godkjenning. 4. Lokalstyret kan ikke skrive ut egen medlemskontingent. Aktiviteter 5. Lokalavdelingen bør holde minst 3 medlemsmøter pr. halvår. Terminliste bør utarbeides for hvert halvår. 6. Terminlister og møteinnkallinger sendes elektronisk til lokalavdelingens medlemmer, generalsekretæren og lederne for de øvrige lokalavdelinger. Terminlister legges ut på forenings nettsted. 7. Lokalavdelingen forventes videre å arrangere ekskursjoner, symposier, seminarer etc. 8. Lokalavdelingene har ansvar for å arbeide aktivt med rekruttering av nye medlemmer Valgkomiteen 8. Lokalavdelingen skal ha en valgkomité som skal bestå av leder og to komitémedlemmer. Disse velges for to år. 9. Valgkomiteen skal fremme forslag på kandidater til lokalstyret, revisorer, valgkomité og eventuelle andre verv for lokalavdelingen innen 15.januar i valgåret. Medlemmenes forslag må være innkommet til komiteen innen 1.januar. Valgkomiteen er også ansvarlig for gjennomføringen av valgene på lokalavdelingens årsmøte. Årsmøtet 10. Ordinært årsmøte i lokalavdelingen avholdes i februar måned hvert år og innkalles med minst 14 dagers varsel. Innkalling sendes på hensiktsmessig måte til alle medlemmer av lokalavdelingen. 11. Forslag til dagsorden skal følge innkallingen og omfatte: a) Lokalavdelingens årsberetning til godkjenning. b) Lokalavdelingens regnskap i revidert stand til godkjenning og meddelelse av ansvarsfrihet. c) Andre saker som av lokalstyret eller andre er forlangt behandlet på årsmøtet og kunngjort på innkallingen. d) Valg på medlemmer til valgkomiteen og eventuelt øvrige verv i lokalavdelingen. 12. Ekstraordinært årsmøte vedrørende lokalavdelingssaker skal avholdes med minst 14 dagers varsel når: a) Hovedstyret forlanger det. b) Lokalstyret forlanger det. c) Minst en tredjedel av lokalavdelingen medlemmer forlanger det.
13. Regnskap, årsmelding og referat fra årsmøtet og evt. vedtak fra ekstraordinært årsmøte sendes hovedstyret umiddelbart etter avholdt årsmøte. 14. Stemmerett har alle lokalavdelingens medlemmer 15. Alle saker som fremlegges til avstemming på årsmøtet avgjøres med simpelt flertall blant fremmøtte som er stemmeberettigede i henhold til Vedtektenes 4.4, retningslinjenes punkt 14, unntatt når det gjelder forslag om nedleggelse i henhold til retningslinjenes punkt 18. 16. Valg av lokalstyrets leder, nestleder og øvrige styremedlemmer skal være skriftlig dersom noen av de fremmøtte forlanger det. Endringer i retningslinjer og nedleggelse 17. Lokalavdelingen kan endre disse retningslinjer for drift. Slike endringer må vedtas på årsmøtet og godkjennes av hovedstyret. 18. Årsmøtet kan anmode hovedstyret om å nedlegge lokalavdelingen. Slik anmodning om nedleggelse kan bare gjøres av årsmøtet og krever to tredjedels flertall blant fremmøtte som er stemmeberettigede i henhold til Vedtektenes 4.4, retningslinjenes punkt 14 og som avgir stemme, ved to ordinære årsmøter som følger på hverandre. II. Oversikt over Norsk Geologisk Forenings lokalavdelinger Hovedstyret har vedtatt følgende inndeling lokalavdelinger: 1. Oslo avdeling: Vestfold Telemark Østfold Akershus Oslo Buskerud Oppland Hedmark 2. Stavanger avdeling: Aust-Agder Vest-Agder Rogaland 3. Bergen avdeling: Hordaland Sogn og Fjordane 4. Trondheim avdeling: Møre og Romsdal Sør-Trøndelag Nord-Trøndelag 5. Harstad avdeling Harstad og omegn 6. Tromsø avdeling: Nordland Troms, unntatt Harstad og omegn Finnmark