Oslo Havn KF Havnedirektøren

Oslo Havn KF Havnedirektøren Utv. nr. Utvalg Møtedato ST 10/10 Havnestyre 04.02.2010 Saksbehandlende avdeling: Teknisk avdeling Saksbehandler: Per Gisle Rekdal Dato: 19.01.2010 Saksnummer: 2009/97 Sak: Organisering av havne-norge Saken gjelder: Det vises til havnestyresak om Norske havneorganisasjoner sak. 35/2009, behandlet i styremøte 18.06.2009. Styresaken ga en redegjørelse for de to organisasjonene som Oslo Havn KF (HAV) er medlem i, samt KS Bedrift hvor HAV ikke er med. Havnedirektøren informerte i saken om pågående drøftelser om samarbeid/sammenslåing av Norske Havner og Norsk Havneforening. I tillegg er mange havner med i Portwin-samarbeidet som er et samarbeid om datasystemer for havnene. Dette samarbeidet ledes av en styringsgruppe som har sitt årsmøte i tilknytning til Norsk Havneforenings årsmøte. Kontraktsansvarlig i samarbeidet er Oslo Havn KF. Havnedirektøren ønsker å orientere om utviklingen i samarbeidet i denne styresaken. Havnedirektøren vil samtidig orientere styret om organisasjonsendringer i Fiskeri- og kystdepartementet og som berører norske havner. Litt om dagens havneorganisasjoner: Norske Havner Norske Havner (tidligere Norsk Havneforbund) er en interesseorganisasjon for norske havner. 46 av ca. 60 norske trafikkhavner er medlemmer i foreningen som fremmer medlemmenes felles interesser når det gjelder rammevilkår for havnedrift. Det arbeides med å styrke havnenes betydning lokalt og i norsk og internasjonalt transportmiljø. Foreningen er opptatt av å videreutvikle et godt forhold til embetsverk og det politiske miljø; likeledes å være høringsinstans og å avgi høringsuttalelser i saker av viktighet for havner og sjøtransport. Norske Havners øverste organ er Havnemøtet som avholdes hvert annet år. Organisasjonens virksomhet ledes av et styre på 7 personer. Av disse skal 4 velges blant representantenes politiske organer og 3 fra havnens administrative ledelse. Oslo Havn KF er representert i styret ved havnedirektøren. Den daglige ledelse består av et sekretariat med 1 ansatt sekretariatsleder. Norsk Havneforening

Oslo Havn KF Side: 2 Foreningens overordnede mål er å bidra til en høy havnefaglig kompetanse i norske trafikkhavner i den hensikt å sikre en best mulig utvikling av sjøtransport og havnedrift som ledd i et samlet havnebilde. Foreningen skal virke som forum for utveksling av havnefaglige kunnskaper, erfaringer og synspunkter; herunder å forberede innspill av havnefaglig art. Norsk Havneforening bidrar til å utvikle opplærings-/etterutdanningstilbud til alle ansatte slik at deres kompetanse er tilpasset dagens og fremtidens krav. Gjennom møter og øvrige arrangementer skal foreningen utvikle og opprettholde en best mulig kollegial kontakt mellom ledere og fagpersonell i landets havner i den hensikt å utvikle fagmiljøer og bidra til at alle havner lett skal ha tilgang til havnenes samlede innsikt i havnefaglige spørsmål. Foreningens øverste organ er landsmøtet. Den løpende virksomhet ledes av et styre bestående av 5 personer som velges av landsmøtet. Alle styremedlemmene er ansatt i norske havner. Det er ingen egen administrasjon i Norsk havneforening. Foreningen er inndelt i følgende 3 grupper som har ansvar for sine spesialområder: Økonomi og data, Havneteknikk og miljø og Marked og logistikk. Sak 35/2009 vedlegges. Veien til én organisasjon Etter at havnestyrets behandling av styresaken i juni 2009, besluttet landsmøtet i Norsk Havneforening på sitt møte i Trondheim 4. september 2009 at foreningens styre skulle oppta forhandlinger med Norske Havner med sikte på etablering av en felles organisasjon for havne-norge. Det ble avtalt og gjennomført et ko-ordineringsmøte mellom Norsk Havneforening og Norske Havner 2. oktober 2009. Organisasjonene ble enige om en prosess for etablering av en felles havneorganisjon. Det ble besluttet å etablere en styringsgruppe og en arbeidgruppe med deltakere fra begge organisasjoner og det ble utpekt en prosjektleder. Det er lagt opp til en bred deltakelse fra medlemmene gjennom to arbeidsseminarer, et 7.