Vår referanse (bes oppgitt ved svar)

Transkript

1 Smart Club AS v/ Advokatene Kjetil Bull og Bjørn Tore Flaatten Postboks 1173 Sentrum 0107 OSLO Deres referanse Vår referanse (bes oppgitt ved svar) Dato 11/ /HVE 21. desember 2011 Vedtak om pålegg - endelig kontrollrapport for Smart Club AS Det vises til gjennomført kontroll hos Smart Club AS den 11. oktober 2011, påfølgende Varsel om vedtak med foreløpig kontrollrapport av 1. november, og sist Deres brev av 29. november. I brevet gis det en redegjørelse for hvordan Smart Club har til hensikt å imøtekomme påleggene som ble varslet av Datatilsynet. Vurdering av virksomhetens tilsvar Virksomheten har gitt en ryddig redegjørelse for lukking av avvik og en plan for gjennomføring. Fremdriftsplanen er lagt opp slik at tiltakene implementeres es gradvis frem til 1. juni Datatilsynet har ingen merknader til den oppgitte planen for gjennomføring. Tidligere foreløpig kontrollrapport er gjort endelig og følger vedlagt. Datatilsynet har her presisert at demografiske opplysninger er basert på statistikk. Datatilsynet legger virksomhetens fremdriftsplan til grunn, og fatter vedtak i samsvar med tidligere varsel. Vedtakene vil være oppfylt dersom fremdriftsplanen følges. Vedtak om pålegg Med hjemmel i personopplysningsloven 46 gir Datatilsynet t følgende pålegg: 1. Virksomheten må utrede og dokumentere behandlingsgrunnlaget for personopplysningene i de ulike fasene av medlemskapet. Dette i samsvar med personopplysningslovens 14, jf 8 om vilkår for å behandle personopplysninger. Det vises til kontrollrapportens Virksomheten må slette opplysninger om utmeldte medlemmer hvor det ikke er en plikt til videre oppbevaring (regnskapslovgivningen). Dette i samsvar med personopplysningslovens 28. Det vises til kontrollrapportens Postadresse: Kontoradresse: Telefon: Telefaks: Org.nr: Postboks 8177 Dep Tollbugt OSLO Hjemmeside:

2 3. Virksomheten må etablere rutiner for å ivareta kav om innsyn og sletting. Dette i samsvar med personopplysningslovens 14, jf. personopplysningslovens 18 andre ledd og 28. Det vises til kontrollrapportens og Virksomheten må informere medlemmer om at enkelte opplysninger vil bli oppbevart videre ved en eventuell utmelding. Dette i samsvar med personopplysningslovens 19. Det vises til kontrollrapportens Virksomheten må informere medlemmer om at det samles inn opplysninger fra andre enn den registrerte. Dette i samsvar med personopplysningslovens ledd. Det vises til kontrollrapportens Smart Club må innen 15. juni 2012 bekrefte skriftlig overfor Datatilsynet at pålegget er gjennomført og vedlegge kopi av de nye skriftlige rutinene. Med mindre annet er særskilt angitt kreves det ikke ytterligere dokumentasjon på at pålegget er gjennomført. Det gjøres imidlertid oppmerksom på at Datatilsynet vil kunne foreta en etterkontroll av dette. Klageadgang Dette vedtaket kan påklages i henhold til forvaltningslovens bestemmelser. Eventuell klage må fremsettes overfor Datatilsynet innen tre uker etter at vedtaket ble mottatt. Datatilsynet gjør i den forbindelse oppmerksom på at virksomheten har rett til innsyn i sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven 18. Personvernnemnda er klageorgan, og skal behandle saken dersom Datatilsynet ikke finner grunn til å gjøre om sitt eget vedtak. Med vennlig hilsen Leif T. Aanensen avdelingsdirektør Helge Veum senioringeniør Kopi: Smart Club, Postboks 200 Bryn, 0611 OSLO Vedlegg: Endelig kontrollrapport 2

