Boten Vest hyttelag Referat årsmøte Dag: Onsdag 27.3. Kl: 19:30 Sted: Vågslidtun hotell 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden Godkjent 2. Valg av referent: Liss Karin Meling 3. Årsberetning se vedlegg til møteinnkallingen Det viktigste er at Hyttelaget nå er registrert i Enhetsregisteret. 4. Forslag om endring av vedtekter; Magnar Winterhus måtte sende inn vedtekter for å få Hyttelaget registrert i Enhetsregisteret. Det forelå på dette tidspunktet 4 ulike vedtekter. Magnar sammenfatte disse og har laget et forslag som ligger vedlagt (se vedlegg 1). Avstemming/vedtak av disse vedtektene, utsettes til neste år. Forslaget legges også ut på hjemmesidene. Valg av revisor. Styret ønsker å etablere en fast revisor. 5. Regnskap se vedlegg 1 i møteinnkallingen Kommentarer til regnskapet. Det ble i fjor budsjettert med kr 20 000 til bommen. Dette var penger en ønsket å kjøpe nye nøkler for. Disse pengene ble ikke brukt. Bommen ble ødelagt høsten 2012 og reparert. Vi har ennå ikke fått regningen på denne. Regning vil derfor bli belastet i årets regnskap. Renteinntektene/kostandene er de faktiske rente inntekter/kostnadene vi har.
Det er gjort en hel del med vann/kloakken, slik at kostnadene på pumpehusene i fjor var på ca. kr 50 000. 6. Løypeutvalget Forslag inne fra løypeutvalget om økning av løypeutgiften fra kr 450 til kr 800 per hytte. Anita Schøpwinkel orienterte om arbeidet i løypeutvalget. I dag er det hytteeierne og Vinje kommune som betaler løyper. Grunneierne har stått for skilting av løypene både sommer og vinter. Ønsket er at både vinter og sommerløypene skal kunne brukes i en lengere periode/sesong. For å få dette til må hytteforeningene bidra med mer penger. Løypeutvalget har estimert kostandene til ca 1,4 mill: 700 000 kr fra velforeningene og 700 000 kr fra tippemidler, for å få løypene i den stand en ønsker. Lysløypa: Målet er å få den ferdig i løpet av høsten. Et lite problem er hvordan en skal gjøre det på/gjennom Vågslidtun. Boten Hyttelag har til nå betalt halve beløpet, men vil nå betale inn de resterende. Avstemming om økning av løypeavgifta: Flertall for å godta økningen til 800 kr per hytteeier. Dette er tatt med i budsjettet for 2013. Det kom også inn et forslag om å lage små skilt med kryss over en hund som skal minne hundeeierne om å fjerne ekskrementer fra hundene i løypa. Vi sender forslaget over til løypeutvalget 7. Budsjett se vedlegg 1 i møteinnkallingen Brøytekostnadene er justert litt opp da faktiske brøytekostnader var høyere enn de budsjetterte. Forslaget er å beholde kontingenten med reduksjon for de som har parkering på egen tom. Fra høsten må de som ønsker reduksjon vise kvittering for brøyting på egen tomt. Styret legger ut brøytekvittering som medlemmene selv kan skrive ut og ta med når de betaler for brøytingen.