-8. januar og et 2.-3. mars 2010. Det er lagt stor vekt på å forholde seg til vedtektene i de eksisterende organisasjonene slik at prosjektet ikke støter på formelle hindringer. Et sentralt punkt er at ingen av organisasjonenes vedtekter har bestemmelser om sammenslåing med andre organisasjoner, et annet er at Norske Havner er en organisasjon for både styremedlemmer og ansatte i havneadministrasjonene, mens Norsk Havneforening er en forening for ansatte/ledere i havnene. Slik det ser ut nå, vil vedtektenes bestemmelser for oppløsning være veien å gå for de eksisterende organisasjoner og at det etableres en ny organisasjon for de medlemmer som vil delta i den. Rent praktisk kan det skje ved to adskilte prosesser. En prosess med oppløsning av eksisterende organisasjoner og én med etablering av en ny organisasjon. En annen måte å gå frem er at eksisterende organisasjoner oppløses og etter det opprette en ny. Hva som velges blir mer klart etter det neste arbeidsseminaret i mars 2010. Dersom resultatet blir en beslutning om at de nåværende organisasjoner skal oppløses før en ny kan etablereres, vil etablering av ny havneorganisasjon først kunne skje i 2011/2012 etter at forslag om oppløsning har vært behandlet i de respektive ordinære årsmøter/ Havnemøter 2 ganger og har fått minst 2/3 tilslutning av de fremmøtte stemmeberettige begge ganger. Forslag om oppløsning må i tillegg sendes skriftlig til styrene 2/3 måneder før årsmøtet/ Havnemøtet holdes. Målsettingen er å kunne sluttføre utredningsprosjektet om sammenslåing/etablering av én havneorganisasjon innen sommeren 2010, hvoretter anbefalingen legges frem for organisasjonenes medlemmer på de respektive landsmøter innen de frister som er fastsatt i vedtektene.

Oslo Havn KF Side: 3 Norsk Havneforening har neste årsmøte i Florø 9.-10. september 2010. Dersom et vedtak om oppløsning skal behandles etter vedtektene må skriftlig forslag om dette sendes medlemmene ikke senere enn 9. juli 2010 som er 2 måneder før møtet. Da kan et eventuelt oppløsningsvedtak behandles 2. gang på årsmøtet i Sandnessjøen i 2011. I Norske Havner er det Havnemøtet som er organisasjonens høyeste myndighet og som behandler vedtektsendringer og forslag om oppløsning. Havnemøtet avholdes annethvert år. Førstkommende Havnemøte skal holdes i Svolvær 26.-28. mai 2010. Saker som skal behandles og som vedrører vedtektsendringer og/eller oppløsning må sendes ut senest 3 måneder før møtet altså senest 25 februar 2010. Fordi neste Havnemøte deretter først holdes i 2012 innebærer det at en oppløsning i henhold til vedtektene først er gyldig etter det Havnemøtet. Om havnene går inn for etablering uavhengig av oppløsning bør det kunne skje etter første gangs behandling på inneværende års årsmøte/havnemøte. KS Bedrift KS er det tidligere Norske Kommuners Sentralforbund NKS. KS Bedrift er en selvstendig del av KS. Oslo kommune er ikke med i KS og Oslo er derfor eget avtaleområde. I en periode var norske havner organisert gjennom NKS i havneregioner etter at NKS overtok etter det gamle havneforbundet i 1972. Havnene ble organisert i havneregioner og det ble avholdt årlige havneregionmøter hvor viktige havnespørsmål ble drøftet og det ble vedtatt resolusjoner og uttalelser som ble behandlet i Havneutvalget i NKS. Dette varte i tiden fra 1972 til 1985. De første årene fungerte dette godt. Da havne- og farvannsloven av 17. juni 1984 var på høring i 1983, vedtok Havneutvalget i NKS at havneøkonomien fortsatt skulle være selvstendig og at havnekassen skulle opprettholdes. Likevel valgte NKS å gå inn