Personalportalen Brukarmanual for medarbeidarar i Hordaland fylkeskommune
Brukarmanual for medarbeidarar i Hordaland fylkeskommune personalportalen Oppbygging av brukarmanualen Denne brukarmanualen omhandlar det som alle ansatte bør ha ferdigheter om i personalportalen. Skjermbilder og tekst viser steg for steg kva du skal gjere. Du kan komme inn i eit skjema på fleire måtar. Denne brukarmanualen viser den måten som er mest oversiktleg. Manualen er oppbygd med fargekodar: Viser kva du skal gjere Viser informasjon/ du må vere obs på Viser tips Her kan du klikke på pila på kvar side for å komme til innhaldsregisteret Utarbeida av: Solbjørg Sveum, Regionalavdelinga Svein Erik Såtendal, Personalseksjonen, Servicesenter løn Rev. 17. Oktober 2014
Brukarmanual for medarbeidarar i Hordaland fylkeskommune personalportalen Innhaldsregister: Oppbygging av brukarmanualen 2 Pålogging og forklaring til hovedbildet.. 4 Pålogging. 5 Forklaring til hovedbildet 6 Mi mappe.. 7 Forklaring til fanene 9 Rutinestøtte. 10 Person og familieinformasjon. 11 Legge inn/endre person og familieinformasjon. 12 Legge inn/endre bankkontonummer. 18 Legge inn ekstra skattetrekk. 19 Sende endring av personlege opplysningar og ekstra skattetrekk til lønn. 20 Registrering og sletting av fråver.. 22 Registrering av nytt fråver 23 Sende registrert fråver til godkjenning hos leiar 29 Sletting av fråver.. 30 Sende sletta fråver til godkjenning hos leiar 32 Registrering og sletting av ferie. 33 Registrering av ny ferie 34 Sende registrert ferie til godkjenning hos leiar.. 40 Sletting av ferie. 41 Sende sletta ferie til godkjenning hos leiar.. 45 Overføring av ferie til neste år.. 46 Søke opp skjema under mi mappe.. 48 Melding om overlappande datoar 52
Pålogging og forklaring til hovedbildet Forklaring til hovedbildet Mi mappe Forklaring til fanene Rutinestøtte (brukarstøtte)
Pålogging og forklaring til hovedbildet personalportalen Pålogging til personalportalen Stå på forsida (http://innsida.hfk.no/) Velg personalportalen Side 5
Pålogging og forklaring til hovedbildet personalportalen Forklaring til hovedbildet Registrering av CV, samt det som gjeld medarbeidersamtale finn du her Informasjon frå personal avdeling 1 Fristar for lønskøyring Tips! Snarveg til dine mest brukte skjema Mi mappe Personlig innkurv: Skjema du ikkje er ferdig med å registrere Skjema returnert til deg frå leiar Ved å klikke på personlig innkurv kan du gå inn på det aktuelle skjemaet for vidare behandling Side 6
Pålogging og forklaring til hovedbildet personalportalen Mi mappe Velg mi mappe for å få fram dine opplysningar Side 7
Pålogging og forklaring til hovedbildet personalportalen Mi mappe Her kan du finne informasjon ved å velge dei ulike fanene (Sjå forklaring til fanene neste side) Tips! Snarveg til dine skjema. NB! Du kan ikkje registrere inne på fanene Tips! Ved å klikke på oppgaver kan du velje det aktuelle skjemaet du vil registrere ifrå lista Side 8
Pålogging og forklaring til hovedbildet personalportalen Forklaring til fanene Personlege opplysningar: (Fødselsnummer, kjønn, alder, adresse, telefon, sivilstand. Du må sjølv syte for at informasjonen er oppdatert) Opplysningar om arbeidsforhold og lønn Personlege trekk: Pålagte trekk på lønn. Følger personen og er ikkje styrt av arbeidsforhold (For eksempel krav frå kemnar, betaling av bidrag, fagforeningstrekk o.l.) Ferierekneskap: (Her ser du kor mykje ferie du har brukt og kor mykje du har igjen) Opplysningar om næraste pårørande og barn: Du må sjølv syte for at informasjonen er oppdatert (Barn opp til 25 år skal vere registerert pga. rettighet ved forsikring) Her finn du lønnsslipp og løns- og trekkoppgåve som du kan skrive ut Faste tillegg/trekk den tilsette har utanom fast månadslønn (For eksempel beskatning på telefon/funksjonstillegg) Tilgang i personalportalen: (Viser kva rolle du har i portalen, for eksempel medarbeidar eller tilvisar) Historikk om arbeidsforhold Alt fråver som du har registrert og som er godkjent av leiar (Sjølv om ikkje dato er avvikla) Ulike dokument frå arbeidsgjevar (For eksempel ny lønn i samband med tariffoppgjer) Her kan du finne/søke opp skjema du har sendt inn eller som ligg under registrering hos deg Her kan ein legge inn opplysning om utstyr utlevert til personen, eller andre opplysningar (For eksempel fått IKT-utstyr, mobil o.l. frå arbeidsgjevar) Saker som skal følgast opp (For eksempel dersom du er/har vore sjukmeldt) Side 9