3 Saksnummer: 11/00831 Dato for kontroll: Rapportdato: Foreløpig kontrollrapport Kontrollobjekt: Smart Club AS Sted: Smalvollveien 65, 0667 Oslo Utarbeidet av: Helge Veum, senioringeniør Maria Bakke, rådgiver 1 Innledning Datatilsynet gjennomførte kontroll hos Smart Club AS den 11. oktober Kontrollen ble utført med hjemmel i personopplysningslovens 44, jf. 42, 3. ledd. Temaet for kontrollen var virksomhetens behandling av personopplysninger, særlig i forbindelse med registrering av personopplysninger om privatkunder ved bruk av fordelskort. Kontrollen fant sted ved virksomhetens faste forretningsadresse. I det følgende vil Datatilsynet beskrive de faktiske forhold som ble avdekket under kontrollen. Kontrollrapporten danner grunnlag for Datatilsynets vurderinger og eventuelle pålegg. 2 Tilstede under kontrollen 2.1 Fra virksomheten: - Per Rune Lunderby, Adm.dir, Smart Club AS - Geir Jostein Dyngeseth, Markedsdirektør, Coop Norge Handel AS - Hilde Berge Mæhlum, Programsjef Smart Club medlemsprogram, Coop Norge Handel AS - Helge Ivar Melbye, Teamleder IT Medlem, Coop Norge Handel AS - Frode Ander, Leder IT Produksjon, Coop Norge Handel AS - Bjørn Tore Flaatten, Advokat, Coop Norge SA, vitne 2.2 Fra Datatilsynet: - Helge Veum, senioringeniør - Maria Bakke, rådgiver 3 Generelt Smart Club AS er heleiet av Coop Norge SA. Selskapet har ca 600 ansatte og driver seks større varehus innen dagligvare- og detaljhandel, hvorav tre varehus profileres som Smart Club med eget lojalitetsprogram til kunder. Per i dag er det ca medlemmer i Smart Club. 4 Kort om bruk av personopplysninger hos Smart Club AS samt formålet med behandlingene Smart Club AS behandler personopplysninger om privatkunder i forbindelse med administrering av kundeforholdet og fordelsprogrammet, herunder kontaktinformasjon, 1 av 10

4 fødselsdato, kjøpsinformasjon, samtykke til direkte markedsføring, hvorvidt medlemsavgiften er betalt, samt informasjon innhentet fra Match:It (Direktmedia MatchIT AS). De fleste personopplysninger samles inn direkte fra kundene, og kundene gjøres i den forbindelse klare over bruken og lagringen av personopplysningene gjennom den faktiske registreringen, medlemsvilkårene samt personvernpolicyen. Noen opplysninger hentes inn utenfra, fra Match:It. Opplysninger fra Match:It brukes eller er tiltenkt brukt for å skreddersy direkte markedsføring mot medlemmene. Detaljerte opplysninger om kjøp er knyttet til medlemsnummeret, og lagres ikke på en slik måte at det er lett å finne frem til dem. En kunde som skulle ønske innsyn i sin kjøpshistorikk må helst vite hvilken dag vedkommende handlet og medlemsnummeret sitt, og selv da vil det være krevende å finne frem til opplysningene. Ved utmelding eller passivitet over lengre tid slettes ikke personopplysningene om medlemmene, men profilen settes som inaktiv. Smart Club AS benytter seg av flere databehandlere som behandler personopplysninger på vegne av selskapet. Det er i forbindelse med kontrollen forelagt databehandleravtaler med disse. Virksomheten har fremlagt strukturert informasjon over hvilke personopplysninger som behandles om kunder/medlemmer i forbindelse med fordelsprogrammet. 5 Kort om krav ved behandling av personopplysninger Det oppstilles en rekke grunnkrav til behandling av personopplysninger i personopplysningslovens 11. Personopplysninger skal kun behandles dersom det foreligger et behandlingsgrunnlag for dette etter personopplysningslovens 8 og 9. Den behandlingsansvarlige skal også sørge for at personopplysningene som behandles bare brukes til uttrykkelig angitte formål som er saklig begrunnet i den behandlingsansvarliges virksomhet, jf. personopplysningslovens 11 bokstav b). Videre stilles det i personopplysningslovens 11 bokstav e) et krav om at opplysningene som behandles er korrekte og oppdaterte, og ikke lagres lenger enn det som er nødvendig ut fra formålet med behandlingen, jf. 28. Opplysningene skal slettes med mindre de deretter skal oppbevares i henhold til arkivloven eller annen lovgivning. Ved opphør av for eksempel et kundeforhold skal opplysningene slettes med mindre det foreligger utestående krav eller lagring er regulert i annen lovgivning. Personopplysningslovens 14 stiller krav om at virksomheten etablerer internkontroll for å sikre at kravene i loven ivaretas. Herunder at virksomheten utreder rammene for behandlingen, fastsetter rutiner for gjennomføringen og følger opp at praksis er i samsvar med fastsatte rutiner. 2 av 10