for at havneøkonomien skulle integrereres i kommunens øvrige økonomi og at havnekassen skulle gå inn i kommunekassen. Havnenes behov for finansiering og drift skulle konkurrere med andre områder innen kommunal forvaltning. Ikrafttredelsen av Havne- og farvannsloven førte til at havneforvaltningene i de offentlige havnene ble overlatt til det kommunale forvaltningsnivå fullstendig, men det ble likevel besluttet at havneøkonomiens selvstendighet etter tidligere lov skulle opprettholdes. Holdningene til NKS i disse spørsmålene førte til en massiv avstandstaken fra havnene mot den daværende havneorganisering med havneutvalg i NKS og det hele ble lagt ned i 1985. Som omtalt i styresak 35/2009 er KS Bedrift en interesseorganisasjon for offentlige bedrifter eller for bedrifter som hovedsakelig opererer på det offentlige markedet. Den ble i utgangspunktet opprettet i 2000 for kommunale bedrifter som ble etablert etter den nye kommuneloven. Den har primært rettet seg inn mot arbeidsgiverspørsmål, men har de senere år også i stadig sterkere grad engasjert seg i næringspolitiske saker for sine medlemsbedrifter. KS Bedrift er medlemsstyrt og er en selvstendig del av KS med eget styre og egen generalforsamling og som bl. a. fastsetter medlemskontingent og velger styre. Samlet organiserer KS Bedrift ca. 510 bedrifter innen energiforsyning, avfall, vann- og avløp, revisjon, helse og rehabilitering, havn og en rekke andre områder som drives av kommunene. Det er opprettet kontaktutvalg på flere fagområder så som på energi, avfall med flere. KS Bedrift har i takt med etableringen av de kommunale havnene som IKS eller KF fått havner som medlemmer og har idag 21 havner innmeldt. Av havner som er med kan nevnes Borg, Drammen, Moss, Horten, Grenland, Larvik, Stavanger, Bergen, Trondheim og Tromsø. Mange av disse havnene, om ikke alle, ligger i kommuner som er med i KS og kommunene

Oslo Havn KF Side: 4 inngår i dette tariffområdet og ser seg derfor tjent med et medlemskap på arbeidsgiversiden. KS Bedrift har derfor utarbeidet en hovedavtale med basis i hovedavtalen for KS-området, men spesielt tilpasset bedriftsområdet. Som følge et voksende antall medlemshavner i løpet av 2008 og 2009, er det etablert et kontaktutvalg for havner, KS Bedrift Havn. Dette skal spesielt arbeide med næringspolitiske spørsmål og det foreslås et påslag på kontingenten til KS Bedrift for de næringspolitiske virksomheten fra 2010. KS Bedrift Havn er et kontaktutvalg for havnene og ikke eierne. KS Bedrift er således for ledelsen i bedriftene og ikke de politiske styrene. KS Bedrift gir innspill til de 4 årlige kontaktutvalgene som KS har med staten. Selv om det ikke er aktuelt for Oslo Havn KF å melde seg inn i KS Bedrift Havn med hensyn til arbeidsgiversiden, er det ikke noe i veien for at Oslo Havn KF kan bli medlem på spesielle vilkår. KS Bedrift Havn er svært interessert i dette. Havneforvaltningens plass i statlig forvaltning I en pressemelding fra Fiskeri- og kystdepartementet (FKD) 8. september 2009 ble det opplyst at Avdeling for kystforvaltning var avviklet og at oppgavene er fordelt på Forskning- og innovasjonsavdelingen og Havressurs- og kystavdelingen. Den nye organiseringen fremgår av organisasjonskartet under. Organisasjonsendringen innebærer i følge departementets nettsider at Havressurs- og kystavdelingen har ansvaret for iverksetting av ny havne- og farvannslov, forvaltningen av forebyggende sjøsikkerhet på nasjonalt nivå, herunder trafikksentraler og slepebåtkapasitet, seilingsleder og utvikling av farledssystemer og en farledsnormal, fyr og merker og navigasjonsinfrastruktur. Lostjenesten hører også til denne avdelingen. Forsknings- og innovasjonsavdelingen skal arbeide havne- og sjøtransportpolitikk, herunder Nasjonal Transportplan NTP. Avdelingen har videre ansvar for etatsstyring av Kystverket og en rekke andre etater og virksomheter under FKD. I tillegg til dette har Avdeling for nordområdene og internasjonalt samarbeid ansvaret for nasjonalt og internasjonalt arbeid og utvikling innenfor elektronisk navigasjon, sjøsikkerhet,

