Move Treningssenter AS Arnemannsveien 5 3510 HØNEFOSS Deres referanse Vår referanse Dato 14/01089-7/YMA 05.06.2015 Vedtak om pålegg kameraovervåking hos Move treningssenter Datatilsynet viser til kontroll hos Move treningssenter AS den 12. november 2014, og Datatilsynets varsel om vedtak med oversendelse av foreløpig kontrollrapport av 6. februar 2015. Datatilsynet mottok virksomhetens tilbakemeldinger i brev av 25.februar 2015. Vurdering av tilbakemelding Deres svarbrev inneholder ikke innvendinger, tilleggsopplysninger eller annet knyttet til rapportens beskrivelse av faktum. I deres svarbrev fremkommer det imidlertid en rekke opplysninger som ikke fremkom på kontrolltidspunktet som har betydning for vurderingen av om det skal fattes vedtak om pålegg i tråd med de varslede vedtak. Det er derfor tilføyd nye punkter i endelig kontrollrapport, se vedlegg. Det er for øvrig tilføyd i endelig kontrollrapport at Securitas utfører kontrollrunder hver dag rundt midnatt, og ikke ti ganger i året slik dette fremgikk av dokumentasjonen Datatilsynet fikk tilsendt i etterkant av kontrollen. Datatilsynet er tilfreds med de tiltak som er gjennomført i forhold til det varslede vedtak under punkt 5. Vedrørende punkt 1 4 og 6-8 finner Datatilsynet det nødvendig å kommentere dette nærmere. Kameraovervåking av treningsområdene ( Punkt 1 og 3) Datatilsynet varslet vedtak om at kameraovervåkingen av treningsområdet/ frivektsområdet i andre etasje må opphøre (punkt 1). Det ble også varslet vedtak om at vinklene på kameraene utenfor garderobene må endres slik at de ikke fanger opp treningsapparater (punkt 3). Se for øvrig endelig kontrollrapport punkt 6.2.3/ 6.2.3.1 og 6.2.5/6.2.5.1. På kontrolltidspunktet ble det opplyst om at det overordnende formålet med alle kameraene hos Move er å sikre mot tyveri og hærverk. I meldingen til Datatilsynet inngitt 16.01.2014, er formålet angitt under punkt 6 c) som: «Det settes opp kameraovervåking for å sikre bedriftens eiendeler». Det ble også nevnt at det har foregått noe dopsalg på treningssenteret og at kameraene skal forebygge dette. Det ble på kontrolltidspunktet opplyst om at formålet med å kameraovervåke treningsområdet i andre etasje er å motvirke tyveri av utstyr. Det ble vist til at det er blitt stjålet en del utstyr, og at tyveriene har opphørt etter at kameraene ble installert. Datatilsynet tok i sin vurdering av kameraovervåkingen utgangspunkt i dette formålet, og Postadresse: Kontoradresse: Telefon: Telefaks: Org.nr: Hjemmeside: Postboks 8177 Dep Tollbugt 3 22 39 69 00 22 42 23 50 974 761 467 www.datatilsynet.no 0034 OSLO
konkludert med at hensynet til de registrertes personvern må veie tyngre enn virksomhetens behov for kameraovervåking. I deres svarbrev til Datatilsynet blir det opplyst om at kameraene har andre formål enn det som ble forelagt for Datatilsynet på kontrolltidspunktet og i melding til Datatilsynet. Det blir påpekt at formålet med kameraovervåkingen er å skape trygghet for ansatte og medlemmer. Det blir vist til at det har vært episoder med truende og ubehagelige medlemmer, også når treningssenteret har vært bemannet. Det har vært slåsskamp i lokalet, og kameraene er blitt brukt for å oppklare hva som hadde skjedd. Daglig leder viser til at det er ønskelig med kameraovervåking for å ha bevis ved eventuelle hendelser. Datatilsynet vil bemerke at det på et ethvert sted med stor gjennomfart av mennesker vil være en viss risiko for at det oppstår situasjoner der folk oppfører seg ubehagelig eller truende. Dette vil som et eksempel være tilfellet på en bar eller på et utsted. Det er likevel slik at kameraovervåking på steder som brukes til avslapping, rekreasjon eller sosialt samvær i liten grad tillates fordi hensynet til publikums personvern veier tungt. På den annen side vil hensynet til diskresjon ikke være like fremtredende i post eller banklokaler, og kameraovervåking for å forebygge farlige situasjoner som ran aksepteres derfor i større grad. Hvorvidt kameraovervåking kan aksepteres vil i stor grad være avhengig av hva slags område det er