om konsesjon til å behandle personopplysninger i forbindelse med program om antidoping ved treningssentre.

Transkript

1 Treningssenter AS Postboks OSLO Deres referanse Vår referanse (bes oppgitt ved svar) Dato 13/ /KBK 10. september 2013 Konsesjon til å behandle personopplysninger - Treningssenter - Dopingkontroll - XXXTreningssenter Det vises til søknad av xx.xx.201x om konsesjon til å behandle personopplysninger i forbindelse med program om antidoping ved treningssentre. Med hjemmel i personopplysningsloven 9, 3. ledd, gir Datatilsynet tillatelse til at treningssenteret kan behandle sensitive personopplysninger, selv om vilkårene for dette ikke er til stede etter personopplysningsloven 9, 1. og 2. ledd. Ved vurderingen er det særlig vektlagt at antidopingarbeidet anses som en viktig samfunnsinteresse og at det er iverksatt tiltak for å sikre at personvernkrenkelsen begrenses. En forutsetning for å gi konsesjon er at vilkårene som beskrives i denne konsesjonen følges, jf. personopplysningsloven 9, 3. ledd. For øvrige opplysninger finnes hjemmel for behandling av personopplysninger i personopplysningsloven 8, 1. ledd bokstav a. Datatilsynet har vurdert søknaden og gir med hjemmel i personopplysningsloven 33 jf. 34, konsesjon til å behandle personopplysninger knyttet til program om antidoping ved treningssenteret. Behandlingsansvarlig er Treningssenter AS ved daglig leder. Gjennomføringen av det daglige ansvaret kan delegeres. Konsesjonen er gitt under forutsetning av at behandlingen foretas i henhold til søknaden, konsesjonen, og bestemmelsene i personopplysningsloven med forskrift. Det forutsettes videre at det er inngått avtale mellom treningssenteret og Antidoping Norge, samt at behandlingen skjer i samsvar med gjeldende versjon av Antidopingprogram for treningssentre utarbeidet av Antidoping Norge. Postadresse: Kontoradresse: Telefon: Telefaks: Org.nr: Postboks 8177 Dep Tollbugt OSLO Hjemmeside:

2 Vilkår for behandling av personopplysninger: Med hjemmel i personopplysningsloven 46, 4. ledd jf. 9, 3. ledd, vil Datatilsynet i det følgende knytte vilkår til virksomhetens behandling av personopplysninger. Det gjøres uttrykkelig oppmerksom på at gyldigheten av konsesjonen avhenger av at disse tas til følge. 1. Ansvarsforhold Treningssenteret ved daglig leder er å anse som behandlingsansvarlig, jf. personopplysningsloven 2 nr. 4. Antidoping Norge er en databehandler, jf. personopplysningsloven 2 nr Databehandleravtale Det forutsettes at det er inngått gyldig databehandleravtale mellom treningssenteret og Antidoping Norge, i tråd med personopplysningsloven Tre-trinns prosess: I. Avtalevilkår policy Ved innmelding skal alle medlemmer presenteres for senterets retningslinjer for antidoping. Medlemmet må signere på at vedkommende er kjent med retningslinjene, som er en forutsetning for å tegne medlemskap ved treningssenteret. Medlemmet skal gjøres kjent med at all bruk av dopingpreparat er kriminalisert, jf. legemiddelloven 24 a), og at slik bruk kan bli politianmeldt. Denne informasjon skal også gis under trinn to i tre-trinns prosessen. II. Tegn og symtomer Dersom senteret mistenker bruk av dopingmidler på bakgrunn av tegn og symptomer, skal det gjennomføres en samtale med medlemmet. Dersom mistanken opprettholdes gjennom samtalen, skal medlemmet signere en avtale om oppfølgning og dopingkontroll. Om avtale ikke signeres av medlemmet er det grunnlag for oppsigelse av medlemskapet og den behandlingsansvarlige skal opplyse om forholdet vil bli anmeldt eller ikke. III. Fortsatt mistanke dopingkontroll Ved fortsatt mistanke om dopingbruk kan dopingkontroll bli utført av kontrollører fra Antidoping Norge. 4. Informasjon Kunden skal få informasjon om senterets antidopingarbeid ved innmelding. Informasjon skal videre fremgå av treningssenterets nettsider. Informasjon om hvilke dopingmidler som er forbudt skal til enhver tid være lett tilgjengelig på treningssenteret, senterets nettsider samt på Antidoping Norges nettside for antidopingarbeid på treningssentre. 2