Oslo Havn KF Side: 5 trafikkovervåking, meldings- og informasjonssystemer, EUs transportpolitikk, sjøtransport og havner knyttet til utviklingen av nasjonale og internasjonale transportkorridorer og havnesikring/terrorberedskap. Portwin Dagens organisering av Portwin ble etablert i 1997 da havnene som var med i Havnedata besluttet å gå sammen om oppdatering og videreutvikling av et felles havnedatasystem. I organiseringen av utviklingen av det nye systemet Portwin ble funksjonen som juridisk kontraktshavn i forholdet mellom de deltakende havnene og leverandørene, ivaretatt av daværende Oslo havnevesen. De deltakende havnene valgte en styringsgruppe for samarbeidet. Portwin-samarbeidet har således bestått siden 1998. De to første årene gikk med til å utvikle havnedatasystemet. Fra 2000 har samarbeidet konsentrert seg om å vedlikeholde og videreutvikle Portwin. Portwin-samarbeidet er organisert slik: Oslo Havn KF er kontraktshavn og har tegnet samarbeidsavtale med 42 andre havner. Gjennom samarbeidsavtalene dekker Oslo Havn KF alle havnenes behov for Brukerstøtte, Vedlikehold og Utvikling(BVU) av Portwin. For å kunne levere dette har Oslo Havn KF avtale med Seamless AS om BVU for alle samarbeidshavnene. Samarbeidet mellom havnene styres gjennom styringsgruppen og som avholder årsmøte hvert år der viktige avgjørelser tas av medlemmene i plenum. Oslo Havn KF har bestemt seg for å si opp samarbeidsavtalen om Portwin med alle havnene. Portwin-samarbeidet hadde sin berettigelse ved utviklingen av Portwin i 1998 og har vært nyttig for både store og små havner gjennom mange år. Portwin-samarbeidet har sikret havnene Brukerstøtte, Vedlikehold og Utvikling(BVU) av Portwin til en rimelig kostnad og minimalt arbeid. Etter over ti år med samarbeidsavtalen, har mye forandret seg. I 2009 ikke var mulig å få havnene til å forplikte seg til et nytt samarbeid om et oppdatert system, HD2008. HAV anser derfor at tiden er moden for å avvikle Oslo Havn KFs rolle som kontraktshavn i Portwin-samarbeidet. Oslo Havn KF vil fortsette å bruke Portwin. Oslo Havn KF mener at det vil være en fordel om vi kommer over i et vanlig forhold der leverandøren (Seamless AS) eier datasystemet og kunden(havnene) betaler en årlig brukerlisens for å få brukerrettighet til systemet. Leverandøren må også kunne tilby brukerstøtte til et fast årlig beløp eller pr time. Brukerlisensen må også kunne dekke kostnader til videreutvikling av Portwin. Eierrettighetene til Portwin er i følge utviklingsavtalen fra 1998 og samarbeidsavtalen fra 2001 fordelt mellom alle havnene og Seamless AS. Hver havn eier Portwin og kan fritt bruke Portwin i sin havn også etter 31.12.2010. Seamless AS eier markedsrettighetene til Portwin og bare Seamless AS kan selge Portwin til andre havner. Oslo Havn KF har innledet forhandlinger med Seamless AS om en ny BVU avtale for Oslo Havn KF. Det er vår intensjon med forhandlingene at vår avtale med Seamless AS kan bli mal for andre havners avtale med Seamless AS. Sammen med Seamless AS har vi kommet fram til at det bør opprettes et brukerforum eller en brukerforening som kan samordne havnenes ønsker om videreutvikling og forbedringer overfor Seamless AS og videreføre noe av det arbeidet som Portwin styringsgruppe har utført. Samarbeidet består nå av 42 havner hvorav 3 havner har meldt seg ut fra neste årsskifte. To av disse skal ta i bruk Visma Business med Amesto som leverandør. Tre andre havner har startet et pilotprosjekt for å vurdere om det svenske systemet PortIT som leveres av InPort AB kan brukes i norske havner.

