Denne instruksen er ment som hjelp og støtte til dere som skal arrangere treningsløp og ikke som noen absolutt fasit. Kommentarer og forslag til forbedringer i instruksen mottas med takk og kan sendes på epost til Ola Lesteberg (ola.lesteberg@gmail.com). Oppdatert 03.08..2014 Treningsløpsinstruks 2014 Instruksen er delt inn i disse hoveddelene: Før løpet Under Løpet Etter løpet Kontaktpersoner Sjekkliste I instruksen er det nevnt en del kontaktpersoner. Helt til slutt finner du ei liste med navn, adresser, telefonnummer og epost til disse, slik at du kan komme i kontakt med dem. Før løpet Du finner info om treningsløpene med bl.a karthenvisning til samlingsplassene i menyen til venstre på KOL s hjemmeside, kolweb.no. Se under "Treningsløp". Hvis samlingsplassen ønskes flyttet i forhold til dette, må det avtales med Øivind Myhre. Alt utstyr i forbindelse med treningsløp hentes og leveres hos Anita Sørensen Drage. Dette gjelder utstyrskasse m/kart, EKT-boks, start- og målbukk og eventuelt telt, bord og 2 stoler. Det finnes kun ett sett av stoler og bord. Dvs. at torsdagsarrangørene må få dette fra tirsdagsarrangørene. For spesielle løp, f.eks. sprint, hvor det er vanlig med ferdigtrykte løyper, hentes kartene hos Jürg Luchsinger. De dagene det er tematreninger er det egne løypeleggere. Disse dagene benytter treningsløpet seg av de samme løypene som tematrening benytter. Se "Treningsløp" på hjemmesiden for informasjon om hvem som er løypeleggere. Ta kontakt i god tid før løpet med disse, eventuelt Svein Erik Søgård, for å bli enige om hvordan dere ordner det praktiske rundt overlevering av løyper mm. Kort oppsummert ansvarsfordeling mellom løypeleggere og dagsarrangører: Løypeleggers ansvar: - hente EKT brikker og postflagg hos Anita Sørensen Drage - legge løyper - sette ut poster - lage malkart (2-3 eks i hver løype eller sørge for ferdig printede løyper hos Jørg) - lage løse postbeskrivelser - avtale med dagsarrangør om hvor start og samlingsplass er - avtale med dagsarrangør overlevering av malkart/ferdig trykte kart Dagsarrangører: - hente utstyr hos Anita Sørensen Drage - lade tidtagerenhet og sjekke at alt er i orden - sjekke at det er tilstrekkelig med blanke kart hvis det ikke printes ferdig - merke til samlingsplass - gjennomføre påmelding/tidtagning - sørge for å levere resultater til resultatansvarlig - ta inn poster - levere alt utstyr tilbake til Anita i god tid før neste løp
Alt utstyr fra forrige arrangement skal normalt være levert i løpet av lørdag før arrangementet. Spesielle behov avklares med Anita Sørensen Drage. Grunneierforhold Det er treningsløpskomiteens ansvar å avklare samlingsplass med grunneier/grunneierlag. Du som arrangør slipper derfor å tenke på dette, men du må ta kontakt med grunneieransvarlig i treningsløpskomiteen, Øivind Myhre, for å sjekke om det er spesielle forhold knyttet til ditt løp. Løypelegging Begynn med løypeleggingen i god tid. På tirsdagsløp skal det legges 3 løyper, 3, 4 og 6 km. På torsdagsløp skal det i tillegg legges 2 km, altså 4 løyper. Samlingsplass er avklart med grunneier og kan ikke flyttes uten å ta kontakt med Øivind Myhre (ansvarlig for grunneierspørsmål). 6 km og 4 km skal ha A-nivå. Postene på A-nivå har ingen vanskelighetsbegrensning. 3 km skal ha B-nivå. Postene bør ha mulighet for omgående veivalg med ledelinjer og/eller oppfangende detaljer. 