8. Bom-løsningen, Liss og Magnar argumentert for å få denne over på hjemmesiden slik at medlemmene selv har ansvaret for å legge inn de tlf nr som skal kunne åpne bommen. Hvert medlem kan kun legge inn 3 tlf nr. I tillegg til styring av bommen vil styret kunne sende ut sms til medlemmene med denne løsningen. Det koster ca kr 2-3000 i etablering og har en årlig kostand på ca 1 200 kr. Det ble holdt avstemming og det ble bestemt at styret skulle få satt i gang dette. 9. Hjemmesiden (botnvest.no) Det kom ingen ønsker om utvidelse av innholdet på siden. Styret ønsker at flest mulig sjekker hjemmesiden og legger inn mest mulig info her slik at styret når hytteeierne med informasjon. 10. Valg av nye styrerepresentanter. Formann Per Birkeland slutter i styret. En har ikke klart å finne ny formann, men Øyvind Bore stiller som ny styre representant. I første omgang prøver styret selv å finne en løsning. Hvis de ikke finner det blir det innkalt til nytt møte. Kari L Mæland sitter 2 år til og Liss Karin Meling 1 år til i styret 11. Eventuelt Per Birkeland orienterte om pumpehuset nede ved tjernet og problemene i hytta til Erik Halleland. Formelt er pumpe-anlegget ikke overlevert fra Berge Sag til Velforeningen. Velforeningen har driftet anlegget. Pumpehuset er nå midlertidig fikset. Magne Langhelle har sagt fra seg vedlikeholdet av pumpene/pumpehusene. Styret sjekker med andre hytteforeningen som har private pumpehus, hvordan de har løst dette. Birger Eidsvåg har sagt seg villig til å ta på seg oppgaven å ta vannprøver. Styret følger opp saken slik at pumpehuset blir fikset og at en får i stand en service avtale med et firma.
Søppel Containerne blir tømt i hele påsken. Det ble stilt spørsmål om en kunne sjekke med kommunen om en felles feiing av hyttepipene. Styret sjekker med kommunen om pris og evt tidspunkt. Etter årsmøte: Etter årsmøte ble det avholdt et lite møte for de av medlemmene som har betalt inn for veirett. Magnar Winterhus orienterte litt om møte styret har hatt med Berge Sag Per Berge. Det største problemet for øyeblikket er vederlaget til Aslak Botn. Det ble vedtatt å gå videre med saken og slik at en prøver å få fram en skriftlig avtale mellom hytteeierne dette gjelder og Aslak Botn. Målet er å få parkering avtalen om parkering på egen tomt veirett tinglyst.
VEDTEKTER for Vedlegg 1 Botn Vest hyttelag Hyttevelforeningen, er en forening av alle tomteeiere og eiere av mulige andre turistmessige anlegg for Botn Vest H3, Hytteområde, del av Gnr. 100 bnr. 1, Vågslid i Vinje kommune. 1 Alle hytte og turistanleggeiere innen planen, har ved kjøpekontrakt forpliktet seg til å være medlemmer i foreningen. Foreningens formål er å ivareta felles interesser i hyttegrendas fellesarealer og fellesanlegg, samt i fellesskap med andre hytteeierforeninger å ivareta felles interesser for hele Botn Vest hytteområde, alt i overensstemmelse med disse vedtekter. Hyttevelforeningen forutsettes å inneha kompetanse til å representere hytteeiernes interesser, ved eksempelvis høringer og lignende. Botn Vest Hyttelag er registrert i Enhetsregisteret med organisasjonsnummer 998 913 616. 2 Foreningens styre skal bestå av 5 medlemmer, som velges av årsmøtet. Styremedlemmene og varamedlemmene velges for to år, første gang velges to styremedlemmer og ett varamedlem for ett år. I tillegg skal en grunneier representant ha møte og talerett i styret (ikke stemmerett), og denne skal være valgt av årsmøtet til Vågslid Grunneierforening. Styret konstituerer seg selv. Styret er beslutningsdyktig når minst 3 medlemmer møter. Ved stemmelikhet er lederens stemme avgjørende. 