Oslo Havn KF Side: 6 Havnedirektørens vurderinger: Havnedirektøren mener at en grundig gjennomgang av hvordan havne-norge skal organisere seg fremover er av stor betydning for hvilken påvirkning havnene vil få i viktige beslutninger og i den offentlige debatt. Det er åpenbart at dagens fragmenterte organisering av relativt mange små og få store havner, ikke viser styrke. Det gjelder kanskje mest i forhold til de organer som definerer havnenes rammevilkår. En sterkere organisering av havne-norge er i så måte helt nødvendig for å synes både på regionalt og nasjonalt nivå og det bør skje raskt. For mange havner blir det et spørsmål om hvordan ressursene skal utnyttes best. For Oslos del dreier det seg om kontingenter på ca. kr. 270.000 i året. Det vil derfor ikke være et spørsmål om å delta i 3 havneorganisasjoner, men om å delta i én, eller kanskje to. Det er derfor gledelig at denne prosessen er i gang. Dersom det blir vedtatt at en ny organisasjon først kan være i gang etter at de eksisterende organisasjoner er oppløst, vil prosessen kunne ta mellom 2 og 3 år. Det kan være at mange eksisterende og potensielle medlemmer finner dette for usikkert i forhold til den fremtidige organisasjonen, at de vil velge andre tilknytninger der KS Bedrift vil være klar for nye medlemmer. En slik utvikling vil svekke havnenes egen organisering. Oslo Havn KF ved havnedirektøren er representert i styringsgruppen for sammenslåingsprosessen mellom Norske Havner og Norsk Havneforening. HAV ønsker at en ny organisering skjer så raskt som mulig for å redusere usikkerheten om fremtiden. På denne måten kan havnenes egen organisasjon være et alternativ til KS Bedrift der også havnefaglige spørsmål sterkere ivaretas. Et samarbeid med KS Bedrift Havn i mange felles saker kan likevel synes naturlig. HAV har hatt et informasjonsmøte med KS Bedrift Havn for å få en direkte orientering om hva som tilbys havner utover den arbeidsgiverrettede virksomheten, siden Oslo kommune ikke er med i KS-området. Det er klart det har stor betydning at KS Bedrift har hele KS-systemet bak seg, selv om den fremstår som en selvstendig organisasjon. På samme måte er det avgjørende for KS Bedrift Havn at KS Bedrift representerer mer en 500 kommunale eller kommunalt innrettede bedrifter. Det gir gode kontakter inn i de statlige og fylkeskommunale organer. KS Bedrift Havn har utarbeidet en handlingsplan for 2010 hvor omtrent alle de viktige spørsmålene som havne- Norge er opptatt av er omtalt. Kopi av Handlingsplan 2010 vedlegges. Slik havnedirektøren ser det, er det to sider som er viktig ved organiseringen av havne-norge og hvor også politisk valgte til styrene bør komme med. Den ene siden er hvordan få best mulig påvirkning og innflytelse på havnenes situasjon og rammevilkår. Det innebærer at i organisasjonen må ha plass til medlemmer av havnestyrene som kan målbære synspunktene på den politiske arena. Her vil også KS Bedrift Havn etter hvert bli en aktør. Den andre siden er å ivareta kompetanseutvikling og kompetanseutveksling mellom havnene i både generelle transportspørsmål og i det spesifikt havnefaglige, for å høyne kunnskaps- og fagnivået i havnene. Dette bør primært havnene selv ta hånd om. Så langt har det vist at de eksisterende havneorganisasjonene har de beste forutsetninger for dette og har vært mest aktive og synlige på dette området. Det har gitt de beste resultatene for havnene og skapt gode kollegiale forhold. Havnedirektøren vil ikke gi havnestyret noen tilråding før prosessen med etablering av én

Oslo Havn KF Side: 7 havneorganisasjon utenfor KS er kommet til et mer avklarende stadium. Det er likevel viktig og nyttig at havnestyret er kjent med den utvikling og prosess som pågår og kan gi synspunkter på prosessen videre. Når det gjelder havnenes plass i statlig sammenheng er det vanskelig å se formålet med den omorganiseringen som er foretatt i Fiskeri- og kystdepartementet, sett fra havnenes side. Med en spredning av havne- og farvannssaker og sjøtransport på tre avdelinger i departementet er risikoen for fragmentert behandling åpenbar. Dette gjelder kanskje ikke så mye det nye lovverket og de forskrifter som nå må komme i nære fremtid for at loven skal kunne begynne å fungere. Det ligger i én avdeling selv om den må vel likevel forholde seg til de to andre på en del områder. Det er mer at knutepunkthavnene er helt avhengig av å være nett med det internasjonale regelverket for å kunne fylle sin funksjon på en god måte. Disse oppgavene ligger slik det fremgår av organisasjonskartet, i en annen avdeling enn der det norske regelverket fastsettes. Etatsansvaret for Kystverket som havnene har nær kontskt med er plassert i en tredje avdeling. Det behøver nødvendigvis ikke ha noen særlig negativ betydning for havnene og er kanskje mer et internt problem, men det viser likevel at det er vanskelig å finne en tråd i omorganiseringen. Havnedirektøren er bekymret for at hele havne- og sjøtransportforvaltningen på statlig side kan fremstå som fragmentert og utydelig slik at nasjonale mål om øket sjøtransport svekkes. Det er ikke havnene tjent med når interessen for havnesakene og oppmerksomheten på viktige transportspørsmål skal konkurrere med andre sentrale tema i tiden og som vi vet fanger vesentlig større fokus, både i media, blant politikere og av allmennheten. Havnedirektørens forslag til vedtak: Havnestyret tar havnedirektørens redegjørelse til orientering. Anne Sigrid Hamran havnedirektør Per Øivind Halvorsen teknisk sjef Vedlegg: 1 Styresak nr. 35/09 2 Handlingsplan for KS Bedrift Havn for 2010

Oslo Havn KF Side: 8