ønskelig å kameraovervåke, og om det foreligger en særskilt risiko som skulle tilsi at overvåking kan aksepteres. Personverninteressen er på samme som på en bar særlig tungtveiende på steder der publikum forventer privatliv og diskresjon, slik som i et område man trener. Situasjoner der folk utfører tøyeøvelser, presser seg maksimalt ved løfting av vekter eller svetter på en løpemaskin er normalt situasjoner som ikke skal fanges opp på film. Datatilsynets langvarige praksis har vært at kameraovervåking på slike områder i all hovedsak ikke oppfyller vilkårene i personopplysningsloven 8 f og 38, da hensynet til den registrets personvern veier tungt. Det må etter Datatilsynets vurdering foreligge svært gode argumenter for å akseptere kameraovervåking av slike områder. Move treningssenter kan vise til at det har vært noen hendelser med ubehagelige og truende medlemmer, og at det er effektivt med kameraopptak for å avklare hva som har skjedd. Datatilsynet kan likevel ikke se at Move treningssenter er i en ekstraordinær situasjon som skulle tilsi at hensynet medlemmenes personvern skal vike, eller at dette er et spesielt risikofylt sted for ansatte og medlemmer å oppholde seg. Datatilsynet har forståelse for at det kan være praktisk med kameraopptak dersom det skulle oppstå en hendelse. Dette betyr imidlertid ikke at man kan akseptere kameraovervåking på alle steder der det er en risiko for at det kan skje uheldige hendelser. Datatilsynet vil videre påpeke at tilsynet har akseptert kameraovervåking utenfor inngangspartiet, i gangen ved inngangspartiet, i bakgangen mot bakdøren, i området foran garderobene og i PT- sonen i andre etasje. Store deler av treningssenteret er derfor kameraovevåket. Etter Datatilsynets vurdering vil det å akseptere kameraovervåking også av treningsområdet være uproporsjonalt ut i fra virksomhetens behov. 2
Datatilsynet har på bakgrunnen av dette besluttet å fatte vedtak i tråd med de varslede vedtakene. Kameraovervåking av resepsjonsområdet/ PT- sonen (punkt 2) Datatilsynet varslet vedtak om at kameraovervåkingen av resepsjonsområdet/ PT- sonen måtte opphøre. Det ble på kontrolltidspunktet opplyst om at formålet med kameraet er å forebygge tyveri og hærverk fra området. Det ble videre opplyst om at det varierer når PT-sonen er bemannet, men at det stort sett befinner seg ansatte her til og fra i resepsjonstiden. På bakgrunn av at det ikke lenger oppbevares penger eller annet utstyr som er særlig utsatt for tyveri og hærverk konkluderte Datatilsynet med at virksomheten ikke kunne vise til en berettiget interesse for overvåkingen som overstiger de ansattes og andre personverninteresser. Se for øvrig endelig kontrollrapport punkt 6.2.4/6.2.4.1. Det blir i tilsvaret til Datatilsynet utdypet hva dette området brukes til. Det fremgår at det er tilfeldig om en personlig trener på vakt har tid til å sette seg ned i PT- sonen. De personlige trenerne oppholder seg stort sett i andre deler av lokalet med betalende kunder. Det faktum at de ansatte i mindre grad oppholder seg i dette området enn det som ble oppfattet på kontrolltidspunktet har betydning for Datatilsynets vurdering av kameraovervåkingen. Kameraovervåking av PT-sonen vil ikke være like inngripende som et kamera i en ordinær resepsjon der de ansattes arbeidshverdag i stor grad vil bli fanget opp. På den annen side vil PT-sonen være et område der de ansatte kan trekke seg tilbake når de ikke oppholder seg andre steder i lokalet med en kunde. Videre fremkommer det at det oppbevares utstyr i resepsjonen som må beskyttes, blant annet et mixebord, to stasjonære PC`r, et nøkkelskap og annet utstyr de personlige trenerne trenger lett tilgjengelig som telefon, I-pader og annet arbeidsverktøy. Dette utstyret oppbevares i PTsonen fordi det er det eneste stedet med såpass god kameraovervåking. Datatilsynet vil bemerke at sikring av slikt utstyr først og fremst må skje gjennom fysisk sikring, og ikke ved bruk av kameraovervåkingsutstyr. Etter Datatilsynets vurdering vil ikke dette formålet legitimere kameraovervåkingen av