5 Dersom den behandlingsansvarlige benytter en databehandler, en som behandler personopplysninger på vegne av den ansvarlige, skal det foreligge en databehandleravtale, jf. personopplysningslovens Funn og avvik fra lovbestemte krav til behandling av personopplysninger 6.1 Behandlingsgrunnlag Krav i regelverket Etter personopplysningslovens 8 kreves et behandlingsgrunnlag ved behandling av personopplysninger. Behandlingen kan baseres på et samtykke fra den registrerte, lovhjemmel, eller at behandlingen fremstår som nødvendig holdt opp mot nærmere angitte formål, jf. bokstav a-f Funn Virksomhetens behandlingsgrunnlag for opplysninger om egne medlemmer/kunder vil være at behandling er nødvendig for å oppfylle en avtale med den registrerte, eller for å utføre gjøremål etter den registrertes ønske før en slik avtale inngås, jf. personopplysningslovens 8 bokstav a. For å behandle personopplysninger utover det som anses for å være nødvendig for å oppfylle avtalen med den registrerte, må en eventuell behandling av personopplysninger baseres på et samtykke fra den registrerte. Etter utmelding av medlemmet anså virksomheten at de hadde en oppbevaringsplikt etter regnskapsloven og/eller bokføringsloven for deler av opplysningene som var registrert gjennom medlemskapet. Hvilke opplysninger dette gjaldt var ikke klart definert i virksomhetens dokumentasjon, men det var naturlig at dette gjaldt grunnleggende kontaktinformasjon og informasjon om opptjening og uttak av bonus. Tilsvarende var det lite trolig at innhentede demografiske opplysninger var omfattet av en slik oppbevaringsplikt. Virksomheten innhentet samtykke fra både medlemmer og ikke medlemmer for utsendelse av direkte markedsføring Konklusjon Virksomheten hadde ikke i tilstrekkelig grad utredet og dokumentert hvilket behandlingsgrunnlag den har for personopplysningene i de ulike fasene av medlemskapet. Dette er et avvik fra internkontrollplikten i lovens 14, jf 8 om vilkår for å behandle personopplysninger. Avviket gjelder særlig vurderinger av oppbevaring etter utmelding. For øvrig kan den systematiske tilgjengeligheten av behandlingsgrunnlaget bedres ved at det etableres en oversikt over behandlinger personopplysninger med behandlingsgrunnlag, jf. rapportens omtale om internkontroll. 3 av 10