Pålogging og forklaring til hovedbildet personalportalen Rutinestøtte (brukarstøtte) Ved å klikke på rutinestøtte-menyen, kan du få opp meir informasjon og nyttige linkar Tips! Klikkar du på boksen framfor teksten får du meir utfyllande informasjon Side 10
Person og familieinformasjon Legge inn/endre: Person og familieinformasjon Bankkontonummer Ekstra skattetrekk
Legge inn/endre person og familieinformasjon Person og familieinformasjon - personalportalen Velg skjema oppgåver Side 12
Legge inn/endre person og familieinformasjon (skal vere oppdatert) Person og familieinformasjon - personalportalen Velg nytt skjema Opne person og familieinformasjon Side 13
Legge inn/endre person og familieinformasjon (skal vere oppdatert) Person og familieinformasjon - personalportalen Her kan du endre: Navneendring Sivilstatus Statsborgarskap Adresse Telefon E-post Velg legg til for å legge inn familie og nærmaste pårørande NB! Skjemaet består av 3 sider. Du må gå gjennom alle for å få sendt inn skjemaet til lønn. Velg neste når du er klar til å gå til neste side Side 14
Legge inn/endre person og familieinformasjon (skal vere oppdatert) Person og familieinformasjon - personalportalen Kryss av for nærmaste pårørande Velg slektskap frå lista Fyll inn resten av opplysningane (Adresse, telefonnummer osv.) Velg lagre eller registrer fleire (barn) Side 15
Legge inn/endre person og familieinformasjon (skal vere oppdatert) Person og familieinformasjon - personalportalen Barn må registrerast Same framgangsmåte som forrige side NB! For å kunne benytte egenmelding m/sjuke barn, må dei vere registrert her Dersom noko tilstøter arbeidstakar, har barn opp til 25 år rettigheter mht. forsikring. Difor må dei vere registrert her Hugs fødselsdato på barnet Side 16
Legge inn/endre person og familieinformasjon (skal vere oppdatert) Person og familieinformasjon - personalportalen Nye opplysningar legg seg midlertidig her Velg neste for å komme vidare i skjemaet Side 17
Person og familieinformasjon - personalportalen Legge inn/endre bankkontonummer Her kan du legge inn/endre: Bankkontonummer (skriv inn nytt nr) Her kan du legge inn ekstra skattetrekk pr mnd (beløp): (Klikk på linja Hordaland fylkeskommune) Side 18
Person og familieinformasjon - personalportalen Legge inn ekstra skattetrekk Legg inn nytt beløp Dersom du ynskjer å slette ekstra skattetrekk som du tidlegare har lagt inn, kan du gjere dette her NB! Dersom du har fleire arbeidsforhold, er det viktig å sjekke at det står rett her. Hovedarbeidsgjevar er der du har størsteparten av stillinga Velg lagre NB! Jobbar du meir enn 50% i HFK skal det stå hovedarbeidsgjevar her NB! Ekstra skattetrekk vert sett til 0 ved årsslutt. For neste år må det leggast inn på nytt (Tidlegast 1. januar) Side 19
Sende endring av personlege opplysningar og ekstra skattetrekk til lønn Person og familieinformasjon - personalportalen Opplysningane du har lagt inn ligg no midlertidig lagra Velg send for å sende informasjonen til lønssystemet Side 20
Sende endring av personlege opplysningar og ekstra skattetrekk til lønn Person og familieinformasjon - personalportalen Informasjonen blir no sendt direkte til lønn Side 21
Registrering og sletting av fråver Registrering av fråver Sletting av fråver
Registrering av nytt fråver Registrering og sletting av fråver - personalportalen Tips! Snarveg til dine mest brukte skjema Velg skjema oppgåver Side 23
Registrering og sletting av fråver - personalportalen Registrering av nytt fråver Velg nytt skjema Fråver skal registrerast her (For eksempel egenmelding, avspasering, permisjon under 14 dagar) Unntak: ferie, sjukmelding og permisjonar over 14 dagar Ferie: (Sjå eige kapittel) NB! Sjukmelding skal du ikkje legge inn sjølv. Lever sjukmelding til næraste leiar som syter for vidare behandling NB! Permisjonar over 14 dagar legg du inn her (for eksempel foreldrepermisjon) Tips! For meir utfyllande informasjon om personalportalen, ta kontakt med tilretteleggar/superbrukar på di avdeling Side 24
Registrering og sletting av fråver - personalportalen Registrering av nytt fråver Velg fravær NB! Det er kun heile dagar som skal leggast inn i personalportalen og i forkant av fråveret Ved sjukdom registrerer ein dette første dag ein er tilbake på jobb Side 25