området. Virksomheten opplyser videre om at PT- sonen oppfattes som en trygg sone for de ansatte. Det er i dette området man tar med medlemmer for å ta opp ubehagelige saker/klager eller spørsmål om doping. Move er medlem av Antidoping Norge, og er pliktig til å ta opp mistanker og problemer med doping når det dukker opp. Datatilsynet har forståelse for at det føles som en trygghet for de ansatte at PT-sonen er kameraovervåket all den tid ubehagelig samtaler som kan trigge truende adferd gjøres i dette området. Kameraovervåkingens formål er slik Datatilsynet forstår det å ivareta de ansattes sikkerhet. Datatilsynet har under sterk tvil kommet til at kameraovervåkingen av PT-sonen kan aksepteres under forutsetning av at kameraene innrettes slik at de ansatte har en sone i dette området de kan trekke seg tilbake på som ikke er kameraovervåket. 3
Datatilsynet varsler derfor vedtak om at kameraovevåking av PT-sonen må innrettes slik at de ansatte har et område de kan oppholde seg i som ikke er kameraovevåket. Kameraovervåking av hele PT- sonen oppfyller ikke vilkårene i personopplysningsloven 8 f, jf. 37 tredje ledd og 38. Datatilsynet vil for øvrig bemerke at Move treningssenter bør være varsom med å ha samtaler om dopingmistanker i PT-sonen, da dette er et offentlig område i treningssenteret. Mistanke om bruk av doping er en sensitiv opplysning og hensynet til diskresjon bør ivaretas. En ny rutine for slike samtaler bør vurderes. Kameraovervåking av gang (punkt 4) Datatilsynet varslet vedtak om at kameraovervåking av bakgang i andre etasje måtte opphøre da virksomheten på kontrolltidspunktet ikke kunne vise til noen berettiget interesse for kameraovervåking av dette området. Se for øvrig endelig kontrollrapport punkt 6.2.6/6.2.6.1. Det blir i tilsvaret vist til at det er i dette området politiet og Securitas har hatt mistanke om at det foregår dopsalg. Og videre, at bakdøren er en nødutgang og skal til daglig ikke benyttes av andre enn personalet og Securitas. Døren i bakgangen fører inn til på kjøpesenteret og andre lokaler i andre etasje. Det blir opplyst om at alarmen ved flere anledninger har blitt utløst når folk har brukt bakdøren, uten at man har fått klarhet i hvem som har brukt bakdøren. Datatilsynet har på bakgrunn av de nye opplysningene i saken foretatt en ny vurdering og kommet til at virksomheten kan vise til en berettiget interesse for kameraovervåkingen av bakgangen. Da dette er et område med liten gjennomfart og kravet til diskresjon ikke er særlig høy har kameraovervåkingen av bakgangen et rettslig grunnlag i personopplysningsloven 8 f, jf. 37 tredje ledd og 38. Datatilsynet vil derfor ikke fatte vedtak i henhold til punkt 4 i varsel om vedtak. Skilting om kameraovervåking (punkt 6) Datatilsynet varslet vedtak om at skiltingen i lokalet må utbedres. Personopplysningsloven 40 slår fast at det på skiltene skal fremgå hvem som er behandlingsansvarlig for kameraovervåkingen, som i dette tilfellet er Move Treningsenter AS. Det er ikke i tråd med regelverket at det kun er navnet på virksomheten som har installert utstyret som står på skiltene. Det presiseres imidlertid at det ikke er noe veien for at det fremgår på skiltet hvem som er leverandør av utstyret, så lenge det også fremgår tydelig hvem som er ansvarlig for kameraovervåkingen. I tilsvaret fremgår det at det er ønskelig med et klistremerke med kontaktinformasjon til Securitas ved inngangspartiet fordi medlemmene må ringe dem dersom kortleser ikke virker. Datatilsynet vil presisere at det ikke er noe i veien for at det henger et klistremerke med kontaktinformasjon til Securitas, så lenge det også fremgår tydelig at inngangspartiet er kameraovevåket og at det er Move treningssenter som er behandlingsansvarlig for kameraovervåkingen. 4