6 6.2 Sletting Krav i regelverket I henhold til personopplysningsloven 28 skal den behandlingsansvarlige ikke lagre personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen. Hvis opplysningene ikke deretter skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, skal de slettes. Dersom opplysningene anonymiseres, oppfyller dette også vilkåret i personopplysningsloven 28, da opplysningene ikke lenger kan knyttes til enkeltpersoner og derfor ikke lenger er personopplysninger. Sletting eller anonymisering av opplysninger må skje i alle ledd hvor opplysninger lagres for å oppfylle vilkåret i lovens Funn Sletting generelt Smart Club opplyste under kontrollen samt i oversendt dokumentasjon at opplysninger om medlemmer lagres i 10 år av hensyn til bokføringsplikten i regnskapslovgivningen. Dette gjelder samtlige personopplysninger om medlemmet, herunder kontaktinformasjon, kjøpsinformasjon, opptjent bonus, m.m. Praksisen omfattet også opplysninger som selskapet innhenter fra Matcch:It, for eksempel om antatt sivilstand, antatt inntekt og urbaniseringsgrad. Opptjent bonus fra år 1 kan i følge medlemsvilkårene brukes fra februar år 2 og i 3 år fremover etter det forsvinner medlemmets rett til å bruke bonusen. Opplysninger i tilknytning til opptjent bonus og bruk av bonus må av hensyn til dette lagres i overkant av 4 år i de fleste situasjoner for å kunne oppfylle medlemsvilkårene. Videre lagring (10 år) er begrunnet i bokføringsplikten i regnskapslovgivningen. Medlemmer som aktivt melder seg ut settes som inaktive i selskapets register. Dette betyr at de ikke lenger er en del av medlemsprogrammene ved at de ikke opptjener bonus, ikke kan benytte seg av medlemsfordeler og ikke mottar direkte markedsføring. Opplysninger om utmeldte medlemmer slettes likevel ikke, men oppbevares i 10 år av hensyn til bokføringsplikten i regnskapslovgivningen Utmelding ved passivitet Ved passivitet fra medlemmer (ikke betalt årsavgift) markeres ikke medlemmer som utmeldt. Et passivt medlem forblir medlem akkurat som de betalende medlemmene, men vil ikke kunne bruke medlemskapet ved handel og opptjening av bonus, samt andre medlemsfordeler. Manglende utmelding av passive medlemmer er forklart ved at mange handler hos selskapet sporadisk, og derfor ikke fornyer medlemskapet sitt før behovet faktisk oppstår. For eksempel kan årsavgiften forfalle i januar et år, men dersom medlemmet ikke handler hos Smart Club før julehandelen i desember, vil vedkommende ofte ikke være oppmerksom på dette. Passive medlemmer vil også kunne ha opptjent bonus mens de var aktive medlemmer som de kan benytte seg av i flere år. Passive medlemmer mottar også direkte markedsføring rettet mot medlemmer, og får dermed påminnelser om sitt medlemskap, selv om de vil måtte betale årsavgiften før de kan benytte seg av tilbudene. 4 av 10