Registrering og sletting av fråver - personalportalen Registrering av nytt fråver Velg legg til Velg frå lista (Sjå neste side) Side 26
Registrering og sletting av fråver - personalportalen Registrering av nytt fråver Velg det som er aktuelt frå lista: Avspasering fleksitid (9500) Barn/barnepasser syk (0600)* Egenmelding IA m/lønn (0111)** Velferdspermisjon m/lønn Velferdspermisjon u/lønn NB! *For at du skal kunne bruke barn/barnepasser syk (0600) må du ha vore tilsett i HFK i minst 1 månad ** For at du skal kunne bruke egenmelding IA m/lønn (0111) må du ha vore tilsett i HFK i minst 2 månader Tips! For meir utfyllande informasjon om personalportalen, ta kontakt med tilretteleggar/superbrukar på di avdeling Side 27
Registrering og sletting av fråver - personalportalen Registrering av nytt fråver Legg inn til og frå dato Velg lagre Dersom du skal registrere fleire fråversperiodar kan du velge registrere fleire og sende alt til leiar i ein gong. Side 28
Registrering og sletting av fråver - personalportalen Sende registrert fråver til godkjenning hos leiar Nytt fråver ligg midlertidig lagra her Velg send for å sende informasjonen til leiar for godkjenning Her kan du legge ein merknad Send til næraste leiar Side 29
Registrering og sletting av fråver - personalportalen Sletting av fråver Velg skjema oppgåver Velg nytt skjema Velg fravær Side 30
Registrering og sletting av fråver - personalportalen Sletting av fråver Klikk på pila Kryss av i boksen for det fråveret du vil slette Side 31
Registrering og sletting av fråver - personalportalen Send til næraste leiar for godkjenning Sende sletta fråver til godkjenning hos leiar Skriv ein kort merknad slik at leiar ser kva det gjeld Velg send NB! Når leiar har godkjent skjemaet om sletting, må det gjennom ei manuell behandling på lønn før endringa vil vere synleg i Personalportalen. Dette kan ta frå nokre timar til eit døgn Tips! For meir utfyllande informasjon om personalportalen, ta kontakt med tilretteleggar/superbrukar på di avdeling Side 32
NB! Kapittel om ferie gjeld ikkje for lærarar og miljøarbeidarar, med unntak av ekstra ferieveke for dei som er over 60 år Registrering og sletting av ferie Registrering av ferie Sletting av ferie Overføre ferie til neste år
Registrering og sletting av ferie - personalportalen Registrering av ny ferie Tips! Snarveg til dine mest brukte skjema Velg skjema oppgåver Side 34
Registrering og sletting av ferie - personalportalen Registrering av ny ferie Velg nytt skjema Velg ferie NB! Det er kun heile dagar som skal leggast inn i personalportalen Ferien skal leggast inn i forkant Side 35
Registrering og sletting av ferie - personalportalen Registrering av ny ferie - Ferierekneskap Antal feriedagar du har overført frå i fjor til i år Antal disponible feriedagar i år Ferie som er godkjent av leiar vil vise her, sjølv om ferien ikkje er avvikla NB! Antal feriedagar du har igjen som ikkje er registrert/godkjent Ferie skal som hovedregel brukast opp innan året, balansen skal vere i 0 pr. 31.desember Side 36
Registrering og sletting av ferie - personalportalen Registrering av ny ferie Velg legg til for å legge inn ny ferie Side 37
Registrering og sletting av ferie - personalportalen Registrering av ny ferie Velg den aktuelle ferien frå lista: Ferie (1251) Ekstra ferieuke for de over 60 år (1253) Ferie utan lønn (1252)* NB! *Ferie utan lønn (1252) skal kun brukast dersom du tiltrer stillinga etter 30. juni Legg inn til og frå dato (Når du skal legge inn ferie i heile veker registrerer du frå måndag til og med søndag) Dersom du skal registrere fleire ferieperiodar kan du velge registrere flere og sende alt til leiar i ein gong Eller velg lagre Side 38
Registrering og sletting av ferie - personalportalen Registrering av ny ferie Ny ferie (feriedagar) ligg no midlertidig lagra her NB! Kalenderdagar viser her (Desse tel ikkje inn på ferierekneskapen) Velg send for å sende informasjonen til leiar for godkjenning Side 39
Registrering og sletting av ferie - personalportalen Sende registrert ferie til godkjenning hos leiar Her kan du legge ein merknad Send til næraste leiar NB! Dersom du får denne meldinga er det fordi: Det er ikkje oppretta ferierekneskap på deg Du har brukt opp alle feriedagane dine NB! Ferierekneskap for neste år vert ikkje oppretta før i midten av januar Tips! For meir utfyllande informasjon om personalportalen, ta kontakt med tilretteleggar/superbrukar på di avdeling Side 40