2 km skal ha C/N-nivå. Posten skal i hovedsak ha ledelinjer til alle poster, eventuelt merking i vanskelige partier. (I treningsløpskofferten finner dere løypeleggerboka til o-forbundet som har mange gode tips.) Noen tips: Ikke legg løyper/traséer/poster nær opp til hytter eller hus. Hold god avstand til innmark. Dersom løypa krysser gjerder, forsikre deg om at det ikke er bufe/hester og lignende innenfor. Det er bedre å forhøre seg enn å ta sjanser. Starten kan med fordel dras litt unna for å få bedre løyper og slippe inn-/ut-løp på samme sted. Prøv å unngå spisse vinkler mellom postene. Fest brikkene på solid måte, helst sammen med postflagget og legg mål på samlingsplass. Det skal tegnes opp 2-3 eksemplarer av hver løype til oppslag. Det skal lages postbeskrivelser som er ferdig klippet til, slik at man lett kan stifte eller lime det på kartet. EKT EKT er det elektroniske tidtagersystemet som benyttes til orientering. I tidtakeresken ligger det en egen instruks for det praktiske rundt bruk av EKT. Før løpet er det et par viktige ting å tenke på: Leiebrikker Sjekk at følgende leiebrikker er på plass: Tirsdag: 128544, 129885, 142774, 142775. Torsdag: 142825, 142826, 142827, 142828, 142829. Hvis du trenger flere leiebrikker, ta kontakt med arrangøren før deg for å ordne dette. Postflagg og EKT-postenheter Sjekk at du har ca.35 postflagg og følgende EKT-postenheter:
Tirsdagskassa: 28 stk. 102-108 110-130 Torsdagskssa: 28 stk. 58 63-64 71 77 79-81 107 114 126-137 150-154 161 Under løpet Tirsdags- og torsdagsløp: Fleksistart mellom kl. 17:30 og 19:00. Møt opp i god tid og heng ut merkeposter, hvis dette står spesifisert i terminlista, slik at folk lett finner veien. Betaling Pris for å delta er: Medlemmer: 20 kr. Ikke-medlemmer: 30 kr. Medlemmer tom. 20 år og studenter tom 25 år: Gratis. Trenere som "skygger" sine løpere går også gratis. Løse plastlommer: 5 kr. Leiebrikker: 20 kr. Husk å notere navn på de som leier leiebrikke på navnelista, som skal ligge i treningsløpskofferten. Husk på å ha med litt vekslepenger. Bruk av EKT EKT består av postenheter og avleserutstyr. De fleste har sin egen personlige løperbrikke. Løperbrikker kan også leies av arrangøren.
Det ligger en detaljert EKT-instruks i tidtakeresken, men her er kortversjonen: EKT-postenhetene henger i en tråd og henges ut på hver post. Postkoden står på baksiden av postenheten. I tillegg trenger vi to spesielle postenheter, en startpost med kode 0, og en målpost med kode 100. Start- og målpostenheten er montert på et stativ. Startposten nuller ut (sletter) det elektroniske minnet i løperbrikka og starter klokka i det brikka forlater postenheten. Målposten fungerer som en vanlig post og viser når løperen gikk i mål. Det er viktig å sette opp start- og målposten slik at de ikke kan forveksles. NB! Husk å lade opp printeren. I treningsløpskofferten ligger det en perm med navnelister på de som normalt deltar på 3, 4 og 6 km. Sjekk at brikkenummer stemmer (korriger hvis nødvendig) og kryss av for alle som starter slik at vi vet hvem som er ute i skogen. Når en løper kommer i mål legger han brikka si på avleserenheten og får ut en printerlapp med sluttid og strekktider. Skriv opp sluttida på navnelisteskjemaet, deretter kan løperen beholde lappen. Grunnen er at det har hendt vi har hatt problemer