Sletteplikten (punkt 7) Datatilsynet avdekket på tilsynet at sletteplikten ikke var oppfylt. Det ble funnet opptak som var henholdsvis 9 og 21 dager gamle, noe som indikerer mangelfulle sletterutiner. Datatilsynet varslet derfor vedtak om at virksomheten må endre sine rutiner som sikrer at opptak rutinemessig blir slettet senest 7 dager etter opptaket fant sted. Selv om Datatilsynet medarbeider endret på innstillingen i systemet slik at opptakene slettes etter syv dager finner Datatilsynet ingen grunn til ikke å fatte vedtak i tråd med varselet på dette punkt. Utarbeidelse av internkontrollrutine (punkt 7 og 8) Virksomheten hadde på kontrolltidspunktet ingen skriftlige rutiner for kameraovervåkingen. Det blir i tilsvaret til Datatilsynet stilt spørsmål hva slags rutiner virksomheten må legge fram. Datatilsynet viser til punkt 6.7 i kontrollrapporten der det framgår hva en internkontrollrutine for kameraovervåking bør inneholde. Eksempelvis skal internkontrollen inneholde rutiner som sikrer at virksomheten har kontroll på at opptak blir slettet senest inne 7 dager. En internkontroll bør videre inneholde informasjon om hva som er formålet med kameraovervåkingen og når det kan gjøres innsyn. Dette er viktig for at virksomheten og ansatte er bevisste på hva kameraene kan og ikke kan brukes til. Datatilsynet ser ingen grunn til ikke å fatte vedtak i tråd med varselet på disse punktene. Vedtak om pålegg 1. I medhold av personopplysningslovens 46, 4. ledd, jf. 11 første ledd bokstav a), jf. 8, jf. 37 og 38 pålegges Move Treningssenter AS å stanse sin kameraovervåkning av kunder som trener ved treningsapparater som fanges opp av kameraet utenfor garderobene i andre etasje, da behandlingen mangler rettslig grunnlag. Det vises til kontrollrapporenst punkt 6.2.3 og 6.2.3.1. 2. I medhold av personopplysningslovens 46, 4. ledd, jf. 11 første ledd bokstav a), jf. 8, jf. 37 og 38 pålegges Move Treningssenter AS å innrette sin kameraovervåkning av resepsjonsområdet / PT-sonen i andre etasje slik at de ansatte har et område de kan oppholde seg i som ikke er kameraovevåket, da overvåking av hele området mangler rettslig grunnlag. Det vises til kontrollrapportens punkt 6.2.4 og 6.2.4.1. 3. I medhold av personopplysningslovens 46, 4. ledd, jf. 11 første ledd bokstav a), jf. 8, jf. 37 og 38 pålegges Move Treningssenter AS å stanse sin kameraovervåkning av treningsområdet/ frivektsområdet i andre etasje, da behandlingen mangler rettslig grunnlag. Det vises til foreløpig kontrollrapport punkt 6.2.5 og 6.2.5.1. 4. For den delen av virksomhetens overvåkning som gjenstår, fordi den har et gyldig behandlingsgrunnlag, må Move treningssenter AS utbedre skiltingen, jf. personopplysningsloven 40. Det vises til kontrollrapporenst punkt 6.3. 5
5. Move treningssenter må endre sin sletterutine slik at opptak rutinemessig slettes senest 7 dager etter opptaket fant sted, jf. personopplysningsforskriften 8-4 andre ledd. Det vises til foreløpig kontrollrapport punkt 6.4. 6. Move treningssenter AS må utarbeide dokumentasjon for hvilke formål kameraovervåkingen er ment å oppfylle, samt rutiner knyttet til bruk av opptak, tilgangsstyring og sletterutiner jf. personopplysningsloven 14 og personopplysningsforskriften 3-1. Det vises til foreløpig kontrollrapport punkt 6.7. Lukking av avvik Datatilsynet gir en frist for gjennomføring av samtlige pålegg til 3. juli 2015. Virksomheten må innen nevnte datoer bekrefte skriftlig overfor Datatilsynet at påleggene er gjennomført. Med mindre annet er særskilt angitt kreves det ikke ytterligere dokumentasjon på at påleggene er gjennomført. Det gjøres imidlertid oppmerksom på at Datatilsynet vil kunne foreta en etterkontroll av dette. Dersom virksomheten har kommentarer til fristen for gjennomføring av påleggene, bes det om en rask tilbakemelding på dette. Klageadgang Dette vedtaket kan påklages i henhold til forvaltningslovens bestemmelser. Eventuell klage må fremsettes overfor Datatilsynet innen tre uker etter vedtaket ble mottatt. Datatilsynet gjør i den forbindelse oppmerksom på at virksomheten har rett til innsyn i sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven 18. Personvernnemda er klageorgan, og skal behandle saken dersom Datatilsynet ikke finner grunn til å gjøre om sitt vedtak. Med vennlig hilsen Rannveig Bakke Tvedten rådgiver Ylva Marrable seniorrådgiver Vedlegg: 6