Registrering og sletting av ferie - personalportalen Sletting av ferie Tips! Snarveg til dine mest brukte skjema Velg skjema oppgåver Side 41
Registrering og sletting av ferie - personalportalen Sletting av ferie Velg nytt skjema Velg ferie Side 42
Registrering og sletting av ferie - personalportalen Sletting av ferie Stå i bildet for registrering av ferie Klikk på denne pila Side 43
Registrering og sletting av ferie - personalportalen Sletting av ferie Kryss av i boksen for den ferien du vil slette. Her må du skrive inn ein merknad for å komme vidare Velg send for å sende informasjonen til leiar for godkjenning Eg har tatt feil av datoane og må registrere dette på nytt Side 44
Registrering og sletting av ferie - personalportalen Sende sletta ferie til godkjenning hos leiar Send til næraste leiar NB! Når leiar har godkjent skjemaet om sletting, må det gjennom ei manuell behandling på lønn før endringa vil vere synleg i Personalportalen. Dette kan ta frå nokre timar til eit døgn Tips! For meir utfyllande informasjon om personalportalen, ta kontakt med tilretteleggar/superbrukar på di avdeling Side 45
Registrering og sletting av ferie - personalportalen Overføring av ferie til neste år Stå i bildet for registrering av ferie Klikk på denne pila NB! Ferie skal som hovedregel brukast opp innan året, balansen skal vere i 0 til 31. desember Side 46
Registrering og sletting av ferie - personalportalen Overføring av ferie til neste år NB! Overføring av ferie til neste år skal kun skje unntaksvis og etter avtale med leiar Skal vere gjort innan 15.november Skriv inn antall dagar du vil overføre til neste år Her må du skrive inn ein merknad for å komme vidare Velg send for å sende informasjonen til leiar for godkjenning Send til nærmaste leiar Side 47
Søke opp skjema under mi mappe Fråver på overlappande datoar
Søke opp skjema under mi mappe personalportalen Søke opp skjema under mi mappe NB! Det er her du finn forklaringa dersom: du er usikker på om du har lagt inn fråveret du lurer på om leiar har godkjent skjema du ikkje finn fråveret i fråverslista di under mappa fravær du får melding om overlapp Velg mi mappe Velg fana skjema Side 49
Søke opp skjema under mi mappe personalportalen Søke opp skjema under mi mappe Her vil systemet komme med forslag til dato. Den viser automatisk forrige måned og fram til i dag Tips! Dersom du vil søke på andre datoar kan du fylle det inn i dei aktuelle felta Trykk på søk knappen Tips! Du kan velje frå lista dersom du vil søke opp berre eit særskilt type skjema. (for eksempel fråver) Ved å klikke på den aktuelle linja, vil du åpne skjemaet du vil vite meir om Side 50
Søke opp skjema under mi mappe personalportalen Søke opp skjema under mi mappe Du har no opna det aktuelle fråversskjemaet og på denne linja ser du kva dette fråveret gjeld På skjemahistorikken kan du finne kvar skjemaet er i systemet NB! Skjema har status til godkjenning dersom leiar ikkje har godkjent Tips! For meir utfyllande informasjon om personalportalen, ta kontakt med tilretteleggar/superbrukar på di avdeling NB! Dersom skjema er godkjent for kort tid sidan av leiar, har det ikkje blitt oppdatert i systemet Dette vil rette seg i løpet av eit døgn etter at leiar har godkjent skjemaet Side 51
Søke opp skjema under mi mappe personalportalen Melding om overlappande datoar NB! Denne meldinga får du dersom det allerede er registrert fråver i dette tidsrommet. (Sjølv om du nettopp har sletta det forrige fråveret) Når du får denne meldinga skal du ikkje sende vidare til leiar. Velg avbryt Tips! For meir utfyllande informasjon om personalportalen, ta kontakt med tilretteleggar/superbrukar på di avdeling Side 52
Søke opp skjema under mi mappe personalportalen Melding om overlappande datoar Velg mi mappe Velg fana Fravær Her viser alt fråveret ditt NB! Det fråveret du har sletta vil ligge her fram til leiar har godkjent det. Etter at leiar har godkjent må det gå ein oppdatering i systemet som kan ta opp til eit døgn NB! Når oppdateringa er ferdig, vil det sletta fråveret vere fjerna frå denne lista og du kan då legge inn eit anna fråver på same dato Tips! For meir utfyllande informasjon om personalportalen, ta kontakt med tilretteleggar/superbrukar på di avdeling Side 53
Lykke til