med avlesing til PC etterpå og da er det greit å ha en backup, men også fordi løperne gjerne vil se tidene til de andre. Et tips til de som vil gjøre litt ekstra ut av resultatservicen, er ta med ei papplate og knappenåler slik at løperne kan henge opp strekktidene og sammenligne dem direkte. Etter løpet Alt utstyr skal være levert tilbake til Anita Sørensen Drage i god stand seinest lørdag etter treningsløpet. Si i fra til Anita hvis du har oppdaget mangler, poster som er i stykker, tomt for plastposer etc. Alle postflagg skal leveres tørre og pakket pent sammen. Penger og utfylling av skjema For hvert treningsløp har vi et skjema som skal fylles ut og signeres. Pengene som er kommet inn telles opp og føres på skjemaet. Det samme gjør man for antall kart man har brukt til løypelegging/oppslag og eventuelle andre utgifter man har hatt med arrangementet. Det kan være batteri, papir eller f.eks. kjøp av premier (husk kvittering!). Disse utgiftene kan o-laget få dekket siden det å lære å arrangere treningsløp er definert som kurs. Tilsvarende må vi dokumentere hvem som har vært med på å arrangere treningsløpet. Skjemaet og pengene legges i konvolutten som ligger i kassa og merkes med "Treningsløp<dato>" og leveres i/med treningsløpskassa til Anita. Utgiftene kan dekkes rett fra startkontigenten før man leverer det hele. Resultatservice Resultater med strekktider legges ut på KOL's hjemmeside. Lever avleserenheten m/kabel til den som er oppført som resultatansvarlig for ditt løp i arrangørlista umiddelbart etter løpet. Epostadresse/telefonnummer finner du nedenfor under Kontaktpersoner - Resultater. Husk å gi med navnelisteskjemaet også, slik at vi får registrert endrede brikkenummer etc. Lykke til med arrangementet! KONTAKTPERSONER
Leder Ola Lesteberg Lammers vei 38 Tlf. 32 70 40 48 / 477 09 278 Email: ola.lesteberg@gmail.com Utstyr og kart Anita Sørensen Drage Julius Middelthunsvei 1 Tlf. 32 73 67 14 / 938 15345 Email: dragene@ebnett.no Spesielle kart med påtrykt løype Jørg Luchsinger Alf Prøysens 30 Tlf. 32 72 04 70 / 32 73 50 60 Email: luchs.kart@ebnett.no Resultater Espen Sem Julius Middelthunsvei 32 Tlf. 915 43204 Email: espen.sem@systor.no Ingar Tollum Andersen Løkkeveien 19 Tlf. 916 01495 Email: ingar@ebnett.no Yngvar Roaas Gustava Kiellandsvei 5 Tlf. 32 73 60 72 / 913 03969 Email: yngvar.roaas@ebnett.no Paul Biseth Landstads gate 10 Tlf. 32 73 24 79 / 907 61115 Email: paul.biseth@broadpark.no Tematrening Svein Erik Søgård Tlf. 32 73 49 02 / 402 90045 Email: sveins@ebnett.no Grunneierforhold Øivind Myhre Tlf. 32 73 58 76 / 920 42250 Email: oivind.myhre@c2i.net
Huskeliste for arrangør Hentet utstyr hos utstyrsansvarlig (Anita Sørensen Drage) Kontaktet grunneieransvarlig (Øivind Myhre) for spesielle forhold (bom-nøkler mm) Laget løype 2 km lett og 3 km nokså lett. Batteriet i printeren er ladet opp. Deltagerlisten er oppdatert fortløpende med korrekte navn og brikkenummer på de løperene som har deltatt. Deltagerlisten leveres sammen med avleserenheten til den som står oppført som resultatansvarlig i arrangørlista. Skjema for treningsløpet er fylt ut og puttet i konvolutt sammen med pengene. Sjekket at alle leiebrikker og postenheter er på plass. Det er nødvendig å sjekke numrene opp mot listen. Levert tilbake koffert(er) med innhold i samme stand som når det ble mottatt.