3 Hytteeierforeningens øverste organ er årsmøtet. Ordinært årsmøte skal avholdes hvert år innen utgangen av april måned. Det ordinære årsmøtet skal behandle styrets årsrapport, årsregnskap, budsjett, fastsette årskontingent, foreta valg av styre og styrets leder, valg av revisor og for øvrig behandle saker som er nevnt i innkallingen til møtet. Ekstraordinært årsmøte skal innkalles av styret. Styret skal innkalle til møte dersom minst 10% av medlemmene krever det og samtidig som de oppgir de saker som ønskes behandlet. Innkalling til ordinært årsmøte skal meddeles skriftlig, med minst 2 ukers frist. Innkalling til ekstraordinært årsmøte skal skje på samme måte. Årsmøtet kan likevel
avholdes med kortere varsel når samtlige stemmeberettigede medlemmer samtykker i hvert enkelt tilfelle, hvilket i så fall særskilt skal protokollføres. Årsmøtet skal fortrinnsvis forsøkes lagt til de tidspunkter hvor flest mulig av beboerne forventes å være til stede i sine fritidsboliger. Styret må på forhånd forelegge årsmøtet alle saker av betydning, herunder spørsmål om utførelse av arbeider som påfører fellesskapet vesentlige utgifter. Følgende oppgaver tilligger styret: 4 Organisere drift og vedlikehold av alle fellesanlegg og fellesareal. Med fellesanlegg menes blant annet veger, parkeringsplasser som ikke ligger innenfor den enkeltes tomtegrense. Inngå nødvendige avtaler om snørydding, søppeltømming, vedlikeholdsavtaler og annet av fellesinteresse. Grunneierne i Vågslid Grunneierforening skal enkeltvis, eller ved samarbeidsselskaper ha førsterett til å utføre slike tjenester under forutsetning av at dette kan skje til konkurransemessige priser og vilkår. Innkreve årskontingent fra medlemmene og overføre videre det årlig avtalte beløp til Vågslid Utvikling ASA eller et annet selskap i f.m. løypepreparering etc. Føre regnskap og lage årsberetning over foreningens drift Innkalle til årsmøte og ekstraordinært årsmøte Være valgkomitè Andre gjøremål som årsmøtet måtte bestemme og som ligger innenfor hytteeierforeningens formål 5 Årsmøtet ledes av styreleder. Hvert medlemskap gir en stemme. Beslutninger fattes med simpelt flertall av de representerte stemmer. Medlemmene kan møte og avgi stemmer ved fullmektig som må fremlegge skriftlig og datert fullmakt. 6 I felleskap forplikter leder og ett styremedlem hyttevelforeningen ved sin underskrift. Styret er underlagt årsmøtes vedtekter og direktiver. Styret skal forelegge for årsmøte alle saker av betydning. 7 Medlemskap i hyttevelforeningen kan ikke overdras, uten ved overdragelse av hjemmelsforholdet til fritidsboligen/tomten. Ved salg av fritidsboligen plikter selgeren
å gjøre kjøper oppmerksom på disse vedtekter, samt gjøre kjøperen oppmerksom på at kjøperen plikter å være medlem i hyttevelforeningen. 8 Dersom det er aktuelt å leie ut fritidsboliger gjennom booking selskaper, skal det enkelte medlem benytte det eller de booking selskaper styret anbefaler. Styret skal anbefale booking selskap utgått fra grunneierne i Vågslid Utvikling (VUAS), dersom disse tjenestene i form av service og kostnad er konkurransedyktige. 9 Styret og årsmøtet kan ikke treffe vedtak som vil være mer belastende for gjenværende usolgte tomter, enn for de øvrige. Bestemmelsen i dette punkt kan ikke endres med hjemmel i nærværende vedtekters 12. 10 Medlemmene plikter å rette seg etter avgjørelser styret treffer for å skjøtte sine oppgaver. 11 Medlemmer skal respektere de grunnlagsinvesteringer som måtte ligge på den enkeltes eiendom, og må godta utbedrings og vedlikeholdstiltak over egen eiendom og fellesanlegg 12 Disse vedtekter kan bare endres av årsmøtet og da med tilslutning av 2/3 av fremmøtte stemmer. Endringsvedtak kan bare være i samsvar med forslag til endringer som er sendt ut sammen med innkalling til årsmøte.