3 5. Dokumentasjon legeerklæring/ anmeldte forhold Dokumentasjon på bruk av legemidler som omfattes av dopinglisten, jf. punkt 3 II, eksempelvis legeerklæring, skal ikke inneholde flere personopplysninger enn det som er nødvendig ut fra formålet. Medisinsk diagnose og øvrige helseopplysninger skal ikke fremkomme. 6. Prøvesvar Antidoping Norge har i oppgave å meddele prøveresultat til senterets leder eller den senteret skriftlig har delegert oppgaven til, så snart analyseresultatet foreligger. Antidoping meddeler videre når et medlem har nektet å avlegge dopingprøve, ødelagt eller manipulert en dopingprøve. Senteret skal informere medlemmet om prøveresultatet. 7. Oppfølging reaksjon Treningssenteret kan gi Antidoping Norge tilbakemelding om reaksjon ved positiv dopingprøve, men har ikke anledning til å gi dette i personidentifiserbar form. Formålet med tilbakemeldingen er at Antidoping Norge skal kunne vurdere om det enkelte treningssenter følger opp antidopingarbeidet som forutsatt i avtalen. 8. Tilgang til opplysninger Tilgang til opplysninger om utestengte personer begrenses til det lokale senter som er ansvarlig for oppfølging samt kjedekontoret for senteret, dersom dette utfører sentrale oppgaver for alle medlemmer i kjeden. Det kan imidlertid fremgå av kundebehandlingssystemet for sentre i en treningssenterkjede at et medlem er utestengt, uten at årsaken til dette fremgår. Tilgang til opplysninger om mistanke, gjennomført samtale, avtaleinngåelse eller mangel på inngåelse av slik avtale, at det er foretatt prøve og prøveresultat skal begrenses til senterets leder eller den senteret skriftlig har delegert oppgaven til. 9. Utlevering Opplysninger om at et medlem er utestengt, uten at årsaken til dette fremgår, kan utleveres fra en behandlingsansvarlig til en annen behandlingsansvarlig innad i kjeden. Verken treningssenteret eller Antidoping Norge har anledning til å utlevere personopplysninger om kunder til Norges Idrettsforbund (NIF) eller andre. 3

4 10. Sletting Antidoping Norge skal ikke lagre personopplysninger etter at prøveresultatet er oversendt til treningssenteret. Ved negativt prøvesvar slettes opplysningene når analysesvaret er oversendt treningssenteret. Ved positive prøvesvar slettes opplysningene når analysesvar er oversendt til treningssenteret eller når klagesaken er endelig avgjort. Biologisk materiale skal destrueres etter klagefristens utløp. Opplysninger om anmeldte forhold kan oppbevares så lenge dette er nødvendig for å administrere utestengelsen, men ikke lenger enn 2 år etter at straffesaken er endelig avgjort. Treningssenter negativt prøvesvar Informasjon om at det for medlemmet er gjennomført en prosess som ga negativt prøvesvar, kan oppbevares så lenge avtale om dopingkontroll er gyldig, dog maksimalt i ett år. Oppbevaringen kan inkludere informasjon om hvordan forholdet ble avklart; gjennom samtale, legeerklæring mv. eller ved negativ prøve. Detaljinformasjon om prosessen (samtale, legeerklæring, avtale om test og prøveresultat), kan ikke oppbevares etter at avklaringen er bekjentgjort for medlemmet og senest etter én måned etter at medlemmet er underrettet. Treningssenter positivt prøvesvar Treningssenteret kan oppbevare opplysninger om at et medlem er utestengt på grunn av positiv dopingprøve eller nektelse, så lenge utestengingen varer, dog senest to år innen ilagt reaksjon. Dersom medlemmet benytter seg av klageadgangen løper perioden fra tidspunktet klagesaken ble endelig avgjort. Opplysningene begrenser seg til at medlemmet er utestengt på grunn av doping/nektelse av å avlegge dopingprøve. Det er ikke adgang til å lagre analyseresultater, opplysninger om hvilke preparater medlemmet testet positivt på mv. 11. Ansatte Det er ikke anledning til å be om dopingkontroll av ansatte. Innhenting av helseopplysninger ved ansettelse og medisinske undersøkelser av arbeidstakere av ansatte følger av arbeidsmiljøloven 9-3 og Sikring av opplysninger Avtaler om dopingtesting skal oppbevares slik at de ikke gjøres tilgjengelig for andre enn de med tjenstlig behov for slik tilgang. Personell som er involvert i antidopingarbeidet skal signere taushetserklæring. 4

5 13. Internkontroll Treningssenteret plikter å følge rutiner for antidopingarbeidet utarbeidet av Antidoping Norge. 14. Bekreftelse hvert tredje år Den behandlingsansvarlige skal hvert tredje år sende Datatilsynet bekreftelse på at behandlingen skjer i overensstemmelse med konsesjonen og regler i personopplysningsloven med forskrift. Avsluttende kommentarer Dersom det skjer endringer i behandlingen av personopplysninger, må det fremmes ny konsesjonssøknad. Datatilsynet tar forbehold om at konsesjonen kan bli trukket tilbake eller at nye og endrede vilkår kan bli gitt dersom dette er nødvendig ut fra personvernhensyn. Dette vedtak kan påklages til Personvernnemnda i medhold av forvaltningsloven kapittel VI. Eventuell klage må sendes til Datatilsynet senest innen tre uker etter mottaket av dette brev. Med vennlig hilsen Bjørn Erik Thon direktør Knut-Brede Kaspersen fagdirektør 5