7 Virksomheten har selv foretatt en vurdering av at passivitet fra medlemmer ved at årsavgift ikke betales, ikke skal medføre en ekskludering av medlemmet ved at medlemskapet settes som inaktivt og etter hvert slettes Sletting av opparbeidet profil Profil på medlemmer opparbeidet med bakgrunn i medlemmets kjøp ble slettet ved første oppdatering av analysedatabasen etter utmelding Konklusjon Sletting ved generelt Virksomheter er som hovedregel selv ansvarlig for å vurdere hvilke opplysninger de er pliktig til å lagre i 10 år av hensyn til bokføringsplikten i regnskapslovgivningen. Det er likevel ikke slik at alle opplysninger om medlemmer skal lagres i 10 år, selv om virksomheten er forpliktet å lagre noen av dem. Datatilsynet kan ikke se at opplysningene som er innhentet fra Match:It vedrørende antatt sivilstand, urbaniseringsgrad og inntekt er en type opplysninger som faller inn under lagringsplikten i regnskapslovgivningen. Virksomheten er ansvarlig for å vurdere om også andre opplysninger som er registrert om medlemmer ikke er lagringspliktig av hensyn til bokføringsplikten i regnskapslovgivningen. Det vises for øvrig til rapportens Lagring av samtlige opplysninger om alle medlemmer i 10 år er et avvik fra personopplysningslovens 28. Avviket knyttes spesielt til opplysninger som antatt sivilstand, urbaniseringsgrad for utmeldte medlemmer, og avhenger av vurdert behandlingsgrunnlag for opplysningene, jf rapportens Manglende rutiner for sletting er avvik fra kravet om internkontroll etter personopplysningslovens 14, jf Utmelding ved passivitet Datatilsynet ser det som naturlig at rammene for løpende kundeforhold 1 legges til grunn hvor medlemmet ikke lengre velger å fornye medlemskapet. Hvorvidt det passive medlemmet har disponibel bonus tilgjengelig vil være naturlig å legge til grunn i en konkret vurdering om når et medlem bør anses som utmeldt. Datatilsynet slutter seg med andre ord ikke til virksomhetens vurdering om at passive medlemmer ikke meldes ut. Manglende vurdering for tidspunkt for utmelding og manglende rutiner for gjennomføring av utmelding ved passivitet er et avvik fra krav om internkontroll etter personopplysningslovens Se blant annet Datatilsynets notat Direkte Markedsføring, tilgjengelig fra 5 av 10

8 Behandling av opplysninger passive medlemmer som regnes som utmeldt må behandles etter de reglene som fastsettes for utmeldte medlemmer, jf. rapportens Sletting av opparbeidet profil Ingen avvik avdekket. 6.3 Innsyn for den registrerte Krav i regelverket Enhver har rett til innsyn i informasjon om de behandlinger av personopplysninger en virksomhet foretar i samsvar med personopplysningslovens ledd. Den registrerte har etter ledd i tillegg rett til innsyn i hvilke opplysninger om den registrerte som behandles Funn Ivaretakelse av den generelle innsynsretten ble ikke gjennomgått under kontrollen da det publiserte materialet, med avtalevilkår og personvernpolicy antas å ivareta dette i tilstrekkelig grad. Virksomheten opplyste under kontrollen at medlemmer kan få innsyn i opplysninger om seg selv enten ved å logge seg inn på Min side på virksomhetens nettsider, eller ved å henvende seg til kundeservice. Medlemmene ville da få innsyn i opplysninger de selv registrerte ved innmelding, som kontaktinformasjon og samtykke til direkte markedsføring, samt opplysninger om opptjent bonus. Medlemmer gis ikke innsyn i profil eller informasjon innhentet fra Match:IT. Medlemmene gis heller ikke nærmere informasjon om at slike opplysninger finnes, utover hva de antas å kjenne til gjennom avtalevilkårene Konklusjon At medlemmer ikke gis innsyn i alle opplyninger som er registrert om dem er at avvik fra retten til innsyn i personopplysningslovens ledd. Avviket knyttes til manglende innsyn i opplysninger innhentet fra Match:It og profil på medlemmet. Manglende rutiner for innsyn er avvik fra kravet om internkontroll etter personopplysningslovens 14, jf ledd. Det bemerkes at det vil ivareta lovens krav dersom en generell forespørsel om innsyn besvares med de opplysninger de er naturlig å anta at den registrerte ønsker innsyn i. Dette forutsatt at det gis eksplisitt informasjon om at det finnes andre registrerte opplysninger av gitt karakter, og at det fremgår at den registrerte har rett til innsyn også i disse opplysningene. 6 av 10

9 6.4 Informasjonsplikt Krav i regelverket Personopplysningslovens 19 slår fast at den registrerte skal informeres om en rekke forhold når det samles inn opplysninger fra den registrerte selv. Dette gjelder bl.a. formålet med behandlingen og om opplysningene blir utlevert til andre. Personopplysningslovens 20 krever at en behandlingsansvarlig som samler inn personopplysninger fra andre enn den registrerte selv av eget tiltak skal informere den registrerte om hvilke opplysninger som samles inn og gi informasjon som nevnt i 19. Det er i bestemmelsen gjort enkelte unntak fra informasjonsplikten Funn Informasjon om lagring etter regnskapslovgivningen Dersom et medlem ønsker å melde seg ut, settes medlemskapet som inaktivt i virksomhetens registre. Det fremkommer ikke klart for medlemmet at opplysninger om vedkommende ikke slettes, men at det bare foretas en statusendring i registeret og opplysningene lagres videre i 10 år av hensyn til bokføringsplikten i regnskapslovgivningen. Heller ikke de passive medlemmene får noen informasjon om hva som på sikt skjer med deres medlemskap og personopplysninger. Det gis ingen informasjon ved innmelding om at medlemskapet vil innebære en lovfestet lagring i tillegg til det som klart fremgår av avtalen. Det gis heller ikke informasjon om hva som skjer med opplysningene ved passiv opptreden fra medlemmet Informasjon om innhenting av opplysninger fra andre Ved tegning av medlemskap registreres det også opplysninger fra andre enn den registrerte. Dette gjelder konkret grunnkrets, statistisk informasjon om livsfase (som ungdom, singel, par, småbarnsfamilie, barnefamilie etc.), inntektsdekatil og urbaniseringrad. I personvernpolicyen til Smart Club (avtalevilkår for medlemskapet) fremgår det ikke at det innhentes opplysninger fra andre enn den registrerte eller kjøpsinformasjon. Utsagnet registrerer vi blant annet navn, adresse og telefonnummer. er den eneste indikasjonen på at det registreres mer enn kjøpsinformasjon og hva medlemmet selv opplyser. I tillegg opplyses det om bruk av personprofiler. Det fremkommer heller ikke av Min side eller av informasjonen som gis av kundeservice at virksomheten også innhenter opplysninger om kunder fra Match:It, og medlemmer gis ikke innsyn i disse opplysningene. I tillegg vedlikeholdes kontaktinformasjon gjennom adressevask Konklusjon Informasjon om lagring etter regnskapslovgivningen Det anses som et avvik fra personopplysningslovens 19 om informasjonsplikt at medlemmet ikke gis tilstrekkelig informasjon om hva som skjer ved utmelding eller vedvarende passivitet. 7 av 10

10 Det vil være naturlig at informasjonen gis i medlemsvilkårene, samt i rutinemessig utsendt materiale for eksisterende medlemmer. Det er et unntak fra varslingsplikten for opplysninger som det er på det rene at den registrerte kjenner til, herunder antatt lovpålagte behandlinger av personopplysninger som bokføringer. Likevel ser Datatilsynet det som nødvendig at det gis informasjon om at opplysninger innsamlet for et formål også vil innebære en senere lovpålagt oppbevaring. Dette kan for eksempel løses ved at det i personvernpolicyen opplyses at deler av medlemskapsinformasjonen også vil inngå i en lovpålagt oppbevaring etter regnskapslovgivningen Informasjon om innhenting av opplysninger fra andre Informasjonsplikten skal sikre at den registrerte er kjent med hvilke opplysninger som registreres en. Følgelig må informasjonen være tilstrekkelig klar og intuitiv. For at informasjonen skal være tilstrekkelig, må virksomhetene eksplisitt informere om hvilke opplysninger som systematisk innhentes fra andre enn den registrerte. At medlemmer ikke informeres om at det samles inn opplysninger fra andre enn den registrerte er et avvik fra personopplysningslovens ledd. Det bemerkes at Datatilsynet tar høyde for at det ved en ikke systematisk innsamling (eksempelvis for å gjennomføre en konkret seleksjon), kan være et unntak fra informasjonsplikten etter ledd. Informasjonsplikten etter 21 vil imidlertid være gjeldende når utvalget kontaktes. 6.5 Databehandlerrelasjoner Krav i regelverket Personopplysningslovens 15 oppstiller krav om at den behandlingsansvarlige skriftlig må avtale med databehandlere hvorledes disse skal behandle personopplyninger på vegne av den behandlingsansvarlige. Opplysningen kan ikke overlates til andre for lagring eller bearbeidelse uten slik avtale. 6.6 Funn Virksomheten kunne fremlegge avtaler med databehandlere. For en avtale var ikke Smart Club avtalepart, men Coop NKL BA. Det fremgår imidlertid av avtalen mellom Smart Club AS og Coop Norge Handel AS at databehandleren kan benytte underleverandører (også 3. parts databehandlere) forutsatt at behandlingsansvarlig er orientert. Det var en dialog om hva som er tilstrekkelig regulering av databehandleren gjennom avtale, og i hvilken grad behandlingsansvarlig må stille seg bak de vurderinger og rutiner som oppstilles for å etterleve regelverket (regelverk). Dette hadde bakgrunn i avtalens punkt 4 nr. (i) hvoretter databehandleren skal sikre at selskapets behandling av personopplysninger på vegne av virksomheten er i overensstemmelse all relevant lovgivning om personopplysninger, 8 av 10

11 samt punkt 4 nr. (ii) hvoretter det fremgår at behandlingen skal finne sted etter de til enhver tid gjeldende oppdragsavtaler Konklusjon Det bemerkes at det er den behandlingsansvarlige som skal sikre at loven etterleves. Dette kan ikke delegeres til databehandleren. Forutsatt ivaretakelse av avtalenes nr 4 (ii) anser Datatilsynet at behandlingsansvarlig ivaretar sin plikt. Ingen avvik konstatert. 6.7 Melde- og konsesjonsplikt Behandling av personopplysninger om selskapets kunder er unntatt fra meldeplikt i henhold til personopplysningsforskriftens 7-7. Området ble ikke nærmere behandlet. 6.8 Internkontroll og informasjonssikkerhet Krav i regelverket Personopplysningslovens 14 stiller krav om at virksomheten skal holde vedlike planlagte og systematiske tiltak som er nødvendig for å oppfylle kravene i eller i medhold av personopplysningsloven. Virksomheten skal dokumentere tiltakene. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig for medarbeiderne. Kravene til internkontroll er utdypet i personopplysningsforskriftens kapittel 3. Kravet til internkontroll omfatter også nødvendig sikkerhetsdokumentasjon Funn Merknader knyttet til internkontroll for å sikre etterlevelse av konkrete plikter er behandlet løpende i rapporten. Før kontrollen oversendte virksomheten en ryddig dokumentasjon om ivaretakelse av pliktene etter loven. Dokumentasjonen virksomheten benevner internkontroll er i det vesentlige rutiner for gjennomføring og rutiner for å følge opp gjennomføringen. Virksomhetens overordende vurderinger og fastsettelse av rammer forventes normalt som den overordnede delen i en internkontroll. En systematisk oversikt over behandlinger og behandlingsgrunnla ble ikke fremlagt. Virksomheten hadde imidlertid overordnende vurderinger knyttet til kontrollens tema i øvrig oversendt dokumentasjon. Styrende sikkerhetsdokumentasjon ble fremlagt. Denne fremstod som hensiktsmessig, og ble ikke gjennomgått nærmere. 9 av 10

12 6.8.3 Konklusjon Det konstateres ikke generelle avvik knyttet til internkontroll og informasjonssikkerhet. Enkeltavvik knyttet til internkontroll er tidligere omhandlet. Det legges til grunn at virksomheten på selvstendig grunnlag utøver et kontinuerlig forbedringsarbeid i samsvar med krav til informasjonssikkerhet og internkontroll etter personopplysningslovens 13 og 14. Det bemerkes at virksomheten har et forbedringspotensial på den styrende delen av internkontrollen. Det vises i den sammenhengen til Datatilsynets veiledningsmateriale på 10 av 10